O Escritrio de Processos da

Pr-reitoria de Gesto e Governana

Diviso de Gesto de Procedimentos e Normas

 SUMRIO

Universidade: ensino, pesquisa, extenso e gesto

Estrutura da UFRJ

Conceito de escritrio de processos

A DGPN - Diviso de Gesto de Procedimentos e Normas - na estrutura da PR6

A Identidade da DGPN

Escritrio de processos da Pr-Reitoria de Gesto e Governana

Estudo de caso: Coordenao de Polticas de Sade do Trabalhador CPST

Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia

Dificuldades Encontradas

Lies aprendidas

Consideraes Finais

Referncias Bibliogrficas
 Universidade: ensino, pesquisa, extenso e gesto

As atividades de ensino, pesquisa e extenso so a prpria razo de ser da universidade, dessa forma
devem definir sua misso.

Para que a misso da universidade possa ser cumprida, faz-se necessrio a adoo de um modelo de
gesto que possibilite um alinhamento entre os processos operacionais da rea de educao e os
processos operacionais da rea administrativa.
Estrutura da UFRJ
 Escritrio de processos da Pr-Reitoria de Gesto e Governana

Conceito de escritrio de processos:

BPM => Business Process Management => Gerenciamento de Processsos de Negcios

A DGPN - Diviso de Gesto de Procedimentos e Normas - na estrutura da PR6
 A Identidade da DGPN

NEGCIO

Coordenar e normatizar, no mbito da UFRJ, as aes de gerenciamento dos processos

organizacionais, com nfase na melhoria contnua.

MISSO
Apoiar a Pr-Reitoria de Gesto e Governana e as demais Pr-Reitorias da UFRJ, no esforo
conjunto de alinhar os processos de trabalho do dia a dia aos macro-objetivos estabelecidos pelas
diretrizes de ensino, pesquisa e extenso e, dessa forma, contribuir para que a Universidade como
um todo possa cumprir o seu papel social de um atendimento eficaz e eficiente ao Cidado.

VISO
Ser reconhecida, no mbito da UFRJ, at 2019, como um centro de excelncia na prtica da gesto e
modelagem de processos de negcio.
 VALORES:

contribuir para a produo e manuteno de um excelente ambiente de trabalho;

comprometer-se com o trabalho a ser realizado, respeitando os colegas, os clientes, os prazos,
o atingimento das metas e objetivos estabelecidos, o compartilhamento de informaes, e a
prtica do trabalho em equipe;

buscar, incessantemente, novas formas de fazer o trabalho dentro de uma perspectiva de
gesto do conhecimento e inovao;

demonstrar entusiasmo pela vida e pelo trabalho, mantendo a autoestima sempre elevada;

tratar a todos com respeito, igualdade e simplicidade independentemente de sua posio.

COMPETNCIAS DISTINTIVAS

profissionais competentes e atualizados no uso das ferramentas de gesto e modelagem

organizacional;

comprometimento com a entrega dos resultados esperados;

habilidade no estabelecimento de parcerias com outras reas, unidades e instituies

acadmicas;

desde 2010 pesquisando e aplicando os conceitos da Gesto de Processos de Negcio nas

unidades da UFRJ.
 Escritrio de processos da Pr-Reitoria de Gesto e Governana

Principais atividades:
 Escritrio de processos da Pr-Reitoria de Gesto e Governana

Proposta de Valor:

Elaborao de mapa da cadeia de valor;

alinhamento estratgico;

mapeamento de processos;

documentao das rotinas;

acompanhamento da implantao dos processos modelados;

monitoramento do desempenho dos processos;

auditoria da conformidade dos processos modelados.
 Escritrio de processos da Pr-Reitoria de Gesto e Governana

Metodologia utilizada:

Business Process Management

A gesto de processos de negcio um conjunto de tcnicas que apoiam a governana

corporativa facilitando a tomada de deciso.
 Escritrio de processos da Pr-Reitoria de Gesto e Governana

