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Technical assistance to
conduct studies and
works of the
restructuration of
Electra
Termos de referncia para o
ajustamento do software
aplicacional Primavera para suporte
da descentralizao
(1.0 verso rascunho)
Ministrio do
Turismo,
Indstria e
Energia de Cabo
Verde
Unidade de Gesto de
Projectos Especiais
23 Maio 2013
Technical assistance to conduct studies and works of the restructuration of Electra

Controlo de verses

Data Autor Verso Referncia Aprovao

23/05/2013 PwC 1.0 (verso rascunho) Primeira verso do documento

Termos de referncia para o ajustamento do Primavera para suporte da descentralizao


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Technical assistance to conduct studies and works of the restructuration of Electra

ndice

1 Introduo .................................................................................................................6

2 Termos de referncia ................................................................................................ 8

2.1 A Electra ........................................................................................................................................................ 8


2.2 Linhas gerais do modelo de negcio para a descentralizao .................................................................... 9
2.3 Objectivos da consulta ao mercado ............................................................................................................ 11
2.4 Servios a prestar pelo adjudicatrio ......................................................................................................... 12
2.5 Principais requisitos .................................................................................................................................... 13
2.5.1 Financeira ......................................................................................................................................... 13
2.5.2 Logstica ............................................................................................................................................ 14
2.5.3 Recursos humanos ............................................................................................................................ 16
2.5.4 Equipamentos e activos .................................................................................................................... 16
2.5.5 Migrao de dados ............................................................................................................................ 17
2.5.6 Interfaces e integrao e exportao automticos ..........................................................................18
2.5.7 Gesto de acessos ..............................................................................................................................18
2.5.8 Formao........................................................................................................................................... 19
2.5.9 Testes ................................................................................................................................................. 19
2.5.10 Gesto da mudana .......................................................................................................................... 19
2.5.11 Apoio aps arranque ......................................................................................................................... 19

2.6 Documentos a entregar pelo adjudicatrio ............................................................................................... 20


2.6.1 Documentao tcnica..................................................................................................................... 20
2.6.2 Documentao de gesto de projecto ............................................................................................. 20

2.7 Prazo de prestao de servios ................................................................................................................... 21

Termos de referncia para o ajustamento do Primavera para suporte da descentralizao


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1. Introduo
Technical assistance to conduct studies and works of the restructuration of Electra

1 Introduo
Este documento tem por finalidade consolidar as principais alteraes que devem ser acauteladas no
ajustamento do sistema aplicacional Primavera de forma a assegurar que o mesmo responda s necessidades
decorrentes da descentralizao. O documento procura ainda sistematizar os servios a prestar pelo
adjudicatrio.
Este resultado agora disponibilizado tinha como pressuposto que a Electra iria preparar uma sistematizao das
alteraes a introduzir no Primavera e que esta seria a base de trabalho do consultor. A PwC no recebeu da
Electra tal base de trabalho e, tomando em considerao o deadline pr-estabelecido para o arranque das 3
empresas, a importncia crtica dos sistemas de informao para tornar essa ambio possvel e o esforo que o
prprio Conselho de Administrao da Electra demonstrava na tentativa de colmatar tal ineficincia, decidiu
em conjunto com o mesmo preparar os Termos de Referncia (ToR) directamente com os principais
utilizadores do sistema.
Obviamente que o conhecimento do consultor sobre os processos e a aplicao alvo no profundo, nem o
tempo disponvel para executar tal tarefa permite preparar e sistematizar requisitos de forma to detalhada
como resultaria caso fossem especificados pelos Servios da Electra. Consideramos que o documento agora
presente constitui uma base de trabalho efectiva que, contudo, permitir a Electra efectuar a consulta ao
mercado para contratualizar os servios de ajustamento do Primavera. No entanto, antes de o fazer e
considerando as limitaes descritas, recomendamos uma anlise aprofundada do especificado neste
documento.
Recordamos que aps aprovao deste documento, cabe Electra a preparao das respectivas peas
concursais, a consulta ao mercado, a seleco do fornecedor e a gesto do processo de implementao. PwC
competir acompanhar os testes de aceitao. Embora no esteja previsto no esforo planeado para o
envolvimento da nossa firma, para um melhor esclarecimento do mercado sobre as alteraes a efectuar, a PwC
disponibiliza-se para participar numa conferncia de fornecedores, tendo como condio que a sesso envolva
em simultneo os fornecedores do ELAG e do Primavera.

Termos de referncia do programa de upgrade tcnico e evoluo SAP 2012/13


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2. Termos de referncia
Technical assistance to conduct studies and works of the restructuration of Electra

2 Termos de referncia

2.1 A Electra
A Electra, SARL, uma sociedade annima que tem por objectivo a produo e a distribuio de Electricidade
em todo o territrio de Cabo Verde, com uma taxa de cobertura actual de 75%, bem como a produo e
distribuio de gua potvel, em S. Vicente, Sal e na cidade da Praia em Santiago com uma taxa de cobertura de
50% e ainda, a recolha, o tratamento e a reutilizao das guas residuais na cidade da Praia.

