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TRABAJO SE ADQUIERE ,
MS SE AMA .
ARISTTELES.
SEMANA 03
HERRAMIENTAS DE EXCEL
COMPETENCIA
CONTENIDO
REVISIN
AUTOCORRECCIN
PROTECCIN DE DATOS
ORDENAR Y FILTRAR
PROPIEDADES DE UN LIBRO E XCEL
6. HERRAMIENTAS DE EXCEL
REVISIN
REGRESA
Si activas la casilla Corregir Dos Maysculas Seguidas, no permitir que a la hora de
escribir una palabra las dos primeras letras estn en mayscula y el resto en minscula.
Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opcin est
activada.
Si activas la casilla Poner en mayscula los nombres de das, en caso de encontrar una
palabra que corresponda a un da de la semana, Excel pondr automticamente la
primera letra en mayscula. Esta opcin no siempre interesa que est activada.
Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una
frase, si la primera letra est en minscula y el resto en mayscula, Excel entiende que
BLOQ MAYUS del teclado est activado por error y automticamente corrige el texto y
desactiva la tecla. Esta opcin interesa que est activada.
Para corregir una hoja de clculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos:
Situarse en la primera celda de la hoja de clculo.
Seleccionar la pestaa Revisar y elegir la opcin Ortografa.
En caso de encontrar algn posible error ortogrfico, aparecer el cuadro de dilogo
Ortografa.
REGRESA
PROTECCIN DE DATOS
Para mantener los datos de tu hoja de clculo a salvo e impedir que inesperadamente se
realicen cambios en las mismas, Excel te permite proteger tanto la hoja como celdas
como todo el libro.
Estas herramientas estn disponibles en la pestaa Revisar y en el grupo de trabajo
denominado Cambios. En donde puedes observar estn entre otros los iconos Proteger
hoja y Proteger libro.
Proteger hoja:
Para que los datos que tienes en una determinada hoja del libro de clculo queden
protegidos en su totalidad y as nadie pueda realizar cambios sobre ellos, simplemente
pueda consultarlos pero sin realizar modificaciones vas a seguir los pasos siguientes:
Situado en esta hoja pulsa en la pestaa Revisar, en la zona superior, despus dentro del
grupo Cambios pulsa en Proteger hoja.
Se abre una ventana nueva, fjate que estn con un clic arriba donde pone: Proteger hoja y
contenido de las celdas bloqueadas, as como las dos opciones superiores de la lista, luego
haz clic en Aceptar.
Si pruebas a introducir datos en la hoja veras que te sale un mensaje indicndote que la hoja
es solo de lectura y que no puedes modificarla.
Puedes realizar estos mismos pasos introduciendo una contrasea para que solo las personas
que la conozcan puedan desproteger la hoja, para ello:
En la ventana Proteger hoja, en el rectngulo blanco debajo de donde pone Contrasea para
desproteger la hoja, indica una contrasea, pulsa Aceptar,
Ahora para desproteger la hoja no basta solamente con pulsar el icono, sino que hay que
conocer e introducir la contrasea correctamente.
REGRESA
LISTA DE DATOS
Excel es primariamente una hoja de clculo, pero adems de ello tiene capacidad para
analizar tablas de datos, tales como stock, clientes, planillas, monitorear cuentas y
ventas. La combinacin de una serie de funciones hace al Excel una excelente
herramienta de anlisis para negocios y administracin de sistemas.
Excel usa el trmino Lista para referirse a informacin almacenada en filas y columnas,
si usted est familiarizado con versiones anteriores de Excel, entonces es probable que
este ms familiarizado con el trmino Base de Datos.
Una lista de datos es un conjunto de registro formado por filas y columnas.
Las filas representan los registros de datos
Las columnas representan los campos de datos
REGRESA
Hacer clic en la ficha . En el bloque de botones Ordenar y filtrar se presenta un
conjunto de comandos los cuales se describen a continuacin,
Ordena por la columna de datos seleccionada en orden ascendente
Ordena por la columna de datos seleccionada en orden Descendente
Permite personalizar la forma en que se ordenarn los datos.