Fluxo de Atividades para modelagem de processos:

 Escritrio de processos da Pr-Reitoria de Gesto e Governana

Quem atendemos:
 Escritrio de processos da Pr-Reitoria de Gesto e Governana

Principais Parcerias:

Pr Reitoria de Pessoal - PR4

Coordenao de Polticas de Sade do Trabalhador - CPST/PR4

CISI - Centro de Integrao de Servios de Informtica COPPE

Sistema de Gesto Integrada - Decania do CT

Secretaria do Conselho de Ensino de Graduao (CEG)/PR1

Subcoordenao de Formao Profissional SFP/PR4
 Escritrio de processos da Pr-Reitoria de Gesto e Governana

Tipos de relacionamento:
Estudo de caso: Coordenao de Polticas de Sade do Trabalhador - CPST

A CPST responsvel por desenvolver aes de percia,
promoo sade, preveno de doenas e inspeo e
avaliao em segurana nos ambientes de trabalho, em
consonncia com a Poltica de Ateno Sade e Segurana
do Trabalho do Servidor.
 Estudo de caso: Coordenao de Polticas de Sade do Trabalhador - CPST
Equipe de trabalho no projeto de modelagem de processos da CPST

DGPN:

Osmrio Santos

Lilian Chagas

Lcia Nascimento

CPST:

Eduardo Oliveira

Rosemarie Portella

Estagirios:

Daniele Amorim

Leonardo de Carvalho

Rodrigo Werneck
Estudo de caso: Coordenao de Polticas de Sade do Trabalhador - CPST
METODOLOGIA:

Modelagem de processos dividida em 4 fases, em conformidade com o ciclo PDCA:

Fase I Planejamento da Modelagem (PLAN);

Etapa 1 Anlise de viabilidade;

Etapa 2 Formao de equipe;

Etapa 3 Elaborao do termo de abertura;

Etapa 4 Obteno de patrocnio;

Etapa 5 Delimitao das fronteiras do projeto;

Etapa 6 Nivelamento do conhecimento.
Estudo de caso: Coordenao de Polticas de Sade do Trabalhador - CPST
METODOLOGIA:

Modelagem de processos dividida em 4 fases, em conformidade com o ciclo PDCA:

Fase II Execuo da Modelagem (DO);

Etapa 1 Realizao de Entrevistas;

Etapa 2 Mapeamento da Situao Atual;

Etapa 3 Validao do Mapeamento da Situao Atual;

Etapa 4 Tcnicas de Observao Discreta

Etapa 5 - Criao de Indicadores de desempenho;

Etapa 6 Implantao de Indicadores de Desempenho;

Etapa 7 Modelagem da Situao Futura.
Estudo de caso: Coordenao de Polticas de Sade do Trabalhador - CPST
METODOLOGIA:

Modelagem de processos dividida em 4 fases, em conformidade com o ciclo PDCA:

Fase III Monitoramento do desempenho (CHECK);

Etapa 1 Plano de Gerncia de Mudanas;

Etapa 2 Implantao do Novo Modelo;

Etapa 3 Gerenciamento dos Indicadores de Desempenho.

Fase IV Ajustes necessrios (ACT).

Etapa 1 Anlise dos Indicadores de Desempenho;

Etapa 2 Verificao da necessidade de ajustes das metas e/ou do processo.
Estudo de caso: Coordenao de Polticas de Sade do Trabalhador - CPST

Macroprocesso Realizar Percia em Sade:

