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Integrantes:
Beltrn Beltrn Blanca Sofa
Guerrero Gordillo Johmara Michelle
Medina Guamn Martha Ins
Pizarro Romero Narcisa Paola
Docente:
Ing. Juan Carlos Aguirre Quezada
Asignatura:
Auditora Gerencial II
Tema:
Primer Avance de Auditora de
Gestin a la Empresa Hularuss Ca. Ltda.
Sobre la Planificacin Preliminar
Curso:
AE 06-02
Periodo lectivo:
Marzo 2017-Agosto 2017
Cuenca-Ecuador
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
Contenido
ARCHIVO PERMANENTE .................................................................................................... 3
NORMAS, REGLAMENTOS, LEYES............................................................................... 3
SOLICITUD A LA EMPRESA PARA REALIZAR AUDITORIA DE GESTIN ........... 6
CARTA COMPROMISO .................................................................................................... 7
ORDEN DE TRABAJO ....................................................................................................... 8
NOTIFICACIN DE INICIO ............................................................................................ 10
ARCHIVO CORRIENTE ...................................................................................................... 14
PROGRAMA DE PLANIFICACIN PRELIMINAR ...................................................... 15
ENTREVISTA AL JEFE DE VENTAS ................................................................................ 20
APLICACIN DEL COSO II................................................................................................ 30
MATRIZ DE RIESGOS......................................................................................................... 69
INFORME DE PLANIFICACIN PRELIMINAR ............................................................... 74
PLAN ESTRATGICO ........................................................................................................ 77
VALORES CORPORATIVOS .......................................................................................... 77
MISIN .............................................................................................................................. 78
VISIN .............................................................................................................................. 78
ANLISIS FODA .............................................................................................................. 79
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................................................. 79
BALANCE SCORD CARD............................................................................................... 80
INDICADORES DEL BALANCE SCORE CARD .......................................................... 81
INDICADORES FINANCIEROS ..................................................................................... 82
INDICADORES DE CLIENTES....................................................................................... 83
INDICADORES DE PROCESOS INTERNOS ................................................................ 85
INDICADORES DE FORMACION Y DESARROLLO .................................................. 86
INDICADORES DE LA EMPRESA ................................................................................. 88
PRINCIPALES ACTIVIDADES E INSTALACIONES ................................................... 89
CONDICIONES DE TRABAJO ....................................................................................... 90
PUNTOS DE INTERS DE LA AUDITORA:.................................................................... 91
CRITERIO DE SELECCIN DE MUESTRA:..................................................................... 91
EQUIPO DE TRABAJO Y ASIGNACIN DE COMPONENTES: .................................... 92
ANEXOS ................................................................................................................................ 93
VISITA A LA EMPRESA HULARUSS CA. LTDA ...................................................... 94
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
ARCHIVO PERMANENTE
NORMAS, REGLAMENTOS, LEYES
Requisitos:
El nombre. - En esta especie de compaas puede consistir en una razn social, una
denominacin objetiva o de fantasa. Deber ser aprobado por la Secretara General de la
Oficina Matriz de la Superintendencia de Compaas, o por la Secretara General de la
Intendencia de Compaas de Guayaquil, o por el funcionario que para el efecto fuere
designado en las intendencias de compaas.
Nmeros mnimo y mximo de socios. - La compaa se constituir con dos socios, como
mnimo y con un mximo de quince, y si durante su existencia jurdica llegare a exceder este
nmero deber transformarse en otra clase de compaa o deber disolverse. Cabe sealar que
sta especie de compaas no puede subsistir con un solo socio.
dinero y especies a la vez. En cualquier caso, las especies deben corresponder a la actividad o
actividades que integren el objeto de la compaa. El socio que ingrese con bienes, se har
constar en la escritura de constitucin, el bien, su valor, la transferencia de dominio a favor
de la compaa, y dichos bienes sern evaluados por los socios o por los peritos.
Capital mnimo: $400 para compaa limitada y $800 para compaa annima (valores
referenciales)
Carta de socios en la que se detalla la participacin de cada uno
Copias de cdula y papeleta de votacin de cada socio
8. Inscribir la compaa. Con todos los documentos antes descritos, se debe dirigir
Registro Mercantil del cantn donde fue constituida la, para inscribir la sociedad. Esta
primera reunin servir para nombrar a los representantes de la empresa (presidente,
gerente, etc.), segn se haya definido en los estatutos.
9. Obtener los documentos habilitantes. Con la inscripcin en el Registro Mercantil,
en la Superintendencia de Compaas se entregarn los documentos para abrir el RUC
de la empresa.
10. Inscribir el nombramiento del representante. Nuevamente en el Registro
Mercantil, se debe inscribir el nombramiento del administrador de
la empresa designado en la Junta de Accionistas, con su razn de aceptacin. Esto debe
suceder dentro de los 30 das posteriores a su designacin.
