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PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE

REPUBLIQUE TOGOLAISE
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----------------
CONSEIL NATIONAL DE LUTTE CONTRE LE SIDA
ET LES INFECTIONS SEXUELLEMENT TRANSMISSIBLES Travail Libert Patrie

MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES DU SP/CNLS-IST
Octobre 2012

LE SECRETARIAT PERMANENT
01 BP : 2237 Lom 01 Tl. : +228 22 61 62 77 Fax : +228 22 61 62 81
Email : cnls@laposte.tg Site Web : www.cnlstogo.org
KEKAR-AMASE
1680 Boulevard Jean Paul II
Tokoin Nukafu
B.P. : 30 845 Lom - Togo
Tl. : 22 26 22 31 / 22 26 69 38
Fax. : 22 26 71 98
E-Mail : kekar-amase.kekar@helim.tg
SOMMAIRE
INTRODUCTION ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL ------------------------------------------------------------------------------------------ 10
PROCEDURE : CHAMP DAPPLICATION DU MANUEL -------------------------------------------------------------------------- 10
PROCEDURE : OBJECTIFS DU MANUEL -------------------------------------------------------------------------------------------- 11
PROCEDURE : STRUCTURE DU MANUEL ------------------------------------------------------------------------------------------ 12
PROCEDURE : MISE A JOUR DU MANUEL ---------------------------------------------------------------------------------------- 14
PROCEDURE: LIMITES DU MANUEL EN MATIERE DE CONTRLE INTERNE ---------------------------------------------- 16
PRESENTATION DU CNLS-IST ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 18
CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST ------------------------------------------------------------------------------------------ 18
PROCEDURE : MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION -------------------------------------------------------------- 18
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 22
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE ------------------------------------------------------------------------------------------------ 22
TITRE DU POSTE: Coordonnateur National -------------------------------------------------------------------------------------- 22
TITRE DU POSTE: Coordonnateur National Adjoint ---------------------------------------------------------------------------- 25
TITRE DU POSTE: Secrtaire Particulire ----------------------------------------------------------------------------------------- 28
TITRE DU POSTE: Chef du Service Administratif et Financier --------------------------------------------------------------- 30
TITRE DU POSTE: Agent Comptable ------------------------------------------------------------------------------------------------ 35
TITRE DU POSTE: Comptable -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 38
TITRE DU POSTE: Comptable -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 39
TITRE DU POSTE: Responsable des Programmes ------------------------------------------------------------------------------- 40
TITRE DU POSTE: Charg des Ressources Humaines -------------------------------------------------------------------------- 42
TITRE DU POSTE: Secrtaire Administratif --------------------------------------------------------------------------------------- 43
TITRE DU POSTE: Charg de la Gestion des Stocks et du Matriel -------------------------------------------------------- 45
TITRE DU POSTE: Standardiste ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 46
TITRE DU POSTE: Coursier ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 47
TITRE DU POSTE: Chef Parc auto --------------------------------------------------------------------------------------------------- 48
TITRE DU POSTE: Chauffeurs--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 49
TITRE DU POSTE: Chef service charg des Ministres et entreprises ----------------------------------------------------- 50
TITRE DU POSTE: Charg de la socit civile et des confessions religieuses -------------------------------------------- 52
TITRE DU POSTE: Chef Service du Secteur Sant ------------------------------------------------------------------------------- 54
TITRE DU POSTE: Chef de Service de Communication et des Relations Publiques ------------------------------------ 56
TITRE DU POSTE: Responsable Technique du site web ----------------------------------------------------------------------- 58
TITRE DU POSTE: Chef de Service de Planification et de Suivi-Evaluation ----------------------------------------------- 59
TITRE DU POSTE: Assistants de suivi-valuation-------------------------------------------------------------------------------- 61
TITRE DU POSTE: Gestionnaire de la base de donnes ----------------------------------------------------------------------- 63
TITRE DU POSTE: Charg de lInformatique ------------------------------------------------------------------------------------- 64
TITRE DU POSTE: Auditeur Interne ------------------------------------------------------------------------------------------------- 66
CYCLE : GESTION DU COURRIER ------------------------------------------------------------------------------------------------ 72
PROCEDURE : COURRIER DEPART -------------------------------------------------------------------------------------------------- 72
PROCEDURE : COURRIER ARRIVEE ------------------------------------------------------------------------------------------------- 74
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL ---------------------------------------------------------------------------------------------- 77
PROCEDURE : PREAMBULE ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 77
PROCEDURE: TENUE DU DOSSIER DU PERSONNEL ---------------------------------------------------------------------------- 83
PROCEDURE : SALAIRES --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 85
PROCEDURE : CONGES ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 88
PROCEDURE: AUTRES AUTORISATIONS DABSENCES ------------------------------------------------------------------------- 92
PROCEDURE : RUPTURE DE CONTRAT DE TRAVAIL ---------------------------------------------------------------------------- 95
PROCEDURE : MISSIONS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 97
PROCEDURE : EVALUATION DU PERSONNEL ---------------------------------------------------------------------------------- 102
CYCLE : GESTION DES ACHATS ------------------------------------------------------------------------------------------------- 107
PROCEDURE : PRINCIPES DE GESTION ------------------------------------------------------------------------------------------ 107
PROCEDURE : CONSTITUTION DUNE BASE DE DONNEES DE PRESTATAIRES POUR LA SOUS-TRAITANCE -- 109
PROCEDURE : PASSATION DE CONTRATS DE SERVICES DE CONSULTANTS ------------------------------------------- 112

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PROCEDURE : ACHAT DE PETITS MATERIELS FOURNITURES ET SERVICES DE FAIBLES VALEURS ---------------- 115
PROCEDURE : SUIVI DES DELAIS DE LIVRAISON DES COMMANDES ----------------------------------------------------- 119
PROCEDURE : SUIVI DES CONTRATS --------------------------------------------------------------------------------------------- 121
PROCEDURE : RECEPTION DUNE LIVRAISON --------------------------------------------------------------------------------- 123
PROCEDURE : TRAITEMENT DUNE FACTURE FOURNISSEUR ------------------------------------------------------------- 125
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS ---------------------------------------------------------------------------------- 128
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX -------------------------------------------------------------------------------------------- 128
PROCEDURE : GESTION DES ENTREES ------------------------------------------------------------------------------------------- 130
PROCEDURE : GESTION DES SORTIES DIMMOBILISATIONS --------------------------------------------------------------- 133
PROCEDURE : PRISE DINVENTAIRE PHYSIQUE ------------------------------------------------------------------------------- 135
PROCEDURE : ENTRETIEN ET REPARATION DES IMMOBILISATIONS ---------------------------------------------------- 140
PROCEDURE : SECURISATION DES IMMOBILISATIONS---------------------------------------------------------------------- 143
PROCEDURE : GESTION DES VEHICULES ET MOTOS ------------------------------------------------------------------------- 145
CYCLE : GESTION DES STOCKS ------------------------------------------------------------------------------------------------- 149
PROCEDURE : GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES ------------------------------------------------------- 149
PROCEDURE : GESTION DU CARBURANT --------------------------------------------------------------------------------------- 153
PROCEDURE : GESTION DES KITS ------------------------------------------------------------------------------------------------- 155
PROCEDURES FINANCIERES ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 159
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE ------------------------------------------------------------------------------------------------ 159
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX -------------------------------------------------------------------------------------------- 159
PROCEDURE : ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS DACTIONS ET BUDGETS ANNUELS --------------- 161
PROCEDURE :CALENDRIER DELABORATION DU PABA --------------------------------------------------------------------- 166
PROCEDURE :Contrle des engagements et Suivi budgtaire/analytique sous le logiciel ------------------------ 167
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES ---------------------------------------------------------------------------------- 172
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX -------------------------------------------------------------------------------------------- 172
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT INITIAL -------------------------------------------------------------------------------- 174
PROCEDURE : REAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL ---------------------------------------------------------- 177
PROCEDURE : PAIEMENT DIRECT ------------------------------------------------------------------------------------------------- 180
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE ---------------------------------------------------------------------------------------- 182
PROCEDURE : JUSTIFICATION DES FONDS REUS DU PARTENAIRE ----------------------------------------------------- 182
PROCEDURE : GESTION DES COMPTES BANCAIRES ------------------------------------------------------------------------- 185
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE ----------------------------------------------------------------- 186
PROCEDURE : GESTION DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES ----------------------------------------------------------- 190
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE MENUES DEPENSES --------------------------------------------- 191
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR CAISSE -------------------------------------------------------------------- 195
PROCEDURE : AVANCES DE FONDS A JUSTIFIER ------------------------------------------------------------------------------ 197
PROCEDURES COMPTABLES ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 202
PROCEDURE : PRINCIPES COMPTABLES ---------------------------------------------------------------------------------------- 202
PROCEDURE : COMPTABILITE INFORMATISEE / COMPTABILITES INTEGREES ---------------------------------------- 205
PROCEDURE : DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME COMPTABLE ----------------------------------- 207
PROCEDURE : JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME DE CLASSEMENT DES PIECES ------------------------------- 209
PROCEDURE : PLANS COMPTABLES ---------------------------------------------------------------------------------------------- 213
PROCEDURE : Gnralits ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 215
PROCEDURE : Approvisionnement du compte spcial Banque ---------------------------------------------------------- 216
PROCEDURE : Envoi Demande de Paiement Direct (DPD) ----------------------------------------------------------------- 217
PROCEDURE : Paiement de la DPD ----------------------------------------------------------------------------------------------- 218
PROCEDURE : Achat de fournitures ou services ------------------------------------------------------------------------------ 219
PROCEDURE : Approvisionnement de la caisse ------------------------------------------------------------------------------- 220
PROCEDURE : Rglement des factures ------------------------------------------------------------------------------------------ 221
PROCEDURE : Avance des fonds un fournisseur ou ONG OU association ------------------------------------------- 222
PROCEDURE : Justification AU partenaire en dveloppement des fonds reus-------------------------------------- 223
PROCEDURE : Immobilisation des charges de lexercice ------------------------------------------------------------------- 224
PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF) ---------------------- 226
PROCEDURE : RECEPTION DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF ------------------------------ 229
PROCEDURE : LA DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) / ACQUISITION OU ENGAGEMENT ------------------ 230
PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DPD ------------------------------------------------------------------------------------ 231

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PROCEDURE : PAIEMENT DE LA DPD -------------------------------------------------------------------------------------------- 233
PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE DE CONTREPARTIE --------------------------------------------------------------- 234
PROCEDURE : RECEPTION DE LA CONTREPARTIE ETAT --------------------------------------------------------------------- 235
PROCEDURE : ACHAT DIMMOBILISATIONS SANS AVANCE --------------------------------------------------------------- 236
PROCEDURE : ACHAT DIMMOBILISATIONS AVEC AVANCE REGLEMENT DE LA FACTURE
DAVANCE/DACOMPTE ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 237
PROCEDURE : ACHAT DIMMOBILISATIONS AVEC AVANCE --------------------------------------------------------------- 238
PROCEDURE : IMMOBILISATIONS FINANCIERES ------------------------------------------------------------------------------ 239
PROCEDURE : AVANCE DE FONDS A UNE ONG ET JUSTIFICATION ------------------------------------------------------ 240
PROCEDURE : REGLEMENT DES SALAIRES -------------------------------------------------------------------------------------- 243
PROCDURE : STOCKS/ Entres en stock --------------------------------------------------------------------------------------- 244
PROCEDURE : STOCKS/Consommations de stock ---------------------------------------------------------------------------- 245
PROCEDURE : TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS ------------------------------------------------------------------------ 247
PROCEDURE : QUELQUES CONTROLES USUELS------------------------------------------------------------------------------- 253
PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION ---------------------------------------------------------------------------------- 259
PROCEDURE : AUTO-CONTROLE SP/CNLS-IST& CONTROLE DU PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT ----------- 259
PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE ------------------------------------------------------------------------------- 261
PROCEDURE : Audit EXTERNE ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 270
ANNEXES ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 272

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SIGLES ET ACRONYMES
AC : Agent comptable
AI : Auditeur Interne
ADM : Procdures Administratives
ASE : Assistant de Suivi-Evaluation
ARV : Anti Rtro Viraux
BAC : Baccalaurat
BC : Bon de Commande
BL : Bon de Livraison
BQ : Banque
BTS : Brevet de Technicien Suprieur
CAI : Caisse
CE : Contrepartie de lEtat
CO : Comptable
CS : Compte Spcial
CNLS : Conseil National de Lutte contre le Sida
CN : Coordonnateur National
CNA : Coordonnateur National Adjoint
CNSS : Caisse Nationale de Scurit Sociale
CPA : Chef Parc Auto
CHA : Chauffeur
CI : Charg de lInformatique
CPLS : Comit Prfectoral de Lutte contre le Sida
CPT : Procdures Comptables
CRH : Charg des Ressources Humaines
CRLS : Comit Rgional de Lutte contre le Sida
CS : Coursier
CSAF : Chef du Service Administratif et Financier
CSCME : Chef Service Charg des Ministres et des Entreprises
CSCCR : Charg de la Socit Civile et des Confessions Religieuses
CGSM : Charg de la Gestion des Stocks et du matriel
CSSS : Chef Service du Secteur Sant
CSCRP : Chef de Service de Communication et des Relations Publiques
CSPSE : Chef de Service de Planification et de Suivi Evaluation
CUMP : Cot Unitaire Moyen Pondr
DECF : Diplme dEtudes Comptables et Financires

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DESCF : Diplme dEtudes Suprieures Comptables et Financires
DP : Demande de Proposition
DPD : Demande de Paiement Direct
DRF : Demande de Remboursement de Fonds
FCFA : Franc de la Communaut Francophone Africaine
FNUAP : Fonds des Nations Unies pour la Population
IEC : Information, Education et Communication
MSTCF : Matrise en Sciences Techniques Comptables et Financires
NIP : Note dInformation des Prestataires
OCB : Organisations Communautaires de Base
OD : Oprations Diverses
OHADA : Organisation pour lHarmonisation du Droit des Affaires en Afrique
ONG : Organisation Non Gouvernementale
PABA : Plan dAction et Budget Annuels
PASCI : Programme dAppui la Socit Civile
PJ : Pice (s) Justificative (s)
PNLS : Programme National de Lutte contre le Sida
PNUD : Programme des Nations Unies pour le Dveloppement
PTME : Prvention de la Transmission du VIH de la Mre lEnfant
PR : Prsentation
PV : Procs Verbal
RP : Responsable des Programmes
REDES : Rapport sur lEstimation des Flux de Ressources et des Dpenses en matire de Sida
RCS : Reporting, Contrle et Supervision
RIF : Rapport Intrimaire Financier
RTSW : Responsable Technique du Site Web
SA : Secrtaire Administratif
SPa : Secrtaire Particulire
SP : Secrtariat Permanent
SP/CNLS-IST : Secrtariat Permanent du Conseil National de Lutte contre le Sida et les Infections Sexuellement
Transmissibles
STa : Standadiste
TDR : Termes de Rfrence
VIH/ SIDA : Virus de lImmuno-dficience Humaine/ Syndrome dImmuno-Dficience Acquise

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0- INTRODUCTION : PRESENTATION DU MANUEL
Section 1 : Section 1 : Champ dapplication du Manuel PRM 01

Section 2 : Section 2 : Objectifs du Manuel PRM 02

Section 3 : Structure du Manuel PRM 03

Section 4 : Mise jour du Manuel PRM 04

Section 5 : Limites du manuel en matire de Contrle interne PRM 05

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST INTRODUCTION PRM 01
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL Octobre 2012
PROCEDURE : CHAMP DAPPLICATION DU MANUEL Folio : 1/1

0.1. Champ dapplication du manuel

Ce manuel formalise :

les principales procdures administratives, financires et comptables du SP/CNLS-IST dans


le cadre de la coordination de la rponse nationale de lutte contre le VIH/SIDA et
lexcution des dcisions prises par le Conseil National de Lutte contre le Sida et les
Infections Sexuellement Transmissibles.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
INTRODUCTION PRM 02
SP/CNLS-IST
Octobre
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL
2012
PROCEDURE : OBJECTIFS DU MANUEL Folio : 1/1

0.2. Objectifs du manuel

Le manuel de procdures formalise les principales rgles de gestion administrative, financire et


comptable relatives au champ dapplication dfini ci-dessus. Il a pour objectifs de :

fournir un cadre formel d'excution des oprations caractre administratif, financier et


comptable ;

dcrire l'organisation administrative, financire et comptable ;

dcrire les procdures d'excution des dpenses dans les conditions garantissant un
contrle interne efficace, en formalisant les contrles effectuer au sein de la structure et
dfinir les responsables de ceux-ci chaque tape du circuit des documents ;

dcrire les procdures mettre en uvre par l'ensemble du personnel comptable et


administratif ainsi que les tches qui lui incombent ;

utiliser de faon optimale, pour une meilleure efficacit des actions engages, l'ensemble
des moyens mis en uvre tels que:

les moyens humains ;


les moyens matriels ;
les moyens financiers ;

matriser la connaissance des actions engages et par consquent comparer les moyens
mis en uvre aux rsultats techniques obtenus ;

former lutilisation du manuel non seulement le personnel directement engag dans


l'excution mais aussi l'ensemble des bnficiaires de l'intervention ;

amliorer la productivit du personnel impliqu dans la gestion du SP/CNLS-IST ;

assurer une conduite continue, permanente et exhaustive du contrle interne.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST INTRODUCTION PRM 03
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL Octobre 2012
PROCEDURE : STRUCTURE DU MANUEL Folio : 1/2

0.3. Structure du manuel

Le manuel est structur de manire en faciliter son exploitation et sa mise jour afin de
ladapter lvolution tant de lorganisation du SP/CNLS-IST que des procdures formalises. Il se
compose de cinq (5) parties principales, chacune delles comportant un certain nombre de
sections spcifiques :

PARTIE 1 : PRESENTATION DU CNLS-IST

La premire partie dcrit la mission, les attributions et lorganisation du CNLS-IST.

PARTIE 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Cette partie aborde les procdures de gestion du courrier, de gestion du personnel, de gestion
des achats, de gestion des immobilisations et matriel roulant, de gestion des stocks, de
fournitures et des kits.

PARTIE 3 : PROCEDURES FINANCIERES

La troisime partie traite dabord de la gestion budgtaire notamment la prparation du budget,


llaboration du budget, le calendrier dlaboration, le suivi budgtaire ; ensuite de la
mobilisation des ressources et enfin de la gestion de la trsorerie.

PARTIE 4 : PROCEDURES COMPTABLES

La quatrime partie du manuel a pour but de dcrire lorganisation comptable mettre en place,
de dfinir les procdures appliquer et de proposer des schmas dcritures spcifiques.

PARTIE 5 : PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION

La cinquime et dernire partie est consacre au contrle interne et au contrle externe.

SP/CNLS-IST MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET

12 / 302
COMPTABLES
INTRODUCTION PRM 03
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL Octobre 2012
PROCEDURE : STRUCTURE DU MANUEL Folio : 2/2

Les dimensions suivantes sont prises en compte dans la prsentation de chaque procdure :

objet de la procdure
application de la procdure
rgles de gestion
tapes de la procdure
intervenants
description des oprations squentielles ncessaires.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST INTRODUCTION PRM 04
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL Octobre 2012
PROCEDURE : MISE A JOUR DU MANUEL Folio : 1/2

0.4. Mise jour du manuel

0.4.1. Motifs de mise jour du manuel

La tenue jour du prsent manuel est tout aussi importante que sa mise en place. En effet, sil
nest pas mis jour rgulirement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise jour, il perd de
son efficacit. Une liste des dtenteurs du manuel sera tenue par le SP/CNLS-IST pour permettre
la mise jour de tous les exemplaires chaque fois quune modification sera effectue. Il est
souhaitable de revoir systmatiquement tous les 2 ans si le manuel reste adapt aux besoins des
activits du SP/CNLS-IST.

La mise jour du manuel peut tre motive par :

des changements dans la structure ou les activits du SP/CNLS-IST suivant les dcisions
des autorits du CNLS-IST ;

des modifications des systmes et procdures dans le but d'amliorer les procdures
existantes pour faire face des situations nouvelles ;

des changements rendus ncessaires par l'application des textes et dcrets concernant
les lois et rgles comptables en vigueur ;

des changements dans l'affectation du personnel ou dans les tches qui lui incombent ;

de nouvelles responsabilits attribues au SP/CNLS-IST.

0.4.2. Responsabilit de la tenue et de la mise jour du manuel

La responsabilit de la tenue et de la mise jour du manuel de procdures incombe au


Coordonnateur National du SP/CNLS-IST.

Le Cabinet ne pourra intervenir dans le cas de modification que sur demande du Coordonnateur
National du SP/CNLS-IST dans les domaines de conseils, avis ou propositions de modifications.

14 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST INTRODUCTION PRM 04
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL Octobre 2012
PROCEDURE : MISE A JOUR DU MANUEL Folio : 2/2

0.4.3. Mthodologie de mise jour du manuel

Lorsque la dcision de modification des procdures existantes est envisage, le Coordonnateur


National ou lAdjoint convoque une runion laquelle doivent participer tous les responsables et
agents susceptibles dtre concerns par ces modifications.

Cette runion doit dbattre de lopportunit de la modification propose et des solutions


adopter.

A lissue de cette runion, un procs-verbal est tabli indiquant les lments suivants :
les procdures existantes devant tre modifies ;
les raisons pour lesquelles les modifications sont demandes ;
les principes des modifications apporter ;
la personne charge de rdiger la nouvelle procdure inclure dans le manuel de
procdures.

Le texte dfinitif est arrt par la coordination du SP/CNLS-IST

0.4.4 Distribution des procdures modifies

Aprs adoption du texte dfinitif portant sur les modifications apportes au manuel, la
Coordination se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux intresss.

Le Secrtariat Permanent du CNLS-IST tient un registre permettant de suivre la mise jour de


chaque copie du manuel.

Le Secrtaire Administratif du SP/CNLS-IST, charg de la distribution des nouvelles sections du


manuel, note dans le registre la date de transmission de la nouvelle section aux intresss ainsi
que les rfrences correspondantes. Ceux-ci rendent les pages primes correspondantes au
moment de la rception des nouvelles sections et apposent leur visa attestant la rception des
nouvelles sections et de la remise des anciennes.

Le Secrtaire Administratif classe, chronologiquement, une copie des pages primes dans un
classeur intitul "Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables - Sections
Primes".

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
INTRODUCTION PRM 05
SP/CNLS-IST
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL Octobre 2012
PROCEDURE: LIMITES DU MANUEL EN MATIERE DE CONTRLE
Folio : 1/1
INTERNE
0.5. Limites du manuel en matire de contrle interne
Le Secrtariat Permanent en charge de la gestion administrative, financire et comptable est une
structure du CNLS-IST constitue principalement :
du Coordonnateur National (CN) ;
du Coordonnateur National Adjoint (CNA)
du Chef de Service Administratif et Financier (CSAF)
du Responsable des programmes (RP)
de lAgent Comptable (AC)
du Comptable (CO)
du Charg des Ressources Humaines (CRH)
du Secrtaire Administratif (SA)
du Charg de la Gestion des Stocks et du Matriel (CGSM)
de la Secrtaire particulire (SPa)
de lAuditeur Interne (AI)
Au plan technique, le personnel est constitu de :
du Chef de service charg des ministres et des entreprises (CSCME)
du Chef de service charg de la socit civile et des confessions religieuses (CSCSCR)
du Chef de service charg du secteur sant (CSCSS)
du Chef de service de communication et des relations publiques (CSCRP)
du Responsable Technique du site web (RTSW)
du Chef de service de planification et suivi-valuation (CSPSE)
des Assistants de suivi-valuation (ASE)
du Gestionnaire de la base de donnes (GBD)
du Charg de linformatique (CI)
Il faut prciser que la sparation des tches incompatibles telle quexige dans les moyennes ou
grandes structures par le contrle interne ne serait tre strictement respecte.

Trois (3) sries de mesures ont t intgres au manuel pour pallier cet tat de fait :
dune part, deux au moins des personnes cites en matire de gestion administrative,
financire et comptable, sont partie prenante de la quasi-totalit des oprations, cest
dire quune seule personne ne saurait toute seule conduire une opration dans toute son
entiret (du dbut la fin, de lexcution au contrle final),
dautre part, des contrles internes sont oprs par lun ou lautre des membres sur le
travail fait par les autres,
enfin, des contrles inopins seront oprs priodiquement par le CNLS-IST et les
partenaires au dveloppement.

16 / 302
PARTIE 1 : PRESENTATION DU CNLS-IST
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
CNLS-IST PRESENTATION DU CNLS-IST PR 01
CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST Octobre 2012
PROCEDURE : MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION Folio : 1/4
1.1. MISSIONS DU CNLS-IST

Le Conseil National de Lutte contre le Sida et les Infections Sexuellement Transmissibles (CNLS)
est cr par dcret prsidentiel n 2001/073 du 13 octobre 2001. Le Conseil National a pour
missions de :
- Dfinir les orientations politiques en matire de lutte contre le VIH/SIDA et les infections
sexuellement transmissibles ;
- Mobiliser les ressources externes et internes pour la mise en uvre du plan stratgique
national ;
- Evaluer lefficacit de la lutte contre le VIH, le SIDA et les IST ;
- Approuver les budgets et programmes annuels daction ;
1.2. COMPOSITION ET ORGANISATION DU CNLS-IST
Le CNLS-IST est compos comme suit :

- Prsident : le Prsident de la Rpublique


- Premier Vice-prsident : le Premier Ministre
- Deuxime Vice-prsident : le Ministre de la Sant
- Rapporteur Gnral : le Ministre de lEconomie et des Finances
- Rapporteur Gnral Adjoint : le Ministre charg des Affaires Sociales
- Membres : les autres membres du Gouvernement
deux dputs
trois reprsentants de lOrdre National des Mdecins,
Pharmaciens et Mdecins Dentistes
. le Prsident du Patronat
. six reprsentants des chefs traditionnels
(un par rgion sanitaire)
. trois reprsentants des confessions religieuses
. deux reprsentants des Tradithrapeutes
. deux reprsentants des fdrations dONG
. deux reprsentants des associations des personnes
vivant avec le VIH/SIDA
. deux reprsentants des organisations syndicales

18 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PRESENTATION DU CNLS-IST PR 01
CNLS-IST
Octobre
CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST
2012
PROCEDURE : MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION Folio : 2/4
Le CNLS-IST dispose de sept (7) organes dont le Secrtariat Permanent. Il sagit des organes ci-
aprs :
- lAssemble plnire ;
- les Groupes de travail ;
- le Secrtariat Permanent ;
- la Commission Scientifique ;
- la Commission dEthique ;
- les Comits Rgionaux de Lutte contre le SIDA/IST ;
- les comits prfectoraux de Lutte contre le SIDA/IST.
1.3. SECRETARIAT PERMANENT : MISSIONS ET ORGANISATION
Le Secrtariat Permanent du Conseil National de Lutte contre le Sida et les Infections
Sexuellement Transmissibles (SP/CNLS-IST) a pour mission de coordonner la mise en uvre de la
lutte contre le VIH/SIDA et dexcuter les dcisions prises par le Conseil National en la matire. Il
assure la coordination, lappui technique et le suivi de lensemble des interventions de lutte
contre le VIH/SIDA et les IST. A ce titre il est charg de :
- Susciter limplication effective des diffrents secteurs ;
- Mobiliser et grer les ressources pour appuyer la rponse Nationale lpidmie ;
- Assurer la coordination des ressources financires multilatrales, bilatrales et celles de
lEtat affect la lutte contre le VIH/SIDA ;
- Promouvoir laccessibilit aux soins et traitements aux personnes vivants avec le VIH/SIDA
y compris laccessibilit aux antirtroviraux ;
- Promouvoir et coordonner la recherche dans le domaine du VIH/SIDA et assurer la
diffusion de linformation ;
- Reprsenter le Conseil National aux assises internationales relatives au VIH/SIDA/IST ;
- Organiser des runions priodiques de suivi avec tous les partenaires de dveloppement ;
- Soumettre tous les six (6) mois au Conseil National, avant la tenue de sa session ordinaire,
un rapport sur lvolution de lpidmie et la rponse multisectorielle.
Le Secrtariat Permanent est organis autour des services ci-aprs :
- le Cabinet de la Coordination ;
- le Service Administratif et Financier ;
- le Service charg de la Planification et du Suivi-valuation ;
- le Service charg du Secteur Sant ;
- le Service charg des Ministres (en dehors du secteur sant), des Entreprises, de la
Socit Civile et des Confessions Religieuses ;
- le Service charg de la Communication et des Relations Publiques.

19 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
CNLS-IST PRESENTATION DU CNLS-IST PR 01
CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST Octobre 2012
PROCEDURE : MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION Folio : 3/4

Le Secrtariat Permanent du conseil est compos comme suit :


- Un Coordonnateur National,
- Un Coordonnateur National Adjoint,
- Une Secrtaire Particulire,
- Un Responsable du Service Administratif et Financier,
- Un Agent Comptable,
- Un Responsable des Programmes,
- Le Charg des Ressources Humaines,
- Le Secrtaire Administratif,
- Le Charg de la Gestion des Stocks et du Matriel,
- La Standardiste,
- Le Coursier,
- Les Chauffeurs,
- Le Chef service charg des Ministres et Entreprises,
- Le Charg de la Socit Civile et des confessions religieuses,
- Le Chef Service du Secteur Sant,
- Le Chef Service de Communication et des Relations Publiques,
- Le Responsable Technique du site web du CNLS-IST,
- Le Chef Service de Planification et Suivi-Evaluation,
- Les Assistants de suivi-valuation,
- Le Gestionnaire de la base de donnes,
- Le Charg de lInformatique.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
CNLS-IST PRESENTATION DU CNLS-IST PR 01
CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST Octobre 2012
PROCEDURE : MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION Folio : 4/4
Ils sont nomms par dcret prsidentiel qui dsigne en mme temps le Coordonnateur National
et son Adjoint.

Le Secrtariat Permanent emploie quatre catgories de personnel :


- Les membres nomms par dcret prsidentiel
- Les fonctionnaires dtachs
- Le personnel cadre dappui recrut avec lappui des partenaires au dveloppement ;
- Le personnel dappui recrut par le Secrtariat Permanent.

1.4. FICHES DE FONCTION

Cf. pages suivantes.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Coordonnateur National
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Prsidence de la rpublique
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel au niveau du SP et Folio : 1/3
Responsables des Comits Rgionaux et Prfectoraux de lutte
contre le VIH/SIDA

I. MISSION
Assurer la gestion technique, administrative et financire du Secrtariat Permanent. Il est
lordonnateur des dpenses. Il est assist dun Coordonnateur National Adjoint.
II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
Politique, plaidoyer et gestion technique
- assurer la mise en uvre des dcisions du CNLS ;
- assurer la coordination, lappui technique et le suivi de lensemble des interventions de
lutte contre le VIH/SIDA et les IST ;
- laborer les plans stratgiques nationaux de lutte contre le SIDA et les IST ;
- coordonner la planification stratgique et oprationnelle de la riposte nationale au SIDA ;
- mobiliser les ressources ncessaires pour appuyer la rponse nationale l'pidmie la
rponse nationale ;
- susciter l'implication effective des diffrents secteurs ;
- promouvoir laccessibilit aux services de prvention, de soins et traitement aux personnes
vivant avec le VIH y compris laccessibilit aux antirtroviraux ;
- promouvoir et coordonner la recherche dans le domaine du VIH ;
- assurer la diffusion de l'information ;
- organiser des runions priodiques de suivi avec tous les partenaires de dveloppement ;
- crer et entretenir les conditions propices pour latteinte des objectifs de la lutte contre le
VIH ;
- superviser et valider llaboration des rapports techniques des activits ;
- reprsenter le CNLS aux assises internationales relatives au VIH, au SIDA et aux IST.

Gestion Administrative
- assurer lorganisation gnrale du Secrtariat Permanent (SP) ;
- assurer le bon fonctionnement des diffrents dpartements du SP ;
- veiller lapplication de la lgislation du travail ;
- faire respecter les clauses des Accords de Don et Conventions de financement et des autres
documents de base et en assurer le suivi ;
- organiser des audits techniques et financiers et oprationnaliser le plan de mise en uvre
des recommandations ;

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Coordonnateur National
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Prsidence de la Rpublique
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel au niveau du SP et Folio : 2/3
Responsables des Comits Rgionaux et Prfectoraux de lutte
contre le VIH/SIDA
- fournir rgulirement des rapports dactivits (semestriel et annuel) sur la riposte nationale
au Prsident du CNLS-IST, aux autres membres et aux bailleurs ;
- produire les comptes administratifs.
Gestion Financire
- assurer la gestion financire du SP/CNLS-IST ;
- assurer la coordination des ressources financires multilatrales, bilatrales et celles de l'Etat
affectes la lutte contre le VIH/SIDA ;
- prparer et prsenter au CNLS-IST les projets de budgets annuels pour approbation / adoption ;
- assurer la mise en uvre des budgets aprs adoption ;
- assurer lordonnancement des dpenses ;
- cosigner les modes de paiements tirs sur les comptes projets ;
- veiller la prparation des tats financiers annuels et des rapports dactivits ;
- signer les Demandes de Remboursement de Fonds (DRF), les Demandes de Paiement Direct
(DPD).

III. RESULTATS ATTENDUS


Rsultats au plan technique
- la coordination technique avec les diffrents acteurs est assure ;
- les plans dactions annuels de travail sont prpars ;
- les conditions propices pour latteinte des objectifs de la lutte contre le VIH sont cres;
- limplication effective des diffrents acteurs impliqus dans la lutte contre le VIH/SIDA et les
IST est assure ;
- laccessibilit aux soins et traitements aux personnes vivant avec le VIH/SIDA y compris
laccessibilit aux anti-rtroviraux est garantie ;
- les rapports dactivits et autres rapports devant tre prsents aux responsables nationaux
et aux bailleurs de fonds sont rgulirement prpars.
Rsultats au plan administratif
- lorganisation gnrale du Secrtariat Permanent est assure ;
- la lgislation du travail est applique ;
- la gestion quotidienne du SP est assure ;
- les actions pour le respect des clauses des Accords de Don et Conventions et des autres
documents de bases sont dveloppes et suivies ;
- les audits techniques et financiers sont organiss et le plan de mise en uvre des

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Coordonnateur National
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Prsidence de la Rpublique
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel au niveau du SP Folio : 3/3
et Responsables des Comits Rgionaux et Prfectoraux de lutte
contre le VIH/SIDA

recommandations est oprationnel la satisfaction de la partie togolaise et des partenaires au


dveloppement ;
- les rapports dactivits (mensuel, trimestriel, semestriel et annuel) sur la gestion du SP, du
CNLS au Ministre de Tutelle et aux bailleurs sont rgulirement fournis ;
Rsultats au plan financier
- les projets de budgets annuels sont prpars et prsents au Conseil National pour approbation
/ adoption ;
- les budgets sont mis en uvre et excuts de faon efficace et efficiente;
- les dpenses sont correctement ordonnances ;
- les tats financiers annuels sont prpars ;
- les comptes sont efficacement grs et suivis ;
- les Demandes de Remboursement de Fonds (DRF), les Demandes de Paiement Direct (DPD)
sont rgulirement envoys.

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES


Etre titulaire dun BAC+5 en sciences de la sant, en sciences sociales, en gestion et
management ou tout diplme quivalent ;
Justifier dau moins cinq (5) annes dexprience dans le domaine de la sant ou du
management et particulirement en matire du VIH ;
Bonne aptitude travailler en quipe et sous pression ;
Bonne expression crite et orale ;
Parfaite maitrise des logiciels de traitement de texte (World, Excel, Powerpoint) ;.

V. LANGUES
Parfaite connaissance de la langue franaise
Connaissance de langlais ncessaire

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Coordonnateur National Adjoint
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel au niveau du SP, Folio : 1/3
Personnel des Comits Rgionaux et Prfectoraux de lutte contre
le VIH/SIDA

I. MISSION

Assurer lintrim du Coordonnateur National en cas dabsence ou dempchement. Exercer les


tches qui lui seront confies par dlgation de celui-ci.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

Gestion Technique
- participer la prparation des plans dactions annuels de travail ;
- contribuer crer et entretenir les conditions propices pour latteinte des objectifs de la
lutte contre le VIH ;
- contribuer la coordination technique avec les diffrents acteurs de lutte contre le
VIH/SIDA ;
- assister les diffrents acteurs dans la prparation de leur plan de travail et de leur budget
annuel ;
- simpliquer dans la participation effective des diffrents acteurs impliqus dans la lutte
contre le VIH/SIDA et les IST ;
- simpliquer dans la promotion de laccessibilit aux soins et traitements aux personnes
vivant avec le VIH/SIDA y compris laccessibilit aux anti-rtroviraux ;
- participer la prparation des rapports dactivits et autres rapports devant tre prsents
aux responsables nationaux et aux bailleurs de fonds.

