Vous êtes sur la page 1sur 14

TUGAS ADMINISTRASI PERKANTORAN

Mencari Informasi Mengenai Virtual Office/Kantor maya


Nama : Elvina Arraffi Widyanti
NIM : 155211041
Kelas : 2B D3 Administrasi Bisnis

1. Definisi virtual office/kantor maya


Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas
Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet,
di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk
melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha. Kantor
virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang
bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual
memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan
menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.

Dalam Jurnal yang berjudul Analisis Mengenai Kantor Maya (Virtual Office) oleh Nadia
Antonita Christy, 2015
- Chaniago (2013) mengatakan bahwa kantor maya adalah kantor yang telah menggunakan
Office Automation System (OAS) atau kantor yang telah di otomasi. Jika dulu orang hanya
mengenal sebuah kantor harus ada ruangan/tempat di bumi, maka akibat adanya internet,
seseorang dapat membangun kantor tanpa memiliki tempat secara fisik di bumi, tetapi
cukup memiliki sebuah web yang otomatis dapat menjawab dan memberikan laporan
tentang transaksi bisnis yang sudah terjadi dari pelanggan di seluruh negara.

- Mahendrani (2011) mengatakan bahwa kantor maya secara tersirat memberikan gambaran
sebagai minimalisasi dari pemanfaatan ruangan tetapi dengan memaksimalkan penggunaan
fasilitas selayaknya kantor yang nyata. Virtual Office memberikan pelayanan berupa
penyediaan alamat bisnis, dilengkapi dengan layanan penerimaan surat dan/atau dokumen,
telepon serta faksimili, sehingga dapat melayani penyewa di mana pun mereka berada.

1
Penyewa diperkenankan untuk menggunakan alamat tempat Serviced Office tersebut,
diberikan nomor telepon dan faksimili yang khusus didedikasikan kepada penyewa.

- Sudawan (2013) mengatakan bahwa virtual office adalah salah satu bentuk kemajuan
teknologi yang dirasakan dan tersedia saat ini. Virtual Office merupakan suatu jawaban
bagi para pengusaha yang menginginkan suatu kantor strategis, di mana saat ini sangat
sukar untuk bisa memilikinya. Melalui Virtual Office, pengusaha dapat menyewa kantor
dengan mudah dan memiliki letak yang strategis. Sewa-menyewa ini dilakukan di dunia
maya atau melalui internet. Bentuk ini merupakan sebuah pengembangan terbaru atas
kemajuan dunia khususnya melalui internet.

- Jadi dapat disimpulkan bahwa kantor maya atau virtual office adalah sebuah kantor yang
telah mengikuti perkembangan zaman karena tidak lagi berpaku pada kenyataan bahwa
sebuah perusahaan harus memiliki ruangan namun seiring berkembangnya teknologi kini
walaupun seseorang tidak memiliki ruang kerja (kantor) seseorang bisa memiliki
perusahaan yaitu dengan memiliki website yang bisa mengolah data perusahaan.

2. Syarat-syarat untuk menerapkan virtual office


Dalam Jurnal yang berjudul Analisis Mengenai Kantor Maya (Virtual Office) oleh Nadia
Antonita Christy, 2015:
Menurut Linda T. Risse yang merupakan konsultan manajemen pada Synergy Planning
Incorporated dalam Saliman (2007), mengidentifikasi beberapa kebijakan yang harus diikuti
perusahaan agar mencapai keuntungan maksimum setelah memilih kantor maya, sebagai
berikut:
1) Sediakan sumber daya komputer, apabila pegawai tidak dapat menyediakan sendiri
perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan harus menyediakannya.
2) Sediakan akses ke sumber daya informasi, apabila riset merupakan bagian dari tanggung
jawab telecommuter, perusahaan harus menyediakan sumber daya informasi yang
diperlukan seperti database komersial dari internet.
3) Sediakan perlengkapan nonkomputer, walaupun kantor maya didasarkan atas data
elektronik, kepada pegawai harus diberikan perlengkapan non-komputer yang mereka