Com a Sede Social e Servios Centrais na cidade do Mindelo, ilha de S. Vicente e com cerca de 695
trabalhadores, a empresa exerce a sua actividade operacional atravs de nove Unidades de Produo e
Distribuio, duas na Ilha de Santiago e uma em cada das restantes ilhas, havendo ilhas com mais do que uma
Central de Produo e Servios de Distribuio.

A ELECTRA desenvolve a sua actividade, gerindo cinco negcios autnomos.

Trs negcios so geridos na base dum Contrato de Concesso assinado entre a empresa e o Governo, que tendo
como incio a data de 18.01.2000, vlido por um perodo de trinta e seis anos. Os trs negcios, geridos pela
ELECTRA enquanto Concessionria de servios pblicos, so os seguintes:

Transporte e distribuio de electricidade, em todo o territrio nacional, em regime de exclusividade


excepto na ilha da Boavista.
Transporte e distribuio de gua, em S. Vicente, Sal e na cidade da Praia, em regime de exclusividade;
Recolha de guas residuais e seu tratamento para reutilizao, na cidade da Praia, em regime de
exclusividade.

Dois negcios so objecto de licena, por parte do Governo, vlida por trinta anos, tambm a contar de
18.01.2000, a saber:

Produo de electricidade, em todo o territrio nacional;


Produo de gua dessalinizada, em S. Vicente, Sal e na cidade da Praia.

Na sequncia da Resoluo n. 19/2010, de 16 de Abril, alterada pela Resoluo n. 26/2011, de 8 de Agosto, a


Electra, SARL (ELECTRA), marcou o arranque efectivo do seu processo de reestruturao, criando em 2011 as
duas filiais, respectivamente, a Electra Sul Sociedade Unipessoal, S.A., com sede na Praia, e Electra Norte,
Sociedade Unipessoal, S.A., com sede em So Vicente. Seguindo a nova Resoluo, para cada nova sociedade foi
estabelecido em estatutos, como objecto social, a produo, o transporte, a distribuio e a comercializao de
electricidade e gua. A sociedade ainda exerce actividades relacionadas com a recolha, tratamento e a
reutilizao de guas residuais. A Electra Sul foi registada na Conservatria da Praia a 20-09-2011 e a Electra
Norte na Conservatria de So Vicente a 31-10-2011. A Resoluo de 2010 atribua s novas sociedade o objecto
de exercerem apenas o transporte e a distribuio e s de electricidade. A nova pressupe a descentralizao de
todo o core business da Electra SARL. Ainda, no mbito da descentralizao e no contexto de uma parceria
pblico-privada, a 9 de Setembro de 2010 a Electra celebrou com a sociedade guas e Energia da Boavista,
AEB, S.A. um contrato, tendo por objecto a subconcesso dos servios relativos ao transporte e distribuio de
energia elctrica e gua na ilha da Boa Vista, autorizada pelo Decreto-lei n. 26/2008, de 1 de Setembro,
transferindo para a subconcessionria AEB os direitos e obrigaes de que titular a concessionria, conforme
o Contrato Geral.

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2.2 Linhas gerais do modelo de negcio para a descentralizao

O Governo de Cabo Verde, tomando por base as linhas de orientao estratgica que emergem,
designadamente, da Poltica Energtica Nacional, encontra-se empenhado, no mbito de um processo mais
amplo de reorganizao dos sectores de energia e gua em Cabo Verde, em levar avante com sucesso um
projecto de profunda reestruturao da Electra, visando imprimir uma maior eficincia operacional e de gesto
empresa. Os objectivos subjacentes ao processo de reestruturao da Electra so mltiplos. A prioridade a
curto prazo , porm, resolver os problemas graves verificados sobretudo em Santiago a nvel da performance
tcnica e comercial da empresa, resultado que se espera alcanar atravs da medida de descentralizao efectiva
da gesto, cuja necessidade se tem feito sentir com grande acuidade. A prazo, a esperada melhoria operacional
da Electra, a nvel das ilhas de Sotavento, associada ao seu saneamento financeiro, trar ganhos no s em
termos do aprofundamento dos progressos j consumados nas ilhas de Barlavento, contribuindo deste modo
para o desenvolvimento dos servios pblicos de electricidade e gua em todo o pas, mas tambm potenciar a
possibilidade de participao de parceiros privados na gesto dos sectores concernentes, sob diferentes formas
e em funo de cada sector de actividade.

A reestruturao em curso procura assegurar o unbundling das actividades principais dos segmentos de
negcio de electricidade e gua e saneamento, nomeadamente ao nvel da:

a) Electricidade
i. Produo de electricidade
ii. Transporte e Distribuio de electricidade
iii. Comercializao
b) gua e Saneamento:
i. Produo/Extraco de gua
ii. Transporte, Armazenagem e Distribuio de gua
iii. Recolha e Transporte de guas residuais (cidade da Praia)
iv. Tratamento/Transformao de guas residuais (cidade da Praia)
v. Comercializao de gua e saneamento

A reestruturao da Electra envolve 2 (duas) etapas fundamentais:

a) A descentralizao regional e,
b) A reorganizao societria
A descentralizao regional, etapa de referncia para efeitos desta consulta ao mercado, contempla o
surgimento de duas novas empresas operacionais de base regional e a transformao do objecto da actual
empresa, Electra SARL, tornando-a a compradora universal de gua e electricidade, proprietria e gestora dos
activos operacionais e prestadora de servios comuns de suporte a todas as 3 (trs) empresas. A Electra SARL
manter-se como a detentora das licenas de produo e a concessionria de transporte e distribuio de energia
eltrica e gua e de recolha e tratamento de guas residuais para reutilizao, no caso da Cidade da Praia. As
duas empresas de base regional so: a Electra Norte e a Electra Sul. Estas duas empresas tero a
responsabilidade de operao dos estabelecimentos de produo e de distribuio e comercializao sob
contrato de operao e de subconcesso.