Gestion Administrative
- contribuer lorganisation gnrale du Secrtariat Permanent (SP) ;
- veiller au bon fonctionnement des diffrents postes ;
- veiller lapplication de la lgislation du travail ;
- veiller une bonne circulation de linformation de porte gnrale au sein du SP et du
CNLS ;
- contribuer la gestion quotidienne du SP

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Coordonnateur National Adjoint
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel au niveau du SP, Folio : 2/3
Personnel des Comits Rgionaux et Prfectoraux de lutte contre
le VIH/SIDA

- contribuer lorganisation des audits techniques et financiers et oprationnaliser le plan de


mise en uvre des recommandations ;
- participer la production rgulire des rapports dactivits sur la gestion du SP, du CNLS ;

Gestion Financire
- participer la prparation des projets de budgets annuels prsenter Conseil National pour
approbation / adoption ;
- contribuer lordonnancement des dpenses ;
- cosigner les modes de paiements tirs sur les comptes dsigns sur lesquels il est signataire ;

III. RESULTATS ATTENDUS

Rsultats au plan technique


- la coordination technique avec les diffrents acteurs est assure ;
- les plans dactions annuels de travail sont prpars ;
- les conditions propices pour latteinte des objectifs de la lutte contre le VIH sont cres;
- les actions de coordination sont suscites, le Coordonnateur National est rgulirement mis
en veil et le suivi de la mise en uvre de toutes les tches et responsabilits de la
coordination est assur ;
- limplication effective des diffrents acteurs impliqus dans la lutte contre le VIH/SIDA et les
IST est assure ;
- les diffrents acteurs dans la prparation de leur plan de travail et de leur budget annuel
sont assists ;
- laccessibilit aux soins et traitements aux personnes vivant avec le VIH/SIDA y compris
laccessibilit aux antirtroviraux est garantie ;
- les rapports dactivits et autres rapports devant tre prsents aux responsables nationaux
et aux bailleurs de fonds sont rgulirement prpars.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Coordonnateur National Adjoint
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel au niveau du SP, Folio : 3/3
Personnel des Comits Rgionaux et Prfectoraux de lutte contre
le VIH/SIDA
Rsultats au plan administratif
- lorganisation gnrale du Secrtariat Permanent est assure ;
- la lgislation du travail est applique ;
- la gestion quotidienne du SP est assure ;
- les audits techniques et financiers sont organiss et le plan de mise en uvre des
recommandations est oprationnel ;
- les rapports dactivits (mensuels, trimestriels, semestriels et annuel) sur la gestion du SP,
sont rgulirement fournis ;
Rsultats au plan financier
- les projets de budgets annuels sont prpars et prsents au Conseil National pour
approbation / adoption ;
- les budgets sont mis en uvre et excuts de faon efficace et efficiente;
- les dpenses sont correctement ordonnances ;
- les comptes dsigns sont efficacement grs et suivis ;
- les Demandes de Remboursement de Fonds (DRF), les Demandes de Paiement Direct (DPD)
sont rgulirement envoys.
IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES
Cf. celles du Coordonnateur National
V. LANGUES
Bonne connaissance de la langue franaise
Connaissance de langlais de travail ncessaire

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
SP/CNLS-IST CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
TITRE DU POSTE: Secrtaire Particulire
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National Folio : 1/2
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel
I. MISSION
Sous la responsabilit directe du Coordonnateur National, la Secrtaire Particulire assure le
secrtariat du SP/CNLS-IST
II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
assurer le traitement des textes initis par le Coordonnateur National au moyen dun logiciel
appropri ; ces documents comprennent les correspondances administratives, les tlcopies,
les messages et courriers lectroniques, les notes de service, les rapports, les procs-verbaux,
les comptes rendus, etc. ;
soumettre les documents au Coordonnateur National pour signature ;
rceptionner les courriers pour traitement ;
rceptionner et transmettre les correspondances la signature du Coordonnateur National,
du Prsident et des Vice-prsidents du CNLS-IST ;
tenir les registres pour le suivi des courriers dpart et arrive ;
sassurer de lenregistrement et de la ventilation des courriers en provenance ou
destination des autres services ;
sassurer de la distribution rgulire des courriers destins lextrieur par le coursier ;
utiliser un logiciel appropri pour expdier et recevoir le courrier lectronique et pour le
distribuer, le classer et larchiver ;
procder au classement des documents selon le mode thmatique et chronologique afin de
permettre une recherche rapide et facile (communication, formation, textes, );
planifier lagenda du Coordonnateur National ;
rceptionner et grer le matriel et les fournitures mis la disposition du Coordonnateur
National du SP/CNLS-IST

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
SP/CNLS-IST CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
TITRE DU POSTE: Secrtaire Particulire
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National Folio : 2/2
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel
III. RESULTATS ATTENDUS
le traitement des textes initis par le Coordonnateur National est assur;
les documents sont soumis la signature du Coordonnateur National;
les registres pour le suivi des courriers dpart et arrive sont bien tenus ;
lenregistrement et la ventilation des courriers en provenance ou destination des autres
services sont assurs ;
la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives et, en
gnral, de tout document diffusion gnrale est contrle et assure ;
le classement des documents selon le mode thmatique et chronologique est assur ;
la planification de lagenda du Coordonnateur National est effective ;
la tenue de lagenda du Coordonnateur National est assure;

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES


- Etre titulaire dun BTS (Bac+2) en secrtariat et bureautique ou tout autre diplme quivalent
- Avoir une exprience de deux (02) ans minimum dans le domaine de secrtariat ou de
lassistance de direction
- Avoir une matrise des logiciels informatiques de la bureautique : Word, PowerPoint, Excel
- Avoir une parfaite matrise des applications de messagerie lectronique (Internet) ;
- Avoir une matrise de la langue franaise et une connaissance de langlais ;
- Avoir des aptitudes organisationnelles et de gestion des priorits ;
- Avoir un esprit dinitiative, dquipe et de courtoisie ;
- Etre apte travailler un rythme soutenu et sous pression ;
- Etre discret et disponible
- Accepter de travailler en dehors des heures de service
V. LANGUE
- Bonne connaissance de la langue franaise
- Connaissance de langlais de travail ncessaire

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
SP/CNLS-
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
IST
TITRE DU POSTE: Chef du Service Administratif et Financier
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National Folio : 1/5
COLLABORATEURS : Agent comptable, Charg des Programmes

I. MISSION
Assister la Coordination dans lexcution des tches de gestion administrative et financire
du SP/CNLS-IST. Il assure la supervision de la gestion du personnel, des achats et stocks, du
secrtariat et du parc auto.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS


Gestion Administrative
- assurer lorganisation gnrale du service administratif du SP/CNLS-IST et veiller au bon
fonctionnement de la structure administrative du SP ;
- superviser la gestion du personnel, les achats et stocks, le secrtariat et le parc auto ;
- effectuer les oprations de commande (Bons de commande et lettres de commande)
- certifier les factures relatives aux diffrentes commandes (marchs, lettres de
commande, bons de commande) ;
- participer aux runions de la commission dattribution des marchs ;
- veiller lapplication de la lgislation du travail ;
- sassurer de la production et de la diffusion des rapports priodiques prvus dans les
manuels du SP/CNLS-IST ;
- sacquitter de toute mission ou tche administrative qui peut lui tre confie par le
Coordonnateur National.
Gestion Financire
- sassurer que les procdures financires mises en uvre sont conformes aux dispositions
des accords et conventions de financement des bailleurs et au manuel des procdures du
SP/CNLS-IST ;
- prparer lavant-projet de budget du SP/CNLS-IST ;
- prendre en charge et liquider les dpenses de personnel, de matriel, de transferts
courants, dquipement et dinvestissement ;
- contrler et suivre les entres et les sorties de fonds des Comptes bancaires et de la
caisse menues dpenses ;
- prparer les comptes rendus dtapes de lexcution du budget ;
- superviser la prparation des demandes de paiements et/ou de remboursement de fonds
(DRF) et Demandes de Paiements Directs (DPD);

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
SP/CNLS-
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
IST
TITRE DU POSTE: Chef du Service Administratif et Financier
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National Folio : 2/5
COLLABORATEURS : Agent comptable, Charg des Programmes
- participer llaboration de la programmation financire des activits du SP/CNLS-IST
- suivre les oprations financires des comptes bancaires (engagement, retrait, rglement,
tat de rapprochement bancaire) des diffrentes subventions des partenaires ;
- assister les responsables des sous bnficiaires secondaires dans le suivi financier et dans
la mise en uvre effective des fonds mis leur disposition pour la ralisation des activits
pour lesquelles ces fonds sont destins ;
- veiller au respect des procdures de gestion financire (ligibilit, efficacit des
dpenses) dans tous les programmes du SP/CNLS-IST ;
- veiller la transparence dans lutilisation des ressources en collaboration avec le
Coordonnateur National ;
Gestion comptable
- contrler les pices pour sassurer de leur validit, de leur exactitude et de leur bonne
imputation ;
- vrifier et certifier les factures deau, dlectricit et de tlphone ;
- suivre les comptes grs ou co-grs par le SP/CNLS-IST et faire les tats de
rapprochements avec la Banque ;
- contrler les procs-verbaux de caisse ;
- prparer et assister les missions daudits financiers et mettre en uvre les
recommandations pour amliorer la gestion du SP/CNLS-IST ;
- superviser la tenue de la comptabilit gnrale ;
- tablir les tats financiers consolids du SP/CNLS6IST et sortir les rapports de gestion
financire ;
- contrler la validation des factures et des reus ;
- veiller au bon classement et larchivage des pices justificatives des oprations du SP et
tout document dordre financier ou comptable suivant des principes prdfinis ;

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
SP/CNLS-
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
IST
TITRE DU POSTE: Chef du Service Administratif et Financier
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National Folio : 3/5
COLLABORATEURS : Agent comptable, Charg des Programmes

III- RESULTATS ATTENDUS


Rsultats au plan administratif
- La supervision de la gestion du personnel, des achats et des stocks, du secrtariat et du parc
auto est assure ;
- les oprations de commande (Bons de commande et lettres de commande) sont
effectues ;
- la certification des factures relatives aux diffrentes commandes (marchs, lettres de
commande, bons de commande) est effective ;
- la participation aux runions de la commission dattribution des marchs est effective ;
- lorganisation gnrale du dpartement administratif et financier du SP/CNLS-IST et le bon
fonctionnement de la structure administrative du SP sont assurs ;
- lapplication de la lgislation du travail est respecte ;
- la production et la diffusion des rapports priodiques prvus dans les manuels du SP/CNLS-
IST sont respectes ;
Rsultats au plan financier
- les procdures financires mises en uvre sont conformes aux dispositions des accords et
conventions de financement des bailleurs et au manuel des procdures du SP/CNLS-IST ;
- lavant-projet de budget du SP/CNLS-IST est prpar ;
- la prise en charge et la liquidation des dpenses de personnel, de matriel, de transferts
courants, dquipement et dinvestissement est assure ;
- les comptes rendus dtapes de lexcution du budget sont prpars ;
- les entres et les sorties de fonds des Comptes bancaires et de la caisse menues
dpenses sont contrles et suivies ;
- les demandes de paiements et/ou de remboursement de fonds (DRF) et Demandes de
Paiements Directs (DPD) sont rgulirement prpares ;
- les demandes et les rapports financiers qui serviront de base la mobilisation des
ressources sont rgulirement labors ;
- les relations financires avec lEtat et les Bailleurs de fonds sont assures ;
- la situation des contrats en cours et des factures payer est rgulirement tablie ;
- les oprations financires des comptes bancaires (engagement, retrait, rglement, tat de
rapprochement bancaire) sont suivies ;
- le suivi financier des responsables des sous bnficiaires secondaires dans la mise en uvre
effective des fonds mis leur disposition pour la ralisation des activits est assur ;

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
SP/CNLS-
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
IST
TITRE DU POSTE: Chef du Service Administratif et Financier
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National Folio : 4/5
COLLABORATEURS : Agent comptable, Charg des Programmes

- les procdures de gestion financire (ligibilit, efficacit des dpenses) dans tous les
programmes du SP/CNLS-IST sont respectes ;
- la transparence dans lutilisation des ressources en collaboration avec le Coordonnateur
National est garantie ;
- les modes de paiements tirs sur les comptes bancaires du SP sont cosigns avec le
Coordonnateur National.
Rsultats au plan comptable
- le contrle des pices pour sassurer de leur validit, de leur exactitude et de leur bonne
imputation est effectif ;
- les tats de rapprochement de banque et de caisse sont contrls ;
- la prparation et lassistance des missions daudits financiers sont assures ;
- les recommandations des missions daudits pour amliorer la gestion sont mises en
uvre ;
- la supervision de la tenue de la comptabilit gnrale est assure ;
- les tats financiers consolids du SP/CNLS-IST et la production des rapports de gestion
financire sont tablis ;
- la bonne gestion des comptes bancaires et de la caisse de menues dpenses est assure ;
- le classement et larchivage des pices justificatives des oprations du SP et tout
document dordre financier ou comptable suivant des principes prdfinis sont
effectus ;

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
SP/CNLS-
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
IST
TITRE DU POSTE: Chef du Service Administratif et Financier
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National Folio : 5/5
COLLABORATEURS : Agent comptable, Charg des Programmes.

IV- CONNAISSANCES ET APTITUDES

Avoir un diplme universitaire BAC+4 ou 5 en gestion, comptabilit ou finances


(MSTCF, DECF, DESCF, Matrise en gestion) ou tout autre diplme quivalent ;
Justifier dau moins trois (3) annes dexprience un poste analogue dans un projet
ou avoir fait un cabinet dexpertise comptable ;
Avoir une bonne connaissance des procdures et des mcanismes de financement
des bailleurs de fonds ;
Maitriser parfaitement loutil informatique (Microsoft Office)
Avoir lexprience de lutilisation dun ou plusieurs logiciels de comptabilit, la
connaissance dun logiciel de gestion comptable et financire dun projet serait un
atout ;
Etre intgre et bon communicateur
Avoir le sens de linitiative ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V- LANGUES

Bonne connaissance de la langue franaise


Connaissance de langlais de travail ncessaire

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Agent Comptable
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef service Administratif et
Folio : 1/3
Financier
COLLABORATEURS : Comptable
I- MISSION
Assure sous la responsabilit du Chef Service Administratif et Financier les fonctions comptables
du SP/CNLS-IST conformment au dcret N2008-091/PR portant rglement gnral sur la
comptabilit publique Il a sous supervision comptable.
II- PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
simpliquer dans la mise en place du syme de suivi financier et comptable informatis du
SP/CNLS-IST ;
assurer la gestion du budget allou par lEtat et produire les informations statistiques y
affrentes ;
appuyer le Coordonnateur dans lordonnancement du budget de lEtat ;
assurer la gestion de la trsorerie et la tenue de la comptabilit et des documents y
affrents ;
mettre en place un plan de gestion efficace des financements de lEtat ;
informer les autres services du SP/CNLS-IST sur les procdures dexcution du budget de
lEtat ;
assurer le bon fonctionnement du systme de suivi financier et comptable informatis du
SP/CNLS-IST avec la production des informations ncessaires ;
mettre jour et bonne date les informations financires dans le logiciel prvu.
participer llaboration du PABA ;
contrler et suivre les entres et les sorties de fonds sur les diffrents Comptes et de caisses
menues dpenses ;
prparer les demandes de rapprovisionnement et de justification des dpenses ;
participer llaboration de la programmation financire des activits du SP/CNLS-IST ;
veiller au respect du calendrier des activits et au maintien permanent du niveau de
liquidit ;
assurer la tenue de la comptabilit gnrale ;
contrler limputation des pices comptables et la saisie dans le logiciel ;
contrler la mise jour des livres et registres comptables ;
prparer les audits financier et comptable de gestion du financement du gouvernement ;
veiller au bon classement et larchivage des pices justificatives des oprations et tout
document dordre financier et comptable suivant les principes comptables ;
sacquitter de toute mission ou tche qui peut lui tre confie par le Coordonnateur ou le
Chef de Service.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Agent Comptable
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef service Administratif et
Folio : 2/3
Financier
COLLABORATEURS : Comptable

III- RESULTATS ATTENDUS

la gestion du budget allou par lEtat et la production des informations statistiques y


affrentes sont assures ;
lappui est donn au Coordonnateur dans lordonnancement du budget de lEtat ;
la gestion de la trsorerie et la tenue de la comptabilit et des documents y affrents sot
effectives ;
un plan de gestion efficace des financements de lEtat est mis en place ;
les autres services du SP/CNLS-IST sont informs sur les procdures dexcution du budget de
lEtat ;
le fonctionnement du systme de suivi financier et comptable informatis du SP/CNLS-IST
avec la production des informations ncessaires est assur ;
les informations financires dans le logiciel prvu sont mises jour bonne date ;
la participation llaboration du PABA est effective ;
la participation llaboration de la programmation financire des activits du SP/CNLS-IST
est effective ;
le respect du calendrier des activits et le maintien permanent du niveau de liquidit sont
assurs ;
le respect des procdures de gestion financire (ligibilit, efficacit des dpenses) par les
ONG et associations est assur ;
la tenue de la comptabilit gnrale est effective ;
le contrle de la validation des factures et des reus est effectu ;
limputation des pices comptables et leur saisie dans le logiciel sont assures ;
les livres et registres comptables sont mis jour;
le classement et larchivage des pices justificatives des oprations et tout document dordre
financier et comptable suivant les principes comptables sont effectus;

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Agent Comptable
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef service Administratif et
Folio : 3/3
Financier
COLLABORATEURS : Comptable

IV- CONNAISSANCES ET APTITUDES

Avoir un diplme universitaire BAC+2/4 en comptabilit gnrale, comptabilit publique, ou


finances ;
Justifier dau moins trois (03) annes dexprience un poste analogue ou avoir fait un
cabinet dexpertise comptable ;
Avoir une bonne connaissance de la comptabilit publique ;
Avoir une bonne connaissance des procdures et des mcanismes de financement des
bailleurs de fonds ;
Maitriser parfaitement loutil informatique (Microsoft Office) ;
Avoir lexprience de lutilisation dun ou plusieurs logiciels de comptabilit, la connaissance
dun logiciel de gestion comptable et financire dun projet serait un atout ;
Etre intgre et bon communicateur ;
Avoir le sens de linitiative ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V- LANGUE

Bonne connaissance de la langue franaise


Connaissance de langlais de travail ncessaire

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
SP/CNLS-IST CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
TITRE DU POSTE: Comptable
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Agent comptable Folio : 1/2
COLLABORATEURS :

I. MISSION
Assurer sous la responsabilit de lAgent Comptable les tches comptables et financires du
SP/CNLS-IST.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

participer llaboration des budgets et requtes des activits des services techniques ;
organiser les sminaires / ateliers ;
laborer les budgets projets / activits ;
suivre les requtes ;
faire les rapports financiers des activits ;
tablir les tats de salaires ;
faire les dclarations fiscales et sociales ;
assurer le suivi financier de lexcution des activits ;
imputer et saisir les pices comptables
tablir les tats de rapprochements bancaires ;
sacquitter de toute mission ou tche administrative qui peut lui tre confie par le chef
de service et lagent comptable.

III. RESULTATS ATTENDUS

les budgets et requtes des activits des services techniques sont labors ;
les sminaires et ateliers sont bien organiss ;
les rapports financiers des activits sont tablis ;
les dclarations fiscales et sociales sont effectues dans les dlais ;
les imputations et saisies des pices comptables sont effectues quotidiennement ;
les tats de rapprochements bancaires sont tablis.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
SP/CNLS-IST CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
TITRE DU POSTE: Comptable
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Agent comptable Folio : 2/2
COLLABORATEURS :

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES


Avoir un diplme universitaire BAC+2 en comptabilit gnrale, comptabilit publique ou
finances ;
Justifier dau moins trois (3) annes dexprience un poste analogue ou avoir fait un
cabinet dexpertise comptable ;
Maitriser parfaitement loutil informatique (Microsoft Office)
Avoir lexprience de lutilisation dun ou plusieurs logiciels de comptabilit, la
connaissance dun logiciel de gestion comptable et financire dun projet serait un atout ;
Etre intgre et bon communicateur
Avoir le sens de linitiative ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue franaise
- Connaissance de langlais de travail ncessaire

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Responsable des Programmes
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service administratif et
financier Folio : 1/2
COLLABORATEURS : Charg des ressources humaines, le
secrtaire administratif et tout le reste du personnel

I. MISSION
Assurer sous la supervision du Chef du Service Administratif et Financier le suivi des projets
financs par les bailleurs.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

suivre tous les financements des projets / programmes grs par le SP / CNLS-IST ;
laborer les budgets des projets financs par les partenaires techniques financiers ;
produire les rapports financiers de ces projets / programmes ;
laborer les budgets et les rapports financiers des activits du SP / CNLS-IST ;
laborer annuellement le rapport REDES ;
participer llaboration les rapports annuels des activits ;
sacquitter de toute mission ou tche administrative qui peut lui tre confie par le Chef
de Service ou par le Coordonnateur.

III. RESULTATS ATTENDUS

le suivi des financements des projets / programmes grs par le SP / CNLS-IST est assur ;
les budgets des projets financs par les partenaires techniques financiers sont labors ;
les rapports financiers de ces projets / programmes sont produits ;
le rapport annuel REDES est labor ;
la participation llaboration des rapports annuels des activits est effective ;

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Responsable des Programmes
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service administratif et
financier Folio : 2/2
COLLABORATEURS : Charg des ressources humaines, le
secrtaire administratif et tout le reste du personnel

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES


Avoir un diplme universitaire BAC+2 ou 4 en comptabilit, finance ou en administration ;
Justifier dau moins trois (3) annes dexprience un poste analogue dans un projet ou
avoir fait un cabinet dexpertise comptable ;
Avoir une bonne connaissance des procdures et des mcanismes de financement des
bailleurs de fonds ;
Maitriser parfaitement loutil informatique (Microsoft Office)
Avoir lexprience de lutilisation dun ou plusieurs logiciels de comptabilit, la
connaissance dun logiciel de gestion comptable et financire dun projet serait un atout ;
Etre intgre et bon communicateur
Avoir le sens de linitiative ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue franaise
- Connaissance de langlais de travail ncessaire

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COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
SP/CNLS-IST CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
TITRE DU POSTE: Charg des Ressources Humaines
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Charg de Programmes Folio : 1/1
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

I. MISSION
Assurer sous la responsabilit du charg de programmes la gestion du personnel.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

laborer et grer les actes administratifs (dcisions daffectation et de congs,


autorisation dabsence et de sorties du territoire, certificats de prise et de cessation de
services) ;
constituer et grer les dossiers individuels des agents ;
suivre la carrire des agents ;
proposer un plan de formation continue du personnel ;
rendre disponible tous les textes administratifs et lois en matire de travail.

III. RESULTATS ATTENDUS

les actes administratifs (dcisions daffectation et de congs, autorisation dabsence et de


sorties du territoire, certificats de prise et de cessation de services) sont labors et
grs ;
les dossiers individuels des agents sont constitus et grs ;
la carrire des agents est suivie et un plan de formation continue labor ;
les textes administratifs et lois en matire de travail sont disponibles.

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES


Avoir un diplme universitaire BAC+3/4 en ressources humaines ;
Justifier dau moins trois (03) annes dexprience un poste analogue dans un projet;
Maitriser parfaitement loutil informatique (Microsoft Office)
Etre intgre et bon communicateur
Avoir le sens de linitiative ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue franaise
- Connaissance de langlais de travail ncessaire

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COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
SP/CNLS-IST CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
TITRE DU POSTE: Secrtaire Administratif
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Charg de Programmes Folio : 1/2
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel
I. MISSION
Assurer la gestion du secrtariat gnral du SP/CNLS-IST et appuyer tous les responsables de
services.
II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
rceptionner et enregistrer les dossiers ou correspondances transmis aux chefs de
service ;
assurer leurs ventilation conformment aux instructions des chefs de services ;
saisir les notes danalyses, projets de lettres et rapports tablis par les chefs de service ;
tenir jour le rpertoire des partenaires et des acteurs de la lutte contre le sida ;
appuyer lorganisation des runions intrieures et extrieures auxquelles participent les
membres dans le cadre de la mise en uvre des activits ;
participer aux runions et rdiger des comptes rendus et/ou des rapports ;
saisir et mettre en forme les documents de politique nationale en matire de lutte contre
le sida produits par le SP/CNLS-IST ;
assurer le suivi de la mise en forme et de la qualit de la prsentation des documents
nationaux produits par le SP/CNLS-IST jusqu' leur tirage dfinitif limprimerie ;
assurer la gestion des fichiers des documents produits par le SP/CNLS-IST.
sacquitter de toute mission ou tche administrative qui peut lui tre confie par les chefs
de service.

III. RESULTATS ATTENDUS


les dossiers ou correspondances sont rceptionns, enregistrs et transmis aux chefs
services ;
leur ventilation est assure ;
les notes danalyses, projets de lettres et rapports tablis par les chefs de service sont
saisis ;
le traitement des courriers larrive est effectif
le rpertoire des partenaires est mis jour
lorganisation des runions intrieures et extrieures est assure
les comptes-rendus et les rapports de runion sont disponibles
les documents de politique nationale en matire de lutte contre le sida produits sont
saisis et mis en forme.
la gestion des fichiers des documents produits est assure

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COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR01
SP/CNLS-IST CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
TITRE DU POSTE: Secrtaire Administratif
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Charg de Programmes Folio : 2/2
COLLABORATEURS :

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES

Avoir un diplme universitaire BAC+2 en secrtariat de Direction ou tout autre


diplme quivalent ;
Justifier dau moins trois (03) annes dexprience dans le domaine de secrtariat ;
Maitriser parfaitement loutil informatique (Microsoft Office)
Avoir dexcellentes capacits rdactionnelles et de communication orale ;
Etre intgre et bon communicateur
Avoir le sens de linitiative ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre attentif et patient ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUE

Bonne connaissance de la langue franaise


Connaissance de langlais de travail ncessaire

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COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
SP/CNLS-IST CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
TITRE DU POSTE: Charg de la Gestion des Stocks et du Matriel
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Comptable Folio : 1/1
COLLABORATEURS :
I. MISSION
Assurer la gestion administrative et appuyer la ralisation des travaux administratifs du
SP/CNLS-IST.
VI. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
grer le magasin de fournitures de bureau et de consommables ;
tenir la comptabilit matire ;
tenir le livre journal dinventaire ;
centraliser et traiter les besoins en fournitures et matriel des services ;
tenir le fichier du matriel et mobilier de bureau ;
suivre lentretien et la rparation du matriel et mobilier de bureau ;
vrifier et certifier les factures de rparation du matriel et mobilier de bureau ;
sacquitter de toute mission ou tche administrative qui peut lui tre confie par le chef
de service.
VII. RESULTATS ATTENDUS
le magasin de fournitures de bureau et de consommables est bien gr ;
la comptabilit matire est tenue ;
le livre journal dinventaire est tenu ;
les besoins en fournitures et matriel des services sont centraliss et traits ;
le fichier du matriel et mobilier de bureau est tenu ;
lentretien et la rparation du matriel et mobilier de bureau sont suivis ;
les factures de rparation du matriel et mobilier de bureau sont vrifies et certifies ;
VIII. CONNAISSANCES ET APTITUDES
Avoir un diplme universitaire BAC+2 en comptabilit ou en logistique ou tout autre
diplme quivalent ;
Justifier dau moins deux (03) annes dexprience dans le domaine ;
Maitriser parfaitement loutil informatique (Microsoft Office)
Etre intgre et bon communicateur
Avoir le sens de linitiative ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre attentif et patient ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.
IX. LANGUE
Bonne connaissance de la langue franaise.

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COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Standardiste
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Charg de la gestion des stocks et
Folio : 1/1
du matriel
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

I. MISSION
Assurer sous la responsabilit du charg de la gestion des stocks et du matriel la gestion
des appels.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

tablir les communications du SP/CNLS-IST ;


accueillir et identifier les correspondants ;
transmettre les communications en recherchant le numro de poste de la personne
demande sur un fichier ou un annuaire interne, met en attente son interlocuteur lorsque
le poste est occup ;
faire patienter ou grer la saturation des postes ;
noter le message transmettre en cas dabsence ou roriente son interlocuteur sur une
messagerie vocale ou au secrtariat;
tenir le registre de correspondance en cas dabsence des personnes recherches ;
sacquitter de toute mission ou tche administrative qui peut lui tre confie par le chef
de service.

III. RESULTATS ATTENDUS

le standard est bien tenu ;


le registre de correspondance est tenu ;

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES


Avoir un diplme universitaire BAC+2 en communication ;
Justifier dau moins une (01) anne dexprience un poste analogue
Etre intgre et bon communicateur
Avoir le sens de linitiative ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue franaise
- Connaissance de langlais de travail ncessaire

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COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
SP/CNLS-IST CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
TITRE DU POSTE: Coursier
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Comptable Folio : 1/1
COLLABORATEURS :

I. MISSION

Assurer sous la responsabilit du Comptable la distribution des courriers et la rpartition des


correspondances.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

assurer la livraison et le retrait des courriers, documents, dossiers ou biens spcifiques


pour le SP / CNLS ;
assurer la distribution des courriers internes aux personnels ;
appuyer le secrtariat particulier et administratif pour la prparation des
correspondances ;
appuyer lorganisation des ateliers et autres runions du SP / CNLS-IST ;
assurer la gestion de la bote postale du SP / CNLS-IST ;
assurer les tches de la reprographie ;
effectuer les tches administratives affrentes la fonction ;
sacquitter de toute mission ou tche administrative qui peut lui tre confie par le Chef
de Service.

III. RESULTATS ATTENDUS

la livraison des courriers et correspondances de la SP / CNLS est assure ;


lappui au secrtariat particulier et administratif est effectif ;
lappui est donn lorganisation des ateliers et sminaires ;
les tches de reprographie sont assures.

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES


Avoir un diplme universitaire BAC 2;
Justifier dau moins une (01) anne dexprience un poste analogue Maitriser
parfaitement loutil informatique (Microsoft Office)
Etre intgre et bon communicateur
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue franaise

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
SP/CNLS-IST CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
TITRE DU POSTE: Chef Parc auto
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Comptable Folio : 1/1
COLLABORATEURS : Les chauffeurs

I. MISSION

Assurer sous la responsabilit du comptable la gestion du parc auto.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS


superviser le travail de tous les chauffeurs et rendre compte au Chef de Service ;
sassurer que tous les vhicules sont en rgle en matire dassurance, dentretien et de
visite technique ;
rendre compte au Chef de Service de tout problme pouvant survenir dans la gestion du
parc par tous les chauffeurs ;
sacquitter de toute mission ou tche administrative qui peut lui tre confie par le Chef
de Service ou le coordonnateur.

III. RESULTATS ATTENDUS

la gestion du parc automobile et des chauffeurs est bien assure ;


les vhicules sont en rgle en matire dassurance, dentretien et de visite technique ;
le chef de service est inform temps de tout problme li la gestion du parc auto

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES


Avoir BEPC ou CAP automobile ;
Justifier dau moins trois (03) annes dexprience un poste analogue ;
Avoir un permis de conduire ;
Avoir une bonne connaissance en mcanique ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue franaise

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COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
SP/CNLS-IST CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
TITRE DU POSTE: Chauffeurs
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef parc auto Folio : 1/1
COLLABORATEURS :

I. MISSION
Assurer sous la responsabilit du chef parc auto le transport du personnel.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

assurer le transport du coordonnateur du SP / CNLS-IST ;


assurer le transport du personnel technique SP / CNLS-IST dans le cadre de ses activits
sur le terrain ;
tenir le cahier de bord des vhicules ;
entretenir les vhicules ;
vrifier chaque matin la prsence physique des vhicules du SP / CNLS-IST ;
assurer la scurit des vhicules ;
signaler les pannes et anomalies sur les vhicules ;
sassurer que les rparations sont bien faites par le garagiste ;
vrifier les niveaux dhuile, le niveau deau, le kilomtrage, ltat des freins et de la
batterie;
sacquitter de toute mission ou tche administrative qui peut lui tre confie par le Chef
de Service ou le coordonnateur.

III. RESULTATS ATTENDUS

lentretien et le maintien en bon tat des vhicules du parc sont assurs ;

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES


Avoir un diplme BEPC ou CAP mcanique ;
Justifier dau moins deux (02) annes dexprience un poste analogue ;
Avoir un permis de conduire ;
Avoir une bonne connaissance en mcanique ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue franaise
- Connaissance de langlais de travail ncessaire

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COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Chef service charg des Ministres et
entreprises
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef service des Ministres, Folio : 1/2
Entreprises, Socit civile et confessions religieuses
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

I. MISSION

Assurer sous la responsabilit du coordonnateur national la gestion des relations avec les
ministres et les entreprises.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

assister les diffrents dpartements ministriels et entreprises dans la mise en uvre de


leurs plans de travail ;
assurer la liaison avec les services et les institutions des diffrents secteurs dune part et
des correspondants du secteur sant dautre part ;
appuyer la mise en uvre des comits ministriels et comits dEntreprises de lutte
contre le VIH / SIDA ;
assister les comits ministriels (et / ou noyaux anti SIDA), les comits dEntreprises dans
llaboration et la mise en uvre de leurs plans de travail ;
dvelopper les mcanismes dimplication des PME / PMI et du secteur informel dans la
lutte contre le VIH / SIDA et les IST ;
assurer la rgularit des rencontres des membres de chaque comit sectoriel ;
veiller tout particulirement la qualit des interventions et au respect des plans
dactions ;
assurer la rgularit de la rdaction des rapports manant de chaque comit sectoriel et
des entreprises
donner un appui technique aux activits de micro-planification, de formation et de
recherche sur les IST / VIH / SIDA ;
produire annuellement le rapport dactivits de ces secteurs et sous-secteurs;
sacquitter de toute mission ou tche administrative qui peut lui tre confie par le
Coordonnateur.

III. RESULTATS ATTENDUS

les diffrents partenaires pour la mise en uvre de leur plan de travail et respect des
plans daction sont assists ;
la liaison avec les services et les institutions des diffrents secteurs et correspondants du
secteur de la sant est assure ;

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Chef service charg des Ministres et
entreprises
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef service des Ministres, Folio : 2/2
Entreprises, Socit civile et confessions religieuses
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

les mcanismes dimplication des PME / PMI et du secteur informel dans la lutte contre le
VIH / SIDA et les IST sont dvelopps ;
la rgularit des rencontres des membres de chaque comit sectoriel est assure ;
la qualit des interventions et le respect des plans dactions sont effectifs ;
la rgularit de la rdaction des rapports manant de chaque comit sectoriel et des
entreprises est garantie ;
la rgularit des rencontres des membres de chaque comit sectoriel est assure ;
un appui technique aux activits de micro-planification, de formation et de recherche sur
les IST / VIH / SIDA est donn ;
le rapport annuel dactivits de ces secteurs et sous-secteurs est produit ;

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES


Avoir un diplme universitaire BAC+4/5 en administration ou tout autre diplme similaire;
Justifier dau moins trois (03) annes dexprience un poste analogue dans un projet ;
Maitriser parfaitement loutil informatique (Microsoft Office) ;
Etre intgre et bon communicateur ;
Avoir le sens de linitiative ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES
Bonne connaissance de la langue franaise
Connaissance de langlais de travail ncessaire

51 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Charg de la socit civile et des confessions
religieuses
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef service des Ministres, Folio : 1/2
Entreprises, Socit civile et confessions religieuses
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

I. MISSION
Assurer sous la responsabilit du coordonnateur national la gestion des relations avec les
socits civiles et confessions religieuses.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

assister la socit civile (ONG et Associations) et les confessions religieuses dans


llaboration et la mise en uvre de leurs plans de travail ;
assurer la liaison avec ce secteur et les diffrentes institutions et partenaires (secteur
sant, secteur public non sant, entreprises, partenaires techniques et financiers) ;
assister la plate-forme de la socit civile dans la mise en uvre de son plan de
dveloppement et son plan de travail ;
rendre compte priodiquement au coordonnateur du SP / CNLS-IST du droulement des
activits des diffrents intervenants ;
assurer la rgularit des rencontres entre la socit civile et le SP / CNLS et dautres
partenaires ;
assister les communauts, ONG et les organisations base communautaire (OBC) dans la
mise en uvre de leurs plans de travail ;
assurer la liaison avec les communauts, les ONG et les OBC travaillant sur les sujets
similaires;
veiller sur la qualit des interventions et au respect des plans dactions ;
assurer la rgularit de la rdaction des rapports manant de socit civile et des
confessions religieuses;
donner un appui technique aux activits de micro-planification, de formation et de
recherche sur les IST / VIH / SIDA ;
produire annuellement les rapports dactivits de ce secteur ;
sacquitter de toute mission ou tche administrative qui peut lui tre confie par le Chef
de Service ou le Coordonnateur.

III. RESULTATS ATTENDUS

la socit civile (ONG et Associations) et les confessions religieuses dans llaboration et


la mise en uvre de leurs plans de travail sont assistes ;
la liaison avec ce secteur et les diffrentes institutions et partenaires est assure ;

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST TITRE DU POSTE: Charg de la socit civile et des confessions
religieuses
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef service des Ministres, Folio : 2/2
Entreprises, Socit civile et confessions religieuses
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

la plate-forme de la socit civile dans la mise en uvre de son plan de dveloppement et


son plan de travail est assiste ;
des comptes rendus priodiques sont faits au coordonnateur du SP / CNLS-IST sur
droulement des activits des diffrents intervenants ;
la rgularit des rencontres entre la socit civile et le SP / CNLS et dautres
partenaires est assure ;
les communauts, ONG et les organisations base communautaire (OBC) sont assistes
dans la mise en uvre de leurs plans de travail ;
la liaison avec les communauts, les ONG et les OBC travaillant sur les sujets similaires est
assure ;
la qualit des interventions et le respect des plans dactions sont garantis ;
la rdaction des rapports manant de socit civile et des confessions religieuses est
rgulire ;
un appui technique aux activits de micro-planification, de formation et de recherche sur
les IST / VIH / SIDA est donn ;
les rapports dactivits annuels de ce secteur sont produits ;

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES


Avoir un diplme universitaire BAC+4/5 en sociologie ou sciences humaines;
Justifier dau moins trois (05) annes dexprience un poste analogue dans un projet ;
Avoir une connaissance de loutil informatique (Microsoft Office) ;
Etre intgre et bon communicateur ;
Avoir le sens de linitiative ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES
Bonne connaissance de la langue franaise
Connaissance de langlais de travail ncessaire

53 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
SP/CNLS-IST CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
TITRE DU POSTE: Chef Service du Secteur Sant
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National Folio : 1/2
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

I. MISSION

Assurer sous la double responsabilit du Coordonnateur National de lutte contre le SIDA et du


Directeur Gnral de la sant la coordination de la mise en uvre des interventions de la riposte
nationale.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

coordonner la mise en uvre des interventions du programme national de lutte contre le


SIDA et les IST (PNLS / IST) ;
assurer la liaison avec les services et institutions des autres secteurs et sous secteurs
intervenant dans le domaine de la sant ;
rendre compte priodiquement au coordonnateur du SP / CNLS du droulement des
activits de son secteur ;
assurer la rgularit de la rdaction des rapports dactivits manant des districts et
rgions sanitaires ;
assurer la surveillance pidmiologique des IST et VIH / SIDA et en produire rgulirement
les rapports pour la prise en charge de dcision stratgique ;
donner un appui technique aux activits de micro-planification, de formation et de
recherche dans le domaine des IST / VIH/ SIDA aux diffrents acteurs du secteur public et
de la socit civile intervenant dans le domaine de la sant ;
produire le rapport annuel des activits du secteur sant ;
sacquitter de toute mission ou tche administrative qui peut lui tre confie par le
Coordonnateur du SP / CNLS-IST.

III. RESULTATS ATTENDUS

la coordination de la mise en uvre des interventions du programme national de lutte


contre le SIDA et les IST (PNLS / IST) est assure ;
la liaison avec les services et institutions des autres secteurs et sous secteurs intervenant
dans le domaine de la sant est assure ;
des comptes rendus priodiques sont faits au coordonnateur du SP / CNLS sur le
droulement des activits du secteur ;
la rgularit de la rdaction des rapports dactivits manant des districts et rgions
sanitaires est assure ;

54 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
SP/CNLS-IST CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
TITRE DU POSTE: Chef Service du Secteur Sant
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National Folio : 2/2
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

la surveillance pidmiologique des IST et VIH / SIDA et la production rgulire des


rapports pour la prise en charge de dcision stratgique sont assures ;
un appui technique aux activits de micro-planification, de formation et de recherche
dans le domaine des IST / VIH/ SIDA aux diffrents acteurs du secteur public et de la
socit civile intervenant dans le domaine de la sant est donn ;
produire le rapport annuel des activits du secteur sant ;

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES


Avoir un diplme universitaire BAC+5 en sant publique ;
Justifier dau moins trois (03) annes dexprience un poste analogue dans un projet ;
Avoir une bonne connaissance de loutil informatique (Microsoft Office) ;
Etre intgre et bon communicateur ;
Avoir le sens de linitiative ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue franaise
- Connaissance de langlais de travail ncessaire

55 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Chef de Service de Communication et des
Relations Publiques
Folio : 1/2
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

I. MISSION

Assurer sous la responsabilit du Coordonnateur National la coordination de llaboration et de


la mise en uvre de la stratgie nationale en matire de communication pour le changement de
comportement.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

coordonner toutes les questions de presse et de communication qui intressent le SP /


CNLS-IST de mme que les relations avec les institutions et les organes de presse publics
et privs ;
coordonner llaboration de la stratgie nationale de communication pour le changement
de comportement en matire de VIH / SIDA et les IST.
laborer un plan de communication et assurer sa mise en uvre ;
laborer un programme de communication pour assurer la visibilit des activits du
CNLS-IST et du SP / CNLS-IST ;
participer la rdaction et la diffusion de magasine CNLS-infos portant les activits des
IST / VIH / SIDA ;
organiser en collaboration avec les responsables des autres services des journes de
manifestations socioculturelles et politiques en faveur de la lutte contre le VIH / SIDA et
les IST (session du CNLS-IST, journe mondiale, etc.) ;
grer le site web du CNLS-IST avec diffusion et mise en ligne des principaux documents et
principales activits du CNLS-IST et du SP / CNLS-IST ;
organiser les audiences et les relations publiques du Secrtaire permanent en
collaboration avec le Secrtariat particulier du SP / CNLS-IST ;
laborer annuellement le rapport dactivits ;
sacquitter de toute mission ou tche administrative qui peut lui tre confie par le
Coordonnateur du SP / CNLS-IST.

III. RESULTATS ATTENDUS

toutes les questions de presse et de communication qui intressent le SP / CNLS-IST de


mme que les relations avec les institutions et les organes de presse publics et privs sont
coordonnes ;
la coordination de llaboration de la stratgie nationale de communication pour le
changement de comportement en matire de VIH / SIDA et les IST est assure ;

56 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Chef de Service de Communication et des
Relations Publiques
Folio : 2/2
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

un plan de communication est labor et sa mise en uvre est assure ;


un programme de communication pour assurer la visibilit des activits du CNLS-IST et du
SP / CNLS-IST est labor ;
la participation la rdaction et la diffusion de magasine CNLS-infos portant les activits
des IST / VIH / SIDA est effective ;
des journes de manifestations socioculturelles et politiques en faveur de la lutte contre
le VIH / SIDA et les IST (session du CNLS-IST, journe mondiale, etc.) sont organises en
collaboration avec les responsables des autres services;
la gestion du site web du CNLS-IST avec diffusion et mise en ligne des principaux
documents et principales activits du CNLS-IST et du SP / CNLS-IST est assure ;
les audiences et les relations publiques du Secrtaire permanent sont organises en
collaboration avec le Secrtariat particulier du SP / CNLS-IST ;
le rapport dactivits annuel est labor.

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES

Avoir un diplme universitaire minimum BAC+4/5 communication et relation publique ou


tout autre diplme quivalant;
Justifier dau moins trois (05) annes dexprience un poste analogue dans un projet ;
Maitriser parfaitement loutil informatique (Microsoft Office) ;
Etre intgre et bon communicateur ;
Avoir le sens de linitiative ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue franaise
- Connaissance de langlais de travail ncessaire

57 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Responsable Technique du site web
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Communication
Folio : 1/1
et de Relations Publiques
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

I. MISSION

Assurer sous la responsabilit du Chef Service de Communication et de Relations publiques, la


gestion et la maintenance du site web.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

grer la maintenance technique du site web ;


alimenter le site web en informations valides par les chefs de service et le
coordonnateur ;
appuyer le service financier dans llaboration de contrat de maintenance du site web.

III. RESULTATS ATTENDUS

la gestion de la maintenance technique du site web est assure ;


le site web est aliment en informations valides par les chefs de service et le
coordonnateur ;
le service financier est appuy dans llaboration de contrat de maintenance du site web.

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES


Avoir un diplme universitaire minimum BAC+4 en programmation de site web;
Justifier dau moins trois (03) annes dexprience un poste analogue dans un projet ;
Maitriser parfaitement les langages : CSS ; PHP ; JAVASCRIPT ; XHTME(XML)
Etre intgre et bon communicateur ;
Avoir le sens de linitiative ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue franaise
- Connaissance de langlais de travail ncessaire

58 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Chef de Service de Planification et de Suivi-
Evaluation
Folio : 1/2
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

I. MISSION

Sous la responsabilit du Coordonnateur National il a pour mission de planifier, suivre et valuer


les plans stratgique, oprationnel, de recherche et les programmes du SP/ CNLS - IST.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

assister le Coordonnateur du SP / CNLS-IST dans la planification, le suivi et lvaluation de


la mise en uvre des plans stratgiques ;
contribuer la coordination efficace, avec les autres Chefs de service, de la mise en
uvre des activits des diffrents services techniques du SP / CNLS-IST
assurer le suivi des diffrents plans selon les indicateurs du PNSE ;
laborer les plans oprationnels et les plans de travail de CNLS-IST et du SP / CNLS-IST ;
laborer un plan national de recherche et de surveillance pidmiologique ;
coordonner les activits de surveillance pidmiologique et de recherche dans le domaine
du VIH / SIDA et des IST ;
laborer trimestriellement le programme dactivits du SP / CNLS-IST ;
faire la synthse priodique des bilans des diffrents services ;
valuer les interventions du plan stratgique national et du plan oprationnel ;
donner un appui technique aux activits de formation relative la planification,
lvaluation et la recherche ;
produire semestriellement linformation stratgique sur les tendances volutives de
lpidmie ;
coordonner la production des rapports de projets de la riposte nationale (accs universel,
UNGASS etc.) ;
laborer le rapport annuel du CNLS-IST ;
sacquitter de toute mission ou tche administrative qui peut lui tre confie par le
coordonnateur du SP / CNLS-IST

III. RESULTATS ATTENDUS

le Coordonnateur du SP / CNLS-IST est assist dans la planification, le suivi et lvaluation


de la mise en uvre des plans stratgiques ;
la contribution la coordination efficace, avec les autres Chefs de service, de la mise en
uvre des activits des diffrents services techniques du SP / CNLS-IST est effective ;

59 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Chef de Service de Planification et de Suivi-
Evaluation
Folio : 2/2
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

le suivi des diffrents plans selon les indicateurs du PNSE est assur ;
les plans oprationnels et les plans de travail de CNLS-IST et du SP / CNLS-IST sont
labors ;
un plan national de recherche et de surveillance pidmiologique est labor ;
coordonner les activits de surveillance pidmiologique et de recherche dans le domaine
du VIH / SIDA et des IST son coordonnes ;
le programme trimestriel dactivits du SP / CNLS-IST est labor ;
la synthse priodique des bilans des diffrents services est effectue ;
les interventions du plan stratgique national et du plan oprationnel sont values ;
un appui technique aux activits de formation relative la planification, lvaluation et
la recherche est donn ;
linformation stratgique sur les tendances volutives de lpidmie est produite
semestriellement ;
la production des rapports de projets de la riposte nationale (accs universel, UNGASS
etc.) est coordonne ;
le rapport annuel du CNLS-IST est labor.

