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Sage 100

Gestion commerciale

Version 15

Manuel pdagogique
GES10WMA008
Composition du progiciel
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le cdrom sur lequel est enregistr le programme,
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tions pnales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46).

Conformit & Mise en garde


Compte tenu des contraintes inhrentes la prsentation sous forme de manuel lectronique, les spcifications vises dans la prsente docu-
mentation constituent une illustration aussi proche que possible des spcifications. Il appartient au client, paralllement la documentation, de
mettre en uvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adquation de ses besoins aux fonctionnalits. Il est important, pour une
utilisation sre et oprationnelle du progiciel, de lire pralablement la documentation.

Evolution
La documentation correspond la version rfrence. Entre deux versions, des mises jour du logiciel peuvent tre opres sans modification
de la documentation. Toutefois, un additif peut tre joint la documentation existante pour prsenter les modifications et amliorations appor-
tes ces mises jour.

La fiche Suggestion
Sage recherche une constante amlioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientle nous faire parvenir ses sugges-
tions et les ventuels dfauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernire page du manuel.

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ternet Explorer et gamme Office sont des marques dposes de Microsoft Corporation.
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Sage 2008
Sommaire

Sommaire

Chapitre 1 Gnralits et Relancer le programme ................................................... 22

installation______________________ 9 Leon 2 Crez votre socit _________________23

Introduction____________________________________10 Objectif.................................................................................. 23
tapes................................................................................... 23
Prsentation du programme Sage Gestion commerciale.10 Versions du programme ....................................................... 23
Installation du programme ................................................10 Astuce................................................................................... 23
Gnralits concernant ce manuel...................................11 La fentre de travail de Sage Gestion commerciale........ 24
Remarque importante................................................................. 11 Les principales caractristiques de la fentre de travail ....... 24
Valeurs saisir au clavier .......................................................... 11 Cration des fichiers de travail ........................................ 26
Touches du clavier les plus utilises .......................................... 11 Ouverture du fichier comptable ................................................... 27
Ergonomie du programme.......................................................... 12 Raison sociale de la socit........................................................ 28
Comment utiliser ce manuel .............................................12 Enregistrez lidentification de votre socit ................................. 29
En cas de blocage...................................................................... 13 Dfinissez lexercice et la longueur des comptes ....................... 30
Arrt intempestif du programme .......................................... 13 Identifiez votre monnaie de tenue comptable ............................. 31
Sauvegardes........................................................................ 13 Reprise des lments comptables .............................................. 32
Reprise des lments commerciaux ........................................... 32
Options de gestion de votre fichier commercial .......................... 33
Codification automatique des rfrences articles ....................... 34
Chapitre 2 Mise en place du Codification automatique des codes barres ................................ 35
dossier _________________________ 17 Options dinitialisation des donnes commerciales..................... 35
Structuration du catalogue article................................................ 36
Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion Paramtres de classification du catalogue article ....................... 37
commerciale ___________________________________18 Paramtres des tarifs .................................................................. 40
Informations sur les donnes commerciales ............................... 40
Objectif................................................................................. 18 Crez le fichier comptable........................................................... 41
tapes.................................................................................. 18 Crez le fichier commercial......................................................... 44
Informations importantes ..................................................... 18
Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale ...19 Leon 3 Options de base ncessaires la
Premiers lancements du programme Rfrencement et code gestion _________________________________________46
daccs ....................................................................................... 19
Objectif.................................................................................. 46
Consultez le manuel de rfrence partir du logiciel.......20
tapes................................................................................... 46
Se dplacer dans le manuel lectronique .................................. 21
Versions du programme ....................................................... 46
Arrt du programme .........................................................21 Informations pralables ........................................................ 46

Sage 2008 3
Sommaire

Les paramtrages de base de Sage Gestion commerciale46 Volet Statistiques dune fiche client....................................... 79
Paramtrage des units de poids affiches par dfaut .............. 48 Cration dune fiche fournisseur ...................................... 80
Autorisez la gestion du multi-emplacement................................ 49 Volet Identification de la fiche fournisseur............................. 81
Crez une condition de livraison ................................................ 50 Volet Contacts dune fiche fournisseur.................................. 82
Paramtrez un conditionnement ................................................ 52 Volet Complment de la fiche fournisseur ............................ 83
Paramtrez une gamme de type Produit.................................... 54 Volet Banques dune fiche fournisseur.................................. 84
Saisie de ladresse de la banque du fournisseur .................. 84
Volet Tarifs de la fiche fournisseur.......................................... 85
Volet Statistiques de la fiche fournisseur .............................. 86
Chapitre 3 Mise en place des
donnes de structure__________ 57 Leon 6 Dfinition des donnes commerciales
87
Leon 4 Dfinition des donnes comptables 58 Objectif.................................................................................. 87
tapes................................................................................... 87
Objectif................................................................................. 58
Versions du programme ....................................................... 87
tapes.................................................................................. 58
Informations pralables ........................................................ 87
Versions du programme....................................................... 58
Astuce................................................................................... 88
Informations pralables........................................................ 58
Astuce .................................................................................. 59 Cration des dpts......................................................... 89
Crez vos comptes comptables .......................................60 Cration automatique des emplacements................................... 90
Premire tape Cration automatique des emplacements 91
Consultez les taux de taxes .............................................62
Deuxime tape Cration automatique des emplacements 91
Crez vos journaux ..........................................................64
Troisime tape Cration automatique des emplacements 92
Cration dun modle de rglement .................................67 Quatrime tape Cration automatique des emplacements 93
Cinquime tape Cration automatique des emplacements 94
Leon 5 Cration des comptes clients et Sixime tape Cration automatique des emplacements . 94
fournisseurs ___________________________________70
Dfinition dun emplacement de contrle .................................... 95
Objectif................................................................................ 70 Crez vos familles darticles ............................................ 96
tapes ................................................................................. 70 Familles darticles Prsentation en mode structur ................. 97
Versions du programme....................................................... 70 Familles darticles Mode classique........................................... 98
Astuces ................................................................................ 70 Cration dune famille ................................................................. 98
Informations pralables........................................................ 71 Enregistrement des catgories comptables de la famille .......... 100
Cration dune fiche client ................................................71 Enregistrement des codes taxes ........................................ 102
Volet Identification dune fiche client .................................... 72 Volet Complment dune famille ......................................... 102
Volet Contacts dune fiche client .......................................... 73 Volet Tarification dune famille ............................................ 103
Volet Complment dune fiche client .................................... 74 Gnration automatique des familles ............................ 104
Volet Banques dune fiche client .......................................... 75 Famille des bagues en or montes..................................... 108
Saisie de ladresse de la banque du client........................... 76 Famille des alliances .......................................................... 109
Volet Livraisons dune fiche client ........................................ 77 Famille de lorfvrerie ......................................................... 110
Volet Tarifs dune fiche client ................................................. 77 Famille ZDIVERS................................................................ 111

4 Sage 2008
Sommaire

Crez vos articles ...........................................................112 Saisissez la commande ................................................. 144


Volet Fiche principale de larticle........................................ 113 Saisie des articles ..................................................................... 145
Enregistrement des catgories tarifaires ........................... 115 Indisponibilit de larticle ..................................................... 146
Modification dun prix tarif .................................................. 117 Interrogation du stock prvisionnel ..................................... 147
Enregistrement dune fiche rfrence fournisseur ............. 117 Substitution dun article....................................................... 148
Volet Complment de la fiche article.................................. 119 Poursuite de la saisie.......................................................... 149
Volet Descriptif de la fiche article ....................................... 120 Indisponibilit partielle du stock .......................................... 149
Volet Stock de la fiche article ............................................. 121 Interrogation du stock de larticle ........................................ 152
Volet Statistiques de la fiche article.................................... 123 Imprimez le bon de commande................................................. 154
Cration dun article par duplication ......................................... 124
Modifications de la fiche article BROR0002....................... 125 Leon 9 Saisie dune commande fournisseur _
Articles divers ........................................................................... 128 156

Objectif................................................................................ 156
tapes................................................................................. 156

Chapitre 4 Gestion courante130 Versions du programme ..................................................... 156


Informations pralables ...................................................... 156
Astuces ............................................................................... 156
Leon 7 - Saisissez votre stock initial ______ 131
Saisissez une commande fournisseur ........................... 157
Objectif............................................................................... 131 Transformez une prparation de commande en commande dfinitive
tapes................................................................................ 131 158
Versions du programme..................................................... 131 Respect du paramtrage des stocks articles ...................... 159
Informations pralables...................................................... 131 Saisie dun article dans un bon de commande fournisseur .
Astuces .............................................................................. 131 160
Enregistrez les quantits (tat prparatoire) ..................132 Imprimez le document ................................................... 161
Saisie de len-tte de pice ...................................................... 134
Saisie des lignes de la pice .................................................... 134 Leon 10 Livraison et facturation fournisseur
Imprimez votre livre dinventaire.....................................136 164

Objectif................................................................................ 164
Leon 8 Saisie dune commande client ___ 138 tapes................................................................................. 164
Objectif............................................................................... 138 Versions du programme ..................................................... 164
tapes................................................................................ 138 Informations pralables ...................................................... 164
Versions du programme..................................................... 138 Astuces ............................................................................... 164
Informations pralables...................................................... 138 Enregistrez la livraison des articles ............................... 165
Astuces .............................................................................. 138 Vrifiez lemplacement de stockage des articles rceptionns . 166
Saisie dun bon de commande client..............................139 Traitement de la facture du fournisseur ......................... 168
Identifiez votre client.......................................................141
Votre client a dj t cr....................................................... 142
Leon 11 Livraison et facturation client __ 169
Votre client nest pas cr ........................................................ 142 Objectif................................................................................ 169

Sage 2008 5
Sommaire

tapes................................................................................ 169 195


Versions du programme..................................................... 169
Informations pralables...................................................... 169
Leon 13 Rapprovisionnement fournisseurs _
Astuces .............................................................................. 169 196
Modification dune commande client avec cration dun article
170 Objectif................................................................................ 196
Versions du programme ..................................................... 196
Indisponibilit totale en stock ............................................. 172
Informations pralables ...................................................... 196
Transformation en prparation de livraison ....................172
Astuces ............................................................................... 196
Transformation en bon de livraison client.......................173
Rapprovisionnement.................................................... 196
Transformez le bon de livraison en facture et imprimez-la...
Etat du rapprovisionnement .................................................... 196
175
Leon 14 Gestion des rceptions fournisseurs
Leon 12 Suivi du cycle commercial ______ 177
200
Objectif............................................................................... 177
Objectif................................................................................ 200
tapes................................................................................ 177
Versions du programme ..................................................... 200
Versions du programme..................................................... 177
Informations pralables ...................................................... 200
Informations pralables...................................................... 177
Astuces ............................................................................... 200
Astuce ................................................................................ 177
Slection des bons de commande fournisseurs ............ 200
Valorisation de la facture ................................................178
Slection des commandes rceptionnes ..................... 201
Echances de rglement ................................................... 179
Gnration du bon de livraison fournisseur .............................. 202
Lancer la fonction de saisie des rglements clients .......180
Saisie dun rglement reu dun client...................................... 182 Leon 15 Contrle qualit _________________ 204
Gestion des carts de rglement ............................................. 183
Impression du reu de paiement .............................................. 185 Objectif................................................................................ 204
tapes................................................................................. 204
Faites la mise jour comptable......................................187
Versions du programme ..................................................... 204
Informations pralables ............................................................ 187
Informations pralables ...................................................... 204
Paramtrages pralables ......................................................... 188
Astuces ............................................................................... 204
Lancement de la fonction de mise jour comptable ................ 190
Mise jour des critures des ventes ................................. 191
Lancer la fonction de contrle de la qualit ................... 205

Editez vos tats commerciaux........................................192


Leon 16 Picking et gestion des livraisons 208
Imprimez les statistiques articles.............................................. 192
Imprimez lactivit des clients................................................... 193 Objectif................................................................................ 208
tapes................................................................................. 208
Versions du programme ..................................................... 208
Informations pralables ...................................................... 208
Chapitre 5 Traitements par lots Astuces ............................................................................... 208
Paramtrage pralable .................................................. 209
Traitement des prparations de commandes clients ..... 209

6 Sage 2008
Sommaire

Gnration des prparations de livraison................................. 212 Informations pralables ...................................................... 232


Validation des prparations de livraison.........................213 Astuces ............................................................................... 233
Impression des tiquettes de colisage ..................................... 214 Cration dun code affaire.............................................. 233
Gnration des bons de livraison ...................................215 Cration dun plan analytique affaires....................................... 233
Cration dun code affaire ......................................................... 235
Leon 17 Facturation priodique __________ 218 Cration dun article de prestation ................................. 236
Volet Fiche principale .......................................................... 237
Objectif............................................................................... 218
Volet Complment ............................................................... 238
tapes................................................................................ 218
Volet Descriptif .................................................................... 239
Versions du programme..................................................... 218
Volet Stocks ........................................................................ 240
Informations pralables...................................................... 218
Astuces .............................................................................. 218 Cration dun modle et prestation type ........................ 240
Facturation priodique....................................................219 Enregistrement de la pice modle et prestation type .............. 242

Aperu avant impression.......................................................... 220 Utilisation du modle et prestation type......................... 243


Affectation dun code affaire la pice ..................................... 244
Saisie de la ligne de prestation ................................................. 244

Chapitre 6 Fonctions avances Leon 20 Gestion de la contremarque ____ 246


222 Objectif................................................................................ 246
tapes................................................................................. 246
Leon 18 Modles denregistrement ______ 223 Versions du programme ..................................................... 246
Informations pralables ...................................................... 246
Objectif............................................................................... 223
Astuces ............................................................................... 247
tapes................................................................................ 223
Versions du programme..................................................... 223 Cration dun article en contremarque........................... 247
Informations pralables...................................................... 223 Paramtrage pralable .................................................. 248
Enregistrez des informations libres ................................224 Saisie de la commande client ........................................ 249
Information libre simple...................................................... 224 Gnration de la commande fournisseur....................... 251
Cration dun modle denregistrement..........................226 Rception des articles en provenance du fournisseur... 253
Affectation du modle denregistrement un article ................ 228 Documents lis.......................................................................... 253
Saisie dune commande client........................................229 Transformation du bon de commande en bon de rception ..... 254
Autorisez laffichage de colonnes............................................. 229 Affectation des livraisons fournisseurs .......................... 254
Saisie de la commande client .................................................. 230
Affichage des colonnes ............................................................ 230 Leon 21 Gestion des fabrications ________ 257

Objectif................................................................................ 257
Leon 19 Modles et prestations types ___ 232
tapes................................................................................. 257
Objectif............................................................................... 232 Versions du programme ..................................................... 257
tapes................................................................................ 232 Informations pralables ...................................................... 258
Versions du programme..................................................... 232 Astuces ............................................................................... 258

Sage 2008 7
Sommaire

Cration des ressources ................................................258 tapes................................................................................. 289


Paramtrage pralable des ressources ................................... 259 Versions du programme ..................................................... 289
Cration des ressources .......................................................... 261 Informations pralables ...................................................... 289
Cration dun centre de charges ....................................263 Astuce................................................................................. 290

Cration dun article nomenclature de fabrication .......265 Cration dun article gamme....................................... 290
Volet Stock dun article gamme........................................ 291
Cration des articles de base................................................... 265
Commander cet article son fournisseur ................................ 293
Cration de larticle nomenclature de fabrication .................. 267
Saisie de la fiche nomenclature .....................................268 Cration dun article conditionnement ........................ 295
Volet Stock dun article conditionnement ......................... 297
Volet Compostions ....................................................... 269
Saisie dun devis client comportant un article conditionnement 298
Volet Gamme opratoire .................................................... 269
Volet Prvisions .................................................................. 272 Suivi dun article numro de srie ou de lot................ 300
Simulation de fabrication ................................................273 Livraison dun article srialis un client.................................. 300
Suivi dun article numro de srie .......................................... 301
Premire tape de lassistant de simulation de fabrication ...... 274
Deuxime tape de lassistant de fabrication........................... 274
Leon 23 Gestion des documents internes 304
Troisime tape de lassistant de fabrication ........................... 275
Liste des articles fabriquer .................................................... 276 Objectif................................................................................ 304
Rception des articles et dclenchement de la fabrication .. tapes................................................................................. 304
278 Versions du programme ..................................................... 304
Enregistrement du numro de srie ......................................... 278 Informations pralables ...................................................... 304
Lancement de la fabrication ..................................................... 279 Astuce................................................................................. 305
Gnration de la prparation de fabrication....................... 280 Cration dun article gamme....................................... 305
Gnration de lordre de fabrication................................... 280 Cration dun document interne..................................... 307
Impression de la fiche suiveuse ............................................... 281
Effets des documents internes ...................................... 310
mission du bon de fabrication ................................................ 282
Transformation dun document interne .......................... 312
Affectation des ressources et gammes opratoires ................. 283
Affectation dun numro de srie ....................................... 284
Bon de fabrication ..........................................................284
Influence sur le prix de revient de larticle nomenclatur285 En conclusion ________________ 314
Livraison de la commande client ....................................286

Chapitre 7 Gestion spcifique


des donnes __________________ 288
Leon 22 Gestion des articles spcifiques 289

Objectif............................................................................... 289

8 Sage 2008
Chapitre 1 Gnralits et installation

Chapitre 1 Gnralits et installation

Ce chapitre donne accs aux principaux sujets suivants :

Introduction, page 10,

Prsentation du programme Sage Gestion commerciale, page 10,

Installation du programme, page 10,

Gnralits concernant ce manuel, page 11,

Comment utiliser ce manuel, page 12.

Sage 2008 9
Chapitre 1 Gnralits et installation

Introduction

Ce manuel pdagogique du programme Sage 100 Gestion commerciale pour Windows vous permettra de
dcouvrir par vous-mme les principales fonctions de ce logiciel, ses avantages, sa facilit demploi.

Ce manuel pdagogique peut tre utilis pour crer votre propre dossier de gestion, cest--dire dune part
le fichier comptable et, dautre part, le fichier commercial en suivant pas pas les conseils et les indications
donns, mais en remplaant les informations fictives par des valeurs bien relles, celles de votre propre ges-
tion.

3 Le millsime des dates indiqu dans les illustrations et les exercices de ce manuel peut tre diffrent de
celui des fichiers de gestion et comptable utiliss. Cela ne nuit en aucune manire la dcouverte du pro-
gramme mais sachez interprter les dates donnes tout au long de ce manuel en utilisant toujours le mill-
sime des fichiers utiliss et de lexercice en cours.

Les diffrentes versions dans lesquelles le programme Sage 100 Gestion commerciale est propos, ver-
sions qui sont prcises sous le titre suivant, sont rappeles tout au long de ce manuel et les oprations qui
concernent plus particulirement une version ou, au contraire, ne sont pas ralisables par telle autre sont in-
diques par un titre en marge.

Prsentation du programme Sage Gestion commerciale

Le programme Sage 100 Gestion commerciale pour Windows existe en plusieurs versions. Le Manuel
de rfrence vous prcisera les fonctions disponibles dans chacune delles. Le prsent Manuel pdago-
gique est bas sur la version la plus complte 100 Pack Plus. Il se peut donc que vous ne puissiez pas
raliser certains exercices proposs si la version que vous possdez ne dispose pas des fonctionnalits pr-
sentes.

Installation du programme

Nous renvoyons le lecteur au manuel dinstallation fourni avec le programme. Il y trouvera toutes les infor-
mations la concernant.

10 Sage 2008
Chapitre 1 Gnralits et installation

Gnralits concernant ce manuel

Remarque importante

Afin de rduire au minimum la taille de ce manuel, nous ne prsentons que les fonctions essentielles au bon
dmarrage dune gestion. De mme, dans la description dune fonction, nous ne mentionnerons que les zo-
nes ayant une utilit directe avec les leons et exercices que nous vous proposons dexcuter.

Pour toutes les zones, volets, fentre et fonctions non mentionns, nous renvoyons le lecteur au Manuel
de rfrence .

Valeurs saisir au clavier

Les valeurs que nous vous proposons de saisir sont mentionnes en caractres de machine crire.
Exemple
Tapez Diamant vert.

Touches du clavier les plus utilises

TABULATION : touche permettant de passer dune zone la suivante ;

CTRL + TABULATION : combinaison de touches permettant de passer dune zone la


prcdente ;

ENTRE : valide la saisie de donnes dans une fentre ou le lancement dune fonction ;

CHAP : permet de fermer une fentre, de quitter une fonction sans enregistrer les modifications
(dans la plupart des cas) ;

CTRL + F4 : permet de fermer une fentre et denregistrer les donnes saisies (le signe + indique
quil faut taper les deux touches simultanment) ;

CTRL + F5 : permet de fermer toutes les fentres dune mme fonction et denregistrer les donnes
saisies (le signe + indique quil faut taper les deux touches simultanment) ;

F1 : permet daccder laide sur la commande en cours dutilisation ;

F4 : ouvre la liste dune zone liste droulante.

Sage 2008 11
Chapitre 1 Gnralits et installation

Ergonomie du programme

En ce qui concerne les fonctionnalits proprement Windows, nous renvoyons le lecteur la fonction daide
fournie avec ce systme dexploitation ou labondante documentation que lon peut trouver son sujet.

Lutilisation des programmes des Lignes Sage 100 et 30 est dtaille dans le Manuel de la gamme qui
vous est fourni sous forme lectronique et que vous pourrez consulter laide de lutilitaire Adobe Reader
(ou Adobe Acrobat Reader).

Pour plus dinformations sur linstallation de cet utilitaire et des fichiers de la documentation lectroni-
que, reportez-vous au Manuel de la gamme.

Comment utiliser ce manuel

Ce manuel pdagogique est divis en chapitres qui donnent accs des leons numrotes.

Les leons permettent de dcouvrir les fonctions de base du programme en suivant un ordre logique de son
utilisation.

Vous pouvez raliser ces leons :

soit partir de vos propres fichiers commercial et comptable aprs les avoir crs et en vous munis-
sant dinformations relles (plan comptable, fiches clients ou fournisseurs, commandes clients ou
fournisseurs, etc.) qui vous serviront de matriau de base pour lexcution des exercices ;
dans ce cas, les manipulations proposes ne correspondront peut-tre pas toujours aux lments
dont nous vous montrons la cration ou lutilisation ; sachez adapter, en vous aidant au besoin du
Manuel de rfrence , les exemples vos propres besoins ;

soit partir dune socit fictive Diamant vert que vous pourrez crer et complter avec les exem-
ples dcrits dans ce manuel : dans ce cas, les leons senchanent et il est ncessaire de les raliser
dans lordre propos afin de disposer dun minimum dlments pour raliser les manipulations
proposes ;

soit partir des fichiers dessai de la socit fictive Bijou fournis avec le programme : dans ce cas,
le choix des lments proposs est beaucoup plus vaste et vous permet de dcouvrir un nombre de
fonctions beaucoup plus important.

Dans le chapitre Paramtrage de la socit , nous vous montrerons comment consulter le Manuel de
rfrence du programme afin de parfaire vos connaissances sur les fonctions et commandes utilises.

12 Sage 2008
Chapitre 1 Gnralits et installation

Quant toutes les autres fonctions disponibles et non dcrites ici, nous vous conseillons de ne pas les laisser
de ct et den raliser ltude par vous-mme car nous sommes certains que beaucoup vous seront dune
grande utilit dans vos travaux quotidiens.

2 Nous vous invitons bien raliser toutes les manipulations et saisies dans lordre de leurs descrip-
tions. Toutes les saisies ont leur utilit. Si cette dernire ne vous parat pas immdiate, elles sont
parfois ralises pralablement lexcution dune ou plusieurs autres leons et vous vitent de
vous disperser en relanant plusieurs fois les mmes fonctions pour des saisies et des oprations
similaires. Lordre dexcution des leons est important. Si vous ne respectez pas la gradation pro-
pose, vous risquez de ne pas obtenir le rsultat escompt faute dlments pralables adapts ou
existants ou, au contraire, de gner lexcution des oprations suivantes pour les mmes raisons.

En cas de blocage

Si vous avez lanc une commande par inadvertance et que vous ne sachiez pas comment en sortir, pressez
la touche ECHAP. Ce moyen est dans la majorit des cas efficace pour refermer une fonction.

Arrt intempestif du programme

Il est indispensable darrter le programme en utilisant la fonction Quitter du menu Fichier ou en utilisant
les raccourcis clavier quivalents prsents plus loin dans le manuel.

Si la tentative douverture des fichiers de travail se traduit par un message davertissement du genre :

Ce fichier est dj ouvert. Veuillez utiliser le programme de maintenance.

cela est le signe quun fichier na pas t referm selon les rgles.

Pour le dbloquer veuillez consulter les informations donnes dans le manuel de rfrence du programme
Sage Maintenance fourni avec toutes les versions du programme.

3 Noubliez pas que le programme Sage Gestion commerciale utilise deux fichiers, un commercial et un
comptable, et que cette opration de dblocage doit tre ralise sur les deux.

Sauvegardes

Noubliez pas, surtout si vous vous servez du Manuel pdagogique pour crer vos propres fichiers, de
raliser priodiquement des sauvegardes de vos donnes.

Sage 2008 13
Chapitre 1 Gnralits et installation

Un programme se remplace aisment. Des centaines dheures de travail beaucoup plus difficilement !

14 Sage 2008
Conventions typographiques
Le tableau ci-dessous prsente les diverses conventions typographiques destines faciliter la recherche et
lidentification de certaines informations.

Convention Signification

2 Ce symbole prcde les textes sur lesquels nous souhaitons attirer


votre attention. Ces derniers apparaissent en caractres gras et itali-
ques.

Exemple Chaque fois que cela nous semblait ncessaire la comprhension du


rle ou du maniement dune commande, nous avons complt sa des-
cription avec des exemple en italiques. Ces exemples sont prsents
prcds du titre exemple.

3 Les remarques sont indiques en italiques avec, dans la marge, une


petite coche. Ce sont des informations annexes la fonction actuelle-
ment dcrite. Ces remarques sont souvent de grande importance, ne
les ngligez pas.

Cette barre horizontale, suivie dun texte en caractres griss et itali-


Voir ques indique quelle fonction, quelle autre partie du programme ou de
la documentation vous pouvez vous rfrer pour un complment
dinformation.

Liens Ces caractres verts et italiques indiquent une zone active dans le
document pdf. Cliquer sur cette zone fera apparatre le paragraphe
dont il est fait mention dans un renvoi.

le fichier SETUP.EXE Les fichiers et les dossiers (ou rpertoires) sont mentionns en lettres
majuscules.

Ouvrir Chaque titre concernant la description dune fonction est suivi du che-
Fichier / Ouvrir min pour y parvenir : Menu / Sous-menu (sil y a lieu) / Fonction.

Slectionnez Tous Les choix que lon peut faire dans les listes sont mentionns en carac-
tres gras.

Libell Les dsignations des zones des fentres sont prcises en caractres
gras et italiques.

la fonction Fichier / Ouvrir Dans le texte, le nom des menus et des fonctions est not en caract-
res italiques.

le volet Commentaires Le nom des volets et des fentres est inscrit entre guillemets.

longlet Commentaires Le nom des onglets est inscrit avec une lettre majuscule en dbut.

le bouton [Annuler] Le nom des boutons est inscrit entre crochets.

Sage 2008 15
Convention Signification

la barre doutils Standard Les noms des barres doutils, des volets et des fentres est inscrit
la fentre Ouvrir entre guillemets.

la touche ECHAP Les touches utiliser sont mentionnes en MAJUSCULES. Lorsquil


les touches CTRL+C faut presser simultanment deux touches, elles sont indiques avec le
caractre +.

Voir le Chapitre 3 Les rfrences des titres de chapitres ou de paragraphes sont pr-
sentes et italiques et entre guillemets.

16 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Chapitre 2 Mise en place du dossier

Ce chapitre donne accs aux leons suivantes :

Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 18,

Leon 2 Crez votre socit, page 23,

Leon 3 Options de base ncessaires la gestion, page 46.

Sage 2008 17
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment lancer le programme puis larrter lorsque vos tra-
vaux sont termins. Il vous montre galement comment reprendre le fil des explications lorsquon a provi-
soirement arrt de raliser les exercices.

tapes

Les tapes de cette leon sont organises de la manire suivante :


1. Lancement du programme.
2. Enregistrement du code daccs sil sagit dun des premiers lancements du programme.
3. Consultation du manuel de rfrence lectronique partir du programme.
4. Arrt du programme.
5. Relancer le programme aprs une interruption momentane.

Informations importantes

Ne tardez pas faire votre rfrencement auprs des services de Sage France, car le nombre daccs libres
au programme est limit.

Vous pouvez vous rfrencer :

par Internet,

par courrier,

par tlcopie.

18 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale

Cliquez sur le bouton Dmarrer du bureau Windows, puis slectionnez dans les menus successifs qui vont
apparatre en amenant simplement le pointeur au dessus de litem prcis ci-dessous, ce qui fait souvrir un
nouveau menu dit menu hirarchique ou menu en cascade :

Programmes (ou Tous les programmes sur certaines versions de Windows), ce qui ouvre un nou-
veau menu dans lequel vous slectionnez :

Sage, ce qui ouvre un nouveau menu dans lequel vous choisissez :

Sage 100 Gestion commerciale, ce qui ouvre nouveau un petit menu dans lequel vous avez le
choix entre :
Bijou SA : ce choix fait souvrir le programme Sage Gestion commerciale tout en ouvrant
les fichiers de dcouverte du programme livrs avec ce dernier ;
Sage 100 Gestion commerciale : ce choix lance le programme et vous laisse le choix de
slectionner le fichier de travail que vous comptez utiliser.

3 La leon qui suit vous propose de crer un fichier commercial, nous vous conseillons donc de lancer le pro-
gramme en slectionnant Gestion commerciale.

Premiers lancements du programme Rfrencement et code daccs

Aussitt aprs le premier lancement du programme Sage Gestion commerciale, une fentre Bienvenue
chez Sage apparat.

Sage 2008 19
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Cette fentre vous prvient que le nombre daccs au programme est limit tant que vous navez pas enre-
gistr le code daccs qui librera compltement le programme.

Le nombre total daccs est limit 30. Vous pouvez procder votre rfrencement via Internet ou par sim-
ple courrier en remplissant la fiche de rfrencement situe dans la fonction Aide (?) / A propos de Sage 100
Gestion commerciale.

3 La mention Aide (?) / A propos de Sage 100 Gestion commerciale signifie que vous trouverez la commande
A propos de Sage 100 Gestion commerciale dans le menu Aide qui apparat dans la barre des menus
reprsent par un point dinterrogation (?).

Rfrencez-vous comme utilisateur de produits Sage en cliquant sur le bouton [Rfrencement]. Il vous sera
alors indiqu comment raliser cette opration.

Au bout de quelques jours, vous recevrez un code daccs de la part de Sage France qui librera compl-
tement votre version du programme. Ce code devra tre enregistr aprs avoir cliqu sur le bouton [Code
daccs].

En attendant, tant que vous ne connatrez pas votre code daccs, cliquez sur le bouton [Continuer]. A cha-
que accs au produit, et avant lenregistrement du code daccs, le nombre daccs diminue dune unit.

Lorsque vous aurez enregistr le code daccs qui vous aura t fourni par Sage France, cette fentre nap-
paratra plus.

Consultez le manuel de rfrence partir du logiciel

Le manuel de rfrence du programme nest fourni que sous forme lectronique, cest--dire sous forme de
fichiers que lon peut ouvrir lcran, consulter ou imprimer laide du programme Adobe Reader.

Pour plus dinformations sur linstallation de ce programme et du manuel lectronique, reportez-vous au


titre Installation du programme, page 10.

Pour ouvrir ce manuel lcran, ouvrez le menu Aide (?) et slectionnez la fonction Consulter le manuel.

Le programme Acrobat Reader est automatiquement lanc et le sommaire du manuel souvre lcran.

20 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

3 Lillustration ci-dessus peut diffrer en fonction de la version du programme Reader que vous utilisez.

Se dplacer dans le manuel lectronique

Pour consulter le manuel lectronique, ses chapitres et ses pages, consultez laide en ligne dAdobe Reader.

Arrt du programme

Pour refermer le programme, slectionnez la commande Fichier / Quitter.

Vous pouvez aussi taper les combinaisons de touches :

CTRL + Q ou

ALT + F4.

Sage 2008 21
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Il nest pas ncessaire de refermer toutes les fentres avant de quitter le programme si vous souhaitez les
retrouver telles quelles lors de la prochaine session.

Relancer le programme

Si vous avez quitt le programme la fin dune leon, relancez-le de la faon suivante :
1. Ouvrez le menu Dmarrer de Windows.
2. Suivant la version du systme dexploitation utilise, placez le pointeur sur Programmes ou Tous
les programmes.
3. Lorsque le menu hirarchique est ouvert, placez le pointeur sur Sage.
4. Lorsque le menu hirarchique suivant est ouvert, placez le pointeur sur Sage 100 Gestion Com-
merciale.
5. Lorsque le troisime menu hirarchique est ouvert, cliquez sur Sage 100 Gestion Commerciale.
6. Lancez la commande Fichier / Ouvrir et slectionnez le fichier que vous avez cr ou le fichier
DIAMANT VERT.GCM si vous avez prfr faire votre apprentissage avec une socit fictive.

3 Si vous avez des difficults retrouver le dossier de stockage des fichiers, reportez-vous au Manuel
dinstallation qui dtaille ce point en fonction du systme dexploitation utilis.

22 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Leon 2 Crez votre socit

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous permettre de crer le fichier commercial de votre socit et, parallle-
ment, le fichier comptable qui doit lui tre systmatiquement associ.

tapes

Les tapes de cette leon sont organises de la manire suivante :


1. Utilisation dun assistant pour la cration du fichier commercial, de son paramtrage.
2. Paramtrage de la fiche de lentreprise et des options qui regroupent les donnes indispensables au
dmarrage de la gestion commerciale de votre entreprise : exercice, longueur des comptes, dfini-
tion de la monnaie de tenue commerciale, etc.
3. Paramtrage ventuel de la structure du catalogue des familles darticles et des articles.
4. Eventuellement, rattachement dun fichier comptable existant ou
5. Paramtrage et cration du fichier comptable ainsi que de la monnaie de tenue comptable. Les para-
mtres comptables seront vus dans une leon suivante.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.

Astuce

Beaucoup de fonctions disposent dun Assistant qui vous dirige et dtaille, en les expliquant, les para-
mtrages raliser.

Pour bnficier de cet avantage, ayez soin de cocher ( ) la commande Mode assistant dans le menu Fentre
en cliquant sur sa ligne.

Sage 2008 23
Chapitre 2 Mise en place du dossier

La fentre de travail de Sage Gestion commerciale

Lancez le programme Sage Gestion commerciale partir du menu Dmarrer de Windows comme nous
vous lavons montr dans la leon prcdente.

La fentre affiche lcran doit avoir laspect suivant.

Les principales caractristiques de la fentre de travail

Les diffrentes parties de cette fentre sont les suivantes :


1. Barre de titre rappelant le nom du programme ainsi que le fichier de travail ouvert.
2. Barre doutils Navigation permettant de lancer toutes les fonctions de base : cration, consulta-
tion, modification et suppression dlments, recherche, etc.
3. Barre doutils Standard permettant de lancer toutes les fonctions communes aux applications
Sage.

24 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

4. Barre des menus donnant accs toutes les fonctions du programme.


5. Espace de travail dans lequel apparaissent toutes les fentres ouvertes par les fonctions du pro-
gramme.
6. Fentre de travail ouverte.
7. Barre doutils flottante .
8. Barres verticales dont les boutons permettent de lancer les principales fonctions de lapplication en
cours. Un clic sur les titres des barres donne accs aux fonctions regroupes par centres dintrt.
Ces barres peuvent tre masques pour agrandir la zone de travail.
9. Barre dtat informant sur certaines oprations en cours et en particulier sur la monnaie courante.

La barre doutils Navigation saffiche par dfaut en haut de lcran et vous permet, tout au long de luti-
lisation de votre logiciel, de :

crer,

consulter,

modifier,

supprimer,

rechercher

ou atteindre des lments du programme.

Nous dtaillerons lutilisation de ces boutons tout au long de ce manuel, chaque fois que le besoin sen fera
sentir.

Sage 2008 25
Chapitre 2 Mise en place du dossier

A ct de la barre doutils Navigation se trouve la barre doutils Standard . Elles sont prsentes dans
tous les programmes des Lignes Sage 100 et 30.

Vous aurez loccasion de dcouvrir, dans les leons qui suivent, les fonctions lances par les boutons quelle
comporte.

Cration des fichiers de travail

Pour crer votre socit, le programme Sage Gestion commerciale vous guide grce un assistant.

Lancez la cration de votre socit par lAssistant en cliquant sur le bouton [Nouveau fichier] de la
barre doutils Standard ou en slectionnant la commande Fichier / Nouveau.

3 LAssistant ne souvrira que si la commande Fentre / Mode assistant est coche, cest--dire prcde
dune coche ( ) dans son menu.
Si ce nest pas le cas, nous vous invitons cocher cette fonction au pralable simplement en la slection-
nant car toutes les explications qui suivent sont bases sur son utilisation.

Vous pouvez soit reprendre un


fichier comptable existant, soit en
crer un. Cest cette deuxime op-
ration que nous vous proposons de
faire.
Cochez loption Crer un nouveau
fichier comptable.

