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NDICE

1. Introduccin

2. Qu es el Plan Anual de Contrataciones?

3. Finalidad del Plan Anual de Contrataciones

4. Contenido mnimo del Plan Anual de Contrataciones

5. Certificacin del Crdito Presupuestario

5.1 Qu es la certificacin del crdito presupuestario?

5.2 Qu diferencia existe entre disponibilidad presupuestaria y


certificado presupuestario?

6. Formulacin del Plan anual de contrataciones

6.1 La funcin de planificacin

6.2 Formulacin general del Plan Anual de Contrataciones

6.3 Formulacin especfica del Plan Anual de Contrataciones

7. Aprobacin del PAC

9. Ejecucin del PAC

10. Supervisin del Plan Anual

10.1. De la evaluacin de la ejecucin del Plan Anual

11. Anexos

1
1. Introduccin

La planificacin de las compras pblicas es uno de los principales problemas del


sistema de contratacin. En ese sentido, el artculo 15 de la Ley N 30225 prev que la
programacin de los bienes, servicios y obras en el cuadro de necesidades est
vinculada al Plan Operativo Institucional en la medida que la compras se realizan
desde el enfoque de gestin por resultados, esta especificacin no se encuentra en el
texto del artculo 8 del Decreto Legislativo N 1017 en tanto las compras estatales no
se realizan bajo esta perspectiva.

Asimismo, la Novena Disposicin Complementaria Transitoria del Proyecto de


Reglamento de la Ley N 30225 dispone que las disposiciones referidas a la
formulacin del Plan Anual de Contrataciones entran en vigencia a partir de la
formulacin del Plan Anual de Contrataciones del ao 2017. En ese sentido, resulta de
vital importancia entender los nuevos cambios detallados en la Nueva Ley y su
Reglamento. Tema que desarrollaremos a continuacin.

2. Qu es el Plan Anual de Contrataciones?

El Plan Anual de Contrataciones es el instrumento de gestin logstica que sirve para


programar, difundir y evaluar la atencin de las necesidades de bienes, servicios y
obras que una entidad requiere para el cumplimiento de sus fines, cuyos procesos de
seleccin se encuentran financiados y sern convocados durante el ao fiscal. Todas
las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado sea el Decreto Legislativo
N 1017 o la Ley N 30225 estn en la obligacin de registrar informacin relacionada
con su Plan Anual de Contrataciones (PAC), los procesos de seleccin, los contratos y
su ejecucin, y todos los actos que requieran ser publicados en el Sistema Electrnico
de Contrataciones del Estado SEACE.

3. Finalidad del Plan Anual de Contrataciones

El Plan Anual tiene como propsito cumplir con las siguientes finalidades:

Programar: A travs de este documento las instituciones pblicas


determinan qu bienes, servicios y obras necesitan, en qu cantidades y
para cundo van a contratarlos. Esta informacin resulta bsica para
programar los recursos financieros en forma oportuna.

Difundir: La puesta en conocimiento de este documento en forma oportuna


facilita a los futuros participantes del proceso de seleccin la programacin
de sus ventas al Estado, negociar con sus propios proveedores y organizar
sus compras y el financiamiento. En otras palabras, les da la posibilidad de
prepararse con suficiente anticipacin para presentar ofertas ms
competitivas. De esta manera se promueve la transparencia ante la
ciudadana, una sana y libre competencia y las mejores condiciones de
compra para el Estado.

Evaluar: Permite dar a conocer el estado de avance de la programacin


(procesos de seleccin retrasados, concluidos exitosamente, cancelados,
anulados o en ejecucin). De esta manera hace posible cuantificar y
calificar peridicamente los resultados, estableciendo las causas de las
contrataciones no realizadas, adoptando las medidas correctivas o
replicando las buenas prcticas.

4. Contenido mnimo del Plan Anual de Contrataciones

2
Ni el artculo 15 de la Ley N 30225 ni su Proyecto de Reglamento sealan en forma
especfica el contenido del Plan Anual. Sin embargo, ante esta ausencia debemos
adherirnos a lo sealado por el Decreto Legislativo N 1017 el cual seala que, el Plan
Anual de Contrataciones contendr, por lo menos, la siguiente informacin:

"1. Objeto de contratacin


2. Descripcin del bien, servicio u obra
3. Valor estimado
4. Tipo de proceso
5. Fuente de financiamiento
6. Indicar el tipo de moneda
7. Nivel de centralizacin o desconcentracin de la facultad de contratar
8. Fecha prevista de la convocatoria"1.
El Plan Anual de Contrataciones considerar todas las contrataciones, con
independencia del tipo del proceso de seleccin y/o el rgimen legal que las regule.
No ser obligatorio incluir en el Plan Anual de Contrataciones las Adjudicaciones de
Menor Cuanta no programables".

