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RAPPORT DE STAGE

Formatrice: Martine Bichon


Tutrice : Kerstin HAMEIER

FORMATION
Assistant Import-Export Bilingue

Anne 2009-2010 Ibrahim MHADJOU

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SOMMAIRE

Introduction (Prsentation) p.3

Atelier p.5
1. Produits
2. Rseau et Partenariats

Administration p.7
1. Documents
2. Gestion des Comptes

Service Commercial p.9


1. Renouvellement de stock
2. Relations Fournisseurs
3. Relations Commerciales

Divers p.11
1. Services
2. Hanover Messe

Outils p.11

Conclusion p.10

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INTRODUCTION
Dans le cadre de la prparation du diplme d'Assistant IMPORT-EXPORT bilingue
Anglais/Allemand, je dois raliser un stage l'tranger pour parfaire le langage et les
techniques du commerce international.
J'ai choisi l'Allemagne pour plusieurs raisons. La premire motivation est mon intrt
pour la langue et la culture allemandes que j'ai tudi au lyce, en outre habitant en
Rhne-Alpes je passe rgulirement mes vacances avec mes amis Suisses. En ce
qui concerne mon projet professionnel, l'Allemagne 1er pays exportateur est un
partenaire incontournable.

Ainsi en dmarchant tous mes contacts (anciens collgues, amis, famille), mais
aussi en candidature spontane pendant plusieurs semaines, j'ai eu la chance de
rencontrer le fournisseur autrichien d'une entreprise de la Basse-Saxe qui m'a
recommand auprs de son collaborateur.
En outre ma responsable de formation, 30 ans de mtier, nous a dlivr pas mal
d'informations sur l'Ofaj par rapport au soutien qu'elle apporte ce type de projet.
Nanmoins, mon premier contact avec l'Ofaj s'est effectu l'anne dernire avec la
commmoration des 20 ans de la chute du mur de Berlin, car l'une de mes collgues
eut la chance de pouvoir s'y rendre.
Je sais que l'Ofaj s'investit normment dans l'apprentissage et l'change culturel
entre nos deux pays. Voil pourquoi je vous ai contact.

Je dbarque donc en Allemagne ds le 03 Avril 2010 afin de raliser mon stage du


06 Avril au 31 Mai 2010.

Laccueil fut trs chaleureux, tout avait t organis pour que je puisse prendre mes
quartiers au plus vite.
Ma future tutrice et son mari vinrent me chercher la gare de Bielefeld, et
memmenrent vers mon logis Leopoldshhe.

Ntant pas mobile, on me logea dans lauberge o sont habituellement accueillis les
clients et collaborateurs de BZT, dans lequel je bnficiai dun trs beau, moderne et
spacieux studio contre un loyer raisonnable, comprenant petit-djeuner, wifi, et
autres services dont certains personnaliss. Par exemple dans le respect de mes
origines, tout avait t prvu pour me garantir une alimentation adquate, conforme
mes croyances; ou encore la disponibilit dun deuxime studio plus grand pendant
le sjour de ma fiance dbut Maietc.
Les grants du Gasthof enjous par mes motivations, me promirent de maider
amliorer mon allemand. [En outre ils me prsentrent Herr Haubaum professeur
de Franais, dAllemand et dAnglais (!!!) qui tous les mercredis 18h30 lors dun
dner-concert me prodiguait ses leons.]

Le dimanche de Pques commence par un Brunch au bar country local, je rencontre


pratiquement tout le village, et lorsque je bute sur une phrase, il y en a toujours un
qui prend le temps de mexpliquer. Par la suite, je fus invit dans la maison familiale

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des Hameier, parents de ma tutrice, je passe les dtails car je fus choy comme si
nous nous connaissions depuis des lustres

Le Lundi de Pques cest Herr Bothur, le patron, qui prit le relais. Lui et son pouse
me firent faire le tour de lAllemagne en un jour. Jtais vraiment gn par autant
dattentions.
La matine dbuta par un tour sur la plus grande piste dcole daviation dEurope,
o je dcouvris la passion de mon employeur. Suivi dun plerinage Detmold pour
rendre hommage au grand Hermann qui a combattu et dfait les Romains cet
endroit prcis. Un petit dtour par la pizzeria Concetto, tenu par un italien, agrment
dun chanteur amricain qui me prta sa guitare le temps dune chanson. Enfin, nous
terminions la journe par une norme visite aux muses des vieilleries allemandes,
qui retracent travers toutes les poques et influences, lhistoire de lIndustrie de la
Basse-Saxe en particulier et de lAllemagne en gnral.