2
perlukan untuk bekerja seperti: kalkulator, stapler, amplop surat, daftar telepon, manual
prosedur, dan sebagainya.
4) Mengatur panggilan telepon, seseorang di situs kantor tetap harus memiliki tanggung
jawab untuk panggilan telepon sebagai telecommuter. Juga, perusahaan harus
menggunakan sistem telecommuters pesan suara yang dapat mengakses dari rumah
mereka. Menggunakan konferensi telepon, konferensi telepon memungkinkan dua orang
atau lebih berpartisipasi dalam pembicaraan telepon pada saat yang sama. Atasan harus
menjadwalkan konferensi telepon secara teratur sehingga telecommuter berkesempatan
terlibat dalam interaksi langsung dua arah.
5) Jadwalkan pertemuan rutin, perusahaan harus menjadwalkan pertemuan yang perlu
dihadiri semua orang. Pertemuan tersebut dimaksudkan untuk memperkuat rasa
kebersamaan di antara pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan
tersebut tercapai
6) Lakukan rutinitas kerja, telecommuter harus berkomitmen untuk bekerja sekian jam sehari,
idealnya di suatu ruangan yang jauh dari gangguan. Teman dan saudara harus memahami
bahwa telecommuter itu sedang bekerja walau ia ada di rumah
7) Strategi yang terakhir harus diterapkan oleh pegawai, yang lain adalah tanggung jawab
perusahaan. Karena itu agar berhasil kantor maya menuntut kerja sama baik dari
perusahaan maupun pegawai. Mungkin saja, kantor maya menuntut dedikasi yang lebih
besar dari pegawai daripada yang dituntut kantor tetap. Kantor maya bukanlah untuk semua
orang. Jika pegawai tidak dapat mendisiplinkan dirinya untuk melakukan pekerjaan tanpa
pengawasan dan motivasi, pekerjaan itu tidak dapat dilaksanakan. Untuk pegawai yang
memilih bekerja sendiri, kantor maya merupakan pengaturan ideal. Jadi walaupun kantor
maya tidak memiliki kantor secara fisik dan pegawai-pegawainya bekerja di dunia maya,
namun perusahaan harus tetap memiliki peralatan non-komputer dan pegawainya pun
harus bertemu secara rutin dan walaupun pekerjaannya mengatur perusahaan di dunia
maya, pegawai tetap harus memiliki komitmen mengenai jam kerja per hari.

3
3. Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan untuk menggunakan virtual office/kantor
maya
o Peralatan: Hardware; Komputer/Laptop/Handphone/Smartphone, Mouse, Telepon,
Faksimili, Printer, dll.
o Perlengkapan: Koneksi Internet, Software; Aplikasi-aplikasi/program-program
pendukung, dll.

4. Persiapan-persiapan apa yang harus dilakukan apabila kita ingin menerapkan virtual
office (infrastruktur, manusia, dana)
1) Infrastruktur
Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas
Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi
perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan
kondisi karyawan untuk bekerja melalui konsep kantor virtual. Definisi ulang proses kerja
dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup
kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional.
Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses
manajemen, lebih sering dipandang dari segi teknis integrasinya. Infrastruktur otomasi
perkantoran dapat tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:
a. Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide
presentasi.
b. Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax, address
book, dll.
c. Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik,
forum diskusi, aplikasi konferensi dll.
d. Dalam bahan ajar yang berjudul Virtual Office yang ditulis oleh Saiful Rahman
Yunarto, 2013 http://saifulrahman.lecture.ub.ac.id/files/2013/04/Materi-11-Virtual-
Office.pdf ditambahkan satu aplikasi yaitu Perkembangan: Aplikasi komersial pertama
dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph Gregory mendirikan "Virtual
Office, Inc", di Boulder, Colorado. Perusahaan ini diperluas di seluruh Amerika Utara
dan sekarang dikenal sebagai "Intelligent Office".