Seleccionar el comando
REGRESA
FILTROS AUTOMTICOS
El filtrado de datos constituye un mtodo fcil y rpido para encontrar subconjuntos de
datos en una lista y trabajar con ellos.
Cuando se filtra una lista slo visualizar las filas que cumplen un conjunto de
condiciones de bsqueda llamado criterios.
A diferencia de la ordenacin, la filtracin no reorganiza las listas. La filtracin oculta
provisionalmente las filas que no desea mostrar.
Cuando Excel filtra las filas, la hoja de clculo se coloca en el modo de filtracin. En
este modo se podr editar, dar formato, efectuar representaciones grficas e imprimir la
lista de subconjuntos sin tener que reorganizarla o moverla.
REGRESA
2. Ubicarse en la celda A5.
4. Ahora simplemente con hacer clic en la lista desplegable podr filtrar los registros de
datos segn sus requerimientos.
FILTRO PERSONALIZADO
Se utiliza para especificar condiciones utilizando operadores booleanos
REGRESA
2. Ubicarse en la celda A5.
5. Ingrese los valores segn se muestra en la grfica, para que slo se muestre los
alumnos que pagan una pensin que est entre 200 y 350 nuevos soles.
Hacer clic en el botn Aceptar para aplicar el filtro.
REGRESA
SUBTOTALES
Los Subtotales son una herramienta muy valiosa al momento que nosotros necesitamos
realizar clculos. Usando Subtotales podemos hacer lo siguiente:
a. Agrupamiento de datos.
Mostrar Subtotales y Totales por diferentes grupos de la lista Hacer diferentes
tipos de clculos como por ejemplo contar los tems, calcular el promedio de los
tems.
b. Preparando los datos para calcular Subtotales
Para que los Subtotales trabajen correctamente, la tabla de datos deber estar
ordenada por el campo que se desea agrupar. Asimismo la tabla deber contener
en la primera fila los nombres de los campos.
Cmo crear subtotales?
1. Utilice la siguiente lista de datos para calcular subtotales por categora
2. Ubicarse en la celda I5 y hacer clic en el botn para ordenar los registros por
categora. Es necesario antes de calcular subtotales, ordenar los registros por la columna
de datos que se calcular subtotales.
REGRESA
VINCULAR LIBROS DE TRABAJO
REFERENCIA EXTERNA.
Referencia a una celda o bloque de celdas de otro libro de trabajo, o la referencia
a un nombre definido en otro libro de trabajo.
Libro de Trabajo dependiente.
Libro de trabajo que contiene un vnculo con otro libro de trabajo, y por lo tanto
depende de la informacin que est en el otro libro.
Libro de trabajo fuente.
Un libro de trabajo que es la fuente de la informacin a la que hace referencia en
una frmula con referencia externa.
Sintaxis:
Ubicacin del libro de trabajo en el disco (ruta de acceso)
Nombre del libro de trabajo El nombre de la
hoja
Celda
=C:\VENTAS\[VENTAENE.XLS]Hoja1!$A$5
Un signo de admiracin sigue a un apstrofo de cierre y precede a la referencia.
La ruta de acceso, el nombre del libro de trabajo y el nombre de la hoja estn encerrados
entre un par de apstrofos. El nombre del libro de trabajo est encerrado entre
corchetes
ACTIVIDADES DEL CURSO DE EXCEL:
TAREA
Carcter:
Individual Obligatorio
Indicaciones:
Leer atentamente las indicaciones y desarrollar los ejercicios guindose de su manual de
Excel 2013.
Competencia.
Carcter:
Individual Obligatorio
Indicaciones:
Competencia.
REGRESA
"SI NO ESTAMOS EN PAZ CON
NOSOTROS MISMOS , NO
PODEMOS GUIAR A OTROS,
EN SU BSQUEDA DE LA
PAZ".