3 Si vous possdez dj un programme Sage Comptabilit de la Ligne 100 ou de la Ligne 30 et que vous
dsiriez associer votre fichier comptable au fichier commercial qui va tre cr, laissez coche loption
Ouvrir un fichier comptable.

26 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Cliquez sur le bouton [Suivant] :

si vous avez choisi de crer le fichier comptable en mme temps que le fichier commercial, vous
passez directement ltape Raison sociale de la socit, page 28,

si vous avez choisi dassocier un fichier comptable existant, vous passez ltape suivante Ouver-
ture du fichier comptable, page 27.

Ouverture du fichier comptable

3 Cette fentre napparatra que si vous avez choisi dassocier votre nouveau fichier commercial un fichier
comptable de Sage Comptabilit existant.

Cette fentre propose de slectionner le fichier comptable existant afin que le programme tablisse des liens
entre celui-ci et le fichier commercial qui sera cr plus loin.

Cliquez sur le bouton [Parcourir]


pour slectionner votre fichier
comptable.

Sage 2008 27
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Slectionnez le fichier compta-


ble dans le dossier o il est
stock puis cliquez sur le bouton
[Ouvrir].

Vous revenez alors la fentre Ouverture du fichier comptable .

3 Les dossiers (ou rpertoires) de stockage des fichiers dpendent du systme dexploitation utilis. Repor-
tez-vous au Manuel dinstallation du programme pour en connatre lemplacement.

Cliquez sur le bouton [Suivant].

Raison sociale de la socit

Dans cette fentre, vous allez devoir enregistrer le nom que vous dsirez donner au fichier commercial et
au fichier comptable qui vont tre crs.

3 Si vous avez choisi, dans les tapes prcdentes, de lier un fichier comptable existant votre nouveau
fichier commercial, cette fentre napparatra pas.

28 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Saisissez ici le nom de votre


socit.
Dans le cadre de cet apprentissage,
si vous ne voulez pas encore crer
votre fichier commercial, vous pou-
vez taper Diamant Vert.
Laissez loption Oui coche pour
rcuprer les donnes enregistres
lors de linstallation du programme
sur votre disque dur.

Cliquez sur le bouton [Suivant].

Enregistrez lidentification de votre socit

Normalement la fentre qui va apparatre doit tre complte des informations enregistres lors de linstal-
lation du programme. Vous pouvez les modifier.

3 Si vous avez choisi, dans les tapes prcdentes, de lier un fichier comptable existant votre nouveau
fichier commercial, cette fentre apparatra avec les informations enregistres dans ce fichier comptable. Il
est ventuellement possible de les modifier.

Sage 2008 29
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Confirmez les informations en cliquant sur le bouton [Suivant].

Dfinissez lexercice et la longueur des comptes

3 Si vous avez choisi dassocier votre propre fichier comptable au fichier commercial, cette fentre nappara-
tra pas.

Dfinissez les dates de dbut et de


fin de votre exercice comptable. Les
dates de lanne en cours sont pro-
poses par dfaut.
Nous vous conseillons de laisser la
valeur 0 qui permet de saisir des
comptes de longueur variable
cest dire dont vous pouvez fixer
la longueur lors de leur cration.

30 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

3 Un exercice comptable peut tre cheval sur deux annes civiles. Il ne peut excder 36 mois.
La longueur des comptes peut tre paramtre entre 3 et 13 caractres.

Cliquez sur le bouton [Suivant].

Identifiez votre monnaie de tenue comptable

3 Si vous avez choisi dassocier votre propre fichier comptable au fichier commercial, cette fentre nappara-
tra pas.

La monnaie de tenue comptable peut tre diffrente de celle de tenue commerciale.

Choisissez votre monnaie de tenue


commerciale. Ce sera lEuro si
votre entreprise est situe dans un
pays de la zone Euro.

3 Il existe trois types de devises : la devise dquivalence qui permet de tenir sa gestion en faisant rfrence
une autre devise (par exemple, le Dollar), la monnaie de tenue commerciale et la monnaie de tenue
comptable (toutes deux obligatoires et pouvant tre diffrentes lune de lautre sauf si votre entreprise
appartient la zone Euro car dans ce cas elles doivent tre toutes deux gales leuro).

3 Si vous devez choisir une autre devise que leuro, rfrez-vous au manuel de rfrence pour le mode op-
ratoire.

Cliquez sur le bouton [Suivant].

Sage 2008 31
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Reprise des lments comptables

3 Si vous avez choisi dassocier votre propre fichier comptable au fichier commercial, cette fentre nappara-
tra pas.

Trois possibilits de reprise vous


sont offertes.
Cliquez sur la case Oui, le fichier
sera prt lemploi (option recom-
mande).

Cliquez sur le bouton [Suivant].

Reprise des lments commerciaux

Cette fentre permet de slectionner le mode de cration du fichier commercial. De faon vous prsenter
toutes les possibilits offertes par le programme Sage Gestion commerciale, nous vous proposons de crer
un fichier darticles structur en cochant loption Oui, mais avec le paramtrage de certaines option.

Si vous prfrez une gestion simple des articles et des familles, laissez coche loption Oui, le fichier sera
prt lemploi. Dans ce cas, rfrez-vous au Manuel de rfrence du programme pour connatre la
suite des oprations mener.

32 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Cochez de prfrence la case Oui,


mais avec un paramtrage de
certaines options pour dcouvrir
toutes les possibilits offertes par le
programme.

Cliquez sur le bouton [Suivant].

Si vous navez pas demand le paramtrage de certaines options, vous voyez apparatre la fentre Infor-
mations sur les donnes commerciales, page 40.

Options de gestion de votre fichier commercial

Cette fentre permet la slection des diffrentes options de cration des articles et de leur structure. Dans le
cadre de la dcouverte complte des avantages du programme, nous vous proposons de toutes les cocher.

Sage 2008 33
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Cochez toutes les options de cette


page pour constater les avantages
offerts par la codification automati-
que et la structuration du catalogue
des familles et des articles.

Cliquez sur le bouton [Suivant].

Codification automatique des rfrences articles

Le manuel de rfrence vous indiquera toutes les possibilits offertes par cette fentre. Dans notre cas, pa-
ramtrez-la comme indiqu ci-dessous.

Enregistrez une longueur de 8


caractres pour la longueur de la
rfrence article.
Prcisez que la racine de la rf-
rence article sera la Racine famille.
La zone Racine fixe sestompe
aprs le choix prcdent.

34 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Cliquez sur le bouton [Suivant].

Codification automatique des codes barres

Pour simplifier, nous supposerons que vous nutilisez pas les codes barres pour vos articles. Si tel tait ce-
pendant le cas, rfrez-vous au manuel de rfrence pour le paramtrage de cette fentre.

Laissez les informations proposes


telles quelles sont.

Cliquez sur le bouton [Suivant].

Options dinitialisation des donnes commerciales

Les leons de ce manuel vous prsentent sinon la totalit, tout du moins les types les plus courants darticles
qui peuvent tre commercialiss. Cest pourquoi nous vous proposons de cocher une partie des options pro-
poses par cette fentre.

Sage 2008 35
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Cochez toutes les options sauf


Nomenclatures de fabrication.

Ces cases doptions serviront dans de prochaines leons traitant :


des articles gamme de type produit telles des bagues montes avec des pierres diffrentes (dia-
mant, rubis, etc.),
des articles conditionnement,
des articles dont le numro est suivi (exemple : des lingots dor),
des emplacements multiples pour un mme article au sein dun dpt : possibilit que nous tudie-
rons lors du contrle qualit la rception des livraisons fournisseurs.

Cliquez sur le bouton [Suivant].

Structuration du catalogue article

Cette page de lassistant nest quinformative et vous renseigne sur les avantages de la structuration du ca-
talogue article que nous vous proposons dessayer.

36 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Cliquez sur le bouton [Suivant].

Paramtres de classification du catalogue article

En tant que bijoutier-joaillier, exemple que nous vous proposons, vous avez vendre des articles en or, en
platine, en argent, en orfvrerie, etc. Ces articles se subdivisent pour certains en colliers, bagues, bracelets,
etc. Nous vous proposons denregistrer une classification sommaire pour certains de ces types darticles
(cette classification peut tre complte en cours dutilisation du programme).

Sage 2008 37
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Respectez bien les indications don-


nes ci-dessous pour obtenir une
bonne structuration.

Il peut y avoir quatre niveaux hirarchiques. Chaque niveau est repr par une dsignation et un code. Ra-
lisez les oprations dans lordre qui suit.

2 Respectez bien les indications donnes pour la validation des niveaux et des sous niveaux.

lments de Le curseur doit clignoter dans la premire zone de saisie en bas de lcran.
niveau 1
1. Tapez Colliers.
2. Pressez la touche TABULATION.
3. Dans la zone correspondant au Code, tapez CO.
4. Validez par la touche ENTRE du clavier (exclusivement).

Rptez les mmes oprations pour enregistrer Bagues, code BA puis Bracelets, code BR.

lments de Les colliers, les bagues et les bracelets peuvent tre en or, en argent, en platine. Enregistrez ces classifica-
niveau 2 tions pour chacun des types de niveau 1 enregistrs.
1. Slectionnez la ligne Colliers dans la liste en cliquant simplement dessus.

38 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

2. Son contenu apparat dans les zones de saisie en bas de la liste. Tapez par dessus, Or qui remplace
la dsignation qui sy trouvait.
3. Pressez la touche TABULATION.
4. Dans la zone Code, remplacez CO par OR.
5. Attention : cliquez sur le bouton [Ajouter], ne validez pas par la touche du clavier. Or est devenu un
sous-niveau de Collier.

Une icne particulire marque la prsence de ce niveau hirarchiquement infrieur.

Si vous avez fait une erreur et que le niveau 1 Colliers a t remplac par Or, il faut recommencer les op-
rations comme pour un niveau 1 en slectionnant la ligne errone.

lments de Les lments des niveaux 3 et 4 senregistrent comme ceux de niveau 2 en slectionnant au pralable le ni-
niveau 3 veau dont ils doivent dpendre.

Enregistrez dautres niveaux comme dans le tableau ci-dessous.

Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3

Dsignation Code Dsignation Code Dsignation Code

Colliers CO Or OR Chanette CH

Maille MA

Platine PL

Bagues BA Or OR Montes MO

Alliances AL

Platine PL

Bracelets BR Or OR

Argent AR

Orfvrerie OF Argent AR

Pour rduire ou dvelopper un niveau, il suffit de faire un double-clic sur licne prsente en dbut de ligne.
Un niveau rduit comporte un triangle vertical ( ).

Sage 2008 39
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Lorsque vos saisies seront termines, cliquez sur le bouton [Suivant].

Paramtres des tarifs

Cette fentre permet de paramtrer les types de tarifs, HT ou TTC, que vous appliquez vos clients.

Slectionner le type de tarifs, HT ou


TTC, appliqu par dfaut.
Enregistrez les diffrentes catgo-
ries de clients dans ces zones et
validez pour quelles apparaissent
dans la liste. Validez aprs chaque
saisie.
Vous pouvez modifier le type de
tarif catgorie par catgorie.

Lorsque vos saisies seront termines, cliquez sur le bouton [Suivant].

Informations sur les donnes commerciales

Lassistant rappelle les actions essentielles raliser avant de commencer travailler avec le programme.

40 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Cliquez sur le bouton [Suivant].

Crez le fichier comptable

3 Si vous avez choisi dassocier votre propre fichier comptable au fichier commercial, cette fentre nappara-
tra pas.

La cration du fichier comptable partir du modle standard, vous permet de bnficier des comptes gn-
raux, codes journaux, taux de taxes, modles sans avoir les dfinir manuellement. Si vous avez slec-
tionn une autre option ltape Reprise des lments comptables, dautres fentres apparatront dont
vous trouverez le dtail dans le Manuel de rfrence du programme.

Sage 2008 41
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Cliquez sur le bouton [Parcourir]


pour crer votre fichier comptable.

Slectionnez le dossier (ou


rpertoire) de stockage, puis
tapez le nom que vous souhai-
tez donner votre fichier
(exemple : Diamant Vert).

3 Les dossiers (ou rpertoires) de stockage des fichiers dpendent du systme dexploitation utilis. Repor-
tez-vous au Manuel dinstallation du programme pour en connatre lemplacement.

42 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

2 La zone Capacit en Ko vous permet de spcifier la taille souhaite pour le fichier comptable
crer. Veillez ne pas saisir une taille trop importante. Le fichier occuperait inutilement de la place
sur votre disque dur. Nous vous conseillons de laisser la valeur propose, le fichier sagrandira tout
seul mesure des besoins.

Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous revenez ensuite lcran Cration du fichier comptable .

Cliquez sur le bouton [Suivant].

Sage 2008 43
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Crez le fichier commercial

Cliquez sur le bouton [Parcourir]


afin de nommer votre fichier com-
mercial.

Saisissez le nom de votre


fichier dans cette zone
(exemple : Diamant vert)
puis cliquez sur le bouton
[Enregistrer].

44 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

3 Comme pour le fichier comptable, les dossiers (ou rpertoires) de stockage des fichiers dpendent du sys-
tme dexploitation utilis. Reportez-vous au manuel de rfrence du programme pour en connatre
lemplacement.

La fentre Cration du fichier commercial rapparat.

Cliquez sur le bouton [Fin]. Les fichiers comptable et commercial sont crs.

La cration des fichiers commercial et comptable est suivie normalement de louverture de la fentre A
propos de . Le nom de cette fentre se complte de celui du fichier commercial ouvert, en lespce Dia-
mant Vert. Cette fentre sera vue dans la leon suivante.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

Sage 2008 45
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Leon 3 Options de base ncessaires la gestion

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment enregistrer les lments de base ncessaires votre
gestion.

tapes

La totalit de cette leon portera sur la fonction Fichier / A propos de votre socit.

Les tapes de la leon sont les suivantes :


1. Paramtrage de lunit de poids par dfaut.
2. Gestion du multi-emplacement pour le stockage des articles.
3. Cration dune condition de livraison.
4. Paramtrage dun conditionnement.
5. Paramtrage dune gamme de type Produit.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme lexception de la gestion du multi-
emplacement qui ne peut tre utilise quavec la version Pack +.

Informations pralables

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

Les paramtrages de base de Sage Gestion commerciale

Avant dentamer toute manipulation sur le programme Sage Gestion commerciale, vous devez renseigner
les informations les plus importantes pour assurer le bon traitement de vos oprations commerciales.

46 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Ces paramtrages se font dans la fentre A propos de . Son nom est automatiquement complt par
celui du fichier commercial ouvert. Elle souvre automatiquement aprs la cration du fichier commercial
laide de lassistant (voir leon prcdente).

3 Pour lancer cette fonction, si elle nest pas ouverte lcran, slectionnez la commande Fichier / A propos
de votre socit.

Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [A propos du fichier] de la barre doutils Standard .

Dans la fentre A propos de , des onglets permettent daccder aux diffrents volets dont se compose
cette fonction. Vous pouvez les parcourir et constater que des informations y apparaissent par dfaut ou la
suite des paramtrages faits lors de la cration des fichiers. Ceci est d au fait que nous vous avons propos,
dans la leon prcdente, dutiliser les paramtrages prdfinis mis la disposition de lutilisateur. Vous
pouvez les complter avec des informations que vous auriez pu oublier.

Remplissez les informations manquantes dans les principaux volets avec soin de faon paramtrer votre
logiciel en fonction de vos besoins.

3 Au besoin, consultez le Manuel de rfrence du programme en le lanant par la commande Aide (?) /
Consulter le manuel.

Sage 2008 47
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Le volet Initialisation vous rappelle quelle est votre monnaie de tenue comptable et votre mon-
naie de tenue commerciale.

Le volet Contacts permet denregistrer les noms des divers contacts au sein de votre socit.

Le volet Comptable vous permet de dfinir les paramtres qui seront utiliss lors du transfert
comptable des factures et des rglements. Le paramtrage des donnes comptables sera vu dans une
prochaine leon.

Le volet Commercial vous permet de renseigner lensemble de vos paramtres commerciaux


(unit de gestion des poids, appel des tiers en saisie de pice). Nous y ferons quelques paramtra-
ges.

Le volet Communication vous permet denregistrer les diffrents paramtres ncessaires aux
communications Internet.

Le volet Prfrences sert lenregistrement dinformations diverses destines faciliter vos tra-
vaux dans le programme.

Le volet Options va tre utilis pour paramtrer des donnes dont nous nous servirons dans des
leons ultrieures.

Procdez la cration de diffrentes options aprs un paramtrage initial dans le volet Commercial .

2 Les propositions qui vous sont faites dans cette partie sont des conseils. Vous pouvez nanmoins
saisir dautres informations ; la socit Diamant Vert nest ici que pour illustrer notre propos.

Paramtrage des units de poids affiches par dfaut

Cliquez sur longlet Commercial pour ouvrir le volet correspondant. Ce volet comporte trois sous volets
Paramtres gnraux , Gestion des livraisons et Gestion des stocks . Assurez-vous que le volet
Paramtres gnraux est celui qui est actif.

48 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Remplacez lunit de poids par dfaut Kilo-


gramme par Gramme.
Pour cela, cliquez sur le bouton la droite de
la zone et slectionnez la valeur voulue dans
la liste.

3 Pour utiliser une zone liste droulante sans la souris, pressez la touche F4 lorsque le curseur se trouve
dans cette zone.
Utilisez les touches BAS ou HAUT pour dplacer la slection.
Validez par la touche ENTRE pour enregistrer la slection faite.

3 Pour ouvrir la liste dune telle zone, cliquez sur le bouton droite de cette zone.

De cette faon, tous les poids apparaissant dans les fonctions du programme seront affichs dans cette unit
plus adapte la bijouterie que les kilogrammes. Ils pourront cependant tre modifis ponctuellement.
3 Il nest pas ncessaire de valider aprs cette modification. Le programme enregistre immdiatement les
valeurs saisies. Nous vous indiquerons dans quels cas il est ncessaire de valider (presser une touche
ENTRE) pour enregistrer une valeur.

Autorisez la gestion du multi-emplacement

Version Le multi-emplacement nest disponibles que sur la version Pack + du programme.

Dans le cadre de la dcouverte de la gestion des emplacements dans les dpts de stockage ainsi que du
contrle qualit lors de la rception des livraisons fournisseurs, il est ncessaire de faire deux paramtrages.

Sage 2008 49
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Dans le volet Commercial , cliquez sur longlet Gestion des stocks pour ouvrir le sous-volet correspon-
dant.

Cochez loption Gestion multi-emplace-


ment par dpt.
Cochez galement loption Gestion emplace-
ments contrle.

Laissez la valeur propose par dfaut Empla-


cement principal.

Les deux options que nous vous proposons de cocher permettront la gestion voque plus haut.

Crez une condition de livraison

Cliquez sur longlet Options.

La liste des options saffiche.

50 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Cliquez sur longlet Options.


Faites un double-clic sur la ligne Condition
de livraison.

Saisissez Sans conditions particu-


lires dans la zone Intitul.
Laissez vide la zone Code condition de
livraison.
Validez par la touche ENTRE.

Sage 2008 51
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Paramtrez un conditionnement

La plupart des articles sont vendus lunit mais certains peuvent bnficier dun conditionnement, cest-
-dire dtre commercialiss pour des quantits suprieures 1 dans le mme emballage. Ceci sera vu dans
une des dernires leons mais nous vous proposons de paramtrer ds prsent un conditionnement qui sera
utilis pour lun des articles qui sera cr pour illustrer notre propos.

Revenez la liste des options en slectionnant litem Option dans la liste droulante en haut de la liste de
gauche de la fentre des options.

Slectionnez Options dans cette zone pour


revenir la liste des options.
Faites un double clic sur la ligne de loption
Conditionnement.

Une fentre de paramtrage souvre.

52 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Tapez le nom du conditionnement


Ecrin
puis validez.

Faites ensuite un double clic sur la ligne (dans la liste gauche de lcran) du conditionnement que vous
venez de crer. Une nouvelle fentre souvre pour permettre lenregistrement des numrs de conditionne-
ment.

Supprimez les lignes proposs par dfaut en les slectionnant lune aprs lautre et en pressant CTRL + U
puis en confirmant cette suppression en cliquant sur le bouton [Oui] du message qui va apparatre chaque
fois.

3 Ces valeurs sont systmatiquement proposes lorsque lon demande lapplication des donnes par dfaut
lors de la cration du fichier commercial.

Enregistrez les valeurs proposes ci-dessous.

Sage 2008 53
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Tapez lintitul du premier conditionnement :


Ecrin mono
dans la premire zone puis la quantit darti-
cles quil doit contenir
1
dans la deuxime.
Recommencez les mmes saisies pour lnu-
mr Ecrin duo avec une quantit de 2.

3 Si des messages davertissement souvrent chaque validation dnumr de conditionnement, cliquez sur
le bouton [Non].

Paramtrez une gamme de type Produit

La plupart des articles sont vendus lunit. Il se peut que certaines rfrences disposent de plusieurs fini-
tions. Cest par exemple le cas de bagues qui, sous la mme rfrence peuvent tre montes avec des dia-
mants, de rubis, des meraudes, etc.

La gestion des articles de ce type sera vue dans une des dernires leons mais nous vous proposons de pa-
ramtrer ds prsent une gamme de type Produit qui sera utilise lors de la cration dun article prsentant
cette particularit.

Revenez la liste des options en slectionnant litem Option dans la liste droulante en haut de la liste de
gauche de la fentre des options.

54 Sage 2008
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Slectionnez Options dans cette zone pour


revenir la liste des options.
Faites un double clic sur la ligne de loption
Gamme.

Une fentre de paramtrage souvre. Elle comporte par dfaut un certain nombre de gammes enregistres
par dfaut lors de la cration du programme. Si certaines dentre elles ne vous sont daucune utilit, vous
pourrez les supprimer ultrieurement.

Cliquez sur la premire ligne vide en dessous


de celles qui sont dj renseignes.
Dans la zone Intitul, enregistrez le nom de la
nouvelle gamme : Pierres.
Laissez le type Produit slectionn.
Validez.

Sage 2008 55
Chapitre 2 Mise en place du dossier

Faites ensuite un double clic sur la ligne de la gamme Pierres que vous venez de crer (ligne de la liste de
gauche). Une fentre souvre pour enregistrer le dtail des pierres.

Enregistrez diffrents types de pierres telles


que :
Emeraude,
Rubis,
Topaze
en validant aprs chaque saisie

3 Si la validation de chaque numr saccompagne de lapparition dun message, cliquez sur le bouton [Non]
pour le refermer.

De cette faon, larticle gamme pourra tre cr sans manipulation supplmentaire.

Refermez la fentre de la fonction en cliquant dans sa case de fermeture, ce qui enregistre les saisies
et modifications apportes.

3 Vous pouvez aussi refermer une fentre en pressant simultanment les touches CTRL + F4.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

56 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Ce chapitre donne accs aux leons suivantes :

Leon 4 Dfinition des donnes comptables, page 58,

Leon 5 Cration des comptes clients et fournisseurs, page 70,

Leon 6 Dfinition des donnes commerciales, page 87.

Sage 2008 57
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Leon 4 Dfinition des donnes comptables

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment crer les lments comptables ncessaires votre
gestion.

2 Les lments que nous vous proposons de saisir dans cette leon appartiennent tous au fichier
Comptable et peuvent tre galement enregistrs partir dun programme Sage Comptabilit.

tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes :


1. Cration des comptes comptables gnraux.
2. Cration des taux de taxes qui permettent dautomatiser lenregistrement des montants des taxes.
3. Cration des codes journaux sur lesquels seront passs les mouvements de vente.
4. Cration dun mode de rglement permettant dautomatiser lattribution aux tiers des conditions de
rglement des chances.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.

Informations pralables

Si, lors de la cration de votre socit, vous avez opt pour loption Cration dun nouveau fichier comp-
table, cette leon est indispensable la poursuite de votre apprentissage.

Si vous avez repris un fichier comptable existant et que la cration des comptes, des journaux et des taux de
taxe na plus de secrets pour vous, vous pouvez passer la leon suivante.

Vous allez donc devoir crer vos lments comptables manuellement avant toute autre manipulation.

Les principaux lments comptables sont :

les comptes gnraux,

58 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

les codes journaux,

les taux de taxes,

les banques,

les comptes de tiers.

Pour raliser cette leon, il est prfrable que la fonction Mode assistant soit active.

Pour vrifier cela :


1. Ouvrez le menu Fentre.

2. Vrifiez que la commande Mode assistant est bien prcde dune coche ( ) sinon slectionnez-la
pour la cocher.

Astuce

Dans cette leon, vous pouvez utiliser la barre doutils Comptabilit .

Pour afficher une barre doutils :


1. Lancez la commande Fentre / Personnaliser linterface.
2. Cliquez sur longlet Barres doutils.
3. Cliquez sur le nom de la barre doutils Comptabilit .
4. Cliquez sur le bouton [Afficher].
5. Cliquez sur le bouton [OK].

Dplacez la barre doutils en cliquant sur sa barre de titre et en la faisant glisser. Vous pouvez la coller contre
les bords de la zone de travail de la fentre de lapplication.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

Sage 2008 59
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Crez vos comptes comptables

Ouvrez la liste des comptes gnraux. Pour cela vous disposez de plusieurs solutions :

soit lancer la commande Structure / Comptabilit / Plan comptable ;

soit cliquer sur le bouton [Plan comptable] de la barre doutils Comptabilit .

3 Lorsque nous indiquons Structure / Comptabilit / Plan comptable, cela signifie quil faut ouvrir le menu
Structure, puis y slectionner la commande Comptabilit laquelle ouvre un menu hirarchique dans lequel il
faut slectionner la commande Plan comptable.
Ces slections peuvent seffectuer avec la souris ou les touches du clavier (sauf les barres doutils). Le
Manuel de la gamme vous prcisera comment faire.
Les diverses possibilits de choix que nous dtaillons ne sont l que pour vous montrer la richesse en fonc-
tionnalits du programme. Utilisez chaque possibilit le cas chant et conservez celle qui vous parait la
plus facile.

Constatez que la liste des comptes nest pas vide mais quelle contient la plupart des comptes utilisables
dans une gestion comptable courante. Ceci est d au fait que lon a demand la reprise des lments comp-
tables de base lors de la cration du fichier. Vous pouvez conserver les comptes proposs, les adapter votre
gestion ou les supprimer (sils nont pas t mouvements auparavant).

Pour crer un compte gnral, une des mthodes possibles serait de cliquer sur le bouton [Ajouter] de
la barre doutils Navigation . Nous allons utiliser une mthode plus simple.

3 Vous pouvez aussi crer un compte gnral de la faon suivante :


- taper CTRL + J ;

60 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

- ouvrir le menu contextuel de la liste des comptes (en cliquant dessus avec le bouton droit de la sou-
ris) et slectionner la commande Ajouter un nouvel lment ;

Le menu contextuel apparat en cliquant dans la fentre avec le


bouton de droite de la souris.
Il vous permet, comme la barre doutils Navigation , de crer,
de modifier, supprimer, rechercher des enregistrements...
Un menu contextuel est disponible dans pratiquement toutes les
fentres de liste ainsi que toutes les zones de saisie du pro-
gramme.

- lancer la commande Edition / Ajouter ;

- cliquer sur le bouton [Crer un compte gnral] de la barre doutils Comptabilit . Cette der-
nire solution ne ncessite pas que la liste des comptes soit ouverte.
Toutes ces mthodes sont gnralement disponibles pour la cration des lments. Nous ne les dtaille-
rons plus par la suite.

Cette mthode consiste en lutilisation dun compte propos par dfaut.

La liste des comptes tant ouverte, tapez 51. La liste des comptes affiche le premier compte comportant ce
radical.

Faites un double clic sur la ligne du compte 51211000. Sa fentre souvre.

Sage 2008 61
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Saisissez Socit Gnrale dans la


zone Intitul en remplacement de la men-
tion qui sy trouvait.
Pressez la touche TABULATION pour ame-
ner la slection dans la zone Abrg. Sup-
primez son contenu en pressant la touche
SUPPR.
Pressez simultanment les touches MAJ +
TABULATION pour ramener la slection
dans la zone Intitul puis pressez la tou-
che TABULATION nouveau. La zone
Abrg se complte avec les premiers
caractres de la zone prcdente.

Remplacez les valeurs proposes par celles indiques. La mthode indique vous semblera de prime abord
un peu complique mais cest la plus simple pour viter des saisies manuelles superflues. La zone Abrg
doit tre imprativement renseigne car cest sur elle que seffectuent les slections de comptes.

2 Les propositions qui vous sont faites dans cette partie sont des conseils. Vous pouvez nanmoins
saisir dautres informations ou utiliser dautres mthodes. Nous vous rappelons quil sagit de votre
socit et que, par consquent, ce que nous mentionnons dans ce manuel nest destin qu illus-
trer notre propos.

Refermez toutes les fentres simultanment en pressant la combinaison de touches CTRL + F5.

Consultez les taux de taxes

Ouvrez la liste des taux de taxe. Pour cela vous disposez de plusieurs solutions :

soit lancer la commande Structure / Comptabilit / Taux de taxes,

soit cliquer sur le bouton [Liste des taux de taxes] de la barre doutils Comptabilit .

62 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

La liste nest pas vide puisquon vous a conseill, lors de la cration du fichier, de reprendre les paramtres
comptables proposs par dfaut. Si vous navez pas suivi notre conseil, il faudra crer vos propres codes
taxes en vous rfrant aux indications portes dans le Manuel de rfrence .

2 Les propositions qui vous sont faites dans cette partie sont des conseils. Vous pouvez nanmoins
saisir dautres informations.

Ouvrez le code taxe numro V19 afin de le consulter, en faisant un double-clic sur sa ligne dans la liste.

3 Il est possible de paramtrer le rsultat dun double-clic sur une ligne : soit pour une consultation simple
sans modification possible, soit pour une consultation assortie ventuellement dune modification. Ce para-
mtrage seffectue dans la commande Fentre / Prfrences.
Pour consulter un lment sans le modifier, vous pouvez, aprs slection de la ligne :

- cliquer sur le bouton [Consulter] de la barre doutils Navigation .


- taper CTRL + L ;
- utiliser la commande Consulter llment slectionn du menu contextuel ;
- lancer la commande Edition / Consulter.
Pour consulter un lment et le modifier ventuellement vous pouvez, aprs slection de la ligne :

- cliquer sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre doutils Navigation .


- taper CTRL + M ;
- slectionner la commande Voir/Modifier llment slectionn du menu contextuel ;
- lancer la commande Edition / Voir/Modifier.
Nous ne dtaillerons plus ces possibilits par la suite.

Sage 2008 63
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Comme vous pouvez le constater :

les taux de taxes sont reprs par un code permettant de les slectionner plus rapidement ;

un sens leur est attribu, collect ou dductible ;

un compte comptable leur est affect, celui sur lequel les montants de taxe seront ports lors des
oprations ;

des comptes gnraux leurs sont associs, ceux dont le montant servira au calcul de la taxe.

3 Cette liste est constamment mise jour des dernires instructions de ladministration fiscale. A chaque nou-
velle version du programme, le fichier des donnes modles comporte les dernires modifications qui ont
pu tre apportes par les pouvoirs publics.

Pressez CTRL + F5 pour refermer le compte ainsi que la liste.

Crez vos journaux

Nous vous proposons de crer un journal correspondant au compte de banque cr un peu plus haut.

Ouvrez la liste des journaux. Pour cela vous disposez de plusieurs solutions :

soit lancer la commande Structure / Comptabilit / Codes journaux,

soit cliquer sur le bouton [Liste des codes journaux] de la barre doutils Comptabilit .

64 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

3 Nous pourrions utiliser une mthode similaire celle qui a servi pour la cration du compte 51211000 mais
dans le cas des journaux, le code nest plus modifiable aprs enregistrement. Comme nous voulons que ce
code rappelle immdiatement la banque concerne, nous vous proposons dajouter un nouveau code jour-
nal.

Cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre doutils Navigation et compltez les crans de lAs-
sistant de cration dun code journal.

Slectionnez le type Trsorerie.

Tapez SG dans la zone Code er Socit


Gnrale dans la zone Intitul.

Laissez la case Non coche pour ne pas


ventiler analytiquement ce journal.

Cliquez ensuite sur le bouton [Suivant]. Une autre fentre propre aux journaux de trsorerie souvre.

Sage 2008 65
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Enregistrez le compte 51211000.

Cliquez sur la case doption En contrepar-


tie des rglements enregistrs.

Cochez loption Sur le compte de trso-


rerie qui est devenue active.

3 Les zones liste droulante sont caractrises par la prsence, leur extrmit droite, dun bouton.
Pour enregistrer une valeur dans de telles zones :
- tapez-la manuellement (il est ncessaire que la valeur tape corresponde exactement celle enre-
gistre dans les fichiers) ;
- cliquez sur le bouton et slectionnez la valeur attendue dans la liste qui souvre ;
- tapez le radical de la valeur attendue et cliquez sur le bouton. La liste est rduite aux valeurs corres-
pondantes au radical saisi et est donc plus maniable.
Si vous slectionnez une valeur errone, effacez-la avec la touche RET.ARR. et recommencez la slection.

Cliquez sur le bouton [Suivant]. Un message va apparatre. Cliquez sur [Oui] pour affecter le compte ce
journal.

3 Vous pouvez ventuellement supprimer le journal BQ1 qui ne vous servira pas. Consultez le manuel de
rfrence pour voir comment supprimer un journal non mouvement.

La fentre qui souvre permet le paramtrage de la numrotation des pices enregistres dans le journal.

66 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Les options sont prdfinies par le fichier


modle de la comptabilit.

Laissez loption Valider ce code journal


et quitter lassistant coche par dfaut
moins que vous ne vouliez crer un autre
journal.

Vous remarquez dans cette page des zones estompes dont une seule est impose. Ceci est d au respect, par
le programme de comptabilit, de la Norme DGI qui impose ce type de numrotation des pices dans les
journaux.

Cliquez sur le bouton [Fin] pour crer le journal qui apparat dans la liste. Fermez cette liste en pressant les
touches CTRL + F4.

Cration dun modle de rglement

Nous vous proposons de crer un modles de rglement simple : un rglement par chque rception. La
lecture du manuel de rfrence vous permettra den crer de plus complexes avec plusieurs chances. Si
vous utilisez votre propre fichier comptable, vous pourrez vous inspirer de ces descriptions pour paramtrer
vos propres modles de rglement.

Un modle de rglement permet de paramtrer les modalits de rglement des chances de paiement des
factures tant clients que fournisseurs.

Ouvrez la liste des modles de rglement. Pour cela vous disposez de plusieurs solutions :

soit lancer la commande Structure / Comptabilit / Modles de rglement,

Sage 2008 67
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

soit cliquer sur le bouton [Liste des modles de rglement] de la barre doutils
Comptabilit .

La liste des modles de rglement souvre. Elle est vide pour le moment.

Cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre doutils Navigation ou pressez les touches CTR + J. Une
fentre vide apparat.

Enregistrez le nom du modle de rglement


Chque au comptant.
Avec la touche TABULATION, amenez la
slection dans les zones de saisie puis vali-
dez par la touche ENTRE. Les valeurs pro-
poses par dfaut forment alors les
modalits du rglement paramtr.

La seule ligne comporte licne Equilibre qui indique que le solde de la somme due sera exigible
cette date.

La date de rglement est prcise dans les colonnes Jour et Condition. Les jours de tombe sont prciss
dans la colonne Le sil y a lieu.

Les informations de chaque ligne sont saisies dans les zones en dessous de la liste. Validez aprs chaque
paramtrage de ligne.

68 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Refermez les fentres ouvertes en cliquant sur leur bouton [Fermer].

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

Sage 2008 69
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Leon 5 Cration des comptes clients et fournisseurs

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment crer les comptes de tiers clients et fournisseurs.

2 Les lments que nous vous proposons de saisir dans cette leon appartiennent tous au fichier
Comptable et peuvent tre galement enregistrs partir dun programme Sage Comptabilit.

tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes :


1. cration et paramtrage dune fiche client,
2. cration et paramtrage dune fiche fournisseur,

dans le cas o votre fichier comptable ne contiendrait aucun compte de ce type.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.

Astuces

Vous pouvez refermer la barre doutils Comptabilit en cliquant sur sa case de fermeture.

Ouvrez sa place la barre doutils Gestion des ventes comme vous avez appris le faire au dbut de la
Leon 4 Dfinition des donnes comptables, page 58 de ce chapitre.

Pour la cration des fournisseurs, vous pouvez galement ouvrir la barre doutils Gestion des achats .

70 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Notez quil est possible de crer les clients et les fournisseurs lors de la saisie des pices de vente et dachat.
Versions Laspect et le contenu des barres doutils Gestion des ventes et Gestion des achats peut varier en
fonction de la version du programme utilise.

Informations pralables

Lors des prcdentes leons, vous avez cr votre base comptable. Vous allez maintenant procder la cra-
tion de certains lments de votre base commerciale.

La cration de vos clients et de vos fournisseurs en est la premire tape.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

Cration dune fiche client

Ouvrez la liste des clients. Pour cela vous disposez de plusieurs solutions :

soit lancer la commande Structure / Clients ;

soit cliquer sur le bouton [Liste des clients] de la barre doutils Gestion des ventes ;

soit ouvrir la barre verticale Gestion des ventes en cliquant sur son titre puis cliquer sur le bou-
ton [Liste des clients].

