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UNIVERSIDADE DA BEIRA INTERIOR

Artes e Letras

Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e


normalizao

Relatrio de Estgio realizado no Centro de


Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de Lanifcios

Helena Sofia Pinho de Jesus

Dissertao para obteno do Grau de Mestre em

Cincias Documentais
(2 ciclo de estudos)

Orientador: Prof. Doutor Antnio dos Santos Pereira

Covilh, Outubro de 2011


Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

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Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

A meus pais e minha famlia

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Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

Agradecimentos

Agradeo, primeiramente, aos meus pais, irm, cunhado e restante famlia pelo apoio
prestado durante a realizao do Mestrado em Cincias Documentais e do Estgio no Centro
de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de Lanifcios.
Agradeo ao Professor Dr. Antnio dos Santos Pereira, meu orientador, pela
disponibilidade e apoio ao longo do Mestrado.
Agradeo de um modo especial equipa do Museu de Lanifcios pela ajuda e
companheirismo demonstrado ao longo do estgio: Dra. Elisa Calado Pinheiro pelo
acolhimento e disponibilidade; Dra. Helena Correia pelas preciosas orientaes ao longo do
estgio, quer ao nvel tcnico como cientfico da rea da Arquivstica; aos senhores Vicente,
Gaspar e Carlos pela ajuda sobretudo a quando da higienizao; aos outros elementos da
equipa, com quem no trabalhei directamente, Dra. Paula Fernandes, D. Amlia Marques, D.
Andreia Alves e Sr. Joo Lzaro um obrigado pela simpatia e companheirismo e, por fim,
agradeo voluntria do Museu de Lanifcios, Carla Bernardo pela partilha das mesmas
preocupaes.
Agradeo ainda o apoio dos meus colegas do Mestrado Cincias Documentais e da
Licenciatura de Estudos Portugueses e Espanhis.

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Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

Resumo

Este relatrio consiste de duas partes: a primeira com a definio terica e


identificao dos diferentes tipos de arquivo, fazendo tambm uma anlise dos arquivos
digitais e documentos, a histria e a evoluo dos arquivos em Portugal e a criao do Centro
de Documentao / histricos Arquivo do Museu de Lanifcios. O estudo Diviso e anlise da
evoluo da descrio arquivstica para a normalizao.
A segunda parte para registar todos os passos dados ao longo do Curriculares
higiene, medio e anlise de dados sobre temperatura e humidade, manuteno de
equipamentos, pesquisa e produo de um Guia de Fundos e Inventrio.

Palavras-chave

Arquivo, Arquivo definitivo, Arquivo Digital, Descrio Arquivstica, Higiene,


software, Guia, Inventrio.

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Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

Abstract

This report is divided in two parts. The first one is concerned with the theoretical
definition and the identification of the different types of archive, as well as the analysis of
digital records. It also mentions the history and evolution of archives in Portugal and the
creation of the Documental Centre/ Historical Archive of the Wool Museum.
Still in this part, the archival description was analyzed to understand how its norms
were established. The second part is a kind of register of all the steps followed in terms of
hygiene, mediation and data analysis of temperature, humidity, equipment maintenance,
research and creation of a data and inventory guide.

Key words

Archive; Definitive Archive; Digital Archive; Archival Description; Hygiene; Software; Guide;
Inventory.

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Lista de Acrnimos

AAQ Associao de Arquivistas do Quebec


AARC Regra de Catalogao Anglo-Americanas
ACA Association of Canadian Archivists
ALA Associao Latino-Americana de Arquivos
APPM
ASC II American Standard Code of information Interchange
BCA Bureau Canadian Archivists
CAN/MARC Machine-Readable Cataloging (Canadian)
CD Compact Disk
CD/ AH - Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de Lanifcios
CIA - Comit de Documentos Electrnicos
EAD - Descrio Arquivista Codificada
FEA Funzioni Elettroniche dell Archivio
HTML Hiper Text Markup Language
ICA/ CDS Comit sobre Normas Descritivas
IFLA International Federation of Library Associations and Instituticions
ISAAR (CPF) Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivstica para Pessoas
Colectivas, Pessoas singulares e Famlias
ISAD (G) Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica
ISBD International Standard Bibliographic Description
ISO International Organization Standardization
LOC Physical Line of Code
MAD Manual of Archival Description
MIRA - Mthode d Elaboration des Archives
NARA Nation Archives and Records Administrations
NHPRC National Historical Publications and Records Commission
NISTF National Information Systems Task Force
NUC National American Archivist
OCLC Online Computer Library Center
RDDA Regras para a Descrio de Documentos de Arquivo
SAA Society American Archivist
SGML Standard Generalized Markup Language
UPF Formato Universal de Preservao
USMARC AMC Machine-Readable Cataloging (American)
WWW - Wold Wide Web
XML Extensible Markup Language

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Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

ndice
Dedicatria ..................................................................................................... III

Agradecimentos ............................................................................................... IV

Resumo ..........................................................................................................V

Abstract......................................................................................................... VI

Lista de Acrnimos .......................................................................................... VII

Introduo ....................................................................................................... 1

I Arquivo ....................................................................................................... 2

1.1. O que um Arquivo? Definies .......................................................... 3

1.2. Tipos de Arquivo e Valorizao Documental ............................................ 5

1.3. Documentos e Arquivos Electrnicos: uma nova realidade ........................... 7

1.4. Os Arquivos Digitais ........................................................................ 11

1.5. Evoluo dos Arquivos em Portugal ..................................................... 14

1.6. O Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do M. de Lanifcios .............. 19

II Descrio Arquivstica .................................................................................. 22

2.1. Consideraes Iniciais .................................................................... 23

2.2. Processo de Normalizao nos Estados Unidos da Amrica ......................... 23

2.3. Processo de Normalizao no Reino Unido ............................................ 26

2.4.Processo de Normalizao no Canad. .................................................. 29

2.5. Processo da Normalizao Internacional ............................................... 31

III Relatrio de Estgio no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de


Lanifcios da Universidade da Beira Interior ............................................................ 38

3.1. Consideraes Gerais ...................................................................... 39

3.2. Higienizao Documental ................................................................ 39

3.3. Medio e Anlise da Temperatura e da Humidade nos Depsitos ................ 44

3.4. Sistemas de Informtica para Arquivos ................................................. 49

3.4.1. Digitarq ................................................................................ 50

3.4.2. ArqHist ................................................................................. 51

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3.4.3. X-arq ................................................................................... 52

3.4.4. DocArquivo ............................................................................ 54

3.4.5. Gisa ..................................................................................... 54

3.4.6. GEAD ................................................................................... 55

3.4.7. Calm .................................................................................... 56

3.4.8. Anlise e eleio de um software par Arquivo ................................. 56

3.5. Produo de um Plano de Classificao ................................................ 57

3.6. Produo de um Guia de Fundos ........................................................ 57

3.7.Inventrio de Documentos ................................................................. 60

Consideraes Finais ........................................................................................ 62

Bibliografia .................................................................................................... 64

Webgrafia ..................................................................................................... 68

Anexos ...................................................................................................... 69

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Introduo

A histria dos arquivos e seu desenvolvimento um tema essencial para a


compreenso da produo dos documentos criados pela humanidade e com preocupao pela
sua salvaguarda, desde a inveno da escrita, nasceu a necessidade de construo de edifcios
ou caixas e estantes mveis destinados preservao documental. Porm, o elevado volume
documental originou uma descentralizao documental, sendo necessria a criao de
arquivos a nvel regional ou institucional cuja realidade revoluciona os arquivos portugueses
permitindo a criao de diferentes tipos de arquivo pblicos e privados.
As novas tecnologias desenvolvidas, sobretudo durante o sculo XX, permitiram a
organizao e difuso da informao cada vez mais rpida atravs de sistemas como a Web
permitindo aceder em qualquer parte do mundo a documentos e arquivos cujos documentos
so dispostos on-line. Os programas informticos so ainda uma preciosa ajuda no que toca
descrio documental com o registo das informaes necessrias para o efeito.
Com tudo isto, esta dissertao/ relatrio de estgio realizado no Centro de
documentao/ Arquivo Histrico do Museu de Lanifcios, intitulada Os Arquivos e Descrio
Arquivstica: Evoluo e Normalizao, abordar os seguintes temas dispostos em trs
partes: na primeira parte sobre os arquivos com a definio de arquivos onde examinaremos
diferentes definies de arquivo, os tipos de arquivos e a valorizao documental, a evoluo
dos arquivos em Portugal e uma breve apresentao do Centro de Documentao/ Arquivo
Histrico do Museu de Lanifcios; na segunda parte debater-se- a evoluo da descrio
arquivstica at a norma internacional de descrio arquivstica dando origem norma ISAD
(G); na terceira e ltima parte o registo de todo o trabalho desenvolvido no CD/ AH do
Museu de Lanifcios permitindo o contacto com o trabalho efectivo de um Arquivo.

1
Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
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Lanifcios

I - Arquivo

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1.1. O que um Arquivo? Definies

Os arquivos comearam a fazer parte das primeiras sociedades do Mdio Oriente,


localizadas no crescente frtil, sobretudo a quando do nascimento da escrita que tinha, no
incio, um significado ornamental e religioso, a origem de acervos documentais radica de
uma motivao de ndole pragmtica. Da que a constituio dos primeiros Arquivos tenham
obedecido a uma frmula intuitiva alheia a qualquer vertente tcnica ou conceptual se
bem que, desde logo, estruturalmente bem adequada, porque natural 1. Os arquivos como
locais de depsito de documentos, apesar da ausncia de vestgios arqueolgicos, existiam
igualmente na sociedade helnica e na sociedade romana, alis quando chegamos ao fim do
perodo romano, a escrita deixa de ter um valor vinculativo ao contrrio da palavra oral.
Contudo durante a Idade Mdia, os arquivos como lugar onde se guarda a documentao
sobreviveu sob a forma de importantes chancelarias, usando tambm arquivos mveis
bastante utilizados pelo motivo da no existncia de um local fixo para o depsito e guarda
dos documentos. A partir do sculo XVI novas prticas foram introduzidas nos arquivos como a
fixao em edifcios e, tambm, introduo de conceitos como a definio de um Arquivo.
Assim sendo, segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, Arquivo definido
como um conjunto orgnico de documentos, independente da sua data, forma e suporte
material, produzidos ou recebidos por uma Pessoa Jurdica, singular ou colectiva, ou por um
organismo pblico ou privado, no exerccio da sua actividade e conservados a ttulo de prova
ou informao2. A esta definio podemos acrescentar que um Arquivo o equivalente a um
fundo ou ncleo 3 ou uma Instituio ou servio responsvel pela aquisio, conservao,
organizao e comunicao de documentos de arquivo 4, ou seja, um arquivo o produto
documental de uma actividade, o edifcio onde alberga os documentos e a instituio que os
conserva.
No entanto, as noes de arquivo variam consoante os arquivistas ou consoante os
significados dados por estudiosos de diferentes pases, escolas e pocas, demonstrando que
no encontra-se de forma clara uma definio generalista. Para Shellenberg, citado na obra
Arquivstica e Arquivologia5, um arquivo :

todos os livros, papeis, mapas, fotografias ou outras espcies


documentarias, independente das suas apresentaes fsicas ou

1
SILVA, Jos Malheiro da et alli (2009), Arquivstica Teoria e prtica de uma cincia da informao,
volume 1, 3 edio, Edies Afrontamento, Porto, p. 45.
2
ALVES, Ivone et alli., (1993), Dicionrio de Terminologia Arquivstica, Lisboa, I.B.N.E., p. 7.
3
ALVES, Ivone et alli., (1993), p. 7.
4
ALVES, Ivone et alli, (1993), p. 7.
5
CASTRO, Astra de Moraes et alli, (1988), Arquivstica Arquivologia Tcnica Cincia, Rio de Janeiro, ed. Ao Livro
Tcnico S.A., p. 29.

3
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caractersticas, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pblica


ou privada, no exerccio de seus encargos legais ou em funo das
suas actividades e preservados ou depositados para preservao por
aquela entidade ou por legtimos sucessores, como prova das suas
funes, sua poltica, decises, mtodos, operaes ou outras
actividades ou em virtude do valor informativo dos dados neles
contidos.

Acrescenta tambm uma definio de arquivo em que os arquivos de qualquer


instituio pblica ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservao
para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados para depsito, num
arquivo de custdia permanente 6 definio semelhante anterior.
S. Mller, J. A. Feith e R. R. Fruin so outros autores citados na mesma obra que
publicaram em 1898 um Manual que define um archief (arquivo) como o conjunto de
documentos escritos, desenhos e material impresso, recebido ou produzido oficialmente por
determinado rgo administrativo ou por um dos seus funcionrios, na medida em que tais
documentos se destinavam a permanecer na custdia deste rgo ou funcionrio 7 . Ao
contrrio dos anteriores, a documentao permanece com a entidade produtora, e na mesma
linha defende Sir Hilary Jenkinson, que interpreta Arquivo como documentos produzidos ou
usados no curso de um ato administrativo ou executivo (publico ou privado) de que so parte
constituinte e, subsequentemente, preservados sob a custdia da pessoa ou pessoas
responsveis por aquele ato e por seus legtimos sucessores para a prpria informao 8.
Eugnio Casanova, arquivista italiano, entende que o Arquivo, publicada no seu
manual Arquivstica publicado em 1928 em Siena, a acumulao ordenada de documentos
criados por uma instituio ou pessoa, no curso da sua actividade e preservados para a
consecuo dos seus objectivos polticos, legais e culturais, pela referida instituio ou
pessoa9. Ora este arquivista italiano tem em ateno a organizao documental ao contrrio
dos anteriores autores e um outro italiano, Pio Pecchiai, descreve desta maneira um Arquivo:
uma coleco de cartas, volumes, registos e, tambm, desenhos, estampas, fotografias,
metais, em suma, tudo o que possa ter valor documental e que se acumula por qualquer
motivo da vida social, pblica ou privada, ou que, por qualquer fim, se acumula
intencionalmente e que, em cada caso se conserva por uma utilidade intrnseca ou
extrnseca 10 . Este autor faz referncia que a guarda e conservao documental no
necessitam que seja o autor a faz-lo, podem ser entidades ou pessoas sem relao ao
produtor. Para Fuilio Batteli, tambm italiano, estabelece que o arquivo est constitudo
pelos documentos escritos, recebidos ou redigidos por uma entidade, no exerccio da sua

6
CASTRO, Astra de Moraes et alli, (1988, p. 29.
7
CASTRO, Astra de Moraes et alli, (1988), p. 29.
8
CASTRO, Astra de Moraes et alli, (1988), p. 29.
9
CASTRO, Astra de Moraes et alli, (1988),p. 30.
10
CASTRO, Astra de Moraes et alli, (1988), p. 30.

4
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actividade, destinados por sua natureza a ser conservado nela 11. A sua definio de arquivo
vai ao encontro da ideia de acumulao e conserva documental de uma instituio ou pessoa.
O alemo Adolf Brenneke, citado na mesma obra, Arquivo como conjunto de papeis e
de documentos que promanam de actividades legais ou de negcios de uma pessoa fsica ou
jurdica e se destinam conservao permanente em determinado lugar, como fonte e
testemunho do passado12.
E. Lodolini declara como um arquivo:

el conjunto de documentos se formam en el mbito de una


persona fsica o jurdica (o un conjunto de oficinas o de rganos de
esta ltima o an, aadamos, de una asociacin de hechos) en el
curso del desarollo de su actividad y, por tanto, ligados por un vnculo
necesario, los cuales, una vez perdido el inters para el desarollo de
la actividad de la misma, han sido seleccionados para la conservacin
permanente como bienes culturares13.

Na obra de Cruz Munet faz-se a referncia lei francesa de 3 de Janeiro de 1979 que
afirma que os arquivos so un conjunto de documentos, sean cuales sean su fecha, su forma
y su suporte material, producidos o recebidos por toda fsica o moral y por todo servicio u
organismo pblico o privado, en el ejercicio de su actividad 14 e, tambm a Ley del
Patrimnio Espaol definindo os Arquivos como los conjuntos orgnicos de documentos, o la
reunin de varios de ellos, reunidos por las personas jurdicas, pblicas o privadas, en el
ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilizacin y la gestin administrativa 15.
Os documentos produzidos durante a actividade de um indivduo ou de uma
instituio o que distingue um Arquivo de um Centro de Documentao, pois este gere e
defende a documentao de uma determinada rea do conhecimento, como o caso do
Centro de Documentao 25 de Abril sob alada da Universidade de Coimbra que rene
informao sobre a histria recente e a transio democrtica portuguesa 16 e do Centro
Documental de la Memria Histrica, sediado em Salamanca, Espanha, o qual rene
documentao do perodo da Guerra Civil Espanhola e dos anos do Regime Franquista entre
1936 e 197817.

1.2. Tipos de Arquivo e valorizao documental

11
CASTRO, Astra de Moraes et alli, (1988), p. 30.
12
CASTRO, Astra de Moraes et alli, (1988), p.30.
13
CRUZ MUNDET, Jos Ramn, (2003), Manual de Archivstica, 5 edio, Fundacin Gernn Snchez
Ruiprez Biblioteca del Livro, Madrid, p. 90.
14
CRUZ MUNDET, Jos Ramn, (2003), p. 90.
15
CRUZ MUNDET, Jos Ramn, (2003), p.90.
16
Fonte do stio Centro de Documentao 25 Abril
http://www1.ci.uc.pt/cd25a/wikka.php?wakka=HomePage [consultado em 18/05/2011]
17
Fonte do stio do Centro Documental de la Memria Histrica
http://www.mcu.es/archivos/MC/CDMH/Presentacion.html [consultado em 18/05/2011].

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A conservao da documentao de um arquivo est condicionada com o ciclo de vida


dos documentos, bem como os prazos de conservao e valor legal. Da mesma forma que o
documento, existem trs tipos de Arquivos que respeitam o ciclo vital da documentao: os
arquivos correntes, o arquivo intermdio e o arquivo definitivo ou o arquivo histrico.
O arquivo corrente trata da documentao em fase activa, ou seja, com valor legal o
que obriga a organizao produtora a cuidados redobrados na hora de gerir e organizar a
documentos activos, pois documento mal classificado corre o risco de desaparecer, o que
origina elevados transtornos ao procur-lo. Um arquivo corrente trata, sobretudo,
documentos recentes, activos, produzidos por entidades pblicas ou privadas no exerccio da
sua actividade. O mtodo de gesto documental pode variar consoante a empresa ou
entidade. O responsvel pelo arquivamento documental pode escolher organiz-lo por ordem
alfabtica, geogrfica/ cronolgica ou atravs de assuntos e a sua ordem original de
classificao ser valorizada nas fases seguintes do ciclo vital da documentao, pois respeita
uma regra essencial na Arquivstica o princpio da ordem original que falaremos mais adiante.
No arquivo intermdio guardam-se os documentos que ainda no caducaram o seu
valor administrativo, o valor legal e fiscal, ou seja encontram-se em fase semi-activa. A ideia
conceptual deste tipo de arquivo surgiu na Frana, no entanto outros pases implementaram
um sistema de arquivos intermdios anos antes. Uma das consequncias negativas da criao
deste tipo de arquivo foi o aumento substancial da documentao arquivada que tornou difcil
de sustentar, necessitando que os documentos fossem sujeitos a uma avaliao reduzindo,
assim, o volume documental, destinado aos arquivos definitivos. Assim, na Frana 18 , as
construes de edifcios mais baratos colocados nos arredores das grandes cidades
permitiram, longe da poluio, a colocao da documentao semi-activa que ainda pode ser
consultada pela administrao. Esta avaliao documental, segundo o Dicionrio de
Terminologia Arquivstica, uma determinao do valor arquivstico e/ ou histrico dos
documentos de um arquivo, com vista fixao do seu destino final: a conservao
permanente num arquivo definitivo ou eliminao, aps o respectivo prazo de
19
conservao . Assim sendo, um arquivo definitivo ou histrico encarregado da
conservao permanente e comunicao de documentos de arquivo, j no consultados pela
administrao produtora no exerccio das suas actividades de gesto, previamente
seleccionadas em funo do seu valor arquivstico 20 . Os documentos tm dois tipos de
valores, segundo Shellenberg21: valor primrio ou valor que lhe d a administrao de origem
e o valor secundrio que o valor dado para a investigao, um valor de testemunho ou ento
revela a evoluo da instituio ou pessoa criadora dos documentos. A eliminao documental
nesta fase faz reduzir drasticamente o volume documental destinados aos arquivos
definitivos.

18
CRUZ MUNDET, Jos Ramn, (2003), p. 182.
19
ALVES, Ivone et alli,(1998) p. 13.
20
ALVES, Ivone et alli,(1998) p. 8.
21
CRUZ MUNDET, Jos Ramn, (2003), p. 205.

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Os arquivos definitivos ou arquivos histricos permitem a guarda permanente de


documentos com grande valor documental ao nvel do valor histrico. A eliminao
documental previamente realizada permite deduzir a documentao que incorporada nos
arquivos definitivos. Segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, o Arquivo Definitivo
um arquivo encarregado da conservao permanente e comunicao de documentos de
arquivo, j no consultados pela administrao produtora no exerccio das suas actividades de
gesto, previamente seleccionados em funo do seu valor arquivstico22.
As instituies privadas e pblicas tambm podem criar os seus prprios arquivos para
a documentao j sem valor administrativo nem legal. Desta forma, existem outros tipos de
arquivos que guardam e conservam a documentao que lhes pertencem como os arquivos
municipais que um arquivo pblico responsvel pela aquisio, conservao e comunicao
dos arquivos municipais/ Arquivo resultante da actividade administrativa de um municpio 23.
Os arquivos regionais que so designados como arquivos distritais so arquivo pblico com
jurisdio arquivstica sobre os arquivos e de uma regio administrativa, responsvel pela
conservao e comunicao dos arquivos definitivos do mesmo mbito 24. Quanto aos arquivos
privados estes podem ser eclesisticos, se pertencem a uma instituio religiosa como o
Arquivo Secreto do Vaticano ou, ento, empresariais se pertencem a uma empresa como o
Arquivo Histrico da Companhia Portuguesa Rdio Marconi. Os arquivos tambm podem-se
distinguir quanto sua acessibilidade com arquivos pblicos destinados consulta pblica e
arquivos privados com documentos produzidos por uma entidade de direito privado 25 sem
acesso documentao tal como os arquivos reservados que esto sujeito a uma restrio de
comunicabilidade.

1.3. Documentos e Arquivos Electrnicos: uma nova realidade

Actualmente, e tal como aconteceu com a inveno da imprensa com Gutenberg no


sculo XV, a informatizao revolucionou a forma de comunicar, transmitir e guardar
informao permitindo o acesso ao saber de uma forma bastante rpida e eficaz. Na segunda
parte do sculo XX, surge a Era Informtica e consequentemente, no incio do sculo XXI, a
Era Digital revolucionando a sociedade que, hoje em dia, est cada vez mais informatizada,
melhorando o modo comunicativo a uma escala global, com rapidez e facilidade de
comunicao distncia. Este desenvolvimento informtico permite que a informao seja
armazenada, processada e partilhada, tornando a informao ou documento dinmicos. Os
novos documentos (documentos electrnicos) permitem que seja mais fcil o acesso a

22
ALVES, Ivone et alli (1998), p.8.
23
ALVES, Ivone et alli (1998), p.9.
24
ALVES, Ivone et alli (1998), p.10.
25
ALVES, Ivone et alli (1998), p.9.

