TERMINOS DE REFERENCIA Y REQUERIMIENTOS TECNICOS MINIMOS SERVICIO DE MENSAJERIA

LOCAL

1. OBJETO:

Servicio de mensajera local para el Consejo Nacional de la Magistratura.

2. DESCRIPCIN DEL OBJETO:

Contar con los servicios de una empresa con amplia experiencia en el servicio de mensajera
local para la distribucin de los documentos y/o paquetes del Consejo Nacional de la
Magistratura mediante el servicio de entrega en puerta, en los mejores plazos y condiciones de
seguridad, de acuerdo a los requisitos y caractersticas que se indican en el presente documento.

3. FINALIDAD PBLICA:

El servicio de mensajera local tiene como finalidad diligenciar de manera oportuna los actos
administrativos que emitan los rganos y unidades orgnicas del CNM a diferentes lugares de
Lima Metropolitana y el Callao, para cumplir con las funciones de nombrar y ratificar a jueces y
fiscales de todos los niveles, as como aplicar sanciones a los jueces y fiscales supremos y, a
solicitud de la Corte Suprema o la Junta de Fiscales Supremos, respectivamente, a los jueces y
fiscales de todas las instancias, los mismos que producirn sus efectos a partir de la correcta
notificacin.

4. TRMINOS DE REFERENCIA:
4.1. ALCANCES Y DESCRIPCIN DEL SERVICIO.
El servicio consiste en el recojo desde el rea de Atencin del Usuario y Tramite
Documentario del Consejo Nacional de la Magistratura (AAUTD); reparto y notificacin
de los envos postales a personas naturales o personas jurdicas del sector privado y del
sector pblico, a nivel local en el plazo establecido para ello; y devolucin de los cargos
de recepcin correspondientes, bajo los criterios y plazos que se detallan ms adelante.

A continuacin se indica un estimado de servicios proyectados, los cuales son

referenciales, ya que los mismos podrn variar (aumentar o disminuir) durante la
vigencia del contrato de acuerdo a las necesidades de la entidad hasta cubrir el monto
adjudicado, por lo que de no cumplirse la remisin de las cantidades sealadas no ser
causal de resolucin ni de aumento de precios.

El requerimiento estimado del servicio de mensajera local, por cantidad, tipo y peso
aproximado es el siguiente:

TIPO DE ENVO CANTIDAD DE ENVIOS APROXIMADOS

(ANUAL)
Local (Normal) hasta 1.00 kilogramo 1,800
Local (Urgente) hasta 1.00 kilogramo 200

La entrega de correspondencia se realizara en una entrega al da, a cargo del personal del
AAUTD que haya sido designado previamente. Asimismo, la devolucin de los cargos deber
 efectuarse dentro de la hora lmite de recepcin, se considerar como recibido el da hbil
siguiente y de ser entregado a persona distinta se considera como no recibido.

El servicio incluye la proteccin de la correspondencia y posterior envo. Adems, la

Empresa deber tomar las precauciones del caso a fin de proteger los paquetes de los
efectos adversos del clima, manipulacin y otros factores que pudieran afectar la integridad
del mismo.

