Guía Operativa Del Proceso de Prerregistro y Registro Del Programa Jóvenes en Acción

GUA OPERATIVA DEL PROCESO DE PRE-REGISTRO Y DE REGISTRO AL
PROGRAMA JVENES EN ACCIN
DIRECCIN DE TRANSFERENCIAS MONETARIAS CONDICIONADAS

GRUPO DE TRABAJO JVENES EN ACCIN
Departamento Administrativo para la Prosperidad Social

Bogot, D.C.
AGOSTO, 2016
GUIA OPERATIVA DEL PROCESO DE
PRE-REGISTRO Y REGISTRO AL CDIGO: G-GI-JEA-1
PROCESO: Gestin para la Inclusin VERSIN: 4
Social PGINA: 2 de 42
TABLA DE CONTENIDO
1 INTRODUCCIN ........................................................................................... 3
2 OBJETIVO DE LA GUA .................................................................................. 4
3 ALCANCE DE LA GUA ................................................................................... 4
4 DEFINICIONES ............................................................................................ 5
4.1 SIGLAS ............................................................................................... 11
5 CANALES PARA EFECTUAR EL PROCESO DE PRE-REGISTRO ............................ 11
6 PASOS PARA EFECTUAR EL PROCESO DE PRE-REGISTRO ................................ 11
6.1 PASO 1. Acceso al SIJA ......................................................................... 11
6.2 PASO 2. Pre-Registro del joven potencial participante del Programa Jvenes en
Accin.......................................................................................................... 12
6.3 PASO 3. Cargue de documento de identificacin, diligenciamiento del
Cuestionario de Entrada y Recuperacin de contrasea por parte del joven potencial
participante. ................................................................................................. 26
7 PLANTILLAS DE MENSAJE ENVIADAS DESDE SIJA EN EL PROCESO DE
PREREGISTRO .......................................................................................... 34
8 PRECAUCIONES CON EL MANEJO DE LAS BASES DE DATOS ............................ 40
NDICE DE TABLAS
Tabla No. 1. Listado de siglas ............................................................................................................... 11
G-GI-JEA-1: Gua operativa del proceso de pre-registro

y de registro al Programa Jvenes en Accin Prosperidad Social
1 INTRODUCCIN
La siguiente Gua presenta el detalle del proceso de pre-registro y registro de los jvenes
potenciales interesados en participar en el Programa Jvenes en Accin.
El registro es el paso inicial que debe completar el joven para ser participante del
Programa JeA.
Puede ser realizado a travs de las convocatorias que se citen en los municipios que
sean focalizados (en las Direcciones Regionales de PROSPERIDAD SOCIAL o en el SENA
o en las IES con las que PROSPERIDAD SOCIAL ha suscrito convenios), va telefnica a
travs de la lnea nacional gratuita de atencin al ciudadano 01 8000 95 11 00 en todo
el pas y en Bogot al (+1) 5 95 44 10. Y es de carcter permanente.
A travs de este proceso, i. el joven manifiesta su inters de ser participante del

Programa JeA, actualiza sus datos de identificacin personal y de contacto y responde el
Cuestionario de Entrada que permite a PROSPERIDAD SOCIAL conocer las
caractersticas, intereses y proyecto de vida de los jvenes interesados en ser
participantes del Programa JeA; y ii. PROSPERIDAD SOCIAL verifica el cumplimiento de
los criterios de focalizacin1 y la identidad del joven.
Este proceso se encuentra a cargo del joven y de PROSPERIDAD SOCIAL y se desarrolla

en dos etapas:
1. Pre-Registro: el joven actualiza sus datos de identificacin personal y de contacto,

efecta el cargue del documento de identidad en el Sistema de Informacin
Jvenes en Accin SIJA y responde el cuestionario de entrada; y PROSPERIDAD
SOCIAL verifica el cumplimiento de los criterios de focalizacin del joven.
1 Criterios de Focalizacin: jvenes colombianos bachilleres entre 16 y 24 aos de edad y que

adicionalmente se encuentren registrados en por lo menos uno de los siguientes listados
poblacionales:
Estar en el SISBEN III, con uno de los puntajes especificados en la Tabla No. 4 conforme al
rea de residencia (desagregacin geogrfica) del Manual Operativo,
Estar registrado en la Red UNIDOS;
Estar registrado en el Registro nico de Vctimas -RUV en condicin de desplazamiento en
estado INCLUIDO;
Estar registrado en las listas censales de jvenes indgenas
Estar registrado en las listas censales para jvenes con medida de adoptabilidad del ICBF.

2. Registro: PROSPERIDAD SOCIAL verifica los datos de identificacin personal

contra el documento de identidad cargado por el joven, verifica que haya
diligenciado el Cuestionario de Entrada.
En caso de existir inconsistencias en la verificacin de la identidad del joven y/o de no

haberse diligenciado el Cuestionario de Entrada, PROSPERIDAD SOCIAL no aprueba el
pre-registro.
El registro al Programa JeA tendr validez de un ao. S pasado el ao, el joven no ha

formalizado su inscripcin al Programa JeA, ser retirado de la base de datos del registro,
y deber realizar el proceso de pre-registro y registro nuevamente ante PROSPERIDAD
SOCIAL.
PROSPERIDAD SOCIAL verificar de nuevo el cumplimiento de los requisitos del joven.