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informao nele contida e, com a digitalizao, permite que o documento esteja disponvel
em qualquer parte do mundo a partir de uma imagem.
Como j referi, a revoluo informtica quase comparvel revoluo que surgiu
com o aparecimento da imprensa. Mas, desde cedo que o processo de escrita estava
destinado a registar acontecimentos, pensamentos e o seu autor era sempre um individuo
letrado que possua saber. Hoje em dia, com a informatizao e a internet possvel, a
qualquer indivduo, publicar as suas ideias e pensamentos.
Esta fase da organizao documental o terceiro ponto da difuso de conhecimentos
na humanidade, pois, em primeiro lugar, a humanidade comunicava basicamente na forma
oral, passando, na segunda fase, a utilizar a escrita registando a informao em suportes
fsicos como cascas de rvores, barro, papiro, pergaminho e por fim papel sobretudo a quando
inveno da imprensa. No terceiro ponto, a humanidade comea a transmitir informao em
formato digital em cdigo binrio e a divulg-la utilizando ferramentas como, por exemplo, a
internet. O documento digital , tambm, o resultado de uma evoluo de acontecimentos
fsicos da informao em que primeiramente surge a escrita cuneiforme nos finais do quarto
milnio a.C., depois com o surgimento do alfabeto na zona dos fencios na primeira metade
do segundo milnio a.C., com a utilizao de novos suportes de escrita mais fceis de
transportar como o papiro e o pergaminho e por fim a apario e a difuso da imprensa nos
finais do sculo XV o que permitiu a expanso do saber e da cultura nos sculos posteriores
inveno da inveno da imprensa, e por sua vez a inveno da informtica e da
digitalizao.
A obteno de informao passa na digitalizao de documentos em papel para
salvaguardar o documento original do excessivo manuseamento, quer para permitir o acesso a
qualquer utilizador interessado. O processo de digitalizao vai mudando consoante a
evoluo tecnolgica: consisti primero en fotografiar y despus en fotocopiar los textos.
Las tecnologas microgrficas y los ordenadores fueron decisivos para la aparicin de los
documentos digitales. 26
Mas o que um documento digital? Primeiramente, h que referir que existem dois
tipos de documentos: os documentos impressos e os documentos electrnicos podem, ainda,
constituir um novo perodo. Estes podem subdividir-se em documentos analgicos e
documentos digitais. Os documentos electrnicos so aqueles documentos que precisam de
uma mquina para que possa funcionar de uma maneira electrnica quer analgica quer
digital; o documento digital ou informtico um documento electrnico que funciona sobre
uma base, um cdigo binrio e necessrio o auxlio de um computador; o documento
telemtico um documento que pode ser analgico ou digital e que transmitido com auxlio
de um sistema electrnico. A diferena entre um documento analgico e um documento

26
Rodrguez Bravo, Blanca, El documento: entre la tradicin y la renovacin, Gijn (Asturias), 2002,
cap. El documento digital p.163.

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digital resume-se maneira como se tem acesso, manuseamento e transmisso da informao


do documento.
O documento analgico aquele documento que se caracteriza por uma
interactividade limitada e cuja circulao necessita de estar ligado a um objecto fsico como
um CD-ROM, vdeo ou livro. O documento digital caracteriza-se, assim, como um documento
de hipertexto, que permite a consulta de diversos documentos, sem uma estrutura sequencial
de navegao escolhendo diversos documentos sem relao lgica de assunto. Um autor
citado por Rodrguez Bravo27, Codina, apresenta-nos um quadro que nos mostra a diferena
entre documentos em papel, em CD-ROM e On-line quanto acessibilidade, actualizao,
densidade ou capacidade de armazenamento, recuperabilidade, durabilidade,
autenticidade e ao grau de conforto no suporte.

1. Anlise comparativa entre os suportes documentais

Parmetro Papel CD-ROM On-line

Acessibilidade 3 1 2

Actuao 1 2 3

Densidade 1 2 3

Recuperabilidade 1 3 3

Durao 3 3 1

Autenticidade 3 3 1

Esttica 3 1 1

Analisando o quadro, podemos observar que o documento em papel permite uma


maior acessibilidade que o CD-ROM e quanto sua durao o documento mais durvel que o
que se encontra On-line. Isto demonstra que cada suporte vantajoso em alguns pontos e
pouco vantajoso para em outros.
Os documentos digitais tm vantagens quanto compatibilidade em relao
recuperabilidade, pois o documento pode ser recuperado facilmente permitindo ainda
interactividade e virtualidade, pode ser consultado por vrios leitores ao mesmo tempo e
permite tambm a seleco de uma determinada parte. Contudo, existem desvantagens como
o desenvolvimento electrnico rpido e a fcil desactualizao dos suportes e o fraco
conhecimento de informtica por parte do utilizador. O desenvolvimento de novos suportes
permitir que o utilizador tenha um melhor acesso ao documento digital sobretudo quando
estes documentos esto disponveis na Internet.

27
Ibidem, El documento digital, p.170.

9
Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

A internet permite, ao contrrio dos documentos analgicos, o acesso a um maior


nmero de pessoas de qualquer parte do mundo, o que facilita a transmisso de
conhecimentos. O suporte dos documentos em rede pode ser em formato Web, o HTML, que
hoje em dia o mais utilizado. Mas h outros formatos de suporte de documentos digitais
como o formato ASC II que j no to utilizado e arrisca-se a desaparecer e, por fim, o
vdeo texto que j no se utiliza. Em relao ao suporte material, existem os no muito
utilizados CD-ROM e as fitas magnticas que esto em vias de desaparecer.
O suporte ptico (CD-ROM) foi o principal competidor do ASCII, que no mais que
uma base de dados especializada que tinha como desvantagem o seu pagamento, contudo
permitia a independncia das redes de comunicao, lamentavelmente com uma baixa
actualizao dos contedos. O formato ASCII resistiu ao desenvolvimento do disco ptico com
o aparecimento da World Wide Web (WWW) que permite a difuso de contedos em
hipertexto levando a que o utilizador dispusesse um fcil acesso aos contedos e uma rpida
actualizao dos mesmos.
Os discos pticos so um pouco limitados, pois o CD-ROM precisa de um aparelho de
leitura da mesma modo que um CD udio. O CD, para ser lido, deve estar ligado a um
computador. Acredita-se que os CD-ROM sero substitudos a curto prazo pelas publicaes
On-line devido acessibilidade, contudo com problemas com o volume elevado de informao
tendo em conta a recuperao de uma determinada informao, o volume de informao
contida na internet gera dificuldade quanto durabilidade, gesto e, muitas vezes,
verosimilhana da informao contida. Mas seria vantajoso que a informao abrangida nos
discos pticos estivesse disponvel on-line para consulta dos interessados. O hipertexto um
suporte que permite a difuso de informao que se torna um meio que permite a
computao, ou seja, o acesso sem problemas.
Segundo Shneirman, citado por Rodrguez Bravo, o Hipertexto : una base de datos
que tiene referencias cruzadas activas y permite al lector saltar a otras partes de a base de
datos segn sus deseos. Esto convierte la lectura (y a la escritura) en un proceso no
secuencial 28 , ou seja, esta liberdade permite seleccionar mais facilmente a informao
pretendida e tambm permite escrever no Hipertexto onde quiser. O que se questiona se a
informao disponibilizada verdadeira.
Na histria do hipertexto, existiram trs geraes do sistema: a primeira gerao
localiza-se nos anos 60 e no mais que o conjunto dos trabalhos pioneiros, a segunda
gerao situa-se entre 1984 e 1995 em que se d um desenvolvimento rpido dos sistemas de
hipertexto com o aparecimento do Macintosh e do Filevision, a terceira, e ltima gerao,
nasce com o aparecimento da WWW ou Word Wide Web na Internet. O sistema Hipertexto vai
paulatinamente convertendo o documento digital em verdadeiras enciclopdias electrnicas,
foi graas ao hipertexto que vemos hoje um volume gigantesco de informao na Internet.
Claro que isto no seria possvel sem o HTML que permite codificar documentos para que

28
Ibidem, El documento digital, p.183.

10
Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
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estejam na WWW ou, ento sem o aparecimento de softwares como, em 1993, o Acrobat que
permite o intercmbio entre sistemas de software e hardware que, dado s suas
caractersticas, so incompatveis entre si.
Em Setembro de 2006, apareceu outro tipo de linguagem o XML englobando a
simplicidade do HTML com a capacidade do SGML que est direccionada para o
processamento de dados. Por fim, podemos dizer que o desenvolvimento de sistemas que
permite a integrao de informao digital ainda no terminou, pois o avano da tecnologia e
da informao disponvel na Web pode muito bem surgir outros softwares que nos vai permitir
aceder melhor informao de uma forma cada vez mais simples e cmoda.

1.4. Os Arquivos Digitais

As alteraes dos documentos digitais provocaram uma modificao face gesto


documental com o desenvolvimento dos sistemas tecnolgicos, os quais permitiram a
digitalizao e, tal como os documentos em papel, necessitam de uma organizao eficaz. A
informao catalogada, indexada, etc. devendo incluir estes factores na hora de dispor a
documentao num arquivo electrnico. Para alm disso, com o aparecimento desta nova
realidade, o perfil de um arquivista deve ser diferente, pois deve tambm ter conhecimentos
informticos necessrios realizao da sua tarefa. O volume de documentao e o seu
estado de conservao um factor essencial na gesto dos documentos por causar problemas
a urgncia na digitalizao dos mesmos. Um documento importante que se encontra em risco
de perder-se devido aos agentes de deteriorao como bichos, humidade, etc., assim deve ter
um tratamento especial com a digitalizao para alm do restauro e conservao.
A evoluo mais importante que aconteceu nos arquivos electrnicos foi a
implementao do sistema de documentao (SGID) que, assim, transformam o arquivista
deixando de ser o indivduo que recebe os documentos e passa a ser o gestor documental,
incorporando a responsabilidade pelas directrizes tcnicas, pela sua aplicao e pela
formao do pessoal com quem trabalha. Para isso, a SGID nomeia outros pontos integrantes
na actividade de um arquivista, como nos diz Roberge, aqui citado por Rodrguez Bravo:

creacin de cuadros de clasificacin fundamentales, diseo


de sistemas de descripcin, definicin de procedimientos de archivo
en los archivos de gestin, elaboracin de calendarios de
conservacin/eliminacin, estabelecimiento de medidas de proteccin
de documentos esenciales, aprobacin de normativas de
transferencias y de eliminacin, y formacin de usuarios. 29

29
Ibidem, cap. Archivos y bibliotecas digitales, p.210.

11
Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
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Para Dlar30, a elaborao de um Software em conjunto com os arquivistas permite a


sua criao tendo em conta pontos essenciais na descrio e organizao documental como as
normas internacionais e nacionais, bem como o respeito da descrio multinvel, etc. A
criao de softwares por informticos, sem a ajuda de um arquivista, origina programa sem
utilidade arquivista.
O CIA ou Comit de Documentos Electrnicos promete actuar sob quatro directrizes
para a melhoria da gesto dos arquivos com documentos electrnicos cujo objectivo que as
entidades produtoras dos arquivos tenham em ateno o seu ciclo de vida e a ordem original
da disposio documental, tenham em ateno a valorizao e o controle intelectual dos
documentos e assegurar medidas preventivas no que toca ao acesso dos documentos de um
modo rpido e que os documentos possam reduzir-se. Apesar das tentativas, ainda levantam-
se problemas face gesto dos documentos digitais e um dessas dificuldades a distribuio
clara de responsabilidades num arquivo, um outro problema prende-se com o facto de haver
falta de conhecimentos informticos suficientes por parte dos arquivistas para que estes
possam transpor a informao para suporte digital.
Assim sendo, a cooperao entre informtico e arquivista essencial para uma boa
gesto de documentos electrnicos. Tal como nos arquivos ditos tradicionais em papel, os
gestores de documentao digital devem estabelecer polticas permitindo a identificao do
papel de cada funcionrio, a estratgia face documentao mais valiosa e a sua
preservao. So estas regras que os arquivistas necessitam para gerir um arquivo digital e a
organizao, ou seja, o director, precisa de entender que a planificao e a responsabilidade
de gerir um fundo documental so dos gestores dos documentos. A preservao dos
documentos informticos deve ter em conta, numa primeira fase, quais os documentos
administrativos a conservar, mas a complexidade do documento digital torna esta tarefa
difcil. Hoje em dia, a documentao electrnica como bases de dados e o correio electrnico
so uma realidade contudo difcil de conservar: o primeiro devido forma automtica como
processa e executa informao ao mesmo tempo, pois assim era necessrio conservar a
informao resultante das ocorrncias atravs de um histrico. Em relao ao segundo, este
torna-se difcil devido a que o correio electrnico no foi produzido para conservar
informao a longo prazo, ou para as transferir para um sistema de conservao.
Os arquivos, na maior parte das vezes, so hbridos, ou seja, compartem, ao mesmo
tempo, o formato em papel e o formato digital. Estes dois tipos de documentos, os analgicos
e os digitais, devem ser tratados da mesma maneira face classificao e descrio. Como os
documentos informticos podem estar em qualquer lugar, a classificao permite relacionar
os vrios documentos sob diferentes pontos. Aps a retirada dos metadados, o documento
electrnico pode ser localizado e procurado em relao ao contexto administrativo da altura
da criao com a ajuda de descritores, tambm em relao ao contexto documental, atravs

30
Vd. Ibidem, cap. Archivos y bibliotecas digitales, p. 210.

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documentos, documentos relacionados, expediente, registos, etc., e em contexto tecnolgico


ou de recuperao, atravs do formato, verso, programa, etc.
Mas como chegamos aos metadados? Para isso tem de existir uma poltica de
metadados que permitem descrever, de uma forma concisa, o documento. Para a unificao
das regras para descrio arquivista surge, a partir do ISAD (G) que a norma internacional
de descrio arquivstica, a EAD ou Descrio Arquivista Codificada que usado actualmente
na Biblioteca do Congresso. A EAD permite que sejam utilizadas as directrizes descritivas
tambm na Internet assegurando que sejam permanentes devido a que permitem um
armazenamento de dados estveis, sem marca registada.
A produo de documentos deve ser controlada para que seja garantido a sua
fiabilidade e autenticidade sendo necessrio definir bem o que se entende por espao pblico
(sistema de rede) e espao privado (a memria de um computador). Em conseguinte, o
documento tem de ser analisado para detectar determinadas alteraes no contedo do
documento. Outra forma para a autenticao a utilizao de marca de gua que permite
assim identificar o proprietrio da informao, por exemplo, no entanto a marca de gua no
fivel pois pode ocorrer uma manipulao com um editor grfico.
Os documentos digitais, ao longo do tempo, ter certos problemas no que toca
leitura podendo ser contornados quando fossem guardados juntamente com o software e
hardware que ajudaram a cri-los. Este mtodo continua sendo utilizado em organizaes que
no necessitam da liberdade de transmisso de informao, mas tambm a implementao de
sistemas abertos no ajuda nessa questo, assim a migrao de informao , at ao
momento, a melhor poltica para a conservao. Para isso Serra 31, aqui citado por Rodrguez
Bravo, mostra-nos as principais estratgicas de migrao como a troca de meio de transmisso
passando de um suporte magntico a um suporte ptico: a compatibilidade entre programas
permitindo que um sistema avanado reconhea a informao contida num sistema
informtico anterior e que um programa de uma determinada marca de softwares consiga ler
documentos registados num outro software convertendo a um formato standard ou seja
comum aos vrios sistemas informticos permitindo, assim, a sua leitura sem
condicionamentos.
Contudo estas no so solucionveis s necessidades dos documentos informticos por
uma srie de razes. Em primeiro lugar, o processo de migrao caro, em segundo lugar,
com a migrao, perdem-se dados e por fim: en el caso de la utilizacin de formatos de bajo
nivel, esta solucin no es vlida para preservar la fiabilidad y la autenticidad de los
documentos, puesto que se puede perder tanto parte del contexto como la funcionabilidad de
los documentos32.
Segundo Serra, qualquer que seja o mtodo utilizado como formato universal de
preservao (UPF) h pontos gerais teis para a criao e gesto de um arquivo digital: usar

31
Vd. Ibidem, cap. Archivos y bibliotecas digitales, p.218.
32
Ibidem, cap. Archivos y bibliotecas digitales, p.219.

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de preferncia formatos mais abrangentes; eliminar sistemas de autenticao quando for


necessrio transferir o documento para o arquivo digital; dentro do possvel, evitar
estratgias de compreenso; guardar em LOC todas as modificaes que se faam ao
documento; utilizar o maior nmero possvel de palavras-chave. Conservar documentos de
Internet mais difcil devido falta de estabilidade da Web. As instituies que utilizam a
Internet esto sempre produzindo documentos e a organizao responsvel por essa mesma
documentao. A documentao de pginas de Web muitas vezes possvel de ser
conservada, no entanto s pelo seu valor histrico. A rapidez e o imediato que a internet nos
oferece permitem-nos eliminar ou modificar uma informao que j no actual. Os
documentos expostos na internet no so eliminados pelo seu prprio valor, mas pela sua
actualidade. Segundo Serra33, a esperana mdia de vida de uma pgina Web est entre 44 a
75 dias e cerca de 30 % mudam em cada 10 dias devido constante actualizao que fazem.
O gigantesco volume de informao disponvel na Internet dificulta a aco do
utilizador na procura de uma informao especfica. Para ajudar nessa tarefa surgiu os
motores de busca como o Google, o Altavista, o Yahoo, etc. No entanto, e apesar da
enorme capacidade que tm, no conseguem abranger todos os contedos. As organizaes
esto obrigadas a estabelecer estratgias para conservar a documentao digital, pois a
informao contida no se encontra em qualquer outro lugar para que os utilizadores tenham
acesso.
Assim sendo, existem duas formas que permitem a captura e conservao de pginas
de Internet. Em primeiro lugar, o modelo que consiste em conservar os documentos que
sejam reconhecidos como administrativos atravs de um calendrio de conservao e em
segundo lugar sob a forma de modelo Base de Dados reconhecendo toda a pgina Web como
um nico documento. Como tem um carcter dinmico, necessrio a captura e
armazenamento de uma forma peridica e, tambm, dos dados alterados sendo necessrio
definir os limites do documento, ou seja, definir quais os elementos multimdia que fazem
parte da pgina Web e os enlaces, o contexto do documento, a estrutura e a apresentao do
documento.

1.5. Criao e evoluo dos Arquivos em Portugal

A informao sobre a existncia de um arquivo fixo em territrio nacional encontra-se


presente em documentos do sculo XIV, mais precisamente de 1378, cuja documentao d-
nos referncia que j existia um arquivo numa das torres do Castelo de So Jorge, em Lisboa,
durante o reinado do Rei D. Fernando, porm outros autores indicam que a fixao do arquivo
remonta ao reinado de D. Dinis. Mas muito antes existiu depsitos fixos de documentos, estes

33
Vd. Ibidem, cap. Archivos y bibliotecas digitales, p.221

14
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estavam localizados nas Chancelarias dos Mosteiros como de Santa Cruz de Coimbra 34 . Os
arquivos portugueses do reino foram, durante sculos, mveis devido mudana constante da
corte portuguesa. A documentao era guardada em arcas permitindo o fcil transporte ou
em armrios compostos por gavetas devidamente identificados. Um exemplo deste tipo de
mveis pode ser observado na pintura que retratava o mercador alemo Jacob Fgger, de
autor desconhecido, com a documentao classificada por cidades nas gavetas do seu armrio
entre as quais a cidade de Lisboa35.
O aumento da documentao produzida no reino provocou a necessidade de guard-la
num s local bem como a documentao expedida registada. Para alm da documentao
rgia fiscal alvo de conservao permanente, j no reinado de D. Joo I, o arquivo albergava
outro tipo de documentos de instituies pblicas como a da Alfndega do Porto. Os
documentos a depositados so-nos indicados por Tom Lopes em uma carta a D. Joo III.
Nela, o autor faz uma exposio ao rei da documentao existente: 149 volumes de livros
37 volumes de livros de 300 folhas cada hum, com suas tavoadas feitas em quatro ttulo cada
huma36 e mais 10 livros de Leitura Nova tendo sido criados durante o reinado de D. Manuel I.
No arquivo da poca, tambm eram depositados acervos documentais de outras
provenincias, documentos que pertenciam a outras monarquias, nobreza e Igreja,
provenientes do Imprio Portugus ou do estrangeiro, pois era considerado como um local de
grande importncia e de segurana. Quanto segurana, poucas pessoas tinham acesso
documentao o que permitia guardar no mais profundo sigilo os assuntos a escritos pois s o
Rei, o Guarda-Mor e o Cronista do Reino tinham acesso documentao sendo proibida a
consulta s restastes pessoas.
A informao da documentao anterior aos reinados de D. Manuel I e de D. Joo III,
entre 1504 e 1538 foi novamente registada em livros, os anteriormente referidos por Leitura
Nova. Com isto, foram criados 6 Cdices em pergaminho e brilhantemente ornamentados,
mas que levaram destruio da documentao original. Os cdices de reforma Manuelina
so designados, no Reinado de D. Joo III, de Livraria Nova, em contraposio Livraria Velha
que so constitudos pelos originais de Chancelaria e por outros livros antigos de datas
anteriores Leitura Nova37. Entre 1526 e 1532, Tom Lopes, leva a cabo uma repreensvel
destruio da documentao cuja informao consta nos cdices da Leitura Nova cuja
consequncia desta aco foi o empobrecimento do acervo por esta prtica. Para alm disso,
o terramoto de 1 de Novembro de 1755, que destruiu Lisboa, fez tambm estragos no arquivo,
destruindo parte da valiosa documentao, mas a restante foi salva por aco de Manuel da
Maia permitindo minimizar as consequncias do sismo.

34
McMURTRE, Douglas C. (1997), O Livro, 3 edio, Fundao Calouste Gulbenkian, Lisboa, pp.105 e
106.
35
Fonte http://fr.wikipedia.org/wiki/Fichier:Fuggerkontor.jpg [consultado em 15/03/2011]
36
RIBEIRO, Fernanda, Como seria a estrutura primitiva do Arquivo da Casa da Coroa (Torre
do Tombo)?, p. 9, <http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/1240.pdf> [consultado em 15/03/2011]
37
SILVA, Armando Malheiro da (2009), p. 75.

