PARA: Direccin General

DE: S.D.P.D.
Fecha: 16 de septiembre del 2017

ASUNTO: PDT-DG-HF

*FASE 1:* Recopilacin de la Informacin para Diagnosticar la situacin actual de la RCM HF,
en cuanto al reordenamiento de los niveles organizativos y las estructuras de servicios. Para ello se
requerir solicitar a todas las instancias operativas la siguiente documentacin:
*a.* Manual del Nivel/Servicio
*b.* Plan de Trabajo
*c.* Organigrama
*Observaciones:* En aquellos niveles o servicios donde no exista habr de generarse.

*Semana 37*
*Periodo del* 11/09 al 15/09
*Paso 1:* Presentacin de Instrumentos Operativos por parte de los Coordinadores de Servicios y/o
Lem.

Habindose cumplido el perodo planificado para:

*Deteccin de la existencia o inexistencia de instrumentos operativos*: Plan de Trabajo, Manual

del Servicio y/o Lem; y organigrama del mismo.

Esbozar un *anteproyecto del Plan de Trabajo* para realizar la actualizacin o generacin de los
instrumentos operativos, segn sea el caso del servicio y/o LEM.

*Revisin a la luz del POC* para determinar si esta dentro de las exigencias del Marco general
del POC

De acuerdo con los niveles o servicios de Organizacin a evaluar: Servicios DIRECTIVO,

CEPF, HF-WEB, se procede a presentar:

Resultados Obtenidos
Propuestas de acciones correctivas a tomar
Logros en funcin de la Normalizacin de la Actividad Misionera en la RCM HF
RESULTADOS OBTENIDOS POR NIVEL DE ORGANIZACIN

SERVICIO DIRECTIVO, EN CUANTO A:

1. Servicio Directivo Marco General: Se detecta que adolece de Identidad dentro de la
Estructura Organizativa. Se recomienda delimitar para ofrecer una visin ms acertada
de dicho Servicio Directivo en el contexto de la RCM HF. Se ubica en la fase 2 para la
elaboracin del anteproyecto.
2. Rectora General, tipificado en el IM # 56, se detecta carencia de estructura organizativa
donde se evidencia el alcance de la misma dentro de la RCM-HF. Conviene delimitar
para ofrecer una visin ms acertada de dicho Servicio Directivo en el contexto de la
RCM HF. Se ubica en la fase 2 para la elaboracin del anteproyecto.
3. Junta Directiva. Tipificada en el IM # 57. Se detecta la existencia del Marco POC donde
se esbozan lneas generales sobre la actividad misionera a realizar por este servicio
directivo. Se han iniciado acciones por parte del Coordinador, Alirio Riera. Para la
elaboracin del Anteproyecto de los mismos para ofrecer una visin ms acertada de
dicho Servicio Directivo en el contexto de la RCM HF. Se ubica en la fase 2 para la
elaboracin del anteproyecto.
4. Concejo Consultivo. Tipificado en el IM # 58, se detecta la inexistencia de estructura
organizativa en dicho servicio. De manera conjunta, la DG, el SDPD y desde el CC, la
hermana Deysi Guerrero, se ha iniciado la elaboracin del anteproyecto de los mismos para
ofrecer una visin ms acertada de dicho Servicio Directivo en el contexto de la RCM
HF. Se recomienda elegir o designar las figuras de autoridad en la misma, a la brevedad
posible, orientado a la atencin expedita de las consultas que se han ido manifestando
durante el diagnstico de la situacin actual de la red. Se ubica en la fase 2 para la
elaboracin del anteproyecto.
5. Direccin General. Tipificada en el IM # 59, se detecta inexistencia de estructura en dicho
servicio. Se ha iniciado la elaboracin del anteproyecto, por parte del Pbro. Hctor Pernia,
de manera conjunta con el SDPD para ofrecer una visin ms acertada de dicho
Servicio Directivo en el contexto de la RCM HF. Se ubica en la fase 2 para la elaboracin
del anteproyecto. La participacin de la Coordinacin General del Servicio, ha sido
relevante en el logro del objetivo de sta fase:

SERVICIOS GENERALES, EN CUANTO A:

