AUDITORA OPERATIVA

OPERACIONES
AUDITORA OPERATIVA
AUTOR: Wilder Alejandro Romero

INICIO

Introduccin

1. Operaciones

2. Cadena productiva

3. La importancia de la auditora operativa

4. Frecuencia de auditora operativa

5. Tcnicas de la auditora operacional

6. Pasos de la auditora operacional

7. La metodologa de auditoria operacional

8. El proceso de la auditora operacional

9. Resultados de la auditora

Bibliografa utilizada

Bibliografa complementaria

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INTRODUCCIN

En el estudio de las organizaciones en general, debemos analizar el papel que realiza la auditora
operacional, a que su aporte a la organizacin, a la hora de alcanzar la eficiencia, eficacia y
economa es fundamental.

La auditora operacional participa en la consecucin de altos estndares de gestin en las

organizaciones modernas, la revisin, examen y evaluacin de los procesos, por ende resulta una
herramienta indispensable en la administracin de una organizacin actual, ya que le permite
alcanzar los objetivos organizacionales planteados.

RECOMENDACIONES ACADMICAS

En esta unidad, se har una conceptualizacin de todos los temas referentes a la auditora
operativa, se desarrollaran los conceptos de tcnicas, metodologas, proceso y normas, que le
permitirn entender el entorno de la auditora operacional, como tambin sus mtodos de
aplicacin y el marco normativo que la rige, para iniciar desde aqu un acercamiento y
entendimiento del alcance y de las responsabilidades de un auditor operacional.

DESARROLLO DE CADA UNA DE LAS UNIDADES TEMTICAS

La auditora operacional es una funcin que propende por el establecimiento de indicadores de

gestin, de evaluacin a los procesos en la organizacin para mejorar la productividad, por lo que
la auditoria operacional constituye todo un ejercicio de generacin y aplicacin de tecnolgicos
organizacionales. En fin debe decirse que la auditoria operacional es un nuevo recurso para el
desarrollo de las organizaciones.

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1. Operaciones

En la auditora operacional, se trabajan los procesos de manera integral, es decir, se aborda el

proceso, independiente de si este se desarrolla en varias dependencias, por esta razn, cada
proceso se trabaja en todos los departamentos donde se desarrolle, ejemplo, el proceso de
inventarios, no solo se desarrolla en el departamento de almacenaje, sino tambin, en el
departamento de compras, en el departamento de tesorera, etc. Este estudio se enfoca, en la
operacin misma, independiente de quien la desarrolle, esto quiere decir, que no tiene en cuenta
el personal que realiza las actividades all, pero si se evala la idoneidad de este, para realizar un
ejercicio ms aplicado, se tomara como ejemplo una organizacin perteneciente al sector
industrial y sus operaciones ms relevantes.

2. Cadena productiva

Son las actividades que se desarrollan con el fin de transformar recursos, en un determinado bien
o servicio, que se encuentran totalmente planificados y producen un cambio en los recursos
empleados.

Una cadena productiva es una sucesin de actividades, en los cuales se van transformando los
recursos, hasta la obtencin de un bien o servicio determinado y su disposicin final para la venta.
Eta comprende desde el inicio de la produccin, adquisicin o extraccin de la materia prima,
hasta la utilizacin o consumo de esta materia.

3. Importancia de la auditora operativa

Es de suma importancia, ya que la auditora operacional proporciona a la organizacin, un

indicador del funcionamiento de la gestin, para las organizaciones de carcter pblico es una
herramienta fundamental, ya que estas no cuentas con herramientas para medir eficiencia y
eficacia, como si lo hacen las organizaciones privadas.

4. Frecuencia de la auditora operativa

Como se mencion en unidades anteriores, la auditora operativa se realiza dependiendo la

necesidad de la organizacin, por lo tanto no tiene una periodicidad especfica, esto se hace a
discrecin de las juntas directivas o de la alta gerencia, tambin se presentan casos en los que se
realiza al finalizar cada periodo, depende de las decisiones y necesidades de la organizacin. En
caso de presentar problemas o ausencia de controles en la organizacin y de sistemas de control,
tanto a nivel administrativo como a nivel operacional, pueden crear la necesidad de realizar una
auditora operacional.

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5. Tcnicas de la auditora operacional

Son todos los procedimientos y herramientas de las que dispone y ejecuta el auditor, con el fin
de realizar el examen y revisin de todas las actividades de la entidad con el fin de presentar unas
conclusiones y sugerencias.

Concepto de tcnica

Para emitir un juicio de la empresa, el auditor debe basar su opinin en la evidencia recopilada
durante su trabajo de auditora, por ende la evidencia es el reflejo del trabajo y de la manera
como se ha conducido el trabajo de auditora.

Las tcnicas de auditora, son por esto la forma en que el auditor recopila informacin, con
relacin a la empresa, es el tipo de pruebas que realiza, la cantidad de informacin que recopila
y la calidad de esta informacin recopilada, informacin que se destina a formular una opinin.

Pero no es la tcnica en s misma, la que produce o no la mejor calidad y cantidad de informacin,

si no la oportunidad y confiabilidad de la misma.

Esto implica que, la validez de los procedimientos la dicta, la formacin del auditor, su juicio
profesional, su experiencia y criterios, que influyen en la idoneidad con la que el auditor
determina el tipo de pruebas a realizar.

Las tcnicas que se utilizan son las mismas que se han desarrollado y aplicado en la auditora
financiera o auditora tradicional.

Tipos de tcnicas

Las tipos de tcnicas que se pueden realizar son:

Conocimiento de la entidad: aspectos generales como la situacin de la empresa tanto

econmica como financiera, problemticas particular que pueda presentar, revisin de
documentacin importante como las escrituras pblicas, las actas de las juntas directivas,
manuales y procedimientos de la organizacin, polticas administrativas; adems de la
visitas a las plantas y oficinas de la organizacin.

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6. Pasos de auditora

Entrevistas: es la recopilacin de informacin mediante la tcnica conocida como

entrevista, que se realiza a los empleados de la organizacin que se estimen pertinentes,
estas deben ser planeadas de forma coordinada con los empleados de la organizacin,
para aprovechar al mximo el tiempo asignado y el cuestionario debe ser preparado con
antelacin para as poder obtener la informacin que se requiere. Es importante definir
los objetivos de la entrevista y realizar transcripciones de calidad o tomar las mejores
anotaciones posibles.
Correlacin de informacin conexa: la evidencia que resultara importante para
determinar o formar una opinin respecto de la organizacin, debe ser contrastada y
verificada, para establecer su calidad y validez, adems debe estar relacionada con la
organizacin el rea respectiva.
Confirmacin: Es la certificacin por parte de una entidad o persona ajena a la
organizacin, de ciertos temas que son de inters particular para el auditor, este tipo de
evidencia es la ms confiable, por esto se debe tener de manera escrita y debe estar
dirigida al auditor.
Observacin: es la tcnica en la cual el auditor verifica personalmente, la forma en como
es aplicada una tcnica o procedimiento, por ejemplo la forma en cmo se cuentan los
inventarios, no la revisin especfica de los inventarios.
Anlisis: es cuando se revisa la calidad y confiabilidad de la evidencia recopilada a lo largo
de la auditora, esto permite tomar las decisiones adecuadas, respecto de la forma en
cmo se van a trabajar los hallazgos, con el fin de buscar soluciones.
Otras tcnicas: estas se refieren a tcnicas matemticas o estadsticas, as como rboles
de decisin, o diversas tcnicas utilizadas por la gerencia y que tambin son de utilidad
para la auditora, entre estas tcnicas podemos observar:
El mtodo PERT: la Tcnica de revisin y Evaluacin de proyectos, se utiliza especialmente
para medir los tiempos necesarios para terminar determinado proyecto una tarea
especfica.