4
2) Sumber daya manusia
Dalam bahan ajar yang berjudul Virtual Office yang ditulis oleh Saiful Rahman Yunarto,
2013 http://saifulrahman.lecture.ub.ac.id/files/2013/04/Materi-11-Virtual-Office.pdf

Adapula komponen yang mengisi kehidupan Virtual Office, diantaranya adalah

- Virtual knowledge worker yaitu seorang personal multimedia yang menguasai berbagai
aplikasi teknologi informasi, mempunyai berbagai keterampilan (multiskill), terdidik dan
memiliki pengetahuan yang tinggi. Seorang individu yang efektif memiliki adaptasi,
kreativitas dan inovasi yang tinggi dalam mengelola berbagai pekerjaan menjadi efektif.
Sehingga ia memiliki tingkat keberhasilan survive; keberhasilan kreativitas dan inovasi;
serta keberhasilan adaptasi yang tinggi (Sange, 1990). Hal ini dapat ia lakukan dengan
kemampuannya dalam belajar tentang efisiensi (learning efficiency) yang tinggi.
- Virtual teamwork yaitu suatu tim yang terbentuk dari penggabungan highttech dan hight-
tauch yang memiliki performance tinggi. Bill Gates (1999) menjelaskan tentang virtual
teamwork sebagai tim yang terdiri atas individu-individu yang mampu bekerjasama secara
efektif, saling membangun gagasan bersama, dan mampu bertindak sesuai dengan tujuan
bersama melalui suatu sistem syaraf digital (digital nervous system). Virtual teamwork
mempunyai corporate IQ yang tinggi hal ini karena kemampuannya meleburkan diri pada
misi dan visi tim dan kemampuannya membuang ego-nya.
- Integrated complexs networks intelligence yaitu kemampuan tinggi untuk berintegrasi
dalam hubungan yang komplek dan saling silang menyilang dalam jaringan kerja cerdas.
Integrasi ini dicapai karena setiap organisasi saling tergantung akan dukungan sumber daya
dari organisasi lain. Sehingga setiap organisasi memiliki kemampuan berpikir sistematik
tinggi (system thinking). Gates (1999) menjelaskan system thinking sebagai cara berpikir
menyeluruh dalam menilai sesuatu yang akan menghasilkan pemandangan terhadap
sesuatu menjadi efektif. Setiap organisasi virtual akan merasa menjadi bagian dari sistem
dan perannya menentukan kestabilan dari sistem networks intelligence.
- Complexs matrixs structure yaitu struktur organisasi yang saling silang menyilang dan
mendatar. Struktur organisasi ini terintegrasi dalam suatu sistem informasi, sangat terbuka
(transparant), real time, sangat fleksibel dan tanpa dinding (without wall). Struktur berikut

5
ini sebagai suatu infrastructure dimana didalamnya hubungan komando dalam organisasi
telah hilang. Hubungan antar unit dalam organisasi berdasarkan kolaborasi yang seimbang.
Tidak ada satu pihak yang memerintah dan pihak lain yang diperintah akan tetapi hubungan
didasarkan atas masing-masing pihak mempunyai otonomi sumber daya.
- Faster learning organization yaitu organisasi yang mempunyai kecepatan belajar sangat
tinggi. Organisasi virtual dibangun atas kemampuannya yang tinggi untuk belajar
beradaptasi dan proaktif terhadap perubahan lingkungannya. Hal ini dicapai melalui
pengetahuan organisasi yang terus menerus setiap waktu di perbaharui melalui aplikasi
teknologi informasi yang canggih.

3) Dana
Lusi Oktapiani dalam artikelnya di dalam facebook yang berjudul Kantor Maya
https://web.facebook.com/permalink.php?story_fbid=991102187573935&id=933178476
699640&_rdr disebutkan bahwa biaya fasilitas dan peralatan kantor maya lebih rendah
dibanding kantor fisik yang harus membutuhkan dana yang lebih besar.

5. Kelebihan dan kelemahan virtual office/kantor maya


Dalam bahan ajar yang berjudul Virtual Office yang ditulis oleh Saiful Rahman Yunarto,
2013 http://saifulrahman.lecture.ub.ac.id/files/2013/04/Materi-11-Virtual-Office.pdf
a) Keuntungan:
o Beberapa anggota tim virtual tidak perlu datang ke tempat kerja, sehingga perusahaan
tidak perlu mempekerjakan cleaning service, atau ruang parkir. Sebab pada dasarnya
dengan bekerja tanpa tatap muka pun, virtual office telah mendukungnya.
o Mengurangi biaya perjalanan karyawan. Karena karyawan tidaklah harus bertemu pada
satu lokasi yang sama dan waktu yang terburu buru. Karyawan hanya menyalakan
komputer dan duduk manis pada waktu yang bersama.
o Memungkinkan perusahaan mendapatkan karyawan yang berbakat tanpa batasan
geografis. Geografis memanglah bukan kendala dalam Virtual Office ini.
o Pekerja menjadi lebih fleksibel. Karyawan hanya duduk dan saling berkomunikasi di
waktu yang sama, meskipun tanpa tatap muka.

