AP 17_AA 26 APLICACIN DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA ESTRUCTURACION

DE REDES LOGISTICAS COMUNICAR EL COMPORTAMIENTO DEL SISTEMA

LOGISTICO ESTRUCTURAR INFORMES Y REPORTES DEL COMPORTAMIENTO
DE LOS PROCESOS LOGISTICOSEVALUACION DE LOS PRCESOS LOGISTICOS
REPORTE DE NOVEDADES DE LOS PROCESOS LOGISTICOS PANADERA Y
BIZCOCHERA MANA PAN.

Elaborado por:

ANDERSON OSWALDO RUEDA LOPEZ

BAYRON DONCEL TRUJILLO
JORGE ALEXANDER ROZO TORRES
JHON FREDY JUNCA GARZON

Presentado a:

CARMEN NIETO
INSTRUCTORA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

CENTRO DE BIOTECNOLOGA AGROPECUARIA
TECNOLOGA EN GESTIN LOGSTICA
Valledupar, 12 de septiembre de 2017
AP 17_AA 26 APLICACIN DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA ESTRUCTURACION
DE REDES LOGISTICAS COMUNICAR EL COMPORTAMIENTO DEL SISTEMA
LOGISTICO ESTRUCTURAR INFORMES Y REPORTES DEL COMPORTAMIENTO
DE LOS PROCESOS LOGISTICOSEVALUACION DE LOS PRCESOS LOGISTICOS
REPORTE DE NOVEDADES DE LOS PROCESOS LOGISTICOS PANADERA Y
BIZCOCHERA MANA PAN.

A. Introduccin:

Para determinar los xitos y las prdidas de una compaa, es necesario recurrir a la
capacidad de seguimiento que esta ltima tenga de los estndares de calidad y
cumplimiento exigidos para lograr un alto grado satisfaccin a sus clientes. Siendo
importante que sea evaluada no solo la productividad en trminos financieros, sino que se
valora la respuesta que brinda el cliente externo al producto o servicio ofrecido por la
empresa.

Por lo anterior, se hace pertinente efectuar un adecuado diagnstico de los diversos

problemas que tenga la empresa en el quehacer cotidiano de cada uno de sus procesos y
subprocesos, lase aprovisionamiento, produccin, almacenamiento y distribucin

En este sentido el presente Informe de reporte de novedades del proceso logstico, hace
un diagnstico de los problemas ms relevantes que presenta la empresa PANADERA Y
BIZCOCHERA MANA PAN en cada uno de los subprocesos logsticos Aprovisionamiento,
Produccin, Almacenamiento y Distribucin.

Simultneamente, tambin se muestran las soluciones que consideramos ms pertinentes

a dichos problemas, con los respectivos beneficios que le acarrear a la empresa la
correcta implementacin de las mismas.

Este se constituye en el primer avance de investigacin corresponde al estudio realizado

por la empresa Mana Pan, en donde se busca efectuar una proyeccin del crecimiento a
mediano plazo de la organizacin dentro del mercado de produccin, procesamiento,
transformacin y distribucin de alimentos en la zona donde tiene influencia. O sea que es
una herramienta bsica para desarrollar la estrategia de expansin de Mana Pan a otros
municipio y de abrir otras sucursales en los que ya tiene sede, como lo es la nueva
sucursal en el rea norte de la ciudad de Valledupar y la otra en el municipio de San
Diego, donde se prospecta especficamente la venta de repostera y tortas.

Por todo lo anterior, la empresa Mana Pan cre un Grupo de Investigacin

interdisciplinaria que elabor un diagnstico en los procesos de gestin logstica, a travs
del cual se pudo estructurar el reporte de novedades y disear una evaluacin a la gestin
logstica que sea eficaz para los objetivos de la organizacin. En este equipo se conform
por un representante general de cada uno de los subprocesos logsticos
Aprovisionamiento, Produccin, Almacenamiento y; quienes daban cuenta de lo realizado
en cada una de sus reas y valoraban en conjunto con los dems el resultado alcanzado
con su actividad.
 B. Presentacin:

Nuestra empresa MAN PAN es productor y distribuidor de productos de panadera,

galletas y pasteles -. Y como es sabido, la compaa tiene como objeto social el
procesamiento de alimentos, la transformacin, distribucin y comercializacin de
productos de panadera, galletas, pasteles y tartas especiales; principalmente en el
municipio de Valledupar- Cesar, Colombia; pero extendiendo su mercado a otros
aledaos, tales como el municipio de La Paz- Cesar y San Diego Cesar.