De no cumplirlos, el joven no podr acceder al Programa JeA.
2 OBJETIVO DE LA GUA
Esta Gua presenta el detalle del proceso del proceso de pre-registro y de registro de los
jvenes potenciales interesados en participar en el Programa Jvenes en Accin.
3 ALCANCE DE LA GUA
Las directrices de esta Gua deben ser de conocimiento y aplicacin, segn su

competencia, de:
Grupo de Trabajo de Jvenes en Accin de la Direccin de Transferencias

Monetarias Condicionadas.
Facilitadores del Centro de Atencin Telefnica (CAT) de PROSPERIDAD SOCIAL.
Oficina de Participacin Ciudadana e Innovacin Social de PROSPERIDAD SOCIAL.
Los enlaces de las administraciones municipales de los municipios de intervencin
del Programa Jvenes en Accin.
Los enlaces de los Centros de Formacin de las Regionales del SENA.
La oficina de Admisiones, Registro y Control Acadmico de las IES, o la que haga
sus veces.
La Oficina de Bienestar Universitario de las IES, o la que haga sus veces.
Los enlaces oficiales del convenio PROSPERIDAD SOCIAL -IES.

4 DEFINICIONES
ADMINISTRACIN MUNICIPAL: hace referencia a las alcaldas o distritos

especiales que tienen a cargo el gobierno de los municipios.
ARTICULACIN INSTITUCIONAL: establecimiento de acuerdos y acciones con
ministerios, departamentos administrativos, entidades adscritas, gobernaciones y
alcaldas, vinculados con el objetivo de reduccin de la pobreza, fortalecimiento del
capital humano y mejoramiento de las condiciones de vida de las familias pobres y
vulnerables e instituciones educativas (SENA e IES en convenio con PROSPERIDAD
SOCIAL).
BENEFICIARIO: joven inscrito, participante del Programa JeA, que recibe para un
perodo de verificacin determinado un monto de incentivos como resultado del
proceso de verificacin de compromisos.
CICLO OPERATIVO FINANCIERO COF-: son los perodos en los cuales se divide
el ao para efectuar el proceso de verificacin de compromisos, liquidacin y entrega
de incentivos. PROSPERIDAD SOCIAL definir el nmero de COF al ao de acuerdo
con la disponibilidad presupuestal que defina el Gobierno Nacional para el Programa
y el suministro de la informacin que es empleada para la verificacin de
compromisos por parte de las instituciones educativas (SENA e IES en convenio con
PROSPERIDAD SOCIAL).
COMPETENCIAS TRANSVERSALES: capacidades para la interaccin con otros y
para la organizacin, gestin y relacionamiento en las diferentes dimensiones de la
vida (personal y social) y del trabajo (Artculo 62 del Decreto 2852 de 2013).
CORRESPONSABILIDAD: es la responsabilidad compartida que tienen en comn
los participantes, las instituciones educativas (SENA e IES) y el Estado o el Gobierno
y que condiciona la entrega de los incentivos monetarios a partir del cumplimiento y
verificacin de los compromisos establecidos por el Programa JeA. La
corresponsabilidad promueve el cambio de conductas, el empoderamiento y el
avance exitoso de los jvenes en su proceso de formacin que incide en el
mejoramiento de sus condiciones de vida.
CRITERIOS DE FOCALIZACIN: son las condiciones de entrada o las
caractersticas que debe cumplir un joven interesado en participar en el programa
Jvenes en Accin. Los criterios de focalizacin se dividen en poblacionales,
relacionados con las caractersticas propias del joven; y territoriales, referidas al
municipio de implementacin del Programa.
CUESTIONARIO DE ENTRADA: cuestionario aplicado a los jvenes potenciales en
el momento del PreRegitro que tiene como objetivo indagar sobre las caractersticas,
intereses y proyecto de vida de los jvenes interesados en ser participantes del
Programa.

DISPERSIN DE INCENTIVOS: o entrega de incentivos proceso mediante el cual

Departamento Administrativo para la Prosperidad Social realiza la entrega de
incentivos a los participantes del Programa JeA, bien sea a travs de abono a la
cuenta bancaria del participante o a travs de orden de entrega por giro en ventanilla
a nombre del mismo. Este proceso se efecta posterior a la verificacin del
cumplimiento de compromisos de los participantes del Programa JeA realizada y
reportada por las instituciones educativas (SENA e IES) al Departamento
Administrativo para la Prosperidad Social.
ESCUELA NORMAL SUPERIOR: las escuelas normales superiores son instituciones
educativas que operarn como unidades de apoyo acadmico para atender la
formacin inicial de educadores para el ejercicio de la docencia en el nivel de
preescolar y en el ciclo de educacin bsica primaria (Decreto 3012 de Diciembre 19
de 1997).
FOCALIZACIN: proceso mediante el cual se garantiza que el gasto social se asigne
a los grupos de poblacin ms pobre y vulnerable (Artculo 94 de la Ley 715 de 2001
y artculo 24 de la Ley 1176 de 2007). Es un instrumento bsico para lograr que
determinados programas destinados a grupos especficos lleguen efectivamente a la
poblacin escogida como objetivo. Se divide en focalizacin territorial y poblacional
e implica tres etapas: identificacin, seleccin y asignacin (CONPES SOCIAL 100 de
2006, DNP).
GUA OPERATIVA TCNICA: documento que desarrolla en detalle algn
componente o proceso particular del Manual Operativo y que se caracterstica por su
especificidad, flexibilidad y pertinencia. Forman parte integral del Manual Operativo.
GRUPO DE INTERVENCIN: grupo de poblacin potencial beneficiaria o
participante de un programa definido a partir de unos criterios de focalizacin
territorial y poblacional.
HABILIDADES PARA LA VIDA: conocimientos, valores y aptitudes necesarios para
tener un comportamiento adecuado y positivo para enfrentar los retos y desafos de
la vida diaria. Son de naturaleza psicosocial e interfieren en las acciones personales,
las relaciones sociales o las acciones para transformar el entorno, el bienestar y la
salud. Estas aptitudes son el autoconocimiento, empata, comunicacin asertiva,
relaciones interpersonales, toma de decisiones, solucin de problemas y conflictos,
pensamiento crtico, pensamiento creativo, manejo de emociones y sentimientos,
manejo de tensiones y estrs (Organizacin Mundial para la Salud -OMS-
Internacional para la Educacin en Habilidades para la Vida en las Escuelas, 1993).
INCENTIVO: del latn incentivus, es aquello que mueve a desear o hacer algo.
Desde el punto de vista econmico, es aquello que induce a una persona o agente a
actuar de una manera determinada, y puede ser una recompensa o castigo,
monetarios o en especie ( Mankiw, N. Gregory, 2012).

