Curso: Auditoria Operativa

Tema: Auditoria Operativa En El rea de Compras

Profesor: Lic. Edward Lujan Ordoez

Alumnos: Liz De La Cruz Reyes

Vilma Francia Sulca
Keyla Valdivia Yape
Deisy Villar Perales
Julio Cesar Meoo Palacios

MAYO 2017
INDICE

1. INTRODUCCION..4
2. DEFINICION .....5
2.1. AUDITORIA OPERATIVA....5
2.2. AUDITORIA OPERATIVA DE COMPRAS .6
2.3. CICLO DE COMPRAS7
3. IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA OPERATIVA DE COMPRAS ..8
4. OBJETIVOS DE AUDITORIA OPERATIVA DE COMPRAS ...9
5. BENEFICIOS DE AUDITORIA OPERATIVA DE COMPRAS..10
6. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA OPERATIVA DE COMPRAS ..11
6.1. POLITICAS Y PROGRAMAS DE AUDITORIA OPER. COMPRAS ...13
6.2. MODELOS DE REQUERIMIENTOS DE INFORMACION 15
7. CONCLUSIONES..................................................17
8. RECOMENDACIONES.........18
9. BIBLIOGRAFIA.....19

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DEDICATORIA
El presente trabajo es dedicado a las personas que en todo momento nos apoyaron y confiaron en
nosotros, as como a aquellas personas que nos impulsaron a seguir adelante y nos dieron una voz
de aliento en los momentos ms difciles dentro de nuestra formacin; nos referimos a nuestra
familia y profesores, quienes siembran para que otros cosechen.

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1. INTRODUCCIN

La auditora inicialmente se encargaba de revisar las anotaciones contables de un negocio, y se le

otorgaba una importancia fundamental a los aspectos matemticos de la contabilidad, tambin
detectaba fraudes y malversacin de fondos. Cuando cambio la visin de la contabilidad, se
consider como una informacin que permite una buena gestin administrativa, por tanto los
auditores ampliaron su mbito de revisin, como a los anlisis financieros y las evaluaciones de
control interno.

De aqu la Auditora Operativa surge como necesidad de evaluar las decisiones adoptadas en los
distintos niveles jerrquicos respectos de los objetivos, polticas, planes, estructuras, presupuesto,
canales de comunicacin, sistemas de informacin, procedimientos, controles ejercidos, etc.
A travs de la auditora operativa se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones de
los planes originales trazados. La administracin superior necesita conocer objetivamente en qu
medida se estn cumpliendo los objetivos y como se estn utilizando los recursos en todas las
unidades de la empresa. Por esto se necesitan profesionales que informen en forma objetiva e
independiente de la situacin de la empresa.

Hoy en da en las compaas se busca implementar procesos adecuados para poder utilizar
eficientemente sus recursos, lo cual lleva a las empresas a estudiar y evaluar que tan contundentes
y efectivos son los procedimientos, programas y polticas implementados por la organizacin para
obtener bienes y servicios a un costo final ms econmico.

La ejecucin de las actividades referidas a las compras o adquisiciones en las organizaciones es

vulnerable a que se puedan realizar transacciones fraudulentas debido a que se involucran
transacciones econmicas altamente importantes.

Es usual encontrar transacciones no ticas del personal de compras, quienes proveen informacin
confidencial propia del departamento o del proceso tales como rango de precios en el cual pueden
recibir beneficios directos y se pueden llegar a involucrar con los proveedores de las compaas
causando actividades de compra no ticas.

Por medio del presente trabajo se busca mostrar como con la ejecucin de los procedimientos y
programas de auditoria de compras se otorga una valoracin independiente de toda operacin,
administrativa, operacional y documental de adquisicin, en forma analtica, sistemtica y
objetiva. Busca adems detectar actividades fraudulentas as tambin detectar oportunidades de
reduccin de costos y oportunidades de mejora.

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2. DEFINICIN

AUDITORIA OPERATIVA

Es un examen sistemtico, objetivo, profesional de operaciones, procesos o actividades que se

efecta o realiza en una entidad, con el propsito de evaluarlas, identificando aquellos aspectos
crticos o problemticos y por consiguiente formular sugerencias o recomendaciones para
introducir correcciones o mejoras. El examen de las operaciones, procesos o actividades es con
el propsito de establecer o incrementar la efectividad, la eficiencia y la economa (Las tres E
de la de la auditoria operacional)

La auditora operativa es:

Crtica: el auditor no debe aceptar lo que se le presente a la primera, debe buscar todas las
evidencias posibles para tener un buen juicio.

Sistemtico: porque se elabora un plan para lograr los objetivos (este plan debe ser coherente).