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Durante sculos, o acervo do arquivo foi alvo de estragos pela aco humana com a
usurpao de livros e rasgos de pginas dos livros tendo sido declarados em 1684. A
documentao sofreu uma reorganizao, prtica na poca, o que provocou alteraes na
ordem natural dos documentos e em consequncia do sismo de 1755, a reorganizao no
visou perceber a ordem original da documentao. Com este terramoto, o arquivo da Torre do
Tombo deixa as instalaes localizada numa das torres do Castelo de So Jorge em Lisboa que
vinha desde 1378, passando para novas instalaes no Mosteiro de So Bento, actual
Assembleia da Repblica. Com esta mudana, foi feito um inventrio da documentao, o que
levou alguns anos, e, tambm, a produo de novos armrios e encadernao de
documentos antigos. Recentemente, em 1990, o Arquivo Nacional da Torre do Tombo deixa
estas instalaes, dispondo de edifcio prprio situado na Alameda da Universidade de Lisboa
no Campo Grande.
Contudo a organizao documental do Arquivo da Torre do Tombo era uma das mais
modernas da Europa. No sculo XVI, Filipe II fica maravilhado com a organizao do Arquivo
da Torre do Tombo, ainda sediado no Castelo de So Jorge, visitando-o pessoalmente
tomando conscincia que a organizao da Torre do Tombo era muito melhor que no Arquivo
de Simancas. Em consequncia, manifesta a Diego Ayala o desejo de que viesse em qu
podria imitar de aquellos (archivo de Portugal) en lo de Simancas 38. A partir deste mesmo
sculo, relativamente regulamentao da gesto documental, comeam a surgir normas,
muitas vezes de carcter oficial, levando assim ao nascimento de uma nova disciplina: a
arquivstica. No entanto ainda estavam numa poca onde no existia a noo de arquivo
pblico como na Idade Mdia e a noo de acesso pblico tambm no estava em vigor,
sobretudo nos arquivos particularmente sensveis como por exemplos o da Arquivo da Cria
Romana, que desde 1611 denomina-se Archivum Secretum Vaticanum ou arquivos que
foram construdos em autnticas fortalezas como a j referida Torre do Tombo ou a Fortaleza
de Simancas.
Com a Revoluo Liberal em Portugal no sculo XIX e a prtica existente, como em
outros pases da Europa, tem efeitos negativos com a incorporao macia de documentos nos
arquivos com o decreto de 28 de Maio de 1834 ordenando a extino de ordens religiosas,
determinando a transferncia dos cartrios que encontravam-se em sua propriedade para os
da Fazenda Nacional o que levou quebra da ordem original como relata em 1947 Rui de
Azevedo, numa tentativa de reorganizao nesta coleco intitulada Coleco Especial,
descrevendo os erros de organizao levados a cabo por Jos Manuel Severo Aureliano Basto
aps o lanamento da portaria de 1 de Maro de 1836 o que fez transitar a documentao
para a Torre do Tombo.
O conceito de Arquivstica desenvolveu-se durante este sculo XIX e o
desenvolvimento do Positivismo Alemo incorpora a verificao documental como mtodo de
estudar a Histria. As alteraes no que toca Nova Histria demonstram a necessidade de

38
SILVA, Armando Malheiro da (2009), p. 87.

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uma boa organizao documental, conceito que nasceu nesta poca, e a necessidade de
instrumentos descritivos. Para alm disso, surge a publicao de documentos importantes e a
abertura ao pblico o que desenvolve uma Histria intelectual. Em paralelo a estas
mudanas, assiste-se intensificao da actividade tcnica para criar instrumentos de
trabalho (ndices, reportrios, etc.), na rea meramente administrativa. Embora no haja
ligao directa entre os dois movimentos, eles so expresso de uma mesma tendncia
tecnicista que passou a envolver os arquivos39.
O desenvolvimento da cincia tem como marco o Manual dos Arquivistas Holandeses
permitindo uma grande melhoria face teorizao arquivstica.

Esta obra representa um grande avano na teorizao arquivista pelo


pensamento que lhe est subjacente e pelo carcter sistemtico da
sua apresentao. Aspectos que nos nossos dias so considerados
essenciais, como o conceito de arquivo, a organizao dos
documentos, a descrio, os inventrios, o uso das normas, etc., esto
todos eles tratados nesta obra40.

O desenvolvimento e a consolidao das regras do mtodo holands so adaptados


em vrios pases europeus, entre os quais Portugal. A 29 de Dezembro de 1887, um decreto
cria a Inspeco Geral de Bibliotecas e Arquivos dividindo os arquivos em duas classes ou
categorias: a primeira comprehende o Real Archivo da Torre do Tombo, as Bibliothecas
existentes nas reparties e estabelecimentos do estado, nos Tribunaes e suas dependncias e
quaesquer outras fiscalizadas ou subsidiadas pelo estado 41. Com este Decreto tambm surgiu
um curso de Instruo Superior 42: o Curso de Bibliotecrio-Arquivista preparando futuros
conservadores, oficiais, amanuense-palegrafo e amauense do Real Arquivo e tambm para
lugares equivalentes para a Biblioteca Nacional. Mas no s o Real Arquivo da Torre do
Tombo conserva documentos, pois os cartrios das Cmaras municipais, Arquivos Municipais e
Distritais foram criados albergar documentao e para controlar o aumento explosivo de
documentao. Jlio Dantas, director da Inspeco Geral das Bibliotecas e Arquivos a partir
do ano 1912, viu-se obrigado a propor uma descentralizao do Depsito do Estado e, assim,
criam-se os Arquivos Distritais e os Arquivos Histricos do Ministrio, no entanto, para
salvaguardar a boa gesto arquivstica mantm-se, nos diversos arquivos, o mesmo modo
organizacional.
A Arquivstica Descritiva, durante a 2 Guerra Mundial, atinge o seu apogeu e entra
em fase de coliso a ligao arquivo com a Histria com o ingresso de novas cincias
como a Sociologia, a Economia, etc. Assim sendo, a historiografia, sobretudo graas Escola
dos Annales, com Mac Bloch e Lucien Frbvre, tende a emancipar-se das suas fontes

39
SILVA, Armando Malheiro da (2009), p. 112.
40
SILVA, Armando Malheiro da (2009), p. 115.
41
RIBEIRO, Fernanda Antunes (2003), O Acesso Informao nos Arquivos, volume I e II, Fundao
Calouste Gulbenkian, Lisboa p. 434.
42
RIBEIRO, Fernanda Antunes (2003), p. 435.

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tradicionais e a usar novos tipos de documentos, passando a encarar os arquivos de uma


forma diferente, isto , menos instrumentalizada. Em 1946, Jlio Dantas deixa a Inspeco
sucedendo-lhe Antnio Ferro que, no primeiro relatrio realizado, publicado nos Anais das
Bibliotecas e Arquivos acompanhado por 17 anexos de uma srie de estudos realizados
demonstrando, assim, a necessidade de uma classificao por ncleos e sries e ter ateno
com incorporaes futuras, a necessidade de acabar com a disperso documental nos vrios
arquivos e concentr-los na Torre do Tombo, com a devida organizao, a necessidade de
criar instrumentos de acesso informao como roteiros, ndices, catlogos, etc. 43
A partir dos anos 60, os profissionais dos arquivos e bibliotecas portugueses comeam
a organizar-se tornando assim pblico as suas preocupaes com a publicao dos Cadernos
de Biblioteconomia e Arquivstica em 1963 e a realizao de sucessivos encontros motivaram
entre os quais o I Encontro dos Bibliotecrios e Arquivistas realizado na Universidade de
Coimbra em 1965. Mas foi o Decreto-Lei n.46.350 de 22 de Maio de 1965 que ajudou na
introduo de vrias tendncias no que toca s bibliotecas e os arquivos, mas nem todas
foram introduzidas na prtica de imediato. Este decreto-lei ajudou criao dos Arquivos
Distritais que ainda no se encontravam activos determinados previamente pelo decreto
19.952, de 1931, surgindo assim os Arquivos Distritais de Aveiro, Beja, Castelo Branco, Faro,
Guarda, Horta, Santarm, Setbal, Viana do Castelo e Vila Real e tambm ordenou a
reabertura do Arquivo Distrital de Bragana, criado em 1916 e posteriormente encerrado.
Tambm foram criadas bibliotecas pblicas o que deu origem s Bibliotecas Pblicas e
Arquivos Distritais.
Os sucessivos encontros da BAD (Associao Portuguesa de Bibliotecrios, Arquivistas e
Documentalistas) em 1976, 1978, 1983 e 1985 fizeram com que houvesse melhorias
substanciais no desenvolvimento da arquivstica portuguesa, sobretudo a partir de 1983
quando o Decreto-Lei n. 149/83 de 5 de Abril surgiu. Este Decreto-Lei visava suprir as
falhas e no aplicao que se verificava relativamente ao anterior diploma de 1965 44 .
Contudo no se verificava um completo apetrechamento em profissionais do ramo. Desta
forma para solucionar o problema retira-se poderes ao IPPC- Instituto Portugus da Torre do
Tombo at ao aparecimento da IPA- Instituto Portugus dos Arquivos pelo Decreto-Lei n.
152/88, de 29 de Abril. O desenvolvimento da tecnologia informtica, actualmente, a criao
de ferramentas de trabalho para gesto e divulgao documental com a criao do Arqbase
em 198645, um projecto pioneiro que teve uma larga aplicao nos Arquivos Distritais.
O IPA extingue-se em 1992, dando os poderes ao Arquivo Nacional, com a designao
Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo pelo Decreto-Lei n. 42/96, de 17 de Maio e sendo
aprovada a respectiva lei orgnica em 1993 com o Decreto-Lei n. 60/97 de 20 de Maro.
Direco Geral dos Arquivos. Em relao aos Arquivos Privados ainda, hoje em dia,

43
RIBEIRO, Fernanda Antunes (2003), p. 496.
44
RIBEIRO, Fernanda Antunes, p. 435
45
ANTNIO, Jlio Rafael e SILVA, Carlos Guardado da (2006), Organizao do Arquivos Definitivos:
Manual ARQBASE, Edies Colibri, p.8.

18
Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

encontramos famlias e organizaes que conservam a sua documentao. A natureza catlica


de muitas destas instituies preservaram, tal como a Cria Romana, documentao diversa,
mas como j vimos alguma foi incorporada no Arquivo da Torre do Tombo. Quanto aos
Arquivos Eclesisticos, at 1820 houve um desenvolvimento e uma consolidao de todo um
conjunto de arquivos pertencentes a uma macro-instituio que era a Igreja Catlica. A
documentao acumulada durante sculos abalada com a Revoluo Liberal 46. O processo
de nacionalizao Cartrios Eclesisticos foi absolutamente catico quanto preservao dos
documentos, os quais segundo A. Jesus Costa em alguns casos, ficaram empilhados e a saque
durante anos47. provvel que tenham desaparecido documentos muito importantes durante
este perodo. No entanto, o arquivo eclesistico tem diferentes organismos: Mitra, Cabido,
Cmara Eclesistica, Secretaria e Tribunais e estes trs ltimos so organismos ligados ao
governo da Diocese, que tem uma jurisdio prpria. Mas estaro a salvo de incorporaes
futuras?
Quanto aos arquivos de famlias, o Arquivo da Torre do Tombo bem como os Arquivos
Distritais e, tambm, a Biblioteca Nacional conservam documentos pertencentes como por
exemplo o Arquivo dos Marqueses de Abrantes ou os arquivos dos Condes de Galveias. Apesar
destas e outras incorporaes, ainda existem famlias que tm em seu poder a documentao
de famlia como o caso dos arquivos dos Condes dos Arcos, Duqueses de Cadaval, Condes de
So Loureno, Condes de Tarouca, etc.
Relativamente aos arquivos privados relacionados com Instituies de assistncia,
confrarias, hospitais, etc., existentes so, por exemplo, o Arquivo do Hospital de So Jos,
que vem da existncia do Hospital Real de Todos-os-Santos e os arquivos das Misericrdias
como a de Aveiro, Braga, Elvas ou Montemor-o-Novo. Os Arquivos Empresariais como o arquivo
da Companhia Geral do Gro-Par Maranho que encontra-se na maior parte na Torre do
Tombo e a outra parte encontra-se no Ministrio do Equipamento, do Planeamento e da
Administrao do Territrio e Companhia Geral de Pernambuco e Paraba que tambm se
encontra nestas duas instituies.

1.6. Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de


Lanifcios
O Centro de Documentao /Arquivo Histrico do Museu de Lanifcios da UBI um
Arquivo Pblico cuja origem remonta a 1997, com o projecto comunitrio ARQUEOTEX (FEDER
10, Vertente Cultura) sendo inaugurado em 30 de Abril de 1998 sob tutela do Ministrio da
Cincia, Tecnologia e Ensino Superior, da Universidade da Beira Interior e do Museu de

46
RIBEIRO, Fernanda Antunes, p. 358, Seco 4 Arquivos Privados, O acesso informao nos
arquivos, Tese de doutoramento em Arquivstica realizada em 1998 na Faculdade de Letras da
Universidade do Porto e disponvel na Biblioteca Digital da Faculdade de Letras da Universidade do Porto
<http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo1661.PDF> [Consultado em 19/03/2011]
47
RIBEIRO, Fernanda Antunes (2003), p. 285.

19
Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

Lanifcios. Inicialmente como sede, provisoriamente, nos antigos escritrios de uma oficina da
empresa de lanifcios Jos Paulo de Oliveira entre 1998 e 2004, quando foi transferido para o
Ncleo da Real Fbrica Veiga em 2004, situado junto Ribeira da Goldra, cujo edifcio foi
recuperado e financiado no mbito das Aces Integradas de Base Territorial - AIBT da Serra
da Estrela (III QCA - P.O. Centro). O Centro de Documentao/ Arquivo Histrico ocupa cerca
de 470 m2 dos totais 12.000 m2 que compem todo o edifcio.
O Centro de Documentao/Arquivo Histrico adquire, conserva e organiza
documentos com vrias origens pblicas e privadas relacionadas com o sector txtil. A
salvaguarda da memria da indstria de lanifcios e de apoiar o desenvolvimento da
investigao, particularmente nos domnios da histria empresarial e industrial dos lanifcios,
de mbito local, regional e nacional so os principais objectivos deste Centro de
Documentao/ Arquivo Histrico, no entanto permite tambm a incorporao de
documentao que, no estando directa ou indirectamente relacionada com os lanifcios,
ajude na investigao sobre a indstria dos lanifcios, bem como da informao que resulta da
investigao do prprio Museu.
O acervo documental reunido e disponvel no Centro de Documentao/ Arquivo
Histrico permite aos designers txteis e estilistas de moda, investigadores de vrios ramos
do conhecimento, docentes dos vrios graus de ensino, formadores; estudantes do ensino
superior, empresrios e tcnicos txteis e outros museus e centros de documentao e
outros, a consulta aos 27 fundos de Documentais e diversas coleces e esplios de
documentao tcnica, cartogrfica, iconogrfica e txtil dos sculos XVIII a XX que ocupa
mais de 3000 metros lineares, provenientes de doaes, depsitos e permutas de entidades
particulares (individuais e colectivas) efectuadas a esta instituio desde 1996. O Centro de
Documentao/Arquivo Histrico contm ainda uma coleco de bibliografia sobre o
txtil/lanifcios com publicaes peridicas, monografias e catlogos, cronologicamente
compreendida entre o sc. XIX e a actualidade, e que ocupa aproximadamente 105 metros
lineares.
Para alm do Centro de Documentao/ Arquivo Histrico, o Museu de Lanifcios
engloba ainda dois ncleos museolgicos: o Ncleo da Real Fbrica de Panos albergando um
vasto esplio relativo manufactura txtil dos lanifcios e o Ncleo da Real Fbrica Veiga,
recentemente inaugurado, ligado indstria dos lanifcios. A equipa do Museu do Museu de
Lanifcios procura, para alm de dar a conhecer o mundo fabril e manufactureiro da l, com
os dois ncleos de exposio permanente, procede simultaneamente higienizao,
organizao e divulgao dos vrios acervos documentais que compem o Centro de
Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de Lanifcios.

Equipa do Museu de Lanifcios:


Prof. Dr. Antnio dos Santos Pereira (Director)
Dra. Elisa Calado Pinheiro (Ex-Directora)

20
Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

Dra. Helena Correia (Tcnica Superior Arquivo)


Dra. Paula Fernandes (Tcnica Superior Servio Educativo)
D. Amlia dos Santos Marques (Assistente Tcnico Museologia)
D. Andreia Alves (Assistente Tcnico)
Sr. Joo Lzaro (Assistente Tcnico)
Sr. Carlos Valente (Assistente Operacional)
Sr. Joaquim Vicente (Assistente Operacional)
Sr. Jos Gaspar (Assistente Operacional).

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Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

II - Descrio arquivstica

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Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

3.1. Consideraes iniciais

A evoluo da descrio arquivstica foi um processo paulatino, criado sob vrias


influncias, directas e indirectas, de diferentes nacionalidades contribuindo para a norma, foi
o Canad e a Inglaterra os que mais ajudaram sua criao. Os Estados Unidos da Amrica
no contriburam directamente para a normalizao internacional da Descrio Arquivstica
criada pela CIA, mas influenciaram as normas criadas por estes dois pases. Nos Estados
Unidos da Amrica, levaram ideia inicial que deve existir uma anlise prvia dos diferentes
tipos de documentao. Para isso, e j no sculo XVIII, criaram os Arquivos Histricos
(Historical Manuscripts) e que se subdividem consoante a documentao: os manuscritos
histricos e os arquivos pblicos. Em 1940, fundaram os Record Management que tratam da
documentao de gesto. Os arquivos dos manuscritos histricos tiveram origem nos finais
do sculo XVIII e so documentos soltos, separados do fundo original que, por conter interesse
histrico, so conservados isoladamente. A ALA (Associao Latino-americana de Arquivos),
que se guia pela SAA (Society American Archivist) com a norma em que manuscrito es un
trmino utilizado para distiguir el material de que no es 48 divide este tipo de documentao
em trs grupos: os documentos pessoais, coleces privadas artificiais e documentos soltos
importantes. Os arquivos pblicos tm trs significados para os Estados Unidos da Amrica: a
instituio que conserva os documentos, o edifcio em si e define como arquivo documentos
produzidos por uma instituio. Segundo a ALA, conjunto orgnico de registos hechos o
recibidos en conexin com la gestin de de un gobierno, oficina estatal, instituicin,
organizacin u outra corporacin y los documentos documentos personales de una familia o
de un individuo que se conservan a causa de su valor permanente 49. Para Frederic Miller, o
arquivo so os documentos sem uso corrente, mas que so guardados pela instituio de
origem. Dentro da linha dos arquivos histricos, foram criados os arquivos da Administrao
Pblica (Public Archives) que conservaram a documentao produzidas pelas entidades
pblicas, enquanto os arquivos das entidades privadas foram conservadas fora da sua
instituio de origem como coleco de manuscritos histricos.

2.2. Processo de normalizao nos Estados Unidos da Amrica

A normalizao americana foi um processo intencional e planificado que, para alguns


autores, surgiu nos finais do sculo XIX. Segundo Schellemberg, nos primeiros estudos para a
normalizao arquivstica, Justin Winson criou as regras para a descrio de manuscritos
histricos na Massachussetts Historial Society, em 1876. Para Berner, o primeiro trabalho

48
BONAL ZAZO, Jos Luiz (2001) El processo de normalizacin: el origen de las normas nacionales y de
la norma ISAD (G), La descripcin archivstica normalizada: origenes, fundamentos, principios y
tcnicas, Ed. TREA, Gijon p. 33.
49
BONAL ZAZO, Jos Luiz (2011), p. 35.

23
Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

consistente, deve-se a Ford e Cutter que levantam o problema na codificao da descrio


arquivstica com a publicao de Cutter Rules for a Printed Dictionary Catalog, em 1876 e a
publicao de apenas 3 pginas de Wothington C. Ford na edio de Washington em 1904.
Em 1934, na criao dos Arquivos Nacionais Americanos, cuja organizao era
semelhante organizao da Biblioteca do Congresso e, nos finais dos anos 30 do sculo XX, a
gesto documental altera-se com a diviso custodial em conjuntos independentes de
documentos50 que levaram ao problema de gesto com dupla estrutura: os arquivos funcionais
e os arquivos de custdia, o que as levou extino em 1941. Entre 1941 e 1948, foram
emitidas regras para o controlo e organizao, com tcnicas relativas a princpios como a
organizao de subgrupos, sries e documentos e a criao preliminar de listas e inventrios.
Nos finais dos anos 40, d-se incio aos primeiros trabalhos para a elaborao do National
Union Catalog of Manuscripts Collections levando, em 1951, a Biblioteca do Congresso a
oferece-se como base unificadora para as entidades participantes estando a National Union
Catalog of Manuscripts Collections dependente da NUC (National Union Catalog). O
desenvolvimento de um plano deveria obedecer forosamente a 3 itens: informao sobre
coleces completas de manuscritos e no a documentos nicos, a colaborao de todos os
centros que conservavam coleces de manuscritos e ao uso de uma norma igual para todos
os centros.
A normalizao para a descrio no acesso informao estava composta por 5
partes: na primeira parte, estava destinada informao principal, o ttulo, a descrio fsica
e instrumentos de descrio, publicados ou no, sobre a coleco descrita; nas restantes
partes continha informao secundria e notas de contedo. Para a descrio existia
diferentes tipos de formatos: um formato mais elaborado destinado a coleces completas e
um formato abreviado para pequenas coleces ou documentos individuais 51 (p.39). Em 1954,
a Biblioteca do Congresso foi mentor na publicao das Rules for descritive cataloging in the
Library of Congress: Manuscripts baseadas nas regras de monografias.
Esta gesto documental era ainda insuficiente pois baseavam-se na gesto de
documentos manuscritos. At 1970, os inventrios estavam destinados aos arquivos e os
Register estavam destinados descrio de Historical Manuscripts, mas o mtodo era igual
para ambos contendo, nos registos manuscritos, as seguintes entradas: prefcio, introduo,
nota biogrfica, nota de alcance e contedo, a descrio das sries, a lista das unidades de
conservao, a lista de documentos e ndices, estes dois ltimos pouco utilizados. Nos
inventrios arquivsticos, contm: prefcio, introduo, histria da instituio, descrio das
sries, lista de unidade de conservao, lista de documentos e ndices, sendo os 4 ltimos
pouco utilizados. Na histria biogrfica, os dados devem ser breves e em algum dos casos de
estar limitada com a ligao na produo dos documentos, na histria institucional deve-se
reger pelos itens redigidos em 1976 pela SAA.

