Mdulo 4:

Gestin
Ges de
del Alcance
c ce

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 Quicktest

f Scope
p management
g p
process

f Definition of scope management

f Product scope

f Project scope

f Scope baseline

f Scope planning

f Project scope management plan

f Scope definition

f Stakeholder analysis

f P d t analysis
Product l i

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 Quicktest

f Project
j scope
p Statement

f Work Breakdown Structure (WBS)

f Beneficios de una WBS

f Usos de una WBS

f Scope definition and decomposition

f WBS dictionary

f Scope verification

f Scope control

f Scope Change Control System

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1. Scope management process
process:: La Gestin del Alcance del
Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurarse que
el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y slo el trabajo
requerido,
id para completar
l t ell proyecto
t satisfactoriamente
satisfactoriamente.
ti f t i t .

La gestin del alcance del proyecto se relaciona

principalmente con la definicin y el control de lo que est y
no est incluido en el proyecto
proyecto..

Los procesos incluyen

incluyen::
SCOPE MANAGEMENT PROCESS
1. Scope planning
planning.. SCOPE MANAGEMENT PLAN HECHO DURANTE

2
2. Scope definition
definition.. Scope planning Planning process group

3. Create WBS
WBS..
Scope definition Planning process group

Create WBS Planning process group

4. Scope verification
verification.. Scope verification Monitoring and controlling process group
5
5. S
Scope control.
control
t l. Scope control Monitoring and controlling process group

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2. Scope Management:
Management: La gestin del alcance significa
significa::

Revisar constantemente p para asegurarse

g que se est
q
completando todo el trabajo
trabajo..
Decir NO a trabajo adicional no incluido en el proyecto o que
no es parte del project chrter
chrter..
Definir y controlar que es y que no esta incluido en el
proyecto..
proyecto
Prevenir trabajo extra o gold plating
plating..
Se le debe dar al cliente lo que el pide, ni ms ni menos.
menos.
Dar algo extra es un prdida de tiempo y no aporta beneficios
al proyecto
proyecto..
L gestin
La i del
d l alcance
l i
involucra
l tanto ell alcance
l del
d l producto
d
como el alcance del proyecto
proyecto..

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3. Product Scope:
Scope: Hace alusin a las funciones y caractersticas
del producto del proyecto
proyecto..

4. Project Scope
Scope:: El trabajo que se necesita hacer para entregar el
producto del proyecto
proyecto.. Esto incluye reuniones, reportes, anlisis y
todas las otras partes de la gestin del proyecto que hacen parte
d l scope management plan
del plan.
l .

5. Scope Baseline:
Baseline: La lnea de base del alcance se compone de el
project
j scope Statement,
S l WBS
la S y ell WBS
S dictionary.
di i
dictionary.

La lnea de base es simplemente el plan original ms los

cambios
bi aprobados
aprobados.
b d .
Las lneas de base son usadas como herramientas para medir
cmo el desempeo se desva del plan, as que si el plan
cambia el nuevo plan se convierte en la lnea de base
cambia, base..
Las mediciones de desempeo solo tendrn sentido si se tiene
una lnea de base precisa
precisa..

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 Aun cuando la lnea de base cambia a medida que el plan
cambia, es una buena idea mantener registros que muestren
cmo el plan ha progresado y cambiado con el tiempo
tiempo..

6. Scope Planning:
Planning: Se focaliza en determinar Como se hara?
antes de hacer el trabajo a travs de preguntas dentro del scope
managementt plan
l d l proyecto
del proyecto.
t .

7. Project Scope Management Plan

Plan:: Cada rea de conocimiento
tiene un plan de gestin
gestin..

Es una salida de la planeacin del alcance (scope planning),

este
t es un documento
d t que describe
d ib cmo
ell alcance
l y los
l
cambios al alcance sern gestionados.
gestionados.
Muchos Gerentes de Proyecto no gastan mucho tiempo
planeando cuidadosamente todas sus actividades en la
extensin que indica el PMBOK.
PMBOK.
Una planeacin cuidadosa redundar en menos demoras,
cambios y conflictos,, as como mejores
j comunicaciones y un
aumento en la satisfaccin del cliente
cliente..

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8. Scope Definition:
Definition: La definicin del alcance hace referencia a
que esta y que no esta incluido en el proyecto
proyecto.. La salida de este
proceso es el project scope Statement el cual es usado para
gestionar
ti y medir
di ell desarrollo
d ll del
d l proyecto
proyecto.
t .

9. Stakeholder Analysis:
Analysis: Este proceso busca asegurar las
necesidades,
id d requerimientos
i i y expectativas
i d los
de l Stakeholders
S k h ld .
Stakeholders.

10. Product Analysis:

Analysis: El propsito de este anlisis es el de analizar
ell estado
d de
d los
l objetivos
bj i d l cliente
del li o sponsor y llevarlo
ll l a
requerimientos tangibles.
tangibles.