Je suis heureux, cest fou comme ils sont accueillants, je naurais pas rv meilleure
entre en matire.
Pour mes promenades en solitaire Herr BOTHUR me confia pour toute la dure de
mon sjour son puissant vlo tous-terrains. Cest un homme hyperactif, trs
gnreux et rflchi.

Cest donc hyper-confiant et motiv que jaborde ma premire journe dans


ladministration des ventes, avec un allemand hsitant, mais avec des collgues
srieux et attentionns.

Au travail !

Tous les matins aprs mtre restaur, Kerstin Hameier, ma tutrice maccompagne
au travail. Et lorsquelle est en cong cest lun des collgues qui se dvoue.

Lentreprise est confine dans un complexe industriel trs performant. La zone est
entoure doliennes, de verdures et de moutons !!!
De nombreux transporteurs convergent par ce point, galement desservi par le
rapide rgional .
Pour ma premire semaine, jai bnfici dhoraires amnags, mais par la suite je
suis rentr dans le rang. Ici, midi on mange en travaillant, cest alors qu partir de
la 2me semaine je commenais 7h45 pour terminer 15h !!! Le dernier partir
du bureau est Tobias le responsable informatique, 16h, pour viter toute panne qui
serait rdhibitoire dans cette socit trs pointue ce niveau.

1er mois:

Herr Andre Bothur maccueille cette fois plus srieusement et me prsente en un


quart dheure lentreprise et lquipe, avec un langage accessible o je finis par
deviner que plusieurs socits sont en activit dans lenceinte, grs par lui-mme et
Herr Gnther Bothur, son pre.

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ATELIER :
Il existe donc 3 entits ; les ouvriers (lectriciens, mcaniciens, monteurs,
informaticiens) travaillent ensemble mais appartiennent individuellement aux
socits suivantes :

-BZT CNC

Machines de prcision : (Fraise, coupeetc) elles permettent entre autres de faire


de l'usinage sur bois de trs bonne qualit, par exemple : pour fabriquer des guitares
haute gamme.

-BZT Dental

Appareils dintervention et danalyses (scanners, lasers, logiciels, binoculaires,


fraises)

-BZT OHG

Productions de pices dtaches, et composants dadjonction, de tailles moindres


(pour soudure, chauffage, machineriesetc.).

Herr Bothur me conseille une 1re semaine latelier et la livraison pour :

-connatre les diffrents produits


-comprendre le fonctionnement de la chane
-mapproprier le vocabulaire interne sous la houlette des 2 chefs de
services suivants :

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1-Produits
Je me retrouve donc toute cette 1re semaine dans latelier compos de plusieurs
dpartements.

Les principaux produits sont les machines de coupes de prcisions, machines de


pointe pour technologies informatises, et autres services la demande (pices
dtaches, accessoires)

Mon activit :
Apprentissage du vocabulaire technique usit, analyse des bons de
commandes
Rception des arrivages (poste, livraisons)
Prise de connaissances des clients rcurrents
Tri et classement des dossiers
Familiarisation avec les logiciels internes
Aide manuelle sur quelques montages et rparations.

2- Rseau et Partenariats
Le rseau mondial BZT stend de la communaut europenne lEurope de lEst
(Russie comprise) en passant par le proche Orient.

