PENYELENGGARAAN RAPAT

Dokumen No. Revisi No. Halaman

RS ISLAM
SULTAN AGUNG
49/SPO/SDI/RSI-SA/V/2013 0 1/2
SEMARANG

Tanggal Terbit Ditetapkan Oleh

STANDAR Direktur Utama RSI Sultan Agung
PROSEDUR 1 Mei 2013
OPERASIONAL
Dr. H. Masyhudi AM, M.Kes

Pengertian Bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk

membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui
rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai
kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.

Tujuan Rapat dapat diselenggarakan secara efektif dan efisien dan dilaksanakan
secara konsisten oleh unsur pimpinan dan pelaksana dengan semangat
kebersamaan

Kebijakan Pedoman Nomor : 02/PND/SDI/RSI-SA/2013 tentang Panduan

Penyelenggaraan Rapat Rumah Sakit Islam Sultan Agung

Prosedur 1. Perencanaan Rapat :

a. Rapat yang diselenggarakan oleh YBWSA

Staf Sekretariat YBWSA mengirimkan undangan rapat
kepada RSI Sultan Agung
Staf Sekretariat RSI Sultan Agung menyampaikan undangan
rapat tersebut kepada direksi.
Direksi mengkoordinasikan dengan direksi atau dengan
bidang/instalasi terkait untuk persiapan materi rapat.

b. Rapat yang diselenggarakan oleh RSI Sultan Agung

Unit kerja menghubungi bagian Sekretariat untuk
menanyakan kesiapan waktu dan tempat penyelenggaraan
rapat.
Setelah mendapat kepastian waktu dan tempat, unit kerja
penyelenggara membuat undangan rapat.
Unit kerja penyelenggara mendistribusikan undangan
dilampiri dengan buku ekspedisi undangan.
Unit kerja penyelenggara menghubungi Instalasi Gizi untuk
menyediakan konsumsi sesuai dengan jumlah peserta rapat.
Mempersiapkan daftar hadir dan lembar notulensi.
 PENYELENGGARAAN RAPAT

Dokumen No. Revisi No. Halaman

RS ISLAM
SULTAN AGUNG
49/SPO/SDI/RSI-SA/V/2013 0 2/2
SEMARANG

Prosedur Unit penyelenggara menghubungi bagian house keeping

untuk mempersiapkan ruangan (kapasitas ruangan sesuai
dengan jumlah peserta, meja, kursi, AC) dan media yang
dibutuhkan untuk rapat (laptop, lcd, screen, laser pointer,
white board, spidol dan sound system).
Unit penyelenggara mempersiapkan materi rapat

2. Pelaksanaan rapat.
a. Penyelenggara mempersiapkan daftar hadir dan lembar
notulensi.
b. Mengecek kesiapan ruangan (kapasitas ruangan sesuai dengan
jumlah peserta, meja, kursi, AC) dan media yang dibutuhkan
untuk rapat (laptop, lcd, screen, laser pointer, white board,
spidol dan sound system).
c. Mengecek kesiapan konsumsi.
d. Penerimaan peserta dengan penulisan presensi pada daftar hadir.
e. Membagikan materi rapat yang perlu dibagikan
f. Melakukan perekaman dan pencatatan jalannya rapat sebagai
bahan notulensi.

3. Pasca Pelaksanaan
a. Penyelenggara membuat notulensi
b. Menata berkas notulensi, transkripsi, dan bahan rapat untuk
diserahkan kepada Bagian Sekretariat.
c. Bagian Sekretariat mendistribusikan notulensi sesuai dengan
tingkat kepentingan hasil rapat

Unit terkait Seluruh unit kerja

2013 2014
Januari Nihil 2 reaktif, 2 non reaktif
Februari Nihil 4 non reaktif
Maret Nihil 17 non reaktif
April Nihil 5 non reaktif
Mei 2 reaktif, rujuk RSDK 3 reaktif, 28 non
reaktif
Juni Nihil 2 reaktif, 3 non reaktif
Juli 1 reaktif, rawat RSI-SA, ARV dari RSPW Citarum
Agustus 4 non reaktif
September 1 non reaktif
Oktober 2 non reaktif
November Nihil
Desember Nihil