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GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS

RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

INFORME DE ACCIN SIMULTNEA N 004 -2017-2-5346

"ARQUEO AL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DE LA UNIDAD


EJECUTORA SEDE CENTRAL DEL GOBIERNO REGIONAL
DE MADRE DE DIOS

TAMBOPATA PER
2017
Decenio de las Personas con Discapacidad en el Per
AO DE LA CONSOLIDACIN DEL MAR DE GRAU
INFORME DE ACCIN SIMULTNEA N 004-2017-2-5346

"ARQUEO AL FONDO DE PAGOS EN EFECTIVO - CAJA CHICA EN LA SEDE CENTRAL DEL


GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS

NDICE

I. ORIGEN ............................................................................................................ 1
II. OBJETIVO ........................................................................................................ 1
III. ALCANCE ......................................................................................................... 1
IV. INFORMACIN RELACIONADA A LAS ACTIVIDADES MATERIA DE CONTROL .. 1
V. COMENTARIOS ................................................................................................ 4
VI. ASPECTOS RELEVANTES ................................................................................ 4
VII. CONCLUSIONES ............................................................................................ 10
VIII. RECOMENDACIN ......................................................................................... 12
INFORME DE ACCIN SIMULTNEA N 004-2017-2-5346

"ARQUEO AL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DE LA UNIDAD EJECUTORA SEDE CENTRAL DEL
GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS

I. ORIGEN

El presente informe se emite en merito a lo dispuesto por el rgano de Control Institucional mediante oficio
de acreditacin n. 177-2017-GOREMAD/OCI de 11 de julio de 2017, registrado en el Sistema de Control
Gubernamental SCG con cdigo de orden de servicio n. 2-5346-2017-0000, en el marco de lo previsto en
la Directiva n. 017-2016-CG/DPROCAL Control Simultaneo aprobado mediante Resolucin de Contralora
n. 432-2017-CG de 3 de octubre de 2016.

II. OBJETIVO

El servicio de control simultneo se realiz teniendo como objetivo: Verificar que el fondo fijo de caja chica
otorgado al responsable nico del manejo y utilizacin del fondo fijo para caja chica, sea manejado de acuerdo
a la normatividad vigente y a la Directiva n. 001-2011-GOREMAD/ORA, Normas y procedimientos para uso
y rendicin de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora sede central.

III. ALCANCE

La accin simultnea se efectu al fondo otorgado al responsable nico del manejo y utilizacin del fondo fijo
para caja chica de la unidad ejecutora sede central del Gobierno Regional de Madre de Dios. Asimismo, se
llevar el da 13 de julio de 2017, en las oficinas administrativas de la unidad de caja.

IV. INFORMACIN RELACIONADA A LAS ACTIVIDADES MATERIA DE CONTROL

Informacin sobre la actividad materia de control

Caja Chica, es un fondo en efectivo que puede ser constituido con recursos pblicos de cualquier fuente de
financiamiento para ser destinado nicamente a gastos menores que demanden su cancelacin inmediata o
que por su finalidad y caractersticas no puedan ser debidamente programados.

Fondo para pagos en efectivo, se constituye con recursos ordinarios y se destina nicamente para gastos
menores que demanden su cancelacin inmediata o que por su finalidad y caractersticas, no puedan ser
debidamente programados.

Los fondos sern aplicables en la siguiente cadena de gasto.

a) Alimentos y bebidas para personas especfica 23.11.11


b) Combustibles y carburantes especfica 23.13.11
c) Lubricantes, grasas y afines especfica 23.13.13
d) Repuestos y accesorios especfica 23.15.11
e) Papelera en general especfica 23.15.12
f) Material de limpieza, aseo y tocador especfica 23.15.31
g) Materiales de cocina, comedor y cafetera especfica 23.15.32
h) Electricidad, iluminacin y electrnica especfica 23.15.41
i) Otros accesorios y repuestos especfica 23.16.1.99
j) Libros, diarios y revistas especfica 23.1.99.13
k) Materiales de acondicionamiento especfica 23.1.11.16
l) Otros bienes especfica 23.1.99.1.99
m) Otros gastos especfica 23.21.1.99
n) Movilidad local especfica 23.21.2.99
o) Gastos notariales especfica 23.26.12
p) Servicios de florera especfica 23.27.11.3
q) Mantenimiento de vehculos especfica 23.24.13
r) Otros servicios similares especfica 23.27.11.99
s) Adquisicin de bienes y servicios, ante restricciones justificadas en cuanto a la oferta local, previo informe
del rgano de abastecimiento u oficina que haga sus veces

Estructura interna GOREMAD.