11. P j t Scope
Project S St t
Statement:
Statement
t: Ell scope Statement preliminar
l d l
del
proyecto es ampliado al scope Statement del proyecto final
final.. Esta
ampliacin parte del anlisis del producto del proyecto y la
conversin de objetivos en entregables
entregables..

Provee una base para un comn entendimiento del alcance

entre los Stakeholders y determina si la fase del p
proyecto
y ha
sido terminada
terminada..

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12. Creacin de la WBS (Work Breakdown Structure)
Structure):: La WBS
es una herramienta clave en la gerencia de proyectos y es
malentendida por mucha gente
gente..

La WBS es un agrupamiento orientado a entregables de los

componentes del proyecto que organiza y define el alcance
total del proyecto
proyecto..
Esta divide el proyecto en piezas ms pequeas y manejables
manejables..
Un Gerente de Proyecto inteligente sabe que no puede
gestionar un proyecto sino gestiona sus partes
partes..
Aunque la WBS puede parecer un organigrama, no lo es!.es!.
Todos los proyectos por pequeos que sean necesitan de la
definicin y creacin de una WBS
WBS..
Una WBS es un entregable orientado.
orientado. Esto no significa que
solamente los entregables del cliente estn incluidos en la
WBS.. Todos los entregables
WBS g deben estar incluidos
incluidos..
La WBS divide el proyecto en piezas pequeas y ms
manejables..
manejables

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 La descomposicin top-
top-down
down del trabajo divide al proyecto
en piezas pequeas llamadas paquetes de trabajo (Work
Package)..
Package)

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 La creacin de la WBS tiene algunas reglas
reglas::

1. Es creada con la ayuda del Team

Team..
2. El primer nivel es completado antes de que el proyecto sea
dividido hacia abajo.
abajo.
3. Cada nivel de la WBS es un segmento ms pequeo y
detallado que el nivel superior.
superior.
4. El proyecto entero est incluido en el nivel ms alto.
alto. Sin
embargo, algunos niveles sern divididos mas abajo que otros
otros..
5 Se
5. S trabaja
b j con base
b en los
l entregables
bl del
d l proyecto
proyecto..
6. El trabajo que no est en la WBS no es parte del proyecto
proyecto..
7. Una WBS puede convertirse en una plantilla para proyectos
f t
futuros.
futuros .

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 8. Hay que dividir el proyecto en paquetes de trabajo o
actividades que:
que:

Pueda ser realista y confiablemente estimada

estimada..
No pueda ser lgicamente dividida mas abajo.
abajo.
Pueda ser completada rpidamente
rpidamente..
Tenga una conclusin significativa y un entregable
entregable..
Pueda ser completada sin interrupcin
interrupcin..

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 El nivel superior de la WBS es el ttulo del proyecto
proyecto..
El primer nivel lleva el nombre del ciclo de vida del proyecto
proyecto..
El segundo y siguientes niveles dividen el proyecto en piezas
pequeas..
pequeas

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 Los niveles en la WBS son numerados para una fcil
localizacin..
localizacin
El nivel mas bajo que manejar el Gerente de Proyecto es
ll
llamadod paquete ded trabajo
b j o actividad
actividad.
i id d. Este trabajo
b j pueded ser
dividido de nuevo por la persona o personas que completarn
el trabajo
trabajo..
Cuando la WBS es completada se asignan cdigos numricos
para ayudar a distinguir los paquetes de trabajo dentro de la
WBS..
WBS
En p proyectos
y grandes el g
g gerente de p proyecto
y puede g
p gestionar
el proyecto solo hasta el nivel de paquete de trabajo (no hay
una regla de dedo para cuan grande un paquete debe ser, pero
estos pueden ser de 300 horas de tamao), dejando que los
paquetet ded trabajo
t b j sean divididos
di idid en tareas
t o listas
li t d
de
actividades por los miembros del equipo
equipo..
En algunos proyectos pequeos la WBS es dividida al nivel de
actividades donde estas estn entre 4 a 40 horas o 8 a 80
horas..
horas

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13. Beneficios de una WBS
WBS:: Los beneficios de una WBS son:
son:

El pprimer nivel es completado

p antes de qque el pproyecto
y sea
dividido hacia abajo.
abajo.
Ayuda a prevenir que el trabajo se salga de control
control..
Provee al equipo del proyecto un entendimiento de donde sus
piezas encajan en el plan del proyecto y les da una indicacin
del impacto de su trabajo en la totalidad del proyecto
proyecto..
Facilita las comunicaciones y la cooperacin entre el equipo
d l proyecto
del t y los
l Stakeholders
St k h ld .
Stakeholders.
Ayuda a prevenir cambios.
cambios.
Enfoca la experiencia del Team en que deber ser ejecutado,
resultando en un mas alto nivel de calidad y un proyecto mas
fcil de desarrollar
desarrollar..
Provee las bases para estimar el personal, costo y tiempo
tiempo..
Provee pruebas (PROOF) de necesidades de personal,
personal costo y
tiempo..
tiempo
Provee compromiso y construye Team.
Team.
Ayuda a poner la mente alrededor del proyecto y a los nuevos
miembros del Team a ver sus roles
roles..
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14. Usos de una WBS
WBS:: La WBS es la base del proyecto
proyecto.. Toda la
planeacin y el control del proyecto est basado en la WBS.
WBS.
Cuando finalice la WBS puede ser usada durante todo el tiempo
para reevaluar
l l necesidades
las id d del
d l proyecto
proyecto.
t .