Sage 2008 71
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

La liste qui souvre est thoriquement vide ( moins que vous nayez associ un fichier comptable existant
car les comptes de tiers sont stocks dans ce fichier mme sils sont beaucoup utiliss par la gestion com-
merciale).

Pour crer une fiche client lorsque la liste des clients est ouverte, utilisez une des possibilits suivantes :

cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre doutils Navigation ;

tapez CTRL + J ;

slectionnez la commande Ajouter un nouvel lment du menu contextuel ;

lancez la commande Edition / Ajouter ;

cliquez sur le bouton [Crer un client] de la barre doutils Gestion des ventes . Cette solu-
tion noblige pas ouvrir la liste des clients.

Volet Identification dune fiche client

Enregistrez votre premier client en vous inspirant de lexemple ci-dessous. Pressez la touche TABULA-
TION pour passer dune zone la suivante. Pressez la combinaison de touches MAJUSCULE + TABULA-
TION pour revenir dune zone la prcdente.

Nous ne dtaillerons que les volets qui ont une utilit immdiate pour les saisies de ce manuel pdagogique.
Les autres pourront tre complts en sinspirant des informations donnes dans le Manuel de rfrence .

Le premier volet, Identification , sert enregistrer les informations didentification du tiers.

72 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Compltez les zones avec les informations


concernant votre client.
La zone N Client devient grise ds lins-
tant o la fiche client a t enregistre.
Vous ne pouvez plus y accder afin de ne
pas la modifier par inadvertance. Il sagit
dune scurit.
Saisissez les valeurs ci-contre dans le cas
dun apprentissage avec la socit fictive
Diamant Vert.

3 Il ny a aucune fonction denregistrement dans le programme. Vos saisies sont enregistres automatique-
ment ds que vous refermez une fentre ou changez de volet.

Cliquez sur chaque onglet afin de saisir les informations complmentaires qui vous seront utiles dans vos
futurs traitements.

Volet Contacts dune fiche client

Cette fentre permet denregistrer les divers contacts que vous avez chez le client.

Sage 2008 73
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Remplissez toutes les zones concernant


un contact en passant de lune lautre en
pressant la touche TABULATION.
A la fin de la saisie des coordonnes dun
contact, enregistrez-les en pressant la tou-
che ENTREE. La liste rcapitulative se met
jour et intgre le nouvel enregistrement.
Saisissez les valeurs ci-contre dans le cas
dun apprentissage avec la socit fictive
Diamant Vert.

Volet Complment dune fiche client

Ce volet est essentiel pour la comptabilisation des mouvements passs sur le compte en cours de saisie. Cer-
taines zones sont compltes doffice par le programme avec la premire valeur trouve dans loption cor-
respondante.

Pour plus dinformations, reportez-vous la Leon 2 Crez votre socit, page 23.

Dautres zones de moindre importance sont laisses vides mais pourront tre compltes ultrieurement.

Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de rfrence.

74 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Laissez Aucune si le client utilise la mme


monnaie et la mme langue que la vtre.

Slectionnez le modle de rglement Ch-


que au comptant que vous venez de crer.
Validez aprs cette slection pour que les
modalits du mode de rglement sappli-
quent au client.

Devise
Cette zone sert mentionner la devise du tiers sil sagit dun client lexportation. Si le client utilise la
mme que vous, par exemple lEuro, laissez Aucune.

Conditions de rglement
Cet ensemble de zones permet de paramtrer les conditions de rglement autorises au client. Ce param-
trage peut tre fait manuellement ou en slectionnant un Modle de rglement dj paramtr. Slection-
nez le modle de rglement Chque au comptant enregistr prcdemment en le slectionnant dans la
liste et en validant. Les lignes dont il se compose apparaissent alors.

Volet Banques dune fiche client

Comme son nom lindique, ce volet sert la saisie des diffrentes banques du client.

Sage 2008 75
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Saisissez les coordonnes bancaires relati-


ves votre client .puis pressez la touche
ENTREE.

Saisie de ladresse de la banque du client

Aprs enregistrement et validation des informations concernant la banque du client, slectionnez sa


ligne dans la liste et cliquez sur le bouton [Adresse banque] ( droite de la zone Intitul). Une fentre
souvre pour y enregistrer les coordonnes de lagence bancaire.

Cliquez sur le bouton [OK] aprs saisie pour enregistrer les


donnes.

Enregistrez le code BIN de lagence bancaire si vous les connaissez. LIBAN a t dtermin automatique-
ment si vous avez laiss coche la case Calcul automatique de lIBAN dans le volet Banques .

76 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Volet Livraisons dune fiche client

Ce volet permet denregistrer les diffrentes adresses de livraison du client. Par dfaut, ladresse principale
est reprise. Elle peut tre modifie.

Liste des diffrentes adresses de livraison


enregistres pour le client.
Ladresse de livraison principale est coche
( ).
Enregistrez chaque adresse de livraison du
client dans les zones prvues cet effet et
validez. Ladresse apparat alors dans la
liste.
Choisissez les conditions dexpdition dans
les listes droulantes.
Saisissez ladresse E-mail de votre client.
Vous pourrez ensuite utiliser le lien hyper-
text disponible sur lintitul de la zone pour
lui faire parvenir des mmes.

Volet Tarifs dune fiche client

Ce volet se compose de deux sous-volets.

Ce volet sert lenregistrement :

de lventuelle affiliation du client une centrale dachat (ne cochez pas cette case dans notre
exemple),

de la catgorie tarifaire du client, catgorie qui dterminera les tarifs qui lui seront appliqus (par
dfaut la premire catgorie enregistre dans les options de la fiche de lentreprise lui est affecte
mais elle est modifiable),

des taux de remise et taux descompte permanents dont il peut bnficier (mais qui peuvent tre
modifis dans chaque pice),

Sage 2008 77
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

des tarifs particuliers dont le client peut bnficier pour certaines familles darticles,

et des tarifs particuliers dont le client peut bnficier pour certains articles.

Le premier volet sert lenregistrement des tarifs particuliers dont le client peut bnficier pour certaine
familles darticles.

Pour chaque famille darticle concerne,


enregistrez le taux de remise consenti au
client et validez.
La famille apparat alors dans la liste.

Cliquez sur longlet Tarif dexception pour accder au sous-volet du mme nom.

Ce second sous-volet est destin lenregistrement des tarifs particuliers dont le client peut bnficier pour
certains articles.

78 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Enregistrez la rfrence article ainsi que


les conditions particulires de tarification et
validez. Larticle apparat alors dans la liste.

3 Ce volet se compltera automatiquement lorsque des tarifs spciaux seront appliqus au client dans la
fiche dun article.

Volet Statistiques dune fiche client

En cliquant sur longlet Statistiques, vous pouvez constater que ce volet comporte trois parties accessibles
par des onglets :

Le volet Solvabilit , qui permet de sinformer sur la solvabilit du client, son en-cours et ses
ventuels retards de paiement.

Le volet Statistiques , qui reprend lensemble des donnes afin dlaborer des analyses financi-
res diverses.

Le volet Surveillance , qui fournit toutes les informations sur ltat de solvabilit du tiers, est
accessible mme si vous navez pas souscrit dabonnement au portail Sage mais, dans ce cas, il ne
comportera aucune information. Grce Internet et au portail Sage, il est possible de rapatrier auto-
matiquement les donnes dans les fiches tiers de vos clients et fournisseurs. Un systme d'alerte
vous informe ds que la situation d'une entreprise a t modifie. Une simple mise jour vous per-
met de rcuprer les donnes, vous offrant ainsi une totale scurit.

Sage 2008 79
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Aucune modification ou enregistrement nest effectuer dans ce volet.

Cliquez sur la case de fermeture pour refermer la fentre et enregistrer les modifications ventuelle-
ment apportes dans lensemble de la fiche client.

Vous pouvez maintenant enregistrer dautres clients si vous le dsirez ou fermer la liste des clients.

Cration dune fiche fournisseur

Ouvrez la liste des fournisseurs. Pour cela vous disposez de plusieurs solutions :

soit lancer la commande Structure / Fournisseurs ;

soit cliquer sur le bouton [Liste des fournisseurs] de la barre doutils Gestion des achats
(aprs lavoir fait apparatre comme indiqu au dbut de cette leon).

soit ouvrir la barre verticale Gestion des achats en cliquant sur son titre puis cliquer sur le bou-
ton [Liste des fournisseurs].

La liste qui souvre est thoriquement vide ( moins que vous nayez associ un fichier comptable existant
car les comptes de tiers sont stocks dans ce fichier mme sils sont beaucoup utilis par la gestion com-
merciale).

Pour crer une fiche fournisseur lorsque la liste des fournisseurs est ouverte, utilisez une des possibilits
suivantes :

cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre doutils Navigation ;

tapez CTRL + J ;

lancez la commande Edition / Ajouter ;

slectionnez la commande Ajouter un nouvel lment du menu contextuel ;

80 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

cliquez sur le bouton [Crer un fournisseur] de la barre doutils Gestion des achats . Cette
solution noblige pas ouvrir la liste des fournisseurs.

La gestion des fiches fournisseurs est en tous points identique celle des fiches clients. Seuls certaines zo-
nes, quelques volets et sous-volets sont absents car il nont pas dutilit ici.
Exemple
Le volet Livraison naurait aucun sens pour un fournisseur.

Certaines zones sont galement absentes ou modifies dans leurs possibilits de slection. Quelques nou-
velles zones peuvent apparatre.

Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de rfrence.

Saisissez quelques fournisseurs en suivant les conseils donns pour les clients. Vous pouvez vous inspirer
de lexemple illustr ci-dessous.

Volet Identification de la fiche fournisseur

Sage 2008 81
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

3 Si un message apparat et vous avertit que le numro de Siret existe dj, cliquez sur [OK]. Il se peut trs
bien quun fournisseur soit galement client. Dans ce cas il est ncessaire denregistrer deux fiches, une
client et une fournisseur.

Volet Contacts dune fiche fournisseur

3 Noubliez pas de valider aprs la saisie des informations sur le contact.

82 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Volet Complment de la fiche fournisseur

Si le fournisseur utilise la mme monnaie


que vous, laissez la valeur Aucune dans
cette zone.
Ce fournisseur vous demande de rgler ses
factures par chque au comptant.
Slectionnez dans cette zone le modle de
rglement Chque au comptant. Validez
aprs slection pour que les lignes appa-
raissent dans la liste.

3 Pour un complment dexplication sur le paramtrage des modles de rglement, veuillez vous rfrer au
manuel de rfrence du programme.

Voyez aussi le titre Cration dun modle de rglement, page 67.

Sage 2008 83
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Volet Banques dune fiche fournisseur

Les banques des fournisseurs senregis-


trent exactement comme celles des clients.

Saisie de ladresse de la banque du fournisseur

Aprs enregistrement et validation des informations concernant la banque du fournisseur, slection-


nez sa ligne dans la liste et cliquez sur le bouton [Adresse banque] ( droite de la zone Intitul). Une
fentre souvre pour y enregistrer les coordonnes de lagence bancaire.

Cliquez sur [OK] pour refermer cette fentre aprs saisies.

84 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Volet Tarifs de la fiche fournisseur

Ce fournisseur vous fait bnficier dune


remise permanente de 12 %. Cette valeur
peut tre modifie ligne lignes dans les
pices dachat.
Vous bnficiez galement dun taux
descompte de 2 %. Cette valeur peut tre
modifie pice par pice.
Voir dans le texte comment enregistrer ces
valeurs.

Cette liste mentionnera les articles achets


chez le fournisseur ainsi que les rfrences
de son catalogue et les vtres.

Taux remise / Taux escompte


Pour enregistrer ces deux valeurs :
1. slectionnez en premier le type de taux dans la zone liste droulante en haut de lcran ;
2. tapez le montant du taux (en % sans le symbole) ;
3. recommencez les mmes oprations pour le taux suivant. Il nest pas ncessaire de valider chaque
saisie.

Sage 2008 85
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Volet Statistiques de la fiche fournisseur

Nous supposerons que ce fournisseur


vous autorise un encours maximum de
10000 .

Cette fentre est trs simplifie par rapport son homologue concernant les clients.

Ces zones sont renseignes avec les diffrentes informations commerciales et comptables concernant le
fournisseur au fur et mesure des oprations commerciales ralises.

Refermez ensuite toutes les fentres en pressant les touches CTRL + F5, plusieurs fois si ncessaire.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

86 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Leon 6 Dfinition des donnes commerciales

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous permettre denregistrer les diffrents lments ncessaires votre ges-
tion commerciale : dpts, emplacements, familles darticles, articles, etc.

tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes :

Cration des dpts partir desquels vos livraisons sont faites.

Dfinition des emplacements dans les dpts laide dun assistant.

Cration et paramtrage des familles darticles, tape obligatoire avant la cration des articles. Les
familles darticles permettent daffecter des valeurs communes des articles et dobtenir des tats
statistiques prcis. Affectation des familles la structure du catalogue.

Cration et paramtrage des articles par saisie directe ou par duplication. Affectation des articles
la structure du catalogue.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.

Informations pralables

Avant deffectuer lenregistrement de vos articles, procdez la saisie pralable de vos dpts et de vos fa-
milles darticles. Enregistrez galement les emplacements de stockage dans les dpts. Cest la premire
tape de cette leon.

Une famille darticles permet de classer les articles par catgorie, mais galement daffecter des caractris-
tiques communes aux articles dune mme famille (unit de ventes, garantie).

2 La cration des familles darticles est imprative pour crer vos articles. Ceux-ci ne pourront en
effet pas tre crs sans tre rattachs une famille darticles existante.

Sage 2008 87
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Les familles et les articles seront affects aux divers lments de la structure du catalogue dfinie lors de la
cration du fichier. De cette faon, leur recherche et leur slection en seront grandement facilites.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

Astuce

Vous pouvez refermer les barres doutils Gestion des ventes et Gestion des achats et ouvrir leur
place la barre doutils Gestion des articles et stocks.

Pour ouvrir cette barre doutils, exprimentez une possibilit diffrente de celle prsente au dbut de la le-
on prcdente :
1. Ouvrez le menu contextuel des barres doutils en cliquant avec le bouton de droite de la souris sur
un endroit neutre dune barre ouverte (exemple : sa barre de titre).

2. Cliquez sur le nom de la barre doutils afficher.

Les articles peuvent tre crs en saisie de pice.


Version Laspect de cette barre doutils peut diffrer en fonction de la version du programme.

88 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Cration des dpts

Ouvrez la liste des dpts.

Pour cela vous pouvez :

soit lancer la commande Structure / Dpts de stockage ;

soit cliquer sur le bouton [Liste des dpts] de la barre doutils Gestion des articles et
stocks .

Cette liste est vide pour linstant.

Crez un nouveau dpt.

Pour plus dinformations sur les crations dlments, reportez-vous aux explications donnes plus haut
pour la cration des lments comptables ou des tiers.

La fiche du dpt se compose de trois volets. Le premier sert lenregistrement de son adresse.

Compltez les zones avec


ladresse de votre dpt.
Si vous avez suivi nos conseils, le
programme inscrit de lui-mme la
premire catgorie comptable de
stock dans cette zone. Elle peut
tre modifie si vous en avez enre-
gistr plusieurs.

Le premier dpt saisi est toujours considr comme le principal par le programme. Il sera propos par d-
faut dans tous les documents dachat, de vente et de stock. La qualit de Principal peut tre attribue un
autre dpt.

Le deuxime volet Contacts permet denregistrer, sil y a lieu, certains contacts au sein de ce dpt.

Sage 2008 89
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Saisissez les informations concer-


nant chaque contact puis validez.
Elles apparatront alors dans la
liste.

Cration automatique des emplacements

Le troisime volet de la fiche dpt concerne les emplacements disponibles dans ce dpt. Lors de leur cra-
tion, le programme leur affecte par dfaut un emplacement nomm DEFAUT qui servira pour le stockage
des articles si aucun autre emplacement nest cr.

Dans notre cas, nous allons vous montrer comment crer automatiquement les rfrences des emplacements
dans un dpt.

90 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Premire tape Cration automatique des emplacements

Cliquez sur le bouton [Cration automatique des emplacements] qui est situ en bas et droite du vo-
let. La premire tape de lassistant de cration des emplacements souvre. Supposons quil se com-
pose de :
2 alles,
2 traves par alle,
2 niveaux par trave,
2 cases par niveau.

Enregistrez ces valeurs et cliquez sur le bouton [Suivant].

Deuxime tape Cration automatique des emplacements

Cette tape concerne la codification des alles.

Sage 2008 91
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Enregistrez les valeurs proposes dans lillustration ci-dessus puis cliquez sur le bouton [Suivant].

3 Nenregistrez pas des rfrences trop longues pour la codification des emplacements car toutes les valeurs
entres sont concatnes pour former le code de lemplacement qui risque dtre tronqu si les valeurs sai-
sies sont trop importantes.

Troisime tape Cration automatique des emplacements

Cette tape concerne la codification des traves.

92 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Enregistrez les valeurs proposes dans lillustration ci-dessus puis cliquez sur le bouton [Suivant].

Quatrime tape Cration automatique des emplacements

Cette tape concerne la codification des niveaux.

Enregistrez les valeurs proposes dans lillustration ci-dessus puis cliquez sur le bouton [Suivant].

Sage 2008 93
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Cinquime tape Cration automatique des emplacements

Cette tape concerne la codification des positions ou cases.

Enregistrez les valeurs proposes dans lillustration ci-dessus puis cliquez sur le bouton [Suivant].

Sixime tape Cration automatique des emplacements

Cette tape montre le rsultat de la codification des emplacements en fonction des valeurs saisies dans les
tapes prcdentes.

94 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Si les valeurs proposes vous conviennent, cliquez sur le bouton [Fin]. Le volet Emplacements de la
fiche du dpt se complte avec les valeurs gnres (qui pourront tre modifies ou compltes ultrieu-
rement).

Dfinition dun emplacement de contrle

Cette opration servira dans une leon ultrieure mais il est plus simple de faire le paramtrage ici alors que
le volet concern est ouvert.

Sage 2008 95
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Constatez la prsence de deux colonnes Zone et Type dans ce volet. Elles sont prsentes car on a autoris
la gestion du multi-emplacement et des emplacements de contrle. Le manuel de rfrence vous en dira plus
sur leur utilit.

Voir le titre Autorisez la gestion du multi-emplacement, page 49.

Nous allons choisir le premier emplacement comme emplacement de contrle dans lequel les articles reus
des fournisseurs (ou fabriqus) sont stocks temporairement en attente de contrle avant transfert dans leurs
emplacements dfinitifs do ils pourront tre extraits pour les oprations de vente.

Slectionnez la premire ligne


A1T1N1P1 en cliquant dessus.
Slectionnez Contrle dans la
zone de saisie au bas de la
colonne Type.
Validez.

Le premier emplacement est dclar emplacement de contrle (il peut y en avoir plusieurs).

Aprs vos saisies, refermez toutes les fentres en pressant CTRL + F5.

Crez vos familles darticles

Ouvrez la liste des familles darticles. Pour cela vous pouvez :

soit lancer la commande Structure / Familles darticles ;

soit cliquer sur le bouton [Liste des familles] de la barre doutils Gestion des articles et
stocks .

96 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Lcran suivant va alors safficher.

Familles darticles Prsentation en mode structur

3 La fentre qui souvre au lancement de cette fonction peut tre en mode structur ou en mode classique.
Voyez les explications donnes plus loin pour passer de lun lautre.

La partie suprieure donne la liste des l-


ments de la structure.
La partie infrieure donne la liste des
familles darticles rattaches llment de
structure slectionn la partie suprieure.

Constatez les faits suivants :

Le programme a cr par dfaut deux familles :


lune portant un numro automatiquement gnr pour vous permettre denregistrer les arti-
cles tant que vous naurez pas cr de familles spcifiques ;
lautre, ZDIVERS, est une famille laquelle sont rattachs tous les articles permettant la
gestion des montants divers.
En effet, dans Sage Gestion commerciale, les remises, les escomptes, le port, etc., sont
grs par lintermdiaire darticles spcialement crs cet effet et quil est conseill de rat-
tacher cette famille.

Certains lments de structure lists la partie suprieure comportent un triangle vertical ( ) sur
leur ligne. Cela signifie quils donnent accs dautres lments qui en dpendent hirarchique-
ment.
Pour avoir accs ces lments de niveau infrieur, il suffit de cliquer sur la ligne de ll-
ment. Les lments qui en dpendent apparaissent droite du niveau slectionn et ceci sur
quatre niveaux maximum.
Les familles qui pourraient dpendre de ces niveaux infrieurs apparaissent alors dans la
liste du bas.

Sage 2008 97
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Pour remonter dun niveau, il faut cliquer sur le niveau slectionn tout en pressant une tou-
che CTRL.
Pour slectionner un lment de mme niveau, cliquez simplement sur sa ligne et les
familles qui en dpendent apparatront dans la liste du bas.

Vous retrouvez dans cette fentre la structure que vous avez cre dans lassistant de cration de fichier.

Constatez quun bouton [Assistant de structuration du catalogue articles] dispos sur le bord in-
frieur de la fentre permet de relancer lassistant pour complter le catalogue.

Familles darticles Mode classique

Si vous souhaitez consulter les familles en mode classique non structur, il suffit de cliquer sur le bou-
ton [Ouverture et fermeture du mode catalogue] qui se trouve sur le bord infrieur gauche de la fentre.
Vous utiliserez ce mme bouton pour revenir en mode catalogue.

Cration dune famille

Vous allez devoir crer lensemble de vos familles darticles. Le principe est le mme en mode structur et
en mode classique. Pour cela, utilisez une des nombreuses mthodes que nous avons voques lors des sai-
sies prcdentes.

Pour plus dinformations, reportez-vous aux leons qui prcdent.

Il existe trois types de famille darticles :

98 Sage 2008
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

les familles de type Dtail destines au regroupement des articles ; elles sont plus particulirement
destines aux lments de structure du niveau le plus bas ; par exemple, les colliers en or pourront
tre rattachs une mme famille ;

les familles de type Centralisateur permettant de regrouper des familles possdant une caractristi-
que commune ; par exemple, elles permettront de regrouper tous les articles en or, quel que soit
llment de structure auquel ils appartiennent ;

les familles de type Total servant totaliser les familles de type Dtail ayant mme radical. Elles
seront plus particulirement affectes aux niveaux de structure les plus levs. Par exemple, toutes
les bagues, quelles soient dor, dargent, de platine, etc. seront regroupes dans une mme famille
totalisatrice.

Crez par exemple une famille de type Dtail pour les bracelets en or. Cliquez sur le bouton [Ajouter]
de la barre doutils Navigation ou pressez les touches CTRL + J. Lcran suivant apparat.

Enregistrez le code BRAOR dans la zone Code.


Assurez-vous que le Type est Dtail.
Enregistrez lintitul Bracelets en or dans la
zone correspondante.
Pour le Catalogue et les autres zones, rfrez-
vous aux explications donnes plus bas.
Les Catgories comptables sont dcrites sous
un titre spcifique.

Catalogue
Cet encadr permet de slectionner les niveaux de structure du catalogue (au cas o il serait utilis).
Dans notre cas, nous crons une famille concernant les bracelets. Slectionnez Bracelets dans la premire
zone, la seule active.
La zone suivante devient active. Comme le niveau Bracelets donne accs des lments de niveau inf-
rieur, slectionnez Or puisque la famille concerne les bracelets en or.

Sage 2008 99
Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Arrtez-vous l puisque, si vous avez suivi nos conseils, il ny a pas dautres niveaux en dessous.

Unit de vente
La zone Unit de vente se complte avec la premire unit saisie dans les options de lentreprise. Vous
pouvez en choisir une autre.

Coefficient
La zone Coefficient sert lenregistrement du coefficient de marge que vous voulez appliquer lensem-
ble des articles de la famille. Cette valeur est modifiable dans chaque article.

Suivi stock
Nous vous proposons denregistrer CMUP (cot moyen unitaire pondr) partir de la liste droulante
ouverte par cette zone. Le CMUP est le mode de suivi des stocks le plus courant.

Pays dorigine
Vous pouvez vous dispenser de renseigner cette zone qui nest pas essentielle au fonctionnement du pro-
gramme.

Garantie
Saisissez la dure de la garantie que vous proposez pour les articles de cette famille. Cette information non
obligatoire peut tre modifie article par article.

Enregistrement des catgories comptables de la famille

La partie basse de la fentre est destine aux informations comptables ayant un lien avec la famille darticles
que vous avez saisie. Une liste droulante vous permet de slectionner les comptes correspondants cette
famille darticles (compte de TVA, compte gnral, compte de taxe parafiscale).

Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Enregistrement des catgories comptables ci-dessous.

Nous ne faisons que vous proposer une illustration vous permettant dapprhender au mieux toutes les pos-
sibilits de la fonction de gestion des familles darticles. Crez vos propres familles et vos propres articles
en suivant pas pas les instructions donnes ci-dessous. Cet exemple vous permettra de crer vos propres
fiches par limitation de cas concrets.

Cet exemple sera prolong dans les leons suivantes afin de conserver un fil conducteur cohrent. Il vous
permettra ainsi de vous exercer sur lensemble des fonctions du produit.

Les catgories comptables sont le lien entre les oprations commerciales et les oprations comptables.

100 Sage 2008


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Leur saisie ncessite des explications particulires.

Slectionnez la catgorie comptable dans cette zone


liste droulante.
Slectionnez ensuite le type de compte renseigner.
Slectionnez le compte ou le code taxe dans cette
zone liste droulante et validez.

Catgorie comptable
Elle doit tre choisie dans la zone liste droulante au dessus du tableau. Choisissez, par exemple, Ventes
France dans la liste droulante.

Comptes et codes taxes


Oprez comme suit pour chaque catgorie comptable :
1. slectionnez la catgorie comptable dans la zone liste droulante dispose immdiatement au des-
sus de la liste des comptes ;
2. cliquez sur la premire ligne Compte gnral ;
3. tapez ou slectionnez le compte gnral comptable dans la zone liste droulante en dessous de la
liste ;
4. validez ;
5. recommencez les mmes oprations pour les autres valeurs renseigner de la catgorie comptable
en cours de saisie (toutes ne le sont pas ncessairement) ;
6. lorsque tous les comptes ont t enregistrs, slectionnez la catgorie comptable suivante et recom-
mencez les paramtrages avec les comptes et codes taxes appropris.
Exemple
Comptes gnraux et comptes taxe 1 rattachs :

Catgorie comptable Vente France Achat France

Compte gnral 701019 601019

Compte / code taxe 1 44571190 / V19 44566190 / A19

2 Le taux de taxe doit tre appel par son numro de code et non par le compte de rattachement. Voir
ci-dessous.

Sage 2008 101


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Enregistrement des codes taxes

Les comptes de taxe sur lesquels simputeront les montants des taxes doivent tre appels non pas par leur
numro de compte mais par le numro du code taxe qui leur correspond.

Pour connatre le numro de code qui convient, nous vous proposons doprer comme suit en disposant cte
cte la fentre de saisie de la famille et la liste des codes taxes :
1. Dplacez la fentre partiellement saisie (ou vide) de la famille en cours de saisie dans un coin de
lcran en la faisant glisser par sa barre de titre.
2. Ouvrez la liste des codes taxes en slectionnant la commande Structure / Comptabilit / Taux de
taxes.
3. Dplacez cette nouvelle fentre dans un autre coin de lcran de faon ce quelle ne gne pas la
saisie de la famille.
4. Cliquez sur la ligne Code Taxe 1 de la famille en cours de saisie.
5. Saisissez, en vous rfrant aux indications portes dans la liste des codes taxes, le numro du code
taxe qui convient dans la zone de saisie en bas de la fentre.
6. Pressez la touche ENTREE.
7. Refermez la famille ou crez-en une autre, si ncessaire, comme indiqu ci-dessus.

3 Dans le cas des ventes, les codes taxes fournis dans le paramtrage de base commencent par un V, ceux
des achats par un A.

Volet Complment dune famille

Cliquez sur longlet Complment pour y accder.

Les informations renseignes dans cette fentre seront reportes dans tous les articles appartenant cette
famille mais pourront tre modifies ponctuellement. Ayez soin de renseigner les valeurs communes, ce qui
vous simplifiera beaucoup lenregistrement de vos articles.

102 Sage 2008


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Enregistrez un dlai de livraison de 15 jours par


exemple.
Enregistrez la racine BROR de la rfrence qui
sera automatiquement affecte aux articles
appartenant cette famille.

Dlai livraison
Il sagit ici du dlai que vous demandez pour fournir les articles commands. Ces dlais peuvent tre modi-
fis article par article.

Racine rfrence
Lors de la cration du fichier commercial, nous avons paramtr que les codes des articles dpendant
dune famille commenceraient par la racine de cette famille. Il est donc indispensable de renseigner cette
zone comme indiqu plus haut.

Pour les autres zones de ce volet, nous vous renvoyons aux explications donnes dans le Manuel de rf-
rence .

Volet Tarification dune famille

Ce volet permet denregistrer :

Les tarifications spciales dont vous font bnficier certains fournisseurs des articles appartenant
la famille.

Les coefficients de marge et ventuellement les remises accordes pour tous les articles de la
famille (des ajustements par article restent possibles). Vous retrouvez dans cette liste toutes les cat-
gories tarifaires que vous avez enregistres lors de la cration du fichier commercial.

Sage 2008 103


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Les tarifications spciales dont vous faites bnficier certains de vos clients sur lensemble des arti-
cles de la famille.

Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de rfrence ou aux leons suivantes.

Pour valider lensemble des informations saisies dans une fiche famille :cliquez sur le bouton [Ajou-
ter] de la barre doutils Navigation afin de crer un nouveau code famille tout en enregistrant celui
cr prcdemment.

Ds la validation, et si la fentre du mode structur est active et le niveau Bracelets / Or slectionn, vous
voyez apparatre cette nouvelle famille dans la liste du bas.

Gnration automatique des familles

Pour crer automatiquement les familles darticles ainsi que les familles totalisatrices, il nest pas besoin de
faire, pour chaque famille, toutes les manipulations dtailles plus haut. Utilisez plutt lassistant de struc-
turation du catalogue famille.

104 Sage 2008


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Cliquez sur le bouton [Assistant de structuration du catalogue articles] dispos sur le bord inf-
rieur de la fentre de la liste des familles. La premire fentre dun assistant souvre.

Prenez connaissance des informations donnes et cliquez sur le bouton [Suivant].

Le catalogue article existant vous est montr.

La structure affiche est celle


que vous avez enregistre
lors de la cration du fichier.

Sage 2008 105


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Ne modifiez rien la structure propose et cliquez sur le bouton [Suivant]. La fentre propose dans cette
fentre :
de crer les familles correspondant aux niveaux enregistrs,
de crer des familles centralisatrices.

En ce qui concerne lutilit des familles centralisatrices, consultez le Manuel de rfrence .

Laissez coche cette case


pour gnrer automatique-
ment les familles.
Modifiez le niveau propos
en slectionnant Niveau 2
dans la liste.

Prcisez que les familles centralisatrices dont vous avez besoin pour ltude de vos ventes ne concernent
que le deuxime niveau de structure en modifiant le choix offert.

Cliquez sur le bouton [Suivant]. La quatrime et dernire tape de lassistant demande quon lui prcise les
comptes et codes taxes qui seront utiliss pour la passerelle comptable des nouvelles familles qui seront g-
nres.

106 Sage 2008


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Enregistrez les valeurs rsumes en :


1. slectionnant les lignes indiques en cliquant dessus,
2. enregistrant les valeurs indiques dans les zones de saisie au bas de la liste,
3. validant les saisies faites.

Type Catgorie comptable Compte gnral Taxe 1

Vente : Vente France 70101900 V19

Achat : Achat France 60101900 A19

Cliquez sur le bouton [Fin] pour gnrer les familles.

Si vous agrandissez la liste des familles, vous verrez apparatre toutes les familles.

Sage 2008 107


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

2 Il sera toutefois ncessaire de reprendre la fiche de chaque famille pour y enregistrer ses particula-
rits car la gnration automatique des familles nenregistre pas les particularits telles les coeffi-
cients, le suivi de stock, la garantie, la racine rfrence, etc.

3 Vous pouvez supprimer la famille automatiquement gnre BROR car elle fait double emploi avec la
famille BRAOR cre manuellement.
Pour cela , slectionnez sa ligne et tapez CTRL + U puis confirmer le message.

Famille des bagues en or montes

En application de la remarque prcdente et fin de prvoir la cration darticles qui permettront dillustrer
des leons ultrieures, nous vous proposons de modifier la famille concernant les bagues en or.

108 Sage 2008


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Dans la liste, faites un double clic sur la ligne de la famille BAORMO et enregistrez les informations re-
groupes dans le tableau suivant. Les zones non spcifies sont laisses votre libre choix ou peuvent rester
vides.

Volet Zone 1 Zone 2 Zone 3 Contenu

Fiche principale Code BAORMO

Type Dtail

Intitul Bagues or Montes

Catalogue Niveau 1 Bagues

Niveau 2 Or

Niveau 3 Montes

Unit de vente Unit

Coefficient 2

Suivi stock CMUP

Garantie 12

Complment Racine rfrence BAORM

Pour valider lensemble des informations saisies dans cette famille : fermez la fentre en cliquant le
bouton [Fermer].

Famille des alliances

En prvision des leons ultrieures, modifiez galement la famille BAORAL et enregistrez les informations
regroupes dans le tableau suivant. Les zones non spcifies sont laisses votre libre choix ou peuvent
rester vides.

Volet Zone 1 Zone 2 Zone 3 Contenu

Fiche principale Code BAORAL

Type Dtail

Intitul Bagues or alliances

Catalogue Niveau 1 Bagues

Sage 2008 109


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Volet Zone 1 Zone 2 Zone 3 Contenu

Niveau 2 Or

Niveau 3 Alliances

Unit de vente Unit

Coefficient 1,5

Suivi stock CMUP

Garantie 12

Complment Racine rfrence ALLI

Pour valider lensemble des informations saisies dans cette famille : fermez la fentre en cliquant le
bouton [Fermer]. Fermez la liste des familles de la mme faon.

Famille de lorfvrerie

En prvision des leons ultrieures, modifiez galement la famille BAORAL et enregistrez les informations
regroupes dans le tableau suivant. Les zones non spcifies sont laisses votre libre choix ou peuvent
rester vides.

Volet Zone 1 Zone 2 Zone 3 Contenu

Fiche principale Code OFAR

Type Dtail

Intitul Orfvrerie argent

Catalogue Niveau 1 Orfvrerie

Niveau 2 Argent

Niveau 3 Aucun

Unit de vente Unit

Coefficient 2

Suivi stock CMUP

Garantie 12

Complment Racine rfrence OFAR

110 Sage 2008


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Pour valider lensemble des informations saisies dans ces familles : fermez la fentre en cliquant le
bouton [Fermer]. Fermez la liste des familles de la mme faon.

Famille ZDIVERS

Intressons-nous cette famille particulire cre par dfaut par le programme.

3 Si vous tes en mode structur, cliquez sur nimporte quel lment de premier niveau tout en pressant une
touche CTRL pour la faire apparatre dans la liste.

Pour louvrir et en consulter le contenu :

faites un double clic sur sa ligne ou

slectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre doutils


Navigation ou

pressez les touches CTRL + M aprs slection de sa ligne.

Volet Fiche Pour les besoins des leons suivantes, nous allons modifier quelques valeurs de la famille ZDIVERS.
principale

Nenregistrez aucune valeur dans les zones de


ce volet.

Sage 2008 111


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Cette famille vous servira lors du processus de mise jour comptable, dtaill sous le titre Faites la mise
jour comptable, page 187.

Volet Compl- Le volet Complment de cette famille doit galement tre paramtr.
ment

Dcochez loption Publie sur le site marchand


qui na aucune utilit dans cette famille.
Enregistrez la racine ZDV des articles spciaux qui
seront affects cette famille.
Laissez vides toutes les autres zones de ce volet.

Le dernier volet Tarification de cette famille doit rester inchang.

Une fois que vous avez cr toutes les familles darticles ncessaires, vous pouvez crer vos articles et les
rattacher aux familles darticles.

Fermez toutes les fentres des familles et des codes taxes en pressant la combinaison de touches
CTRL + F5.

Crez vos articles

Vous pouvez maintenant passer lenregistrement de vos articles.

112 Sage 2008


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Ouvrez la liste des articles. Pour cela vous pouvez :

soit lancer la commande Structure / Articles ;

soit cliquer sur le bouton [Liste des articles] de la barre doutils Gestion des articles et
stocks .

soit cliquer sur le bouton [Liste des articles] de la barre verticale Gestion des articles et stocks .

La liste qui souvre est vide.

Pour crer un nouvel article, vous pouvez utiliser les mthodes voques prcdemment en ajoutant les deux
suivantes :

cliquer sur le bouton [Crer un article] de la barre doutils Gestion des articles et stocks ;

cliquer sur le bouton [Crer un article] de la barre verticale Gestion des articles et stocks . Ces
mthodes ne ncessitent pas douvrir la liste des articles.

Volet Fiche principale de larticle

La fiche article souvre sur le volet Fiche principale .

Le curseur est positionn dans la zone Famille car la rfrence automatiquement gnre de larticle cr
dpend de cette famille. Slectionnez la famille BRAOR et pressez la touche TABULATION. Aussitt vous
voyez la rfrence de larticle BROR0001 apparatre. Compltez en saisissant la dsignation de larticle
puis pressez TABULATION pour enregistrer les autres informations concernant larticle.