En el prrafo antes citado, el Plan Anual de Contrataciones considerar todas las


contrataciones, con independencia del tipo del proceso de seleccin y/o el rgimen
legal que las regule. En ese sentido, podemos entender que, los procesos de
seleccin se determinarn y programarn dependiendo del bien, servicio y obra a
contratarse, y de su valor estimado.

Sobre el particular, cabe indicar que el contenido del Plan Anual podra ser entendido
de la siguiente manera:

"1. Objeto de contratacin: Se debe determinar correctamente si se trata de


un bien, servicio, consultora de obras u obra; a fin de no confundir el tipo de
proceso de seleccin que se generar.

Ejemplo: Cuando solicitamos una consultora de obras, el objeto de


contratacin es servicios, especficamente el de consultora de obras, pero en
muchos casos se consigna el objeto Obras, previsto nicamente para la
ejecucin de obras; entonces en vez de determinar un Concurso Pblico, se
determina una Licitacin Pblica, siendo este proceso nulo.

En caso de que la contratacin involucre bienes y servicios el objeto del


proceso se definir en el mayor valor que estos representen. Ejemplo: si una
entidad requiere efectuar cambios de tabiqueras de drywall debido al mal
estado de la infraestructura, tenemos una combinacin de bienes y servicios
para su atencin. Se verificar cul de ambos tiene mayor peso para definir el
objeto de la contratacin as como la partida especfica de gasto que
corresponda para la posterior emisin de la certificacin presupuestal.

2. Descripcin del bien, servicio u obra: Permite al proveedor conocer la


sntesis del requerimiento de contratacin especfico de la Entidad, considera el
cdigo del Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras que ms se aproxime
al requerimiento. Si el proceso ser por tems, se registrarn cada uno de los
tems del proceso programado que componen la compra. Asimismo, se indicar
la cantidad y la unidad de medida del objeto de contratacin.

1
Alberto Morales Santivaez, Iris Pacheco Carlos y Marina Taboada Timan. Instrumentos de Gestin de
las Contrataciones. Captulo 1 Mdulo 1. Aula Virtual OSCE.

3
3. Valor estimado: Se consigna la valorizacin estimada del objeto de
contratacin.

4. Tipo de proceso: Segn el objeto de contratacin y el valor estimado del


requerimiento, para lo cual se revisan los montos previstos en la Ley Anual de
Presupuesto. Asimismo, se determina la modalidad de seleccin.

5. Fuente de financiamiento: Se consigna el origen de los fondos que


financian la contratacin, segn lo establecido en el Presupuesto Institucional.

6. Indicar el tipo de moneda del valor estimado y el tipo de cambio vigente.

7. Nivel de centralizacin o desconcentracin de la facultad de contratar:


Se indica si el requerimiento se efectuar por compra corporativa o por encargo
y la unidad encargada de la contratacin. Asimismo, se consignar la ubicacin
geogrfica de dicha entidad, a nivel de departamento, provincia y distrito.

8. Fecha prevista de la convocatoria: Se registra la fecha de convocatoria del


proceso de seleccin, teniendo en consideracin el plazo del proceso de
seleccin y la fecha en que el rea usuaria requiere el producto"2.

Asimismo, cabe mencionar que la informacin del PAC que se publique en el SEACE
deber considerar la forma y sistematizacin del formato del Anexo N 1 de la
Directiva N 005-2009-OSCE/CD o la que la sustituya. Para ello el contenido del Plan
Anual de Contrataciones deber considerar:

5. Certificacin del Crdito Presupuestario

En el artculo 19 de la Ley N 30225 ha previsto con respecto a la certificacin de


crdito presupuestario, una regulacin ms detallada sobre los diferentes supuestos
que se presentan para otorgar esta certificacin. Este detalle es semejante al
establecido en el artculo 18 del reglamento del Decreto Legislativo N 1017,
habindose agregado un supuesto ms a los dos existentes: 1) Convocatoria y
otorgamiento de la buena pro dentro de un mismo ao fiscal, 2) Cuando la ejecucin
supera el ao fiscal.

Este nuevo supuesto est referido a las contrataciones que se convocan dentro del
ltimo trimestre del ao fiscal y el otorgamiento de la Buena Pro y la suscripcin del
convenio se producen al ao siguiente. En este caso se exige que para la convocatoria
se cuente con la constancia de previsin de recursos correspondientes al valor
estimado o referencial de dicha convocatoria y que para el otorgamiento de la buena
pro se cuente con la certificacin presupuestal.

