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JTEKT AUTOMOTIVA DO BRASIL

Gerenciando Projetos via WEB

DOTPROJECT
VERSO 1.00.08.2006

EQUIPE TI JABR
RENATO NEGRO
RICARDO OLIVEIRA
MAURICIO ANTONIO

Curitiba, Julho de 2006


ROADMAP

EQUIPE TI JABR .................................................................................................................. 1


1. Informaes Gerais......................................................................................................... 3
a. Onde est o dotProject ? ............................................................................................. 3
b. Como trocar a senha ? ................................................................................................ 4
c. Segurana do Aplicativo dotProject ........................................................................... 6
d. DAY View.................................................................................................................. 6
2. Como Criar um Projeto ?................................................................................................ 7
3. Como criar tarefas em um Projeto ? ............................................................................... 9
a. Criando uma Tarefa simples..................................................................................... 11
i. Detalhes da Tarefa ............................................................................................ 11
ii. Datas.................................................................................................................... 13
iii. Dependencies..................................................................................................... 14
iv. Recursos Humanos ....................................................................................... 15
b. Criando SubTarefas .................................................................................................. 16
c. TASK LOG (Apontamento da Tarefa)..................................................................... 17
d. FILES (Como Anexar Arquivos a uma Tarefa) ....................................................... 19
i. Controlando verses do mesmo arquivo ....................................................... 20
4. Acompanhamento de Projeto (FORUM)...................................................................... 23
5. Implementaes Customizadas da JTEKT BRASIL.................................................... 27
Como visualizar um Gantt completo de um determinado projeto.................................... 27
1. Informaes Gerais
Antes de comearmos a explicar como criar projetos e Tarefas importante saber e
seguir as seguintes informaes :

a. Onde est o dotProject ?

Na JABR existem dois endereos para o dotProject. Um endereo para que os


usurio possam treinar e testar o dotProject .O outro endereo ser o oficial.Onde cada
departamento da empresa ter seu espao para criar/controlar seus Projetos .

Endereo para testes :


http://192.168.1.254/projdemo/

Ambiente Teste
(devidamente Identificado)
Endereo Oficial (QUENTE/PRODUO) :
http://192.168.1.254/projetos

Ambiente de Produo

Para entrar no sistema :

login: nome.sobrenome
senha: jtekt

Obs.: Existe alguns nomes j esto cadastrados (de acordo com os Gerentes de cada
departamento). Caso seu login no funcione , entre em contato com TI.

Obs 2 : De tempos em tempos TI ir restaurar no ambiente de teste o banco da produo.


Por isso , no utilize o ambiente de testes para acompanhamentos de projetos.

b. Como trocar a senha ?

Depois de entrar no sistema (pela primeira vez) , voc dever clicar na opo
MYINFO (Esquerdo Superior)
.
Tela aps o Login

Em seguida deve-se clicar no link change password (Esquerdo Superior)

A prxima tela que ir aparecer , voc dever entrar com a senha atual e configurar
uma nova senha (Observe que voc dever digitar duas vezes a mesma senha. O sistema ir
conferir se as duas senhas (nova) esto iguais. Caso , estejam iguais a nova senha passar a
valer.
c. Segurana do Aplicativo dotProject

A segurana do dotProject j est pr-configurada. Por exemplo : O Usurio


"joao.silva" pertence ao departamento de Compras. Ento o "joao.silva" visualizar apenas
os projetos e atividades de Compras .

Os usurios do mesmo departamento tem os direitos de criar , remover e editar


todos os projetos e tarefas. Caso , exista a necessidade possvel configurar para que um
usurio apenas faa as Tasks Logs(Logo adiante ter a explicao desta funcionalidade. Se
esta necessidade existir , entre em contato com a equipe de TI para as devidas
configuraes.

Caso um determinado usurio necessite visualizar um projeto de outro


departamento, tambm ser possvel. Basta entrar em contato com a equipe de TI para as
devidas configuraes.

d. DAY View

A tela do Day View traz ao usurio todas as tasks que ele dever executar no
dia(O horrio e data sero sempre do Servidor) .
O recurso mais importante desta tela a Legenda. Onde cada cor significa o status
da Tarefa.

2. Como Criar um Projeto ?


Para criar um novo projeto , utilize o menu superior (Canto Direito) e clique na opo
PROJECTS

Para criar um novo projeto Clique em Projects

A tela que aparecer (Semelhante a figura abaixo) listar todos os projetos do


departamento. Para criar um novo projeto voc dever clicar no boto NEW PROJECT
no lado esquerdo (Na imagem abaixo est circulado em vermelho) .
ANOTAES

Aps a ao de novo projeto dever aparecer uma tela semelhante a figura abaixo :

Os campos que devero ter a sua ateno so :

Campo Valor
Project Name Nome do Projeto
Project Owner Resposvel pelo Projeto
Company Deve-se sempre selecionar o departamento
que voc trabalha.
Start Date Data do inicio do projeto
Target Finish Date Deve ser preenchido apenas de voc j tem
uma data para finalizar o projeto.
Short Name Este campo para voc criar um apelido ou
digitar o cdigo.
Description Uma breve descrio do Projeto. Quais so
suas metas e Objetivos.

