Vous êtes sur la page 1sur 21

ELABORACIN DEL PLAN CONTABLE PARA LAS EMPRESAS Y ASPECTOS

IMPORTANTES PARA EL CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

EL PLAN DE CUENTAS
El Plan de Cuentas denominado tambin Manual Contable, representa la estructura del
sistema de contabilidad, una relacin que comprende todas las cuentas que han de ser
utilizadas al desarrollar la contabilidad de una empresa y poder reflejar sus operaciones,
indicando los motivos de cargo y abono, el significado de su saldo y la coordinacin establecida
entre ellas. Se trata pues de un catlogo que es el marco y el instrumento de normalizacin
contable utilizado por un Estado, o a veces un grupo de Estados, que sirve de referencia para
registrar las transacciones llevadas a cabo por un ente, que ordena las cuentas por afinidades
en grupos que permitan una fcil verificacin de la situacin de una empresa. Contiene el
nmero y el nombre de cada cuenta que se usa, colocadas en el orden de las cinco
clasificaciones bsicas de los elementos de los estados financieros. En los albores del siglo XX
se inici un movimiento de normalizacin, por el cual se busca que las empresas adapten sus
contabilidades a un plan determinado, unificando con respecto de ellas, como mnimo los
siguientes puntos: (i) esquema uniforme de cuentas, (ii) mtodos de valoracin, (iii) estructura
y fondo de los balances, (iv) procedimientos de trabajo, (iv) mtodos de enseanza de
contabilidad, y (v) m- todos de censura, revisin y de informe. En opinin de Goxens y Goxens
los principios generales de la normalizacin son:

La normalizacin es el fundamento de toda actividad humana, organizada


racionalmente.
Las normas deben responder a una necesidad real.
Las normas deben constituir un conjunto perfectamente homogneo.
La normalizacin ha de emplear la mejor tcnica existente, pero teniendo en
cuenta a su vez, los condicionantes econmicos del momento.
Las normas ms eficaces se consiguen con la colaboracin de todos los
interesados.
Las normas deben revisarse peridicamente, de acuerdo con los progresos
cientficos y econmicos.
El empleo de la normalizacin presenta como ventajas: (i) un mejor desarrollo del sistema
contable, facilitando la tarea del personal ocupado en tal trabajo, (ii) facilitar la lectura, anlisis
y comparacin de documentos contables, (iii) mejorar la estadstica interna, (iv) presentar
informacin a la gerencia, (v) facilitar la investigacin fiscal y la defensa de la administracin, y
(vi) facilitar el control de precios y servicios, crditos, finanzas pblicas y economa en general.
En este orden de ideas, para Goxens y Goxens, los trabajos de normalizacin respecto a los
Planes de Cuenta se basan en los siguientes supuestos:

El Plan de Cuenta debe ser abierto y estar especialmente preparado para recoger las
sugerencias de empresarios y expertos, normalmente a travs de una comisin
multidisciplinaria que rene a las entidades interesadas en utilizar la informacin
contable que trabaja de manera concertada y consensuada. Adems debe estar
pensado para introducir en l las modificaciones pertinentes que resulten por el
progreso tecnolgico, el desarrollo de la industria nacional, la evolucin de las
frmulas financieras, las exigencias de la informacin, la innovacin del derecho
nacional y las tendencias que dominen a nivel supranacional.
El Plan tiene que ser flexible. El cuadro de cuentas debe emplear un sistema utilizable
para todas las empresas. Debe ser la expresin de un cuerpo de doctrina coherente
desarrollado en forma de reglas tcnicas, cuya aplicacin cumpla un objetivo integral,
o sea, la informacin.
El Plan de Cuentas debe situarse en la lnea de transicin, aunque no sea
excesivamente progresista.
El Plan debe dar preferencia generalmente a los elementos financieros de las
transacciones sobre los ms convencionales de orden jurdico patrimonial.
El Plan debe tener aptitud para ser aplicado por procedimientos modernos; lo cual
permite introducir la computacin dentro del contexto del plan.

Al utilizar la normalizacin contable es usual que junto al ttulo de cada cuenta se site su
cdigo numrico (decimal). De esta forma una primera clasificacin de las cuentas da origen a
la creacin de grupos o elementos (un dgito), cuya elaboracin (a nivel de dos dgitos) genera
subgrupos que desarrolla en conceptos concretos, cuentas principales que representan masas
patrimoniales homogneas. Los primeros cinco grupos contienen las cuentas del balance,
mientras que los numerados con 6 y 7 se refieren a cuentas de gestin o diferenciales, el grupo
9 se refiere a contabilidad interna y el grupo 0 que es opcional, recoge las cuentas de orden.

