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Administracin de Justicia
Digitization of records in the Administration of Justice
(1) Agencia Aragonesa para la Investigacin y el Desarrollo (ARAID), Edificio I+D, Parque Tecnolgico Walqa,
22197 Cuarte, Espaa, jfm@unizar.es; (2) Depto. de Informtica e Ingeniera de Sistemas, Universidad de Zaragoza,
C/Mara de Luna 1, 50018 Zaragoza, Espaa, jnog@unizar.es
Resumen Abstract
El cambio a la utilizacin del expediente electrnico en The change in Administration of Justice towards the
la Administracin de Justicia est suponiendo notables adoption of electronic files has experienced notable
dificultades debido al enorme volumen de expedientes difficulties because of the huge volume of files that
abiertos los cuales estn exclusivamente en soporte are currently open and only available in paper format,
papel o combinando elementos tanto en papel como or combining elements both in paper and electronic.
electrnicos. Este artculo propone la adopcin de una This article proposes a practical measure towards the
medida prctica para la sustitucin progresiva del progressive replacement of paper: the digitization, at
soporte papel: la digitalizacin, en el momento de su the moment of the file breakdown, of the documents
desglose, de los documentos aportados por las partes provided by the parts of a justice process, returning
y su posterior conservacin en formato electrnico en the originals to them, and their preservation in elec-
los archivos de la Administracin. tronic format in the archives of the Administration.
Palabras clave: Documentos electrnicos. Digitaliza- Keywords: Electronic documents. Digitization. Ad-
cin. Administracin de Justicia. Expedientes electr- ministration of Justice. Electronic records. Spain.
nicos. Espaa.
Justicia espaola ha sido la realizada en las mente, que se consigue un efecto inmediato de
salas de lo contencioso de la Audiencia Nacio- reduccin del volumen de papel archivado.
nal (Ramrez Sineiro 20, p. 151). En esta se
Para la aplicacin de la medida, los documentos
cre un Servicio Comn de Registro, Reparto,
se escanearan, generando imgenes en forma-
Digitalizacin y Archivo que recibe toda la do-
to PDF, tarea que es prcticamente igual a la
cumentacin, la registra, la digitaliza y une a los
actual de realizacin de las fotocopias. A conti-
expedientes electrnicos la copia electrnica
nuacin, se aadiran los metadatos y el Secre-
autntica de los documentos, que es la nica
tario firmara los documentos con su firma elec-
que manejan los rganos judiciales. Esta estra-
trnica avanzada. Para la conservacin de los
tegia podra denominarse de da 0, ya que en
documentos una opcin, a nuestro juicio poco
ella se establece un momento a partir del cual la
adecuada, es asociarlos al expediente dentro de
totalidad de la tramitacin ha de realizarse en
la aplicacin de gestin. Otra sera disponer de
formato electrnico. Previamente a este mo-
un servicio accesible a travs de Internet que
mento se realiza un proceso de digitalizacin
permita enviar los documentos a un repositorio
masiva que permite que todos los documentos
apropiado para su conservacin. Este servicio
que los rganos judiciales estn manejando en
devolvera la URI (direccin nica) del documen-
el momento de la migracin hayan sido conver-
to, mediante la cual el rgano judicial podra
tidos a documentos electrnicos (Muoz Soro
recuperarlo en cualquier momento. Esta URI s
2013, p. 91).
que podra conservarse en la aplicacin de ges-
Frente a esta iniciativa puntual, hay otras medi- tin, asociada al correspondiente expediente. De
das, que se aplican a la totalidad de los rganos esta forma, en la base de datos de la aplicacin
judiciales, y que conllevan la integracin en el de gestin nicamente se guardaran las URI,
expediente de documentos electrnicos, aunque cuyo volumen es muy reducido, por lo que no se
parece que ni el legislador ni muchos de los dara lugar a ninguna sobrecarga de la misma.
operadores jurdicos son aun conscientes de Para recuperar el documento se utilizara la URI
este hecho. Un ejemplo es la sustitucin de las guardada en el expediente. Y, como opcin ms
actas de las vistas judiciales en soporte papel segura, tambin sera posible utilizar de forma
por grabaciones de video y su conservacin en redundante ambos medios de conservacin.