5.1 Qu es la certificacin del crdito presupuestario?

La certificacin de crdito presupuestario es un acto de administracin cuya finalidad


es garantizar que se cuenta con el crdito presupuestario disponible y libre de
afectacin, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional
autorizado para el ao fiscal respectivo, en funcin a la Programacin de
Compromisos Anual (PCA), previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes
que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificacin implica la reserva del

2
Alberto Morales Santivaez, Iris Pacheco Carlos y Marina Taboada Timan. Instrumentos de Gestin de las
Contrataciones. Captulo 1 Mdulo 1. Aula Virtual OSCE.

4
crdito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realizacin del
correspondiente registro presupuestario.

Este acto se encuentre contenido en un documento que contiene la informacin


relativa al marco presupuestal disponible que financiar el gasto, en el marco de la
Programacin de Compromisos Anual, teniendo que cumplir determinados requisitos:

Es expedida por el jefe de la oficina de presupuesto a solicitud del responsable


del rea que ordena el gasto, cada vez que se prevea realizar un gasto,
contratar y/o adquirir un compromiso.
Es remitida al rea solicitante para que proceda con el inicio de los trmites
respectivos relacionados a la realizacin de los compromisos correspondientes.
Es susceptible de modificacin (adicin, reduccin) en relacin a su monto u
objeto, o anulacin, siempre que tales acciones estn debidamente justificadas
y sustentadas por el rea correspondiente.
Se adjunta al respectivo expediente de contratacin.

Las unidades ejecutoras a travs de las Oficinas de Presupuesto:

Dictan procedimientos y lineamientos, referidos a la informacin, documentos y


plazos que deben de cumplir para llevar a cabo la certificacin.
Emiten la certificacin de crdito presupuestario.
Llevan el registro de las certificaciones de crdito presupuestario realizadas,
con el objeto de determinar los saldos disponibles para expedir nuevas
certificaciones.
Registran la certificacin del gasto en el Sistema Integrado de Administracin
Financiera del Sector Pblico (SIAF SP).

5.2 Qu diferencia existe entre disponibilidad presupuestaria y certificado


presupuestario?

La disponibilidad presupuestaria es la constatacin de la existencia de crditos


presupuestarios disponibles y que son posibles de ser utilizados de acuerdo a su
programacin inicial o modificada (PIA-PIM). Mientras que, el certificado
presupuestario es aquella documentacin que refleja la decisin de la entidad de
destinar de forma definitiva crditos presupuestarios disponibles.

El rea de presupuesto solo puede otorgar certificacin hasta el lmite de los crditos
presupuestarios aprobados y en la oportunidad de ejecutar la fase del compromiso,
podr afectar hasta el lmite de la certificacin otorgada.

En este sentido, la certificacin de crdito presupuestario constituye un acto de


administracin cuya finalidad es garantizar que se cuente con el crdito presupuestario
disponible y libre de afectacin para comprometer un gasto con cargo al presupuesto
institucional autorizado para el ao fiscal respectivo, en funcin a la PCA, previo
cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del
compromiso. Dicha certificacin implica la reserva del crdito presupuestario, hasta el
perfeccionamiento del compromiso y la realizacin del correspondiente registro
presupuestario.

Dicho documento de certificacin debe contener como requisito indispensable para su


emisin, la informacin relativa al marco presupuestal disponible que financiar el
gasto, en el marco del PCA. La certificacin del gasto es registrada en el SIAF-SP.
Asimismo, las unidades ejecutoras llevan el registro de las certificaciones de crdito

5
presupuestario realizadas, con el objeto de determinar los saldos disponibles para
expedir nuevas certificaciones.

En ese sentido, el artculo de la nueva Ley sealado exige que la decisin de contratar
bienes y servicios deba contar de forma indispensable con el certificado de crdito
presupuestario.

Modelo de flujograma del procedimiento de certificacin de crdito


presupuestario

6
Fuente: Instituto Nacional del Deporte
Vase: http://sistemas.ipd.gob.pe:8190/secgral/Transparencia/normativa_interna/directivas/OPP-
CCP-PR-10_v1.pdf

SOLICITUD DE CERTIFICACIN DE CRDITO


PRESUPUESTARIO AO 2016

N DE CERTIFICADO:

ACTIVIDAD/PROYECTO:

FECHA:

REA SOLICITANTE:

RESPONSABLE:

Por intermedio de la presente solicito a usted la Certificacin de Crdito


Presupuestario para la siguiente adquisicin y/o proceso:

REQUERIMIENTO:
.