2
Plan Contable General Empresarial y su armonizacin con las NIIFs

Como se recordar con fecha 05.03.2008 se public el Proyecto del Plan Contable General
Empresarial en virtud a la Resolucin del Consejo Normativo de Contabilidad N 039-2008-
EF/94. Asimismo, con fecha 25.10.2008 se aprob el Plan Contable General Empresarial en
virtud a la Resolucin del Consejo Normativo de Contabilidad N 041-2008-EF/94 el mismo que
entrara en vigor a partir del 01.01.2010, facultndose su aplicacin para el ejercicio 2009.
Pues bien, de conformidad con lo prescrito en el artculo nico de la Resolucin del Consejo
Normativo de Contabilidad N 042-2009-EF/94 se establece el diferimento del uso del PCGE
hasta el 01.01.2011. Sin embargo, optativamente puede aplicarse para el ao 2010.
Consideramos que el hecho que la propia Resolucin del Consejo Normativo de Contabilidad
N 041-2008-EF/94 haya sugerido, normativamente hablando, la aplicacin del citado PCGE
para el ejercicio 2009 responde, a nuestro entender, a la exigencia y sometimiento del PCGE a
las NIIFs como a la Resolucin CONASEV N 103- 99-EF/94.10 (24.11.1999), norma que
aprueba el Reglamento de Informacin Financiera y Manual para la preparacin de
Informacin financiera, para efectos de la elaboracin de los Estados Financieros (EEFF). Ante
lo expuesto en el prrafo anterior, a nuestro juicio, no queda duda de la vinculacin e
importancia que existe entre las NIIFs y la dinmica de cuentas. Tan cierto es ello, que este
novsimo Plan Contable, en lo tocante a la descripcin y dinmica de cuentas, hace referencia a
las NIIFs as como a las Interpretaciones aplicables para tal efecto. Advirtase as la relevancia
de la normativa contable para los efectos de emplear el PCGE. Cabe agregar que, acorde con la
NIC 1 Presentacin de Estados Financieros (modificada en 2003), sta resulta de aplicacin a
todo tipo de Estado Financiero con propsitos de informacin general debiendo elaborarse y
presentarse los mismos conforme con las NIIFs, lo cual ha sido recogido en el prrafo 2 de la
citada NIC 1. A mayor abundamiento, es menester sealar que, en virtud a la Resolucin del
Consejo Normativo de Contabilidad N 034-2005-EF/93.01 (02.03.2005) se oficializaron la
aplicacin de Normas Internacionales de Contabilidad, entre ellas, la aludida NIC 1, la misma
que result de obligatorio cumplimiento para la elaboracin de Estados Financieros que se
inician a partir del 01.01.2006. Lo anterior se alnea con lo regulado por la Resolucin
CONASEV N 103-99-EF/94.10 (24.11.1999) Reglamento de Informacin Financiera y Manual
para la preparacin de Informacin Financiera la misma que fuera modificada por la
Resolucin de Gerencia General N 010-2008-EF/94.01.2 (07.03.2008). En efecto, de
conformidad con lo sealado por el artculo 10 de la Resolucin CONASEV N 103-99-EF/94.10
la Gerencia General de CONASEV cuenta con la facultad de realizar modificaciones al Manual

3
para la Preparacin de la Informacin Financiera con la finalidad de mantenerlo
permanentemente actualizado de conformidad con las NIC (actualmente NIIFs) oficializadas y
vigentes en el Per. Estando a lo manifestado en el prrafo anterior, es claro que en la
elaboracin y presentacin de los EEFF devena en obligatoria la aplicacin de las Normas
Internacionales de Informacin Financiera: as como del Marco Conceptual para la Preparacin
de Informacin Financiera. Sin embargo, nuestro Plan Contable General Revisado que rige
desde el ao 1985, no se ajusta a los lineamientos dispuestos por la normativa contable antes
referida. No obstante lo anterior, debe sealarse que otras normas han establecido modelos
obligatorias para empresas que se encuentran en sectores especficos como se seala a
continuacin:

Para entidades del Sistema Bancario y Financiero se tiene un Manual de Contabilidad


Especfico.
Para entidades aseguradoras se tiene un Plan de Cuentas Especfico.
Para Administradoras privadas de fondos de pensiones se tiene un Manual de
Contabilidad Especfico.
Para las entidades conformantes del Sector Pblico Nacional, excepto empresas, se
tiene el Nuevo Plan Contable Gubernamental (vigente desde el 01.01.2009).
Para entidades prestadoras de salud (EPS) se tiene un Manual de Contabilidad
Especfica.