50
BONAL ZAZO, Jos Luis (2001), p. 37.
51
BONAL ZAZO, Jos Luis (2001), p.39.

24
Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

informacin sobre el nombre oficial y los nombres por los que


la entidade conocida, as como las fechas de cambio de nombre; sede,
tanto principal como secundaria; jurisdiccin o nvel administrativo;
fechas de creacin, de fusiones, de escisiones y de desaparecin;
funciones; informacin sobre la naturaleza de los documentos, su
organizacin y las funciones por las que fueron creados; principales
personas relacionadas com la instituicin 52

Quanto a nota de Alcance e Contedo, esta serve para dar informaes globais,
destina-se, ento, a proporcionar uma descrio geral dos grupos superiores com indicao do
tipo de documentos, datas, do tipo particular da documentao existente, informa sobre o
contedo e descrio detalhada de partes que componham o fundo. Na descrio das sries,
esta pode-se dividir em duas partes: a primeira, com zona de ttulo com a indicao do ttulo,
nmero, datas extremas e volume documental; na segunda, composta por uma breve
descrio de alcance e contedo que conta com informaes sobre a actividade, funo que
gerou a srie podendo incluir caractersticas fsicas dos documentos, a existncia de cpias,
regras quanto ao acesso.
As regras de catalogao dos Estados Unidos da Amrica, cuja 1 edio datam em
1970, sendo seguido por uma 2 edio datada em 1978. Neste mesmo ano, foi criada um
grupo de trabalho para catalogao de documentos especiais 53 que inclua os documentos de
arquivo, ao qual chamaram Joint Committe Cattalogimg. No ano anterior, ou seja em 1977, a
Diviso de Manuscritos da Biblioteca do Congresso criou tpicos sobre manuscritos histricos
da AACR2 que vem da AARC - Regras de Catalogao Anglo-Americanas. O captulo 4 anuncia
os tpicos da informao descritiva a que devia obedecer: Regras generales, rea de ttulo y
de mencin de responsabilidad, rea de edicin (no se usa para manuscritos), rea de los
detalles especficos del material (o tpo de publicacin/ no se usa para manuscritos), rea de
fecha, rea de descipcin fsica, rea de la srie (no se usa para textos); rea de notas. 54
Com este captulo da AACR2, Steven Helsen tentou criar um manual que permitisse
descrever qualquer documento de arquivo, tendo como base os princpios bsicos e estrutura
da AARC2. Em 1983 foi publicada a primeira edio de Archives, Personal Papers and
Manuscripts que foi adoptada por instituies como a Biblioteca do Congresso, Research
Livrary Group y OCLC. Com o aparecimento das diferentes normas da AACR2 e da APPM,
juntamente com a publicao do formato USMAC AMC em 1983, surgiu a necessidade de criar
um grupo que de trabalho para coordenar e supervisionar a aplicao correcta das normas.
Desta forma, publicou-se uma srie de recomendaes, 17 no total. Estas normas resumem-se
nos seguintes tpicos: a participao dos arquivistas na implementao das normas, a
exigncia face s instituies arquivistas Biblioteca do Congresso e NARA para que
desenvolvam e mantenham as regras da descrio arquivista como base da APPM, necessidade
de formao tcnica de descrio documental normalizada e a necessidade de desenvolver a

52
BONAL ZAZO, Jos Luis (2001), p. 47.
53
BONAL ZAZO, Jos Luis (2001), p. 47.
54
BONAL ZAZO, Jos Luis (2001), p. 48.

25
Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

investigao e o desenvolver as normas face ao acesso documentao, ao vocabulrio


especfico utilizado na descrio, avaliao das prticas existentes, controlo de autoridade e
desenvolvimento das normas de descrio para documentos no textuais.
A APPM foi a primeira obra que visou a normalizao da descrio arquivista que se
encontrava dividida em duas partes: na primeira parte era dedicada descrio, na segunda
abordava os pontos de acesso. Nesta primeira parte, a descrio arquivstica deveria
obedecer a 7 reas, com o mesmo esquema da AARC2. Estas reas so as seguintes: rea de
ttulo e meno de responsabilidade, rea de edio, rea de detalhes especficos do material
ou tipo de publicao (sem uso em arquivstica), rea de data (sem uso em arquivstica), rea
de descrio fsica, rea de srie (sem uso em arquivstica) e rea de notas 55.
Quanto aos pontos de acesso, a USMARC AMC foi um suporte desenvolvido para
estruturar, ordenar e codificar documentos ou um conjunto de documentos de uma maneira
uniforme com a ajuda de um suporte informtico para facilitar a troca de informaes, que
pela sua estrutura e pela com os respectivos cdigos vo identificar a informao contida nos
documentos. Em 1961 a Biblioteca do Congresso, perante o gigantesco trabalho que tinha em
mos no que toca partilha de fichas com as informaes sobre a documentao, decide
desenvolver uma forma mais facilitadora no que toca ao ponto de acesso das bibliotecas e
tornar mais simples a emisso de fichas. Ento, em 1973, nasce a primeira verso do formato
MARC para os historical manuscripts pela Biblioteca do Congresso. Em 1977, com o apoio da
SAA e da National Historical Publications and Records Commission (NHPRC) criaram a National
Infornation Systems Task Force (NISTF) cujo objectivo era criar um sistema nacional de
informao arquivstica56.
Contudo a MARC no teve o sucesso esperado, por isso, a NISTF viu-se na obrigao de
desenvolver um programa contendo mais vantagens e a adaptao s reais necessidades de
informao arquivstica. Porm, quase dez anos depois, em 1983 ou 1984, a Biblioteca do
Congresso apresenta uma nova verso da MARC, a USMARC AMC que teve como consequncia
o desaparecimento da NISTF e a criao do Comit da SAA, o Committee on Archival
Information Extchange, com o objectivo de continuar com a investigao sobre a troca de
informao arquivstica. Com o desenvolvimento da USMARC AMC, este programa encontra-se
em diversos arquivos universitrios a quando de um inqurito realizado em 1992.

2.3. Processo de normalizao na Gr-Bretanha

As regras de descrio arquivstica na Gr-Bretanha so um pouco diferentes face


estrutura e terminologia em relao praticada nos Estados Unidos da Amrica ou no Canad.
Para Michael Cook, deve-se defender a tradio arquivstica europeia que no tem uma

55
BONAL ZAZO, Jos Luis (2001), p.51.
56
BONAL ZAZO, Jos Luis (2001), p.59.

26
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Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
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origem baseada nas normas bibliogrficas. A obra Manual of Archival Description a prova
disso mesmo. O desenvolvimento da descrio arquivstica foi muito mais rpido que a dos
Estados Unidos da Amrica devido falta de uma forte base terica para criar normas como
aconteceu nos EUA e a implementao foi individualizada e isolada, ou seja, cada arquivo
actuava por si s e no, como nos Estados Unidos da Amrica, como um grupo.
Os britnicos usavam, segundo Cook, basicamente dois instrumentos de descrio: a
lista e o ndice. A lista um instrumento mais detalhado e completa que serve de controlo da
documentao que entra no arquivo, enquanto o ndice um instrumento que basicamente
serve de auxiliar. As listas compem-se de 4 partes: uma introduo onde se faz uma
descrio do contedo, origem, caractersticas fsicas e utilidade dos documentos; o
inventrio das unidades compostas que podem ser caixas, documentos, ou outros; o quadro de
classificao e o ndice. Cook assinala um ponto que, anos mais tarde, a norma ISAD G)
recupera, que a necessidade de usar descries que se possam entender por si para poder
recuperar a informao descrita.
Contudo, existem dois tipos de listas: as listas estruturadas e as listas de materiais. As
listas estruturadas consistem no respeito da organizao da documentao descrita e as
segundas regem-se por outros critrios como listas por assuntos por assuntos. Isto deve-se
preferncia de certos arquivistas no uso de instrumentos descritivos que estruturam o fundo e
os que preferem instrumentos descritos por assuntos. Como j vimos os arquivos ingleses tm
uma maneira distinta dos Estados Unidos da Amrica de gerir a documentao. A
documentao da Inglaterra, Esccia, Pas de Gales Irlanda do Norte encontra-se
descentralizada em 3 grandes arquivos e uma biblioteca os quais fazem de Arquivo Central e
Arquivo Histrico. A estes juntam-se 46 arquivos dos condados que guardam a documentao
da administrao pblica e documentao privada. Para a salvaguarda da documentao
privada, foi criada em 1869 a Royal Commission on Historical Manuscripts, no entanto, ao
longo destes anos teve uma pauprrima actuao de carcter oficial, mas podemos dar um
dos exemplos que a criao de uma lista de termos a Subject Index Schema y World List que
em 1947, no mesmo ano da criao da Society of Archivist, comeou a ser elaborada e que,
em 1960, foi publicada com o registo nacional de arquivo de pessoas e instituies privadas.
Esta lista foi ordenada em duas partes: uma com termos hierarquicamente descritos do geral
para o particular e outra composta alfabeticamente e ordenada para indicar os termos
relacionados.
Nos anos 70, a gesto documental nos arquivos conhece uma nova realidade com a
informalizao e com isso aparecem numerosos estudos como a Comisso de Investigao
sobre mtodos de catalogao da Society of Archivists que principia a criao de um mtodo
para descrever agrupamentos documentais de um modo automtico. Deste modo, surge o uso
da organizao documental por grupos composta por informaes mais amplias, de dentro
destes subgrupos que contm informaes parecidas que se encontram dentro de um grupo e
dentro de um subgrupo aparece o conceito que contm elementos particulares. Com o

27
Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
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agrupamento da informao, obtinha-se a informao correspondente a sete grupos


principais: identidade, descrio bibliogrfica, referncias, descrio do documento como um
objecto, ingressos e/ou aquisies de um arquivo, gesto de arquivos e documentos e cdigo
de referncia. Este formato no foi bem aceite na poca mas que tinha certos requisitos
descritivos que, posteriormente, foram usados por Michael Cook: a produo de instrumentos
de descrio manuais e automticos, a criao de estruturas descritivas para materiais em
suporte especial como o fotogrfico e outro tipo de documentos especficos como
Testamentos e por fim ordenar hierarquicamente e codificar as sries documentais.
Um outro projecto parecido, o Methods of Listing Working Pary nasceu anteriormente,
sob os auspcios da Universidade de Oxford durante a dcada de 70. Este programa foi criado
de uma forma semelhante a NISTF, que surgiu nos Estados Unidos da Amrica. Contudo, em
1984 surgiu o projecto mais importante no que toca descrio arquivista, a Archival
Description Project da Universidade de Liverpool que, em 1986, publica a primeira verso do
Manual of Archival Description (MAD1) que nos anos seguintes foi apresentado em diferentes
encontros especializados. Decorrido este perodo, publicou-se em 1989 um guia de uso da
MAD que explicava resumidamente os princpios e regras de aplicao das normas.
Neste mesmo ano apareceu a segunda verso, a MAD2, que continha modificaes
com o aumento do nmero de regras e uma regulao de alguns elementos da descrio. A
MAD2 contm uma estrutura diferente no que toca normalizao pois encontra-se dividido
em dois grandes sectores que so o sector de descrio arquivista e o sector de informao de
gesto 57 ). Estes dois sectores esto divididos em reas e dentro delas subreas. Um dos
princpios gerais da descrio arquivstica da MAD a descrio multi-nvel onde existan
diferentes niveles de descripcin com las divisiones naturales de la agrupacin documental
superior (colecin, fondo o record group); sin embargo, daba prioridad a uno, el superior, y
articulaba su obra principalmente en torno a este 58. Com isto, cria-se uma regra geral que
a regra multi-nvel que, indica dois grandes nveis de descrio: o nvel superior ou
macrodescrio, com o grupo, subgrupo e a classe, e o nvel inferior ou microdescrio com o
item e a pea. Contudo a macrodescrio e a microdescrio depende do tipo de instrumento
de descrio, porque se descrito at ao nvel da srie ou documento a isto chamamos
macrodescrio, mas pode ser tambm uma microdescrio. Tudo isto depende do grau de
complexidade de um fundo, mas a microdescrio nunca se pode fazer isolada das
macrodescries. Com isto tem-se em ateno o princpio do respeito da ordem original. A
profundidade da descrio em MAD2, ao contrrio da APPM, faz com que se deva estabelecer
quais os elementos devem integrar os nveis das unidades de descrio. Com isto,
estabeleceu-se 3 regras: a regra da representao onde toda a descrio tem como objectivo
dar uma imagem do documento ou agrupamento documental, a regra de recuperao de
informao cujo objectivo facilitar a recuperao da informao com o uso de palavras-

57
BONAL ZAZO, Jos Luis (2001), p.82.
58
BONAL ZAZO, Jos Luis (2001), p.84.

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Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
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chave necessrias para localizar o assunto descrito e a regra da imparcialidade ou


objectividade em que deve-se descrever de uma forma objectiva o contedo que representa o
documento.
A MAD2 pode-se apresentar em dois formatos nos instrumentos de descrio que so:
o formato escrito de forma narrativo e o segundo em forma de lista. Nestes dois formatos,
vo-se descrevendo a informao em forma de lista em colunas verticais e com repetio de
informao. O formato de pargrafo indicado para nveis superiores como grupos, subgrupos
ou sries devido extenso da informao enquanto o formato lista deve-se usar com dados
breves como datas e caractersticas fsicas. O desenvolvimento da MAD2 com a ajuda de
iniciativas privadas e o apoio de instituies como a National Council on Archives fez com que
tenha sido usado como norma de descrio. Quando o tratamento da informao comeou a
usar sistemas informticos, o manual tornou-se o guia para a organizao dos sistemas
informticos e de recuperao dos documentos. A ideia inicial da equipa responsvel seria
transpor as barreiras nacionais, ou seja Britnicas, para os restantes pases europeus. Mas
estes adoptaram uma norma lanada em 1991 em Florena, a ISAD (G), que foi implantada em
diversos arquivos europeus, inclusive nos arquivos da Unio Europeia. No entanto a norma
MAD2 continua fortemente a ser utilizada na Gr-Bretanha.

2.4. Processo de normalizao no Canad

Ao contrrio das normas dos Estados Unidos da Amrica e da Gr-Bretanha, que surgiu
por iniciativa particular, as normas de normalizao no Canad surgiram para uso
generalizado, ou seja, as regras para a descrio de documentos de arquivo (RDDA) surgiram
de um consenso generalizado da comunidade arquivista do Canad para a sua implementao,
em 1990. Durante os anos 80, o desenvolvimento terico, legislativo e regulamentar da
arquivstica canadiana que permitiu a publicao de vrios documentos e manuais e o forte
associativismo profissional permitiram a criao de uma norma comum encabeada pela
Associao de Arquivista do Quebec (AAQ) e a Association of Canadian Archivists (ACA). A
primeira desenvolveu-se na parte francfona do Canad a partir dos finais dos anos 70 e a
segunda foi criada em 1975. Esta ltima uma associao de carcter nacional contando com
arquivistas sobretudo do lado anglfonos. Estas suas associaes criaram de forma conjunta a
Bureau Canadien Archivistes (BCA), uma associao que debate a educao e formao dos
arquivistas bem como a questo do tratamento tcnico.
Apesar de ter sido publicado a RDDA em 1990, o processo de normalizao comeou
nos princpios dos anos 80 e transcorreu quatro etapas com o estudo da situao dos arquivos
do Canad durante os anos 1978 a 1983, com a criao do Grupo de Trabalho das Normas de
Descrio Arquivstica, com desenvolvimento institucional durante 1986 e 1990 com a criao
do Comit de Planificao das Normas de descrio, e por fim com a etapa de aplicao e de

29
Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

prova. Em 1988, o Servio de Arquivos da Universidade de Toronto publica um manual com


princpios e normas de descrio dos documentos da dita universidade.
Apesar da RDDA ser considerado uma obra normativa de carcter bibliogrfico, esta
acrescenta trs aspectos novos na regra de descrio: 1) el uso de la estrutura, signos de
pontuacin y formato general de la descripcin bibliogrfica para la descripcin archivstica;
2) el mayor carcter tcnico de la normativa sobre descripcin en vrios niveles y sobre la
profundidad de la descripcin; 3) el establecimiento de las reglas precisas para la descripcin
de documentos en suportes especiais, siguiendo das pautas marcadas por MAD2 59 (pp. 104-
105). Assim sendo, a RDDA adoptou um formato internacionalmente aceite, o ISBD, e com ele
criou descries arquivsticas semelhantes descrio bibliogrfica. Contudo este mtodo
recomendado pela RDDA no foi bem aceite por alguns arquivistas. Apesar de muitos
arquivistas seguirem as recomendaes datadas pela RDDA, no pem em prtica as
recomendaes relacionadas com o uso da pontuao e a disposio dos dados, restringindo-
se a reas concretas como a descrio fsica.
A RDDA prev o respeito da provenincia e procede sua colocao na estrutura
bibliogrfica da ISBD que, para isso usa a tcnica de descrio de um modo hierrquico
desenvolvida pela MAD2. Este processo o resultado da organizao e descrio documental
de um Fundo a partir da estrutura externa e da estrutura interna resultante de informaes
apropriadas sobre a entidade. A estrutura externa pode ser usada como base da estrutura
hierrquica quando se utiliza a hierarquia funcional da entidade produtora da documentao
ao estruturar a disposio documental. A estrutura interna ou estrutura documental o modo
como a documentao relaciona-se entre si, na organizao realizada pelo produtor
intelectual da documentao.
A RDDA acrescentou norma definida por Michael Cook os seguintes princpios gerais:
o fundo o nvel superior do fundo documental; os nveis de descrio e classificao so
fundo, srie, processo e documento; a ordem de apresentao deve ir do geral para o
particular, devendo descrever cada nvel pela ordem apresentada; a informao contida em
cada nvel deve ser exclusivamente relativa a esse mesmo nvel. Assim sendo a RDDA definiu
quais os elementos que integram o primeiro nvel de informao nos vrios nveis de
descrio. No nvel de descrio de fundo e srie os elementos so: Ttulo prprio/ Precises
relativas categoria documental/ Datas de criao/ Extenso da unidade arquivstica/
Histria administrativa ou biogrfica/ histria da conservao/ entrada e contedo/ Notas.
No nvel de descrio de processo no se coloca os elementos: Histria administrativa ou
biogrfica e entrada e contedo. No nvel de descrio de documentos, os elementos so:
Ttulo prprio/ meno de responsabilidade; Edio/ Menes de responsabilidade relativas
edio; Precises relativas a categoria de documentos; Datas de criao ou primeiro local de
edio, etc: nome do primeiro editor, etc: data de publicao, de difuso, etc; extenso da

59
BONAL ZAZO, Jos Luis (2001), pp. 104 e 105.

30
Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

unidade arquivstica; histria da conservao; entrada e contedo; Notas; Nmero


normalizado.
Dada a especificidade de inmeros suportes, criou-se um problema de tratamento no
que toca descrio documental dos documentos em suportes especiais. A Associao de
Arquivistas do Quebec j tinha referido problema de impreciso face descrio de
documentos como cartogrficos ou iconogrficos ou a outros documentos com suportes como
filmes ou registos sonoros, etc. Para solucionar este problema, a RDDA j continha solues
para solucionar o problema relativo descrio arquivista dos documentos especiais.
Em 2001, aquando da publicao da obra La descripcin archivstica normalizada:
origenes, fundamentos, principios y tcnicas de Jos Luis Bonal Zazo, a RDDA estava em
pleno processo de implementao e desenvolvimento, contudo dependendo do arquivo, pois
em arquivo de uma pequena instituio muito mais fcil mudar o modo descritivo da
documentao que em arquivo de uma grande instituio devido ao volume documental
depositado ou em arquivo mais antigo cujo modo de actuar implicaria a reformulao de
catlogos, inventrios e bases de dados.
O processo de automatizao da descrio arquivista foi proposto por alguns
arquivistas canadianos devido difcil tarefa de aplic-las manualmente. Com isto, foi
implementado o sistema SAPHIR nos Arquivos Nacionais do Quebec, mas rapidamente falhou
por falta de normalizao, e tambm o CAN/MARC que, ao contrrio do formato Americano
USMARC AMC direccionado exclusivamente para a descrio arquivstica, englobava a
descrio arquivstica e bibliogrfica o que originou problemas de correspondncia entre a
RDDA e o CAN/MARC.

2.5. Processo de normalizao internacional

A publicao das diversas normas dos Estados Unidos, Gr-Bretanha e o incio da


normalizao na descrio arquivstica no Canad, permitiu mostrar que a normalizao
internacional um projecto vivel, mas os diferentes mtodos de trabalho dos vrios pases,
os instrumentos de descrio criados e a terminologia eram diferentes entre si o que
dificultava a normalizao geral. Desta forma, para combater estas barreiras, a criao de
uma organizao internacional ajudaria a um consenso generalizado, tal como o Comit
Internacional de Arquivistas. Assim sendo, durante as reunies prvias para a preparao do
XII Congresso Internacional de Arquivos realizado em 1992 em Montreal, Canad, a CIA e os
Arquivos Nacionais do Canad organizaram uma reunio de especialistas sobre normas de
descrio em Ottawa durante Outubro de 1988. Esta reunio teve como objectivo a recolha
de informaes sobre os processos de descrio realizados mundialmente, permitindo
perceber o nvel de desenvolvimento arquivstico e a comparao de diferentes prticas para
identificar normas que so utilizadas de uma forma universal para facilitar o intercmbio
sobre dos fundos documentais. A reunio teve a participao de 29 especialistas de 3

31
Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
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organizaes internacionais: a CIA, a IFLA e a ISO, e ainda a participao de 15 pases


representando os 5 continentes, contando com a maioria norte-americana e europeia.
Os principais pontos tratados foram: a identificao das experincias nacionais, a
anlise da actividade desenvolvida pela IFLA com a normalizao da descrio bibliogrfica e,
finalmente, o estudo de questes gerais sobre a descrio arquivstica como: os problemas
conceptuais, a automatizao e a mudana no mtodo de trabalho. Da reunio surgiram
diversos acordos relativos s vantagens do uso normalizado das regras de descrio: a
facilidade de acesso informao e divulgao dos fundos documentais e o melhor
aproveitamento dos recursos humanos, financeiros e tecnolgicos. Contudo este mtodo tem
as suas desvantagens na implementao destas recomendaes: a obrigao da CIA criar um
grupo de trabalho com especialistas ao nvel do terico e prtico da descrio arquivista; a
elaborao de normas e regras de descrio arquivstica para futuro escrutnio da comunidade
arquivstica internacional; o estudo das normas existentes para a criao de instrumentos de
descrio; a necessidade de criao de um dicionrio de termos da normalizao arquivstica;
a necessidade de criao de comisses de trabalho com grupos regionais e nacionais da CIA
para a criao, aplicao e continuao das normas de descrio; a incluso das normas de
descrio no ensino e a criao de um centro de troca de informao para a difuso de
assuntos relacionados com as normas de descrio.
Os resultados desta reunio foram imediatos. Em Dezembro de 1989, em Paris,
reuniu-se um grupo de trabalho da CIA, com o patrocnio da UNESCO, para desenvolver
algumas propostas tornadas pblicas na reunio de Ottawa tendo como objectivo
estabelecer unos principios tericos generales relativos a la descripcin, que sirvieran como
antecedente para la posterior elaboracin de las normas de descripcin internacionales y
como marco de actuacin general para la utilizacin de las mismas 60 . Na reunio foram
decididos 3 pontos: a criao de uma declarao de princpios bsicos sobre a descrio
arquivstica; a criao de regras gerais de descrio a partir de manuais e regras j
elaboradas; a criao numa fase posterior de normas precisas e detalhadas cujo objectivo a
elaborao de cada elemento da descrio.
Em Setembro de 1990, surge uma nova comisso, desta vez realizada em Wroclaw, na
Polnia com o nome de Ad Hoc Commission on Descriptive Standards. Neste mesmo ano
surgiu uma Secretaria, com o apoio dos Arquivos Nacionais do Canad, que actuava como
coordenadora do projecto, cumprindo-se assim as primeiras recomendaes da reunio de
Ottawa. A reunio de Hrhr-Grenzhausen, na Alemanha, em Outubro de 1990, foi uma reunio
plenria que teve como objectivo a criao de um linha terica geral para a elaborao de
um norma arquivista internacional e a constituio de um primeiro grupo de trabalho para a
criao de um rascunho das normas gerais de descrio. O primeiro ponto, a linha terica
geral, a proposta de Hugo Stibbe foi analisada e corrigida, o que deu origem primeira
Declarao de princpios relativos descrio arquivstica. Esta declarao continha seis