4.2. Actividades de la Empresa.

4.2.1. Recojo diario de correspondencia, dentro del horario establecido en el numeral 4.7.
4.2.2. Reparto y entrega de la correspondencia enviada en oficios, cartas, notificaciones,
tarjetas, sobres, paquetes, y/o cajas, etc. a las direcciones sealadas con acreditacin
de la entrega respectiva, la cual se detalla en el acpite Procedimiento de
acreditacin de la entrega.
4.2.3. Devolucin de cargos de recepcin de la correspondencia repartida o notificada.
4.2.4. Entrega de aviso de visita en los casos en los cuales no se encontrara al destinatario
o persona capaz en el domicilio indicado para realizar la entrega.
4.2.5. Devolucin de cargos de entrega de documentos o notificaciones al AAUTD, la cual se
realizar entre las 8:15 horas hasta las 16:15 horas, de Lunes a Viernes, teniendo en
consideracin que no se atender en horario de refrigerio (13:00 horas a 14:00 horas).
4.3. Requisitos del Proveedor
4.3.1. Deber contar con contrato de concesin para la prestacin del servicio postal y de
la Resolucin Directoral aprobando la concesin postal expedida por la Direccin
General de Concesiones en Comunicaciones del Ministerio de Transportes y
Comunicaciones o entidad competente; o, autorizacin legal correspondiente,
mediante la cual se acredite que cuenta con concesin postal vigente a nivel local
para realizar servicio de mensajera.
4.3.2. Deber contar con experiencia en el mercado en la distribucin, entrega y notificacin
de correspondencia a nivel local.
4.3.3. Deber contar con una pgina WEB propia, y con un Sistema de Manejo de Estado de
Envos, o aplicativo similar, a travs del cual se puedan visualizar los cargos
digitalizados y realizar el respectivo seguimiento de los documentos individuales.
4.3.4. El perfil mnimo del Coordinador propuesto adicionalmente a lo indicado:
a. Ser mayor de edad.
b. Grado de instruccin: estudios tcnicos o universitarios.
c. No tener antecedentes penales ni policiales.
d. Tener vnculo laboral con el postor.
e. Contar con tres (3) aos de experiencia mnima, en el rubro objeto del contrato.
4.3.5. Deber contar con una sede central en la ciudad de Lima o Callao, de la cual efectuar
la distribucin de la correspondencia a los distintos destinos de Lima Metropolitana y
Callao.
4.3.6. Deber contar con la infraestructura, equipamiento y mobiliario necesario para el
desempeo del servicio, debiendo precisar con una declaracin jurada con los
siguientes datos:
 a. Correo electrnico para coordinaciones operativas.
b. Telfono con lnea telefnica fija en Lima Metropolitana y Callao.
c. Telfono mvil asignado al coordinador del servicio.
d. Telfono mvil asignado a las personas encargadas de recoger la
correspondencia.
4.3.7. El personal encargado del recojo de la correspondencia deber contar con su credencial
y documento nacional de identidad, para facilitar su ingreso a la entidad.
4.4. Obligaciones del Proveedor
4.4.1. A la suscripcin del contrato, deber comunicar por escrito al AAUTD, lo siguiente:
a. Un (01) nmero telefnico fijo para atender los requerimientos y/o consultas acerca
del servicio.
b. Los datos del coordinador y personal encargado del recojo de la correspondencia.
c. Listado de telfonos celulares, radios y correos electrnicos, del personal designado
para la atencin del servicio (Coordinador y personal encargado del recojo de la
correspondencia).
d. Enlace y cuenta para el seguimiento de los envos, y visualizacin de los cargos
digitalizados, a fin de realizar el respectivo seguimiento de los documentos
individuales.
4.4.2. De producirse un cambio, en cuanto al coordinador, nmero telefnico o al encargado
del recojo de la correspondencia, el contratista deber comunicarlo por escrito al
AAUTD, por lo menos con dos (02) das hbiles antes de efectuarse el cambio. El
reemplazo deber tener un perfil igual o superior al del personal originalmente
propuesto.
4.4.3. El contratista deber proporcionar informacin, cada vez que el AAUTD requiera
conocer, en cualquier momento respecto a:
a. El estado en que se encuentra la entrega de cada uno de los envos, desde su recojo
por el contratista, indicando la fecha y hora del recojo, operador al que ha sido
asignado su entrega, hasta la confirmacin de la recepcin del envo por su
destinatario.
b. Proporcionar para el caso de la correspondencia no entregada: el estado en que se
encuentra la entrega, el nmero de intentos de entrega con su fecha, motivos por
los que no se pudo realizar la entrega y fecha de devolucin al AAUTD.
4.4.4. El coordinador propuesto ser el responsable de la supervisin y control del servicio y
es la persona autorizada a coordinar directamente con el AAUTD aspectos relacionados
al servicio, debiendo informar sobre la situacin de los documentos entregados para su
reparto, cada vez que sea requerido. El contratista deber asegurar que la persona
designada como coordinador cuente con todas las facilidades para presentarse en el
CNM para atender los requerimientos del AAUTD o coordinar las acciones que
correspondan cuando estas la requieran.
4.5. Procedimiento de acreditacin de la entrega
4.5.1. El contratista realizar las entregas en las direcciones indicadas en los documentos
o paquetes de los envos. La correspondencia se entregar directamente a los
destinatarios, y en caso de no encontrase al destinatario, se deber hacer entrega a la
 persona capaz que se encuentre en el domicilio del destinatario (En ningn caso la
correspondencia podr ser entregada a menores de edad).