Servicios Generales Marco General: Se detecta que adolece de Identidad dentro de la
Estructura Organizativa. Se ha iniciado, de manera conjunta, entre la DG, el SDPD y el CC
(en la persona de la hermana Deysi Guerrero), la elaboracin del anteproyecto de los
instrumentos operativos para ofrecer una visin ms acertada de dicho Servicio
Directivo en el contexto de la RCM HF. Se ubica en la fase 2 para la elaboracin del
anteproyecto.
1. SOP-HF. Sin tipificacin en el IM. Se detecto carencia de estructura organizativa. Se
recomienda la eleccin o designacin de la Coordinacin del mismo para ofrecer una
visin ms acertada de dicho Servicio Directivo en el contexto de la RCM HF. Se ubica
en la Fase 2.
2. C.D.P.D. Tipificado en los IM # 60-63. Se detecta existencia de los instrumentos
operativos. Se requiere elaboracin de procedimientos relacionados con su funcionamiento
interno para ofrecer una visin ms acertada de dicho Servicio Directivo en el contexto
de la RCM HF. Se ha iniciado el anteproyecto de los procedimientos internos del servicio
(fase 2) y en la fase 3 con la revisin de los instrumentos operativos. La participacin de la
Coordinacin General del Servicio, ha sido relevante en el logro del objetivo de sta fase:
 3. C.E.P.F. Tipificado en los IM # 64-71. Se detecta existencia de los instrumentos
operativos del servicio. Se detecta desconocimiento de la aplicacin de los mismos en
cuanto a las competencias inherentes a los miembros que la constituyen. La participacin de
la Coordinacin General del Servicio, ha sido relevante en el logro del objetivo de sta fase:
En cuanto a los servicios internos de la misma, a saber:
Asesora: Miguel Ortiz;
Apologtica: Luisa Bera;
Doctrina: Berick Meza;
Secretariado: Dorian de Paz,
Diseo: Virginia Snchez;
Diseo Evangelio: Mara Guadalupe Daz Huerta;
Traduccin (portugus): Angelihna Silva;
Traduccin (Ingls): Juliana Duque;
Audiovisual; Ana CRISTINA R;
Misin en Gotas: Anna Vallemar;
Liturgia Apologtica: Padre Hctor Pernia.
1. Se detecta inexistencia de los instrumentos operativos de los mismos. Se ha
iniciado de manera conjunta con la Coordinacin General, los
coordinadores de los servicios internos y el SDPD, la elaboracin de los
anteproyectos pertinentes. En funcin de esto, se ha iniciado la
normalizacin de servicios, tales como: Asesora, Apologtica,
Secretariado, Diseo, Diseo Evangelio, Misin en Gotas y Liturgia
Apologtica. La participacin de la Coordinacin del Servicio, ha sido
relevante en el logro del objetivo de sta fase:
2. Se recomienda a la Coordinacin General, que de manera conjunta con
Asesora CEPF, se inicie la elaboracin de los procedimientos internos de
los servicios: Doctrina: Berick Meza; Traduccin (portugus); Angelihna
Silva; Traduccin (Ingls): Juliana Duque; Audiovisual; Ana CRISTINA
R.; para ofrecer una visin ms acertada de dicho Servicio Directivo en
el contexto de la RCM HF.

Se recomienda:
1. Esclarecimiento de las funciones del Equipo o Grupo de Asesora de los Servicios Generales y/o
LEMS, partiendo de lo establecido en el IM # 68.
2. Normativa para el funcionamiento de los grupos de chats donde funcionan los niveles operativos
servicios generales y LEM (Tomar como modelo el funcionamiento de los Grupos de Oracin y
Fraternidad del Manual de HF TELEFONICA Anterior), en aras de definir los Parmetros de
administracin de los grupos de gestin administrativa de los servicios y/o LEM, que difieren de los
grupos de oracin y fraternidad.