Objetivos del PCGE

Acumulacin de informacin acorde con estructura de cdigos segn NIIF's.


Proporcionar a las empresas cdigos contables que permitan un anlisis adecuado de
las transacciones y reflejan la real situacin financiera de la empresa.
Permitir el control de organismos supervisores y de SUNAT al estandarizar la
informacin.

Disposiciones Generales en cuanto al empleo de cuentas contables Para la aplicacin


de las cuentas contables se debe observar:

Contabilidad detallada que permita adecuado registro de hechos econmicos.


Registro de operaciones segn la cuenta que corresponda a su naturaleza.
Establecer Planes Contables hasta 5 dgitos.

4
Si desarrolla otra actividad econmica adicional emplear subcuentas y divisionarias
para el registro separado de estas otras operaciones.

Disposiciones Generales en cuanto a los sistemas y registros contables

La entidad tomar en cuenta lo siguiente:

La tcnica de la partida doble es empleada para efectos del registro de hechos


econmicos.
El registro contable no est supeditado a la existencia de un documento formal.
Las transacciones se anotan en libros y registros contables que resulten necesarios, sin
perjuicio de los establecidos por otras normas (v.gr. las que pueda dictar SUNAT).
La conservacin de los libros, registros, documentos y evidencias del registro contable
sern conservados por el tiempo que resulte necesario, sin perjuicio de lo que
establezcan otras normas (v.gr. Ley N 27029; artculo 87 numerales 4 y 7 del Cdigo
Tributario).

Versin modificada del PCGE

Mediante la Resolucin del Consejo Normativo de Contabilidad N 043-2010-EF/94


(12.05.2010), se aprueba la versin modificada del PCGE, que tiene como fecha de entrada en
vigencia el 01.01.2011; no obstante, se dispone su aplicacin optativa para el ejercicio 2010.

Obligatoriedad del uso del Plan de Cuentas

El empleo del Plan Contable General Revisado, aprobado mediante Resolucin CONASEV N
006-84- EFC/94.10 publicada el 3 de marzo de 1984, segn lo dispuesto por el artculo 2 de la
norma antes mencionada estableca que es de uso obligatorio para las empresas sujetas a la
supervisin de CONASEV, incluidas las estatales de derecho privado, de economa mixta y las
de accionariado del Estado, a partir del ejercicio 1985. En este sentido, considerando que de
conformidad con el inciso b) del artculo 2 del Decreto Legislativo N 198 (junio 1981) y
posteriormente el Decreto Ley N 26126 (30.12.92), Ley Orgnica de CONASEV, la supervisin
se efectuaba respecto a todas las personas jurdicas organizadas de acuerdo a la Ley General
de Sociedades Mercantiles (posteriormente Ley General de Sociedades) y a las sucursales de
empresas extranjeras que se hallen dentro de los lmites que la propia Comisin fije. Resultaba
claro, que era de uso obligatorio el PCGR para todas las empresas en general. Actualmente,
an cuando CONASEV ya no supervise a todas las personas jurdicas, debe asumirse que se