Sage 2008 113


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Un article doit toujours tre ratta-


ch une famille. En cas daffec-
tation automatique des rfrences
articles, il est ncessaire denre-
gistrer la famille en premier puis
de tabuler. La rfrence article est
alors automatiquement gnre.
Il est possible de modifier le coeffi-
cient de chaque article. Voir les
explications dans le texte.
Le rle des sous-volets est dtaill
dans le texte.
Il sera ncessaire de modifier
manuellement le prix de vente
TTC comme cela vous sera mon-
tr plus loin.

Inspirez-vous de lexemple ci-dessus pour la saisie de vos articles.

Nous ne dtaillerons pas la totalit des zones mais seulement celles ayant une utilit directe avec les leons
suivantes.

Nous vous rappelons quil est conseill dutiliser la touche TABULATION pour passer dune zone la sui-
vante (ou MAJUSCULE + TABULATION pour revenir la prcdente) afin que les automatismes attachs
aux zones puissent seffectuer.

Nomenclature
Assurez-vous que cette zone mentionne Aucune.

Prix dachat
Il doit tre enregistr et est celui qui correspond au prix de base de larticle. Si plusieurs fournisseurs vous
livrent larticle, vous pouvez saisir le prix dachat moyen.

Coefficient
Il provient de la famille darticles et peut tre modifi pour chaque article. Vous le dterminez en fonction
de la marge que vous souhaitez retirer de la vente de larticle. Une fois le prix dachat renseign, tapez la
touche TABULATION. Vous pouvez constater que le prix de vente est calcul directement en fonction de
ce coefficient et du prix dachat.

114 Sage 2008


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Prix de vente
Il est calcul par le programme en fonction du prix dachat et du coefficient enregistrs dans les zones pr-
cdentes. Il est modifiable. De plus, il est possible de le dterminer en HT ou en TTC suivant la position de
la liste droulante PV HT. Le fait de modifier la liste droulante ne modifie pas le prix. Si vous paramtrez
un prix TTC, il est ncessaire que le coefficient saisi en tienne compte.
Pour que le programme prenne en compte une nouvelle valeur du coefficient, oprez comme suit :
1. quand le curseur est dans la zone du prix de vente, effacez le prix erron en tapant la touche
RET.ARR. ;
2. tapez TABULATION pour passer dans la zone suivante. Le prix est recalcul.

Gammes
Elles permettent denregistrer les diffrents numrs (taille, couleur, etc.) dans lesquels larticle est dispo-
nible. Larticle de lexemple ne disposant daucune gamme, laisser la mention Aucune.

Conditionnement
Il permet de dfinir par article diffrentes combinaisons tout en ne grant en stock quune seule entit.
Laffectation dun conditionnement seffectue par la liste droulante Conditionnement. Les diffrents
modes de conditionnement sont enregistrs dans les options de lentreprise. Dans notre exemple, nous
naffectons aucun conditionnement larticle.

Unit de vente
Elle doit tre choisie dans une liste droulante. Les diffrentes units disponibles sont enregistres par
lutilisateur lui-mme dans les options de lentreprise. La premire unit de vente est reprise par dfaut par
le programme. Nous la conserverons dans notre exemple.

Au bas de lcran, plusieurs onglets permettent de slectionner et denregistrer diffrentes informations con-
cernant larticle.

Le fonctionnement de ces onglets est dtaill dans le Manuel de rfrence.

Le volet Catgories tarifaires , apparaissant par dfaut, permet de paramtrer les tarifs de vente devant
tre appliqus en fonction des catgories de clients. Nous allons prciser son fonctionnement.

Enregistrement des catgories tarifaires

La liste du bas de la fentre permet le paramtrage des diffrents tarifs :

tarifs de vente (Catgories tarifaires),

Sage 2008 115


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

tarifs par clients (Tarifs clients),

tarifs dachat (Fournisseurs).

Les catgories tarifaires sont paramtres dans les Options de lentreprise. Vous pouvez en enregistrer plu-
sieurs (particuliers, dtaillants, grossistes, centrales dachat, collectivits, etc.) et affecter tout nouveau
client lune de ces catgories.

Dans la fiche article, pour chacune de ces catgories, peuvent tre associs un coefficient de marge, un prix
de vente et ventuellement une grille de remise. Ainsi, lorsque le programme constatera que vous enregis-
trez cet article dans un document de vente pour un client appartenant une catgorie donne, il ira recher-
cher dans la fiche article le prix quil doit mentionner pour la catgorie du client susdit.

Vous pouvez constater que le programme a affect le coefficient et le prix de vente mentionns dans la fiche
article aux catgories tarifaires que vous avez saisies. Ces valeurs sont modifiables.

Mais il applique le mme prix de vente toutes les catgories sans distinction du type HT ou TTC (il ne
connat pas le taux de TVA appliquer dans chaque cas). Modifions le prix de vente aux particuliers qui
sont facturs par dfaut en TTC et supportent une TVA 19,6 %.

Faites un double clic sur la ligne


Particuliers.

Ouvrez la fiche de la catgorie Particuliers. Pour cela, faites un double clic sur la ligne correspondante dans
la liste. Une fentre souvre alors.

116 Sage 2008


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Elle permet de modifier toutes les informations mentionnes lexception du prix dachat.

Modification dun prix tarif

La fentre de paramtrage de la catgorie tarifaire correspondante souvre.

Modifiez le prix de vente TTC en appliquant


la TVA 19,6 % et en arrondissant, soit :
718.

Refermez ensuite la fentre en cliquant sur son bouton de fermeture. Constatez que le prix a bien t
modifi dans la liste.

Enregistrement dune fiche rfrence fournisseur

Cliquez sur longlet Fournisseurs en bas de cette premire page. Un nouveau sous volet vide apparat.

Sage 2008 117


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Ajoutez une nouvelle rfrence fournisseur.

Assurez-vous que la slection se


trouve bien dans cette liste et pres-
sez les touches CTRL + J.

Une fentre se superpose celle de larticle. Elle permet denregistrer les informations concernant le four-
nisseur de larticle. Il peut y avoir autant de fournisseurs que vous le souhaitez.

Compltez-la en vous inspirant de lexemple ci-dessous.

Enregistrez la rfrence de larticle chez le


fournisseur.
Prcisez le numro du fournisseur.
Prcisez le prix et les conditions dachat
de larticle chez le fournisseur. Par dfaut,
le prix enregistr dans le volet Fiche
principale de larticle est propos. Il peut
tre modifi.

Nous ne dtaillons ci-aprs que les zones utilises dans le cadre de cet exemple. En ce qui concerne les
autres zones de la fentre, reportez-vous au Manuel de rfrence du programme ou inspirez-vous des
valeurs enregistres dans lillustration ci-dessus.

Rfrence
Elle correspond la rfrence de larticle chez le fournisseur. Cette information servira aux commandes,
mais aussi au classement de la liste des articles.

118 Sage 2008


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Prix dachat
Il sagit du prix dachat de larticle chez le fournisseur. Saisir celui qui convient.

N fournisseur
Il permet la slection du numro du fournisseur au moyen dune liste droulante.

Une fois toutes ces informations saisies, refermez la fentre en cliquant sur le bouton Fermer.

Une ligne saffiche alors dans la liste des fournisseurs. La coche ( ) repre le fournisseur principal.

Volet Complment de la fiche article

Dautres informations restent saisir. Pour cela, cliquez sur longlet Complment afin douvrir le deuxime
volet de la fiche de larticle.

Vous pouvez remarquer que certaines informations sont dj enregistres. Elles proviennent de la famille.

Laissez, si vous le souhaitez, les


valeurs proposes. Elles provien-
nent du paramtrage de la famille
de rattachement.
Compltez les autres zones avec
des valeurs de votre choix ou en
vous inspirant de lillustration.
Les Catgories comptables pro-
viennent de la famille. Elles sont
modifiables.

Les Catgories comptables sont regroupes dans la liste droulante du bas de la fentre. Les valeurs affi-
ches proviennent de celles saisies dans la famille de rattachement. Lors de la cration dun article, il est
conseill de parcourir toutes les catgories comptables et de vrifier que les comptes enregistrs correspon-

Sage 2008 119


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

dent bien larticle. Si vous voulez les modifier, oprez comme cela vous a t montr dans le cadre de la
saisie des familles darticles.

Pour plus dinformations, reportez-vous la Leon 2 Crez votre socit, page 23.

Le Manuel de rfrence vous prcisera la destination et lutilit de toutes les case doption.

Volet Descriptif de la fiche article

Pour y accder, cliquez sur longlet Descriptif.

Le catalogue article propos est


celui de la famille de rattache-
ment. Il peut tre modifi.

Ce volet permet daffecter diffrentes informations larticle :

lappartenance de larticle un niveau de la structure si celle-ci est utilise ; par dfaut celui de la
famille est repris ;

des dsignations en deux langues au cas o vous faites beaucoup doprations lexportation ;

des glossaires qui sont des textes descriptifs qui peuvent tre imprims dans les documents ;

120 Sage 2008


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

des modles denregistrement qui permettent dautomatiser la saisie dinformations dans certaines
colonnes de la pice partir des donnes enregistres en Informations libres, lors de lappel de
larticle qui en bnficie.

Pour plus dinformations sur les fonctionnalits de ce volet, reportez-vous au Manuel de rfrence du
programme.

Volet Stock de la fiche article

La fiche de stock permet :

de renseigner le mode de suivi du stock de larticle (par dfaut celui de la famille de larticle),

denregistrer un ventuel article de substitution,

dindiquer les cots de stockage et de transport,

de connatre les quantits en stock dans les diffrents dpts,

de prciser les emplacements de stockage : emplacement principal et emplacement de contrle,


dans le cas de la gestion des emplacements,

denregistrer les quantits minimales dans les diffrents dpts afin de dclencher les rapprovi-
sionnements.

Sage 2008 121


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Pour enregistrer les valeurs limi-


tes de stockage, vrifiez que le
dpt concern est bien celui
mentionn dans la zone Dpt
puis tapez la valeur du Stock
mini 5 et celle du Stock maxi 25
puis validez.
Ces informations ne sont quindi-
catives et permettront au pro-
gramme de vous avertir en cas de
quantits insuffisantes ou exag-
res.
Enregistrez les emplacements de
stockage : A1T1N1P2 pour
lemplacement principal et mais
aucun pour lemplacement de
contrle.
Validez aprs saisies.

Dans le cas de la socit Diamant Vert, il nexiste quun seul dpt, Diamant Vert, propos par dfaut.

Suivi de stock
Il reprend la valeur enregistre dans la famille de larticle. Le CMUP (Cot Moyen Unitaire Pondr) est le
plus couramment utilis.

Substitution
Cette zone permet denregistrer un article de remplacement qui sera automatiquement propos en cas de
rupture de stock.

Liste des dpts


Pour chaque dpt les informations affiches sont les suivantes :
le nom du dpt,
le stock rel,
le stock terme qui est le rsultat du calcul suivant :
Stock rel + Quantit commande chez les fournisseurs Stock rserv par les clients
le CMUP.

Quantits minimales et maximales en stock


De faon assurer une gestion correcte du stock, il est possible denregistrer, par dpt de stockage, les
quantits minimales et maximales de larticle dans le stock.

122 Sage 2008


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

La fonction Rapprovisionnement se basera sur les valeurs saisies dans ces zones ainsi que du stock
terme pour proposer le rapprovisionnement ventuel de larticle.
Pour enregistrer ces valeurs :
1. Slectionnez le dpt concern dans la zone Dpt.
2. Enregistrez les quantits Mini et Maxi.
3. Enregistrez ventuellement lEmplacement de larticle dans le stock.
4. Validez.
Pour vrifier ces valeurs, slectionnez la ligne du dpt dans la liste. Les valeurs saffichent et peuvent tre
modifies.

Emplacement principal
Enregistrez dans cette zone le code de lemplacement qui sera utilis par dfaut pour le stockage de larti-
cle. Un mme article peut tre stock dans plusieurs emplacements diffrents et on peut paramtrer
lemplacement qui doit tre choisi par dfaut lors de la vente de larticle.

Voir le Manuel de rfrence pour plus dexplications.

Emplacement contrle
Nous supposerons que larticle en cours de paramtrage ne doit pas tre soumis contrle. Nenregistrez
donc rien dans cette zone qui sert normalement prciser le code de lemplacement qui sera utilis par
dfaut pour le stockage de larticle lors de sa rception dune livraison fournisseur dans le cas o il doit
tre soumis un contrle. Lutilisation des emplacements de contrle nest pas obligatoire.

Noubliez pas de valider les informations saisies pour chaque dpt. Cette validation fera apparatre le dpt
dans la liste des dpts. Il sera possible, en slectionnant sa ligne de consulter les valeurs saisies pour lar-
ticle dans ce dpt et de les modifier ventuellement.

Volet Statistiques de la fiche article

Ce dernier volet, pour le moment vide, affiche, mois par mois :

les quantits de larticle vendues,

le chiffre daffaire HT net correspondant,

le taux moyen de remise,

la marge obtenue.

Sage 2008 123


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Cette fentre est bien entendu vide dans le cas dun nouvel article.

Les informations prsentes par cette


liste seront automatiquement compl-
tes par le programme au fur et
mesure de lenregistrement de pices
dachat et de vente.

Des graphiques correspondant ces valeurs peuvent tre affichs ou imprims grce au bouton
dispos en bas de la fentre.

Ne refermez pas la fiche de larticle car elle va tre utilise immdiatement.

Cration dun article par duplication

Afin de limiter vos saisies, il est possible de crer des articles similaires par simple duplication dune fiche
article dj cre. Nous vous proposons de dcouvrir cette possibilit pour la cration dun deuxime article
qui vous permettra, lors des saisies de pices de vente, de dcouvrir la substitution des articles.

Assurez-vous tout dabord que la fiche de larticle qui sera dupliqu, BROR0001, est ouverte lcran et
active.

3 La fentre active est celle dont la barre de titre nest pas estompe.

Pour lancer la duplication oprez dune des faons suivantes :

124 Sage 2008


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

cliquez sur le bouton [Dupliquer] de la barre doutils Standard ;

slectionnez la commande Edition / Dupliquer,

ou pressez le raccourci CTRL + D.

Une fentre de paramtrage Dupliquer un article doit apparatre.

La Rfrence article BROR0002 est automatiquement propose.


Ceci est la consquence de la gnration automatique des rfren-
ces articles.
Enregistrez la Dsignation
Bracelet or fantaisie pour homme
du nouvel article avant de cliquer sur le bouton [OK].

Une nouvelle fiche article identique la premire lexception de certaines informations, rfrence de lar-
ticle et de sa dsignation par exemple, se superpose celle dorigine. Vous pouvez maintenant apporter cer-
taines modifications la fiche du nouvel article.

Modifications de la fiche article BROR0002

3 Nous ne dtaillerons pas toutes les modifications et laissons lutilisateur se rfrer aux manipulations dcri-
tes dans les pages qui prcdent pour en connatre le dtail. Nous ne dcrirons ici que les manuvres par-
ticulires.

Volet Fiche Modifiez le prix dachat : 250.


principale
Pour que cette modification se rpercute automatiquement sur le prix de vente, oprez comme suit :
1. pressez la touche TABULATION pour amener le curseur dans la zone du prix de vente ;
2. effacez ce prix de vente en pressant la touche SUPPR ;
3. pressez la touche TABULATION. Le prix est recalcul automatiquement et sapplique aux catgo-
ries tarifaires.

Sage 2008 125


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

2 La catgorie tarifaire Particuliers ayant t modifie ponctuellement nest plus concerne par cette
gestion automatique. Il faut la modifier en particulier. Nouveau prix de vente TTC : 600.

Modifiez le prix dachat chez le fournisseur. Pour cela :


1. cliquez sur longlet du sous volet Fournisseurs ;
2. faites un double-clic sur la ligne du fournisseur Billot ;
3. dans la fentre Fournisseur : BILLO Billot qui souvre, modifiez la rfrence de larticle achet
en BRMFAG25 et le prix dachat en 250 ;

4. refermez la fentre du fournisseur BILLO.

Pour plus de prcisions sur cette fentre, reportez-vous au titre Enregistrement dune fiche rfrence
fournisseur, page 117.

Enregistrement dune fiche tarif client. Supposons quun de vos clients, pour notre exemple le client
CARAT saisi prcdemment, sengage commander des volumes importants pour larticle en cours de sai-
sie. Il vous demande donc une tarification en rapport avec sa masse dachat.

Cliquez sur longlet Tarifs clients. Un nouveau sous volet apparat.

Vrifiez que la slection


se trouve dans cette
zone avant de crer un
nouveau tarif client.

Assurez-vous que le curseur se trouve bien dans la zone de liste en bas de la fentre, vide pour le mo-
ment (trait pointill dans la liste sinon cliquez dedans), et crez un nouveau tarif dexception en cli-
quant sur le bouton [Ajouter] de la barre doutils Navigation .

3 En rgle gnrale, lutilisation des tarifs clients ne doit seffectuer que pour les exceptions.

126 Sage 2008


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

La fentre qui apparat ressemble celle des catgories tarifaires. Elle en diffre cependant par la prsence
dune zone permettant de slectionner le numro du client. Compltez-la en vous inspirant de lexemple ci-
dessous.

La zone Numro client sert lenregistrement


du numro du client bnficiaire de ce tarif
dexception.
La zone Rfrence permet denregistrer une
rfrence de larticle propre au client.
Enregistrez un coefficient de 1,8 spcifique
au client et oprez comme dcrit plus haut
pour que le programme recalcule automati-
quement le prix de vente.

Le Prix dachat reprend la valeur saisie dans la fiche article et nest pas modifiable.

Refermez le tarif client en cliquant sur le bouton [Fermer].

Une ligne saffiche alors dans la liste des tarifs clients. Le prix de vente est exprim dans le format de la
devise enregistre dans loption Devise du volet Fichier / A propos de... / Options .

Volet Compl- Vous pouvez ventuellement modifier les poids de larticle.


ment
Exemple
Poids net : 20 g.
Poids brut : 30 g.

Volet Stock Plusieurs modifications apporter illustres ci-dessous. En particulier, paramtrage dun article de substi-
tution qui sera propos la vente la place du prsent article en cas de rupture de stock et la mention dun
emplacement de contrle car larticle doit tre vrifi sa livraison.

Sage 2008 127


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Dans la zone Substitution,


slectionnez la rfrence de larti-
cle BROR0001.
Pour modifier les quantits mini-
males et maximales prvues en
stock dans un dpt particulier,
cliquez sur la ligne du dpt dans
la liste.
Modifiez ensuite les valeurs dans
leurs zones respectives.
Enregistrez lemplacement princi-
pal A1T1N2P1 et modifiez
lemplacement de contrle en y
enregistrant A1T1N1P1.
Validez ensuite les modifications

Ne refermez pas la fentre de cet article car il va encore nous servir crer, par duplication, un article li.

Articles divers

Les articles divers (articles descompte, de frais et de remise) rattachs la famille ZDIVERS ne seront pas
crs puisque lutilisation du paramtrage par dfaut lors de la cration du fichier les a automatiquement
crs. Vous pouvez ventuellement modifier leurs comptes servant de passerelle comptable si ceux que vous
utilisez sont diffrents.

Si vous utilisez dautres articles divers (consignation par exemple), il vous faudra les crer comme cela vous
a t montr pour les articles qui prcdent.

Larticle de frais de port ZPORT a galement t automatiquement affect aux modes de transport prsents
dans loption Mode dexpdition de la fiche de lentreprise.

3 On qualifie souvent par fiche de lentreprise ou fiche socit la fonction Fichier / A propos de votre
socit.

La passation comptable est dtaille au titre Faites la mise jour comptable, page 187. Pour la cra-
tion dun article, reportez-vous au titre Crez vos articles, page 112.

128 Sage 2008


Chapitre 3 Mise en place des donnes de structure

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

Sage 2008 129


Chapitre 4 Gestion courante

Chapitre 4 Gestion courante

Ce chapitre donne accs aux leons suivantes :

Leon 7 - Saisissez votre stock initial, page 131,

Leon 8 Saisie dune commande client, page 138,

Leon 9 Saisie dune commande fournisseur, page 156,

Leon 10 Livraison et facturation fournisseur, page 164,

Leon 11 Livraison et facturation client, page 169,

Leon 12 Suivi du cycle commercial, page 177.

130 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Leon 7 - Saisissez votre stock initial

Objectif

Lobjectif de cette leon est denregistrer le stock initial des articles afin de vous permettre de raliser les
oprations de gestion des ventes.

tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes :


1. Enregistrement des quantits en stock.
2. Impression du livre dinventaire.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme lexception de la Version 100 Pack
Service qui ne permet pas la gestion des stocks.

Informations pralables

Cette nouvelle leon sur le programme Sage Gestion Commerciale va vous permettre de vous intresser
la gestion du stock et aux documents correspondants.

Vous allez vous servir des articles crs lors des leons prcdentes, afin daborder les notions essentielles
de la gestion des stocks.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

Astuces

La barre doutils Gestion des articles et stocks se promne peut-tre au milieu de votre cran ?

Sachez que vous pouvez la coller contre un des cts de la zone de travail simplement en la faisant glisser
assez prs du bord pour qu'elle s'y colle.

Sage 2008 131


Chapitre 4 Gestion courante

Quand elle est ainsi colle, il suffit de cliquer sur un des bords de cette barre doutils (en dehors dun
bouton) ou sur la double barre qui la prcde et de la faire glisser au centre de lcran pour la placer un
autre endroit.

Enregistrez les quantits (tat prparatoire)

En crant vos articles, vous navez pas renseign les quantits existantes en stock. Cest ici que vous allez
le faire en crant des mouvements de stocks.

Lancez la commande qui permet denregistrer les mouvements de stock :

soit en slectionnant la commande Traitement / Documents des stocks,

soit en cliquant sur le bouton [Liste des documents de stock] de la barre doutils Gestion des
articles et stocks ,

soit en cliquant sur le bouton [Liste des documents de stock] de la barre verticale Gestion des arti-
cles et stocks .

Une liste, encore vide, souvre. Crez un nouveau document comme nous vous lavons montr pour les
comptes gnraux.

Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Crez vos comptes comptables, page 60.

Aux mthodes prsentes cette occasion, vous pouvez ajouter les suivantes :

cliquer sur le bouton [Saisir un document de stock] de la barre doutils Gestion des articles
et stocks ,

132 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

soit en cliquant sur le bouton [Saisir un document de stock] de la barre verticale Gestion des arti-
cles et stocks . Ces deux mthodes nobligent pas ouvrir la liste des documents des stocks.

Une bote de dialogue apparat, vous demandant quel type de document vous souhaitez crer.

Cliquez sur la case Mouvement dentre et validez en cliquant sur le bouton


[OK].

La fentre de saisie des mouvements dentre saffiche. Compltez-la en vous inspirant des explications
donnes plus loin.

Dpt
Prcisez le dpt concern.

Sage 2008 133


Chapitre 4 Gestion courante

Rfrence
Saisissez une rfrence qui vous rappellera lobjet du mouvement, par exemple
Stock initial
puis validez len-tte de document par la touche ENTREE.

Une fois len-tte valid, vous pouvez accder aux zones de saisie des lignes de la pice.

3 Le numro de pice et la date saffichent automatiquement. On peut les modifier. On peut paramtrer la
forme du numro dans les options de lentreprise.

Saisie de len-tte de pice

La saisie dun tel document seffectue en deux temps :

En premier lieu, il faut enregistrer les informations de len-tte de la pice (numro, date, rfrence, etc.)
puis valider ces informations par la touche ENTRE.

Saisie des lignes de la pice

Vous avez alors accs aux zones de saisie des lignes de la pice.

Dans la colonne Rfrence article, saisissez la premire lettre de larticle dont vous souhaitez enregistrer le
stock puis tapez TABULATION.

Dans notre exemple tapez B puis la touche TABULATION.

Lcran suivant apparat.

134 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Slectionnez
larticle
BROR0001 en
cliquant sur sa
ligne puis vali-
dez ou cliquez
sur le bouton
[OK].

Oprez ensuite de la faon suivante :


1. La rfrence de larticle slectionn ainsi que sa dsignation apparaissent dans leurs colonnes res-
pectives.
2. Passez la colonne Quantit en tapant plusieurs fois la touche TABULATION si ncessaire.
3. Remplacez la valeur 1 propose par dfaut en tapant la quantit en stock : dans notre exemple 2.
4. Pressez la touche ENTRE pour valider la ligne.

La ligne que vous venez de valider saffiche alors dans le corps du document, en dessous des zones de saisie.

3 Si vous ne voyez pas le contenu de toutes les colonnes de la pice, soit agrandissez sa fentre, soit utilisez
la barre de dfilement horizontal.

Effectuez les mmes oprations pour lensemble de vos produits.

Dans le cas du fichier Diamant Vert, nous vous proposons de ne pas enregistrer de stock initial pour larticle
BROR0002 afin quil soit suppos en rupture de stock.

3 Il est bien vident que les articles ZDV ne sont pas concerns par cette saisie puisque non tenus en stock.

Les saisies du mouvement dentre de stock tant termines, cliquez sur sa case fermeture pour le fer-
mer et lenregistrer.

Le nouveau document apparat dans la liste de documents des stocks (si elle est affiche).

Sage 2008 135


Chapitre 4 Gestion courante

Imprimez votre livre dinventaire

Imprimez maintenant la liste des pices que vous venez denregistrer.

Si la liste des documents des stocks nest pas prsente lcran, ouvrez-la comme indiqu plus haut.

Cette fentre contient la liste des diffrents mouvements enregistrs. Pour le moment, seul le mouvement
dentre est prsent.

Celui-ci est repr par un symbole particulier.

Si vous souhaitez rduire la


liste aux seuls mouvements
dentre, utilisez cette zone
liste droulante pour rempla-
cer Tous les documents par
Mouvements dentre.

Le classement par dfaut seffectue sur la date des pices. Assurez-vous quaucun document nest slection-
n.

3 Si une pice est slectionne, cliquez sur sa ligne tout en pressant une touche CTRL pour la desslection-
ner.

Cliquez sur le bouton [Imprimer le(s) document(s)] dispos sur le bord infrieur de la fentre.

Une fentre de slection apparat.

136 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Dans la zone liste droulante Type, slectionnez Etat de


contrle, Laissez les autres zones aux valeurs par dfaut.
Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer limpression.

La fentre de dialogue de limprimante va apparatre.

Paramtrez-la selon vos habitudes avant de cliquer sur le bouton [OK]. Le document obtenu ressemblera au
suivant.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

Sage 2008 137


Chapitre 4 Gestion courante

Leon 8 Saisie dune commande client

Objectif

Lobjectif de cette leon est denregistrer des commandes clients, den imprimer laccus de rception et de
les transformer en facture.

tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes :


1. Enregistrer une commande pour un de vos clients en crant ventuellement sa fiche.
2. Enregistrer les lignes darticles. Traiter le cas darticles en rupture de stock partielle ou totale avec
substitution.
3. Imprimer la commande pour en conserver une trace ou envoyer un accus de rception au client.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme. Dans le cas de la Version 100 Pack
Service, les ruptures de stock ne pourront pas tre traites.

Informations pralables

Dans cette nouvelle leon, vous allez aborder le traitement dune commande client. Nous allons nous servir,
pour illustrer nos propos, des donnes saisies dans le chapitre prcdent.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

Astuces

Vous utiliserez, dans cette leon, la barre doutils Gestion des ventes . Peut-tre serait-il bon de
lafficher ? Utilisez pour cela une des mthodes que nous avons prsentes dans les leons prcdentes.

Lors des saisies de pices, il est possible de crer les clients et les articles.

138 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Rappelez-vous que lon peut toujours accder la fiche des tiers partir des documents sur lesquels on tra-
vaille. Ceci peut tre utile pour consulter leur en-cours.

Lorsque plusieurs clients vous commandent les mmes articles, il est possible de dupliquer des factures
existantes.

Saisie dun bon de commande client

2 Crez de prfrence vos propres documents en vous appuyant sur les explications qui vous sont
proposes.

Ouvrez, en premier lieu, la liste des documents de vente :

soit en slectionnant la commande Traitement / Documents des ventes,

soit en cliquant sur le bouton [Liste des documents de vente] de la barre doutils Gestion des
ventes ,

soit en cliquant sur le bouton [Liste des documents de vente] de la barre verticale Gestion des
ventes .

Cette liste est vide pour linstant.

Sage 2008 139


Chapitre 4 Gestion courante

Crez un nouveau document, un bon de commande client en loccurrence, comme nous vous lavons montr
pour les comptes gnraux.

Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Crez vos comptes comptables, page 60.

Aux mthodes prsentes plus haut, vous pouvez ajouter les suivantes :

cliquer sur le bouton [Saisir un document de vente] de la barre doutils Gestion des ventes ,

soit en cliquant sur le bouton [Saisir un document de vente] de la barre verticale Gestion des ven-
tes . Ces deux mthodes nobligent pas ouvrir la liste des documents des ventes.

Dans ces cas, vous verrez apparatre une fentre Ajouter un document .

140 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Cliquez sur la case Bon de commande puis validez ou cliquez sur le bouton
[OK].

La fentre suivante apparat.

3 Si vous voulez crer d autres documents, la procdure suivre est identique.

En-tte du document Corps du document

Identifiez votre client

Avant denregistrer les produits commands dans le corps du document, vous devez saisir les lments qui
composeront les donnes de len-tte du bon de commande.

Sage 2008 141


Chapitre 4 Gestion courante

Dans la zone Date, indiquez la date du jour. Celle-ci est propose par dfaut. Laissez le Numro de pice
propos. Celui-ci est renseign automatiquement par le logiciel. Toutefois, si vous le souhaitez, il vous est
possible de le modifier et mme de codifier sa prsentation.

En ce qui concerne la codification des numros de pices, reportez-vous au Manuel de rfrence .

Ceci fait, deux possibilits sont envisageables concernant le client. Soit il existe dans votre base commer-
ciale (vous lavez cr auparavant), soit il nexiste pas.

Votre client a dj t cr

Vous pouvez choisir dappeler votre client par son Slectionnez ensuite votre
Numro, son Abrg ou son Code postal. client dans la liste droulante.

Dans la zone Livraison, slectionnez la date laquelle vous pensez livrer votre client. Vous pouvez vous
aider du calendrier en cliquant sur le bouton accol cette zone.

Votre client nest pas cr

Dans lhypothse o la commande mane dun nouveau client, vous allez devoir le crer en cours de saisie
de document.

142 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Dans la zone de saisie du nom de votre client, tapez un point dinterrogation ? puis la touche TABULA-
TION. Une fiche client vierge apparat.

Une autre solution est envisageable. Dans la zone de saisie du nom du client, tapez les premiers caractres
de son nom puis la touche TABULATION. La liste de vos clients apparat.

Cliquez sur le bouton [Nouveau]


pour crer la fiche de votre nouveau
client.

Dans les deux cas, il ne vous reste plus qu la renseigner tel que cela vous est montr dans la Leon 5
Cration des comptes clients et fournisseurs, page 70.

Il vous reste complter la fiche de votre


client.
Aprs sa validation par la touche ENTRE,
il sinscrira automatiquement dans len-tte
du bon de commande.

Sage 2008 143


Chapitre 4 Gestion courante

Aprs enregistrement des informations de len-tte de la pice, il est indispensable de valider les informa-
tions qui y ont t saisies, en pressant la touche ENTRE.

Sans cette opration, vous ne pourrez pas enregistrer les lignes de la pice.

2 Une fois valides, les principales informations de len-tte ne sont plus modifiables.

Saisissez la commande

Maintenant que len-tte du bon de commande est rempli et valid, vous devez avoir un document de la for-
me suivante.

Les zones grises ne sont plus modifiables.

Plusieurs boutons deviennent actifs (non griss) une fois saisies les rfrences du client. Nous vous les pr-
sentons rapidement ci-dessous.

Le bouton [Informations sur le document] permet de consulter et, ventuellement, de modifier des
informations propres la pice en cours de saisie.

Si vous faites des factures pour des clients de passage, il suffit de crer une fiche client DIVERS ou COMP-
TOIR qui sera utilise pour tous les clients occasionnels. Vous pourrez utiliser ensuite les zones prsentes
ci-aprs pour identifier le client de passage.

144 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Les quatre zones de saisie Entte 1, 2, 3 et 4 per-


mettent lenregistrement dinformations concernant
des clients de passage. Ces informations peuvent
tre imprimes sur la facture.

Refermez cette fentre en cliquant sur le bouton [OK] si vous y avez apport des modifications ou [Annuler]
si vous navez rien modifi (dans ce cas, vous pouvez aussi presser la touche ECHAP).

Les boutons prsents dans la fentre sont dtaills dans le Manuel de rfrence ou plus loin sils sont
utiliss dans les leons qui suivent.

Saisie des articles

Dans notre illustration, le client commande 3 bracelets rfrence BROR0002.

Sage 2008 145


Chapitre 4 Gestion courante

Voir les explications dans le texte


pour les saisies raliser.

Tapez la premire lettre de la rfrence de larticle puis la touche TABULATION pour ouvrir la liste des
articles. Vous naurez ensuite plus qu slectionner la bonne rfrence (BROR0002) et cliquer sur le bouton
[OK] de la fentre Slection dun article .

Indisponibilit de larticle

Ds la slection de larticle, une fentre Indisponibilit en stock apparat pour vous signaler que larticle
est totalement manquant.

146 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Cliquez sur ce bouton pour vrifier si une rception


fournisseur nest pas attendue pour larticle en
question.
Si vous disposez de plusieurs dpts, vous pouvez
les slectionner dans cette zone et vrifier que
larticle demand ne serait pas disponible dans un
autre.
Le programme rappelle la dsignation de larticle
de substitution ainsi que ses quantits en stock.

Le bouton [Tarifs fournisseurs] est estomp dans cette fentre dindisponibilit et les suivantes.
Il permet, lorsque larticle est achet chez plusieurs fournisseurs et que tous possdent une fiche
rfrence pour larticle considr, de vrifier quel est celui qui propose les meilleurs dlais et/ou
les meilleurs prix et de le slectionner le cas chant.

Voir le titre Enregistrement dune fiche rfrence fournisseur, page 117.

Interrogation du stock prvisionnel

Afin de vous permettre de savoir si larticle manquant va tre rapprovisionn dans un avenir proche, une
fonction vous permet de connatre le stock futur de larticle manquant.

Pour cela, cliquez sur le bouton [Interrogation de stock prvisionnel] de la fentre dindisponibi-
lit. Une fentre Interrogation du stock prvisionnel souvre.

Sage 2008 147


Chapitre 4 Gestion courante

Vous pouvez ainsi prendre connaissance des quantits et dates de rapprovisionnement futures et constater
que, dans le cas prsent, aucune commande fournisseur nest en attente de rception pour larticle et le dpt
slectionns et quil sera ncessaire soit dannoncer un retard de livraison au client, soit de proposer un ar-
ticle de substitution.

Refermez la fentre dinterrogation du stock en cliquant sur son bouton [Fermer].

Linterrogation du stock ayant annul la slection de larticle BROR0002, il faut recommencer sa slection
comme dcrit plus haut.

Substitution dun article

Dans cette mme fentre Indisponibilit en stock slectionnez larticle de substitution.

148 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Le programme rappelle la dsignation de larticle


de substitution ainsi que ses quantits en stock.
Pour slectionner cet article, cliquez sur le bouton
[Substitution].

Aussitt la rfrence BROR0001 remplace celle de larticle initial.

Poursuite de la saisie

Pour passer dune zone lautre, pressez la touche TABULATION. Dans le cas de notre exemple, enregis-
trez la quantit 3 dans la zone de saisie de la colonne Quantit.

3 Lorsque certains articles sont saisis (articles gammes simple et double, articles conditionnement, arti-
cles en contremarque ou facturs au poids, etc.), des fentres de saisie complmentaires peuvent appara-
tre ou des manipulations particulires doivent tre effectues.
Le Manuel de rfrence vous en donnera le dtail.

Pressez la touche TABULATION.

Indisponibilit partielle du stock

La quantit que vous venez de saisir pour larticle considr, BROR0001, excde celle qui se trouve en
stock pour le dpt dorigine.

Le programme va vous le rappeler en affichant nouveau la fentre Indisponibilit en stock .

Sage 2008 149


Chapitre 4 Gestion courante

Cette zone sert confirmer la commande du client.


Pour confirmer la commande du client, tapez 3 la
place de la valeur propose.
Ces zones vont alors devenir actives pour vous
permettre de crer une commande fournisseur afin
dhonorer la totalit de la commande client.

Pour maintenir la commande de 3 bracelets, tapez 3 dans la zone Quantit commande. Immdiatement les
zones en dessous de celle que vous venez dutiliser deviennent actives. A quoi servent-elles ?

Elles sont destines la prparation automatique dune commande fournisseur pour les articles qui sont en
rupture. La validation de cette fentre va dclencher la cration dune nouvelle pice, une Prparation de
commande, si vous slectionnez loption Nouvelle, ou complter une existante si vous slectionnez Com-
plment. Cette pice sera destine par dfaut au fournisseur principal de larticle (nous verrons cette notion
dans les articles).

3 Si vous slectionnez Complment et que le programme ne trouve aucune prparation de commande, il en


cre une nouvelle.

Nous verrons dans la leon sur les achats comment traiter les prparations de commande.

Constatez que le programme a, de lui-mme, propos une commande complmentaire de 1 pour complter
3 la valeur attendue. Laissez les options slectionnes par dfaut par le programme.