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES


Avoir un diplme universitaire BAC+ 5 en planification et dveloppement, en suivi-
valuation ou tout autre diplme quivalant;
Justifier dau moins trois (05) annes dexprience un poste analogue dans un projet ;
Maitriser parfaitement loutil informatique (Microsoft Office) ;
Etre intgre et bon communicateur ;
Avoir le sens de linitiative ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue franaise
- Connaissance de langlais de travail ncessaire

60 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Assistants de suivi-valuation
SUPERIEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Planification et de
Folio : 1/2
Suivi-Evaluation
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel
I. MISION
Assister le Chef de Service de Planification et de Suivi-valuation de Suivi et Evaluation dans la
mise en uvre des activits de planification et de suivi-valuation.
II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
appuyer le responsable de service dans la mise en uvre des activits de planification et
de suivi-valuation ;
assurer la collecte, lanalyse des donnes tous les niveaux ;
mesurer le niveau de prvalence de linfection du VIH et en suivre les tendances dans le
temps et dans lespace ;
valuer le changement de comportements sexuels au sein de la population ;
Juger de limpact des interventions sur lvolution de lpidmie du VIH ;
superviser lexcution des activits des autres services et autres secteurs et sous-secteurs
intervenant dans la lutte contre le VIH/SIDA ;
laborer des notes priodiques sur la situation pidmiologique et comportementale ;
donner un appui technique aux activits de recherche sur la situation pidmiologique ;
sacquitter de toute mission ou tche administrative que le chef de service juge
ncessaire de lui confier.

III. RESULTATS ATTENDUS


la collecte, lanalyse des donnes tous les niveaux sont assures ;
le niveau de prvalence de linfection du VIH est mesur et les tendances dans le temps et
dans lespace sont suivies ;
le changement de comportements sexuels au sein de la population est valu ;
un jugement est port sur limpact des interventions sur lvolution de lpidmie du
VIH ;
la supervision de lexcution des activits des autres services et autres secteurs et sous-
secteurs intervenant dans la lutte contre le VIH/SIDA est assure ;
des notes priodiques sur la situation pidmiologique et comportementale sont
labores ;
un appui technique est donn aux activits de recherche sur la situation
pidmiologique ;

61 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Assistants suivi-valuation
SUPERIEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Planification et de
Folio : 2/2
Suivi-Evaluation
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel
IV. CONNAISANCES ET APTITUDES

Diplme universitaire BAC+4 en sciences sociales (dmographie, statistique, sociologie),


en conomie et en gestion ;
Avoir de bonnes et solides connaissances en statistiques ;
Justifier dau moins trois (3) annes dexprience dans le domaine de la mise en place
dun systme de Suivi et valuation ; de gestion et analyse des donnes ;
Bonne exprience dans le domaine de la lutte contre le VIH. Une exprience en suivi et
valuation des activits de lutte contre le VIH constituerait un atout
Bonne capacit de rdaction des rapports dactivits techniques ;
Bonne aptitude travailler en quipe et sous pression
Capacit de formation
Bonne expression crite et orale
Parfaite matrise des outils de dveloppement et de langage informatique notamment les
logiciels de traitement de texte (Word ; Excel ; Powerpoint) ; danalyse des donnes
(Epidata, Spss, Epiinfo, ect) ; de projection des donnes (SPECTRUM, EPP) ; de gestion
de base de donnes (CRIS, RTS/REDES) ainsi que de linternet.

V. LANGUE

- Bonne connaissance de la langue Franaise


- Connaissance de lAnglais de travail ncessaire

62 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Gestionnaire de la base de donnes
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Planification,
Folio : 1/1
Suivi-Evaluation
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel
I. MISSION
Sous la responsabilit du Chef de service, il a pour mission de grer et mettre en place toutes les
bases de donnes du SP / CNLS-IST.
II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
mettre en place les bases de donnes du SP / CNLS-IST (CRIPS, bases de donnes du
personnel du SP / CNLS-IST, donnes programmatiques et financires, et toutes bases de
donnes ncessaires au bon fonctionnement du SP / CNLS-IST) ;
appuyer tous les acteurs dans la gestion des bases de donnes ;
assurer lalimentation en donnes de ces bases partir des indicateurs nationaux ;
appuyer lAssistant et le Chef de Service pour toutes les tches de suivi valuation et de
planification ;
sacquitter de toute mission ou tche administrative que le Chef de Service peut lui
confier.

III. RESULTATS ATTENDUS


les bases de donnes du SP / CNLS-IST (CRIPS, bases de donnes du personnel du SP /
CNLS-IST, donnes programmatiques et financires, et toutes bases de donnes
ncessaires au bon fonctionnement du SP / CNLS-IST) sont mises en place ;
tous les acteurs sont appuys dans la gestion des bases de donnes ;
lalimentation en donnes de ces bases partir des indicateurs nationaux est assure ;
lAssistant et le Chef de Service sont appuys pour toutes les tches de suivi valuation et
de planification ;

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES


Avoir un diplme universitaire minimum BAC+2 en informatique;
Justifier dau moins trois (02) annes dexprience un poste analogue dans un projet ;
Maitriser parfaitement les langages :
Etre intgre et bon communicateur ;
Avoir le sens de linitiative ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.
V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue franaise
- Connaissance de langlais de travail ncessaire

63 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Charg de lInformatique
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Planification,
Folio : 1/2
Suivi-Evaluation
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

I. MISSION

Assurer sous la responsabilit du Chef de Service de planification et suivi-valuation la


gestion informatique du SP/CNLS-IST.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

laborer un plan informatique qui tient compte des orientations stratgiques du SP /


CNLS-IST et les besoins des diffrents utilisateurs ;
assurer la disponibilit, la scurit, la fiabilit, la sret et lintgrit du systme
informatique du SP / CNLS-IST ;
laborer les plans daction et les prvisions ncessaires latteinte des objectifs court et
moyens termes du service informatique ;
veiller la matrise des cots (exploitation, maintenance, investissement et personnel) ;
administrer le rseau informatique du SP / CNLS-IST ;
administrer les bases de donnes du SP / CNLS-IST ;
former le personnel sur lutilisation des logiciels Word, Excel, Power point etc ;
faire le suivi des interventions, prestations extrieures ;
laborer les cahiers des charges pour les prestations extrieures lies au domaine ;
laborer en liaison avec les services comptents les appels doffres relatives au domaine ;
proposer les solutions pour lamlioration des performances et la scurit du systme
informatique ;
superviser la qualification technique du matriel et du consommable informatique ;
dfinir, choisir et mettre en uvre les mthodes, normes, et standards informatique :
bases de donnes, systmes et rseau informatique, procdures dexploitation et
dadministration ;
valider le contrat et les prestations de services dans le domaine informatique avant le
payement des factures.

III. RESULTATS ATTENDUS

un plan informatique qui tient compte des orientations stratgiques du SP / CNLS-IST et


les besoins des diffrents utilisateurs est labor ;
la disponibilit, la scurit, la fiabilit, la sret et lintgrit du systme informatique du
SP / CNLS-IST sont assures ;
les plans daction et les prvisions ncessaires latteinte des objectifs court et moyens
termes du service informatique sont labores ;

64 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE : Charg de lInformatique
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Planification,
Folio : 2/2
Suivi-Evaluation
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

la matrise des cots (exploitation, maintenance, investissement et personnel) est


assure ;
ladministration du rseau informatique et des bases de donnes du SP / CNLS-IST est
effective ;
le personnel est form sur lutilisation des logiciels Word, Excel, Power point etc ;
le suivi des interventions ;et des prestations extrieures est effectu;
les cahiers des charges pour les prestations extrieures lies au domaine sont labors ;
les appels doffres relatives au domaine sont labors en liaison avec les services
comptents;
les solutions pour lamlioration des performances et la scurit du systme
informatique sont proposes ;
la supervision de la qualification technique du matriel et du consommable
informatique est assure ;
les mthodes, normes, et standards informatique : bases de donnes, systmes et rseau
informatique, procdures dexploitation et dadministration sont dfinies, choisies et
mises en uvre;
le contrat et les prestations de services dans le domaine informatique avant le payement
des factures sont valids.

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES


Avoir un diplme universitaire BAC+3/4 en maintenance et gestion informatique ;
Justifier dau moins trois (03) annes dexprience un poste analogue
Etre intgre et bon communicateur
Avoir le sens de linitiative ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue franaise
- Connaissance de langlais de travail ncessaire

65 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Auditeur Interne
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National ou son
Folio : 1/3
Adjoint
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

I- MISSION
Assurer les missions daudit interne pour le SP/CNLS-IST et des structures dcentralises quil
appuie.
II- PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
excuter les missions daudit interne en conformit avec les normes internationales rgissant
la pratique professionnelle de lAudit interne et les procdures admises ;
sassurer de lapplication des procdures dans les domaines de ladministration gnrale, de
la passation des marchs, de la gestion financire mais surtout de toute la procdure
dbouchant sur le financement des acteurs impliqus dans la lutte contre le VIH/SIDA et les
IST ;
identifier les dysfonctionnements (niveau SP/CNLS-IST, structures dcentralises, ONG,
Communauts, autres partenaires) ainsi que leurs consquences et proposer des solutions
pour y remdier ;
conduire les missions de contrle oprationnel de terrain afin de sassurer que les procdures
sont respectes et que les activits la base se droulent de manire satisfaisante;
faire des restitutions tous les niveaux sur les constats effectus ;
contribuer au renforcement de capacits de tous les acteurs sur la base des faiblesses
identifies ;
apprcier ex post les transactions financires lies aux activits du SP/CNLS-IST, en sassurant
de leur opportunit, de leur rgularit et, des niveaux de risques, fraudes et corruptions
ventuelles ;
sassurer de la mise en uvre des recommandations des audits externe, interne et des
diffrentes missions de supervision y compris celles des bailleurs de fonds et du
Gouvernement ;
travailler en collaboration avec les auditeurs externes ;
prparer et suivre le plan de mise en uvre des recommandations des audits ;
produire un rapport trimestriel de contrle interne au niveau du SP/CNLS-IST, des CRLS/IST et
des CPLS/IST. Le rapport est adress au Coordonnateur National du SP/CNLS-IST qui se
charge de la diffusion.
produire au plus tard par trimestre, un rapport de synthse des faiblesses importantes
identifies au niveau de certaines Rgions et Prfectures et du SP/CNLS-IST ;
sacquitter de toute mission ou tche administrative que le Chef de Service peut lui confier.

66 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Auditeur Interne
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National ou son
Folio : 2/3
Adjoint
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

III- RESULTATS ATTENDUS

- les missions daudit interne sont excutes en conformit avec les normes internationales
rgissant la pratique professionnelle de lAudit interne et les procdures admises ;
- lapplication des procdures dans les domaines de ladministration gnrale, de la passation
des marchs, de la gestion financire mais surtout de toute la procdure dbouchant sur le
financement des acteurs impliqus dans la lutte contre le VIH/SIDA et les IST est assure ;
- les dysfonctionnements ainsi que leurs consquences (niveau SP/CNLS-IST, structures
dcentralises, ONG, Communauts, autres partenaires) sont identifies et des solutions
sont proposes pour y remdier ;
- les missions de contrle oprationnel de terrain afin de sassurer que les procdures sont
respectes et que les activits la base se droulent de manire satisfaisante sont
conduites ;
- des restitutions tous les niveaux sur les constats effectus sont faites ;
- la contribution au renforcement de capacits de tous les acteurs sur la base des faiblesses
identifies est assure ;
- lapprciation ex post des transactions financires lies aux activits du SP/CNLS-IST, en
sassurant de leur opportunit, de leur rgularit et, des niveaux de risques, fraudes et
corruptions ventuelles est assure ;
- le contrle de la mise en uvre des recommandations des audits externe, interne et des
diffrentes missions de supervision y compris celles des bailleurs de fonds et du
Gouvernement est assur ;
- la collaboration avec les auditeurs financiers et techniques est effective ;
- le rapport trimestriel de contrle interne au niveau du SP/CNLS-IST, des CRLS/IST et des
CPLS/IST est produit.

67 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
SP/CNLS-IST
TITRE DU POSTE: Auditeur Interne
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National ou son
Folio : 3/3
Adjoint
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

IV- CONNAISSANCES ET APTITUDES

Avoir un diplme universitaire BAC+4 en contrle de gestion, audit, gestion,


comptabilit, Finances ou tous autres diplmes quivalents ;
Justifier dau moins trois (03) annes dexprience dans un cabinet comptable ou un
poste similaire sur un projet ;
Avoir une bonne connaissance des procdures et des mcanismes de financement des
projets ;
Maitriser parfaitement loutil informatique (Microsoft Office)
Avoir dexcellentes capacits rdactionnelles ;
Etre capable de travailler en quipe et sous pression ;
Etre capable dentretenir de bonnes relations interpersonnelles ;

V- LANGUE

Bonne connaissance de la langue franaise


Connaissance de langlais de travail ncessaire

68 / 302
PARTIE 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES
Section 1 : Gestion du courrier
Courrier Dpart ADM 01
Courrier Arrive ADM 02
Section 2 : Gestion du Personnel
Prambule ADM 03
Recrutement ADM 04
Tenue du dossier du personnel ADM 05
Gestion des salaires ADM 06
Congs ADM 07
Absences Maladies ADM 08
Rupture de contrat de travail ADM 09
Gestion des Missions ADM 10
Evaluation du personnel ADM 11
Section 3 : Gestion des Achats
Principes de gestion ADM 12
Constitution dune base de donnes des prestataires pour la sous- ADM 13
traitance
Passation de contrats de consultants, ONG, Associations ADM 14
Achat de petits matriels, fournitures et services ADM 15
Suivi des dlais de livraison des commandes ADM 16
Suivi des contrats ADM 17
Rception dune livraison ADM 18
Traitement dune facture fournisseur ADM 19
Section 4 : Gestion des immobilisations et du matriel roulant
Principes gnraux ADM 20
Gestion des entres dimmobilisations ADM 21
Gestion des sorties dimmobilisations ADM 22
Prise dinventaire physique ADM 23
Entretien et rparation des immobilisations ADM 24
Scurisation des immobilisations ADM 25
Gestion des vhicules et motos ADM 26
Section 5 : Gestion des Stocks de fournitures, carburant et kits
Gestion des fournitures et consommables ADM 27
Gestion du carburant ADM 28
Gestion des Kits ADM 29

70 / 302
Section 1. Gestion du Courrier

Courrier Dpart ADM 01

Courrier Arrive ADM 02


MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 01
CYCLE : GESTION DU COURRIER Octobre 2012
PROCEDURE : COURRIER DEPART Folio : 1/2

2.1. GESTION DU COURIER

2.1.1 COURRIER DEPART


2.1.1.1 OBJET
Dcrire la prparation et le traitement du courrier Dpart
2.1.1.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique tout courrier (lettre, fax, e-mail) devant quitter le SP/CNLS-IST pour un
destinataire extrieur.
2.1.1.3. REGLES DE GESTION
Tout courrier officiel du SP/CNLS-IST aprs tre prpar doit tre sign par le
Coordonnateur National ou son Adjoint et porter le cachet du SP/CNLS-IST. Un numro ou
une rfrence est galement attribu audit courrier.
Tout courrier lectronique officiel doit tre envoy partir de la bote lectronique du
SP/CNLS-IST.
La gestion du courrier Dpart est assure par la Secrtaire Particulire ou le Secrtaire
Administratif du SP/CNLS-IST.
2.1.1.4. ETAPES DE LA PROCEDURE
La procdure comprend les oprations suivantes :

Prparation
Enregistrement
Transmission
Classement
2.1.1.5. INTERVENANTS
La Secrtaire Particulire
Le Secrtaire Administratif
Les Chefs de Service
Le Coordonnateur National ou son Adjoint.

72 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 01
CYCLE : GESTION DU COURRIER Octobre 2012
PROCEDURE : COURRIER DEPART Folio : 2/2

1. Prparation
La Secrtaire
Particulire/ Rdige ou reoit le projet de lettre du Coordonnateur National, ou de son Adjoint
L e Secrtaire ou de ses collaborateurs ;
Administratif Fait la saisie, traite et le prsente lintress pour dventuelles observations.
Ensuite passe lenregistrement du courrier.

2. Enregistrement du courrier
La Secrtaire
Enregistre tout courrier transmettre dans le Registre Courrier Dpart avant
Particulire/
sa transmission.
Le Secrtaire
Administratif Inscrit :

- le numro attribu au courrier,


- la date de dpart,
- le destinataire,
- lobjet,
- les observations ventuelles.

3. Transmission

Le coursier Le courrier est transmis :

par voie postale


par cahier de transmission marg par les destinataires

La Secrtaire 4. Classement
Particulire/
Conserve une copie de chaque courrier et tient des chronos Courrier Dpart ,
Le Secrtaire Fax Dpart , E-mail Dpart spcifique au SP/CNLS-IST.
Administratif

73 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 02
CYCLE: GESTION DU COURRIER Octobre 2012
PROCEDURE : COURRIER ARRIVEE Folio : 1/2

2.1.2 COURRIER ARRIVEE

2.1.2.1. OBJET

Dcrire le traitement du courrier arriv au SP/CNLS-IST.

2.1.2.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique tout courrier, e-mail adress au SP/CNLS-IST.

2.1.2.3. REGLES DE GESTION

Tout courrier reu par le SP doit tre enregistr dans le Registre Courrier Arrive .

La gestion du Courrier Arrive est assure par la Secrtaire Particulire/le Secrtaire


Administratif du SP/CNLS-IST

2.1.2.4. ETAPES DE LA PROCEDURE

Enregistrement
Transmission au Coordonnateur National ou son Adjoint
Distribution
Classement

2.1.2.5. INTERVENANTS

La Secrtaire Particulire / le Secrtaire Administratif


Le Coordonateur National ou son Adjoint

74 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 02
CYCLE : GESTION DU COURRIER Octobre 2012
PROCEDURE : COURRIER ARRIVEE Folio : 2/2

1. Enregistrement
La Secrtaire
Inscrit dans le Registre :
Particulire /
- la date darrive,
Le Secrtaire
- la date et le numro de la correspondance,
Administratif
- lexpditeur,
- lobjet,
- les observations ventuelles.

Appose galement le cachet courrier Arriv sur la correspondance et y porte


les annotations suivantes :

- la date darrive,
- le numro interne attribu au courrier.

Sil sagit dun e-mail arriv, en fait limpression.

2. Transmission au Coordonnateur National


La Secrtaire
Transmet le courrier au Coordonateur National ou son Adjoint pour prise de
Particulire /
connaissance, annotation et affectation.
Le Secrtaire
Administratif
3. Distribution

La Secrtaire Distribue (ou fait distribuer) le courrier aux destinataires avec un cahier de
Particulire / transmission interne margs par les diffrents intresss.
Le Secrtaire
Administratif
4. Classement

La Secrtaire Une copie du courrier est conserve au Secrtariat dans le chrono Courrier
Particulire / Arrive , Fax Arriv , E-mail arriv spcifique aux activits du SP.
Le Secrtaire
Administratif

75 / 302
Section 1. Gestion du Personnel

Prambule ADM 03

Recrutement ADM 04

Tenue du dossier du personnel ADM 05

Gestion des salaires ADM 06

Congs ADM 07

Absences Maladies ADM 08

Rupture de contrat de travail ADM 09

Gestion des Missions ADM 10

Evaluation du personnel ADM 11

76 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 03
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : PREAMBULE Folio : 1/1

2.2 GESTION DU PERSONNEL

2.2.1 PREAMBULE

Cette procdure a pour objectif de formaliser et duniformiser la gestion des ressources


humaines.

Elle sapplique au personnel en service au SP/CNLS-IST et en charge des activits du CNLS sauf en
ce qui concerne la gestion des carrires des fonctionnaires affects au SP/CNLS-IST.

Il existe quatre catgories de personnel en service au SP/CNLS-IST :


Le personnel fonctionnaire ;
Les membres nomms par dcret prsidentiel ;
Le personnel dappui cadre recrut par le Fonds Mondial et mis la disposition du
SP/CNLS-IST ;
Le personnel dappui non cadre recrut par le SP/CNLS-IST.

Au niveau du SP/CNLS, les tches du Coordonnateur en matire de gestion du personnel seront


assures par le Charg des Ressources Humaines.

A lexception des membres nomms et des fonctionnaires dtachs, le reste du personnel est li
au Secrtariat Permanent du CNLS-IST par un contrat de travail. Il doit tre tabli dans le respect
de la lgislation du travail en vigueur. Le contrat doit entre autre prciser :
a) objet du contrat,
b) dure du contrat,
c) lieu de travail,
d) rmunration,
e) obligation de lemploy,
f) obligation de lemployeur,
g) absences et maladies,
h) congs,
i) cessation du contrat,
j) rglement des conflits.

77 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 04
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : RECRUTEMENT Folio : 1/5

2.2.2 RECRUTEMENT

2.2.2.1. OBJET

Recruter le personnel ncessaire la gestion des activits et des ressources du SP/CNLS-IST


dans le respect des dispositions du dcret mettant en place le SP/CNLS-IST et de la lgislation
du travail en vigueur en Rpublique du Togo.

Cette procdure a pour objectif de dcrire le processus de recrutement du personnel du


SP/CNLS-IST.

2.2.2.2 APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique pour le recrutement du personnel dappui dont le SP/CLS-IST a


besoin.

Pour ce qui est du recrutement du personnel dappui quun partenaire au dveloppement


voudrait mettre la disposition du SP/CNLS, il sera fait conformment aux rglements, rgles,
politiques et procdure du partenaire.

2.2.2.3 REGLES DE GESTION

Le recrutement du personnel dappui doit tre planifi et budgtis.


Le dossier de recrutement (TDR, mthodologie, etc.) doit tre soumis lavis
pralable du Coordonnateur National ou du partenaire en dveloppement au besoin.
Le processus de recrutement comprendra une phase de prslection et une phase de
slection organise par une commission mise en place cet effet et comprenant au
moins le Coordonnateur National ou son Adjoint, le Responsable du Service utilisateur
de lagent recruter, un reprsentant du Ministre Technique de Tutelle, le Chef de
Service Administratif et Financier, le Charg des Ressources Humaines,. Le
Coordonnateur National ou son Adjoint prside ladite commission.
Les contrats signs avec le personnel sont des contrats de prestation de services et
doivent tre rdigs en trois exemplaires au moins.
Toute embauche doit tre soumise une priode dessai dont la dure varie de un (1)
trois (3) mois.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 04
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : RECRUTEMENT Folio : 2/5

2.2.2.4 ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Expression du besoin et sa justification


Prparation du dossier dappel candidature
Prise de dcision
Lancement de lappel candidature
Rception et slection des candidats
Dcision dembauche
Etablissement du contrat de travail

2.2.2.5 INTERNENANTS

Le Coordonnateur National ou son Adjoint


Le CSAF
Le Charg des Ressources Humaines
Le Secrtaire Administratif
La commission de slection et/ou le cabinet

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 04
CYCLE: GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE: RECRUTEMENT Folio : 3/5

Suprieur 1. Expression du besoin et justification


hirarchique Exprime le besoin de recrutement, le justifie et sassure que ce recrutement est
du service prvu dans le budget
demandeur
2. Prparation du dossier de candidature
Le Charg des Rdige un dossier dappel candidature qui comprend :
Ressources
Humaines en - Les TDR relatifs au poste
collaboration - Un avis de recrutement
avec le - La mthodologie retenue pour effectuer le recrutement
Suprieur - Les conditions de travail offertes
hirarchique - La composition du dossier de candidature
du service
utilisateur Soumet ce dossier lapprobation du Coordonnateur National ou de son
Adjoint

Le
Coordonnateur 3. Dcision de recrutement
National
Examine le dossier et donne son avis favorable ou dfavorable
Le soumet lapprobation du partenaire au dveloppement si le
recrutement est pris en charge par celui-ci.

4. Lancement de lappel candidatures


Le Charg des
Ressources Corrige le dossier en intgrant ventuellement les amendements
Humaines demands
Diffuse lavis de recrutement dans les lieux publics et/ou dans les
journaux/radios

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 04
CYCLE: GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE: RECRUTEMENT Folio : 4/5

5. Rception et slection des candidats


Le Charg des
Ressources Reoit les candidatures
Humaines Transmet les dossiers la commission de slection

La commission Procde aux oprations de prslection sur dossier


de slection Convoque les candidats retenus aux tests et entretiens
ou le Cabinet Effectue les tests et entretiens avec les candidats prslectionns
de Etablit la liste des candidats retenus
recrutement Rdige le rapport de slection contenant les recommandations
dembauche faites par la Commission de slection
Transmet le rapport sign par tous les membres de la commission au
Coordonnateur national pour approbation

6. Examen et validation du rapport de recrutement


Le
coordonnateur Valide le rapport de slection
National Transmet le rapport au partenaire au dveloppement le cas chant pour
approbation.

7. Dcision dembauche

Le CNLS Examine le rapport de slection


Le En cas daccord, approuve la slection
Coordonateur En cas de dsaccord, fait reprendre le processus de recrutement
National
Aprs lapprobation du CNLS, le Coordonateur National

- Procde lembauche des candidats retenus

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 04
CYCLE: GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE: RECRUTEMENT Folio : 5/5
8. Etablissement du contrat de travail
Le Charg des
Ressources - Etablit le projet de contrat de travail
- Le soumet au Coordonateur National
Humaines
- Intgre les observations ventuelles
- Etablit le contrat dfinitif
- Prsente le contrat au candidat retenu qui en prend connaissance et le signe en
cas daccord.
- Le fait signer par le Coordonateur National
- Le fait signer par le partenaire en dveloppement le cas chant
- Remet un exemplaire du contrat au nouvel agent
- Ouvre un dossier individuel pour le nouvel agent
- Classe un exemplaire du contrat dans le dossier individuel de lagent
- Collecte au niveau de lagent les autres documents devant constituer le dossier
individuel
Le Contrat de travail est dure dtermine et doit comporter, entre autres :
- La dsignation du poste de travail ;
- La dure des engagements contractuels ;
- La dure de la priode dessai ;
- La description des tches ou la dfinition des fonctions ;
- Les lments de rmunration et les modalits de paiement et;
- Les dispositions relatives aux congs annuels ;
- Les obligations du travailleur ;
- Les modalits de rglement des conflits.
Lembauche de lAgent entrane louverture dun dossier individuel qui reoit les premiers
lments suivants :
- Une demande manuscrite
- Une fiche de renseignement fournie par le SP/CNLS-IST
- Un certificat de nationalit togolaise
- Un extrait de casier judiciaire datant de moins de trois mois
- Un certificat de visite mdicale
- Un extrait dacte de naissance
- Copies lgalises des actes de naissance des enfants
- Un certificat de vie et de charge
- Une copie des diplmes
- Un exemplaire du contrat de travail
- Les copies de certificats de travail antrieurs
- Deux photos didentit
- Un curriculum vitae, ventuellement

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 05
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE: TENUE DU DOSSIER DU PERSONNEL Folio : 1/2

2.2.3 TENUE DU DOSSIER DU PERSONNEL

2.2.3.1. OBJET

Dcrire la procdure de mise en place des dossiers individuels du personnel.

2.2.3.2. APPLICATION

La procdure sapplique tout le personnel dappui cadre et non cadre travaillant au


SP/CNLS-IST.

2.2.3.3. REGLES DE GESTION

Tout employ doit avoir un dossier individuel


Lensemble des dossiers individuels constitue le fichier du personnel
La mise en place et la mise jour du dossier du personnel sont assures par lAssistant
Administratif

2.2.3.4. ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Cration du Dossier initial


Mise jour
Classement

2.2.3.5. INTERVENANTS

Le Charg des Ressources Humaines

83 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 05
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE: TENUE DU DOSSIER DU PERSONNEL Folio : 2/2

1. Cration du Dossier initial


Le Charg Cr un dossier individuel par employ
des Les lments constitutifs de ce dossier sont lists au niveau de la procdure de
Ressources recrutement du personnel.
Humaines

2. Mise jour

Le Charg
des Complte rgulirement le dossier individuel initial du personnel par les diffrents
Ressources documents de gestion concernant lemploy (copie des bulletins de salaire,
Humaines dcisions de cong, certificats de reprise de service, certificat de maladie,
permissions dabsence, les notes disciplinaires, etc.)

3. Classement
Le Charg
des Conserve les dossiers individuels dans un meuble ou tiroir cl pour en assurer la
Ressources confidentialit.
Humaines

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 06
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : SALAIRES Folio : 1/3
2.2.4 SALAIRES
2.2.4.1. OBJET
Dcrire le processus de prparation et de rglement du salaire au personnel du SP/CNLS-IST, le
paiement des charges sociales et fiscales affrentes aux salaires.
2.2.4.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique mensuellement pour les salaires payer au personnel dans le cadre de
la mise en uvre des activits du SP/CNLS-IST.
2.2.4.3. REGLES DE GESTION
La procdure est mise en uvre ds le 25ime jour de chaque mois par lAgent
Comptable.
Les salaires sont pays la fin du mois. Le paiement est constat par un Etat de salaires
et un bulletin individuel de paie.
La rmunration est verse par virement ou chque bancaire, et exceptionnellement en
espce pour le personnel dappui non cadre.
Aucune avance sur salaire ne peut tre accorde.

2.2.4.4. ETAPES DE LA PROCEDURE


La procdure comprend les oprations suivantes :
Etablissement des tats de paie
Paiement des salaires par banque
Paiement des salaires en espces
Mise jour du registre de paie, traitement comptable, classement
2.2.4.5. INTERVENANTS
Le Chef Service Administratif et Financier
LAgent Comptable
Le Comptable
Le Coordonateur National ou son Adjoint

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 06
CYCLE: GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : SALAIRES Folio : 2/3
1. Etablissement des tats de paie
Le Comptable Rassemble les lments fixes et variables du salaire du mois.
Prpare les bulletins de salaire et les tats dmargement du
mois
Vise les tats de salaires
Transmet la liasse lAgent Comptable

LAgent Examine la liasse


Comptable
Vise les tats dmargement
Le CSAF Transmet la liasse au CSAF
Le CSAF retourne la liasse lAgent Comptable pour
ltablissement des moyens de paiement
2. Paiement des salaires par Banque

LAgent Prpare les chques, ordres de virement ou billetage et les


Comptable soumet au contrle ou visa du CSAF
Transmet la liasse au Coordonnateur National ou son
remplaant
Le Examine la liasse, vise les documents et appose la 1re signature
Coordonnateur sur les moyens de paiement (si les ressources servant au
National paiement ne proviennent pas de lEtat)
Transmet la liasse lAgent Comptable
Le CSAF / Appose la 2me signature sur les moyens de paiement
LAgent Fait une copie des chques et des ordres de virement
Comptable Remplit le Registre des chques mis
Fait marger les bnficiaires sur le registre et sur les copies des
chques
Fait marger tous les bnficiaires sur ltat des salaires et les
bulletins
Remet les chques et les bulletins aux bnficiaires
Joint les copies des chques et des ordres de virement ltat
des salaires
Classe une copie des bulletins
Dpose les ordres de virement en banque
N.B. Les chques tirs sur le compte de contrepartie de lEtat seront uniquement
signs par lAgent comptable en respect des textes de la comptabilit publique.

86 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 06
CYCLE: GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : SALAIRES Folio : 3/3

LAgent 3. Paiement des salaires par caisse


Comptable / Le Approvisionne la caisse
Comptable
Paye les salaires
Fait marger les agents concerns sur les tats
Remet les bulletins aux agents.
Dans la mesure du possible, la grande majorit des salaires sera paye par
virement de compte compte.
N.B. Les mmes tapes doivent tre observes pour le paiement des salaires
du personnel recrut par un partenaire en dveloppement et mis la
disposition du SP/CNLS-IST dans le respect des procdures du partenaire en la
matire.

4. Paiement des charges sociales et fiscales


LAgent
Prpare suivant le mois dexigibilit, les chques pour le rglement des charges
Comptable/
sociales du personnel soumis la CNSS et des charges fiscales.

5. Mise jour du registre de paie et classement


Le Comptable
Met jour le registre de paie en classant ltat des salaires et une copie du
bulletin de paie dans le dossier individuel du personnel.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 07
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : CONGES Folio : 1/4

2.2.5. CONGES

2.2.5.1 OBJET

Rglementer les congs annuels du personnel (dpart et reprise de service).

2.2.5.2 APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique au personnel recrut par le SP/CNLS-IST, au personnel dappui cadre


recrut et mis la disposition du SP par les partenaires au dveloppement.

Les fonctionnaires en position de dtachement doivent se conformer aux dispositions de la


fonction publique en la matire.

2.2.5.3 REGLES DE GESTION

Les congs annuels doivent tre planifis aprs la planification des activits pour
lanne suivante. Le planning annuel des congs doit tre valid en runion dquipe
prside par le Coordonnateur National ou son Adjoint.
Aprs une dure effective de travail de onze (11) mois et pour tenir compte de la
dure des contrats de travail qui est de 12 mois, un droit aux congs est acquis selon
la rglementation en vigueur au Togo.
La dure du cong est de 30 jours.
Lemploy peroit le montant de lallocation de cong le jour de son dpart en cong.
Cette allocation correspond au salaire mensuel moyen peru par lagent durant les 11
mois de service.
En dehors des cas de rupture ou dexpiration de contrat, aucune indemnit
compensatrice en lieu et place du cong ne peut tre octroye lemploy.
Exceptionnellement, le cong annuel, peut tre accord par tranches de 15 jours
lorsque les ncessits de service lexigent. De mme, le travailleur en cong peut tre
rappel pour les mmes motifs.
Lagent en cong doit, avant son dpart, procder une passation de service avec son
intrimaire qui, il doit remettre une fiche dintrim.
A la fin des congs, lemploy doit imprativement reprendre le service aux dates
indiques sur sa dcision.

88 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 07
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : CONGES Folio : 2/4

2.2.5.4 ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Etablissement du planning de cong


Soumission dune demande de cong
Notification
Passation de service avec lintrimaire
Mise disposition des indemnits de cong
Reprise de service

2.2.5.5 INTERVENANTS

Le Charg des Ressources Humaines


LAgent Comptable
Le Comptable
Le Coordonnateur National ou son Adjoint
Lemploy

89 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 07
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : CONGES Folio : 3/4
1. Etablissement du planning de cong
Le Charg des En dbut danne :
Ressources Arrte avec chaque employ les dates de dpart en cong pour lanne
Humaines Etablit un projet de planning de congs pour lanne
Soumet le projet de planning lapprciation des diffrents chefs de service
Remet le projet de planning lapprobation du Coordonnateur National ou
de son Adjoint
Le
Coordonnateur Sassure de la cohrence du planning par rapport la planification des
National ou son activits de lanne
Adjoint Fait corriger, si ncessaire, le projet de planning
Convoque la runion dquipe pour la validation du planning
Appose son visa
Transmet le planning Charg des Ressources Humaines pour sa diffusion

Le Charg des Procde la diffusion du planning


Ressources Affiche et classe une copie
Humaines
2. Soumission dune demande de cong
Lemploy
Remplit et signe limprim de demande de cong disponible auprs de du
Charg des Ressources Humaines
Transmet la demande son suprieur hirarchique pour avis.

Le Suprieur
Vrifie la demande par rapport au planning annuel
hirarchique
Porte son avis et vise la demande
Envoie la demande au Charg des Ressources Humaines qui, le transmet au
Le Coordonnateur National ou son remplaant
Coordonnateur
National ou son Prend connaissance et donne son avis
remplaant Retourne la demande au Charg des Ressources Humaines

Le Charg des
Ressources Prpare une dcision de cong la signature du Coordonateur national, en
Humaines cas davis favorable

Le Coordonateur
national ou son Signe la dcision de cong
remplaant Transmet la demande et la dcision lAssistant Administratif

90 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 07
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : CONGES Folio : 4/4
3. Notification
Le Charg des
Ressources Remet loriginal de la dcision de cong lemploy pour notification
Humaines Classe une copie de la demande et de la dcision
Donne une copie lAgent Comptable

4. Passation de service avec lAgent intrim

LAgent Lintrim dun Agent en cong est constat par une note de service prise
Intrim cet effet.
Avant son dpart en cong, lemploy procde une passation de service
avec son intrimaire qui il doit remettre une fiche dintrim
suffisamment exhaustive sur lensemble des diligences observer en
faisant le point des principaux dossiers du service.
Lintrimaire doit, la fin de son intrim, tablir un compte-rendu en trois
(3) exemplaires dont loriginal est adress au Coordonnateur National,
une copie au responsable du service concern et il conserve une copie.

5. Reprise de service
Le Charg des Etablit un certificat (attestation) de reprise de service au nom de
Ressources lemploy
Humaines Transmet le certificat au Coordonnateur National pour signature

Le Signe le certificat (attestation)


coordonateur
Le transmet au Charg des Ressources Humaines
national

Le Charg des Remet loriginal du certificat lemploy


Ressources Classe une copie du certificat de reprise de service dans le dossier
Humaines individuel du personnel

Classe une copie du certificat de reprise de service dans le dossier de paie


Le
du mois
Comptable

91 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 08
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE: AUTRES AUTORISATIONS DABSENCES Folio : 1/2
2.2.6 AUTRES AUTORISATIONS DABSENCES
2.2.6.1 OBJET
Rglementer les autres autorisations dabsences pour maladies ou pour convenances
personnelles.
2.2.6.2 APPLICATION
La procdure sapplique aux demandes du personnel devant sabsenter pour diverses causes.
2.2.6.3 REGLES DE GESTION
Les autorisations dabsences lgales sont bases sur la rglementation en vigueur,
notamment en ce qui concerne les jours accorder loccasion dvnements
familiaux :

Dcs dun conjoint, du pre, de la mre ou dun enfant du travailleur : huit


(8) jours,
Mariage du travailleur : cinq (5) jours,
Mariage dun enfant, dun frre, dune sur : trois (3) jours,
Naissance au foyer : trois (3) jours, prendre dans les quinze jours qui suivent
la date de la naissance.

Les autorisations dabsence sont accordes au travailleur sans retenue sur salaire ou
sans dduction du cong annuel dans une limite de dix (10) jours.
En dehors des cas ci-dessus numrs, lemploy peut bnficier dautorisations
dabsence pour convenances personnelles dans la limite de dix (10) jours.
Toute absence doit tre justifie et autorise par le suprieur hirarchique.
Toute absence non autorise entraine systmatiquement des sanctions disciplinaires
selon les textes en vigueur.
2.2.6.4 ETAPES DE LA PROCEDURE
La procdure comprend les oprations suivantes :
Absences maladies
Absences lgales
Absences pour convenance personnelle
Sanctions
2.2.6.5 INTERVENANTS
LEmploy
Le Charg des Ressources Humaines
Le Coordonateur National ou son Adjoint

92 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 08
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : AUTRES AUTORISATIONS DABSENCES Folio : 2/2
1. Absence pour maladies
Lemploy
Se fait tablir un certificat mdical par un mdecin
Le dpose ou le fait dposer au niveau du Charg des Ressources
Humaines ou de la Secrtaire Particulire au plus tard quarante huit (48)
heures suivant la dclaration de la maladie.

Le Charg Prend connaissance


des Informe le suprieur hirarchique de lemploy
Ressources Fait viser le certificat par le Coordonateur National ou son remplaant et
Humaines le classe dans le dossier individuel du personnel

2. Absences lgales

Lemploy Dpose une demande accompagne du justificatif ncessaire auprs du


Charg des Ressources Humaines

Le Charg Prend connaissance et prpare une autorisation dabsence lgale


des Transmet au Suprieur Hirarchique de lemploy pour visa et au
Ressources coordonateur national pour approbation et signature.
Humaines Remet une copie de lautorisation signe lemploy et classe une copie
dans le dossier individuel du personnel.

3. Absences pour convenance personnelles

La description est identique celle des absences lgales.

4. Sanctions
Le Charg
Constate les absences sans autorisations pralables
des
Avise le suprieur hirarchique qui exige de lemploy une demande
Ressources
dexplication crite
Humaines
Initie, si ncessaire, une proposition de sanction conformment aux
textes en vigueur.

93 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 08
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : AUTRES AUTORISATIONS DABSENCES Folio : 2/2
OU
Suprieur Adresse une demande dexplication au fonctionnaire
hirarchique Envoie le dossier au Ministre charg de la fonction publique

Constitue un dossier de laffaire le cas chant, et le soumet au conseil


Le Ministre
de discipline
de la
fonction
publique

Convoque par un arrt le fonctionnaire incrimin devant le conseil de


Le conseil de discipline
discipline
Dlibre en prsence ou en labsence du fonctionnaire incrimin
Transmet son avis lautorit ayant pouvoir disciplinaire

Le Saisie en cas de contestation, le conseil suprieur de la fonction


fonctionnaire
incrimin

94 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 09
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : RUPTURE DE CONTRAT DE TRAVAIL Folio : 1/2
2.2.7 RUPTURE DE CONTRAT DE TRAVAIL
2.2.7.1 OBJET
Rglementer les conditions de rupture de contrat du personnel
2.2.7.2 APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique dans tous les cas de rupture du contrat de travail dun Agent
directement recrut par le SP/CNLS-IST.
2.2.7.3 REGLES DE GESTION
La rupture des contrats de travail peut intervenir dans les cas suivants :
Rsiliation pour non confirmation en priode dessai
Expiration du terme du contrat
Dcs du travailleur
Dmission ou abandon de poste

Sauf en cas de dcs de lEmploy, la partie qui prend linitiative de la rupture, doit
aviser le cocontractant par une lettre prcisant les motifs de la rupture,
conformment aux clauses de rsiliation du contrat.

Au moment de son dpart, lEmploy doit remettre au SP/CNLS-IST tous les biens et
matriels mis sa disposition.

En tout tat de cause, lEmploy ne sera libre de tout engagement vis--vis du


SP/CNLS-IST quau moment o il lui sera remis son certificat de travail et aura reu
pour solde de tout compte les indemnits auxquelles il aura droit.
Rsiliation

Le contrat peut tre rsili sur linitiative de chacune des parties au contrat.
Expiration du contrat

Les contrats dure dtermine prennent fin larrive du terme convenu au


moment de leur signature.
Un mois avant le terme, le Coordonateur National enverra une lettre lagent lui
rappelant que son contrat arrive chance. Il lui prcisera galement si son
contrat sera renouvel ou pas.

95 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 09
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : RUPTURE DE CONTRAT DE TRAVAIL Folio : 2/2
Le licenciement

Les droits de licenciement pour les contractuels seront calculs conformment aux
dispositions du code gnral du travail au Togo lorsque le licenciement est du fait du
SP/CNLS-IST.

Le dcs de lemploy

En cas de dcs dun Employ, le salaire de prsence, et les indemnits de toutes natures
acquises la date du dcs seront liquids conformment aux textes en vigueur.

La dmission ou labandon de poste

Toute absence non justifie dune dure de 10 jours est assimile un abandon de poste.

LEmploy a la possibilit de donner sa dmission sous rserve du respect de lobligation du


pravis.

Lorsquun Employ dmissionne de son emploi sans respect du pravis ou abandonne son
poste de travail, le SP/CNLS-IST se rserve le droit de rclamer lintress lindemnit
compensatrice de pravis ou de lassigner en justice pour rparation du prjudice qui
rsulterait de cette dmission ou de cet abandon de poste.