5
mantiene vigente esta obligacin considerando que la importancia del uso de un plan comn,
est basada en la necesidad de contar con un sistema de informacin que asegure una
presentacin uniforme de los estados financieros, que se encuentre sustentado en un Plan
Contable, que permita la adecuada evaluacin y registro de las operaciones. Refuerza lo
expuesto, tener en cuenta las necesidades de informacin nacional, donde los datos
procedentes de los estados financieros se integren con los de las dems empresas para la
informacin macroeconmica. En efecto, si bien con fecha 23 de julio del 2000 fue publicada la
Ley N 27323 que modific el Decreto Ley N 26126 (Ley Orgnica de CONASEV) y el Decreto
Legislativo N 604 (Ley de Organizacin y funciones del INEI), por la cual, especficamente en el
artculo 6 se derogaba el inciso b) del artculo 2 de la Ley Orgnica de CONASEV y transfera
la base histrica de datos, relativa a la informacin financiera de las empresas al INEI y a partir
de dicha fecha se le faculta al INEI a exigir la presentacin de la informacin financiera de las
empresas constituidas en el pas y de las sucursales de empresas extranjeras que se
encuentren dentro de los lmites econmicos que el Instituto Nacional de Estadstica e
Informtica determine, as como de las cooperativas, con excepcin de las de ahorro y crdito,
para los fines de la elaboracin de las estadsticas nacionales; ello no elimina la necesidad del
empleo de esta gua. As, lo que se hace es transferir la funcin de CONASEV al INEI, pero se
mantiene la necesidad de contar con informacin presentada de acuerdo a criterios uniformes
a efectos de facilitar el anlisis de las entidades correspondientes. En tal sentido, de ninguna
manera se ha eliminado la obligacin de efectuar el registro de las operaciones de acuerdo con
el Plan comn. Lo expuesto precedentemente ha sido confirmado por el artculo 1 de la
Resolucin N 041-2008- EF/94 (25.10.2008), que dispone el uso obligatorio del Plan Contable
General Empresarial. A mayor abundamiento, el artculo 6 de la Resolucin de
Superintendencia N 234-2006/SUNAT, norma que regula respecto a los Libros y Registros
vinculados a asuntos tributarios, dispone el uso obligatorio del Plan Contable vigente en
nuestro pas. En ese sentido, la no utilizacin del Plan Contable vigente implicar el
incumplimiento de una norma legal que originar que los libros contables no sean llevados de
acuerdo a las formas y condiciones establecidas, situacin que para efectos tributarios
implicara la comisin de la infraccin tipificada en el artculo 175 numeral 2 del Cdigo
Tributario.

LA CUENTA

Existen dos formas de interpretar lo que significa una cuenta, tal como a continuacin se
presenta: a) Como parte integrante del Proceso Contable: una cuenta es el instrumento de que
se vale la tcnica contable para registrar los cambios que las distintas transacciones causan en

6
los elementos patrimoniales y en los resultados; por ello cada sistema contable tiene una
cuenta por separado para cada uno de los elementos de los estados financieros. Asimismo se
le puede definir como el soporte del proceso donde se almacenan todas las informaciones
referidas a un objeto dado o un hecho determinado, con el propsito de permitir la
clasificacin homognea y esquemtica de tal informacin, para favorecer el ordenamiento del
proceso contable. Por dicha razn Horngreen, Harrison y Bamber sealan que es el
instrumento bsico de los resmenes contables. b) Por lo que representan: Las cuentas son los
elementos mnimos que recogen los efectos de las transacciones, eventos o sucesos que
realiza una empresa, por lo tanto, recogen las alteraciones patrimoniales que se producen en
un ente, representando los distintos elementos de los estados financieros (activos, pasivos,
patrimonio, ingresos y gastos). Otra forma de interpretar las cuentas es considerarlas como
representaciones clasificadas de los elementos de los estados financieros que se emplean para
comprender, expresando los aumentos o disminuciones de valor experimentados en un
periodo determinado y simplificar la masa de transacciones realizadas por un ente contable.
Teniendo en cuenta la segunda interpretacin, no resulta extrao que autores como Javier
Romero Lpez la definan como el registro donde se anota en forma clara, ordenada y
comprensible los aumentos y disminuciones que sufre un valor o concepto del activo, pasivo o
capital contable, como consecuencia de las operaciones realizadas por la entidad. En opinin
de Joaqun Moreno Fernndez las cuentas son un conjunto de registros donde se va a
describir en forma detallada y ordenada la historia de cada uno de los conceptos que integran
el estado de situacin financiera y el estado de resultados, es decir, de los elementos que
conforman los estados financieros. Autores espaoles sealan de una manera ms completa
que debe entenderse por Cuenta a un estado de representacin de la evolucin y situacin de
una magnitud econmica con independencia de la sufrida por las restantes. Se trata de un
instrumento conceptual contable que nos permite concretar la realidad econmica analizada
bajo la perspectiva del Principio de Dualidad. Su funcin se puede resumir en los siguientes
tres puntos: (i) recoger el valor al inicio del perodo (saldo inicial), (ii) registrar las
modificaciones producidas por las operaciones efectuadas por la empresa (aumentos o
disminuciones) y (iii) obtener el saldo final que van a presentar en los estados financieros de la
empresa. No obstante teniendo en cuenta el p proceso contable las funciones seran las
siguientes:

Clasificativa: Al reunir y clasificar, de acuerdo con un sistemtico criterio previo todos los
hechos econmicos (hechos contables).