 Estudo de caso: Coordenao de Polticas de Sade do Trabalhador CPST

Processo: Conceder Licena

 Estudo de caso: Coordenao de Polticas de Sade do Trabalhador CPST

Processo: Conceder Benefcios

 Estudo de caso: Coordenao de Polticas de Sade do Trabalhador CPST

Processo: Realizar Avaliao

Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia

A Biblioteca Central do CT conta com um acervo de milhares de livros, revistas e teses da
rea de engenharia e oferece amplo espao para estudo individual e em grupo.
Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia
ESTRUTURA DO PLANEJAMENTO ESTRATGICO
1. Apresentao
2. Histrico
3. Estratgia Atual
3.1. Setor de Seleo e Aquisio
3.2. Setor de Processamento Tcnico de Livro e Teses/Dissertaes
3.3. Setor de Referncia
3.4. Setor de Processamento Tcnico de Peridicos
4. Viso Geral
4.1. Negcio
4.2. Viso
4.3. Valores
5. Diagnstico Organizacional
5.1. Anlise Interna
5.1.1. Pontos Fracos
5.1.2. Pontos Fortes
5.2. Anlise Externa
5.2.1. Ameaas
5.2.2. Oportunidades
5.3. Cruzamento de Dados da Anlise SWOT
6. Quadro Estratgico para o Exerccio
7. Produtos e Servios Oferecidos
8. Projetos Desenvolvidos
9. Referncias
Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia

Objetivos traados no planejamento estratgico:

1. Promover capitao de recurso.

2. Reformular a poltica de desenvolvimento de colees.

3. Estabelecer poltica de marketing.

4. Promover capacitao do corpo tcnico.

5. Estabelecer poltica de trabalho com nfase nas prioridades.

6. Promover estreitamento com o pblico alvo (corpo docente, discente e tcnico).

7. Implementar a atividade de relaes pblicas.

Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia
Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia
Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia
Dificuldades Encontradas
 Lies aprendidas

Busque sempre o apoio da Alta Gesto;

Defina escopo e prazos para realizao do projeto;

Procure apoio e comprometimento de todos os envolvidos;

Nunca inicie uma etapa sem encerrar a anterior;

Garanta a adequao dos processos s normas e regras vigentes;

Homologue e formalize cada entrega;

Estabelea parcerias.
 Consideraes Finais

No suficiente fazer o seu melhor;

primeiro, preciso saber exatamente o
que fazer para depois dar o seu
melhor.
Joseph Juran
Referncias Bibliogrficas
 Referncias Bibliogrficas

Oliveira, Saulo Barbar de.

Gesto por processos : Fundamentos, tcnicas e modelos de implementao : foco no sistema de gesto
de qualidade com base na ISO 9000:2000 / Saulo Barbar de Oliveira (organizador). - 2 ed. - Rio de janeiro :
Qualitymark, 2006.

Jnior e Scucuglia.
Mapeamento e Gesto por Processos BPM. Gesto orientada entrega por meio de objetos.
Metodologia GAUSS/ Orlando Pavani Jnior e Rafael Scucuglia. 2011 So Paulo M.Books do Brasil
Editora Ltda.

Pidd, Michael.
Modelagem empresarial: ferramentas para tomada de deciso / Michael Pidd; trad. Gustavo Severo de
Borba et al. - Porto Alegre : Artes Mdicas, 1998.

Saviani, Jos Roberto.

O analista de negcios e da informao: o perfil moderno de um profissional que utiliza a informtica para
alavancar os negcios empresariais / Jos Roberto Saviani 4 ed. - So Paulo: Atlas, 1998.

Severino, Antnio Joaquim.

Metodologia do trabalho cientfico / Antnio Joaquim Severino. - 23. ed. rev. e atualizada So Paulo:
Cortez. 2007.

Tregear, Roger
Estabelecendo o Escritrio De Processos / Roger Tregear; Leandro Jesus; Andr Macieira. Rio de Janeiro:
Elo Group.ealizao do projeto.
 Osmrio Santos
Diretor da DGPN
(osmariosantos@tic.ufrj.br)

Lilian Chagas
Analista de Processos de Negcios da DGPN
(lilianchagas@tic.ufrj.br)

Lcia Nascimento
Analista de Processos de Negcios da DGPN
(lucianascimento@tic.ufrj.br)