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Electra SARL
Eletricidade gua
1 1 Negoceia preos e
Propriedade dos ativos Propriedade dos ativos
condies
1
Licena Licena
Concesso Concesso 2 Abastece, recepciona e
6
3 confere
Servios comuns 3 Fatura e recebe
Produtores
independentes Gesto financeira Planeamento e controlo 4 Gastos de energia
Recursos humanos Auditoria interna contratados
Sistemas de informao Servios administrativos 5 Fatura de eletricidade
Aprovisionamento Servios corporativos abastecida
6 Gastos de produo de
gua
4 5
7 Fatura de gua
8 7
abastecida
5
Electra Sul e Electra Norte 8 Servios comuns
prestados
Eletricidade gua 9 Contrata, fornece e
2
recebe fornecimentos
Produo Produo
Contrato de operao Contrato de operao
2
Fornecedores
de combustvel
Distribuio e Distribuio e 9
Comercializao Comercializao Clientes
3 Sub-concesso Sub-concesso

Como se depreende do atrs mencionado e do esquema apresentado passaro a conviver 2 (dois) modelos de
negcio distintos: o primeiro referente Electra SARL e o segundo aplicvel Electra Norte e Electra Sul. A
Electra SARL embora seja a detentora dos activos operacionais no exercer qualquer actividade operacional de
produo, transporte, distribuio e comercializao, em qualquer dos segmentos de negcio, nem ter um
interface com os clientes.

Por sua vez, o modelo de servios subjacente ao funcionamento dos Servios Partilhados atribudos Electra
SARL assenta numa lgica de desconcentrao geogrfica da prestao, embora a sede dos Servios Partilhados
fique localizada na cidade do Mindelo. Por outras palavras, sempre que possvel, a prestao ser efectuada
junto da empresa-cliente, secundarizando os eventuais benefcios de escala resultantes de uma centralizao da
prestao. Os servios objecto da prestao comum cobrem os domnios da gesto financeira, dos recursos
humanos, sistemas de informao, activos no operacionais, aprovisionamento, planeamento e controlo,
auditoria interna, apoio jurdico-legal, qualidade e outros servios corporativos.

O Conselho de Administrao da Electra prev a entrada em funcionamento das 3 (trs) empresas, em


conformidade com o modelo aqui descrito, no dia 1 de Julho de 2013.

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2.3 Objectivos da consulta ao mercado


A implementao da descentralizao reflecte-se no cenrio de coexistncia de 3 (trs) empresas com 2 (dois)
modelos de negcio distintos. Como se depreende, o modelo de negcio e o modelo de funcionamento de cada
uma das empresas distinto dos modelos que serviram de base para a implementao do software Primavera
actualmente em explorao. Adicionalmente e em linha com os pressupostos da reorganizao da Electra, foi
desenvolvido um modelo de separao contabilstica que verte para os sistemas contabilstico e de custeio o
unbundling das principais actividades dos segmentos de negcio de electricidade e gua e saneamento.
Urge pois efectuar os ajustamentos necessrios que se reflectiro em parte, na configurao aplicacional de 3
(trs) empresas, nas alteraes necessrias para suportar o modelo de processos de negcio para a
descentralizao de cada uma das empresas e o modelo de separao contabilstica, bem como no
reajustamento da gesto de identidades fundamentalmente ao nvel das responsabilidades e perfis de acessos.
Adicionalmente, haver que analisar o impacto de uma utilizao intensiva dos diversos mdulos do software
Primavera nas cidades do Mindelo e da Praia.
Os principais documentos de referncia para os ajustamentos a serem efectuados e que o adjudicatrio deve ter
em considerao so os seguintes:
a) Preliminary report;
b) Modelo de processos de negcio para a descentralizao;
c) Modelo de separao contabilstica;
d) Modelo organizacional.
Todos estes documentos sero disponibilizados ao concorrente s para efeitos de consulta nos escritrios da
Electra na Cidade da Praia, durante a fase de consulta ao mercado, caso o mesmo manifeste essa vontade.
Contudo, por razes de gesto de risco e confidencialidade os mesmos no podero ser cedidos em formato
electrnico ou em suporte fsico em papel.
Estes documentos tm por objectivo definir o framework global do funcionamento das 3 (trs) empresas
durante a fase de descentralizao. No constituem especificaes detalhadas para suporte dos ajustamentos ao
software Primavera. O mesmo se aplica para os requisitos definidos nestes Termos de Referncia (ToR). da
responsabilidade do adjudicatrio, em sede anlise e desenho, efectuar o levantamento detalhado dos requisitos
e das alteraes a serem efectuadas e propor a configurao futura da aplicao.