sistemas especficos (como eFidelius). Previsi-
Para valorar la viabilidad de la medida propues-
blemente, estos supuestos irn siendo cada vez
ta y la forma en que debera desarrollarse, se-
ms frecuentes; y, por ello, parece ms realista
guidamente se expone cul es la normativa
pensar en una implantacin progresiva del ex-
aplicable a la obtencin y archivo de copias
pediente electrnico y en un largo periodo de
electrnicas autnticas de originales en papel.
tiempo durante el cual convivirn los documen-
tos en soporte papel y los electrnicos.
3. Normativa
En esta lnea, cabe plantearse medidas que
promuevan una sustitucin progresiva, como la 3.1. Las copias electrnicas autenticas
ya mencionada digitalizacin y conservacin en
formato electrnico de los documentos aporta- La obtencin de copias mediante la digitaliza-
dos por las partes cuando son desglosados cin de originales en papel se contempla en el
(separados del expediente). Esta operacin se artculo 28,3 de la Ley 18/2011, de 5 de julio,
realiza normalmente antes del archivo del asun- reguladora del uso de las tecnologas de la in-
to. Actualmente, los documentos se fotocopian, formacin y la comunicacin en la Administra-
el Secretario diligencia las fotocopias, y luego cin de Justicia (LUTICAJ). Esta dispone que se
estas se unen al expediente. La aplicacin de la deber garantizar la autenticidad, integridad y la
medida consistira en sustituir la realizacin de conservacin del documento imagen y que el
las fotocopias por la digitalizacin del documen- proceso podr hacerse de forma automatizada,
to, y la firma manual del Secretario por su firma utilizando un sello electrnico como medio para
electrnica, dando lugar a un testimonio en for- la autenticacin. Tambin podrn utilizarse otros
mato electrnico que es el que se conserva, medios previstos en el artculo 14,3 de la LUTI-
asociado al expediente (Muoz Soro 2013, p. CAJ, en particular, la firma electrnica del per-
86). La medida presenta ventajas como que los sonal al servicio de la Administracin de Justi-
documentos electrnicos generados son copias, cia.
dado que los originales se devuelven a las par- Por su parte, el artculo 29 contempla el archivo
tes; no se da lugar a un coste operativo adicio- electrnico de documentos, disponiendo que
nal, ya que actualmente se realizan fotocopias y
el Secretario las firma manualmente; y, final- [] los medios o soportes en que se almacenen
documentos debern contar con medidas de segu-
ridad que garanticen la integridad, autenticidad,
Asimismo, dispone que, para garantizar la fiabi- mente electrnico, la cual no existe en las enti-
lidad de una firma electrnica a lo largo del dades privadas que, sin embargo, avanzan cada
tiempo, se podrn utilizar dos mecanismos: a) vez ms en la oficina sin papeles.
Firmas longevas mediante las que se aadir
En el artculo, se ha propuesto una medida para
informacin del estado del certificado asociado,
la progresiva adopcin del expediente electrni-
incorporando un sello de tiempo, as como los
co en la Administracin de Justicia en base a la
certificados que conforman la cadena de con-
digitalizacin y conservacin en formato electr-
fianza; b) Otros mtodos tcnicos que impedi-
nico de los documentos aportados por las par-
rn la modificacin de la firma para la que se ha
tes. Desde el punto de vista prctico, tiene la
verificado su validez, de acuerdo a los requisitos
ventaja de que los medios adicionales necesa-
establecidos en la poltica de firma correspon-
rios son los mnimos posibles. Pero, un punto
diente, y que habr sido almacenada en un sis-
clave es garantizar la seguridad en la conserva-
tema en un momento del tiempo determinado.