VALOR REFERENCIAL

7
Meta Presupuestal Clasificador Monto

0032 23.15.11 1,000


0045 23.15.11 1,500

TIPO DE PROCESO:
..

FUENTE DE FINANCIAMIENTO:
..

6. Formulacin del Plan anual de contrataciones

El Proyecto de Reglamento busca reforzar la participacin activa de las reas usuarias


en el proceso de planificacin de las contrataciones quienes deben contar con un
proyecto de POI, participar de la formulacin y ajustes en sus Cuadros de
Necesidades y elaborar y remitir al rgano encargado de las contrataciones sus
requerimientos de bienes, servicios y obras, acompaados de sus respectivas
Especificaciones Tcnicas y Trminos de Referencia en el caso de bienes y servicios
obras para que se realice la estimacin del valor de dichas contrataciones, y la
descripcin general de las obras con sus respectivos valores estimados.

Cabe indicar que dichos requerimientos permitirn que desde el inicio del ejercicio
presupuestal se puedan realizar las gestiones referidas a las compras programadas;
sin perjuicio que las reas usuarias puedan proponer, en los casos que ello lo amerite,
cambios o modificaciones en los requerimientos. En todo caso, lo importante, es que al
encontrarse vinculada la planificacin de las metas objetivos y actividades, la
planificacin presupuestal y la planificacin de las compras pblicas, los rganos
encargados de las contrataciones podrn generar las contrataciones desde el mes de
enero de cada ao, impulsndose as la ejecucin del presupuesto y el cumplimiento
de los fines pblicos en beneficio de la poblacin.

Por otra parte, el Proyecto de Reglamento define al plan anual de contrataciones como
un medio de informacin para el sector privado y un instrumento para medir la gestin
de la Entidad; as, no resulta necesaria su previa vinculacin con los procedimientos
de seleccin convocados; sin perjuicio de ello, para convocar un procedimiento de
seleccin resulta necesario que exista un PAC aprobado y publicado en el SEACE.
Asimismo, se ha previsto la obligatoriedad de su actualizacin mensual y la obligacin
de la Entidad de supervisar su ejecucin oportuna, bajo el enfoque de gestin por
resultados, para determinar su incidencia en el cumplimiento de los objetivos,
actividades y metas previstos en el POI y el presupuesto institucional.

6.1 La funcin de planificacin

8
La planificacin estratgica fija las acciones que debemos emprender para conseguir
los fines, teniendo en cuenta la posicin actual de la organizacin y las previsiones e
hiptesis sobre el futuro. A partir de ella se establece los programas y planes de
accin, en donde se registran, quines, cuando y con qu recursos se debe contar
para llegar a cabo las metas institucionales.

Al respecto la administracin pblica cuenta con planes estratgicos a largo, mediano


y corto plazo, entre estos instrumentos los que ms nos interesan son los de corto
plazo en donde encontramos la elaboracin de los Planes Operativos Institucionales
(POI), estos instrumentos de gestin nos permiten identificar las metas de corto plazo
(un ao) y las actividades, tareas y recursos necesarios para alcanzarlas.

Asimismo, dichos recursos necesarios para alcanzar el logro de los objetivos


institucionales deben ser elementos correlativos al Presupuesto Institucional. De ello
se desprende que no hay presupuesto sino se sabe qu y cunto se va a comprar y
para qu se va a comprar; esto significa que incluso antes de elaborar el PAC ya se
deberan conocer las contrataciones que se van a realizar.

Por ello, el PAC debe ser elaborado de manera paralela al PIA (Presupuesto
Institucional de Apertura); esto es en el segundo trimestre de cada ao y tenerlo como
borrador hasta que se apruebe el presupuesto institucional, diligencia que debera
ocurrir tan pronto el Congreso de la Repblica, a finales de noviembre, apruebe el
Presupuesto General de la repblica. Sucedido esto, es posible saber si todo o parte
del presupuesto elaborado ha sido convalidado y con esta informacin se hacen los
ajustes necesarios al PIA y al PAC.

Por regla general, el PAC debe aprobarse antes de que se inicie el nuevo ejercicio
presupuestal o a ms tardar la primera semana del nuevo ao, de otro modo
empezarn las dificultades para el inicio del proceso de aprovisionamiento3.

En este sentido la normativa de contrataciones seala un conjunto de pasos que se


deben seguir para elaborar el Plan Anual de Contrataciones, pasos que en su mayora
se encuentran a cargo de la Unidad de Logstica y que intentaremos detallar de la
forma ms breve posible en las prximas lneas:

6.2 Formulacin general del Plan Anual de Contrataciones

En el siguiente documento hemos decidido desarrollar los momentos de la elaboracin


del Plan Anual de Contrataciones a nivel macro, lo cual nos lleva a desarrollar sus
vinculaciones con instrumentos tales como, el Presupuesto Institucional de Apertura
(PIA), el Plan Operativo Institucional (POI), el Presupuesto General de la Repblica,
entre otros.