INSCRIPCIN: proceso mediante el cual PROSPERIDAD SOCIAL verifica que un

joven potencial participante, adems de haberse registrado en el Programa JeA, se
encuentra matriculado en un programa de formacin tcnica, tcnica profesional,
tecnolgica o profesional universitario, en una institucin educativa en convenio con
PROSPERIDAD SOCIAL, y cumple con los criterios de priorizacin definidos, segn
sea el caso. Luego de aprobada la inscripcin, un joven es considerado participante
del Programa JeA.
INSTITUCIONES DE EDUCACIN SUPERIOR (IES): son las entidades que
cuentan, con arreglo a las normas legales, con el reconocimiento oficial como
prestadoras del servicio pblico de la educacin superior en el territorio colombiano.
Segn su carcter acadmico, las Instituciones de Educacin Superior (IES) se
clasifican en: Instituciones Tcnicas Profesionales, Instituciones Tecnolgicas,
Instituciones Universitarias o Escuelas Tecnolgicas, Universidades. Segn la
naturaleza jurdica en pblicas y privadas o estatales. Las privadas deben organizarse
como personas jurdicas de utilidad comn, sin nimo de lucro, organizadas como
corporaciones, fundaciones o instituciones de economa solidaria. Estas ltimas an
no han sido reglamentadas. Las pblicas o estatales se clasifican en:
Establecimientos pblicos, Entes universitarios autnomos (Ministerio de Educacin
Nacional MEN).
JOVEN EN ACCIN: es el joven participante que se encuentra inscrito en el
Programa JeA.
MS FAMILIAS EN ACCIN: es un programa de transferencias monetarias
condicionadas que busca contribuir a la reduccin de la pobreza y la desigualdad de
ingresos, a la formacin de capital humano y al mejoramiento de las condiciones de
vida de las familias pobres y vulnerables mediante un complemento al ingreso.
MUNICIPIOS DE INTERVENCIN: son los municipios de implementacin del
Programa JeA (consultar la lista).
NIVELES DE FORMACIN DE LA EDUCACIN SUPERIOR: la educacin superior
se imparte en dos niveles: pregrado y posgrado. El nivel de pregrado tiene, a su vez,
tres niveles de formacin: nivel tcnico profesional (relativo a programas tcnicos
profesionales); nivel tecnolgico (relativo a programas tecnolgicos); nivel
profesional (relativo a programas profesionales universitarios). La educacin de
posgrado comprende los siguientes niveles: especializaciones (relativas a programas
de especializacin tcnica profesional, especializacin tecnolgica y especializaciones
profesionales); maestras y doctorados.
PARTICIPANTE: joven inscrito en el Programa JeA quien es tambin denominado
Joven en Accin.
PERODO ACADMICO: conjunto sucesivo de semanas que de manera autnoma
define y planea una institucin de educacin superior o un programa acadmico de
la misma, en el que se desarrolla un ciclo completo de los procesos acadmicos y

administrativos, al inicio del cual los estudiantes deben refrendar o revalidar su

matrcula y al final del cual el programa acadmico evala, confirma y actualiza la
condicin y el estado acadmico de sus estudiantes. Puede ser anual, semestral,
trimestral o cuatrimestral (MEN).POBLACIN POTENCIAL BENEFICIARIA: toda
la poblacin en condicin de pobreza y vulnerabilidad que cumple los criterios de
focalizacin definidos por el Programa JeA e IS.
POBLACIN DESPLAZADA: la Unidad Administrativa Especial de Atencin y
Reparacin Integral a las Vctimas (UARIV), es la encargada de la valoracin de la
condicin de desplazamiento a efectos de realizar la inscripcin o no en el Registro
nico de Vctimas, herramienta tcnica para la identificacin de la poblacin que ha
sufrido un dao en los trminos del captulo II, del Artculo 154 de la Ley de Vctimas
y Restitucin de Tierras.
POBLACIN DE LA RED UNIDOS: es un grupo prioritario y establece que las
entidades que componen la Red deben utilizar el Sistema de Informacin de UNIDOS
-SIUNIDOS- como instrumento para la toma de decisiones y la focalizacin. De
acuerdo con esto, SIUNIDOS es el instrumento de identificacin de la poblacin
perteneciente a la Red Unidos (Directiva Presidencial 23 del 2011).
POBLACIN POBRE: son todas aquellas personas cuyo nivel de ingresos (personal
o del hogar) no les alcanza para comprar los bienes y servicios que les permitan
satisfacer sus necesidades alimentarias y no alimentarias consideradas esenciales.
Segn el Banco Mundial, la pobreza es la incapacidad para alcanzar un nivel de vida
mnimo.
POBLACIN POTENCIAL BENEFICIARIA DE JeA: toda la poblacin en condicin
de pobreza y vulnerabilidad que cumple los criterios de focalizacin definidos por el
Programa JeA.
POBLACIN VULNERABLE: son todas aquellas personas que por sus
caractersticas especficas y las de su entorno social, ambiental, econmico o poltico
enfrentan un mayor riesgo de caer en la pobreza que otras personas. Entre los grupos
vulnerables se pueden destacar: los ancianos, los discapacitados fsicos y mentales,
los nios y los jvenes en riesgo, los ex combatientes, desplazados internos y los
refugiados, las personas que sufren enfermedades catastrficas como el VIH/SIDA,
los religiosos y las minoras tnicas y, en algunas sociedades, las mujeres (Banco
Mundial)2.
2De acuerdo con el enfoque de vulnerabilidad propuesto por Lpez-Calva y Ortiz-Jurez (2011),
se definen cuatro grupos o clases sociales, segn los siguientes rangos de la lnea de pobreza: 1.
Pobres: hogares con un ingreso per cpita por debajo de la lnea de pobreza (US$4,06 PPA); 2.
Vulnerables: hogares con un ingreso per cpita entre la lnea de pobreza (LP) y US$10 PPP; 3.
Clase media: hogares con un ingreso per cpita entre US$10 y US$50 PPA y 4. Clase alta: hogares
con un ingreso mayor a US$50 PPA.