2.2.7.4 ETAPES DE LA PROCEDURE

Se confrer aux procdures rglementaires en vigueur (code de travail, statut gnral de la


fonction publique, conventions collectives, etc.).

96 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 10
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : MISSIONS Folio : 1/5
2.2.8 MISSIONS
2.2.8.1 OBJET
Dfinir les modalits de gestion des missions et de paiement des frais de missions.
2.2.8.2 APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique toutes les missions excutes dans le cadre des activits du SP/CNLS-
IST.
2.2.8.3 REGLES DE GESTION
Toute mission doit faire lobjet de :

TDR prcis approuvs par le Coordonnateur National

Ordre de mission sign par le Coordonnateur National

Lordre de mission du Coordonnateur National est sign par lAutorit comptente

Les frais de mission comprennent

Les perdiem
Le carburant ncessaire lexcution de la mission

Les indemnits de mission servies aux fonctionnaires du SP/CNLS-IST sont celles en


vigueur prvues par la Note du PNUD N PRO/300/COORD-COORD-G0024 du 21
dcembre 2000.

Une avance gale 80 % des perdiem est consentie au dpart de la mission ainsi que la
totalit des frais de carburant. La quantit de carburant est fonction de la distance
parcourir et de la consommation du vhicule.

Aucune autre avance pour une nouvelle mission ne sera accorde si lavance
pralablement perue na pas t justifie.

Lordre de mission doit tre vis au dpart comme larrive :

Au niveau du SP/CNLS-IST par le Coordonnateur National,


Au lieu de la mission par un Responsable de lentit visite.

Trois (3) jours au plus tard aprs le retour de mission, un rapport de mission doit tre
dpos.

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COMPTABLES
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CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : MISSIONS Folio : 2/5

2.2.8.4. ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Elaboration et soumission des TDR de la mission


Prparation de lordre de mission
Signature de lordre de mission
Paiement des perdiem et Mise disposition du carburant
Rdaction et remise du rapport de mission
Solde des 20% des perdiem

2.2.8.5 INTERVENANTS

Le chef de mission
Le Coordonateur National
Le Comptable
LAgent Comptable
Le Chef du Service Administratif et Financier
Le superviseur hirarchique

98 / 302
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COMPTABLES
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CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : MISSIONS Folio : 3/5

1. Elaboration et soumission des TDR de la mission


Le chef de
mission Prpare les TDR de la mission qui comporte notamment les lments
suivants :
- Cadre et objectifs de la mission
- Chronogramme des activits raliser
- Rsultats attendus
- Moyens mettre en uvre (perdiem, carburant et lubrifiant, vhicule,
ressources humaines)
Transmet les TDR au Coordonnateur National pour examen et approbation
Le
Examine les TDR
Coordonateur
Donne son avis
National
En cas daccord, transmet la note lAssistant Administratif pour les
dispositions prendre.

2. Prparation de lordre de mission

Contrle le budget de la mission auprs de lAgent comptable


Le comptable
Fait tablir lordre de mission qui comporte les lments suivants :

- N de lordre de mission
- Nom, prnoms et fonction du chef de mission
- Noms des autres participants, sil y a lieu
- Lieux de destination
- Dates de dpart et de retour
- Motif
- N du Vhicule
- Nom du chauffeur
- Quantit de carburant prvue

Le Transmet lordre de mission au Coordonnateur National pour approbation


Coordonateur
3. Signature de lordre de mission
National ou
son Adjoint Approuve et signe lordre de mission
Retourne lordre de mission au Secrtaire Administratif

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 10
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : MISSIONS Folio : 4/5
Le Comptable 4. Paiement des perdiem et mise disposition de carburant
Etablit ltat des perdiem et ltat de carburant sur la base de lordre de
mission sign par le Coordonnateur National
Vise les tats et tablit le chque de paiement des perdiem
Le Transmet les tats et le chquier au Coordonnateur National ou son
Coordonateur Adjoint
National Signe les tats
Appose sa signature sur le chque
Le Comptable Transmet la liasse lAgent Comptable
Fait une copie du chque/somme
Remplit le Registre des chques mis
Fait marger le chef de mission sur le registre et sur la copie du chque
Fait marger tous les autres bnficiaires, sil y a lieu, sur ltat des
perdiem
Remet le chque au chef de mission
Joint une copie de lordre de mission la copie du chque et ltat des
perdiem
Remet les bons de carburant au chauffeur
Le chef de Fait marger le bnficiaire sur le Registre Coupons valeur carburant
mission et sur lordre de mission
Remet loriginal de lordre de mission au chef de mission
Garde une copie de lordre de mission accompagn de ltat de mise
disposition du carburant comme pices justificatives
Le superviseur
5. Rdaction et remise du rapport de mission
hirarchique
Rdige son rapport de mission ds son retour
Transmet le rapport et lordre de mission vis son superviseur
hirarchique
Le suprieur
hirarchique Prend connaissance du rapport de mission
Transmet le rapport, lordre de mission et les pices justificatives requises
au Coordonnateur National

Le Prend connaissance du rapport


Coordonnateur Transmet le dossier lagent comptable pour prparer le paiement du
National solde des perdiem (20%)

100 / 302
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COMPTABLES
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CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : MISSIONS Folio : 5/5

6. Paiement du solde des perdiems


Le comptable
examine la validit des pices justificatives et notamment la disponibilit du
rapport de mission
appose sur lordre de mission lannotation Vu rapport de mission de
Monsieur dat de .et reu le
prpare ltat complmentaire des perdiem et le vise
prpare le chque de rglement
transmet la liasse lAgent Comptable (y compris le rapport de mission) qui
lenvoie au Chef du Service Administratif et Financier

Le Chef du examine la liasse


Service signe ltat complmentaire
Administratif appose sa signature sur le chque
et Financier transmet la liasse et lensemble du dossier lAgent comptable qui envoie
le dossier au Coordonnateur National pour signature du chque

LAgent
Comptable Fait une copie du chque
Remplit le registre des chques mis
Fait marger le chef de mission sur le registre et sur la copie du chque
Fait marger tous les bnficiaires, sil y a lieu, sur ltat des perdiem
Remet le chque au chef de mission
Joint une copie de lordre de mission la copie du chque et ltat des
perdiems

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COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 11
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : EVALUATION DU PERSONNEL Folio : 1/4

2.2.9 EVALUATION DU PERSONNEL

2.2.9.1 OBJET

Dfinir le processus permettant, dune manire gnrale, une valuation objective du personnel

2.2.9.2 APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique au personnel mis en place.

2.2.9.3 REGLES DE GESTION


Chaque employ doit faire lobjet dune valuation annuelle
Lvaluation est faite par le Coordonnateur National
Le Coordonnateur National et son Adjoint sont valus par le Prsident du Conseil
National
Lvaluation du personnel est base sur des objectifs pralablement discuts et dfinis de
faon participative.
Un formulaire dvaluation est utilis et contient, entre autres critres, les lments
suivants :
Rsultats obtenus par rapport aux objectifs fixs pour la priode
Qualit du travail
Capacit dinitiative
Assiduit
Capacit dapplication
Ponctualit
Prsentation

Les niveaux dapprciation sont les suivants :

Lvaluation est juge trs satisfaisante si lindicateur est rempli 100%


Lvaluation est juge satisfaisante si lindicateur est rempli entre 80% et 100%
Lvaluation est juge modrment satisfaisante si lindicateur est rempli entre
60% et 80%
Lvaluation est juge non satisfaisante si lindicateur est rempli moins de 60%.

Tout formulaire dvaluation rempli doit tre sign par lvaluateur et lvalu

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COMPTABLES
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CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : EVALUATION DU PERSONNEL Folio : 2/4

2.2.9.4 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Transmission des formulaires dvaluation au Personnel


Prparation de lentretien
Ralisation de lentretien
Validation de lvaluation globale
Exploitation des rsultats de lvaluation

2.2.9.5 INTERVENANTS

Le Prsident du Conseil National


Le Coordonateur National ou son Adjoint
Le Charg des ressources humaines
Les Chefs de service
Les agents valuer

103 / 302
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COMPTABLES
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CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : EVALUATION DU PERSONNEL Folio : 3/4

1. Transmission des formulaires dvaluation au Personnel


Le
coordonateur En fin danne (Octobre, Dcembre), il soumet au Charg des ressources humaines
les lments pour que celui-ci :
national
Prpare les formulaires dentretien annuel dvaluation par catgorie de
personnel (personnel cadre, personnel non cadre)

Les transmet aux diffrents Responsables hirarchiques

2. Prparation de lentretien

Le Chef de Remplit les formulaires de chacun de ses collaborateurs


service Evalue les objectifs fixs en dbut danne chaque collaborateur
Dtermine les nouveaux objectifs
Dtermine et communique chaque collaborateur le jour et lheure de
lentretien
Remet le formulaire dvaluation renseign chaque collaborateur au
moins deux jours avant lentretien pour lui permettre de se prparer

Lagent Prend connaissance de lvaluation des objectifs de lanne n et des


valuer objectifs de lanne n+1

3. Ralisation de lentretien
Le Chef de
Ralise lentretien sur la base du formulaire renseign par le responsable et
service
revu par lagent :
- Bilan des activits de lanne coule
- Dtermination de nouveaux objectifs
- Dtermination des moyens associs
- Dtermination des formations ventuelles

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COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 11
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : EVALUATION DU PERSONNEL Folio : 4/4

4. Validation de lvaluation globale


Le Chef de
service A lissue de lentretien :
Porte son apprciation globale sur lvalu
Fait ses remarques et observations ventuelles
Valide ses remarques et observations avec lagent pour assurer le
consensus sur la performance globale
Signe le formulaire et le fait signer par lagent valu
Transmet le formulaire au Coordonnateur National par voie hirarchique

Le
coordonateur Apprcie lvaluation effectue
national Sentretient avec le Chef de service et lagent valu, si ncessaire et
surtout en cas de dsaccord
Porte son avis global et ordonne lvaluation dfinitive
Transmet le formulaire vis au Charg des ressources humaines

Le Charg Remet une copie du formulaire final lagent valu


des Classe une copie du formulaire dans le dossier de lagent
ressources
humaines

5. Exploitation des rsultats de lvaluation

Le Dclenche la mise en uvre des mesures et actions dcoulant de


coordonateur lvaluation (primes, formation, sanctions diverses, etc.)
national Transmet lAssistant Administratif les actions de formations retenues
pour lvalu afin de les prendre en compte dans llaboration du plan de
formation.

105 / 302
Section 3. Gestion des achats

Principes de gestion ADM 12

Constitution dune base de donnes des prestataires pour la sous- ADM 13


traitance

Passation de contrats de consultants, ONG, Associations ADM 14

Achat de petits matriels, fournitures et services ADM 15

Suivi des dlais de livraison des commandes ADM 16

Suivi des contrats ADM 17

Rception dune livraison ADM 18

Traitement dune facture fournisseur ADM 19

106 / 302
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COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 12
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : PRINCIPES DE GESTION Folio : 1/2

2.3.1 PRINCIPES DE GESTION


Les procdures dcrites dans le prsent manuel ne concernent pas les lments
dapprovisionnement pour lesquels les partenaires en dveloppement (PNUD, FNUAP,
Fonds Mondial etc) sont responsables.
Le Chef Service Administratif et Financier, le Charg de la gestion des stocks et du
matriel, lAgent Comptable ont la responsabilit des achats et de la gestion des stocks au
niveau du SP/CNLS-IST. Pour ce faire, ils doivent :
recenser les besoins des diffrents utilisateurs,
trouver les fournisseurs,
passer les commandes et suivre leur excution en sassurant les meilleures
conditions de qualit, dlai de livraison, prix et paiement.
Les achats effectuer par le SP/CNLS-IST sont limits aux dpenses relatives aux
activits prvues dans son plan dactions. Ces achats portent principalement sur :
des prestations de services auprs de consultants, ONG, Associations,
Organisations Communautaires de Base, Districts, etc.
des achats de petits matriels, fournitures et services
Le Charg de la gestion des stocks et du matriel est saisi des demandes dachat (DA)
mises par les diffrents utilisateurs.
Chaque utilisateur potentiel dispose dune liasse de DA en triple exemplaires :
exemplaire blanc (Le responsable des achats et stocks)
exemplaire jaune (joint la facture)
exemplaire bleu (utilisateur)
Toutes les DA sont centralises au niveau du Charg de la gestion des stocks et du
Matriel. Une fois le besoin exprim et reu, Charg de la gestion des stocks et du
Matriel se rfrera au fichier des fournisseurs double entre :
par article indiquant les fournisseurs susceptibles de rpondre aux spcifications
demandes
par fournisseur, avec tenue jour des prix pratiqus et des relations antrieures (sans
omettre le rappel dinscription sur la liste noire des fournisseurs dfaillants)

107 / 302
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COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 12
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : PRINCIPES DE GESTION Folio : 2/2
Le choix dun fournisseur dcoule de la comparaison des offres, ventuellement
dbattues en comit de slection selon la valeur des biens acqurir.
Pour tout achat de montant infrieur 50.000 F CFA, la dcision dattribution est du
ressort du Charg de la gestion des stocks et du matriel. Ltablissement dun bon de
commande (BC) nest pas requis.
Pour tout achat de montant suprieur ou gal 50.000 F CFA mais infrieur 100.000 F
CFA, la dcision dattribution est du ressort du Coordonnateur National et du Chef Service
Administratif et Financier. Ltablissement dun bon de commande est requis.
Pour tout achat suprieur ou gal 100.000 F CFA, la dcision dattribution est du choix
du comit de slection prsid par le Coordonnateur National et qui comprend le Chef du
service Administratif et Financier, le Charg de la gestion des stocks et du Matriel, de
lAgent comptable. Ltablissement dun bon de commande est requis.
Afin dobtenir des prix comptitifs, tout achat dun montant suprieur ou gal 100.000 F
CFA doit faire lobjet dune consultation dau moins trois (3) fournisseurs (dans le cas o il
existe plusieurs fournisseurs).
Le bon de commande est tabli par le Chef du service Administratif et Financier sur la
base dune facture pro forma
La responsabilit du SP/CNLS-IST est engage par la signature du bon de commande par le
Coordonnateur National
Ltablissement du bon de commande doit tre soign et contrl car les consquences
dune erreur peuvent tre graves. En cas de litige, ce bon est la pice essentielle pour
appuyer une rclamation
Les bons de commande sont pr - numrots en trois (3) exemplaires :
original + 1 exemplaire pour le fournisseur
le dernier exemplaire reste la souche du carnet (au niveau du responsable des
achats et stocks
Chef du service Administratif et Financier suit la commande jusqu la livraison
Pour le suivi du dlai de livraison, le Chef du service Administratif et Financier effectue les
relances crites et signes par le Coordonnateur National. En cas de retard, il prend avec
lutilisateur et le fournisseur les dispositions (livraisons fractionnes) propres amortir les
inconvnients du retard.
Toute livraison / rception de la commande dun bien ayant fait lobjet dun achat sera
effectue par le Chef Service Administratif et Financier, le Charg de la gestion des stocks
et du matriel, lAgent comptable en prsence du demandeur.

108 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 13
SP/CNLS-IST CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : CONSTITUTION DUNE BASE DE DONNEES DE
Folio : 1/3
PRESTATAIRES POUR LA SOUS-TRAITANCE

2.3.2 CONSTITUTION DUNE BASE DE DONNEES DE PRESTATAIRES POUR LA SOUS- TRAITANCE

2.3.2.1 OBJET

Constituer un fichier de Prestataires (ONG, Associations, OCB, etc.) consulter pour les
prestations de service de sous-traitance

2.3.2.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique pour la premire fois ds le dmarrage de la mise en uvre des activits
du Partenaire en Dveloppement qui finance lactivit mener par le SP/CNLS-IST avec des mises
jour annuelles au mois de dcembre de chaque anne.

2.3.2.3. REGLES DE GESTION ET OPERATIONS CORRESPONDANTES

Gnralits
Les prestataires de services susceptibles dtre ligibles la sous-traitance sont :
les structures dencadrement publiques et prives ;
les ONG ;
les organisations caractre communautaire et/ou associatif.
A travers un avis dappel manifestation dintrt lanc dans la presse, le SP/CNLS-IST
invite toutes les structures actives en matire de dveloppement participatif ou
dencadrement rural se manifester. Cet avis comporte les informations que ces
structures doivent fournir, notamment:
le statut lgal ;
les domaines de comptence ;
les rfrences techniques (rapport annuel le plus rcent, etc.) ;
le personnel de terrain ;
les moyens logistiques ;
laire dintervention ;
lexistence dun compte bancaire et dune comptabilit transparente ;
ladresse exacte de la structure.
Sur la base des informations fournies, le SP/CNLS-IST prslectionne des structures
ligibles et constituent le rpertoire des structures potentielles de sous-traitance dans
chaque Rgion.

109 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 13
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : CONSTITUTION DUNE BASE DE DONNEES DE
Folio : 2/3
PRESTATAIRES POUR LA SOUS-TRAITANCE
Les structures retenues dans le rpertoire sont convies un atelier rgional
dorientation et de programmation au cours duquel les mcanismes de la rponse locale
et le cahier de charges de sous-traitance sont prsents.
Les squences de ces ateliers sarticulent comme suit :
prsentation de la structure organique et le fonctionnement du CNLS et du mcanisme
multisectoriel de lutte contre le VIH/SIDA et les Maladies Sexuellement Transmissibles
discussion de la mthodologie sur la participation communautaire (rurales, urbaines et
groupes spcifiques) la rponse locale dans la lutte contre le VIH/SIDA et les IST ;
exercice sur le terrain ax sur lutilisation des outils participatifs ;
consolidation de la mthodologie ;
prsentation des aires dintervention du Projet;
laboration dun plan de travail type;
prsentation et discussion dun plan daction - convention type.
Chaque anne les nouvelles structures pr - slectionnes sont invites des sances de
concertation.
Procdure de mise jour de l'agrment
L'inscription au registre ou fichier des prestataires se fait de faon continue au niveau du
SP/CNLS-IST qui procde la prslection sur la base des critres retenus.
Une mise jour systmatique de la base de donnes se fait aussi par le biais du systme
d'valuation du prestataire par le SP/CNLS-IST et/ou les groupes communautaires
(bnficiaires finaux) qui donnent leurs apprciations aprs chaque prestation.
Procdure de retrait de l'agrment

Les prestataires ayant eu des problmes avec les groupes communautaires et/ou avec le
SP/CNLS-IST sont inscrits sur la liste noire et font lobjet dune notification de retrait de
lagrment lorsquils sont tenus responsables.

Les prestataires nayant pas respect leurs engagements (ex. : prestation non ralise, non
remise de rapport de la prestation, etc.) font galement lobjet dune notification de retrait
dagrment.
Les prestataires n'ayant pas donn satisfaction sur un domaine dfini suite une
valuation de sa prestation ne seront plus choisis pour des interventions relatives ce
domaine mais restent agrs pour les autres domaines mentionns sur leurs
renseignements.

110 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 13
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : CONSTITUTION DUNE BASE DE DONNEES DE
Folio : 3/3
PRESTATAIRES POUR LA SOUS-TRAITANCE
Mission des structures de sous - traitance
Les structures de sous-traitance retenues seront particulirement charges de:
assurer lanimation des approches participatives au niveau des communauts de
base (villages, associations, etc.)
fournir des biens et services dans le cadre des activits du SP/CNLS-IST
produire ventuellement, conformment aux clauses contractuelles, un rapport
mensuel sur lutilisation des ressources et sur lexcution des travaux prvus dans
le plan daction convention.
Les dispositions qui dtermineront les obligations de chaque partie sont indiques dans le
plan daction - convention dont les clauses comporteront les points suivants :

le nom de lagence dexcution (Numro didentification lgale) ;


le reprsentant dsign par la structure pour la conduite de la mission
les TDR dtaills de la soumission avec un cahier des charges et des indicateurs de
performance;
laire dintervention gographique retenue par le prestataire de services;
la dure du travail ;
les moyens mis en uvre ;
le mcanisme de suivi/valuation adopt (nombre de rapports et supervisions
priodiques) y compris les indicateurs ;
la clause financire et le plan de financement ;
la clause de renouvellement ;
la clause de rsiliation ;
la clause dacceptation et de prise deffet de la convention.
lvaluation finale des tches contractuelles

Procdures de slection et dapprobation pour les consultations


Seuls les prestataires agrs et figurant ce titre dans le fichier des prestataires du
SP/CNLS-IST pourront participer aux consultations du SP/CNLS-IST.
Les lignes directrices gnrales pour la slection des prestataires de services
sappliqueront deux types dactivits :
celles concernant la sensibilisation et le plaidoyer ;
celles concernant la formation.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 14
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : PASSATION DE CONTRATS DE SERVICES DE
Folio : 1/3
CONSULTANTS
2.3.3 PASSATION DE CONTRATS DE SERVICES DE CONSULTANTS
2.3.3.1. OBJET
Passer les contrats et marchs, en vue dobtenir des services de consultants.
2.3.3.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique pour lacquisition des services de consultants, sur financement des
partenaires en dveloppement.
2.3.3.3. REGLES DE GESTION
Le SP/CNLS-IST, souhaitant engager des consultants, tablit une liste restreinte d'au
moins trois (3) et d'au plus six (6) intervenants possibles partir de la base de donnes de
sous-traitance

Toute slection est effectue par un comit mis en place au niveau du SP/CNLS-IST

Toute prestation doit rester dans la limite du budget prvisionnel tabli dans le plan
dactions annuel approuv par le CNLS.
2.3.3.4. ETAPES DE LA PROCEDURE
La procdure de slection comprend les oprations suivantes :

Rdaction du mandat
Etablissement de la liste restreinte de prestataires
Prparation et publication de la demande de propositions (DP)
Rception des propositions
Evaluation des propositions techniques
Evaluation des propositions financires
Evaluation finale de la qualit et du cot
Soumission de la proposition dattribution au partenaire en dveloppement qui finance la
consultation
Ngociation et attribution du contrat au prestataire
Signature du contrat
2.3.3.5. LES INTERVENANTS DE LA PROCEDURE
Le Coordonateur National ou son Adjoint,
Le Chef du Service Administratif et Financier,
Le Charg de la gestion des stocks et du matriel,
Le comit de slection

112 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 14
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : PASSATION DES CONTRATS DE SERVICES DE
Folio : 2/3
CONSULTANTS
1. Rdaction du mandat
Le Chef du Le mandat (termes de rfrences) de la mission faisant connatre aux soumissionnaires
service la nature des tches excuter sera labor par le Chef du service Administratif et
Administratif Financier et examin par le Coordonnateur National ou son Adjoint. Ces termes de
et Financier rfrence seront les plus dtaills possibles et feront partie intgrante du contrat qui
rgit les prestations fournir.
2. Etablissement de la liste restreinte des prestataires
La liste restreinte des prestataires sollicits est tablie partir de la base de donnes
du SP/CNLS-IST.
3. Prparation et publication de la demande de propositions (DP)
La DP doit inclure :
a) une lettre d'invitation,
b) une Note d'information des prestataires (NIP),
c) les TDR,
d) le contrat envisag ;
Lettre d'invitation : Cette lettre d'invitation indique l'intention du SP/CNLS-
IST de conclure un contrat en vue d'obtenir des services de prestataires,
l'origine des fonds. Elle prcise qui est le client, ainsi que les dates, l'heure
et l'adresse auxquelles sont soumises les propositions.

Note d'information des prestataires (NIP) : Cette note comporte les


renseignements susceptibles d'aider les prestataires tablir des
propositions conformes et rendre la procdure de slection aussi
transparente que possible, en donnant des informations sur le processus
d'valuation et en indiquant les critres et facteurs d'valuation et leurs
poids respectifs, ainsi que le score de qualit minimum requis. Elle spcifie
la dure de validit des propositions (30 60 jours).

Contrat propos
4. Rception des propositions
Le Secrtaire
Administratif Le temps pour l'tablissement des propositions ne doit pas tre infrieur deux
semaines ou suprieur un mois. Les propositions techniques et financires sont
soumises en mme temps dans des enveloppes cachetes spares. Les enveloppes
techniques sont ouvertes par le comit de slection la date et heures indiques. Les
propositions sont dposes auprs du Coordonnateur National.

113 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 14
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : PASSATION DES CONTRATS DE SERVICES DE
Folio : 3/3
CONSULTANTS
5. Evaluation des propositions techniques : prise en compte de la qualit.
Le comit de L'valuation des offres techniques sera faite par le comit de slection conformment aux
slection critres prcdemment dfinis dans la note dinformation. Elle fait lobjet dun Procs
Verbal qui indiquera, entre autres, la note obtenue par chaque prestataire.

6. Evaluation de la proposition financire


Le comit
dvaluation Seules les offres techniques des prestataires ayant obtenu la note de qualit technique
minimum requises seront ouvertes. La mthode dcrite dans la DP est employe pour
attribuer un score financier chaque prestataire.
7. Evaluation finale de la qualit et du cot
Comit Les scores des prestataires sont obtenus par la combinaison des scores de qualit et de
dvaluation cot, conformment la mthode prescrite par la DP.
Cette valuation finale fait lobjet dun Procs Verbal qui prcise, entre autres :

le prestataire retenu
le montant retenu pour la prestation
Le 8. Soumission de la proposition dattribution au partenaire en dveloppement
Coordonateur Si le montant de la prestation de services est suprieur ou gal 10.000.000 F CFA, un
National ou exemplaire de tout le Dossier (DP, PV, etc.) est envoy au partenaire en dveloppement qui
son Adjoint finance lactivit. Le partenaire prsente ses commentaires et observations au comit de
slection avant que le Coordonnateur National ninvite le prestataire retenu ngocier le
contrat. Pass un dlai de 10 jours date de rception du dossier par le partenaire, labsence
de raction de la part du partenaire vaut avis positif : le SP /CNLS-IST peut poursuivre la
procdure.
Le 9. Ngociation et attribution du contrat au prestataire retenu
Coordonateur
Une notification est faite au prestataire retenu linvitant la ngociation. Les ngociations
National portent sur le cot, le Mandat, la mthode d'excution, le personnel, les moyens mis
disposition par le SP/CNLS-IST et les conditions particulires du contrat. En tout tat de
cause, le montant ngoci ne sera pas suprieur au budget prvisionnel du plan dactions
annuel approuv par le partenaire en dveloppement.
10. Signature du contrat
Aprs ngociation, le contrat est vis par le Chef du Service Administratif et Financier et
sign par le Coordonnateur National et le prestataire.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 15
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : ACHAT DE PETITS MATERIELS FOURNITURES ET
Folio : 1/4
SERVICES DE FAIBLES VALEURS

2.3.4 ACHAT DE PETITS MATERIELS FOURNITURES ET SERVICES DE FAIBLES VALEURS

2.3.4.1. OBJET

Satisfaire lapprovisionnement rgulier du SP/CNLS-IST en petits matriels, fournitures et


services.

2.3.4.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique lachat de biens et services ne faisant pas lobjet dun appel doffre. Il
sagit des achats pays par la caisse dont le prix unitaire est infrieur 50 000 FCFA et dont le
montant par facture natteint pas 100 000 FCFA.

La procdure sapplique chaque fois quun besoin est exprim.

2.3.4.3 REGLES DE GESTION

Les achats portent notamment sur :

les produits courants trouvs dans le commerce


les fournitures de bureau et consommables
les pices dtaches
les entretiens de btiment, dquipement et de matriel de transport
les brochures et autres matriels didactiques

Lexpression des besoins est faite travers ltablissement dune Demande dAchat (DA)
Un minimum de trois fournisseurs sera consult par crit afin de recevoir au moins trois
devis comptitifs

Pour les achats infrieurs 50.000 F CFA, ltablissement dun bon de commande nest
pas requis

Un Bon de commande (BC) de montant infrieur 100.000 F CFA est sign par le Chef du
Service Administratif et Financier et le Coordonnateur National ou son Adjoint

Un BC de montant suprieur ou gal 100.000 F CFA requiert la double signature du


Coordonnateur National et du Chef du Service Administratif et Financier

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COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 15
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : ACHAT DE PETITS MATERIELS FOURNITURES ET
Folio : 2/4
SERVICES DE FAIBLES VALEURS

2.3.4.4. ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Expression des besoins


Examen de la Demande dAchat (D.A)
Consultation des fournisseurs
Etablissement du bon de commande (B/C)
Enregistrement et classement du bon de commande

2.3.4.5. INTERVENANTS

Lutilisateur
LAgent Comptable
Le Charg de la gestion des stocks et du matriel
Le Chef du Service Administratif et Financier
Le Coordonnateur National

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CYCLE: GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : ACHAT DE PETITS MATERIELS FOURNITURES ET
Folio : 3/4
SERVICES DE FAIBLES VALEURS

1. Expression des besoins

Lutilisateur Exprime ses besoins en remplissant une demande dachat en 2 exemplaires :


le 1er exemplaire est transmis au Responsable Administratif et Financier
le 2me exemplaire est conserv la souche.

La demande dachat comprend :

le nom de lutilisateur;
le numro de la demande dachat ;
la date ;
la dsignation des articles ;
les quantits demandes ;
la signature du demandeur.

2. Examen de la Demande dAchat (D.A)

contrle la DA et sassure au pralable de la rgularit de la demande ;


Le Chef du
vrifie si les articles demands se trouvent en stocks
Service
si oui, satisfait la demande dachat
Administratif
si non, valorise la DA (sur la base du fichier des fournisseurs agrs
et Financier
contenant les fiches de prix des articles ou par tout autre moyen)
consulte le budget y affrent, afin de sassurer que le budget est disponible.

3. Consultation des fournisseurs

Achats infrieurs 50.000 FCFA

Le Chef du consulte un fournisseur partir des informations du fichier


Service demande une proforma
Administratif
et Financier Achats suprieurs ou gaux 50.000 mais infrieurs 100.000 F CFA

consulte trois (3) fournisseurs partir des informations du fichier


demande une proforma

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PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 15
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : ACHATS DE PETITS MATERIELS FOURNITURES ET
Folio : 4/4
SERVICES DE FAIBLES VALEURS
Le comit de Achats suprieurs ou gaux 100.000 F CFA
slection consulte le fichier fournisseurs et tablit une liste dau moins trois
fournisseurs
avise les fournisseurs lists
reoit les propositions de ces fournisseurs
labore un tableau comparatif des offres reues comprenant les prix
proposs par chaque fournisseur, les dlais de livraison et les modalits de
paiement
procde la slection dun fournisseur
4. Etablissement du bon de commande (BC)
Achats suprieurs ou gaux 50.000 F CFA mais infrieurs 100.000 F CFA
Le Chef du tablit un BC en trois exemplaires et le soumet la signature du
Service Coordonnateur National accompagn de la DA valorise et de la proforma
Administratif Le Bon de commande indique :
et Financier
la date ;
le nom du fournisseur ;
la dsignation des articles commands ;
le prix unitaire des articles ;
le montant total de la commande ;
le lieu et le dlai de livraison.
Le 1er et le 2me exemplaires sont transmis au fournisseur, le 3me exemplaire est
conserv la souche.
Le fournisseur devra joindre le 1er exemplaire du BC sa facture.

Le Achats gaux 100.000 F CFA


Responsable tablit un BC en trois exemplaires accompagn de la DA valorise, du PV de
Administratif slection et de la proforma du fournisseur retenu
et Financier et le soumet la signature du Coordonnateur National ou de son Adjoint

6. Enregistrement et classement du bon de commande


LAgent
enregistre lengagement dans le systme informatique ;
Comptable
classe une copie en attente de la livraison.

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COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 16
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : SUIVI DES DELAIS DE LIVRAISON DES
Folio : 1/2
COMMANDES

2.3.5 SUIVI DES DELAIS DE LIVRAISON DES COMMANDES

2.3.5.1. OBJET

Permettre le suivi des commandes passes aux fournisseurs, les relancer si ncessaire afin de
disposer des livraisons dans les meilleurs dlais.

2.3.5.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique tous les achats ayant fait lobjet de commandes transmises aux
fournisseurs.

2.3.5.3 REGLES DE GESTION

le suivi des commandes relve de la responsabilit du Responsable Administratif et


Financier

le suivi est fait mensuellement

2.3.5.4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Recensement des livraisons en retard


Prparation et envoi de la lettre de relance
Annulation de la commande

2.3.5.5. INTERVENANTS

Le Chef du Service Administratif et Financier


LAgent Comptable
Le Coordonnateur National

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COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 16
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : SUIVI DES DELAIS DE LIVRAISON DES COMMANDES Folio : 2/2

1. Recensement des livraisons en retard


Le Chef du
En fin de mois, il utilise son registre des commandes afin de rpertorier les
Service
commandes dont la livraison est en retard. A cet effet, il :
Administratif
et Financier
recense les livraisons en retard
identifie les fournisseurs concerns
labore la liste des fournisseurs concerns avec les retards
correspondants

2. Prparation et envoi de la lettre de relance


Le Chef du
labore des lettres de relance des fournisseurs
Service
transmet les lettres et le la liste des fournisseurs concerns au
Administratif
coordonnateur national
et Financier
Le
Coordonateur signe les lettres de relance
national ou fait transmettre les lettres aux fournisseurs
son Adjoint

3. Annulation de la commande
Le Chef du
Service En cas de ncessit, la commande est annule au profit dun autre fournisseur. La
Administratif lettre dannulation est prpare par le Responsable Administratif et Financier et
et Financier signe par le Coordonnateur National ou son Adjoint.

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COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 17
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : SUIVI DES CONTRATS Folio : 1/2
2.3.6 SUIVI DES CONTRATS
2.3.6.1. OBJET
Permettre le suivi des contrats passs par le SP/CNLS-IST avec les tiers
2.3.6.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique tous les contrats du SP/CNLS-IST financs dans le cadre de la mise en
uvre de ses activits.
2.3.6.3. REGLES DE GESTION
Le suivi des commandes relve de la responsabilit du Responsable Administratif et
Financier

Le suivi des contrats est ralis par lagent comptable grce au logiciel de gestion
financire et de comptabilit appropri

Ds la signature dun contrat, le Responsable Administratif et Financier conserve un


exemplaire du contrat

Le logiciel de comptabilit appropri gre un registre des contrats qui est


automatiquement mis jour chaque nouveau contrat saisi
2.3.6.4. ETAPES DE LA PROCEDURE
La procdure comprend les oprations suivantes :

Saisie du contrat dans le logiciel


Saisie des factures dans le logiciel
Prise en compte des paiements
2.3.6.5. INTERVENANTS
Le Comptable
LAgent comptable
Le Chef du Service Administratif et Financier

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COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 17
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : SUIVI DES CONTRATS Folio : 2/2

1. Saisie du contrat dans le logiciel


Le
Il numrote tous les contrats et les saisis dans le logiciel de comptabilit appropri
Comptable
(Module Engagements)

2. Saisie des factures dans le logiciel


Le
Comptable Il enregistre toute facture relative un contrat dans la fonctionnalit Saisie
facture du Module Comptabilit en prcisant le numro du contrat.

3. Prise en compte des paiements

LAgent Pour tout paiement effectuer sur un contrat, lAgent comptable dite la fiche de
comptable suivi du contrat qui donne toutes les factures et tous les paiements dj effectus.
Cette fiche est dite automatiquement par le logiciel de comptabilit appropri.

Tout paiement effectu est fait dans la saisie spcialise de trsorerie pour
permettre sa prise en compte automatique par le logiciel dans la fiche de suivi du
contrat.

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COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 18
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : RECEPTION DUNE LIVRAISON Folio : 1/2

2.3.7 RECEPTION DUNE LIVRAISON

2.3.7.1. OBJET

Rglementer la rception des biens commands par le SP/CNLS-IST

2.3.7.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique tous les biens commands par le SP/CNLS-IST lors de leur livraison par
le fournisseur.

2.3.7.3. REGLES DE GESTION

Toute livraison se fait sur la base dun Bon de livraison prpar par le fournisseur

Les achats de montants infrieurs 50.000 F CFA sont rceptionns par le Charg de la
Gestion des et Stocks et du Matriel

Les achats de montants suprieurs ou gaux 50.000 F CFA mais infrieurs 100.000 F
CFA sont rceptionns par le Chef de Service Administratif et Financier, lAgent comptable
et le Charg de la Gestion des et Stocks et du Matriel

Les achats de montants suprieurs ou gaux 100.000 F CFA sont rceptionns par le
comit de slection qui se transforme en comit de rception.

2.3.7.4. ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Contrle et approbation de la livraison


Entre en stocks

2.3.7.5. INTERVENANTS
Le Chef du service Administratif et Financier
Le Charg de la Gestion des et Stocks et du Matriel
LAgent comptable
La commission de rception

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 18
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : RECEPTION DUNE LIVRAISON Folio : 2/2

1. Contrle et approbation de la livraison


Le Chef du
Service Ds livraison de la commande, le Chef du service Administratif et Financier, le
Administratif charg de la gestion des stocks et du matriel ou la commission de rception :
et
Financier /Le vrifie que les articles livrs sont ceux mentionns sur le BL du fournisseur
Charg de la effectue un contrle physique des articles livrs par comptage des quantits
gestion des livres et les rapproche des quantits portes sur le BL
stocks et du vrifie que les articles livrs sont ceux qui ont t commands
matriel (quantitativement et qualitativement) et qui figurent sur le BC
La signe le BL du fournisseur et en garde un exemplaire
commission met jour le registre des commandes en enregistrant la livraison
de rception
la date de livraison
le N du BL

2. Entre en stocks

range les articles en magasin


Le Charg de tablit un bon dentre et met jour la fiche de stock
la gestion agrafe lexemplaire du BL au BC/DA correspondant et remet la liasse
des stocks et dans le dossier Factures recevoir .
du matriel agrafe lexemplaire du BL, le BC/DA la facture accompagnant
ventuellement la livraison et remet le liasse dans le Dossier
factures payer

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 19
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : TRAITEMENT DUNE FACTURE FOURNISSEUR Folio : 1/2

2.3.8 TRAITEMENT DUNE FACTURE FOURNISSEUR

2.3.8.1. OBJET

Dcrire le traitement des factures fournisseurs transmises au SP/CNLS-IST en contrepartie des


prestations ou des travaux effectus ou des fournitures livres.

2.3.8.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique toute facture reue

2.3.8.3. REGLES DE GESTION


Toutes les factures sont reues par le Secrtaire Administratif du SP/CNLS-IST
Le Secrtaire Administratif tient un registre des factures
La facture est transmise par le fournisseur, en triple exemplaire, accompagne de
loriginal du Bon de commande (BC), dune copie du Bon de livraison (BL) ou du PV de
rception le cas chant
Toute copie de facture doit porter le cachet COPIE appos par le Secrtaire
Administratif
Toutes les factures sont certifies, liquides par le Chef du Service Administratif et
Financier
Elles sont saisies par le Comptable.

2.3.8.4. ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :


Rception et enregistrement de la facture
Certification et comptabilisation de la facture
2.3.8.5. INTERVENANTS

Le Secrtaire Administratif
Le Chef du Service Administratif et Financier
Le Coordonateur National
Le comptable

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 19
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012
PROCEDURE : TRAITEMENT DUNE FACTURE FOURNISSEUR Folio : 2/2

1. Rception et enregistrement de la facture


Le Secrtaire
Ds la rception de la facture, le Secrtaire Administratif du SP/CNLS-IST :
Administratif
enregistre la facture dans le registre des factures (facturier)
appose le cachet Courrier Arrive sur la facture avec :

la date darrive
le numro interne

appose le cachet COPIE sur les exemplaires autres que loriginal


transmet la facture au Coordonnateur National ou son Adjoint qui
laffecte au Chef du Service Administratif et Financier

2. Certification et liquidation de la facture

vrifie lauthenticit du BC joint la facture


Le Chef du
vrifie les quantits rellement livres avec celles figurant sur la facture
Service
ainsi que les prix facturs (comparaison DA, BC, BL, facture)
Administratif
effectue un contrle arithmtique des montants sur la facture
et Financier

Le 3. Imputation et comptabilisation de la facture


Comptable
impute la facture
comptabilise la facture (cf. Procdures comptables)
saisit la facture dans le logiciel comptable
appose le cachet SAISIE sur la facture
classe la facture + BL + BC + DA dans le dossier Factures payer

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Section 4. Gestion des immobilisations et du matriel roulant

Principes gnraux ADM 20

Gestion des entres dimmobilisations ADM 21

Gestion des sorties dimmobilisations ADM 22

Prise dinventaire physique ADM 23

Entretien et rparation des immobilisations ADM 24

Scurisation des immobilisations ADM 25

Gestion des vhicules et motos ADM 26

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 20
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX Folio : 1/2
2.4.1 PRINCIPES GENERAUX
2.4.1.1. Gnralits
Assurer une gestion et un suivi spars des immobilisations acquises par le SP/CNLS-IST et celles
acquises par les partenaires au dveloppement pour son compte, garantir la sauvegarde des
matriels et quipements acquis, assurer la scurit des immobilisations acquises et utilises, assurer
le suivi de chaque bien en sachant tout moment lendroit o il se trouve.
Les immobilisations du SP/CNLS-IST comprennent :
le matriel informatique ;
le matriel de bureau ;
le mobilier de bureau ;
le matriel de transport ;
les quipements divers.
La gestion de ces immobilisations est assure par le Charg de la gestion des stocks et du matriel
sous la supervision du Chef du Service Administratif et Financier
Le Charg de la gestion des stocks et du matriel tient un dossier, une fiche et un fichier des
immobilisations.
Toutes les immobilisations concernes sont inventories et enregistres dans le module
immobilisation du logiciel comptable par le Comptable.
La prise en compte dune immobilisation dans ce fichier se fait sur la base de la fiche
dimmobilisation qui comporte les lments suivants :
la nature de l'immobilisation ;
la dsignation ;
la famille ;
l'affectation ;
la date de rception ;
la valeur d'acquisition ;
la source de financement ;
les rparations ou modifications importantes subies par limmobilisation.
Toute immobilisation fait lobjet dune codification lui confrant un numro d'immatriculation
unique qui est inscrit sur limmobilisation ainsi que le logo du partenaire au dveloppement
qui a financ lacquisition.
Toutes les immobilisations sont enregistres leur cot complet
Les immobilisations font lobjet damortissement linaire constant. Le tableau des taux
damortissement est joint en Annexe.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 20
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX Folio : 2/2

2.4.1.2. Logiciel de gestion des immobilisations

Le Module Immobilisations du logiciel de comptabilit appropri est une composante


du systme dinformation du SP/CNLS-IST. Il permet de suivre les immobilisations par :
Localisation gographique
Nature et famille
Affectation
Source de financement

La facilit daccs aux informations du fichier informatique par une combinaison


quelconque des critres de slection permet une recherche aise des informations sur les
immobilisations.

