1.

2 Proceso operativo bajo el enfoque de sistemas y diagnstico

Para que la funcin de un departamento de relaciones industriales sea

comprendida y ejecutada de manera ptima, deber estar siempre contemplado
bajo dos enfoques fundamentales de operacin: enfoque de sistemas, y de
diagnstico.

1.2.1 Enfoque de sistemas

La teora de sistemas presenta un modelo conceptual que permite efectuar

simultneamente el anlisis y la sntesis de la organizacin en un ambiente
(medio) complejo y dinmico. Supone que todas las organizaciones son sistemas
abiertos, esto es, se relacionan activamente con el medio que los rodea.

Un sistema es un conjunto de elementos, relacionados de modo dinmico, que

desarrollan una actividad para alcanzar un determinado objetivo o propsito que
tienen en comn.

Todo sistema requiere materia, energa o informacin obtenidas en el ambiente,

que constituyen los insumos o las entradas de recursos necesarios para que el
sistema pueda operar. Dichos recursos son procesados en las diversas partes del
sistema (subsistemas) y transformados en salidas o resultados que retornan al
ambiente.

Sub-
Entradas Salidas
sistemas

Las partes de la organizacin se presentan como subsistemas interrelacionados

dentro de un macrosistema. Estas interrelaciones obligan a una integracin
sinrgica del sistema total, de manera que el todo es mayor que la suma de sus
partes, o al menos diferente de ella. De igual modo la organizacin es un sistema
abierto, cuya interaccin con el ambiente es dinmica.

Un sistema consta de cuatro elementos principales:

a. Entradas e insumos
b. Procesamiento u operacin
c. Salidas o resultados
d. Retroalimentacin
El ambiente externo (suprasistema)

Todo sistema existe y funciona en un ambiente, el cual es todo lo que rodea al

sistema y sirve para proporcionarle los recursos necesarios para su existencia. El
sistema utiliza estos recursos para transformarlos en resultados, los cuales son
devueltos al ambiente. Aunque el ambiente es el proveedor de insumos y
recursos para el sistema, tambin es una fuente de contingencias y amenazas.

Los sistemas se clasifican en cerrados o abiertos segn el modo como interactan

en el ambiente. El sistema cerrado tiene pocas entradas y salidas, por lo que se le
denomina determinista o mecnico. El sistema abierto posee numerosas entradas
y salidas y tambin se le denomina sistema orgnico.

El sistema bajo estudio ser rodeado por diferentes suprasistemas que pueden ser
clasificados de acuerdo con sus propiedades:

1. Fsico, ecolgico, incluye las condiciones naturales y climticas.

2. Tecnolgico, referente al impacto que tienen las innovaciones tecnolgicas
sobre el sistema.
3. Social, valores adquiridos en sociedad.
4. Poltico, restricciones legales e interpretacin de leyes.
5. Econmico, manejo de presupuestos y generacin de ingresos.

Elementos internos (subsistemas)

As como existen suprasistemas, los cuales contienen al sistema bajo estudio,

existen subsistemas, los cuales son contenidos por tal sistema. Estos afectan no
solo la satisfaccin que los trabajadores obtienen de su empleo, sino la eficiencia
con la que lo realizan:

1. Fsico, alumbrado, temperatura, ventilacin, etc.

2. Tecnolgico o socio tcnico, manejo y desarrollo tecnolgico.
3. Social, valores humanos de los miembros de la organizacin.
4. Poltico, toma de decisiones y luchas de poder.
5. Econmico, el reflejo de su estado financiero.
1.2.2 Enfoque de diagnstico

El Diagnstico es una actividad vivencial que involucra a un grupo de personas de

una empresa o institucin interesadas en plantear soluciones a situaciones
problemticas o conflictivas, sometindose a un auto-anlisis que debe conducir a
un plan de accin concreto que permita solucionar la situacin problemtica.

Las bases del Diagnstico Organizacional es que al igual que las personas, las
empresas o instituciones deben someterse a exmenes peridicos para identificar
posibles problemas antes de que stos se tornen graves.

Estos exmenes peridicos constituyen un sistema de control que permite

optimizar el funcionamiento de las empresas o instituciones. Al ser identificados
los problemas en el funcionamiento de la empresa, surgen acciones mediante un
diagnstico dirigidas a su eliminacin o disminucin que en conjunto constituyen
una parte importante de la planeacin operativa.

Las reas que se evalan en una organizacin son:

Administracin
Manuales y documentos
Produccin
Buenas prcticas de manufactura
Seguridad Industrial
Logstica
Recursos Humanos
Sistemas
Finanzas
Comercializacin
Funcionamiento del diagnstico organizacional

Una de las ideas fundamentales en que se basa el Diagnstico Organizacional es

que en una organizacin es frecuente que sus integrantes sean conscientes de las
manifestaciones parciales de un problema (sntomas) y de que es necesario un
proceso de sntesis (diagnstico) para identificar el problema de una manera clara,
que permita proponer soluciones (terapia).

Existen 3 Factores en un Diagnstico Organizacional que son importantes tanto

para determinar la problemtica como para dar soluciones:

1. La situacin de la empresa dentro del contexto de su rama industrial.

2. La posicin de las empresas en el ciclo de vida de las organizaciones.
3. El estilo organizacional que prevalece en el sistema social de la empresa.

Cmo se aplica un diagnstico?

Como en todo Sistema Participativo el proceso es tan importante como el

resultado ya que el espritu de grupo generado y el conocimiento de las opiniones
y problemas de otros componentes de la organizacin son beneficios casi tan
importantes como el de identificar y resolver problemas.

