ASCOL

FICHE SIA v.6.0

La gestion technique du patrimoine solution informatique

La S olution I nformatique A SCOL

Pour les Gestionnaires de Patrimoines Immobiliers et Mobiliers
Pour les Services Techniques en charge de la gestion de PARCS

Pour les Ressources et Moyens Gnraux

COLBERT ICOLBERT
Courrier WEB
Suivi des Demandes Demandes dInterventions
Travaux et Planification Demandes de produits
Stocks et Dotations Demandes dAchats
Achats / Budgets

RFRENTIEL
Patrimoine VAUBAN
TURENNE
Base de Donnes Plans Pluriannuels de
Oprations Foncires Travaux
Assurances Prvisionnel Budgtaire
Gestion Locative

VATEL
Prts et Location de Matriel
Gestion des Manifestations
et des Associations

Une gestion analytique complmentaire la comptabilit

Un contrle de gestion doubl dune assistance la gestion technique

et administrative du patrimoine

VOTRE CONTACT :
10, rue du Ptural - 57420 CUVRY
Tl : 03 87 52 57 01 / Fax : 03 87 52 63 48
Email : ascol@norisko.com ASCOL est une marque de NORISKO Construction
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[REFERENTIEL] LE MODULE RFRENTIEL COMMUN

LE RFRENTIEL ARBORESCENCE PATRIMOINE
Noyau central de la solution informatique ASCOL,
caractre htrogne et universel, il sadresse
aux services utilisateurs suivants :
! Btiment
! Voirie, clairage public, signalisations
horizontales et verticales
! Espaces verts, domaine
! Parcs automobiles, bureautiques, etc.
Il regroupe ainsi un nombre de biens grer,
sous la forme dune base de donnes unique.
Dot dun contrle et dune gestion des droits SES FONCTIONNALITS
daccs, il permet dtre un outil commun tous ! Recensement et organisation des biens grer
les services. (btis, non-btis, dquipement)
! Identification et caractrisation des biens sous la
forme alphanumrique et graphique
! Centralisation des donnes aux fins dtablissement
de recherches, statistiques, tableaux de bord
! Historique du patrimoine une date donne
! Observatoire du patrimoine

SON ORGANISATION
! Architecture arborescente personnalisable
! Adaptation de larchitecture arborescente en fonction
du degr de finesse de la gestion requise par les
utilisateurs
! Cration de fiches descriptives paramtrables en
fonction des besoins fonctionnels et oprationnels
des utilisateurs

LES LIAISONS
! Liaisons avec les outils logiciels de :
- CAO / DAO
- SIG (systme dinformation gographique)
- Suites bureautiques

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[VAUBAN] LE MODULE GESTION DU PRVISIONNEL

LES DPENSES PRVISIONNELLES
! Gestion des travaux
! Plans pluriannuels budgtaires
! Gestion et suivi des demandes de fournitures
! Description des types et natures de dpenses
! Valorisation des dpenses

LA PRPARATION BUDGTAIRE
! Gestion des priodes budgtaires

! tat et organisation des dpenses

par service ou centre de dpenses
par nature, par corps dtat, par biens
dquipement, par anne, par type de travaux
par section budgtaire
LORGANISATION
! Simulation budgtaire et gestion des simulations
! Gestion de la banque de prix (personnalisable)
! Transfert budgtaire des dpenses
! Transfert des dpenses prvisionnelles en
demandes dinterventions

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[ICOLBERT] LE MODULE iCourrier : LA VERSION INTRANET

DES DEMANDES D INTERVENTIONS

UNE NOUVELLE DEMANDE

! Formulation de la demande
! Possibilit de slectionner le demandeur
! Indication du niveau durgence
! Localisation de la demande
! Envoi dun Mail
! Type de la demande (intervention,
information, location)
! Service destinataire

CONSULTATION DES DEMANDES MODIFICATION DES DEMANDES

! Daprs des critres de slection ! Possibilit de modifier les demandes non
traites
! Pagination des rsultats de recherche
! Suivi des demandes
! Affichage et impression du dtail des demandes
ralises