PROCESO ANTIFRAUDE: es el proceso a travs del cual se verifica el cumplimiento

de los criterios de focalizacin poblacional y territorial y la consistencia de los datos
de identificacin personal de una de una persona potencial participante o participante
del Programa JeA. A travs de este proceso se detectan falsedades, errores, fraudes
o inconsistencias en dicha informacin que implican la suspensin de la entrega del
incentivo.
PROCESO DE DEPURACIN: es el proceso mediante el cual el Departamento
Administrativo para la Prosperidad Social identifica errores o inconsistencias y
determina cules de los registros consignados en los reportes de verificacin de
compromisos entregados por las instituciones educativas (SENA e IES) son vlidos,
en la medida que cumplen con las reglas de entrega/recepcin de bases de datos y
de depuracin del Programa JeA e IS, y pueden continuar con el proceso de
liquidacin de incentivos.
PROCESO DE LIQUIDACIN: es el proceso mediante el cual el Departamento
Administrativo para la Prosperidad Social determina el valor/monto del incentivo que
ser entregado a un participante de los Programas JeA para un perodo de verificacin
de compromisos o Ciclo Operativo Financiero (COF) determinado. Este proceso se
efecta posterior a la verificacin del cumplimiento de compromisos de los
participantes realizada y reportada por las instituciones educativas (SENA e IES) al
Departamento Administrativo para la Prosperidad Socia. Est a cargo del
Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
PROCESO DE ENTREGA DE INCENTIVOS: es el procedimiento mediante el cual el
participante de los Programas JeA e IS recibe de parte del Departamento
Administrativo para la Prosperidad Social el valor/monto de incentivos
correspondiente a un perodo de verificacin particular. Se realiza posterior al
proceso verificacin de cumplimiento de compromisos efectuado y reportado por las
instituciones educativas (SENA e IES) y al proceso de liquidacin de incentivos. Est
a cargo del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social a travs de la(s)
entidad(es) bancaria(s) con la(s) cual(es) se ha suscrito convenio alguno para tal fin.
SISTEMA DE INFORMACIN DE JVENES EN ACCIN SIJA-: sistema a travs
del cual se administra y gestiona la informacin y estados asociados a un joven en
los diferentes momentos del ciclo operativo del Programa JeA y durante su
participacin en el mismo, tales como: focalizacin, pre-registro, registro,
inscripcin, novedades, verificacin de cumplimientos, liquidacin y entrega de
incentivos, entre otros.
SISTEMA DE IDENTIFICACIN DE POTENCIALES BENEFICIARIOS DE
PROGRAMAS SOCIALES -SISBEN-: sistema de informacin diseado por el
Gobierno Nacional para identificar a las familias potenciales beneficiarias de
programas sociales. Su objetivo es establecer un mecanismo tcnico, objetivo,
equitativo y uniforme de identificacin de posibles beneficiarios del gasto social para

ser usado por las entidades territoriales y ejecutores de poltica social del orden
nacional (DNP).
TRANSFERENCIA MONETARIA CONDICIONADA -TMC-: es el monto de dinero
que recibe el participante una vez ha cumplido con los compromisos del Programa.
Sinnimo de incentivo o estmulo monetario.

4.1 SIGLAS
Tabla No. 1. Listado de siglas
Sigla Definicin
CF Centro de Formacin del SENA.
ICBF Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
IES Institucin de Educacin Superior
JeA Programa Jvenes en Accin
SENA Servicio Nacional de Aprendizaje
SIJA Sistema de Informacin de Jvenes en Accin
SISBEN Sistema de Identificacin de Beneficiarios de Programas Sociales
TMC Transferencia Monetaria Condicionada
5 CANALES PARA EFECTUAR EL PROCESO DE PRE-REGISTRO
Los siguientes son los canales a travs de los cuales se puede efectuar el proceso de
Pre-Registro:
Lnea de atencin gratuita: 01 8000 95 11 00