6
b) Kelemahan:
o Kesulitan dalam mengelola kinerja tim. Karena tidak adanya tatap muka, jadi
pembentukkan susunan kinerja juga menjadi kendala. Termasuk dalam
pengeleloaannya.
o Kesalahahpahaman dalam komunikasi. Komunikasi yang tidak adanya interaksi sosial,
juga dapat menjadikan sebuah masalah bagaimana menyikapi terhadap sesuatu. Terjadi
perbedaan sudut pandang, jadi wajar saja jika dalam organisasi maya ini terjadi salah
paham.
o Bekerja pada sebuah proyek melalui virtual workspace menyebabkan kurangnya
visibilitas proyek.
o Kesulitan menghubungi anggotan lain (pesan instan). Pesan yang di sampaikan selalu
berbau instan dan jarang untuk bertatap muka. Jadi dalam hal ini juga menyulitkan
beberapa karyawan yang ingin menyampaikan apa yang ia mau dan si komunikan yang
menerima pesan itu dapat mengerti dengan baik dan benar.
o Perbedaan zona waktu. Perbedaan waktu juga harus di perhatikan dalam organisasi
maya ini geografi memang tidak masalah, tapi dari segi waktu harus diperhatikan

Dalam Jurnal yang berjudul Analisis Mengenai Kantor Maya (Virtual Office) oleh Nadia
Antonita Christy, 2015:
a) Kelebihan
Menurut Mahendrani (2011) keuntungan utama dan khusus yang didapatkan dari
pelayanan Virtual Office adalah:
1) Biaya jauh lebih murah dibandingkan menyewa kantor.
2) Syarat-syarat sewa yang mudah disesuaikan dan dapat seketika diterapkan.
3) Alamat bisnis kelas satu bagi citra bisnis besar.
4) Panggilan telepon dan surat-menyurat dilayani dengan profesional sehingga penyewa
dapat berfokus pada kegiatan usaha inti.

Sementara menurut Saliman (2008) kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja
sehingga menghasilkan beberapa keuntungan, sebagai berikut:

7
1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar,
karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan
perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai,
dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatau
LAN saling berbagi sumber daya.
3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat
perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya.
Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui
percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter
berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja
di lokasi tetap.
4. Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam seperti: banjir, angin ribut,
dan sejenisnya yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan
perusahaan dapat terhenti. Namun, dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat
dilanjutkan, asalkan jaringan suprastukturnya tidak mengalami gangguan. Dalam hal ini
listrik tidak padam, dan penyedia jasa komunikasi juga tidak mengalami kemacetan.
5. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang
tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua
dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Oleh karena itu kantor maya lebih
memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya. Keuntungan
kontribusi sosial dapat dibagikan ke pegawai yang tadinya tidak mungkin memperoleh
pekerjaan, sebelum kantor maya.
6. Jadi dapat disimpulkan bahwa kantor maya dapat mengurangi banyak beban perusahaan.
Misalnya pengurangan beban sewa/beli gedung, beban peralatan, beban fasilitas dan
beban-beban lainnya. Selain itu kantor maya sangat berdampak porsitif bagi orang-orang
yang sulit mendapatkan kerja karena memiliki kekurangan secara fisik atau lanjut usia. Jika
pada perusahaan atau kantor biasa mereka akan susah untuk melamar dan diterima kerja,
dengan adanya kantor maya, orang-orang tersebut bisa membangun usaha sendiri ataupun
bekerja pada orang yang memiliki perusahaan berbasis kantor maya.