7
Histrica: Al ir recogiendo en cada fecha de las mutaciones sufridas por cada magnitud
econmica (elemento de los estados financieros), explicndonos toda su evolucin y situacin
hasta el momento actual, tanto conceptual como numricamente, y

Prospectiva: Al permitir proyectar hacia el futuro, basndonos en su evolucin histrica y en


el marco en que se desenvuelve la unidad econmica, el comportamiento de la magnitud o
elemento de los estados financieros que singulariza.

Estructura de las cuentas

Una cuenta normalmente se le grafica en forma de una T (conocido tambin como esquema
del mayor), de tal forma que se puede decir que consta de dos partes: la primera va a recoger
el monto inicial (de ser el caso) y los incrementos producidos en el perodo y la segunda recoge
las disminuciones que se producen en el perodo.

Si se grafica la cuenta la parte izquierda se llama DEBE mientras que la parte derecha HABER,
tal como se muestra a continuacin:

En este esquema, son tres los datos esenciales que se mostrarn: (i) la fecha en que tuvo lugar
el acto o hecho contable, (ii) la explicacin o concepto del mismo, y (iii) la valoracin.

Las reglas bsicas respecto al uso de las cuentas son las siguientes:

a) Para cuentas del Activo: El saldo inicial e incrementos se anotan en el debe y las
disminuciones en el haber.

b) Para cuentas del Pasivo: El saldo inicial e incrementos se anotan en el haber y las
disminuciones en el debe.

c) Para cuentas del Patrimonio: El saldo inicial e incrementos se anotan en el haber y las
disminuciones en el debe.

8
d) Para cuentas de Resultado: No tienen saldo inicial, las cuentas de gastos tienen naturaleza
deudora y las cuentas de ingreso tienen naturaleza acreedora.

Conforme a lo anterior, a continuacin se presenta el siguiente cuadro que resume lo antes


expuesto:

Sintetizando, slo las cuentas del balance tienen saldo inicial mientras que las cuentas de
resultados tienen una existencia temporal quedando cerradas al final del ejercicio. A
continuacin expondremos los efectos que tendr en cada partida su anotacin en el debe o el
haber:

9
La diferencia entre los importes del debe y el haber, o lo que es lo mismo decir la diferencia
entre las columnas del debe y del haber, se denomina saldo, pudiendo ser ste: (i) deudor
(cuando las cantidades del debe exceden las del haber), (ii) acreedor (cuando el haber excede
las sumas del debe), o (iii) saldado o sin saldo (cuando las sumas del debe son iguales a las del
haber).

Principio de Partida Doble o Dualidad

Para registrar las operaciones o transacciones es necesario que se conozca la regla bsica de la
Contabilidad, introducida por Fray Luca Paccioli conocida como la Partida Doble que se basa en
la premisa a todo cargo corresponde un abono. Conforme con lo anterior cada operacin
registrada debe tener, por lo menos, un cargo y un abono, por un importe igual; o lo que es lo
mismo la suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de los abonos.

10
Se trata de una forma de enfocar la observacin de la realidad econmica en la que siempre
pueden abstraerse dos elementos dentro de la esfera de un nico sujeto (entidad contable)
que realiza el hecho econmico, el primero un empleo, aplicacin o efecto y el segundo un
recurso, origen o causa; es decir, existen dos efectos en todo hecho contable. Por ejemplo,
cuando se recibe un dinero se incrementa el patrimonio de la empresa, pero cul fue el
motivo?, por qu?, la respuesta puede ser porque un cliente nos cancel. Es importante
entender que en todo hecho contable quedan afectados como mnimo dos elementos
patrimoniales; por lo tanto, no hay deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor. Para que el
asiento est correcto, ste tiene que estar balanceado; esto quiere decir que la operacin
provoca dos elementos de sentido contrario y de igual magnitud.

Leyes de Funcionamiento de las Cuentas

Las leyes de funcionamiento de las cuentas que pueden ser de utilidad por su aplicacin
prctica son las siguientes:

1 Ley de desglose o disociativa.

Toda cuenta puede ser dividida en otras, conservando cada una de ellas las mismas
caractersticas que la primera. Esta divisin puede ser: Atendiendo a la denominacin de la
cuenta (sentido horizontal). As, por ejemplo, la cuenta de Mercaderas se puede subdividir
en dos cuentas: Mercaderas A y Mercaderas B. Atendiendo a las distintas operaciones
relacionadas con las cuentas (sentido vertical). As, por ejemplo, la cuenta de Mercaderas se
puede subdividir en tres cuentas: Compras de Mercaderas, Ventas de Mercaderas y
Existencias de Mercaderas.