SEMANA 03
CONFIGURACIN DE PGINA
COMPETENCIA
CONTENIDO
CONFIGURACIN DE PGINA
DISEO DE PGINA
IMPRIMIR
1. CONFIGURAR
1.1. VISTA DE DISEO DE PGINA
En anteriores versiones exista la vista preliminar como herramienta para visualizar nuestra
hoja antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos estticos. En Excel 2013, la vista
preliminar como tal est mucho ms limitada y sirve nicamente para dar una ltima ojeada
al aspecto general antes de imprimir.
Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora. La
nica diferencia es que sabremos cmo quedar la hoja al imprimirla. Veremos los saltos de
pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina y sabremos cuntas hojas ocuparn y cmo
se ajustan los datos a la pgina.
Si los datos ocupan ms de una pgina, deberemos utilizar las barras de desplazamiento para
ir vindolas:
REGRESA
Otra opcin muy utilizada es la de Zoom.
Con la opcin Zoom, se abre una ventana que te permite escoger entre varios valores.
La opcin central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamao real.
Y Ampliar seleccin aumenta el zoom a 400%, centrndolo en la celda u objeto seleccionado.
Cuando volvemos a la vista Normal, aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn
dnde har Excel los saltos de pgina. Estas lneas no
En Excel 2013, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la impresin se
utiliza el Diseo de pgina. Accedemos a esta opcin desde la pestaa Vista IMPRESIN DE
DATOS
Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser el
diseo y la configuracin de las pginas a imprimir y la operacin de imprimir los datos. Para
ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la impresin se utiliza el Diseo de
pgina. Accedemos a esta opcin desde la pestaa Vista.
REGRESA
Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora, la nica
diferencia es que sabremos cmo quedar la hoja al imprimirla. Veremos los saltos de pgina,
mrgenes, encabezados y pies de pgina y sabemos cuntas hojas ocuparn y cmo se ajustan
los datos a la pgina.
Si los datos ocupan ms de una pgina, deberemos utilizar las barras de desplazamiento:
REGRESA
Cuando volvemos a la vista Normal, aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn
donde har Excel los saltos de pgina. Estas lneas no se imprimirn.
Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuracin, deberemos pulsar el
pequeo botn de la esquina inferior derecha. Como siempre, se abrir una nueva ventana. El
cuadro de dilogo Configurar pgina est organizado en varias pestaas: La primera de las
fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la orientacin del papel, el
tamao del papel que utilizamos y otros parmetros.
REGRESA
Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir,
utilizar la ficha Mrgenes.
Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina: tambin nos permite indicar a cuntos centmetros
del borde del papel queremos que se siten.
La ltima ficha es Hoja, que nos permite definir cmo queremos que se impriman los datos
contenidos en la hoja. Configurar pgina
En rea de impresin: podrs indicar el rango de celdas a imprimir.
REGRESA
En Imprimir ttulos podrs activar las siguientes opciones:
Repetir filas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima aparezca como
ttulo de columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada pgina que se imprima aparezca como
ttulo de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
Por ltimo, podrs elegir el Orden de las pginas, es decir, la direccin que seguirn para
la impresin.
Tanto en sta ficha como en las otras, podrs acceder a las Opciones especficas de la impresora
seleccionada para la impresin, as como dirigirte a la opcin Imprimir..., desde sus
correspondientes botones.
REGRESA
1.4. IMPRIMIR
Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si seleccionamos la
opcin Imprimir del men Archivo, veremos la siguiente ventana:
Elegir cuntas copias imprimir del documento. Escoger qu impresora queremos utilizar en la
impresin del documento, en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene
seleccionada por defecto. Tambin podremos modificar las Propiedades de impresora
seleccionada.