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2.4 Servios a prestar pelo adjudicatrio


Os servios a prestar pelo adjudicatrio so os seguintes:
Efectuar a reviso da configurao do software aplicacional Primavera Executive 7.5 e implementar as
alteraes necessrias de forma a assegurar a sua conformidade aos modelos de negcio, processos de
negcio para a descentralizao e separao contabilstica, dentro do mbito dos mdulos e funes j
implementados;
Avaliar o impacto na arquitectura e infra-estrutura fsica implementada da utilizao intensiva do
software Primavera em simultneo nas cidades do Mindelo e Praia, sugerindo alteraes, se for caso
disso;
Efectuar a migrao de dados;
Actualizar o interface com o ELAG e scripts/programas de integrao ou exportao automtica de
dados;
Definir responsabilidades e perfis de acesso;
Actualizar e reforar a formao dos utilizadores finais;
Prestar apoio tcnico presencial durante e aps entrada em produtivo das 3 (trs) empresas;
Apoiar a gesto do projecto.

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2.5 Principais requisitos


Actualmente, est implementada a verso Primavera Executive 7.5 com os seguintes mdulos em utilizao:
Financeira
o Contabilidade (Geral e Analtica)
o Tesouraria
Logstica
o Compras
o Inventrio
Recursos humanos
Equipamento e activos
Os ajustamentos a efectuar no mbito da presente consulta ao mercado limitam-se aos mdulos e
funcionalidades em explorao, sem impedimento que aps a implementao da descentralizao e com o
arranque das 3 (trs) empresas a Electra possa decidir pela evoluo do sistema. Contudo, nesta fase, a Electra
poder decidir implementar novas funcionalidades mas com reduzido impacto no modelo de funcionamento.
Em termos globais, os ajustamentos devem considerar a existncia de 3 (empresas) separadas, embora parte
dos servios de suporte sejam efectuados em regime de servios partilhados.

2.5.1 Financeira
Na rea financeira, os principais ajustamentos a efectuar referem-se ao seguinte:
2.5.1.1 Contabilidade geral
2.5.1.1.1 Abertura de empresas
O sistema deve ser configurado de forma a suportar a existncias de 3 (trs) empresas com uma separao total
jurdica e fiscal, independentemente de poderem vir a existir utilizadores comuns. Existiro 2 (dois) modelos de
negcio distintos: um aplicvel Electra SARL e outro Electra Sul e Electra Norte.
2.5.1.1.2 Plano de contas
O plano de contas ser configurado no Primavera por empresa, independentemente de poder ser o mesmo
plano. Contudo, a parametrizao do sistema deve assegurar validaes cruzadas ou inactivao de contas para
que uma empresa s possa utilizar as contas a si correspondentes.
2.5.1.1.3 Dirios
Actualizar a configurao dos dirios em conformidade com o previsto na separao contabilstica.
2.5.1.1.4 Reconciliaes bancrias
Actualizar a configurao de forma a suportar a realizao de reconciliaes bancrias automticas.
2.5.1.1.5 Gesto de dados mestres
A gesto dos dados mestres de gesto financeira da responsabilidade exclusiva da Unidade de Servios
Financeiros dos Servios Partilhados.
2.5.1.1.6 Formulrios e relatrios
Actualizar os formulrios e relatrios (incluindo os resultante dos Add-in Financeiro, se aplicvel) e, se
necessrio a configurao, tornando-os especficos para cada empresa.
2.5.1.1.7 Processos aplicacionais
Actualizar os processos aplicacionais no Primavera em conformidade com o modelo de processos de negcio
para a descentralizao e limitada ao mbito dos mdulos e funcionalidades em explorao.

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2.5.1.2 Contabilidade analtica


2.5.1.2.1 Dirios
Actualizar a configurao dos dirios em conformidade com o previsto na separao contabilstica.
2.5.1.2.2 Centros de custos e funes
Actualizar a configurao dos centros de custos e funes em conformidade com o previsto na separao
contabilstica.
2.5.1.2.3 Estrutura e processo de custeio
Actualizar a configurao (predefinies, reparties, validaes, etc.) do mdulo em conformidade com o
previsto na separao contabilstica.
2.5.1.2.4 Formulrios e relatrios
Parametrizar novos formulrios e relatrios (incluindo os resultante dos Add-in Financeiro, se aplicvel), bem
como actualizar os existentes e, se necessrio a configurao, tornando-os especficos para cada empresa e de
acordo com as necessidades decorrentes do modelo de separao contabilstica.
2.5.1.2.5 Processos aplicacionais
Actualizar os processos aplicacionais no Primavera em conformidade com o modelo de processos de negcio
para a descentralizao e limitada ao mbito dos mdulos e funcionalidades em explorao.

