PGD Progrma de Gestión Documental V2

Cdigo: FO-PCA-CODO-009 Versin: 3
PGD PROGRAMA DE GESTIN

DOCUMENTAL
Secretaria General
Grupo de Gestin Administrativa y
Documental
Calle 45 A # 9-46
Telfonos: 3487777 - PBX: 3487800
Fax 3487804
www.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.co
Bogot D.C., Colombia
Comit Tcnico Institucional de Desarrollo

Administrativo
OFICINA ASESORA JURDICA

2
SECRETARIA GENERAL Lida Regina Bula Narvez
Luz Mary Coronado Marn Jefe de Oficina
Secretaria General
OFICINA DE PROTECCIN Y ATENCIN AL

OFICINA ASESORA DE PLANEACIN Y USUARIO
DESARROLLO Diana Karime Vlez Gonzlez
Zoilo Urbina Contreras Jefe de Oficina
Jefe de Oficina
GRUPO DE GESTIN DEL TALENTO

OFICINA DE TECNOLOGAS DE LA HUMANO
INFORMACIN Jorleidy de Jess Bean Mosquera
Y LAS COMUNICACIONES Coordinador de grupo encargada
Clara Ins Bornacelly Martnez
Jefe Encargada
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Jos William Casallas Fandio
Jefe de oficina
Elaborado Actualizado
Diciembre 2015 Noviembre 2016
Cristian Camilo Cabra Neira Cristian Camilo Cabra Neira

Martha Patricia Vargas Moreno Contratista Grupo de Gestin
Administrativa y Documental
Revisado
Diana Marcela Ospina Florez

Coordinadora Grupo de Gestin
Administrativa y Documental
Versin 2
Bogot, 2016
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN ................................................................................................................................................ 6
1. ALCANCE .................................................................................................................................................. 7 3
1.1. Perspectiva Financiera.................................................................................................................... 7
1.2. Perspectiva de Procesos Internos................................................................................................... 7
1.3. Aprendizaje y Crecimiento .............................................................................................................. 8
2. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................... 8

2.1. OBJETIVOS ESPECFICOS ........................................................................................................... 8
3. RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIA .................................................................... 9
4. GLOSARIO .............................................................................................................................................. 11
5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL - PGD16

5.1. NORMATIVOS .............................................................................................................................. 16
5.2. ADMINISTRATIVOS ..................................................................................................................... 16
5.3. TECNOLGICOS ......................................................................................................................... 16
5.3.1. Polticas de Confidencialidad .................................................................................................. 17
5.3.2. Roles y Perfiles........................................................................................................................ 17
5.4. ECONMICOS ............................................................................................................................. 19
6. DIAGNOSTICO DOCUMENTAL INTEGRAL ........................................................................................... 20

6.1. HALLAZGOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL .......................................................................... 20
6.1.1. Aspectos Generales de la entidad ........................................................................................... 21
6.1.2. Archivo Central ........................................................................................................................ 21
6.1.3. Sistema Integral de Calidad .................................................................................................... 22
6.1.4. Depsitos de archivo ............................................................................................................... 22
6.1.5. Series y asuntos por unidad administrativa ............................................................................. 23
6.1.6. Procesos de gestin documental............................................................................................. 23
6.1.7. Evaluacin de aspectos archivsticos ...................................................................................... 24
6.1.8. Sistemas de Informacin ......................................................................................................... 25
6.1.9. Evaluacin de aspectos de conservacin................................................................................ 26
6.2. ANLISIS DE RIESGOS ............................................................................................................... 27
6.3. PLAN DE ACCIN Y MEJORA..................................................................................................... 32
6.3.1. Nivel Estratgico...................................................................................................................... 32
6.3.2. Nivel Procesal y Operacional .................................................................................................. 33
7. GERENCIA DE GESTIN DOCUMENTAL ............................................................................................. 36

7.1. MISIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL ................................................................................... 36
7.2. VISIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL ................................................................................... 36
7.4. CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS ................................................................................... 41
7.5. INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS............................................................................................. 41
7.5.1. Tablas de Retencin Documental (TRD) ................................................................................. 41
7.5.2. Cuadros de Clasificacin Documental (CCD) .......................................................................... 42
7.5.3. Inventario Documental............................................................................................................. 42
7.6. INSTRUMENTOS DE LA GESTIN DE INFORMACIN PBLICA ....................................................... 43
7.6.1. Instrumentos de la Gestin de Informacin Pblica ...................................................................... 43
7.6.2. Registro de activos de informacin.......................................................................................... 44 4
7.6.3. ndice de Informacin Clasificad ay Reservada....................................................................... 44

7.6.4. Esquema de Publicacin de Informacin.............................................................................. 44
7.7. POLTICAS ESTRATGICAS DE LA GESTIN DOCUMENTAL ................................................ 45
7.7.1. Marco conceptual .................................................................................................................... 45
7.7.2. Directrices generales .................................................................................................................... 45
7.7.3. Articulacin entre reas ................................................................................................................ 46
8. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIN DOCUMENTAL ............................................. 47

8.1. PLANEACIN ESTRATGICA DE LA GESTIN DOCUMENTAL .............................................. 47
8.2. PRODUCCIN DOCUMENTAL.................................................................................................... 47
8.3. GESTIN Y TRMITE DOCUMENTAL ........................................................................................ 48
8.3.1. Recepcin, Anlisis y Direccionamiento del Documento ......................................................... 49
8.4. ORGANIZACIN DOCUMENTAL ................................................................................................ 52
8.4.1. Clasificacin ............................................................................................................................ 52
8.4.2. Ordenacin .............................................................................................................................. 52
8.4.3. Descripcin .............................................................................................................................. 53
8.5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES....................................................................................... 54
8.5.1. Preparacin de la Transferencia documental: ......................................................................... 54
8.5.2. Validacin de la transferencia documental: ............................................................................. 55
8.5.3. Migracin, refreshing, emulacin o conversin: ...................................................................... 55
8.5.4. Metadatos: ............................................................................................................................... 55
8.6. DISPOSICIN Y PRESERVACIN A LARGO PLAZO DE DOCUMENTOS ............................... 58
8.6.1. Disposicin de los documentos: .............................................................................................. 58
8.6.2. Conservacin total, Seleccin y Microfilmacin y/o Digitalizacin: .......................................... 58
8.6.3. Eliminacin: ............................................................................................................................. 59
8.6.4. Preservacin a Largo Plazo .................................................................................................... 59
8.6.5. Seguridad de la informacin .................................................................................................... 59
8.7. VALORACIN DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 59
8.8. SEGUIMIENTO Y AUDITORIA AL PGD ....................................................................................... 60
8.8.1. Fase de seguimiento ............................................................................................................... 60
8.8.2. Fase de mejora........................................................................................................................ 61
9. FASES DE IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ............................... 62

9.1. PLANES DE IMPLEMENTACIN ................................................................................................. 62
9.1.1. Plan de Normalizacin de Formas y Formularios .................................................................... 64
9.1.2. Plan de Gestin del Cambio .................................................................................................... 66
9.1.3. Plan de Auditoria y Seguimiento ............................................................................................. 69
10. ARMONIZACIN CON LOS PROCESOS DE LA ENTIDAD ................................................................... 71
10.1. Articulacin del PGD con los instrumentos de gestin de informacin ......................................... 73
5
INTRODUCCIN
La Superintendencia del Subsidio Familiar es una Entidad estatal del orden nacional que garantiza a travs
de sus funciones de inspeccin, vigilancia y control, el eficaz funcionamiento de las Cajas de Compensacin
Familiar. Y, en cumplimiento de las disposiciones legales que rigen la Gestin Documental en Colombia (Ley
594 de 2000 y su reglamentacin) se ha elaborado el presente Programa el cual tiene como propsito 6
normalizar y racionalizar las fases y procedimientos aplicados en la planeacin, produccin, gestin y
tramite, organizacin, transferencia, disposicin de documentos, preservacin a largo plazo y valoracin
documental en la Superintendencia del Subsidio Familiar.
Adicionalmente este Programa de Gestin Documental responde a las necesidades normativas que regulan
la gestin archivstica en Colombia y a las necesidades identificadas en el Diagnstico Integral de la Gestin
Documental. En consecuencia, en este documento se presentan diez secciones que conforman todas las
etapas de identificacin, diagnostico, diseo, formulacin, implementacin, armonizacin y seguimiento de la
poltica de gestin documental para la Superintendencia del Subsidio Familiar.
Este documento resulta ser entonces la gua mediante la cual no solo se formula la poltica de gestin
documental para la entidad. Tambin, se presentan las actividades y responsables para garantizar su
implementacin y actualizacin, apoyando el cumplimiento de los objetivos estratgicos trazados por la
entidad en su Plan Estratgico Institucional 2015-2018. Adicionalmente, otro de los elementos
fundamentales que componen este documento est relacionado con las disposiciones de transparencia y
acceso a la informacin pblica, en cumplimiento de las directrices dictadas por el gobierno nacional y la
legislacin vigente.
1. ALCANCE
El Programa de Gestin Documental, determina las directrices, lineamientos, procedimientos y programas

especficos, necesarios para normalizar la Gestin Documental en la Superintendencia del Subsidio
Familiar. Alienndose con los objetivos estratgicos y misionales en busca de la eficiencia y traspareca
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administrativa. De acuerdo a lo anterior, el alcance del Programa de Gestin Documental va desde las
actividades de diseo, implementacin, seguimiento, evaluacin, mejora y automatizacin de los procesos
de gestin documental enunciados en este documento hasta la armonizacin los dems requerimientos
normativos y sistemas de gestin en la entidad.
1.1. Perspectiva Financiera
La implementacin de este programa y el cumplimiento de los objetivos dispuestos est estrechamente

ligada con la ejecucin de otros instrumentos archivsticos como el PINAR y las TRD. En consecuencia, se
requiere una adecuada financiacin que garantice los suficientes recursos financieros para su
implementacin anual; dicha financiacin se encontrara asociada al presupuesto de gastos de
funcionamiento y al presupuesto de proyectos de inversin formulado en la Superintendencia del Subsidio
Familiar.
Como anexo 1 a este programa se puede ver el presupuesto para la vigencia 2017 en la implementacin del
Programa de Gestin Documental.
Por otro lado, esta perspectiva tambin est relacionada con el anlisis de situaciones de tipo econmico de
la gestin de documentos en la Superintendencia del Subsidio Familiar, tales como la reduccin de costos
derivados de la recepcin, produccin, trmite, almacenamiento y conservacin de documentos, la
racionalizacin en la produccin y el trmite documental, el uso consiente y planificado de insumos y
suministros destinados para el almacenamiento, identificacin y control de los documentos, as como la
redistribucin de tareas y actividades al interior del proceso de Gestin Documental.
Indicadores de Gestin
% de crecimiento custodia % Informacin en GTSS
Formula: # Documentos en Custodia /# Documentos Formula: # Informacin fsica/# Documentacin digitalizada
eliminados, seleccionados y transferidos secundariamente Fuente de datos: Reporte de la herramienta Gestin Documental.
Fuente de datos: Reporte de disposicin final de Quien mide: Administracin documental
documentos. Periodicidad de Medicin: Semestral
Quien mide: Gestin Documental
Periodicidad de Medicin: Semestral
1.2. Perspectiva de Procesos Internos
De acuerdo a lo planteado en el Manual de Calidad, el Plan Estratgico Institucin 2015-2018 y el

Diagnstico Integral de Gestin Documental, se formulan las siguientes perspectivas identificadas en los
mencionados documentos. Todo esto como una clara ruta mediante la cual se fijarn las actividades y
responsabilidades en este programa:
a. Mejorar la administracin y calidad del servicio de la informacin en los trmites realizados por los
funcionarios, entes vigilados y ciudadanos en la entidad.
b. Garantizar la transparencia y acceso a la informacin pblica mediante el establecimiento de

estndares eficientes y adopcin de instrumentos archivsticos para la gestin institucional de la
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informacin.
c. Proporcionar la informacin oportunamente dentro de una estructura de informacin, para aumentar

la efectividad de los procesos de inspeccin, vigilancia y control a los entes vigilados.
1.3. Aprendizaje y Crecimiento
El desarrollo e implementacin del PGD est proyectado para realizarse de tal forma que los diferentes
procesos participarn de acuerdo a su interaccin con los programas especficos, as entonces, los
instrumentos que integran el PGD sern el resultado del trabajo en equipo con el grupo interdisciplinario, de
las oficinas de tecnologas, asesora de planeacin y gestin documental.
Teniendo en cuenta la dinmica de este proceso, es importante resaltar que el PGD demandar
actualizaciones en cualquiera de sus componentes y as poder contar con un sistema de informacin
integrado, seguro, confiable y orientado al crecimiento integral de la Superintendencia del Subsidio Familiar.
2. OBJETIVO GENERAL
Estructurar y ejecutar las actividades administrativas, tcnicas de planificacin, manejo y organizacin de la

informacin, inherentes a la misin de la Superintendencia del Subsidio Familiar en cualquier soporte ya
sea: papel, electrnico, digital, magntico desde su origen hasta su disposicin final.
2.1. OBJETIVOS ESPECFICOS
2.1.1. Implementar el Programa de Gestin Documental en la Superintendencia del Subsidio Familiar, como
una herramienta prctica para la racionalizacin de recursos e implementacin de sistemas de
informacin integrales.
2.1.2. Racionalizar y normalizar la documentacin desde su produccin hasta su destino final, en atencin a
los procesos, procedimientos y funciones de la Superintendencia De Subsidio Familiar.
2.1.3. Orientar a las reas en la adecuada gestin de la documentacin producida en cumplimiento de las
funciones, procesos, procedimientos de la Superintendencia De Subsidio Familiar.
2.1.4. Implementar la aplicacin de las herramientas archivsticas: Tabla de Retencin Documental, Tabla
de Valoracin Documental y Cuadro de Clasificacin Documental, al interior la Superintendencia De
Subsidio Familiar.
2.1.5. Normalizar la administracin y organizacin de los documentos a partir de las directrices, teniendo en
cuenta la finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad de los mismos.
2.1.6. Simplificar los trmites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la
informacin.
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2.1.7. Mitigar y controlar los riesgos y costos en los archivos.
3. RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIA
Responsabilidad General de los Funcionarios y Contratistas del proceso de Gestin Documental: Los
funcionarios del proceso de Gestin Documental trabajaran sujetos a los ms rigurosos principios de la tica
profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor.
Obligaciones de la Coordinacin del Grupo de Gestin Administrativa y Documental: En cabeza del

encargado del proceso de Gestin Documental queda la obligacin de velar por la custodia, integridad y
autenticidad de los documentos de archivo y es responsable de la elaboracin del inventario documental, su
organizacin, conservacin y prestacin de los servicios archivsticos.
Responsabilidad Especial. Los Funcionarios y /o Contratistas de cada dependencia:
a. Deben conformar expedientes documentales segn sus funciones administrativas y procesos que
tengan a su cargo, como nicos responsables y conocedores de la documentacin que manejan en
la ejecucin del proceso o actividad legal o administrativa.
b. Como conocedores y responsables de sus actividades deben hacer la identificacin de los

documentos fundamentales del expediente para su custodia, conservacin y puesta en servicio; los
documentos que son de apoyo como: copias de resoluciones, recortes de peridico, folletos,
revistas, manuscritos y/o documentos que no den cuenta del proceso o no pertenezcan a este,
deben ser retirados y eliminados por el Funcionario como dueo y conocedor de esta informacin.
c. Como responsabilidad del Funcionario y/o Contratista al recibir y/o entregar un cargo ya sea por:
ingreso, traslado o retiro, la informacin y documentacin correspondiente, relacionada en el
formato nico de inventario de quien le hace entrega del mismo, con la firma de autorizacin del
Jefe Inmediato o al que este Subordinado.
d. Es responsabilidad del Funcionario y/o Contratista elaborar y mantener actualizado el inventario

documental de la informacin y documentacin a cargo, y hacer copia informativa al Archivo de su
rea o Dependencia con el fin de controlar la informacin total de la Superintendencia del Subsidio
Familiar.
e. Es responsabilidad del Funcionario y/o Contratista hacer transferencias documentales segn lo

solicite el Archivo de Gestin o Archivo Central bajo los requerimientos que ste indique.
f. Es responsabilidad de los Funcionarios y /o Contratistas, mantener y garantizar la integridad fsica

de la documentacin, no romperla, no mutilarla, no extraer total o parcialmente partes de
informacin, manejada ya sea en papel, cds, magntica, USB, Disco Extrable.
g. El Funcionario y/o Contratista tiene como responsabilidad, el no: resaltar con colores partes del
texto, subrayar con lpiz, bolgrafo de tina seca, bolgrafo de tinta hmeda o gel, marcadores, micro 10
puntas de colores, ni debe hacer anotaciones y observaciones al pie o margen del texto.
h. Es responsabilidad del Funcionario y /o Contratista seguir los lineamientos y directrices que la