Es un esquema grfico de la jerarqua del proyecto

proyecto..
Identifica
d f todo
d ell trabajo
b a ser ejecutado.
ejecutado
d .
Es la base sobre la cual se construye el proyecto
proyecto..
Fuerza a pensar a travs de todos los aspectos del proyecto
proyecto..
Puede ser reutilizada para otros proyectos.
proyectos.
NO muestra dependencias.
dependencias.

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15. Scope definition and decomposition:
decomposition: El PMBOK define
scope definition y decomposition como la subdivisin de
entregables mayores en ms pequeos y manejables componentes.
componentes.

La descomposicin se define como Que esta haciendo y la

WBS es la herramienta parea hacerlo
hacerlo..
Se puede
d descomponer
d ell proyecto usando
d la
l WBS
WBS..

16. WBS Dictionary

Dictionary:: Est diseado para controlar qu trabajo se ha
hecho y cuando, para prevenir desviaciones en el alcance y para
incrementar el entendimiento de cada una de las tareas
tareas..

E creado
Es d con lal asistencia
i t i de
d los
l miembros
i b d l Team
del T
Team..
Algunas veces las entradas de datos del diccionario son
tambin llamadas descripciones de tareas que ayudan al
proyecto poniendo lmites en cada tarea (o paquete de trabajo)
trabajo)..
Una entrada del diccionario WBS debe contener informacin
similar a la siguiente:
siguiente:

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 1. Un nmero identificador.
identificador.
2. Una relacin del Control account para costos.
costos.
3. Una definicin del trabajo a ser hecho
hecho..
4. Quien es el responsable para hacer el trabajo
trabajo..
5. Cualquier hito (milestone) en el cronograma
cronograma..

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 El siguiente diagrama le permitir visualizar la relacin entre
entre::
WBS, Control Accounts, Work Package, Activities y WBS
Dictionary..
Dictionary

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17. Scope Verification:
Verification: Es el proceso de formalizar la aceptacin
del proyecto por parte de los Stakeholders.
Stakeholders. Una descripcin de la
verificacin del alcance puede incluir alguna de las siguientes
frases:
frases:

1. Revisar los productos y resultados para asegurar que todos

han sido completados correcta y satisfactoriamente
satisfactoriamente..
2. Conducir inspecciones, revisiones o auditorias
auditorias..
3. Determinar si los resultados son conformes con los
requerimientos..
requerimientos
4. Documentar la terminacin de los entregables
entregables..
5. Conseguir la aceptacin formal mediante firma
firma..

La verificacin del alcance es la retroalimentacin del cliente

en una base mas detallada.
detallada. Esta es realizada al final de cada
fase del proyecto (en el ciclo de vida del proyecto) y durante la
fase de control (en el ciclo de vida de la gerencia de
proyectos)..
proyectos)
La verificacin del alcance concluye en la aceptacin formal
de los Stakeholders, el patrocinador y/o el cliente
cliente..
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 La verificacin del alcance y el control de calidad son
generalmente realizados en paralelo
paralelo.. Los dos tpicos son muy
similares en que ambos involucran chequeos para determinar
que el trabajo est correcto
correcto.. La diferencia es el enfoque
enfoque..
La verificacin del alcance est enfocada principalmente en la
aceptacin del cliente del alcance del trabajo mientras que el
control de calidad involucra el anlisis de la conformidad del
trabajo..
trabajo
La verificacin del alcance es realizada tambin cuando un
proyecto es terminado para verificar el nivel de que este
completo..
completo

18. Scope Control

Control:
l: El control del alcance del proyecto se encarga de
influir sobre los factores que crean cambios en el alcance del
proyecto y de controlar el impacto de dichos cambios.
cambios.

El control del alcance asegura que todos los cambios

solicitados y las acciones correctivas recomendadas se
procesen a travs del proceso Control Integrado de Cambios
del proyecto
proyecto..

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 El control del alcance del proyecto tambin se usa para
gestionar los cambios reales cuando se producen, y est
integrado con los dems procesos de control
control..
Los cambios
bi no controlados
l d a menudod se denominan
d i
corrupcin del alcance del proyecto
proyecto..
Los cambios son inevitables, con lo cual se impone algn tipo
de proceso de control de cambios
cambios..
El control del alcance involucra un pensamiento acerca de
donde los cambios al alcance estn viniendo y que puede
hacer p
para limitar sus efectos
efectos..

19. Scope Change Control System:

System: Es un sistema para controlar
los cambios a el alcance del p
proyecto.
proyecto
y . Este sistema ppuede estar
compuesto de un tablero de control del cambio formal Change
Control Board, un sistema computarizado de seguimiento al
cambio o un simple sistema basado en documentos escritos
escritos..

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