Os outros campos voc quem deve decidir se ser preciso preencher .

Obs.: Nesta verso o dotProject no calcula os custos de projetos.Ele far apenas um


controle de horas.
ANOTAES

3. Como criar tarefas em um Projeto ?


O primeiro passo selecionar um projeto . Basta clicar em PROJECTS no menu
esquerdo superior.

Em seguida basta clicar no nome do projeto ao qual voc deseja inserir uma tarefa
(Conforme figura abaixo) .
ANOTAES

Ao clicar no nome do projeto , surgir uma tela que conter todos as tarefas ,
arquivos e log das tarefas do projeto .

No exemplo acima o projeto ainda no tem nenhuma Tarefa . Para criar uma nova
tarefa voc dever clicar no boto NEW TASK que encontra-se no canto superior a
direita .
ANOTAES

a. Criando uma Tarefa simples

O primeiro passo para criar uma tarefa simples deve-se preencher os seguintes
campos :

Campo Valor
Task Name O Nome da Tarefa
Status Definir o status desta tarefa . Como por
exemplo : Ativo.
Progress Se j foi executado algo desta tarefa, deve
informar o percentual do andamento .
Priority Deve-se definir a prioridade da tarefa
Milestone Voc dever marcar se esta tarefa for do tipo
Milestone (Marco de Projeto)

i. Detalhes da Tarefa

Logo abaixo existem os detalhes da tarefa que devero ser preenchidos .


Campo Valor
Task Owner Neste campo , deve selecionar o responsvel
pela tarefa.
Description Deve-se inserir instrues para a execuo
desta tarefa .

ANOTAES
ii. Datas

Ao clicar no folder Dates , voc ter uma tela (conforme figura abaixo) :

Campo Valor
Start Date Data de inicio da execuo desta tarefa.
Finish Date Se tem duas opes. Se voc sabe que dia
deve terminar . Insira a data de termino desta
atividade e clique no boto Duration para
determinar o nmero de horas.
Se voc tem o nmero de horas e quer saber
uma previso de trmino , ento deixe a data
em branco.
Expected Duration Se voc tem o nmero de horas ou dias.
Insira o valor no campo e selecione o boto
Finish Date.

Obs.: Verifique o horrio de trabalho no lado direito da tela. Voc poder modificar.

ANOTAES
iii. Dependencies

No Folder Dependencies possvel dizer de quais tarefas eu dependo para executar


a tarefa atual. Para isto para selecionar a tarefa na caixa da esquerda e clique no boto > .
Se esta dependencia for do tipo : Finaliza e depois inicia , voc dever selecionar na
caixa esquerda a tarefa e clicar no checkbox : Set Task start date based on dependency
e esta tarefa ter sua data inicial de acordo com as dependncias que houverem
relacionadas.

ANOTAES
iv. Recursos Humanos

Aps preencher todos os outros folder , o Recursos Humanos o ltimo que dever
ser preenchido . Voc poder selecionar o recurso e dizer qual o percentual de esforo
deste recurso para a tarefa .Neste exemplo (na figura abaixo) , a Ana tem 100% e o Ricardo
tem 30%.
Se voc achar que esta tarefa deva ter algum comentrio adicional (para o Email)
basta escrever no campo Additional Email Comments . Mantenha o campo Notify
Assignees of Task by Email habilitado. Assim, todos os participantes da tarefa recebero
um aviso por email.

ANOTAES
b. Criando SubTarefas

Selecione uma tarefa e clique no nome da tarefa :

Depois que aparecer uma tela com os detalhes da tarefa selecionada , voc poder
criar uma nova tarefa clicando em NEW TASK.

Siga os passos para criar uma tarefa simples. Ao finalizar a criao desta tarefa a
lista de projeto dever ficar parecido com o exemplo abaixo :

ANOTAES
c. TASK LOG (Apontamento da Tarefa)

Para realizar o Apontamento de uma Tarefa : Clique em TASKS no menu


superior (No canto esquerdo) .