Propuesta para el desarrollo de la Jornada Diaria

Horario de inicio de la Jornada diaria, (fijar parmetro)
Oracin del da,
Resumen cronolgico de lo acontecido en l da anterior,
Presentacin de agenda del da,
Antes de finalizar la jornada presentar Resumen de lo alcanzado y lo pendiente por ejecutar,
Oracin de la noche,
Cierre de la jornada (Fijar parmetro)
El C.E.P.F. se halla ubicado entre la fase 2 (elaboracin de anteproyecto) y la fase 3 (revisin
de los instrumentos operativos a la luz de los documentos normativos)

4. SRM-HF: Sin Tipificacin dentro del IM. Se detecta existencia de los instrumentos
operativos del servicio. Se encuentra en la fase 3, a fin de ofrecer una visin ms acertada
de dicho Servicio Directivo en el contexto de la RCM HF. La participacin de la
Coordinacin General del Servicio, ha sido relevante en el logro del objetivo de sta fase:

5. EFO-HF: tipificada en el IM # 199-202, p.149-152; # 226, p. 175; # 236-239, pp. 185-186;

#254-256, pp. 195-196; # 162, p.198; # 283-298, pp. 213-224. Se detecta existencia de los
documentos operativos. Se requiere la normalizacin de la misma, en cuanto al
funcionamiento interno para ofrecer una visin ms acertada de dicho Servicio Directivo
en el contexto de la RCM HF. Se encuentra ubicado entre la fase 2 y la fase 3. La
participacin de la Coordinacin General del Servicio, ha sido relevante en el logro del
objetivo de sta fase:

6. LEMS

HF PVC: Tipificado en el IM # 86-198 pp. 73-146. Se detecta inexistencia de

instrumentos operativos. Se recomienda iniciar la Fase 2 para la elaboracin del
anteproyecto de los instrumentos operativos para ofrecer una visin ms
acertada de dicho Servicio Directivo en el contexto de la RCM HF.

HF WEB: Tipificada en el IM # 83-85 pp 70-72: Se detecta existencia de

instrumentos operativos. Actualmente, se encuentran en la fase 2, elaborando el
anteproyecto de los instrumentos operativos de los servicios internos a saber: HF-
WEB-FACEBOOK, HF-WEB-TWITTER, HF WEB INSTAGRAM Y HF WEB-
HOSPITALITOSDELAFE.ORG. La participacin de la Coordinacin General del
Servicio, ha sido relevante en el logro del objetivo de sta fase.
1. Se detect que esta LEM est a cargo de la publicacin Vuelve a Dios, se
recomienda, a la Coordinacin de HF-WEB, que de manera conjunta con
Asesora, se proceda a incorporar dicha publicacin al CEPF como
rgano encargado de custodiar la emisin de publicaciones para ofrecer una
visin ms acertada de dicho Servicio Directivo en el contexto de la
RCM HF.
2. Se evidencia la duplicidad de operaciones con la publicacin, tanto en la
pgina web www.hospitalitosdelafe.org como en las RRSS, conviene definir
lneas de accin, desde el servicio de Asesora, en funcin establecer criterios
de funcionamiento cnsonos con lo establecido en el Manual del servicio en
dicho sentido, para ofrecer una visin ms acertada de dicho Servicio
Directivo en el contexto de la RCM HF.

HF TELEFONICA: Tipificados en el IM # 77-79. Se detecto la existencia de

instrumentos operativos en el CIRG. La participacin de la Coordinacin General
del Servicio, ha sido relevante en el logro del objetivo de sta fase. Se requiere el
diagnostico del CI-EM y dems estructuras de acuerdo con el nuevo modelo de red
implementado. Se ubica en la fase 3 correspondiente a la revisin de los
instrumentos a la luz de los documentos normativos de la RCM HF para ofrecer
una visin ms acertada de dicho Servicio Directivo en el contexto de la RCM
HF.
 HF IMPRESOS. Tipificados en el IM # 80-82. Se detecta existencia de los
instrumentos operativos. Requiere de renovacin de los integrantes de la
Coordinacin del servicio. La participacin de la Coordinacin General del
Servicio, ha sido relevante en el logro del objetivo de sta fase. Se encuentra en la
fase 3 correspondiente a la revisin de los instrumentos a la luz de los documentos
normativos para ofrecer una visin ms acertada de dicho Servicio Directivo en
el contexto de la RCM HF.
A NIVEL GENERAL, SE PUDO DETECTAR:

EN CUANTO AL MODELO ORGANIZATIVO:

Se evidencia la existencia de un comportamiento organizacional del tipo Modelo de custodia, el

cual surge a partir del reconocimiento de la Direccin General de los sentimientos de insatisfaccin,
inseguridad y frustracin de los empleados frente al modelo autocrtico.