2.5.1.3 Tesouraria
2.5.1.3.1 Gesto de bancos
Ajustar a configurao tornando-a especfica para cada empresa. Cada conta bancria estar adstrita a uma
nica empresa.
2.5.1.3.2 Gesto de caixa
Ajustar a configurao tornando-a especfica para cada empresa. Cada conta caixa estar adstrita a uma nica
empresa.
2.5.1.3.3 Gesto de tesouraria previsional
Ajustar a configurao tornando-a especfica para cada empresa.
2.5.1.3.4 Ordens de pagamento
Ajustar a configurao de forma a suportar a extenso da utilizao de ordens de pagamento nos pagamentos
atravs do Fundo Fixo. Adicionalmente, a aplicao deve prever a utilizao de ordens de pagamento no caso do
pagamento da IUR, NPS e SAT, bem como no caso de adiantamentos ao pessoal.
2.5.1.3.5 Formulrios e relatrios
Actualizar os formulrios e relatrios e, se necessrio a configurao, tornando-os especficos para cada
empresa.
2.5.1.3.6 Processos aplicacionais
Actualizar os processos aplicacionais no Primavera em conformidade com o modelo de processos de negcio
para a descentralizao e limitada ao mbito dos mdulos e funcionalidades em explorao.

2.5.2 Logstica
Na rea logstica, os principais ajustamentos a efectuar referem-se ao seguinte:
2.5.2.1 Compras
2.5.2.1.1 Compras centralizadas e compras descentralizadas
As compras da Electra SARL sero todas efectuadas pelos Servios Partilhados. No caso da Electra Norte e
Electra Sul, dependendo da categoria de compra (artigos ou servios) e do valor ou de ambos os critrios em
simultneo, as suas compras podero ser realizadas de forma centralizada pelos Servios Partilhados da Electra
SARL ou de forma descentralizada, por cada uma das empresas. Note-se que no existiro compras

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descentralizadas para artigos de stock. Compete ao adjudicatrio, com base nos pressupostos definidos pela
Electra, configurar o sistema com as validaes necessrias de forma a assegurar que os processos de compra
decorrem dentro dos pressupostos acima referidos.
2.5.2.1.2 Requisies ao armazm, pedidos de compra e recepo de artigos
Considerando a existncia de Servios Partilhados, o adjudicatrio deve considerar a possibilidade de um
pedido de compra, no mbito das compras centralizadas, ser efectuado por agregao de requisies internas ao
armazm de utilizadores de diferentes empresas. Este facto deve tambm ser considerado no matching entre a
recepo de artigos, o pedido de compra e as requisies internas.
2.5.2.1.3 Registo de propostas de fornecedores
O sistema deve possibilitar o registo de todas as propostas de concorrentes no mbito de uma consulta. Deve
igualmente permitir a aprovao do relatrio de avaliao directamente no sistema.
2.5.2.1.4 Gesto de dados mestres
A gesto dos dados mestres de fornecedores e artigos so da responsabilidade exclusiva dos Servios
Partilhados, independentemente do processo de compra ser centralizado ou descentralizado.
2.5.2.1.5 Formulrios e relatrios
Actualizar os formulrios e relatrios e, se necessrio a configurao, tornando-os especficos para cada
empresa. Adicionalmente, dever ser possvel visualizar e extrair relatrios consolidados das 3 (trs) empresas.
2.5.2.1.6 Processos aplicacionais
Actualizar os processos aplicacionais no Primavera em conformidade com o modelo de processos de negcio
para a descentralizao e limitada ao mbito dos mdulos e funcionalidades em explorao.

2.5.2.2 Inventrio
2.5.2.2.1 Gesto de armazns e stocks
Os armazns e stocks so propriedade da Electra SARL. A esta entidade competir a gesto dos mesmos.
2.5.2.2.2 Armazns
O adjudicatrio deve configurar todos os 4 (quatro) armazns existentes: armazm central (Mindelo), armazm
da Matiota (Mindelo), armazm da Cidade da Praia e armazm do Sal. A utilizao do software de gesto de
armazns est prevista que ocorra nas 4 (quatro) localizaes no Mindelo, Praia e Sal.
2.5.2.2.3 Entrada em armazm
O sistema deve estar preparado para o registo da entrada fsica dos artigos logo que so recepcionados pelo
armazm, independentemente da recepo da respectiva factura e de eventuais facturas relacionadas com
custos associados compra. Nas circunstncias atrs referidas, o sistema deve permitir o registo das entradas
mesmo antes da aceitao tcnica e financeira. Adicionalmente, o sistema deve permitir a posterior valorizao
adequada da referida entrada.
2.5.2.2.4 Requisies ao armazm
O adjudicatrio deve considerar o facto dos stocks em armazm serem propriedade da Electra SARL e por essa
razo s estarem no sistema dessa empresa. Deste modo, os requisitantes da Electra Norte e Electra Sul atravs
do sistema da sua empresa no tero visibilidade dos stocks existentes. Cabe ao adjudicatrio identificar uma
soluo que permita a estes verificar os stocks em armazm na Electra SARL e acompanhar o processo de
satisfao da sua requisio e pedido de compra, se for o caso disso.
2.5.2.2.5 Confrontao entre a recepo de artigos, pedidos de compra e requisies internas
Considerando a existncia de Servios Partilhados, o adjudicatrio deve assumir que um pedido de compra, no
mbito das compras centralizadas, pode ser gerado por agregao de requisies internas ao armazm de
efectuadas nos sistemas de diferentes empresas. Assim, o adjudicatrio dever propor uma soluo e
implement-la se for caso disso, que permita, nessas circunstncias, a agregao de requisies internas de
diferentes empresas para gerar um pedido de compra, bem como quando da recepo do artigo/servio
permitir o matching entre a recepo de artigos, o pedido de compra e as requisies internas.

