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La digitalizacin de documentos en la

Administracin de Justicia
Digitization of records in the Administration of Justice

Jos Flix MUOZ SORO (1), Javier NOGUERAS-ISO (2)

(1) Agencia Aragonesa para la Investigacin y el Desarrollo (ARAID), Edificio I+D, Parque Tecnolgico Walqa,
22197 Cuarte, Espaa, jfm@unizar.es; (2) Depto. de Informtica e Ingeniera de Sistemas, Universidad de Zaragoza,
C/Mara de Luna 1, 50018 Zaragoza, Espaa, jnog@unizar.es

Resumen Abstract
El cambio a la utilizacin del expediente electrnico en The change in Administration of Justice towards the
la Administracin de Justicia est suponiendo notables adoption of electronic files has experienced notable
dificultades debido al enorme volumen de expedientes difficulties because of the huge volume of files that
abiertos los cuales estn exclusivamente en soporte are currently open and only available in paper format,
papel o combinando elementos tanto en papel como or combining elements both in paper and electronic.
electrnicos. Este artculo propone la adopcin de una This article proposes a practical measure towards the
medida prctica para la sustitucin progresiva del progressive replacement of paper: the digitization, at
soporte papel: la digitalizacin, en el momento de su the moment of the file breakdown, of the documents
desglose, de los documentos aportados por las partes provided by the parts of a justice process, returning
y su posterior conservacin en formato electrnico en the originals to them, and their preservation in elec-
los archivos de la Administracin. tronic format in the archives of the Administration.
Palabras clave: Documentos electrnicos. Digitaliza- Keywords: Electronic documents. Digitization. Ad-
cin. Administracin de Justicia. Expedientes electr- ministration of Justice. Electronic records. Spain.
nicos. Espaa.

1. Introduccin Bsicamente, hay dos estrategias posibles para


esta migracin: la introduccin progresiva de los
Los documentos son, desde hace 5000 aos, el documentos electrnicos; y la consistente en el
instrumento bsico en el trabajo de las burocra- cambio, en un momento fijado, a una tramita-
cias. En los ltimos aos, los sistemas inform- cin integralmente electrnica. La primera apa-
ticos han adquirido la capacidad de manejarlos; rece como ms viable desde un punto de vista
y, como consecuencia, una de las caractersti- econmico y, de hecho, est ya producindose
cas ms relevantes del momento actual en el en las oficinas judiciales. En el artculo se ex-
desarrollo de la administracin electrnica es la pondr como podra avanzarse en esta lnea
migracin de los documentos en soporte papel a con medidas como la digitalizacin, en el mo-
sus equivalentes en formato electrnico. mento de su desglose, de los documentos apor-
Esta migracin se basa en un marco normativo tados por las partes y su conservacin en for-
que da soporte a la utilizacin de los documen- mato electrnico. Esta medida se propone en
tos electrnicos, incluyendo su autenticacin y Muoz Soro (2013), un anlisis para la mejora
su uso en la tramitacin de los procedimientos. de la gestin de la documentacin judicial, reali-
Pero la experiencia pone de manifiesto la nota- zado por iniciativa de la Ctedra Logisman de la
ble dificultad que supone este cambio en las Universidad de Zaragoza para la Gestin Tec-
Administraciones y, especialmente, en el caso nolgica Documental. En este artculo, despus
de la Administracin de Justicia, en la que se de describirla brevemente (2), se analizarn el
centra este artculo. Las primeras dificultades marco legal (3) y los requerimientos tcnicos
aparecen en la recepcin de la documentacin (4) que debern tenerse en cuenta a la hora de
en los registros, ya que estos deben convertirse ponerla en marcha, para, finalmente, analizar su
en autnticos servicios de digitalizacin, capa- viabilidad y ventajas (5).
ces de trabajar en tiempo real, si se quiere que
el interesado se lleve la documentacin original. 2. Estrategias para la migracin al
Y, luego, una vez dentro de la organizacin, la expediente electrnico
tramitacin de expedientes electrnicos precisa
de un largo periodo de adaptacin. Una experiencia sobre la implementacin del
expediente electrnico en la Administracin de

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Justicia espaola ha sido la realizada en las mente, que se consigue un efecto inmediato de
salas de lo contencioso de la Audiencia Nacio- reduccin del volumen de papel archivado.
nal (Ramrez Sineiro 20, p. 151). En esta se
Para la aplicacin de la medida, los documentos
cre un Servicio Comn de Registro, Reparto,
se escanearan, generando imgenes en forma-
Digitalizacin y Archivo que recibe toda la do-
to PDF, tarea que es prcticamente igual a la
cumentacin, la registra, la digitaliza y une a los
actual de realizacin de las fotocopias. A conti-
expedientes electrnicos la copia electrnica
nuacin, se aadiran los metadatos y el Secre-
autntica de los documentos, que es la nica
tario firmara los documentos con su firma elec-
que manejan los rganos judiciales. Esta estra-
trnica avanzada. Para la conservacin de los
tegia podra denominarse de da 0, ya que en
documentos una opcin, a nuestro juicio poco
ella se establece un momento a partir del cual la
adecuada, es asociarlos al expediente dentro de
totalidad de la tramitacin ha de realizarse en
la aplicacin de gestin. Otra sera disponer de
formato electrnico. Previamente a este mo-
un servicio accesible a travs de Internet que
mento se realiza un proceso de digitalizacin
permita enviar los documentos a un repositorio
masiva que permite que todos los documentos
apropiado para su conservacin. Este servicio
que los rganos judiciales estn manejando en
devolvera la URI (direccin nica) del documen-
el momento de la migracin hayan sido conver-
to, mediante la cual el rgano judicial podra
tidos a documentos electrnicos (Muoz Soro
recuperarlo en cualquier momento. Esta URI s
2013, p. 91).
que podra conservarse en la aplicacin de ges-
Frente a esta iniciativa puntual, hay otras medi- tin, asociada al correspondiente expediente. De
das, que se aplican a la totalidad de los rganos esta forma, en la base de datos de la aplicacin
judiciales, y que conllevan la integracin en el de gestin nicamente se guardaran las URI,
expediente de documentos electrnicos, aunque cuyo volumen es muy reducido, por lo que no se
parece que ni el legislador ni muchos de los dara lugar a ninguna sobrecarga de la misma.
operadores jurdicos son aun conscientes de Para recuperar el documento se utilizara la URI
este hecho. Un ejemplo es la sustitucin de las guardada en el expediente. Y, como opcin ms
actas de las vistas judiciales en soporte papel segura, tambin sera posible utilizar de forma
por grabaciones de video y su conservacin en redundante ambos medios de conservacin.
sistemas especficos (como eFidelius). Previsi-
Para valorar la viabilidad de la medida propues-
blemente, estos supuestos irn siendo cada vez
ta y la forma en que debera desarrollarse, se-
ms frecuentes; y, por ello, parece ms realista
guidamente se expone cul es la normativa
pensar en una implantacin progresiva del ex-
aplicable a la obtencin y archivo de copias
pediente electrnico y en un largo periodo de
electrnicas autnticas de originales en papel.
tiempo durante el cual convivirn los documen-
tos en soporte papel y los electrnicos.
3. Normativa
En esta lnea, cabe plantearse medidas que
promuevan una sustitucin progresiva, como la 3.1. Las copias electrnicas autenticas
ya mencionada digitalizacin y conservacin en
formato electrnico de los documentos aporta- La obtencin de copias mediante la digitaliza-
dos por las partes cuando son desglosados cin de originales en papel se contempla en el
(separados del expediente). Esta operacin se artculo 28,3 de la Ley 18/2011, de 5 de julio,
realiza normalmente antes del archivo del asun- reguladora del uso de las tecnologas de la in-
to. Actualmente, los documentos se fotocopian, formacin y la comunicacin en la Administra-
el Secretario diligencia las fotocopias, y luego cin de Justicia (LUTICAJ). Esta dispone que se
estas se unen al expediente. La aplicacin de la deber garantizar la autenticidad, integridad y la
medida consistira en sustituir la realizacin de conservacin del documento imagen y que el
las fotocopias por la digitalizacin del documen- proceso podr hacerse de forma automatizada,
to, y la firma manual del Secretario por su firma utilizando un sello electrnico como medio para
electrnica, dando lugar a un testimonio en for- la autenticacin. Tambin podrn utilizarse otros
mato electrnico que es el que se conserva, medios previstos en el artculo 14,3 de la LUTI-
asociado al expediente (Muoz Soro 2013, p. CAJ, en particular, la firma electrnica del per-
86). La medida presenta ventajas como que los sonal al servicio de la Administracin de Justi-
documentos electrnicos generados son copias, cia.
dado que los originales se devuelven a las par- Por su parte, el artculo 29 contempla el archivo
tes; no se da lugar a un coste operativo adicio- electrnico de documentos, disponiendo que
nal, ya que actualmente se realizan fotocopias y
el Secretario las firma manualmente; y, final- [] los medios o soportes en que se almacenen
documentos debern contar con medidas de segu-
ridad que garanticen la integridad, autenticidad,

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confidencialidad, calidad, proteccin y conserva- establece la obligatoriedad de disponer de una


cin de los documentos almacenados y ajustarse a poltica de gestin de documentos electrnicos;
los requerimientos que garanticen la compatibilidad y se dan las directrices sobre su contenido y
e interoperabilidad de los sistemas informticos. sobre los procedimientos para su elaboracin y
Pero, para determinar los requerimientos que se puesta en accin.
deben cumplir en la aplicacin de la medida que
se propone, es preciso un grado de concrecin 3.2. Los expedientes electrnicos
muy superior. La base para ello deberan ser las
Para valorar la viabilidad de la medida propues-
normas de desarrollo de la LUTICAJ, en particu-
ta tambin es preciso analizar, aunque sea muy
lar el Esquema judicial de interoperabilidad y
brevemente, cul sera su encaje en la regula-
seguridad, previsto en el artculo 47, el cual no
cin del expediente electrnico. Del tenor literal
ha sido an publicado. Esta carencia puede ser
de la LUTICAJ se desprende que el expediente
subsanada en buena medida recurriendo al
judicial electrnico deber estar formado nte-
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que
gramente por documentos electrnicos. Segn
se regula el Esquema nacional de interoperabi-
Sanz y Salgado (2012, p. 574) este hecho pa-
lidad en el mbito de la administracin electrni-
rece lgico y razonable y, si se quieren incor-
ca (ENI). En primer lugar, porque hay un indu-
porar documentos en soporte papel a un proce-
dable paralelismo entre la regulacin de la LU-
dimiento cuyo expediente est en formato elec-
TICAJ y la de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de
trnico, la nica opcin posible es realizar co-
acceso electrnico de los ciudadanos a los ser-
pias electrnicas autnticas de los mismos. La
vicios pblicos (LAE). En segundo lugar, porque
consecuencia de esta posicin es que la digitali-
el mencionado artculo 47 dispone que para la
zacin de los expedientes deber hacerse
elaboracin del Esquema judicial se tendr en
siempre en su integridad y que, una vez trasla-
cuenta lo establecido en los Esquemas naciona-
dado un expediente al soporte electrnico, la
les de interoperabilidad y de seguridad.
oficina judicial deber estar en disposicin de
Por ello, vamos a referirnos a las Resoluciones convertir a este formato cualquier documento
de desarrollo del ENI que tienen que ver de que se quiera incorporar al mismo. Adems,
forma ms directa con la digitalizacin de los sensu contrario cabe deducir que, a su vez, el
documentos. Entre estas se encuentra en pri- expediente no electrnico deber estar formado
mer lugar la Norma Tcnica de Interoperabilidad ntegramente por documentos en soporte papel.
(NTI) de Documento electrnico, que define la
Se trata, a nuestro juicio, de una ptica poco
estructura y otros aspectos bsicos de los do-
realista. Como ya se mencion, la Ley 1/2000,
cumentos electrnicos. Por su parte, la NTI de
de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil (LEC)
Procedimientos de copiado autntico y conver-
admite de facto la incorporacin a los autos de
sin entre documentos electrnicos regula la
documentos electrnicos, al regular en su ar-
obtencin de copias electrnicas autnticas de
tculo 147 la documentacin de las actuaciones
originales en soporte papel. Estas copias se
mediante sistemas de grabacin y reproduccin
obtienen mediante la digitalizacin del docu-
de la imagen y el sonido. Otra va de introduc-
mento a travs de medios fotoelctricos, la cual
cin de los documentos electrnicos es la reali-
habr de hacerse siguiendo lo establecido en la
zacin de los actos de comunicacin a travs
NTI de Digitalizacin de documentos. Las tres
del sistema LEXNET (Illn Fernandez, 2011, p.
NTI mencionadas fueron publicadas en sendas
106 y ss.). Por tanto, se utilizan documentos en
Resoluciones de la Secretara de Estado para la
soporte papel y electrnicos, al menos en la
Funcin Pblica, de 19 de julio de 2011.
tramitacin de los procedimientos civiles. Podra
Aunque las normas anteriores hacen referencia resolverse este problema teniendo en cuenta
a los metadatos de los documentos, la ms que ni la LEC ni la LUTICAJ exigen de forma
reciente NTI de Reutilizacin de recursos de expresa que a cada procedimiento corresponda
informacin (Resolucin de 19 de febrero de un nico expediente. En consecuencia, cabra
2013) profundiza en esta cuestin, haciendo plantearse la existencia de dos expedientes,
una propuesta de metadatos de catlogos de uno en soporte papel y otro electrnico, asocia-
recursos basada en el vocabulario RDF DCAT dos a un nico procedimiento. En este caso, el
(W3C 2013; European Commission 2013), in- nico requisito que cabra exigir, segn lo dis-
cluyendo ejemplos de su serializacin sobre puesto en el artculo 26 de la LUTICAJ, sera
RDF/XML y N3. que ambos expedientes compartieran un nico
identificador.
Finalmente, ha de mencionarse la NTI de Polti-
ca de gestin de documentos electrnicos (Re-
solucin de 28 de junio de 2012), en la que se

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4. Requerimientos tcnicos nido de estos artculos equivalente al del 14,3


de la LUTICAJ. En consecuencia, la ley admite
A continuacin, veremos brevemente los reque- la firma electrnica avanzada como medio para
rimientos tcnicos que se deberan cumplir en la la autenticacin de las copias electrnicas y,
aplicacin de la medida que se propone, aten- dentro de esta, tanto los sellos electrnicos
diendo a las tres fases en que se divide el pro- como los certificados de personal al servicio de
ceso: digitalizacin, autenticacin y archivo. la Administracin de Justicia. En la medida pro-
puesta la firma se realizara de forma personal
4.1. Digitalizacin por parte de los Secretarios judiciales.
Una copia electrnica est compuesta, segn la Las reglas a aplicar en la utilizacin de la firma
NTI de Documento electrnico, por la imagen electrnica vienen dadas en la NTI de Poltica
electrnica y los metadatos. La imagen debe ser de firma electrnica y de certificados de la Ad-
fiel al documento de origen, para lo que debe ministracin. Segn esta la aplicacin utilizada
respetar la geometra del mismo en tamaos y para la creacin de la firma debe permitir que el
proporciones y no podr contener caracteres o usuario firmante seleccione el fichero que va a
grficos que no figuren en este. El nivel de reso- ser firmado. Antes de la generacin de la firma
lucin mnimo para imgenes electrnicas ser deben realizarse varias verificaciones, interrum-
de 200 pxeles por pulgada. Cuando sea nece- pindose el proceso si alguna no arroja un re-
sario, se realizar una optimizacin automtica sultado positivo. Luego, en la firma se incluirn
de la imagen electrnica para garantizar su etiquetas con la siguiente informacin: 1) fecha
legibilidad, de modo que todo contenido del y hora de firma, 2) certificado del firmante, 3)
documento origen pueda apreciarse y sea vlido poltica de firma sobre la que se basa el proceso
para su gestin. Tambin se contempla la ne- de generacin de firma electrnica, y 4) formato
cesidad de realizar las comprobaciones necesa- del objeto original. Tambin puede incluirse otra
rias para garantizar que se producen imgenes informacin adicional y sellos de tiempo sobre
fieles al documento original. algunos o todos los objetos de la firma. Estos
En cuanto a los metadatos, la mencionada NTI requisitos se cumplen por la aplicacin ecoFir-
enumera un mnimo obligatorio, pero tambin ma, desarrollada por el Ministerio de Industria,
permite asignar metadatos complementarios. Energa y Turismo, que podra utilizarse para la
Adems de los correspondientes a los documen- puesta en prctica de la medida.
tos, hay tambin un conjunto de metadatos que En cuanto a los formatos para la firma electrni-
se asignan a los expedientes electrnicos. Res- ca de contenido, segn la NTI de Catlogo de
pecto a estos ltimos ha de tenerse en cuenta estndares, pueden ser los siguientes: XAdES,
que existen notables diferencias entre la Admi- segn la especificacin ETSI TS 101 903; CA-
nistracin de Justicia y las dems en la forma de dES (ETSI TS 101 733) y PAdES (ETSI TS 102
referenciar los expedientes, por lo que proba- 778-3). El perfil mnimo de formato que se utili-
blemente este aspecto diferir cuando se publi- zar para la generacin de firmas de contenido
quen las normas de desarrollo de la LUTICAJ. en el marco de una poltica ser -EPES, que
En cuanto al formato de la copia, segn la mis- es una extensin de la clase bsica (BES), a la
ma NTI, se aceptarn los establecidos para que aade informacin sobre la poltica de fir-
ficheros de imagen en la NTI de Catlogo de ma. El formato de la firma se reflejar en el me-
estndares, entre los que se encuentran el PDF tadato mnimo obligatorio Tipo de firma, defini-
(ISO 32000-1:2008) y el PDF/A (ISO 19005- do en la NTI de Documento electrnico.
1:2005, ISO 19005-2:2011). Este ltimo es el
formato previsto para la conservacin de los 4.3. Archivo
documentos a largo plazo (Electronic document Una de las cuestiones ms complejas para el
file format for long-term preservation). archivo de copias electrnicas autnticas es
garantizar la fiabilidad de las firmas electrnicas
4.2. Autenticacin a lo largo del tiempo (Nualart Mercad 2008, p.
Si la copia es autntica, deber contener, ade- 195). Acertadamente, la NTI de poltica de firma
ms, la firma de la imagen electrnica y cum- electrnica y de certificados de la Administra-
plir con lo establecido en la NTI de Procedimien- cin establece un principio de proporcionalidad,
tos de copiado autntico y conversin entre afirmando que
documentos electrnicos. Segn esta, las co- la definicin de medidas y procedimientos para ar-
pias electrnicas autnticas se firmarn median- chivado y custodia de firmas electrnicas se reali-
te alguno de los sistemas de firma previstos en zar atendiendo con proporcionalidad a los diferen-
los artculos 18 19 de la LAE, siendo el conte- tes usos de la firma electrnica contemplados en el
alcance y mbito de aplicacin de la poltica.

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Asimismo, dispone que, para garantizar la fiabi- mente electrnico, la cual no existe en las enti-
lidad de una firma electrnica a lo largo del dades privadas que, sin embargo, avanzan cada
tiempo, se podrn utilizar dos mecanismos: a) vez ms en la oficina sin papeles.
Firmas longevas mediante las que se aadir
En el artculo, se ha propuesto una medida para
informacin del estado del certificado asociado,
la progresiva adopcin del expediente electrni-
incorporando un sello de tiempo, as como los
co en la Administracin de Justicia en base a la
certificados que conforman la cadena de con-
digitalizacin y conservacin en formato electr-
fianza; b) Otros mtodos tcnicos que impedi-
nico de los documentos aportados por las par-
rn la modificacin de la firma para la que se ha
tes. Desde el punto de vista prctico, tiene la
verificado su validez, de acuerdo a los requisitos
ventaja de que los medios adicionales necesa-
establecidos en la poltica de firma correspon-
rios son los mnimos posibles. Pero, un punto
diente, y que habr sido almacenada en un sis-
clave es garantizar la seguridad en la conserva-
tema en un momento del tiempo determinado.
cin de los documentos electrnicos, y esta
Por tanto, las firmas longevas deben incluir un difcilmente puede obtenerse sin recurrir a repo-
sello de tiempo que permita garantizar que el sitorios especializados que sean accesibles a
certificado era vlido en el momento en que se las oficinas judiciales de forma remota. Dado
realiz la firma. Para la conversin de una firma que su finalidad ser nicamente el archivo y no
electrnica a firma longeva ser necesario en la comunicacin, deberan disearse de forma
primer lugar verificarla, validando la integridad que solo el rgano judicial pudiera acceder a las
de la firma, el cumplimiento de los estndares y copias. De esta forma, con pocos medios podra
que contiene las referencias obligatorias. A con- realizarse una experiencia piloto que permitira
tinuacin se completar, obteniendo y anexn- avanzar en la modernizacin de la oficina judi-
dole las referencias a certificados (incluyendo cial, familiarizando a sus miembros con el ma-
los certificados del firmante y todos los que for- nejo de las copias electrnicas autnticas.
men la cadena de certificacin), as como la
informacin referente al estado de los certifica- Agradecimientos
dos, obtenida mediante la consulta a las listas
Este trabajo ha sido financiado por la Ctedra Logisman de
de certificados revocados (CRL) o a directorios
la Universidad de Zaragoza para la Gestin Tecnolgica
OCSP. Una vez generadas las firmas longevas, Documental.
la poltica de firma definir los procedimientos
para mantener las evidencias y gestionar la Referencias