Con la puesta en funcionamiento del PDT.DG-HF, se evoluciona a un Modelo Organizativo

sistmico: orientado a la aplicacin secuencial de conceptos entrelazados que permitan comprender
el funcionamiento dinmico de de la RCM HF. Por consiguiente el desempeo que pueda tener la
misma est enmarcado en lo que se conoce como sistema, este trmino se define por contener un
conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactan entre s para lograr un
objetivo.
Para el logro de las metas es necesario analizar algunos aspectos fundamentales de un sistema, en
particular hay que detenerse en los siguientes aspectos:
las funciones propias de cada sistema;
las estructuras en l identificadas y los procesos estructurales;
los estados sistmicos, o sea, las condiciones en las cuales puede llegar a encontrarse un
sistema.

Con lo anteriormente expuesto, se busca establecer al Modelo Organizacional de apoyo,

sustentada en el liderazgo. A travs de del cual la Direccin General crea un clima que ayuda a los
dems MFC a crecer y alcanzar las cosas que son capaces de realizar en conjunto con los intereses
de la organizacin.

La orientacin de la Direccin General es la de apoyo a las Coordinaciones General en su

desempeo; su papel es la de ayudar a estos coordinadores a resolver sus problemas y ejecutar su
actividad misionera dentro de su servicio apostlico. El resultado psicolgico en los coordinadores
es un sentimiento de participacin y colaboracin en las actividades de la organizacin. (Nosotros
en lugar de Ellos al hablar de la organizacin).
Con este modelo organizativo busca favorecer y promover el surgimiento de valores
organizacionales que estn relacionados con la construccin de un ambiente de servicio sano que
permite que el misionero se desarrolle de una manera apostlica y libre, donde los valores tienen el
objetivo de dar razn al MFC de modo que puede mejorar y as la misin pueda avanzar.

Los valores organizacionales son apropiados para ser llevado a la prctica ideal por todos y se
puede llegar a convertir a la misin con un nivel de tendencia a participar en cualquier entorno para
conseguir un fin de igualar o superar sus logros que estn basados en principios slidos y nicos.

En el rea de los valores organizacionales est conformado por la honestidad, trabajo de equipo,
lealtad, respeto, eficacia, calidad, responsabilidad, justicia, Los valores organizacionales, orden y
limpieza, creatividad e innovacin.

La honestidad, es el que indica la sinceridad y transparencia en el servicio realizado por los

misioneros.

La eficacia, es la que realiza o cumple con los servicios encomendados para poder lograr el
objetivo que desea.

Trabajo de equipo, es favorece el compaerismo, la humildad, la disponibilidad y la comunicacin

con todos los misioneros que hacen vida en la RCM HF.

Creatividad e innovacin, favorece un ambiente donde se facilita la generacin e implementacin

de las ideas y reconocimientos, creando una organizacin que tiene la capacidad de responder a los
cambios de lo que rodea.

Responsabilidad, es cuando tienen que cumplir con el servicio encargado.

Justicia, es cuando el misionero es capaz de reconocer, motu propio, el haber algn dao y toma
acciones orientadas al logro del objetivo de la misin.
 EN CUANTO AL ENTORNO

1. Conflictos basados en intereses, Que pueden ser sobre: la competencia actual o percibida por
los MFC; intereses opuestos sobre el contenido o procedimientos para la realizacin de la actividad
misionera, la forma en que se evala la gestin misionera. Las posibles intervenciones de los
directivos que se recomiendan en conflictos de este tipo son: definir criterios objetivos para
encargar y evaluar el servicio a desempear, concentrarse en los objetivos de la misin, as como
desarrollar soluciones que integren los intereses de los diferentes servicios que conviven y
fraternizan en la RCM HF.