2 Ley de integracin o asociativa.

11
Es la inversa de la anterior; se refiere a la posibilidad de reunir varias cuentas en otra ms
general o en un nmero ms reducido de ellas.

3 Ley de eliminacin.

Cuando una misma cuenta ha de ser cargada y abonada en razn al mismo hecho econmico,
contablemente puede eliminarse la misma, bien total o parcialmente. No obstante, esta ley
tiene muchas limitaciones ya que pueden producirse compensaciones que disminuyen la
informacin.

4 Ley de conexin o coordinacin.

En un sistema de contabilidad, cualquier cuenta del mismo es coordinable con otra, bien
directa o indirectamente.

Hechos contables u operaciones

Teniendo en consideracin lo que representan las cuentas, resulta importante entender los
distintos hechos contables o actos econmicos que se pueden presentar como consecuencia
de la actividad del elemento personal sobre los bienes econmicos que afectan a la actividad
de la empresa. En primer lugar, diremos que se denominan hechos contables o hechos
econmicos a los actos o transacciones que teniendo consecuencias de contenido econmico,
afectan al patrimonio de la unidad econmica de forma directa y concreta. Sin embargo,
conviene precisar que no todos los hechos econmicos que realiza la empresa afectan a su
patrimonio, por lo que no son captados por la contabilidad. En esencia constituyen los insumos
del sistema de informacin contable que se recopilan y se transforman en trminos
monetarios a efectos de su acumulacin y su empleo posterior.

Tipologa de hechos contables

En una primera clasificacin, en relacin con las cuentas que intervienen de acuerdo con el
principio de partida doble se puede hablar de:

1 Hechos contables simples: Son aquellos acontecimientos en los que slo intervienen dos
elementos patrimoniales.

2 Hechos contables compuestos: Se caracterizan porque en ellos intervienen ms de dos


elementos patrimoniales.

En una segunda clasificacin, respecto a las variaciones patrimoniales que se produciran como
consecuencia de las operaciones, podemos hablar de:

12
1 Hechos contables modificativos.

Se trata de hechos a los que se les puede sealar que tienen una caracterstica cuantitativa
puesto que afectan las magnitudes produciendo una variacin en el patrimonio de la empresa,
que dependiendo de su efecto, positivo o negativo, pueden subclasificarse en:

Hechos contables expansivos o aumentativos: Son aqullos que hacen mayor la


estructura econmica y financiera de la empresa, es decir, se producen como
consecuencia de la obtencin de ingresos que aumentan el activo (estructura
econmica) o disminuyen el pasivo (estructura financiera).
Hechos contables reductivos: Son aqullos que hacen menor la estructura econmica y
financiera de la empresa como consecuencia de gastos.
Hechos contables que no afectan resultados: Son aqullos que no aumentan ni
disminuyen el patrimonio, es decir, no son ni ingresos ni gastos pero modifican el
patrimonio de la empresa.

2 Hechos contables neutros o permutativos:

Son aqullos que dejan invariante la estructura econmica y financiera de la empresa. En


consecuencia son cualitativos dado que no modifican el neto patrimonial pues es una permuta
de elementos que slo alteran la composicin.

13
Clasificacin de las Cuentas

Por la naturaleza de las cuentas, y tal como lo expone Hugo Luis Sasso en su libro El Proceso
Contable, por su naturaleza las cuentas se pueden tipificar en:

a) Patrimoniales o de Balance Denominadas tambin cuentas permanentes o cuentas reales,


corresponde a las cuentas del activo, pasivo y patrimonio que no se cierran, es decir, tienen
por caracterstica ser acumulativas; siendo el saldo al final de un periodo el saldo inicial del
siguiente periodo.

b) De resultados Denominadas tambin cuentas temporales o nominales que tienen como


propsito acumular por un periodo dado los distintos tipos de ingresos y gastos para
determinar el resultado del periodo. Tienen por caracterstica o funcin la determinacin del
resultado del perodo. Segn el Plan Contable General Empresarial, corresponde a los
Elementos 7 (Ingresos), Elemento 6 (Gastos por Naturaleza) y Elemento 9 (Contabilidad
Analtica de Explotacin).