De no encontrarse el destinatario o persona capaz para realizar la entrega, se dejar

constancia de la visita realizada, la cual deber contener la fecha de una segunda visita,
as como un nmero telefnico y/o correo electrnico a travs del cual el destinatario
pueda coordinar con el proveedor del servicio la fecha de entrega del envo postal.
4.5.2. Para los envos a personas naturales los cargos contendrn la siguiente informacin:
- Nombres y apellidos completos de quien recibe.
- Nmero de Documento Nacional de Identidad.
- Firma de quien recibe el documento.
- Vnculo con el destinatario (de no ser el destinatario).
- Fecha de recepcin y hora.
4.5.3. Para los envos a persona jurdica los cargos debern contener la siguiente
informacin:
- Sello de la persona jurdica que indique claramente algn grado de relacin o
pertenencia al lugar destinado.
- Fecha de recepcin y hora.
- Nombre completo de la persona que recibe.
- Documento de identidad.
- Firma de quien recibe el documento.
4.5.4. En los casos en que la correspondencia no pueda ser entregada, se debern
consignar los siguientes datos en el cargo:
- Descripcin fsica del inmueble.
- Fecha y hora de visita efectuadas (tres como mnimo), adjuntar actas de visitas.
- Nombre completo del mensajero notificador.
- Firma y N Documento Nacional de Identidad del mensajero notificador.
4.5.5. La entrega de la correspondencia para zonas de acceso restringido, podrn ser
dejados al personal de seguridad o al encargado del predio, siempre y cuando cuente
con el sello de recepcin, en donde conste de manera legible la razn social del
destinatario.
4.5.6. Si en el destino sealado no se ubica al destinatario final u otra persona, se
reprogramar la entrega a partir del da siguiente para efectuar una segunda visita,
dejando un AVISO DE VISITA con las siguientes indicaciones:
- Descripcin general del inmueble del destinatario (Nmero de suministro elctrico,
color de la pared, caractersticas de la puerta y nmero de pisos del inmueble, etc.).
- Motivos por los cuales no fue posible efectuar la entrega.
- Fecha y hora de visita.
- Nombres y apellidos, firma, cdigo y/o DNI del mensajero.
4.5.7. Si en la tercera visita tampoco es posible ubicar al destinatario u otra persona en la
direccin que indica la correspondencia, se deber dejar constancia del hecho y dejar
debajo de la puerta del domicilio del destinatario un nuevo AVISO DE VISITA y ENTREGA
BAJO PUERTA conjuntamente con la notificacin, se proceder tal cual como en la
primera visita y se registrar en el aviso de visita la informacin sealada en el numeral
 anterior; procediendo luego con la devolucin del cargo, adjuntndole al mismo los
respectivos avisos de visita y su nota de devolucin, en la que se indicar que se dej
debajo de la puerta y los motivos de la imposibilidad de la entrega.
4.5.8. Para el uso del AVISO DE VISITA, el contratista proveer a sus agentes de un
documento denominado AVISO DE VISITA, debiendo contener la siguiente
informacin:

4.5.9. Si el destinatario o la persona que se encuentra en el domicilio se niega a firmar o

recibir el documento por cualquier motivo, debe dejarse constancia de hecho y se
dejar debajo de la puerta del domicilio del destinatario un aviso de visita
conjuntamente con la notificacin, se registrar en el aviso de visita como mnimo la
informacin que se indica en el Numeral 4.5.7; procediendo luego con la devolucin del
cargo, adjuntndole al mismo el respectivo aviso de visita y su nota de devolucin, en
la que se indicar que se dej debajo de la puerta y los motivos de la imposibilidad de
la entrega.
4.5.10. En caso se requiera, con carcter de urgente, la confirmacin de las entregas locales,
el contratista estar obligado a efectuarla mediante carta firmada y sellada y/o correo
electrnico emitido por el funcionario responsable, mientras se encuentre en trnsito
el retorno del cargo vlidamente recibido, y/o el cargo no haya sido an escaneado para
su descarga desde el sistema de rastreo de envo en la pgina WEB del contratista.