150 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Enregistrez la quantit darticles commande par le


client.
Ces zones deviennent alors actives.
Enregistrez le nombre darticles que vous voulez
commander au fournisseur.

Cliquez sur le bouton [OK] ou validez. Cette opration gnrera une prparation de commande fournisseur
que nous utiliserons dans une prochaine leon.

3 Si un message apparat, consultez le Manuel de rfrence pour en connatre la raison.

Validez la ligne du bon de commande client en pressant la touche ENTRE. Le document prend laspect
suivant.

Sage 2008 151


Chapitre 4 Gestion courante

Interrogation du stock de larticle

Il est une autre possibilit pour connatre le stock de larticle et les dates de disponibilits des commandes
fournisseurs ventuellement en cours.

Dans le bon de commande lcran, cliquez sur la ligne de larticle BROR0001 avec le bouton droit de la
souris pour ouvrir le menu contextuel.

Cliquez sur la fonction Interroger le compte de larticle.

Une fentre Interrogation du stock saffiche.

152 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Cette fentre est pr-paramtre sur larticle interrog mais naffiche aucune information. Pour les obtenir
il faut valider la slection de larticle par la touche ENTRE. Les valeurs apparaissent alors.

Cette fentre donne toutes les informations sur le stock de larticle.

Pour connatre les prvisions dentre et de sortie de stock, cliquez sur le bouton [Interrogation
de stock prvisionnel]. La fentre prcdente est remplace par une autre.

La colonne de droite P (Position) indique, par des icnes, la disponibilit ou la non disponibilit de larticle.

Sage 2008 153


Chapitre 4 Gestion courante

Refermez cette fentre en cliquant sur son bouton [Fermer].

Imprimez le bon de commande

Si la ligne de larticle est encore slectionne, pressez la touche ENTRE pour la valider puis cli-
quez sur le bouton [Imprimer le document] du bon de commande client.

Une fentre de dialogue souvre. Elle permet de nombreux paramtrages.

Slectionnez le dossier DOCUMENTS STANDARDS puis ouvrez-le en cliquant sur le bouton [Ouvrir].
Ensuite, slectionnez le dossier VENTES et cliquez sur le bouton [Ouvrir] pour voir son contenu.

3 Les dossiers (ou rpertoires) de stockage des fichiers dpendent du systme dexploitation utilis. Repor-
tez-vous au Manuel dinstallation du programme pour en connatre lemplacement.

Slectionnez le modle por-


tant le nom Accus de com-
mande client en cliquant sur
sa ligne. Il se trouve dans le
dossier DOCUMENTS STAN-
DARDS / VENTES.

Cliquez sur le bouton [Ouvrir].

154 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Limpression des pices seffectue en utilisant un modle de mise en page qui peut tre :
soit celui fourni avec les fichiers originaux du programme,
soit celui qui a t affect ce type de pice dans les options de la fiche de lentreprise,
soit un que vous aurez dfini au moyen de la commande Mise en page du menu Fichier et adapt
vos habitudes ou vos propres documents pr-imprims.

La fentre de dialogue dimpression apparat. Slectionnez les options qui conviennent et lancez limpres-
sion par le bouton [OK].

Ce document pourra tre envoy au client comme trace de sa commande.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

Sage 2008 155


Chapitre 4 Gestion courante

Leon 9 Saisie dune commande fournisseur

Objectif

Lobjectif de cette leon est denregistrer une commande fournisseur.

tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes :


1. Reprise dune prparation de commande gnre prcdemment.
2. Saisie dune commande fournisseur.
3. Impression dune commande fournisseur.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.

Informations pralables

Nous avons vu dans la leon prcdente que vous pouvez parfois tre confront un problme dapprovi-
sionnement. Ces difficults peuvent entraner des retards de livraison pour vos clients. Cest pourquoi, il
convient de traiter prsent lenregistrement dune commande fournisseur.

Astuces

Vous utiliserez, dans cette leon, les barres doutils Gestion des articles et stocks ainsi que Gestion des
achats .

Pour les afficher, voyez les explications donnes dans les prcdentes leons.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

156 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Saisissez une commande fournisseur

Ouvrez la liste des documents fournisseurs. Pour cela :

slectionnez la commande Traitement / Documents des achats,

cliquez sur le bouton [Liste des documents dachat] de la barre doutils Gestion des achats ,

cliquez sur le bouton [Liste des documents dachat] de la barre verticale Gestion des achats .

Cette liste nest pas vide car elle prsente une prparation de commande. Do vient ce document ? Tout
simplement du fait que lors de la transformation de la saisie des articles des commandes clients vues plus
haut, nous avons demand que le reliquat des articles non livrs entrane la gnration dune commande
fournisseur.

En fait, ce nest pas une commande qui a t gnre mais une prparation de commande, repre par
une icne particulire, que nous allons modifier avant de la transformer en commande dfinitive.

Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Indisponibilit partielle du stock, page 149.

3 La saisie des bons de commande fournisseurs est strictement identique celle des bons de commande
client. Veuillez vous rfrer la partie qui en traite.

Sage 2008 157


Chapitre 4 Gestion courante

Transformez une prparation de commande en commande dfinitive

Ouvrez la prparation de commande en effectuant un double-clic sur sa ligne ou en utilisant les mthodes
dcrites prcdemment.

Vrifiez que les informations mentionnes sont bien celles de larticle dsir.

3 Constatez que cette pice mentionne une colonne Qt colise au lieu de Quantit qui apparat dans les
pices de vente. En fait, cette colonne sert essentiellement dans le cadre des articles conditionnement qui
seront vus dans une prochaine leon. Si vous nutilisez pas ces derniers, vous pourrez afficher la colonne
Quantit la place (ou les deux au besoin).
Dans le cas des articles ne possdant pas de conditionnement, le contenu des colonnes Quantit et Qt
colise est identique. Il nest donc pas absolument ncessaire dafficher ces deux colonnes lorsque lon ne
gre pas darticles conditionnement, ce qui est prsentement notre cas.
Sachez que, sauf rares exceptions, on peut paramtrer les colonnes de toutes les fentres qui en poss-
dent. Le Manuel de rfrence vous prcisera comment oprer.

Pour transformer la prparation de commande en commande dfinitive, cliquez sur le bouton


[Transformer le document].

Une fentre permet de choisir dans quel type de pice la transformation doit seffectuer.

158 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Laissez Bon de commande slectionn et cliquez sur le bouton [OK]


ou validez.

Respect du paramtrage des stocks articles

La validation prcdente fait souvrir une fentre Prparation des documents .

Pourquoi cette fentre souvre-t-elle ? Elle vous lindique delle-mme. La commande de 1 article
BROR0001 est infrieure au stock minimum enregistr pour cet article et son dpt de destination qui est
de 6.

Voir le Volet Stock de la fiche article, page 121.

Afin de respecter les paramtrages faits par vous en fonction de votre exprience des ventes de ce produit,
acceptez le choix qui vous est fait datteindre le stock minimum et cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
La liste des documents des achats revient lcran.

Sage 2008 159


Chapitre 4 Gestion courante

Saisie dun article dans un bon de commande fournisseur

La ligne de la prparation de commande a t remplace par celle dune commande fournisseur repre
par une icne particulire.

Ouvrez-la pour constater que la quantit darticles mentionne est conforme au choix fait dans la fentre
Prparation des documents et aux modifications ralises prcdemment.

Constatez au passage que la remise permanente que vous accorde le fournisseur est bien mentionne dans
la colonne correspondante et que les prix ont t ajusts en consquence.

Lors de linitialisation du stock, nous avons constat que larticle BROR0002 avait un stock nul. Il faut le
reconstituer, au moins au stock minimum mentionn dans le volet Stock de sa fiche.

Assurez-vous quaucune ligne darticle nest slectionne dans le bon de commande.

3 Si tel tait le cas, il faut, pour desslectionner une ligne, presser une touche CTRL et en mme temps cli-
quer sur cette ligne.

Le curseur doit clignoter dans la zone de saisie de la colonne Rfrence article. Slectionnez larticle
BROR0002 comme cela vous a t montr prcdemment.

Voir le titre Saisie des lignes de la pice, page 134.

Pressez la touche TABULATION jusqu ce que le curseur de trouve dans la colonne Qt colise et tapez
10. Validez ensuite cette ligne qui sinscrit la suite de la prcdente.

160 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

3 Il est possible de modifier lordre des lignes dans une pice. Le manuel de rfrence vous prcisera com-
ment faire.

Refermez la fentre du bon de commande en cliquant sur son bouton [Fermer] mais ne fermez pas la
liste des documents des achats.

Imprimez le document

Slectionnez la ligne du document dans la liste des documents des achats.

Cliquez sur le bouton [Imprimer le(s) document(s)] qui se trouve sur le bord infrieur de la fentre.

Si vous navez pas paramtr de modle dimpression par dfaut pour ce type de document (le Manuel de
rfrence vous montrera comment associer un modle de mise en page un document), le programme
ouvre une fentre vous permettant de slectionner le modle de mise en page.

Sage 2008 161


Chapitre 4 Gestion courante

Choisissez le modle de mise en page BON DE COMMANDE FOURNISSEUR.BGC. Il se trouve dans le


dossier ACHATS qui lui-mme se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS.

3 Le chemin pour parvenir ces dossiers tant diffrent en fonction du systme dexploitation utilis, nous
renvoyons le lecteur au Manuel dinstallation qui dcrit ces emplacements.

162 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Refermez les fentres qui pourraient tre encore ouvertes en cliquant sur leur bouton [Fermer] mais
laissez ouverte la liste des documents des achats.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

Sage 2008 163


Chapitre 4 Gestion courante

Leon 10 Livraison et facturation fournisseur

Objectif

Lobjectif de cette leon est de traiter la rception darticles en provenance dun fournisseur.

tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes :


1. Enregistrement de la livraison des articles.
2. Vrification de lemplacement de stockage des articles livrs.
3. Traitement de la facture du fournisseur.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.

Informations pralables

Nous avons vu dans la leon prcdente comment enregistrer une commande lintention dun fournisseur
et limprimer pour lui faire parvenir. Cette leon vous montrera les oprations faire lors de la rception de
la marchandise et de la facture du fournisseur.

Astuces

Vous utiliserez, dans cette leon, les mmes barres doutils que dans la leon prcdente.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

164 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Enregistrez la livraison des articles

Le fournisseur vous a livr la marchandise commande et vous lavez rceptionne. Vous allez devoir trans-
former votre bon de commande en bon de livraison fournisseur pour marquer ainsi lentre en stock des ar-
ticles reus. Ouvrez la liste des documents des achats si elle a t referme.

3 Il nest pas ncessaire quun bon de commande fournisseur soit obligatoirement suivi dun bon de livraison
fournisseur. Si le programme constate que vous passez directement du bon de commande la facture, il
considre cette dernire comme un bon de livraison.

Slectionnez, en cliquant dessus dans la liste des documents des achats, la ligne du bon de la com-
mande que vous venez de recevoir et cliquez sur le bouton [Transformer le(s) document(s)] dis-
pos sur le bord infrieur de la fentre.

Une fentre de dialogue permet de modifier le numro de pice ou la


date proposs.
Laissez coche la case Bon de livraison puis cliquez sur le bouton
[OK] pour valider.

La ligne dun bon de livraison remplace la pice prcdente.

Sage 2008 165


Chapitre 4 Gestion courante

Par cette simple action, vous venez denregistrer la rception de votre marchandise.

2 En cas de livraison partielle, il existe une manire doprer spcifique. Reportez-vous, dans cette
hypothse, au Manuel de rfrence.

Ouvrez le bon de livraison par un double clic sur sa ligne.

Vrifiez lemplacement de stockage des articles rceptionns

Version Cette fonctionnalit nest disponible que dans le version Pack +.

Slectionnez la premire ligne du bon de livraison, celle de larticle BROR0001, en cliquant dessus.

Cliquez sur le bouton [Emplacements] qui se trouve sur le bord infrieur de la pice. Une fentre
Saisie des emplacements souvre.

166 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Le programme mentionne
lemplacement de stockage
Standard indiqu dans la
fiche article.

Constatez que les articles rceptionns ont t stocks dans lemplacement rserv cet article et non dans
un emplacement de contrle. De cette faon il pourra tre immdiatement disponible la vente.

Cela est le rsultat du paramtrage fait dans le volet Stock de la fiche de larticle.

Refermez la fentre en cliquant sur nimporte quel bouton [OK] ou [Annuler].

Slectionnez ensuite la deuxime ligne, celle de larticle BROR0002, et consultez son emplacement de stoc-
kage.

Le programme mentionne
bien lemplacement de con-
trle.

Constatez que cet article t stock dans un emplacement de contrle (ou doit ltre si vous avez donn
les instructions ncessaires au rceptionnaire) comme cela a t indiqu dans sa fiche article. Il ne sera dis-

Sage 2008 167


Chapitre 4 Gestion courante

ponible la vente que lorsque le contrle qualit aura dcid de le transfrer dans son emplacement de stock
normal.

Refermez la fentre en cliquant sur nimporte quel bouton [OK] ou [Annuler].

Traitement de la facture du fournisseur

La rception des articles tait accompagne de la facture du fournisseur.

Pour la traiter, il faut lenregistrer dans votre programme. Le bon de livraison du fournisseur doit toujours
tre ouvert lcran.

Cliquez sur le bouton [Transformer le document]. Une fentre Transformation documents


souvre. Elle ne propose quun choix, le dernier de la chane des documents dachat cest--dire
la facture.

Cliquez sur le bouton [OK].

Le bon de livraison se referme et sa place une facture fournisseur apparat dans la liste. Elle pourra tre
traite pour rglement et / ou transfert en comptabilit.

Refermez toutes les fentres lcran en cliquant dans leur case de fermeture.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

168 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Leon 11 Livraison et facturation client

Objectif

Lobjectif de cette leon est de livrer et de facturer les commandes clients enregistres, et dimprimer les
documents correspondants.

tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes :


1. Modification de la commande client avec cration dun article en saisie de pice.
2. Gestion des indisponibilits en stock.
3. Transformer une commande client en prparation de livraison.
4. Lorsque la commande aura t prpare par le service des stocks, transformer cette prparation en
bon de livraison client.
5. Imprimer le bon de livraison qui accompagnera les articles.
6. Gnrer la facture et limprimer lintention du client.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme. Dans le cas de la Version 100 Pack
Service, les ruptures de stock ne pourront pas tre traites.

Informations pralables

Dans cette nouvelle leon, vous allez aborder le traitement dune commande client. Nous allons nous servir,
pour illustrer nos propos, des donnes saisies dans le chapitre prcdent.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

Astuces

Vous utiliserez, dans cette leon, la barre doutils Gestion des ventes .

Sage 2008 169


Chapitre 4 Gestion courante

Modification dune commande client avec cration dun article

Supposons que votre client Carat vous ait pass un fax pour vous commander une alliance en or, article que
vous naviez pas encore enregistr dans votre fichier. Ralisez les deux oprations simultanment.

Ouvrez la liste des documents des ventes puis la commande Carat en faisant un double clic dessus.

Le curseur doit se trouver dans la zone de saisie de la colonne Rfrence article.

Tapez un point dinterrogation (?) puis pressez la touche TABULATION. Une fiche article vide souvre.

Compltez-la en suivant les indications portes dans le tableau suivant et en respectant lordre de saisie.
Rappelez-vous de presser la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante ou la combinaison
de touches MAJ + TABULATION pour revenir la zone prcdente. Les zones non cites doivent rester
leur valeur initiale.

Volet Zone 1 Zone 2 Zone 3 Contenu

Fiche principale Famille BAORAL

Rfrence ALLI0001 (1)

Intitul Alliance mixte homme femme

Prix dachat 35

Coefficient 1,5 (2)

170 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Volet Zone 1 Zone 2 Zone 3 Contenu

PV HT 52.5 (3)

Catgories tarifaires Particulier 63,00 TTC

Fournisseurs (4) Rfrence 230195

Prix dachat 35

N fournisseur BILLO

Garantie 12

Dlai appro 10

Complment Poids net 5

Poids brut 50

Dlai livraison 12

Descriptif Catalogue Niveau 1 Bagues

Niveau 2 Or

Niveau 3 Alliances

Stock Suivi stock CMUP

Dpt Diamant Vert Emplacement principal A2T1N1P1

Emplacement contrle Aucun

Stock Mini 10

Stock Maxi 20 (5)

1. Automatiquement gnre.
2. Provient de la famille.
3. Automatiquement calcul.
4. Ouvrir le volet et ajouter une fiche fournisseur.
5. Rappelez vous de valider aprs les saisies concernant le dpt.

Reportez-vous la Leon 6 Dfinition des donnes commerciales, page 87 pour les explications sur
les saisies.

Refermez la fiche du nouvel article dont la rfrence est automatiquement insre dans la pice. Pressez la
touche TABULATION. Une fentre dindisponibilit totale en stock souvre.

Sage 2008 171


Chapitre 4 Gestion courante

Indisponibilit totale en stock

Une fentre Indisponibilit en stock va apparatre pour vous rappeler que larticle est totalement indis-
ponible.

Enregistrez la quantit commande par le client 1


dans la zone Quantit commande.
Les zones du bas de la fentre deviennent actives.
Laissez les valeurs mentionnes.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton [OK].

Aprs validation de cette fentre, vous revenez au bon de commande et vous pouvez valider la ligne (le pro-
gramme affiche par dfaut une quantit de 1 pour toute nouvelle ligne).

Transformation en prparation de livraison

Cliquez maintenant sur le bouton [Transformer le document] pour transformer le bon de com-
mande en prparation de livraison. Une fentre de slection souvre.

172 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Le bon de commande se referme et la liste des documents des ventes mentionne une nouvelle pice.

Celle-ci est prcde dune nouvelle icne qui indique quil sagt dune prparation de commande.

Assurez-vous que sa ligne est slectionne et cliquez sur le bouton [Imprimer le(s) document(s)]
qui se trouve sur le bord infrieur de la liste. Une fentre Slectionner le modle souvre. Vous
pouvez slectionner le modle PRPARATION DE LIVRAISON.BGC qui se trouve dans le dossier DO-
CUMENTS STANDARDS / VENTES. Ce document pourra tre remis au service des stocks pour prparer
la commande.

3 Il est possible de crer un modle de pice sans les indications de prix et les quantits disponibles.

Transformation en bon de livraison client

Toujours dans la liste des documents de vente, assurez-vous que la ligne de la prparation de commande est
slectionne et cliquez sur le bouton [Transformer le(s) document(s)]. Lhabituelle fentre de slection
souvre.

Sage 2008 173


Chapitre 4 Gestion courante

Une nouvelle fois la fentre dindisponibilit en stock va souvrir pour vous indiquer que lalliance ne pour-
ra tre livre.

Ne modifiez rien aux valeurs proposes.

Cliquez simplement sur le bouton [OK].

Cliquez simplement sur le bouton [OK] pour indiquer que larticle sera laiss en reliquat et quil nest point
besoin denregistrer une nouvelle commande pour lui puisque cela a dj t fait prcdemment.

174 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

La liste des documents de vente mentionne maintenant deux lignes :

la prparation de commande initiale qui est toujours prsente dans la liste mais qui comporte une
icne particulire, celle des reliquats ;

une nouvelle ligne, celle du bon de livraison, qui est apparue prcde dune icne propre ce
type de document.

Si vous avez la curiosit douvrir ces deux documents pour consultation, vous verrez :

que la prparation de commande ne mentionne plus quune quantit de 1 article ALLI0001 pour
constituer une livraison ultrieure ;

que le bon de livraison ne mentionne que les 3 articles BROR0001 pouvant tre livrs.

Vous pouvez imprimer ce bon de livraison comme cela vous a t indiqu pour les prparations de livraison.
Choisissez le modle BON DE LIVRAISON CLIENT.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS
STANDARDS / VENTES. Ce document pourra tre remis au service des expditions pour accompagner la
livraison.

Transformez le bon de livraison en facture et imprimez-la

Cette opration va tre ralise directement partir de la liste des documents de vente sans ouvrir le docu-
ment transformer.

Cliquez sur la ligne du bon de livraison pour la slectionner. Cette ligne est prcde dune icne par-
ticulire, celle des bons de livraison.

Sage 2008 175


Chapitre 4 Gestion courante

Cliquez ensuite sur le bouton [Transformer le(s) document(s)] qui se trouve sur le bord infrieur
de la fentre. Une fentre Transformation documents identique celles vues prcdemment
apparat. Le seul choix quelle propose est Facture. Validez-la.

Le bon de livraison est transform en facture. La ligne de cette pice est prcde dune icne propre
aux factures.

Cette facture peut tre imprime directement partir de la liste des documents de vente :
1. assurez-vous que seule sa ligne est slectionne ;

2. cliquez sur le bouton [Imprimer le(s) document(s)] dispos sur le bord infrieur de la
fentre ;
3. choisissez le modle dimpression FACTURE CLIENT.BGC qui se trouve dans le dossier VEN-
TES.

Cette facture pourra ensuite tre envoye au client.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

176 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Leon 12 Suivi du cycle commercial

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment valoriser la facture, enregistrer un rglement client,
comptabiliser cette facture et son rglement et imprimer un tat danalyse client.

tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes :


1. Valorisation de la facture client.
2. Enregistrement dun rglement reu dun de vos clients.
3. Gestion dun cart de rglement.
4. Impression du reu du paiement.
5. Comptabilisation de la facture et de son rglement.
6. Impression dtats danalyse.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.

Informations pralables

Cette partie du manuel de dcouverte du programme Sage Gestion commerciale va vous permettre de d-
couvrir la saisie des rglements.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

Astuce

Les barres doutils Gestion des articles et stock ainsi que Gestion des achats seront utilement rem-
places par la barre doutils Gestion des ventes .

Sage 2008 177


Chapitre 4 Gestion courante

Pour la comptabilisation des factures et rglements, vous aurez besoin de la barre doutils intitule Fonc-
tions avances .

Reportez-vous aux leons prcdentes pour savoir comment lafficher.

Si votre cran offre une place gnreuse, le plus pratique est de laisser les barres doutils en permanence
lcran.

Valorisation de la facture

Ouvrez la liste des documents de vente sils ont t referms puis la facture client en ralisant un double-
clic sur sa ligne.

Cliquez sur le bouton [Valorisation du document]. Ce bouton ouvre une fentre donnant la valo-
risation de la pice, cest--dire les totaux HT, TVA et taxes diverses sil y a lieu ainsi que TTC,
les taux descompte ventuels ainsi que les chances de rglement.

178 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Cette fentre sert :


lenregistrement des acomptes (ou leur affectation sils ont t saisis dans le fichier comptable),
laffectation des bons dachat,
lenregistrement des chances de rglement,
le rglement comptant, total ou partiel, de la facture.

Echances de rglement

Cliquez sur le bouton [Echancier] pour enregistrer les chances de rglement. Le client vous a
demand de payer en deux rglements gaux. Enregistrez-les.

Saisissez dans ces zones


les donnes des chances
de rglement supplmentai-
res.

Une ligne est dj mentionne dans cette fentre. Cette ligne est impose par le programme et ne peut tre
supprime.

Sage 2008 179


Chapitre 4 Gestion courante

Elle comporte licne dune petite balance, licne quilibre, dans la colonne % TTC pour indiquer
quelle fera lquilibre, ou enregistrera le solde, des diverses chances enregistres.

La date mentionne sur cette ligne correspond bien celle de la facture augmente du dlai de paiement
enregistr dans la fiche client.

Pour enregistrer une seconde chance, il suffit de la taper dans les zones de saisie au-dessus des colonnes.
Tapez les valeurs du tableau ci-dessous.

Zone Contenu

Modle de rglement Laissez la valeur indique

Echance Date de lchance initiale

% TTC 50

Montant Laisser vide

Mode rglement Chque

Rappelez-vous que la touche TABULATION permet de passer dune zone la suivante.

Validez la saisie. Vous voyez que le programme partage en deux la somme due.

Cliquez sur la ligne comportant licne Equilibre et modifiez la date sa valeur initiale plus 1 mois.

3 On ne peut pas modifier partiellement une date. Il faut la retaper en son entier. Dautre part, le programme
refusera la saisie de 31 jours aux mois qui nen ont que 30 ou moins.

Validez. Les deux chances de rglement sont enregistres.

Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer les modifications.

Lancer la fonction de saisie des rglements clients

Il y a deux possibilits pour enregistrer un rglement client :

directement dans la facture, cas du rglement comptant,

par une fonction ddie cet usage. Vous allez utiliser cette deuxime mthode.

180 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Lancez cette fonction. Pour cela plusieurs mthodes :

slectionnez la commande Traitement / Gestion des rglements / Saisie des rglements clients,

cliquez sur le bouton [Saisir un rglement client] de la barre doutils Gestion des ventes .

Une fentre Saisie des rglements clients souvre.

Les colonnes qui composent cette fentre se manient de faon identique celles des documents dachat ou
de vente. Vous pouvez les agrandir ou les dplacer. Modifiez la taille de la colonne Libell si elle est trop
large ou largissez la colonne Solde. Pour ce faire :

si ncessaire, cliquez sur le bouton [Agrandir] afin dagrandir la fentre,

amenez le pointeur de la souris sur le trait qui spare les titres des colonnes Libell et Compte
gnral, le curseur change alors daspect, cliquez et faites-le glisser vers la droite,

cliquez dans la barre de dfilement horizontal pour amener le curseur compltement droite,

pointez le trait se situant droite du titre de la colonne Solde, cliquez et faites-le glisser vers la gau-
che.

Sage 2008 181


Chapitre 4 Gestion courante

Saisie dun rglement reu dun client

Le client Carat vous a remis un chque de 1076 correspondant la premire chance de la facture n
FA000001 saisie prcdemment. Slectionnez ou saisissez dans la liste droulante ditable N Client le nu-
mro client CARAT, puis validez len-tte de la fentre par la touche ENTREE.

Pour enregistrer le rglement, il suffit de saisir les valeurs adquates dans les zones de saisie disposes au
dessus des titres des colonnes. Rappelez-vous que la touche TABULATION permet de passer dune zone
lautre.

Saisissez les valeurs prcises dans le tableau suivant et illustres ci-dessous.

Colonne Valeur saisir Commentaire

Date Date du jour (1) Date de la premire chance de rglement du client.


Les dates sont toujours saisies sous la forme JJMMAA sans spara-
teur

N pice FA000001

Libell Rgl. fact. 1

Compte gnral Laisser la valeur proposs

Montant 1076 Ce montant est volontairement diffrent de celui de lchance

Code journal SG A taper ou slectionner dans la liste droulante

1. Ou la date que vous avez saisie lors de lenregistrement de lchance.

Slectionnez le
client ici puis vali-
dez.
Saisissez les
valeurs du rgle-
ment dans ces
zones. Utilisez la
touche TABULA-
TION pour passer
dune zone la
suivante. Validez
ensuite par la tou-
che ENTREE.

182 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Utilisez la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante. Validez la ligne par la touche EN-
TREE.

En ce qui concerne le journal, il est possible de demander au programme den proposer un par dfaut. Ce
paramtrage est fait dans le volet Comptable de la fonction Fichier / A propos de (Diamant vert.gcm
dans notre exemple).

Bien dautres paramtrages sont possibles. Le Manuel de rfrence vous en dira plus sur ces possibilits.

Gestion des carts de rglement

La gestion des carts de rglement permet, lorsquun client ne vous rgle pas le montant exact de lchance
(au centime prs), de constater lcart de rglement afin de solder totalement lchance ou le rglement.

Dans un premier temps, paramtrez les valeurs par dfaut dans les zones relatives aux carts de rglement.
Pour ce faire, lancez la commande Fichier / A propos de (Diamant vert.gcm dans le cadre de nos exerci-
ces).

Pour lancer cette commande, vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [A propos du fichier] de la barre
doutils Standard .

Ouvrez le volet Comptable / Rglement/caisse comme cela vous a t montr prcdemment. Lcart
maximum que vous voulez enregistrer est de 1 .

Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Renseignez la fentre A propos de Diamant vert.gcm
de la Leon 2 Crez votre socit, page 23.

Sage 2008 183


Chapitre 4 Gestion courante

Renseignez ces zones.

Fermez le volet en cliquant sur la case [Fermer]. Vous revenez la fentre Saisie des rglements
clients .

Pour grer les carts, il faut rapprocher le rglement de lchance afin de vrifier leur adqua-
tion. Pour ce faire, dans la fentre Saisie des rglements clients , slectionnez la ligne corres-
pondant au rglement que vous venez de saisir. Cliquez sur le bouton [Slectionner les chances
rattaches], la fentre Slection des chances rgler saffiche.

Cette zone affiche le montant


du rglement saisi.

Cette ligne mentionne le mon-


tant de la premire chance
de la facture rgler.

184 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

La ligne dchance rgler est prslectionne. Sur cette ligne le montant enregistr dans le programme
suite la ralisation de la facture FA0000001 est de 1076,40 (premire chance seulement).

Le montant imput prcdemment est de 1076,00 .

Vous constatez un cart de 0,40 et vous dcidez dimputer cette diffrence en perte.

Pour ce faire vous allez successivement :


1. Slectionner loption Oui dans lencadr Ecart de rglement.
2. Les zones relatives aux carts de rglement sont remplies automatiquement par le programme en
fonction du paramtrage que vous avez effectu dans lencadr Gestion des carts de rglement du
volet Fichier / A propos de / Comptable / Rglement /caisse . Laissez les valeurs par dfaut.
3. Laissez le montant par dfaut 1076,40 dans la zone Montant imput et validez par la touche
ENTREE (mais pas en cliquant sur le bouton [OK]).

Dans la liste, la ligne a t modifie : la colonne P (Position) prsente licne Echance rgle totale-
ment, le montant imput apparat dans la zone Rglement.

Lors dun transfert comptable, la mise jour seffectuera sur le journal comptable doprations diverses
(OD) et sur le journal de trsorerie.

Cliquez sur le bouton [OK] afin de refermer la fentre Slection des chances rgler . Le corps de la
fentre Saisie des rglements clients se vide puisque le rglement est affect. Afin de vrifier que ce
rglement est imput, slectionnez Rglements solds dans la zone liste droulante dispose sur le bord
infrieur de cette fentre.

Impression du reu de paiement

Afin dimprimer le reu du paiement, slectionnez la ligne correspondant au rglement saisi en


cliquant dessus laide de la souris dans la fentre Saisie des rglements clients et cliquez sur
le bouton [Imprimer le rglement].

Sage 2008 185


Chapitre 4 Gestion courante

Cette fentre permet la slection du modle de mise en page utilis pour limpression des accuss de rcep-
tion de rglement.

Slectionnez le document REGLEMENT CLIENT.BGC qui se trouve dans le dossier RGLEMENTS du


dossier DOCUMENTS STANDARDS et validez (ou cliquez sur le bouton Ouvrir). La fentre de dialogue
de limpression apparat. Slectionnez les options qui conviennent et lancer limpression. Si vous dsirez
un aperu avant impression, cliquez dans la case Aperu avant impression.

3 Nous vous rappelons que les dossiers de stockage des modles de mise en page diffrent en fonction du
systme dexploitation utilis. Pour les connatre, rfrez-vous au Manuel dinstallation.

186 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Il est possible de dfinir un modle de mise en page par le biais de la commande Fichier / Mise en page.

Refermez ensuite la fentre Saisie des rglements clients en pressant la touche ECHAP.

Refermez toutes les fentres qui pourraient tre ouvertes lcran.

Faites la mise jour comptable

Lobjectif de cette partie de la leon est de vous montrer comment raliser la mise jour du fichier comp-
table avec les mouvements enregistrs lors des oprations de gestion commerciale.

Informations pralables

Bien que le programme Sage Gestion commerciale ne puisse fonctionner sans fichier comptable rattach,
les critures comptables ne sont passes que lorsque vous le demandez. Vous restez ainsi matre de votre
gestion comptable.

Sage 2008 187


Chapitre 4 Gestion courante

Paramtrages pralables

Avant de raliser la mise jour proprement dite, il est utile de raliser un paramtrage qui vous vitera
davoir saisir chaque fois le code journal destin recueillir les mouvements comptables issus de la ges-
tion commerciale.

Pour cela, lancez la fonction Fichier / A propos de votre socit.

Pour vous remmorer comment lancer cette fonction, reportez-vous la Leon 12 Suivi du cycle com-
mercial, page 177.

Ouvrez le volet Comptable en cliquant sur longlet correspondant. Affichez le sous-volet Facturation
et renseignez-le comme suit.

Compltez les codes de cet encadr en les


slectionnant dans les zones liste drou-
lante.
Laissez les autres zones leur valeur par
dfaut.

Pour plus dinformations sur les autres zones de ce volet, reportez-vous au Manuel de rfrence.

Cliquez ensuite sur longlet Rglement/caisse pour paramtrer les journaux sur lesquels les critures de r-
glements seront transfres.

188 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Slectionnez les journaux de trsorerie qui rece-


vront les critures de rglement (SG dans le cas
de Diamant Vert).
Modifiez le numro de pice qui sera affect aux
critures.
La Rfrence criture reprend la rfrence
enregistre dans len-tte de la pice.

Nous allons galement paramtrer larticle ZESCOMPTE qui indiquera la Gestion commerciale sur quel
compte doivent tre mouvements les escomptes reus ou accords.

Cliquez sur longlet Gnral et renseignez-le comme suit.

Sage 2008 189


Chapitre 4 Gestion courante

Enregistrez larticle ZESCOMPTE dans la


zone Art./escompte.

Refermez ensuite la fentre en cliquant sur sa case de fermeture.

Lancement de la fonction de mise jour comptable

Pour cela :

slectionnez la commande Traitement / Mise jour de la comptabilit

ou cliquez sur le bouton [Mise jour de la comptabilit] de la barre doutils Fonctions avan-
ces .

190 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Laissez Factures des ventes slectionn dans la zone


Transfert.
Le journal des ventes paramtr dans la fiche de lentreprise
apparat automatiquement.

Le nom du fichier comptable que vous utilisez est rappel en tte de la fentre qui sest ouverte.

Prcisons que les transferts en comptabilit des factures de vente et dachat ainsi que des rglements clients
et fournisseurs doivent tre raliss indpendamment les uns des autres.

3 La mise jour des pices de vente et dachat peut tre ralise ds leur enregistrement en cliquant sur le
bouton [Comptabiliser le(s) document(s)] prsent sur le bord infrieur de la liste des documents de vente et
dachat ou dans len-tte de chaque pice. Cette possibilit vous permet de passer en comptabilit la fac-
ture ds quelle est enregistre sans passer par la prsente fonction qui sera nanmoins utile pour passer
les rglements en comptabilit.

Mise jour des critures des ventes

Nous nous bornerons vous montrer comment raliser la mise jour des critures de vente, celles dachat
et celles des rglements obissent aux mmes principes.

3 Les rglements affects aux factures sont automatiquement transfrs en mme temps que les factures qui
leur correspondent. La fonction de comptabilisation des rglements ne concerne que les rglements enre-
gistrs dans la Gestion commerciale mais non encore affects une ou des factures.

Tous les critres proposs dans la fentre de paramtrage ne doivent pas obligatoirement tre utiliss simul-
tanment.

En fait, vous nallez rien modifier. Le code du journal sur lequel les critures de ventes vont tre portes est
dj propos grce au paramtrage que vous avez ralis prcdemment.

Cliquez sur le bouton [Mise jour directe] pour lancer la gnration des critures de vente sur le
journal slectionn.

Sage 2008 191


Chapitre 4 Gestion courante

Un message va apparatre qui vous rappelle que si vous suivez la Norme DGI, vous devez demander au pro-
gramme de clturer les critures transfres en comptabilit. Faites en fonction de vos paramtrages comp-
tables.

3 Si vous disposez du programme Sage Comptabilit, vous pourrez vrifier lexistence de ces critures.
Toutes les factures passes en comptabilit se distinguent par le type FC (Facture comptabilise). Vous
pouvez les consulter, les imprimer, par contre vous ne pouvez plus les modifier ni les supprimer.

Refermez ensuite les fentres qui pourraient tre encore ouvertes en cliquant sur leur case de fermeture.

Editez vos tats commerciaux

Lobjectif de cette partie est de vous aider imprimer quelques tats parmi les plus courants :
1. Impression dun tat sur les statistiques de ventes des articles.
2. Impression du palmars clients cest--dire dun tat donnant la liste et le classement des meilleurs
clients.

Vous disposez dune fonction Etats personnaliss qui vous permet dlaborer des documents extrayant de
vos fichiers les informations prcises qui vous sont ncessaires pour votre gestion.

Si vous voulez imprimer les tats et documents correspondant la date du jour, vous pouvez saisir, dans les
formats de slection de ces tats, la simple mention jjmmaa sur la ligne qui vous demande de prciser la
date. Dans ce cas, ce sera la date systme, celle du micro-ordinateur, qui sera slectionne par le programme.

Imprimez les statistiques articles

Pour savoir quels articles vous avez le mieux vendu, activez la commande Etat / Statistiques articles / Sta-
tistiques par articles.

Une fentre de slection apparat.

Slectionnez toutes les options prsentes ci-aprs puis validez par le bouton [OK].

192 Sage 2008


Chapitre 4 Gestion courante

Slectionnez FC + FA + BL + PL + BC dans la zone Docu-


ments. Les documents pris en compte seront toutes les fac-
tures, tous les bons de livraison, toutes les prparations de
livraison et tous les bons de commande.

La fentre de dialogue dimpression apparat. Slectionnez les options qui conviennent et lancez limpres-
sion par le bouton [OK].