El procedimiento general de Diagnstico Organizacional consta de los siguientes

pasos:

1. Seleccin del Grupo de Trabajo.

2. Entrenamiento del Grupo de Trabajo.
3. Generacin de Sntomas Individuales.
4. Generacin de la Lista Colectiva.
5. Proceso de Sntesis y Generacin de Problemas.
6. Clasificacin de Problemas.
7. Planteamiento de Soluciones.
8. Generacin de Plan de Accin.
 DIAGNSTICO CAPACITACIN ACOMPAAMIENTO

Para preparar a los

Para determinar las Lderes organizacionales
capacidades y a los teletrabajadores Para darle Sostenibilidad
organizacionales para el al proceso.
teletrabajo.
Aspectos como:
En aspectos como:
Liderazgo
Aspetos como: Coordinacion
Supervisin
Cultura Coaching
Toma de decisiones
Procesos Mentoring
Trabajo en equipo
Tecnologa GBR
Planificacion
Factor humano

Clasificacin del diagnostico

Cada organizacin tiene requerimientos distintos de diagnstico debido a que

cada problema depende de diferentes variables que varan de acuerdo al tipo,
tamao y funciones de cada organizacin, por esta razn se hace mencin de tres
tipos o mdulos de diagnstico que sern aplicados de acuerdos a los
requerimientos de cada empresa, estos son:

I. Mdulo de diagnstico general.

Se determina en forma macro los puntos dbiles del aparato financiero de la

organizacin y de los procesos operativos que requieren una inmediata atencin.

El primer aspecto que se debe tomar en cuenta para aplicar este tipo de
diagnstico es informar y capacitar a los directivos y ejecutivos de la empresa
respecto al plan de diagnstico, luego se estructura un grupo de trabajo en el que
participan empleados claves de las reas de la empresa dirigidos o coordinados
por asesora externa.
Al haber conformado los grupos de trabajo se evala la informacin financiera de
la empresa y de cada rea operativa de la misma para determinar el mtodo de
anlisis a aplicar y emitir un diagnstico o evaluacin por cada grupo de trabajo.

De manera general se puede definir con un simple esquema los pasos que se
deben seguir para aplicar el Diagnstico General a una organizacin:

1. Obtencin de datos.
2. Depuracin de datos.
3. Jerarquizacin de problemas.
4. Priorizacin de problemas jerarquizados.
5. Peso total del problema.
6. Determinacin de reas crticas.
7. Secuencia para reingeniera.

II. Mdulo de diagnstico especfico (diagnostico operativo).

Es la implementacin de tableros de indicadores de productividad en las reas de

la administracin empresarial de:

Control de Gestin.
Gerencia de Produccin.
Administracin de Operaciones, etc.

Basndose en la comparacin de indicadores se puede evidenciar la situacin

productiva de la empresa y determinar de forma rpida y efectiva una planeacin
adecuada para alcanzar los estndares de produccin que beneficien a la
organizacin, los pasos a seguir para realizar el diagnstico operativo son:

1.- Los directivos de la empresa

seleccionan los procesos prioritarios
para el diagnstico.

2.- Se difunde y capacita al personal

con respecto a los objetivos y pasos
del diagnstico operativo.

3.- Se estructura un grupo de trabajo

para elaborar el diagnstico.

4.- Se ejecuta el mtodo de

diagnstico utilizando las herramientas
necesarias de acuerdo con la informacin con la que cuenta la empresa.

5.- Se seleccionan y se aplican los indicadores necesarios para elaborar el

diagnstico especfico, as como para medir los resultados y compararlos con lo
buscado.

6.- Se elabora y presentan en forma permanente ante los directivos el reporte

peridico de evaluacin de los resultados de la empresa para tomar decisiones,
controlar sus avances y cumplir con los cronogramas establecidos.

7.- Se evalan los avances de los cambios de acuerdo con los estndares
establecidos para retroalimentar el diagnstico.

III. Mdulo de diagnstico operativo.

En momentos de crisis se debe trabajar ms y los temas son ms urgentes. Esto

puede hacer perder la perspectiva sobre el estado del conjunto de la empresa. El
actuar exclusivamente sobre los problemas del da, provoca trabajar sin visin de
futuro. Se dejan de hacer planes y aparece el desaliento. En los momentos
difciles es cuando es ms necesario observar las fortalezas y debilidades de la
situacin para fijar objetivos claros donde concentrar todos los esfuerzos posibles.

El diagnstico operativo se encarga de realizar este anlisis sin entorpecer las

actividades de la organizacin de manera rpida y objetiva para as definir las
reas sobre las que debera reforzar para obtener una ventaja sobre los
competidores.

Caractersticas

El trabajo se realiza en un plazo mximo de 20/25 das corridos.

El mtodo incluye entrevistas personales, cuestionarios y anlisis de
documentacin formal de la organizacin.
El objetivo es determinar en qu reas o sectores se deben concentrar sus
recursos para mejorar su eficiencia y competitividad.
Definiendo el estado actual y los objetivos en el corto y mediano plazo, lo
ayudaremos a fijar las estrategias a seguir.
Universidad Tec Milenio. (2005). Cursos Tec Milenio, Relaciones Industriales.
Obtenido de Tec Milenio:
http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/pn/pn04004/apoyos/2.pdf

Universidad Santa Mara (2000). Procesos industriales administrativos, Modelo de

diagnstico bajo la visin de proceso marco de trabajo conceptual. Obtenido de
Gestiopolis:
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/diagorgmarcon.pdf