Le logiciel est galement un outil prcieux pour la prise dinventaire physique avec la
possibilit dditer un listing de toutes les immobilisations par localit et classes par
nature et famille.

Le logiciel permet enfin de gnrer les amortissements et de produire le tableau des


immobilisations avec les valeurs brutes, les dotations de lexercice, les amortissements
cumules et les valeurs nettes.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 21
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DES ENTREES Folio : 1/3
3.4 .2 GESTION DES ENTREES
2.4.2.1. OBJET
Dcrire le processus dentre des immobilisations dans le patrimoine du SP/CNLS-IST.
2.4.2.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique toutes les immobilisations acquises par le SP/CNLS-IST ou mises sa
disposition.
2.4.2.3. REGLES DE GESTION
Les immobilisations sont acquises directement par le SP/CNLS-IST ou par les partenaires
au dveloppement et mises sa disposition.

Toutes les formalits administratives de mise en service des immobilisations sont


effectues par le SP/CNLS-IST.

Le comit charg de rception des biens au niveau du SP/CNLS-IST est constitu du


Coordonnateur National ou son Adjoint, du Chef de service Administratif et Financier, de
lAgent Comptable et du Charg de la gestion des stocks et du matriel.
2.4.2.4 ETAPES DE LA PROCEDURE
La procdure comprend les oprations suivantes :

Rception des immobilisations


Codification et marquage
Enregistrement des acquisitions
2.4.2.5. INTERVENANTS
Le Chef de service Administratif et Financier
LAgent comptable
Le Charg de la gestion des stocks et du matriel

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 21
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DES ENTREES Folio : 2/3

1. Rception des immobilisations

Le comit de Rceptionne limmobilisation


rception Vrifie que limmobilisation livre est conforme celle dcrite dans le PV de
rception ou PV de mise disposition rdig par le partenaire en
dveloppement si lacquisition de limmobilisation a t faite par le
partenaire
Signe le PV de rception ou de mise disposition
Transmet une copie du PV au Chef du Service Administratif et Financier pour
prise en charge et classement.

2. Codification et marquage
Le Charg de
Effectue la codification et le marquage de limmobilisation sous la
la gestion
supervision du Chef du Service Administratif et Financier
des Stocks
Ouvre un dossier individuel pour limmobilisation (avec une copie du PV de
et du
rception ou de mise disposition, copie des diffrents documents
matriel
administratifs)

La codification des immobilisations est effectue suivant le schma ci-aprs:

- 1re position : code rubrique (matriel informatique, matriel de


bureau, mobilier de bureau) ;

- 2me position : code nature (bureau, table) ;

- 3me position : numro d'ordre ;

- 4me position : anne d'acquisition.

- 5me position : code SP/CNLS-IST

- 6me position : code localisation

- 7me position : code financement

Etiquetage et marquage : Toute immobilisation doit tre tiquete. Le code


attribu l'immobilisation est inscrit sur une tiquette et colle sur l'immobilisation
ou directement inscrite sur celle-ci l'encre indlbile.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 21
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DES ENTREES Folio : 3/3

3. Enregistrement des acquisitions


Le
comptable Etablit une fiche pour limmobilisation
Inscrit limmobilisation dans le Registre des immobilisations : type, date
dacquisition, date de mise en service, date de sortie, etc.
Saisit limmobilisation au niveau du logiciel comptable dans le module
Immobilisations.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 22
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DES SORTIES DIMMOBILISATIONS Folio : 1/2

2.4.3 GESTION DES SORTIES DIMMOBILISATIONS

2.4.3.1. OBJET

Rglementer la sortie de toute immobilisation

2.4.3.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

Cette procdure sapplique toutes les immobilisations acquises directement par le SP/CNLS-IST
ou mises sa disposition par un partenaire en dveloppement.

2.4.3.3. REGLES DE GESTION

La mise au rebut et la vente dimmobilisations par le SP/CNLS-IST ainsi que le transfert


dimmobilisation une tierce personne doivent se faire avec lautorisation du partenaire
en dveloppement ayant financ son acquisition

Toutes les immobilisations hors dusage ou dont lutilisation nest plus requise doivent
tre retournes au partenaire en dveloppement

Tout vol dimmobilisation doit tre dclar la police ou la gendarmerie et port par
crit la connaissance du partenaire en dveloppement dans les 72 heures.

2.4.3.4 ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Envoi dune lettre de restitution dimmobilisation au partenaire en dveloppement


Ralisation du retour de limmobilisation
Mise jour du fichier et des dossiers dimmobilisation

2.4.3.5. INTERVENANTS

Le Chef du Service Administratif et Financier


LAgent Comptable
Le Charg de la gestion des stocks et du matriel
Le Coordonnateur National ou son Adjoint

133 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 22
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DES SORTIES DIMMOBILISATIONS Folio : 2/2

1. Envoi dune lettre de restitution dimmobilisation au partenaire


Le Chef du
Service Initie une lettre de restitution sous la signature du Coordonnateur
Administratif National.
et Financier Envoie la lettre au partenaire

La lettre de restitution dimmobilisation doit comporter au moins :

La dsignation exacte de limmobilisation restituer


Les rfrences de limmobilisation telles quelles apparaissent dans le PV
de mise disposition
Le motif la base de la restitution

Le partenaire la rception de la lettre :

Examine la lettre
Envoie une lettre daccord au SP/CNLS-IST avec indication de la date de
restitution

2. Ralisation du retour dimmobilisation

Le Chef du Sur la base de la lettre du partenaire annote par le Coordonnateur National, il :


Service dclenche le processus de restitution
Administratif
tablit un PV de restitution, comportant les principaux dtails du PV de mise
et Financier
disposition
/ procde la restitution de limmobilisation
LAgent signe et fait signer le PV par le Coordonnateur National et le partenaire eu
comptable/ dveloppement
Le Charg de remet loriginal du PV au partenaire
la gestion
classe la copie du PV
des stocks et
du matriel remet une copie du dossier et de la fiche de limmobilisation au partenaire
met jour son fichier des immobilisations
classe la fiche, le dossier de limmobilisation restitue et le carnet de bord le
cas chant dans un classeur intitul Immobilisations restitues
comptabilise la sortie

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 23
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : PRISE DINVENTAIRE PHYSIQUE Folio : 1/5
2.4.5 PRISE DINVENTAIRE PHYSIQUE
2.4.5.1. OBJET
Dcrire les processus dinventaire physique priodique des immobilisations et stocks.
2.4.5.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique toutes les immobilisations et les stocks grs par le SP/CNLS-IST
2.4.5.3. REGLES DE GESTION
Linventaire physique est ralis au moins une fois dans lanne et ncessairement en fin
dexercice
Linventaire de fin dexercice est effectu au plus tard le 31 dcembre et rput clos le 31
dcembre.
Linventaire porte sur tous les biens meubles, immeubles et les stocks dtenus par le
SP/CNLS-IST :
Matriel,
Mobilier
Fournitures de bureau
Autres fournitures consommables
Etc.
Les mthodes appliquer comprennent le mesurage, le comptage et le pesage physique des
biens.
Linventaire physique a lieu aussi bien au niveau du SP/CNLS-IST que dans tout autre endroit
o les biens sont entreposs.
Durant la priode dinventaire, tous les mouvements de stocks ou dimmobilisations sont
arrts ou enregistrs dans un registre spcial le cas chant et communiqus lquipe
dinventaire.
Les rapports de prise dinventaire sont transmis au Coordonnateur National et aux
partenaires en dveloppement ayant mis des immobilisations disposition du SP/CNLS-IST.
Un rapprochement doit tre effectu entre linventaire physique et linventaire comptable et
les carts expliqus.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 23
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : PRISE DINVENTAIRE PHYSIQUE Folio : 2/5

2.4.5.3. ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comporte les oprations suivantes :

Constitution de lquipe dinventaire


Prparation des inventaires
Droulement des inventaires
Rdaction du PV dinventaire
Elaboration du Tableau rcapitulatif des immobilisations
Rapprochement Physique/Comptable

2.4.5.5. INTERVENANTS

Lquipe dinventaire
LAgent comptable
Le Charg de la Gestion des Stocks et du Matriel

136 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES

SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 23


CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : PRISE DINVENTAIRE PHYSIQUE Folio : 3/5
1. Constitution de lquipe dinventaire
LEquipe Elle comprend :
dinventaire le Charg du Service Administratif et Financier
lAgent comptable
le Charg de la Gestion des Stocks et du Matriel
toute autre personne ressource requise par le SP /CNLS-IST

Le Chef du Trois semaines au moins avant la fin de lexercice,


Service soumet la signature du Coordonnateur National ou son Adjoint, une note
Administratif portant sur les instructions de prise dinventaire
et Financier transmet cette note tous les membres de lEquipe dinventaire.
La note de prise dinventaire doit tre aussi exhaustive que possible et prcisera
entre autres :
la composition exacte de lquipe dinventaire avec les noms et attributions
de chacun
la priode de linventaire
les biens inventorier
les lieux dinventaire
les travaux prparatoires au niveau des lieux dentreposage
les mthodes de comptage, de contrle et de synthse
lexploitation des rsultats et le feed-back
2. Prparation des inventaires
Le Charg de
la Gestion nettoie les lieux de stockage et leurs alentours
des Stocks et centralise tous les stocks non consomms au cours de lexercice
du Matriel tient jour ses fiches de stocks
procde un rangement correct de tous les biens inventorier afin de
faciliter le comptage par lquipe dinventaire
sassure pour les immobilisations de linscription des numros de codification
(immatriculation)
rend disponibles tous les documents et pices comptables justifiant les
mouvements de stocks ou dimmobilisations au cours de lexercice

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COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 23
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : PRISE DINVENTAIRE PHYSIQUE Folio : 4/5

prpare les listings des immobilisations pour chaque localisation


LAgent
fournit les fiches dimmobilisation
comptable
fournit les documents et pices comptables des mouvements de lexercice.

3. Droulement des inventaires

Lquipe linventaire est opr conformment aux procdures dcrites dans la note
dinventaire de prise dinventaire

lquipe dinventaire arrte toutes les fiches de stocks au 31 dcembre


aprs comptage et contrle physique

les fiches dinventaire sont remplies en trois (3) exemplaires ventils comme
suit :

un exemplaire pour la localit


un exemplaire pour lAgent comptable
un exemplaire pour le partenaire

LAgent finalise la prise dinventaire, effectue les contrles ncessaires afin de


comptable sassurer de la fiabilit des travaux dinventaire.
(Superviseur)
4. Elaboration du Tableau rcapitulatif des immobilisations

Toutes les immobilisations acquises au cours de l'exercice et des exercices


LAgent
antrieurs doivent tre prises en charge dans le tableau dimmobilisations.
comptable
Toutes les immobilisations inscrites dans le tableau dimmobilisations doivent tre
justifies par des documents fiables (PV rception ou de mise disposition, copies
des factures d'acquisition) conservs par lui.
Ensuite sur la base des rsultats de linventaire physique de fin dexercice, il
procde :
au rapprochement physique/comptable
met en vidence les carts de rapprochement
explique les carts en relation avec le Coordonnateur National et les
responsables des stocks et des immobilisations dcentraliss
tablit le tableau rcapitulatif des immobilisations du SP/CNLS-IST ou des
partenaires

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COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 23
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : PRISE DINVENTAIRE PHYSIQUE Folio : 5/5

5. Rdaction du PV dinventaire

Les oprations dinventaire font l'objet d'un procs-verbal dment sign par tous
Superviseur
les membres de l'quipe charge de la ralisation des inventaires.
de lquipe
(Chef du Les procs-verbaux d'inventaire sont transmis au Coordonnateur National pour
service commentaire et envoys aux partenaires au plus tard 15 jours aprs la clture de
Administratif lexercice.
et Financier)

139 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 24
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : ENTRETIEN ET REPARATION DES
Folio : 1/3
IMMOBILISATIONS
2.4.6 ENTRETIEN ET REPARATION DES IMMOBILISATIONS
2.4.6.1. OBJET
Dcrire les processus permettant dassurer une maintenance physique rgulire des
immobilisations.
2.4.6.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique lentretien/rparation de montant estimatif suprieur ou gal
500.000 F CFA de toutes les immobilisations gres par le SP/CNLS-IST.
2.4.6.3. REGLES DE GESTION
Le Charg de la Gestion des Stocks et du Matriel Agent comptable tient et met jour
des fiches dentretien et de rparation dimmobilisation qui retrace tous les vnements
relatifs la maintenance de limmobilisation
Lentretien priodique et les rparations des immobilisations doivent faire lobjet dun
contrat dentretien avec un prestataire de service, autant que possible
Tout entretien et/ou rparation dimmobilisation doit faire lobjet dun bon de rparation
tabli sur la base dun devis
Dans le cas o il est ncessaire dacheter des pices dtaches chez un fournisseur autre
que le prestataire, la procdure de bon de commande doit tre utilise.
2.4.6.4. ETAPES DE LA PROCEDURE
La procdure comprend les oprations suivantes :

Expression du besoin
Emission du bon de rparation ou dentretien
Etablissement du devis
Ralisation de la prestation
Contrle de la prestation et facturation
Rception et traitement de la facture
2.4.6.5. INTERVENANTS

Lutilisateur
Le Charg de la Gestion des Stocks et du Matriel
LAgent comptable
Le prestataire

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PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 24
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CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : ENTRETIEN ET REPARATION DES
Folio : 2/3
IMMOBILISATIONS

1. Expression du besoin
Lutilisateur
Signale les priodes dentretien ou les pannes au Charg de la Gestion des
Stocks et du Matriel

2. Emission du bon de rparation ou dentretien


Le Charg de
Etablit une demande dentretien et/ou de rparation
la Gestion des
Vise la demande
Stocks et du
Fait signer le bon par le Chef du Service Administratif et Financier
Matriel
Remet la demande lutilisateur pour le prestataire agr

3. Etablissement du devis

A la rception de la demande,
Le Prestataire
Etablit un diagnostic et un devis
Renvoie la demande, le diagnostic et le devis lAgent comptable

A la rception du devis,

Le Charg de lexamine, le vise et/ou le modifie


la Gestion des tablit un bon dentretien et/ou de rparation
Stocks et du vise le bon
Matriel le fait signer par le Chef du Service Administratif et Financier et le
Coordonnateur National ou son remplaant
le remet au prestataire agr

4. Ralisation de lentretien ou de la rparation


Le Prestataire procde lentretien et/ou rparation conformment au devis approuv
procde au retour de limmobilisation

5. Contrle de la prestation et facturation


Le Charg de Si la rparation est satisfaisante, signe le Bon de Livraison du prestataire,
la Gestion des sinon fait reprendre la rparation par le prestataire
Stocks et du Remplit son carnet de bord pour le cas dun vhicule
Matriel Retourne le bon de livraison au Prestataire

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COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 24
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CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : ENTRETIEN ET REPARATION DES
Folio : 3/3
IMMOBILISATIONS
Le
tablit la facture conformment au devis approuv
Prestataire
joint le bon de livraison sign de lutilisateur et de lAgent Comptable
transmet la liasse la Secrtaire du SP/CNLS-IST

6. Rception et traitement de la facture

LAgent procde au contrle et au traitement de la facture


comptable / remplit la fiche de suivi dentretien de limmobilisation
Le Charg de classe loriginal de la liasse dans le dossier factures payer
la Gestion Classe une copie de la liasse dans le dossier individuel entretien
des Stocks et immobilisation
du Matriel

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 25
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : SECURISATION DES IMMOBILISATIONS Folio : 1/2

2.4.7 SECURISATION DES IMMOBILISATIONS

2.4.7.1. OBJET

Scuriser les immobilisations

2.4.7.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique toutes les immobilisations gres par le SP/CNLS-IST.

2.4.7.3. REGLES DE GESTION

Toute immobilisation doit tre bien garde, conserve et protge

Toute immobilisation doit tre assure contre certains risques, notamment incendie des
locaux dans lesquels elle se trouve, le vol, les dgts des eaux

Une assurance groupe est faite par le SP/CNLS-IST ou par le partenaire au dveloppement
selon ses propres procdures

2.4.7.4. ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Lassurance des immobilisations


La garde, la conservation et la protection des immobilisations

2.4.7.5. INTERVENANTS

Le partenaire au dveloppement
Le Coordonnateur National ou son Adjoint
LAgent Comptable
Le Charg de la Gestion des Stocks et du Matriel

143 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 25
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : SECURISATION DES IMMOBILISATIONS Folio : 2/2

1. Lassurance des immobilisations

Le partenaire Comme prcis ci-dessus, il prend, selon ses propres procdures, les dispositions
au pour assurer convenablement les immobilisations mises dispositions du
dveloppement SP/CNLS-IST contre les risques prvisibles.

2. La garde, la conservation et la protection des immobilisations

Sassure que :
Le
Coordonnateur
les immobilisations sont bien gardes dans des endroits scuriss,
National ou son
les cls des vhicules/motos et leur double sont conservs en des lieux
Adjoint/
srs,
Lagent
comptable lutilisation des immobilisations est bien rglemente.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 26
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DES VEHICULES ET MOTOS Folio : 1/3

2.4.8 GESTION DES VEHICULES ET MOTOS

2.4.8.1. OBJET

Contrler et suivre lutilisation des vhicules/motos et leur consommation de carburant ainsi que
leur entretien

2.4.8.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

Cette procdure sapplique tous les vhicules et motos acquis par le SP/CNLS-IST ou mis sa
disposition.

2.4.8.3. REGLES DE GESTION


Conformment aux documents de base, les vhicules restent la proprit du partenaire au
dveloppement.
Tous les vhicules et motos doivent tre assurs au moins contre tiers et personnes
transportes.
Ils doivent tre utiliss exclusivement dans le cadre strict des activits de lutte du SP/CNLS-
IST.
Chaque vhicule est muni dun carnet de bord permettant de suivre son utilisation, son
entretien et sa consommation en carburant.
Le chauffeur est responsable de la conduite, de la propret et du bon fonctionnement de
son vhicule.
Les vols et accidents ainsi que les circonstances de leur avnement doivent tre ports dans
les 72 heures la connaissance du partenaire en dveloppement.
Mise disposition du matriel roulant
La mise des vhicules la disposition du SP/CNLS-IST par les partenaires se fait travers un
procs verbal de mise disposition. Ce PV comporte toutes les informations relatives au
matriel livr : dsignation, N de modle, N dimmatriculation, date dacquisition, date de
mise disposition, rceptionniste, cot dacquisition, source de financement, etc. Il prcise
galement que le vhicule reste la proprit du partenaire.

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COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 26
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DES VEHICULES ET MOTOS Folio : 2/3

Cette mise disposition se fait en prsence des personnes suivantes :

Le Coordinateur du partenaire ou son reprsentant,


Le Spcialiste en approvisionnement du partenaire,
Le Coordonnateur National et son Responsable Administratif et Financier

Le PV de mise disposition doit tre sign par les personnes ci-dessus indiques.

Suivi administratif
Les vhicules doivent porter le logo du SP/CNLS-IST et le sigle du partenaire.
Le Responsable Administratif et Financier veille au respect des dates de renouvellement
des polices dassurance et visites techniques. A cet effet, il tient un tableau de suivi de ces
dates.
Une copie des pices (assurance, carte grise, etc.) des vhicules est conserve par Le Chef
du Service Administratif et Financier dans un dossier tenu pour chaque vhicule.
Le Charg de la Gestion des Stocks et du Matriel tient aussi pour chaque vhicule un
dossier des copies des pices de dpenses dentretien et de rparation.
Suivi des consommations de carburant
Avant chaque dplacement, le chauffeur ou lutilisateur inscrit sur le livret de bord du
vhicule :
La date,
Lobjet du dplacement,
La quantit de carburant prise,
Le kilomtrage au dpart.
Au retour du dplacement, le chauffeur :
Inscrit le kilomtrage larrive,
Signe le livret de bord et le remet dans le vhicule.
Tous les mois, lAgent comptable relve pour chaque vhicule, le kilomtrage ainsi que les
consommations de carburant partir des livrets de bord des vhicules et du registre des
stocks de carburant. Il devra signaler toutes les anomalies.

146 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 26
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DES VEHICULES ET MOTOS Folio : 3/3

Entretien et rparation des vhicules

Les entretiens / rparations sont effectues selon la procdure dachat de petits


matriels, fournitures et services

Le Chef Parc Auto veille lentretien rgulier et prventif des vhicules. Toute panne ou
tout dysfonctionnement constat sur le vhicule doit tre port sa connaissance par
lutilisateur.

Les entretiens / rparations des vhicules sont effectus :

aux stations services pour les vidanges et le graissage ;


chez les concessionnaires pour les oprations particulires ncessitant
lintervention de spcialistes ou auprs dun garage agr.

A chaque entretien / rparation dun vhicule (vidange, changement de filtre, pices


dtaches, pneumatique), le chauffeur du vhicule remplit la fiche dentretien du livre de
bord du vhicule en inscrivant :
La date ;
La nature des travaux raliss ;
Son nom et sa signature.

Le Chef Parc Auto demande le carnet de bord du vhicule avant de prparer le paiement
de la facture du prestataire.

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Section 5. Gestion des Stocks de fournitures, carburant et kits

Gestion des fournitures et consommables ADM 27

Gestion du carburant ADM 28

Gestion des Kits ADM 29


MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
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CYCLE : GESTION DES STOCKS Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES Folio : 1/4
2.5.1 GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES
2.5.1.1. OBJET
Assurer une gestion adquate des fournitures et des consommables qui ne sont pas
immdiatement utiliss et qui doivent faire pralablement lobjet dun stockage.
2.5.1.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique tous les stocks de toutes natures acquis par le SP/CNLS-IST ou sur
financement dun partenaire en dveloppement.
2.5.1.3. REGLES DE GESTION
Les stocks de matires, de fournitures et de petit matriel sont grs par le Charg de la
Gestion des Stocks et du Matriel.

Certaines fournitures seront acquises par le SP/CNLS-IST ou mis sa disposition par un


partenaire au dveloppement.

Tous les mouvements de stock sont oprs partir des bons dentre et des bons de
sortie et enregistrs dans des fiches de stock qui comportent les lments suivants :

Un entte mentionnant :

La dsignation
La rfrence ventuelle
Lunit de comptage
Le stock minimal

Un tableau 7 colonnes :

Date
Libells
Nature des pices justificatives
Numro
Quantit entre
Quantit sortie
Stock disponible

149 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 27
CYCLE : GESTION DES STOCKS Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES Folio : 2/4

Les biens stocks entrent dans lune des catgories suivantes :

Fournitures de bureau et imprims


Produits et matriel dentretien
Petits matriels
Carburant : cette catgorie fait lobjet dune procdure spcifique
Autres consommables

2.5.1.4. ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Les entres en stock


Les sorties de stock
Ldition des tats de consommation
La prise dinventaire physique

2.5.1.5. INTERVENANTS

Le demandeur
LAgent comptable
Le Charg de la Gestion des Stocks et du Matriel

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COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 27
CYCLE : GESTION DES STOCKS Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES Folio : 3/4
1. Les entres en stock
Le Charg de A larrive des biens acquis par le SP/CNLS-IST :
la Gestion des rapproche le bon de commande du bordereau de livraison
Stocks et du effectue les comptages ncessaires pour sassurer de la conformit de la
Matriel/ livraison au double plan quantitatif et qualitatif; en cas de non-conformit,
LAgent mention en est faite sur le bordereau de livraison
comptable signe le bordereau
tablit le bon dentre en stock
range les fournitures reues
remplit les fiches de stock
saisit lentre sur le logiciel de gestion des stocks
classe la liasse bon dentre + bordereau de livraison
Et en ce qui concerne les stocks acquis par un partenaire en dveloppement et mis
ensuite la disposition du SP/CNLS-IST
rceptionne les articles livrs, en compagnie des autres membres du comit
de rception (une copie de la facture doit tre jointe au PV ou tout au
moins, le PV devra comprendre les lments chiffrs relatifs au cot des
articles)
rapproche le PV de livraison du partenaire des articles physiquement reus
(comptages ncessaires pour sassurer de la conformit de la livraison au
double plan quantitatif et qualitatif; en cas de non-conformit, mention en
est faite sur le PV)
vise le PV
tablit le bon dentre en stock
range les fournitures reues
remplit les fiches de stock
saisit lentre sur le logiciel de gestion des stocks
classe la liasse bon dentre + bordereau de livraison
2. Les sorties de stock

Le remplit une fiche dexpression de besoin de fournitures


demandeur transmet la fiche Charg de la Gestion des Stocks et du Matriel via son
suprieur hirarchique qui vise

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 27
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DES STOCKS Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES Folio : 4/4

examine la demande
Le Charg de remplit et signe le bon de sortie
la Gestion sert le demandeur
des Stocks et fait signer le bon de sortie
du Matriel remet une copie du bon de sortie
met jour les fiches de stock
saisit la sortie sur le logiciel de gestion de stock
classe la liasse fiche dexpression + bon de sortie

Le Charg de 3. Ldition des tats de consommation


la Gestion
des Stocks et Chaque fin de mois
du Matriel
procde la valorisation des sorties selon la mthode du cot unitaire
moyen pondr (CUMP)
dite un tat de consommation des fournitures en quantit et en valeur
procde la comptabilisation des sorties

4. La prise dinventaire physique

Cf. Procdure dinventaire des immobilisations et des stocks ADM 23

152 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 28
CYCLE : GESTION DES STOCKS Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DU CARBURANT Folio : 1/2

2.5.2 GESTION DU CARBURANT

2.5.2.1. OBJET

Contrler et suivre les consommations des coupons de carburant

2.5.2.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

Cette procdure sapplique tous les coupons de carburant utiliss par le SP/CNLS-IST dans le
cadre de ses activits.

2.5.2.3. REGLES DE GESTION

Le carburant est achet sous forme de coupons par le SP/CNLS-IST

Les entres et sorties de coupons sont obligatoirement transcrites dans un Registre de


coupons de carburant tenu par lAgent comptable.

2.5.2.4. ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Rception des coupons


Sorties des coupons
Contrles priodiques

2.5.2.5. INTERVENANTS

Le Chef du Service Administratif et Financier


Le Coordonnateur National

153 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 28
CYCLE : GESTION DES STOCKS Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DU CARBURANT Folio : 2/2

1. Rception des coupons


Le Chef du
Service reoit les coupons et le bordereau de livraison du fournisseur en faisant une
Administratif comparaison avec la commande passe
et Financier/ contrle
lAgent fait la rentre en stock des coupons sur le Registre
comptable dpose les coupons et le Registre dans le coffre fort
saisit lentre sur le logiciel de gestion de stocks

2. Sorties des coupons

reoit lordre de mission sign ou ltat mensuel de dotation en carburant


Chef du
approuv et sign par le Coordonnateur National.
Service
contrle
Administratif
sert le demandeur
et Financier/
fait signer le Registre de coupons et ltat de dotation mensuel
LAgent garde une copie de lordre de mission ou de ltat de dotation mensuelle
comptable met jour le Registre
saisit la sortie sur le logiciel de gestion des stocks
classe la copie de la pice justificative de la sortie

3. Contrles priodiques

prpare chaque mois la consommation de carburant par vhicule


LAgent signale toute consommation anormale
comptable procde la comptabilisation de la consommation totale du mois

veille la matrise des dpenses de carburant


Le effectue des contrles inopins
Coordonnate contrle de faon spcifique linventaire mensuel des coupons tabli par
ur National lagent comptable avec apposition de visa et signature et des mentions si
ncessaire.

Un inventaire physique de fin dexercice est galement effectu le 31 dcembre.

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 29
CYCLE : GESTION DES STOCKS Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DES KITS Folio : 1/2

2.5.6 GESTION DES KITS


2.5.6.1. OBJET
Assurer une gestion approprie des stocks de Kits constitus des matriels et articles
dInformation, dEducation et de Changement de Comportement pour la sensibilisation.
2.5.6.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique aux stocks de matriels et darticles de sensibilisation mis la disposition
des ONG et communauts de base par le SP/CNLS-IST.
2.5.6.3. REGLES DE GESTION
Le suivi des stocks de Kits mis la disposition des ONG et communauts de base est sous
la responsabilit de lAgent comptable, du Responsable des Achats et Stocks et du
Responsable du dpartement concern par lactivit de sensibilisation.
Le contrle du Responsable des Achats et Stocks est tabli sur la base des documents de
mouvements de stocks de Kits.
Un contrle contradictoire doit tre effectu chaque fin de mois par lAgent comptable.
Ce contrle doit faire lobjet dun rapport qui sera envoy au partenaire en
dveloppement avec copie la structure dcentralise du SP/CNLS-IST.
2.5.6.4. ETAPES DE LA PROCEDURE
La procdure comprend les oprations suivantes :
Lacquisition des Kits
Lentre en stocks
Rception des demandes exprimes par les ONG et les communauts de base
Les sorties de stocks
Contrle de tous les mouvements de la priode
Etablissement dun rapport de contrle
2.5.6.5. INTERVENANTS
Le Charg de la Gestion des Stocks et du Matriel
Les Chefs de Service

155 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 29
CYCLE : GESTION DES STOCKS Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DES KITS Folio : 2/2

1. Acquisition des Kits

Cf procdure des achats de biens et services

2. Entre en stocks
Le Charg de Cf procdure de gestion des stocks de fournitures et consommables stockables
la Gestion
des Stocks et
du Matriel
3. Rception des demandes de Kits par les ONG et Communauts de base
ONG/
LONG ou Communaut de base pralablement inscrite sur la liste des partenaires
Communaut
du SP/CNLS-IST en matire de lutte contre le VIH/SIDA adresse une requte de Kits
la base
pour ses activits de sensibilisation et dIEC au SP/CNLS-IST.
- A la rception de la demande, le Secrtaire Administratif lenregistre
comme un courrier arriv et la transmet au Coordonnateur National ou
son Adjoint qui laffecte au Chef du Service concern par lactivit
- Le Chef du Service sassure que lONG/ la communaut de base figure sur la
liste des partenaires du SP/CNLS-IST et que lactivit mener fait partie du
programme daction du SP/CNLS-IST.

Le Charg de 4. Sorties des stocks de Kits


la Gestion Cf procdure de gestion des stocks de fournitures et consommables stockables
des Stocks et
du Matriel
5. Contrle de tous les mouvements de la priode
LAgent fait diter la situation des entres et sorties de la priode
comptable/ sassure que tous ces mouvements sont justifis par des pices
probantes
sassure de la concordance stocks physiques / stocks thoriques
investigue les carts

6. Etablissement dun rapport de contrle

LAgent Fait sous la signature Chef du Service Administratif et Financier et du


comptable Coordonnateur National, un rapport mensuel de la situation des diffrents stocks
de Kits.

156 / 302
PARTIE 3 : PROCEDURES FINANCIERES
Section 1 : Gestion Budgtaire
Principes gnraux FIN 01

Elaboration et approbation des Plans dActions et FIN 02


Budgets Annuels du SP/CNLS-IST

Contrle des engagements et Suivi budgtaire/analytique FIN 03


sous le logiciel de comptabilit appropri
Section 2 : Mobilisation des Ressources
Principes gnraux FIN 04

Approvisionnement initial FIN 05

Rapprovisionnement du compte spcial FIN 06

Paiement direct FIN 07

Procdure de justification des fonds reus au Partenaire FIN 08


au Dveloppement
Section 3 : Gestion de la Trsorerie
Gestion des comptes bancaires FIN 09

Rglement des factures par Banque FIN 10

Gestion de la caisse de menues dpenses FIN 11

Approvisionnement de la caisse de menues dpenses FIN 12

Rglement des factures par caisse FIN 13

Rglement des achats au comptant / Avances de fonds justifier FIN 14


Section 1. Gestion Budgtaire

Principes gnraux FIN 01

Elaboration et approbation des Plans dActions et FIN 02


Budgets Annuels du SP/CNLS-IST

Contrle des engagements et Suivi budgtaire/analytique FIN 03


sous le logiciel de comptabilit appropri

158 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 01
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre 2012
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX Folio : 1/2
3.1.1 PRINCIPES GENERAUX
3.1.1.1. PRESENTATION DU BUDGET
Le budget est un sous-produit de la comptabilit laquelle il est intgr. Cest un instrument
dharmonisation des stratgies et de planification. Il sert galement doutil de gestion. Ainsi, il est
labor non seulement dans le but de traduire le programme dactivits du SP/CNLS-IST au
niveau national. Le budget serait aussi travers les procdures de suivi budgtaire, un
instrument pour contrler et surveiller le degr de ralisation des objectifs assigns au SP/CNLS-
IST divers niveaux.
Lobjectif du manuel ce niveau est de permettre :
didentifier les informations cls traiter dans le cadre de llaboration du budget ;
de compiler et prsenter linformation sous un format appropri et en temps rel ;
dutiliser linformation comme outil damlioration de lefficacit de la gestion.
Dans cette optique, le systme budgtaire du logiciel comptable doit tre articul la
comptabilit gnrale afin de permettre en temps rel, au terme des priodes fixes par le
calendrier, les contrles de rsultats, lanalyse et lexplication des carts identifis entre les
prvisions et les ralisations et de proposer des actions correctives en cas de drive ou de
procder aux modifications indispensables en cas dapparition de phnomnes non pris en
compte lors de la budgtisation.
Le budget devrait galement servir mesurer les performances de chaque centre de
responsabilit et aider au pilotage, la gestion et lamlioration du management de lensemble
de lorganisation.
3.1.1.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
Le budget doit tre labor partir des plans daction des diffrentes structures impliques dans
la mise en uvre de la lutte contre le VIH/SIDA et qui travaillent en troite collaboration avec le
SP/CNLS-IST. Le Plan dActions Annuel valoris est labor par chaque structure (Comits
rgionaux et prfectoraux de lutte contre le VIH/SIDA-IST) et le SP/CNLS-IST et approuv par le
Comit dexamen et de suivi des plans dactions et les principaux partenaires au dveloppement
qui accompagnent la lutte contre la pandmie (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc..). Le Plan
dactions prcise les cots dtaills par :
axes ou domaines dintervention
actions
catgories de dpense
Pour chaque ligne budgtaire, il est mentionn la part du financement de chaque bailleur de
fonds (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc) et de lEtat.

159 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 01
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre 2012
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX Folio : 2/2

3.1.1.2.-IMPORTANCE DU CONTROLE BUDGETAIRE

Le contrle budgtaire exige trois (3) sries dinterventions :

pour la prvision, ltablissement dun plan dactions prcis en vue datteindre dans
un dlai donn un rsultat dtermin ;

au cours de lexcution, ltude systmatique et permanente des perturbations


susceptibles de modifier les prvisions du plan dactions;

priodiquement, oprer des ajustements ncessaires pour atteindre lobjectif dfini,


en dpit des variations intervenues dans les facteurs de dcision.

3.1.1.3. CONTROLE DE LEXECUTION DU BUDGET

Lobjectif du contrle consiste en la recherche dcarts ventuels entre les prvisions et les
ralisations. Les rsultats du contrle de lexcution du budget dpendent de son efficacit, sa
frquence et sa rapidit.

Aussi est-il ncessaire de procder au contrle budgtaire de manire quotidienne sur les
demandes dengagement mises au niveau du SP/CNLS-IST.

160 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERE FIN 02
SP/CNLS-IST CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre 2012
PROCEDURE : ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS
Folio : 1/5
DACTIONS ET BUDGETS ANNUELS
3.1.2 ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS DACTIONS ET BUDGETS ANNUELS
3.1.2.1. OBJET
Dcrire le cadre et les mcanismes dlaboration des plans dactions et budgets annuels (PABA)
du SP/CNLS-IST.
3.1.2.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique en cours danne pour llaboration des PABA de lanne suivante
financs par lEtat et les Partenaires (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc).
3.1.2.3. REGLES DE GESTION
Le PABA est labor partir des programmes dactivits et budgets des partenaires (ONG,
associations etc ) au titre de lexercice concern en conformit avec le plan dactions et
et les orientations du CNLS.

La prparation du PABA commence ds le mois de septembre. Les travaux stalent sur


quatre (4) mois : du 1er septembre au 31 dcembre.

Tous les partenaires du SP/CNLS-IST sont associs la prparation du PABA.

La version projet du PABA est soumise lapprobation du Comit dexamen et de suivi


des partenaires au plus tard le 1er dcembre.
3.1.2.4. ETAPES DE LA PROCEDURE
La Procdure comprend les oprations suivantes :
Planification du processus dlaboration du PABA
Elaboration des programmes dactivits et des budgets associs
Dbats budgtaires
Amendement des programmes dactivits et des budgets
Consolidation des programmes dactivits et des budgets / Elaboration du PABA
Examen et adoption des PABA par le Comit dexamen et de suivi
Examen et adoption des PABA par les partenaires au dveloppement (Fonds Mondial,
PNUD, UNFPA etc),
Elaboration de la version finale des PABA
Diffusion du PABA adopt
Signature de conventions de financement annuelles entre le SP/CNLS-IST et les
partenaires de dveloppement

161 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERE FIN 02
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre 2012
PROCEDURE : ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS
Folio : 2/5
DACTIONS ET BUDGETS ANNUELS

Mise en uvre des activits

3.1.2.5. INTERVENANTS

Le Coordonnateur National et son adjoint


Les structures collaboratrices du SP/CNLS-IST
Les partenaires au dveloppement
Le Chef du Service Administratif et Financier
LAgent comptable
Les Chefs de service
Le comit dapprobation

162 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 02
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre 2012
PROCEDURE : ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS
Folio : 3/5
DACTIONS ET BUDGETSANNUELS
Le 1. Planification du processus
Coordonnateur Suivant les orientations et instructions reues du CNLS, le Coordonnateur
National National dans une lettre circulaire adresse aux cadres du SP/CNLS-IST et aux
responsables des Comits rgionaux et prfectoraux de lutte contre le SIDA,
dfinit la stratgie et les objectifs atteindre pour lanne venir, donne le
cadrage budgtaire pour la prparation et llaboration du nouveau budget
Prpare et distribue les copies des rapports dactivits, des tats financiers et
des budgets prcdents
Elabore le calendrier des runions des commissions et des comits
dapprobation au niveau national, rgional et prfectoral
Prpare le dtail des thmes discuter dans le cadre de ces runions
Le
Convoque tous les partenaires une runion prparatoire du PABA. Cette
Coordonnateur
runion a pour objectifs de :
National
- fixer les objectifs atteindre pour lanne venir
- fixer les axes prioritaires dans le cadre de lexcution des activits en
tenant compte des recommandations du CNLS, du Projet Fonds
Mondial, des rsultats dj acquis et des proccupations des
populations bnficiaires
- faire le point du budget en cours pour dcider des mesures
correctives prendre pour lexercice venir
- adopter le canevas et les nouvelles normes pour la prparation du
budget
- fixer le calendrier de prparation du PABA
2. Elaboration des programmes dactivits et des budgets associs

Responsables laborent leurs programmes dactivits en tenant compte des conclusions de


au niveau des la runion prparatoire
rgions, laborent le budget associ en utilisant les canevas appropris
Ensuite chacun des partenaires :
prfectures et
transmet une copie de son programme dactivits au SP/CNLS-IST
cadres du
SP/CNLS-IST 3. Dbats budgtaires
Le Chef du Aprs examen des programmes et budgets proposs :
Service Convoque tous les partenaires (membres du SP/CNLS-IST, les reprsentants
Administratif des partenaires, les reprsentants des comits rgionaux et prfectoraux)
et Financier une sance danalyse des propositions faites
/Le Conduit la runion de dbats budgtaires au cours de laquelle chaque
Coordonnateur partenaire justifie et dfend son programme dactivits et son budget par
National rapport aux objectifs et au plan doprations des partenaires au
dveloppement (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc).

163 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 02
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre 2012
PROCEDURE : ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS
Folio : 4/5
DACTIONS ET BUDGETSANNUELS
Le Chef du 4. Amendement des programmes dactivits et des budgets
Service Sur la base des observations et des amendements faits lors des dbats
Administratif budgtaires, rvisent et ajustent tous les programmes dactivits et budgets.
et Financier/
Responsable
des
programmes

Le Chef du 5. Consolidation des programmes dactivits et des budgets / Elaboration


Service du PABA
Administratif Centralisent les diffrents programmes dactivits et budgets rviss et laborent
et Financier/ le PABA quils soumettent la validation du Coordonnateur National.
Responsable Le PABA est transmis au Comit dexamen et de suivi pour examen et adoption.
des
programmes 6. Examen et adoption des PABA par le Comit dexamen et de suivi
Le comit Le comit se runit sur convocation de son Prsident, examine et adopte le PABA,
dexamen et sous rserve des observations ventuelles et transmet les PABA au Ministre de
de suivi Tutelle.
Le Ministre 7. Examen et adoption du PABA par le Ministre de Tutelle
de Tutelle examine et valide le PABA, sous rserve des observations ventuelles
8. Elaboration de la version finale des PABA
Le labore la version finale des PABA
Coordonnateur transmet la version finale du PABA aux partenaires en dveloppement
National (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc ) pour adoption.
N.B. En cas de rejet du budget lune des quelconques tapes, le processus
recommence partir de ltape 4.
9. Diffusion du PABA adopt
Le
Coordonnateur Aprs lavis favorable des partenaires en dveloppement, assure la diffusion du
National budget adopt.

164 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 02
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre 2012
PROCEDURE : ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS
Folio : 5/5
DACTIONS ET BUDGETSANNUELS

10. Signature dun contrat entre le SP/CNLS-IST et les partenaires en


Le dveloppement
Coordonnateur
National Sur la base du PABA approuv par les partenaires en dveloppement (Fonds
Mondial, PNUD, UNFPA) signe pour le compte du SP/CNLS-IST les contrats
annuels pour lexcution des activits retenues.