Como parte de la integracin de las bases debe quedar redactado de la siguiente forma:
4.5.7. Si en la segunda visita tampoco es posible ubicar al destinatario u otra persona en
la direccin que indica la correspondencia, se deber dejar constancia del hecho y dejar
debajo de la puerta del domicilio del destinatario un nuevo AVISO DE VISITA y ENTREGA
BAJO PUERTA conjuntamente con la notificacin, se proceder tal cual como en la primera
visita y se registrar en el aviso de visita la informacin sealada en el numeral anterior;
procediendo luego con la devolucin del cargo, adjuntndole al mismo los respectivos
avisos de visita y su nota de devolucin, en la que se indicar que se dej debajo de la
puerta y los motivos de la imposibilidad de la entrega.
4.5.11. La entrega de la correspondencia errneamente efectuada o incompleta deber ser
subsanada por la empresa de mensajera en un plazo no mayor a dos (02) das
calendario de la toma de conocimiento del error u omisin por parte del contratista o
la entidad, sin generar costos adicionales para el CNM.
4.6. Medidas de Control
4.6.1. A la firma del contrato, el contratista deber proporcionar un usuario y contrasea de
acceso al Sistema Manejo del Estado de Envos, el mismo que deber estar
 permanentemente activo y operativo para cualquier consulta que se requiera
permitiendo como mnimo las siguientes consultas:
- Estado del envo a nivel local segn nmero de remito, destinatario y/o nmero de
documento.
- Seguimiento de la ruta que sigue el documento, indicando departamento,
provincia, distrito de llegada y la fecha de cada actividad.
- Imagen del cargo de recepcin del documento.
4.7. Lugar y horario de recojo de envos
4.7.1. Lugar: Sede Central del Consejo Nacional de la Magistratura, sito en Av. Paseo de la
Repblica N 3295 San Isidro, en la ventanilla del rea de Atencin al Usuario y Trmite
Documentario.
4.7.2. Das: Los das de recojo de la documentacin sern de lunes a viernes, excepto feriados
y das no laborables.
4.7.3. Horario: El horario de recojo de la documentacin ser entre 16:00 horas a las 16:15
horas.
4.7.4. En el caso de presentarse envos URGENTES debern ser recogidos por el contratista en
el AAUTD, en un tiempo que no podr ser mayor a dos (02) horas desde el momento en
que se hace la llamada telefnica al nmero que el contratista designar para su
atencin. Para lo cual las llamadas al contratista, debern realizarse entre las 08:00 y las
16:00 horas.
4.7.5. El AAUTD podr modificar los horarios de recojo de la correspondencia, as como el
encargado de las coordinaciones del servicio; para lo cual se comunicara formalmente
al contratista el nuevo horario y/o la nueva persona encargada de las coordinaciones, y
la fecha en que debe producirse el cambio.
4.8. Plazos de ejecucin contractual
4.8.1. Plazos para la entrega de documentos:
La entrega de correspondencia local se realizar en un plazo mximo de tres (03)
das hbiles, contados a partir del da siguiente de la entrega de la correspondencia
por parte de la AAUTD.
4.8.2. Plazos de devolucin de los cargos:
4.8.2.1. Una vez entregada la correspondencia, el contratista deber remitir al
AAUTD, el cargo debidamente firmado en un plazo mximo de:
Un (01) da hbil despus de haber sido vlidamente recibido por el
destinatario, para un envo local urgente.
Tres (03) das hbiles despus de haber sido vlidamente recibido por el
destinatario, para un envo local normal.
4.8.2.2. La correspondencia no entregada deber ser remitida al AAUTD en el
plazo sealado precedentemente, contado a partir de la segunda visita
realizada o imposibilidad de entrega ( se mudaron, no se ubica direccin,
etc.) segn sea el caso, anexando copia del aviso o avisos de visita, y nota
de devolucin respectiva.
4.8.2.3. Una vez entregada la correspondencia para su envo, no podr
introducrsele enmendaduras, alteraciones, entrelineados ni agregados,
 bajo responsabilidad del contratista, por lo que tampoco deber
aceptarse documentos con las caractersticas sealadas.
4.8.2.4. Los cargos con tachas y/o enmendaduras que no permitan verificar los
datos, no sern reconocidos ni se tomarn en cuenta para el informe de
conformidad.
4.8.2.5. En los caso de prdida de correspondencia y/o cargos por prdidas,
hurto, robo o asalto, deber comunicar el hecho al AAUTD, de ser posible
en el da, a travs de una carta, debiendo adjuntar la respectiva denuncia
policial original o copia legalizada, donde figuren los nmeros de los
documentos robados o perdidos, precisando si se trata de
correspondencia y/o cargos.
4.8.2.6. En los casos de prdida por razones imputables al contratista, el CNM no
tendr obligacin de retribuir dicho servicio, sin perjuicio de las acciones
de ley que correspondan.
4.9. LIQUIDACION DEL SERVICIO