60
BONAL ZAZO, Jos Luis (2001), p. 122.

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Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
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tpicos: o primeiro indicava os objectivos do projecto, da declarao, da descrio


arquivstica e das normas de descrio e a indicao de quais os princpios tericos que a
declarao deve-se reger; o segundo indicava quais as unidades a que deveria ser aplicada a
descrio arquivstica; o terceiro indicava a apresentao da descrio arquivstica com a
necessidade de descrever do geral ao particular e a opo de descrever o fundo como um
todo ou descrever um fundo e as partes que o compunham; o quarto evidenciava a
necessidade de organizar a descrio dos vrios nveis em diferentes formatos; e o quinto
composta pela necessidade de que a descrio arquivstica contivesse elementos
normalizados para servirem de pontos de acesso descrio.
Durante as sucessivas alteraes da Declarao de princpios relativos descrio
arquivstica, o primeiro e o terceiro pontos mantiveram-se inalterados at verso definitiva.
Esta declarao veio demonstrar a existncia de elementos comuns nas diferentes tradies
arquivistas nos diferentes pases e continentes como o princpio do respeito da provenincia.
Este esboo transmitido s associaes profissionais e s seces regionais da CIA permitindo
a sua difuso e anlise da comunidade arquivista internacional. A reunio de Hrhr-
Grenzhausen teve como segundo objectivo a criao de um grupo de trabalho para o
lanamento de um rascunho de regras gerais de descrio e, para isso, contou com a ajuda de
arquivistas britnicos, canadianos e dos Estados Unidos da Amrica.
Em 1992 a segunda reunio da Comisso Ad Hoc realizou-se em Madrid durante o ms
de Janeiro. Nesta reunio fazem-se alteraes ao primeiro rascunho realizado anteriormente
na Alemanha com a alterao ao conceito de unidade de descrio que deixa de ser o fundo,
defendida pela verso anterior, e passa a ser qualquer entidade arquivstica organizada 61. O
Subgrupo da Comisso Ad Hoc sobre Normas de Descrio apresenta o primeiro modelo das
regras gerais de descrio, a ISAD (G), composta por uma introduo indicando o modo como
se criaram as regras, um prefcio que explica as regras, uma lista de termos e, por fim, os
elementos de descrio que so dispostos em seis reas: meno de identidade, contexto e
contedo, condies de acesso e utilizao e materiais relacionados. Destro destas seis reas,
cada uma delas continha os pontos aos quais deveria constar a informao da documentao
descrita. Desta verso at verso definitiva, so feitas poucas modificaes. Esta norma foi
posteriormente difundida e discutida por diversas publicaes especializadas permitindo a
divulgao de um modo uniformizado.
No mesmo ano, em 1992, realizou-se em Montreal o XII Congresso Internacional de
Arquivos a fim de debater alguns pontos de carcter terico relativos descrio arquivstica
como a identificao de qual seria o grupo documental adequado descrio arquivstica pois
o fundo era considerado no rascunho e na declarao de princpios a unidade documental.
Contudo nos arquivos australianos quem o alvo da descrio arquivstica a srie e, assim,
no Congresso de Montreal defendem a ideia que a srie o elemento mais vivel descrio
arquivstica e no o fundo. Apesar disso nem a norma nem os princpios foram alterados,

61
BONAL ZAZO, Jos Luis (2001), p. 127.

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Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
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contudo d-se a entrada de um elemento em representao de Associao Australiana de


Arquivistas para introduzir a norma australiana no projecto 62
Em 1993, na terceira sesso plenria da Comisso Ad Hoc realizada em Estocolmo
surgiu a primeira verso definitiva da norma com algumas modificaes no texto. As
modificaes so as seguintes: alterao de glossrio com desaparecimento e introduo de
elementos com a eliminao de termos genricos como pea, estrutura fsica e formato e a
introduo no glossrio da expresso seco de fundo; alteraes do contedo de alguns
elementos das reas de introduo, contexto e condies de acesso e utilizao; introduo
de novas reas e modificaes no que toca disposio dos elementos e alteraes no
prefcio e na introduo nas reas de contedo de alguns elementos das reas de introduo,
contexto, contedo e condies de acesso e utilizao, sendo as reas de contexto e de
contedo e estrutura que sofreram mais alteraes.
No seguinte quadro mostramos as diferenas entre a ISAD (G) na verso de Madrid e a
ISAD (G) verso de Estocolmo63

2. Tabela contrastiva da ISAD (G) verso de Madrid e da verso ISAD (G) de Estocolmo.

ISAD (G) Madrid ISAD (G) - Estocolmo

1. rea de meno de identidade 1. rea de Identificao


Numerao Cdigo de referncia
Ttulo Ttulo
Data da produo dos documentos Data de criao dos documentos
Nvel de descrio Nvel de descrio
Volume (quantidade, volume ou Volume (quantidade, volume ou
tamanho) tamanho)

2. rea de contexto e contedo 2. rea de contexto


Histria administrativa/biogrfica Nome do produtor
Datas da acumulao da u. de Histria institucional/ biogrfica
descrio Datas da criao dos documentos
Histria da custdia Histria da custdia
Forma de ingresso Forma de ingresso
Situao legal
Valorizao, seleco e eliminao 3. rea de contedo e estrutura
Novos ingressos Alcance e contedo/resumo
Sistema de organizao Valorizao, seleco e eliminao
Nota/ resumo de alcance e contedo Novos ingressos
Organizao

3. rea de condies de acesso e utilizao 4. rea de condies de acesso e


Lngua dos documentos utilizao
Caractersticas fsicas Situao jurdica
Condies de acessibilidade Condies de acesso
Direitos de autor/ normas sobre Direitos de autor/ normas sobre
reproduo reproduo
Instrumentos de descrio Lngua dos documentos
Caractersticas fsicas

62
BONAL ZAZO, Jos Luis (2001), p. 130.
63
BONAL ZAZO, Jos Luis (2001), p. 135.

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Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
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Instrumentos de descrio

4. rea de materiais relacionados 5. rea de documentao associada


Ubiquao dos originais Localizao dos documentos originais
Existncia de cpias Existncia de cpias
Unidades de descrio relacionadas Unidades de descrio relacionadas
Documentao auxiliar no arquivo
Nota de publicao Documentao auxiliar em outros
arquivos
Bibliografia

5. rea de notas 6. rea de notas


Nota Nota

Em 1994, durante o ms de Outubro, celebrou-se a quarta sesso plenria da


Comisso Ad Hoc em Haya para debater o futuro da comisso em relao aos problemas
econmicos, que sofria a organizao, indicados j no Seminrio sobre Normas Internacionais
para a Descrio Arquivstica realizado no Mxico. Com este problema, a comisso pede CIA
a no realizao do congresso que se iria realizar em Pequim em 1996 e consequentemente,
cria-se um rgo de reviso e continuao das normas j criadas, o ISAD (G) e o ISAAR (CPF).
Assim, o XIII Congresso Internacional de Arquivos realizado em Pequim recolheu as
recomendaes da Comisso Ad Hoc e determinou as principais actividades deste novo
organismo comparveis s recomendaes dadas pela anterior Comisso: asegurar la
continuidad, desarrollo y difusin de las normas generales existentes y desarrollar normas
especficas para la descripcin de documentos especiales 64.
Durante o ms Setembro, no ps-congresso, realizou-se uma reunio do comit de
executivo da CIA, realizado em Xangai, de onde surgiu o Comit sobre Normas Descritivas
(ICA/ CDS), o qual teve a sua primeira reunio de trabalho em Florena durante o ms de
Novembro de 1997, concentrando-se na recompilao de informaes para a reviso da
norma, na cooperao com a IFLA sobre dados de autoridade, desenvolvimento de normas
especficas para materiais especiais, normalizao da tipologia dos instrumentos de descrio
e aplicao das novas tecnologias na descrio arquivstica 65. Outras medidas tomadas foram
a recompilao de recomendaes e os comentrios sobre as normas j estabelecidas e sua
difuso e, tambm, a reunio de todas as publicaes, tradues e trabalhos sobre a norma
ISAD (G).
Com estas recompilaes enviadas comisso, realizou-se em Haia em Outubro de
1998, na segunda sesso plenria do Comit ICA/CDS, o projecto inicial de reviso da norma
ao qual seguiu-se a terceira reunio realizada entre os dias 19 e 22 de Setembro de 1999 que
a adoptou definitivamente. Uma segunda verso da norma ISAD (G) foi finalmente
apresentada durante o XVI Congresso Internacional dos Arquivos realizado em Setembro de
2000. Esta nova verso permitiu uma simplificao do uso de alguns elementos, permitindo o

64
BONAL ZAZO, Jos Luis (2001), p. 136.
65
BONAL ZAZO, Jos Luis (2001), p.136.

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Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
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registo de informao em diferentes formas tendo em ateno a tradio arquivstica e o


modo de trabalho de um arquivo. Esta flexibilizao da norma permite um uso universal,
adaptvel ao modo descritivo de cada pas, contudo a nova verso da norma pode levar a um
risco de simplificao. A segunda verso da norma ISAD (G) apresenta algumas modificaes
no mbito da terminologia e dos conceitos com alteraes de glossrio, alteraes de
contedo e de denominao dos elementos e no mbito estrutural apresenta algumas
modificaes como a juno de elementos diferentes, a eliminao de outros elementos e a
criao de novas reas e elementos novos.
A seguinte tabela apresenta essas mesmas diferenas entre a ISAD (G) de 1995 e a
segunda verso da ISAD (G) de 2000, tomando como ponto de partida a tabela comparativa
das duas edies, cuja anlise focou-se nas tradues espanholas do Ministrio da Cultura
Espanhol, situada nas pginas 141 e 142 da obra La Descripcin Archivsta Normalizada:

3. Tabela contrastiva da ISAD (G) de 1995 e a ISAD (G) de 2000.

ISAD (G) 1995 ISAD (G) 2000


rea de identificao rea de identificao
Cdigo(s) de referncia Cdigo(s) de referncia
Ttulo Ttulo
Datas extremas da unidade de descrio Data(s)
Nvel de descrio
Volume da unidade de descrio Nvel de descrio
(quantidade, volume, tamanho) Volume e suporte da unidade de
descrio (quantidade, tamanho e
dimenso)
rea de contexto rea de contexto
Nome do produtor Nome do ou dos produtor(es)
Histria institucional/ biogrfica Histria institucional/ histria biogrfica

Datas extremas em que o produtor gerou


os documentos da unidade de descrio
Histria da custdia dos documentos
Forma de ingress Histria arquivstica
Forma de ingress
rea de contedo e estrutura rea de contedo e estrutura
Resumo/nota de alcance e contedo Alcance e contedo
Valorizao, seleco e eliminao Valorizao, seleco e eliminao
Novos ingressos Novos ingressos
Organizao Organizao
rea de condies de acesso e utilizao rea de condies de acesso e de uso
Situao jurdica
Condies de acesso Condies de acesso
Direitos de autor/ normas sobre Condies de reproduo
reproduo
Lngua dos documentos Lngua/ escrita(s) da documentao
Caractersticas fsicas e requisitos
Caractersticas fsicas tcnicos
Instrumentos de descrio
Instrumentos de descrio

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rea da documentao associada rea da documentao associada


Localizao dos documentos originais Existncia e localizao dos originais
Existncia de cpias Existncia e localizao de cpias
Unidades de descrio relacionadas no Unidades de descrio relacionadas
arquivo
Documentao complementaria em
outros arquivos
Bibliografia
Notas de publicao
rea de notas rea de notas
Notas Notas
rea de controlo da descrio
Nota do arquivista
Regras e normas
Data(s) da(s) descrio(es)

Apesar de a ISAD (G) conter influncias de outras normas, a APPM, a RDDA e a MAD2,
nem todos as reas foram criadas com a ajuda destas. Outro problema levantado encontra-se
no na macroestrutura da norma, em que a disposio das reas est bem definida, mas sim
dentro de cada rea s quais carecem de recomendaes detalhadas o que pode levar ao erro
de uso da mesma, obrigando a que cada organismo nacional realizar um conjunto de
recomendaes para um uso mais preciso. No entanto o seu uso pode ser utilizado tanto nos
arquivos administrativos ou arquivos correntes como nos arquivos histrico ou arquivos
definitivos. Os arquivos administrativos devem ter em conta a localizao documental e os
arquivos definitivos, para alm da localizao, deve ter um carcter informativo.
A norma ISAD (G) essencialmente usada em arquivos histricos contudo pode ser
utilizada nos arquivos correntes apesar de o seu uso ser questionvel. Durante o Congresso
Internacional de Arquivos em Montreal, em 1992, a ainda em funes Comisso Ad Hoc
recomendou a aplicao da norma aos documentos administrativos qual que j tem muitos
defensores. Junto com a CIA, a difuso da norma ISAD (G) teve a colaborao de diversos
arquivos europeus da Sucia, Finlndia, Noruega, Alemanha, Espanha e os Arquivos da Unio
Europeia em Florena que afirmaram o seu uso e ainda outros pases como Holanda ou Frana
que afirmavam na altura proceder sua implantao. A Direco dos Arquivos Franceses
defendia a sua aplicao, para facilitar compatibilidade dos diferentes sistemas, com a ajuda
do grupo MIRA Mthode d laboration des Instruments de Recherche des Archives nos
arquivos nacionais e territoriais. A Associao de Arquivistas Italianos tambm organizou um
grupo de trabalho sobre normas de descrio com dois projectos em simultneo, o FEA
Funzioni Elettroniche dell Archivio e o Anagrafe degli archivi italiani para compor de forma
automatizada a informao nos arquivos pblicos e privados com a norma ISAD (G). Em
Espanha a ISAD (G) foi apresentada em 1995 a nvel nacional contudo j tinha sido difundida
pela Associao de Arquivistas de Castela e Leo com publicaes e aces de formao. Em
1997, a V Conferncia Europeia de Arquivos reforou a ideia de trabalhar de forma prtica as
normas ISAD (G) e a ISAAR (CPF) e tambm a criao de instrumentos electrnicos para uso
automatizado das normas.

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III Relatrio de estgio

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3.1. Consideraes iniciais


Entre 11 de Outubro de 2010 e 2 de Junho de 2011 realizei um estgio curricular no
Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de Lanifcios da Universidade da Beira
Interior o qual teve uma durao de 20 horas semanais, cujo horrio estabelecido com a
Directora Elisa Pinheiro, na altura, foi das 9 horas s 12.30 e das 14.00 s 16 horas de
segunda-feira a quinta-feira, tendo sido reposto, ao longo do estgio, as horas no
frequentadas a quando de um feriado, com a realizao de vrias tarefas como: higienizao
documental, medio dos valores relativos humidade e temperatura das diferentes salas dos
depsitos, a produo de bolhas e a sua manuteno; uma investigao dos diferentes tipos
de suportes informticos para a descrio arquivstica existentes no mercado e sua anlise
para futura implementao no Centro de Documentao/Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios; a criao de um Guia de Fundos dos diferentes fundos documentais e coleces
que compe o acervo documental, com investigao sobre as vrias instituies pblicas e
privadas ligadas industria dos lanifcios, bem como sobre particulares que da mesma forma
encontra-se depositados documentos no acervo e, ainda, o cruzamento de dados
disponibilizados j tornados pblicos e a sua colocao nas reas de descrio arquivstica; a
realizao de um inventrio de uma doao realizada em Abril/Maio de 2011. Contudo,
devido falta de tempo e problemtica desorganizao da segunda doao realizada em
2005, j higienizada e arquivada nos depsitos, o roteiro do Fundo n. 2 correspondente
Fbrica Alada no foi realizado. Apesar deste contratempo a sua reorganizao j foi
iniciada.

3.2. Higienizao Documental

Durante os meses de Outubro e primeira quinzena de Janeiro realizei vrias tarefas


relativo higienizao 66 de sries pertencentes Empresa Transformadora de Ls. A
documentao que na altura estava em processo de higienizao correspondia a documentos
de contabilidade e a cpias de encomendas executadas, s quais estavam agregadas amostras
de tecidos e de ls que, juntamente com o papel, foram devidamente limpas. Ao longo destes
trs meses foram higienizadas mais ou menos 175 pastas, no entanto, a sua contagem s
comeou a 24 de Novembro. Para este valor procedi contagem das pastas j arquivadas no

66
O estudo terico para a realizao prtica da higienizao documental foi baseado nas seguintes
obras: Livros e Documentos de Arquivo Preservao e Conservao de Franoise Flieder e Michel
Duchein, Como Fazer Conservao Preventiva em Arquivos e Bibliotecas de Norma Ciaflone Cassares.
O estudo terico foi completado na anlise dos seguintes documentos disponibilizados on-line:
Preveno do Patrimnio Documental e Bibliogrfico com nfase na Higienizao de Livros e
Documentos Textuais de Marina Mayumi Yamashita e de Ftima Aparecida Colombo Paletta
http://www.arquivistica.net/ojs/include/getdoc.php?id=297&article=77&mode=pdf [consultado em
12/10/211]; Procedimentos bsicos de preservao/conservao preventiva de Documentos Grficos
realizado pela Diviso de Preveno, Conservao e Restauro do Arquivo Nacional da Torre do Tombo
http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/procedimentos_preservacao.pdf [consultado em 13/10/2010.

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Depsito 1, contabilizando um total de 97 pastas. A partir dessa data, at ao dia 13 de


Janeiro de 2011, o nmero de pastas higienizadas por dia foi discriminada.

4. Nmero de pastas higienizadas por dia.

Dia N. Pastas
24/11/2010 +/- 97
25/11/2010 2
26/11/2010 3
29/11/2010 2
30/11/2010 2
02/12/2010 3
03/12/2010 2
06/12/2010 2
07/12/2010 4
09/12/2010 2
10/12/2010 2
13/12/2010 3
14/12/2010 2
15/12/2010 2
16/12/2010 2
20/12/2010 3
21/12/2010 3
22/12/2010 3
23/12/2010 (manh) 1
27/12/2010 3
28/12/2010 3
29/12/2010 3
30/12/2010 1 + Terminada
03/01/2011 (tarde) 1
04/01/2011 3
05/01/2011 3
06/01/2011 1
07/01/2011 2
10/01/2011 4
11/01/2011 3
13/01/2011 4
13/01/2011 3

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Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

Total +/- 175.5

Esta alternncia de valores justificada pela maior ou menor dificuldade de uma


determinada capa. Em mdia limpei, com estes valores, 3.10 pastas, mas h que ter em conta
o nmero de agrafos, documentos ou amostras que contm, bem como a espessura das folhas
podem ser mais finas ou mais grossas em determinadas capas. No que toca higienizao
propriamente dita um trabalho minucioso que efectuado da seguinte maneira: em
primeiro lugar, retira-se todos os agrafos das folhas durante a limpeza com a ajuda de um
tira-agrafos. A documentao colocada com as pontas dos agrafos viradas para cima e em
seguida abre-se com a ajuda deste instrumento tendo o maior cuidado para no danificar o
papel e retira-se o agrafo empurrando as pontas. Em seguida com uma trincha com filamentos
macios procede-se limpeza de baixo para cima para que quem est a proceder limpeza
no receba o p levantado, tambm com especial cuidado, e prestar ateno ordem original
do mesmo conjunto de agrafos. Em seguida coloca-se num instrumento parecido ao que
podemos encontrar nos dossiers vulgares pela ordem original.
No que toca s amostras de ls e tecidos, estes devem ser cosidos ao papel. A
documentao, por mim limpa, era da dcada de 60/70 e o uso dos agrafos era generalizado
para segurar as amostras, por isso deve-se proceder no mesmo modo de eliminao do agrafo
no papel e tentar usar os buracos deixados pelo agrafo para coser a amostra. Pode acontecer
os buracos ficarem danificados ao tirar a amostra ou ento para assegurar que a amostra fica
bem presa sobretudo quando esta muito pequena a realizao com uma agulha de coser de
outros orifcios ou s um aproveitando um j feito, mas deve-se evitar ao mximo, sua
abertura. A amostra deve estar bem segura com duas voltas e um n no lado contrrio
amostra. Tambm cosido com linha documentos pequenos agarrados a outros ou
documentos agrafados. Do mesmo modo os documentos que componham o dossier limpo tm
de continuar, como j referi, com a sua ordem original. Para alm disso deve conter depois
de limpo um ficheiro que contm a informao escrita na lombada do dossier original como
no seguinte exemplo:

Fig.1 Exemplo de um ficheiro identificativo de um mao arquivado.

F1

Empresa Transformadora de Ls

Documentos de Contabilidade n. 7

De 1 de Janeiro de 1961 a 30 de Junho de 1961

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Com este exemplo, podemos ver o nmero a que corresponde o Fundo da Empresa
Transformadora de Ls (F1), o nome da srie e seu nmero de srie original (Documentos de
Contabilidade n.7), as datas extremas (De 1 de Janeiro de 1961 a 30 de Junho de 1961) e o
nmero de srie no depsito, ideal quando no tem nmero de srie original (7). Esta ficha
agregada documentao para a identificao da documentao e, assim, elimina-se o
dossier original.
Ao longo da higienizao pode-se proceder abertura de orifcios para a colocao do
documento no ferro que segura os documentos e esses orifcios no podem encontrar-se em
zona de texto, pois destri informao, contudo estes orifcios so de evitar. Quando, por
fim, a documentao se encontra devidamente limpa procede-se ao envolvimento pelos dois
orifcios de uma fita de nastro, que no caso foi utilizada uma fita n. 4, utilizando duas
agulhas que introduzem-se dentro do instrumento que segura as folhas e com muito cuidado
viram-se os documentos e retiram-se as agulhas, conta-se a fita que est segura pela agulha
que est mais prxima ao novelo e finaliza-se a operao com um lao. Em seguida, escreve-
se na pasta arquivadora a informao que contm a ficha anteriormente descrita e envolve-se
com um papel, que no caso do Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios o papel tissue para envolver o mao que posteriormente coloca-se na Pasta.
Ao longo deste perodo higienizao ajudei na colocao definitiva de vrias pastas no
Depsito 1 cuja documentao foi higienizada por mim e pelos funcionrios responsveis pela
limpeza da documentao. No seguinte quadro, apresento os dias e pastas colocadas
definitivamente no depsito:

Tab.5- Nmero de pastas arquivadas nos Depsitos.