Lnea de atencin Bogot: (+1) 5 95 44 10
Oficinas de las Direcciones Regionales de PROSPERIDAD SOCIAL, de los
municipios de intervencin del Programa Jvenes en Accin.
Oficinas de enlaces de otras entidades: Administraciones Municipales, Centros de
Formacin del SENA e Instituciones de Educacin Superior.
6 PASOS PARA EFECTUAR EL PROCESO DE PRE-REGISTRO
6.1 PASO 1. Acceso al SIJA
Todas las personas encargadas de efectuar el proceso de Pre-Registro deben contar

con usuario y contrasea de acceso al SIJA.
Para solicitar el usuario y contrasea, tenga en cuenta lo siguiente:
Funcionario de PROSPERIDAD SOCIAL: solicitarlo a travs del correo electrnico

soportejea@prosperidadsocial.gov.co
Enlaces externos a PROSPERIDAD SOCIAL (Administraciones Municipales,

Centros de Formacin del SENA e Instituciones de Educacin Superior): solicitarlo

a travs del Profesional Territorial del GT Jvenes en Accin de la Direccin

Regional de PROSPERIDAD SOCIAL respectiva.
6.2 PASO 2. Pre-Registro del joven potencial participante del Programa

Jvenes en Accin
La direccin va internet para acceder al SIJA y efectuar el proceso de Pre-Registro es:
http://jovenesenaccion.dps.gov.co/Sija/App/Autenticacion/Login.aspx
1. Digitar usuario/contrasea.
2. Ingresar a la plataforma en donde se muestra dos opciones: REGISTRO Y

CERRAR SESIN.
Nota: Si se presenta algn inconveniente con el ingreso a la plataforma se

debe enviar un correo electrnico a soportejea@prosperidadsocial.gov.co

3. Seleccionar REGISTRO y posteriormente PRE-REGISTRO JeA.
4. Buscar el joven potencial participante del Programa Jvenes en Accin en la base

de datos del SIJA.
Luego de haber seleccionado PREREGISTRO JeA saldr la pantalla de Pre-Registro

Jvenes en Accin, la cual tendr tres diferentes mtodos de busqueda. A continuacin
se explicarn estos tres mtodos:
a. Mtodo de bsqueda No. 1 por Tipo documento de identidad /Nmero

de documento de identidad. Esta opcin es la primera que se visualiza
cuando se ingresa al PreRegistro.
Para este mtodo de bsqueda se debe escoger el Tipo de Documento de Identidad y

digitar el nmero de documento de identidad del joven que se va a pre-registrar.

b. Mtodo de bsqueda No. 2 por Poblacin. Esta opcin se debe buscar en la

parte inferior, tal y como se muestra en la imagen.
Al escoger este tipo de bsqueda el aplicativo despliega tres tipos de poblaciones:
Poblacin Desplazada: Se ingresa la Declaracin.

Poblacin UNIDOS: Se ingresa el nmero de Folio
Poblacin SISBEN: Se ingresa la Ficha, adicional a esto se debe seleccionar el
departamento y el municipio donde el joven fue sisbenizado3.
3Hace referencia al municipio donde se le aplic y diligenci la encuesta del SISBEN al joven o al
hogar del joven.

c. Mtodo de bsqueda No. 3 por Nombres. Esta opcin se debe buscar en la

parte inferior, tal y como se muestra en la imagen.
Cuando se selecciona este mtodo de bsqueda se debe tener en cuenta el municipio en

donde se encuentra el joven y adicional a esto ingresar los datos de nombres y apellidos
de la persona que se va a pre-registrar.

5. Pre-registrar al joven. Luego de haber encontrado a la persona se debe

seleccionar PREREGISTRAR
En el evento que el joven aparezca asociado a ms de un grupo poblacional, para escoger

a cul de ellos debe asociarse el joven, se debe aplicar el siguiente orden de priorizacin:
1. ICBF
2. Indgena
3. Red Unidos
4. Desplazado
5. SISBEN
NOTA: No obstante, el joven es libre de elegir en cual grupo poblacional quiere

quedar pre registrado.

6. Actualizacin de datos de identificacin personal y de contacto del joven. Cuando

se selecciona la opcin PRE-REGISTRAR se accede a toda la informacin del
joven, se deben verificar todos los campos y actualizar los necesarios.
Al seleccionar la casilla pre-registrar se despliegan los siguientes campos:
Datos de Focalizacin: En este campo NO se actualiza ninguna informacin.

Slo sirve para visualizar la informacin asociada al grupo poblacional que le
corresponde al joven. Por ejemplo, s el joven est asociado al grupo
poblacional SISBEN, el sistema mostrar el nmero de la Ficha, la unidad de
gasto y el puntaje.
Datos Programa: En este campo se verifica s el joven es bachiller o est

cursando grado once o grado trece, en el caso de Escuelas Normales
Superiores. Son los primeros requisitos para poder ingresar al programa
Jvenes en Accin:

Se selecciona la primera pregunta: Se Gradu de Bachiller?; solamente existen dos

opciones SI/NO. S se selecciona NO, el sistema habilita la segunda pregunta: Est
Usted en Grado 11?, donde tambin se tienen las opciones SI/NO. S se selecciona
NO, el sistema automticamente mostrar un aviso que indica que el joven no puede
ser pre-registrado. Para pre-registrarse al Programa JeA, el joven slo puede ser
Bachiller o estar cursando grado once o grado trece, s est matriculado en una Escuela
Normal Superior.

Teniendo como respuesta NO en la pregunta: Se Gradu de Bachiller? y si se

selecciona SI en la pregunta Est Usted en Grado 11?, se le habilita el resto del pre-
registro como se muestra a continuacin.