Superintendencia de Subsidio Familiar imparta en lo relacionado a Gestin Documental.
4. GLOSARIO
La compilacin de trminos archivsticos se hace con el objetivo de aclarar una instruccin determinada, es
parte integral del Programa de Gestin Documental. Est soportado con los conceptos dados por el Archivo
General de la Nacin, Ente rector de la poltica archivstica a nivel nacional. Los trminos aqu expuestos,
son extrados del texto de este documento y se han ordenado alfabticamente.
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Acceso a Documentos: Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conserva los archivos
pblicos, en los trminos consagrados por la ley.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin.
Archivo General de la Nacin: Desde el punto de vista Institucional y de acuerdo con la categora de
archivo oficial, es el establecimiento pblico encargado de formular, orientar y controlar la poltica
archivstica a nivel nacional. Es el organismo de direccin y coordinacin del sistema nacional de Archivos.
Archivo De Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para
dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
Archivo Electrnico: Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y tratados archivsticamente,

siguiendo la estructura orgnico - funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una
persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin.
Archivo Histrico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservacin permanente.
Archivo Total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la
formacin del archivo en su ciclo vital. Produccin o recepcin, distribucin, consulta, retencin,
almacenamiento, preservacin y disposicin final.
Archivista: Persona especializada en el manejo de archivos.
Ciclo vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin
o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo
permanente.
Clasificacin Documental: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que
componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura
orgnico-funcional de la entidad.
Conservacin de Archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad fsica de los
documentos que alberga un archivo.
Conservacin de Documentos: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los
documentos. Puede ser preventiva o de intervencin directa.
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Consulta de Documentos: Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los

ciudadanos en general a consultar la informacin contenida en los documentos de archivo y a obtener copia
de los mismos.
Custodia de Documentos: Responsabilidad jurdica que implica por parte de la institucin archivstica la
adecuada conservacin y administracin de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.
Depuracin: Operacin por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no
lo tienen.
Digitalizacin: Es un proceso que consiste en la transformacin de documentos fsicos a imgenes

digitales para su visualizacin y consulta desde cualquier equipo de cmputo.
Disposicin Final de Documentos: Seleccin de documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras
a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin.
Documento: Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Documento Electrnico: Se entiende como "La informacin generada, recibida, almacenada y comunicada
por medios electrnicos, pticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrnico de
datos (EDI), internet, el correo electrnico, el telegrama, el tlex o el telefax."
Documento de Archivo: Registro de informacin producida o recibir por una persona o entidad en razn a
sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico,
histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.
Documento Pblico: Es el otorgado por el funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su

intervencin. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es un
instrumento pblico; cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el
respectivo protocolo, se denomina escritura pblica.
Documento privado: Es el que no rene los requisitos para ser documento pblico.
E
Eliminacin: Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal,
fiscal o contable y que no tiene valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa.
Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivstica.
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una
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oficina productora en la resolucin de un mismo asunto.
F
Fechas Extremas: Se refiere a la fecha ms antigua y a la ms reciente que pueden encontrarse en un
expediente o en cualquier unidad documental.
Folio: Hoja de libro o de expediente, al que corresponden dos pginas.
Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto
de conservacin institucional formada por el mismo archivo, una institucin o una persona.
Funcin Archivstica: Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivstico,
desde la elaboracin de documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.
G
Gestin Documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Gua: Instrumento que describe genricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando
las caractersticas fundamentales de los mismos organismos que lo originan, secciones y series que los
forman, fechas extremas y volumen de la documentacin.
I
Inventario: Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las unidades de un fondo,
siguiendo la organizacin de las series documentales. Puede ser esquemtico, general, analtico y
preliminar.
M
Manual de Archivos: Son los lineamientos generales administrativos y tcnicos, para dar cumplimiento a
diversas disposiciones de ley.
Material Desacidificado: Material libre de cido que protege la documentacin del traspaso de acidez.
O
Ordenacin: Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con los
otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos
elementos sern los documentos unidades archivsticas dentro de las series.
Organizacin de Archivos: Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la

agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales para revelar su
contenido.
Organizacin de Documentos: Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de

acciones orientadas a clasificar, ordenar y signarlos documentos de una entidad.
14
Organigrama: Representacin grfica de la estructura orgnica de algn tipo de organizacin o entidad,

que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad y organismo.
P
Planeacin Documental: Conjunto de actividades encaminadas a la planeacin, generacin y valoracin
de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y tcnico.
Comprende la creacin y diseo de formas, formularios y documentos, anlisis de procesos, anlisis
diplomtico y su registro en el sistema de gestin documental.
Principio de Orden Original: Ordenacin interna de un fondo documental manteniendo la estructura que
tuvo durante el servicio activo.
Principio de Procedencia: Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que
naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teora archivstica que se establece que los
documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros.
Produccin Documental: Recepcin o generacin de documentos en una unidad administrativa en

cumplimiento de sus funciones.
R
Retencin de Documentos: Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer
en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la Tabla de Retencin de
Documental.
S
Seccin: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada departamento de
conformidad con las disposiciones legales aplicables
Seleccin Documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin, bien
sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total.
Sub-serie Documental: Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan
de acuerdo con el trmite de cada asunto.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados

de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
T
Tabla de Retencin Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos de documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de documentos.
Tipo Documental: Unidad Documental simple.

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Tipologa Documental: Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse segn su
origen y caractersticas diplomticas.
Transferencias Documentales: Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al
histrico de conformidad con las Tablas de Retencin Documental adoptadas.
U
Unidad Documental: Es la unidad archivstica ms pequea intelectualmente indivisible, por ejemplo, una
carta, una memoria, un informe, una fotografa o una grabacin sonora.
Unidad de Conservacin: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivstica. Pueden ser
unidades de conservacin entre otros; cajas, libros etc.
V
Valor Administrativo: Aquel que posee un documento para la administracin que lo origin o para aquella
que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor Contable: Es La utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros
de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada.
Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro hacienda pblica.
Valor Jurdico: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho comn.
Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras se sirven a la institucin productora y al iniciador,
destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.
Valor Segundario: Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surgen una vez
agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan
permanentemente.
Valoracin Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios, segundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL -

PGD
5.1. NORMATIVOS
La Superintendencia del Subsidio Familiar en miras de normalizar todos sus procesos involucrados en el
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ciclo de vida de los documentos y lo relacionado bajo el concepto de Archivo Total (Gestin, Central e
Histrico), ha adelantado con la Oficina de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones y Gestin
Documental, la actualizacin de las cadenas de valor de todos sus procesos, el planteamiento y elaboracin
de las herramientas archivsticas, la creacin y actualizacin de los manuales necesarios para el desarrollo
de la Gestin Documental.
Se han recopilado y actualizado las disposiciones legales que regulan la Gestin Documental en la
Superintendencia del Subsidio Familiar. Dicha informacin se encuentra compilada en el nomograma de la
entidad, particularmente en la seccin correspondiente al proceso de Gestin Documental. Ver anexo 2:
Normograma Gestin Documental.
5.2. ADMINISTRATIVOS
a. El Comit Institucional de Desarrollo Administrativo, es el ente mximo de la aprobacin de la poltica de

Gestin Documental.
b. Los programas especficos desarrollados en el marco de la implementacin de la poltica archivstica,

sern socializados y discutidos las reas de inters directamente relacionados antes de la aprobacin
correspondiente.
c. La Superintendencia del Subsidio Familiar deber liderar la participacin activa de conferencias o

seminarios, a sus entes vigilados, en materia de normatividad, buenas prcticas y actualizaciones, sean
adoptadas en relacin con las polticas de gestin documental para el sistema del subsidio familiar.
d. La Administracin del Archivo Central, se encuentra a cargo del proceso de Gestin Documental.
5.3. TECNOLGICOS
La Superintendencia del Subsidio Familiar ha implementado polticas de desarrollo tecnolgico, siguiendo la

Estrategia de Gobierno el Lnea y Eficiencia Administrativa, Directiva Presidencia 04 de 2012 Cero Papel a
travs de un Sistema de Informacin Documental que est conformado por las siguientes aplicaciones:
SIREVAC y SIGER de carcter transicional.
El proceso de Gestin Documental lo administra y gestiona a travs de GTSS con los Mdulos:
a) Registro y control de cajas de compensacin familiar

b) Visitas a entes vigilados (Ciclo PHVA)
c) Empleadores morosos de las cajas de compensacin familiar
d) Archivo y correspondencia
e) Conceptos jurdicos
f) Notificaciones judiciales
g) PQRSF
h) Proyectos de inversin
i) Certificados de existencia y representacin legal
17
IBM VERSE como herramienta de colaboracin para correo electrnico, agenda electrnica y chat interno.
Estas herramientas tecnolgicas, apoyan a la Entidad en la interaccin con los ciudadanos y Entidades
Vigiladas, en la adecuada, oportuna y pertinente tramitacin de los diferentes servicios que ofrece la
Superintendencia del Subsidio Familiar.
Los servicios del sistema de informacin cuentan con las siguientes caractersticas:
a) Flexibilidad en la captura de los documentos.

b) Implementacin de herramientas de indexacin, catalogacin y clasificacin.
c) Implementacin de sistemas de bsqueda, localizacin y recuperacin pertinente de la informacin.
d) Versatilidad en la visualizacin de documentos.
e) Integridad y seguridad de los documentos.
f) Eficiencia en los procesos de produccin, utilizacin, conservacin o eliminacin de los documentos,
mediante la utilizacin de prcticas y procedimientos normalizados.
g) Capacidad de gestin para el flujo de trabajo documental lo que supone la capacidad de establecer
ciclos de aprobacin, alertas y procesos de trabajo.
h) Escalabilidad (gestin de nuevos usuarios, nuevos procesos).
5.3.1. Polticas de Confidencialidad
El sistema de Gestin Documental de la Superintendencia del Subsidio Familiar cuenta con los siguientes
niveles de confidencialidad:
a) Defecto: Permite la visualizacin de los documentos del sistema de informacin.
b) Confidencial: Necesita de la autorizacin del productor del documento para la visualizacin de terceros.
c) Ultra secreto: Solo pueden ver los productores de los documentos y quienes aprueban su contenido.
5.3.2. Roles y Perfiles
Dentro de los perfiles del sistema de informacin esta:
a) Usuario
b) Administrador
c) Sper-administrador
Los roles del sistema de informacin, estos estn definidos de acuerdo al proceso y tipo de interaccin de
los usuarios con los documentos y van desde la creacin, tramite, edicin, aprobacin, etc. (procesos
Workflow).
HERRAMIENTAS FSICAS DE APOYO EN LA GESTIN DOCUMENTAL 18
DESCRIPCIN DEL HARDWARE
El sistema integrado de informacin est alojado en cuatro servidores virtuales, con las siguientes caractersticas
fsicas: 8 ncleos, 12 GB RAM. Sobre los servidores fsicos se utilizar como sistema de virtualizacin, HyeperV,
administrado por el cliente
TIPO DE SISTEMA
Windows server 2008 Cliente - Servidor
DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA
Ambiente servidores virtuales Servidores de produccin

5.4. ECONMICOS
Se han dispuesto y destinado recursos econmicos por parte de la entidad para el planteamiento, desarrollo
e implementacin del Programa de Gestin Documental. As mismo se deben destinar peridicamente
recursos econmicos para actualizacin de Sistemas de Informacin Integrados encaminados a la Gestin
Documental Electrnica.
19
6. DIAGNOSTICO DOCUMENTAL INTEGRAL
El diagnostico documental se constituye una herramienta archivista fundamental para el diseo del
Programa de Gestin Documental. El resultado de la aplicacin del diagnstico evidencia, el estado real de
la gestin documental en todos los niveles y procesos de la Superintendencia de Subsidio Familiar; que en
consecuencia permite la cuantificacin de los hallazgos encontrados y la posterior formulacin de un plan de
20
accin y mejora que procura dar cumplimiento a la legislacin colombiana vigente y hacer la de gestin
documental un proceso estratgico que aporte valor a la entidad.
A continuacin, se presentan y cuantifican los hallazgos encontrados en el Diagnstico Integral de Gestin

Documental.
Anexo 1: Diagnstico Integral de Gestin Documental
6.1. HALLAZGOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL
A continuacin, se presentan los hallazgos encontrados en el Diagnstico Integral de Gestin Documental

realizado en diciembre del 2015. De acuerdo a cada una de las fases de este, se presentan dichos
resultados clasificados como oportunidad de mejora, no conformidad menor, no conformidad mayor y no
conformidad critica; esto teniendo como criterio de clasificacin el cumplimiento de los requisitos legales
colombianos aplicables a la gestin documental en la Superintendencia de Subsidio Familiar. Los criterios
de clasificacin se definen as:
a. Oportunidad de mejora: hallazgo que no incumple directamente un requisito tcnico o legal, pero que
afecta directamente la eficiencia y control de los procesos y actividades de la Superintendencia de
Subsidio Familiar.
b. No conformidad menor: Hallazgo no incumple directamente un requisito tcnico o legal, pero que
incumple una poltica, directriz o procedimiento documentado en la Superintendencia de Subsidio Familiar.
c. No conformidad mayor: Hallazgo que incumple un requisito tcnico y legal, que adems afecta la gestin
diaria de la Superintendencia de Subsidio Familiar.
d. No conformidad critica: Hallazgo que incumple un requisito tcnico y legal, adems de afectar
gravemente el patrimonio documental y el cumplimiento de las actividades de cada uno de los procesos de
la entidad. Tambin se considera crtica cuando en ms de una ocasin es reincidente un hallazgo menor
o mayor.
6.1.1. Aspectos Generales de la entidad
# HALLAZGO CLASIFICACIN RESPONSABLE
El manual de calidad en su versin 6 emitido el 04 de diciembre del 2014 Oportunidad de Oficina asesora de
1
no se evidencia la historia institucional. mejora planeacin 21
El organigrama actual y vigente no refleja la creacin de los grupos

internos de trabajo de acuerdo a la resolucin 0129 de 2014. Ya que la
estructura orgnica debe reflejar los procesos y unidades administrativas No conformidad Oficina asesora de
2
que actualmente funcionan en la entidad, esto supone un riesgo menor planeacin
potencial para las actividades de codificacin, auditoria y gestin del
cambio en la implementacin del programa de gestin documental.
6.1.2. Archivo Central
En la Resolucin # 0149 del 17 de marzo del 2015 Por la cual modifica y

adopta el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales, es
necesario la ampliacin de las funciones del rea, profesionales y
Grupo de Gestin
tcnicos encargados de la administracin del archivo central, Oportunidad de
1 Administrativa y
incluyendo las responsabilidades en la implementacin y actualizacin mejora
Documental
del PGD, Instrumentos Archivsticos (TRD y CCD), gestion de
documentos electrnicos e integracin con las nuevas tecnologas de la
informacin y comunicacin.
No se evidencio el diseo e implementacin un Programa Gestin Grupo de Gestin

Oportunidad de
2 Documental para la Superintendencia de Subsidio Familiar en el cual se Administrativa y
mejora
incluyan los servicios que presta la gestin documental a la entidad. Documental
La caracterizacin del proceso de gestin documental CAR-GDT-002 Grupo de Gestin