Dias N. Pastas
24/11/2010 +/- 62
16/12/2010 32
23/12/2010 10
06/01/2011 18
13/01/2011 19

A quando da colocao das pastas nas estantes, deve-se registar nos inventrios a sua
localizao. No caso dos depsitos do Centro de Documentao/ Arquivo Histrico, as
estantes so mveis e tem dois lados, encontram-se numerados em numerao romana e os
dois lados a indicao da estante com a indicao de uma letra que vai de A a H e de I a Q e
cada estante tem 6 ou 7 prateleiras. As pastas so colocadas de cima para baixo, da esquerda
para a direita em cada prateleira, e tendo em conta a direco do lado da estante, da
esquerda para a direita. Assim sendo, a pasta que contm Documentos de Contabilidade

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n.7 da Empresa Transformadora de Ls est na VII L 1.5 a sua localizao corresponde


estante dupla VII, na sub-estante que corresponde Letra L e na primeira prateleira a
contar do cimo e por fim corresponde quinta pasta a colocada.
A produo das ditas bolhas um mtodo simples de expurgo da documentao
incorporada pelo sistema de desinfestao por anxia e que sem este mtodo pode levar ao
desastre nos depsitos, pois o papel um alimento para animais como o piolho do livro e
outros. No entanto existem outros maquinismos para o efeito, mas so mais dispendiosos. As
bolhas comea com a produo de um saco de plstico cuja espessura deve ser considervel
e de boa qualidade. O plstico estendido numa mesa e dobrado sobre si mesmo
acertando-o nas postas e verificando a no existncia de dobras ou pequenos orifcios que
poderia mais tarde exigir um tratamento especial. Com a ajuda de uma pina, mais ou menos
a 100 graus e j previamente aquecida fecha-se um dos lados do saco, tendo em ateno que
este fique bem selado e temperatura na pina. Quando o lado est terminado procede-se
colocao de duas torneiras, com a utilizao de um x-acto faz-se um pequeno orifcio e
coloca-se um disco de metal e uma borracha no lado interno e uma borracha e outro disco de
metal no lado externo e a torneira e por fim uma porca no lado interno e, com a ajuda de um
alicate enrosca-se at ficar bem presa. Resumindo, a ordem de colocao dos objectos a
seguinte do interior ao exterior: porca, disco metlico, disco de borracha, plstico, disco de
borracha, disco metlico e por fim a torneira que atravessa todos estes objectos. Do mesmo
modo, pode-se aproveitar um orifcio eventualmente j existente para a colocao dos
mesmos. Em seguida, coloca-se os documentos j previamente seleccionados no saco, tendo
em ateno colocao de um papel identificativo, que j anteriormente tinha sido colocado
nas caixas de carto e sacos de plsticos a quando da sua inventariao. Continuando, fecha-
se o saco com a pina isolando muito bem. Quando os lados que foram ligados estiverem frios
procede-se ao enchimento de ar utilizando um compressor e uma das torneiras fechada e a
outra serve para encher a bolha de ar para verificar se existe alguma fuga e deixa-se assim
durante 1 ou 2 dias at verificar que as fugas existentes so mnimas (da bolha sai sempre ar).
Passados estes dias, a bolha est pronta a receber o azoto, em primeiro lugar liga-se a
mquina Micro 40 Nitrogen Generator, equipamento de expurgo do Centro de
Documentao/ Arquivo Histrico do Museu dos Lanifcios, de vspera ou ento de manh. Ao
ligar aparece a indicao de C1 ou seja a mquina est vazia, quando atingir o C2 a mquina
est com o depsito a meio e, por fim, quando a mquina atingir o C3 a mquina est
completamente cheia de azoto. Ao ligar, a torneira onde sai o azoto tem de estar fechada.
Mas, ao mesmo tempo, podemos colocar a tubagem de ligao da mquina bolha na
primeira torneira com um pequeno tubo mantendo ambos fechados e a segunda torneira
ligando ao oxmetro. Quando o depsito da mquina est cheia, a torneira ligada ao oxmetro
mantm-se fechada e abre-se a da mquina e da outra torneira da bolha e deixa-se encher
de azoto durante uma hora at abrir a torneira com ligao ao oxmetro. Pela tarde fecham-
se as trs torneiras para que a mquina encha novamente de azoto. O oxmetro serve para

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medir a quantidade de oxignio que sai dentro da bolha, e quando este no acusa oxignio
fecha-se definitivamente as trs torneiras e deixa-se a documentao estar no interior da
bolhadurante um ms a uma temperatura entre os 18 e 20 e uma humidade relativa de
50%. Quando finaliza este perodo abre-se a bolha e coloca-se a documentao ordenada
nas estantes de apoio higienizao. O saco reaproveitado para uma nova fechando-a
novamente com outra documentao, contudo leva menos quantidade. Ao longo do estgio,
fiz vrias bolhas tendo-se reaproveitado, em alguns casos, o saco de plstico feito com as
pinas e outros de raiz.

3.3. Medio da temperatura e da humidade dos Depsitos

Durante o perodo de higienizao, realizei medies da temperatura e humidade nos


Depsitos 1 e 2, onde esto depositados os acervos documentais, e tambm no Depsito dos
txteis atravs de um Termohidrometro digital. Todas as medies foram feitas entre as 9 e
as 9:30 da manh s segundas e qintas-feiras, salvo quando so feriados registando-se, assim,
as medies nas teras e quintas ou sextas-feiras. A seguinte tabela regista os dias,
temperaturas e humidade relativa nos diferentes depsitos e mdia final dos mesmos nos
vrios depsitos:

Tab.6- Tabela de registo das medies da temperatura e humidade nos Depsitos 1 e 2 e no Depsito
dos Txteis

Depsito Textil Depsito 1 Depsito 2


Dias Temp. Humid. Temp. Humid. Temp. Humid.

14/10/2010 20.6 C 66.0% HR 18.5 C 48.9% HR 20.4 C 58.4% HR


18/10/2010 20.6 C 67.1% HR 19.1 C 50.3% HR 19.9 C 54.3% HR
21/10/2010 21.1 C 66.8% HR 18.9 C 49.4% HR 19.6 C 51.9% HR
25/10/2010 19.8 C 69.1% HR 18.7 C 52.4% HR 19.5 C 57.0% HR
28/10/2010 19.3 C 64.4% HR 18.7 C 49.5% HR 19.3 C 52.7% HR
02/11/2010 18.3 C 68.3% HR 18.1 C 51.8% HR 18.6 C 55.9% HR
04/11/2010 18.1 C 68.8% HR 18.4 C 53.3% HR 18.4 C 57.5% HR
08/11/2010 18.2 C 69.2% HR 18.3 C 52.2% HR 18.4 C 55.8% HR
11/11/2010 17.5 C 70.6% HR 17.1 C 54.3% HR 17.5 C 55.4% HR
15/11/2010 16.6 C 71.7% HR 17.7 C 56.0% HR 18.1 C 55.8% HR
18/11/2010 16.4 C 70.9% HR 17.2 C 55.6% HR 17.7 C 55.9% HR
22/11/2010 16.7 C 71.4% HR 17.4 C 56.5% HR 18.0 C 56.0% RH
25/11/2010 16.8 C 70.4% HR 17.1 C 56.4% HR 17.5 C 54.6% HR
29/11/2010 16.1 C 70.5% HR 16.8 C 55.3% HR 17.4 C 52.7% HR
02/12/2010 15.6 C 72.1% HR 16.6 C 52.9% HR 17.7 C 49.5% HR

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06/12/2010 16.9 C 65.8% HR 17.6 C 50.3% HR 18.1 C 50.1% HR


09/12/2010 18.8 C 63.7% HR 17.7 C 52.6% HR 17.9 C 55.8% HR
13/12/2010 17.5 C 68.3% HR 17.2 C 53.8% HR 18.0 C 56.8% HR
15/12/2010 17.0 C 67.8% HR 17.6 C 48.5% HR 18.3 C 45.2% HR
20/12/2010 16.8 C 66.7% HR 17.6 C 48.6% HR 17.7 C 48.8% HR
23/12/2010 17.3 C 66.9% HR 18.2 C 49.7% HR 18.3 C 50.9% HR
30/12/2010 16.7 C 66.3% HR 17.3 C 50.6% HR 18.1 C 50.8% HR
Mdia 17.83 C 68% HR 17.81 C 52.22%HR 18.38 C 53.72%HR

Para que possamos ver melhor estas variaes de temperatura e de Humidade, os


seguintes grficos permite-nos observar com mais clareza as variaes de temperatura e
humidades que, veremos, so prejudiciais conservao do acervo do Centro de
Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de Lanifcios:

Grfico 1- Variaes de temperatura no Depsito dos txteis em Graus Celcius

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Humidade relativa
74%
72%
70%
68%
66%
64%
Humidade relativa
62%
60%
58%
14-10-2010 14-11-2010 14-12-2010

Grfico 2- Variaes de Humidade Relativa no Depsito dos Txteis

Relativamente ao Depsito dos Txteis, que alberga uma enorme coleco de


amostras txtil, a temperatura, apesar de rondar os 18 C, que a temperatura ideal para a
conservao, variaes de temperatura que oscilam entre os 15.6 C e os 20.6 C mesmo
tendo sido verificada o sistema de climatizao, os valores mantm-se muito oscilantes. Estes
valores desregulados, juntamente com a elevada humidade relativa verificada cerca de 15 %
mais elevada, podem levar propagao de fundos e a intruso de pequenos insectos o que
seria nefasto coleco a depositada. A Humidade Relativa neste Depsito extremamente
preocupante, pois verifica-se uma elevada percentagem cuja mdia 68% de humidade
relativa, em que o ideal seria no ultrapassar os 55%. O condicionamento deste tipo de
documentos a quando do planeamento e construo do Ncleo Real Fbrica Veiga, que
alberga o Centro de Documentao/ Arquivo Histrico teve uma especial ateno por parte
dos responsveis com a construo de uma sala sem janelas, visto no podem receber luz
para conservar as suas caractersticas originais, mas o facto de ser uma sala que contm
algumas infiltraes de gua visveis justifica, a meu ver, a uma interveno profunda por
parte dos responsveis tanto ao nvel tcnico como ao nvel arquitectnico.

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Temperatura
19,5
19
18,5
18
17,5
17 Temperatura
16,5
16
15,5
15
14-10-2010 14-11-2010 14-12-2010

Grfico 3- Valores de Temperatura no Depsito 1 em Graus Celcius

58,00%
Humidade Relativa
56,00%

54,00%

52,00%

50,00%

48,00% Humidade

46,00%

44,00%
14-10-2010 14-11-2010 14-12-2010

Grfico 4- Valores da Humidade Relativa no Depsito 1

Os valores da temperatura e da humidade do Depsito 1 indica-nos que tambm


verifica-se oscilaes de valores por vezes bruscos, apurando-se valores que oscilam entre os
16.8 C e os 19.1 C, inclui a margem dada temperatura ideal que 18, cuja margem de

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mais ou menos 1 C. A humidade relativa oscila entre os 48.5 e os 55.6 estando dentro dos
valores aceitveis cujo ideal 55% com variao de mais ou menos 5%. Assim sendo verifica-
se, apesar da descida brusca verificada entre os dias 28 de Novembro de 2010 e 9 de
Dezembro de 2010, que os valores esto dentro dos aceitveis, contudo a humidade relativa
atingiu valores mais baixos da margem aceitvel. O Depsito 1 um espao amplio e arejado
o que o torna favorvel conservao do acervo.

Temperatura
21
20,5
20
19,5
19
18,5
18
Temperatura
17,5
17
16,5
16
15,5
14-10-2010 14-11-2010 14-12-2010

Grfico 5- Valores da temperatura do Depsito 2 em Graus Celcius

Humidade Relativa
70,00%
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%
20,00% Humidade Relativa
10,00%
0,00%
14-10-2010 14-11-2010 14-12-2010

Grfico 6- Valores da Humidade Relativa do Depsito 2

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Analisando o Depsito nmero 2, verifica-se um decrscimo rpido da temperatura


nos primeiros dias registados at ao dia 11 de Novembro de 2010 com valores de 17.4 C a
20.4 C, mantendo-se nos dias registados seguintes entre os 17 C e os 18 C. Apesar do
Depsito ter mais ou menos as mesmas dimenses e equipamentos, as temperaturas so mais
elevadas que no Depsito anterior ao que se deve verificar o equipamento climatizao.
Relativamente humidade relativa, o grfico demonstra que o valor ideal de 55% de
humidade relativa com a sua margem de mais ou menos 5%, registou-se durante a medio
valores de 49.5% em 2 de Dezembro de 2010 e de, sendo um valor mais preocupante, de
45.2%. Estes valores abaixo da mdia recomendada e juntamente com a temperatura elevada,
pode provocar infestaes o que seria lamentvel.

3.4. Sistemas Informticos para Arquivos

A Documentao necessita de organizao e divulgao documental, tratamento de


dados, etc. Durante a segunda parte do ms de Janeiro at meio do Ms de Maro procurei
informaes sobre sistemas informticos para arquivo 67 com vista sua implementao do
Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de Lanifcios. Ao longo destas ltimas
dcadas, o desenvolvimento informtico permitiu o surgimento de novas ferramentas de
trabalho o que originou uma melhoria substancial no tratamento de dados descritos de um
Arquivo. Os arquivos modernos dispem ferramentas on-line que permitem a busca, seleco
das datas ou assunto para alm de proporcionar documentos digitalizados para consulta ou
com indicao que se encontra disponvel para consulta mediante um pagamento. Os
programas informticos para arquivo permitem descrever um fundo, uma srie ou um
processo do mesmo modo da descrio manual, para alm de dispor de ferramentas de
pesquisa que permitem localizar a documentao que necessita um utilizador e tambm
encontrar outros documentos que tratam do mesmo assunto ou tema ou ento estejam
ligados a um indivduo em particular. Com a pesquisa tambm podemos balizar datas com que
tornar a pesquisa mais restrita permitindo, assim, encontrar mais rapidamente o que se
pretende. Estes programas informticos esto, do mesmo modo, conectados Internet
ajudando na pesquisa de informao contida num determinado arquivo por parte de
investigadores ou outros intelectuais sem a deslocao fsica at ao local do mesmo muito
graas digitalizao da documentao existente no arquivo e que pode ser do mesmo modo
descrita e organizada no programa informtico em uso.

67
Este captulo sobre Sistemas Informticos para Arquivo foi baseado nas informaes pedidas por
contacto telefnico e por correio electrnico s diferentes empresas fornecedoras dos softwares em
questo. As informaes sobre cada programa informtico foram enviadas durante o restante tempo do
estgio.

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O boom no desenvolvimento deste tipo de programas d-se nos anos 80/90


inicialmente com o programa CDS-ISIS criado pela UNESCO, de acesso livre e gratuito, que se
tornou uma preciosa ajuda na informatizao de instituies como os arquivos, mas a
evoluo informtica permitiu o aparecimento de novos softwares como Digitarq da Keep
Solutions, Arqgest da SHP Informtica, X-Arq da MIND Software Multimdia e Industriais,
Docbase na verso DocARQUIVO da DID Documentao, Informtica e Desenvolvimento, GISA
da Paradigmaxis- Arquitectura, Engenharia de Softwares, S.A., GEAD da Libware
Tecnologias de Informao e da documentao.

3.4.1. Digitarq

O Digitarq foi criado em parceria entre a Universidade do Minho, o Arquivo Distrital do Porto e
a Direco-Geral de Arquivos e melhorado pela empresa Keep Solutions. Esta plataforma
gratuita, sem custos de licena e a sua instalao ser realizada pelos tcnicos da empresa
Keep. Este programa, destinado ao Arquivos Definitivos, respeita as normas ISAD (G), EAD,
ISAAR (CPF) e EAC. Este software composto por sete mdulos que so: descrio
arquivstica, gesto de objectos digitais, publicao de objectos digitais, disseminao,
navegao e pesquisa, gesto de utilizadores e produtividade, interoperabilidade OAI-PMH e
balco electrnico. O que torna este software ptimo para arquivos a sua panplia de
opes, que esteja inserido num s programa informtico vrias ferramentas de trabalho.
Este programa informtico est em constante evoluo o que permite uma actualizao mais
eficaz no que toca ao respeito das normas e utilizao das tecnologias que constantemente
so lanadas no mercado. Para a instalao da plataforma Digitarq h que ter em conta a
arquitectura escolhida: a arquitectura de monoposto ou cliente-servidor. A arquitectura
monoposto destinada a pessoas individuais ou arquivos com poucos recursos. A arquitectura
cliente-servidor dirigida a arquivos de mdia e grande dimenso permitindo, entre outras
opes o trabalho em equipa, a gesto de utilizadores, a avaliao de produtividade e a
publicao de informao na Internet. Com base na arquitectura de Monoposto mdulos
includos so: Mdulo de Descrio Arquivstica (MDA); Mdulo de Gesto de Objectos Digitais
(MGOD); Mdulo de Publicao de Objectos Digitais (MPOD). E para a sua instalao, o
software necessita dos seguintes requisitos mnimos: Microsoft Windows 2000, XP ou Superior;
Processador 1GHz ou superior; 500 Mb de memria RAM; 600 Mb de espao livre em disco;
Resoluo de ecr de 800x600 pixels; Microsoft.Net Framework v1.1 (includo na distribuio
de Digitarq); Microsoft SQL Server 2005 Express Edition (Includo na distribuio de Digitarq)
Com base na arquitectura de Cliente-Servidor so includos os seguintes mdulos:
Mdulo de Descrio Arquivstica (MDA); Mdulo de Gesto de Objectos Digitais (MGOD);
Mdulo de Publicao de Objectos Digitais (MPOD); Mdulo de Gesto de Utilizadores (MGU);
Mdulo de Gesto de Produtividade (MGP); Mdulo de Disseminao, Navegao e Pesquisa
(MDNP). Para a instalao do software, o computador deve ter os seguintes requisitos

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mnimos para o servidor: Microsft Windows 2000 Server (ou verso superior do Windows
Server); Microsoft SQL Server 2000 Standard Edition (licena no includa- $450-$750, 37 para
5 utilizadores); 1GB de memria RAM; Microsoft Internet Information Server (IIS). E deve ter
os seguintes requisitos mnimos para o cliente: Microsoft Windows 2000, XP ou Superior;
Processador 1GHz ou superior; 512 Mb de memria RAM; 600 Mb de espao livre em disco;
Resoluo de ecr de 800x600 pixels; Microsoft.Net Framework v1.1 (includo na distribuio
de Digitarq).
Este software, Digitarq, encontra-se em funcionamento nos 16 Arquivos Distritais
existentes (Aveiro, Beja, Bragana, Castelo Branco, vora, Portalegre, Porto, Santarm,
Guarda, Leiria, Lisboa, Setbal, Viana do Castelo, Vila Real, Viseu e Faro), no Centro
Portugus de fotografia, na Biblioteca Pblica e Arquivo Regional de Ponta Delgada, no Museu
do Douro, no Museu da Presidncia da Repblica, no Arquivo Nacional da Torre do Tombo,
entre outros.
Contudo, apesar de ser de licena gratuita, o custo de instalao e manuteno
bastante dispendioso. Relativamente instalao em sistema monoposto, o ideal para o
Centro de Documentao/ Arquivo Definitivo do Museu de lanifcios, o valor de 1525 + IVA.
Se optar pela instalao, manuteno e suporte com assistncia por um ano, o preo 5000
+ IVA, quando renovado o valor 2500 + IVA, por fim, a opo desta modalidade por 3 anos
custar 8120 + IVA. Se optar pela mesma modalidade mas com assistncia on-line os valores
chegam a 7000 + IVA para um ano, 4000 + IVA para renovar o contrato e 12.190 + IVA para 3
anos. Os valores aumentam substancialmente para o servidor-cliente.
A keep Solution tambm disponibiliza o servio de formao cujos valores so
demasiado altos: 300 + IVA para 1 formando; para o 2 e 3 formandos 200 + IVA por
formando; para o 4, 5 e 6 formandos 100 + IVA por formando; a partir do 7 formando o
preo de 75 + IVA. Ou seja, tomando o exemplo dado pela empresa, a formao de 10
pessoas contabiliza-se da seguinte forma: 300+200x2+100x3+75x4=1300+IVA. Contudo, a
DGArq, Direco Geral dos Arquivos, disponibiliza gratuitamente este software.

3.4.2. ArqHist

O mdulo Arqgest distribudo pela empresa SHP Consultoria e Informtica, Lda, do


Software SEIGA que incorpora o InfoGest/SEIGA. O sistema pode ser composto por trs
mdulos: o Arquiv para arquivos activos, o ArqInt para arquivos intermdios e ArqHist para
arquivos definitivos ou histricos. O ArqHist , segundo a empresa fornecedora, uma
plataforma modular ou integrada para descrio, inventariao, pesquisa e disponibilizao
on-line de documentos de arquivo, que tem por objecto integrar a informao existente numa
aplicao que garante o seu tratamento, fiabilidade, segurana e consulta. Este software para
arquivos tem as seguintes vantagens: descrio de unidade e autoridades arquivsticas,
fazendo uso de normas internacionais respectivamente, ISAD (G) e ISAAR (CPF); de associao

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Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

de vrias fichas de unidades arquivsticas a uma outra unidade; ocultao de campos para
determinados nveis; disponibilizao de informao catalogada on-line; entre outras. Os
principais clientes de este programa informtico so: os Arquivos dos Ministrios da
Administrao Interna, da Educao, das Finanas, das Obras Pblicas e dos Negcios
Estrangeiros, o Instituto do Arquivo Histrico de Cabo Verde como tambm os Arquivos
Municipais de Lagoa, Marinha Grande, Beja, Bragana, Loul e Ponte de Lima entre outros
pblicos e particulares.
Quanto aos requisitos tcnicos, a empresa SHP emitiu a seguinte informao que
necessita em relao ao hardware no cliente-servidor: processador, memria de RAM, espao
disponvel em disco, placa de Rede, placa de Vdeo com resoluo, CD/DVD Rom; Intel /
AMD 733 Mhz ou superior, 512 Mb ou superior, 100 Mb ou superior, BNC / RJ 10 / 100; 640 x
480 256 cores. Em relao ao hardware necessita no modo cliente: processador, memria de
RAM, espao disponvel em disco, placa de Rede, placa de Vdeo com resoluo, CD/DVD
Rom, Intel / AMD 400 Mhz ou superior, 128 Mb ou superior, 50 Mb ou superior, BNC / RJ 10 /
100, 640 x 480 256 cores.
Para o software, o cliente necessita dos seguintes requisitos: servidor NT 4.0 Server,
Windows 2000 Server, Windows Server 2003 ou 2008. Nos postos de consulta so necessrios
os seguintes programas insformticos: Windows 98, Windows 2000 Professional (Service Pack
4) ou Windows XP Professional (Service Pack 2), Base de Dados MSDE (Microsoft Data Engine),
SQL Server 7.0 ou SQL Server 2000.
Relativamente ao preo este tambm tem um custo bastante elevado, 4.000,00
mais IVA taxa legal em vigor este valor pode-se acrescentar para 100 mais IVA do contrato
de assistncia para o InfoGest/SEIGA Mdulo ArqHist. A empresa disponibiliza, ainda,
formao cujo tempo total de 16 horas, ensinando 3 mdulos: Administrao/ Estrutura e
Navegao do Mdulo ArqHist com 8 horas, Pesquisa/Gesto de Utilizadores com 4 horas,
Casos Prticos: Interface do Utilizador com outras 4 horas. O custo da formao est includo
no preo.