c) De orden Reflejan los posibles compromisos o riesgos en que incurrira la empresa de


presentarse hechos adversos, es decir, identifican responsabilidades que tiene la empresa con
terceros. En el Plan Contable General Empresarial se les ha asignado el Elemento 0.

d) Regularizadoras Se trata de cuentas que en general se emplean para ajustar los valores por
los que se expresan los activos de la empresa, a lo que denomina el numeral 1.002 del Manual
para la Preparacin de la Informacin Financiera cuentas de valuacin que reducen el costo
de los activos a su valor neto de realizacin y valor recuperable. Entre las cuentas de valuacin
tenemos la estimacin por: deterioro de valor de inversiones financieras (subcuenta 309);
cobranza dudosa (cuenta 19); desvalorizacin de existencias (cuenta 29); activos biolgicos

14
(medidos al costo), inversiones inmobiliarias (medidas al costo); inmuebles, maquinaria y
equipo, intangibles y otros activos (cuenta 36); depreciacin acumulada de activos biolgicos
(medidos al costo), inversiones inmobiliarias (medidas al costo), inmuebles, maquinaria y
equipo, amortizacin acumulada de intangibles (cuenta 39). Sasso, incluye tambin dentro de
este tipo de cuentas a la que corresponde a los intereses por devengar (subcuenta 373) o
diferidos (subcuenta 493) toda vez que las mismas responden al control que la empresa
mantiene respecto de las deudas contraidas o proporcionadas; que a medida que se vayan
devengando se imputarn al resultado del ejercicio. Dada esta naturaleza como se ver ms
adelante se disminuirn al cierre del ejercicio de la partida monetaria con la que se relacionan.

e) De control o movimiento Son cuentas utilizadas durante el desarrollo de la actividad


econmica del ente, como cuentas de enlace que en muchos casos se utilizan con el propsito
de brindar informacin especfica de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Encontraremos todas estas clasificaciones a lo largo de las distintas cuentas que examinaremos
en las siguientes partes, por lo tanto resulta importante comprender esta clasificacin.

Tecnicismos terminolgicos de las cuentas

Abrir una cuenta: Crear dentro del Plan una cuenta a efecto de representar un elemento
ingresando el ttulo de sta y la inscripcin de la primera partida.

Abonar o acreditar una cuenta: Practicar una anotacin en el Haber.

Asiento: Cada una de las anotaciones, registradas, reflejando el concepto de la operacin y su


valoracin.

Cargar o adeudar una cuenta: Realizar una anotacin en el Debe.

Cerrar una cuenta: Sumar las dos partes de la cuenta, despus de que la misma ha sido
saldada. Cuentas deudoras: Las que presentan saldo deudor.

Cuentas acreedoras: Las que presentan saldo acreedor.

Liquidar una cuenta: Realizar las operaciones encaminadas a conocer el saldo de la misma.
Reapertura de una cuenta: Abrirla de nuevo con el saldo que sirvi para su cierre. El saldo se
anota en el lado contrario al que se puso para saldar la cuenta.

15
Saldar una cuenta: Anotar el saldo de sta del lado en que la suma es menor, para que el total
de las anotaciones en el Debe y el Haber sean iguales y su saldo cero.

Saldo de una cuenta: Diferencia entre las sumas del Debe (D) y del Haber (H):

Si D > H D H = Saldo deudor

Si D < H D H = Saldo acreedor

Si D = H D H = Saldo cero o nulo

Detalle de la Estructura, Descripcin y Din- mica de Cuentas del PCGE

Se modifica la estructura del PCGR, desarrollndolo a nivel de 5 dgitos de acuerdo a la


informacin que se pretende identificar como detalle. As, la estructura de acuerdo a las
cuentas, subcuentas y cuentas divisionarias se presentan de la forma siguiente:

A nivel de grupos de cuentas se mantiene similar clasificacin pero con la denominacin de


elementos y ya no clases:

16
17
ASPECTOS IMPORTANTES PARA EL CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