No conformidad
3 Versin 1.1 no incluye los procesos de un programa de gestin Administrativa y
menor
documental. Documental
No se encontraron procedimientos documentados correspondientes a
los siguientes procesos del PGD:
Disposicin final
Organizacin documental
Produccin y control de documentos Grupo de Gestin
No conformidad
4 Valoracin documental Administrativa y
mayor
Documental
Se encontraron incompletos los procedimientos de administracin
documental y gestin de correspondencia, ya que no describen las
caractersticas tcnicas dadas por el Archivo General de la Nacin en la
ley 594 del 2000 para las siguientes actividades:
Transferencias documentales
Distribucin de correspondencia
Administracin de archivos de gestin
Aunque existe un comit tcnico institucional de desarrollo
administrativo en la entidad, el cual funciona como ente mximo rector
Oportunidad de
5 de la gestin documental en la Superintendencia de Subsidio Familiar, Secretaria General
mejora
se recomienda documentar las funciones y alcance de este comit 22
frente a la gestin documental en la entidad.
No se pudo evidenciar un plan de capacitaciones que incluyan Grupo de Gestin
No conformidad
6 actividades de acompaamiento, sensibilizacin e implementacin de Administrativa y
Menor
los procesos y actividades de gestin documental. Documental
6.1.3. Sistema Integral de Calidad
Se evidencio que el Grupo de Gestin Documental, cuenta con

Coordinador del grupo
manuales desactualizados de archivo y correspondencia, incumpliendo
No conformidad de gestin
1 con el numeral 21 artculo 5 de la Resolucin 0129 de 07 de febrero de
menor administrativa y
2014 de la SSF, Funciones del grupo de gestin administrativa y
documental
documental.
6.1.4. Depsitos de archivo

El depsito de archivo central no cuenta con la identificacin adecuada
Oportunidad de de gestin
1 de acuerdo a las recomendaciones dadas por el archivo general en el
Mejora administrativa y
manual de implementacin de un programa de gestin documental.
documental
El espacio destinado para el archivo central de la entidad es insuficiente
de acuerdo al flujo documental que producen los procesos misionales,
estratgicos y de apoyo de la entidad y aunque se contratan los Coordinador del grupo
servicios de almacenamiento y custodia del archivo, es indispensable Oportunidad de de gestin
2
hacer un documento que especifique las condiciones mnimas de Mejora administrativa y
almacenamiento, transporte y prstamos de documentos teniendo en documental
cuenta lo dispuesto en el acuerdo 008 del 2014 emitido por el Archivo
General de la Nacin.
Los archivos de gestin de la entidad, carecen de identificacin y no
Oportunidad de de gestin
3 permiten el control oportuno de las unidades documentales que en
ellas reposan.
documental
El espacio para el almacenamiento de las unidades documentales en los
4 archivos de gestin de la Superintendencia de Subsidio Familiar es
insuficiente lo que ocasiona el mal almacenamiento de los documentos.
documental
En el depsito de archivo central no se evidencian controles diarios de No conformidad Coordinador del grupo
5
temperatura y humedad relativa, aumentando el riesgo de deterioro de menor de gestin
los documentos al no controlar las condiciones ambientales. administrativa y
documental
6.1.5. Series y asuntos por unidad administrativa

23
Luego del anlisis de los inventarios documentales de los archivos de Coordinador del grupo
gestin y central, se evidencian asuntos similares en diferentes Oportunidad de de gestin
1
unidades administrativas, lo que aumenta el riesgo de la duplicidad de Mejora administrativa y
documentos. documental
No se evidencia una poltica para el manejo de copias, documentos de
2 apoyo y recursos continuos, por lo que terminan estos en los
expedientes documentales de las diferentes unidades administrativas.
documental
6.1.6. Procesos de gestin documental

1 No existe un Programa de Gestin Documental
mayor administrativa y
documental
Aunque se aplica disposicin final a los documentos de archivo no se
2 tiene documentado un procedimiento que estandarice las actividades
de: Seleccin, Conservacin Total, Eliminacin, Digitalizacin.
documental
Planeacin:
No se encuentran documentadas polticas de gestin documental para

documentos fsicos. Coordinador del grupo
No existen indicadores de gestin que evalen la eficiencia del proceso No conformidad de gestin
3
de gestin documental. menor administrativa y
No se evidencian procedimientos que estandaricen la produccin, documental
almacenamiento y conservacin de firmas certificadas y soportes
diferentes al papel.
Produccin:
Existen formatos que no han sido incluidos en el sistema integral de

gestin de calidad, que son usados en el proceso de gestin
documental, Tales como: Oportunidad de Oficina asesora de
4
- Formato nico de Inventario Documental Mejora planeacin
No se evidenciaron procedimientos para la atencin de lo dispuesto por

la presidencia de la republica (gobierno en lnea y cero papel).
Se sugiere la actualizacin de la circular interna 004 del 2012 en lo
relacionado con los lineamientos de la poltica de la estrategia eficiencia
administrativa y cero papel en la administracin pblica.
Gestin y Tramite:
Los procedimientos de gestin de correspondencia no describen 24

adecuadamente el proceso de radicacin, registro y distribucin, de Coordinador del grupo
acuerdo al sistema de informacin GTSS. Oportunidad de de gestin
5
Se sugiere la actualizacin de los procedimientos de gestin de documental
correspondencia entrante y saliente, teniendo en cuenta que el nico
medio para la realizacin de este procedimiento es el sistema de
gestin de trmites y servicios GTSS.
Organizacin:
Las Tablas de Retencin documental presenta un alto nivel de

observaciones y mejoras por parte del AGN antes de su aprobacin. Coordinador del grupo
6
No estn actualizados los lineamientos de organizacin de archivos de mayor administrativa y
acuerdo a las recomendaciones del Archivo General de la Nacin documental
No se evidenciaron procedimientos documentados para conformacin

de expedientes electrnicos.
Transferencias:

No se realizan transferencias documentales de acuerdo a los tiempos de
7 retencin establecidos en las TRD.
documental
No se evidencio un procedimiento para las transferencias
documentales, tanto en fsico como electrnico.
Disposicin de documentos:
No se evidencio un procedimiento que describa la disposicin final que No conformidad de gestin
8
se aplica a los documentos de archivo fsicos y electrnicos. mayor administrativa y
No se evidencia una correcta aplicacin de los tiempos de retencin a documental
las series documentales en fsico y electrnicos.
Valoracin y Preservacin a largo plazo:

No se evidencio un sistema integrado de conservacin y preservacin
9 de informacin tanto fsico y electrnico.
documental
No se justifican los tiempos de retencin asignados en las Tablas de
Retencin Documental.
6.1.7. Evaluacin de aspectos archivsticos

No se evidencia la implementacin de un cuadro de clasificacin No conformidad Coordinador del grupo

documental que sirva como herramienta para la clasificacin y mayor de gestin
1
ordenacin de los expedientes documentales en los archivos de gestin administrativa y
y central. documental
25
Los expedientes del fondo documental presentan deficiencias en las Coordinador del grupo
actividades de ordenacin y descripcin documental, esto debido a que No conformidad de gestin
2
no se cuentan con los instrumentos archivsticos ni la polticas para menor administrativa y
regular la actividad. documental
6.1.8. Sistemas de Informacin
No se evidencia una estructura documental de acuerdo a las Tablas

Oficina de tecnologas
Retencin Documental y Cuadro de Clasificacin Documental aprobadas Oportunidad de
1 de la informacin y
por la entidad en la conformacin de los expedientes electrnicos y mejora
comunicacin
posterior almacenamiento.

No se pudieron evidenciar procedimientos para la disposicin final de No conformidad de gestin
2
los expedientes electrnicos. menor administrativa y
documental
6.1.9. Evaluacin de aspectos de conservacin

No estn documentados procedimientos para la limpieza y desinfeccin No conformidad de gestin 26
1
de los muebles y documentos de archivo. mayor administrativa y
documental

No est documentado un plan de atencin de emergencias y No conformidad de gestin
2
recuperacin de documentos vitales en el archivo central. mayor administrativa y
documental
6.2. ANLISIS DE RIESGOS
El anlisis de riesgos presentado a continuacin evala y cuantifica los hallazgos que presentan riesgos potencialmente altos o potencialmente 27
bajos para la Superintendencia de subsidio Familiar. Anlisis permite la formulacin de un plan de accin y mejora para mitigar los riesgos
encontrados que afecten la implementacin del Programa de Gestin Documental.
CUALITATIVO CUANTITATIVO
Afecta
# Riesgos potenciales Probabil Impacto Afecta Evaluacin
Tipo de riesgo Causa Consecuencia proceso Total
idad Entidad PGD
misional
Perdida a gran escala
Falta de control en los
(prdida de memoria
Prdida o alteracin de inventarios documentales
institucional) de
1 expedientes por Estratgico y la no estandarizacin de 3 4 4 2 13 Moderado
informacin y demoras
prstamos sin registro un procedimiento que
en la gestin de los
regule la actividad.
tramites
Acumulacin excesiva de No se realizan Ineficiencia en la gestin
2 documentos en las Misional transferencias administrativa y perdida 3 4 1 3 11 Moderado
oficinas documentales de informacin
Inadecuada aplicacin de Falta de compromiso
La conformacin de
3 las Tablas de Retencin Estratgico institucional y mal diseo 2 5 5 4 16 Inaceptable
fondos acumulados.
Documental de las series documentales
Asignacin inadecuada Escases de profesionales Errores en la
del Talento Humano con formacin especfica implementacin de los
4 Estratgico 1 1 4 1 7 Tolerable
idneo para el proceso balconada a los procesos procesos de gestin
de gestin documental de gestin documental documental
Escases de personal para Represamiento de
Demora en la entrega de
la realizacin de la documentos y demoras
5 las comunicaciones Apoyo 1 1 2 2 6 Tolerable
actividad y multiplicidad en la entrega de la
oficiales
de funciones. informacin
Afecta
idad Entidad PGD
misional
6 No estn definidos los Apoyo No se estandarizan los Acumulacin de copias y 4 3 4 2 13 Moderado
criterios de produccin procedimientos para la documentos de apoyo. 28
de documentos en la gestin de informacin
organizacin
7 Depsitos de archivo sin Apoyo No se conocen las Mala conservacin de los 1 2 3 2 8 Tolerable
estantera apropiada recomendacin dadas por documentos y deterioro
el AGN la adecuacin de fsico de las unidades de
depsitos conservacin
8 No existen herramientas Apoyo Indicadores de gestin No se pueden realizar 2 1 4 2 9 Tolerable
de control que midan la insuficientes para la acciones de mejora a los
eficiencia de los medicin de los procesos procesos documentales
procesos documentales de gestin documental
9 Desaparicin voluntaria Estratgico No se han implementado Afectacin a los procesos 1 3 5 5 14 Moderado
e involuntaria de polticas de gestin de inspeccin, vigilancia
documentos por parte documental en la entidad y control de la entidad
de los servidores
pblicos
10 No conformidad con la Estratgico No se han identificado los Sanciones disciplinarias, 3 4 5 3 15 Moderado
legislacin y buenas criterios legales que administrativas o penal
practicas vigentes aplican a la gestin por el incumplimiento
documental
11 Perdida de informacin Misional No existen planes de Reconstruccin de 2 3 3 5 13 Moderado
por catstrofe natural contingencia para la informacin difcil de
recuperacin y realizar
restablecimiento de la
informacin
Afecta
idad Entidad PGD
misional
12 Falta de asistencia a las Estratgico Altas cargas laborales y No completa ni correcta 4 4 5 3 16 Inaceptable
actividades de poca disposicin de implementacin del PGD
capacitacin de la asistencia 29
implementacin del PGD
13 Migracin parcial de Apoyo No se contemplan las Perdida de informacin 2 3 3 4 12 Moderado
documentos entre variables que pueden vital o esencial de la
repositorios afectar la migracin de entidad
informacin
14 Demoras en la gestin Misional No asistencia y falta de Demoras y reproceso en 4 3 4 3 14 Moderado
de los procesos por mala compromiso de los las unidades
capacitacin servidores pblicos. administrativas
15 Valoracin primaria y Misional No realizacin, revisin y Acumulacin excesiva de 4 5 4 4 17 Inaceptable
secundaria del as Tablas aprobacin de las fichas informacin en la
de Retencin de valoracin documental entidad
Documental incompleta por serie y sub-serie
lo que altera los tiempos
de retencin
16 No se implementan Apoyo No se ha diseado un Afectacin biolgica, 4 4 5 2 15 Moderado
medidas para la sistema de prevencin y fsica y microbiolgica a
preservacin a largo conservacin de los documentos de
plazo de los documentos documentos archivo
17 Los inventarios de Apoyo No se hace seguimiento y No se puede recuperar 5 3 4 3 15 Moderado
documentos fsicos se auditoria al registro de los informacin
mantienen inventarios nicos eficientemente
desactualizados documentales
18 Falta de criterios para la Apoyo No se han implementado No se puede recuperar 4 3 3 2 12 Moderado
descripcin documental las TRD informacin
eficientemente
Afecta
idad Entidad PGD
misional
19 Conformacin Apoyo El talento humano no Mala clasificacin y 4 3 5 3 15 Moderado
inadecuada de las series tiene el conocimiento ni agrupacin documental
y sub-series experiencia en dicha entorpeciendo la gestin 30
documentales. actividad diaria de la entidad
20 Ubicar los tipos Misional El talento humano no Evidencia de tramites 2 4 3 2 11 Moderado
documentales en el tiene el conocimiento ni incompleto y perdida de
expediente equivocado experiencia en dicha informacin
Almacenamiento y actividad
conservacin de los
documentos de apoyo.
Nota 1: La asignacin de los valores cuantitativos a los criterios de evaluacin va de 1 a 5. Donde 1 es potencialmente bajo y cinco es
potencialmente alto.
Nota 2: Los tipos de riesgo se clasifican de acuerdo al proceso que se identifique y puede ser: Misional, Estratgico o Apoyo que describen el tipo de
macro proceso al que afecta.
Nota 3: La evaluacin de riesgo determina si los riesgos son aceptables (entre 1 5), tolerables (entre 6 10), moderados (entre 11 15), o
inaceptables (entre 16 20).
Luego de la evaluacin de los riesgos se identific lo siguiente:
a. Se identificaron 0 riesgos en estado Aceptable
Aunque no se ha identificado ningn riesgo aceptable, la tendencia de los dems riesgos potenciales es a disminuir y entrar en este nivel con el fin
de contenerlos.
b. Se identificaron 6 riesgos en estado Tolerable
Da acuerdo a los hallazgos evidenciados estos riesgos estn potencialmente propensos a convertirse en Moderados. La atencin de estos riesgos
se da por contenida si se tomas acciones eficientes en los riegos identificados como moderados y crticos.
c. Se identificaron 19 riesgos en estado Moderado

