MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

TIPO
ASPECTO A COMUNICAR EMISOR RECEPTOR ESTRATEGIA Y MEDIOS
INTERNA

Representante de la Alta Todos los servidores pblicos y Intranet, Carteleras, Folletos,

Poltica Ambiental Direccin, Lder Gestin contratistas involucrados en el Peridico, Boletines, Pgina X
Ambiental SGA Web.

Representante de la Alta Todos los servidores pblicos y Intranet, Carteleras, Folletos,

Objetivos Direccin, Lder Gestin contratistas involucrados en el Peridico, Boletines, Pgina X
Ambiental SGA Web.

Campaas, actividades de
Servidores pblicos y personas capacitacin, carteleras,
Programas y metas Lder Gestin Ambiental X
que trabajan en su nombre Intranet, Correo electrnico,
Pgina Web.

Lder Gestin Ambiental, Lder Servidores pblicos

Documentos del SGA involucrados segn el A travs de comunicaciones de X
del proceso la intranet, comunicaciones
documento
internas y proceso de
capacitacin, Pgina Web.

Requisitos legales y reglamentarios aplicables Lder Gestin Ambiental, Lder X

del proceso Todos los servidores pblicos y
contratistas involucrados en el A travs de comunicaciones y
SGA reuniones internas del Comit.
 MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

TIPO
ASPECTO A COMUNICAR EMISOR RECEPTOR ESTRATEGIA Y MEDIOS
INTERNA

Servidores pblicos y personas

Matriz de aspectos e impactos ambientales
Lder Gestin Ambiental X
que trabajan en su nombre
A travs de comunicaciones de
la intranet y proceso de
capacitacin.

Controles operacionales asociados a las Servidores pblicos y personas

actividades que se ejecuten en materia Lder Gestin Ambiental A travs de comunicaciones de X
que trabajan en su nombre
ambiental la intranet y proceso de
capacitacin.

Profesional de Salud y Servidores pblicos y personas

Plan de emergencias A travs de comunicaciones de X
Seguridad en el trabajo que trabajan en su nombre
la intranet y proceso de
capacitacin.

Lecciones aprendidas de incidentes o Lder Gestin Ambiental, Lder Servidores pblicos y personas A travs de comunicaciones de X
emergencias ambientales del proceso que trabajan en su nombre la intranet.

Representante de la Alta Alta Direccin de la Informe.

Desempeo del SGA Direccin, Lder Gestin Universidad X
Ambiental
 MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

TIPO
ASPECTO A COMUNICAR EMISOR RECEPTOR ESTRATEGIA Y MEDIOS
INTERNA

Jefe Oficina Planeacin, Jefe Comunicaciones internas,

Programa de auditoras X
oficina Control Interno A todos los procesos Cartelera.
involucrados, y auditores
internos

Jefe Oficina Control Interno, Lderes de procesos Comunicaciones internas,

Plan de auditora interna ambiental X
Auditor Lder involucrados Cartelera.

Lderes de procesos Informe, Comunicaciones

Informe de auditora ambiental Jefe Oficina Control Interno involucrados internas.

Lderes de procesos Jefe Oficina Control Interno, Registros, Comunicados a

Acciones correctivas y preventivas X
involucrados Lder Gestin Ambiental travs de Intranet.

Gestin de quejas y reclamos Cliente, Comunidad, Partes Profesional de Quejas, Carta, Correo electrnico,
interesadas Reclamos y Sugerencias Aplicativo PQR pgina Web.

Quejas, Lder de Gestin Ambiental,

Profesional de
Gestin de quejas y reclamos Lderes de procesos Carta, Correo electrnico. X
Reclamos y Sugerencias involucrados
 MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

TIPO
ASPECTO A COMUNICAR EMISOR RECEPTOR ESTRATEGIA Y MEDIOS
INTERNA

Representante de la Alta
Cambios que puedan tener impacto en el SGA Direccin, Lder Gestin Todos los procesos Medios institucionales. X
Ambiental
 VERSIN: 0
CDIGO: DOC-GA-003
FECHA: 25/09/2015

TIPO
REGISTRO CUANDO / FRECUENCIA
EXTERNA

Cuando ingresen a la
X Pgina Web del SIG. Universidad o cuando se
modifique.

Cuando ingresen a la
X Pgina Web del SIG. Universidad o cuando se
modifique.

Induccin y reinduccin del

Pgina Web del SIG. personal o cuando surjan
modificaciones.

En la implementacin y
Pgina Web del SIG. cuando haya cambios en el
documento.

DOC-GA-007 MATRIZ DE
IDENTIFICACIN DE Cada que se modifiquen o
X REQUISITOS LEGALES surjan nuevos requisitos.
AMBIENTALES.
 VERSIN: 0
CDIGO: DOC-GA-003
FECHA: 25/09/2015

TIPO
REGISTRO CUANDO / FRECUENCIA
EXTERNA

DOC-GA-005 MATRIZ
DE IDENTIFICACIN DE Induccin y reinduccin del
ASPECTOS Y
DE personal o cuando surjan
VALORACIN modificaciones.
IMPACTOS
AMBIENTALES.

PRO-GA-008
DE Induccin y reinduccin del
PROCEDIMIENTO personal o cuando surjan
CONTROL modificaciones.
OPERACIONAL.

PROCEDIMIENTO DE
PREPARACIN Y Induccin y reinduccin del
RESPUESTA ANTE personal / Semestralmente.
EMERGENCIAS.

Reportes de incidentes Cada vez que suceda un

o emergencias incidente o emergencia
ambientales. ambiental.

DOC-GA-001-MATRIZ DE Revisin por la Direccin /

INDICADORES. Anual.
 VERSIN: 0
CDIGO: DOC-GA-003
FECHA: 25/09/2015

TIPO
REGISTRO CUANDO / FRECUENCIA
EXTERNA

FOR-GC-004
PROGRAMA DE Cuando se establece el
AUDITORIAS INTERNAS programa, al inicio del ao.
DE CALIDAD.

FOR-GC-005 PLAN Mnimo 8 das antes de cada

AUDITORIAS DE auditora programada.
CALIDAD.

FOR-GC-007 INFORME
DE LA AUDITORIA Una vez al ao.
INTERNA DE CALIDAD.

Mximo 15 das despus de

FOR-GC-003 ACCIN recibido el informe de
CORRECTIVA, auditoras y cada vez que se
PREVENTIVA Y DE identifique una no
MEJORA. conformidad de tipo
ambiental.

Servicio de atencin al Cuando aplique.

X ciudadano.

Cartas y correo Cuando aplique.

electrnico.
 VERSIN: 0
CDIGO: DOC-GA-003
FECHA: 25/09/2015

TIPO
REGISTRO CUANDO / FRECUENCIA
EXTERNA

FOR-DE-043 INFORME
DE REVISION POR LA Cuando aplique.
DIRECCION.