11. Mise en uvre des activits


Le
Coordonnateur
Sur la base du PABA approuv, met en uvre les activits programmes
National/
conformment aux dispositions du Manuel de procdures de gestion
Responsable administrative, financire et comptable.
du comit
rgional/
Responsable
du comit
prfectoral

165 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 02
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre 2012
PROCEDURE : CALENDRIER DELABORATION DU PABA Folio : 1/1
PERIODE ACTIVITES RESPONSABLES
1er septembre Dbut de la planification du processus
Coordonnateur National
Elaboration de la note de cadrage budgtaire
Diffusion du cadrage budgtaire au cours des Coordonnateur
10 sept.-20 runions prparatoires internes et collecte des National/ Responsables
sept. donnes auprs des services des comits rgionaux
et prfectoraux
20 sept.-30 Elaboration des programmes dactivits et budgets Chefs de service,
sept. associs Agent comptable,
Responsable des
programmes
1er oct. -5 oct. Transmission des programmes et budgets associs au Responsables des
SP/CNLS-IST comits rgionaux et
prfectoraux
5 oct.-15 oct. Dbats budgtaires Coordonnateur
National/ Responsables
Arbitrage du Coordonnateur National des comits rgionaux
et prfectoraux/Chefs
de service, Agent
comptable, Responsable
des programmes
15 oct.-20 oct. Amendement des programmes dactivits et des Chef du service
budgets Administratif et
Financier, Agent
comptable, Responsable
de programmes
20 oct.-31 oct. Consolidation des programmes dactivits et budgets Chef du service
Administratif et
Financier, Responsable
des programmes
1er nov. -15 nov. Examen et adoption des PABA par le comit dexamen
Comit dexamen
et de suivi
15 nov. -30 nov. Examen et adoption du PABA par le Ministre de
Ministre de Tutelle
Tutelle
1er dc. -15 dc. Diffusion du PABA adopt Coordonnateur National
15 dc. -31dc Signature de contrats de convention entre le SP/CNLS- Coordonnateur
IST et les partenaires en dveloppement National/ Reprsentants
des partenaires en
dveloppement

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 03
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre 2012
PROCEDURE : Contrle des engagements et Suivi
Folio : 1/4
budgtaire/analytique sous le logiciel
3.1.3 CONTROLE DES ENGAGEMENTS ET SUIVI BUDGETAIRE/ANALYTIQUE SOUS LE LOGICIEL
3.1.3.1. OBJET
Assurer le suivi des engagements de dpenses et la production des rapports dexcution
financire.
3.1.3.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique quotidiennement avant lengagement de toute dpense, mensuellement
et trimestriellement pour la production des rapports dexcution financire.
3.1.3.3. REGLES DE GESTION
Le contrle quotidien des engagements et le suivi budgtaire/analytique sont de la
responsabilit du Chef du Service Administratif et Financier et de lAgent comptable
La fiabilit des informations fournies dans les tableaux de bord requiert la tenue jour de
la comptabilit
Toutes les dpenses doivent tre ventiles selon les axes ci-dessous :
sur quel financement
sur quelle catgorie de dpenses
pour quel axe dintervention
pour quelle activit ou action
pour quelle zone

Des tableaux de bord sont dits par le logiciel de comptabilit appropri selon les axes
dfinis ci-dessus.
Chaque structure de mise en uvre de la lutte contre le VIH/SIDA doit laborer des
rapports mensuels, bimensuels, trimestriels et annuels (technique et financier).
Les sous - contractants avec le SP/CNLS-IST, notamment les Associations et ONG, doivent
fournir des rapports techniques et financiers de ltat dexcution des activits quils ont
en charge.
Pour un meilleur suivi budgtaire et analytique, le Chef de service de planification et suivi-
valuation, le coordonnateur national, le Responsable des programmes, le Chef du
Service Administratif et Financier, lAgent comptable doivent effectuer priodiquement
des visites de terrain pour mieux assurer le contrle continu de la mise en uvre des
activits sur le terrain.

167 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 03
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre 2012
PROCEDURE : CONTROLE DES ENGAGEMENTS ET SUIVI
Folio : 2/4
BUDGETAIRE/ANALYTIQUE SOUS LE LOGICIEL

3.1.3.4. ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

le suivi quotidien
le suivi mensuel
le suivi trimestriel

3.1.3.5. INTERVENANTS

Le Chef de Service Administratif et Financier


LAgent comptable
Le Responsable des programmes
Le Coordonnateur National

168 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 03
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre 2012
PROCEDURE : CONTROLE DES ENGAGEMENTS ET SUIVI
Folio : 3/4
BUDGETAIRE/ANALYTIQUE SOUS LE LOGICIEL

1. Suivi quotidien
Le Chef de
Dans la phase dexcution du budget :
service
Administratif effectue un contrle des budgets disponibles avant tout engagement des
et Financier/ dpenses :
LAgent le bien ou le service acqurir est inscrit au budget
comptable
la ligne budgtaire est suffisante

rejette la demande, si la ligne budgtaire est inexistante ou insuffisante

poursuit la procdure dachat ou de rglement si la ligne budgtaire est


suffisante

Le Chef de 2. Suivi mensuel


service
Administratif produit les tableaux de bord budgtaires mensuels permettant de suivre de
et Financier / faon fiable lexcution des budgets par source de financement, par
LAgent catgorie de dpenses, par axe dintervention et par activit, par zone
comptable/
fournit chaque mois au Coordonnateur National ltat dexcution du
Le
Responsable budget pour le mois coul ainsi que les dpenses cumules depuis le
des dbut de lanne.
programmes
3. Suivi trimestriel

a- Mcanisme de suivi

Le Chef de La comptabilit dite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique et
service budgtaire par source de financement, par catgorie de dpenses, par axe
Administratif dintervention et par activit, par zone.
et Financier /
LAgent Les tableaux de bord sont dits tous les trimestres et intgrs dans la prsentation
comptable des rapports financiers trimestriels.

169 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 03
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre 2012
PROCEDURE : CONTROLE DES ENGAGEMENTS ET SUIVI
Folio : 4/4
BUDGETAIRE/ANALYTIQUE SOUS LE LOGICIEL

b- Rdaction des rapports

Le Chef de
Sur la base des tableaux de bord dits, rdige un rapport financier comprenant
service
notamment :
Administratif
et Financier / une analyse globale de la situation financire et des performances par rapport
LAgent aux objectifs de la priode ;
comptable une analyse dtaille du point dexcution des budgets par source de
financement, par catgorie de dpenses, par axe dintervention et par activit,
par zone;
une analyse des dboursements par source de financement et par catgorie de
dpenses ;
une analyse de la situation de trsorerie ;
la situation des dpenses rgles non encore envoyes en justification ;
la situation des engagements en cours

A ces diffrents lments sajoutent tous les extrants vrifiables mensuels de la


comptabilit.

c- Rapports contractuels SP/CNLS-IST et Partenaires en dveloppement

Les diffrents rapports seront transmis aux partenaires en dveloppement suivant


les clauses dfinies dans les contrats.

170 / 302
Section 2. Mobilisation des Ressources

Principes gnraux FIN 04

Approvisionnement initial FIN 05

Rapprovisionnement du compte spcial FIN 06

Paiement direct FIN 07

Procdure de justification des fonds reus au Partenaire FIN 08


au Dveloppement

171 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 04
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES Octobre 2012
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX Folio : 1/2

3.2.1 PRINCIPES GENERAUX


Les fonds sont mobiliss pour financer les dpenses ligibles conformment aux
dispositions de la comptabilit publique, des accords et conventions de financement avec
les partenaires en dveloppement (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc)
Le processus dcrit ici concerne surtout la mobilisation des ressources auprs des partenaires en
dveloppement.
Trois (3) types de mobilisation des fonds seront utiliss :
approvisionnement initial des comptes bancaires ;
rapprovisionnement des comptes bancaires ;
paiement direct.
Afin de favoriser une gestion transparente et efficace des ressources, des comptes
bancaires en Francs CFA seront ouvert par le SP/CNLS-IST pour recevoir les ressources
provenant des partenaires et de lEtat. Ces comptes appels comptes spciaux doivent
tre mis en place conformment aux dispositions contractuelles avec les partenaires.
Louverture de ces comptes doit respecter les principes suivants :

les comptes destins recevoir les ressources ddies financer exclusivement des
activits de lutte contre le SIDA/VIH doivent tre distincts du compte rserv aux
dpenses de fonctionnement du SP/CNLS-IST ;
pour limiter le nombre des comptes spciaux ouvrir, il faut tenir compte :
- de la dure de laccord de financement ;
- du montant du financement ;
- de la nature des activits financer.

si les financements inclus la fois des ressources destines aux activits et aux
dpenses de fonctionnement du SP/CNLS-IST, il faut veiller une bonne affectation
des dpenses pour faciliter la justification des dpenses et la rconciliation des
comptes.
Ces comptes doivent obligatoirement tre mouvements sous la signature conjointe de
deux personnes : le Coordonnateur National et le Chef du Service Administratif et
Financier ou le Coordonnateur National et lAgent Comptable.
Lidentit et les spcimens de signatures des personnes autorises doivent tre
communiqus pralablement aux partenaires en dveloppement.

172 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 04
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES Octobre 2012
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX Folio : 2/2

Les personnes prcites signent galement les demandes dapprovisionnement (requtes)


des comptes spciaux.

Les demandes dapprovisionnement des comptes spciaux doivent tre labores suivant
les formats utiliss par chaque partenaire.

Les requtes sont labores trimestriellement sur la base du plan dactions approuv pour
lanne et de la situation de la trsorerie.

Les demandes de dcaissement sont numrotes chronologiquement en commenant par


le numro 1, quelque soit le type de mobilisation de fonds utilis.

Lapprovisionnement des comptes spciaux se font par virement.

173 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 05
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES Octobre 2012
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT INITIAL Folio : 1/3
3.2.2 APPROVISIONNEMENT INITIAL
3.2.2.1. OBJET
Assurer la mise disposition des fonds relatifs au dmarrage des activits.
3.2.2.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique suivant chaque convention de financement en vue de
lapprovisionnement initial du compte spcial appropri du SP/CNLS-IST.
3.2.2.3. REGLES DE GESTION
La requte doit parvenir au partenaire en dveloppement aussitt aprs la signature de la
convention de financement afin que la mise disposition des fonds soit effective ds le
dmarrage des activits.
La requte porte sur les dpenses prvues au dmarrage des activits

Les montants susceptibles dtre pays directement par le partenaire en dveloppement


ne sont pas pris en compte lors de llaboration des requtes de demande de fonds.
3.2.2.4. ETAPES DE LA PROCEDURE
La procdure comprend les oprations suivantes :
Elaboration des dpenses prvisionnelles
Elaboration du dossier dapprovisionnement
Transmission du dossier dapprovisionnement au partenaire en dveloppement concern
Rception des fonds
3.2.2.5. INTERVENANTS
Le Chef du Service Administratif et Financier
LAgent comptable
Le Responsable des programmes
Le Coordonnateur National

174 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 05
SP/CNLS-IST
Octobre
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES
2012
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT INITIAL Folio : 2/3
Le Chef du
1. Elaboration des dpenses prvisionnelles
Service
Administratif et
Sur la base du plan dactions annuel approuv :
Financier/
LAgent
labore ltat des dpenses prvisionnelles
comptable
soumet cet tat lapprobation du coordonnateur national.
Le
Coordonnateur examine ltat des dpenses prvisionnelles
National approuve ltat en le signant

2. Elaboration du dossier dapprovisionnement


Le Chef du
Service reoit ltat des dpenses prvisionnelles
Administratif et labore les requtes par action sur la base des dpenses
Financier / prvisibles
LAgent rdige une lettre de demande dapprovisionnement
comptable envoie la liasse au Responsable Administratif et Financier pour
contrle des montants

sassure de lexactitude des montants


transmet le dossier dapprovisionnement au coordonnateur
national pour signature
Le
coordonnateur reoit et examine le dossier
national signe les requtes
signe la lettre
retourne le dossier au Chef du Service Administratif et Financier

3. Transmission du dossier dapprovisionnement au partenaire


Le Chef du
Service fait une copie du dossier
Administratif et classe la copie dans le chrono dossier dapprovisionnement du
Financier / compte spcial en cours
LAgent fait transmettre loriginal du dossier dapprovisionnement au
comptable partenaire

175 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 05
SP/CNLS-IST
Octobre
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES
2012
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT INITIAL Folio : 3/3

4- Rception des fonds

Le Secrtaire A la rception de la copie de lavis de virement du partenaire


Administratif
transmet la copie au Coordonnateur National pour information qui
lenvoie ensuite au Chef du Service Administratif et Financier
classe la copie dans le dossier dapprovisionnement idoine
Le Chef du Service
rclame lavis de crdit de la banque
Administratif et
Financier
ensuite la rception de lavis de crdit de la banque,

compare avis de crdit et avis de virement


avise le partenaire au cas chant,
Le Responsable fait une copie de lavis de crdit pour classement dans le dossier
Administratif et dapprovisionnement idoine
Financier/ LAgent enregistre lopration dans le brouillard de banque
comptable classe loriginal de lavis de crdit, une copie de la lettre de demande
dapprovisionnement ainsi quune copie de lavis de virement dans le
chrono banque

176 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 06
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES Octobre 2012
PROCEDURE : REAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL Folio : 1/3

3.2.3 REAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL

3.2.3.1. OBJET

Assurer le r - approvisionnement rgulier et scuris des comptes davances sur justification de


lutilisation des fonds antrieurs.
3.2.3.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique pour permettre llaboration des demandes de remboursement de fonds


en vue de remettre le compte spcial son niveau initial. Elle est mise en uvre au moins une fois
par mois ou suivant la priodicit fixe par le partenaire en dveloppement.

3.2.3.3. REGLES DE GESTION


Les comptes sont rapprovisionns sur prsentation dune demande de
rapprovisionnement accompagn dun rapport dactivits, dun rapport financier, de ltat
de rapprochement bancaire et du relev du compte.
Le rapprovisionnement est conditionn la justification des fonds reus antrieurement,
les demandes doivent tre donc accompagnes des pices justificatives des dpenses non
encore justifies
Les demandes de rapprovisionnement doivent tre tablies en deux exemplaires
Les demandes de rapprovisionnement doivent tre transmises au partenaire en
dveloppement dans les meilleurs dlais pour viter les ruptures de fonds
Les montants susceptibles dtre pays directement par les partenaires ne sont pas pris en
compte lors de llaboration des requtes de demande de fonds.
3.2.3.4. ETAPES DE LA PROCEDURE
La procdure comprend les oprations suivantes :
Elaboration de ltat des dpenses ralises
Dtermination du reliquat des fonds reus antrieurement
Elaboration du dossier de rapprovisionnement
Transmission du dossier de rapprovisionnement au partenaire en dveloppement
concern
Rception des fonds

3.2.3.5. INTERVENANTS
Le Chef du Service Administratif et Financier
LAgent comptable
Le Responsable des programmes
Le Coordonnateur National

177 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 06
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES Octobre 2012
PROCEDURE : REAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL Folio : 2/3

1. Elaboration de ltat des dpenses ralises


Lagent Sur la base des pices justificatives des dpenses :
comptable
labore ltat des dpenses ralises
soumet cet tat au contrle et visa du Chef du Service
Administratif et Financier
le Chef du
Service examine ltat des dpenses ralises et le transmet au
Administratif et Coordonnateur
Financier
Le
examine et approuve ltat en le signant et le retourne au Chef du
coordonnateur
Service Administratif et Financier
national

2. Dtermination du reliquat des fonds reus antrieurement

Lagent Avant de dterminer ce reliquat, il doit procder llaboration dun dossier de


comptable justification pour les dpenses rgles et non encore justifies. Ce dossier devra
accompagner la demande de rapprovisionnement
Ensuite pour la dtermination du reliquat non encore utilis:

dtermine en tenant compte de toutes les factures le reliquat


disponible sur les fonds prcdents :

disponibilits en banque et en caisse : rapprochement


bancaire, relevs bancaires et tat de contrle de caisse
chques ou virements en instance
dpenses restant effectuer ou rgler
dpenses rcuses (rejetes) ou insuffisamment
justifies

envoie toute la liasse au Chef du Service Administratif et


Financier.

178 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 06
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES Octobre 2012
PROCEDURE : REAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL Folio : 3/3
3. Elaboration du dossier de rapprovisionnement
Lagent labore les requtes par action sur la base des dpenses effectues
comptable labore la requte rcapitulative qui tient compte du reliquat de fonds
rdige une lettre de demande de rapprovisionnement
envoie la liasse au Chef du Service Administratif et Financier pour
contrle des montants

sassure de lexactitude des montants


Le Chef du transmet le dossier de rapprovisionnement au coordonateur national
Service pour signature
Administratif et
Financier
Le examine le dossier
coordonnateur signe les requtes
national signe la lettre
retourne le dossier au Chef du Service Administratif et Financier
4. Transmission du dossier de rapprovisionnement au partenaire
classe la copie dans le chrono dossier dapprovisionnement du compte
Le Chef du
spcial en cours
Service
fait transmettre un exemplaire du dossier de rapprovisionnement au
Administratif et
partenaire en dveloppement (comprenant les copies des relevs
Financier
bancaires)
5. Rception des fonds
A la rception de la copie de lordre de virement:
Le Chef du classe une copie de lordre de virement dans le dossier
Service dapprovisionnement idoine
Administratif et rclame lavis de crdit auprs de la banque
Financier
ensuite la rception de lavis de crdit de la banque, il :
avise le partenaire en dveloppement
LAgent classe une copie de lavis de crdit dans le dossier dapprovisionnement
Comptable idoine
enregistre lopration dans le journal de banque appropri
classe loriginal de lavis de crdit, une copie de la lettre de demande de
rapprovisionnement et une copie de lordre de virement dans le chrono
banque

179 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 07
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES Octobre 2012
PROCEDURE : PAIEMENT DIRECT Folio : 1/2
5.2.3 PAIEMENT DIRECT
3.2.4.1. OBJET
Faire payer les factures des fournisseurs, entrepreneurs et consultants directement par le
partenaire en dveloppement en contrepartie des fournitures livres, travaux ou prestations
effectus.
3.2.4.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique pour le paiement de certaines factures dont le paiement direct par le
partenaire en dveloppement a pralablement t convenu entre le SP/CNLS-IST et celui-ci.
3.2.4.3. REGLES DE GESTION
Les dpenses concernes doivent tre de montants suprieurs ou gaux 10.000.000 F
CFA et sont transmises au partenaire en dveloppement par le SP/CNLS-IST.
A chaque dpense ralise sont joints :
Loriginal de la facture
La DA
Le BC ou la copie du contrat
Le BL du fournisseur ou le PV de rception
Toutes les factures doivent porter les cachets :
du SP/CNLS-IST avec un numro
Bon payer attestant lligibilit de la facture au paiement
Les prvisions de dpenses devront faire apparatre celles qui seront rgles par
paiement direct et celles qui seront payes sur le compte spcial
Les montants susceptibles dtre pays directement par le partenaire en dveloppement
ne sont pas pris en compte lors de llaboration des requtes de demande de fonds.
3.2.4.4. ETAPES DE LA PROCEDURE
La procdure comprend les oprations suivantes :
Prparation de la Demande de Paiement Direct (DPD)
Contrle et certification de la DPD
Transmission de la DPD au partenaire en dveloppement
Feed back du partenaire en dveloppement
Enregistrement du paiement
3.2.4.5. INTERVENANTS
LAgent comptable
Le Chef du Service Administratif et Financier
Le Responsable des programmes
Le coordonnateur national

180 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 07
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES Octobre 2012
PROCEDURE : PAIEMENT DIRECT Folio : 2/2
1. Prparation de la DPD
Le Chef du A la rception de la facture:
Service effectue les contrles usuels (conformit, ligibilit, contrle
Administratif et arithmtique, liasse complte, etc.)
Financier/LAgent appose son visa sur les pices
comptable si le montant minimum de tirage direct est dpass, prpare un projet
de lettre de paiement direct. Sinon fait effectuer le paiement sur le
compte spcial
transmet la liasse au coordonnateur national.
2. Contrle et certification de la DPD
Le
Examine le dossier
Coordonnateur
Sassure que les dpenses rgler sont ligibles la procdure de
National
paiement direct et ont t vises par le Chef du Service Administratif et
Financier
Vrifie la conformit et la cohrence du dossier de DPD
Signe la DPD et la transmet au Chef du Service Administratif et
Financier pour envoi au partenaire en dveloppement
3. Transmission de la DPD au partenaire en dveloppement
LAgent Classe chronologiquement une copie du dossier de DPD dans un chrono
Comptable DPD
Fait enregistrer la DPD par la secrtaire administrative dans le Registre
Courrier Dpart
Fait transmettre la DPD au partenaire en dveloppement par tout
moyen appropri dans les meilleurs dlais
Comptabilise lenvoi de la DPD
4. Feed back du partenaire en dveloppement

Le partenaire en Ds rglement du fournisseur, il envoie une copie du moyen de paiement au


dveloppement SP/CNLS-IST.
5. Enregistrement du paiement

LAgent A la rception de lavis de paiement du fournisseur:


comptable procde la comptabilisation du rglement
joint une copie du rglement dans le dossier de DPD idoine

181 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 08
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012
PROCEDURE : JUSTIFICATION DES FONDS REUS DU
Folio : 1/2
PARTENAIRE

3.2.5 JUSTIFICATION DES FONDS REUS DU PARTENAIRE

3.2.5.1. OBJET

Assurer une justification rgulire et adquate des fonds reus par le SP/CNLS-IST

3.2.5.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique chaque rapprovisionnement

3.2.5.3. REGLES DE GESTION

Llaboration de lEtat de justification des fonds est de la responsabilit de lagent


comptable; le contrle de validit est assur par le Responsable Administratif et Financier
et lapprobation par le coordonnateur national.

A chaque fin de mois, le Chef du Service Administratif et Financier doit effectuer son
niveau une reconstitution des fonds reus dans le cadre dune dynamique dauto
contrle.

3.2.4.4. ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Elaboration du dossier justificatif de lutilisation des fonds reus


Transmission au partenaire en dveloppement du dossier justificatif de lutilisation des
fonds reus
Classement dune copie du dossier justificatif
Feed-back du partenaire en dveloppement

3.2.4.5. INTERVENANTS

LAgent comptable
Le Chef du Service Administratif et Financier
Le Responsable des programmes
Le Coordonnateur National
Le partenaire en dveloppement

182 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 08
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012
PROCEDURE : JUSTIFICATION DES FONDS REUS DU
Folio : 2/2
PARTENAIRE
Le Chef du 1. Elaboration du dossier justificatif de lutilisation des
Service fonds reus
Administratif et tablit la situation des dpenses rgles et des montants restant
Financier/ justifier
Lagent tablit la situation des dpenses rgles et des dpenses non rgles par
comptable activit et par catgorie conformment aux plans dactions approuvs
sort des chronos banque et caisse toutes les pices justificatives des
dpenses rgles
labore la signature du Coordonnateur National une lettre de
justification de lutilisation des fonds reus
envoie lensemble du dossier au Coordonnateur National.

Le examine les pices justificatives pour sassurer de lligibilit, de la


coordonnateur justification probante et de lopportunit des dpenses
amende et signe la lettre de justification
National retourne lensemble du dossier Chef du Service Administratif et
Financier
Le Chef du
appose le cachet JUSTIFIE par dossier N XXX sur chaque pice
Service
justificative
Administratif et
fait 2 copies de lensemble du dossier
Financier
2. Transmission au partenaire en dveloppement du dossier justificatif
de lutilisation des fonds reus
Le Chef du
Transmet une copie du dossier au partenaire en dveloppement
Service
Administratif et 3. Classement dune copie du dossier justificatif
Financier classe une copie dans un chrono dossier de justification de lutilisation
des fonds reus N XX
remet les pices originales dans les chronos banque et caisse
4. Feed-back du partenaire en dveloppement
Aprs examen, notifie lacceptation de la justification par un crit. Tout point de
Le partenaire
dsaccord doit tre argument.
en
dveloppement
Le Chef du Procde la rgularisation ou argumente les amendements ports par le
Service partenaire en dveloppement
Administratif et classe une copie de la lettre dacceptation du partenaire en
Financier dveloppement dans le dossier idoine.

183 / 302
Section 3. Gestion de la Trsorerie

Gestion des comptes bancaires FIN 09

Rglement des factures par Banque FIN 10

Gestion de la caisse de menues dpenses FIN 11

Approvisionnement de la caisse de menues dpenses FIN 12

Rglement des factures par caisse FIN 13

Rglement des achats au comptant / Avances de fonds justifier FIN 14

184 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 09
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DES COMPTES BANCAIRES Folio : 1/1
3.3.1 GESTION DES COMPTES BANCAIRES
3.3.1.1. OBJET
Permettre une gestion norme des ressources mises disposition par le partenaire en
dveloppement.
3.3.1.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
Les procdures sappliquent tous les comptes spciaux du SP/CNLS-IST.
3.3.1.3. REGLES DE GESTION
Les fonds verss au compte spcial du SP/CNLS-IST ne doivent tre utiliss que pour payer
des dpenses ligibles aux activits du Projet telles que dfinies dans les plans dactions.

Les comptes bancaires sont grs par un systme de double signature (les comptes
bancaires recevant les ressources de lEtat seront grs conformment aux dispositions
de la comptabilit publique) avec obligatoirement la signature du Coordonnateur
National et le visa obligatoire pralable du Chef du Service Administratif et Financier. La
deuxime signature, diffrente de celle du Chef du Service Administratif et Financier est
laisse lapprciation du Coordonnateur National mais sera communique au partenaire
en dveloppement dans un dlai dune semaine aprs le choix de la personne.
LAgent Comptable enregistre chronologiquement toutes les missions de chques dans
un Registre des chques mis quil fait marger par les bnficiaires et dans un brouillard
de banque
Le brouillard de banque est arrt mensuellement par lagent comptable et contrl par le
Chef du Service Administratif et Financier et le Coordonnateur National.
Il est effectu mensuellement un rapprochement bancaire partir des relevs de banque.
Ltat de rapprochement est prpar par lAgent Comptable, contrl par le Chef du
Service Administratif et Financier et approuv par le Coordonnateur National
Les chquiers sont conservs par lagent comptable qui tablit les chques la demande
du Chef Service Administratif et Financier sur instruction du Coordonnateur National.
Lors de ltablissement des chques, lAgent Comptable remplit galement la souche du
chque et la vise afin de faciliter les contrles et vrifications ultrieurs
Les chques annuls sont agrafs dans les chquiers
Les signataires des chques visent galement les souches des chques utiliss au moment
de la signature.
Le Chef du Service Administratif et Financier prpare la situation hebdomadaire de
trsorerie prsenter au Coordonnateur National.

185 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 10
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE Folio : 1/4
3.3.2 REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE
3.3.2.1. OBJET
Rgler les factures en contrepartie des fournitures livres ou des prestations effectues la
demande du SP/CNLS-IST
3.3.2.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique aux rglements par chque ou par virement
3.3.2.3. REGLES DE GESTION
Le rglement des factures se fait par programmation hebdomadaire
Les factures doivent tre certifies et liquides accompagnes dune DA, dun BC et dun
BL et doivent porter le cachet Bon Payer de Chef du Service Administratif et
Financier. Les factures relatives des travaux spcifiques doivent tre certifies par des
personnes comptentes dans le domaine concern.
Les factures relatives des contrats doivent porter les numros des contrats
correspondants.
Les factures de montant infrieur 50.000 F CFA sont rgles par caisse
LAgent Comptable prpare les bordereaux de remise de chque en deux exemplaires :

original joindre la facture


copie remettre au bnficiaire

LAgent comptable prpare les ordres de virement bancaire en deux exemplaires :

original dposer en banque


copie joindre la facture

Tous les exemplaires dune facture rgle doivent porter le cachet de paiement qui
comporte les rfrences dudit paiement : PAYE PAR CHEQUE N ../OV
N/BANQUE/DATE avec visa du Chef du Service Administratif et Financier /
Coordonateur national

186 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 10
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE Folio : 2/4

3.3.2.4. ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Point des factures en instance


Choix des factures payer
Etablissement des chques de rglement
Signature des chques par le coordonateur national
Paiement des fournisseurs

3.3.2.5. INTERVENANTS

LAgent Comptable
Le Chef du Service Administratif et Financier
Le Coordonnateur National

187 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 10
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE Folio : 3/4
1. Point des factures en instance
LAgent
Comptable fait, partir du dossier factures payer par banque , le point des
factures en instance de rglement

sassure que ces factures sont certifies et liquides

2. Choix des factures payer

LAgent
comptable tablit la situation de trsorerie
propose les factures mettre en paiement compte tenu de la situation de
trsorerie et de la date de rception des factures au niveau du SP/CNLS-IST
transmet le dossier de rglement au Chef du Service Administratif et
Financier (Etat des rglements effectuer, situation de trsorerie, factures
payer)

Le Chef du
Service examine le dossier de rglement
Administratif vise le dossier en sassurant que :
et Financier
les factures rgler sont ligibles au SP/CNLS-IST
tous les autres lments de support de la facture sont joints
elles sont dment certifies
la date de rglement est arrive
la situation de trsorerie permet le rglement
envoie le dossier au Coordonnateur National
Le
Coordonateur retourne, aprs vrification, le dossier au Chef du Service Administratif pour
National ltablissement des moyens de paiement

188 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 10
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012

PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE Folio : 4/4

Lagent 3. Etablissement des chques de rglement


comptable regroupe les factures par fournisseur
appose le cachet Bon Payer et les envoie au Chef du Service Administratif
Le Chef du et Financier pour certification et liquidation des factures ligibles au paiement
Service tablit un chque ou un ordre de virement au nom de chaque fournisseur et
Administratif vise
et Financier tablit un bordereau de remise de chque en deux exemplaires pour chaque
fournisseur
transmet la liasse (facture + Chquier/ordre de virement + bordereau de
remise de chque + Etat des rglements effectuer) au Chef du Service
Administratif et Financier qui les envoie au Coordonateur national.
4. Signature des chques par le coordonateur national
contrle la cohrence entre les chques mis et les factures slectionnes
Le contrle la cohrence entre les montants des factures et ceux ports sur les
Coordonnateur moyens de paiement
National contrle les moyens de paiement :
montant en chiffres
montant en lettres
nom du bnficiaire
vise les factures
signe les moyens de paiement (sauf les moyens mis sur les comptes bancaires
recevant les ressources de lEtat)
retourne la liasse Chef du Service Administratif et Financier qui les envoie
lAgent Comptable
5. Paiement des fournisseurs
LAgent enregistre les chques dans le Registre des chques mis
Comptable/ Le fait une copie des chques
Comptable remet les chques aux fournisseurs contre :
dcharge des bordereaux de remise de chque
margement du Registre des chques mis
acquittement des factures et de la copie du chque
appose le cachet de rglement sur les factures avec mention de
la date de paiement
la rfrence du moyen de paiement
joint loriginal du bordereau de remise de chque ou une copie de lordre de
virement la facture
enregistre les chques et ordres de virement dans le journal de banque
classe les factures rgles avec toutes les pices (DA, BC, BL, Bordereau de remise de
chque, Ordre de virement, copie chque, etc.) dans le chrono banque correspondant.

189 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 11
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012
PROCEDURE : GESTION DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES Folio : 1/1

3.3.3 GESTION DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES

3.3.3.1. OBJET

Assurer le fonctionnement de la caisse de menues dpenses tout en garantissant une gestion


saine et rigoureuse.
3.3.3.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique la caisse menue dpenses alimente partir du compte spcial.


3.3.3.3. REGLES DE GESTION

Lagent comptable tient la caisse espces qui sert rgler les menues dpenses ligibles
au titre des activits budgtises

Le niveau dapprovisionnement (plafond) de la caisse est fix Trois Cents Mille (300.000)
F CFA. Toutefois la caisse peut tre exceptionnellement approvisionne au- del du
plafond indiqu pour faire face un besoin immdiat et ponctuel de trsorerie
(exemples : paiement de salaires, paiement de frais de mission, paiement de perdiem de
formation)

La caisse permet de payer les dpenses de montant infrieur Cinquante Mille (50.000) F
CFA. Les dpenses suprieures ou gales 50.000 F CFA sont rgles par chque.

La caisse est r - approvisionne ds que son montant descend 50.000 F CFA (seuil de r
- approvisionnement).

LAgent comptable enregistre tous les mouvements de caisse dans un brouillard de caisse

LAgent comptable arrte la caisse en fin de chaque mois. Larrt de caisse est contrl et
valid par le Chef du Service Administratif et Financier.

Des contrles inopins mentionns dans le brouillard de caisse et mensuels, objet de PV,
sont effectus par le Chef du Service Administratif et Financier.

Un inventaire de caisse est effectu en fin dexercice et sous-tendu par un PV.

190 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 12
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE MENUES
Folio : 1/4
DEPENSES
3.3.4 APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE MENUES DEPENSES
3.3.4.1. OBJET
Approvisionner la caisse de menues dpenses dans des conditions optimales
3.3.4.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure est applicable ds que le niveau des fonds de caisse atteint 50.000 F CFA.
3.3.4.3. REGLES DE GESTION
Un arrt de caisse est effectu avant tout r - approvisionnement par lagent comptable.
Cet arrt de caisse se fait aprs contrle contradictoire du solde de caisse thorique et
du solde physique. Cet arrt est valid et approuv par le Responsable Administratif et
Financier.
La caisse est r approvisionn concurrence du montant des dpenses justifies dans la
limite du plafond autoris (300.000 F CFA).
La procdure est dclenche par lagent comptable partir de la situation du solde de
caisse.
La demande dapprovisionnement est adresse au coordonateur national.

3.3.4.4. ETAPES DE LA PROCEDURE


La procdure comprend les oprations suivantes :
Arrt de caisse
Contrle des pices par le Chef du Service Administratif et Financier
Etablissement du chque de r approvisionnement
Signature du chque par le Coordonateur National
Encaissement

3.3.4.5. INTERVENANTS

LAgent Comptable
Le Chef du Service Administratif et Financier
Le Coordonnateur National

191 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 12
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE MENUES
Folio : 2/4
DEPENSES

1. Arrt de caisse
LAgent arrte la caisse
comptable/Le inscrit dans le brouillard de caisse :
Comptable
la date darrt
le libell Arrt de caisse
le solde des espces en caisse dans la colonne Recettes

remplit la fiche darrt de caisse

date darrt
solde initial de la caisse
montant de lapprovisionnement reu
montant des autres recettes effectues sur la caisse
total recettes
montant des dpenses justifies
solde thorique
solde physique en caisse

calcule la diffrence entre le solde thorique et le solde physique en caisse


et linscrit sur la fiche

La diffrence entre le solde thorique et le solde en caisse doit tre nulle pour que
la caisse soit exacte. En cas de diffrence de soldes, les causes doivent tre
recherches et des mesures proposes par le Responsable Administratif et
Financier.

192 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 12
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE MENUES
Folio : 3/4
DEPENSES

2. Contrle des pices par le Chef du Service Administratif et Financier


Le Chef du
Service procde au contrle de la caisse sur la base :
Administratif
et Financier de la fiche darrt prpare par lagent comptable
du journal de caisse
des pices justificatives de caisse
des espces en caisse

contrle lexactitude de chaque montant inscrit sur la fiche darrt :

Solde initial : doit correspondre au solde en caisse au dernier arrt

Approvisionnement : doit correspondre au montant des dpenses


justifies au dernier arrt et au montant reu

Autres recettes : doit correspondre au total des reus mis pour les
autres recettes

Sous-total : doit tre gal au total des montants prcdents

Dpenses justifies : doit tre gal la somme des dpenses supportes


par des pices probantes ( tre rapproches avec le total port sur le
relev des pices)

Solde thorique : diffrence entre total recettes et dpenses justifies

Solde physique en caisse : total des espces en caisse

valide larrt en signant la fiche darrt

date
nom
signature

fait prparer le chque de r approvisionnement par lagent comptable

193 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 12
SP/CNLS-IST
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE MENUES
Folio : 4/4
DEPENSES

3. Etablissement du chque de r approvisionnement

LAgent tablit le chque de rapprovisionnement son nom


Comptable envoie le chque au Chef du Service Administratif et Financier
accompagn de la fiche darrt de caisse qui le transmet au
Coordonateur National pour signature,

4. Signature du chque par le Coordonateur National


Le
Coordonnateur
examine et approuve la fiche darrt de caisse
National
vrifie et signe le chque de rapprovisionnement
retourne le chque et la fiche lagent comptable

5. Encaissement

LAgent fait une copie du chque


Comptable enregistre lopration dans le journal de banque
encaisse le chque
tablit un bon dentre en caisse quil signe et fait signer par le Chef du
Service Administratif et Financier
enregistre lopration dans le brouillard de caisse
classe une copie du chque et de la fiche dans le chrono banque et dans le
chrono caisse.

194 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 13
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR CAISSE Folio : 1/2

3.3.5 REGLEMENT DES FACTURES PAR CAISSE

3.3.5.1. OBJET

Prendre en charge de manire correcte et prompte les dpenses rgler en espces

3.3.5.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique pour le rglement en espces des factures fournisseurs en contrepartie des
travaux ou prestations effectues pour le compte du SP/CNLS-IST et dont le montant nexcde pas
50.000 F CFA.

3.3.5.3. REGLES DE GESTION

Seules les factures certifies, liquides et payables en espces sont rgles par cette
procdure (montant infrieur 50.000 F CFA)

3.3.5.4. ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Regroupement des factures


Contrle des factures par le Responsable Administratif et Financier
Paiement des fournisseurs

3.3.5.5. INTERVENANTS

LAgent comptable
Le Chef du Service Administratif et Financier
Le Coordonnateur National

195 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 13
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR CAISSE Folio : 2/2

1. Regroupement des factures

regroupe les factures rgler par caisse


LAgent sassure que les factures sont certifies et liquides
Comptable appose le cachet Bon Payer sur les factures
transmet les factures au Chef du Service Administratif et Financier.

2. Contrle des factures par le Chef du Service Administratif et Financier


Le Chef du
Service sassure que les factures sont certifies et liquides
Administratif et vise les factures
Financier retourne les factures lAgent Comptable

3. Paiement des fournisseurs

LAgent paie les fournisseurs qui acquittent le rglement sur les factures
Comptable/ Le appose le cachet PAYE sur chaque facture rgle
comptable enregistre le paiement dans le brouillard de caisse
classe les factures acquittes dans le chrono des pices de caisse

196 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 14
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012
PROCEDURE : AVANCES DE FONDS A JUSTIFIER Folio : 1/2

3.3.6 AVANCES DE FONDS A JUSTIFIER

3.3.6.1. OBJET

Avancer des fonds au personnel pour des achats au comptant de biens et fournitures

3.3.6.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique pour les achats effectuer au comptant sur la base de Demandes dAchat
(DA)

3.3.6.3. REGLES DE GESTION

Les achats concernent les petits achats de fournitures, de petits travaux de plomberie,
dlectricit et dentretien, etc dont le montant unitaire nexcde pas 50.000 F CFA. Il
sagit de besoins urgents et de faible montant.

Les fonds avancs par la caisse doivent tre justifis au plus tard 24 heures aprs la remise
des fonds

3.3.6.4. ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Demande davance de fonds


Approbation du dcaissement
Mise disposition des fonds
Justification des fonds

3.3.6.5. INTERVENANTS

LAgent comptable
Le Chef du Service Administratif et Financier
Le Charg de la Gestion des Stocks et du Matriel
Le Coordonnateur National
Le demandeur (DAF)

197 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES FINANCIERES FIN 14
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012
PROCEDURE : AVANCES DE FONDS A JUSTIFIER Folio : 2/2
1. Demande davance de fonds (DAF)
Le demandeur remplit une Demande dAchat (DA) et une demande davance de fonds
(DAF) (DAF)
transmet la DA et la DAF lagent comptable

LAgent examine et approuve la DA


comptable transmet la DA et la DAF au Chef du Service Administratif et Financier
2. Approbation du dcaissement
Le Chef du
examine, approuve et signe la DA et la DAF
Service
retourne la liasse lagent comptable
Administratif et
Financier 3. Mise disposition des fonds
prpare un bon de caisse quil vise et quil soumet la signature du Chef
du Service Administratif et Financier
LAgent
remet sur la base du bon sign les fonds au demandeur qui acquitte le
comptable/ Le
bon de caisse
Comptable
enregistre lopration dans le brouillard de caisse
classe la DA + la DAF + le bon de caisse dans le chrono des pices de
caisses
4. Justification des fonds

Le demandeur Aprs avoir effectu les dpenses :


Justifie les fonds reus en prsentant lagent comptable les pices
(DAF) justificatives des dpenses effectues
reverse ventuellement le reliquat des fonds contre un reu dlivr par
lAgent comptable

LAgent examine et approuve les pices justificatives


comptable fait un reporting au Chef du Service Administratif et Financier qui vise les
pices
appose le cachet PAYE sur les pices justificatives
enregistre ces pices dans le brouillard de caisse
classe les pices et le formulaire dans le chrono des pices de caisse

198 / 302
PARTIE 4 : PROCEDURES COMPTABLES
Section 1 : Organisation et systme comptables
Principes comptables CPT 01
Comptabilit informatise / comptabilits intgre CPT 02
Description du fonctionnement du systme comptable CPT 03
Journaux comptables et systme de classement des pices CPT 04
Plans comptables CPT 05
Section 2 : Guide dimputation comptable : Schma des
principales critures comptables
Gnralits CPT 06
Approvisionnement du compte spcial CPT 07
Envoi DPD CPT 08
Paiement DPD CPT 09
Achats de fournitures ou services CPT 10
Approvisionnement de la caisse CPT 11
Rglement des factures CPT 12
Avance de fonds un fournisseur ou partenaire CPT 13
Justification au partenaire en dveloppement des fonds reus CPT 14
Immobilisation des charges de lexercice CPT 15
Nouvelles propositions de schmas dcritures
Etablissement de la DRF CPT 16
Envoi de la DRF CPT 17
Rception de la DRF CPT 18
DPD/Engagement CPT 19
Etablissement de la DPD CPT 20
Envoi de la DPD CPT 21
Paiement de la DPD CPT 22
Envoi de la demande de contrepartie CPT 23
Rception de la contrepartie CPT 24
Achat dimmobilisation sans avance CPT 25
Achat dimmobilisation avec avance CPT 26
Achat dimmobilisation avec avance/ Facture dfinitive CPT 27
Immobilisations financires CPT 28
Avance de fonds une ONG et justification CPT 29
Centralisation des salaires CPT 30
Rglement des salaires et des charges sociales CPT 31
Stocks/Entres en stocks CPT 32
Stocks/Consommation de stocks CPT 33
Section 3 : Planification des travaux comptables
Travaux quotidiens/Travaux mensuels/Travaux annuels CPT 34
Section 4 : Analyse et auto - contrle des comptes
Quelques contrles usuels CPT 35
Section 1. Organisation et systme comptables

Principes comptables CPT 01

Comptabilit informatise / comptabilits intgre CPT 02

Description du fonctionnement du systme comptable CPT 03

Journaux comptables et systme de classement des pices CPT 04

Plans comptables CPT 05

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COMPTABLES
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PROCEDURE : PRINCIPES COMPTABLES Folio : 1/3

4.1.1 PRINCIPES COMPTABLES

4.1.1.1. GENERALITES
Le SP/CNLS-IST est soumis la fois aux dispositions gnrales du dcret N2008-091/PR portant
rglement gnral sur la comptabilit publique et du systme comptable OHADA et est tenu de
mettre en place une comptabilit destine linformation externe comme son propre usage. Il
doit cet effet :
Classer, saisir et enregistrer dans sa comptabilit toutes les oprations traites avec les
tiers ou effectues dans le cadre de sa gestion interne ;
Produire les documents comptables obligatoires et les informations ncessaires aux
besoins de ses tiers.
Lorganisation et les procdures comptables doivent permettre de :
sassurer de la fiabilit des informations enregistres ou produites par le systme
comptable,
Sassurer de la tenue dune comptabilit complte et rgulire.