31
Da acuerdo a los hallazgos evidenciados estos riesgos estn potencialmente propensos a convertirse en inaceptables. En consecuencia por la
cantidad de riesgos identificados es imperativo atender inmediatamente estos riesgos.
d. Se identificaron 5 riesgos en estado inaceptable
Estos riesgos potenciales se deben mitigar de manera inmediata ya que como consecuencia de estos la entidad puede estar sujeta a sanciones,
investigaciones administrativas e incluso llevarla al incumplimiento de su misin.
6.3. PLAN DE ACCIN Y MEJORA
El plan de accin y mejora propuesto a continuacin contempla la atencin de los hallazgos encontrados
durante el diagnostico documental, la mitigacin de los riesgos potenciales identificados y la implementacin
de prcticas archivsticas en cumplimiento de la legislacin colombiana. Este plan de accin y mejora esta
describe las actividades a nivel estratgico y operativo.
6.3.1. Nivel Estratgico
El nivel estratgico de la gestin documental esta dado para la administracin y gerencia del Programa de
Gestin Documental y es indispensable para desarrollar los planes de accin y mejora en toda la entidad. A
continuacin, se presentan una matriz de maduracin en la cual se describen los elementos y productos que
a nivel estratgico debe tener la Gestin Documental en la Superintendencia de Subsidio Familiar.
COMPONENTE ENTREGABLES /
DEFINICIN ELEMENTOS DESCRIPCIN
ESTRATGICO PRODUCTOS
Asegurar los perfiles, proyectar
aprobar presupuesto definir
Conjunto de Gestin de recursos reas, equipos, imaginario Poltica de Gestin
1.GESTION DEL actividades gerenciales Definicin y diseo del establecer plan de ejecucin. Documental. Marco
PROGRAMA para la administracin modelo Mapa de ruta. normativo. Informes
DE GESTIN control y medicin de Marco Normativo Conjunto de norma P.G.D de gestin.
DOCUMENTAL los recursos del Monitoreo del entorno actividades de identificacin Presupuesto
problema. Evaluacin y seguimiento (interno y externo). asociado al PINAR
Accin de evaluacin y control
de indicadores.
Gestin de
Correspondencia
Organizacin y Herramientas de
Conjunto de Administracin de aplicacin
actividades tcnicas Archivos archivstica: TRD,
orientadas al manejo Organizacin de Fondos Estandarizacin de los procesos TVD, CCD,
2.GESTION
de los documentos en Acumulados archivsticos en todo el ciclo de inventarios
OPERACIONAL
los procesos de la Gestin de correo vida de los documentos. documentales,
entidad durante su electrnico tesauros, MOREQ .
ciclo de vida. Reprografa informes, actas,
Gestin de documentos indicadores).
electrnicos
COMPONENTE ENTREGABLES /
DEFINICIN ELEMENTOS DESCRIPCIN
ESTRATGICO PRODUCTOS
Atencin de las directrices y
polticas presidenciales de
gobierno eficiente y cero papel.
Conjunto de
actividades Mejorar la eficiencia 33
Identificar las
tecnolgicas que administrativa de los trmites y
necesidades de Informe de
apoya la gestin de los servicios de la entidad.
informacin. diagnstico,
3.GESTION DE documentos para
Determinar la mejor programa de gestin
TECNOLOGA asegurar su Identificar puntos de mejora y
estrategia de de documentos
trazabilidad, automatizacin de los procesos
potencializacin de los electrnicos, MOREQ
accesibilidad y de la entidad.
recursos tecnolgicos.
permanencia en el
tiempo. Garantizar la preservacin en el
tiempo de los documentos
gestionados mediante los
sistemas de informacin
Conjunto de
Nombramiento del
actividades orientadas Conformacin del
Potenciar las actividades y equipo de trabajo,
a lograr la equipos de trabajo
servicios del proceso de gestin lderes de proceso,
trasformacin interdisciplinar con otros
documental mediante el psiclogo,
actitudinal y procesos de la entidad
respaldo y trabajo en equipo de empleados, plan de
comportamental de Clarificacin del proyecto
4.GESTION DEL otros procesos de la entidad, de capacitacin,
todos los interesados Evaluar alistamiento al
CAMBIO tal forma que se apoye de cronograma de
con el propsito de cambio
manera directa el cumplimiento visitas, informe de
lograr el mayor nivel Ejecutar y monitorear
de los objetivos estratgicos anlisis del impacto,
de eficiencia en la Planear administracin
formulados y adoptados por la plan de incentivos,
prestacin de los del Cambio
entidad. plan de
servicios de gestin Control y seguimiento
comunicacin
documental.
6.3.2. Nivel Procesal y Operacional
El plan de accin a tomar para atender los hallazgos encontrados en la fase de diagnstico documental, se
pueden visualizar en el Anexo 2 Plan Institucional de Archivos - PINAR. Sin embargo, a continuacin, se
describe el plan de accin con las actividades esenciales para mitigar los riesgos y hallazgos evidenciados.
#
PLAN DE ACCIN FASE RESPONSABLE FECHAS
HALLAZGO
Actualizar la estructura orgnica incluyendo los grupos y oficinas
de acuerdo a la Resolucin 0129 de 2014.
Aspectos
Oficina asesora Ver
Actualizar la estructura orgnica en el manual de calidad de la generales de 1-2
de planeacin PINAR
entidad. la entidad
Divulgar y publicar la nueva versin del manual

#
HALLAZGO
Disear una propuesta para la modificacin de las funciones de

los funcionarios a cargo de la gestin documental en la entidad,
incluyendo las responsabilidades frente a la implementacin y
Secretaria
mantenimiento del PGD. 1 34
General
Pasar a revisin propuesta de modificacin y esperar a que sea

aprobada para publicarla y divulgarla.
Disear e implementar un PGD en donde se incluyan y describan
lo servicios de la unidad de informacin, se disponga la
234
caracterizacin del proceso y se dicten lineamientos bsicos
para cada uno de los procesos de gestin documental.
Archivo
Disear un presupuesto para la implementacin y
Central
mantenimiento de programas y planes de gestin documental 5
en toda la entidad. Grupo de
Incluir dentro del PGD el alcance y las funciones del Comit Gestin
Institucional de Desarrollo Administrativo frente a la gestin 6 Administrativa y
documental. Documental
Incluir en el diseo del programa de gestin documental un plan
de auditoria y seguimiento que permita evidenciar la eficiencia 7
de los procesos implementados.
Disear un plan de capacitaciones que incluya las actividades de
implementacin, mantenimiento y mejora del programa de 8
gestin documental
Grupo de
Disear e implementar una serie de procedimientos que Sistema
1-2-3-4-5- Gestin
describen cada una de las actividades gestin documental a Integral de
6-7-8-9 Administrativa y
nivel operativo. Calidad
Documental
Disear un procedimiento que describa las actividades de
1-3
administracin de archivos de gestin y archivo central.
Disear e implementar un plan de preservacin y conservacin
Grupo de
de documentos que garantice la integridad de los documentos 4-5
Depsitos de Gestin Ver
de archivo
archivo Administrativa y PINAR
Gestionar un proceso de contratacin para las actividades de
Documental
custodia y almacenamiento de documentos de archivo mediante
2
terceros, en cumplimiento del acuerdo 008 del 2014 emitido por
el Archivo General de la Nacin.
#
HALLAZGO
Grupo de
Procesos de
Disear e implementar un Programa de Gestin Documental en Gestin
Gestin 1-3-4
cumplimiento del ttulo V de la ley 594 del 2000. Administrativa y
Documental
Documental
Documentar un procedimiento en el cual se describa la 35
2
disposicin final a los documentos de archivo.
Documentar un procedimiento que determine las polticas para
3
el manejo de firmas certificadas
Actualizar el procedimiento para el control de documentos del
4
sistema de gestin de calidad
Actualizar los procedimientos de gestin de correspondencia
incluyendo las actividades para el registro y envi de la misma 5 Grupo de
Procesos de
en el sistema de integral de informacin de la entidad Gestin
Gestin
Atender las recomendaciones dadas por el Archivo General de la Administrativa y
Documental
Nacin dadas en el oficio 540 de 19 de octubre del 2015, para la Documental
aprobacin de las TRD.
7-8-9
Una vez aprobadas las TRD proceder con su divulgacin e

implementacin en todos los niveles de la entidad.
Disear e implementar un plan de preservacin y conservacin
de documentos que garantice la integridad de los documentos 9
de archivo.
Incluir la estructura de clasificacin documental dada en el Grupo de
Cuadro de Clasificacin Documental al sistema integral de 1 Gestin
informacin ESIGNA. Administrativa y
Sistemas de Documental
Disear un sistema de alertas que permita al administrador del informacin Oficina de
sistema ESIGNA la aplicacin del tiempo de retencin y la 2 Tecnologas de
realizacin de las transferencias documentales. la informacin y
comunicacin
Disear e implementar un plan de preservacin y conservacin Grupo de
de documentos que garantice la integridad de los documentos Aspectos de Gestin
1-2-3-4
de archivo mediante el control de las condiciones ambientales, conservacin Administrativa y
tecnolgicas y fsicas de los documentos. Documental
7. GERENCIA DE GESTIN DOCUMENTAL
Para garantizar una exitosa implementacin, mantenimiento y mejora del Programa de Gestin Documental
se designa al Grupo de Gestin Administrativa y Documental como el responsable de la actualizacin e
implementacin de los procesos de gestin documental formulados en este documento.
36
Nota: En la resolucin 0129 del 7 de febrero del 2014 se crea el grupo de gestin administrativa y
documental con las siguientes funciones frente a la gestin documental. Para ver las funciones asignadas
ver el artculo quinto numeral 2, 3 y del numeral 20 al 38.
7.1. MISIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL
La Gestin Documental se constituye en una herramienta estratgica para la gestin diaria de la

Superintendencia de Subsidio Familiar y es por eso que para garantizar una armonizacin con los dems
procesos de la entidad se formula la siguiente misin para el proceso:
La gestin documental ser reconocida como un proceso habilitador que gestione con criterios de
calidad, oportunidad y transparencia los recursos de informacin de la organizacin con el propsito
de apalancar los objetivos estratgicos de la Superintendencia del Subsidio Familiar.
El diseo y la implementacin de los procesos de gestin documental en la entidad deber apuntar al

cumplimiento de esta misin ya que es el eje central del proceso.
7.2. VISIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL
El planteamiento de la visin para los procesos de gestin documental apunta al establecimiento de metas
estratgicas a corto y mediano plazo, que sern desarrolladas en el Plan Institucional de Archivos (PINAR).
En consecuencia, se formula la siguiente visin:
Implementar en todos los niveles y procesos de la Superintendencia de Subsidio Familiar, el

Programa de Gestin Documental logrando una asertiva y provechosa integracin con el sistema
integral de informacin, con el fin de disminuir el tiempo de gestin de cada uno de los tramites de
todos los procesos en de la entidad.
7.3. CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL
Es el documento que describe las caractersticas generales del proceso, la integracin con los dems
procesos de la entidad y las actividades que este realiza de acuerdo al ciclo PHVA. Actualmente el proceso
tiene aprobada la caracterizacin CDIGO: CAR-GDT-002 Versin 1.1 en la cual se evidencian algunos
aspectos estratgicos y operativos de la gestin documental, sin embargo, para garantizar la
implementacin del PGD continuacin se presenta la versin 2.0 de la caracterizacin del proceso de
gestin documental.
GESTIN INTEGRAL CDIGO: CAR-GDT-002
CARACTERIZACIN DE PROCESO
MACRO-PROCES: GESTIN DE PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL
TECNOLOGA E INFORMACIN. VERSIN: 2
DUEO DEL PROCESO: COORDINADOR GRUPO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y
DOCUMENTAL.
CLASE DE COPIA: CONTROLADO 37
1. OBJETIVO
Gestionar los proyectos, programas y tecnologas, enfocadas a la eficaz administracin de la informacin en todo el
ciclo vital de los documentos de archivo (ARCHIVO TOTAL) de la Superintendencia del Subsidio Familiar, a travs de
la generacin e implementacin de polticas y metodologas enfocadas a garantizar el uso, acceso y la preservacin
de la memoria institucional de la Entidad, as como el apoyo al cumplimiento de los objetivos estratgicos de la
entidad.
2. ALCANCE
Aplica a todas los niveles y procesos de la entidad relacionados con la gestin de los siguientes procesos: Planeacin,
Produccin, Gestin y Trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de Documentos, Preservacin a largo plazo
y Valoracin Documental.
3. DESCRIPCIN DEL PROCESO

ENTRADAS PROVEEDOR ACTIVIDADES DEL PROCESO SALIDAS CLIENTES PUNTO DE CONTROL
Tablas de Retencin
Documental
Archivo General de Tablas de Valoracin

la Nacin Documental
Legislacin
(P)
archivista vigente
Presidencia de Disear, presentar y convalidar Instrumentos Procesos de Programa de Gestin
dictada por el
la Repblica de los instrumentos y guas archivsticos aprobados SuperSubsidio Documental
Archivo General de
Colombia archivsticas
la Nacin
Programa de gestin de
documentos electrnicos
Plan Institucional de
Archivos
Oficina Asesora de
(P)
Planeacin Planeacin
Evaluar las necesidades de Proyectos de Gestin Procesos de Plan Institucional de
estratgica
normalizacin y administracin Documental SuperSubsidio Archivos
institucional Superintendente del
de documentos e informacin
subsidio Familiar
Solicitud de
Funcionarios de la (H) Documento solicitado Funcionarios de la
prstamo y/o Control de prstamo y
entidad y atencin de la necesidad de junto con el registro de entidad y
consulta de consulta de documentos
ciudadanos informacin prstamo o consulta ciudadanos
documentos
ENTRADAS PROVEEDOR ACTIVIDADES DEL PROCESO SALIDAS CLIENTES PUNTO DE CONTROL
Tablas de
Retencin
(H)
Documental FUID, Documentos fsico
Transferencias Atender el cronograma de Procesos de Formato nico de
o electrnicos listos para
documentales transferencias documentales SuperSubsidio Inventario Documental
Tablas de transferir
primarias y secundarias
Valoracin
Documental
38
Tablas de
Retencin (H)
Formato nico de
Documental Identificar las agrupaciones
Disposicin final de Informe de disposicin Proceso de Gestin Inventario Documental,
documentales que cumplido su
documentos final Documental Acta de eliminacin
Tablas de tiempo de retencin procede
documental
Valoracin con la disposicin final
Documental
Necesidades de
capacitacin y (H)
Plan de capacitaciones y
acompaamiento Funcionarios de la Identificar los temas de Funcionarios de la
acompaamiento Plan de capacitaciones
implementacin. entidad capacitacin de acuerdo a lo entidad
implementacin PGD Formato de asistencia
evidenciado
Auditorias
Correspondencia
Gestin de (H)
Cliente interno y registrada y radicada en Funcionarios de la
correspondencia Registro, radicacin y Rotulo de radicacin
externo el sistema de entidad
entrante digitalizacin
informacin GTSS
Correspondencia
Gestin de (H)
Procesos de radicada y registrada en Procesos de Planilla de envios
correspondencia Registro, radicacin y envi de
SuperSubsidio el sistema de SuperSubsidio Orden de servicio
saliente correspondencia
informacin SIPOST
Implementacin del (V)
Programa de Gestin Cronograma de
Programa de Procesos de Realizar acompaamiento a la Procesos de
Documental implementacin del PGD
Gestin SuperSubsidio implementacin del programa SuperSubsidio
implementado y PINAR
Documental de Gestin Documental
Informe de gestin
del proceso de
gestin documental
Indicadores de
Gestin (V) Gestin Documental
Procesos de Indicadores de Gestin
Evaluar y analizar los Reporte de indicadores
Gestin reportados en
Matriz de Riesgos indicadores de gestin del de gestin del proceso Oficina Asesora de
Documental ISOLUCION
proceso Planeacin
Plan de accin
Plan anticorrupcin
y atencin al
ciudadano
VERIFICAR
- Auditoria interna de calidad
- Control Servicio no conforme
- Seguimiento a indicadores de gestin
- Revisin por la direccin
- Revisin del cumplimiento legal
- Anlisis de riesgos
ACTUAR 39
- Acciones correctivas
- Acciones preventivas
- Acciones de mejora
- Gestin del cambio
- Armonizacin de procesos de Gestin Documental
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Procesos relacionados
VER MATRIZ DE INTERRELACIN DE PROCESOS
Procedimientos
Actualizacin de las TRD
Administracin archivo central
Digitalizacin
Disposicin final
Esquema de publicacin de informacin
Gestin de correspondencia
Prstamo y consulta
Transferencias documentales
Otros documentos
MANUAL DE ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
5. RECURSOS
Humanos, Fsicos, Tecnolgicos y Financieros
6. INDICADORES DE GESTIN
FRECUENCIA DE
# INDICADOR FORMULA TENDENCIA
MEDICIN
40
Solicitud de prstamo de
Gestin de prstamos y documentos recibidas Vs.
1 Cumplir Trimestral
consultas documentales Solicitud de prstamo de
documentos atendidas
Total, de correspondencia
Gestin de correspondencia recibida por da Vs. Total de
5 Cumplir Mensual
entrante correspondencia radicada por
da
7. RIESGOS
Ver numeral 1.1 del Programa de Gestin Documental
8. MARCO LEGAL
Ver matriz del marco legal
9. REQUISITOS DE LA NORMA
Matriz requisitos norma SSF
10. RECURSOS
Humanos, Fsicos, Tecnolgicos y Financieros
11. INDICADORES DE GESTIN
FRECUENCIA DE
# INDICADOR FORMULA TENDENCIA
MEDICIN
Solicitud de prstamo de
Gestin de prstamos y documentos recibidas Vs.
1 Cumplir Trimestral
consultas documentales Solicitud de prstamo de
documentos atendidas
Total de correspondencia
Gestin de correspondencia recibida por da Vs. Total de
5 Cumplir Mensual
entrante correspondencia radicada por
da
7.4. CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
En cumplimento con lo dispuesto en la ley 594 del 2000 ley general de archivos, la Superintendencia de
Subsidio Familiar estandariza los conceptos designados a cada una de las etapas por las que pasan los
documentos desde su produccin o recepcin, hasta su trmite, organizacin, consulta, valoracin y
disposicin final conforman los acervos documentales que de acuerdo a sus valores documentales y
41
tiempos de retencin se denominan:
a) Archivo de gestin: es la etapa en la que los documentos son producidos o recibidos, adquiriendo
los valores documentales. Este acervo de constante consulta y ha sido generado por lo general en
no ms de un ao. Dentro de los trminos no aceptados estn: Archivo de oficina o Archivo
personal.
b) Archivo central: Es la unidad administrativa que gestiona el diseo e implementacin de los