Selecione a tarefa ao qual voc deseja realizar o apontamento (TASK LOG) :

Selecione a opo NEW LOG :


Preencha os campos do apontamento da tarefa :

Campo Valor
Date O sistema traz a data do dia . Mas possvel
alterar a data.
Progress Ao apontar , voc pode sinalizar qual o
percentual desta atividade.
Hours Worked Nmero de horas trabalhadas nesta
atividade.
Problem Se houve um trabalho para resolver um
problema da atividade que impediu o
desenvolvimento da mesma , deve-se clicar
na opo Problem .
Description Descrio dos detalhes do apontamento.

ANOTAES
d. FILES (Como Anexar Arquivos a uma Tarefa)

Para realizar o Apontamento de uma Tarefa : Clique em TASKS no menu


superior (No canto esquerdo) .

Selecione a tarefa ao qual voc deseja realizar o apontamento (TASK LOG) :

Clique no Boto NEW FILE localizado no canto superior direito .

ANOTAES
Basta preencher os campos do formulrio e pressionar o boto de Submit :

Campo Valor
Category Selecione se um documento ou um
Software.
Description Descreva ou comente brevemente sobre o
contedo do arquivo.
Upload File Deve-se clicar no boto Procurar e
selecionar o arquivo. Arquivos maiores que
2 megas devero ser compactados e
publicados um a um .
Notify Assignees of Task or Project Owner Deixe esta opo habilitada , pois todos os
by Email envolvidos na tarefa recebero um email
sobre a publicao do arquivo.

Obs.: Pode-se publicar quantos arquivos forem necessrio para a tarefa .

i. Controlando verses do mesmo arquivo

O dotProject tem o conceito de check-out e check-in de documentos. Este conceito


utilizado para evitar que dois usurios alterem o mesmo documento (ao mesmo tempo) .

O primeiro passo realizar o check-out do documento. Assim , todos que forem


publicar uma nova verso no tero sucesso . Pois o documento est travado para voc .

No folder FILES na segunda coluna da tabela existe um label chamado CO


(Check-out) . deve-se clicar na cone ao lado do documento que voc deseja publicar uma
nova verso .
A seguir deve sugir uma tela que perguntar qual o motivo do check-out do
documento .

Basta preencher o motivo e clicar no boto de Submit . A partir deste passo voc
poder alterar o documento tranquilamente. Os usurios do dotProject conseguem ler a
verso que voc fez o check-out. Porm , eles no conseguem publicar outra verso do
documento .

Para realizar o check-in bem simples. Basta acessar a Tarefa clicar em Files . E
clicar na segunda coluna.

Selecione o tipo de Reviso e selecione o Arquivo para a publicao. A opo Final


Version s dever ser clicada o documento em questo nunca mais sofrer uma
alterao.Sugesto : No clique nesta opo.
Na listagem da Tarefa aparecer sempre a ltima verso publicada .

Se voc quiser obter as outras verso , clique no numero (Circulo Vermelho da figura
acima) .

Em seguida dever aparecer uma tela com todas as verses dos documentos. (Inclusive para
realizar o download) .

ANOTAES
4. Acompanhamento de Projeto (FORUM)
O dotProject tem o recurso de FORUM e este poder ser utilizado como o
acompanhamento centralizado de projetos.

Para acessar esta funcionalidade clique em FORUM no canto esquerdo do menu


superior .

Para criar um Forum sobre um determinado projeto clique em NEW FORUM no


canto superior direito . Em poucos segundos dever surgir uma tela (conforme figura
abaixo).
Campo Valor
Forum Name Normalmente , cria-se o nome do Forum
com o Nome do Projeto.
Related Project Selecione o Projeto ao qual voc quer iniciar
o Forum.
Owner O sistema traz por padro o usurio que est
logado .
Moderator Como nosso ambiente no est aberto para o
mundo . No existe uma necessidade de
preencher .
Caso voc queria fazer uma peneira do que
ser publicado , voc deve selecionar um
usurio.
Description Um pequeno comentrio sobre o tpico
aberto.

Para criar um novo comentrio sobre o projeto , Basta clicar sobre o ttulo do forum.

Preencha apenas o campo de ttulo e descrio .


Para verificar se voc j leu ou no aquele tpico para procurar pela lmpada
ANOTAES
5. Implementaes Customizadas da JTEKT BRASIL

Como visualizar um Gantt completo de um determinado projeto

- Selecione o projeto que voc deseja visualizar o gantt e selecione REPORTS .

- Na relao de relatrios , selecionar o relatrio Gantt Completo :


- Selecione a faixa de datas que deseja visualizar no gantt. E clique no boto
SUBMIT.
Obs.: Todas as tarefas do projeto sero mostradas. A faixa da data apenas do
Gantt. Sugesto : Selecione a data de inicio e fim do projeto .

- Aps clicar o boto de SUBMIT , o grfico de gantt dever aparecer :