Deuxime semaine. Prsentation du bureau :

-Kerstin, qui soccupe peu prs de tout au niveau commercial


-Gabrielle, en charge de la facturation ; cest avec elle que je vais passer le plus clair
de mon temps de travail ce premier mois.
- Michaela, en charge du service aprs ventes/achats
-Tobias, Marketing/Informatique
-Rosie, la Chef-comptable
-Nina, stagiaire locale

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1- Documents
Je suis aux cts de Kerstin pour cette 2me semaine.
Tout va trs vite.

Mon travail :

-Je rdige les mails de demandes de paiement et les relances vers les pays
anglophones et francophones (Croatie, lAngleterre) ; la socit se fait
principalement rgler par PayPal, et un peu en liquide par les clients nationaux.

-Je photocopie et dispache aux personnes concernes les exemplaires exigs pour
les remises documentaires (listes de colisage, EUR 1, factures)

-Classement des offres-fournisseurs, et demandes-clients


-Prise de connaissance des diffrents comptes clients.
-Gestion des courriers des assureurs

Ce travail fut une trs bonne introduction pour ce qui allait tre ma tche le restant du
stage.

2- Gestions des Comptes


Kerstin me confia jusqu la fin du mois Gabrielle qui va pour ainsi dire partager la
charge de Nina en me confiant la rception du courrier, lenregistrement des
factures, des offres, des demandes, des comptes et des impays.

Mon travail :

-Il me fut confi la rception des clients, dans loptique damliorer mon allemand
mais aussi de me familiariser avec tous les collaborateurs.

-Le traitement des factures pralable au travail de la Chef-comptable, tait certes


fastidieux mais au combien important car la moindre erreur de saisie des sommes
faramineuses exprimes pouvait engendrer des consquences regrettables.
Cest ainsi que je mappliquais ne commettre aucune erreur, puis lhabitude venant
je russis trouver le rythme adquat.

-Incrmentation des avoirs sur les comptes-clients dans un premier temps,


-La gestion des rclamations dans un deuxime.
-Renvoi des paiements incomplets.

-Rception et enregistrements des offres que je confie directement Herr Bothur et


aux responsables de chaque entit.

-Et bien sr, la gestion du tlphone en labsence de mes responsables me


permettant dvaluer quotidiennement ma progression linguistique.

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SERVICE COMMERCIAL
Lactivit avec nos fournisseurs et clients hors-Europe a augment ces dernires
semaines. Il nous parvient des commandes de pays comme la Croatie, la Chine ou
encore certains pays arabes. Consquemment le renouvellement des pices se fait
plus pressante, augmentant ainsi les commandes aux fournisseurs.

Pour ce deuxime mois, en plus de mes tches quotidiennes :

-Courriers
Rcupration des colis, redistributions dans les diffrents services.

-Factures
Indexation Excel, suppression des doublons, copie conformes, archivage

-Gestion Comptes Clients


Enregistrement des avoirs et des rappels de paiements, envoi des relances
paiement.

(Responsable Gestion des Comptes : Gabrielle Hahn)

sajoutent :

-Renouvellement de stock des composantes du Frser (cf. site BZT CNC)


-Relations Fournisseurs Etrangers
-Lettres Commerciales

(Responsable Gestion des Commandes : Kerstin Hameier)

1-RENOUVELLEMENT DE STOCK
Herr Bothur me demanda, dans loptique de comparatifs de prix avec ses
fournisseurs habituels, de contacter des collaborateurs potentiels aux Etats-Unis.
Cest ainsi que jai joint par mail puis par tlphone quelques entreprises amricaines
dont les produits taient les plus avantageux.
Sous la houlette de Kerstin Hameier, il me fut attribu deux dossiers, sans doute la
matrise langue anglaise fut un dtail important dans le choix du chef. En effet je ne
travaille avec les allemands quen interne, tant aussi en plein apprentissage de la
langue.

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2-RELATIONS FOURNISSEURS
Cest ainsi quon me confia aussi la traduction des mails des nouveaux clients
francophones. Par la suite je devais leur envoyer par fax ou par mail, les lments
exigs tels les devis, les coordonnes de nos principaux associsetc
Par exemple, un nouveau collaborateur ayant dmissionn dune firme cliente a
mont son propre atelier, et souhaitait recevoir devis et coordonnes de notre
fournisseur franais.