Imparcial: nunca debe dejar de ser objetivo e independiente (tanto en lo econmico como en
lo personal).

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Toda organizacin ya sea comercial, industrial o de servicios contiene todas o algunas de las
siguientes reas operacionales reas funcionales.
1. Compras.
2. Produccin.
3. Ventas.
4. Personal.
5. Finanzas.

AUDITORIA OPERATIVA EN EL AREA DE COMPRAS

tica, de la documentacin y actividades en la cadena de La Auditora Operacional de la funcin

compras es amplia y compleja. No obstante aqu se har alusin nicamente a tres aspectos que
se consideran importantes, esto es, su objetivo, las polticas y parte de su programa.

Las operaciones de Adquisiciones y compras actan como el ncleo principal de las operaciones
en la cadena de suministro en cualquier organizacin. Es un campo altamente tcnico que llega a
involucrar entre el 50 al 80% del costo total de las operaciones en cualquier Industria.

El proceso de Adquisiciones no trata del solo comprar bienes y servicios al precio ms bajo, con
la mayor calidad y menor tiempo sino de la Administracin eficiente, total, honesta y suministro
a fin comprar los bienes y servicios al mejor costo total de adquisicin, incluyendo costos de
almacenaje, seguros, fletes, impuestos, costos administrativos de manejo del inventario, etc., en
la cantidad mnima correcta, el menor tiempo y la mejor calidad coadyuvando con la mejora
continua y desarrollo de los proveedores de la empresa.

La efectividad, eficiencia y comportamiento econmico del departamento de Compras son puntos

crticos debido a que existe una directa correlacin con la Contabilidad de Costos, las Finanzas y
la salud de la empresa.

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CICLO DE COMPRAS

En principio es importante definir las Compras, que es la adquisicin de un producto o servicio

que realiza el consumidor o cliente; definindose compra como el acto de adquirir un artculo o
servicio que se encuentra para la venta, pagando un precio estipulado por el vendedor.
La operacin de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir
los recursos necesarios, principalmente de carcter material para la realizacin de sus objetivos,
siendo las siguientes operaciones que a realizar en el rea de compras:

1. Proponer objetivos, polticas y metas, aplicarlos y vigilarlos.

2. Formular plan general de compras y programarlas
3. Coordinar los recursos humanos, materiales y tcnicos de acuerdo a las necesidades
4. Establecer registros de precios y condiciones de compras
5. Recibir y tramitar requisiciones de compras
6. Vigilar el cumplimiento de los requisitos para la adquisicin
7. Obtener cotizaciones de diversos proveedores
8. Analizar posibilidades y alternativas de compras
9. Seleccionar al proveedor adecuado
10. Vigilar los pedidos fincados
11. Realiza reclamaciones y en su caso hacer devoluciones de artculos
12. Participar en el establecimiento de polticas
13. Coordinar actividades relacionadas

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3. IMPORTANCIA

La funcin de Compras-Adquisiciones es siempre vulnerable a transacciones fraudulentas debido

a que involucra transacciones econmicas altamente importantes. Es usual el encontrarnos con
transacciones no ticas de agentes de compras y superintendentes o Jefes de reas quienes
proveen informacin confidencial y rangos de precios, reciben beneficios directos y se involucran
en precios especiales arriba del costo, con los proveedores de la compaa causando
sobrefacturacin; algunas otras actividades de compras no ticas involucran los conflictos de
intereses, facturas ficticias y acciones de corrupcin.

Las mayores oportunidades de fraude dentro de una organizacin se localizan en el rea de

compras y adquisiciones.

El Servicio de Auditora Integral de Compras es no solo revisa los procesos internos y externos
sino tambin el nivel de honestidad de los Agentes de Compras y Jefes/Superintendentes de reas
detectando actividades fraudulentas y as tambin detectando oportunidades de Reduccin de
costo y oportunidades de Mejora.

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4. OBJETIVOS
Proveer informacin profesional, que le permita a la empresa saber del resultado de la
eficiencia de las polticas y procedimientos del proceso de compras y as poder tener una
opinin experimentada e Independiente.
Proveer una opinin Independiente acerca de la tica, eficiencia y efectividad respecto al
debido uso de los recursos de la compaa en el proceso de compras.
Detectar posibles actividades no ticas o fraudulentas, y mitigar su posible impacto en un
futuro de acuerdo a las falencias que puedan llegar a presentar los procedimientos y
polticas implementadas por la compaa.
Proveer Informacin Independiente respecto a la tica y Eficiencia del personal que
integra el proceso de compras de la compaa.
Oportunidades de reduccin en costos en el proceso de adquisiciones.
Recomendaciones en oportunidades de costos (costo total de adquisicin).
Mejorar el flujo de efectivo.
Proveer la seguridad a la Alta Direccin de Compras No Fraudulentas, ticas y Sanas
con igualdad de oportunidades para los proveedores.
Reportar el nivel de Cumplimiento de Compras as como el Cumplimiento a la
Evaluacin de Proveedores.