cin de los documentos electrnicos, y esta
Por tanto, las firmas longevas deben incluir un difcilmente puede obtenerse sin recurrir a repo-
sello de tiempo que permita garantizar que el sitorios especializados que sean accesibles a
certificado era vlido en el momento en que se las oficinas judiciales de forma remota. Dado
realiz la firma. Para la conversin de una firma que su finalidad ser nicamente el archivo y no
electrnica a firma longeva ser necesario en la comunicacin, deberan disearse de forma
primer lugar verificarla, validando la integridad que solo el rgano judicial pudiera acceder a las
de la firma, el cumplimiento de los estndares y copias. De esta forma, con pocos medios podra
que contiene las referencias obligatorias. A con- realizarse una experiencia piloto que permitira
tinuacin se completar, obteniendo y anexn- avanzar en la modernizacin de la oficina judi-
dole las referencias a certificados (incluyendo cial, familiarizando a sus miembros con el ma-
los certificados del firmante y todos los que for- nejo de las copias electrnicas autnticas.
men la cadena de certificacin), as como la
informacin referente al estado de los certifica- Agradecimientos
dos, obtenida mediante la consulta a las listas
Este trabajo ha sido financiado por la Ctedra Logisman de
de certificados revocados (CRL) o a directorios
la Universidad de Zaragoza para la Gestin Tecnolgica
OCSP. Una vez generadas las firmas longevas, Documental.
la poltica de firma definir los procedimientos
para mantener las evidencias y gestionar la Referencias
actualizacin de las mismas.
European Commission (2013). DCAT Application Profile for
Tambin hay dos alternativas para la proteccin data portals in Europe. https://joinup.ec.europa.eu/ sys-
de la firma electrnica frente a la posible obso- tem/files/project/DCAT-AP_Final_v1.00.pdf.
lescencia de los algoritmos. Una es la utilizacin Illn Fernandez, Jos Maria (2009). La prueba electrnica,
de mecanismos de resellado, consistentes en eficacia y valoracin en el proceso civil. Cizur Menor:
Aranzadi.
aadir sucesivos sellos de tiempo utilizando los
Muoz Soro, Jos Flix (2013). Gestin y valoracin de la
algoritmos que en cada momento tengan un documentacin judicial en el nuevo contexto tecnolgi-
nivel de seguridad adecuado. El otro es la con- co. Zaragoza: Prensas Universitarias de Zaragoza.
servacin de la firma en un depsito seguro, Nualart Mercad, Raimon (2008). iArxiu, un servicio de
garantizando la proteccin contra falsificaciones custodia y preservacin a largo plazo de documentos
y asegurando la fecha exacta en que se guard. electrnicos. // Blasco Daz, J. L.; Fabra Valls M. J.
En este caso no es preciso el sellado de tiempo. (eds.). El documento electrnico: aspectos jurdicos,
tecnolgicos y archivsticos, Castelln de la Plana: Uni-
versitat Jaume I. 177-214.
5. Conclusiones Ramrez Sineiro, Jos Manuel (2011). La digitalizacin
procedimental como imperativo hito tecnolgico y nor-
Cuando se compara la evolucin del comercio y mativo de la modernizacin de la justicia. // REGAP: Re-
de la administracin electrnica se observa que vista galega de administracin pblica. 42, 355-378.
mientras que en el primero la necesidad de Sanz Larruga, F. Javier; Salgado Seguin, Victor (2012). El
realizar operaciones comerciales de forma rpi- expediente judicial electrnico: documentos, copias y
archivos. // Gamero Casado, Eduardo; Valero Torrijos,
da y efectiva ha impulsado la toma de decisio- Julin (eds.). Las tecnologas de la informacin y la co-
nes y acuerdos tanto a nivel tecnolgico como municacin en la Administracin de Justicia. Cizur Me-
organizativo, en el segundo se adoptaron con nor: Aranzadi. 563-606.
frecuencia requerimientos innecesariamente W3C (2013). Data Catalog Vocabulary (DCAT). W3C Wor-
estrictos en cuestiones formales y de seguridad, king Draft, 12 March 2013. http://www.w3.org/TR/2013/
WD-vocab-dcat-20130312/.
lo que ha supuesto una barrera de tipo prctico
muy importante. Este podra ser, de nuevo, el
caso de la exigencia de un expediente integral- Enviado: 2014-04-25. Segunda versin: 2014-06-27.
Aceptado: 2014-06-27.