3-RELATIONS COMMERCIALES
Dans le cadre des rponses commerciales, jai eu le cas dun conflit, entre un agent
du Caire et notre service de livraison sur une facturation TNT ; dans ce genre de
situation je rdigeais des lettres de consensus selon les directives du chef de
service.

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DIVERS :
1-SERVICES
-Bien entendu prparer de temps en temps le caf, rcuprer les plats du djeuner,
faire un peu de vaisselle etc.firent partie de mon initiation.

2-HANNOVER MESSE
Dans le cadre du projet ENERGIES RENOUVELABLES AFPA/FSE, je me suis
rendu Hanovre Ville le Vendredi 23 Avril pour collecter le maximum dinformations.
Plus quun simple salon, ce fut vritablement une messe de toutes les technologies
de pointe qui visent faire avancer les entreprises dans un futur plus respectueux de
lenvironnement et moins coteux.

Jai pu mentretenir avec plusieurs acteurs de ce rassemblement, avec la cl des


contacts (adresses, sites franaisetc.).
Beaucoup de mtiers drivs taient prsents : transports dnergies, investisseurs
trangers (USA, Moyen Orient, Asie du Sud Est), producteurs de Power Plants

Je fus rcupr le lendemain par ma tutrice, jen ai donc profit pour me rendre la
bibliothque de lUniversit Leibniz et me rendre compte que les jeunes Allemands
sont parfaitement imprgns de la question des Erneuerbare Energien .

OUTILS :

a) Bureau individuel
b) PC Windows XP
c) Le Serveur BZT accessible partir du poste de travail
d) Easy PPS (Logiciel de Gestions des commandes, conu par un programmeur
interne)

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MHADJOU
CONCLUSION
Dmarrage au quart de tour mais ncessaire compte-tenu du temps qui me fut
allou.

Les Allemands sont cordiaux, ftards et trs chaleureux. Cependant, avec un sourire
inamovible ils travaillent darrache-pied dans une organisation qui frise
lautomatisme.
Je fais des rencontres extraordinaires avec des gens dorigines diverses: russe,
croate, turqueetc. A vrai dire, je n'imaginais pas l'Allemagne aussi multiculturel.
Les livres d'Histoire taient jusqu'alors mes seules sources concernant l'identit
allemande.

J'ai pris beaucoup de plaisir me rendre au travail.

Ma dernire journe sachve par un entretien avec Herr Bothur sur les dossiers en
cours et mon avenir professionnel.
Je pense postuler l'avenir dans des postes comme "Chef de zone" ou "Assistant
rseau commercial" afin de pouvoir tre en contact permanent avec les pays
trangers et notamment, l'Allemagne.
Les domaines dans lesquels jai pu apporter ma contribution, mont aid parfaire
mon organisation, et approcher les spcificits de ladministration des ventes.
Cependant tant donn la multiplicit des services parfois externes, je regrette de
navoir pu davantage aborder certains aspects de lExport comme notamment le
rapport avec la douane.

Quoiqu'il en soit, j'ai beaucoup appris en termes d'organisation et la rputation des


Allemands au sujet de la rigueur n'est pas surfaite; je regrette de ne pas pouvoir
rester plus longtemps.

Je fus invit au restaurant local pour ma dernire journe, mes collgues m'offrirent
un superbe livre sur Leopoldshhe, agrment d'une petite lettre, dans lequel ils
signrent tous.

Ce fut une trs bonne exprience, lquipe est trs dynamique et jovial. La langue
allemande est complexe mais trs excitante. Ce stage m'a motiv a reprendre des
cours intensifs pour en assimiler davantage.
Durant mon sjour, l'ide de rsider en Allemagne m'a souvent effleur l'esprit.
LAllemagne est un pays multiculturel avec une identit bien part, quil faut
dcouvrir en dehors des manuels scolaires.

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