Es necesario resaltar la importancia que tiene el PROCESO CIERRE CONTABLE , en todas las
empresas se debe manejar la parte financiera de una forma organizada , este proceso permite
realizar la medicin en nmeros , de cmo ha sido el avance en ventas , en gastos y otras
variables , que le permitirn a un Gerente o dueo de empresa evaluar si su negocio est
dando prdidas o ganancias o simplemente se est manteniendo, este le ayudara a tomar
decisiones que le permitan mejorar los indicadores, y as poder darle un mejor manejo a su
negocio , eje, en este proceso se pude detectar que se est gastando mucho dinero, y que las
ventas o ingresos no han sido del mismo orden , en este caso el Gerente o dueo debe tomar
las medidas necesarias que le permitan recortar los gastos que le estn generando perdida a
su negocio, es por eso que es tan importante este proceso de alguna forma viene siendo la
estructura primordial de un negocio, con la hoja de trabajo podemos llevar de forma ordenada
las cifras de la compaa , con ella podemos comprobar si se estn llevando los registros de
forma adecuada, consideramos que de alguna forma podra ser ms gil este proceso si se
buscara la forma de automatizarlo , para optimizar el tiempo ingresando informacin uno a
uno.

A. PROCEDIMIENTOS POR EL QUE DETERMINAMOS EL RESULTADO CONTABLE Y


PATRIMONIAL:

18
B) APLICACIONES DEL CIERRE CONTABLE:

Dentro de lo que se conoce como cierre contable se puede decir que es una parte
fundamental para la consolidacin de las cifras y las transacciones hechas o realizadas
en un ciclo contable, es decir all encontramos un periodo en el que se cuenta con
minuciosidad lo que se hizo literalmente se cierran las cuentas de la empresa con el fin
de observar y analizar dichas cifras y tener un consolidado exacto al final donde se
indique que se gan y que se perdi, cuando y cuanto fue destinado en cada rubro y
cules fueron sus movimientos en las respectivas cuentas, es decir debe haber un
ajuste de las respectivas cuentas con lo que se podr determinar que movimientos han
surgido a lo largo de este periodo.

C.OBJETIVOS DEL CIERRE CONTABLE:

En las organizaciones es de gran importancia ya que all se puede corroborar la gestin


de la parte contable de la empresa y tambin los movimientos acertados o no en las
decisiones de la compaa en cuanto a inversin y dems temas adyacentes por
ejemplo con clientes y con el plan de inversin y las metas fijadas, en el tema contable
como tal es de saber que este cierre contable tiene su debido proceso el cual es el de
ajustar cuentas especficas como: ingresos, gastos, costos de venta y costos de
produccin y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio

D.ASPECTOS A TENER EN CUENTA:

Realizacin de los ajustes necesarios a los diferentes activos para reconocer su


valorizacin o desvalorizacin, tal como lo establecen nuestros principios de
contabilidad.
La depreciacin, la provisin de cartera, los mtodos de valuacin de inventarios, las
polticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar

19
los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cul es
el procedimiento ms adecuado para la consecucin de los objetivos trazados.
Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras de
los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos que se
declaren, por lo que no se deben dejar de lado.

E. FASES:

Saldar las cuentas de ingresos y gastos.


Efectuar los asientos correspondientes a la participacin de los trabajadores.
Efectuar las distribuciones.
Cerrar las cuentas del Estado de Situacin Financiera.

F. ALGUNOS PROCESOS BSICOS:

Los libros oficiales deben estar actualizados e impresos.


En el mismo sentido los libros de comercio (actas, socios o accionistas) deben llevarse
en debida forma.
La distribucin de facturas de acuerdo con la Resolucin de autorizacin para
numeracin, aparecer registrada en un libro control.
Listar cuentas con saldos a 1 de enero de 2011, acumulados dbito y crdito de enero
a diciembre y saldos a 31 de Diciembre de 2011, con base en estos listados podr
analizar las cifras y efectuar los ajustes respectivos.
Verificar que los saldos existentes en cada una de las cuentas del balance de
comprobacin se ajustan a la realidad del negocio.
Efectuar los ajustes contables correspondientes, previendo su efecto desde
la ptica impositiva.
Obtener las cifras definitivas de balance y resultado para la elaboracin de la
declaracin de renta (ao gravable 2011).
Preparar las conciliaciones entre la informacin contable y fiscal, las cuales sern el
soporte de la declaracin tributaria (cuentas de orden).
Solicitar y/o expedir, entre otros, los siguientes certificados: de Donaciones
debidamente suscritos por el Revisor Fiscal; Retencin en la fuente a ttulo de
renta, IVA e ICA; de socios o accionistas por su participacin en el patrimonio de

20
la sociedad; de Ingresos y retenciones por pagos laborales, tener en cuenta la
reglamentacin del artculo 173 de la ley 1450 de 2011.

21