8
b) Kekurangan Kantor Maya (Virtual Office)
Menurut Saliman (2007) jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan
itu melakukannya dengan menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya, antara lain:
1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari,
mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi
perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang sewaktu-waktu.
Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan komputer dan modem dapat
melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi korban pemecatan
elektronik.
3. Semangat kerja yang rendah, sejumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya semangat
kerja pegawai. Fakor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari
interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji
telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat
kantor tetap.
4. Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak dapat
melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan
dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk menghindari tanggung jawab rumah
tangga.
5. Jadi dapat disimpulkan bahwa dampak psikologis yang kurang baik adalah kekurangan
dalam kantor maya karena pegawai bisa takut kehilangan pekerjaan karena suatu saat bisa
saja tenaga kerja manusia diganti komputer. Lalu semangat kerja kurang bagus karena gaji
telecommuter cenderung lebih rendah. Lalu apabila sedang bekerja di rumah dan pegawai
memiliki masalah keluarga, ia tidak dapat pergi untuk menenangkan diri. Semua kerugian
ini uniknya adalah kerugian bagi pegawai. Perusahaan mungkin tidak menyadari dampak
negatif tersebut kecuali mereka memantau perasaan pegawai secara cermat. Oleh karena
itu supaya kantor maya berhasil, perusahaan harus melakukan upaya khusus untuk
memastikan bahwa pegawai tidak menderita.

9
6. Mekanisme kegiatan virtual office
Dalam artikel Bagaimana Cara Bekerja di Kantor Virtual? dari http://kantorvirtual.com/
o Pertama, kantor virtual fokus pada akses virtual di dunia internet. Jadi, anda akan bekerja
melalui internet.
o Rincian tugas dan hal yang harus dilakukan biasanya dikirim lewat internet dan dalam
mengerjakannya, Anda bisa mengerjakannya dimanapun Anda berada dengan laptop, PC,
maupun handphone. Tempat untuk bekerja sangat flexible karena anda tidak perlu datang
ke kantor. Biasanya yang dikerjakan adalah dalam bentuk aplikasi-aplikasi dalam Office
Automation seperti; Word processing, Electronic and voice mail, Computer
calendaring,Audio conferencing, Video conferencing, Computer conferencing, FAX,
Videotex, Imaging, Desktop publishing

Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas


Layanan Komunikasi Kantor Virtual
Resepsionis Jarak Jauh - Sebuah tim pekerja kantor virtual bekerja menggunakan teknologi
Telepon Integrasi dengan perangkat lunak Komputer untuk menggantikan resepsionis
tradisional.
Asisten Virtual - Sebuah asisten virtual sering kali merupakan sekretaris bagi yang bekerja
dari rumah, yang jarang bertemu atau bertatap muka dengan klien.
Layanan Jawab / call center beroperasi dari lokasi terpusat untuk tujuan menerima dan
mengirimkan sejumlah besar permintaan melalui telepon. Layanan telepon kantor virtual
menjembatani kesenjangan antara Anda dan klien.
Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara elektronik.
Gedung Kantor Virtual - kantor virtual memberi Anda untuk memiliki kantor nyata di kota
pilihan Anda, agar dapat digunakan untuk bertatap muka, rapat, pertemuan dengan
karyawan lain atau relasi.

Layanan Ruang Kantor Virtual


Alamat Profesional - Sebuah bangunan bergengsi untuk digunakan sebagai alamat bisnis.
Alamat surat - Alamat profesional dapat digunakan untuk menerima, mengirim surat tanpa
konotasi dari sebuah PO Box.

10
Resepsionis Tenaga Resepsionis sebagai wakil untuk menerima dan menandatangani
paket atau dokumen.
Bisnis Meeting Space - Penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan permintaan (per jam,
harian atau mingguan) untuk melakukan pertemuan atau rapat.
Sebuah kantor layanan lengkap virtual akan menyediakan internet broadband, fax,
fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing, lobi /
ruang tunggu dan dapur.
Live Resepsionis Virtual - Sebuah layanan menjawab virtual adalah sebuah sistem otomatis
dengan resepsionis virtual hidup. Ini jenis layanan dapat dinikmati tanpa membeli peralatan
mahal.