procesos de gestin documental y rene todos los documentos transferidos por los archivos de
gestin una vez finalizado su trmite y disminuido su nivel de consulta. Dentro de los trminos no
aceptados estn: Archivo muerto, Archivo inactivo o Archivo viejo.
c) Archivo Histrico: Etapa en la que se custodian y gestionan documentos transferidos de cualquiera

de las dos etapas anteriores y que por lo general deben conservarse permanentemente. Estos
documentos son transferidos al Archivo General de la Nacin ya que han adquirido valores
secundarios y se consideran memoria histrica y/o cultural de la nacin. Para el caso de la entidad
el archivo central es aquel que se constituye por parte del Archivo General de la Nacin por las
trasferencias secundarias realizadas en cumplimiento de la TRD y TVD convalidadas por el AGN.
7.5. INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS
Para la implementacin del Programa de Gestin Documental y la gestin de cada uno de los procesos del
programa en la Superintendencia de Subsidio Familiar se elaboraron y aprobaron los siguientes
instrumentos archivsticos. Dichos instrumentos archivsticos estn alineados con el sistema integral de
gestin y las recomendaciones del Archivo General de la Nacin:
7.5.1. Tablas de Retencin Documental (TRD)
De acuerdo con el Archivo General de la Nacin es un: Instrumento archivstico que permite la clasificacin
documental de la entidad, acorde a sus estructura orgnico - funcional, e indica los criterios de retencin y
disposicin final resultante de la valoracin documental por cada una de las agrupaciones documentales.
En la Superintendencia de Subsidio Familiar se elaboraron y aprobaron las TRD mediante el acta 04 del
2016 del comit institucional de desarrollo administrativo.
7.5.2. Cuadros de Clasificacin Documental (CCD)
De acuerdo con el Archivo General de la Nacin es un: instrumento archivstico que se expresa en el listado
de todas las series y sub-series documentales con su correspondiente codificacin, conformado a lo largo
de historia institucional del Archivo General de la Nacin.
42
Este instrumento permite la clasificacin y descripcin archivstica en la conformacin de las agrupaciones
documentales.
En la Superintendencia de Subsidio Familiar se elaboraron y aprobaron los CCD mediante el acta 04 del
comit institucional de desarrollo administrativo el da 03 de septiembre del 2014.
7.5.3. Inventario Documental
De acuerdo con el Archivo General de la Nacin es un: Instrumento de recuperacin y control de

informacin que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
7.6. INSTRUMENTOS DE LA GESTIN DE INFORMACIN PBLICA
En cumplimiento con las disposiciones de dadas en los artculos 12, 13, 15,16 y 17 de la Ley 1712 de 2014
Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacin Pblica
Nacional y se dictan otras disposiciones. El Grupo de Gestin Administrativa y Documental de la
Superintendencia del Subsidio Familiar tiene las siguientes obligaciones frente a la gestin de la 43
transparencia y acceso a la informacin pblica en la entidad:
a. Elaboracin, aprobacin, convalidacin y publicacin de los Cuadros de Clasificacin Documental

como instrumento de consulta para el acceso a la informacin pblica de la entidad.
b. Elaborar, publicar y mantener actualizado el registro de activos de informacin, el cual debe estar
articulado con las series, sub series y tipos documentales documentadas y aprobadas en las Tablas
de Retencin Documental.
c. Es responsabilidad del proceso de Gestin Documental en el marco del Sistema Integral de

Gestin, disear, aprobar y adoptar el Programa de Gestin Documental para la Superintendencia
del Subsidio Familiar.
d. Documentar en manuales, procedimientos o instructivos de acuerdo con la estructura de la

documentacin adoptada por el Sistema Integral de Gestin, las actividades de creacin, gestin,
organizacin y conservacin de los fondos documentales que responsan en el archivo central,
centro de documentacin e informacin y archivos de gestin.
e. Disponer el modelo de gestin de documentos electrnicos para que los sistemas de informacin en
la entidad se armonicen con las directrices dadas en la poltica de gestin documental, el programa
de gestin documental adoptado por la Superintendencia del Subsidio Familiar y las estrategias de
gobierno en lnea. Con el propsito de garantizar la eficiente administracin y acceso a la
informacin pblica que produce, recibe y gestiona la entidad.
7.6.1. Instrumentos de la Gestin de Informacin Pblica
La construccin, adopcin y divulgacin de los siguientes instrumentos de la gestin de informacin pblica

dispuestos en el Ttulo V, Artculo 35 del Decreto 103 de 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la
Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones, sern responsabilidad del Proceso de Gestin
Documental. Quienes junto con la Oficina Asesora Jurdica y la Oficina Asesora de Planeacin conformaran
una mesa de trabajo con el propsito de garantizar su constriccin teniendo en cuenta las necesidades de
informacin de cada entidad y la metodologa dispuesta por la Secretaria de Transparencia de la
Presidencia de la Repblica documentada en la Gua de Instrumentos de Gestin de Informacin Pblica.
7.6.2. Registro de activos de informacin
El Registro de Activos de Informacin es un inventario organizado de la informacin que se encuentra en

posesin, custodia o bajo control de la entidad, en formato electrnico. Es til para identificar la informacin
que posee la SSF y en dnde puede ser consultada, ayuda a preservar la memoria institucional y por tanto
facilita la continuidad en los procesos administrativos y de gestin1. 44
7.6.3. ndice de Informacin Clasificad ay Reservada
El ndice de Informacin Clasificada y Reservada es el listado de agrupaciones y tipos documentales donde

se determina el nivel de acceso a la informacin que produce, recibe y gestiona la SSF. La clasificacin
dada a la informacin aplica a aquella que puede causar un dao a determinados derechos o intereses
pblicos (Reserva) o privados (Clasificacin). El propsito de este instrumento es darle a conocer a los
ciudadanos la informacin que tiene acceso restringido2.
7.6.4. Esquema de Publicacin de Informacin
Es el instrumento en el que notifica sobre la informacin publicada en el sitio web de la entidad y la que se
encuentra disponible en otros medios. Teniendo en cuenta, La lista de informacin mnima exigida por los
artculos 9, 10 y 11 de la Ley 1712, la informacin publicada conforme a lo ordenado por otras normas y la
Informacin de inters para la ciudadana publicada de forma proactiva en la pgina web de la entidad 3.
1 COLOMBIA. SECRETARIA DE TRANSPARENCIA, Gua de instrumentos de gestin de informacin pblica. [en lnea] Disponible en:
<http://www.secretariatransparencia.gov.co/prensa/2016/Documents/guia-de-instrumentos-de-gestion-de-informacion%20publica_web.pdfl> [consultado 09 de
diciembre de 2016]. P - 23.
2 Ibid. p. 29
3 Op. cit. p. 51
7.7. POLTICAS ESTRATGICAS DE LA GESTIN DOCUMENTAL
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 594 del 2000 Ley General de Archivos en sus captulos IV, V,
VI y VII se formulan las siguientes polticas generales que garantizan la implementacin, mantenimiento y
mejora del Programa de Gestin Documental. Estas polticas se denominan estratgicas porque regulan la
gestin de informacin de todos los macro-procesos y servidores pblicos de la Superintendencia de
45
Subsidio Familiar.
7.7.1. Marco conceptual
a) El Grupo de Gestin Administrativa y Documental formulara y revisara constantemente la

metodologa para la administracin de la informacin que produce, recibe y tramita, teniendo en
cuenta los diferentes soportes de informacin (fsico, electrnico o digital) y la legislacin
archivstica correspondiente.
b) La Superintendencia del Subsidio Familiar adoptara los siguientes instrumentos archivsticos que
servirn para el desarrollo de la Poltica de Gestin Documental. Tales instrumentos archivsticos
sern convalidados por el Archivo General de la Nacin: Cuadro de Clasificacin Documental
(CCD), Tablas de Retencin Documental (TRD), Programa de Gestin Documental (PGD), Plan
Institucional de Archivos (PINAR), Inventario Documental, Modelo de Requisitos para la Gestin de
Documentos Electrnicos y Bancos Terminolgicos de tipos, series y sub series documentales.
c) La definicin de las responsabilidades asignadas a cada proceso de la Superintendencia del

Subsidio Familiar frente a la adopcin de los instrumentos archivsticos, debe ser documentada por
el Grupo de Gestin Administrativa y Documental mediante manuales, guas y procedimientos en el
marco del Sistema de Gestin de Calidad de la entidad.
d) Toda comunicacin oficial recibida y enviada en la Superintendencia del Subsidio Familiar deber
ser radicada en el Centro de Documentacin e informacin, con el propsito de oficializar su trmite
cumpliendo con los trminos establecidos por la ley.
7.7.2. Directrices generales
a) La Superintendencia del Subsidio Familiar cuenta con los recursos financieros, humanos y fsicos
para la implementacin, seguimiento y mejora del Programa de Gestin Documental.
b) El Grupo de Gestin Administrativa y Documental es el encargado de documentar en el marco del

Sistema de Integral de Gestin las directrices, metodologas y responsabilidades frente a los
siguientes procesos de la Gestin Documental: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite,
Organizacin, Transferencia, Disposicin final, Preservacin a largo plazo y Valoracin documental.
c) El Grupo de Gestin Administrativa y Documental ser el nico autorizado para eliminar

documentos de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retencin y Valoracin Documental,
previa autorizacin del Comit Institucional de Desarrollo Administrativo.
d) Las trasferencias documentales se realizarn de acuerdo a lo dispuesto en las Tablas de Retencin

Documental y a la programacin emitida por el Grupo de Gestin Administrativa y Documental.
e) Es responsabilidad de cada funcionario organizar los documentos con base en las Tablas de
Retencin Documental de su rea (convalidadas por el Archivo General de la Nacin) y las
recomendaciones dadas por el Grupo de Gestin Administrativa y Documental.
46
f) Todos los jefes de rea y lderes de procesos de la entidad debern garantizar la conformacin y
actualizacin del Inventario Documental de todos los documentos que se almacenan en su area
sin importar el soporte de la informacin, adems deber garantizar su adecuada conservacin y
custodia.
g) Es deber de cada funcionario al ser desvinculado o trasladado de su cargo, entregar los

documentos de archivo debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestin
pblica.
h) Cada dependencia debe mantener su archivo correctamente organizado, mediante la conformacin

de expedientes para garantizar una gestin administrativa transparente y eficaz.
i) El Grupo de Gestin Administrativa y Documental, divulgar y socializar mediante el uso de

estrategias pedaggicas y herramientas tecnolgicas las responsabilidades, procesos y actividades
del Programa de Gestin Documental a todos los procesos, niveles y funcionarios de la
7.7.3. Articulacin entre reas
a) Todas las reas de la Superintendencia del Subsidio Familiar se comprometen a participar en las
actividades de implementacin, seguimiento y mejora del Sistema de Gestin Documental.
b) En la formulacin y ejecucin de los planes y proyectos estratgicos de la Superintendencia del

Subsidio Familiar relacionados con la produccin, gestin, organizacin, conservacin y disposicin
final de documentos, estarn involucrados: el Grupo de Gestin Administrativo y Documental, la
Oficina de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin y la Oficina Asesora de Planeacin.
8. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIN DOCUMENTAL
Los procesos archivsticos son una gua de tcnicas archivsticas, normatividad nacional y estndares
internacionales que se hilan para administrar de forma eficiente, eficaz, pertinente y oportuna la informacin
de una Entidad logrando una Administracin Eficiente. La Superintendencia del Subsidio Familiar, a travs
del diagnstico documental integral, establece cuales son los procesos que ya tienen implementados,
47
cuales debe aplicar y de qu forma, y cuales debe implementar y/o cambiar.
8.1. PLANEACIN ESTRATGICA DE LA GESTIN DOCUMENTAL
La Planeacin estratgica, simplifica y racionaliza la labor Archivstica de las reas obedeciendo a un plan
de accin con lneas concretas que facilita su implementacin de manera efectiva. Adems, contempla la
identificacin de problemas, oportunidades y objetivos, anlisis y determinacin de los requerimientos de
informacin, mantenimiento, evaluacin y documentacin del programa, planes de mejoramiento y planes
de contingencia. Corresponde adems a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo (Plan
Institucional de Archivos - PINAR). La creacin de los documentos de la Superintendencia del Subsidio
Familiar, debe estar precedida del anlisis legal, funcional y archivstico que establezca la utilidad de estos
como evidencia, con miras a facilitar su gestin. El resultado de dicho anlisis determinar si debe crearse o
no un documento.
Se debe tomar cada uno de los procesos y procedimientos, ya establecidos para el cumplimiento de las
funciones en cada rea de la Superintendencia del Subsidio Familiar, segn la informacin originada en
cada una de las actividades del procedimiento, se debe hacer el anlisis de: si la informacin se debe
contener en soporte papel, digital, electrnica o en una base de datos. La mejor prctica es producir,
tramitar, valorar y decidir la disposicin final de la informacin en medio electrnica para toda la Entidad.
Por ltimo, es importante enunciar que GTSS es un software especialista en la gestin de documentos
electrnicos en la Superintendencia del Subsidio Familiar. Este, tiene como uno de sus objetivos gestionar
la informacin administrativa de forma electrnica, aunque tambin se puede utilizar para la gestin de
documentos fsicos4. Este software est diseado para mantener, conservar, garantizar la autenticidad,
fiabilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo5. Los lineamientos e instrucciones para
hacer el uso adecuado y eficiente de herramienta las darn la Oficina de Tecnologas de la Informacin y
Comunicaciones y Gestin Documental.
8.2. PRODUCCIN DOCUMENTAL
Se define como la generacin de documentos dentro de la Superintendencia del Subsidio Familiar, esta fase
se centra ms en la utilizacin de los formatos que se han dispuesto por el Sistema Integral de Gestin en
cuanto a control de registros, formatos y listado maestro de documentos.
4 Modelo de Requisitos para los Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos de ArchivoMoReq2.