11. Obtener el RUC. El Registro nico de Contribuyentes (RUC) se obtiene en el
Servicio de Rentas Internas (SRI), con:
CARTA COMPROMISO
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de Ventas y Distribucin HULARUSS
ORDEN DE TRABAJO
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
NOTIFICACIN DE INICIO
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
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ARCHIVO CORRIENTE
PP-PT 001
Firma:
PP-PT 002
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES- AUDITORA DE GESTIN
MESES ABRIL MAYO JUNIO JULIO
SEMANAS 1 2 3 4 1 3 4 5 1 2 3 4 1
DIAS 3 4 5 6 7 # # # # # # # # # # # # # # 1 2 3 4 # # # # # # # # # # # # 1 2 5 6 7 8 9 # # # # # # # # # # # # # # # # # # 3 4 5 6 7 8
ACTIVIDADES
Busqueda de la empresa
Entrega oficio al gerente
PLANIFICACION PRELIMINAR
Visita a la empresa
Notificacion de inicio de la auditoria
Elaboracion del cuestionario de control interno
Elaboracin de cuestionario para entrevista al gerente
Entrevista al gerente
Elaboracion del memorandum de
planificacin preliminar
Entrega de avance I
PLANIFICACION ESPECIFICA
Recoleccion de datos mediante entrevistas,
observacin y analisis de documentos.
Programa de trabajo
Entrega de avance II
EJECUCION
Aplicacin de encuestas
Hallazgos
Entrega de avance III
COMUNICACIN
Comunicacin de hallazgos al beneficiario
Informe de auditoria
MONITOREO
Matriz de implementacin de recomendaciones
PRESENTACION DE AUDITORIA
PP-PT 003
Seor
Jos Pizarro:
JEFE DE VENTAS DE HULARUSS CIA. LTDA.
Su despacho. -
De mi consideracin:
Reciba un cordial saludo de parte del grupo de auditores de BGMP, desendole xito en
sus funciones me dirijo a Usted para darle a conocer los objetivos que se plantearon para la
Auditoria de Gestin que se est llevando a cabo en su empresa de acuerdo a los trminos
que se establecieron con anterioridad.
Productividad:
Control:
Organizacin:
Servicio:
Calidad:
Cambio:
Aprendizaje:
Toma de Decisiones:
Firma: .
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PP-PT 004
Seor
Jos Pizarro
JEFE DE VENTAS DE HULARUSS CIA LTDA
Su despacho. -
De mi consideracin:
Reciba un cordial y afectuoso saludo de parte del grupo de auditores de empresa BGMP
AUDITORA el motivo de la presente es para notificarle de la entrevista que se llevar a cabo
el da 22 de abril del presente ao en las instalaciones de HULARUSS CIA LTDA a las
17h00 para poder conocer informacin para el desarrollo de la auditoria de gestin que se est
practicando en su empresa. A continuacin, dar a conocer la respectiva de los encargados a
realizar la entrevista:
Sin nada ms que agregar me despido desendole xitos en sus funciones diarias.
PP-PT 005
No ha tenido todava momentos crticos hasta el momento, lo que si le afecta un poco son los
meses como febrero o vacaciones que al tener menos das hay producto estancado y baja la
rentabilidad hasta en un 40% por lo que deben tomar medidas para mejorar la situacin.
Estrategias que utilizo para la consecucin de objetivos
Utilizan promociones, descuentos, combos para dar la facilidad al cliente que incremente su
rentabilidad.
Valores de la empresa
Los valores que considera principales para la empresa son ser responsables, la puntualidad, el
trabajar, el asesorar, visitar a todos los clientes, cumplir con el horario establecido.
Qu papel juegan los proveedores
Para el Seor Jos Pizarro sus proveedores juegan un papel muy importante porque siempre
estn innovando como es la empresa de Frito lay que saca nuevas categoras cada dos tres
meses, nuevas marcas promociones que trabajan con marketing y mercadeo. La acogida de
Pepsico es muy satisfactorio por que los empleados como los clientes se sientes familiarizados
con la empresa.
Ha tendido algn con sus clientes, proveedores y colaboradores?
El seor Jos Pizarro esta consiente que siempre se suscitan inconvenientes, pero deben
solucionarlos a tiempo
La distribucin de producto se realiza a tiempo?
La distribucin se hace de acuerdo al horario de trabajo teniendo una efectividad del 99% de
efectividad de entrega.
Trabajan bajo un sistema de pedido de 48 horas y tienen das especficos de rdenes de
compra. Pepsico si tiene en inventario enva el pedido dentro de las 48, en el caso de que no
tenga el producto Pepsico tiene 24 horas para producir y 24 para entregar el pedido.
Se siente afectado por la competencia que existe en el mercado?
Nos coment tambin que la competentica no le afecta mucho porque estn creciendo todos
los meses, en el ao cinco meses no ha tenido bajas. Hay productos y lneas que generan
crecimiento, como lo es la papa artesanal.
PP-PT 006
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PP-PT 007
Seor
Jos Pizarro
JEFE DE VENTAS
EMPRESA HULARUSS CA. LTDA. Sucursal CUENCA
Su despacho.