7. Bentuk-bentuk virtual office


Dalam Jurnal yang berjudul Analisis Mengenai Kantor Maya (Virtual Office) oleh Nadia
Antonita Christy, 2015
Menurut Yunianto (2013) Beberapa bentuk dari Virtual Office dalam organisasi maya ini
ada beberapa bentuk, yakni:
a) Hotelling
Hotelling merupakan suatu metode yang mendukung konsep dari kantor maya dimana
perusahaan menyediakan fasilitas sentral yang dapat dipakai bersama-sama oleh pegawai
karena kebutuhan akan ruang kantor dan sarana penunjang kantor lainnya terus meningkat.
Hotelling ini dilatarbelakangi oleh sebagian besar pekerja kebanyakan hanya
menghabiskan 30% dari waktunya di kantor dan semakin mahalnya harga sewa sehingga
perusahaan berusaha untuk membagi sumber daya secara lebih efisien dan efektif. Ide
hotelling ini berasal dari seorang karyawan hotel dimana mereka harus memesan tempat
untuk jangka waktu yang telah ditetapkan.
Cara kerja hotelling yaitu sistem hotelling dapat bervariasi mulai dari dasar sampai
teknologi tinggi. Sistem ini umumya bekerja lebih baik ketika perusahaan menggabungkan
keseluruhan teknologi. Pada dasarnya perusahaan menggunakan bagian dari perangkat
lunak yang melacak semua sumber daya. Ketika karyawan tiba di tempat kerja, mereka
mengakses hotelling reservasi software dan log in menggunakan user ID dan pasword.
Mereka kemudian dapat memesan ruang. Setelah proses pemesanan selesai, beberapa

11
fungsi dapat dilakukan oleh sistem termasuk routing dari layanan telepon ke workspace,
pemberitahuan dari kantor concierge yang menyediakan workspace. Dengan banyaknya
sistem, para pekerja dituntut untuk check ini melalui terminal yang terhubung dengan
pemesanan database ketika mereka tiba di kantor.
Hotelling mulai dominan dan terus muncul pada perwakilan perusahaan yang berbasis
konsultan. Hal ini karena hampir semua karyawan perusahaan menghabiskan sebagian
besar waktu mereka diluar kantor, sehingga mengurangi jumlah sumber daya kantor yang
mereka butuhkan. Hal ini memungkinkan perusahaan-perusahaan besar untuk
memanfaatkan konsep hotelling. Meskipun hotelling dimulai pada perusahaan konsultan,
ini tidak berarti bahwa itu terbatas pada perusahaan. Menurut survey, setiap perusahaan
yang memiliki pengetahuan pekerja cocok untuk hotelling.

b) Telecommuting
Telecommuting adalah berfokus pada sekelompok pegawai kantor yang dapat
melakukan semua pekerjaan mereka dirumah. Telecommuting berarti susunan karyawan
yang dapat menikmati fleksibilitas dalam lokasi dan kerja. Dengan kata lain, setiap hari
pulang-pergi ke tempat kerja digantikan oleh telekomunikasi link. Jarak jauh yang
difasilitasi oleh telework seperti jaringan virtual private, videoconferencing, dan voice over
IP (VOIP) dapat efisien dan berguna bagi perusahaan karena dapat menghemat waktu dan
biaya perjalanan. Telecommuting juga telah memberikan berbagai pilihan yang dapat
meningkatkan kerja seperti orang cacat, dan orang yang tinggal di daerah terpencil juga
dapat bekerja, dan sambil bersantai ditaman mereka dapat bekerja menggunakan laptop
dan wifi. Manfaat dari telecommuting ini yaitu dipandang sebagai solusi untuk kemacetan
lalu lintas. Telecommuting sangat menghemat biaya dan waktu.

Kelemahan dari telecommuting yaitu:

o Gangguan dirumah dapat menyebabkan pekerjaan kantor menjadi terganggu.


o Kurangnya rasa kesetiaan karyawan terhadap perusahaan.
o Resiko kehilangan data yang rahasia dan resiko integritas data yang dihasilkan dari
peningkatan keragaman geografis. Sebagai contoh dicurinya laptop karyawan yang
data perusahaan tersimpan di laptop yang dicuri.