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[COLBERT] LE MODULE GESTION DU COURRIER

LE COURRIER OU LA DEMANDE DINTERVENTION

! Enregistrement du courrier arrive

! Diffusion et gestion de la traabilit
! Rception par les services intresss
! Analyse et traitement du courrier
! Affectation des courriers par nature de traitement
! Passage de consignes aux personnes intresses
! Rapprochement des courriers
! Gestion des courriers dpart
! Clture des consignes et des courriers
! Classement des courriers
! Gestion et suivi des situations et des volutions des
courriers

IMPRESSIONS
! Courriers reus
! Courriers expdier
! Consignes non soldes
! Courriers par service destinataire de consignes
! Visualisation des consignes
! Statistique des courriers par service
! Cration et gnration de lettres types dans WORD

DIVERS
! Numrisation de documents

! Cration de liens avec les documents associs au

courrier

! Importation et exportation de courriers lectroniques

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[COLBERT] LE MODULE SUIVI DES DEMANDES ET INTERVENTIONS

LARRIVE DE LA DEMANDE
! Gestion et enregistrement des demandes
! Diffusion dans les services

LINSTRUCTION DE LA DEMANDE
! Gestion de lanalyse et des suites donner
! Gestion et suivi des consignes passes
! Traabilit des consignes

LACTION
! Transformation automatique dune demande en Bon
de Travail
! Gestion des actions (internes et/ou externes)
! Gestion des devis (Module ACHATS)
! Gestion des commandes fournisseurs, ordres de
services (Module ACHATS-FACTURES-MARCHES)
! Planification des besoins :
- main duvre et rservation de stocks
- rservation de matriel, vhicules, etc...
- demande dachat direct sur travaux
! Gestion des rceptions de prestations et de
fournitures
! Rapprochement de factures
! Valorisation des bons de travaux
(Main duvre, fournitures, sous-traitance, )
! Gestion et suivi de lactivit

LES LIAISONS
! Avec les logiciels de gestion financire (engagement
et mandatement) et D.R.H. (heures supplmentaires)

LORGANISATION
! Gestion des tiers et des correspondants
! Gestion des services et du personnel
! Gestion des contrats de maintenance
! Gestion de la banque de prix
! Gestion et suivi des enveloppes budgtaires
(Module BUDGET)

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[COLBERT] LE MODULE MAINTENANCE PRVENTIVE - GMAO

LE PLAN DE MAINTENANCE TYPE
! Cration de fiches de maintenance type
! Multicritres combins de dclenchement :
- calendaire (quotidien, hebdo., mensuel, annuel)
- sur valeur de seuil ou index
! Liaison avec un contrat de prestataire externe
! Estimations prvisionnelles :
- Main duvre
- Consommation de stocks
- utilisation de matriel et de vhicules

ASSOCIATION DES EQUIPEMENTS

! Association du plan de maintenance aux quipements
! Ajustement si ncessaire des critres de
dclenchements par quipement
! Revue si ncessaires des estimations prvisionnelles
par quipement, main duvre, stocks, matriel
! Systme de relevs de mesures ou des
consommations de faon manuelle ou automatique
par intgration de fichiers
! Possibilit dorganiser la maintenance en tournes
avec programmation du squencement

AUTOMATISATION DES BONS DE TRAVAUX

! Outil de gnration des Bons de Travaux partir du
plan de maintenance
! Planification et lissage des charges en mode
interactif sous forme graphique (Diagramme de
GANTT)
! Notamment pour les Tournes, possibilit de clturer
en rafale les Bons de Travaux avec mise jour
automatique des valorisations mains duvre,
matriel et sortie de stocks
! Visualisation partir du rfrentiel des plans de
maintenance et de leur ralisation

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[COLBERT] LE MODULE GESTION DU STOCK