4.1.1.2 PRINCIPES DE BASE DE LORGANISATION COMPTABLE

La prsentation des rsultats issus de la comptabilit, technique dinformation, se fonde sur des
conventions dnommes "principes comptables", dont le respect est un des lments de limage
fidle fournie par les comptes. Il sagit notamment des principes de prudence, rgularit ou
transparence, sincrit, permanence des mthodes, continuit de lexploitation, valuation au
cot historique, indpendance des exercices, intangibilit du bilan douverture, importance
significative et la prminence de la ralit sur lapparence.

4.1.1.3 PRINCIPES COMPTABLES GENERAUX


1. Normes comptables
La comptabilit sera tenue conformment aux normes et principes comptables de la comptabilit
publique, du SYSCOHADA et suivant les exigences des partenaires en dveloppement, rserve
faite de certaines modifications ci-dessous dfinies (amortissements et provisions,
immobilisation des charges de lexercice, etc.).

2. Hypothses et base de comptabilisation


Les oprations du SP/CNLS-IST sont enregistres suivant le principe de la partie double.
Les Etats financiers seront prpars sur la base dune comptabilit dengagement ( Accrual )
pour prendre en compte les effets des transactions ds quelles se produisent (et non pas
lorsquintervient la liquidation : Cash Basis ).

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COMPTABLES
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PROCEDURE : PRINCIPES COMPTABLES Folio : 2/3

De plus, ces transactions sont enregistres dans les livres comptables et dans les Etats financiers
de lexercice auquel elles se rapportent (principe de lindpendance des exercices).
Les Etats financiers sont prsents sur une base comparative et sous forme de Tableau
Emplois/Ressources.

3. Valorisation des transactions

Les Etats financiers sont tablis sur la base des cots totaux dacquisition et/ou de construction
des ralisations corporelles ou incorporelles.

4.1.1.4. PRINCIPES COMPTABLES SPECIFIQUES

1. Constatation des ressources

Les ressources provenant des partenaires en dveloppement sont comptabilises en Subvention.


Chaque partenaire dispose dun compte retraant lensemble des ressources mises la
disposition du SP/CNLS-IST par ledit partenaire depuis le dmarrage.
Des comptes spcifiques permettent de suivre galement les demandes de fonds tablir ou
recevoir.
Les ressources de lEtat seront comptabilises selon les principes de la comptabilit publique.

2. Constatation des dpenses

Les dpenses sont prises en compte selon les quotesparts de chaque partenaire en
dveloppement ds que les factures ligibles (conformes aux accords, aux contrats spcifiques)
de travaux effectus ou services livrs par le SP/CNLS-IST sont acceptes par celui ci. Les
factures non parvenues la fin de lexercice seront provisionnes.
Les dpenses relatives la contrepartie de ltat seront engages et liquides selon les rgles de
la comptabilit publique.

3. Comptabilisation des immobilisations


Les immobilisations sont enregistres pour leur cot complet comprenant :
le prix dachat dfinitif,
les charges accessoires rattachables directement lopration dachat,
les charges dinstallation qui sont ncessaires pour mettre le bien en tat dutilisation.
Seules les immobilisations utilises et dont le SP/CNLS-IST a le contrle seront retraces comme
telles au niveau comptable. Les immobilisations mises la disposition par des partenaires et dont
le SP/CNLS-IST na ni lutilisation ni le contrle directs seront comptabilises comme subventions
accordes ceux-ci.

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COMPTABLES
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4. Valorisation des stocks

Elle seffectuera selon la mthode du cot moyen pondr sur le mois.

5. Amortissements et provisions

Exceptionnellement et pour tenir compte de la spcificit du SP/CNLS-IST, les amortissements et


provisions seront tenus de manire extra comptable. Aucune criture comptable ne sera donc
passe en matire damortissement des immobilisations et de provisions pour stocks ou crances
douteuses.

6. Immobilisations des charges

Nayant pas une vocation commerciale, le SP/CNLS-IST ne vise pas produire des rsultats
financiers. Le SP/CNLS-IST est dot de ressources quil utilise soit en investissement soit en frais de
fonctionnement. Les ressources tant comptabilises en fonds de dotation reus, les comptes de
gestion doivent tre constitus principalement par les comptes de charges.

Pour obtenir un rsultat comptable nul en fin dexercice, le montant total des charges de lexercice
sera immobilis en compte 20XXXX Immobilisation des charges de lexercice par lutilisation du
compte 78XXXX Transfert de charges .

7. Exercice comptable

Lexercice comptable commence le 1er janvier et se termine le 31 dcembre de chaque anne.

8. Base montaire

Les comptes sont exprims en Franc de la Communaut Africaine (FCFA).

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PROCEDURES COMPTABLES CPT 02
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PROCEDURE : COMPTABILITE INFORMATISEE / COMPTABILITES
Folio : 1/2
INTEGREES

4.1.2. COMPTABILITE INFORMATISEE / COMPTABILITES INTEGREES

4.1.2.1 Objectifs
Les procdures comptables appliques doivent permettre de s'assurer que :

toutes les oprations enregistres concernent bien le SP/CNLS-IST, sont conformes et


ligibles ;
toutes les oprations sont correctement comptabilises ;
tous les documents, livres et tats comptables fournissent des informations suffisantes
pour la gestion du SP/CNLS-IST, les partenaires en dveloppement et les tiers.

4.1.2.2. Comptabilit informatise et intgre

La comptabilit du SP/CNLS-IST est tenue la fois suivant les normes et principes comptables
OHADA et de la comptabilit publique, sous rserve des adaptations ncessaires.
Le systme comptable mis en place est un ensemble de comptabilits informatises et intgres
comprenant :
la comptabilit gnrale,
la comptabilit analytique et budgtaire,
la gestion des immobilisations.
La comptabilit est traite par un logiciel appropri dont le mode d'utilisation sera dcrit dans le
manuel de lutilisateur.
Le logiciel utilis par le SP/CNLS-IST offre la possibilit de gestion simultane de plusieurs
dossiers comptables et leur consolidation. Il rpond aux conditions suivantes :
tout enregistrement comptable comporte lindication de lorigine du journal, du contenu
et de limputation de lopration ;
lirrversibilit des traitements effectus (validation des critures saisies) interdit toute
suppression, addition ou modification ultrieures ;
la chronologie des oprations carte toute possibilit dinsertion intercalaire ou
daddition ultrieure ;
les enregistrements sont classs dans lordre chronologique selon la date de valeur
comptable des oprations ;
les donnes enregistres sont conserves sur des supports indlbiles ;
lorganisation comptable informatise garantit les contrles posteriori ;
les ditions du systme sont dates et numrotes.

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PROCEDURES COMPTABLES CPT 02
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PROCEDURE : COMPTABILITE INFORMATISEE / COMPTABILITES
Folio : 2/2
INTEGREES

4.1.2.3. Procdure denregistrement des pices comptables

La procdure d'enregistrement des pices comptables se droule en cinq (05) tapes :

rception et enregistrement des factures et pices justificatives;


vrification et approbation ;
imputation et saisies comptables ;
classement ;
dition des documents comptables.

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PROCEDURES COMPTABLES CPT 03
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CYCLE : ORGANISATION ET SYSTEMES COMPTABLES Octobre 2012
PROCEDURE : DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU
Folio : 1/2
SYSTEME COMPTABLE

4.1.3. DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME COMPTABLE

Le systme repose sur les principes suivants :

toute information dordre comptable ou physique nest saisie quune seule fois ;
les imputations sont faites selon un systme multicritre (budgtaire, analytique,
comptes gnraux et auxiliaires) ;
toutes les ditions sont possibles ds le traitement conscutif la validation des saisies.

4.1.3.1. Rception des pices justificatives

Lors de la rception de la liasse des courriers, les pices justificatives de nature comptable
doivent recevoir les rfrences de rception (date, n dordre) avant dtre enregistres dans un
registre particulier puis transmises la comptabilit.
Les pices internes sont transmises par le service metteur directement la comptabilit pour
traitement.

4.1.3.2. Imputation des pices

Aux pices justificatives sont jointes des fiches dimputation permettant dapposer les mentions
des codifications antrieurement prpares.
Les pices sont traites par dossier comptable ouvert. Elles sont imputes, saisies, traites et
classes.
Chaque pice est impute selon le dossier, le journal, les comptes gnraux et auxiliaires
ventuellement, les codes budgtaires, les codes analytiques.
Les imputations comptables sont approuves par lAgent Comptable sous la supervision du Chef
du Service Administratif et Financier.
Lapprobation est matrialise par un visa appos au niveau de la fiche dimputation.

4.1.3.2. Saisie des pices justificatives

Les pices imputes sont saisies au jour le jour dans le module appropri du logiciel.
Lopration de saisie est matrialise sur la fiche dimputation afin dviter le risque de double
saisie.
Les saisies donnent lieu ldition de brouillards dcriture qui sont approuvs par lAgent
Comptable et le Chef du Service Administratif et Financier avant validation.
Lapprobation de lcriture est matrialise sur le brouillard dcriture par lapposition dun visa
ou dun cachet de contrle.

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PROCEDURES COMPTABLES CPT 03
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PROCEDURE : DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME
Folio : 2/2
COMPTABLE

4.1.3.4 Correction des erreurs


Le SYSCOHADA impose la correction en ngatif pour rectifier les erreurs commises dans le
journal.
Pour rectifier une erreur, il sagit :
denregistrer nouveau larticle erron en remplaant les sommes par les montants
ngatifs correspondants
Ensuite repasser la bonne criture.

4.1.3.5. Liaison entre pices justificatives et livres comptables

Les critures doivent tre appuyes par des pices justificatives qui doivent tre conserves.
En consquence, il doit tre possible de :
contrler la validit dun enregistrement port sur un compte laide de la pice
justificative et vrifier la validit des pices justificatives de base
sassurer de la concordance entre les oprations saisies dans les journaux et les comptes
(galit des mouvements des journaux avec ceux du Grand livre)

4.1.3.6. Cration, modification ou suppression de comptes

La cration, la modification ou la suppression de tout compte relve de lautorit du Chef du


Service Administratif et Financier.
Le comptable prpare la fiche dimputation servant de support aux oprations et la soumet
lAgent Comptable.

4.1.3.7. Dlais et formes de conservation des pices justificatives

Les pices justificatives doivent tre classes selon les mthodes courantes de classement
utilises : chronologiquement, par nature et doivent tre conserves pendant au moins dix (10)
ans.
4.1.3.8. Traitement des critures

Le logiciel traite instantanment les critures saisies selon le processus propre chaque module.

4.1.3.9. Edition des tats

A lissue des traitements informatiques, tous les tats sont imprimables (balances, grands livres,
journaux, tats financiers).
Ces ditions sont soumises au visa du Chef du Service Administratif et Financier pour certifier la
conformit aux critures.
Les comptes sont analyss et les soldes sont justifis par le Comptable.

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PROCEDURES COMPTABLES CPT 04
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PROCEDURE : JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME DE
Folio : 1/4
CLASSEMENT DES PIECES

4.1.4. JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME DE CLASSEMENT DES PIECES

4.1.4.1. Journaux comptables


Les oprations ralises par le SP/CNLS-IST sont enregistres chronologiquement dans les
journaux en fonction de leur nature. Le systme comptable comprend les journaux suivants :

JOURNAL DES ACHATS (ACH)

Ce journal enregistre les oprations avec les fournisseurs ou prestataires travers


lenregistrement des factures et des avoirs sil y a lieu.

JOURNAUX BANQUE COMPTES SPECIAUX (CS)

Ces journaux enregistrent les mouvements sur les Comptes Spciaux ouverts pour recevoir les
fonds allous au SP/CNLS-IST par les partenaires en dveloppement.

JOURNAL DE BANQUE CONTREPARTIE DE LETAT (CE)

Ce journal enregistre les mouvements sur le compte de contrepartie.

JOURNAL DE BANQUE COMPTE ORDINAIRE (BQ)

Louverture dun compte dans une banque commerciale ncessite la cration dun journal qui
enregistrera uniquement les oprations entre cette banque et le SP/CNLS-IST.

JOURNAUX DE CAISSE (CAI)

Ces journaux enregistrent les oprations (entres et sorties) par caisse. Il faut crer autant de
journal caisse pour chaque partenaire en dveloppement.

JOURNAL DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)

Ce journal enregistre les oprations relatives aux demandes de remboursement pour


lapprovisionnement du compte spcial.

JOURNAL DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD)

Ce journal enregistre les oprations relatives aux Demandes de Paiements Directs (DPD).

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PROCEDURE : JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME DE
Folio : 2/4
CLASSEMENT DES PIECES

JOURNAUX DES ONG (ONG)

Un journal est ouvert pour chaque ONG. Ce journal enregistre les versements davance lONG
et toutes les justifications effectues par lONG.

JOURNAL DOPERATIONS DIVERSES (OD)

Ce journal enregistre toutes les autres oprations non comprises dans les journaux prcdents,
en particulier :

Les oprations de prise en charge des immobilisations


les oprations ventuelles de centralisation de la paie du personnel
les oprations de prise en charge des consommations de stocks
les oprations de justifications des fonds reus,
les oprations de rgularisation pour la clture et la rouverture de lexercice.

4.1.4.2 Systme de classement des pices

1. Objectif principal et critres

Il sagit de mettre en place un systme qui devra faciliter la recherche des pices.

Le systme repose sur les critres suivants :


toute pice comptable possde un code de classement,
dans un exercice comptable donn, deux pices comptables ne peuvent avoir le mme
code de classement,
dans la recherche dune pice dans un exercice donn, le systme doit permettre daller
directement au mois concern dans le chrono du journal concern.

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COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 04
SP/CNLS-IST
CYCLE : ORGANISATION ET SYSTEME COMPTABLES Octobre 2012
PROCEDURE : JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME DE
Folio : 3/4
CLASSEMENT DES PIECES

1. Architecture du systme
Le systme est centr sur le rfrencement des pices comptables partir des journaux et leur
classement dans les chronos.
Les journaux comptables

- Au niveau du SP/CNLS-IST, la comptabilit est base sur les journaux pr-cits,


- Chaque journal comptable est dot dun code didentification. A titre dexemple,
une liste de journaux et de codes didentification sont donns ci-aprs :
Nom du journal Code du journal
Journal des Achats ACH
Journal Banque comptes spciaux CS
Journal Banque comptes contrepartie de lEtat CE
Journal Banque comptes ordinaire BQ
Journal des Demandes de Remboursement de Fonds DRF
Journal des Demandes de Paiement Direct DPD
Journal de caisse CAI
Journal des ONG ONG
Journal des Oprations diverses OD

NB : Ces codifications sont titre indicatif. Elles dpendront du logiciel comptable qui sera utilis.

Les pices comptables

chaque pice comptable comprend la fiche dimputation comptable et la liasse des


pices justificatives ;

chaque fiche dimputation porte un numro (alphanumrique) de classement et


didentification qui est li au journal et au mois concerns ;

le numro est du type CAI 1/001 :

- le 1er lment correspond au code du journal concern ;


- le 2me lment est un chiffre compris entre 1 et 12 : il correspond au mois
concern ;
- il y a ensuite une barre de sparation : /
- le dernier lment est le numro ou le rang de la pice dans le mois concern du
chrono
Ainsi la pice CAI 1/001 se trouve dans le chrono de Caisse de janvier la premire place
du chrono.

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COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 04
SP/CNLS-IST
CYCLE : ORGANISATION ET SYSTEME COMPTABLES Octobre 2012
PROCEDURE : JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME DE
Folio : 4/4
CLASSEMENT DES PIECES

Les Chronos

chaque journal est reprsent par des chronos, le nombre de chronos dpend du
nombre de pices;

au dos du chrono est port le nom du journal, lexercice, les mois concerns, le
numro du chrono et le nombre total de chronos concernant ce journal dans
lexercice ;

dans chaque chrono, les diffrentes pices comptables y relatives sont classes mois
par mois ; les mois sont spars par des intercalaires durs au nombre de 12 ; sur
chaque intercalaire est not le mois concern : le mois est galement port sur le
bord de lintercalaire de manire pouvoir lire la priode mme lorsque le chrono est
ferm ;

les pices relatives un mois tiennent toujours dans un mme chrono ; il nest donc
pas possible de trouver des pices dun mois rparties entre plusieurs chronos.

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COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES COMPTABLES CPT 05
CYCLE : ORGANISATION ET SYSTEME COMPTABLES Octobre 2012
PROCEDURE : PLANS COMPTABLES Folio : 1/1

4.1.5. PLANS COMPTABLES

4.1.5.1 Plan comptable gnral dtaill

Il sera prcis partir du plan comptable SYSCOHADA disponible dans le logiciel appropri. Les
lments dfinitifs labors lors du paramtrage du logiciel seront ensuite reverss dans le
manuel.

4.1.5.1. Plans comptables analytiques et budgtaires dtaills

La codification budgtaire et analytique sera dfinie au moment du paramtrage du logiciel en


tenant compte des fonctionnalits disponibles, de larticulation des PABA et des rapports
financiers exigs.

Il en est de mme du plan de cofinancement. Signalons que le logiciel partir dune imputation
unique mouvemente toutes les comptabilits (gnrale, analytique, budgtaire).

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Section 2. Organisation et systme comptables

Gnralits CPT 06
Approvisionnement du compte spcial CPT 07
Envoi DPD CPT 08
Paiement DPD CPT 09
Achats de fournitures ou services CPT 10
Approvisionnement de la caisse CPT 11
Rglement des factures CPT 12
Avance de fonds un fournisseur ou partenaire CPT 13
Justification au partenaire en dveloppement des fonds reus CPT 14
Immobilisation des charges de lexercice CPT 15
Nouvelles propositions de schmas dcritures
Etablissement de la DRF CPT 16
Envoi de la DRF CPT 17
Rception de la DRF CPT 18
DPD/Engagement CPT 19
Etablissement de la DPD CPT 20
Envoi de la DPD CPT 21
Paiement de la DPD CPT 22
Envoi de la demande de contrepartie CPT 23
Rception de la contrepartie CPT 24
Achat dimmobilisation sans avance CPT 25
Achat dimmobilisation avec avance CPT 26
Achat dimmobilisation avec avance/ Facture dfinitive CPT 27
Immobilisations financires CPT 28
Avance de fonds une ONG et justification CPT 29
Centralisation des salaires CPT 30
Rglement des salaires et des charges sociales CPT 31
Stocks/Entres en stocks CPT 32
Stocks/Consommation de stocks CPT 33

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 06
SP/CNLS-IST
Cycle : GUIDE DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMAS DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : Gnralits Folio : 1/1

4.2.1 GENERALITES

Ce guide contient essentiellement les schmas dcritures relatifs aux oprations courantes du
SP/CNLS-IST. Il ne contient donc pas ncessairement toutes les oprations. Il est cependant
reprsentatif de lessentiel des oprations ralises.
Le guide se prsente sous la forme dune fiche par opration. Pour chaque opration, il est
dcrit :
- la pice de base,
- le journal dans lequel lopration doit tre comptabilise,
- le schma dcritures comptables,
- le compte dbiter,
- le compte crditer,
- le libell,
- le montant comptabiliser,
un commentaire explicatif en tant de besoin.
Les oprations traites sont :

Mobilisation des ressources


- Envoi DRF
- Rception DRF
- Envoi DPD
- Rception DPD
- Envoi Demande Contrepartie Etat
- Rception Contrepartie Etat
Achats
- Achat dimmobilisation
- Achat de fournitures ou services
Trsorerie
- Approvisionnement de la caisse
- Rglement des factures
- Avance de fonds un fournisseur
- Avance de fonds aux ONG, associations
- Justification des fonds
Salaires
- Centralisation des salaires
- Rglement des salaires
Stocks
- Entres en stocks
- Consommation des stocks

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 07
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDE DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : Approvisionnement du compte spcial Banque Folio : 1/1

4.2.2. APPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL BANQUE

JOURNAL PIECES JUSTIFICATIVES

Compte spcial Banque Avis de crdit bancaire attestant


la mise disposition des fonds

DEBIT CREDIT LIBELLE MONTANT

52110 Compte banque Montant

10210/10220 Fonds de dotation Montant

58801 Fonds justifier Actif Montant

58800 Fonds justifier Passif Montant

COMMENTAIRES

Le 1er virement fait par le partenaire en dveloppement en faveur du SP/CNLS-IST sera


comptabilis en 10210, les virements ultrieurs le seront en 10220.

Lutilisation des comptes 588 va permettre un bon suivi des montants restant justifier aux
partenaires en dveloppement

216 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 08
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : Envoi Demande de Paiement Direct (DPD) Folio : 1/1

4.2.3. ENVOI DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD)

JOURNAL PIECES JUSTIFICATIVES

DPD Lettre de DPD


Liasse Complte Facture Fournisseur

DEBIT CREDIT LIBELLE MONTANT

4714X Compte DPD recevoir Montant

1028XX DPD payer Montant

COMMENTAIRES

Lenvoi de la DPD aux partenaires en dveloppement pour paiement au fournisseur est constat
en comptabilit.

217 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 09
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre 2012
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : Paiement de la DPD Folio : 1/1

4.2.4. PAIEMENT DE LA DPD

JOURNAL PIECES JUSTIFICATIVES

DPD Avis de paiement de la DPD

DEBIT CREDIT LIBELLE MONTANT

40XXXX Fournisseurs Montant

1O23X Autres dotations reues Montant

1028XX DPD payer Montant


4714X Compte DPD recevoir Montant

COMMENTAIRES

Sur la base de la copie de lavis de rglement que le partenaire en dveloppement transmet


au SP/CNLS-IST, lapurement de la dette fournisseur, la ressource correspondante et
lannulation de la DPD concerne sont constats en comptabilit.

218 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 10
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : Achat de fournitures ou services Folio : 1/1

4.2.5. ACHAT DE FOURNITURES OU SERVICES

JOURNAL PIECES JUSTIFICATIVES

Achats ( crdit) Factures fournisseurs


Trsorerie (comptant) BC
BL
Pices de rglement

DEBIT CREDIT LIBELLE MONTANT

6XXXXX X charges prciser Montant Fact

40XXXX Fournisseurs Montant Fact

40XXXX Fournisseurs Montant Fact

52110 Banque Montant Fact


ou 57100 Caisse

COMMENTAIRES

Il sagit ici des achats et services consomms

XXXX est dtermin par le Plan comptable

219 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS- PROCEDURES COMPTABLES CPT 11
IST CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES Octobre
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES 2012
PROCEDURE : Approvisionnement de la caisse Folio : 1/1

4.2.6. APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE

JOURNAL PIECES JUSTIFICATIVES

Banque Chque dapprovisionnement


Caisse Bon dentre en caisse

DEBIT CREDIT LIBELLE MONTANT

58500 virement de fonds Montant

52110 Banque

571000 Caisse Montant

58500 Virement de fonds

COMMENTAIRES

Lcriture en gras est passe ds que les fonds sont disponibles au niveau de la caisse.

220 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 12
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre 2012
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : Rglement des factures Folio : 1/1

4.2.6. REGLEMENT DES FACTURES

JOURNAL PIECES JUSTIFICATIVES

Banque Factures (BC + BL)


Caisse Pices de rglement

DEBIT CREDIT LIBELLE MONTANT

40XXXX Fournisseur Montant Fact

52110 Banque Montant Fact


ou 57100 Caisse

COMMENTAIRES

221 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 13
SP/CNLS-
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES Octobre
IST
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES 2012
PROCEDURE : Avance des fonds un fournisseur ou ONG OU
Folio : 1/1
association

4.2.8. AVANCE DES FONDS A UN FOURNISSEUR OU ONG OU ASSOCIATION

JOURNAL PIECES JUSTIFICATIVES

ONG Facture / Demande davance de fonds


Banque

DEBIT CREDIT LIBELLE MONTANT

409XXX Fournisseurs, avance Montant

401XXX Fournisseurs Montant

Pice de paiement

401XXX Fournisseurs Montant

52110 Banque Montant

COMMENTAIRES

La 1re criture est passe la rception de la demande davance, la 2me lors du paiement.

222 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 14
SP/CNLS-IST CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : Justification AU partenaire en
Folio : 1/1
dveloppement des fonds reus

4.2.9. JUSTIFICATION AU PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT DES FONDS REUS

JOURNAL PIECES JUSTIFICATIVES

OD Etat de justification des fonds reus

DEBIT CREDIT LIBELLE MONTANT

58800 Fonds justifier Passif Montant

58801 Fonds justifier Actif Montant

COMMENTAIRES

Le montant enregistrer correspond au montant des pices justificatives envoyes en


justification au partenaire en dveloppement. Le solde des comptes 58800 et 58801 donne
tout moment le montant total non encore justifi.

223 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 15
SP/CNLS-IST
Cycle : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES Octobre
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES 2012
PROCEDURE : Immobilisation des charges de lexercice Folio : 1/1

4.2.10 IMMOBILISATION DES CHARGES DE LEXERCICE

JOURNAL PIECES JUSTIFICATIVES

OD Rcapitulatif des comptes de charges

DEBIT CREDIT LIBELLE MONTANT

20XXXX Immobilisation charges Charges EXO

781XXX Transfert Charges exploitation

COMMENTAIRES

Cette criture permet daboutir un rsultat nul et facilite llaboration du Tableau


Ressources Emplois adapt aux besoins du Projet

224 / 302
Nouvelles propositions de schmas dcritures
Etablissement de la DRF CPT 16
Envoi de la DRF CPT 17
Rception de la DRF CPT 18
DPD/Engagement CPT 19
Etablissement de la DPD CPT 20
Envoi de la DPD CPT 21
Paiement de la DPD CPT 22
Envoi de la demande de contrepartie CPT 23
Rception de la contrepartie CPT 24
Achat dimmobilisation sans avance CPT 25
Achat dimmobilisation avec avance CPT 26
Achat dimmobilisation avec avance/ Facture dfinitive CPT 27
Immobilisations financires CPT 28
Avance de fonds une ONG et justification CPT 29
Centralisation des salaires CPT 30
Rglement des salaires et des charges sociales CPT 31
Stocks/Entres en stocks CPT 32
Stocks/Consommation de stocks CPT 33

225 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 16
SP/CNLS-IST CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DEMANDE DE
Folio : 1/1
REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)

ETABLISSEMENT DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)

JOURNAL
Demande Remboursement de fonds

PIECES JUSTIFICATIVES
Factures et autres pices justificatives

N Compte N Compte Libells des comptes Montant Montant


Dbit Crdit Libells de lcriture Dbit Crdit

458XXX DRF tablir Montant

1417XX Organis. intern. Subventions Montant


dquipement tablir

718XX Subvention dexploitation Montant


tablir

COMMENTAIRES

Il sagit des dpenses non encore demandes en remboursement chaque arrt des
comptes et dj enregistres en charge et en immobilisation. Lorsque la demande sera
tablie et engage, on contrepassera lcriture et on comptabilisera lcriture de lenvoi de
la demande

226 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 17
SP/CNLS-IST CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE DE
Folio : 1/2
REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)

ENVOI DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)

JOURNAL
Demande Remboursement de fonds

PIECES JUSTIFICATIVES
Factures et autres pices justificatives

Annulation de lcriture dtablissement de la DRF

N Compte N Compte Libells des comptes Montant Montant


Dbit Crdit Libells de lcriture Dbit Crdit

1417XX Organis. intern. Subventions Montant


dquipement tablir
718XX Subvention dexploitation Montant
tablir

458XXX DRF tablir Montant

COMMENTAIRES

227 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 17
SP/CNLS-IST CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE DE
Folio : 2/2
REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)

ENVOI DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)

JOURNAL
Demande Remboursement de fonds

PIECES JUSTIFICATIVES

Copie Etats Rcapitulatifs DRF


Copie lettre denvoi

N Compte N Libells des comptes Montant Montant


Dbit Compte Libells de lcriture Dbit Crdit
Crdit

458XXX Organis. intern. DRF recevoir Montant

1417XX Organis. intern. Subventions


dquipement Montant

718XX Subvention dexploitation


Montant

COMMENTAIRES
Cette criture est passe lorsque la demande est engage

228 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 18
SP/CNLS-IST CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : RECEPTION DE LA DEMANDE DE
Folio : 1/1
REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF

RECEPTION DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF

JOURNAL
Compte spcial Banque

PIECES JUSTIFICATIVES
Avis de crdit bancaire attestant la Rception des fonds

N Compte N Compte Libells des comptes Montant Montant


Dbit Crdit Libells de lcriture Dbit Crdit

Lorsque la subvention est


effectivement encaisse
52XXXX Compte banque Montant

458XXX Organis. intern. DRF recevoir Montant

En cas de remboursement
partiel
(montant du rejet)
1417XX Montant
Organis. intern. Subventions
dquipement
718XX Montant
Subvention dexploitation

458XXX Montant
Organis. intern. DRF recevoir

COMMENTAIRES

229 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 19
SP/CNLS-IST CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : LA DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) /
Folio : 1/1
ACQUISITION OU ENGAGEMENT

LA DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) / ACQUISITION OU ENGAGEMENT

JOURNAL
Achats

PIECES JUSTIFICATIVES
Factures fournisseurs et autres pices justificatives

N Compte N Compte Libells des comptes Montant Montant


Dbit Crdit Libells de lcriture Dbit Crdit

2XX/6XX Immobilisations ou Montant TTC


Charges

481XX/4011XX Fournisseurs Montant HT

COMMENTAIRES

Acquisition des immobilisations ou engagement des dpenses qui seront pays directement
par le bailleur, le plus souvent par virement bancaire sur la base de la demande de paiement
direct.

230 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 20
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DPD Folio : 1/1

ETABLISSEMENT DE LA DPD

JOURNAL
DPD

PIECES JUSTIFICATIVES
liasse facture fournisseurs

N Compte N Compte Libells des comptes Montant Montant


Dbit Crdit Libells de lcriture Dbit Crdit

458XX Organis. intern. DPD tablir Montant

14XX Organis. intern. Subvention Montant


dquipement tablir

71XX Organis. intern. Subvention Montant


dexploitation tablir

COMMENTAIRES

Il sagit des dpenses non encore demandes en remboursement chaque arrt des
comptes et dj enregistres en charge et en immobilisation. Lorsque la demande sera
tablie et engage, on contrepassera lcriture et on comptabilisera lcriture de lenvoi de
la demande.

231 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 21
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : ENVOI DE LA DPD Folio : 2/2
JOURNAL
DPD

PIECES JUSTIFICATIVES
Copie liasse facture fournisseur
Formulaire DPD

Annulation de lcriture dtablissement de la DPD

N Compte N Compte Libells des comptes Montant Montant


Dbit Crdit Libells de lcriture Dbit Crdit

14XX Organis. intern. Subvention Montant


dquipement tablir
71XX Organis. intern. Subvention Montant
dexploitation tablir

458XX Organis. intern. DPD tablir Montant

Envoi de la DPD

N Compte N Compte Libells des comptes Montant Montant


Dbit Crdit Libells de lcriture Dbit Crdit

458XX Organis. intern. DPD Montant


recevoir
14XX Montant
Organis. intern. Subvention
dquipement
71XX Montant
Organis. intern. Subvention
dexploitation

COMMENTAIRES
Il sagit de transfrer les acquisitions et les dpenses en subvention dexploitation ou
dinvestissement

232 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 22
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : PAIEMENT DE LA DPD Folio : 1/1

PAIEMENT DE LA DPD

JOURNAL
Paiement Direct

PIECES JUSTIFICATIVES
Avis de paiement de la DPD

N Compte N Compte Libells des comptes Montant Montant


Dbit Crdit Libells de lcriture Dbit Crdit

40XXXX Fournisseurs Montant

458XX Organis. intern. DPD Montant


recevoir

COMMENTAIRES
Sur la base de la copie de lavis de rglement que le partenaire en dveloppement transmet
au SP/CNLS-IST, le compte fournisseur doit tre sold.

233 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 23
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE DE CONTREPARTIE Folio : 1/1

ENVOI DE LA DEMANDE DE CONTREPARTIE

JOURNAL
OD

PIECES JUSTIFICATIVES
Copie Dossier de demande

N Compte N Compte Libells des comptes Montant Montant


Dbit Crdit Libells de lcriture Dbit Crdit

449XXXX Etat, subventions recevoir Montant

1411XXX Etat, subventions recevoir Montant

COMMENTAIRES

234 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 24
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : RECEPTION DE LA CONTREPARTIE ETAT Folio : 1/1

RECEPTION DE LA CONTREPARTIE ETAT

JOURNAL
Compte Banque Etat

PIECES JUSTIFICATIVES
Avis de crdit bancaire attestant la rception des fonds

N Compte N Compte Libells des comptes Montant Montant


Dbit Crdit Libells de lcriture Dbit Crdit

52XXXX Compte banque Montant

449XXX Etat, subventions recevoir Montant

COMMENTAIRES

235 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 25
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : ACHAT DIMMOBILISATIONS SANS AVANCE Folio : 1/1

ACHAT DIMMOBILISATIONS SANS AVANCE

JOURNAL
Achat ( crdit)
Trsorerie (comptant)

PIECES JUSTIFICATIVES
Factures fournisseurs
BC
BL

N Compte N Compte Libells des comptes Montant Montant


Dbit Crdit Libells de lcriture Dbit Crdit

213XXX X Logiciels Montant

23/24XXXX prciser limmobilisation Montant

481XXX Fournisseur Montant


dquipement

481XXX Fournisseur dquipement Montant

Banque
52XXXX Montant
ou Caisse
57XXXX Montant

COMMENTAIRES

236 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 26
SP/CNLS-
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES Octobre
IST
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES 2012
PROCEDURE : ACHAT DIMMOBILISATIONS AVEC AVANCE
Folio : 1/1
REGLEMENT DE LA FACTURE DAVANCE/DACOMPTE

REGLEMENT DE LA FACTURE DAVANCE/DACOMPTE

JOURNAL
banque/caisse

PIECES JUSTIFICATIVES
Factures (BC + BL)
Pices de rglement

N Compte N Compte Libells des comptes Montant Montant


Dbit Crdit Libells de lcriture Dbit Crdit

2510XX Avances et acomptes verss sur Montant


immobilisations incorporelles
Montant
2520XX Avances et acomptes verss sur
immobilisations corporelles

521YYX Banque
ou
57YYYX Caisse

(Avance ou acompte sur commande n .)

COMMENTAIRES

237 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT27
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
SP/CNLS-IST
PROCEDURE : ACHAT DIMMOBILISATIONS AVEC AVANCE

Comptabilisation de la facture dfinitive : Solde des Folio : 1/1


comptes davance/ dacompte

COMPTABILISATION DE LA FACTURE DEFINITIVE : Solde des comptes davance/dacompte

JOURNAL
Achats

PIECES JUSTIFICATIVES
Factures (BC + BL)
Pices de rglement

N Compte N Compte Libells des comptes Montant Montant


Dbit Crdit Libells de lcriture Dbit Crdit

21YYXX Immobilisations incorporelles Montant

24YYXX Matriel Montant

2510XX Avances /acomptes verss / Montant


immo incorporelles

2520XX Avances /acomptes verss / Montant


immo corporelles

521YYX Banque Montant


ou
57YYYX Caisse
Montant

COMMENTAIRES

238 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 28
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : IMMOBILISATIONS FINANCIERES Folio : 1/1

IMMOBILISATIONS FINANCIERES

JOURNAL
banque/caisse

PIECES JUSTIFICATIVES
Factures (BC + BL)
Pices de rglement

N Compte N Compte Crdit Libells des comptes Montant Montant


Dbit Libells de lcriture Dbit Crdit

2751XX dpts pour loyers Montant

2752XX dpts pour llectricit Montant

2753XX dpts pour leau Montant

2755XX dpts pour le tlphone, le Montant


tlex et tlcopie

2756XX dpts sur marchs publics Montant

2757XX dpts sur autres oprations Montant

2758XX autres dpts et Montant


cautionnements

47XXX Dbiteurs divers

47XXX Dbiteurs divers

52YYX/ 57YYX Montant


Banque / Caisse

COMMENTAIRES
Dpts et cautionnements verss
Lorsque la caution et lavance sur consommation sont remboursables la rsiliation du
contrat, la partie remboursable du dcompte des frais payables la signature de la police
dabonnement est indique. Les frais dinstallation et le timbre fiscal sont enregistrs dans

239 / 302
les comptes de charges appropries.

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES


FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 29
SP/CNLS-IST CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : AVANCE DE FONDS A UNE ONG ET
Folio : 1/1
JUSTIFICATION

AVANCE DE FONDS A UNE ONG ET JUSTIFICATION

JOURNAL
Banque/
ONG

PIECES JUSTIFICATIVES
Demande davance de fonds
Pices de rglement
Pices justificatives (PJ) de dpenses

N Compte N Compte Libells des comptes Montant Montant


Dbit Crdit Libells de lcriture Dbit Crdit

47XXXX Partenaire Montant

521XXX Banque Montant

218XXXX/6XXX Appuis prciser Montant

Montant
47XXXX Partenaire

COMMENTAIRES

La 1re criture est passe lors de loctroi de lavance, les 2 dernires aprs contrle et
acceptation des pices justificatives envoyes par le Partenaire.

240 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 30
SP/CNLS-IST CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : CENTRALISATION ET PAIEMENT DES
Folio : 1/2
SALAIRES

CENTRALISATION ET PAIEMENT DES SALAIRES

Constatation de la charge de personnel : journal des OD

Comptes dbiter : 661 Rmunrations directes verses au personnel national


. 6611XX Appointements, Salaires et Commissions
. 6612 XX Primes et gratifications
. 6613 XX Congs pays
. 6614 XX Indemnits de pravis, de licenciement
. 6615 XX Indemnits de maladie verses aux travailleurs
. 6616 XX Supplment familial
. 6617 XX Avantages en nature
. 6618 XX Autres rmunrations directes

Comptes dbiter 662 Rmunrations directes verses au personnel non national


6621XX Appointements, Salaires et Commissions
. 6622 XX Primes et gratifications
. 6623 XX Congs pays
. 6624 XX Indemnits de pravis, de licenciement
. 6625 XX Indemnits de maladie verses aux travailleurs
. 6626 XX Supplment familial
. 6627 XX Avantages en nature
. 6628 XX Autres rmunrations directes

Comptes dbiter 663 indemnits forfaitaires verses au personnel


. 6631XX indemnits de logement
. 6632 XX indemnits de reprsentation
. 6633 XX indemnits dexpatriation
. 6638 XX autres indemnits et avantages divers
Compte crditer : 4281XX Dettes provisionnes pour charges payer
Compte crditer : 4220XX Rmunration due au personnel

COMMENTAIRES

241 / 302
Nutiliser que les comptes de charges appropris

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES


FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 30
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : CENTRALISATION DES SALAIRES Folio : 2/2

JOURNAL
OD

PIECE JUSTIFICATIVE
Etats de salaire
Bulletins de paie

N Compte N Compte Libells des comptes Montant Montant


Dbit Crdit Libells de lcriture Dbit Crdit

66XXXXX Rmunration due au Montant


personnel
Montant
42XXXX Personnel, rem dues

422XXX Personnel, rem dues Montant


Cotisations

43XXXX Organismes sociaux Montant

66XXXXX Frais de Personnel Montant

43XXXX Organismes sociaux Montant

COMMENTAIRES

Les deux dernires critures portent sur les montants des cotisations sociales
respectivement la charge des salaris et la charge de lemployeur

242 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 31
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : REGLEMENT DES SALAIRES Folio : 1/1

REGLEMENT DES SALAIRES

JOURNAL
Banque

PIECES JUSTIFICATIVES
Etat des salaires
Etat des cotisations
Pices de rglement

N Compte N Compte Libells des comptes Montant Montant


Dbit Crdit Libells de lcriture Dbit Crdit

422XXX Personnel, rem dues Montant


Salaires
521XXXX Montant
Banque
43XXXX
nets Organismes sociaux Montant
Cotisations
521XXXX Montant

Banque

COMMENTAIRES

243 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 32
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCDURE : STOCKS/ Entres en stock Folio : 1/1

STOCKS/ Entres en stock

JOURNAL
OD

PIECES JUSTIFICATIVES
Factures fournisseurs
BL
Bon dentre en stocks

N Compte N Compte Libells des Montant Montant


Dbit Crdit comptes Dbit Crdit
Libells de
lcriture

33XXXX Stocks Montant

603300 Variation de stocks Montant

COMMENTAIRES

La comptabilisation des entres est faite sur la base des BL et des bons dentre en magasin.

244 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 33
SP/CNLS-IST
CYCLE : GUIDES DIMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES
Octobre 2012
PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
PROCEDURE : STOCKS/Consommations de stock Folio : 1/1

STOCKS/Consommation de stock

JOURNAL
OD

PIECES JUSTIFICATIVES
Bons de sortie valoriss des stocks
Etat dmargement pour les coupons carburant

N Compte N Compte Libells des Montant Montant


Dbit Crdit comptes Dbit Crdit
Libells de
lcriture

603300 Variation de stocks Montant

33XXXX Stocks Montant

COMMENTAIRES

La comptabilisation des entres est faite sur la base des BL et des bons dentre en magasin.

245 / 302
Section 3. Planification des travaux comptables

Travaux quotidiens/Travaux mensuels/Travaux annuels CPT 34


MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES COMPTABLES CPT 34
Cycle : PLANIFICATION DES TRAVAUX COMPTABLES Octobre 2012
PROCEDURE : TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS Folio : 1/5

4.3.1 TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS

4.3.1.1. TRAVAUX QUOTIDIENS

1. Trsorerie : Caisse

tenue du brouillard de Caisse ;


contrle des pices de caisse et du brouillard de caisse ;
imputation des pices de caisse ;
saisie des pices de caisse.

2. Trsorerie : Compte spcial Banque

Imputation des transactions bancaires (chques, ordres de virements, bordereaux de


versements, avis de dbit et crdit et remises de chques) ;
Contrle des imputations ;
Saisie des transactions bancaires.

3. Achats

Imputation des factures ;


Contrle des imputations ;
Saisie des factures.

4. Stocks

Comptabilisation des entres en stocks


Mise jour des fiches de stocks.

4.3.1.2. TRAVAUX MENSUELS

1. Trsorerie : Caisse

inventaire physique de la caisse et rapprochement avec le solde comptable ;


dition du journal de caisse et rapprochement avec la comptabilit gnrale ;
contrle de la saisie ;
classement des pices de caisse ;
vrification du classement des pices justificatives.