5 Consejo Internacional de Archivos. Documentos electrnicos: manual para archiveros. Abril de 2005. pg. 23
Es en definitiva este es el punto donde las partes Estratgicas, Gestin, Apoyo y en general quienes
elaboran documentos participan activamente de acuerdo a la finalidad del documento en cualquier soporte
que sea alojado.
En esta etapa se deben concentrar los esfuerzos de la administracin para identificar los documentos que
necesariamente deben estar en fsico, y los documentos que deben estar en soporte electrnico, magntico
48
o cualquier otra forma tcnica de reproduccin, medios y recursos que se utilizaran para la impresin y
posterior distribucin, la inclusin de los documentos generados en la Tablas de Retencin Documental para
lograr asociarlos a las series y sub series, as como al momento de digitalizar asociar las imgenes de
acuerdo a su rea, de esta forma se llevara el control de las respuestas a comunicaciones, requerimientos o
informes.
a) Se debe Validar la estructura formal de las series, sub series y tipos documentales frente a los
registros generados por el rea productora.
b) Seleccionar tipologas documentales conforme a formatos y formularios regulados por el sistema de

gestin de calidad e identificados en la TRD y/o en el Cuadro de Clasificacin Documental.
Con respecto a la produccin documental, encontramos actividades como:
a) Diseo de la documentacin requerida para el proceso: Se tienen identificados los documentos

requeridos, se debe tener un listado maestro de documentos que debe implementar el Sistema de
Gestin de la Calidad y que debe replicarse a toda la Superintendencia del Subsidio Familiar.
b) Estandarizacin de la produccin documental: A travs del Sistema de Gestin de la Calidad, se

detalla la estructura de la documentacin, su codificacin, versin, responsabilidad en la
autorizacin, presentacin y/o soporte, caractersticas generales y especficas de los documentos.
c) Codificacin o identificacin del documento electrnico producido y tramitado en el Sistema de

Informacin GTSS, de tal forma que se pueda ordenar, clasificar y recuperar oportunamente, de
acuerdo al Cuadro de Clasificacin Documental.
8.3. GESTIN Y TRMITE DOCUMENTAL
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculacin a un trmite, la distribucin incluidas las
actuaciones o delegaciones, la descripcin (metadatos), la disponibilidad, recuperacin y acceso para
consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trmites que surte el documento hasta la
resolucin de los asuntos.
Dentro de la gestin y trmite encontramos procedimientos asociados como:

8.3.1. Recepcin, Anlisis y Direccionamiento del Documento
Radicacin:
Recibe los documentos externos e internos presentados por parte de los usuarios, por medio de los canales
y/o procesos habilitados para su atencin, desarrollando las siguientes actividades:
49
a) Identificar los medios de recepcin o canales de comunicacin.
b) Analizar el tipo de documento, e ingresar los siguientes datos en el sistema de gestin documental:
remitente, nmero de folios, contenido, detalle o asunto, Dependencia a quien va dirigido, el tipo de
solicitud y la TRD respectiva.
c) De acuerdo con la informacin anterior GTSS debe genera de forma automtica el plazo establecido
para la respuesta de acuerdo con los tiempos de Ley definidos, para las peticiones, quejas,
reclamos, sugerencias o denuncias y los tiempos definidos por la Superintendencia del Subsidio
Familiar para los trmites.
d) Impresin del rtulo de radicacin que incluye: nmero consecutivo de identificacin de ingreso del
documento a la Superintendencia del Subsidio Familiar, fecha y hora de recibo, remitente,
dependencia destino, nmero de folios, serie y subserie que le corresponda de acuerdo con la TRD.
e) Los documentos originales radicados pasan a la actividad de escaneo, para su posterior consulta
electrnica en el sistema de gestin documental, a excepcin de los documentos con carcter
confidencial.
f) Identificar los documentos que por su naturaleza requieren un trmite fsico (legales, financieros,
jurdicos, misionales, entre otros), escanearlos y direccionarlos a la dependencia competente para
su trmite.
g) Una vez radicado y escaneado el documento el sistema de gestin documental lo direccionar

automticamente a la dependencia responsable de su respuesta.
h) Gestin documental generara el Formato nico de Inventario Documental para llevar el control de
los documentos fsicos radicados que son enviados al archivo de gestin.
i) Identificacin de los documentos para el trmite y/o respuesta, el registro implica el trmite de las
solicitudes internas con destino a otras reas o a usuarios externos de Superintendencia del
Subsidio Familiar, desarrollando las siguientes actividades:
- Identificar los medios de envo o canales de comunicacin
- Analizar el documento, teniendo en cuenta que cumpla con los siguientes requisitos, nmero de
folios, datos de envo, firmas, entre otros.
j) En el caso de comunicaciones entre reas se direccionan de forma digital con sus anexos
escaneados, con su respectivo nmero de registro generado por el sistema de gestin documental
GTSS, de forma automtica.
k) En el caso de documentos electrnicos que van dirigidos a los usuarios externos que cuenten con
nmero de registro, el rea genera la respuesta desde el sistema con la respectiva firma digital y
50
sus anexos escaneados, adems de asociar la comunicacin con el nmero de radicado respectivo
cuando aplique. GTSS debe cerrar la solicitud automticamente una vez se asocia el nmero de
radicado y el nmero de registro.
l) GTSS debe genera un nico documento con sus anexos para su posterior consulta electrnica.
Correspondencia en Devolucin:
a) En el sistema se deben ingresan los datos de la correspondencia devuelta y se asocian al

radicado y el registro, para posterior consulta de las dependencias.
Archivo de los documentos:
Los documentos fsicos que se encuentran en las Dependencias debern ser remitidos a Gestin
Documental segn las polticas y responsabilidades ya establecidas.
Los documentos electrnicos que cuenten con nmero de registro y que se tramiten entre reas y para los
usuarios externos, el sistema de gestin documental automticamente los envia al archivo de gestin
ordenndolo por la Dependencia que los remite.
En el proceso de Gestin Documental se realizan las siguientes actividades:
a) Identifican los documentos que por sus caractersticas deben conservarse como memoria
institucional y remitirlos al Archivo Central para su procesamiento
b) Verifica la clasificacin dada en TRD.
c) Ordenan los documentos
d) Identifican identificar los campos faltantes que identifican el expediente por archivar.
e) Realiza la foliacin virtual y fsica (Si aplica)
f) Reconstruyen los expedientes electrnicos y fsicos (Si aplica)
g) Crean las unidades archivsticas nuevas fsicas y electrnicas.
h) Realiza la ubicacin fsica de los documentos y expedientes en las estanteras

correspondientes.
i) Una vez los documentos electrnicos y fsicos son remitidos a Gestin Documental, en el
sistema se capturan los datos para su identificacin y posterior consulta.
Distribucin
51
Dentro de la etapa de distribucin, se realiza el envo de los documentos fsicos y electrnicos a los usuarios
externos que se da de la siguiente manera. Para las comunicaciones fsicas se requiere que:
a) Una vez el rea ha generado el nmero de registro del documento, se envan los documentos
con sus anexos a travs del sistema de gestin documental.
b) Se enva la comunicacin a travs del operador de correo.
c) El sistema genera en lnea reportes de los envos fsicos por destino (Bogot, nacional e
internacional).
d) Ingresa en el sistema las pruebas de entrega de los envos suministradas por el Operador
e) Para los documentos electrnicos el envo lo realiza la dependencia responsable, a travs del
sistema de forma automtica una vez cuente con el nmero de registro y la firma digital.
Consulta
La formulacin de la consulta implica:
a) Que el sistema permita realizar la consulta para acceder a los documentos fsicos y
electrnicos.
b) Que el sistema genere condiciones de acceso y competencia
c) Que el sistema identifique las restricciones en la disponibilidad de los documentos por: reserva y
conservacin.
d) Esto se debe hacer en conjunto con el Proveedor de Gestin Documental.
Estrategia de Bsqueda:
a) El sistema debe informar acerca de la disponibilidad de los documentos.
b) El sistema debe identificar la ubicacin de los expedientes Respuesta a consulta.
c) La consulta puede hacerse en sitio.

d) El sistema debe generar un reporte de registro, control de prstamo y devolucin de

expedientes.
Recepcin de Documentos:
Se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad
52
para efectos de su radicacin y registr con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes. En
este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
a) Identificacin de medios de recepcin: mensajera, correo tradicional.
b) Recibo de documentos oficiales.
c) Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.

d) Constancia de recibo
e) Asignacin de datos conforme al artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre
de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s)
8.4. ORGANIZACIN DOCUMENTAL
Tcnicas secuenciales que permiten integrar los documentos dentro del sistema de gestin documental,
clasificados, ubicados para su recuperacin de forma ordenada y descrito apropiadamente.
8.4.1. Clasificacin
Corresponde a la identificacin y asignacin de cada uno de los documentos de la Superintendencia del

Subsidio Familiar en su respectivo expediente ya sea electrnico o fsico, de acuerdo con los Cuadros de
Clasificacin Documental y las Tablas de Retencin Documental, manteniendo su vnculo con el trmite y el
proceso que le dio origen. Para el expediente electrnico, los metadatos ya definidos en GTSS establecen
las relaciones para recuperar el documento a travs de las series, subseries y tipologas documentales 6.
8.4.2. Ordenacin
Corresponde a las actividades de ubicacin de los documentos en el orden en que se produjeron, fecha u
ordenacin enunciada (corresponde a la secuencia de actividades dadas en un proceso). Debe hacerse la
foliacin7. La ordenacin de los expedientes electrnicos se mantiene a travs de los ndices electrnicos.
Se especifican los parmetros que permiten desarrollar actividades de ordenacin documental, que
garantizan su disposicin y control de la documentacin en cada una de las fases de archivo.
6 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 005 (15, marzo, 2013). Por el cual se establecen los criterios bsicos para la ordenacin, clasificacin y
descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones. Bogot D.C: El Archivo, 2013.
Artculo 9.
7 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Cartilla de ordenacin documental. Bogot D.C.: El Archivo, 2001, p.1620.
Se debe tener en cuenta la apropiada escogencia del sistema de ordenacin, para asegurar la secuencia
numrica, alfabtica o alfanumrica asignada acorde con la naturaleza de los procesos durante las
actividades de produccin y tramite de la informacin.
8.4.3. Descripcin
53
La descripcin corresponde a la representacin del documento a travs de puntos de acceso o indexadores
que permite la recuperacin puntual o especfica del documento o informacin requerida. Se tiene en
cuenta la utilizacin de estndares internacionales como la Interntational Standar Archival Description
General ISAD (G), de tal manera que la estructura de datos y la informacin sea confiable.
Es de resaltar que dentro de la descripcin documental adems de utilizar estndares de descripcin como
la ISAD (G) y ISAAR (CPF), tambin se debe tener en cuenta la recuperacin de lo descrito, pues en stas
normas se dan pautas generales estandarizadas para la descripcin documental dejando a libre albedro la
utilizacin de las formas para la recuperacin de la informacin descrita, lo que conlleva a que la
normalizacin no se brinde del todo, pues se genera una barrera en el intercambio de informacin, motivo
por el cual, se debe buscar un equilibrio entre la descripcin y la recuperacin de la informacin dentro de
la descripcin archivstica; las reglas EAD Encoded Archival Description (Descripciones Archivsticas
Codificadas) stas definen una estructura de datos normalizada que permite intercambiar y acceder a
instrumentos de descripcin con un formato determinado de comunicacin que facilita la distribucin
electrnica de los elementos de descripcin, a la vez propone principios independientes de las plataformas
informticas, facilita la implementacin de herramientas para la recuperacin, presentacin y pertinencia de
la informacin solicitada, y facilita la incursin o navegacin dentro de instrumentos de descripcin.
La norma EAD utiliza el lenguaje de marcado SGML (Standard Generalized Markup Lenguage) que se
encuentra acorde con XML, lo que facilita su relacin en Internet e ISAD (G), pues sta est planteada en
trminos de HTML, lo que permite apoyarnos en la EAD es una excelente herramienta para la migracin de
datos entre bases de datos.
En el siguiente cuadro se hace una comparacin de la correlacin entre etiquetas de la norma ISAD (G) y la
norma EAD. En ste cuadro se puede verificar la interoperabilidad entre metadatos y la Web semntica
aprovechando stas bondades de las dos normas con el fin de hacer ms clara y sustentada el
planteamiento de metadatos.
ISAD (G) EAD
<eadid> with COUNTRY CODE and MAINAGENCY CODE attributes

Reference code(s)
<unitid> with COUNTRYCODE and REPOSITORYCODE atributes
Title <unittitle>
Dates <unidates>
Level of description <archdesc> and <c> LEVEL attibute
Extent and medium of the <physdesc> and subelements <extent>, <dimensions>,

unit <genreform>,<physfacet>
Name of creator <origination>
Administrative/Bigographical
<bioghist>
history
Archival history <custodhist>
Immediate source of
<acqinfo>
acquisition
Socope and content <scopecontent>
Appraisal, destruction and 54
<appraisal>
scheduling
Accruals <accruals>
System of arrangement <arrangement>
Conditions governing access <accessrestrict>
Conditios governing
<userestrict>
reproduction
Language/cripts of amterial <langmaterial>
Physical characteristics and
<phystech>
technical requirements
Finding aids <otherfindaid>
Existence and location of
<originalsloc>
originals
Existence and location of
<altformavail>
copies
Related units of description <relatedmaterial><separatedmaterial>
Publication note <bibliography>
Note <odd><note>
Archivists note <processinfo>
Rules or conventions <descrules>
Date(s) of descriptions <processinginfo><p><date>
Fuente:<EAD> Encoded Archival Descriptions. Biblioteca de etiquetas EAD 202. Paralelismo ISAD (G) EAD. En lnea:
http://www.loc.gov/ead/tglib/appendix_a.html#a1.
8.5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Una vez cumplidos los tiempos de retencin definidos en las Tablas de Retencin Documental o Tablas de
Valoracin Documental, se siguen operaciones especficas definidas por la Superintendencia del Subsidio
Familiar para transferir o pasar los documentos que durante las fases de archivo ya han cumplido la
retencin definida.
Se debe verificar la estructura, la validacin del formato, la migracin, refreshing, emulacin o conversin,
los metadatos asignados al documento para preservacin y para la descripcin.
8.5.1. Preparacin de la Transferencia documental:
Para la transferencia de documentos en cualquier tipo de soporte: electrnico, fsico, digital, etc., debe
asegurar su integridad, siguiendo las instrucciones dadas por Gestin Documental de la Superintendencia
del Subsidio Familiar, de tal forma que garantice su integridad, autenticidad, preservacin y consulta a largo
plazo.
8.5.2. Validacin de la transferencia documental:
Se debe garantizar a travs de la verificacin la aplicacin de los procesos de clasificacin y ordenacin de

los expedientes, as como las condiciones adecuadas de encarpetado, almacenamiento en cajas
(suministradas por la Dependencia de Gestin Documental) o embalaje para el traslado y entrega formal a
55
Gestin Documental soportadas con el inventario nico documental firmado por el Funcionario y/o
Contratista que entrega la documentacin y firmado por el Funcionario Encargado o responsable de Gestin
Documental de la Superintendencia del Subsidio Familiar.
8.5.3. Migracin, refreshing, emulacin o conversin:
GTSS debe tener definidos los parmetros para hacer la migracin, refreshing, emulacin o conversin de la
informacin all alojada, con el fin de prevenir cualquier degradacin o prdida y asegurar el mantenimiento
de las caractersticas de contenido de los documentos.
8.5.4. Metadatos:
Se reconoce como metadato (dato estructurado) a la informacin sobre informacin; es un dato secundario
(autor, ttulo, resumen, direccin electrnica, enlace, contactos, distribuidor) que describe a los datos
primarios (recursos de informacin). Constituye un instrumento capaz de representar el contenido semntico
de stos y otros de sus atributos. Mejora el descubrimiento y acceso a la informacin en el Web, dado que
es un conjunto de elementos con los cuales es posible describir los recursos en paquetes de informacin
pequeos y sencillos.8
El metadato permite limitar la bsqueda de informacin a los recursos descritos y recuperar textos
completos.9
La Gestin Documental debe incluir al recibir la transferencia documental, los metadatos que faciliten la
posterior recuperacin de los documentos fsicos y electrnicos que le han entregado de acuerdo a las
series y subseries ya definidas en GTSS por las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin
documental.
8.5.4.1. Datos Abiertos 10:
Datos Abiertos son todos aquellos datos primarios, sin procesar, en formatos estndar, estructurados e
interoperables que facilitan su acceso y permiten su reutilizacin, los cuales estn bajo la custodia de las
entidades pblicas y que pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna, de forma libre y sin
restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
8 Formato Documento Electrnico (Vancouver)

Jimnez Miranda Jorgelina. Renovacin del metadato en Internet para la recuperacin de la informacin. ACIMED [revista en la Internet]. 2000 Abr [citado 2015
Nov 30] ; 8(1): 30-36. Disponible en: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352000000100003&lng=es.
9 Canad. Gouvernement du Canada. Introduction au GILS et prcision de la recherche. En: Guide d?Internet du Gouvernement du Canada. 3 ed. 1998.
<http://www.canada.gc.ca/programs/guide/main_f.html
10 Gobierno en Lnea. Gua para la Apertura de Datos en Colombia. Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones Programa de Gobierno en
lnea Coordinacin de Investigacin, Polticas y Evaluacin