CPM: este mtodo consiste en la construccin de un modelo del proyecto, en el que se

tenga presente las actividades a realizar, el tiempo, las actividades y los resultados.

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7. Metodologa de la auditora operacional

La metodologa en la auditora operacional, es similar a la auditora tradicional, en la que se cie

a un marco legal, por medio de unas tcnicas, en la cual se desarrollan determinados
procedimientos a travs de programas.

Caractersticas

Por tratarse del anlisis operacional de una organizacin, las metodologas a utilizar debes ser
acordes con el sector y el tipo de empresa, si es la primera vez o ya se han realizado varias
auditoras, si han rotacin de personal, en particular del personal administrativo, estos factores
modifican la metodologa a utilizar.

Contenido de la metodologa

Se debe iniciar por plantear los objetivos generales, ya que lo primordial es darle sentido
pragmtico al trabajo.

Objetivos generales:

Planeacin, direccin, y objetivo del examen a realizar.

Ejecucin
Coordinacin efectiva de los procedimientos a desarrollar.
Coordinacin de los recursos humanos, para establecer responsabilidades.

Cada programa de trabajo debe incluir como mnimo:

Objetivo de la auditora.
reas a examinar
Tareas a realizar
Establecer procedimientos, enumerados en orden de realizacin.
Establecer el alcance de los procedimientos a realizar
Oportunidad de aplicacin de los procedimientos
Tiempos, establecer un cronograma
Asignar tareas

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Es importante establecer el cronograma de trabajo, y en la medida de lo posible, agrupar las

actividades, dependiendo de las fases metodolgicas.

Los tiempos deben ajustarse no en relacin a los procedimientos a trabajar, sino a las necesidades
y el tipo de organizacin en el cual se va a trabajar.

Metodologa propia

Como se mencionaba anteriormente, la metodologa de la auditora operacional, proviene de la

auditora tradicional o auditora financiera, en este sentido se hace necesario construir una
metodologa propia, un camino propio a seguir.

El porqu de construir una metodologa se evidencia en lo siguiente:

Eficiencia en los recursos

La interdisciplinariedad en la auditora operacional es indispensable para determinar los
factores a evaluar.
Para generar desarrollo dentro de la auditora.

Puntos de verificacin

El primer asunto que debe atender un auditor, son los objetivos de la organizacin, las polticas y
las normas y la estructura organizacional, ya que sobre estos se va a enfocar su anlisis. El asunto
es determinar la forma en la que fueron establecidos, la finalidad y quienes participaron en su
formulacin.

Se hace necesario revisar adems, la coherencia entre los planes y los objetivos, cmo funcionan
los niveles y delegacin de autoridad, su relacin con el alcance de los objetivos planteados, el
proceso de toma de decisin e identificar el estilo y las polticas de la administracin.

Otros aspectos a considerar son las relaciones de familiaridad entre los dueos y las directivas de
la organizacin, as como las directrices que orientan a la organizacin en la consecucin de los
objetivos, ya que las distintas actividades de la organizacin deben trabajar coordinadamente,
para que sea ms eficiente y eficaz.

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Es indispensable determinar la forma en cmo funcionan las directrices organizacionales, que
orientan el andar de la organizacin, donde se puede analizar, la forma en cmo reacciona la
organizacin a estas, ya sea reorientando sus procesos o hacindolos ms eficientes.

El anlisis debe incluir el factor humano, ya que un personal motivado, reacciona mejor a los
cambios y son los responsables de llevar a feliz trminos todas las directrices de la organizacin.

Se deben revisar los indicadores que posee la organizacin, para determinar el grado de
cumplimiento de los objetivos, para ellos se debe analizar tambin, la distribucin eficiente y
eficaz de los recursos. Es importante determinar y analizar todo lo referente a los controles,
creacin, criterios, responsables, operatividad y realizar una evaluacin de estos.