Para lograr este cometido, la empresa cuenta con las siguientes secciones: compra de
materiales en bruto (suministros), de almacenamiento; la seccin de la produccin y
fabricacin de productos, y las ventas y la seccin de distribucin, publicidad y marketing.
A travs de las cuales se ofrecen productos de panadera, galletas, pasteles y tortas de la
especialidad.

C. Evaluacin de Gestin Logstica

En torno a la evaluacin de la gestin logstica de la empresa Mana Pan, debe hacer

nfasis en la necesidad de efectuar un control preventivo de los procesos de gestin
logstica que permita detectar las falencias que estos tengan; para ello ha usado como
herramienta bsica los indicadores de evaluacin, pues estos sin duda alguna le permiten
a la alta gerencia de la organizacin crear una perspectiva real acerca de la forma de
ejecucin que tienen los diversos procesos operativos que ella desarrolla y la incidencia
de estos dentro de toda la cadena logstica de la empresa.

Existen distintas propuestas metodolgicas destinadas a la evaluacin de la gestin

logstica, las que coinciden en destacar como acciones principales:

1. Recopilacin de datos: La evaluacin de la gestin logstica y los posteriores

informes de reportes de novedades en los procesos de gestin logstica, requieren
de cierta informacin bsica que d una imagen de la evolucin econmica,
patrimonial y global de la empresa. Esta informacin se extrae inicialmente de los
registros de inventarios de almacn, bienes, realizacin de actividades y otros
similares.

Sin embargo los anteriores no son los nicos medios de consecucin de informacin, es
por ello que se efectuaron visitas directas a los centros de produccin, bodegas de
almacenamiento, y a los puntos de ventas; en donde se realizaron entrevistas y encuestas
al tanto personal operativo y administrativo, como a clientes, a fin de conocer una
percepcin interna y externa del desarrollo de la empresa.

2. Anlisis de informacin: Una vez obtenida la informacin sobre la organizacin,

se debe realizar anlisis de los diferentes aspectos del negocio, a fin de
determinar un estado no solo de control sobre los procesos de gestin logstica,
sino para definir el nivel de solvencia o capacidad patrimonial de la organizacin,
 respecto de periodos anteriores y frente al mercado en el cual se encuentra
compitiendo.

En este sentido, tal anlisis permite obtener un vistazo de las actividades ejecutadas
durante el ciclo productivo, su calidad y el grado de incidencia de estas en el crecimiento
de la empresa.

3. Resultados: Los resultados centrales del anlisis sern: el ingreso neto, la

variacin patrimonial y la rentabilidad; los que sern calculados bajo el
presupuesto de la obtencin del mximo beneficio econmico, manejo eficiente de
los recursos y capacidad de crecimiento.

En este sentido, al realizar el anlisis previo de la informacin obtenida, de la evaluacin

de gestin a los procesos logsticos efectuada, se desprendieron los siguientes
resultados:

3.1. Subproceso Aprovisionamiento

La empresa Mana Pan carece de un adecuado sistema de gestin de stock: Al

observar el sistema de gestin de stock con el que cuenta la organizacin, es posible
determinar que este no se halla actualizado y no est sistematizado; por lo que en gran
medida no tienen informacin en tiempo real sobre la llegada de los productos (tiempo,
forma, cantidad, calidad, etc.) Por lo que la dinmica de produccin se ve
obstaculizada en gran medida por eventualidades tales como la escasez de un
material, el ingreso de mayor demanda a la esperada, entre otras. Y finalmente no se
puede efectuar una estrategia que tenga en cuenta las necesidades relativas a
proyeccin de ventas, stock de seguridad y planificacin de compras de materia prima
que tiene la empresa.