8.5.4.2. Caractersticas de los Datos Abiertos
Los datos del Gobierno son considerados abiertos si son publicados siguiendo los siguientes principios o
caractersticas:
56
a) Completos: Todos los datos pblicos deben estar disponibles. Los datos pblicos no contemplan
datos privados ni limitaciones de seguridad o privilegios.
b) Primarios: Los datos deben ser recolectados en la fuente de origen, con el nivel de granularidad
ms alto posible, no en forma agregada ni modificada.
c) Oportunos: Los datos deben estar disponibles tan rpido como sea necesario para garantizar el
valor de los mismos.
d) Accesibles: Los datos deben estar disponibles para el rango ms amplio de usuarios y para el rango
ms amplio de propsitos.
e) Procesables por mquinas: Los datos deben estar estructurados razonablemente para permitir un
procesamiento automtico.
f) No discriminatorios: Los datos deben estar disponibles para cualquiera persona, sin requerir un
registro.
g) No propietarios: Los datos deben estar disponibles en un formato sobre el cual ninguna entidad
tiene un control exclusivo.
h) Libres de licencias: Los datos no deben estar sujetos a ningn derecho de autor, patente, marca
registrada o regulaciones de acuerdo de secreto.
8.5.4.3. Datos Abiertos y la Estrategia de Gobierno en lnea
La apertura de datos busca un mayor acceso a la informacin pblica para los propsitos misionales que
facilitan la transparencia, la participacin y la colaboracin. Igualmente, busca la generacin de servicios de
valor agregado desde la Superintendencia del Subsidio Familiar a las Entidades Vigiladas.
57
Modelo de Datos abiertos en Colombia.11
El objetivo de la estructuracin de los metadatos en la descripcin documental es de procesar documentos

de archivo con una poltica que represente las unidades de servicio, grupos y niveles de descripcin
establecidos por criterios de las Superintendencia del Subsidio Familiar. Basndose en el inventario
documental se obtendr una representacin digital del fondo documental organizado.
El metadato explica e identifica el contexto y contenido del fondo documental organizado, con el objetivo de
hacerlo accesible, consultable; basndose en representaciones precisas que identifican elementos
especficos de informacin ya identificados en estndares internacionales como ISAD (G), dando
cumplimiento en compartir datos de autoridad, haciendo posible la integracin de descriptores de distintas
partes del GTSS.
La descripcin documental integra metadatos para su recuperacin y servicios, lo que logra que la
Superintendencia del Subsidio Familiar vincule sus documentos e imgenes a entornos internacionales y
compartir informacin pertinente a entornos nacionales e internacionales, dando as cumplimiento a los
objetivos de Gobierno en lnea.
11 Gobierno en Lnea. Gua para la Apertura de Datos en Colombia. Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones Programa de Gobierno en
lnea Coordinacin de Investigacin, Polticas y Evaluacin.
8.5.4.3. Apertura de Datos
58
Modelo de apertura de datos 12
8.6. DISPOSICIN Y PRESERVACIN A LARGO PLAZO DE DOCUMENTOS
8.6.1. Disposicin de los documentos:
sta se da a travs de las tablas de retencin documental, tablas de valoracin documental y el cuadro de
clasificacin documental. La disposicin de los documentos tiene la finalidad de conservar temporal,
permanente o eliminar los documentos con forme se dan los tiempos de retencin.
Para aplicar la decisin de la disposicin final, dada en las TRD y TRD debe apoyarse en los procedimientos
establecidos para normalizar y realizar estas actividades en toda la Superintendencia del Subsidio Familiar.
Debe registrarse en el Sistema de Gestin Documental GTSS los procedimientos de disposicin final
aplicados y los correspondientes metadatos que vinculen dichos procedimientos.
8.6.2. Conservacin total, Seleccin y Microfilmacin y/o Digitalizacin:
A travs del diseo e implementacin de un procedimiento para realizar la conservacin total, seleccin y
Microfilmacin y/o Digitalizacin; el procedimiento que se establezca debe estar direccionado por un plan de
trabajo para la aplicacin de la seleccin, digitalizacin, microfilmacin (documentos vitales valorados como
histricos), y la conservacin total de los documentos vitales valorados como histricos.
12
Gobierno en Lnea. Gua para la Apertura de Datos en Colombia. Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones Programa de Gobierno en
lnea Coordinacin de Investigacin, Polticas y Evaluacin.
http://css.mintic.gov.co/ap/gel4/html/como_se_logra/apertura_de_datos/guia_apertura_de_datos/paso_1_identificacion_del_inventario_de_informacion.html.
8.6.3. Eliminacin:
Esta se hace efectiva a travs de la aplicacin de las TRD o TVD. Se debe definir un procedimiento que
est acorde con: la seguridad de la informacin de la Superintendencia del Subsidio Familiar,
medioambiental para asegurar la adecuada destruccin de los documentos en papel y electrnicos,
magnticos, cd, videos, etc.
59
El Comit Institucional de Desarrollo Administrativo debe formalizar y legalizar la destruccin de esta

informacin contenida en los diferentes soportes (papel, electrnico, digital, cd, videos, etc.) a travs de un
Acta de eliminacin de documentos. Esto debe estar apoyado con el inventario documental de los
documentos que se eliminan y por la publicacin del inventario de los documentos eliminados en el sitio web
segn Decreto 2578 de 2012 Artculo 25 y el Acuerdo 004 DE 2013 del Archivo General de la Nacin
Artculo 15.
8.6.4. Preservacin a Largo Plazo:
Los documentos producidos en la Superintendencia del Subsidio Familiar deben tener un tratamiento que
garantice su conservacin preventiva a travs de un conjunto de acciones y estndares aplicados a los
documentos durante su gestin, garantizando su perdurabilidad a travs del tiempo.
Para la informacin contenda en diferentes soportes, debe disearse un plan de conservacin para cada
una; para los documentos en fsico o en papel, se deben implementar procesos y procedimientos que
garanticen la conservacin preventiva, conservacin documental y restauracin documental; para los
documentos electrnicos se disea un plan a largo plazo garantizando la autenticidad, integridad,
confidencialidad y conservacin a largo plazo del documento electrnico del archivo, acorde con lo
establecido en las tablas de retencin documental, tablas de valoracin documental. Se debe garantizar que
se establezcan requisitos para la seguridad de la informacin en cualquier soporte teniendo en cuenta sus
caractersticas de soporte.
8.6.5. Seguridad de la informacin:
A travs de la asignacin de perfiles y permisos para acceder, modificar, borrar, reemplazar informacin, se
cubre una parte de la seguridad de la informacin; la otra parte la da el sistema GTSS, manteniendo
caractersticas como autenticidad, integridad, inalterabilidad, acceso, disponibilidad, legabilidad,
visualizacin y conservacin.
8.7. VALORACIN DE DOCUMENTOS
La NTC-ISO-15489 define valoracin documental como la labor intelectual por la cual se determinan los
valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del ciclo vital13
13 NORMA TECNICA COLOMBIANA, NTC-ISO-15489, Bogot, 2010. p. 5.

Esta labor debe ser permanente, aplicable desde la planificacin de los documentos para determinar sus
valores primarios y secundarios determinando as su tiempo de retencin en los diferentes ciclos del archivo
y decidir su disposicin ya sea eliminacin, conservacin total o temporal.
La Superintendencia del Subsidio Familiar a travs de su Comit Institucional de Desarrollo Administrativo

junto con el dueo del proceso, debe evaluar las caractersticas administrativas, legales, misionales, las
60
condiciones en las que se gener el documento y su complejidad para ser valorada como histrica.
8.8. SEGUIMIENTO Y AUDITORIA AL PGD
8.8.1. Fase de seguimiento:
Hace referencia al proceso de monitoreo y anlisis continuo del PGD que se traducir en acciones de
revisin y evaluacin de la gestin documental. Por lo que la Superintendencia del Subsidio Familiar debe:
a) Validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en el plan de trabajo de

implementacin del PGD en la entidad, mediante las actividades de auditoria y seguimiento
lideradas por la Oficina de Control Interno.
b) Supervisar y evaluar el funcionamiento y conformidad de los recursos y aplicaciones dispuestos

para la gestin documental, mediante auto inspecciones lideradas desde el Grupo de Gestin
Administrativa y documental.
c) Evaluar que los documentos hayan sido creados y organizados de acuerdo con las necesidades de
la entidad y que estn adecuadamente interrelacionados con los procesos que les dan origen.
d) Realizar controles peridicos para la identificacin de posibles cambios que afecten la gestin
documental de la Superintendencia del Subsidio Familiar lideradas por la Oficina de Control Interno.
8.8.2. Fase de mejora:
Esta Fase tiene como propsito mantener los procesos y actividades de la gestin documental de la
Superintendencia del Subsidio Familiar en disposicin contina y permanente de innovacin, desarrollo y
actualizacin.
61
La Superintendencia del Subsidio Familiar debe aplicar la poltica de gestin documental para promover el
desarrollo y aplicacin de acciones correctivas, preventivas y de mejora, resultantes de la evaluacin de la
gestin documental y de los procesos de revisin, auditoria, autocontrol, anlisis de datos, recomen-
daciones y rendicin de cuentas, entre otros.
En miras de hacer efectiva la auditoria y que sea contundente se debe establecer un plan de mejora
orientado a reducir los riesgos identificados en los procesos de gestin documental y prevea acciones
relacionadas con los cambios significativos en polticas, requisitos, recursos y necesidades de la
9. FASES DE IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
A continuacin se describen los planes especficos de implementacin del programa de gestin documental,
los cuales constituyen el insumo bsico para la formulacin del proyecto Implementacin del programa de
gestin documental formulado y aprobado en PINAR vigencia 2016-2018. En dicho documento se encuentra
descrito en detalle el cronograma de implementacin del programa de gestin documental. Ver el Plan 62
Institucional de Archivos PINAR Publicado en la Pgina web de la entidad, seccin ley de transparencia.
9.1. PLANES DE IMPLEMENTACIN
PLAN ESPECIFICO OBJETIVO ALCANCE INDICADOR

Aplica a todos los documentos que se
Propiciar un control adecuado de la produccin encuentran creados o, los que se crean
documental en medios electrnicos, a partir de la implementacin del
Normalizacin de garantizando la fiabilidad y autenticidad de los programa, el cual estar alineado al Porcentaje de formas y
formatos y documentos mismos, facilitando su posterior recuperacin y Manual de elaboracin y codificacin de documentos electrnicos
electrnicos permitiendo el aprovechamiento de los datos documentos Sistema de Calidad, normalizados
consignados en estos formatos y formularios cumpliendo con las polticas de
con el fin de buscar la eficiencia. seguridad y de identidad de la
compaa.
Aplica a los documentos de archivo
Identificar, seleccionar y proteger los fsico y electrnico identificados como Porcentaje de avance en
Documentos vitales o documentos en un eventual caso de desastre, vitales en la SuperSubsidio ante la la elaboracin del plan
esenciales de tal manera que se asegure la continuidad ocurrencia de siniestro por fenmeno para la recuperacin de
de la operacin. natural, efectos fsicos, biolgicos o documentos vitales.
humanos.
La implementacin del Programa de
documentos electrnicos tiene como
Alinear la produccin de documentos
alcance la normalizacin del proceso
electrnicos a las polticas de la Compaa
para la produccin y generacin de
segn los criterios y caractersticas definidas
documentos electrnicos en la
en la norma. De igual modo fomentar y
Compaa a nivel nacional, aplicando Cantidad total de
adoptar en los procesos de la Compaa de
polticas de seguridad de la informacin Documentos electrnicos
Documentos manera responsable y organizada el uso de
y principios del proceso de gestin normalizados / Cantidad
Electrnicos documentos electrnicos que garanticen el
documental, garantizando la Total de documentos
cumplimiento de planes y programas los
autenticidad, integridad fiabilidad y electrnicos.
lineamientos y procesos de gestin
disponibilidad de los documentos en las
documental segn las directrices del Archivo
herramientas tecnolgicas con las que
General de la Nacin en conjunto con la
actualmente cuenta la compaa como
Superintendencia de Industria y Comercio.
para las que se implementen en la
ejecucin de sus funciones.
Ejercer mayor control en la administracin de
los archivos de gestin que actualmente Aplica para todas las series Centralizar el 30% de las
Archivos funcionan de manera descentralizada, en cada documentales administradas en gestin series documentales en
descentralizados una de las reas, y preparar el camino para la por las reas funcionales de la gestin, al primer
centralizacin progresiva de las series Compaa, incluyendo Sucursales. semestre del 2016
documentales en gestin, optimizando la
tercerizacin de la administracin documental.
Establecer polticas para la normalizacin y La implementacin del programa
control de los procesos de reprografa que se contempla los distintos medos de
llevan a cabo en cada una de las fases del reprografa es decir, impresin, Porcentaje de
Reprografa ciclo de vida de los documentos en la fotocopiado y digitalizacin, utilizados en implementacin del
SuperSubsidio definiendo una metodologa durante el ciclo de vida de los programa de reprografa.
clara para la aplicacin de los mismos en los documentos, con fines de gestin,
63
procesos documentales. trmite, preservacin y conservacin.
El plan de capacitacin en gestin
Brindar herramientas conceptuales y
documental contempla las actividades Actividades de
metodolgicas en materia de gestin
de capacitacin necesarias para la capacitacin ejecutadas
documental a los funcionarios de la
Plan de capacitacin implementacin del Programa de /Actividades de
SuperSubsidio, que permitan el cumplimiento
Gestin Documental a nivel nacional, capacitacin
de las polticas y procedimientos enmarcados
enmarcado en el Plan Institucional de programadas
en el Programa de Gestin Documental.
Capacitacin.
Actividades de
Contempla el seguimiento a todos los
Garantizar el seguimiento, medicin y seguimiento
procesos de la compaa en cuanto al
Seguimiento y Control evaluacin del Programa de Gestin ejecutadas/Actividades
cumplimiento de las polticas y
Documental. de seguimiento
directrices.
programadas
9.1.1. Plan de Normalizacin de Formas y Formularios
El Plan de Normalizacin de Formas y Formularios busca mediante el anlisis de las caractersticas y

atributos intrnsecos y extrnsecos de los documentos de archivo, estandarizar la produccin de formatos,
plantillas, formularios. Independiente del soporte documental en el cual se registre la informacin, este plan
procurara estandarizar las actividades de produccin de documentos.
64
La implementacin de este plan garantizara la autenticidad, integridad y confiabilidad de los tipos

documentales producidos por la Superintendencia de Subsidio Familiar. Refirindose as a la normalizacin
documental, para facilitar la identificaron, clasificacin y descripcin de documentos.
a. Objetivo del plan:
Definir los requerimientos mnimos para el diseo de formatos, planillas y formularios que la
Superintendencia de subsidio Familiar requiera para en el ejercicio de sus funciones, teniendo en cuenta la
estabilidad de los contenidos, el vnculo archivstico y la equivalencia funcional.
b. Alcance:
Aplica a todos los niveles y procesos de la entidad en el diseo y produccin de formatos, plantillas y
formularios en cualquier tipo de soporte documental.
c. Responsables:
Es responsabilidad de todos los servidores pblicos de la superintendencia de Subsidio Familiar la

implementacin de este plan y sus directrices.
Es responsabilidad de Grupo de Gestin Administrativa y Documental, el diseo, la implementacin y

mejora de este plan archivstico.
e. Actividades a realizar
# ACTIVIDADES DOCUMENTO
1 Actualizacin del procedimiento PR-PCA-003 control de documentos. Incluyendo:
Procedimiento de produccin de
Definicin conceptual de los tipos de documentos producidos por la entidad documentos de la Superintendencia
de subsidio Familiar
Estandarizar el uso de encabezados y pies de pgina de formatos, planillas, manuales,
procedimientos, instructivos, informes y conceptos emitidos por las unidades administrativas. Procedimiento de control de
documentos de la Superintendencia
Estandarizacin del sistema de codificacin interno de los documentos de la entidad. de subsidio Familiar
Manejo y uso de la imagen institucional en documentos emitidos por la entidad. Plan de capacitacin para la
divulgacin Procedimiento de control
Definir las caractersticas y atributos los soportes documentales que de acuerdo a sus de documentos de la
caractersticas fsicas o lgicas, contienen la informacin de la entidad (Soportes digitales, Superintendencia de subsidio
electrnicos, magnticos y fsicos).Definir las herramientas tecnolgicas que producen Familiar
documentos vitales o esenciales para la entidad.
2 Elaborar un lenguaje controlado como instrumento archivstico para la normalizacin
terminolgica propia del lenguaje interno de la entidad: Tablas de Retencin Documental
Aprobar e implementar las TRD que contiene la descripcin de las series, sub-series y tipos
documentales.
Banco terminolgico
Elaborar un banco terminolgico para la estandarizacin de los trminos relacionados con el
sistema de subsidio familiar a nivel nacional, indicando las definiciones y relacionados al sector
laboral y cultural en el pas. 65
Estructura de metadatos
Disear una estructura de metadatos lo suficiente mente robusta, eficiente y lgica que permita
la indexacin de todos los documentos producidos y recibidos por la Superintendencia de
Subsidio Familiar.
e. Para garantizar la implementacin de este plan se debe disear:
Gua de requerimientos tcnicos, tecnolgicos, tericos y metodolgicos para la elaboracin de: Banco
terminolgico y Estructura de metadatos.
- Cronograma de capacitacin donde se implemente: Tablas de Retencin Documental