El numeral 1 del artculo 15 de la Ley N 30225 seala expresamente que a partir del
primer semestre, y teniendo en cuenta la etapa de formulacin y programacin
presupuestaria correspondiente al siguiente ao fiscal, cada Entidad debe programar
en el Cuadro de Necesidades los requerimientos de bienes, servicios y obras
necesarios para el cumplimiento de sus objetivos y actividades para dicho ao, los que
deben encontrarse vinculados al Plan Operativo Institucional, con la finalidad de
elaborar el Plan Anual de Contrataciones. Dichos requerimientos deben estar
acompaados de sus respectivas especificaciones tcnicas y/o trminos de
referencia.

3
La Torre Zegarra, Orlando. Contrataciones con el Estado. Centro de asesora empresarial y gestin
pblica (CAEMP). Pg. 53

9
De la lectura del artculo antes citado, podemos colegir que en el primer semestre del
ao aproximadamente en el periodo comprendido entre febrero y fines de mayo, el
rgano Encargado de las Contrataciones deber preparar el cuadro de necesidades,
el cual tambin servir como base para la elaboracin del borrador del PIA y el POI,
que se deber manejar dentro de ese mismo periodo de tiempo.

Luego, ambos borradores entre junio y julio aproximadamente debern ser evaluados
por el Ministerio de Economa y Finanzas (MEF) el cual revisar y cuando fuere
correspondiente, solicitar las correcciones necesarias a ambos instrumentos para su
aprobacin, con la finalidad que sirvan como insumos para la formulacin del Proyecto
de la Ley que aprueba el Presupuesto General de la Repblica que se publica a
mediados de agosto y cuya aprobacin se realiza en los meses de noviembre.

Luego que el MEF haya aprobado el PIA y el POI de la Entidad, esta deber ir
desarrollando en el segundo semestre el borrador del PAC, hasta la aprobacin del
PIA, cuya aprobacin se deber realizar a ms tardar el 31 de diciembre del mismo
ao, de conformidad con el Texto nico Ordenado de la Ley N 28411.

Luego de la aprobacin del PIA, el Titular de la Entidad tiene a ms tardar 15 das


hbiles para la aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, lo cual nos indica que
ste ser aprobado a ms tardar a mediados del mes de Enero.

10
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
(FORMULACIN GENERAL)
2016 2016 2016 2017
Primer Semestre Segundo Semestre
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Setiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero
[-------------------------------------------]
Preparacin del Cuadro de
necesidades
[------------------------------------------------------------------------------------------------]
Elaboracin del borrador del PAC
[------------------------------] Revisin por
Elaboracin del parte del MEF
borrador del PIA y el del PIA y el
POI4 POI
Aprobacin Proyecto de Aprobacin Aprobacin Aprobacin
del PAC la Ley de del del PIA6 del PAC
para el Presupuesto Presupuesto para el
20165 General la General de 20177
Repblica la Repblica
PIA: Presupuesto Institucional de Apertura
PIM: Presupuesto Institucional Modificado
POI: Plan Operativo Institucional
PAC: Plan Anual de Contrataciones

4
De conformidad con la Directiva N 002-2015-EF/50.01
5
A ms tardar 15 das hbiles de la Aprobacin del PIA, de conformidad con el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado
6
A ms tardar el 31 de diciembre, de conformidad con el Texto nico Ordenado de la Ley N 28411.
7
A ms tardar 15 das hbiles de la Aprobacin del PIA, de conformidad con el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado

11
6.3 Formulacin especfica del Plan Anual de Contrataciones

Paso 1.- Para empezar el Titular de la Entidad o el rgano Encargado de las


Contrataciones o funcionario al que se haya delegado dicha funcin, debe establecer el
plazo mximo dentro del cual cada una de las dependencias de la Entidad debe
determinar sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en funcin de las metas
presupuestarias establecidas para la Entidad en el Proyecto de POI (Plan Operativo
Institucional) del ao para que se est proyectando, sealando la programacin de cada
una de sus necesidades de acuerdo a su grado de prioridad, para tales efectos cada rea
usuaria deber hacer uso del Catlogo nico de bienes, servicios y obras.