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2.5.2.2.6 Organizao de armazns


O sistema deve assegurar a gesto de localizaes fsicas para a gesto dos contadores (entradas, permanncia,
sadas) sua guarda. Os contadores (novos e por instalar, avariados, reparados e prontos a serem reinstalados,
etc.) so imobilizados devendo por essa razo ser geridos como tal e no mdulo mais apropriado, sem prejuzo
da integrao entre mdulos. Quando no estiverem na instalao do cliente ou em reparao nos servios
tcnicos respectivos, os mesmos estaro guarda do armazm devendo por isso ser assegurada a sua gesto.
2.5.2.2.7 Gesto de dados mestres
A gesto dos dados mestres de fornecedores e artigos da responsabilidade exclusiva dos Servios Partilhados.
2.5.2.2.8 Formulrios e relatrios
Actualizar os formulrios e relatrios e, se necessrio a configurao, tornando-os especficos para cada
empresa. Adicionalmente, dever ser possvel visualizar e extrair relatrios consolidados das 3 (trs) empresas.
2.5.2.2.9 Processos aplicacionais
Actualizar os processos aplicacionais no Primavera em conformidade com o modelo de processos de negcio
para a descentralizao e limitada ao mbito dos mdulos e funcionalidades em explorao.

2.5.3 Recursos humanos


Na rea dos recursos humanos, os principais ajustamentos a efectuar referem-se ao seguinte:
2.5.3.1 Actualizao de dados de pessoal
Actualizar fichas de pessoal, centros de custo e estabelecimentos.
2.5.3.2 Ajudas de custo
Configurar o sistema para suportar o pedido (requisio), atribuio e eventual prestao de contas no mbito
das ajudas de custo.
2.5.3.3 Adiantamentos ao pessoal
Configurar o sistema para suportar o pedido (requisio), atribuio e eventual prestao de contas no mbito
dos adiantamentos.
2.5.3.4 Gesto de dados mestres
A gesto dos dados mestres de pessoal da responsabilidade exclusiva dos Servios Partilhados.
2.5.3.5 Formulrios e relatrios
Actualizar os formulrios e relatrios (incluindo em formato electrnico ficheiros magnticos) e, se
necessrio a configurao, tornando-os especficos para cada empresa. Adicionalmente, dever ser possvel
visualizar e extrair relatrios consolidados das 3 (trs) empresas.
2.5.3.6 Processos aplicacionais
Actualizar os processos aplicacionais no Primavera em conformidade com o modelo de processos de negcio
para a descentralizao e limitada ao mbito dos mdulos e funcionalidades em explorao.

2.5.4 Equipamentos e activos


Na rea dos Equipamentos e Activos os principais ajustamentos a efectuar referem-se ao seguinte:
2.5.4.1 Activos operacionais e activos no operacionais
Um pressuposto chave do futuro modelo de negcio que os activos operacionais so propriedade da Electra
SARL embora sejam explorados pela Electra Norte e Electra Sul. Os custos de investimento (CAPEX) so
suportados pela Electra SARL e os custos de manuteno (OPEX) pelas empresas operacionais.

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O cadastro de activos operacionais e de terrenos, edifcios e outras instalaes da Electra SARL ir incluir todos
os activos, incluindo os de domnio pblico, independentemente da sua relevncia para efeitos contabilsticos e
reporte regulatrio.
Os restantes activos no operacionais devem ser repartidos pelas 3 (trs) empresas e sero objecto de gesto por
parte dos Servios Partilhados.
2.5.4.2 Contadores
Os contadores so imobilizados da Electra SARL. Deve ser possvel classificar a situao de cada contador
consoante a sua condio de utilizao: disponvel (quando est em condies de ser instalado), activo (quando
est instalado) e inactivo (quando no est operacional). Os contadores com a condio de disponvel e
inactivo devem estar guarda dos armazns. Atravs do mdulo de Equipamentos e activos ou dos
Inventrios deve ser possvel controlar a entrada, estada e sada dos contadores dos armazns.
2.5.4.3 Transferncias e alienaes
Assegurar a disponibilidade do sistema para o suporte do registo de transferncias e alienaes.
2.5.4.4 Gesto de dados mestres
A gesto dos dados mestres dos activos operacionais da responsabilidade do Departamento de Gesto de
Activos Operacionais e a gesto dos activos no operacionais da responsabilidade exclusiva dos Servios
Partilhados, independentemente da empresa proprietria dos mesmos.
2.5.4.5 Formulrios e relatrios
Actualizar os formulrios e relatrios e, se necessrio a configurao, tornando-os especficos para cada
empresa. Adicionalmente, dever ser possvel visualizar e extrair relatrios consolidados das 3 (trs) empresas.
2.5.4.6 Processos aplicacionais
Actualizar os processos aplicacionais no Primavera em conformidade com o modelo de processos de negcio
para a descentralizao e limitada ao mbito dos mdulos e funcionalidades em explorao.