Dentro de los cinco (05) das hbiles de culminado el mes atendido, el contratista deber
presentar al AAUTD, la base de datos de los cargos remitidos, incluye manifiestos que presenta,
conteniendo la siguiente informacin:

El pago del servicio prestado ser mensual, con el debido reporte de prestaciones efectuadas
durante el mes concluido, asimismo para considera las prestaciones concluidas al contratista
deber haber hecho entrega de los cargos de recepcin correspondientes a los envos
realizados.

4.10. Penalidades

No entregar la correspondencia y no devolver los cargos en el tiempo establecido en los trminos

de referencia, excepto situaciones de emergencia debidamente comprobadas, para tal caso el
plazo del servicio ser notificado por el proveedor, caso contrario se aplicaran las penalidad
establecidas, segn el cuadro siguiente:
 4.11. Otras Penalidades

Considerando que el servicio solicitado, por su naturaleza, requiere de las garantas y seguridades
del caso, as como la oportuna y diligente atencin del contratista, deber considerar que se
aplicarn las penalidades para ciertos casos que se detallan a continuacin:

No recoger la correspondencia del AAUTD del Consejo Nacional de la Magistratura.

Prdida de documentos (extravo, hurto, robo, destruccin) u otro.

No cumplir con lo estipulado en el punto 4.5 Procedimiento de acreditacin de la entrega, del

presente documento, tomando en cuenta el plazo no mayor a dos (02) das calendarios para
subsanar la correspondencia mal notificada.

Las penalidades, en cada uno de los casos, sern aplicadas a la sumatoria total de ocurrencias al
cierre de cada mes, los cuales sern debidamente notificadas al proveedor y descontadas de la
factura del mes siguiente o sern reducidas de los pagos a cuenta, del pago final o en la liquidacin
final; o si fuese necesario se cobrar del monto resultante de la ejecucin de las garantas de fiel
cumplimiento.

5. PLAZO DE EJECUCIN:

Los envos se efectuarn a solicitud del AAUTD, a partir del da siguiente de la suscripcin del
contrato o de notificada la orden de servicio, lo que ocurra primero, por el plazo de trescientos
sesenta y cinco (365) das calendarios o hasta agotar el monto del contrato, lo que suceda primero.
6. LUGAR DE LA PRESTACIN:

La recepcin de correspondencia y devolucin de cargos, se realizar en Av. Paseo de la

Repblica N 3295 San Isidro Lima Lima.

7. FORMA DE PAGO:

El pago se realizar en forma peridica, al mes concluido.

8. CONFORMIDAD:

El rea de Atencin al Usuario y Trmite Documentario es la encargada de la supervisin

y otorgar la conformidad del servicio.

9. PLAZO MXIMO DE RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA:

Obligatorio para trminos de referencia de contrataciones que se realizarn mediante

proceso de seleccin. Dicho plazo ser establecido teniendo en cuenta lo previsto en el
artculo 40 de la Ley N 30225 Ley de Contrataciones del Estado.