Por ltimo, el auditor debe realizar un anlisis de los factores externos que influyen de manera
directa en una organizacin, como la economa mundial, la competencia, el mercado domstico,
las polticas fiscales del gobierno, etc., se debe realizar una ponderacin de los efectos que tienen
estos elementos sobre la organizacin, para establecer prioridades y medidas, con las cuales la
organizacin sea flexible y adaptable.

Objetivos de la Auditora Operacional

La auditora al revisar las actividades de la organizacin, debe hacer un diagnstico general a fin
de establecer los factores que estn frenando la eficiencia de la organizacin y presentar un
informe con sugerencias que le permitan a la organizacin, enmendarlos o corregirlos.

Como objetivos generales de una auditoria operacional tendramos:

Detectar falencias y proporcionar soluciones.

Realizar una revisin de la eficiencia.
Dar sugerencias que permitan mejorar las actividades
Informar sobre el incumplimiento de objetivos y programas.
Identificar aquellas cuestiones de vital importancia para la administracin, relacionadas
con la productividad.

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Como objetivos especficos tendramos el de brindar seguridad a los gerentes de los diversos
niveles a y a la Junta directiva sobre:

Evaluaciones al desempeo de las operaciones en relacin con los objetivos propuestos.

Seguridad que los planes son completos, consistentes y se conocen en todos los niveles.
Informacin objetiva sobre que tan bien se llevan a cabo los objetivos especficos de las
reas de operaciones y las oportunidades para mejorar la eficiencia, eficacia, ecologa,
equidad y economa.
Informacin sobre las debilidades en el sistema de control.
Calidad de la informacin sobre las operaciones como base de apoyo para la toma de
acciones.

Como toda auditora, la auditora operacional debe presentar un informe, en este caso sobre los
aspectos encontrados en la administracin y operacin de la organizacin, resaltando los factores
trabajados durante este curso, que son eficiencia, eficacia y economa, en relacin con las
operacin, actividades, procesos y administracin racional de los recursos tanto humanos como
materiales y financieros, la funcionalidad de los controles y enfatizando en los aspectos que
entorpecen la eficiencia de la organizacin.

Es un objetivo de la auditora, determinar si la operacin, proceso o actividad examinada, opera

bajo criterios especficos de eficiencia, eficacia y economa; si se cumple con las directrices
formuladas, para ello debe suministrar diversos informes.

Alcance de la Auditora Operacional

El alcance est limitado a la actividad contratada, es decir puede variar ya sea una actividad o
proceso especfico o a la totalidad de la organizacin.

Enfoque de la Auditora Operacional

Existen dos tipos de enfoque en la auditora operacional, el enfoque de organizacin y el

funcional.

Enfoque de organizacin

En este enfoque se prioriza la administracin de cualquier unidad operacional, en donde adems

de las actividades, se toman en cuenta el sistema de informacin, el capital humano, la
administracin, los incentivos, as como los mtodos para evaluar la gestin humana y los planes
y presupuestos, es una mirada a la organizacin desde diversas perspectivas.

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Enfoque Funcional

Se enfatiza en el seguimiento de una operacin, desde su inicio hasta su terminacin, por esto se
da prioridad al anlisis de todas las actividades y funciones que participan en la ejecucin del
proceso, por esta razn este mtodo es demasiado complejo, ya que hay operaciones complejas
que hacen extremadamente difcil determinar los flujos de trabajos que intervienen en el.

8. El proceso de auditora de la auditora operacional

El auditor debe procurar como en todas las auditoras, que el trabajo se conduzca de una manera
profesional, que sea un referente de profesionalismo y de tica.

La funcin de la auditoria operacional se ha desarrollado como un nuevo recurso para dar soporte
a la evolucin de las organizaciones. Es una funcin que permite afrontar las deficiencias
estructurales, principalmente en la funciones de control en lo que respecta a los procesos, cuando
se manifiesta el subdesarrollo en las organizaciones.

