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FACULTAD DE INGENIERA Y

CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL Institucin Universitaria Politcnico Grancolombiano

GESTION DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIN

PROYECTO

ESTUDIO DE CASO FORTIPASTA

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE INGENIERIA Y CIENCIAS BSICAS

INGENIERIA INDUSTRIAL

BOGOT D.C.

2016
FACULTAD DE INGENIERA Y
CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL Institucin Universitaria Politcnico Grancolombiano

Contenido
1. INTRODUCCIN ........................................................................................................................... 3
2. JUSTIFICACIN............................................................................................................................. 4
3. OBJETIVOS ................................................................................................................................... 5
3.1. OBJETIVO PRINCIPAL ........................................................................................................... 5
3.2. OBJETIVOS SECUNDARIOS ................................................................................................... 5
4. METODOLOGA PARA IDENTIFICAR SOLUCIONES AL CASO FORTIPASTA .................................. 6
4.1. DIAGNOSTICO DE LA SITUACIN PROBLEMA ..................................................................... 6
4.2. ANLISIS DE CAUSA ............................................................................................................. 7
4.2.1 Tcnica Lluvia de ideas o brainstorming ............................................................................ 8
4.2.2 Diagrama causa efecto o espina de pescado .................................................................. 9
4.3. PLANTEAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ...................................... 10
4.3.1 Acciones Correctivas ....................................................................................................... 10
4.3.2 Acciones Preventivas ........................................................................................................ 11
5. RESULTADOS ............................................................................................................................. 12
5.1. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN PROPUESTAS ..................................................................... 12
5.2. CRITERIOS DE EVALUCIN................................................................................................. 12
6. SOLUCIN PROPUESTA AL CASO FORTIPASTA .......................................................................... 13
7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................................................... 13
7.1. CONCLUSIONES ................................................................................................................. 13
7.2. RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 13
BIBLIOGRAFA .................................................................................................................................... 13
ANEXOS ............................................................................................................................................. 14
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1. INTRODUCCIN

El presente proyecto se enfoca en el anlisis de los inconvenientes presentados en la empresa


Fortipasta durante la implementacin de un nuevo sistema que buscaba optimizar la operacin de
todas las bodegas y como tctica para apoyar la unificacin regional, el cual permitira agilizar los
tiempos de cargue. Este nuevo sistema tena como finalidad controlar el almacenamiento y
movimiento de materiales entre los almacenes de la regin de productos terminados, el mtodo
probado para aumentar el nivel de servicio a clientes sin incurrir en costos a largo plazo es
la implementacin de un sistema de administracin del almacn (WMS). El concepto y la
tecnologa de WMS no son nuevos. Estos sistemas han madurado con mtodos probados para
reducir costos del inventario mientras que aumentan la eficiencia operacional. Poner la tecnologa
de WMS en ejecucin dentro de una organizacin que usa ya un sistema como SAP permitira que
la compaa alcance un retorno ms alto en sus inversiones de software y proporcione el mejor
servicio posible a sus clientes.

El desarrollo de este proyecto se realiz por el inters de conocer la real importancia y los
beneficios que trae para las compaas tener una buena planificacin y establecer un cronograma
de actividades para que la implementacin de este tipo de sistemas no genere un impacto
negativo en el funcionamiento de los dems procesos que se llevan en la empresa.

En el marco de la Gestin de Transporte y distribucin, el proyecto se realiz haciendo un ejercicio


prctico sobre el caso Fortipasta, con el cual se hizo un anlisis de causas proponiendo diferentes
alternativas para solucionar los inconvenientes presentados durante la implementacin del
sistema WMS con acciones concretas y definitivas.
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2. JUSTIFICACIN

En el caso expuesto de la empresa Fortipasta, vemos como optan por implementar un tipo de
sistema de software que ayude a controlar sus procesos y por consecuencia a mejorar el nivel de
servicio, sin embargo si no existe una buena planificacin, seguimiento y verificacin de la
implementacin puede llevar a errores que se traducen en prdidas econmicas significativas y en
la disminucin del nivel de servicio.