2.5.5 Migrao de dados


Devem ser realizadas as aces necessrias no sistema para se efectuar o corte de operaes da Electra SARL a
30/06/2013, dando incio, no dia seguinte, explorao de 3 (trs) empresas. A migrao de dados deve incluir
no s a converso de dados entre empresas como tambm uma limpeza dos mesmos. As principais reas alvo
da migrao, sem prejuzo de outras a serem identificadas em sede de projecto, so as seguintes:
2.5.5.1 Contabilidade
Deve considerar o encerramento de contas a 30/6/2013 e a abertura de contas de 3 empresas a 01/07/2013
com um plano de contas, centros de custo e dirios diferentes.
2.5.5.2 Compras
As requisies e encomendas pendentes a 30/6/2013 devem ser mantidas na Electra SARL. Aps a satisfao
das mesmas a Electra proceder aos respectivos ajustamentos junto das empresas que forem responsveis pelo
custo.
2.5.5.3 Pagamento de facturas a fornecedores
As facturas de fornecedores correspondentes a bens e servios recebidos at a 30/6/2013 devem ser mantidas
na Electra SARL. No caso de facturas relativas a bens e servios no recebidos ou com recepo parcial tambm
devem ser mantidas na Electra SARL. Aps concluso do processo pendente, a Electra SARL efectuar o devido
ajustamento junto das empresas responsveis pelo custo, se for caso disso.
2.5.5.4 Amortizaes e imparidades de imobilizado
As amortizaes e imparidades devem ser processadas de forma a ser assegurado o corte das operaes a
30/06/2013. Os bens de imobilizado que forem transferidos para outras empresas s devem gerar amortizaes

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e imparidades imputadas a essas novas empresas pelo perodo do ano remanescente ou seja a partir de 1 de
Julho de 2013.
2.5.5.5 Dvidas de clientes e cobranas
O valor da dvida de clientes a 30/06/2013 deve permanecer nas contas da Electra SARL. Contudo, a partir de
1/07/2013 elas sero cobradas pelas empresas Electra Norte e Electra Sul que, posteriormente, faro o
respectivo acerto de contas com a Electra SARL.
2.5.5.6 Dvidas a terceiros
O valor da dvida a terceiros a 30/06/2013 deve permanecer nas contas da Electra SARL.
2.5.5.7 Limpeza de dados
Compete ao adjudicatrio efectuar a limpeza de dados com base em critrios definidos pela Electra.

2.5.6 Interfaces e integrao e exportao automticos


Sem prejuzo de outros interfaces e integraes a serem identificados pelo adjudicatrio em sede de projecto,
sistematizam-se as suas principais responsabilidades neste domnio.
2.5.6.1 Integrao de facturao do ELAG no Primavera
Actualizar os ficheiros e rotinas de integrao da facturao do ELAG no Primavera, considerando a existncia
da Electra SARL de 2 (duas) empresas operacionais distintas, Electra Norte e Electra Sul, bem como tornando a
integrao um processo dirio e no mensal, tal como actualmente ocorre.
2.5.6.2 Integrao das cobranas do ELAG no Primavera
Actualizar os ficheiros e rotinas de integrao das cobranas do ELAG no Primavera, considerando a existncia
da Electra SARL e de 2 (duas) empresas operacionais distintas: Electra Norte e Electra Sul, Electra Norte e
Electra Sul, bem como tornando a integrao um processo dirio e no mensal, tal como actualmente ocorre.
2.5.6.3 Integrao do controlo digital de presenas no Primavera
Actualizar os ficheiros e rotinas de integrao do controlo digital de presenas (identificao biomtrica por
reconhecimento da impresso digital) no Primavera, considerando a existncia de 3 (trs) empresas e onde um
nico dispositivo de controlo digital pode ser utilizado por trabalhadores de 2 (duas) empresas distintas.
2.5.6.4 Ficheiro de exportao de pagamentos bancrios aos trabalhadores
Actualizar os ficheiros e rotinas de exportao automtica de pagamentos bancrios aos trabalhadores, vulgo
ficheiros magnticos para os bancos, considerando a existncia de 3 (trs) empresas.

2.5.7 Gesto de acessos


A prtica revelou que as responsabilidades, os perfis de acesso e os acessos no respondem s necessidades do
negcio, bem como existe margem de melhoria na definio dos mesmos. Adicionalmente, urge traduzir a este
nvel a realidade de existncia de 3 (trs) empresas distintas, onde uma delas prestadora de Servios
Partilhados. Nestas circunstncias, por vezes, as actividades operacionais so efectuadas pelo pessoal dos
Servios Partilhados mas as aprovaes so da responsabilidade dos Directores ou membros do Conselho de
Administrao da empresa a que a transaco diz respeito. No funcionamento dos Servios Partilhados importa
tambm destacar que, por vezes, a realizao das actividades efectuada de forma desconcentrada. A
compreenso e conformidade com o modelo de processos de negcio para a descentralizao so
particularmente importantes.
da responsabilidade do adjudicatrio a definio ou reviso adequada das responsabilidades, perfis de acessos
e acessos no Primavera.