El ejercicio de la auditora exige, como cualquier tipo de funcin, una serie de requisitos mnimos
a quienes la desempean, as como unos procedimientos claros y bien definidos para desarrolla
esta auditora. Por lo que la auditoria operacional se ejercer a travs de un proceso de
compilacin, anlisis y evaluacin, de los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en una
organizacin.

Fases del Proceso de la auditora operacional

Todo trabajo de auditora se debe desarrollar de acuerdo a las Normas Internacionales de

Auditora, cualquiera que sea su objetivo y lo que se persiga, la auditoria siempre se divide en tres
partes: Planeacin, Ejecucin del examen, e Informe de Auditoria.

Planeacin

La planeacin en la auditora operacional, se realiza conforme la auditora se va desarrollando, es

decir esta evoluciona, conforme se desarrolla su proceso, paso a paso, conforme se avanza se
desarrolla la planeacin del siguiente paso.

El clculo del tiempo a emplear es particularmente complejo, an ms si se est trabajando en la

primera auditora, ya que no existe ningn tipo de soporte sobre el cul trabajar, pero si se debe
realizar una estimacin del tiempo que se espera invertir en el trabajo, especificando el tiempo a
invertir en cada uno de los pasos.

Una vez realizado el cronograma se da por finalizada la preparacin de la auditora, y en fase en

l se da inicio a la fase de ejecucin.

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Ejecucin

La ejecucin de la auditora operacional, se desarrollan cinco pequeas fases, Revisin inicial,

conocimiento de la entidad, identificacin de reas crticas, examen de las reas anteriormente
identificadas e informe de resultados.

Informe

EL informe de la auditora operacional, es un informe enfocado en los aspectos en los que la

organizacin debe trabajar para lograr mayor eficiencia, eficacia y economa en sus procesos,
debe enfocarse en los problemas detectados y la manera en cmo podran mejorarse. El informe
por debe poseer los siguientes elementos:

Emitir una opinin sobre la eficiencia, eficacia y economa del departamento, proceso o
rea evaluada, ya que el objetivo de la revisin que realiza la auditora operativa, son
estos tres componentes.
El contenido del informe debe poseer como mnimo: la forma en como fue desarrollada
la auditora y las herramientas utilizadas, la metodologa desarrollada, el alcance y las
limitaciones a este que se hubieren presentado, acontecimientos importantes
observados, recomendaciones, proyecciones y otras consideraciones que el auditor
considere mencionar.
El informe debe ser entregado de manera oportuno, con el fin de que se puedan realizar
las sugerencias o recomendaciones hechas por el auditor, esto debido a la dinmica
misma de las organizaciones y a sus procesos que estn en constante cambio.
Debe poseer un mnimo de caractersticas: importancia relativa, integridad, veracidad,
oportunidad prudencia y concisin.

Contenido del Informe

El informe debe incluir como mnimo los siguientes elementos:

Resumen ejecutivo
Prrafo de introduccin
Exponer los resultados de la auditora, destinando un apartado por cada hallazgo
encontrado
Anexos

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Resumen ejecutivo

Aqu se debe exponer de manera clara y resumida, los procedimientos de auditora realizados,
hallazgos y recomendaciones ms importantes, para que la alta gerencia tome nota y realice los
ajustes que crea convenientes.

Informacin Introductoria

En esta parte del informe se recopila toda la informacin referente a la organizacin o proceso
que se audito, con el fin de que los temas a trabajar en los siguientes captulos sean
contextualizados, es decir, aqu se presenta toda la informacin que se requiera para comprender
los temas a tratar en los resultados del examen y en los anexos, para que estos sean entendibles.

9. . Resultados de la Auditora

En este captulo se presentan los hallazgos, respectivamente soportados y basados en la evidencia

recopilada, y en el siguiente orden: Condicin, criterio, efecto y causa.

Los anexos van a depender del criterio del auditor, ya que si se hace necesario, se debe soportar
la informacin o los hallazgos encontrados.

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REFERENCIAS

Referencias Bibliogrficas

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