Imprimez lactivit des clients

Pour connatre le chiffre daffaires ralis avec les clients, lancez la commande Etat / Analyse clients / Ac-
tivit clients.

Sage 2008 193


Chapitre 4 Gestion courante

Une fentre de slection apparat.

Slectionnez toutes les options prsentes ici puis validez par le bouton [OK].

Laissez toutes les valeurs proposes.

La fentre de dialogue dimpression apparat.

Slectionnez les options qui conviennent et lancez limpression par le bouton [OK].

Ci-dessous, vous pouvez visualiser un exemple de palmars clients.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

194 Sage 2008


Chapitre 5 Traitements par lots

Chapitre 5 Traitements par lots

Ce chapitre donne accs aux leons suivantes :

Leon 13 Rapprovisionnement fournisseurs, page 196,

Leon 14 Gestion des rceptions fournisseurs, page 200,

Leon 15 Contrle qualit, page 204,

Leon 16 Picking et gestion des livraisons, page 208,

Leon 17 Facturation priodique, page 218.

Sage 2008 195


Chapitre 5 Traitements par lots

Leon 13 Rapprovisionnement fournisseurs

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer une fonction qui vous permettra de surveiller priodiquement
votre stock et dy dcouvrir les articles rapprovisionner.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme lexception de la Version 100 Pack
Service qui ne permet pas la gestion des stocks.

Informations pralables

Cette commande vous aide dterminer les articles rapprovisionner. En fonction des commandes clients,
de ltat des stocks rels, commands, rservs, terme et en fonction des stocks minima et maxima dfinis
par article et par dpt, le programme prend en compte les ventuels besoins en rapprovisionnement.

Cette commande permet de gnrer ou de mettre jour des documents dachat qui sont les prparations de
commande. Nous allons circonscrire notre recherche sur notre seul fournisseur, les Ets Billot.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

Astuces

Vous utiliserez, dans cette leon, la barre doutils Gestion des articles et stocks .

Rapprovisionnement

Etat du rapprovisionnement

Lancez la fonction Traitement / Traitements par lot / Rapprovisionnement ou cliquez sur le bouton
[Rapprovisionnement] de la barre doutils Gestion des articles et stocks .

196 Sage 2008


Chapitre 5 Traitements par lots

Une fentre de slection simplifie permet de prciser votre demande.

Paramtrez les zones Seuil sur Stock mini


et Qts rappro. (rapprovisionner) sur Atteinte stock
maxi.

Les paramtrages que nous vous proposons denregistrer auront les effets suivants :

la recherche des articles rapprovisionner seffectuera sur le stock minimum cest--dire que tous
les articles en dessous de ce stock seront slectionns ;

le rapprovisionnement seffectuera alors pour amener leur stock ces quantits maximales para-
mtres dans leur fiche.

3 Remarquez quil est possible de slectionner les articles rapprovisionner en fonction des dates de livrai-
son des commandes clients.

Cliquez sur le bouton [Etat de contrle]. La fentre de dialogue de limpression saffiche. Slec-
tionnez les options qui conviennent et lancez limpression.

Prenez connaissance des articles et des quantits rapprovisionner et dcidez de lancer le rappro-
visionnement de larticle manquant.

Sage 2008 197


Chapitre 5 Traitements par lots

Aprs avoir pris connaissance des articles rapprovisionner, lancez nouveau la fonction Rapprovision-
nement et paramtrez-la de la mme faon que celle ci-dessus.

Demandez la gnration des pices dachat en cliquant sur le bouton [OK]. Une fentre Proposition de
commande fournisseur va souvrir pour vous permettre de prciser quels articles feront lobjet dune com-
mande fournisseur.

Lillustration ci-dessous est un exemple de ce que vous pourriez obtenir avec le fichier Diamant Vert.

Cette fentre affiche le mme article, ALLI0001, que celui mentionn dans ltat de contrle. Cet article
rpondait aux deux critres simultans : stock infrieur au minimum enregistr dans la fiche de stock et
quantit propose la commande gale au stock maximum paramtr dans cette mme fiche.

Une coche ( ) doit se trouver sur la ligne darticle dans la colonne P (Position). Elle indique que larticle
correspondant est slectionn et quun rapprovisionnement sera lanc pour la quantit mentionne. Il est
possible de la dcocher si lon ne veut pas rapprovisionner larticle correspondant.

198 Sage 2008


Chapitre 5 Traitements par lots

Cliquez maintenant sur le bouton [Gnrer le rapprovisionnement]. Une fentre Gnration des
documents souvre pour vous permettre de dfinir les pices gnres.

Modifiez le contenu de cette zone (voir le texte ci-dessous).


Dcochez cette case si vous ne souhaitez pas imprimer le bon de
commande fournisseur.

Modifiez le Type en Bon de commande et laissez la date propose puis cliquez sur le bouton [OK]. Laissez
coche loption Impression des documents si vous souhaitez imprimer le document gnr. Utilisez le mo-
dle dimpression BON DE COMMANDE FOURNISSEUR.BGC qui se trouve dans le dossier DOCU-
MENTS STANDARDS / ACHATS.

Un bon de commande est alors gnr. Vous pouvez le vrifier en ouvrant la liste des documents des achats
et en recherchant la pice suivant sa date. Les quantits mentionnes pour larticle sont les stocks mini que
vous avez enregistrs pour les dpts concerns dans la fiche article.

Refermez ensuite toutes les fentres qui pourraient tre ouvertes lcran.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

Sage 2008 199


Chapitre 5 Traitements par lots

Leon 14 Gestion des rceptions fournisseurs

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer une fonction qui vous permettra dautomatiser les rceptions
des articles reus des fournisseurs.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme lexception de la Version 100 Pack
Service qui ne permet pas la gestion des stocks.

Informations pralables

Cette commande vous donne la liste des articles rceptionns des fournisseurs en fonction de plusieurs cri-
tres et en particulier des emplacements de stockage. Si les articles commands ont rellement t rcep-
tionns, vous pouvez slectionner la ligne de commande correspondante et gnrer le bon de livraison qui
suivra.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

Astuces

Vous utiliserez, dans cette leon, la barre doutils Gestion des achats .

Slection des bons de commande fournisseurs

Pour slectionner les bons de rception traiter :

lancez la fonction Traitement / Gestion des rceptions fournisseurs ou

cliquez sur le bouton [Gestion des rceptions fournisseurs] de la barre doutils Gestion des
achats .

200 Sage 2008


Chapitre 5 Traitements par lots

Une fentre de slection Rception des commandes fournisseurs souvre.

Laissez la proposition Commande par commande dans


la zone Type de rception.
Slectionnez Emplacement bon de commande dans la
zone Stockage. De cette faon, tous les emplacements
seront slectionns.
Cliquez ensuite sur le bouton [OK] ou validez.

Si le programme trouve des bons de commande fournisseurs non encore traits, il ouvre une fentre qui d-
pend du choix fait dans la zone Type de rception :
Commande par commande : toutes les commandes trouves souvriront les unes aprs les autres
aprs traitement.
Rception par fournisseur : toutes les lignes de commande concernant un mme fournisseur
saffichent. Lorsquun fournisseur est trait, le suivant apparat.
Rception multiple : toutes les lignes de commande rpondant aux critres de slection faits
souvrent dans une mme fentre.

Mise zro des quantits livres


Si cette option est coche, le programme considrera que tous les articles rpondant aux slections ont t
livrs. Lutilisateur devra modifier ou mettre zro les quantits partiellement ou non livres.
Si elle nest pas coche, lutilisateur devra slectionner chaque ligne et, au moyen du bouton
[Pointer] de la fentre suivante, transfrer les quantits de la colonne Quantit dans Qt livre
(et modifier ventuellement les quantits reues).

Slection des commandes rceptionnes

Nous avons fait le choix Commande par commande. La fentre qui souvre, Bon de commande , men-
tionne la commande fournisseur quelle a trouv.

3 Pour passer dun bon au suivant (ou au prcdent), il faut utiliser les boutons [Prcdent] et [Sui-
vant] de la barre doutils Navigation . Cette mthode valide les saisies faites.

Sage 2008 201


Chapitre 5 Traitements par lots

Selon que loption Mise zro des quantits livres aura t coche ou non, il faudra, dans le premier cas,
slectionner la ligne de chaque article et cliquer sur le bouton [Pointer] ou laisser la ligne telle quelle puisque
nous allons considrer que tous les articles ont t livrs.

La colonne Etat indique sous la forme dune icne que le manuel de rfrence vous expliquera si larticle
est totalement, partiellement ou pas du tout livr.

Gnration du bon de livraison fournisseur

Lorsque la rception dune commande fournisseur a t traite, il faut la transformer en un bon de livraison
afin que les stocks soient mouvements.

Pour cela, cliquez sur le bouton [Gnrer le(s) bon(s) de livraison(s)] ce qui fait souvrir une fe-
ntre Gnration des livraisons fournisseurs .

202 Sage 2008


Chapitre 5 Traitements par lots

Cliquez sur le bouton [OK] pour gnrer le bon de livraison. Les vnements qui peuvent se produire par la
suite dpendent du choix fait dans la zone Type de rception de la fentre initiale. Le manuel de rfrence
vous le prcisera.

Si vous avez la curiosit douvrir le volet Stock de la fiche de larticle ALLI0001 (fonction Structure /
Articles), vous constaterez que les 20 articles sont disponibles en stock puisquil na pas t prvu de le faire
passer au contrle qualit.

Refermez ensuite toutes les fentres qui pourraient tre ouvertes lcran.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

Sage 2008 203


Chapitre 5 Traitements par lots

Leon 15 Contrle qualit

Objectif

Lobjectif de cette leon sera le contrle qualit, opration laquelle vous soumettez certains produits ache-
ts ou fabriqus avant de les mettre dans le stock la disposition des clients.

tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes :


1. Lancer la fonction Contrle qualit et transfrer les articles accepts dans le stock.
2. Enregistrer la livraison client pour larticle en reliquat devenu disponible.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme lexception de la Version 100 Pack
Service qui ne permet pas la gestion des stocks.

Informations pralables

Cette commande vous permet, en fonction des informations transmises par le rceptionnaire, de prciser
quels sont les quantits darticles reus des fournisseurs ou de la fabrication quil est possible de transfrer
dans leur stock dfinitif afin quils soient disponibles pour les commandes clients.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

Astuces

Vous utiliserez, dans cette leon, la barre doutils Gestion des achats .

204 Sage 2008


Chapitre 5 Traitements par lots

Lancer la fonction de contrle de la qualit

Pour lancer cette fonction deux possibilits :

soit slectionner la fonction Traitement / Contrle qualit,

soit cliquer sur le bouton [Contrle qualit] de la barre doutils Gestion des achats .

Une fentre Slection des articles contrler souvre. Elle permet de faire une prslection des articles
contrler.

Le nom du rceptionnaire nest pas obligatoire. Il peut tre


slectionn si des rceptionnaires ont t enregistrs dans la
fonction Structure / Collaborateurs.

Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton [OK]. Une fentre Contrle qualit souvre et don-
ne la liste des articles en attente de contrle.

Sage 2008 205


Chapitre 5 Traitements par lots

Pour effectuer un contrle il faut :


1. Slectionner la ligne de larticle contrler en cliquant dessus.
2. Enregistrer dans les zones de saisie les quantits valides, les quantits retournes ou mises au
rebut, le motif du retour ou de la mise au rebut. On peut galement modifier lemplacement de stoc-
kage dfinitif des produits accepts.

Supposons que sur les 10 articles BROR0002, un soit dfectueux et renvoy au fournisseur. Enregistrez les
valeurs rsumes dans le tableau suivant.

Zone Contenu

Rfrence article BROR0002

Quantit valide 9

Quantit retour 1

Motif retour Dfectuosit

Laissez les autres zones leur valeur initiale et validez par la touche ENTRE.

Licne dans la colonne Etat signifie que la ligne a t contrle. Une icne diffrente signifie que le
contrle na pas encore t fait ou ralis partiellement.

Cette icne rappelle que le contrle na t fait que partiellement.

Lorsque le contrle na pas du tout t excut, cette icne est prsente.

Cliquez ensuite sur le bouton [Valider les quantits contrles]. Cette opration va dclencher les
oprations de transfert des articles accepts dans leur emplacement dfinitif et gnrer les bons
de retour fournisseur pour les articles refuss. La gnration de ces bons seffectue partir dune
fentre de paramtrage Gnration des documents qui souvre.

206 Sage 2008


Chapitre 5 Traitements par lots

Cliquez sur le bouton [OK] ou validez pour lancer cette


gnration.

Cochez cette case si vous voulez imprimer les bons de


retour fournisseurs.

Les fentres se referment aprs cette dernire validation.

Si vous avez la curiosit douvrir la liste des documents des achats, vous y trouverez la ligne du bon
de retour. Dans ce cas, la dsignation de larticle mentionne le motif du retour. Elle est prcde de
licne propre ces documents.

Si vous avez la curiosit douvrir la liste des documents des stocks, vous y trouverez la ligne du mou-
vement de transfert qui marque la modification de lemplacement de dpt. Elle est prcde de licne
propre ces documents.

Refermez toutes les fentres encore ouvertes.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

Sage 2008 207


Chapitre 5 Traitements par lots

Leon 16 Picking et gestion des livraisons

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer toutes les fonctions permettant dautomatiser la gestion des
livraisons aux clients.

tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes :


1. Paramtrage pralable de la fiche de lentreprise.
2. Utilisation de la fonction Prparation des livraisons clients avec changement des priorits.
3. Validation de la prparation de livraison avec impression des tiquettes de colis.
4. Gnration des bons de livraison clients en rsultant.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec les versions 100 Pack, 100 Pack Industrie et 100 Pack Plus du pro-
gramme.

Informations pralables

Les Prparations de commandes clients sont des documents intermdiaires entre le bon de commande et le
bon de livraison client. Ils permettent de constater les pices ou les lignes de pices qui peuvent tre traites
ou pas et de modifier lordre de priorit.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

Astuces

La barre doutils Gestion des ventes sera utilise dans cette leon.

208 Sage 2008


Chapitre 5 Traitements par lots

Paramtrage pralable

Afin de pouvoir utiliser la fonction Prparation des commandes clients, il est ncessaire deffectuer un pa-
ramtrage pralable de la fiche de lentreprise. Lancez la fonction Fichier / A propos de votre socit et
ouvrez le volet Commercial . Cliquez sur longlet Gestion des livraisons pour ouvrir le volet correspon-
dant.

Enregistrez, dans la zone Proposer les com-


mandes livrer sous, un nombre de jours qui
permette denglober les bons de commande
clients en cours dans le fichier Diamant Vert.
60 est une valeur qui doit faire face tous les
cas de figure.

Refermez la fentre en cliquant sur son bouton [Fermer].

Traitement des prparations de commandes clients

Lancez la fonction permettant cette gestion :

soit en slectionnant la fonction Traitement / Gestion des livraisons clients / Prparation des livrai-
sons clients,

Sage 2008 209


Chapitre 5 Traitements par lots

soit en cliquant sur le bouton [Prparation des livraisons client] de la barre doutils Gestion
des ventes .

Une fentre de paramtrage souvre alors.

Paramtrez comme premier critre de slection :


Total HT
dans la zone Priorit 1.

Modifiez les valeurs proposes comme indiqu et cliquez sur le bouton [OK]. Le rsultat de la recherche
saffiche.

3 Lillustration ci-dessous est tire du jeu dessai Gescom Bijou fourni avec le programme car dans Diamant
Vert il ny a pas de commandes clients en attente. Vous pouvez, si vous le souhaitez, refermer le fichier de
la socit Diamant Vert et ouvrir le fichier dessai Gescom Bijou qui a t livr avec le programme.

Pour fermer et ouvrir un fichier, voir les explications donnes sous le titre Dmarrage du programme
Sage Gestion commerciale, page 19.

210 Sage 2008


Chapitre 5 Traitements par lots

Cette fentre montre les diffrentes commandes clients en attente de traitement et correspondant aux critres
de slection enregistrs dans la fiche de lentreprise.

La colonne Livrable indique, sous la forme dune icne, les possibilits de livraison des commandes :

la commande ou la ligne de commande peut tre livre totalement,

la commande ou la ligne de commande ne peut pas tre totalement livre,

la commande ou la ligne de commande ne peut pas tre livre.

Pour vrifier ce qui ne permet pas la livraison dune commande dans sa totalit, faites un double clic sur la
ligne correspondante. La fonction affiche le dtail des lignes des commandes.

Sage 2008 211


Chapitre 5 Traitements par lots

Constatez que ce sont les lignes des articles en rupture de stock, comportant licne spcifique, qui em-
pchent la livraison de cette commande.

Gnration des prparations de livraison

Vous pouvez maintenant procder la gnration des bons de prparation de livraison en cliquant
sur le bouton [Gnration des PL]. Une fentre de paramtrage va souvrir.

3 Vous pouvez, au pralable, supprimer certaines commandes de la liste des documents traiter
en slectionnant leur ligne et en cliquant sur le bouton [Pointer/dpointer la slection] (les slec-
tions multiples sont possibles).

Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton [OK].

212 Sage 2008


Chapitre 5 Traitements par lots

Slectionnez le modle LISTE DES PL PRPARER.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS
STANDARDS / LIVRAISONS CLIENTS accessible par la fentre Slectionner le modle qui va
souvrir.

Le document qui sera imprim pourra ressembler au suivant.

Ouvrez la liste des documents de vente et constatez quelle comporte des prparations de livraison, re-
pres par une icne particulire, la place des bons de commande traits. Reprez le numro dune
des pices.

Validation des prparations de livraison

3 Vous pouvez revenir au fichier Diamant Vert pour excuter cette partie de la leon.

Cette opration permet la transformation des prparations de livraison en bons de livraison clients. Elle est
lance par la fonction Traitement / Gestion des livraisons clients / Validation des prparations de livraison
clients. Elle permet galement dimprimer au pralable les tiquettes de colisage des articles livrs.

Sage 2008 213


Chapitre 5 Traitements par lots

On peut aussi lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Validation des prparations de livraison
clients] de la barre doutils Gestion des ventes .

Slectionnez Globale dans la zone Type de validation puis


cliquez sur le bouton OK.

Ne cochez pas cette option pour que le programme vous


propose les quantits qui peuvent tre livres.

Le rsultat de la slection apparat.

Cette liste affiche toutes les prparations de livraison trouves et permet de les transformer en bons de li-
vraison. En attendant, imprimez les tiquettes de colisage.

Impression des tiquettes de colisage

Procdez comme suit :


1. Slectionnez la (premire) ligne en cliquant dessus.
2. Amenez le curseur dans la zone de saisie correspondant la colonne N colis.
3. Tapez le numro du colis : 1.

214 Sage 2008


Chapitre 5 Traitements par lots

4. Validez la saisie par la touche ENTRE. Vous pouvez rpter cette slection pour les autres lignes
de la fentre sil y en a.

5. Cliquez sur le bouton [Imprimer les tiquettes de colisage].


6. Dans la fentre Slectionner le modle qui souvre, choisissez le modle ETIQUETTE
COLIS.BGC du dossiers DOCUMENTS STANDARDS / LIVRAISONS CLIENTS.

Le programme imprimera les tiquettes sur des feuilles au format A4. Vous pouvez demander un aperu
avant impression.

3 Si la colonne Qt livre avait t vide, vous auriez pu amener le curseur dans la zone de saisie correspon-
dant cette colonne et taper le nombre darticles que vous souhaitiez livrer.
Licne de la colonne Etat serait passe au vert pour indiquer que la livraison tait possible.

Refermez les fentres en cliquant sur leur bouton [Fermer].

Gnration des bons de livraison

Aprs ces oprations prparatoires au picking et la prparation de la commande, il est maintenant


temps de gnrer le bon de livraison qui accompagnera les colis.

Sage 2008 215


Chapitre 5 Traitements par lots

Lancez la fonction qui permet cette gnration :

slectionnez la fonction Traitement / Gestion des livraisons clients / Livraison des commandes
clients ou

cliquez sur le bouton [Livraison commandes clients] de la barre doutils Gestion des
ventes .

3 Cette gnration aurait pu tre effectue directement partir de la fentre Prparation de livraison en
cliquant sur le bouton [Gnration des BL].

Une fentre de slection souvre.

Dans la zone Documents transformer en BL, slectionnez


Prparation de livraison.

Laissez cette option coche si vous voulez que les bons de


livraison soient imprims.

Cliquez sur le bouton [OK]. Une seconde fentre de paramtrage souvre pour vous permettre la confirma-
tion du numro de pice.

Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton [OK].

Si vous avez demand limpression des bons de livraison, le programme vous demandera de lui indiquer
quel modle prendre. Indiquez-lui le modle BON DE LIVRAISON CLIENT.BGC qui se trouve dans le
dossier DOCUMENTS STANDARDS / VENTES.

Vous pouvez vrifier dans la liste des documents de vente la prsence de ce nouveau BL.

216 Sage 2008


Chapitre 5 Traitements par lots

Refermez toutes les fentres ouvertes en cliquant sur leur bouton [Fermer].

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

Sage 2008 217


Chapitre 5 Traitements par lots

Leon 17 Facturation priodique

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment faciliter les oprations de facturation des clients.

tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes :


1. Paramtrage de la fonction de facturation priodique.
2. Utilisation de la fonction daperu avant impression.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.

Informations pralables

La fonction vue dans cette leon vous rendra de grands services en regroupant les oprations de transfor-
mation des pices qui peuvent tre transformes en factures, oprations que, autrement, vous seriez oblig
deffectuer manuellement pice par pice.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

Astuces

La barre doutils Gestion des ventes sera utilise dans cette leon.

Laperu avant impression rend de grands services pour vrifier, avant impression relle sur papier, si le pa-
ramtrage fait lors de la slection de limpression est celui qui vous convient.

218 Sage 2008


Chapitre 5 Traitements par lots

Facturation priodique

Vous avez pu constater quil tait possible de transformer un bon de commande client en bon de livraison
puis en facture. Pour viter de rpter cette manuvre autant de fois quil existe de documents transformer,
une fonction vous permet la transformation automatique des documents allant du devis au bon de livraison
en facture et le lancement de la facturation. Cette fonction est Traitement / Traitements par lot / Facturation
priodique.

Lancez-la, ventuellement en cliquant sur le bouton [Facturation priodique] de la barre d'outils


Gestion des ventes .

3 La transformation automatique des pices en factures suppose que lon na rien y modifier. Il est cepen-
dant toujours possible de modifier une facture gnre par cette commande en louvrant par la suite.

Vous avez dcid de facturer toutes les livraisons. Il vous faut donc transformer les bons de livraison en fac-
tures.

Avant de lancer cette transformation globale, il est judicieux dimprimer un tat qui vous permette de vri-
fier la disponibilit en stock des articles commands. Cest ce que va faire cette fonction.

Cet tat donne par article, et en fonction des commandes enregistres, les ventuelles ruptures de stock, mi-
ses en reliquat et gnrations de prparation de commande fournisseur qui seront effectues lors de la trans-
formation.

Comme beaucoup de fonctions du programme, celles dimpression notamment, elle commence par laffi-
chage dune fentre de slection simplifie.

Slectionnez Tous dans la zone Documents transformer


en FA.

Slectionnez Tous dans la liste droulante Documents transformer en FA (facture). Les bons de com-
mande rpondant la slection ainsi que les bons de livraison seront transforms en factures.

Sage 2008 219


Chapitre 5 Traitements par lots

Ne renseignez pas les zones Date de / , le programme transformera tous les bons de commande ainsi que
tous les bons de livraison quelle que soit leur date.

Les zones Date livraison de / permettent deffectuer une slection sur la date de livraison des lignes des
documents slectionns. La date de livraison indique dans len-tte des bons de commande pouvant tre
modifie ligne ligne, lutilisation de ce critre permet de ne pas transformer en bon de livraison lensemble
des lignes du bon de commande mais uniquement celles rpondant la slection.

De mme le programme prend en compte lensemble des clients, si aucune slection nest effectue dans
les zones Numro client de / .

La liste droulante Priodicit propose toutes les priodicits enregistres dans les options de la fonction A
propos de... La priodicit permet dtablir le rythme denvoi des factures.

Cliquez sur le bouton [Etat de contrle]. La fentre de dialogue de limpression va apparatre. De-
mandez un aperu avant impression en cliquant sur loption correspondante. Cliquez sur le bou-
ton [OK] pour lancer cette visualisation.

Aperu avant impression

Laperu avant impression vous permet de consulter immdiatement un document sans avoir limprimer
sur papier. Il apparat lcran en format rduit aprs un court laps de temps ncessaire aux calculs de mise
en page.

Ci-dessous, lexemple dun aperu avant impression quil est possible dobtenir.

220 Sage 2008


Chapitre 5 Traitements par lots

Il peut tre prcd dune premire page de prsentation. Cest simplement un rappel du format de slection
que vous avez paramtr.

Pour visualiser la page suivante, il vous suffit de cliquer sur la flche vers le bas de la barre verticale de
dfilement qui sert parcourir les pages lorsquil y en a plusieurs.

Un bouton [Imprimer] est dispos sur le bord infrieur gauche de la fentre et permet de lancer limpression
de la page actuellement lcran.

Pour visualiser la page imprime en taille relle, amenez le curseur lendroit voulu, il prend la forme
dune loupe, et cliquez.

Utilisez les barres de dfilement pour vous dplacer sur la page.

Cliquez nouveau sur la page pour lui faire reprendre sa taille rduite.

Refermez laperu avant impression en cliquant sur le bouton [Fermer].

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

Sage 2008 221


Chapitre 6 Fonctions avances

Chapitre 6 Fonctions avances

Ce chapitre donne accs aux leons suivantes :

Leon 18 Modles denregistrement, page 223,

Leon 19 Modles et prestations types, page 232,

Leon 20 Gestion de la contremarque, page 246,

Leon 21 Gestion des fabrications, page 257.

222 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Leon 18 Modles denregistrement

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer quoi servent les modles denregistrement, comment les pa-
ramtrer et comment les utiliser.

tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes :


1. Cration dune information libre de type calcul qui servira de support pour le modle denregistre-
ment.
2. Paramtrage dun modle denregistrement et affectation un article.
3. Cration dune commande client.
4. Insertion de colonnes dans cette pice de vente.
5. Vrification de leffet obtenu.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions 100 Pack du programme.

Informations pralables

Pour ne pas alourdir les premires leons destines toutes les versions du programme, nous ne vous avons
pas fait crer les lments qui nous seront ncessaires pour vous montrer comment dfinir un modle den-
registrement.

Nous allons donc revenir sur des fonctions dj vues pour vous faire crer des informations libres dont une
de type Calcul. Les informations libres peuvent tre affectes divers lments utiliss dans la gestion
commerciale, les articles, les clients, les fournisseurs, les pices, etc. Lutilisateur les paramtre et sen sert
en fonction de ses besoins.

Ces informations libres serviront de base la cration dun modle denregistrement qui calculera automa-
tiquement la tare, cest--dire la diffrence entre le poids brut et le poids net et la fera apparatre dans les
colonnes de certaines pices de vente.

Sage 2008 223


Chapitre 6 Fonctions avances

Nous utiliserons ce modle denregistrement dans une pice de vente pour en voir le rsultat.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

Enregistrez des informations libres

Les informations libres permettent denregistrer des donnes diverses concernant les tiers, les articles, les
comptes gnraux et les pices. Leur contenu peut tre saisi manuellement ou dtermin automatiquement
par le biais des modles denregistrement vus dans cette leon.

Nous vous proposons denregistrer une information libre pour bien vous montrer les avantages offerts par
cette fonction.

3 Il est possible de crer des informations libres de type calcul qui ne font pas appel aux modles denregis-
trement.

Ouvrez la fiche de lentreprise :

soit en slectionnant la fonction Fichier / A propos de votre socit,

soit en cliquant sur le bouton [A propos de votre socit] de la barre doutils Standard .

Ouvrez le volet Options et faites en double-clic sur Information libre dans la liste des options.

Information libre simple

Une information libre simple ne sert qu saisir une information diverse sur un lment donn.

Cration de Cette information libre de type Valeur servira de support une dtermination automatique faite par le
linformation moyen dun modle denregistrement.
libre Tare

224 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Faites un double-clic sur la ligne Lignes de


documents car cest dans ce domaine que le
modle denregistrement va tre utilis.

La fentre de paramtrage souvre.

Enregistrez les informations suivantes.


Dans la zone Intitul :
Tare.

Dans la zone Type, slectionnez Valeur.

Validez pour enregistrer linformation libre.

Le paramtrage de linformation libre est termin. Refermez la fiche de lentreprise.

Sage 2008 225


Chapitre 6 Fonctions avances

Cration dun modle denregistrement

Vous souhaitez quapparaisse dans une colonne des pices de vente la tare, cest--dire la diffrence entre
les poids bruts et les poids nets des articles mentionns. cette fin, vous avez cr une information libre
Tare destine aux lignes de documents.

Voir ci-dessus.

Le modle denregistrement va automatiser le calcul et laffichage de cette information.

Lancez la fonction Structure / Modles denregistrement. Une liste vide souvre.

Cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre doutils Navigation ou pressez CTRL + J pour crer
un nouveau modle. Le volet Fiche principale dune fiche vierge apparat. Paramtrez-la comme
suit.

226 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Enregistrez le nom du modle :


Tare
dans la zone Intitul.

Pour la saisie du mode de calcul, reportez-


vous aux explications donnes dans le texte.

Pour enregistrer une formule de calcul, deux possibilits :

soit taper la formule au clavier en respectant strictement la syntaxe,

soit utiliser lassistant de saisie dune fonction en cliquant sur le bouton [Saisie dune
fonction],

soit utiliser les zones liste droulante disposes sur le bord infrieur de la fentre pour slectionner
les lments de la formule. Utilisez cette dernire mthode.

Ralisez les saisies suivantes :


1. Le rsultat du calcul devant apparatre dans linformation libre paramtre prcdemment, ouvrez
la liste droulante Fichiers et slectionnez Lignes de documents.
2. Dans la liste droulante Champs, slectionnez Valeur information libre. Ce champ est prcd
dune icne ( ) qui prcise que lon peut modifier la valeur de ce champ prcisment par une
modle denregistrement.

3 Remarquez que les informations libres napparaissent pas sous leur intitul que, Tare, mais sous leur
numro dans lordre des informations libres affectes aux lignes de pice. Linfo libre Tare tant la premire
saisie, il faut lui affectez le numro 1 : InfoLibre(1).
3. La formule DocLigne.InfoLibValeur(Position) apparat dans la zone de saisie de la for-
mule. Le mot Position est slectionn. Tapez 1 la place.
4. Amenez le curseur la fin de la ligne et tapez ensuite le signe gale (=) afin de prciser le contenu
de linformation libre.

Sage 2008 227


Chapitre 6 Fonctions avances

5. La valeur mentionne dans Tare tant la diffrence entre le poids brut et le poids net, slectionnez
Poids Brut Global dans la zone liste droulante Champs. La valeur DocLigne.PoidsBrut
sinscrit dans la zone de saisie.

3 Remarquez que certains champs peuvent tre calculs ou servir dans des calculs.
6. Tapez le signe moins ().
7. Slectionnez le deuxime membre de lopration : Poids Net Global dans la zone liste droulante
Champs. La valeur DocLigne.PoidsNet sinscrit dans la zone de saisie

La formule de calcul est termine. Il faudrait maintenant prciser quels articles et quels domaines elle sera
affecte.

Affectation du modle denregistrement un article

Cliquez sur longlet Complment du modle denregistrement pour ouvrir le volet correspondant.

Enregistrez le ou les articles concerns par ce


modle denregistrement.
Prcisez le domaine.
Validez.

Affectez ce modle larticle BROR0001 pour le domaine des ventes (ce qui signifie que ce modle ne sera
appliqu que dans les pices de vente comportant une colonne affichant la tare).

Refermez ensuite le modle denregistrement et sa liste.

228 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Saisie dune commande client

Autorisez laffichage de colonnes

Avant de vous lancer dans la saisie des articles entrant dans la composition de la commande qui illustrera
les modles denregistrement, ralisez une opration qui permettra de vrifier si vous pourrez afficher une
colonne supplmentaire, celle affichant la tare que vous avez paramtre prcdemment.

Ouvrez la fiche de lentreprise en lanant la commande Fichier / A propos de votre socit. Ouvrez le volet
Options et faites un double clic sur la ligne de loption Organisation. Dans la fentre qui souvre, faites
un double clic sur la ligne Documents des ventes puis sur Bon de commande. Faites dfiler la liste de gau-
che qui prcise les colonnes que lon peut afficher dans ce type de document et constatez que lInformation
libre 1 a t remplace par sa dsignation Tare et que sa ligne est prcde de licne Disponible pour le
fichier ( ). Vous pourrez ainsi linsrer dans la pice.

Les colonnes Poids net global et Poids brut global sont prcdes de licne Masque pour le fichier ( ).
Autorisez leur affichage en slectionnant dabord leur ligne, en cliquant ensuite sur la case doption Dispo-
nible pour le fichier puis en validant. Rptez ces oprations pour les deux colonnes.

LInformation libre 1 a t remplace par sa


dsignation Tare.

Refermez la fiche de lentreprise.

Sage 2008 229


Chapitre 6 Fonctions avances

Saisie de la commande client

Cliquez sur le bouton [Saisir une commande client] dans la barre verticale
Gestion des ventes .

Enregistrez les informations de len-tte comme vous avec appris le faire prcdemment puis validez-la.

Inspirez-vous des informations donnes dans la Leon 8 Saisie dune commande client, page 138.

Affichage des colonnes

Avant de vous lancer dans la saisie des articles entrant dans la composition de cette commande, ralisez une
opration qui permettra dafficher la colonne en question.

Lancez la commande Fentre / Personnaliser la liste. Vous pouvez aussi slectionner la commande Person-
naliser la liste du menu contextuel disponible sur la liste des lignes de pice.

3 Rappelons que les menus contextuels souvrent en cliquant avec le bouton de droite de la souris sur les
zones qui disposent de tels menus.

Recherchez et slectionnez linti-


tul de la colonne Tare dans cette
liste.
Cliquez ensuite sur le bouton [Ajou-
ter].
Faites de mme pour les colonnes
Poids net global et Poids brut
global.
Cliquez sur le bouton [OK].

Les nouvelles colonnes apparaissent dans les colonnes par dfaut de la pice lcran. Pour les dplacer et
les disposer, par exemple, entre les colonnes Conditionnement et Remise, consultez le Manuel de la gam-
me .

Assurez-vous que le curseur se trouve bien dans la zone de saisie au dessus du titre de la premire colonne
Rfrence article sinon cliquez dans cette zone.

230 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Enregistrez une commande de 2 articles BROR0001.

Inspirez-vous des informations donnes dans la Leon 8 Saisie dune commande client, page 138.

Aprs avoir enregistr puis valid la ligne, constatez que la tare a bien t calcule.

Refermez la pice et toutes les autres fentres qui pourraient tre ouvertes.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

Sage 2008 231


Chapitre 6 Fonctions avances

Leon 19 Modles et prestations types

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment crer un modle type qui pourra ensuite tre utilis
dans une pice ou dans des abonnements et combien ils pourront savrer utiles dans le cas doprations de
vente ou dachat rptitives.

tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes :


1. Cration dun code affaire affect un client particulier.
2. Cration dun article de prestation.
3. Cration dun modle dabonnement associ cet article et destination de ce client.
4. Gnration dune proposition dabonnement soumise lacceptation du client.
5. Gnration dune facture dabonnement.

Versions du programme

Cette leon ne peut tre ralise quavec les versions du programme 100 Pack Service et 100 Pack Plus.

Informations pralables

Les codes affaires correspondent, en gestion commerciale, aux comptes analytiques utiliss en comptabilit.
Ils permettent de regrouper des informations chiffres par centres dintrt. Dans le cas prsent, ils permet-
tront de visualiser la marge dgage par la prestation objet de labonnement.

Les abonnements consistent dans le paramtrage de pices de vente ou dachat qui sont mises intervalles
rguliers comme on pourrait le faire avec le rglement dun bail immobilier dont les chances tombent
mensuellement ou trimestriellement.

Un abonnement, quil soit destination dun client ou dun fournisseur, est enregistr partir dun modle
qui doit tre cr pralablement. Il peut, mais cela nest pas obligatoire, tre prcd dune proposition
dabonnement transforme en abonnement si le destinataire est daccord sur les termes. Ces trois types de

232 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

documents sont systmatiquement associs un quatrime qui prcise le contenu de la pice de vente ou
dachat qui sera gnre.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut
de la Leon 3 Options de base ncessaires la gestion, page 46.

Astuces

En plus des barres habituelles, vous utiliserez, dans cette leon, la barre doutils Gestion des
abonnements .

Cration dun code affaire

Avant de procder la cration des codes affaires, il est ncessaire de paramtrer un plan analytique affaires.

Cration dun plan analytique affaires

Cette cration seffectue dans les options de lentreprise auxquelles vous accderez dune des manires sui-
vantes :

slectionnez la fonction Fichier / A propos de votre socit ou

cliquez sur le bouton [A propos du fichier] de la barre doutils Standard .

Cliquez sur longlet Options pour atteindre le volet correspondant.

Sage 2008 233


Chapitre 6 Fonctions avances

Faites un double clic sur la ligne Plan analyti-


que.

Crez le plan analytique affaires de la faon suivante.

Saisissez lintitul du plan :


Prestations.

