PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACION,

SELECCIN Y REEVALUACIN DE 21-04-2014/V2

PROVEEDORES

PROCEDIMIENTO PARA LA
EVALUACION, SELECCION Y
REEVALUACIN DE PROVEEDORES

REGISTRO DE CAMBIOS

FECHA DE
VIGENCIA/ VERSIN NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO
No.
Se ajust el nombre del responsable del proceso
N/A
de acuerdo a la nueva estructura orgnica.
15-08-2013/V1 Se aclara la responsabilidad de la seleccin el
6.4 proveedor de acuerdo a los montos de las
compras de bienes o servicios.

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PROVEEDORES

1. OBJETIVO

Establecer la metodologa para llevar a cabo la evaluacin, seleccin y reevaluacin de

los proveedores de bienes y servicios de la Institucin.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la evaluacin de los proveedores de bienes y servicios

que se consideran crticos para la institucin; su seleccin, reevaluacin e identificacin
de necesidades de mejoramiento.

3. RESPONSABLE

El Jefe de Compras es el responsable de directo de cumplir y hacer cumplir este

procedimiento.

4. DEFINICIONES

4.1 Proveedores Crticos: Se refiere a aquellos proveedores cuyo producto o servicio

tienen gran impacto en la prestacin del servicio. La falta, omisin o retraso del
proveedor, interfiere en los procesos afectando directamente la calidad.

4.2 Proveedores No Crticos: Se refiere a aquellos proveedores cuyo producto o

servicio no tienen gran impacto en la realizacin del servicio. La falta, omisin o retraso
del proveedor no tiene relevancia para la ejecucin o cumplimiento de las funciones
propias de la Institucin.

4.3 Evaluacin de Proveedores: Mtodo mediante el cual se determina el

cumplimiento de aspectos tcnicos, administrativos y de calidad de un proveedor.

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4.4 Reevaluacin de Proveedores: Proceso mediante el cual se vuelve a evaluar a un

proveedor para hacer seguimiento a su desempeo y determinar su permanencia como
proveedor de la institucin.

5. POLITICAS

5.1 Se realizar evaluacin a los proveedores de bienes y servicios que se consideren

crticos para la institucin.

5.2 Slo se comprar a los proveedores incluidos en el listado de proveedores, excepto

en el caso de las compras urgentes de las que se habla en el Procedimiento de
Compras.

6. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES

6.1 Registro de Proveedores: Teniendo en cuenta los bienes y servicios que es

necesario adquirir, el Jefe de Compras anuncia a travs de la pgina web de la
Institucin o por cualquier otro medio de difusin, una convocatoria nacional o
invitacin publica a las personas naturales o jurdicas que aspiren a ser proveedores de
la Institucin, invitndolos a inscribirse diligenciando el formato Registro de nuevos
proveedores.

6.2. Evaluacin Inicial: Toda persona natural o jurdica que aspire a ser proveedor de
la institucin, ser sometida a una evaluacin inicial, la cual es realizada por el Jefe de
Compras y el Vicerrector Administrativo y Financiero teniendo en cuenta los siguientes
criterios:

6.2.1 Precio: Disponibilidad para la entrega de listas de precio actualizada.

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6.2.2 Cumplimiento: Evala la disponibilidad de despacho permanente, las garantas

ofrecidas y las polticas de pago.

6.2.3 Servicio: Evala los plazos de entrega de los bienes y servicios, descuentos por
pronto pago, certificacin de calidad y servicio de entrega a domicilio.

En el formato Registro de nuevos proveedores, se realiza la evaluacin inicial

asignando uno de los tres posibles valores del aspecto en verificacin de la siguiente
manera:

1: No cumple
3: Algunas veces cumple
5: Si cumple

El promedio de los puntos asignados a cada factor genera el resultado definitivo de la

evaluacin del proveedor. En la siguiente tabla se presentan los rangos en los que se
ubica la evaluacin y se determina la decisin de aceptar, condicionar o rechazar al
proveedor.