De mi consideracin:
Por su favorable acogida, anticipo mis sinceros agradecimientos y desendole xito en sus
funciones.
Atentamente
Paola Pizarro
Jefe de Trabajo
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PP-PT 008
Seor
Jos Pizarro
JEFE DE VENTAS
EMPRESA HULARUSS CA. LTDA. Sucursal CUENCA
Su despacho.
De mi consideracin:
Por su favorable acogida, anticipo mis sinceros agradecimientos y desendole xito en sus
funciones.
Atentamente
Paola Pizarro
Jefe de Trabajo
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
PP-PT 009
CANALES DE INFORMACIN
Al realizar el recorrido por las instalaciones de la empresa, el equipo auditor pudo observar
que la empresa cuenta con un solo canal de comunicacin en la puerta de la empresa, como
es el caso de presentar una identificacin para poder acceder a la misma; al dialogar con el
administrador de la empresa nos supo manifestar que en realidad si cuentan con carteles de
comunicacin, pero no estn ubicados. Por otro lado, en la entrevista realizada al Jefe de
Ventas nos ha manifestado que las sealticas no han sido ubicadas ya que recientemente se
cambiaron de planta, puesto que el anterior no abasteca para una gran cantidad de mercadera.
PP-PT 010
El da que se realiz la visita a la empresa se pudo apreciar, que ellos no cuentan en si con
un Sistema que controle lo que es la asistencia del personal que labora en la empresa. En
un dialogo con el jefe de ventas nos supo manifestar: en cuanto a la parte administrativa
ellos se reportan mediante WhatsApp en el horario de entrada, as mismo los vendedores
envan una captura de la ubicacin(GPS) y una foto del local en donde se encuentran; cabe
recalcar que la empresa tiene diferentes grupos en la aplicacin antes mencionada donde
cada empleado se reporta. Por otro lado, tambin, nos manifest que la gestin para
implementar un sistema de control de asistencia ya est aprobada, pero, que an no ha sido
implementado por descuido por parte del administrador.
En las instalaciones del local la recepcin de mercadera se hace mediante la revisin del
orden de pedido por parte del jefe y los auxiliares de la bodega, quienes son los encargados
de revisar fechas de caducidad, la cantidad solicitada y que los productos estn en buen
estado, y luego son ubicados de acuerdo a los cdigos de recepcin y el nmero de lote.
En cuanto a lo que es el manejo de inventarios, utilizan un sistema de inventarios, donde
permite sacar los promedios de facturacin, la cantidad de inventarios por productos el
cual les sirve de base para hacer una nueva orden de pedido; cabe resaltar que los pedidos
se los realiza dependiendo de la temporada, ya que la demanda flucta entre un periodo y
otro.
En lo que tiene que ver con productos caducados, el vendedor hace la respectiva revisin
en determinado local, para luego ser retirados con una Nota de Crdito en una fecha
posterior.
cada producto gracias a los reportes emitidos por parte de cada uno de los vendedores. El
despacho de pedidos se lleva a cabo mediante las Notas de Entrega.
As tambin, el cobro de las ventas diarias lo realizan los distribuidores mediante efectivo,
para que los distribuidores no corran el riesgo de robo del dinero ellos pueden realizar
depsitos, ya que la empresa tiene varias cuentas en diferentes instituciones financieras,
estas son verificadas mediante la entrega de las papeletas de depsitos por cada vendedor
y tambin por el sistema bMobile.
PP-PT 011
RESPUESTA
No.- PREGUNTAS PONDERACIN CALIFICACIN OBSERVACIONES
SI NO N/A
AMBIENTE DE CONTROL
En la Empresa Hularuss se Cada quien sabe
1 encuentra diseado un x 10 10 qu lugar ocupa
organigrama empresarial? en la empresa
Existe en fsico,
La empresa cuenta con un pero no se sabe
2 x 10 10
manual de tica? el lugar en el que
se encuentra
En la empresa se encuentra
Define Quito
5 definido: misin, visin, metas x 10 10
(Matriz)
y objetivos?
Existe personal suficiente
para el desarrollo de las
6 x 10 10
funciones de cada una de las
unidades organizacionales?
Existe en fsico,
La empresa cuenta con un pero no se sabe
7 x 10 10
manual de funciones? el lugar en el que
se encuentra
TOTAL 70 60
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Los objetivos de la empresa
8 contribuyen al cumplimiento x 10 10
de la misin de la empresa?
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
Existe exigencia de la
12 direccin para que se x 10 10
identifiquen y evalen los
riesgos que puedan perjudicar
el logro de objetivos?
Existen mecanismos para que
los niveles inferiores puedan
13 presentar propuestas o x 10 10
sugerencias que ayuden al
logro de objetivos?
Se han establecido objetivos Se da a conocer
14 con periodicidad dentro las x 10 10 por medio de
empresas? correos
TOTAL 70 70
IDENTIFICACIN DE EVENTOS
La empresa analiza e
Se analiza por
identifica eventos potenciales
15 x 10 10 medio de
que afecten el logro de los
correos
objetivos?