3.4.3. X-Arq

O Software X-Arq (Extended Arquive- Gesto Integrada de Arquivos) foi criado pela
empresa MIND- Software Multimdia e Industriais, S.A. Este programa informtico X-arq
permite gerir as vrias particularidades que tem a gesto documental em arquivo bem como a
interface com a web e seus utilizadores. Este programa contm vrios mdulos de uso que so
o Mdulo de Descrio, Mdulo de Consulta e o Mdulo de Administrao que respeita as
normas ISAD (G) e ISAAR (CPF). Segundo a empresa, dada a grande diversidade do tipo de
documentos de arquivo, o programa j foi desenvolvido no sentido de o tipo de suporte
(papel, fotografia, formatos electrnicos entre outros) no ser um factor limitador, nem a

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Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
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criao de nveis hierrquicos intermdios e/ou folhas de recolha de dados e que esse
sentido, existe uma ferramenta disponvel do lado do cliente que lhe permite configurar, em
qualquer momento do uso do produto, as suas prprias folhas de recolha e/ou os campos que
quer que apaream nas folhas j existentes. Trata-se de uma aplicao cliente-servidor
suportada por diferentes sistemas de gesto de bases de dados: Microsoft SQL Server e
ORACLE.
Quanto aos requisitos mnimos: computador pessoal: com Windows 2000/XP; disco
rgido com 400 MB disponveis; leitor de CD-ROM/DVD, 512 MB RAM e Internet Explorer 6.0,
7.0 ou 8.0. (a instalao permite tambm a funcionalidade de correco ortogrfica requer a
instalao do dicionrio de portugus, por omisso, no Winword; servidor SQL Server: com
Windows 2003 Server; Disco Rgido com 200 GB disponveis, leitor de CD-ROM, 2 GB de RAM e
Internet Explorer 7.0. (o servidor dever ter o Gestor de Base de Dados instalado e licenciado
para o n. de postos previstos com acesso simultneo (caso a base de dados tenha um
tamanho inferior a 4GB, poder ser usado o Microsoft SQL Server Express, que tem a
vantagem de no ter custos de licenciamento associado); servidor Web com Windows 2000
Server; Disco Rgido com 400 MB disponveis, Leitor de CD-ROM, 512 MB de RAM e Internet
Explorer 6.0, 7.0ou 8.0 e leitor de cdigos de barras: dever usar a porta PS/2 do teclado (h
adaptadores para poder-se ligar na mesma porta o teclado e o leitor de cdigo de barras); os
diferentes postos de trabalho devero estar interligados por uma infra-estrutura e rede local).
Relativamente ao preo, h que ter em conta que o licenciamento referido a computador
pessoal/servidor e no a utilizador; um computador pessoal poder ter um ou mais mdulos
activados, independentemente de qual/quais; um cliente poder ter mais licenas na sua
posse do que aquelas que esto activas. Pelo contrrio, um cliente no poder ter mais
licenas activas do que aquelas que possui; as licenas podem ser activadas/desactivadas em
qualquer momento do uso do sistema x-arq.
Em relao ao preo, o valor o seguinte: no X-arq Descrio, o valor de 1425 para
uma ou duas licenas mais taxa de IVA em vigor cuja quantidade uma para ambos; para o X-
arq Pesquisa Local, a quantidade ilimitada e o preo gratuito. Por fim, para o X-arq Web o
valor de 1500 na primeira licena por servidor Web. O custo total, assim sendo, de 2850
mais taxa de IVA em vigor. O MIND tambm disponibiliza um servio de formao do software
em questo cujo preo o seguinte: o servio de formao de 500 por dia, tendo a
durao de 2 dias com um valor total de 1000; a isso acrescentamos as ajudas de custo de
deslocao com um valor de 0,45 por Quilmetro, numa deslocao de 542 km o preo de
243,90; o cliente tambm paga a estadia por 3 dias com um valor de 110, assim sendo o
valor total de 1573. A formao e as ajudas de custo ao formador so de, no total, 1573
mais taxa de IVA em vigor. Concluindo o preo de licenciamento e a formao mais ajudas de
custo de no total sem IVA de 4.423,90 acrescentando a taxa de IVA em vigor. O X-arq
encontra-se a ser utilizado no Arquivo Municipal da Cmara Municipal de Lisboa.

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3.4.4. DocARQUIVO

A Docbase, software informtico, foi criada pela empresa DID- Documentao,


Informtica e Desenvolvimento destinada a Museus, Arquivos e Bibliotecas esta plataforma
abrange todos os mecanismos necessrios gesto e organizao, bem como divulgao e
pesquisa de informao. Atravs da aplicao DocARQUIVO, destinado a Arquivos definitivos,
a gesto documental respeita as normas Internacionais ISAAR (CPF) ou ISAG (G) bem como as
normas nacionais para o tratamento documental. A informao inserida pode ser
posteriormente localizada e consultada atravs da Internet. Caso o Arquivo contiver bens
iconogrficos ou deles faa parte o seu acervo, a Docbase dispe de uma aplicao
denominada DocIMAGEM. O Software Docbase encontra-se em diversas instituies do pas
como nos Arquivos Histricos das Cmaras Municipais de Sines, Vila Franca de Xira e Almada,
no Arquivo Histrico da RTP- Rdio Televiso Portuguesa, no Arquivo Histrico da Casa da
Cultura de Coimbra, no Arquivo Fotogrfico e Museu do Grupo Mello, entre outros.
Relativamente aos requisitos de instalao e preo, a pgina da empresa DID- Documentao,
Informtica e Desenvolvimento no dispe de qualquer informao nesse sentido.
Quanto instalao necessrio para o cliente servidor os seguintes requisitos: para
o servidor necessrio o Windows 2000, Windows 2003, Windows 2008 (verses 32bits no caso
da DocBWEB); MS IIS 6.x ou superior (Internet Information Server); MS Internet Explorer 7.x;
processador da classe Pentium IV ou superior, 1024Mb RAM, 500Mb espao em disco rgido sem
contar com as bases de dados e ficheiros associados; ligao de rede 10/100Mbits com
comunicao por SWITCH. Os postos de trabalho necessitam os seguintes requisitos
aconselhados: MS Windows 2000, Windows XP, Windows VISTA, Windows SEVEN (Verses
Profissionais); processador de classe Pentium IV ou superior; 1024Mb RAM; 300Mb espao em
disco rgido; leitor de CD-ROM; 1 porta USB; Internet Explorer 7.x, Firefox 3.x ou verses
superiores; ligao de rede 10/100Mbits com comunicao por SWITCH.
O preo, a Base ISAD para Arquivo Histrico, de 2793.60 por unidade, com um
desconto na altura da recolha dos dados tinha um desconto de 30% ficando assim nos
1955.52. A licena adicional DocBASE de 499 com, do mesmo modo, 30% de desconto
ficando-se nos 349.30. A empresa disponibiliza, ainda, formao no mdulo ISAD, contudo
opcional, cujo valor de 90 com 20% de desconto, sendo assim, nos 72. O custo total de
2376.82 mais a taxa de IVA em vigor.

3.4.5. GISA

O programa informtico GISA- Gesto Integrada de Sistemas de Arquivo foi criado


numa parceria entre as Cmaras Municipais do Porto, Vila Nova de Gaia, Espinho, Vila do

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Conde e a Universidade do Porto sendo posteriormente aperfeioada pela empresa


Paradigmaxis, Arquitectura e Engenharia de Softwares, S.A. O GISA est criado para respeitar
as normas ISAAR (CPF) e ISAD (G) bem como a estrutura orgnica entre outros. O sistema
informtico permite escolher o software consoante os utilizadores, por isso existem dois tipos
de arquitectura: a arquitectura de monoposto e a arquitectura de cliente-servidor.
Para a sua instalao h que ter em conta os requisitos mnimos: quanto ao hardware
este depende do nmero de utilizadores e do volume de Informao: para GISA monoposto ou
cliente necessrio: processador Pentium III; 700 MHz; memria 512 MB; disco 170 MB para
BD vazia. Em relao ao Servidor necessrio: processador IV 3.00 GHz; Windows (98, 2000,
XP, 2003, etc) verso servidor com as ltimas actualizaes; estrutura para redes Ethernet no
mnimo 100 Mbps; disco SCSI 1GB para BD, suporte de armazenamento apropriado para
imagens. No GISA monoposto ou cliente necessrio o seguinte Software: Microsoft.Net
Framework 1.1 (gratuito); para o Gisa monoposto ou cliente: Windows (98, 2000, XP, 2003,
etc) com as ltimas actualizaes; MSDE Microsoft Data Base Engine (gratuito); para o Gisa
servidor necessrio: Windows (98, 2000, XP, 2003, etc) com as ltimas actualizaes,
Microsoft SQL, Oracle, DB2 da IBM. Por fim o Gisa Web necessrio: Linux (gratuito), Postgre
(gratuito) e Browser (gratuito).
O programa informtico disponibiliza pacotes de licena de 1, 3, 5 ou 10 pacotes. O
software GISA foi implantado nos seguintes organismos: Arquivo Geral e Histrico (Casa do
Infante) da Cmara Municipal do Porto, Universidade do Porto (Reitoria, Faculdade de
Engenharia e Faculdade de Letras), Arquivo Municipal Sophia de Mello Breyner Andresen (Vila
Nova de Gaia), Centro de Documentao dos Portos Quinhentistas (Vila do Conde), Arquivo
Municipal Alfredo Pimenta (Guimares). O preo do programa GISA 1700 para o GISA 2.x.
Quanto instalao, operacionalizao e formao o valor est includo no preo. Na altura
da recolha de informaes sobre o GISA, o preo tinha um desconto de 30% ficando-se, assim,
o preo final com o valor total de 1190 mais IVA taxa em vigor.

3.4.6. GEAD

Este programa GEAD Gesto Especializada de Arquivos e Documentao,


disponibilizado pela empresa Libware -Tecnologias de Informao e da Documentao, um
aliado em Arquivos, utilizando plataformas Microsoft Windows: Microsoft Windows Server;
Microsoft SQL Server; Microsoft Internet Information Services; Microsoft Windows XP Pro ou
Vista Business (clientes). O software ajuda na necessidade de processamento de informao
de um arquivo administrativo, histrico, etc. com especial ateno a: descrio (ISAD-G)
/inventariao; disponibilizao de contedos na Web, planos de classificao,
requisies/circulao, catlogo para invisuais, autoridades (ISAAR-CPF), pesquisa / perfis de
pesquisa, difuso selectiva de informao, multimdia com streaming, transferncia de

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arquivo, gesto do espao fsico, relatrios e estatsticas, controlo de acessos, administrao,


portal Web, eliminao, auditoria.
Para na sua instalao necessrio em relao ao hardware: mquina de 64 bits, 8 a
16 GB de RAM; Array de discos em RAID; 500 GB de espao livre (suporte Framework.NET);
NAS com 1 a 3 TB com RAID; 1 TB = +/- 25.000.000 registos; 1 TB = +/- 3.000.000 imagens
digitalizadas a 350 KB; valor de referncia: 1 TB = +/- 250,00. Em relao ao software
necessrio: Windows Server 2008 x64 Standard Edition; Microsoft SQL Server 2008 x64;
Microsoft.NET Framework 3.5; integrao num domnio Microsoft Active Directory (deve
existir um controlador que no o servidor de Gead). O cliente necessita do Windows 7
Professional com SP1 ou Vista Business com SP2 ou XP Professional com SP3 e Microsoft.NET
Framework 3.5.
O programa informtico est em funcionamento nos Arquivos Municipais de gueda,
Caminha, Chaves, Fundo, Mealhada, Ovar, Valongo, Vila de Rei e em outras instituies. A
empresa tambm disponibiliza um software para Museus, o Musette um programa de gesto
museolgica. O Gead-net Gesto especializada de Arquivos e Documentao de licena
gratuita, contudo a anuidade e manuteno custa 1750 mais IVA e o servio de
implementao custa 2250 mais IVA. Em relao formao, a Libware no disponibiliza
qualquer informao.

3.4.6. Calm

O programa Calm disponibilizado pela empresa Axiel pouco usado em Portugal,


sendo o Arquivo Regional da Madeira o nico a utiliz-lo. Este software respeita as normas
internacionais ISAD (G) e ISAAR (CPF) e faz a gesto das incorporaes, dos catlogos
hierrquicos, da conservao e outros. Os requisitos tcnicos so os seguintes para o software
e hardware: Windows 2000, 2003, 2008 Server Standard Edition; . Net 2.0 + IIS 6 ou superior
(para CalmView mdulo web) + rede TCP / IPRAM - 2GB; HDD - 1.5Mb por 1000 registros de
texto + espao necessrio para outros arquivos de mdia; RAID e back-up para atender s
normas do cliente; o CALM ser executado em um ambiente de servidor VM. O cliente
necessita 2000 Pro, XP pro Vista Business ou Ultimate; RAM - mnimo de 512Mb - HDD - 10Mb;
mostrar actualmente 800x600 mas vai aumentar para 1024x768 mnimo para o prximo
lanamento. A empresa Axiel no tem representante em Portugal, o que uma barreira sua
implantao no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de Lanifcios.

3.4.7. Anlise e eleio de software para arquivo

Para implantar um sistema informtico de gesto de arquivos no Centro de


Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de Lanifcios necessrio analisar profundamente

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cada proposta tendo em conta os mdulos prendidos e a relao qualidade preo para que o
sistema escolhido seja, efectivamente, a melhor opo. Mas deve-se analisar os requisitos
tcnicos dos maquinismos existentes, ou seja, computadores, scanners e outros, para que o
software seja instalado nas melhores condies. Para alm disso, deve-se analisar se o
software tem em ateno as normas de descrio arquivstica internacionais com existncia
de campos de preenchimento que o respeita. A meu ver, os melhores programas informticos
para arquivo apresentados foram o GISA e o Digitarq. O GISA pela qualidade/preo, visto ter
sido criado em colaborao de diversas entidades no comerciais e tendo em ateno s
especificidades de um arquivo, com as suas normas e fundamento. O Digitarq pela prova dada
nos Arquivos Distritais cuja abrangncia total e por ter sido criada pela Universidade do
Minho, tal como o GISA que foi criado pela Universidade do Porto, e ter sido criado
exclusivamente para a gesto da documentao dos arquivos. Contudo, e apesar da licena
gratuita, o preo de instalao, manuteno e assistncia demasiado alto para um Arquivo
com to baixos recursos econmicos. A Direco Geral dos Arquivos disponibiliza uma verso
do Digitarq o que pode at ser a melhor opo para o Centro de Documentao/ Arquivo
Histrico do Museu de Lanifcios visto ser gratuito e por permitir a cooperao de arquivos
que tambm trabalham com o mesmo sistema informtico, com troca de informao e acesso
documentao existente. No entanto h que proceder a uma minuciosa e cuidadosa anlise
do programa informtico disponvel pela DGArq para saber as condies de uso. Assim sendo,
programa seleccionado o Digitarq, porque respeita as normas de descrio arquivista
internacional (ISAD (G) e ISAAR (CPF) e permite a divulgao online do acervo, bem como a
migrao de dados. Contudo, h que ter em conta a anlise verso disponibilizada pela
DGArq bem como as condies de seu uso.

3.5. Produo de um Guia de Fundos

At ao final do ms de Maro e durante o ms Abril, procedi realizao de um guia


de fundos68 que esto incorporados no CD/AH do Museu de Lanifcios da Universidade da Beira
Interior. Durante este perodo foi necessrio cruzar dados, investigar sobretudo as relaes de

68
Durante a produo do Guia de Fundos foi utilizado, para alm da informao recolhida pelo
prprio Centro de Documentao/ Arquivo Histrico, foi utilizado, em relao histria das diferentes
entidades cuja documentao faz parte do acervo o segundo volume da obra Rota da L Ruta de la
Lana, coordenado pela Dra. Elisa Pinheiro. Em relao aos documentos particulares, a utilizao do stio
www.Geneall.net foi uma preciosa ajuda no que toca, sobretudo, identificao da relao de
parentesco da Famlia Alada, detentora da Fbrica Alada, bem como o ano e local de nascimento e
morte, casamento, filhos e outras informaes relevantes disponibilizadas on-line.
Em relao descrio arquivstica dos Fundos Documentais fora consultada as obras ISAD (G)
disponvel em www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/isadg.pdf[ Consultado em 18/03/2011], ISAAR (CPF)
disponvel em http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/09/isaar_pt.pdf [ Consultado em 21/03/2011] e o
projecto Orientaes para a Descrio Arquivstica cuja 2 Verso encontra-se disponvel em
http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/oda1-2-3.pdf [ Consultado em 21/03/2011].

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Lanifcios

parentesco bem como a histria da famlia, empresa ou instituio ou particular, proceder a


uma anlise profunda sobre as normas ISAD (G) e ISAAR (CPF) para a produo do guia de
fundo. O Guia, segundo o Dicionrio da Terminologia Arquivstica, um instrumento de
descrio documental que descreve um ou mais acervos documentais, ao nvel do(s) fundo(s)
ou ncleo(s) (historial da identidade produtora, estrutura interna da documentao,
instrumentos de descrio documental disponveis, bibliografia, etc) ou da(s) coleces,
fornecendo ainda a informao de carcter geral e sumrio das respectivas entidades
detentoras . Para o produzir necessrio, em primeiro lugar, proceder ao levantamento
sumrio de todos os fundos documentais existentes no CD/AH do Museu. As incorporaes
devem estar registadas num inventrio que consta o nmero do fundo, nome da empresa,
data de incio de actividade e fim, data de entrada no arquivo, tipo de entrada (no caso do
Centro de Documentao so todos doaes), o nome do doador, a rea de actividade, as
datas extremas do fundo documental, o nmero de unidades e volume.
Em seguida, realizei investigao da histrica das vrias entidades produtoras da
documentao existente do Arquivo. A obra Rota da L/ Ruta de la Lana, coordenada por
Elisa Calado Pinheiro, sobre a indstria de lanifcios na Beira Interior e na zona tambm ligada
indstria dos lanifcios na Estremadura espanhola, cujo segundo volume da obra est
dedicado histria do patrimnio industrial dos distritos da Guarda e Castelo Branco, em
Portugal, e da zona de industria lanifcios em Cceres, Espanha. Recorrendo ao ndice
remissivo da obra, esta permitiu-me a localizao das empresas ao longo dos anos nos vrios
edifcios fabris localizados sobretudo nas freguesias de Santa Maria, So Martinho, Conceio,
So Pedro no concelho da Covilh. Os edifcios fabris, ao longo da sua existncia activa,
albergaram maquinismos de diferentes empresas o que obrigou recolha de informaes de
uma mesma empresa ou entidade na histria de diferentes imveis. O recurso internet foi
uma preciosa ajuda no que toca investigao sobre os fundos particulares, sobretudo
relativamente genealogia dos produtores dos documentos particulares e, tambm, sobre
outras informaes sobre as vrias entidades fabris e associativas. Assim, permitiu descobrir,
em alguns casos, data e local de nascimento e morte, nome dos pais, nome do cnjuge e seus
dados de nascimento e morte, nome dos filhos e tambm a profisso que exerceu em
determinado perodo. Estas informaes so muito teis para entender as relaes de
parentesco dos vrios produtores de uma documentao.
Depois desta fase, iniciei a descrio at ao nvel do fundo. No Guia criado, as
entradas para preenchimento foram as seguintes: cdigo de referncia, entidade detentora,
datas extremas (dos documentos), nvel de descrio, nome do produtor, histria
institucional, histria custodial e arquivstica, mbito e contedo, volume documental,
acessibilidade e em alguns casos condies de acesso, notas de publicao. Para o cdigo de
classificao necessrio colocar o cdigo do pas emitido pela mais recente norma ISO 3166

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Codes for the representation of names of cauntries,69 o cdigo da entidade detentora e


cdigo de referncia local. Assim sendo, o cdigo de classificao do Fundo Documental, por
exemplo, da Campos Mello & Irmo o seguinte: PT que o cdigo de representao de
Portugal, ML que o cdigo de representao da entidade detentora do fundo o Museu de
Lanifcios, neste caso eliminamos o CD/AH que a sigla identificadora do Centro de
Documentao/ Arquivo Histrico que pode levar a alguma confuso, e por fim o cdigo de
identificao do fundo que , neste caso, CM. Em seguida identifiquei o nome da entidade
detentora que o Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de Lanifcios e as
datas extremas da produo da documentao existente, o nvel de descrio que o fundo,
o nome do produtor que Campos Mello & Irmo, descrevo a histria institucional da empresa
desde a sua origem, locais onde passou, o nome dos fundadores, das datas de alterao do
nome institucional e data de encerramento ou falncia da empresa. Nos arquivos privados,
descreve-se a histria biogrfica do produtor da documentao, com o nome, data e locais de
nascimento e morte, nome dos progenitores, nome do cnjuge, filhos, formao e local de
formao, cidades ou pases onde viveu, informaes sobre prmios, etc.
Em seguida, expe-se a Histria Custodial e Arquivstica da documentao em que
menciona o processo de transferncia da documentao desde o produtor entidade
detentora actual. No caso da empresa Campos Mello & Irmo, a incorporao foi realizada
atravs de uma doao por parte de Alfredo Paiva realizada a 5 de Maio de 2000 e a 18 de
Junho de 2001, mas quando a doao, compra, etc. feita directamente ao produtor, este
campo denominado de Fonte Imediata de Aquisio ou Transferncia. No mbito e
Contedo e nas Condies de Acesso no pde descreve-las pela falta de informao a seu
respeito existente. No volume documental indica-se o nmero de unidades de instalao e a
sua dimenso em metro lineares. Em alguns fundos esta informao no est disponvel pela
razo de encontrar-se em fase de tratamento documental tal como a acessibilidade. Por fim,
indiquei as notas de publicao que a informao sobre documentos ou livros onde podem
encontrar informaes sobre a instituio ou pessoa singular.
Relativamente ordem de colocao dos vrios fundos, este Guia apresenta 3 grandes
grupos de arquivos que so os arquivos institucionais com entidades pblicas e privadas de
apoio indstria dos lanifcios, os arquivos empresariais com a documentao de sobretudo
da indstria transformadora mas tambm comercial e os arquivos de famlia que alberga onde
alberga os fundos privados de indivduos que directa ou indirectamente esto ligados ao
sector dos lanifcios. Quanto ordem de exposio nos vrios grandes grupos, esta
alfabtica, no tendo em conta o nmero dos vrios fundos documentais, o qual indicava a
ordem de incorporaes no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios.

69
A norma ISO 3166 Codes for the representation of names of cauntries est disponvel em
http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=39719 [Consultado em 08/04/2011].

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Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
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No Final, para tornar o Guia de Fundos do Centro de Documentao/ Arquivo histrico


mais ilustrativo procedi busca de fotografias on-line, colocando em cada firma pelo menos
uma fotografia antiga e outra actual com o objectivo de proporcionar uma rpida
identificao do edifcio onde albergou a unidade fabril ou associao ou ento, no caso dos
arquivos individuais, identificar autor/ Produtor da documentao. Acrescentei, ainda, o
logtipo identificativo de cada empresa, aps a procura na Correspondncia Recebida do
Grmio dos Industriais de Lanifcios da Covilh.

3.5. Produo de um plano de classificao

A classificao documental , segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivista, uma


componente intelectual da organizao que consiste na elaborao e/ou aplicao de um
quadro documental 70 . O mtodo de classificao comea com a criao de um plano de
classificao tendo em conta as reas temtico-funcionais da entidade produtora da
documentao a classificar. Em primeiro lugar, faz-se a recolha dos assuntos abordados no
fundo documental, utilizando uma folha A4, segundo o Manual para a Gesto de Documentos,
em que colocamos os seguintes campos: 1) Ttulo da srie, 2) Cdigo de classificao, 3)
Ttulo do processo, 4) Datas limites, 5) Descrio de contedo 6) Observaes. O mesmo
manual apresenta o seguinte esquema para a recolha dos dados, o qual foi utilizado na
recolha da informao sobre o fundo empresarial Fbrica Alada:

1) Ttulo da srie 2) Cdigo de classificao


contabilidade
3) Ttulo do processo
Documentos de contabilidade n. 7
4) Datas limites
1963-1967
5) Descrio de contedo
Composta por documentos de contabilidade (facturas, notas de encomendas, etc.) de vrias
empresas a Alada & Filho, Sucessor e Anbal Mouzaco Alada ou Fbrica Alada.