2. Conflictos estructurales: Por la percepcin de autoridad y poder desiguales; distribucin no

justa de responsabilidades; factores que dificultan la cooperacin. En estos casos, las posibles
intervenciones de los directivos que se recomiendan son: definiciones precisas de servicio
misioneros, autoridad y responsabilidad; cambios de roles; asignacin de mecanismos de evaluacin
y/o de la actividad misionera; establecer procesos para la toma de decisiones que resulten aceptables
para quienes conviven y fraternizan en los servicios y//o LEMS; modificar estilos de influencia,
menos coercin y ms persuasin.

3. Conflictos de valores: Por diferentes criterios para evaluar ideas y decisiones; diferentes
percepciones sobre las mismas cosas; metas y valores especficos diferenciados. Las posibles
intervenciones de los directivos pueden dirigirse a: permitir a las partes diversidad de enfoques y, en
determinados casos, estimular esto; identificar super-objetivos que puedan compartir las partes, o
que estimulen la eliminacin de sus diferencias; eliminar la definicin del problema en trminos de
valores.

4. Conflictos de relaciones: Por comunicaciones pobres; comportamientos negativos reiterados

entre las partes; fuertes emociones; estereotipos e incomprensiones. Entre las recomendaciones que
se hacen al directivo para actuar en estos casos estn: clarificar las percepciones; establecer
procedimientos, reglas generales e intercambios entre las partes; promover la expresin de
emociones, de sentimientos legtimos; propiciar comunicaciones efectivas; cambio de estructura y
de roles.

5. Conflictos de informacin: Por ausencia o limitaciones de informacin; diferentes criterios

sobre lo que es ms relevante; diferencias en los procedimientos de valoracin, de las decisiones y
de las situaciones. En estos casos, las posibles intervenciones de los jefes pueden dirigirse a:
acordar cules son los datos ms importantes; precisar el proceso de recoleccin y distribucin de
informacin; utilizar expertos opiniones externas.

PARA EL MANEJO DE CONFLICTOS

En cuanto al manejo de conflictos dados por la manifestacin de: el inters (prioridad) por las metas
propias y el inters por las personas (relaciones).Se recomienda, a la Direccin General, definir
la estrategia a implementar para el manejo de los mismos, de acuerdo con las siguientes
alternativas:
a) Forzar el comportamiento se centra en luchar por defender (obtener) los intereses o metas
propias, con independencia de la afectacin de los de la otra parte, o de las relaciones entre ambas.

b) el estilo de Ceder se aplica por las personas que valoran ms las relaciones que presionar
para obtener los resultados propios.

c) Las personas en las que, como tendencia, predomina el estilo de Evitar (eludir) tratan de
esquivar, posponer, o inclusive, ignorar la existencia del conflicto. Por lo general, temen las
consecuencias que puede tener enfrentar el conflicto, no se sienten preparadas para abordarlo, o
consideran que deben ser resueltos por otros con ms posibilidades.

d) En el estilo Comprometer, se trata de encontrar una solucin de compromiso en la que

cada parte ceda algo, lo ms habitual es dividir las diferencias.

e) Las personas en las que prevalece el estilo de Colaborar tienden a trabajar con la otra parte,
para encontrar soluciones que satisfagan los intereses de ambos, lo que requiere explorar los asuntos
en conflicto para encontrar soluciones de ganar-ganar. Aunque este podra ser el estilo preferido
para enfrentar los conflictos, solo es posible cuando ambas partes estn dispuestas a compartirlo.
 LOGROS OBTENIDOS DURANTE LA SEM 37 del 11 al 15 de septiembre del 2017

*_ESQUEMA PARA EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN LA

ACCION EVANGELIZADORA_*

RCM HF

*Fecha*: Jueves, 07 de septiembre del 2017.

_Todo proceso normado debe contemplar las siguientes actividades_

*Criterios para la Normalizacin*

1Alcance
2Referencias normativas
3Trminos y definiciones
4Contexto de la organizacin
5Liderazgo
6Planificacin
Listado Maestro de Procedimientos
7Soporte
8Operaciones
9Evaluacin del desempeo
10 Mejora

Fuente: http://www.nueva-iso-9001-2015.com/

*Para que todos sean uno*

(Jn 17, 21)
.... ....

*S.D.P.D. Red Catlica Misionera*

*HOSPITALITOS**DE LA FE*
*Llega a donde t ests*