Cochez la case Plan analytique Affaires.

Validez les saisies.

234 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Consultez le Manuel de rfrence du programme pour connatre lutilit des autres zones.

Refermez la fentre en cliquant sur sa case de fermeture.

Cration dun code affaire

Ouvrez la liste, vide pour le moment, des codes affaires dune des manires suivantes :

slectionnez la fonction Structure / Codes affaires ou

cliquez sur le bouton [Liste des codes affaires] de la barre doutils Comptabilit ,

cliquez ensuite sur le bouton [Ajouter] de la barre doutils Navigation ou pressez le rac-
courci clavier CTRL + J.

Vous pouvez aussi cliquer directement sur le bouton [Crer un code affaire] de la barre doutils
Comptabilit .

Une fiche vide souvre. Le code affaires est destin au seul suivi du client Carat. Compltez sa fiche en con-
squence. Rappelez-vous de presser la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante.

Enregistrez la rfrence du code :


921PR001.
Enregistrez sa dsignation :
Client Carat.
Slectionnez le domaine Ventes dans la
zone correspondante.
Slectionnez la rfrence du client
CARAT dans cette zone et validez pour
laffecter ce code. Elle apparat alors
dans la liste des comptes rattachs.

Sage 2008 235


Chapitre 6 Fonctions avances

Pour plus dinformations sur les zones de ce volet et leur destination, veuillez vous rfrer au Manuel de
rfrence du programme.

Cliquez sur longlet Statistiques pour ouvrir le volet correspondant. Ce volet sera complt par le program-
me au fur et mesure des oprations commerciales ralises avec le client. Compltez une indication du
sous volet Ralisation objectifs .

Compltez cette zone avec le chiffre


daffaires dans le domaine des ventes que
vous comptez raliser avec ce client :
50000.
La liste se complte aussitt et sera mise
jour par le programme.
Les informations non disponibles sont mar-
ques NS.

Les zones des autres sous volets seront compltes par le programme ultrieurement.

Refermez cette fiche et la liste des codes affaires.

Cration dun article de prestation

Vous dcidez de crer un service de maintenance horlogre. Pour linclure dans des pices dabonnement,
factures ou autres pices, il est ncessaire de crer une fiche article au pralable.

Cliquez sur le bouton [Crer un article] de la barre doutils Gestion des articles et stocks (ou sur
le bouton du mme nom de la barre verticale Gestion des articles et stocks ). Compltez la fiche
article vierge comme illustr ci-dessous. Seuls les volets essentiels la gestion sont dcrits. Nous
vous laissons le soin de complter les autres ventuellement.

236 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Volet Fiche principale

Slectionnez dabord la famille


ZDIVERS et pressez la touche
TABULATION, ce qui va gnrer
le numro de rfrence
ZDV00001.
Enregistrez ensuite sa dsigna-
tion :
Contrat de maintenance
horlogre.
Ne mentionnez pas de prix
dachat puisque cet article nest
pas achet mais prcisez son
prix de vente HT :
1000.
Laissez les autres zones leur
valeur par dfaut. Modifiez le prix
de vente TTC en 1196,00.

3 Nous vous proposons daffecter cet article la famille ZDIVERS pour viter la saisie dune nouvelle famille.
En ralit, il serait plus indiqu de crer une famille particulire pour les prestations.

Sage 2008 237


Chapitre 6 Fonctions avances

Volet Complment

Vous pouvez ventuellement


cocher loption Facturation for-
faitaire.

Enregistrez le compte gnral


comptable de la catgorie Ven-
tes France en cliquant sur sa
ligne.
Slectionnez le compte :
70600000
et pour la TVA :
V19.
Validez chacune de ces saisies.

Aucune saisie faire dans la catgorie Achats France puisque cet article nest pas achet.

238 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Volet Descriptif

Il ne serait pas inutile, dans la structure, de crer une structure pour les articles divers utiliss lors des pres-
tations de service.

Sage 2008 239


Chapitre 6 Fonctions avances

Volet Stocks

Laissez le suivi de stock sur


Aucun.

Enregistrez un cot standard :


550
afin de constater la marge dga-
ge.

Refermez la fiche de larticle (et la liste des articles si elle a t ouverte).

Cration dun modle et prestation type

Crez maintenant le modle qui sera utilis.

Lancez la fonction correspondante :

soit en slectionnant la fonction Traitement / Modles et prestations types,

soit en cliquant sur le bouton [Modles et prestations types] de la barre doutils Gestion des
abonnements .

Une liste vide souvre.

240 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Crez un nouveau modle :

soit en cliquant sur le bouton [Ajouter] de la barre doutils Navigation ou en tapant


CTRL + J partir de la liste des modles et prestations types,

soit en cliquant sur le bouton [Crer un modle dabonnement] de la barre doutils Gestion
des abonnement s.

La fentre de saisie des modles et prestations types se prsente comme suit. Compltez-la en fonction des
indications portes.

Enregistrez la rfrence du modle :


MAINTHOR
et son intitul :
Contrat de maintenance horlogre.
Indiquez que cette pice est destine aux Ventes.
Enregistrez le code du client CARAT auquel ce
contra est destin dans la zone Tiers par dfaut.
Laissez ces zones leur valeur par dfaut puis-
que ce modle ne sera pas utilis dans un abon-
nement.

Sage 2008 241


Chapitre 6 Fonctions avances

Reportez-vous au Manuel de rfrence pour des explications plus dtailles sur les zones de cette fen-
tre.

3 La zone Tiers par dfaut doit tre laisse vide si le modle peut tre propos plusieurs clients.

Cliquez sur longlet Complment pour accder au volet correspondant que vous complterez comme suit.

Laissez la valeur Facture propose par dfaut.


Ne prcisez rien dans ces zones pour que la fac-
ture soit mise le jour de tombe du modle.
Modifiez toutes les zones en Fiche tiers pour que
le programme prenne en compte les informations
de la fiche client dans la pice qui sera gnre.

Enregistrement de la pice modle et prestation type

Cette pice modle prcise les lignes darticles qui seront mentionnes dans la pice de vente qui sera g-
nre intervalles rguliers. Sa saisie est identique celle des documents des ventes.

Reportez vous la Leon 8 Saisie dune commande client, page 138 pour un rappel des oprations de
saisie.

Cliquez sur le bouton [Visualiser la pice] pour la faire apparatre.

242 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Enregistrez ventuellement une rfrence Slectionnez larticle :


pour la pice. ZDV00001
et laissez sa quantit 1 avant de valider la ligne.

3 Il nest pas ncessaire de valider len-tte de la pice dans ce cas.

Refermez toutes les fentres en cliquant sur leur bouton [Fermer].

Utilisation du modle et prestation type

La mise en application du modle et prestation type qui vien dtre cr se fera par lenregistrement dune
facture dintervention chez le client Carat.

Pour cela nous supposerons que lintervention a eu lieu et que vous envoyez la facture correspondante.

Crez un document de vente Facture comme cela vous a t montr plusieurs fois dans les leons prc-
dentes. Enregistrez le client Carat dans len-tte avant de le valider.

Sage 2008 243


Chapitre 6 Fonctions avances

Affectation dun code affaire la pice

Avant de saisir les lignes de pice, affectez un code affaire cette pice. Cela nous permettra de raliser la
leon concernant les documents internes.

Dans len-tte de la pice, cliquez sur le bouton [Informations sur le document]. Une fentre
Informations document souvre. Elle permet denregistrer de nombreuses informations an-
nexes de la pice. Certaines zones sont renseignes par des informations en provenance de la fi-
che du client considr.

Enregistrez le code affaire


921PR001
dans la zone Affaire puis cliquez sur le bouton
[OK].

Compltez cette fentre comme indiqu evant de la refermer en cliquant sur son bouton [OK].

Saisie de la ligne de prestation

Pour enregistrer la ligne de prestation type qui a t paramtre prcdemment, il suffit de cliquer
sur le bouton [Modles] qui se trouve sur le bord infrieur de la pice. Une fentre Modles et
prestations types souvre pour vous permettre de choisir celle appliquer.

244 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Slectionnez la ligne de celle portant le code MAINTHOR puis cliquez sur le bouton [OK]. Aussitt les
lignes enregistres dans la pice type associe au modle senregistrent dans la pice.

La saisie est ermine, vous pouvez refermer toutes les fentre ouvertes.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

Sage 2008 245


Chapitre 6 Fonctions avances

Leon 20 Gestion de la contremarque

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment fonctionnent les articles grs en contremarque.

tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes :


1. Cration dun article gr en contremarque.
2. Saisie dune commande client concernant cet article.
3. Envoi de la commande fournisseur concernant cet article.
4. Rception de la livraison fournisseur.
5. Livraison du client.

Versions du programme

Cette leon ne peut tre ralise avec les versions du programme 100 Pack sauf la 100 Pack Service.

Informations pralables

Les articles en contremarque ne sont normalement pas stocks.

Lorsquun client en commande, cela dclenche une commande au fournisseur des articles.

Ds leur rception, les articles sont livrs au client.

Des fonctions permettent dautomatiser toutes ces oprations en limitant au minimum les saisies faire.

3 La contremarque peut tre applique galement aux articles fabriqus par la socit. Leur gestion est trs
similaire mais ne sera pas traite dans ce manuel.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

246 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Astuces

Cette leon utilise les barres doutils habituelles sauf celle de la Gestion des abonnements .

Cration dun article en contremarque

Crez un article comme cela vous a t montr dans les leons prcdentes.

Voir le titre Crez vos articles, page 112.

Larticle que nous vous proposons de crer est une alliance or et platine. Ses caractristiques sont rsumes
dans le tableau suivant.

Volet Zone 1 Zone 2 Zone 3 Contenu

Fiche principale Famille BAORAL

Rfrence ALLI0002 (1)

Intitul Alliance or et platine

Prix dachat 150

Coefficient 2 (2)

PV HT 300 (3)

Catgories tarifaires Particulier 360,00 TTC

Fournisseurs (4) Rfrence ORPLAL

Prix dachat 150

N fournisseur BILLO

Garantie 12

Dlai appro 15

Complment Poids net 10

Poids brut 100

Article en contremar- Coch


que

Sage 2008 247


Chapitre 6 Fonctions avances

Volet Zone 1 Zone 2 Zone 3 Contenu

Dlai livraison 20

Descriptif Catalogue Niveau 1 Bagues

Niveau 2 Or

Niveau 3 Alliances

Stock Suivi stock CMUP

Dpt Diamant Vert Emplacement principal A2T2N2P2

Emplacement contrle Laisser vide

Stock Mini Laisser vide

Stock Maxi Laisser vide(5)

1. Automatiquement gnre.
2. Provient de la famille mais modifi pour les frais de contremarque.
3. Automatiquement calcul.
4. Ouvrir le volet et ajouter une fiche fournisseur.
5. Rappelez vous de valider aprs les saisies concernant le dpt.

Refermez toutes les fentres.

Paramtrage pralable

La gestion des articles en contremarque peut tre :

Manuelle : la saisie dune commande client comportant un tel article gnrera (ou compltera) une
proposition de commande lintention du fournisseur de larticle, prparation quil faudra ensuite
traiter manuellement comme toute commande fournisseur.

Automatique : la gestion de ces articles sera automatise par les fonctions du menu hirarchique
Traitement / Contremarque.

Nous vous proposons dutiliser cette deuxime mthode. Pour cela, il faut faire un paramtrage pralable
dans la fiche de lentreprise.

Lancez la fonction Fichier / A propos de votre socit. Cliquez sur longlet Commercial pour atteindre le
volet Gestion des stocks.

248 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Slectionnez Automatique dans la zone


Gestion contremarque.

Refermez cette fentre.

Saisie de la commande client

Enregistrez la commande client suivante.

Inspirez-vous des descriptions faites sous le titre Saisie dun bon de commande client, page 139.

Les valeurs saisir sont rsumes dans le tableau suivant.

Emplacement Zone Contenu

En-tte de la pice Date Celle du jour

Statut Laisser les valeurs proposes

Client CARAT

Livraison Date de la pice + 20 jours

Rfrence CAR08003 (1)

Sage 2008 249


Chapitre 6 Fonctions avances

Emplacement Zone Contenu

Corps de la pice Rfrence article ALLI0002

Dsignation Alliance or et platine (2)

P.U. HT 300 (2)

Quantit 2

Autres zones Valeurs par dfaut

1. Noubliez pas de valider len-tte pour pouvoir saisir les lignes.


2. Automatiquement insre.

La pice doit avoir cette apparence.

Validez la ligne darticle.

3 La colonne Tare reste vide car le modle denregistrement na pas t affect ce nouvel article.

Refermez les fentres.

250 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Gnration de la commande fournisseur

Lopration prcdente na cr (ou complt sil en existe dj une) aucune prparation de commande four-
nisseur puisque vous avez demand un traitement automatique de la contremarque.

Pour que le programme recherche les lignes de commandes clients comportant des articles en contremarque,
il faut lancez la fonction Traitement / Contremarque / Gnration des commandes fournisseurs.

Vous pouvez aussi lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Gnration contremarque des com-
mandes fournisseurs] de la barre doutils Gestion des achats . Une fentre de slection Gnra-
tion documents contremarque souvre pour vous permettre de slectionner les lignes de commandes
clients qui doivent gnrer une commande contremarque.

Ne modifiez rien et cliquez sur le bouton [OK]. Une fentre souvre pour vous montrer les lignes que la
fonction a trouves.

Sage 2008 251


Chapitre 6 Fonctions avances

Si vous utilisez la barre de dfilement horizontale, vous constaterez que la colonne P (Position) est coche
( ). La ligne darticles est slectionne par dfaut pour tre insre dans une commande fournisseur.

Lancez la gnration de ce document en cliquant sur le bouton [Gnrer les documents]. Une fe-
ntre Gnration des documents va souvrir pour vous permettre de gnrer puis denvoyer
les bons de commande aux fournisseurs.

Slectionnez Bon de commande dans cette zone.


Demandez une impression des documents si vous souhaitez les
envoyer immdiatement.

Si vous avez demand une impression de la commande, une fentre de slection du modle dimpression va
souvrir. Choisissez le modle BON DE COMMANDE FOURNISSEUR.BGC qui se trouve dans le dossier
DOCUMENTS STANDARDS / ACHATS. Limpression aura laspect suivant.

252 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Refermez toutes les fentres ventuellement ouvertes.

Rception des articles en provenance du fournisseur

Transportons-nous 15 jours plus tard et supposons que le fournisseur ait livr les articles commands.
Ouvrez la liste des documents des achats. Le bon de commande porte thoriquement le numro de pice
FBC00003. Ouvrez-le pour vrifier quil contient bien les deux articles ALLI0002.

Vrifiez que les articles mentionns sont bien lis une commande client.

Documents lis

Cliquez sur la ligne des articles puis sur le bouton [Informations sur le document li] qui se trouve
sur le bord infrieur de la fentre. Une fentre Information contremarque ligne souvre.

Sage 2008 253


Chapitre 6 Fonctions avances

Elle mentionne bien les rfrences du bon de commande client ayant servi gnrer le bon de commande
fournisseur.

Refermez cette fentre en cliquant sur le bouton [OK].

Transformation du bon de commande en bon de rception

La commande fournisseur devant toujours tre ouverte, cliquez sur son bouton [Transformer le
document]. Dans la fentre Transformation documents qui souvre, laissez le choix Bon de
livraison propos et cliquez sur le bouton [OK].

La livraison du fournisseur est enregistre. Fermez toutes les fentres.

Affectation des livraisons fournisseurs

La fonction Traitement / Contremarque / Affectation des livraisons fournisseurs va permettre de gnrer le


bon de livraison client partir de la rception fournisseur.

On peut aussi la lancer en cliquant sur le bouton [Affectation livraisons fournisseurs] de la barre
doutils Gestion des ventes . Une fentre Affectation des livraisons / fabrications souvre.

254 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Ne modifiez rien aux valeurs proposes et cliquez sur le bouton [OK]. Une fentre Visualisation des com-
mandes livrer apparat.

Assurez-vous que la colonne P (Position compltement droite) est bien coche ( )

Cliquez sur le bouton [Gnrer les livraisons clients]. Une nouvelle fentre Gnration des li-
vraisons clients souvre. Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton [OK]. Si vous
avez demand une impression, slectionnez le modle des bons de livraisons clients.

Un bon de livraison client est alors gnr dans la liste des documents des ventes. Vous pouvez le vrifier.

Il ne vous reste plus qu entreprendre les oprations de livraison.

Sage 2008 255


Chapitre 6 Fonctions avances

Refermez toutes les fentres ventuellement ouvertes.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

256 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Leon 21 Gestion des fabrications

Objectif

Cette importante leon dcrit en dtail toutes les oprations ncessaires pour raliser la gestion des fabrica-
tions darticles.

3 Un tel article est tout indiqu pour tre paramtr en contremarque de fabrication. Pour allger la leon,
nous ne le proposerons pas mais la gestion dun tel article est similaire celle dun article en contremarque
fournisseur.
Dans le mme esprit, nous supposerons, sans lenregistrer, que cette fabrication fait suite une commande
client.

tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes :


1. Cration des ressources et des articles correspondants.
2. Cration dun centre de charges regroupant ces ressources.
3. Cration darticles composants ncessaires la ralisation dun article nomenclature de fabrica-
tion.
4. Saisie de la fiche nomenclature correspondante.
5. Simulation de fabrication.
6. Dclenchement de la fabrication.
7. Vrification du prix de revient du compos et de leffet des articles ressources.
8. Livraison de la commande client.

Versions du programme

Cette leon ne peut tre ralise quavec les versions du programme 100 Pack Industrie et 100 Pack Plus.

Sage 2008 257


Chapitre 6 Fonctions avances

Informations pralables

Les versions prcises ci-dessus du programme Sage Gestion commerciale permettent la cration darti-
cles nomenclaturs par assemblage de divers composants et la prise en compte des ressources ncessaires
cet assemblage (machines, outils et personnel).

Les articles en contremarque, quelle soit de fabrication ou fournisseurs, ne sont gnralement pas tenus en
stock. Leur commande par un client ou leur appel dans une gamme de fabrication dclenche automatique-
ment une commande fournisseur ou un bon de fabrication. La rception des articles commands au fournis-
seur ou la ralisation de la fabrication permettent la livraison de la commande client lorigine de ces
oprations. Toutes ces oprations senchanent par le simple lancement de fonctions adaptes.

Cette leon va ncessiter la saisie dun nombre relativement important de donnes et darticles. Ces saisies
sont la mesure des possibilits quoffrent les fonctions qui vont tre mises en jeu.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

Astuces

En plus des barres habituelles, vous utiliserez, dans cette leon, les barres doutils Gestion des articles ,
Gestion des ventes et Gestion des fabrications .

Cration des ressources

Les ressources sont les lments annexes ncessaires aux fabrications et qui influent sur le prix de revient
des articles fabriqus. Ce sont les outils et les machines utiliss dans les fabrications ainsi que leur cot de
fonctionnement et les personnels qui les mettent en uvre avec, bien entendu, les charges correspondantes.

Nous verrons plus loin que ces ressources peuvent tre regroupes pour constituer des centres de charges.

258 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Paramtrage pralable des ressources

Ce paramtrage commence par la cration darticles servant limputation des frais gnrs par les ressour-
ces. Crez trois articles qui serviront, dans les documents de fabrication, la mention des frais gnrs par
les fabrications.

Les donnes concernant ces articles sont rsumes dans le tableau suivant. Toutes les zones non cites doi-
vent tre maintenues leur valeur par dfaut.

Zone Article ZOUTILS Article ZMACHINES Article ZRH

Volet Fiche principale

Rfrence ZDV002 ZDV003 ZDV004

Dsignation Frais outils fabrication Frais machines fabrication Frais ressources humaines fabrication

Famille ZDIVERS ZDIVERS ZDIVERS

Voir le titre Crez vos articles, page 112 pour un rappel des explications concernant la saisie des arti-
cles.

3 Sauf indications contraires, refermez les fentres aprs saisies.

3 Si les fabrications sont importantes dans le cadre de votre activit, il serait utile de crer des familles corres-
pondantes ainsi quune structure adapte la gestion des fabrications.

Aprs la cration de ces trois articles, il faut prciser leur destination au programme. Lancez la fonction Fi-
chier / A propos de votre socit. Cliquez sur longlet Commercial pour atteindre le volet Paramtres g-
nraux .

Sage 2008 259


Chapitre 6 Fonctions avances

Enregistrez les articles que vous venez de


crer dans la zone Gestion des nomenclatu-
res / ressources.
Rfrez-vous au texte pour le mode opra-
toire.

Gestion des nomenclatures / ressources


Affectez les articles de la faon suivante :
1. Vrifiez que la zone de gauche affiche Article machine.
2. Dans celle de droite, slectionnez larticle ZDV003 Frais machines fabrication.
3. Slectionnez Article homme dans la zone de gauche.
4. Dans celle de droite, slectionnez larticle ZDV004 Frais ressources humaines fabrication.
5. Slectionnez Article outil dans la zone de gauche.
6. Dans celle de droite, slectionnez larticle ZDV002 Frais outils fabrication.

Unit de temps
Laissez lunit de temps propose par dfaut Heure centime. Dans ce cas les temps seront affichs et
devront tre saisis sous forme dcimale (2 chiffres aprs la virgule).
Exemple
Une heure et demie sera note : 1,5.
Deux heures trois quart seront notes : 2,75.

Refermez la fentre de la fiche de lentreprise.

260 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Cration des ressources

Une ressource est destine lenregistrement dune opration ponctuelle de fabrication.


Exemple s
Exemples qui peuvent sappliquer la bijouterie :
- dans le cas dun outil : lutilisation dun tabli pour maintenir une pice,
- dans le cas dune machine : lutilisation dun touret lustrer,
- dans le cas des ressources humaines : le temps que met loprateur polir chaque pice.

Dans le cas de Diamant Vert, nous vous proposons denregistrer un article timbale en argent grav au nom
de lenfant qui elle est destine. Les oprations de fabrication suivantes sont, partir dune timbale en ar-
gent vierge :

utilisation dune machine graver,

dure de gravure par loprateur,

utilisation dun touret pour le polissage / lustrage aprs gravure,

dure de polissage par le mme oprateur.

Il vous faut donc enregistrer quatre tapes, deux concernant des machines et deux concernant du personnel,
pour arriver lobtention dune timbale grave. Ouvrez la liste, vide pour le moment, des ressources dune
des manires suivantes :

slectionnez la fonction Structure / Ressources ou

cliquez sur le bouton [Liste des ressources] de la barre doutils Gestion des articles ,

cliquez ensuite sur le bouton [Ajouter] de la barre doutils Navigation ou pressez le rac-
courci clavier CTRL + J.

Une fiche vide souvre. Rappelez-vous de presser la touche TABULATION pour passer dune zone la sui-
vante.

Sage 2008 261


Chapitre 6 Fonctions avances

Enregistrez les valeurs dtailles dans le


texte.

Pour plus dinformations sur les zones de ce volet et leur destination, veuillez vous rfrer au Manuel de
rfrence du programme.

Code
Saisissez XGRAVEUSE.

3 Tout comme les articles divers sont marqus Z, il est conseill de reprer les articles entrant dans les
fabrications par un caractre particulier. Dans Diamant Vert nous vous proposons le X.
La gnration automatique des codes articles ne sapplique pas aux ressources.

Type
Laissez la valeur Machine propose.

Intitul
Saisissez : Machine graver automatique.

Cot horaire standard


Saisissez : 5 valeur que vous avez dtermine en fonction de lamortissement de la machine, des opra-
tions de rglage, dentretien, etc.

Capacit de la ressource
Saisissez les valeurs suivantes :
6 heures par jour pour 5 jours par semaine,
valeurs que vous avez galement fixes en fonction des priodes ncessaires dentretien et de maintenance.

262 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Les autres zones pourront tre compltes ultrieurement.

Crez deux autres fiches dont les donnes sont prcises dans le tableau suivant.

Zone Ressource 2 Ressource 2

Code XHOR01 XPOLI

Type Homme Machine

Intitul Hector Loger Machine lustrer

Complment Horloger

Cot horaire standard 47 2,50

Capacit de la ressource 7 heures par jour pour 5 jours par semaine 6 heures par jour pour 5 jours par semaine

Refermez toutes les fentres des ressources.

Cration dun centre de charges

Les machines dont vous venez denregistrer les fiches ressources tant affectes au mme atelier, crez un
centre de charge qui regroupera toutes ces ressources utilises dans la mme tape de fabrication. Par contre,
louvrier horloger charg de la gravure et du polissage pouvant tre employ dautres tches, il ne peut
tre inclus dans le mme centre.

Lancez la fonction qui vous permettra leur saisie :

soit en slectionnant la fonction Structure / Centres de charges,

soit en cliquant sur le bouton [Centres de charges] de la barre doutils Gestion des articles et
stocks .

Une liste vide souvre. Cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre doutils Navigation ou pressez
le raccourci clavier CTRL + J pour crer un nouveau centre de charge.

Sage 2008 263


Chapitre 6 Fonctions avances

Enregistrez les informations rsumes dans la liste ci-dessous :

Code : ATELGRAV,

Type : Machine,

Intitul : Atelier de gravure.

Laissez les autres zones vides et cliquez sur longlet Ressources pour enregistrer les ressources en machines
affectes cet atelier.

Saisissez ou slectionnez les ressources


dans cette zone comme indiqu dans le
texte.
Validez ensuite.

Utilisez le bouton de liste droulante pour slectionner la premire ressource machine XGRAVEUSE. Va-
lidez ensuite. Vous voyez apparatre un message :

264 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Voulez-vous recalculer le cot horaire et la capacit des centres de charges ?


[Oui] [Non]

Ceci permet daffecter au centre de charges les cots horaires et capacits de la ressource en les cumulant
aux valeurs dj prsentes (autres ressources dj enregistres et/ou valeurs propres affectes au centre de
charges lui-mme entretien du local par exemple). Cliquez sur le bouton [Oui].

Enregistrez une deuxime ressource : XPOLI et cliquez galement sur [Oui] au message qui va vous tre
prsent.

Cliquez sur longlet Fiche principale du centre pour constater les effets.

Constatez que le cot horaire standard du centre est le cumul des cots horaires des machines qui lui sont
affectes et quil en est de mme pour la capacit du centre. Refermez les fentres ouvertes.

Cration dun article nomenclature de fabrication

Cration des articles de base

Opration pra- Il faut affecter une racine la famille Orfvrerie afin que les articles qui lui appartiennent soient correcte-
lable ment rfrencs :

Sage 2008 265


Chapitre 6 Fonctions avances

1. Lancez la fonction Structure / Familles darticles.


2. Faites un double clic sur la ligne de la famille OFAR.
3. Dans la zone Racine rfrence du volet Complment , saisissez OFAR.
4. Refermez les fentres des familles.

Saisie des arti- Au pralable il va falloir enregistrer la timbale en argent non encore grave laquelle sapplique le proces-
cles sus de fabrication. De faon personnaliser chaque article, les timbales sont srialises, cest--dire quun
numro de srie leur est affect et grav sur leur corps. Enregistrez larticle dont les caractristiques sont
prcises dans le tableau ci-dessous.

Zone Contenu

Volet Fiche principale

Famille OFAR

Rfrence OFAR0001

Nomenclature Aucune

Dsignation Timbale en argent nue

Prix dachat 30

Coefficient 2

Prix de vente HT Calcul automatiquement

Prix de vente particuliers recalculer (72,00)

Sous-volet Fournisseurs

Rfrence TIARVI

N fournisseur BILLO

Garantie 12

Dlai appro 10

Volet Complment

Poids net 125

Poids brut 200

266 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Zone Contenu

Dlai livraison 20

Garantie 12

Volet Stock

Suivi stock Srialis

Dpt Diamant Vert

Emplacement principal A2T1N1P2

Emplacement contrle Aucun (1)

Stock mini (dpt Diamant Vert) 1

Stock maxi 2 (2)

1. En bonne logique, un tel article devrait tre contrl avant mise sur le march.
Pour simplifier lexercice nous nous dispenserons de cette opration.
2. Noubliez pas de valider aprs saisie de ces informations.

Toutes les zones non prcises restent leur valeur dorigine.

Voir le titre Crez vos articles, page 112 pour un rappel des explications concernant la saisie des arti-
cles.

Cration de larticle nomenclature de fabrication

Maintenant il va falloir enregistrer la timbale en argent grave une fois que sest appliqu le processus de
fabrication. Enregistrez larticle dont les caractristiques sont prcises dans le tableau ci-dessous.

Zone Contenu

Volet Fiche principale

Famille OFAR

Rfrence OFAR0002

Dsignation Timbale en argent grave

Nomenclature Fabrication (1)

Sage 2008 267


Chapitre 6 Fonctions avances

Zone Contenu

Prix dachat Laissez vide

Coefficient 2

Prix de vente HT 100 (2)

Prix de vente particuliers recalculer (120,00)

Volet Complment

Poids net 125

Poids brut 200

Dlai livraison 25

Garantie 12

1. Le type de nomenclature doit tre saisi aprs la dsignation de larticle.


2. Ce prix doit tre dtermin en fonction des articles et des ressources mises en jeu.
Sa saisie est propose immdiatement pour plus de commodit.

Aprs saisie de la fiche article, passez celle de la fiche nomenclature. Cliquez sur le bouton [D-
tail de la nomenclature] qui est devenu actif ds le paramtrage du type de nomenclature Fabri-
cation.

Saisie de la fiche nomenclature

Constatez dj que, par rapport aux nomenclatures vues dans une leon prcdente, la fentre comporte des
volets supplmentaires.

268 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Volet Compostions

Enregistrez la rfrence de
larticle qui entre dans la
composition :
OFAR0001.

Prcisez le nombre darti-


cles concernes :
1
et le mode dinsertion :
Variable.

Laissez les autres zones


leur valeur par dfaut.

Validez la ligne par la tou-


che ENTRE.

Reportez-vous au Manuel de rfrence pour connatre lutilit de chaque zone.

Volet Gamme opratoire

Cliquez sur longlet correspondant pour ouvrir ce volet.

Sage 2008 269


Chapitre 6 Fonctions avances

Enregistrez dans ces


zones toutes les ressour-
ces mentionnes dans la
liste.

Reportez-vous aux explica-


tions dans le texte pour
plus de prcisions.

Validez chaque ligne sai-


sie.

Le dtail des saisies est rsum dans un tableau plus loin dans cette leon.

N opration
Il est conseill daffecter un numro dordre la ressource affecte au composant. Ce numro sera repris
dans la fiche suiveuse. Il permettra dobtenir le dtail des ressources faire intervenir dans chaque opra-
tion de fabrication de la nomenclature.
Faites en sorte que le numro permette dinsrer des oprations intermdiaires quon aurait pu oublier.

Code
Cette zone liste droulante permet de slectionner soit une des ressources en machine ou personnel
ncessaires laccomplissement de la fabrication, soit un centre de charges regroupant plusieurs ressour-
ces. Dans notre cas, nous affecterons le centre de charges ATELGRAV en ce qui concerne les machines et
le temps pass par louvrier horloger pour raliser le travail.

270 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Temps total
Zone permettant de saisir le temps ncessaire pour la ralisation de lopration. Ce temps doit tre exprim
dans lunit de temps saisie dans la fiche de la socit. Dans le cas de Diamant vert, il sagt de Heure cen-
time, cest--dire que tous les temps doivent tre exprims en heures et centimes dheure.
Dans notre cas, nous estimons que :
le temps ncessaire la gravure est de 15 minutes soit 0,25 en heure centime,
le temps pass au polissage est de 5 minutes soit 0,08 heure, donc un total de 0,33 heure pour le
centre de charge correspondant (arrondis 0,35),
le temps pass par louvrier horloger est de 30 minutes, soit 0,50 en temps total pour cette res-
source.

Type de traitement du temps


Cette zone liste droulante non ditable se trouve immdiatement droite de celle destine la saisie du
temps total. Elle propose les choix suivants :
Fixe : le temps est indpendant du nombre darticles composs fabriqus. Voir lexemple ci-des-
sous.
Variable : (valeur par dfaut) le temps dutilisation de la ressource est fonction de la quantit darti-
cles fabriqus. Voir lexemple ci-dessous.
Dans le cas de Diamant Vert, tous les temps sont variables puisquils dpendent du nombre de timbales
graves.

Description de lopration
Cette zone de 250 caractres alphanumriques permet la saisie dune description de la ressource dans la
gamme opratoire.

Les valeurs saisir sont rsumes dans le tableau ci-aprs. Rappelez-vous de valider aprs chaque saisie de
ressource.

Zone Contenu

Premire ressource

N opration 010

Code ATELGRAV

Temps total 0,35 (soit 20 minutes)

Type de temps Variable

Description Gravure et polissage

Sage 2008 271


Chapitre 6 Fonctions avances

Zone Contenu

Deuxime ressource

N opration 020

Ressource XHOR01

Temps total 0,50 (soit 30 minutes)

Type de temps Variable

Description Oprations de gravure et de polissage

Constatez que le cot total standard des ressources est de lordre de 26 , ce qui justifie le prix de vente HT
total de 100 de larticle grav.

Volet Prvisions

Vous constatez que la fourniture de timbales en argent graves est une activit qui se rpte rgulirement
avec des quantits moyennes de 1 par mois. Vous pouvez enregistrer des prvisions de fabrication pour cet
article. Cliquez sur longlet Prvisions.

272 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Saisissez 12 dans cette


zone et validez.
La rpartition des quantits
fabriquer se fait sur tous
les mois de lexercice.
Il est possible de modifier
les quantits mois par
mois.

Les quantits peuvent tre ajustes mois par mois en slectionnant chaque ligne et en tapant la valeur dsire
dans la zone de saisie.

Lexercice prvisionnel de fabrication est paramtr dans le volet Initialisation de la fiche de lentreprise.

Le Manuel de rfrence vous prcisera tout ce qui concerne les prvisions de fabrication.

Refermez toutes les fentres ouvertes lcran.

Simulation de fabrication

Cette mthode permet de vrifier les besoins de fabrication.

Lancez la fonction correspondante :

soit en slectionnant la fonction Traitement / Gestion des fabrication / Simulation de fabrication,

Sage 2008 273


Chapitre 6 Fonctions avances

soit en cliquant sur le bouton [Simulation de fabrication] de la barre doutils Gestion des
fabrications .

3 Cette fonction peut galement tre lance par le bouton [Simuler la fabrication] de la fentre de la Prpara-
tion de fabrication.

Une fentre dassistant souvre.

Premire tape de lassistant de simulation de fabrication

Enregistrez la rfrence de larticle


tester :
OFAR0002.

Larticle ntant pas gamme, ces zones


restent inaccessibles.

Cliquez sur le bouton [Suivant].

La fourchette de date permet de vrifier que, au cours de la priode pendant laquelle les articles doivent tre
fabriqus, les ressources (machines et ouvriers) seront bien disponibles pour cette fabrication. Dans le cas
contraire, le programme vous en avertirait.

Cliquez sur le bouton [Suivant].

Deuxime tape de lassistant de fabrication

Prcisez la priode sur laquelle la simulation doit seffectuer. Par dfaut, le programme propose le mois en
cours.

274 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Cliquez sur le bouton [Suivant].

Troisime tape de lassistant de fabrication

Prcisez le dpt qui contient les composants de larticle nomenclatur. Prcisez aussi que la simulation doit
seffectuer sur les prvisions enregistres dans le volet Prvisions dcrit dans le cadre de la nomencla-
ture.

Sage 2008 275


Chapitre 6 Fonctions avances

Prcisez ici le dpt concern.

Paramtrez la simulation en fonction des


prvisions de fabrication enregistres pr-
cdemment.

Cliquez sur le bouton [Fin].

Liste des articles fabriquer

Le programme va ouvrir une liste (vide louverture) donnant le dtail des articles et des ressources. Validez
pour faire apparatre les valeurs concernant larticle slectionn.

Utilisez la barre de dfilement horizontal pour faire apparatre la colonne Etat stock. Licne rouge
quelle contient vous avertit que les articles sont totalement manquants.

276 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Cliquez maintenant sur le bouton [Simulation fabrication ressource] pour vrifier ltat des res-
sources.

Licne verte indique que les ressources sont disponibles pour la gamme de fabrication envisage dans
la priode prcise.

Revenez la liste des articles en cliquant sur le bouton [Simulation fabrication nomenclature].
Vous allez passer commande des articles manquants au fournisseur.

Cliquez sur la ligne de larticle OFAR0001 Timbale en argent nue pour la slectionner puis sur le
bouton [Gnrer les documents] qui se trouve sur le bord infrieur de la fentre. Une fentre de
paramtrage Gnration des commandes souvre.

Slectionnez Bon de commande avant de cliquer sur le bouton


[OK].

La fentre Slectionner le modle va souvrir. Choisissez le modle de mise en page BON DE COM-
MANDE FOURNISSEUR.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / ACHATS.

3 Choisissez de prfrence une impression sur papier plutt quun aperu avant impression.

Sage 2008 277


Chapitre 6 Fonctions avances

Ouvrez la liste des documents des achats et constatez quun nouvelle commande y est prsente pour 1 arti-
cles OFAR0001. Ne refermez pas cette pice.

Rception des articles et dclenchement de la fabrication

Supposez que vous soyez quelques jours plus tard et que vous veniez de rceptionner la commande du four-
nisseur. Enregistrez cette rception.

Cliquez sur le bouton [Transformer le document] qui se trouve dans len-tte de ce document.
Une fentre de paramtrage souvre.