Cundo se han identificado
16 eventos, se ha analizado x 10 10
factores externos e internos?
Al ingresar a la empresa se le
entreg el equipo de trabajo
18 adecuado para realizar sus x 10 10
funciones de manera cmoda
y segura?
Se capacita usted en la
19 aplicacin de nuevas x 10 10
tecnologas?
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
Existe la participacin de
toda la administracin para
30 x 10 10
analizar las alternativas de
respuesta al riesgo?
Se le proporciona
informacin correcta y
41 suficiente al personal que le x 10 10
permita cumplir
eficientemente sus funciones?
TOTAL 70 70
INFORMACIN Y COMUNICACIN
Correos, oficios,
La comunicacin dentro de la
43 x 10 10 llamadas,
organizacin es formal?
mensajes.
Existe oportunidades para
dar a conocer las ideas de los
trabajadores y as compartir
44 x 10 10
las mejores prcticas de
conocimientos dentro del rea
de trabajo?
Los proveedores
proporcionan informacin
45 x 10 10
oportuna acerca de sus
productos?
En caso de que un empleado
no cumpliera con sus
46 x 10 0
funciones se le notifica a la
autoridad?
Su Jefe Directo le ha
explicado claramente las
48 x 10 10
funciones de su puesto y sus
lmites de responsabilidades?
Se revisa si los
55 inconvenientes que tienen los x 10 10
empleados sean resueltos?
Se da seguimiento a
56 empleados con mal x 10 10
desempeo?
TOTAL 70 70
TOTAL, GENERAL 560 500
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
PP-PT 012
RESPUESTA
No.- PREGUNTAS PONDERACIN CALIFICACIN OBSERVACIONES
SI NO N/A
AMBIENTE DE CONTROL
En la Empresa Hularuss se
1 encuentra diseado un x 10 10 Mnimo
organigrama empresarial?
La empresa cuenta con un
2 x 10 10
manual de tica?
El cdigo de tica ha sido
difundido mediante talleres o
3 x 10 0
reuniones para explicar su
contenido.?
En la empresa se encuentra
Personal con sus
5 definido: misin, visin, metas x 10 10
subordinados
y objetivos?
Existe personal suficiente
para el desarrollo de las
6 x 10 0
funciones de cada una de las
unidades organizacionales?
La empresa cuenta con un
7 x 10 10
manual de funciones?
TOTAL 70 50
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Los objetivos de la empresa
8 contribuyen al cumplimiento x 10 10
de la misin de la empresa?
Las polticas, normas y
procedimientos se actualizan Se ha realizado
9 con frecuencia para el x 10 10
pero virtual
cumplimiento de los
objetivos?
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
Existe exigencia de la
12 direccin para que se x 10 10
identifiquen y evalen los
riesgos que puedan perjudicar
el logro de objetivos?
Existen mecanismos para que
los niveles inferiores puedan
13 presentar propuestas o x 10 10
sugerencias que ayuden al
logro de objetivos?
Se han establecido objetivos Para el equipo
14 con periodicidad dentro las x 10 10
de ventas
empresas?
TOTAL 70 70
IDENTIFICACIN DE EVENTOS
La empresa analiza e
identifica eventos potenciales
15 x 10 10
que afecten el logro de los
objetivos?
Cundo se han identificado Mediante
16 eventos, se ha analizado x 10 10 reuniones con
factores externos e internos? los jefes
Al ingresar a la empresa se le
entreg el equipo de trabajo
18 adecuado para realizar sus x 10 10
funciones de manera cmoda
y segura?
Se capacita usted en la
19 aplicacin de nuevas x 10 10
tecnologas?
Se le proporciona
informacin correcta y
41 suficiente al personal que le x 10 10
permita cumplir
eficientemente sus funciones?
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
TOTAL 70 70
INFORMACIN Y COMUNICACIN
La comunicacin dentro de la
43 x 10 10 Correos, oficios
organizacin es formal?
Existe oportunidades para
dar a conocer las ideas de los
trabajadores y as compartir
44 x 10 10
las mejores prcticas de
conocimientos dentro del rea
de trabajo?
Los proveedores
proporcionan informacin Por medio de
45 x 10 10
oportuna acerca de sus correos y folletos
productos?
En caso de que un empleado
no cumpliera con sus Autoridad
46 x 10 10
funciones se le notifica a la directa
autoridad?
Su Jefe Directo le ha
explicado claramente las
48 x 10 10
funciones de su puesto y sus
lmites de responsabilidades?
Se revisa si los
55 inconvenientes que tienen los x 10 10
empleados sean resueltos?
Se da seguimiento a
56 empleados con mal x 10 10
desempeo?
TOTAL 70 70
TOTAL, GENERAL 560 480
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
PP-PT 013
RESPUESTA
No.- PREGUNTAS PONDERACIN CALIFICACIN OBSERVACIONES
SI NO N/A
AMBIENTE DE CONTROL
En la Empresa Hularuss se
1 encuentra diseado un x 10 10
organigrama empresarial?
La empresa cuenta con un
2 x 10 0 Desconoce
manual de tica?
El cdigo de tica ha sido
difundido mediante talleres o
3 x 10 0
reuniones para explicar su
contenido.?
En la empresa se encuentra
5 definido: misin, visin, metas x 10 0
y objetivos?
Existe personal suficiente
para el desarrollo de las
6 x 10 0
funciones de cada una de las
unidades organizacionales?
La empresa cuenta con un
7 x 10 0 Desconoce
manual de funciones?
TOTAL 70 20
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Los objetivos de la empresa
8 contribuyen al cumplimiento x 10 10
de la misin de la empresa?
Las polticas, normas y
procedimientos se actualizan
9 con frecuencia para el x 10 10
cumplimiento de los
objetivos?
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
Existe exigencia de la
12 direccin para que se x 10 0
identifiquen y evalen los
riesgos que puedan perjudicar
el logro de objetivos?
Existen mecanismos para que
los niveles inferiores puedan
13 presentar propuestas o x 10 10
sugerencias que ayuden al
logro de objetivos?
Se han establecido objetivos
14 con periodicidad dentro las x 10 10
empresas?
TOTAL 70 50
IDENTIFICACIN DE EVENTOS
La empresa analiza e
identifica eventos potenciales
15 x 10 0
que afecten el logro de los
objetivos?
Cundo se han identificado
16 eventos, se ha analizado x 10 10
factores externos e internos?
Al ingresar a la empresa se le
entreg el equipo de trabajo
18 adecuado para realizar sus x 10 10
funciones de manera cmoda
y segura?
Se capacita usted en la
19 aplicacin de nuevas x 10 0
tecnologas?
Se le proporciona
informacin correcta y
41 suficiente al personal que le x 10 10
permita cumplir
eficientemente sus funciones?
TOTAL 70 70
INFORMACIN Y COMUNICACIN
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
La comunicacin dentro de la
43 x 10 10
organizacin es formal?
Existe oportunidades para
dar a conocer las ideas de los
trabajadores y as compartir
44 x 10 10
las mejores prcticas de
conocimientos dentro del rea
de trabajo?
Los proveedores
proporcionan informacin
45 x 10 10
oportuna acerca de sus
productos?
En caso de que un empleado
no cumpliera con sus
46 x 10 10
funciones se le notifica a la
autoridad?
Su Jefe Directo le ha
explicado claramente las
48 x 10 10
funciones de su puesto y sus
lmites de responsabilidades?
Se revisa si los
55 inconvenientes que tienen los x 10 10
empleados sean resueltos?
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
Se da seguimiento a
56 empleados con mal x 10 0 Desconoce
desempeo?
TOTAL 70 60
TOTAL, GENERAL 560 380
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
PP-PT 014
RESPUESTA
No.- PREGUNTAS PONDERACIN CALIFICACIN OBSERVACIONES
SI NO N/A
AMBIENTE DE CONTROL
En la Empresa Hularuss se
1 encuentra diseado un x 10 10
organigrama empresarial?
La empresa cuenta con un
2 x 10 0
manual de tica?
El cdigo de tica ha sido
difundido mediante talleres o
3 x 10 0
reuniones para explicar su
contenido.?
En la empresa se encuentra
5 definido: misin, visin, metas x 10 10
y objetivos?
Existe personal suficiente
para el desarrollo de las
6 x 10 10
funciones de cada una de las
unidades organizacionales?
La empresa cuenta con un
7 x 10 10
manual de funciones?
TOTAL 70 50
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Los objetivos de la empresa
8 contribuyen al cumplimiento x 10 10
de la misin de la empresa?
Las polticas, normas y
procedimientos se actualizan
9 con frecuencia para el x 10 10
cumplimiento de los
objetivos?
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
Existe exigencia de la
12 direccin para que se x 10 0
identifiquen y evalen los
riesgos que puedan perjudicar
el logro de objetivos?
Existen mecanismos para que
los niveles inferiores puedan
13 presentar propuestas o x 10 10
sugerencias que ayuden al
logro de objetivos?
Se han establecido objetivos
14 con periodicidad dentro las x 10 10
empresas?
TOTAL 70 60
IDENTIFICACIN DE EVENTOS
La empresa analiza e
identifica eventos potenciales
15 x 10 10
que afecten el logro de los
objetivos?
Cundo se han identificado
16 eventos, se ha analizado x 10 10
factores externos e internos?
Al ingresar a la empresa se le
entreg el equipo de trabajo
18 adecuado para realizar sus x 10 10
funciones de manera cmoda
y segura?
Se capacita usted en la
19 aplicacin de nuevas x 10 10
tecnologas?
Se le proporciona
informacin correcta y
41 suficiente al personal que le x 10 10
permita cumplir
eficientemente sus funciones?
TOTAL 70 70
INFORMACIN Y COMUNICACIN
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
La comunicacin dentro de la
43 x 10 10
organizacin es formal?
Existe oportunidades para
dar a conocer las ideas de los
trabajadores y as compartir
44 x 10 10
las mejores prcticas de
conocimientos dentro del rea
de trabajo?
Los proveedores
proporcionan informacin
45 x 10 10
oportuna acerca de sus
productos?
En caso de que un empleado
no cumpliera con sus
46 x 10 10
funciones se le notifica a la
autoridad?
Su Jefe Directo le ha
explicado claramente las
48 x 10 10
funciones de su puesto y sus
lmites de responsabilidades?
Se revisa si los
55 inconvenientes que tienen los x 10 10
empleados sean resueltos?
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
Se da seguimiento a
56 empleados con mal x 10 10
desempeo?
TOTAL 70 70
TOTAL, GENERAL 560 480
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
PP-PT 015
RESPUESTA
No.- PREGUNTAS PONDERACIN CALIFICACIN OBSERVACIONES
SI NO N/A
AMBIENTE DE CONTROL
En la Empresa Hularuss se
1 encuentra diseado un x 10 10
organigrama empresarial?
La empresa cuenta con un
2 x 10 10
manual de tica?
El cdigo de tica ha sido
difundido mediante talleres o
3 x 10 0
reuniones para explicar su
contenido.?
En la empresa se encuentra
5 definido: misin, visin, metas x 10 10
y objetivos?
Existe personal suficiente
para el desarrollo de las
6 x 10 10
funciones de cada una de las
unidades organizacionales?
TOTAL 70 60
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Los objetivos de la empresa
8 contribuyen al cumplimiento x 10 10
de la misin de la empresa?
Las polticas, normas y
procedimientos se actualizan
9 con frecuencia para el x 10 10
cumplimiento de los
objetivos?
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
Existe exigencia de la
12 direccin para que se x 10 10
identifiquen y evalen los
riesgos que puedan perjudicar
el logro de objetivos?
Existen mecanismos para que
los niveles inferiores puedan
13 presentar propuestas o x 10 10
sugerencias que ayuden al
logro de objetivos?
Se han establecido objetivos
14 con periodicidad dentro las x 10 10
empresas?
TOTAL 70 70
IDENTIFICACIN DE EVENTOS
La empresa analiza e
identifica eventos potenciales
15 x 10 10
que afecten el logro de los
objetivos?
Cundo se han identificado
16 eventos, se ha analizado x 10 10
factores externos e internos?
Al ingresar a la empresa se le
entreg el equipo de trabajo
18 adecuado para realizar sus x 10 10
funciones de manera cmoda
y segura?
Se capacita usted en la
19 aplicacin de nuevas x 10 10
tecnologas?
Se le proporciona
informacin correcta y
41 suficiente al personal que le x 10 10
permita cumplir
eficientemente sus funciones?
TOTAL 70 70
INFORMACIN Y COMUNICACIN
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
La comunicacin dentro de la
43 x 10 10
organizacin es formal?
Existe oportunidades para
dar a conocer las ideas de los
trabajadores y as compartir
44 x 10 10
las mejores prcticas de
conocimientos dentro del rea
de trabajo?
Los proveedores
proporcionan informacin
45 x 10 10
oportuna acerca de sus
productos?
En caso de que un empleado
no cumpliera con sus
46 x 10 10
funciones se le notifica a la
autoridad?
Su Jefe Directo le ha
explicado claramente las
48 x 10 10
funciones de su puesto y sus
lmites de responsabilidades?
Se revisa si los
55 inconvenientes que tienen los x 10 10
empleados sean resueltos?
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
Se da seguimiento a
56 empleados con mal x 10 10
desempeo?
TOTAL 70 70
TOTAL, GENERAL 560 510
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
PP-PT 016
RESPUESTA
No.- PREGUNTAS PONDERACIN CALIFICACIN OBSERVACIONES
SI NO N/A
AMBIENTE DE CONTROL
En la Empresa Hularuss se
1 encuentra diseado un x 10 10
organigrama empresarial?
La empresa cuenta con un
2 x 10 10 Digital
manual de tica?
El cdigo de tica ha sido
difundido mediante talleres o
3 x 10 0
reuniones para explicar su
contenido.?
En la empresa se encuentra
5 definido: misin, visin, metas x 10 10
y objetivos?
Existe personal suficiente
para el desarrollo de las
6 x 10 10
funciones de cada una de las
unidades organizacionales?
La empresa cuenta con un
7 x 10 0
manual de funciones?
TOTAL 70 50
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Los objetivos de la empresa
8 contribuyen al cumplimiento x 10 10
de la misin de la empresa?
Las polticas, normas y
procedimientos se actualizan
9 con frecuencia para el x 10 0
cumplimiento de los
objetivos?
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
Existe exigencia de la
12 direccin para que se x 10 10
identifiquen y evalen los
riesgos que puedan perjudicar
el logro de objetivos?
Existen mecanismos para que
los niveles inferiores puedan
13 presentar propuestas o x 10 10
sugerencias que ayuden al
logro de objetivos?
Se han establecido objetivos
14 con periodicidad dentro las x 10 10
empresas?
TOTAL 70 50
IDENTIFICACIN DE EVENTOS
La empresa analiza e
identifica eventos potenciales
15 x 10 10
que afecten el logro de los
objetivos?
Cundo se han identificado
16 eventos, se ha analizado x 10 10
factores externos e internos?
Al ingresar a la empresa se le
entreg el equipo de trabajo
18 adecuado para realizar sus x 10 10
funciones de manera cmoda
y segura?
Se capacita usted en la
19 aplicacin de nuevas x 10 10
tecnologas?
Se le proporciona
informacin correcta y
41 suficiente al personal que le x 10 10
permita cumplir
eficientemente sus funciones?
TOTAL 70 70
INFORMACIN Y COMUNICACIN
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
La comunicacin dentro de la
43 x 10 10
organizacin es formal?
Existe oportunidades para
dar a conocer las ideas de los
trabajadores y as compartir
44 x 10 10
las mejores prcticas de
conocimientos dentro del rea
de trabajo?
Los proveedores
proporcionan informacin
45 x 10 10
oportuna acerca de sus
productos?
En caso de que un empleado
no cumpliera con sus
46 x 10 10
funciones se le notifica a la
autoridad?
Su Jefe Directo le ha
explicado claramente las
48 x 10 10
funciones de su puesto y sus
lmites de responsabilidades?
Se revisa si los
55 inconvenientes que tienen los x 10 0
empleados sean resueltos?
Se da seguimiento a
56 empleados con mal x 10 10
desempeo?
TOTAL 70 60
TOTAL, GENERAL 560 410
PONDERACI CALIFICACI
COMPONENTE Encuesta 1 Encuesta 2 Encuesta 3 Encuesta 4 Encuesta 5 Encuesta 6 TOTAL
N N TOTAL
Ambiente de control 70 60 50 20 50 60 50 420 290
Establecimiento de objetivos 70 70 70 50 60 70 50 420 370
Identificacin de eventos 70 70 70 50 70 70 70 420 400
Evaluacin de riesgos 70 50 60 40 60 50 20 420 280
Respuesta de Riesgos 70 50 20 20 30 50 20 420 190
Actividades de control 70 70 70 70 70 70 70 420 420
Informacin y comunicacin 70 60 70 70 70 70 70 420 410
Supervisin y monitoreo 70 70 70 60 70 70 60 420 400
TOTAL 3360 2760
NIVEL DE
82.14
CONFIANZA
NIVEL DE
17.86
RIESGO
CONFIANZA
BAJO MEDIO ALTO
15% a 50% 51% a 75% 76% a 100%
50% a 85% 25% a 49% 5% a 24%
ALTO MEDIO BAJO
RIESGO
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
PP-PT 017
MATRIZ DE RIESGOS
Enero a Diciembre
PERODO:
del 2016
Moderado 33.3
La empresa no examina los Misin y visin, Entrevista con el Jefe
riesgos positivos y negativos. Reglamentos y leyes de Ventas
Evaluacin de riesgos
Los principales procesos no
Misin y visin, Entrevista con el Jefe
cuentan con un plan de
Reglamentos y leyes de Ventas
recuperacin de riesgos.
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de Ventas y Distribucin HULARUSS
Alto 54.8
La empresa no tiene un
elaborado un plan de Entrevista con el Jefe
Leyes y reglamentos.
contingencia en caso de eventos de Ventas
catastrficos
La empresa no tiene establecido
Respuesta de Riesgos Entrevista con el Jefe
controles para determinar el Leyes y reglamentos.
de Ventas
riesgo residual
La administracin exige un tipo
de aseguramiento para Contratos de Revisin de los
respuesta de cualquier evento aseguramiento diferentes contratos.
inesperado
Bajo 0
La empresa exige el control que
los empleados lleguen a tiempo Bitcora Revisin de bitcoras.
a sus lugares de trabajo.
Actividades de control
La empresa exige el control Facturas, notas de
Realizar entrevistas al Revisin de diferentes
estricto sobre el dinero que ventas. Arqueo de
administrador. documentos.
ingresa por concepto de ventas caja.
Bajo 2.4
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de Ventas y Distribucin HULARUSS
MEMORANDM
Auditora de Gestin al Departamento
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PP-PT 019
Seor
Jos Pizarro
JEFE DE VENTAS
EMPRESA HULARUSS CA. LTDA. Sucursal CUENCA
Su despacho.
Productividad:
Control:
Organizacin:
Servicio:
Calidad:
Cambio:
Aprendizaje:
Toma de Decisiones:
cumplimiento de normas y la prestacin del servicio para optimizar el uso de los recursos
existentes y as mejorar el servicio a los usuarios.
INFORMACIN DE LA EMPRESA
Dicha informacin se detalla a continuacin y forma parte de nuestra Auditora como Archivo
Permanente.
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
PLAN ESTRATGICO
La Matriz se encuentra en la Ciudad de Quito y cuenta con una agencia que est ubicada en la
Ciudad de Cuenca sector Parque industrial, Calle Palmira y Va Patamarca la que
describiremos ms adelante. Otras agencias en la ciudad de Loja, Ambato, Machala y
Riobamba.