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2.5.8 Formao
O adjudicatrio responsvel pela formao no posto de trabalho e pela realizao de sesses de formao em
sala, cobrindo a totalidade dos processos implementados no Primavera e considerando 3 (trs) perfis:
utilizadores, utilizadores avanados e administrao. Os utilizadores com estes dois ltimos perfis sero os
responsveis pela manuteno do sistema aps a sua entrada em produtivo.
A formao dos utilizadores no posto de trabalho e em sala ser efectuada nas cidades da Praia e Mindelo. Por
sua vez, a formao em administrao ser realizada no Mindelo.
Na sua proposta o concorrente deve apresentar o plano de formao onde conste o nmero de sesses
formao, o objectivo de cada sesso e a durao de cada sesso de formao. O nmero mximo de
participantes por sesso de 6 (seis) colaboradores da Electra.

2.5.9 Testes
O adjudicatrio responsvel pelo planeamento, execuo e documentao de testes. Na sua proposta, o
concorrente deve especificar os testes que pretende realizar. No mnimo devero ser realizados os seguintes:
a) Testes unitrios (dentro de um mdulo ou parte da soluo, funcionalidade, desenvolvimento medida
ou add-ons);
b) Testes integrados (entre mdulos ou partes da soluo, interfaces, desenvolvimentos medida ou add-
ons);
c) Testes de sistema (testes globais ao sistema);
d) Testes de desempenho;
e) Testes de aceitao.
Em sede de proposta, o concorrente deve indicar quais as ferramentas que utilizar para efectuar os testes de
desempenho. A realizao dos testes ser sempre acompanhada pela entidade adjudicante. Os testes de
aceitao sero realizados pela Electra com o acompanhamento do adjudicatrio.
Cabe ao adjudicatrio a preparao dos scripts dos testes, devendo os mesmos ser aprovados pela Electra antes
da execuo dos testes.

2.5.10 Gesto da mudana


Ao nvel da gesto da mudana o concorrente deve indicar a sua abordagem metodolgica e articul-la com o
planeamento e gesto global do projecto. A gesto da mudana, alm da formao e da documentao tcnica
para os utilizadores, deve no mnimo contemplar:
a) A elaborao da estratgia de gesto da mudana;
b) A elaborao do plano de comunicao do Programa;
c) A definio de aces concretas de facilitao da mudana.

2.5.11 Apoio aps arranque


O adjudicatrio na proposta deve apresentar a sua abordagem para o apoio aps arranque at ao encerramento
do primeiro ms. Estes servios devero contemplar um mix de apoio presencial (Mindelo e Praia ) e de apoio
remoto.

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2.6 Documentos a entregar pelo adjudicatrio


2.6.1 Documentao tcnica
O fornecedor responsvel pela documentao tcnica do projecto e respectivo repositrio, disponibilizando ao
cliente em formato editvel no mnimo os seguintes documentos:
a) Manual de processos aplicacionais;
b) Manual de utilizador;
c) Manual de configurao;
d) Estratgia e plano de testes;
e) Scripts e resultados dos testes;
f) Catlogo de pedidos de alteraes;
g) Formulrio de pedido de alteraes;
h) Anlise e desenho de interfaces, integraes e desenvolvimentos medida;
i) Relatrios de interfaces, integraes e desenvolvimentos medida;
j) mbito, estratgia e plano de limpeza e arquivo de dados;
k) Relatrio da limpeza e arquivo de dados;
l) Relatrio de responsabilidades, matriz de perfis de acessos e acessos (autorizaes) concedidas;
m) Estratgia e plano de formao;
n) Manual de formao;
o) Relatrio da formao;
p) Estratgia e cut-over plan para a produo;
q) Plano de contingncia para o Go-live;
r) Procedimentos de Go-live, incluindo o help desk;
s) Go-live check list;
t) Relatrio de produo.

2.6.2 Documentao de gesto de projecto


O adjudicatrio responsvel pela documentao de gesto do programa e respectivo repositrio,
disponibilizando ao cliente em formato editvel no mnimo os seguintes documentos:
a) Plano detalhado do programa, actualizado ao longo da execuo;
b) Plano de qualidade, incluindo os mecanismos, procedimentos e documentao padro do programa;
c) Relatrios de controlo de qualidade;
d) Estratgia e plano de comunicao;
e) Estratgia e plano de gesto da mudana;
f) Relatrios de progresso;
g) Catlogo de gesto de incidentes;
h) Formulrios de gesto de incidentes;
i) Catlogo de gesto de assuntos pendentes;
j) Formulrios de pedidos e questes pendentes.

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2.7 Prazo de prestao de servios


Como atrs esclarecido a contratao destes servios visa assegurar a entrada e m funcionamento das 3 (trs)
empresas a 01/07/2013. Nesse sentido, o sistema deve estar disponvel e aceite at ao dia 14/06/201.

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