El siguiente paso es seleccionar DEPARTAMENTO/MUNICIPIO donde el joven quiere

estudiar el joven (Slo se despliega la lista de municipios focalizados por el Programa a
la fecha)
Datos Bsico: En este campo se actualiza toda la informacion de datos

personales de identificacin del joven.
Datos de Ubicacin: En este campo se actualiza toda la informacin de datos

de ubicacin ACTUAL del joven. Por ejemplo, si el joven quiere estudiar en
Bogot D.C y actualmente reside en el municipio de Pasto se completa con la
informacin de Pasto.
Datos de Contacto: En este campo se actualiza toda la informacin de datos

de contacto del joven. Esta informacin es de suma importancia para el
Programa JeA.
o Correo Electronico, Confirmar Correo Electrnico: es un campo

OBLIGATORIO (el joven debe tener un correo activo y personal).
El motivo que sea un campo obligatorio es porque terminado el pre-registro, al joven se

le enviar va correo electrnico las credenciales de acceso al SIJA (usuario y
contrasea4). A travs del SIJA el joven podr proceder a cargar copia escaneada al
4
El usuario es el correo electrnico y la contrasea es aquella que le haya asignado el SIJA y que
posteriormente el joven puede cambiar o recuperar, en el caso que la haya olvidado.

150% en PDF de su documento de identidad actualizado, es decir aquel que corresponde

a su edad, (no debe cargar diploma ni acta, solo documento de identidad) y a responder
el Cuestionario de Entrada5. Luego de ser validado el documento de identidad y de
verificar que el joven respondi el Cuestionario de Entrada el estado del joven en el SIJA
pasa de PRE-REGISTRADO a REGISTRADO.
Celular 1 Celular 2
Dentro del campo Correo Electrnico no esta permitida la operacin copiar y pegar en
Confirmacion Correo Electrnico. Debe digitar nuevamente el correo electrnico.
Celular 1 Celular 2
5 Cuando el Pre-Registro del joven sea aprobado y pase a estado Registrado, el joven podr
acceder al SIJA directamente a actualizar sus Datos Bsico Persona y Datos de Ubicacin/Contacto,
siempre que as lo requiera.

o Celular 1: es un campo OBLIGATORIO (el joven debe tener un nmero

de celular activo), se debe seleccionar el prefijo, seguido de un nmero
de 7 dgitos.
Celular 1 Celular 2
o Celular 2: Es un campo OPCIONAL pero importante. Celular 2 al igual

que Celular 1 se debe seleccionar un prefijo seguido de un nmero de
7 dgitos.
o Telfono: es un campo OPCIONAL en donde slo se podr completar
con un nmero de 7 dgitos.
Celular 1 Celular 2
Autorizaciones: luego de haber finalizado todo el proceso de completar el

formulario de PreRegistro se debe seleccionar cada una de las casillas:

o Autorizo el envo de correos electrnicos por parte de

PROSPERIDAD SOCIAL.
o Autorizo el envo de mensajes de texto por parte de PROSPERIDAD

SOCIAL.
o Autorizo a PROSPERIDAD SOCIAL a compartir mis datos de

identificacin personal y de contacto a las instituciones que en
conjunto con PROSPERIDAD SOCIAL trabajan en la
implementacin del Programa Jvenes en Accin.
Celular 1 Celular 2
Luego de haber seleccionado stas tres casillas se debe dar clic en el botn ACEPTAR.
S si toda la informacin solicitada en el PreRegistro es correcta, el sistema

informar por medio de un mensaje que el proceso ha finalizado y que se ha
enviado un correo electrnico al joven, en el cual que se le indica continuar con
el proceso de PreRegistro: cargue del documento de identidad escaneado en
PDF al 150% y responder el Cuestionario de Entrada.
S hay algn dato errado o faltante en el formulario de PreRegistro, el sistema

informar por medio de un mensaje en el costado izquierdo del botn Cancelar
o aparecer un (*) con la informacin que hace falta.
Es importante asegurarse que el correo electrnico ha sido digitado

correctamente. De lo contrario, el joven no recibir ningn mensaje que le
permita continuar con el proceso de PreRegistro.

Una vez el PreRegistro ha sido completado. El joven recibir el siguiente mensaje va

el correo electrnico.

6.3 PASO 3. Cargue de documento de identificacin, diligenciamiento del

Cuestionario de Entrada y Recuperacin de contrasea por parte del
joven potencial participante.
1. Acceder al link, y digitar usuario / contrasea que le ha sido enviado al joven

va correo electrnico que recibi luego de efectuar el PREREGISTRO.

2. Corroborar datos de identificacin personal en el sistema de informacin.
Diligenciar cuestionario de entrada
3. Ingresar a la casilla de REGISTRAR DOCUMENTO.

4. Cargar copia al 150% escaneada en PDF del documento de identidad vigente y

revisar que todos los datos de identificacin personal estn correctos.
S el joven identifica algn tipo de error o inconsistencia en sus datos de identificacin

personal, en la casilla OBSERVACIONES debe diligenciar lo correspondiente.
5. Responder el Cuestionario de Entrada
Responder el Cuestionario de Entrada es obligatorio. Una vez el joven diligencia el

Cuestionario de Entrada, se genera un cdigo con el nmero de cuestionario.


Todos los jvenes que realizan el proceso de Pre-Registro ante PROSPERIDAD SOCIAL
deben diligenciar el Cuestionario de Entrada, el cual tiene como propsito conocer las
caractersticas, intereses y proyecto de vida de los jvenes interesados en ser

participantes del Programa JeA. Este cuestionario es un requisito obligatorio para

finalizar el proceso de Registro ante PROSPERIDAD SOCIAL y para ser participante del
Programa JeA.
6. Cambiar contrasea de acceso al sistema de informacin de Jvenes en Accin.
El cambio de la contrasea no es obligatorio.
7. Recuperacin de contrasea del Sistema de Informacin de Jvenes en Accin.

Luego de haber seleccionado la opcin de recuperar contrasea el Joven debe

ingresar el correo electrnico registrado en el Sistema de Informacin de Jvenes
en Accin.
Luego de haber realizado este procedimiento, al joven le llegar un mensaje va

correo electrnico, notificndole su nueva contrasea de acceso al SIJA. Luego el
joven puede cambiarla nuevamente, si as lo desea.


7 PLANTILLAS DE MENSAJE ENVIADAS DESDE SIJA EN EL PROCESO DE

PREREGISTRO
A continuacin, se presentan los diferentes mensajes de correo electrnico que son

enviados por el Sistema de Informacin de Jvenes en Accin cuando no se apruebe el
proceso de PreRegistro por alguna razn. Los mensajes de correo electrnico son:
1. Mensaje enviado al joven una vez su Pre-Registro ha sido validado exitosamente

y pasa a estado REGISTRADO en el Programa Jvenes en Accin.

2. Mensaje enviado al joven cuando el documento de identidad cargado no es

legible o no cumple con las caractersticas indicadas y, por lo tanto, el proceso
de Pre-Registro al Programa JeA no puede validarse.

3. Mensaje enviado al joven cuando se han generado errores en el diligenciamiento

del Cuestionario de Entrada y, por lo tanto, el proceso de PreRegistro al
Programa JeA no puede validarse.

4. Mensaje enviado al joven cuando no cumple con los criterios de focalizacin

poblacional del Programa JeA y, por lo tanto, su Pre-Registro no puede validarse.

5. Mensaje enviado al joven cuando el documento de identidad cargado no

corresponde a una copia de documento de identidad (TI o CC) y, por lo tanto, el
proceso de Pre-Registro al Programa JeA no puede validarse.

6. Mensaje enviado al joven cuando no cumple con los criterios de edad para ser
participante del Programa JeA y, por lo tanto, su PreRegistro no puede validarse.

8 PRECAUCIONES CON EL MANEJO DE LAS BASES DE DATOS
Incluimos algunas anotaciones sobre los problemas ms frecuentes que hemos

encontrado en el proceso de PreRegistro y Registro de los jvenes en el sistema de
informacin de Jvenes en Accin. Esperamos que estas alertas tempranas sean tenidas
en cuenta en el proceso de revisin de la base de datos previo al reporte oficial a
PROSPERIDAD SOCIAL.
Problema ms frecuente 1
Generar doble cdigo beneficiario a un mismo joven (uno asociado a
tarjeta de identidad y otro asociado a cdula de ciudadana) en el momento
que el joven actualiza datos de identificacin personal o de contacto ante
PROSPERIDAD SOCIAL.
Se debe verificar antes en el Sistema de Informacin s el joven no se

encuentra PreRegistrado o Registrado. Se debe efectuar la bsqueda por los
diferentes mtodos para cerciorarse; en especial, por tipo de documento de
identidad.
Introducir incorrectamente en el Sistema de Informacin la fecha de
nacimiento del joven en el momento del pre-registro o que el joven indique
una fecha de nacimiento incorrecta que habilite equivocadamente el pre-
registro del joven en el Programa, dados los criterios de edad que exige el
Programa. Una vez se corre el proceso antifraude, el joven ser suspendido
por tener menos de 16 aos en el momento del registro o por tener ms de
24 aos en el momento del registro. El Pre-registro pasar a estado
RETIRADO/VENCIDO.
Digitar incorrectamente el correo electrnico del joven en el momento
del pre-registro afecta todo el proceso porque el joven no recibir el correo
electrnico con las credenciales de acceso al SIJA para el cargue del
documento de identidad y para responder el Cuestionario de Entrada. Por lo
tanto, el joven no pasar a estado REGISTRADO y no podr ser parte del
Programa. Debe deletrearse el correo electrnico y verificar que no existan
dificultades con ciertos dominios (@hotmail) que presente restricciones con
Prosperidad Social.
Digitar incorrectamente el nombre/apellidos del joven en el momento
del pre-registro afecta posteriormente la bsqueda del registro del joven en
las bases de datos de focalizacin y en los reportes de verificacin de

compromisos que entregan las instituciones educativas al Programa y genera

errores en el proceso de depuracin, liquidacin y entrega de incentivos
(bancarizacin).
CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES
FECHA DE
VERSIN RAZN DE LA MODIFICACIN
APROBACIN
1 Febrero 2015 Creacin del documento
Ajustes al proceso de preregistro-registro debido a la

2 Junio 2015 introduccin del cuestionario de entrada. Ingreso del
documento al SGI de PROSPERIDAD SOCIAL
Actualizacin del captulo de definiciones.
3 Febrero 2016
Actualizacin de cdigo de la Gua y proceso.
Actualizacin de la Gua de acuerdo con las

disposiciones del Manual Operativo del Programa
4 Agosto 2016
Jvenes en Accin, versin 4. Resolucin 01522 del 10
de Junio de 2016.

REVIS: APROB:
Nombre:
JUAN PAULO ORTIZ VALLEJO
Cargo:
Coordinador Grupo de Trabajo Jvenes en
Accin de la Direccin de Transferencias
Monetarias Condicionadas.
Nombre:
Nombre:
CATHERINNE GIOHANNA MEDINA ARVALO
JULIN TORRES JIMNEZ
Cargo:
Profesional Especializado Cargo:
Grupo de Trabajo Jvenes en Accin de la Director
Direccin de Transferencias Monetarias Direccin de Transferencias
Condicionadas. Monetarias Condicionadas
Nombre:
DANIEL AUGUSTO CAMPOS DAZ
Cargo:
Profesional Universitario
Grupo de Trabajo Jvenes en Accin de la
Direccin de Transferencias Monetarias
Condicionadas.


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GUA OPERATIVA DEL PROCESO DE PRE-REGISTRO Y DE REGISTRO AL

PROGRAMA JVENES EN ACCIN

PROGRAMA JVENES EN ACCIN

DIRECCIN DE TRANSFERENCIAS MONETARIAS CONDICIONADAS

Departamento Administrativo para la Prosperidad Social

Tabla No. 1. Listado de siglas ............................................................................................................... 11

G-GI-JEA-1: Gua operativa del proceso de pre-registro

A travs de este proceso, i. el joven manifiesta su inters de ser participante del

Este proceso se encuentra a cargo del joven y de PROSPERIDAD SOCIAL y se desarrolla

1. Pre-Registro: el joven actualiza sus datos de identificacin personal y de contacto,

1 Criterios de Focalizacin: jvenes colombianos bachilleres entre 16 y 24 aos de edad y que

G-GI-JEA-1: Gua operativa del proceso de pre-registro

2. Registro: PROSPERIDAD SOCIAL verifica los datos de identificacin personal

En caso de existir inconsistencias en la verificacin de la identidad del joven y/o de no

El registro al Programa JeA tendr validez de un ao. S pasado el ao, el joven no ha

PROSPERIDAD SOCIAL verificar de nuevo el cumplimiento de los requisitos del joven.

Las directrices de esta Gua deben ser de conocimiento y aplicacin, segn su

Grupo de Trabajo de Jvenes en Accin de la Direccin de Transferencias

G-GI-JEA-1: Gua operativa del proceso de pre-registro

ADMINISTRACIN MUNICIPAL: hace referencia a las alcaldas o distritos

G-GI-JEA-1: Gua operativa del proceso de pre-registro

DISPERSIN DE INCENTIVOS: o entrega de incentivos proceso mediante el cual

G-GI-JEA-1: Gua operativa del proceso de pre-registro

INSCRIPCIN: proceso mediante el cual PROSPERIDAD SOCIAL verifica que un

G-GI-JEA-1: Gua operativa del proceso de pre-registro

administrativos, al inicio del cual los estudiantes deben refrendar o revalidar su

G-GI-JEA-1: Gua operativa del proceso de pre-registro

PROCESO ANTIFRAUDE: es el proceso a travs del cual se verifica el cumplimiento

G-GI-JEA-1: Gua operativa del proceso de pre-registro

G-GI-JEA-1: Gua operativa del proceso de pre-registro

5 CANALES PARA EFECTUAR EL PROCESO DE PRE-REGISTRO

Lnea de atencin gratuita: 01 8000 95 11 00

6 PASOS PARA EFECTUAR EL PROCESO DE PRE-REGISTRO

6.1 PASO 1. Acceso al SIJA

Todas las personas encargadas de efectuar el proceso de Pre-Registro deben contar

Para solicitar el usuario y contrasea, tenga en cuenta lo siguiente:

Funcionario de PROSPERIDAD SOCIAL: solicitarlo a travs del correo electrnico

Enlaces externos a PROSPERIDAD SOCIAL (Administraciones Municipales,

G-GI-JEA-1: Gua operativa del proceso de pre-registro

a travs del Profesional Territorial del GT Jvenes en Accin de la Direccin

6.2 PASO 2. Pre-Registro del joven potencial participante del Programa

La direccin va internet para acceder al SIJA y efectuar el proceso de Pre-Registro es:

2. Ingresar a la plataforma en donde se muestra dos opciones: REGISTRO Y

Nota: Si se presenta algn inconveniente con el ingreso a la plataforma se

G-GI-JEA-1: Gua operativa del proceso de pre-registro

3. Seleccionar REGISTRO y posteriormente PRE-REGISTRO JeA.

4. Buscar el joven potencial participante del Programa Jvenes en Accin en la base

Luego de haber seleccionado PREREGISTRO JeA saldr la pantalla de Pre-Registro

a. Mtodo de bsqueda No. 1 por Tipo documento de identidad /Nmero

Para este mtodo de bsqueda se debe escoger el Tipo de Documento de Identidad y

G-GI-JEA-1: Gua operativa del proceso de pre-registro

b. Mtodo de bsqueda No. 2 por Poblacin. Esta opcin se debe buscar en la

Al escoger este tipo de bsqueda el aplicativo despliega tres tipos de poblaciones:

Poblacin Desplazada: Se ingresa la Declaracin.

G-GI-JEA-1: Gua operativa del proceso de pre-registro

c. Mtodo de bsqueda No. 3 por Nombres. Esta opcin se debe buscar en la

Cuando se selecciona este mtodo de bsqueda se debe tener en cuenta el municipio en

G-GI-JEA-1: Gua operativa del proceso de pre-registro

5. Pre-registrar al joven. Luego de haber encontrado a la persona se debe

En el evento que el joven aparezca asociado a ms de un grupo poblacional, para escoger

NOTA: No obstante, el joven es libre de elegir en cual grupo poblacional quiere

G-GI-JEA-1: Gua operativa del proceso de pre-registro

6. Actualizacin de datos de identificacin personal y de contacto del joven. Cuando

Al seleccionar la casilla pre-registrar se despliegan los siguientes campos: