Cdigo: SGI-P-02-01

Versin: 08
GESTIN DE LOS DOCUMENTOS Fecha: 10/04/2013
Pgina 1 de 8

1. OBJETIVO

Describir las actividades a seguir para la elaboracin y control de la documentacin del Sistema de
Gestin Integrado (Sistema de Gestin de la Calidad, Sistema de Gestin de Seguridad y Salud
Ocupacional, Sistema de Gestin Ambiental y Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC),
de acuerdo a los requisitos establecidos por la organizacin, Norma ISO 9001:2008, Norma ISO
14001:2004, Norma OHSAS 18001:2007, BASC, Operaciones Aeroportuarios, otros sistemas de
gestin; incluyendo los de procedencia externa.

Adems se describirn las actividades a seguir para identificar, actualizar, tener acceso y disponer
de los requisitos legales y otros requisitos suscritos en materia de Calidad, Medio Ambiente,
Seguridad y Salud Ocupacional que sean aplicables en la organizacin, as como evaluar su
cumplimiento.

2. ALCANCE

Se aplica a todos los documentos que forman parte del Sistema de Gestin Integrado de la
empresa.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ISO 9001:2008
ISO 14001:2004
OHSAS 18001:2007
BASC

4. DEFINICIONES

4.1 Manual: Documento que especifica la forma de administrar una organizacin.

Nota: Los Manuales pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamao y
complejidad de cada organizacin en particular.
4.2 Procedimiento: Descripcin especfica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
4.3 Funciones especficas: Describe las actividades a desarrollar por cada puesto en las
instalaciones del cliente.
4.4 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas.
4.5 Formato: Es la estructura de un documento en el que se consignarn datos como resultado de
una verificacin o control, convirtindose de esa manera en un registro.
4.6 Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes del Sistema de Gestin Integrado,
identificados con un sello de copia controlada y asignados a una persona o rea, para su uso y
aplicacin correspondiente.
4.7 Copia No Controlada: Copia de los documentos del Sistema de Gestin Integrado, que son
impresos con fines didcticos o de revisin, e identificados con un sello de copia no controlada
4.8 Documento Externo: Son aquellos documentos que se emplean en los procesos del sistema,
pero cuyo origen es externo, en esta categora se considera por ejemplo a: las leyes, normas,
reglamentos, manuales de equipos, etc.
4.9 Documento Obsoleto: Documento que ha perdido vigencia, por actualizacin de la
informacin.

5. RESPONSABILIDAD

El Representante de la Direccin es el responsable de cumplir y de hacer cumplir el presente

procedimiento asegurando su implementacin y control respectivo. Asimismo, todos los miembros
de la organizacin son responsables de cumplir lo establecido en el presente procedimiento.

Los responsables de los diferentes procesos son los encargados de tener los registros al da,
actualizados y de garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y seguros, con el fin de
evitar su deterioro.

Los Lderes Zonales son responsables de la distribucin de las funciones especficas por puesto.
 Cdigo: SGI-P-02-01
Versin: 08
GESTIN DE LOS DOCUMENTOS Fecha: 10/04/2013
Pgina 2 de 8

El Jefe del Centro de Informacin es responsable de colocar la informacin en la pgina web.

El Asesor Legal, el Jefe de Bienestar Social y el Representante del SGI son los responsables
de identificar, actualizar ( ) y evaluar el cumplimiento de la normativa legal.

6. DESARROLLO

6.1 Documentos Internos

Actividad Descripcin Registros

La elaboracin de cualquier documento del Sistema de Gestin
Integrado puede elaborarse a necesidad de cualquiera de los
Elaboracin /
procesos por iniciativa de cualquier integrante de la empresa. Se
Modificacin
realizar en diferentes niveles de la empresa, de acuerdo al tipo,
alcance y uso del documento.
La elaboracin, revisin y aprobacin se realizar de acuerdo a lo
Acta de Comit o
establecido en la Tabla N 1.
Listado de
La aprobacin del documento se evidencia con la firma del acta de
Aprobacin Documentos
comit que lo nombra o con el Listado de Documentos Internos
Internos (SGI-F-
(SGI-F-02-01-02) firmado por el Representante de la Direccin,
02-01-02)
donde se evidencia la fecha de evaluacin.
Una vez aprobado el documento, el Representante de la Direccin le
asignar el cdigo y dems informacin de carcter general que
Codificacin identifique al documento, segn lo indicado en la Tabla N 2.
Nota: Los documentos de tipo Generales de la empresa no
sern codificados (Listado de documentos internos).
El Representante de la Direccin se asegurar de efectuar la
distribucin de las copias controladas empleando el formato de
Distribucin de Documentos (SGI-F-02-01-01) a las personas o
Distribucin de
reas correspondientes. ( ).
Documentos
(SGI-F-02-01-01)
Cuando se trata de modificaciones se deber asegurar la
eliminacin de los documentos no vigentes, en caso de requerir
conservar una copia del documento, este se buscar la carpeta
Listado de
Obsoleto.
Documentos
Distribucin
Internos
La distribucin de los documentos en copia electrnica ser por
(SGI-F-02-01-02)
medio de la web y en algunos casos como las funciones especficas
o
ser en papel. El control de la distribucin de las funciones
Listado de
especficas ser llevado a cabo por el Lder Zonal, empleando el
Funciones
formato de Distribucin de Documentos (SGI-F-02-01-01) caso
Especficas por
contrario bastar con el llenado del formato de Listado de Funciones
Unidad
Especficas por Unidad donde indica fecha.
(SGI-F-14-03)
Nota: Los documentos distribuidos en papel llevarn el sello de
Copia Controlada.
Los documentos del Sistema de Gestin Integrado sern
modificados por los responsables asignados por los procesos segn
la tabla 1.
Modificacin e Los cambios se identificarn con letra cursiva y negrita. Si el texto
identificacin se anula se coloca entre parntesis.
de cambios Cuando el cambio signifique ms del 60% de las pginas del
documento, la identificacin del cambio se efectuar por
comparacin con el documento obsoleto.
La distribucin se realizar segn lo descrito en la etapa anterior.
En el caso del Manual del Sistema de Gestin Integrado, los
 Cdigo: SGI-P-02-01
Versin: 08
GESTIN DE LOS DOCUMENTOS Fecha: 10/04/2013
Pgina 3 de 8

Actividad Descripcin Registros

cambios se identifican en la lmina denominada Cambios respecto
de la ltima revisin.
Se almacenar y conservar una copia electrnica de seguridad
(back up) de todos los documentos del Sistema de Gestin
Conservacin Integrado, bajo responsabilidad del Representante del Sistema de Control del Back
y Gestin Integrado. Los documentos que se trabajen en medios Up (SGI-F-22-02-
back up informticos por los diferentes miembros de la organizacin debern 01)
generarse un back up ( ).
Ver procedimiento Control del Back Up (SGI-P-22-02).

6.2 Documentos Externos (Incluye Normativa Legal y otros Requisitos)

Actividad Descripcin Registros

Los Documentos Externos identificados por cada proceso, son
tomados en cuenta para establecer, implementar y mantener su
Identificacin de la
Sistema de Gestin Integrado y sern registrados en el registro
Identificacin Normativa y otros
Identificacin de la Normativa y Otros Requisitos (SGI-F-02-01-03).
Requisitos (SGI-F-
02-01-03)
Nota: Los otros requisitos son los acuerdos, pactos y contratos
(actuales y nuevos)
El proceso que corresponda aplicar el requisito legal, J&V Cumplimiento de la
Resguardo proporcionar los recursos necesarios para el Normativa y otros
Aplicacin cumplimiento de la normativa y otros requisitos, y para desarrollar Requisitos (SGI-F-
los planes de accin para el cumplimiento Legal. 02-01-05)

Cuando se requiera distribuir documentos de origen externo se

Distribucin de
controlar empleando el formato Distribucin de Documentos (SGI-
Distribucin Documentos (SGI-
F-02-01-01) y debern asegurarse de retirar el documento obsoleto,
F-02-01-01)
para la eliminacin o conservacin debidamente identificada.

La evaluacin del cumplimiento Legal se ejecutar durante las Cumplimiento de la

Evaluacin del auditoras internas y se registrar en el Cumplimiento de la Normativa y otros
Cumplimiento Normativa y otros Requisitos (SGI-F-02-01-05), donde estar: La Requisitos (SGI-F-
normativa ( ) y el cumplimiento. 02-01-05)

Identificacin de la
Modificacin y En caso de eliminarse o adicionarse algn documento de origen
Normativa y otros
eliminacin externo se deber actualizar el registro Identificacin de la
Requisitos (SGI-F-
Normativa y otros Requisitos (SGI-F-02-01-03)
02-01-03)

6.3 Control de los Registros

Actividad Descripcin Registros

La elaboracin de cualquier formato del Sistema de Gestin
Elaboracin de Integrado puede generarse a necesidad de cualquiera de los
formatos procesos por iniciativa de cualquier integrante de la empresa.
Se realizar en diferentes niveles de la empresa, de acuerdo al
tipo, alcance y uso del documento.
Por la mixtura de documentos o registros propios de
SUCAMEC, se podrn considerar dentro del archivo
Clasificacin de
Formacin, Capacitacin, Reentrenamiento los siguientes
registros
formatos:
Formacin y Capacitacin
 Cdigo: SGI-P-02-01
Versin: 08
GESTIN DE LOS DOCUMENTOS Fecha: 10/04/2013
Pgina 4 de 8

Actividad Descripcin Registros

Hoja de trmite SUCAMEC.
Carta de comunicacin de inicio de curso de formacin
y capacitacin para personal (das, horas, lugar).
Anexo II: Formato para comunicar el inicio de
instruccin para vigilantes.
Anexo III: Formato para comunicar resultado de
instruccin para vigilantes.
Lista de participantes.

Reentrenamiento
Hoja de trmite SUCAMEC.
Carta de comunicacin de inicio de curso de formacin
y capacitacin para personal (das, horas, lugar).
Anexo II: Formato para comunicar el inicio de
instruccin para vigilantes.
Anexo III: Formato para comunicar resultado de
instruccin para vigilantes.
Lista de participantes.

Aprobacin de La elaboracin, revisin y aprobacin se realizar de acuerdo a

formatos lo establecido en la Tabla N1.

Codificacin de
Segn lo indicado en la Tabla N2.
formatos

Los formatos llenos se transforman en registros, los cuales se

indicarn en el formato de Listado de Registros (SGI-F-02-01-
Almacenamiento, 05) por reas o clientes. En este registro se consigna:
proteccin, Ttulo.
Listado de
recuperacin, Cdigo (si tiene).
Registros
tiempo de retencin Autorizado para acceso (recuperacin).
(SGI-F-02-01-05)
y disposicin de los Nombre del archivo.
registros Ubicacin fsica o ruta en sistema.
Retencin mnima.
Disposicin final.

NOTA: Para el caso donde se encuentren varios registros, se podr utilizar trminos que engloben a un
grupo de documentos, pero en la parte delantera del file deber indicarse qu tipo de documentos se
espera encontrar.

6.4 Estructura de la Documentacin

Todo documento debe contener la siguiente informacin como mnimo, el documento puede ser
escrito, en diagramas de flujo u otra que facilite la comprensin del mismo:

Cartula.
ndice.
Propsito del Manual.
Presentacin.
Visin, misin y valores de la empresa.
Manual del
Poltica de Gestin Integrada.
Sistema de
Objetivos Estratgicos.
Gestin Integrado
Alcance del Sistema.
Cumplimiento de los Requisitos BASC
Exclusiones.
Compromiso Gerencial.
Organigrama estructural.
 Cdigo: SGI-P-02-01
Versin: 08
GESTIN DE LOS DOCUMENTOS Fecha: 10/04/2013
Pgina 5 de 8

Ubicacin geogrfica de las sedes.

Interaccin de procesos.
Descripcin de procesos (corresponde a cada lmina del proceso
identificado).
Alianzas estratgicas.
Cambios respecto de la ltima versin.
Poltica de Gestin Ttulo
Integrada y Fecha de Aprobacin
Objetivos Nmero de Versin
Integrados
Ttulo.
Cdigo, Nmero de Versin y paginacin.
Fecha.
Procedimientos
Objetivo.
del Sistema de
Alcance.
Gestin
Documentos de Referencia.
Integrado
Definiciones.
Responsabilidad.
Desarrollo.
Deber contener como mnimo lo siguiente:
Cliente.
Funciones
Unidad.
Especficas
Puesto.
Fecha.
Aprobacin Lder Zonal.

Los formatos del Sistema de Gestin Integrado se definirn de acuerdo a las

Formatos necesidades de cada procedimiento, instrucciones o requerimiento del
Sistema, debe contener como mnimo el: Ttulo, Nmero de Versin.

Deber contener como mnimo lo siguiente:

Ttulo.
Cdigo, Nmero de Versin, y Paginacin.
Fecha.
Instructivos Objetivo.
Alcance.
Responsabilidades.
Definiciones.
Desarrollo.
Ttulo.
Aspectos Generales: objeto, finalidad, alcance, cumplimiento.
Normas Legales.
Reglamento Estructura Organizativa.
Interno de Funciones de las Unidades Organizativas.
Trabajo Funciones de los cargos.
Derechos y obligaciones del empleador.
Derechos y obligaciones de los trabajadores.
Disposiciones finales.
Deber contener como mnimo lo siguiente:
Generales
Ttulo del documento.

Existen algunos documentos que por su naturaleza no puede tener estructura documentaria pre-
establecida y que son necesarios para el cumplimiento de las actividades de la empresa.
Todo documento elaborado, ser revisado y aprobado segn lo indicado en la Tabla N 1.

Tabla N 1: Niveles de Elaboracin, Revisin y Aprobacin de los Documentos.

 Cdigo: SGI-P-02-01
Versin: 08
GESTIN DE LOS DOCUMENTOS Fecha: 10/04/2013
Pgina 6 de 8

Documento Elabora Revisa Aprueba

Representante del Guardin de la
Poltica y Objetivos de
Sistema de Gestin Comit de Gestin Cultura o Gerente
la Gestin Integrada
Integrado General
Manual de Sub Gerente de Guardin de la
Gerentes y Jefes
Organizacin y Gestin de Talento Cultura o Gerente
directos
Funciones Humano General

Manual del Sistema ( ) Sistema de Gerencia de

Comit de Gestin
de Gestin Integrado Gestin Integrado Operaciones
Gerente de Guardin de la
Cualquier integrante Operaciones o Sub- Cultura o Gerente
Otros manuales
de la organizacin Gerente de General o Gerencia
Operaciones de Operaciones
Cualquier integrante Jefe del proceso Jefe del proceso
Procedimientos
de la organizacin involucrado involucrado
Gerente de
Cualquier integrante Jefe del proceso Operaciones o
Instructivos
de la organizacin involucrado Sub-Gerente de
Operaciones
Gerente de
Gerencia de
Cualquier integrante Operaciones o Sub-
Programas / Planes Operaciones o
de la organizacin Gerente de
Gerente General
Operaciones
Cualquier miembro
de la organizacin o
Funciones Especficas Lder Zonal Lder Zonal
de la unidad
relacionada.
Jefe del proceso Jefe del proceso
Cualquier integrante
Formatos involucrado, Lder de involucrado, Lder
de la organizacin
Unidad, Lder Zonal. Zonal.
Sub Gerente de Guardin de la
Reglamento Interno de
Gestin de Talento El Asesor Legal Cultura o Gerente
Trabajo
Humano General

Nota:
El Comit de Gestin est conformado como mnimo por: Gerente General, Gerente de Operaciones,
Jefe de Seguridad, Sub-Gerente de Operaciones y Coordinadora de SGI.

6.5 Codificacin de la Documentacin

El Representante del Sistema de Gestin Integrado asignar un cdigo para cada documento
aprobado con las siguientes caractersticas:

Tabla N 2: Letras para Identificar los documentos

SIGLAS SIGNIFICADO
SGI Sistema de Gestin Integrado
R Reglamento
M Manual
G Programa
L Plan
 Cdigo: SGI-P-02-01
Versin: 08
GESTIN DE LOS DOCUMENTOS Fecha: 10/04/2013
Pgina 7 de 8

SIGLAS SIGNIFICADO
P Procedimiento
I Instructivo
F Formato
FE Funciones Especficas
XX Nmero del documento al que est asociado
Versin: Versin

Tabla N 3: Procesos del Sistema de Gestin Integrada

Proceso Descripcin
01 Gestin de la Direccin
02 Gestin Integrada
03 Gestin Financiera
11 Gestin Comercial
12 Planeamiento del Servicio
13 Centro de Control
14 Vigilancia Privada
15 Seguridad Personal
16 Guardiana
17 Supervisin del Servicio
21 Gestin de Talento Humano
22 Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
23 Mantenimiento y Servicios
24 Logstica

Tabla N 4: Codificacin de documentos (Cuando sea aplicable)

Para Reglamentos, Manuales, Programas, Planes y Procedimientos,

SGI Sistema de Gestin Integrado

X Reglamento (R) Manual (M), Programas (G), Plan (L), Procedimiento (P).
SGI-X-NN-MM
NN Nmero del proceso que corresponde
MM Nmero correlativo del procedimiento por proceso

Ejemplo:
Gestin de los Documentos
Cdigo: SGI-P-02-01
Versin: 01
Donde:
SGI: Sistema de Gestin Integrado
P: Procedimiento
02: Proceso de Gestin Integrada
 Cdigo: SGI-P-02-01
Versin: 08
GESTIN DE LOS DOCUMENTOS Fecha: 10/04/2013
Pgina 8 de 8

01: Procedimiento nmero 01 del proceso de Sistema de Gestin Integrado

Versin 01: Primera versin del Procedimiento

Para Instructivos, Formatos, (subsidiarios de un procedimiento)

SGI Sistema de Gestin Integrado

X Instructivo (I), Formato (F)
SGI-X-NN-MM-YY NN Nmero del proceso que corresponde
MM Nmero correlativo del procedimiento por proceso
YY Nmero correlativo del Instructivo/Formato en el procedimiento

Para Instructivos, Formatos, (independientes de un procedimiento)

SGI Sistema de Gestin Integrado

X Instructivo (I), Formato (F), Funcin Especfica (FE)
SGI-X-NN-MM
NN Nmero del proceso que corresponde
YY Nmero correlativo del Instructivo/Formato en el proceso

Se controla por el nmero de versin

Versin Versin del documento

Versin: XX
XX Nmero de la versin

Para la fecha

DD Da
Fecha: DD/MM/YYYY MM Mes
YYYY Ao