Como solucin se propone en primer lugar que se utilice software para sistematizar la
informacin relativa al stock, para tener cuenta exacta de lo que se tiene tanto en materia
prima como en productos fabricados, productos terminados; ello en razn a la necesidad
de dicha informacin que tienen otros procesos de gestin logstica.

Por ltimo pero no menos importante, al sistematizar el stock, debe ingresarse la

informacin respecto de este de manera actualizada, para tener cuenta de los tiempos
reales en que se realizan los procesos logsticos y los requerimientos de mercanca,
materia prima, productos terminados, etc., que tienen los mismos. Ello para mejorar el
nivel de satisfaccin de los clientes, la agilidad que cada rea tiene y aminorar costos.

Mana Pan no tiene establecida una estrategia de Compras y abastecimiento que

respete un presupuesto: Como consecuencia de lo anterior, un stock inadecuado,
hace que no se tenga conocimiento en tiempo real, de las necesidades de materia
prima que tiene la produccin, imposibilitando el correcto abastecimiento y la
adquisicin de compras que no impliquen sobrecostos a la empresa por estos
conceptos.
Como solucin se propone, el establecer alianzas comerciales con diversidad de
proveedores, a fin de poder cubrir las necesidades de la empresa, sin tener que afrontar
sobre costos en compras, pues las alianzas comerciales permiten ser beneficiarios de
descuentos y de otros mecanismos para abaratar costos de produccin.

Para la constitucin de dichas alianzas, se propone que sean tenidas en cuenta las
siguientes variables a saber:

Certificacin de proveedores:

Volumen de compra:

Calidad pedidos:

Estado de recepcin:

3.2. Subproceso Produccin

No existe sistema de gestin de stock sistematizado: La carencia de un sistema de

gestin de stock sistematizado, no solo afecta el aprovisionamiento; pues la gestin de
stock permite control sobre las ventas y salidas, de modo que se pueda hacer un
adecuado flujo de materiales, evitando las situaciones que actualmente se presentan,
tales como la inutilizacin de materia prima por desconocimiento de su existencia en
stock, o el tener en almacenamiento productos terminados que igualmente se
deterioran por estar estacionados en bodega, por ignorancia de su salida del proceso
logstico de produccin.

Como solucin se propone sistematizar la informacin relacionada al stock de produccin;

para ello se exige invertir en un software, que permita implementar un sistema de
inventario de produccin; el cual no solo dar informacin sobre la existencia de
productos terminados, sobre materia prima, sino que podr incluir variables como los
costos del productos (adquisicin, manejo de inventario, y por falta de existencia).

Baja en el nivel de productividad de la planta de produccin de Mana Pan: Para

determinar esto se hace necesario acudir a un indicador de disponibilidad, el cual nos
muestra el aprovechamiento del tiempo durante el proceso.

Ello en razn a la relacin tiempo de proceso y tiempo neto operativo; los cuales se deben
calcular en horas. Donde el tiempo de proceso, es el que se tarda en ejecutar el proceso
productivo; y el tiempo operativo es el resultado del tiempo del proceso, menos las
paradas producidas durante la produccin.

Esto se puede visualizar en la siguiente ecuacin as:

Siendo evaluada la produccin en el mes de agosto de 2017, en comparacin al mes de

julio del mismo ao as:

Por lo que se ha podido establecer, que en el mes de agosto de 2017, los tiempos
operativos en la planta de produccin han aumentado, de 5, 7 a 6,8 horas, por lo que el
nivel de productividad ha disminuido a un 84% en este periodo de evaluacin; siendo que
en el anterior era de un 91%, donde el tiempo operativo era de 6.2 horas; presentndose
un incremente de este ltimo en un 7%.

La principal causa de esta baja en la productividad se debe a la desactualizacin y falta

de sistematizacin del stock, lo que hace que se pierda tiempo en la ubicacin de la
materia prima requerida y en establecimiento de metas, pues por la carencia de un
software adecuado, no siempre estn claras las metas de proyeccin de ventas y por lo
tanto de produccin.