actualizacin de las mismas.
European Commission (2013). DCAT Application Profile for
Tambin hay dos alternativas para la proteccin data portals in Europe. https://joinup.ec.europa.eu/ sys-
de la firma electrnica frente a la posible obso- tem/files/project/DCAT-AP_Final_v1.00.pdf.
lescencia de los algoritmos. Una es la utilizacin Illn Fernandez, Jos Maria (2009). La prueba electrnica,
de mecanismos de resellado, consistentes en eficacia y valoracin en el proceso civil. Cizur Menor:
Aranzadi.
aadir sucesivos sellos de tiempo utilizando los
Muoz Soro, Jos Flix (2013). Gestin y valoracin de la
algoritmos que en cada momento tengan un documentacin judicial en el nuevo contexto tecnolgi-
nivel de seguridad adecuado. El otro es la con- co. Zaragoza: Prensas Universitarias de Zaragoza.
servacin de la firma en un depsito seguro, Nualart Mercad, Raimon (2008). iArxiu, un servicio de
garantizando la proteccin contra falsificaciones custodia y preservacin a largo plazo de documentos
y asegurando la fecha exacta en que se guard. electrnicos. // Blasco Daz, J. L.; Fabra Valls M. J.
En este caso no es preciso el sellado de tiempo. (eds.). El documento electrnico: aspectos jurdicos,
tecnolgicos y archivsticos, Castelln de la Plana: Uni-
versitat Jaume I. 177-214.
5. Conclusiones Ramrez Sineiro, Jos Manuel (2011). La digitalizacin
procedimental como imperativo hito tecnolgico y nor-
Cuando se compara la evolucin del comercio y mativo de la modernizacin de la justicia. // REGAP: Re-
de la administracin electrnica se observa que vista galega de administracin pblica. 42, 355-378.
mientras que en el primero la necesidad de Sanz Larruga, F. Javier; Salgado Seguin, Victor (2012). El
realizar operaciones comerciales de forma rpi- expediente judicial electrnico: documentos, copias y
archivos. // Gamero Casado, Eduardo; Valero Torrijos,
da y efectiva ha impulsado la toma de decisio- Julin (eds.). Las tecnologas de la informacin y la co-
nes y acuerdos tanto a nivel tecnolgico como municacin en la Administracin de Justicia. Cizur Me-
organizativo, en el segundo se adoptaron con nor: Aranzadi. 563-606.
frecuencia requerimientos innecesariamente W3C (2013). Data Catalog Vocabulary (DCAT). W3C Wor-
estrictos en cuestiones formales y de seguridad, king Draft, 12 March 2013. http://www.w3.org/TR/2013/
WD-vocab-dcat-20130312/.
lo que ha supuesto una barrera de tipo prctico
muy importante. Este podra ser, de nuevo, el
caso de la exigencia de un expediente integral- Enviado: 2014-04-25. Segunda versin: 2014-06-27.
Aceptado: 2014-06-27.

Muoz Soro, Jos Flix; Nogueras-Iso, Javier. La digitalizacin de documentos


en la Administracin de Justicia. // Ibersid. 8 (2014) 49-53. ISSN 1888-0967.