(Imagen referencial sobre el proceso de catalogacin)

Paso 2.- En paralelo, el rgano Encargado de las Contrataciones, debe elaborar


formatos estndares para la recopilacin de las necesidades de cada rea Usuaria o
dependencia de la Entidad Cuadros de Necesidades-. Una vez elaborados, debe solicitar
a cada rea Usuaria el llenado de los formatos respectivos indicando el plazo mximo de
atencin para dicha solicitud, brindando al mismo tiempo, los formatos estndares
previamente elaborados.

CUADRO DE NECESIDADES - AO FISCAL 2015

CENTRO DE
COSTO:
RESPONSABLE:

UNIDAD
DESCRIPCIN DEL BIEN O TRIM TRIM TRIM CANTIDAD
N CODIGO DE TRIM I
SERVICIO II III IV TOTAL
MEDIDA

()

Paso 3.- El rea de almacn proporcionar los datos histricos sobre la cantidad de
bienes de uso permanente utilizados en un ao mvil por las unidades orgnicas (reas
usuarias o llamadas tambin dependencias administrativas de la Entidad), y sobre cuya
base se determinar la cantidad de bienes a adquirir y se llenarn los respectivos

12
formatos. Para el caso de los servicios bsicos, el rgano Encargado de las
Contrataciones es el que har la proyeccin en funcin del consumo histrico. Es
importante comprender que el Almacenaje, que es una sub actividad del rea de logstica,
se encarga de las siguientes funciones y se encuentra sujeta a los siguientes riesgos:

Funciones Problemas
Falta de espacio
Almacenaje Gestin de Stocks Desabastecimiento
Almacenamiento Localizacin de
productos

Estos pedidos que luego servirn para sustentar el presupuesto y que a la larga tambin
servirn para la elaboracin del PAC no deberan ser improvisados ni motivados por una
exigencia legal, sino ms bien como un correlato de los objetivos institucionales fijados,
del presupuesto asignado y del que puede generarse por cuenta propia8.

Paso 4.- Una vez recibidos los formatos, cada rea Usuaria deber rellenar los formatos
de acuerdo a las prioridades ya programadas por la entidad, en el Cuadro de
Necesidades respectivo haciendo uso de la catalogacin-, expresando as las
necesidades de bienes, servicios y obras, segn corresponda. Una vez llenados los
Cuadros de Necesidades por cada dependencia de la Entidad, debern ser remitidos en
los formatos respectivos de vuelta al rgano Encargado de las Contrataciones de
dicha Entidad.

CUADRO DE NECESIDADES - AO FISCAL 2015

CENTRO DE
COSTO: XXXXXXX
RESPONSABLE: Juan Prez

UNIDAD
DESCRIPCIN DEL BIEN O TRIM TRIM TRIM CANTIDAD
N CODIGO DE TRIM I
SERVICIO II III IV TOTAL
MEDIDA
09.11.0002.0002 : Agua mineral con gas x 1L UNIDAD 30 30 30 30 120
()

Paso 5.- Una vez que el rgano Encargado de las Contrataciones recibe todos los
Cuadros de Necesidades de todas las reas respectivas, deber proceder a agrupar a
cada una de las necesidades segn el tipo de bien, servicios u obra, a contratar o adquirir,
en un documento consolidado de todas las necesidades de la Entidad. No obstante se
advierte que cada una de las necesidades correspondientes a las metas de cada una de
las dependencias debe tener una metodologa definida en funcin de los ingresos y
egresos presupuestales por unidades ejecutorias, de ser el caso, funcin, programa,
subprograma, actividad, proyecto, categora de gasto.

A juicio nuestro, la consolidacin de las necesidades tiene que tener un orden


presupuestal de modo tal que la ejecucin del gasto tenga como correlato el proceso

8
La Torre Zegarra, Orlando. Contrataciones con el Estado. Centro de asesora empresarial y gestin pblica
(CAEMP). Pg. 50

13
presupuestario. En otras palabras la consolidacin no constituye una simple compilacin
sin sujecin a la estructura presupuestal de all que esta actividad tiene que tener
necesaria coordinacin con las oficinas de Presupuesto o quien haga sus veces.

CUADRO DE NECESIDADES DE BIENES


CONSOLIDADO POR OFICINAS
CODIGO OFICINA MONTO
100000 PRESIDENCIA REGIONAL 40,918.85
100001 CONSEJO REGIONAL 26,852.76
100101 OFICINA REGIONAL DE CONTROL INTERNO 22,795.91
100102 PROCURADURIA PUBLICA REGIONAL 12,723.63
100103 DIRECCION DE DEFENSA NACIONAL 25,920.10
100106 AGENCIA REGIONAL DE COOPERACION INTERNACIONAL 9,772.47
100111 PROYECTOS ESPECIALES REGIONALES - PROGRAMA DE APOYO SOCIAL 472,037.66
()

Paso 6.- Una vez elaborado el Cuadro Consolidado de Necesidades, se proceder a la


elaboracin del proyecto de Plan Anual de Contrataciones, para ello, el rgano
Encargado de las Contrataciones, en coordinacin con el rea usuaria, debe determinar
el valor estimado de las contrataciones de bienes y servicios, as como el costo
programado, en el caso de consultora de obras y ejecucin de obras.