Esto se evidencia tambin en el ndice de produccin (ritmo de produccin con estndar

preestablecido), lo que indica el grado de cumplimiento con la produccin programada.
Ver la siguiente ecuacin:

Evaluando el mes de agosto en trminos del ndice de produccin, podemos decir que en
comparacin con el mes de julio ha disminuido un 3%, pues en este periodo se dio un
total de 813 unidades reales producidas, es decir un 94%; y en el mes de agosto solo se
dieron 789; lo que equivale a un 91%.
 3.3. Subproceso Almacenamiento

El manejo de los productos se hace de forma manual: se pudo evidencia que el

registro, conteo y manipulacin de la mercanca se hace de manera manual, por lo que
existe mayor riesgo de error en la contabilizacin en los tiempos de entrada y salida de

los procesos logsticos. Lo cual trae como consecuencia que cada proceso trabaje de
manera aislada, sin tener claridad de las necesidades reales que tiene la empresa con
relacin a las dems reas de la cadena logstica.

Es por ello que se propone como solucin la compra de una maquinaria para la
manipulacin y empaque de productos, que ayudar sin duda a darle un mejor tratamiento
de las materias primas y de los productos terminados, a conservar la integridad de los
mismos, reducir el tiempo en cada proceso (en la entrada y salida del mismo); por ende
ser de vital importancia para que se d mayor productividad, crezca la demanda del
producto, y se satisfagan las necesidades del cliente en cuanto a volumen y calidad.

Manejo de bodegas sin tecnologa de apoyo: El personal de bodega debe hacer uso
de software de inventario con el fin de realizar una administracin eficiente de las
bodegas y de los recursos que en estas se tienen (materia prima, productos
terminados, etc.)

Esto permitir cubrir eventualidades como la ausencia de algn miembro del personal de
bodega, pues la informacin concerniente a esta, no estar solo en manos de l, sino que
se podr acudir al software para acceder a esta.

Finalmente se exige que todo el personal de bodega est capacitado en el uso del
software de inventario, para evitar fallas por desconocimiento del mismo; y del mismo
modo poder efectuar las rotaciones de este personal, pues se trata de tareas rutinarias y
por recomendaciones de salud ocupacional debe realizar la debida rotacin de personal.
3.4. Subproceso Distribucin

Deficiente forma de embalaje del producto terminado: El material del embalaje debe
evitar rayones, roturas, humedad, decoloracin, y combustin. Adems para la
distribucin es necesario tener en cuenta que hay que tener elementos de amortiguacin.
Deber utilizarse un embalaje para el transporte y distribucin del producto terminado
adecuado a las caractersticas del mismo que disminuya los costos por rotura, por
devolucin, y mejoren la imagen de la empresa al evitar al cliente la molestia de tener que
realizar el proceso de devolucin por encontrar sera una estrategia que ahorrara costos.

Uno de los problemas de la empresa Mana Pan es la cantidad de devoluciones que

presenta a pesar de ser mnima, sigue al alza pues al comparar los meses de julio y
agosto de 2017, se evidencia un alza del 3%, pues en el mes de julio se presentaron 49
unidades devueltas equivalente a un 5% y en el mes de agosto 64 unidades,
correspondiente a un 8%. Esta situacin se presenta en su mayora por rayones o daos
durante el transporte y/o la entrega al cliente.
Como solucin se propone, adquirir una mquina de embalaje de productos terminados,
la cual debe ser operada por personal capacitado en ello. Adicionalmente se recomienda
adquirir equipos de transporte de alimentos en mejores condiciones, pues lo existentes si
bien no estn en deterioro evidente, si muestran estar llegando al margen de su vida til,
cosa que se representa en las posibles abolladuras o maltrato del producto final. Por

ltimo se puede dar la reutilizacin del producto devuelto para lneas econmicas, previa
verificacin de requisitos de ley, pues se trata de alimentos y tienen una vida til corta.

Por otra parte, se tiene como solucin reutilizar el producto devuelto

3.5. Mercadeo y ventas:

Grado de cumplimiento del presupuesto de ventas: Siendo las ventas el objetivo

principal del negocio y el rubro bsico de ingresos, en este indicador se valora lo que
es el grado de cumplimiento de las ventas presupuestadas para el perodo. Para ello
se efecta una constatacin de las unidades reales vs las unidades presupuestadas.