EVALUACION INICIAL DEL PROVEEDOR

ANLISIS DE
ESCALA DE EVALUACIN
RESULTADOS

PUNTAJE DESCRIPCIN RANGO DECISIN

No cumple con el Solicitud
1 1 - 12
requisito Rechazada
Parcialmente cumple con Solicitud
3 13 - 24
el requisito condicionada
Solicitud
5 Cumple con el requisito 25 - 40
Aprobada

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6.3 Listado de Proveedores: El Jefe de compras incluye en el Listado de proveedores

los proveedores Aprobados y los Condicionados. Los proveedores que resulten
Condicionados, se mantendrn en el listado de proveedores siempre y cuando
obtengan una calificacin mayor o igual a 80% en la primera reevaluacin de
proveedores.

6.4 Seleccin de proveedores: La seleccin del proveedor se realiza teniendo en cuenta

los criterios de precio, cumplimiento y servicios ofrecidas por el proveedor.

6.4.1. Para compras de bienes y servicios de hasta 20 SMLMV, el Jefe de compras

junto con el Vicerrector Administrativo y Financiero, seleccionan el proveedor.

6.4.2. Cuando la compra supere los 20 SMLMV y hasta 500 SMMLV, el Jefe de
Compras elabora una Matriz comparativa de cotizaciones, la cual presenta a la
Junta de Compras, o al Comit de Planeacin (cuando de trate de la contratacin de
obras civiles) para la seleccin del proveedor.

6.4.3. Cuando la compra supere los 500 SMMLV, la Junta de Compras o el Comit de
Planeacin (cuando de trate de la contratacin de obras civiles), estudia, analiza y
selecciona los tres (3) mejores propuestas para presentarlas a la Junta Directiva, quien
selecciona el proveedor.

6.5 Reevaluacin de proveedores: Cada seis meses el jefe de compras, realiza la

reevaluacin de los proveedores utilizando el formato de Reevaluacin de
proveedores teniendo en cuenta los siguientes criterios:

CRITERIOS PARA LA RE-EVALUACIN DE PROVEEDORES

Calidad del Producto: Cumplimiento con las especificaciones tcnicas y de

funcionalidad requeridas.

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Tiempos de entrega: La entrega se realiz en los tiempos pactados en la

orden de compra

Cumplimiento en cantidad: Entreg total de las cantidades solicitadas

Precio: Los precios fueron competitivos durante el perodo de evaluacin

Atencin post-venta: Respuesta oportuna a los requerimientos o quejas

realizados. Las garantas fueron atendidas satisfactoriamente.

En el formato para Seguimiento a proveedores se registran los datos de la

calificacin obtenida por cada proveedor, en cada despacho, asignando una calificacin
de Uno (1) a Cinco (5). Dnde:
1: Deficiente
2: Regular
3: Bueno
4: Muy bueno
5: Excelente
El promedio de las calificaciones obtenidas por el proveedor en cada criterio, se
trasladan al formato Reevaluacin de proveedores donde se multiplica por un factor
de ponderacin, para obtener una calificacin final. El porcentaje total de calificacin
obtenido se ubicar en uno de los siguientes rangos, para establecer el estado del
proveedor calificado.

ESCALA PARA RE-EVALUACIN DEL PROVEEDOR

Rango Estado

Mayor o igual a
Aprobado
80%

Entre 60% y 79% Condicionado

Menor a 60% Rechazado

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6.6 Comunicacin de resultados: El jefe de compras a travs de una comunicacin

escrita, informa al proveedor el resultado de la evaluacin y su calificacin. As:

Proveedores con calificacin mayor o igual a 80%. Se extiende felicitacin y se les invita
a seguir manteniendo el nivel de excelencia.
Proveedores con calificacin entre 60% y 79%. Se les informa sobre la necesidad de
mejoramiento en el factor especfico. Si esta calificacin persiste durante tres
evaluaciones consecutivas, el proveedor es retirado del listado de proveedores.
Proveedores con calificacin igual o inferior al 60%. Se les informa que no pueden
continuar siendo proveedores de la institucin.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Procedimiento de Compras

8. REGISTROS
Registro de nuevos proveedores
Seguimiento a proveedores
Reevaluacin de proveedores
Matriz comparativa de cotizaciones
Listado de Proveedores

Elaborado por Aprobado por

Nombre Eylen Arroyo Morales Piedad Martnez Carazo

Cargo Jefe de Compras Rectora

Firma Original firmado Original Firmado

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