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5. BENEFICIOS

La Auditora Operativa de Compras permite a las empresas obtener los siguientes beneficios:

o Promueve y asegura el desempeo tico, profesional y honesto de los agentes de

Compras y Jefes de reas responsables de aprobacin de Contratos o Servicios;
o Detecta desviaciones en Actividades/Transacciones y Documentacin de Compras,
desde Polticas documentales Internas hasta Polticas de ISO 9000 / ISO 14000, etc.;
o Obtiene un resultado de Auditoria Objetivo, Profesional e Independiente;
o Detecta conflictos de intereses;
o Acelera procesos de compra;
o Detecta oportunidades de mejoras de precios;
o Incrementa la productividad;
o Provee una base slida para la mejora de la comunicacin;
o Apoya en la reduccin de Inventario e Inventario Obsoleto;
o Mejora el Flujo de Efectivo;
o Mejora la Utilidad de la empresa;
o Elimina sobrefacturacin y arreglos especiales Proveedores-Agentes de Compras;
o Aumenta la eficiencia de los agentes y departamento de compras;
o Minimiza tiempo de respuesta de compras (Interdepartamental);
o Mejora la comunicacin del departamento con Almacn, Produccin, Mantenimiento,
Logstica, Gerencia, Etc.;
o Elimina las actividades que no agregan valor en la operacin de
Adquisiciones/Compras;
o Construye una base firme para el desarrollo de los proveedores;
o Mejora la efectividad del control operativo en Adquisiciones/Compras;
o Detecta cuellos de botella que afectan a la operacin;

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6. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA OPERATIVA DE COMPRAS
El departamento de compras en la mayora de las organizaciones es vital porque representa un
gran porcentaje del total de gastos de toda la organizacin y porque mantiene a esta ltima
suministrada con los bienes y servicios que necesita para operar. El costo de las ineficiencias y/o
procesos fallidos puede ser muy alto, ya que impactar a toda la organizacin. Adems, la funcin
de las compras puede ser especialmente vulnerable a fraudes, ya que implica gastos en efectivo.
Las auditoras operacionales del departamento de compras pueden ayudar a eliminar los
desperdicios, la ineficiencia y el fraude, lo que aade valor a los resultados de la organizacin.

1. Adopta un enfoque de evaluacin de riesgos para las funciones del departamento de

compras en lugar de intentar auditar todas las funciones anualmente. Identifica las
funciones del departamento y evala los riesgos asociados con cada una. Usar una
evaluacin de riesgos es crucial porque coloca los limitados recursos internos de la
auditora en las reas donde son ms necesitados.
2. Evala la estructura del control interno del departamento de compras. Usa el marco
integrado COSO para la evaluacin. Este modelo te ayudar a poner los controles en
perspectiva y te ayudar a relacionar los controles especficos con las actividades
especficas del negocio.
3. Realiza pruebas de esos controles en relacin a las actividades de alto riesgo que estn
siendo auditadas. Obtn o prepara mapas de proceso para los controles que estn siendo
probados y realiza una profundizacin de cada uno de estos controles para verificar cmo
funcionan. Selecciona una muestra de datos de las actividades de negocios que estn
siendo auditadas y haz pruebas de conformidad con los controles relacionados.
4. Analiza los resultados de la prueba de controles para identificar cualquier debilidad o
falla de control. La gerencia tiene que ser consciente de este tipo de situaciones para que
se puedan tomar medidas correctivas tan pronto como sea posible.
5. Lleva a cabo pruebas sustanciales de los datos detallados para las actividades del negocio
que estn siendo auditadas. Estas pruebas tienen que incluir procedimientos analticos,

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 adems de examinar las fuentes de la documentacin. Ya que el fraude en los pagos en
efectivo dentro de los departamentos de compras es una gran preocupacin, los auditores
tienen que buscar indicadores de fraude y/o anomalas en los datos como parte de los
procedimientos analticos.
6. Lleva a cabo una conferencia de salida con los gerentes del departamento de compras.
Proporciona una lista de resultados y problemas que tienen que ser resueltos y
recomendaciones sobre cmo resolverlos. Si se encuentra fraude, tiene que ser reportado
a la gerencia superior por fuera del departamento de compras. Proporciona a los gerentes
del departamento una oportunidad de presentar alguna informacin adicional y/o
evidencia que pueda modificar los resultados de la auditora y para proporcionar un plan
de accin correctivo para resolver los resultados y problemas.
7. Escribe el reporte de la auditora al nivel apropiado de la gerencia y/o al concejo de
directores. Incluye el plan de accin correctivo de los gerentes del departamento de
compras.