Como hallazgo en la Panadera Mana Pan, muy a pesar de sus dificultades en lo referente
al manejo en el stock, y a la disminucin consecuente en la produccin debido al tiempo
perdido en contabilizar la materia prima y los productos terminados; se ha registrado un
aumento en las ventas en el mes de agosto en comparacin con el de julio, equivalente al
2%, as:

Mes de julio

Mes de agosto

Esto nos indica si las tcnicas de ventas, el manejo de los canales de ventas, la
publicidad y promocin son efectivos.

Clientes nuevos: Un objetivo bsico de la compaa es el de conseguir de manera

constante nuevos clientes, para asegurar su permanencia en el mercado y conseguir
incrementar sus volmenes de ventas. Este indicador sirve para medir la cantidad de
clientes que se deben conseguir para contribuir especficamente en la participacin del
mercado y muestra la eficiencia en la labor del personal de ventas encargado de este
factor.

Al analizar la informacin recaudada, se puede evidenciar que Mana Pan, ha

incrementado sus clientes en el periodo del mes de agosto, superando las metas
presupuestadas, pues la empresa tena como meta de clientes presupuestados 130, es
decir 1 cliente ms a los 129 de los obtenidos en el mes de julio; logrando para el mes de
agosto 132 clientes, es decir tiene 3 clientes adicionales a los tenidos en el periodo de
julio.

Mes de agosto:

Esto evidencia el alto grado de aceptacin que tienen los productos ofrecidos, y la calidad
de los mismos, dado que los clientes satisfechos recomiendan a otros debido a la alta
satisfaccin que tienen respecto de estos.

4. Elaboracin de conclusiones y recomendaciones: Todo reporte de novedades en

los proceso de gestin logstica exige la elaboracin de unas conclusiones, que no
son otra cosa que la proyeccin de un anlisis breve del estado actual en el que se
encuentra la empresa y los procesos de gestin que ella realiza, es decir que informa
sucintamente cmo est la organizacin en trminos de calidad y cumplimiento.

Finalmente se precisan de unas recomendaciones en las que se indican los aspectos

positivos y negativos de la gestin.

Sobre los aspectos negativos se hace un aparte especial dentro de las recomendaciones,
pues respecto de estos se hace una deteccin de la relacin causa-efecto que tienen
estos en atencin a los problemas que tiene la organizacin al ejecutar sus procesos de
gestin logstica

4.1. Conclusiones: Con relacin a los hallazgos encontrados, se pueden determinar las
siguientes conclusiones en el presente Informe de reporte de novedades, las
siguientes:

En los subprocesos de aprovisionamiento (abastecimiento), produccin y almacenamiento

se presentan fallas, relacionadas particularmente en el manejo del stock, que se presenta
inicialmente en el subproceso proceso de aprovisionamiento, pero repercuten
negativamente en los de compras, produccin y almacenamiento; pues no se tiene debida
cuenta de las existencias reales de materia prima y productos terminados; lo cual a largo
plazo puede crear confusin en la proyeccin de ventas. Del mismo modo aumenta los
tiempos de produccin, generando un aumento en los costos operativos, disminuyendo
las ganancias de la produccin, mermando ostensiblemente el crecimiento financiero de la
empresa

Es por eso que se hace urgente el manejo sistematizado del stock, que sin duda se
revertir en la solucin de los diversos inconvenientes que esto est teniendo en el
manejo de las bodegas de aprovisionamiento, el clculo de los tiempos operativos de
produccin y en el almacenamiento de los productos terminados; aspectos que si se
mejoran, incidirn positivamente en el respeto que la empresa debe tener en los tiempos
de entrada y salidas de los procesos de gestin logstica.

Siendo pertinente que el personal de las reas de abastecimiento compras, produccin y

almacenamiento est capacitado en el software que maneja el stock; para que estos
puedan dar cuenta de las existencias que tiene la empresa en lo relativo a insumos,
productos en produccin, productos finales y cumplimiento de metas presupuestadas.