Laissez Bon de livraison slectionn et cliquez sur le bouton [OK].

La commande fournisseur se referme. Elle est remplace dans la liste des documents dachat par un bon de
rception mais auparavant une fentre dcrite ci-dessous souvre.

3 Si vous avez la curiosit de lancer une Simulation de fabrication, vous constaterez que la ligne des articles
OFAR001 est maintenant marque dun symbole vert indiquant leur disponibilit en stock.

Enregistrement du numro de srie

La validation de la gnration du bon de livraison fournisseur a t suivie de lapparition dune nouvelle


fentre Srialisation . Le programme constatant que les timbales en argent sont suivies par numro de
srie et demande que lon enregistre les numros de celles qui vont entrer en stock.

278 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Enregistrez le numro
de srie dans cette
zone puis pressez la
touche ENTRE.

Nous verrons plus en dtail les articles srialiss et grs par lot dans le chapitre suivant. Pour le moment
enregistrez le numro de srie de la timbale entre en stock.

Assurez-vous que le curseur est bien dispos dans la zone de saisie de la colonne Numro et tapez le numro
de larticle : TIAR001 et pressez la touche ENTRE.

Cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la fentre de srialisation et valider le numro saisi. Vous pouvez
aussi refermer la liste des documents des achats.

Lancement de la fabrication

Les articles et les ressources tant maintenant disponibles, procdez la mise en fabrication des articles ce
qui se fait partir de la liste Documents de fabrication que lon peut ouvrir :

soit en slectionnant la fonction Traitement / Gestion des fabrications / Documents de fabrication,

soit en cliquant sur le bouton {Liste des documents de fabrication] de la barre doutils Ges-
tion des fabrications .

La liste est vide pour le moment.

Sage 2008 279


Chapitre 6 Fonctions avances

Gnration de la prparation de fabrication

Crez une prparation de fabrication :

soit en cliquant sur le bouton [Ajouter] de la barre doutils Navigation ,

soit en cliquant sur le bouton [Saisir une prparation de fabrication] de la barre doutils Ges-
tion des fabrications .

Faites un double clic sur la ligne de la prparation de fabrication pour louvrir.

Saisissez les informations de len-tte Enregistrez la rfrence de larticle fabriquer OFAR0002 et


et validez-les. saisissez une quantit de 1.
Validez la ligne.

Gnration de lordre de fabrication

Cliquez sur le bouton [Transformer le document]. Une fentre de slection souvre.

280 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Slectionnez Ordre de fabrication et cliquez sur le bouton [OK].

Aussitt aprs une nouvelle fentre srialisation va souvrir pour vous permettre de slectionner larticle
OFAR0001 qui doit passer en fabrication.

Cliquez simple-
ment sur le
bouton [Auto-
matique] pour
que le pro-
gramme slec-
tionne lui-
mme les arti-
cles fabri-
quer.

Larticle passe de la zone du haut celle du bas. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider cette slection.

La liste des documents de fabrication rapparat avec un nouveau document, un ordre de fabrication
repr par une icne particulire sur sa ligne.

Impression de la fiche suiveuse

La fiche suiveuse est destine aux services de fabrication et dtaille les oprations raliser. Pour
limprimer, slectionnez la ligne de lordre de fabrication dans la liste et cliquez sur le bouton
[Imprimer le(s) document(s)] dispos sur le bord infrieur de la fentre.

Sage 2008 281


Chapitre 6 Fonctions avances

3 Vous pourriez galement ouvrir lordre de fabrication ce qui vous permettrait de constater qu ce niveau,
seules les sorties et entres de stock sont constates par ce document et que les processus de fabrication
ne sont pas encore pris en compte.

Dans la fentre Slectionner le modle qui va souvrir, choisissez le modle de mise en page FICHE
SUIVEUSE.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / STOCKS.

Constatez que ce document mentionne non seulement larticle sortir du stock pour le traiter mais aussi les
gammes opratoires. Celles-ci seraient mentionnes autant de fois que darticles fabriqus.

mission du bon de fabrication

Ce document est essentiel dans le processus de fabrication car il va constater la fabrication du ou des articles
et modifier leur prix de revient en consquence.

Si la liste des documents de fabrication est ouverte lcran, slectionnez la ligne de lordre de
fabrication et cliquez sur le bouton [Transformer le(s) document(s)] dispos sur le bord de la fe-
ntre.

282 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Si lordre de fabrication est ouvert lcran, cliquez sur le bouton [Transformer le document].

Dans les deux cas une fentre de dialogue souvre.

Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton [OK].

Affectation des ressources et gammes opratoires

La validation de la fentre de transformation en bon de fabrication fait apparatre une fentre particulire
intitule Affectation ressource / gamme opratoire .

Cette fentre permet daffecter des ressources ou des gammes opratoires supplmentaires la fabrication
en cours de ralisation. Elle ne souvre que lorsquun centre de charges est affect une opration de fabri-
cation.

Sage 2008 283


Chapitre 6 Fonctions avances

Dans notre cas, aucune opration supplmentaire nayant t ralise, il suffit de cliquer sur le bouton [An-
nuler] pour nenregistrer aucune opration supplmentaire.

Affectation dun numro de srie

Aprs gravure, larticle reste gr par numro de srie. Il faut lui affecter un numro de srie. Une fentre
souvre cet effet.

Enregistrez le numro
de srie
TIAR001
dans cette zone et
validez.

Affectez larticle fabriqu le mme numro que celui de larticle dorigine, comme cela les recherches en
cas de rclamation seront facilites. Aprs saisie et validation de la ligne, cliquez sur le bouton [OK].

Bon de fabrication

Le bon de fabrication apparat dans la liste des articles. Il est repr par une icne particulire. Faites
un double clic sur sa ligne pour louvrir.

284 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Constatez que les oprations de fabrication sont maintenant chiffres.

Influence sur le prix de revient de larticle nomenclatur

Faites un double clic sur la dernire ligne de la pice, celle de larticle OFAR0002 Timbale en argent grave.
Sa fiche article souvre. Cliquez sur longlet Stock pour ouvrir le volet correspondant.

Sage 2008 285


Chapitre 6 Fonctions avances

Constatez que le prix de revient men-


tionn dans le bon de fabrication a t
report dans ce volet.

Refermez toutes les fentres.

Livraison de la commande client

Dans le cas o larticle fabriqu serait gr en contremarque, il faudrait alors procder la livraison du client
lorigine de ces oprations. Pour cela, il faudrait :

soit slectionner la fonction Traitement / Contremarque / Affectation des bons de fabrication ou

soit cliquer sur le bouton [Affectation des bons de fabrication] de la barre doutils Gestion
des fabrications .

Les oprations qui suivent seraient identiques celles vues dans le cadre de larticle en contremarque four-
nisseur.

Voir la Leon 20 Gestion de la contremarque, page 246.

Refermez toutes les fentres encore ouvertes en cliquant sur leur bouton [Fermer].

286 Sage 2008


Chapitre 6 Fonctions avances

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

Sage 2008 287


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Ce chapitre donne accs aux leons suivantes :

Leon 22 Gestion des articles spcifiques, page 289,

Leon 23 Gestion des documents internes, page 304.

288 Sage 2008


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Leon 22 Gestion des articles spcifiques

Objectif

Cette leon vous montre comment traiter les articles grs dune faon diffrente des articles simples, cest-
-dire les articles gamme, conditionnement, srialiss ou grs par lots. Les articles srialiss ont t vus
brivement dans la leon prcdente.

tapes

Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante :

1. Cration dun article gamme.


2. Cration dun article conditionnement.
3. Suivi et traabilit des articles numro de srie ou de lot.

Versions du programme

Cette leon ne peut tre ralise quavec les versions 100 Pack Plus du programme pour les articles sria-
liss ou par lots.

Informations pralables

Les articles gamme sont vendus sous la mme rfrence mais comportent des diffrences sous certains
aspects : taille, coloris, etc. Le programme Sage Gestion commerciale permet de grer des articles gam-
me simple ou double. Dans le cas de la socit Diamant Vert nous paramtrerons des bagues montes avec
diffrentes pierres.

Les articles conditionnement sont vendus dans des emballages comportant un nombre variable darticles.
Toujours dans le cadre de Diamant Vert, nous enregistrerons des alliances vendues lunit ou par deux.

Les articles srialiss et ceux grs par lots comportent un numro de srie ou de lot. Ce numro permet de
les distinguer les uns des autres et de les retrouver si besoin est. Nous avons fabriqu, dans la leon prc-
dente, un article srialis. Nous lutiliserons pour illustrer la gestion de ce type darticle.

Voir la Leon 21 Gestion des fabrications, page 257.

Sage 2008 289


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

Astuce

Vous utiliserez dans cette leon les barres doutils Gestion des articles et stocks , Gestion des achats
et Gestion des ventes .

Reportez-vous aux leons prcdentes pour leur affichage.

Cration dun article gamme

Lors du paramtrage de la socit, nous vous avons propos de crer une gamme Pierres de type Pro-
duit. Nous allons lutiliser dans cette leon.

Voir le titre Paramtrez une gamme de type Produit, page 54.

Cliquez sur le bouton [Crer un article] de la barre verticale Gestion des ar-
ticles et stocks .

Enregistrez les informations suivantes sur larticle.

Volet Zone 1 Zone 2 Zone 3 Contenu

Fiche principale Famille BAORMO

Rfrence BAORM001 (1)

Intitul Bague or et pierre

Prix dachat 280 (2)

Coefficient 2 (3)

PV HT 560 (4)

Catgories tarifaires Particulier 670,00 TTC

290 Sage 2008


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Volet Zone 1 Zone 2 Zone 3 Contenu

Gamme1 Pierres

Gamme 2 Aucune

Fournisseurs (5) Rfrence BAGORPI01

Prix dachat 280

N fournisseur BILLO

Garantie 12

Dlai appro 15

Complment Poids net 10

Poids brut 100

Dlai livraison 20

Descriptif Catalogue Niveau 1 Bagues

Niveau 2 Or

Niveau 3 Montes

Stock Suivi stock CMUP

Dpt Voir ci-dessous

1. Automatiquement gnre.
2. Prix dachat moyen qui peut varier en fonction de la pierre.
3. Provient de la famille mais modifi pour les frais de contremarque.
4. Automatiquement calcul.
5. Ouvrir le volet et ajouter une fiche fournisseur.

Volet Stock dun article gamme

Constatez quune zone supplmentaire est apparue au-dessus de la liste des dpts. Cette zone liste drou-
lante permet de slectionner les diffrents types de pierres qui composent la gamme et denregistrer, pour
chacun deux, les informations de stock qui leur correspondent.

Sage 2008 291


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Enregistrez pour chaque type de pierre les informations du tableau suivant.

Dpt Pierre Zone Contenu

Diamant Vert Emeraude (1) Emplacement principal A2T1N1P1

Emplacement contrle Laisser vide

Stock mini 1

Stock maxi 3 (2)

Rubis (1) Emplacement principal A2T1N1P2

Emplacement contrle Laisser vide

Stock mini 2

Stock maxi 3 (2)

Topaze (1) Emplacement principal A2T1N2P1

Emplacement contrle Laisser vide

Stock mini 1

Stock maxi 2 (2)

1. Il faut slectionner la ligne du dpt.


2. Validez aprs saisie.

Constatez les diffrentes valeurs affiches en fonction des slections faites dans les zones liste droulante
Dpt et Gamme.

Refermez la fiche de larticle.

292 Sage 2008


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Commander cet article son fournisseur

Cliquez sur le bouton [Saisir une commande fournisseur] de la barre verticale


Gestion des achats .

Enregistrez la commande illustre ci-dessous.

Validez les informations de len-tte pour pouvoir saisir les lignes. Vous voulez reconstituer au minimum
votre stock darticles BAORM001.

Dans la zone de saisie de la colonne Rfrence article, slectionnez la rfrence de cet article. Aussitt vous
voyez apparatre une fentre qui vous demande de prciser les pierres ainsi que le prix dachat.

Sage 2008 293


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Saisissez dans ces zones


les quantits et prix prati-
qus pour chaque ligne de
gamme.

Oprez comme suit :


1. Slectionnez chaque ligne de pierre rapprovisionner.
2. Enregistrez la quantit et le prix unitaire dans les zones en haut des colonnes (ainsi que ventuelle-
ment la remise consentie par le fournisseur et lemplacement sil doit tre modifi).
3. Validez.
4. Continuez pour la pierre suivante.

Enregistrez les valeurs rsumes dans le tableau suivant.

Gamme Quantit P.U.

Emeraude 1 280

Rubis 2 320

Topaze 1 260

Laissez les autres colonnes vides. Lcran saisi doit ressembler au suivant.

294 Sage 2008


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Cliquez sur le bouton [OK]. La commande fournisseur rapparat avec autant de lignes que darticles slec-
tionns. La colonne Gamme 1 prcise le type de pierre.

Lors des oprations de vente, une fentre similaire saffichera pour vous permettre de slectionner la ou les
pierres vendues.

Fermez la fentre du bon de commande.

Cration dun article conditionnement

Pour viter davoir crer un nouvel article, nous allons en utiliser un que nous avons dj enregistr et lui
appliquer les conditionnements que nous avons paramtrs lors de la cration de la fiche de lentreprise.

Voir le titre Paramtrez un conditionnement, page 52.

Ouvrez la liste des articles (fonction Structure / Articles ou boutons des barres doutils ou verticale) et s-
lectionnez, par un double clic, la fiche de larticle ALLI0001.

Sage 2008 295


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Un nouveau volet apparat dans la


Fiche principale des articles con-
ditionnement. Il permet denregis-
trer les rfrences ventuelles de
chaque conditionnement.

Laffectation dun conditionnement larticle a pour effet de faire apparatre un nouvel onglet dans le volet
Fiche principale , longlet Conditionnement. Cliquez dessus.

296 Sage 2008


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Renseignez les zones comme indiqu dans lillustration. La coche ( ) dans la colonne P (Principal) dsi-
gne larticle qui sera propos par dfaut lors des saisies de pice. Les rfrences de chaque conditionnement,
qui ne sont pas obligatoires, permettent de les diffrencier.

Volet Stock dun article conditionnement

La dsignation comme article conditionnement a eu un autre effet que celui de lapparition dun nouveau
sous-volet dans le volet Fiche principale . Cette modification apparat dans le volet Stock . Ouvrez ce
volet.

Les articles conditionnement


disposent dune zone de slection
particulire permettant de voir le
dtail des conditionnements et
des valeurs correspondantes.

Cette liste droulante affiche le conditionnement par dfaut. Si vous slectionnez le conditionnement par
deux, vous constaterez que les quantits sont divises par deux.

Refermez la fentre de larticle et la liste des articles sil y a lieu.

Sage 2008 297


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Saisie dun devis client comportant un article conditionnement

Pour mettre en application lutilisation des articles conditionnement, saisissez un devis lintention dun
client demandant des alliances mixtes homme et femme conditionnes dans un mme crin par deux.

Cliquez sur le bouton [Saisir un document de vente] de la barre verticale


Gestion des ventes . Une liste Ajouter un document souvre. La zone
Devis doit dj tre coche. Cliquez sur le bouton [OK].

Compltez les valeurs de len-tte comme indiqu dans lillustration et validez-les.

Dans la zone Rfrence article, slectionnez larticle ALLI001. Pressez la touche TABULATION plusieurs
fois pour amener la slection dans la colonne Quantit qui mentionne 1 puis la colonne Conditionnement
qui mentionne le conditionnement par dfaut Ecrin mono.

Prcisez que le client veut un devis pour 1 crin duo comportant 2 alliances. Pressez la touche de fonction
F4. Une fentre Conditionnement souvre.

298 Sage 2008


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Slectionnez la ligne Ecrin duo.

Aussitt les valeurs mentionnes dans ces zones sont modifies.

Prcisez que vous voulez un crin duo :


1. en slectionnant la ligne Ecrin duo dans la liste,
2. en laissant 1 dans la zone Qts demandes. Le programme a automatiquement mentionn 2 dans la
zone Qts unit vente pou rappeler que deux alliances seront sorties du stock.
3. Cliquez sur le bouton [OK] puis validez la ligne de pice. Le programme mentionne bien la sortie
de deux articles dans un crin duo et calcule les montants en consquence.

3 La quantit de 2 mentionne par le programme provient du fait que dans loption Conditionnement de la
fiche de lentreprise vous avez enregistr une quantit de 2 correspondant ce conditionnement.

Refermez toutes les fentres qui pourraient tre ouvertes.

Sage 2008 299


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Suivi dun article numro de srie ou de lot

Si, pour une raison quelconque, vous avez besoin de savoir ce quest devenu un article gr par numro de
srie ou de lot, il est une fonction qui vous permet de le savoir immdiatement.

3 La gestion des articles suivis par numro de lot est trs semblable celle des articles srialiss.

Vous allez rechercher ce quil est advenu dun des articles srialiss utiliss dans une leon prcdente.

Voir la Leon 21 Gestion des fabrications, page 257.

Rappelez-vous que dans cette leon nous vous faisions fabriquer une timbale gre par numro de srie suite
la demande dun client. Nous allons dabord livrer ce client puis nous nous occuperons ensuite du suivi
de cet article.

Livraison dun article srialis un client

Pour limiter les saisies, nous allons enregistrer directement le bon de livraison.

Cliquez sur le bouton [Saisir un document de vente] de la barre verticale


Gestion des ventes . Une liste Ajouter un document souvre. Cliquez
sur la case cocher Bon de livraison puis sur le bouton [OK].

300 Sage 2008


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Enregistrez les informations de len-tte, validez-les puis saisissez la ligne dun article OFAR0002. Amenez
le curseur dans la colonne Quantit et validez la valeur 1 propose. Aussitt une fentre Srialisation
souvre pour vous permettre de choisir larticle livrer.

Pour slectionner larticle, deux mthodes :


soit vous cliquez sur le bouton [Automatique],
soit vous cliquez sur la ligne dans la liste du haut et vous cliquez sur le bouton [Livrer].

Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. La ligne est automatiquement valide et larticle apparat dans la co-
lonne N srie/lot du bon de livraison.

Larticle est suppos avoir t livr son destinataire. Refermez toutes les fentres ouvertes.

Suivi dun article numro de srie

Lancez la fonction Traitement / Interrogation de compte / Suivi/traabilit srie/lot.

Vous pouvez aussi lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Interrogation de suivi traabilit
srie/lot] de la barre doutils Gestion des articles et des stocks . Une fentre Interrogation valeurs
globales souvre.

Sage 2008 301


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Slectionnez larticle
OFAR0002
dans la zone Article.
Validez
Dans la zone N srie/
lot, slectionnez un des
numros affects cet
article, dans notre
exemple :
TIAR001.
Validez nouveau.

La fentre se complte avec les informations concernant larticle.

Cliquez sur le bouton [Interrogation commerciale]. La fentre qui souvre vous indique les dates
de fabrication ainsi que le client qui larticle a t livr.

302 Sage 2008


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Refermez toutes les fentres.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

Sage 2008 303


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Leon 23 Gestion des documents internes

Objectif

Cette leon vous montre comment paramtrer et utiliser les documents internes et vous permet de constater
leur influence sur la marge et les prix de revient.

tapes

Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante :

1. Cration dun article simple.


2. Cration dun document interne de type Sortie de stock.
3. Interrogation du code affaire paramtr dans la leon prcdente et constatation de linfluence sur la
marge.
4. Transformation du document interne en pice de vente.

Versions du programme

Cette leon ne peut tre ralise quavec les versions 100 Pack Service et 100 Pack Plus du programme.

Informations pralables

Les documents internes ne mouvementent pas le chiffre daffaires. Ils influent uniquement sur le prix de
revient et la marge du compte client et du compte affaire. Ils permettent donc de constater la variation des
prix de revient et des quantits entres ou sorties pour une affaire.

Les documents internes ne concernent que les clients, peuvent tre de six types diffrents et permettent den-
registrer des mouvements correspondant ces types :

Aucun,

Entre en stock,

Sortie de stock,

Gain financier,

304 Sage 2008


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Perte financire,

Document compact.

Ils peuvent tre transforms en documents de vente.

Pour dcouvrir les documents internes, vous vous servirez du contrat de maintenance enregistr dans la le-
on prcdente et de la facture gnre cette occasion, vous enregistrerez la sortie dun article dans le ca-
dre de ce contrat et vous constaterez, par lintermdiaire des codes affaires, leffet de cette pice sur la
marge.

Voir la Leon 21 Gestion des fabrications, page 257.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu sous le
titre Relancer le programme, page 22.

Astuce

Vous pouvez utiliser la barre doutils Gestion des documents internes .

Reportez-vous aux leons prcdentes pour son affichage.

Cration dun article divers

Lors du paramtrage de la socit, le programme a cr de lui-mme une famille ZDIVERS. Nous allons
lutiliser pour y enregistrer un article simple, un ressort de pendule. Pour simplifier les saisies, nous suppo-
serons que cet article nest pas suivi en stock.

Sage 2008 305


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

3 En utilisation relle, il serait judicieux de crer une famille et une structure spcifiques.

Cliquez sur le bouton [Crer un article] de la barre verticale Gestion des ar-
ticles et stocks .

Enregistrez les informations suivantes sur larticle.

Volet Zone 1 Zone 2 Zone 3 Contenu

Fiche principale Famille ZDIVERS

Rfrence ZDV00002 (1)

Intitul Ressort de pendule

Prix dachat 3 (2)

Coefficient 2 (3)

PV HT 6 (4)

Catgories tarifaires Particulier 7,00 TTC

Gamme1 Aucune

Gamme 2 Aucune

Fournisseurs (5) Rfrence RP0012

N fournisseur BILLO

Dlai appro 5

Complment Poids net 5

Poids brut 5

Dlai livraison 7

Descriptif Catalogue Niveau 1 Aucun

Stock Suivi stock Aucun

Dpt Nant

1. Automatiquement gnre.
2. Prix dachat moyen qui peut varier en fonction de la pierre.
3. A saisir dans ce cas.

306 Sage 2008


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

4. Automatiquement calcul.
5. Ouvrir le volet et ajouter une fiche fournisseur.

Refermez la fiche de larticle.

Cration dun document interne

Nous vous proposons de crer un document interne pour lenregistrement de la sortie dun article
ZDV00002 Ressort de pendule qui a t utilis par loprateur dans le cadre de lexcution du contrat de
maintenance souscrit par le client Carat. Aucun paramtrage pralable nest ncessaire car la cration dun
fichier commercial gnre automatiquement quatre types de documents internes dont un, Sortie de stock,
convient prcisment dans le cadre de cette leon.

Voir la leon Leon 21 Gestion des fabrications, page 257.

Lancez la fonction permettant de saisir les documents internes :

soit en slectionnant la fonction Traitement / Documents internes, ce qui ouvre la liste des
documents internes, et en crant un nouveau document laide du bouton [Ajouter] de la barre
doutils Navigation ,

soit en ouvrant cette liste en cliquant sur le bouton [Liste des documents internes] de la barre
doutils Gestion des documents internes et en crant un nouveau document comme prcis ci-
dessus,

soit en cliquant directement sur le bouton [Saisir un document interne] de cette mme barre
doutils.

La liste des documents internes se prsente comme suit.

Sage 2008 307


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

La cration dun document interne fait souvrir une fentre de slection.

Cliquez sur loption Sortie de stock.

Validez ou cliquez sur le bouton OK.

Un document interne vide souvre que vous complterez comme prcis ci-dessous. Comme tout document
des programmes de gestion Sage, il se compose dun en-tte quil faut remplir et valider avant la saisie des
lignes. La saisie des documents internes est strictement identique celle des documents de vente ou dachat.

Veuillez vous reporter aux explications donnes dans les leons du Chapitre 4 Gestion courante,
page 130 pour la ralisation des saisies.

3 Il est possible de saffranchir de la slection du type de document interne en cliquant directement sur
le bouton [Saisir un document interne de type Sortie de stock] de la barre doutils Gestion des docu-
ments internes .

308 Sage 2008


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Date de livraison
Elle peut tre antrieure celle de la pice puisque cette dernire est logiquement enregistre au retour
dintervention de loprateur.

Client
Il sagit du client Carat puisque lintervention rsultant du contrat de maintenance a t faite chez lui.

Affaire
Vrifiez bien que le code affaire affect au client Carat est mentionn dans cette zone : 921PR001. Cest
partir de cette affectation que les documents internes auront une influence sur les donnes commerciales.

Aprs validation de len-tte, saisissez un article ZDV00002, Ressort de pendule, utilis lors de linterven-
tion chez le client et donc sorti du stock.

Cet article a t saisi plus haut sous le titre Cration dun article divers, page 305.

Refermez ensuite la pice interne de sortie de stock, mais pas la liste des documents internes si elle
est ouverte, en cliquant sur son bouton Fermer.

Sage 2008 309


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Effets des documents internes

Pour constater les effets produits par la saisie des documents internes, lancez la fonction permettant dinter-
roger les codes affaires.

Lancez la fonction correspondante :

soit en slectionnant la fonction Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte


affaire,

soit en cliquant sur le bouton [Interrogation de compte affaire] de la barre doutils Gestion
des documents internes .

Slectionnez le compte
affaire
921PR001
et validez.

Cliquez sur le bouton [Interrogation des documents].

310 Sage 2008


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Cette liste ne mentionne que la facture dintervention qui a t enregistre pour le client. Constatez les va-
leurs de la marge et du chiffre daffaire indiques en haut et droite de cette fentre.

Maintenant cliquez sur la zone liste droulante dispose sur le bord infrieur de la fentre et slectionnez
Tous les documents.

Slectionnez Tous les


documents dans cette
liste.

Aussitt vous voyez apparatre la ligne du document interne et vous constatez que, si le chiffre daffaire est
rest sa valeur initiale, la marge a t lgrement diminue du cot de larticle sorti du stock.

3 Cette constatation vous permet de vrifier immdiatement si le montant du contrat dentretien, dans le cas
du fichier Diamant Vert, est suffisant pour faire face la fourniture des pices dtaches quil entrane. Si la

Sage 2008 311


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

marge devait chuter de manire importante, il y aurait lieu de revoir le montant de ce contrat de mainte-
nance pour prendre en compte toutes les dpenses qui peuvent en rsulter.

Refermez la fentre de linterrogation commerciale affaire en cliquant sur son bouton Fermer.

Transformation dun document interne

Il est possible de transformer certains documents internes en documents des ventes (rappelons que les do-
cuments internes ne sappliquent quaux oprations avec les clients).

Supposez que, dans le cas du contrat de maintenance avec le client Carat, ce contrat prvoie la facturation
des pices dusure. Vous allez pouvoir transformer le document interne de sortie de stock en facture client.

La liste des documents internes doit tre ouverte lcran. Si ce nest pas le cas, ouvrez-la comme prcis
au dbut de cette leon.

Slectionnez la
ligne de pice en
cliquant dessus.

Cliquez ensuite
sur le bouton
[Transformer en
document de
vente].

Une fentre de paramtrage souvre. Elle propose une transformation en facture de vente.

Modifiez ventuellement la date pour respecter la chronologie.


Le programme propose le premier numro de facture disponible.

312 Sage 2008


Chapitre 7 Gestion spcifique des donnes

Cliquez sur le bouton [OK]. La pice disparat de la liste des documents internes car elle a t transforme
en facture de vente. Vous pouvez le vrifier en ouvrant la liste des documents des ventes.

Refermez toutes les fentres encore ouvertes en cliquant sur leur bouton [Fermer].

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le pro-
gramme comme cela vous est montr sous le titre Arrt du programme, page 21.

Sage 2008 313


En conclusion

En conclusion

La dcouverte des fonctions de base du programme Sage Gestion Commerciale se termine ici.

Nous vous avons prsent les fonctionnalits les plus courantes du programme, tout du moins celles dont
vous vous servirez le plus souvent.

Pour parfaire votre connaissance du programme, vous pouvez installer et consulter le manuel de rfrence
lectronique du programme Sage Gestion Commerciale qui vous explique, de manire exhaustive, lutili-
sation de chacune des fonctions et zones du programme.

314 Sage 2008


Index

Index

A Articles
Cration .............................................................................113
Rfrences fournisseurs ..................................................117
A propos de... .................................................................. 46
Articles gamme
Abonnement
Stockage ............................................................................291
Pice modle ................................................................... 242
Articles divers
Affectation de gammes opratoires ....................... 283
Cration .............................................................................128
Affectation de ressources ......................................... 283
Articles grs par lots .................................................289
Affectation des bons de fabrication
Articles grs par numro de srie ou de lot
Contremarque .................................................................. 286
Suivi ...................................................................................300
Affectation des livraisons / facturations ............... 254
Articles srialiss .........................................................289
Affichage dune colonne Suivi ...................................................................................301
Pices commerciales ....................................................... 230
Assistant de cration de fichier ..................................26
Vrification ........................................................................ 229
Assistant de simulation de fabrication ..................274
Ajouter un document
Stocks ............................................................................... 133
Ventes ............................................................................... 140 B

Arrt du programme ...................................................... 21


Barre doutils
Arrt intempestif du programme ............................... 13 Navigation ...........................................................................25

Article Bienvenue chez Sage ....................................................19


Modification dun tarif ....................................................... 116
Blocage du programme ................................................13
Slection ........................................................................... 134

Bons de fabrication ......................................................282


Article de substitution ................................................ 127
Insertion dans une pice ................................................. 149 Bons de livraison clients

Sage 2007 315


Index

Gnration ........................................................................ 215 Saisie .................................................................................144

Commande fournisseur
C Enregistrement ..................................................................156

Commandes fournisseurs
Catgories comptables
Rception ..........................................................................201
Familles darticles ............................................................ 100
Commandes fournisseurs rceptionnes .............201
Centres de charges
Paramtrage ..................................................................... 263 Complment
Volet
Clients Famille ...........................................................................102
Cration et paramtrage ................................................... 71
Comptabilisation ...........................................................187
Codes affaires
Cration ............................................................................ 235 Comptabilit
Transfert des factures ......................................................187
Codes barres articles Transfert des rglements .................................................187
Codification automatique ................................................... 35
Compte gnral
Codes taxes Cration et paramtrage ....................................................60
Familles darticles ............................................................ 102
Conditionnement
Codification des alles ................................................. 91 Articles ...............................................................................289
Paramtrage .......................................................................52
Codification des cases ................................................. 94
Conditions de livraison
Codification des niveaux ............................................. 93
Paramtrage .......................................................................50
Codification des positions .......................................... 94
Consultation d'un lment d'une liste ......................63
Codification des traves .............................................. 92
Contremarque
Colonnes Fabrication .........................................................................258
Modifier la largeur ............................................................ 181 Fournisseurs .....................................................................258
Paramtrages pralables .................................................248
Commande client
Cration ....................................................................138, 169 Cration
impression ........................................................................ 154 Articles ...............................................................................113
Modification ...................................................................... 170 Clients ..................................................................................71

316 Sage 2007


Index

Commande client .....................................................138, 169 Duplication


Comptes gnraux ............................................................ 60 Fiche article .......................................................................124
Dpts ................................................................................. 89
Elments comptables ........................................................ 58
E
Famille ................................................................................ 98
Familles darticles .............................................................. 96
Fournisseurs ....................................................................... 80 Edition des tats
Journaux ............................................................................. 64 Palmars clients ...............................................................193
Modles de rglement ....................................................... 67 Statistiques articles ...........................................................192
Mouvements de stock ..................................................... 132 Statistiques clients ............................................................193
Taux de taxe ....................................................................... 62
Elments comptables
Cration automatique des emplacements Cration ...............................................................................58
Premire tape ................................................................... 91
Emplacement de contrle
Cration dun article en saisie de pice ................ 170 Dfinition ..............................................................................95

Cration dun article par duplication ..................... 124 Emplacements


Codification des alles .......................................................91
Codification des niveaux ....................................................93
D
Codification des positions ..................................................94
Codification des traves .....................................................92
Dmarrage du programme .......................................... 19 Dpts .................................................................................90
Premire tape de la cration automatique .....................91
Dpts
Rsultat de le codification ..................................................94
Cration .............................................................................. 89
Cration des emplacements ............................................. 90 En cas de blocage ..........................................................13

Desslection d'une ligne ........................................... 136 Ergonomie du programme ...........................................12

Desslection dune ligne ........................................... 160 Escompte


Article .................................................................................128
Document interne
Saisie ................................................................................ 307 Etiquettes de colisage .................................................214

Documents de fabrication ......................................... 279

Documents internes .................................................... 304


Effets ................................................................................. 310

Sage 2007 317


Index

F G

Fabrications ................................................................... 257 Gammes


Articles ...............................................................................289
Facture fournisseur
Paramtrage .......................................................................54
Enregistrement ................................................................. 164
Gnration automatique des familles .....................106
Famille
Cration .............................................................................. 98 Gnration documents contremarque ...................251
Volet
Complment ................................................................. 102 Gestion des stocks ......................................................131
Fiche principale .............................................................. 99
Tarification .................................................................... 103 Gestion du multi-emplacement ..................................49
ZDIVERS .......................................................................... 111

Familles I
Cration automatique ...................................................... 104
Indisponibilit dun article .........................................146
Familles darticles
Catgories comptables .................................................... 100 Indisponibilit en stock ...................................... 149, 172
Codes taxes ..................................................................... 102
Cration .............................................................................. 96 Information contremarque ligne ...............................253

Fentre de travail ........................................................... 24 Information libre ............................................................224

Fentre du programme ................................................. 24 Informations document ...............................................244

Fiche de lentreprise ................................................... 128 Informations libres


Enregistrement ..................................................................224
Fiche principale
Volet Installation du programme ...........................................10
Famille ............................................................................ 99
Internes
Fiche socit ................................................................. 128 Documents ........................................................................304

Fournisseurs Interrogation commerciale affaire ...........................311


Cration et paramtrage ................................................... 80
Interrogation de codes affaires ................................310
Frais
Article ................................................................................ 128
Interrogation du stock prvisionnel dun article .147

318 Sage 2007


Index

Interrogation valeurs globales ................................. 301 Mouvement de stock


Cration .............................................................................132

J Multi-emplacement
Autorisation de la gestion ...................................................49

Journaux
Cration et paramtrage ................................................... 64 N

L Navigation
Barre doutils .......................................................................25

Livraison fournisseur
Nomenclatures de fabrication
Enregistrement ................................................................. 164
Cration .............................................................................265

Livre d'inventaire
Numros de lots ............................................................289
Impression ........................................................................ 136
Numros de srie ..........................................................289

M
O
Manuel de rfrence ...................................................... 20
Options de gestion du fichier commercial ..............33
Manuel lectronique
Consultation ....................................................................... 21 Ordre de fabrication .....................................................281

Modle type ................................................................... 240 Ordres de fabrication ...................................................279


Utilisation .......................................................................... 243

Modles de mise en page .......................................... 161 P

Modles de rglement
Palmars clients ............................................................193
Cration et paramtrage ................................................... 67
Paramtrage du catalogue article ............................105
Modles et prestations types ................................... 244
Passerelle comptable ..................................................106
Modification d'un lment d'une liste ...................... 63
Pice modle dabonnement .....................................242
Modification dun tarif
Article ................................................................................ 116

Sage 2007 319


Index

Plan analytique affaires Reprise des lments commerciaux .........................32


Cration ............................................................................ 233
Reprise des lments comptables ............................32
Prparation de commande fournisseur
Ressources
Transformation ................................................................. 158
Cration .............................................................................261
Prparation de livraison Gestion des fabrications ..................................................258
Gnration ........................................................................ 172 Paramtrages pralables .................................................259

Prparation des commandes ................................... 158 Rsultat de la codification des emplacements ......94

Prparation des livraisons clients .......................... 210 Rupture de stock


Substitution darticle .........................................................127
Prestation type ............................................................. 240

Principales commandes du clavier .......................... 11 S


Principe du manuel pdagogique ............................. 10
Saisie dune commande client ..................................144
Proposition de commande fournisseur ................. 198
Saisie des emplacements ...........................................166

R Saisie des rglements clients ...................................181

Sauvegardes ....................................................................13
Rapprovisionnement ................................................ 197
Slection dun article ...................................................134
Rception des commandes fournisseurs ............. 201
Slection des chances rgler ............................184
Rfrences articles
Codification automatique ................................................... 34 Simulation de fabrication ...........................................273

Rfrences fournisseurs Statistiques articles .....................................................192


Articles .............................................................................. 117
Statistiques clients .......................................................193
Relancer le programme ................................................ 22
Stock initial .....................................................................131
Reliquat de commande .............................................. 175
Structure des codes emplacements .........................91
Remises
Article ................................................................................ 128

320 Sage 2007


Index

T Famille ...........................................................................102
Fiche principale
Famille .............................................................................99
Tarif dexception client ............................................... 126 Tarification
Famille ...........................................................................103
Tarif spcifique client ................................................. 126

Tarification Z
Volet
Famille ........................................................................... 103
ZDIVERS
Taux de taxe Famille ...............................................................................111
Cration et paramtrage ................................................... 62
Zones liste droulantes
Tiers Utilisation .............................................................................66
Cration .............................................................................. 71

Total de la facture ........................................................ 178

Touches du clavier les plus utilises ....................... 11

Transformer un bon de livraison en facture ........ 175

Units de poids par dfaut


Paramtrage ....................................................................... 48

Utilisation du manuel .................................................... 12

Visualisation des commandes livrer ................... 255

Visualisation des commandes prparer ............ 210

Volet
Complment

Sage 2007 321

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