6) Observaes: Alada & Filho, Sucessor [1908-1964]


Anbal Mouzaco Alada ou Fbrica Alada [1964-1968]

Fig.2- Exemplo de recolha de dados relativo ao Processo Documentos de Contabilidade


n. 7 da srie Documentos de Contabilidade

70
ALVES, Ivone et alli, (1993), p.

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Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

Para a criao do plano de classificao, faz-se uma primeira anlise a todas as sries
existentes no fundo documental Fbrica Alada. Esta leitura das vrias sries documentais
existentes permite-nos em primeiro lugar fazer uma pr-seleco de sries e agrup-las em
grandes reas como, por exemplo, retirando do grupo todas as sries de digam respeito
contabilidade, pessoal e patrimnio. No por acaso esta escolha, porque estas reas
correspondem s funes meio, que so actividades desenvolvidas por um organismo ou
instituio no quadro da gesto interna, juntamente com a documentao da constituio e
estruturao. Quando esta aco encontra-se terminada, procede-se subdiviso em seces
em que se vai subdividindo a rea at chegar srie. O Fundo Documental pode existir
tambm Sub-Fundos ou Sub-Ncleos ligados empresa em questo contudo se a
documentao proveniente da dita empresa tem autonomia administrativa considerada um
sub-fundo. Depois que as sries das funes meio esto todas devidamente recolhidas,
procura-se identificar as funes fim mais difceis de explicar, mas com a ajuda dos
regulamentos e normas polticas, a legislao em vigor poca e entrevista com os tcnicos
sobre a indstria em questo como no caso do Fundo da Fbrica Alada permite saber ainda
mais sobre a estrutura funcional da empresa para uma boa classificao documental. Antes de
passar Classificao propriamente dita, a descrio da classificao deve apresentar-se de
forma hierrquica, no mais de trs nveis (classe, subclasse e srie) e por ordem alfabtica.
Alm disso, prestar ateno aos nmeros de srie, s datas extremas e ao ttulo formar ou
atribudo de cada processo que constitui a srie.
Durante o ms de Abril e Maio classifiquei, juntamente com a Dra. Helena Correia, as
sries relativas de uma primeira doao da documentao da Fbrica Alada realizada em
1996 e acrescentou-se novas entradas no plano de classificao visto a especificidade de
certo tipo de documentos. A maioria da documentao de tema contabilstico pelo volume
documental abrangido por esta seco. Relativamente segunda doao realizada em 2005
da Fbrica Alada, a classificao tambm foi realizada sob orientao da Tcnica Superior de
Arquivo, contudo esta documentao originou problemas no que toca realizao de um
Catlogo (instrumento de descrio que descreve, at ao nvel do documento, a totalidade ou
parte de um arquivo/fundo) e de um Roteiro (instrumento de descrio documental que
referencia as unidades de instalao de um acervo documental, por ordem das respectivas
cotas, fornecendo de cada uma as indicaes necessrias sua identificao e localizao).
Esta segunda incorporao foi mal inventariada o que levanta problemas no que toca
classificao documenta. Para um melhor entendimento, analisemos o seguinte exemplo
encontrado: a pasta identificada INE (Instituto Nacional de Estatstica) encontravam-se no seu
interior 3 maos intitulados Boletins Estatsticos da Produo e do Pessoal e Correspondncia
com INE. Ora salta vista que a Correspondncia com INE deveria estar numa pasta parte

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Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
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por ser classificado na Correspondncia. Esta operao exigia muito tempo para que toda a
documentao da Fbrica Alada em 2005 o que no foi possvel a sua concluso.

3.6. Inventrio de Documentos

A recente doao de documentos produzidos por Jos Mendes Alada de Paiva, por
Joo Mendes Alada de Morais e por outros indivduos, oficializada na Real Fbrica Veiga onde
alberga o Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de Lanifcios permitiu, a
mim, o contacto com documentos isolados e livros de registo particulares e para entender a
inventariao documental. Esta documentao poder estar relacionada com uma outra
doao realizada anteriormente que corresponde ao Fundo Jos Mendes Alada de Paiva o
que deve-se proceder uma anlise futura.
Para inventariar um documento necessrio retirar da documentao os seguintes
aspectos: tipo de documento, autor, destinatrio, data da produo do documento e assunto.
No que toca ao tipo de documento necessrio perceber se uma carta, letra, protesto de
letra, testamento, etc., permitindo assim identificar o tipo de documento ajudando numa
classificao futura. Em relao ao autor, a sua identificao permite identificar o produtor
intelectual bem como o destinatrio do documento. A data da produo permite identificar
temporalmente os documentos e ainda, juntamente com a identificao do tipo de
documento, o relacionamento entre os outros documentos. Em relao ao assunto, este
permite entender o motivo sua produo. Depois desta descrio, necessrio colocar em
parntesis rectos o nmero de flios que componham o documento como por exemplo uma
folha A4 escrita em ambos lados tem 2 flios. Este exemplo seguinte faz parte de um dos
documentos inventariados durante o estgio: Factura n.706 da Padaria Central Silva de
Francisco Gonalves Silva, da Covilh, a Joo Mendes Alada de Morais, datada em 14 de Abril
de 1926, relativo compra de cal hidrulico [1flio].
Durante duas semanas do ms de Maio, procedi, ento, descrio desta doao
identificando os dois envelopes A4 com as letras A e B. Dentro de cada envelope, havia vrios
maos, que durante a inventariao percebi estarem devidamente organizados por assunto ou
por tipo de documento com, em alguns casos, invlucro identificativo. Ora, ao longo da
inventariao, encontrei vrios documentos de diferentes agregados com cola, fitas ou
instrumentos metlicos, cujo assunto era comum, neste caso inventariei cada documento
isolado mas separado com um sinal + como no seguinte exemplo: Contagem de Joo Carapito
Donas Concessionrio da Iluminao Elctrica na Cidade da Covilh, da electricidade
consumida, datada em 31 de Maro de 1926 + Factura do consumo de energia elctrica
relativo ao ms de Maro de 1926, de Joo Carapito Donas Concessionrio da Iluminao
Elctrica na Cidade da Covilh a Joo Mendes Alada, cujo contrato com este Concessionrio
o n 651, datada em 31 de Maro de 1926 [2 flios]. Outro problema encontrado na
identificao dos tpicos foi, em alguns casos, a ausncia de parte de informaes como o

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produtor do documento, o destinatrio e data da produo dos documentos, mas que pode ser
contornado identificando caractersticas particulares como a letra do autor, a identificao
de certos elementos como lugares ou instituies que por sua vez pode localizar
cronologicamente o documento em questo. A informao em falta poder em alguns casos
ser contornada cruzando estes dados, no entanto a sua anlise levava demasiado tempo para
o fazer.

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Consideraes finais

Esta dissertao/ relatrio de estgio permitiu a anlise de diversos temas ligados


arquivstica como a definio e tipos de arquivo, valorizao documental, nova realidade dos
documentos electrnicos, a evoluo dos arquivos em Portugal e o processo de normalizao
internacional da descrio arquivstica. Na terceira parte de este trabalho corresponde ao
relatrio propriamente dito do estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo
Histrico do Museu de Lanifcios em que descreve todas as actividades realizadas entre os
meses de Outubro de 2010 e Junho de 2011 tendo sido efectuada as seguintes tarefas:
higienizao documental, medio e anlise da temperatura e humidade nos diferentes
depsitos, investigao e anlise de programas informticos para arquivo, produo de um
guia de fundos e de um plano de classificao e, por fim, a realizao de um inventrio de
documentos particulares.
As definies de arquivo distinguem-se entre os vrios autores e pocas, verificando-
se a ausncia de uma definio concisa, abrangente aos diversos autores, no entanto apurou-
se que arquivo toda a documentao acumulada resultante da actividade de uma entidade
ou pessoa individual ao contrrio dos Centros de Documentao que albergam documentos
sobre um determinado tema. Os arquivos tm em considerao o valor jurdico e
administrativo dos documentos, cuja documentao apresenta trs idades: a fase activa, a
semi-activa e na ltima fase cujo valor histrico origina a sua conservao. Dado ao crescente
volume do acervo e sua gesto, a criao dos arquivos correntes permitindo o fcil acesso da
administrao e arquivos semi-activos permitem que os documentos sejam conservados
enquanto no termina o valor jurdico, permitindo ainda a seleco dos documentos com
valor histrico e destinados conservao permanente e eliminao do restante acervo. Os
arquivos pblicos albergam a documentao histrica proveniente de instituies pblicas e
privadas, porm dado elevada taxa de incorporaes foram obrigados a descentralizar o
acervo criando arquivos ao nvel distrital com os arquivos distritais e ao nvel local com os
arquivos distritais. Os arquivos privados, se no incorporados em arquivos pblicos,
salvaguardam a sua prpria documentao como os arquivos empresariais, institucionais e
eclesisticos.
Os arquivos aproveitaram da melhor maneira o desenvolvimento das novas tecnologias
que auxiliaram a criao de novos tipos de documentos: os documentos electrnicos.
Atestamos que o suporte analgico, o CD ou a banda magntica, permitiu, em primeira mo,
a difuso de informao acedendo mais rapidamente a certos contedos que, porm, no
eram to actualizados que os disponveis On-line e, para alm disso, a aquisio de estes
suportes analgicos era bastante dispendioso. A revoluo da informtica, o acesso
internet, permite o acesso cada vez mais rpido a documentos digitalizados disponveis, por
exemplo, nos arquivos definitivos. As digitalizaes dos documentos permitem, ainda a

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Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
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salvaguarda do documento, cujo aspecto fsico apresenta graves danos e pode levar ao risco
de deteriorao no sendo permitido assim a sua consulta.
Quanto ao desenvolvimento dos arquivos em Portugal, apuramos a existncia de um
arquivo fixo no sculo XIV numa das torres do Castelo de So Jorge em Lisboa, contudo
conferimos que a existncia de arquivos mveis era de igual modo comum. No entanto, o
Arquivo da Torre do Tombo era de tal forma apto na gesto dos acervos, que o Rei Filipe II
ordenou que o Arquivo de Simancas seguisse os mesmos preceitos. A criao e
desenvolvimento de novas prticas de gesto documental externas, originaram uma
reorganizao dos documentos com consequncias desastrosas tendo sido retirados
documentos sem ter em conta a um princpio bsico, o respeito na conservao da ordem
original. Para alm disso, o terramoto de 1755 levou destruio de documentos e na recolha
do restante acervo no tiveram em ateno reorganiz-los a quando da transferncia para o
Mosteiro de So Bento, actual Assembleia da Repblica tendo sido posteriormente transferido
para um novo edifcio localizado na Alameda da Universidade em Lisboa. A evoluo de uma
nova cincia, a Arquivstica, influenciou na criao de decretos cujo contedo demonstra a
preocupao pelo acervo, cujo volume documental aumenta desmesuradamente com a
incorporao dos arquivos das ordens religiosas no sculo XIX. No sculo XX, o volume de
documentao era de tal ordem elevado sendo necessrio a descentralizao criando, assim,
os arquivos distritais. A apreenso com a gesto documental, criaram-se associaes como a
BAD, cujas reunies debatem os problemas inerentes aos arquivos, centro de documentao e
bibliotecas.
Comparativamente normalizao da descrio arquivstica, apuramos que as regras
de descrio arquivstica criadas pelos pases que mais influenciaram a norma internacional
de descrio arquivstica foram Canad com a norma RDDA, indirectamente influenciado pela
norma dos Estados Unidos da Amrica APPM e Gr-Bretanha com a norma. Estudando os trs
diferentes processos de normalizao, verificamos a diferena dos mtodos de trabalho,
instrumentos de descrio e terminologias, assim sendo, para encontrar um consenso, criou-
se a CIA Comit Internacional dos Arquivos cujas sucessivas reunies destinadas,
primeiramente, a recolher informaes sobre o mtodo de trabalho em diferentes pases.
Com a criao da Comisso Ad Hoc de Descrio Arquivstica destinada anlise e emisso de
um esboo cuja primeira verso definitiva foi apresentada na terceira sesso da Comisso Ad
Hoc em Estocolmo em 1995, enquanto, a segunda verso foi apresentada na XVI Congresso
Internacional dos Arquivos no ano 2000.
No estgio efectuado no CD/ AH do Museu de Lanifcios permitiu-me, em primeiro
lugar, proceder higienizao de documentos com o uso de trincha, eliminao de agrafos,
cosedura de amostras de l e de tecido agregado s folhas (Documentos de Contabilidade),
produo de maos e ficheiro identificativo, sua colocao em pastas arquivadoras e
posterior arquivamento. Procedi, tambm, criao de bolhas cujo objectivo expurgar a
documentao de possveis agentes de deteriorao como o piolho dos livros, realizando

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Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
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diferentes sacos, colocando os dossiers, livros ou documentos devidamente identificados em


um inventrio, fechando e colocando todos os maquinismos do sistema de desinfestao por
anxia. Na medio dos dados de temperatura e humidade realizados nos Depsitos I e II e no
Depsito dos Txteis, os valores de temperatura e humidade com um termohidrmetro,
conclui que no Depsito dos Txteis e no Depsito II necessitam uma verificao tcnica, para
melhor conservao dos acervos documentais e txteis.
A pesquisa e anlise de diferentes sistemas informticos para arquivo permitiram a
recolha de dados dos diferentes programas informticos existentes no mercado e a eleio de
um deles, cujo trabalho final encontra-se no Anexo I. O esquema de apresentao dos
programas informticos para arquivo mostra o nome do programa, a identificao da empresa
fornecedora com a sua morada, nmero de telefone e correio electrnico, requisitos tcnicos,
arquivos possuidores deste programa e preo.
O seguinte trabalho realizado foi a criao de um Guia de Fundos dos acervos
documentais e coleces existente no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu
de Lanifcios, recorrendo s normas ISAD (G) e ISAAD (CPF) e ainda com ajuda da obra Rota da
L, documentos reunidos pelo CD/AH do Museu de Lanifcios e recurso internet. Realizei
ainda uma verso de um plano de classificao destinado descrio do Fundo n. 2
correspondente Fbrica Alada, com a ajuda dos inventrios das sries originais, contudo a
realizao da descrio do Fundo Fbrica Alada concretizada devido grave classificao das
sries originais. Por fim, realizei um inventrio de uma doao de documentos pessoais de
Jos Mendes Alada de Paiva e de Joo Mendes Alada de Morais com a identificao do tipo
de documento, nome do produtor, destinatrio, datas, local e assunto. Juntamente com estes
documentos foi doado dois livros de Conta Corrente particular.

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Os Arquivos e Descrio Arquivstica: Evoluo e normalizao
Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

Bibliografia

ALVES, Ivone et alli., (1993), Dicionrio de Terminologia Arquivstica, Lisboa, I.B.N.E.


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Definitivos: Manual ARQBASE, Edies Colibri, Lisboa.
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nacionales y de la norma ISAD (G), La descripcin archivstica normalizada: origenes,
fundamentos, principios y tcnicas, Ed. TREA
CASTRO, Astra de Moraes et alli, (1988), Arquivstica Arquivologia Tcnica Cincia,
Rio de Janeiro, ed. Ao Livro Tcnico S.A.,
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RIBEIRO, Fernanda Antunes (2003), O Acesso Informao nos Arquivos, volume I e II,
Fundao Calouste Gulbenkian, Lisboa
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SILVA, Jos Malheiro da et alli (2009), Arquivstica Teoria e prtica de uma cincia
da informao, volume 1, 3 edio, Edies Afrontamento, Porto

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Relatrio de Estgio realizado no Centro de Documentao/ Arquivo Histrico do Museu de
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Webgrafia
Centro de Documentao 25 Abril,
<http://www1.ci.uc.pt/cd25a/wikka.php?wakka=HomePage>

Centro Documental de la Memria Histrica,


<http://www.mcu.es/archivos/MC/CDMH/Presentacion.html>

DIVISO DE PERVENO, CONSERVAO E RESTAURO DO ARQUIVO NACIONAL DA TORRE DO


TOMBO, Procedimentos bsicos de preservao/conservao preventiva de Documentos
Grficos
<http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/procedimentos_preservacao.pdf>

ISAAR (CPF)
<http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/09/isaar_pt.pdf>

ISAD (G)
<http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/isadg.pdf>

ISO 3166 Codes for the representation of names of cauntries


<http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=39719>

ODA2, Orientaes para a descrio arquivista


<http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/oda1-2-3.pdf>

RIBEIRO, Fernanda Antunes, p. 358, Seco 4 Arquivos Privados, O acesso informao


nos arquivos,
<http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo1661.PDF>

RIBEIRO, Fernanda, Como seria a estrutura primitiva do Arquivo da Casa da Coroa (Torre do
Tombo)?,
<http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/1240.pdf>

YAMASHITA, Marina Mayumi e PALETTA, Ftima Aparecida Colombo, Preveno Patrimnio


Documental e Bibliogrfico com nfase na Higienizao de Livros e Documentos Textuais
<http://www.arquivistica.net/ojs/include/getdoc.php?id=297&article=77&mode=pdf>

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Anexos

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Anexo 1

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Plano de Classificao

A. Administrao

A.1. Actas de Administrao


A.2. Inventrio71 e Balanos
A.3. Relatrios

C. Comunicao

C.1. Circulares
C.2. Correspondncia Geral
C.2.1. Correspondncia Expedida
C.2.2. Correspondncia Recebida
C.2.3. Correspondncia Recebida/ Expedida
C.3. Memorandos
C.4. Registo de Contactos

CF. Contabilidade e Finanas

CF.1. Clientes
CF.1.1. Devolues
CF.1.2. Encomendas
CF.1.3. Facturas
CF.1.4. Guias de Remessa
CF.1.5. Letras a Receber
CF.1.6. Oramentos
CF.1.7. Vendas a Dinheiro
CF.2. Despesas Gerais
CF.3. Fornecedores
CF.3.1. Compras = Doc. Caixa/ Docs. Contabilidade
CF.3.2. Facturas
CF.3.3. Letras a Pagar
CF.4. Impostos e Contribuies

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O inventrio pode vir acompanhado pelos balanos

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CF.5. Registos Bancrios


3.5.1 Contas e Movimentos
CF.6 Registos de Contabilidade
CF.6.1 Balanos e Balancetes
CF.6.2. Caixa
CF.6.3. Contas Correntes
CF.6.4. Dirios
CF.6.5. Memorial
CF.6.7. Razo

D. Direco
D.1 Actas da Direco
D.2 Organograma
D.3 Planeamento
D.4. Polticas e Normas Externas
D.5. Polticas e Normas Internas

DD. Documentao Diversa


DD.1. Bens Iconogrficos
DD.2. Documentos Diversos
DD.3. Livros Tcnicos
DD.4. Revistas

DC. Documentos de Constituio


DC.1. Contrato Social
DC.2.Estatuto Legal
DC.3. Regimento Legal

P. Patrimnio
P.1. Bens Imobilirios
P.1.1 Instalaes
P.2. Bens Mobilirios
P.2.1. Equipamentos
P.2.2. Viaturas
P.2.3. Matrias Primas

PES. Pessoal
PES.1. Administrao do Pessoal
Pes.1.1. Contratos

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PES.1.2. Horrios
PES.1.3. Recrutamento e Seleco
PES.1.4. Registo Geral do Pessoal72
PES.1.5. Registos de Assiduidade
PES.1.6. Salrios ou Processamento de Salrios (fria)
PES.1.7. Trabalho Extraordinrio
PES.2. Formao e Desenvolvimento Profissional
PES.2.1. Estgios
PES.2.2. Formao Profissional do Pessoal
PES.3. Segurana e Sade do Trabalho
PES.3.1. Benefcios Sociais73

PRO. Produo
PRO.1 Armazns
PRO.1.1 Registo de Entrada de Matrias-Primas
PRO.1.2 Registo de Expedies dos Produtos
PRO.2. Cardao e Penteao
PRO.2.1. Registo de Sada de Ls
PRO.3. Fiao
PRO.3.1. Registo de Sada de Fios
PRO.3.2. Tabela de Preos
PRO.4. Lavadouro
PRO.4.1. Registo de Entrada de Lotes de L
PRO.5. Matrias-Primas
PRO.5.1. Registo de Entrada de Matrias-Primas
PRO.5.2. Boletins de Importao
PRO.5.3. Guias de Trnsito
PRO.6. Produo Geral
PRO.6.1. Registo de Entrada
PRO.6.2. Registos de Produo
PRO.6.3. Registo de Sada
PRO.7. Servios a Clientes
PRO.8. Tecelagem
Pro.8.1. Registos de Entrada de Fios
PRO.9. Ultimao
PRO.9.1 Guias

72
composto pelos Registos Individuais do Pessoal
73
Contm registos dos seguros dos trabalhadores, segurana social e outros benefcios destinados ao
pessoal

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Anexo 2

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Exemplo de Descrio do Acervo da Empresa


lvaro Paulo Rato e Filhos Ld

Cdigo de referncia

PT/ ML /FD APR

Entidade detentora

Centro de Documentao/
Arquivo Histrico do Museu de
Lanifcios

Datas extremas

1962 - 2002

Nvel de descrio

Fundo

Nome do produtor

lvaro Paulo Rato e Fillhos Ld

Histria institucional

A lvaro Paulo Rato foi uma


empresa do sector txtil/ lanifcios
dedicada ultimao e tinturaria (CAErev-
3 13301 Branqueamento e tingimento;
CAErev-3 13303 Acabamento de fios,
tecidos e artigos txteis, n. e.) no perodo
entre 1962 e 2004.

Entre 1962 e 1969, a firma ocupou


um complexo no Stio do Sineiro, freguesia
da Conceio, concelho da Covilh para
iniciar a sua actividade com uma pequena
tinturaria. Em 1970 a empresa j com o nome de lvaro Paulo Rato & Filhos, L.da retoma a

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actividade neste local at 2004 com uma empresa de ultimao e tinturaria que foi
expandindo e modernizando. Em 1998, aps a morte do fundador, foi diversificada a
produo. A firma adquiriu em 1976 mquinas para fazer acabamentos de tecidos em
bombazina, tendo sido a primeira fbrica na Covilh a produzir este tipo de tecido. Entre
1957 e 1961? lvaro Paulo Rato instala-se num espao de uma empresa localizada na Estrada
da Palmatria, na freguesia de So Martinho onde se encontra o actualmente o Departamento
da Unidade Cientfico-Pedaggico de Cincias Exactas da Universidade da Beira Interior.

Histria custodial e arquivstica

Doado por Alberto Pereira Gomes (Porto) a 03/07/2006.

mbito e contedo

Volume documental

520 Unidades de
instalao (cerca de 50
metros lineares).

Acessibilidade

No disponvel consulta (em fase de tratamento documental).

Notas de publicao

PINHEIRO, Elisa Calado (coord. de), Rota da L Translana/ Ruta de la Lana -


Portugal/Espanha Vol. II, Inventrios das vias agro-pecurias e do patrimnio edificado
associado indstria de lanifcios I, Museu de Lanifcios - Universidade da Beira Interior,
Covilh, 2009

75