Un programa como el WMS su fin principal es la optimizacin del servicio logsticos de una
compaa, es una inversin significativa a largo plazo por lo cual se debe tener mucho cuidado
para evitar prdidas por inadecuada implementacin o mala eficiencia de uso, ya que es una
inversin alta sus frutos solo se reflejaran a largo plazo pero el fin es mejorar los procesos
operativos y que tanto la compaa como los clientes se beneficien de esta.

El inters acadmico de este proyecto, es realizar un anlisis exhaustivo de las diferentes


situaciones que propiciaron errores en el proceso de implementacin del proyecto Positrones
(implementacin del programa WMS) de la empresa Fortipasta y aplicando nuestros
conocimientos en la adecuada Gestin de Transportes y distribucin nos permitir lograr
estructurar un plan de accin slido que sea exitoso para una empresa Multinacional como lo es
Fortipasta.
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3. OBJETIVOS

3.1.OBJETIVO PRINCIPAL

Presentar la mejor alternativa que solucione la problemtica descrita en el caso Fortipasta

3.2.OBJETIVOS SECUNDARIOS

Identificar las diferentes situaciones, y su correspondiente causa raz, que generaron que
la empresa Fortipasta tuviera dificultes para la implementacin del programa WMS.

Generar las acciones correctivas y preventivas que garanticen que las situaciones
problema no se repitan, basados en los modelos de gestin de transporte y distribucin.

Proponer diferentes alternativas para resolver la situacin que resulta de ejecutar una
mala planificacin en la implementacin de un nuevo sistema para optimizar el
almacenamiento y fiabilidad de los inventarios presentado en la empresa Fortipasta.
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4. METODOLOGA PARA IDENTIFICAR SOLUCIONES AL CASO


FORTIPASTA

El anlisis del caso Fortipasta para identificar las posibles soluciones se llevar a cabo de la
siguiente manera:

Se realizar una revisin detallada de la informacin y de los hallazgos del proyecto


1. Diagnostico de la Positrones notificados por el equipo de revisin
situacin

Se utilizarn las diferentes herramientas para realizar los anlisis de causa y llegar a las
causas raz
2.Anlisis de Causa

Luego de determinar las causas raz se plantearn las acciones correctivas y se propondrn
3.Planteamiento de acciones preventivas que garanticen que las situaciones no se repitan
acciones correctivas
y preventivas

Despus de tener todos los planes de accin, se formular la mejor alternativa para
4. Formular mejor solucionar las debilidades del proyecto Positrones en el caso Fortipasta.
solucin

4.1.DIAGNOSTICO DE LA SITUACIN PROBLEMA

Hallazgos detectados en las auditorias e inspecciones realizadas por Fortipasta:

Auditora Interna:

El sistema de facturacin presenta inconsistencias vs. los despachos realizados.


Se encuentra mercanca que sali de la compaa con factura, sin que se descontara del
inventario fsico.
Existen conflictos entre Roles de seguridad del Sistema SAP R/3 y WMS. Los usuarios
comparten claves con el fin de garantizar la operacin.
El sistema WMS menciona posiciones vacas de las listas para ubicar producto proveniente
de las plantas de produccin, pero fsicamente estas ya estn ocupadas con producto igual
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o diferente al que sistema menciona. Tambin se presenta la situacin que los productos
que se asignan para despachos no son encontrados.

Eliminacin de productos en buen estado por mala revisin y supervisin

No se ha realizado un Inventario fsico a la totalidad de la bodega para detectar


variaciones frente al terico despus de la salida en vivo.

El personal se encuentra realizando turnos de 12 horas para cubrir la gran demanda de


tareas y situaciones imprevistas que se han presentado despus de esta implementacin.

Debido a la falta de espacio disponible se adecuo una bodega temporal para suplir las
necesidades de espacio.

Resultados investigacin del Equipo de Auditora Interna, Contabilidad y Costos y rea de


Seguridad Fsica y Legal:

Robo de mercanca, por empleados de Fortipasta y personal del Operador logstico


Transportemos LTDA, aprovechando el caos ocasionado por la nueva implementacin de
Positrones para generar bodegas alternas de almacenamiento de producto y su respectiva
comercializacin clandestinamente.
Manejo Inadecuado de la plataforma de WMS y vulneracin de la seguridad por uso
indebido de usuarios y contraseas, falsificacin de firmas en documentos.
Se generan remisiones y facturas en el mdulo de pruebas de WMS
Inconsistencias en los inventarios, la informacin de los sistemas no coincida con la real y
no se tena una verdadera concepcin de en qu lugar estaba la mercanca.