VALORES CORPORATIVOS
MISIN
Somos una empresa lder en crecimiento y rentable en distribucin de productos de impulso
en Amrica Latina en un marco de responsabilidad social con nuestra gente, comunidad y
entorno.
VISIN
HULARUSS CIA. LTDA. Ser reconocida por ser la organizacin rentable, modelo de
liderazgo en distribucin que acta con xito en mercados competitivos, llevando productos
desde el fabricante hasta el canal de la mejor manera posible.
Con colaboradores integrados en un solo equipo motivado, comprometido y reconocido en la
sociedad. Con inversin y tecnologa ptima. Con productos innovadores que superen las
expectativas de consumidores y clientes.
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de Ventas y Distribucin HULARUSS
ANLISIS FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
OPORTUNIDADES AMENAZAS
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Gerente
Comercial
Gerente
Jefe de Administrativo
Ventas
Jefe de
Administrador Jefe de Contabilidad Capital
Vendedores Logstica y
de Bodega Distribucin Financiera Humano
Compras
Jefe de Choferes de
Bodega Entrega
Ayudantes de
Auxiliares
Entrega
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
FINANZAS
BALANCE
PROCESOS FORMACION Y
INTERNOS SCORD DESARROLLO
CARD
CLIENTES
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
Evolucion de las
Ventas por vendedor quejas
Devoluciones de
CLIENTES
Costo de Ventas
FINANZAS
clientes
% de Crecimiento en % de nuevos
venta clientes por mes
% Mercaderia daada o
vencida Satisfaccion laboral
Faltantes en mercaderia
Tasa de rotacion
Accidentes de trabajo
Tasa de ausentismo
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INDICADORES FINANCIEROS
FINANCIERO
Formula 100
Formula 100
Formula 100
FINANCIERO
Formula 100
Formula 100
INDICADORES DE CLIENTES
CLIENTES
Formula
100
Objetivo Se trata de conocer, si en el giro del negocio del total que se vende,
cuanta mercadera es devuelta por el cliente y de esta manera, saber
si existe un problema que requiere solucin.
Formula
100
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
Formula
100
Formula
100
Formula
100
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
PROCESOS INTERNOS
Objetivo Se debe saber los pedidos que realizan los clientes de modo de
tenerlos planificados y hacer proyecciones de las mismas.
Formula
100
Formula
100
Formula
100
INDICADOR % DE REPORTES ENVIOS SIN NOVEDADES
Formula sin
100
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Formula
100
INDICADOR ACCIDENTES DE TRABAJO
FORMACION Y DESARROLLO
Formula
100
Formula
100
Formula
100
Objetivo Una manera de saber que el personal est involucrado, es que sus
sugerencias sean tomadas en cuenta, no necesariamente todas
deben ser aplicadas, pero que las hagan ya nos dice que buscan
mejorar los procesos de la empresa.
Formula
100
Formula
100
Formula
100
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de Ventas y Distribucin HULARUSS
INDICADORES DE LA EMPRESA
INDICADOR % Devolucin
DESCRIPCION Mercadera devuelta por parte de los clientes, por lo general lo
hacen cuando los productos estan defectuosas o en fechas
prximas a caducarse.
FORMULA #
% =
INDICADOR % Retorno
DESCRIPCION Cantidad de mercadera que retorna a la empresa al final del da, y
es receptado por el jefe de bodega y los auxiliares.
FORMULA %
=
Auditora de Gestin al Departamento
de Ventas y Distribucin HULARUSS
Se encarga de la venta de los productos, control de los vendedores, determinar zonas de venta
y ruteros, efectuar presupuestos para cada uno de los vendedores, realizar promocin y
publicidad de la empresa, resolver problemas relacionados con los clientes.
Jefe de Ventas
El jefe de ventas es encargado de iniciar las operaciones, verificar el ingreso y salida de los
vendedores, as como tambin realizar visitas, recepcin de preventas y enviar reportes de
cierre de operaciones al gerente comercial.
Funciones
ACTIVIDAD-TAREA-RESPONSABILIDAD
Verificar la llegada y el inicio de ruta de todos los vendedores y camiones de
entrega
CONDICIONES DE TRABAJO
rea de bodega
Sistema de Informacin:
La empresa se maneja con un sistema de arriba hacia abajo, es decir que los subordinados
estn bajo el mando de directivos o supervisores, pero eso no excluye que se pueda tambin
realizar una comunicacin horizontal, es decir que los empleados puedan opinar o sugerir
en algunas decisiones importantes. Hay que saber que la comunicacin dentro de esta
empresa no solo se puede realizar de forma oral sino que en su mayora todo es con
documento para tener un respaldo en casos de emergencia.
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Para calcular la muestra se tendr que realizar tres pasos bsicos, a saber:
Varianza de la muestra
2 = (1 )
Tiempo Estimado
Formacin
Integrantes Trabajo a desarrollar
Acadmica
ANEXOS
EVIDENCIA
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de Ventas y Distribucin HULARUSS
Ilustracin 7 Entrevistas
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