247 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES COMPTABLES CPT 34
CYCLE : PLANIFICATION DES TRAVAUX COMPTABLES Octobre 2012
PROCEDURE : TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS Folio : 2/5

2. Trsorerie : Compte Spcial Banque

Collecte des relevs bancaires ;


Comptabilisation des frais bancaires ;
Saisie des frais bancaires ;
Edition des journaux de banques et rapprochement avec la comptabilit gnrale ;
Contrle des saisies du mois ;
Etablissement des tats de rapprochement bancaire et analyse ;
Vrification de la cohrence du solde du compte
Comptabilisation des ventuelles critures de rgularisation ;
Edition des journaux de banque dfinitifs et contrle de la cohrence avec la
comptabilit gnrale ;
Vrification du classement des pices et documents de banque (relevs bancaires,
avis de crdit et de dbit, ordres de virement) ;
Suivi des oprations de trsorerie non dnoues (oprations de virement en
attente, chques ou documents rceptionns mais non transmis ).

3. Achats

Edition du journal dachats ;


Contrle de la saisie ;
Rapprochement des documents informatiques pour cohrence ;
Justification des soldes fournisseurs et analyse ;
Comptabilisation des ventuelles critures de rgularisation
Classement des pices justificatives ;
Vrification du classement des pices justificatives ;
Rapprochement des documents informatiques pour cohrence.

4. Financement des partenaires en dveloppement

Etablissement de ltat des fonds mis disposition


Edition des comptes Fonds de dotation et rapprochement avec ltat des fonds
mis disposition;
Etablissement de la situation des fonds non encore justifis
Edition des comptes des fonds justifier (588XXX) et rapprochement avec la
situation des fonds non encore justifis;
Etablissement de la situation des dpenses non rgles et rapprochement avec les
comptes de dettes
Comptabilisation des ventuelles critures de rgularisation.

248 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES COMPTABLES CPT 34
CYCLE : PLANIFICATION DES TRAVAUX COMPTABLES Octobre 2012
PROCEDURE : TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS Folio : 3/5

5. Paie

Prparation des lments de paie ;


Prparation des chques et virements ;
Prparation de lEtat mensuel de la paie ;
Centralisation de la paie ;
Saisie des critures comptables de centralisation de la paie ;

6. Immobilisations

Mise jour des acquisitions dimmobilisations ;


Etablissement ou dition des fiches dimmobilisations relatives aux acquisitions du
mois et rapprochement avec les pices justificatives.

7. Stocks

Comptabilisation des entres de stocks


Comptabilisation des sorties en stocks
Mise jour des fiches de stocks.

8. Edition des Etats mensuels de synthse comptable

Edition du grand-livre gnral et de la balance gnrale ;


Edition des tats de suivi analytique ;
Edition des tats de suivi budgtaire ;
Comparaison des ralisations de la priode avec le budget et explication des
carts.
Elaboration Tableau Ressources Emplois

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COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES COMPTABLES CPT 34
CYCLE : PLANIFICATION DES TRAVAUX COMPTABLES Octobre 2012
PROCEDURE : TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS Folio : 4/5

4.3.1.3. TRAVAUX ANNUELS


1. Trsorerie

Inventaire physique de la caisse;


Contrle de la sparation des priodes comptables pour lenregistrement des
dpenses de lexercice
2. Paie

Etablissement du rcapitulatif annuel des salaires par employ.


3. Immobilisations

Inventaire physique des immobilisations;


Edition du tableau des immobilisations et rapprochement avec les pices justificatives
et la comptabilit gnrale ;
4. Stocks

Inventaire physique des stocks;


Mis jour des fiches de stocks
Ecritures de rgularisation
5. Travaux de synthse annuelle

Edition du grand-livre gnral et de la balance gnrale ;


Edition des tats de suivi analytique ;
Edition des tats de suivi budgtaire ;
Comparaison des ralisations de la priode avec le budget et explication des carts.
Etat synthtique des charges de la priode
Etablissement du Tableau Emplois / Ressources

La prparation des tats de synthse de fin dexercice et la ralisation des travaux annuels
prcits passent par les phases suivantes :

Etablissement de la Balance avant inventaire


Conduite de linventaire extracomptable
Ralisation de linventaire comptable
Etablissement de la Balance aprs inventaire
Prparation des Etats de synthse, notamment le Tableau Ressources Emplois

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COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES COMPTABLES CPT 34
CYCLE : PLANIFICATION DES TRAVAUX COMPTABLES Octobre 2012
PROCEDURE : TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS Folio : 5/5

6. Prparation de laudit des comptes

Rdiger les TDR de laudit des comptes et lancer le processus de slection dun
cabinet. Les Termes de Rfrence (TDR) des missions daudit externe sont labors
sur la base des modles des partenaires en dveloppement.

Assurer la consistance, la disponibilit et le bon ordre (classement) de la


documentation ncessaire pour la justification correcte des critures comptables
conformment au manuel de procdures.

7. Mise en place dun plan dactions de suivi des recommandations des audits

Aprs chaque audit, laborer un plan dactions pour le suivi des recommandations structur
comme suit :

nonc du constat tabli par lauditeur et du risque de gestion y relatif


formulation de la recommandation dtaille
identification des actions squentielles ncessaires mettre en uvre pour
corriger la situation de distorsion ou de dysfonctionnement
fixation de la date butoir de ralisation de laction
dsignation du /des responsable (s) charg (s) de la mise en uvre des actions
dsignation du responsable charg de la supervision et du contrle de la
ralisation
indication de lextrant vrifiable et/ou de la source de vrification de lexcution
de laction
indication des reporting ncessaires pour le suivi du plan dactions
Entre deux audits, vrifier que toutes les distorsions releves lors du dernier audit
sont rgularises et documentes en se rfrant au plan dactions de suivi des
recommandations.

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Section 4. Analyse et auto - contrle des comptes

Quelques contrles usuels CPT 35

Principes de base
Contrle des pices justificatives
Travaux de justification des soldes des comptes
Quelques contrles usuels

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COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES COMPTABLES CPT 35
Cycle : ANALYSE ET AUTO-CONTROLE DES COMPTES Octobre 2012
PROCEDURE : QUELQUES CONTROLES USUELS Folio : 1/3

4.4. 1 QUELQUES CONTROLES USUELS

4.4.1.1. Principes de base

Lorganisation administrative, financire et comptable et le systme dinformation de gestion sur


lequel elle sappuie doivent assurer de faon permanente :

lenregistrement exhaustif au jour le jour et sans retard des imputations comptables


gnrales, analytiques et budgtaires
le traitement temps des donnes
la justification rgulire des soldes des comptes
la mise disposition des acteurs concerns des informations de gestion requises dans les
dlais impartis tout en garantissant les exigences de rgularit et de sincrit devant
marquer lauthenticit des critures comptables pour que la comptabilit puisse servir :

doutil de mesure
dinstrument de preuve probante
de sources dinformations fiables et consistantes

4.4.1.2. Contrle des pices justificatives

Les critures doivent tre justifies par des pices dates, conserves et classes.

4.4.1.3 Achat de matires et fournitures

Lagent comptable doit, avant toute imputation, vrifier la cohrence des factures reues des
fournisseurs par rapport aux lments de la commande (Bon de commande) et de la livraison
(bon de livraison et/ou rception). Il doit en particulier sassurer :

de lexactitude du montant de la facture (contrle arithmtique)


de la concordance entre le montant de la facture et celui du bon de commande
de la concordance entre la quantit livre et la quantit facture.

4.4.1.4. Achat de services ou travaux

Lagent comptable doit sassurer, avant toute imputation, que :

la facture correspond aux services ou travaux demands


le montant de la facture correspond aux lments figurant sur le bon de commande
la mention service fait ou travaux excuts est porte sur la facture.

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COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES COMPTABLES CPT 35
CYCLE : ANALYSE ET AUTO-CONTROLE DES COMPTES Octobre 2012
PROCEDURE : QUELQUES CONTROLES USUELS Folio : 2/3
4.4.1.4. Pices de dcaissement
Lagent comptable procde aux contrles ci-aprs :

vrification des numros squentiels des supports utiliss (n de chque, pice de caisse
ou de banque)
vrification des visas autoriss
vrification de lexistence des pices justifiant la dpense (contrats, factures, tat de
paiement, etc.)
vrification de la concordance entre le montant payer et le montant indiqu sur
linstrument de paiement (chques, bordereaux de remise chques, pice de caisse, etc.)
4.4.1.5. Pices dencaissement
Lagent comptable procde aux contrles ci-aprs :
vrification des numros squentiels des supports de caisse (n pice de caisse)
vrification de lexistence des pices justifiant la recette (tat dencaissement, reu de
versement la caisse, ou toute autre pice justifiant la recette)
vrification de la concordance entre le montant encaiss et le montant inscrit sur la pice
de base (tat dencaissement, reu dentre de caisse, etc.)
4.4.1.6. Travaux de justification des soldes des comptes
Les travaux danalyse et de justification des comptes sont essentiels. Ils sont effectus
mensuellement et permettent :

dassurer la matrise des comptes du SP/CNLS-IST et la production dtats fiables


la dtection rapide des erreurs ou fraudes commises
dtablir dans des dlais raisonnables les tats financiers de fin danne

Les diffrentes tapes de la justification des soldes des comptes par lagent comptable peuvent
tre rsumes comme suit :

Etape 1 : Analyse et justification des soldes des comptes une date donne

Il sagit de sassurer que :

les mouvements qui ont affect un compte sont justifis par des pices
comptables fiables
le solde du compte nest pas anormal. Exemple : rglement dun fournisseur dont
la facture na pas t enregistre auparavant, le solde dbiteur qui en rsulte est
anormal

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COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES COMPTABLES CPT 35
CYCLE : ANALYSE ET AUTO-CONTROLE DES COMPTES Octobre 2012
PROCEDURE : QUELQUES CONTROLES USUELS Folio : 3/3

Etape 2 : Rapprochement du solde justifi avec des donnes extra-comptables

Etape 3 : Demande de confirmation de soldes auprs de tiers (fournisseurs, banque,


personnel). Cette tape est indispensable en cas de discordances importantes.

4.4.1.7 Quelques contrles usuels

Contrle de concordance entre les comptes fonds de dotation et la situation des fonds
reus

Contrle de cohrence entre les comptes dimmobilisations et le fichier des


immobilisations : contrle de concordance et justification des carts ventuels

Lettrage des tiers et fournisseurs : vrifier que toutes les oprations (factures et
rglements) enregistres sur les tiers pendant le mois ont t bien lettres

Sassurer que toutes les factures reues et traites ont t bien enregistres en
comptabilit : ce contrle peut tre effectu en rapprochant le journal des achats du
cahier ou registre des factures arrives

Le compte 422 Personnel, rmunrations dues doit avoir thoriquement un solde nul :
contrle et justification des carts ventuels

Compte banque : contrle des mouvements et des transactions bancaires et


tablissement des tats mensuels de rapprochement bancaire ; exactitude arithmtique,
contrle, justification et documentation des lments en rapprochement : dlai extrme
dtablissement : le 5 du mois suivant le mois concern

Le solde du compte de virement interne de fonds entre la banque et la caisse doit tre
nul.

Les deux comptes 585XXX Fonds justifier doivent avoir le mme solde mais de sens
contraire (oppos).

Pour les comptes de charges priodiques, vrifier que tous les mois ou priodes sont pris
en compte : salaires, eau, lectricit, tlphone, frais de tenue de compte bancaire, etc.

Sassurer que les frais dassurance comptabiliss en charge concernent uniquement


lanne en cours et que toute lanne a t considr.

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PARTIE 5 : PROCEDURES DE CONTROLE ET DE SUPERVISION
Section 1 : Procdures de contrle interne
Auto contrle SP/CNLS-IST et contrle des partenaires en RCS 01
dveloppement
Section 2 : Procdure de contrle externe
Audit et Supervision RCS 02
Section 1. Procdures de contrle interne

Auto contrle SP/CNLS-IST et contrle des partenaires en RCS 01


dveloppement
Auto - contrle du SP/CNLS-IST
Contrle par les partenaires en dveloppement

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COMPTABLES
PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION RCS 01
SP/CNLS-IST
Cycle : PROCEDURE DE CONTROLE INTERNE Octobre 2012
PROCEDURE : AUTO-CONTROLE SP/CNLS-IST& CONTROLE DU
Folio : 1/2
PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT

5.1.1. AUTO-CONTROLE SP/CNLS-IST & CONTROLE DU PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT

5.1.1.1. OBJET

Assurer dune part la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de linformation et


dautre part lamlioration des performances.

5.1.1.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique de faon continue lensemble des oprations excutes dans le cadre
des ressources du SP/CNLS-IST.

5.1.1.3. REGLES DE GESTION

Le contrle interne au niveau du SP/CNLS-IST est de trois types :

Le contrle effectu quotidiennement par le personnel du SP/CNLS-IST dans


lexcution de leurs tches

Le contrle effectu par lAuditeur Interne

Le contrle effectu priodiquement par la Cellule Suivi - Evaluation de chaque


programme

5.1.1.4. INTERVENANTS

Le personnel du SP/CNLS-IST
Le coordonnateur national
LAuditeur Interne
Le Responsable Administratif et Financier
Lagent comptable
Partenaires en dveloppement

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PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION RCS 01
SP/CNLS-IST
CYCLE : PROCEDURE DE CONTROLE INTERNE Octobre 2012
PROCEDURE : AUTO-CONTROLE SP/CNLS-IST& CONTROLE DU
Folio : 2/2
PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT

Contrle au niveau du SP/CNLS-IST


Le personnel
du SP/CNLS- Le personnel du SP/CNLS-IST effectue les oprations conformment aux
IST procdures dfinies dans ce Manuel.

Le Le Coordonnateur National et le Chef du Service Administratif et Financier


coordonnateur sont chargs de la vrification de lapplication du manuel de procdures
national/ Le administratives, financires et comptables.
Chef du
Service Le Coordonnateur National et le Responsable Administratif et Financier
Administratif feront galement des visites de terrain pour constater les ralisations
et Financier faites par les fournisseurs ou autres prestataires partenaires financs par
le SP/CNLS-IST. Ces visites feront galement lobjet de rapport.

Contrle par les partenaires en dveloppement et la Cellule Suivi Evaluation

Les partenaires en dveloppement et la CSE examinent les rapports


priodiques dactivits transmis par le SP/CNLS-IST et font les observations
ventuelles. Cest un premier niveau de contrle.

Les partenaires en dveloppement et la CSE ne se contenteront cependant


pas seulement des rapports. Ils devront tablir un Planning de visites de
terrain pour examiner sur place les activits ralises et les conditions de
leur ralisation. Le SP/CNLS-IST sera visit au moins une fois par an par
lun et lautre. Chaque visite de terrain sera sanctionne par un rapport.

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COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION RCS 02
CYCLE : PROCEDURE DE CONTROLE INTERNE Octobre 2012
PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 1/8

5.1.2. CONTROLE FINANCIER INTERNE

5.1.2.1. OBJET

Les procdures de contrles internes visent sassurer :

que lexcution des oprations (activits) sont ordonnes, thiques, conomiques,


efficientes et efficaces dans le cadre de la coordination du SP/CNLS-IST au niveau
rgional et au niveau prfectoral ;

du respect de lobligation de rendre compte tous les niveaux et de faon fiable. Le


respect de ce principe tous les niveaux passe par le dveloppement, le maintien et la
mise disposition dinformations financires et non financires, fiables et pertinentes
et aux moyens dune publication correcte de ces informations dans les rapports
tablis en temps opportun lintention de lensemble des parties prenantes, tant en
interne quen externe ;

la conformit aux dispositions contenues dans les documents de base du SP/CNLS-IST


de toutes les oprations (activits) inities et conduites par les ONG, Associations, le
SP/CNLS ;

la protection des ressources tous les niveaux contre les pertes, les mauvais usages
et les dommages dus au gaspillage, aux abus, la mauvaise gestion, aux erreurs, la
fraude et aux irrgularits ;

la mise en place dun systme efficace de dtection des risques et de proposition des
mesures correctives.

5.1.2.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique de faon continue lensemble des oprations excutes dans le cadre
des ressources du SP/CNLS-IST.

Lauditeur interne examine et contribue lefficacit continue du systme de contrle interne


travers leurs valuations et recommandations. De ce fait lauditeur interne joue un rle central
dans la fiabilit du systme de contrle interne prvu dans les diffrents manuels.

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PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 2/8

5.1.2.3. REGLES DE GESTION


Le dispositif de contrle interne englobe toutes les procdures visant dtecter et prvenir les
risques pouvant dcouler de la mise en uvre des activits du SP/CNLS-IST. Les procdures ci-
aprs prvues font parties intgrantes du dispositif de contrle interne :
les procdures dautorisation et dapprobation ;
la sparation des fonctions ;
les contrles portant sur laccs aux ressources et aux documents ;
les vrifications pralables et postriori ;
les analyses de performance oprationnelle ;
les analyses de processus dexcution et la supervision.

Cette partie du manuel vient donc complter le dispositif de contrle interne existant dans les
autres parties du prsent manuel. Elle naborde que les procdures mise en uvre par lauditeur
interne.
5.1.2.4. ETAPES DE LA PROCEDURE

La procdure comprend :

la prparation des missions daudits internes ;


lexcution des missions daudits internes ;
la prparation du rapport, sa diffusion et son suivi.

5.1.2.5. INTERVENANTS

LAuditeur Interne
Le Coordonnateur National

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PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 3/8

1. Prparation du contrle interne

LAuditeur 1.1 Planification dune mission daudit interne


Interne
Prpare un programme annuel qui servira de base la prparation de la
planification trimestrielle des missions. Le programme annuel sera adopt dans le
cadre de la planification consolide des activits du SP/CNLS-IST.

La planification dune mission trimestrielle daudit interne implique ltablissement


dun plan de mission dcrivant la stratgie gnrale daudit adapte pour la
mission et de dveloppement dun programme de travail dans le but de rduire le
risque daudit un niveau acceptable. Dans le cadre de la planification de sa
mission, lauditeur interne, prendra en compte le calendrier de certaines phases et
les procdures daudit qui ncessitent dtre ralises et compltes avant la mise
en uvre dautres procdures daudit. Lauditeur interne doit planifier : (i) les
procdures analytiques mettre en uvre en tant que procdures dvaluation
des risques ; (ii) la prise de connaissance gnrale du cadre lgal dexcution des
activits du SP/CNLS-IST ou des modifications intervenues dans le cadre lgal
auquel est soumis les structures auditer et la faon dont cette dernire sy
conforme ; (iii) la dtermination du caractre significatif ; (iv) les procdures
dvaluation des risques avant didentifier et valuer le risque danomalies
significatives ; (v) etc
Lobjectif vis dans la phase de planification est de permettre lauditeur interne
de sassurer quil a pris en considration tous les vnements ou circonstances qui
peuvent affecter ngativement la possibilit de planifier et de raliser la mission
trimestrielle en ayant rduit le risque daudit un niveau faible acceptable.
Le processus de planification est sanctionn par un plan de mission et le
programme de travail. Les deux documents doivent tre mis jours et modifis
autant de fois quil est ncessaire durant le droulement de laudit.
1.2 Dfinition des chantillons

La prsente partie a pour objet de dfinir les procdures et de prciser leurs


modalits dapplication concernant les sujets prendre en compte lors de la
dfinition des chantillons ou autres mthodes de slections dlments des fins
de tests en vue de recueillir des lments probants pouvant lui permettre de
fonder son opinion de faon fiable.

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CYCLE : PROCEDURE DE CONTROLE INTERNE Octobre 2012
PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 4/8
LAuditeur Dans le cadre de la prparation de la mission daudit, lauditeur interne doit identifier
Interne les mthodes appropries pour la slection des lments des fins de tests pour
recueillir des lments probants suffisants et appropris pour rpondre aux objectifs
des procdures daudit interne. Les mthodes retenues et les justificatifs des choix
oprs seraient consigns dans le dossier de travail de lauditeur interne.
Les trois mthodes disponibles et qui seront appliques de faon judicieuse et
optimum sont les suivantes :
la slection de tous les lments (examen exhaustif) ;
la slection des lments spcifiques ;
la slection par sondage.
Le choix de la mthode dpend des circonstances et lutilisation de lune ou
lassociation de plusieurs mthodes peuvent tre appropries. Le choix dune ou de
plusieurs mthodes repose sur le risque danomalies significatives au niveau de
lassertion faisant lobjet du contrle ainsi que de lobjectif defficience de laudit.
1.3 Le dossier de travail
Lobjet de la prsente partie est de dfinir des procdures et des principes
fondamentaux et de prciser leurs modalits dapplication relative la documentation
(dossier de travail) des travaux daudit interne.
La prparation et la tenue jour des dossiers de travail est une obligation de lauditeur
interne. Les dossiers de travail visent :
faciliter la planification et la ralisation de la mission daudit interne ;

permettre la supervision de la qualit de laudit interne par lauditeur externe


et toute autre mission de contrle externe ;

consigner les lments probants rsultant des travaux effectus pour fonder
les constats et les recommandations de lauditeur interne.

Le dossier de travail de lauditeur interne doit comporter :


les informations recueillies lors de la prise de connaissance

Les extraits des documents juridiques importants (accord de don, accord


de projet, convention de rtrocession, arrts et dcret, statut et
rglement intrieur des ONGs, Associations etc.. ;
Les diffrents manuels et notes de services ; etc

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PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 5/8

LAuditeur les informations sur le processus de planification, y compris les


Interne programmes de travail et les modifications dont ils ont fait lobjet ;
les informations faisant apparaitre que lauditeur interne a pris en
compte les travaux de laudit externe ; les analyses des diffrentes
transactions financires sur les comptes bancaires du SP/CNLS-IST ;
les informations sur lvaluation du risque danomalies significatives
dans les informations financires produites priodiquement tous les
niveaux ;
les feuilles de travail consignant la nature, le calendrier et ltendue des
procdures daudit effectues en rponse aux risques identifis au
niveau des assertions et leurs rsultats ;
les plans de mise en uvre des recommandations tous les niveaux ;
les preuves de la mise en uvre des recommandations des contrles
antrieurs ;
les correspondances et lettres de missions ;
Etc

Lauditeur interne classera le dossier de travail en deux parties : (i) les dossiers
permanents qui doivent tre mis jour par les nouvelles informations importantes
prsentant un intrt permanant ; (ii) les dossiers de travail courants qui doivent
contenir les informations concernant chaque mission trimestrielle.
Lauditeur interne doit adopter des procdures appropries garantissant la
confidentialit et la scurit des dossiers de travail.

1.4. La lettre de mission

Avant toute mission, lauditeur interne doit laborer, une lettre de mission au
moins cinq (5) jours ouvrables avant la date effective de dmarrage de la mission.

La lettre de mission approuve doit tre envoye aux personnes auditer au


moins 72h avant la date de dmarrage de la mission. A la rception de la lettre de
mission, les personnes auditer doivent accuser rception de la lettre de mission.

Lauditeur interne ne doit accepter les modifications des termes dune mission en
labsence de justification valable. Son avis sur la demande de modification devra
figurer clairement dans son rapport.

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2. Excution des missions de contrle interne

LAuditeur Chaque trimestre, lauditeur interne excutera une mission daudit au niveau du
Interne SP/CNLS-IST, des CRLS, des CPLS et dun chantillon reprsentatif et vari de
dONG et Associations.
Sans tre limitatif, son audit trimestriel portera entre autres sur les aspects ci-
aprs :
2.1 Lvaluation de la mise en uvre des recommandations

Lauditeur interne devra ce niveau, sur la base du plan de mise en uvre des
recommandations convenues lors des missions prcdentes, faire une revue du
niveau dapplication des recommandations. Cette valuation peut donner lieu :
(a) la reconduite du constat initial ; (b) la modification du constat initial ; (c)
lannulation du constat initial.

2.2 Lvaluation et lapplication effective des manuels

Lauditeur interne devra ce niveau et par sondage, faire avec les audits une
revue des procdures cls appliques dans la mise en uvre des activits. Une
comparaison sera faite entre les procdures appliques et les procdures prvues
dans les manuels en vue de dgager les divergences et de faire les
recommandations appropries.

2.3 Lvaluation des risques

Lvaluation des risques est le processus qui consiste identifier et analyser les
risques pertinents susceptibles daffecter la ralisation tous les niveaux des
objectifs du SP/CNLS-IST, et dterminer les rponses y apporter.

Lvaluation des risques par lauditeur interne impliquera, sans tre limitatif, les
lments suivants :
Identification des risques :
lis aux objectifs du SP/CNLS-IST (surtout les objectifs quantitatifs
contenus dans la planification annuelle) ;
dus aux facteurs externes et internes ;
analyse des risques
par lvaluation de limpact possible du risque ;
par lvaluation de la probabilit de survenance du risque ;
la mise au point des rponses y apporter (recommandations).

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PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 7/8

2.4 Le contrle des comptes bancaires

LAuditeur Devra ce niveau, sur base dchantillon vrifier la qualit des contrles effectus
Interne par les financiers sur les comptes bancaires dans le cadre de la mise en uvre des
procdures dencaissements et des procdures de dcaissements.

Mettra un accent particulier sur lapprciation des dlais ci-aprs :


le dlai dapprovisionnement des Comptes,
le dlai de prparation des demandes de rapprovisionnement soumettre
aux partenaires en dveloppement,
le dlai de paiement des factures et surtout des demandes de fonds des ONG
et Associations.

2.5 Le contrle de caisse

Devra par chantillon contrler postriori le fonctionnement de la caisse et la


qualit des contrles de caisse excuts.

2.6 Le contrle a priori des informations financires

Ce contrle portera sur les diffrents rapports produits.


vrifier la production bonne date des rapports ;
la fiabilit des informations contenues dans les rapports.

2.7 Le contrle de la passation des marchs

Sur base dchantillon fera le contrle postriori de passation des marchs tous
les niveaux.
Initiera, tous les contrles quil juge ncessaires pour une bonne excution de la
lutte contre le Sida.
Proposera les mesures correctives et sassurera de la mise en application des
recommandations.
De faon spcifique, devra : (a) veiller au bon respect des passations des marchs ;
(b) sassurer de la bonne composition des commissions prvues ; (c) sassurer de la
fiabilit des diffrents rpertoires des entreprises ; sassurer du respect des
procdures des partenaires en dveloppement en matire de publication.

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PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 8/8

3 La production, la diffusion et le suivi des rapports daudit interne

LAuditeur Devra prsenter lissu de sa mission trimestrielle et au plus tard 45 jours aprs la
Interne fin du trimestre son rapport dfinitif. Le rapport dfinitif sera la version prenant en
compte (si lauditeur lapprouve) ou restituant (si lobservation de laudit ne
permet pas de lever le constat) les commentaires des audits sur le rapport
provisoire. Le rapport provisoire est envoy toutes les structures audites pour
avis. Les observations crites accompagnes des lments de preuves doivent tre
produites par les structures audites dans un dlai maximum de cinq (5) jours
ouvrables compter de la rception du rapport provisoire. Les observations
ventuelles seront accompagnes du projet de plan de mise en uvre des
recommandations. Ce projet de plan doit comporter : (a) les activits pertinentes
pour la mise en uvre des recommandations ; (b) les indicateurs dvaluation des
activits ; (c) le chronogramme dtaill de mise en uvre ; (d) le responsable de
lactivit. Avant la production du rapport provisoire, lauditeur a lobligation de
faire la restitution des rsultats de laudit au niveau de chaque structure audite et
de recueillir les observations quil analysera.

Le rapport dfinitif comportera deux parties : (a) le rapport daudit interne du


SP/CNLS-IST et son plan de mise en uvre des recommandations ; (b) le rapport
daudit interne des ONG, Associations avec son plan de mise en uvre des
recommandations. Chaque partie sera structure de la faon suivante : (a)
lapprciation globale de lauditeur sur la gestion faite par la structure audite ; (b)
la prsentation gnrale du cadre dexcution de la mission (contexte dexcution
de la mission, les objectifs de la mission, ltendue des travaux, lchantillon
couvert, les faits importants ayant influenc lexcution de la mission etc) ; (c) les
rsultats de mission ; (d) le plan de mise en uvre des recommandations.
La partie concernant les rsultats prsentera : (a) les constats ; (b) les
recommandations ; (c) les observations ventuelles des audits si les dites
observations ne permettent pas dannuler valablement les constats. Sur la base du
rapport dfinitif, un extrait des faiblesses importantes identifies au niveau de
chaque structure audite sera prsent.

La diffusion de la version dfinitive du rapport daudit interne est de la


responsabilit du Coordonnateur National ou de son Adjoint. Le rapport dfinitif
est envoy : (a) tout le personnel du SP/CNLS-IST ; (b) aux Responsables
Rgionaux pour diffusion au sein du personnel.

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Section 1. Procdure de contrle externe

Audit et Supervision RCS 02

Planification des missions daudit


Planification des missions de supervision et de contrle externe

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Cycle : CONTROLE EXTERNE Octobre 2012
PROCEDURE : AUDIT EXTERNE Folio : 1/2

5.2.1 AUDIT EXTERNE

5.2.1.1. OBJET

Assurer que latteinte des objectifs du SP/CNLS-IST est en bonne voie grce lexcution des
activits conformment aux documents de financement.

5.2.1.2. APPLICATION

La procdure sapplique de faon priodique lensemble des oprations excutes dans le cadre
des ressources du SP/CNLS-IST.

5.2.1.3. REGLES DE GESTION

Le SP/CNLS-IST est soumis aux contrles et la supervision du gouvernement et des


partenaires en dveloppement. Il est galement soumis des audits annuels.

5.2.1.4. ETAPES

Planification des missions daudit externe


Planification des missions de supervision

5.2.1.5. INTERVENANTS

Le Coordonnateur National
LAuditeur Interne
Le Chef du Service Administratif et Financier
LAgent comptable
Les partenaires en dveloppement

270 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET
COMPTABLES
SP/CNLS-IST PROCEDURES DE CONTROLE ET SPERVISION RCS 03
CYCLE : CONTROLE EXTERNE Octobre 2012
PROCEDURE : DESCRIPTION DE LA PROCEDURE Folio : 2/2

1. Planification des missions daudit externe

Pour procder aux audits du SP/CNLS-IST, ce dernier recrute un mois avant


la fin de lexercice auditer un cabinet daudit indpendant acceptable par
le partenaire en dveloppement, suivant un mode de slection conforme
ses propres procdures de consultation.

Le SP/CNLS-IST effectue une bonne prparation des missions de supervision


et daudit ds quil en est inform. Toute la documentation requise doit tre
prpare et disponible pour permettre une correcte conduite desdites
missions.

Le rapport daudit devra parvenir aux partenaires en dveloppement au plus


tard trois (3) mois aprs la fin de lexercice.

2. Planification des missions de supervision et de contrle externe

Le SP/CNLS-IST pourra recevoir de manire priodique des missions


dassistance et de supervision du Gouvernement et des partenaires en
dveloppement. Les objectifs des missions de supervision seront :

de sassurer du bon ancrage et de la stratgie dimplantation et


dintervention,
dvaluer les rsultats obtenus par activit et les comparer aux
prvisions,
dvaluer le niveau dexcution du plan dactions et du budget
dexaminer la rgularit et la conformit des pices et documents
comptables ainsi que leur cohrence avec les rapports dactivits

271 / 302
ANNEXES

Annexe 1 : Organigrammes

Annexe 2 : Supports de gestion

272 / 302
ANNEXE 1 : ORGANIGRAMMES

i
ORGANIGRAMME DU SECRETARIAT PERMANENT DU CNLS-IST

CNLS-IST

COORDONNATEUR NATIONAL

COORDONNATEUR NATIONAL ADJOINT


Secrtaire Particulire

SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE


Administratif et Financier Planification Suivi-Evaluation Ministres, Entreprises, Socit Communication et
civile et Confessions religieuses Relations Publiques
Sant
Chef Service Chef Service
Chef Service Chef Service Chef Service

Agent Comptable Charg de Assistant Gestionnaire de Informaticien Charg Socit Charg des Charg du
Programme Base de Civile et Confessions Ministres et des site Web
Suivi-Evaluation
donnes Religieuses Entreprises

Comptable Charg des Secrtaire


Ressources Administratif
Humaines

Chef Parc Charg de la gestion Coursier


Auto des stocks et du
matriel

Chauffeurs Standardiste ii
Liens dynamiques entre le SP/CNLS-IST et les autres parties prenantes la rponse nationale

CNLS-IST
Organe Tripartite Commissions & Groupes de
travail

CCM

Comit Sectoriel Sant-VIH Equipe pays des Nations


Unies
NIVEAU SP/CNLS-IST
Plateforme de la Socit
CENTRAL
civile
Equipe conjointe des
Nations Unies
Comits Ministriels de
Lutte contre le Sida

Dpartement Dpartement Planification Dpartement mobilisation de Dpartement Administration


Communication stratgique et S&E la rponse nationale et Finances

NIVEAU
REGIONAL ST/REGIONAL CRLS/IST

LEGENDE :
Relations hirarchiques

Relations fonctionnelles et
NIVEAU de collaboration
ST/PREFECTORAL CPLS/IST
PREFECTOAL

iii
ANNEXE 2 : SUPPORTS DE GESTION

iv
SUPPORTS DE GESTION

LIVRE DE CAISSE
LIVRE DE BANQUE
PIECE DE CAISSE RECETTE
PIECE DE CAISSE DEPENSES
ETAT RECAPITULATIF DES PAIEMENTS PAR BANQUE
MODELE DETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
ORDRE DE PAIEMENT
FICHE DIMMOBILISATION
REGISTRE DES IMMOBILISATIONS
FICHE DINVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS
FICHE DE BORD DE VEHICULE
ETAT MENSUEL DE CONSOMMATION DES FOURNITURES
REGISTRE DES CONSOMMATIONS DES STOCKS DE FOURNITURES
FICHE DE STOCK
DEMANDE DACHAT
BON DE TRAVAIL
BON DE COMMANDE
BORDERAU DE RECEPTION
BON DENTREE EN STOCK
BON DE SORTIE DE STOCK
AUTORISATION DAPPROVISSIONNEMENT EN CARBURANT
REGISTRE DE SUIVI DES BONS DE CARBURANT
ETAT DE SUIVI ET DEXECUTION DU BUDGET PAR FINANCEMENT
FICHE DENGAGEMENT DES DEPENSES PAR LIGNE BUDGETAIRE

v
SP/CNLS-IST

LIVRE DE CAISSE

Mois / Exercice : Page n :

Date N PC Libell Recette Dpense Solde

Solde Prcdent

Totaux des
Mouvements

Nouveau Solde

vi
SP/CNLS-IST

LIVRE DE BANQUE

Mois /Exercice : Page n :

Date N PC Nature de Dbit Crdit Solde


lopration

Solde Prcdent

Totaux des
Mouvements

Nouveau Solde

vii
SP/CNLS-IST

PIECE DE CAISSE RECETTE N

Date : ...................................................................................................................................

Montant (en chiffres) :.........................................................................................................

Montant (en lettres) : ...........................................................................................................

Objet : ..................................................................................................................................

Remettant (cas chant) : ....................................................................................................

Le Comptable LAgent Comptable Le CSAF Le Remettant

viii
SP/CNLS-IST

PIECE DE CAISSE DEPENSES N ..

Date : ...................................................................................................................................

Montant (en chiffres) :.........................................................................................................

Montant (en lettres) : ...........................................................................................................

Objet : ..................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Bnficiaire : .......................................................................................................................

Imputation Budgtaire : .......................................................................................................

Le Bnficiaire Le Comptable LAgent Comptable Le CSAF

ix
SP/CNLS-IST

ETAT RECAPITULATIF DES PAIEMENTS PAR BANQUE

BANQUE : .........................................................................................................................

NUMERO DE COMPTE : .................................................................................................

NATURE DU COMPTE : ..................................................................................................

Date Numro de Bnficiaire Objet du Montant


Chque paiement

x
SP/CNLS-IST

MODELE DETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE

Date Dbit Crdit Obs.


Solde sur relev au .

ECRITURES NON PASSEES


PAR LE PROJET
-
-
-
-
-
-
-
-
-
ECRITURES NON PASSEES
PAR LA BANQUE
-
-
-
-
-
-
-
-
-
S/TOTAUX

Solde dans nos livres au .

CO AC CSAF Coordonnateur National

xi
SP/CNLS-IST

MODELE BIS DETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE

RAPPROCHEMENT BANCAIRE AU

BANQUE :
DATE :

Compte du SP/CNLS-
Compte de la banque
IST
Libells Dbit Crdit Dbit Crdit
Date Solde au

Totaux Solde au

CO AC CSAF Le Coordonnateur National

xii
SP/CNLS-IST

ORDRE DE PAIEMENT N .

Date : ............................................
Rubrique : ............................................
Catgorie de dpenses : .............................................
Ligne Budgtaire : ............................................
Crdit allou : ...........................................
Imputation Comptable : ............................................
Source de financement : ..

Nature de la Bnficiaire Montant % Bailleur % Etat Taxes Modes de


dpense facture rglement
payer

CO AC CSAF Coordonnateur National

Pices jointes :

xiii
SP/CNLS-IST

FICHE DIMMOBILISATION

Dsignation de limmobilisation : ......................................................

Nature de limmobilisation : ......................................................

Famille : ......................................................

Code didentification : ......................................................

Affectation : ......................................................

Date dentre : ......................................................

Valeur dacquisition : ......................................................

Source de financement : ......................................................

Date de sortie : ......................................................

Un modle devra tre gnr par le systme de gestion informatique du Projet.

xiv
SP/CNLS-IST

REGISTRE DES IMMOBILISATIONS

N DESIGNATION DATE VALEUR OBSERVATIONS


IMMATRICULATION IMMOBILISATION DACHAT/ (ACTIVITE OU
RECEPTION FONCTIONNEMENT)

xv
SP/CNLS-IST

FICHE DINVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS

N Rfrence Dsignation de Date Lieu Etat Observations


dOrdre /Code limmobilisation dacquisition daffectation d'utilisation

xvi
SP/CNLS-IST

FICHE DE BORD DE VEHICULE

Date Objet du Km au Quantit de Km Observations


Dplacement dpart carburant prise larrive

xvii
SP/CNLS-IST

ETAT MENSUEL DE CONSOMMATION DES FOURNITURES

Mois : ..
Article

Responsable Consommations Cumul


dactivits Quantit Valeur Quantit Valeur

Le CGSM LAgent Comptable Le CSAF

Le Coordonnateur National

xviii
SP/CNLS-IST

REGISTRE DES CONSOMMATIONS DES STOCKS DE FOURNITURES

Article : .

Date Service Demandeur Quantit sortie Emargement du


Bnficiaire

xix
SP/CNLS-IST

FICHE DE STOCK

Article : ..

Date Rfrence Entres Sorties Stocks


Qt P.U. Valeur Qt P.U. Valeur Qt P.U. Valeur

Le CGSM LAgent Comptable Le CSAF

Le Coordonnateur National

xx
SP/CNLS-IST

DEMANDE DACHAT N

Date :

Rfrences Dsignation des Articles Quantit Prix TOTAL


Unitaire

Montant demande dAchat


Allocation Budgtaire
Crdits dj consomms
Disponible aprs Demande

EMETTEUR AC CSAF CN

xxi
SP/CNLS-IST

BON DE REPARATION/ TRAVAIL No ____________


A JOINDRE OBLIGATOIREMENT A LA FACTURE

NOM DU PRESTATAIRE
ADRESSE ..
MARQUE ET TYPE DE MATERIEL/ VEH ..
IMMATRICULATION

TRAVAUX SIGNALES MONTANT

TOTAL

Arrt la prsente commande la somme de


..

CGSTM CO AC CN

xxii
SP/CNLS-IST

BON DE COMMANDE N

Date :

Fournisseur:

Demande dachat n . du .

Date de livraison ..

Rfrences Dsignations Quantit Prix TOTAL


Unitaire

Montant du Bon de
Important Commande
Le double de ce Bon de Commande doit tre
retourn avec votre facture sous peine de rejet.

Le Chef du Service Administratif et Financier Le Coordonnateur National

23
SP/CNLS-IST

BORDEREAU DE RECEPTION No _________


SUIVANT BON DE COMMANDE No _________

MAGASIN DESTINATAIRE

DESIGNATION QUANTITE QUANTITE


REF. ECART OBSERVATIONS
DES ARTICLES COMMANDEE RECUE

Date et signature Magasinier + Cachet

Date et signature du Fournisseur ou Livreur+ Cachet

xxiv
SP/CNLS-IST

AUTORISATION DAPPROVISIONNEMENT
EN COUPON CARBURANT

Structure ou personne bnficiaire : .

Nature :

o Gasoil

o Essence

N de bons Nombre de Valeur de Quantit Nom Emargement/


bons bons correspondante Bnficiaire Observations

AC CSAF CN

xxv
SP/CNLS-IST

REGISTRE DE SUIVI DES BONS DE CARBURANT

ENTREES SORTIES SOLDE


Date Nombre Valeur Valeur Date Vhicule Objet Nombre Valeur Nombre Valeur
total de du totale bnficiaire de bons Totale de bons totale
bons bon

Montant du Bon de
Important Commande
Le double de ce Bon de Commande doit tre
retourn avec votre facture sous peine de rejet.

Le Chef du Service Administratif et Financier Le Coordonnateur National

xxvi
SP/CNLS-IST

BON DENTREE EN STOCK No ___________


DATE:

REF. PIECES JUSTIFICATIVES :

DESIGNATION UNITE DE QUANTITE PRIX MONTANT OBSERVATIONS


DES COMPTAGE UNITAIRE
ARTICLES

CGSM COMPTABLE

xxvii
SP/CNLS-IST

BON DE SORTIE (Livraison interne)


Date de remise du bon :
Nature article : ..
Quantit :
Objet/motif : .
Prix unitaire : .
Cot Total : ..
Imputation :
Nom bnficiaire :
No Vhicule :
Date livraison : .

CGSM Bnficiaire / Demandeur

xxviii
SP/CNLS-IST

FICHE DENGAGEMENT DES DEPENSES PAR LIGNE BUDGETAIRE

Rubrique : ......................................................
Catgorie de Dpenses : .......................................................
Ligne Budgtaire : ......................................................
Crdit allou : .......................................................

Date Opration Montant Dpenses cumules Crdit disponible


ce jour

AC CSAF CN

xxix
SP/CNLS-IST

ETAT DE SUIVI ET DEXECUTION DU BUDGET PAR FINANCEMENT

Financement : .

Budget Ralisations Ralisations Ralisations % Solde


Catgories Annuel cumules du du mois cumules au disponible
mois mois
m-1 m m
1.

2.

3.

4.

5.

TOTAL

AGENT COMPTABLE CHEF SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

COORDONNATEUR NATIONAL

xxx