Por otra parte, tambin se presentan malos manejos en el rea del subproceso de
distribucin, ms concretamente en lo que respecta al embalaje del producto; en donde se
ha encontrado que por no tener un correcto embalaje con materiales de calidad, o con

maquinaria apropiada para ello, un deterioro en el producto final a entregar al consumidor,

quien sin duda efecta la devolucin correspondiente, generando otros costos adicionales
no presupuestados a la empresa, que deber hacerse cargo del producto devuelto
siguiendo los requerimiento que la ley establece para los alimentos.

En este sentido se exige que Mana Pan adquiera maquinaria para embalaje del producto
final, y se capacite al personal competente en su utilizacin. No obstante el producto
devuelto puede ser usado en lneas econmicas, eso s verificando si es ptimo para
consumo y siguiendo las lneas que la ley establece para su reutilizacin.

Mana Pan no usa en todos sus productos material de embalaje reciclable o reutilizable, lo
que no la hace apta para obtener la certificacin verde de calidad. Se presentar
inicialmente un aumento de los costos de produccin (embalaje), pero este se ver
compensado no solo por la certificacin como empresa amiga del medio ambiente, sino
porque tambin se podrn disminuir costos tanto por devolucin como por produccin, en
razn a que muchas empresas y personas no adquieren productos que no tengan
certificacin ecolgica, y adicionalmente algunos materiales eco amigos son mucho ms
econmicos que los tradicionales.

Por ltimo en el subproceso de mercadeo y ventas, solo se registran resultados positivos,

pues no solo aument el volumen de ventas en relacin con las ventas presupuestadas
para el periodo, sino que se pudieron hacer alianzas comerciales, lo que permiti abrir
cuentas un mayor nmero de clientes nuevos superior al determinado en la proyeccin de
ventas.

Esta situacin genera sin duda perspectivas positivas de aceptacin del producto y del
crecimiento a mediano plazo que pueda tener la empresa, pues un cliente satisfecho es
una potencial alianza comercial y el mejor instrumento de publicidad y mercadeo.

Pero cabe destacar que si el comportamiento en los diferentes procesos de gestin

logstica contina de la manera en la que se est desarrollando, habr un desbalance
entre la oferta y la demanda del producto, lo que traer como consecuencia
incumplimiento, clientes insatisfechos, aumento de devoluciones, prdida de alianzas
comerciales y disminucin del volumen de ventas, que es en ltimas lo que no se busca,
porque las ventas y comercializacin del producto son el principal sustento de Mana Pan.
4.2. Recomendaciones: Puntualizando el presente informe de reporte de novedades, se
tienen las siguientes recomendaciones, a fin de que sean aplicadas a los procesos de
gestin logstica pertinentes, y por ende se logre la mejora en la ejecucin de los
mismos y se permita un mayor grado en la competitividad que tiene la empresa:

Reconocer en las nuevas tecnologas un aliado estratgico para la competitividad.

Planeacin de las compras teniendo en cuenta el histrico de ventas, el stock de
seguridad y las proyecciones.
Mantener sistematizado el proceso de abastecimiento
Control y sistematizacin del proceso de pedido, recepcin y almacenamiento de
materiales

Control y sistematizacin de los procesos de pedido, recepcin, almacenamiento

y despacho de materiales con sus respectivas guas.
Implementar correctamente mtodo FIFO (primeras en entrar, primeras en salir).
Manejo de software de gestin de inventarios
Capacitacin del personal en el manejo de software
Rotacin del personal
Determinar la forma adecuada de realizar el aumento del personal en bodega
Empleo de maquinaria para la manipulacin del producto terminado
Reutilizar el producto devuelto por problemas de daos roturas y convertirlos en
lnea econmica.
Invertir en un embalaje con materiales reutilizable y reciclable, lo que contribuir al
logro de la certificacin verde.
Se deben monitorear peridicamente los cambios en los indicadores, para realizar
los ajustes necesarios que permitan el cumplimiento de las metas y objetivos
propuestos.
Mantener la estrategias de ventas seguida hasta la fecha; no obstante las
proyecciones de ventas debern mantenerse actualizadas, y respetando el
volumen de produccin presupuestado y alcanzado, para no tomar decisiones que
generen incumplimiento con el cliente.