Procedimiento de produccin de documentos de la Superintendencia de subsidio Familiar y
Procedimiento de control de documentos de la Superintendencia de subsidio Familiar.
- Cronograma de divulgacin donde se d a conocer a los servidores pblicos y a las entidades

vigiladas el banco terminolgico adoptado para el sistema de subsidio familiar.
- Plan de auditoria y seguimiento para verificar la eficiencia y nivel de implementacin de las

actividades de este plan.
9.1.2. Plan de Gestin del Cambio
El Plan de Gestin del Cambio desarrolla una serie de actividades para propiciar un ambiente en el cual se
pueda enfrentar el cambio, considerando los aspectos culturales y sociales de los cuales pueden partir las
causas para la resistencia de las personas al cambio. Como eje central de este plan, se determina la
comunicacin asertiva con el fin de facilitar la implementacin de acciones transversales a las personas,
66
procesos y uso de la tecnologa permitiendo as satisfacer las expectativas de la misin, visin y objetivos
de la gestin documental en la Superintendencia de Subsidio Familiar.
a. Objetivo del plan:
Determinar las estrategias y actividades para la implementacin del Programa de Gestin Documental
mediante el uso de herramientas de comunicacin, acompaamiento y uso de las tecnologas de la
informacin.
b. Alcance:
Aplica a todos los niveles y procesos de la entidad
c. Responsables:
Es responsabilidad de todos los jefes de las unidades administrativas y de la alta direccin la apropiacin y
ejecucin en todos los niveles este plan de gestin del cambio.
Es responsabilidad de la oficina asesora de planeacin acompaar el proceso de diseo y ejecucin del

plan de gestin del cambio.
Es responsabilidad de Grupo de Gestin Administrativa y Documental, el diseo, la implementacin y

seguimiento del plan de gestin del cambio.
d. Actividades a realizar
1 Identificar y clasificar las actividades para la implementacin del Programa de Gestin
Documental.
Determinar la metodologa y estrategia para la divulgacin y acompaamiento de cada una de

las actividades del Programa de Gestin Documental. Teniendo en cuenta:
Sesiones de presentacin del programa - Sesiones de aclaracin de dudas

Plan de Gestin del Cambio
Estrategias de retroalimentacin y divulgacin de informacin del programa.
Evaluacin de comportamientos de las personas involucradas en el programa.
Alinear la metodologa y estrategia escogida con el plan institucional de capacitaciones, el

programa de evaluacin de desempeo y el programa de gestin del conocimiento
2 Realizar un diagnstico con enfoque en la gestin del cambio identificando:
Necesidades: Razones del cambio, Riesgo potenciales al no cambio, beneficios del cambio
Visin y misin estratgica de la entidad: cumplimiento de las funciones estratgicas,

misionales y de apoyo de la Superintendencia de Subsidio Familiar.
Herramientas: TIC, Comits, Grupos de Trabajo y escenarios de capacitacin (fsica o virtual)

67
Diagnstico en la gestin del cambio
Elementos que dificultan una buena gestin de procesos en el negocio.
de la Superintendencia de Subsidio
Familiar
Apoyo de la alta direccin: Reconocimiento de la importancia al cambio, Facilitar los canales de
comunicacin y garantizar los recursos humanos, fsicos y financieros para la gestin del
cambio.
Uno de los propsitos de este plan es la alineacin del Programa de Gestin Documental a la
planeacin estratgica, atencin a los usuarios, redimensionamiento de funciones y procesos,
adaptacin de las buenas practicas archivsticas a la gestin diaria de la informacin, mejora
canales de comunicacin oficial y no oficial en la entidad, trabajo en equipo y motivacin en el
trabajo.
3 Disear un plan de motivacin que identifique:
Quien y como se debe motivar para articular un mecanismo ms de impulso de cambio.

Plan de Motivacin
Quienes se harn participes en las fases claves de diseo e implementacin de proyecto.
Estrategias de divulgacin de los resultados obtenidos durante las actividades de

implementacin del Programa de Gestin Documental.
e. Para garantizar la implementacin de este plan se debe disear:
- Un presupuesto en donde se especifique cada una de las actividades y rubros, aprobado por la alta
direccin.
- Un acto administrativo que indique a todos los servidores pblicos de la entidad la importancia,
responsabilidades, beneficios y cambios esperados con la implementacin del Programa de Gestin
Documental.
- Divulgar a todos los jefes de las unidades administrativas el Modelo de Kotter de Gestin del
Cambio
68
- Plan de auditoria y seguimiento para verificar la eficiencia y nivel de implementacin de los procesos
del Programa de Gestin Documental.
9.1.3. Plan de Auditoria y Seguimiento
a. Objetivo:
Establecer las directrices para programar, ejecutar y realizar seguimiento de las auditoras internas
documentales, con el fin de verificar la eficacia y mejora del Programa de Gestin Documental.
69
b. Alcance:
Aplica a la gestin de todos los procesos de gestin documental a todos los niveles y unidades
administrativas de la Superintendencia de Subsidio Familiar.
c. Responsables:
Es responsabilidad del Grupo de Gastn Administrativa y Documental liderar las auditoras internas de
gestin documental.
Es responsabilidad de los lderes de las unidades administrativas atender la actividad de auditoria y resolver
las no conformidades encontradas durante esta actividad.
Es responsabilidad de la oficina asesora de planeacin el acompaamiento y vigilancia de la realizacin de

estas actividades.
d. Actividades a realizar
1 Disear la metodologa para la aplicacin de las auditoras internas al Programa de Gestin
Documental teniendo en cuenta:
Las directrices y metodologas ya establecidas por la entidad para realizar auditoras internas.
Procedimiento de auditoria al
Asignar el equipo de auditores que realizara la actividad. Programa de Gestin Documental
Disear las herramientas de recoleccin, anlisis y presentacin de la informacin.
Definir los criterios de auditoria aplicables a cada proceso del Programa de Gestin Documental
2 Disear y aprobar un cronograma de auditoria interna teniendo en cuenta:
Disponibilidad de por lo menos una hora y media por unidad administrativa para recibir
presencialmente la actividad de auditoria.
Cronograma de auditoria al
Programa de Gestin Documental
Coordinar horarios con jefes de unidades administrativas o quien estos deleguen.
Se debe realizar una auditora al ao al programa de gestin documental para determinar su

grado de implementacin.
3 Divulgar los temas y fechas de la aprobados en el cronograma de auditoria al Programa de

Gestin Documental: Informe de auditora al Programa de
Gestin Documental.
Divulgacin de temas, metodologa y criterios de auditoria
Realizar reunin de apertura a la actividad de auditoria
Iniciar con la actividad de auditoria
Reportar hallazgos y no conformidades
Hacer reunin de cierre de la actividad de auditoria
Coordinar un plan de trabajo con todas las unidades administrativas para atender las no 70
conformidades preventivas o correctivas encontradas.
e. Para garantizar la implementacin de este plan se debe:
- Asegurar dentro del plan interno de auditoras un espacio para el programa de gestin documental
- Alinear las metodologas de auditoria del PGD con las del programa de auditoras de la entidad
- Realizar comits o grupos de trabajo para discutir los criterios y alcance de las auditoras.
10. ARMONIZACIN CON LOS PROCESOS DE LA ENTIDAD
La Superintendencia de Subsidio Familiar ha certificado su Sistema de Gestin de Calidad en dos normas

tcnicas: NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008. Tambin ha impulsado la creacin del plan institucional de
gestin ambiental PIGA, en cumplimiento con las directrices presidenciales de cero papel y eficiencia
administrativa.
71
Como herramienta de apoyo a la gestin al sistema de gestin de calidad y al plan institucional de gestin
ambiental la Superintendencia de Subsidio Familiar adopto un Sistema Integral de gestin de Informacin, el
cual acta como herramienta fundamental a los macro procesos estratgicos, misionales y de apoyo.
Teniendo en cuenta la integracin de los procesos de gestin administrativa en la entidad el Programa de
Gestin Documental se alinea como una herramienta transversal de apoyo a todos los sistemas de la
entidad.
Dentro del Mapa de Procesos de la entidad, figura el proceso de gestin documental como un proceso de
apoyo a la entidad dentro del macro-proceso de gestin de tecnologa e informacin. Su interaccin con los
dems procesos y sistemas de la entidad se da as:
Sistema Integral de Gestin

72
Sistema de Gestin documental
Plan Intitucional de
Programa de Gestin Archivos
Documental
PINAR
A continuacin, se muestra la descripcin general del proceso de gestin documental de acuerdo a lo

dispuesto para la Superintendencia de Subsidio Familiar.
10.1. Articulacin del PGD con los instrumentos de gestin de informacin.
Los instrumentos de gestin de informacin pblica como: Registro de Activos de Informacin, en el ndice
de Informacin Clasificada y Reservada, y en el Esquema de Publicacin de Informacin, se crearan y
actualizaran en la media en que las Tablas de Retencin documental, los Cuadros de Clasificacin
Documental y lo Inventarios documentales se actualicen en cumplimiento de las funciones de la entidad y
73
del Grupo de Gestin Administrativa y Documental. Adicionalmente estos instrumentos se identificaran,
gestionaran, clasificaran, organizaran y conservaran de acuerdo a las directrices establecidas en este
programa y en los tiempos de retencin definidos en las TRD.
Para la asignacin de responsables en el levantamiento, actualizacin, publicacin, divulgacin y uso de los

instrumentos de la gestin de la informacin se elabora el procedimiento instrumentos de gestin de
informacin en cabeza del proceso de gestin documental.
BIBLIOGRAFA
Acuerdo AGN No. 005 de 2013. Op. Cit. Pargrafo nico del Artculo 11.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 005 (15, marzo, 2013). Por el cual se establecen los
74
criterios bsicos para la ordenacin, clasificacin y descripcin de los archivos en las entidades
pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones. Bogot D.C: El
Archivo, 2013. Artculo 9.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Cartilla de ordenacin documental. Bogot D.C.: El Archivo, 2001,
p.16
Canad. Gouvernement du Canada. Introduction au GILS et prcision de la recherche. En: Guide d?Internet
du Gouvernement du Canada. 3 ed. 1998. <http://www.canada.gc.ca/programs/guide/main_f.html
Consejo Internacional de Archivos. Documentos electrnicos: manual para archiveros. Abril de 2005. pg.
Fuente:<EAD> Encoded Archival Descriptions. Biblioteca de etiquetas EAD 202. Paralelismo ISAD (G)
EAD. En lnea: http://www.loc.gov/ead/tglib/appendix_a.html#a1.
Gobierno en Lnea. Gua para la Apertura de Datos en Colombia. Ministerio de Tecnologas de la

Informacin y las Comunicaciones Programa de Gobierno en lnea Coordinacin de Investigacin,
Polticas y Evaluacin.
Gobierno en Lnea. Gua para la Apertura de Datos en Colombia. Ministerio de Tecnologas de la

Informacin y las Comunicaciones rograma de Gobierno en lnea Coordinacin de Investigacin,
Polticas y Evaluacin. En lnea:
http://css.mintic.gov.co/ap/gel4/html/como_se_logra/apertura_de_datos/guia_apertura_de_datos/pas
o_1_identificacion_del_inventario_de_informacion.html.
Jimnez Miranda Jorgelina. Renovacin del metadato en Internet para la recuperacin de la informacin.
ACIMED [revista en la Internet]. 2000 Abr [citado 2015 Nov 30] ; 8(1): 30-36. Disponible en:
http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352000000100003&lng=es.
Modelo de Requisitos para los Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos de ArchivoMoReq2.
NORMA TECNICA COLOMBIANA, NTC-ISO-15489, Bogot, 2010. p. 5

PGD Progrma de Gestión Documental V2

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PGD PROGRAMA DE GESTIN

Comit Tcnico Institucional de Desarrollo

OFICINA ASESORA JURDICA

OFICINA DE PROTECCIN Y ATENCIN AL

GRUPO DE GESTIN DEL TALENTO

Cristian Camilo Cabra Neira Cristian Camilo Cabra Neira

Diana Marcela Ospina Florez

2. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................... 8

3. RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIA .................................................................... 9

5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL - PGD16

6. DIAGNOSTICO DOCUMENTAL INTEGRAL ........................................................................................... 20

7. GERENCIA DE GESTIN DOCUMENTAL ............................................................................................. 36

7.6.3. ndice de Informacin Clasificad ay Reservada....................................................................... 44

8. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIN DOCUMENTAL ............................................. 47

9. FASES DE IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ............................... 62

El Programa de Gestin Documental, determina las directrices, lineamientos, procedimientos y programas

1.1. Perspectiva Financiera

La implementacin de este programa y el cumplimiento de los objetivos dispuestos est estrechamente

1.2. Perspectiva de Procesos Internos

De acuerdo a lo planteado en el Manual de Calidad, el Plan Estratgico Institucin 2015-2018 y el

b. Garantizar la transparencia y acceso a la informacin pblica mediante el establecimiento de

c. Proporcionar la informacin oportunamente dentro de una estructura de informacin, para aumentar

1.3. Aprendizaje y Crecimiento

Estructurar y ejecutar las actividades administrativas, tcnicas de planificacin, manejo y organizacin de la

2.1. OBJETIVOS ESPECFICOS

3. RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIA

Obligaciones de la Coordinacin del Grupo de Gestin Administrativa y Documental: En cabeza del

Responsabilidad Especial. Los Funcionarios y /o Contratistas de cada dependencia:

b. Como conocedores y responsables de sus actividades deben hacer la identificacin de los

d. Es responsabilidad del Funcionario y/o Contratista elaborar y mantener actualizado el inventario

e. Es responsabilidad del Funcionario y/o Contratista hacer transferencias documentales segn lo

f. Es responsabilidad de los Funcionarios y /o Contratistas, mantener y garantizar la integridad fsica

h. Es responsabilidad del Funcionario y /o Contratista seguir los lineamientos y directrices que la

Archivo Electrnico: Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y tratados archivsticamente,

Archivista: Persona especializada en el manejo de archivos.

Consulta de Documentos: Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los

Digitalizacin: Es un proceso que consiste en la transformacin de documentos fsicos a imgenes

Documento: Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Documento Pblico: Es el otorgado por el funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su

Folio: Hoja de libro o de expediente, al que corresponden dos pginas.

Organizacin de Archivos: Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la

Organizacin de Documentos: Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de

Organigrama: Representacin grfica de la estructura orgnica de algn tipo de organizacin o entidad,

Produccin Documental: Recepcin o generacin de documentos en una unidad administrativa en

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados

Tipo Documental: Unidad Documental simple.

5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL -

a. El Comit Institucional de Desarrollo Administrativo, es el ente mximo de la aprobacin de la poltica de

b. Los programas especficos desarrollados en el marco de la implementacin de la poltica archivstica,

c. La Superintendencia del Subsidio Familiar deber liderar la participacin activa de conferencias o

La Superintendencia del Subsidio Familiar ha implementado polticas de desarrollo tecnolgico, siguiendo la

SIREVAC y SIGER de carcter transicional.

a) Registro y control de cajas de compensacin familiar

a) Flexibilidad en la captura de los documentos.

5.3.1. Polticas de Confidencialidad

a) Defecto: Permite la visualizacin de los documentos del sistema de informacin.

5.3.2. Roles y Perfiles

Dentro de los perfiles del sistema de informacin esta:

HERRAMIENTAS FSICAS DE APOYO EN LA GESTIN DOCUMENTAL 18

DESCRIPCIN DEL HARDWARE

Windows server 2008 Cliente - Servidor

DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA