Integracin de sistemas de gestin

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Adriana
Gomez
Una vez que ya tenemos implantado el sistema de gestin de calidad segn la ISO 9001,
muchas empresas se plantean en certificarse en otros sistemas para consolidar la reputacin de la
empresa y darle un valor aadido extra a la marca de la organizacin. Qu aspectos debemos tener en
cuenta a la hora de integrar los sistemas de gestin?

La integracin de sistemas presenta aspectos matriciales que perfilan diferentes niveles de madurez de
integracin. La pirmide de la integracin es una representacin grfica de la integracin vertical de la
gestin de una organizacin desde lo ms global a lo ms particular.

A continuacin se detallan los aspectos fundamentales a tener en cuenta en la integracin de los diferentes
escalones de la pirmide de la integracin:

LA MISIN: Es el propsito o razn de ser de una

organizacin. Consiste en una declaracin de porqu
una organizacin existe. Una misin debera
responder desde el punto de vista formal a las
siguientes preguntas:

Qu debe hacer la organizacin?

Para qu y para quin lo hace?
Cmo se propone hacerlo y con qu medios?
Dnde lo hace?

LOS VALORES: Es el conjunto de comportamientos, actitudes, creencias y estilos adoptados en una

organizacin. Como por ejemplo: Calidad, mejora continua e innovacin, una vez analizada la integracin,
podran plantearse valores tales como calidad, eficiencia, mejora continua, innovacin, comportamiento
tico y socialmente responsable.

LA VISIN: Es la situacin futura deseada de la organizacin. Responde a las preguntas de:

Qu queremos ser?
Cmo queremos ser vistos?

Vamos a poner un ejemplo: en una organizacin podramos tener inicialmente una visin de Ser lderes en
nuestro sector. Con la integracin podramos completar las lneas de la visin con Ser reconocidos como

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lderes en calidad e innovacin de vehculos a motor y Ser reconocidos como una empresa socialmente
responsable.

De esta forma, los aspectos de buen comportamiento ambiental asociado a los sistemas de gestin
ambiental y el de prevencin del dao y deterioro de la salud de las personas de los sistemas gestin de la
seguridad y salud en el trabajo estn incluidos en el aspecto de comportamiento socialmente responsable,
aunque incluya ste otros aspectos sociales y ticos de los sistemas de gestin de la tica y
responsabilidad social y mbitos econmicos de gestin responsable.

ESTRATEGIA: Es el conjunto de planes estructurados para llegar a conseguir la visin u objetivos a largo
plazo. Una organizacin debera desarrollar una estrategia para cumplir su misin y visin, y que dirija
hacia el xito sostenido. Esto debera incluir consideraciones de:

Su entorno externo, incluyendo tendencias.

Las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
Sus capacidades y recursos.
Lecciones aprendidas de experiencias previas.
Las estrategias se pueden estructurar, por ejemplo, desde el punto de vista funcional, de competitividad, de
crecimiento o del cuadro de mando integral.

TCTICAS: Son planes y estructuras especficos para llegar a conseguir una estrategia. Pueden ser
planes de accin, objetivos estratgicos, orientaciones o iniciativas estratgicas o como se denomine en
cada organizacin. Por ejemplo, para una estrategia de Eficiencia en la gestin, una de las tcticas a
utilizar podra ser Integrar los sistemas de gestin en un nico sistema.

POLTICA: Entendida como intenciones globales y orientacin de una organizacin expresadas por la alta
direccin. Las polticas que estn basadas en la misin, la visin y la estrategia de la organizacin
proporcionan un marco de referencia para establecer y revisar sus objetivos.

La poltica integrada de un sistema de gestin integrado tiene que responder a los diferentes requisitos de
las normas de sistemas de gestin a integrar, y a los diferentes compromisos que quiera establecer la alta
direccin. Los compromisos de una poltica integrada podrn ser:

Complementarios: Son aquellos especficos relativos a cada enfoque de los diferentes sistemas de
gestin: Por ejemplo, Mejora continua de la eficacia del sistema de gestin de la calidad, Alto nivel de
seguridad y salud en el trabajo. En este caso, la poltica ser muy extensa en cuanto a nmero
de compromisos y no dar lugar a la integracin de los objetivos que se planteen para el sistema de
gestin integrado.