En condiciones normales la gestin de pedidos para construir el presupuesto y el PAC


debe tener un alto grado de precisin y ser concordante con los objetivos institucionales.
Y como resulta obvio, esa tarea corresponde a la oficina de logstica porque tericamente
ella cuenta con el persona idnea y la informacin adecuada para procesar los
requerimientos, afinarlos y precisarlo; muchos de esos requerimientos ni siquiera es
necesario que sean atendidos por otras oficinas de la entidad, sino que se establecen
directamente a partir de los objetivos y funciones fijados para el ao fiscal respectivo.9

Una vez aprobado el Presupuesto Institucional de Apertura, el rgano encargado de las


contrataciones, en coordinacin con las reas usuarias de la Entidad, ajusta el proyecto
del Plan Anual de Contrataciones.

7. Aprobacin del PAC

Paso 1.- Una vez que la Oficina de Logstica recibe la carta que adjunta el Cuadro
Consolidado con las respectivas fuentes de financiamiento y los crditos presupuestales
asignados y con la debida conformidad presupuestal, deber solicitar a las reas usuarias la
confirmacin de dicho cuadro y el cronograma de ejecucin para la contratacin y
adjudicacin de cada uno de sus requerimientos.

Al aprobarse la Ley Anual de Presupuesto, a fines de noviembre y publicada en diciembre,


el proyecto de presupuesto de la Entidad puede haber sido recortado generando un menor
financiamiento de los procesos de seleccin previstos en la fase de formulacin, por ello el
rgano Encargado de las Contrataciones deber determinar los procesos de seleccin a
ejecutar con cargo a los recursos asignados, segn la prioridad de las metas

9
La Torre Zegarra, Orlando. Contrataciones con el Estado. Centro de asesora empresarial y gestin pblica
(CAEMP). Pg. 51

14
presupuestarias, en coordinacin con la Oficina de Presupuesto de la Entidad o la que haga
sus veces.

Asimismo, en el caso de existir procesos de seleccin que no fueron convocados en el


ejercicio presupuestal que termina, y de ser necesaria su inclusin en el proyecto del Plan
Anual, se coordinar con la Oficina de Presupuesto de la Entidad o la que haga a sus veces,
a fin de otorgarle financiamiento con cargo de excluir otros procesos de seleccin previstos.

Paso 2.- Ahora bien, este Cuadro Consolidado de Necesidades con respaldo presupuestal
deber ser presentado por el rea de Logstica como un Proyecto de Plan Anual de
Contrataciones ante la Alta Direccin de la Entidad, para solicitar su respectiva aprobacin.

Una vez recibido el documento con los adjuntos respectivo, la Alta Direccin de la Entidad
proceder a elaborar el documento de aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, para
consecuentemente ser aprobado por el Titular de la Entidad, la Mxima autoridad
Administrativa o aquel funcionario en el que se haya delegado la competencia de aprobacin
mediante resolucin expresa, de acuerdo a las normas de organizacin interna de cada
Entidad, dicha aprobacin se deber efectuar dentro de los 15 das hbiles siguientes a la
aprobacin del Presupuesto Institucional de Apertura.

En la parte resolutiva del instrumento que aprueba el Plan Anual deber designarse, en
forma expresa, al funcionario encargado del cumplimiento de dicha publicacin. En su
defecto, la publicacin estar a cargo del rgano Encargado de las Contrataciones.
Asimismo, se deber indicar la direccin o direcciones donde ste puede ser revisado y/o
adquirido al costo de produccin.

Paso 3.- Una vez finiquitado el documento de aprobacin del Plan Anual de Contrataciones,
este deber ser remitido a la Oficina de Logstica para que en un plazo no mayor de 5 das
hbiles pueda ingresar a travs del Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones
del Estado SEACE, la versin inicial del Plan Anual de Contrataciones.

8. Determinacin de responsabilidades por la modificacin del PAC

El numeral 6.5 de la Directiva N 005-2009-OSCE/CD establece que es responsabilidad


del Titular de la Entidad o del funcionario encargado de la aprobacin y/o modificacin del
PAC; as como del rgano encargado de las contrataciones, el efectuar las acciones
necesarias con el objeto de planificar con la debida anticipacin los procesos de seleccin
que se convocarn durante el correspondiente ao fiscal para contratacin de los bienes,
servicios y obras requeridos por la Entidad a fin de evitar tener que incurrir en sucesivas
modificaciones del PAC.

9. Ejecucin del PAC

De acuerdo al numeral 7.1 de la Directiva de Plan Anual, existen tres funcionarios


responsables de la ejecucin del PAC. Inicialmente la responsabilidad funcional, recae
sobre el Titular de la Entidad, pudiendo tambin recaer en el funcionario encargado de la
aprobacin y modificacin del PAC, caso en el cual estamos ante un funcionario que
acta en delegacin de funciones por parte del Titular; y finalmente se hace referencia al
rgano Encargado de las Contrataciones que se encarga de ejecutar directamente los
procesos de seleccin programados en el PAC.

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El numeral 7.3 de la Directiva establece que el Titular de la Entidad o el funcionario a
quien se le hubiera delegado dicha atribucin, deber gestionar de manera oportuna la
designacin de los integrantes titulares y suplentes del Comit Especial que se
encargarn de la organizacin y conduccin del proceso de seleccin.

Una vez que se ha aprobado la realizacin del proceso designado al Comit Especial, el
rgano encargado de las contrataciones entregar al presidente del Comit Especial el
expediente de contratacin aprobado y, toda la informacin tcnica y econmica
necesaria del bien, servicio u obra a contratar que pueda servir para el cumplimiento de
su funcin.

Mientras que el numeral 7.2 establece que el rgano encargado de las contrataciones
deber gestionar, oportunamente, la aprobacin de la realizacin de los procesos de
seleccin conforme a la programacin establecida en el PAC. Asimismo, deber obtener
de la Oficina de Presupuesto de la Entidad o la que haga sus veces, la certificacin
presupuestal de la existencia de recursos disponibles para la ejecucin de cada proceso
de seleccin previsto en el PAC por el ao fiscal vigente.

En el caso que las obligaciones de pago a cargo de las Entidades se devenguen en ms


de un ao fiscal, sea porque los contratos de las que se derivan tengan un plazo de
ejecucin que exceda el ao fiscal correspondiente a aqul en que se convoc el proceso
o porque dicho plazo de ejecucin recin se inicie en el siguiente ao fiscal, deber
obtener en la respectiva certificacin presupuestal la constancia de que el gasto a ser
efectuado ser considerado en la programacin y formulacin del presupuesto del ao
fiscal que corresponda".

10. Supervisin del Plan Anual

Para la supervisin de la adecuada ejecucin del Plan Anual la directiva establece en sus
numerales 8.1 y 8.2 que es responsabilidad del Titular de la Entidad o del funcionario
encargado de la aprobacin y/o modificacin del PAC, as como del rgano encargado de
las contrataciones de la Entidad, la supervisin de la elaboracin, aprobacin, publicacin,
difusin, ejecucin y dems aspectos del PAC regulados por la () Directiva, sin perjuicio
de la que le corresponde a la Oficina de Auditora o Control Interno de cada Entidad,
conforme a las normas del Sistema Nacional de Control.

Al finalizar cada ao fiscal, el titular del rgano encargado de las contrataciones de la


Entidad deber elevar al Titular de la Entidad o al funcionario a quien se le haya
encargado la aprobacin y/o modificacin del PAC, un informe pormenorizado sobre cada
uno de los aspectos puntualizados en el prrafo precedente y, principalmente, sobre la
ejecucin del Plan Anual, con una descripcin y comentario de las actividades de los
servidores, funcionarios y reas usuarias encargadas de su cumplimiento.

10.1. De la evaluacin de la ejecucin del Plan Anual

Por ltimo el numeral 9 establece que "el Titular de la Entidad de manera semestral, sin
perjuicio de las evaluaciones peridicas que considera pertinentes efectuar, deber
evaluar la ejecucin del PAC, debiendo adoptar, de ser el caso, las medidas correctivas
necesarias para alcanzar las metas y objetivos previstos en el Plan Operativo
Institucional.

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Asimismo, de ser el caso, deber disponer el deslinde de las responsabilidades
respectivas e imponer las sanciones administrativas correspondientes, de acuerdo las
normas internas de cada Entidad".

11. Anexos

- Manual para la obtencin de usuario y clave para acceder al Seace v.3.0.


- Manual de usuario para entidades pblicas: registro de informacin en el plan anual de
contrataciones
- Instructivo para el manejo del formato del plan anual de contrataciones de las entidades del
sector publico versin 10.0.0
- Formato plan anual (Excel)

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