4.2.ANLISIS DE CAUSA

Como problema principal del caso fortipasta, se identifican fallas a nivel organizacional en sus
reas gerencial, produccin y de logstica. No se evaluaron los impactos que iba a generar la
implementacin del programa WMS.

A lo largo del anlisis se observa que la empresa no cont con un plan de contingencia para
resguardarse de un evento de este tipo, con el nombramiento de una persona con poca
experiencia en conocimientos de almacenamiento y un enfoque de implementacin de nuevas
tecnologas para ser competitivos, minimizar costos y brindar un buen servicio.

Para realizar este anlisis fue necesario identificar los factores que produjeron el error y causo que
la compaa incumpliera con el cronograma.
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4.2.1 Tcnica Lluvia de ideas o brainstorming

Razones por las cuales se presentaron las fallas durante el proceso de implementacin del
proyecto Positrones :

El equipo de trabajo asignado para la implementacin del WMS debe cumplir con las
actividades asignadas en el proyecto Positrones y sus tareas propias del cargo que
desempea, ocasionando una mala gestin en sus obligaciones
No hay contrataciones adicionales para apoyar la operacin y as el equipo de trabajo
pudiera dedicarse 100% a la implementacin del WMS
Se incluye en el equipo de trabajo personal sin experiencia en el montaje de
Programas WMS, ocasionando que se cometieran errores que se podran haber
evitado con personas ya capacitadas.
La empresa no cuenta con incentivos que propicie la retencin de personal.
No hay suplencias para todos los cargos, por lo que la salida de uno de los funcionarios
genera inconvenientes en la operacin y aseguramiento en el nuevo programa para el
almacenamiento de los productos.
No se hacen modificaciones en el cronograma de actividades, teniendo en cuenta el
cambio del lder de proyecto
Presiones en el tiempo para la puesta en marcha del programa WMS ocasionando un
efecto domino de errores en todo el programa y cronograma.
La presin de cumplir con la fecha de salida en vivo ocasiona que se reduzca el tiempo
asignado para actividades tan importantes como capacitacin de usuarios finales y
pruebas en ambiente de prueba.
Mal manejo de capacidades tcnicas, tericas y prcticas para el montaje de WMS.
Plazos poco realistas para el tamao de la empresa y el rigor tcnico que requiere
poner en marcha el programa WMS.
Fallas en capacitacin al personal propio del programa como a la de todo el personal
que trabaja en la compaa del programa WMS y no se realizaron ensayos y
simulacros que permitan evidenciar fallos para solucionarlos antes de la puesta en
marcha.
Falta de evaluaciones antes, durante y despus de implementar los programas WMS,
no se hace una verificacin si se cumplen con lo planeado.
Falta de control de los Directivos y subalternos, descuidando las actuaciones de toda la
empresa. No se miden los indicadores de gestin luego de la salida en vivo de WMS
No se incluye en el cronograma procesos de seguimiento posteriores a la salida en
vivo de WMS
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No se incluye en el cronograma de actividades, procesos de evaluacin y diagnstico


para detectar necesidades de capacitacin y reentrenamiento al personal.

4.2.2 Diagrama causa efecto o espina de pescado


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4.3.PLANTEAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

4.3.1 Acciones Correctivas

No. Accin Descripcin Responsables


Correctiva
001 Generar un diagnostico con evaluacin escrita y Coordinador de
prctica sobre los conocimientos adquiridos en Almacenamiento y
WMS para todo el personal y as generar el Distribucin
cronograma de reentrenamientos y
capacitacin Departamento de
Recursos Humanos
002 Revisar los perfiles de cargos del rea y evaluar Coordinador de
que el colaborador que lo desempaa cumpla Almacenamiento y
con los requisitos, en caso contrario generar el Distribucin
plan de capacitacin y entrenamiento
Departamento de
Recursos Humanos
003 Revisar que los manuales de cargo incluyan sus Departamento de
respectivas suplencias y que dichas suplencias Recursos Humanos
cumplan el perfil.
004 Diagnostico general del Departamento de Departamento de
Recursos humanos donde se evale si se estn Recursos Humanos
llevando a cabo procesos de:

Medicin de ambiente laboral


Retencin de personal
Bienestar para los trabajadores (carga laboral,
asignacin salarial, incentivos, proyeccin
profesional)

005 Generar un nuevo cronograma donde se Gerente de Logstica y


incluyan: Actividades de seguimiento y control Servicio al Cliente
(auto inspecciones y auditoras internas)
Seguimiento a inventarios fsicos vs lo que se Coordinador de
encuentra en el sistema Almacenamiento y
Contratacin de asesor externo experto en el Distribucin
sistema WMS que de soporte a todos los
usuarios del sistema Departamento de
Recursos Humanos
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4.3.2 Acciones Preventivas

Realizar inventarios cclicos de las mercancas de mayor rotacin ya que se


evidencian hurtos por parte de los involucrados en el proceso con esto el
inventario cclico nos permite realizar conteos a intervalos estratgicos donde se
puede controlar dicho inventario peridicamente antes del inventario fiscal
semestral. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del indicador de inventario cclico
establecido en los materiales, es decir, bimestral, trimestral, por cuartos fiscales,
etctera.

La importancia del adecuado manejo del inventario permitir al negocio mantener


el control de sus procesos, compras y entregas oportunamente y de esta manera
conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin
econmica de la empresa.
La implementacin de un programa de capacitacin para el personal involucrado
directa o indirectamente en los procesos de almacenamiento, transporte y
distribucin de mercancas, dicho programa debe ir acompaado por el proveedor
del Software WMS y acoplarlo a las necesidades reales de la empresa.

El departamento de recursos humanos de la empresa tiene la obligacin de


verificar que los empleados trabajen en un ambiente en donde se sientan
acoplados y capaces para realizar sus actividades de forma eficiente y eficaz de
acuerdo a la actividad asignada. De esa forma poder alcanzar los objetivos de la
empresa al obtener ptimos resultados en la produccin o servicios que sta
brinda, dando como resultado una mayor utilidad, es evidente que este
departamento no realiz un buen estudio del personal involucrado en los procesos
de almacenaje, transporte y distribucin de la empresa y desarrollo una mala
seleccin de personal por ende se hace evidente la reestructuracin del
departamento.

Debemos enfatizar a este departamento la supervisin de la relacin entre la


organizacin y los trabajadores sea la adecuada para que exista una armona en el
ambiente laboral. Consecuentemente todos puedan realizar o sean capaces hacer
sus labores de manera correcta
para la obtencin de ptimos resultados. Al ser ste el responsable del bienestar
del capital intelectual, es quien propone el reparto de incentivos con el fin de
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motivarlo. La empresa al dar el servicio de capacitacin cuenta con personal


preparado y esto le brinda ventaja competitiva.

5. RESULTADOS

5.1. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN PROPUESTAS

Se debe establecer en el sistema de gestin de calidad unas tareas, funciones y


labores segn el manual de funciones que debe tener cada sujeto segn su cargo
as podemos proveer conflictos y cruce de tareas y la efectividad del cargo se va a
ver reflejada en mejores resultados y tendr tendencia a aumentar la calidad.
Creando un sistema de filtros donde se evalen las competencias del personal a
cargo de montajes en softwares, y todo lo que tenga que ver con el proyecto para
evitar reprocesos, lo cual nos ocasionara incrementos en los tiempos de entrega
afectando directamente la evolucin y desarrollo sano de nuestro proyecto.
Plantear un anlisis detallado sobre cada tarea, paso, proceso y ejecucin sobre el
proyecto WMS estableciendo tiempos reales contemplando reprocesos y retrasos
que se pueden encontrar en el proyecto.
Realizar trazabilidad sobre el proyecto y detectar las mayores falencias y errores
recurrentes por parte del personal a cargo, y sobre esos puntos crticos comenzar
a trabajar las capacitaciones adecuadas y necesarias para lograr una mayor
eficacia.

5.2.CRITERIOS DE EVALUCIN
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6. SOLUCIN PROPUESTA AL CASO FORTIPASTA

7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

7.1.CONCLUSIONES

7.2.RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFA
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