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 Integrados: Son aquellos globales que abarcan los enfoques de todos los sistemas de gestin a integrar.
Por ejemplo, Mejora continua de la eficacia del sistema de gestin o Compromiso con la prevencin.
Dentro de este grupo podra existir una divisin llamada integrados especficos que de mayor nivel de
informacin al compromiso integrado del tipo de sistemas de gestin al que se refiere el compromiso. Por
ejemplo, Compromiso con la prevencin de fallos del producto, de la contaminacin y del dao y deterioro
de la salud de las personas. Son ms largos pero ms concretos, por lo que se mejora la informacin para
la definicin de los objetivos, sin perder concrecin de los diferentes sistemas de gestin.

Mixtos: Son aquellos compromisos que mezclan en una misma poltica, complementarios o especficos
con los integrados.

OBJETIVOS: Son algo ambicionado o pretendido en materia de: calidad, medio ambiente, seguridad y
salud en el trabajo, etc. o en los tres mbitos a la vez. El Programa de objetivos de una organizacin con
un sistema integrado y, por lo tanto, con una poltica integrada, responder fielmente a los compromisos de
la poltica por un lado, y a las tcticas y objetivos estratgicos por otro lado. De esta forma los objetivos, a
su vez, podrn ser complementarios o integrados. Por ejemplo, en el caso de un compromiso integrado de
prevencin, el objetivo integrado planteado podra definirse como Aumentar el n de acciones
preventivas eficaces en un 20% o, en el caso de otro compromiso integrado de Formacin continua al
personal, podra ser un objetivo de Mejorar las competencias del todo el personal al menos en un 5%.
Podis encontrar un listado de objetivos de calidad aqu.

PROCESOS: Son un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, transformando

elementos de entrada en resultados. En el caso de un sistema de gestin integrado, los procesos pueden a
su vez ser especficos (identificacin y evaluacin de aspectos ambientales, etc.), integrados (revisin por
la direccin, auditoras internas, etc.) o mixtos (emergencias, etc.). Un proceso de gestin integrado estar
orientado a las cinco grandes partes interesadas, donde el proceso, sus actividades y recursos interactan
con dichas partes interesadas. Las actividades y recursos del proceso se ven influenciados por las
entradas y salidas del proceso con el enfoque a las partes interesadas en el mismo:

Requisitos para el producto o resultado del proceso.

Aspectos ambientales identificados relacionados con las actividades, productos y servicios.
Riesgos laborales identificados en las actividades y puestos de trabajo del proceso.
Requisitos asociados a la visin, estrategia y compromisos de la poltica integrada de gestin o polticas.
Necesidades y expectativas de los proveedores y aliados de la organizacin o proceso.

ACTIVIDADES: Son un conjunto de tareas que se desempean para aportar valor. Las actividades
integradas dan lugar a un orden lgico de trabajo de tal forma que den sentido, eficacia y eficiencia a la
integracin. Por ejemplo, realizar un control de calidad de una pieza, utilizar un equipo de proteccin
individual y prevenir la contaminacin con un residuo, se podra integrar y redactar de forma integrada. Ello
podra hacerse del siguiente modo: En primer lugar ponerse los guantes y las gafas de proteccin para
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manipular el reactivo. Coger el reactivo y aplicar 10ml. en la solucin a analizar. Realizar el anlisis
controlando que los ppm no superen los 100. Al final, desechar la solucin analizar en el bidn de
sustancias lquidas peligrosas para su posterior gestin ambiental.

EL EQUIPO DE INTEGRACIN

Para asegurar el xito de un proceso de integracin se hace necesaria, como en todo proyecto, la
designacin de un coordinador del plan o proyecto de integracin y un equipo de integracin, constituido
inicialmente por el coordinador y por personal responsable de la gestin de los distintos sistemas a integrar.
Para ello se planificarn con convocatoria y acta, reuniones peridicas de seguimiento y acciones de
mejora del plan de integracin. A las reuniones del equipo de integracin, deberan asistir tambin los
responsables de los procesos involucrados. Para mayor eficacia de las reuniones, el coordinador deber
disponer previamente de la documentacin existente del proceso y deber potenciar al mximo la
competencia del trabajo en equipo. El equipo de integracin debe planificar, entre otros, los siguientes
asuntos:

Establecer un plan de comunicacin sobre el plan de integracin que posibilite la implicacin y la

adhesin del personal afectado en el proyecto.
Determinar los procesos de la organizacin y consensuar su interrelacin.
Definir propietarios o gestores de proceso.
Programar un calendario de reuniones para integrar cada uno de los procesos.
Revisin o elaboracin de los documentos referentes a los procesos.
La formacin especfica necesaria para poner en marcha el plan de integracin.
Elaboracin de un nico Manual que describa el sistema de gestin integrado, los procesos y sus
interrelaciones, as como la documentacin relacionada en el sistema.

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