LE STOCK ET LORGANISATION
! Gestion des articles de stock ainsi que de leur
mode de valorisation
! Gestion multi-emplacements et multi-magasins
! Gestion des familles darticles de stock
! Gestion par tiquetage code-barres
! Gestion des tiers et de leurs catalogues
de produits
! Gestion des sorties avec lecteur codes barres
! Gestion de linventaire avec lecteur codes barres
! Gestion du mobilier scolaire
LES MOUVEMENTS
! Entres, sorties et retours de stocks

! Rservations darticles

! Rapprovisionnement manuel et automatique

! Livraisons partielles et totales

! Transferts de magasin magasin

! Consommations mensuelles et annuelles

! Gestion des articles dclasser

! Gestion et valorisation de linventaire

STATISTIQUES
! Situation du stock

! tat des rservations

! tat des mouvements

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[COLBERT] LE MODULE DOTATION AUX QUIPEMENTS

Ce module, rattach la gestion du stock, permet de grer les attributions des quipements
destins quiper le personnel des entreprises :
! En vtements
! En quipements de scurit (casques, chaussures, etc )
! En outillage

PARAMTRAGE
! Des rgles de scurit au regard de la
rglementation du Code du Travail et de
la lgislation en vigueur relative aux
consignes de scurit par emploi

! Des priodes pour les diffrents types

dattribution par corps de mtiers et par
famille dobjets.

LES FONCTIONNALITS
! Gestion des familles

! Gestion des articles ou quipements

! Gestion du personnel

! Gestion dun cahier vestimentaire

! Gestion des tailles par individu

ATTRIBUTION DQUIPEMENTS
! Manuelle : pour un nouvel arrivant, un remplacement
dquipement, etc

! Automatique : attribution en fonction de la date de

dotation, de larrive ou le dpart dun agent, du
changement demploi, etc

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[ICOLBERT] LE MODULE iACHATS : LA VERSION INTRANET

DES DEMANDES DE FOURNITURES

SAISIE DUNE DEMANDE

! Affichage du tableau des diffrents catalogues
! Cration partir dune demande prcdente
! Vrification par rapport au budget allou
! Gestion dun dpassement budgtaire
! Saisie de la quantit
! Saisie dun commentaire associ
! Possibilit de pr-valider la demande
! Modification de la quantit pour les demandes
non valides et pr-valides

CONSULTATION DE PRODUITS
! Consultation du budget en cours
! Visualisation du catalogue des produits par
famille ou globale
! Slection des produits par priode
! Recherche dun produit par sa dsignation
! Pagination de la consultation
! Personnalisation de la vue du catalogue
! Affichage paramtrable
! Impression du catalogue sur une priode

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[ICOLBERT] LE MODULE iDA : LA VERSION INTRANET

DES DEMANDES DACHATS

LES FONCTIONNALITS
! Consultation du budget en cours
! Slection du catalogue selon le fournisseur et
le type de demande
! Cration, modification et suppression de la
demande dachat
! Impression de la liste des demandes

LES 4 TYPES DE DEMANDES :

! Gestion des fournitures en stock par code
article : mise jour de stock
! Gestion des fournitures rfrences : le code
article est obligatoire, sans mise jour de
stock
! Gestion des fournitures diverses : pas de
code article (zone libre), sans mise jour de
stock
! Gestion des prestations : lobjet fonctionnel
est obligatoire, mais il ny a pas de mise
jour de stock

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[COLBERT] LE MODULE GESTION DES ACHATS

LES FONCTIONNALITS
! Gestion des demandes dachats
! Gestion des commandes darticles en
stock, de fournitures diverses
! Gestion des commandes de prestations
aux tiers
! Gestion des marchs
! Gestion des devis

LORGANISATION
! Choix du fournisseur (tiers)
! Imputation des commandes
! Engagement des commandes
! Interface avec les logiciels comptables
! Rception des commandes (partielle ou totale)
! Rserves la rception
! Contrle de facture
! Validation de la facture
! Mandatement

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[TURENNE] LE MODULE OPRATIONS FONCIRES