En la zona de la derecha vemos la vista previa de la pgina. Caso de tener ms de una pgina,
podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones inferiores o escribiendo el
nmero de la pgina a visualizar Botones recorrer pginas. Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina
stos botones estarn inactivos.
Tambin en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la vista previa,
pudiendo mostrar/ocultar los mrgenes y elegir si visualizar la pgina completa.
Cuando est todo listo para la impresin y quede como deseas, podrs pulsar el botn imprimir
de la zona superior.
REGRESA
SI QUIERES APRENDER ,
ENSEA.
CICERN.
SEMANA 03
VISUALIZACIN DE DATOS A TRAVS DE
GRFICOS
COMPETENCIA
CONTENIDO
GRFICOS
AADIR UN SERIE DE DATOS
CARACTERSTICAS Y FORMATO DEL GRFICO
MODIFICAR EL TAMAO Y DISTRIBUCIN DE UN
GRFICO
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el
grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se
mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita.
Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para
empezar a crearlo.
REGRESA
Aparecer un cuadro que contendr el grfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente)
o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Adems, vers que aparece en la barra de mens una seccin nueva, Herramientas de grficos.
En los siguientes apartados veremos las opciones que se encuentran dentro de estas pestaas.
REGRESA
Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de
dilogo: Seleccionar origen de datos
En el campo Rango de datos del grfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarn en
cuenta para crear el grfico. En el caso de la imagen, hemos englobado de la celda C7 a la E8 (6
celdas). Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botn seleccin de datos
y seleccionar las celdas en la hoja.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje horizontal
(categoras) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de
dos series para poder crearse (por ejemplo los grficos de superficie), y otros en cambio, (como
el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.
Utiliza el botn Editar para modificar el literal que se mostrar en la leyenda de series del
grfico, o el rango de celdas de las series o categoras. En nuestro caso, por ejemplo,
cambiaremos Series1 por Ventas.
El botn Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categoras y
viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de
opciones Cambiar entre filas y columnas que hemos visto antes en la pestaa Diseo.
Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas abrirs un pequeo cuadro de dilogo desde
donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn ocultas.
Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un grfico. Cuando
acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botn Aceptar.
REGRESA
2.3. CARACTERSTICAS Y FORMATO DEL GRFICO
En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del
grfico.
Por ejemplo, en la seccin Ejes podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir
Lneas de la cuadrcula para leer mejor los resultados:
Ejes
En ambos casos dispondrs de dos opciones: las lneas o ejes verticales y los horizontales. Y
para cada uno de ellos podrs escoger entre distintas opciones: cuntas lneas mostrar, si los ejes
tendrn o no etiquetas descriptivas, o qu escala de valores manejarn, entre otras. Te
recomendamos que explores estas opciones, inclusive la ltima opcin "Ms opciones de...".
REGRESA
Si lo que quieres es desplazarlos, slo debers seleccionarlos en el propio grfico y colocarlos
donde desees.
Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar el modo
en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.
La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos bidimensionales.
Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos
tridimensionales disponibles:
Practica primero con unos cuantos grficos con datos al azar y vers el provecho que puedes
sacarle a estas caractersticas.
Controles de grfico
Los controles cuadrados Cuadrado establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y
arrstralos para modificar sus dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los controles circulares Crculo podrs modificar su tamao
manteniendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrs escalar el objeto y
hacerlo ms grande o pequeo.
Tambin puedes mover los componentes del grfico. Para ello, coloca el cursor sobre cualquier
objeto seleccionado, y cuando tome esta forma Mover podrs hacer clic y arrastrarlo a la
posicin deseada.
Selecciona el grfico.
- Eligiendo Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente. Si utilizas este
mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la posicin y con el
tamao que t elijas. sta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se genera un
nuevo grfico.
Adems, tambin puedes mover el grfico arrastrndolo dentro de la misma hoja o bien a
otra
REGRESA
Disponemos de tres posibles tipos de grfico: de lnea, de columna y de ganancia o prdida.
Carcter:
Individual Obligatorio