12
o Manajer tidak dapat berfungsi secara konsisten dan kinerja kepemimpinan sulit
diukur.
o Tidak ada jaminan bagi karyawan seperti jaminan kesehatan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa telecommuting merupakan bekerja secara jarak jauh, dimana
pemberi pekerjaan dan penerima pekerjaan berada ditempat yang terpisah dengan
memanfaatkan teknologi komunikasi dan internet. Hampir semua pekerjaan yang bisa
ditelecommutingkan, terutama yang bisa diselesaikan melalui komputer seperti
programmer, graphic designer, server administrator, accountant, writer, drafter, blogger,
dll.

8. Efek yang ditimbulkan oleh virtual office terhadap bisnis, karyawan, dan lingkungan
o Dampak Sosial dari Organisasi Maya (Lingkungan)
Walaupun kantor maya dan organisasi maya terutama dimaksudkan sebagai strategi bisnis,
konsep tersebut mungkin akhirnya juga berdampak dramatis pada masyarakat. Industri yang
paling tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi maya adalah industri yang memberi
nilai tambah dalam bentuk informasi, ide, dan kecerdasan (intelligence). Contohnya adalah
pendidikan, perawatan kesehatan, hiburan, wisata, olah raga, dan konsultasi. Dengan semakin
banyaknya industri ini yang tertarik pada kantor maya, gerakan tersebut dapat mempengaruhi
cara hidup dan kerja hampir setiap orang. Dampak ini akan sangat jelas dalam penampilan fisik
dan fungsi kota sebagai sentral seluruh kegiatan. Kantor maya dan organisasi maya akan
mengurangi permintaan atas gedung-gedung pencakar langit dan penglaju (commuters),
sehingga kota-kota metropolitan maupun megapolitan akan lebih tenang dan lebih nyaman
sebagai tempat tinggal untuk didiami. Agar dampak menguntungkan tersebut dapat terjadi,
maka setiap orang harus berperan serta secara aktif.

o Efek yang ditimbulkan terhadap karyawan


Para pekerja di semua tingkatan dituntut harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang
diperluakan untuk berhasil dalam kantor maya dan organisasi maya. Untuk memperoleh
tingkat kemampuan yang tinggi itu, peranan lembaga pendidikan sangat penting pada semua
tingkatan, dan pemerintah harus mendorong perubahan tersebut. Namun, yang dikhawatirkan

13
adalah moral yang rendah, resiko keamanan, dan rendahnya tingkat sosial para karyawan yang
cenderung berinteraksi secara tidak langsung atau harus menggunakan media.
Kantor maya menuntut adanya kerjasama oleh perusahaan maupun karyawan agar dapat
berhasil. Kantor maya dapat menuntut dedikasi yang lebih besar dari karyawan daripada kantor
tetap. Kantor maya bukanlah suatu hal yang bisa dilakukan oleh semua orang. Kecuali jika
para karyawan dapat mendisiplinkan diri mereka untuk melakukan pekerjaan tanpa supervise
dan motivasi, kemungkinan besar pekerjaan yang diberikan tidak akan selesai.

o Efek yang ditimbulkan terhadap bisnis perusahaan


Sebuah kantor virtual berpadu dan bekerja untuk mendapatkan efisiensi dan profit
semaksimal mungkin. Biaya kantor rendah, sementara profesionalisme pengguna
mempertahankan citra perusahaan. Sebuah kantor virtual dapat mengurangi dampak
lingkungan. Kantor virtual memiliki fleksibilitas untuk menyesuaikan pengeluaran dengan
fluktuasi pendapatan langsung, karena biasanya menggunakan biaya variabel. Sebuah kantor
virtual dapat memungkinkan untuk ekspansi biaya rendah tanpa komitmen jangka panjang.
Kantor virtual mengambil keuntungan dari bagian/unit missal dengan meminimalkan beban
perawatan, kesehatan, catatan, penggajian, asuransi dan sewa. Juga, ketentuan waktu (sakit,
liburan, keperluan pribadi, dll) tidak berlaku untuk staf virtual.

14