LE RFRENTIEL COMMUN
! Inventaire des biens : units foncires,
parcelles, bti

! Description alphanumrique et graphique

! Intgration CAO/DAO/SIG

! Regroupement et division de parcelles

! Suivi de lhistorique parcellaire

LES OPRATIONS FONCIRES

La gestion et le suivi des dossiers
fonciers dacquisition et de cession
! Numro dinventaire
! Acte authentique
! Rfrences denregistrements aux bureaux
des hypothques
! Rfrences de dlibrations municipales
! Contraintes et servitudes
! Montants dtaills : terrains, btiments,
honoraires, frais dactes, frais divers
! Extraits dactes
! tats de synthse :
* Liste des acquisitions et de cessions
sur une priode
* Analyse de lactivit des transactions
sur une priode
! changes, baux emphytotiques
! Documents associs
LES PROJETS FONCIERS

LES IMPTS FONCIERS

! Gestion des fiches dimpts
! Gestion des rles
! Contrle des fiches dimpts par rapport
aux donnes de la D.G.I.
! Mise en vidence des litiges tats

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[TURENNE] LE MODULE ASSURANCES

GESTION DES ASSURANCES

! La gestion des polices dassurances

! La gestion des valeurs assures et ajoutes

! Les donnes administratives

! La dure et lchance du contrat

! La liste des objets assurs

! La revalorisation des valeurs assures en

fonction des indices INSEE, FNB, etc.

! Ldition dun comparatif de valeurs

GESTION DES QUITTANCES

! Gestion de la rpartition de la prime
dassurance suivant le mode par valeur
assure, par quantit.

! dition de la rpartition

GESTION DES SINISTRES

! Permet denregistrer les sinistres.
! A chaque sinistre est li un ou plusieurs objets
du patrimoine.

! Valorisation des demandes de remboursement

! Mise jour de lopration budgtaire concerne

! tats statistiques

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[TURENNE] LE MODULE GESTION LOCATIVE

LE RFRENTIEL COMMUN ARBORESCENCE PATRIMOINE

! Gestion des biens btis et non btis

! Identification et localisation

! Caractrisation

GESTION ET SUIVI DES CONTRATS

LOCATIFS ET DES BAUX
! Gestion des loyers thoriques et rels

! Suivi des mouvements financiers dun contrat

! Liste des contrats arrivant date de pravis

! Liste des contrats arrivant date dexpiration GESTION DES CONTRATS

! Liste des locaux vacants, occups

! Archivage des contrats

GESTION DES LOYERS ET QUITTANCES

DE LOYERS
! Calcul des quittances de loyers
! Calcul du droit au bail
! Revalorisation des loyers : par indice (INSEE,
fermage, btiment, loi de 48,)
! Publipostage

GESTION ET VENTILATION DES CHARGES

! Gestion des charges individuelles

! Gestion des factures de charges
! Rpartition et ventilation des charges
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[VATEL] LE MODULE GESTION DU MATRIEL- FTES ET CRMONIES

LES FONCTIONNALITS
LISTE DU MATRIEL DE PRT PAR FAMILLE
! Gestion du stock
! Gestion de la tarification du matriel et ce,
en fonction de la catgorie du client
! Gestion des demandes de rservations
! Gestion des devis de locations
! Gestion des plannings
! Gestion des bons de livraisons
! Gestion des vnements
! Gestion des factures de locations
! Bilan et statistiques sur lactivit
Prt de matriel

LES PLANNINGS HEBDOMADAIRES

! Des rservations de matriel
affichage de la quantit totale rserve sur PLANNING DES LIVRAISONS
une journe et ce, par matriel
! Des livraisons
planning des entres et sorties prvues et
ralises
! Du personnel
affichage du nombre dheures planifies ou
ralises par jour, en fonction du service et du
corps de mtier
! Des vhicules
affichage du nombre dheures planifies ou
ralises par jour.

DOSSIER DE PRT

LE DOSSIER DE PRT
Cest une demande de rservation comprenant :
! Toutes les donnes utiles (cot, dure, suivi,
documents associs, ...)
! Les devis tablis
! Bons de travaux associs
! Les bons de livraisons
avec la possibilit de regrouper plusieurs dossiers
en une seule affaire (utile pour les manifestations
importantes).

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