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 POLITICAS Y PROGRAMAS DE AUDITORIA DE COMPRAS

POLITICAS:

El Auditor Operacional en la revisin de las polticas deber:

Analizar y discutir la efectividad y adecuacin de las polticas para alcanzar los
objetivos propuestos por la Gerencia.
Realizar comentarios y recomendaciones en cuanto al mejoramiento de dichas polticas.

PROGRAMA:

Familiarizacin y anlisis de la informacin existente relativa a las compras, tanto de

carcter interno como externo. Para establecer cuadros comparativos y obtener un
enfoque ms profundo sobre la situacin de la organizacin.
Analizar los expedientes de auditoras anteriores as como las recomendaciones hechas.
Elaboracin de cuestionarios y guas de entrevistas para conocer ms detalladamente el
proceso que se sigue para efectuar y controlar las compras y as por distintos mtodos
(comparaciones, diagramas de flujo, etc.) detectar los puntos a mejorar en la secuencia
de la operacin. Para recolectar toda esta informacin debe entrevistarse tanto con las
personas que redactan las polticas como con las que ejecutan.
Comprobacin de datos provenientes de diferentes fuentes para determinar si lo planeado
se lleva a cabo en la prctica.
Conocer la distribucin de las cargas de trabajo, de los distintos mtodos aplicados a la
operacin, instalacin de equipos, para dar una conclusin y recomendacin adecuadas
para el mejoramiento de la eficiencia.
Conocer la preparacin del personal que maneja la funcin compras para determinar qu
tan eficientes son en la ejecucin de sus operaciones.
Otros que aplique el auditor segn el caso.

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MODELO DE REQUERIMIENTO DE INFORMACION

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7. CONCLUSIONES.

Finalizado nuestro trabajo de investigacin concluimos lo siguiente:

Para realizar la auditora al rea de compras es necesario conocer todo el proceso

del ciclo de Compras, desde la programacin del rea de ventas hasta la
adquisicin de los bienes o servicios.
Una adecuada auditoria del rea de compras permitir a la organizacin tener un
mejor control del proceso de compras a fin de evitar fraudes.
Ayuda a la efectividad de los procedimientos y polticas de las empresas.
Gracias a los reportes oportunos nos facilita en poder reducir costos
La auditora nos permite que en una futura fiscalizacin, poder tener toda la
documentacin en orden, y evitar la prdida de informacin o documentacin
faltante.

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8. RECOMENDACIONES:

Con base a nuestro trabajo de investigacin recomendamos a las empresas lo siguiente:

El rea de compras debe documentar cada procedimiento o actividad a fin de que

stos puedan sustentar fehacientemente las operaciones para futuras revisiones y
validacin de controles.
Las compaas pueden y deben implementar por lo menos una vez al ao
procedimientos de auditoria lo que ayuda a tener una actualizacin constante de
lo adecuado que resultan las polticas.
Se recomienda tener todos los procesos debidamente ordenados y actualizados
(correcto control) y plasmados en polticas y procedimientos validados por la
organizacin.
Se recomienda capacitar al personal que interviene en los procesos de compras a
fin de que cumplan con los procesos y lineamientos al momento de efectuar las
adquisiciones desde la evaluacin de proveedores, revisin de propuestas y
contratos, a efectos de buscar las mejores ofertas a menores costos.
Se recomienda implementar polticas y sistemas de control, como el manejo de
checklist de documentos, flujogramas, entre otros; para evitar la prdida de
documentacin, de manera que se pueda contar con la informacin cuando sea
requerida y hacer frente a fiscalizaciones y auditoras futuras.

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 9. BIBLIOGRAFA

https://es.slideshare.net/enzogonzalocarbajal/auditoria-operativa-54775759?qid=9a2450fb-

1e21-4ab2-a95c-fefaa746da11&v=&b=&from_search=5

http://consultandaudits.com/s-auditoria-operativa-compras.html

https://es.scribd.com/doc/144703959/Auditoria-operativa-de-compras

http://auditoriainternasiglo21.blogspot.pe/2013/07/como-auditar-del-proceso-de-

compras.html

http://www.ehowenespanol.com/llevar-cabo-auditoria-del-departamento-compras-

como_128595/

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