Funciones de las Unidades Orgnicas

Del Manual de Organizacin y Funciones aprobado por Resolucin Ejecutiva Regional


n. 435-2013-GOREMAD/PR de 10 de junio de 2013, con relacin a la unidad orgnica responsable de las
actividades materia de la accin simultnea, se desprende lo siguiente:
Director de la Oficina de Tesorera:

Artculo 49

El Director de la Oficina de Tesorera, depende jerrquicamente de la Direccin Regional de Administracin, es


responsable de las actividades de ejecucin, coordinacin y control de los aspectos tcnicos del sistema de
tesorera, referidos a la custodia y movimiento de los fondos pblicos y valores del Gobierno Regional de Madre
de Dios, de acuerdo a las normas de los sistemas de tesorera, contabilidad, patrimonio y presupuesto.

Funciones especficas:

a) Cumplir y hacer cumplir la normatividad legal vigente en materia de su competencia.


c) Planear, organizar, conducir, supervisar y evaluar las actividades del sistema de tesorera en la oficina a su
cargo.
d) Conducir, coordinar, supervisar, evaluar las acciones referidas a los pagos de remuneraciones, pensiones,
la formulacin de los calendarios respectivos, utilizacin de los fondos para pagos en efectivo estableciendo
las medidas de seguridad para el giro de cheques, traslado de fondos, su recepcin y reposicin.
g) Efectuar peridicamente arqueos inopinados o sorpresivos de todos los fondos y valores, adems de los
arqueos habituales de operacin.
i) Proponer a la Direccin Regional de Administracin el proyecto de resolucin que establezca o modifique el
monto mximo de fondos para fondos para pagos en efectivo y/o caja chica, proponiendo los nombres del
personal a quien se le encomiende su manejo.
k) Elaborar y visar informes de movimientos de fondos.
(...)

Artculo 52

Cajero II

Es responsable de la ejecucin y/o supervisin de labores de contabilidad de fondos, centralizar las acciones
referidas a la unidad de caja en sus etapas de programacin, movimiento y registro.

Funciones especficas:

c) Firmar cheques de remuneraciones y otros documentos valorados, conjuntamente con la autoridad


competente y manejar fondos fijos y rendir cuentas documentadas.
d) Llevar los libros de caja bancos y otros registros de fondos, realizar arqueos de caja elaborando cuadros
demostrativos.
e) Recibir fondos por ingresos propios, reintegros y similares
f) Verificar que los documentos para pagos en efectivo cuenten con las autorizaciones debidas y los requisitos
que la sustenten.
g) Ejecutar pagos en efectivo, en situaciones especiales y/o cuando se trate de gastos menudos y urgentes
debidamente autorizados.
h) Rendir cuenta documentada de la utilizacin de los fondos para pagos en efectivo, por lo menos de la
penltima entrega para poder manejar y rendir nuevos fondos.
i) Informar a la oficina de tesorera el cumplimiento de los plazos establecidos para la reposicin del fondo y la
relacin de quienes no hayan cumplido dentro de los trminos establecidos.
k) Controlar las habilitaciones otorgadas y archivarlas en forma cronolgica conjuntamente con la
documentacin sustentatoria.
r) Archivar las actas de arqueos de fondos
(...)

Del Reglamento de Organizacin y Funciones de la Entidad, aprobado por Ordenanza Regional


n. 026-2012-GRMDD/CR de 05 de noviembre de 2012, con relacin a la unidad orgnica responsable de
las actividades materia de la accin simultnea, se desprende lo siguiente:
De la Oficina de Tesorera:

Artculo 68

La Oficina de Tesorera es un rgano de apoyo de tercer nivel organizacional, depende jerrquica y


administrativamente de la Oficina Regional de Administracin, es responsable de la administracin de los fondos
fiscales de toda fuente y la ejecucin de pagos, teniendo en cuenta la normatividad del Sistema de Tesorera, la
disponibilidad y el calendario de pagos del Gobierno Regional de Madre de Dios.

Artculo 69

Son funciones de la Oficina de Tesorera:

a) Dirigir, ejecutar y controlar las actividades que desarrolla la Oficina de Tesorera, para lograr la mayor
efectividad en la captacin y aplicacin de los recursos y facilitar el proceso de toma de decisiones
financieras.
g) Efectuar el control y custodia de cartas fianzas de manera intangible, las mismas que deben ser emitidas
por una institucin financiera debidamente reconocida y autorizada por la Superintendencia de Banca y
Seguros y controlar los vencimientos de las mismas para su renovacin, ejecucin y/o devolucin segn
corresponda.
i) Establecer normas y procedimientos para el manejo y control de fondos para pagos en efectivo y caja
chica, mediante directivas internas aprobadas por el titular del pliego.
k) Efectuar arqueos inopinados para garantizar la integridad de los fondos y disponibilidad efectiva, lo que
conlleva a la formulacin de un acta que evidencie la situacin encontrada.
(...)

V. COMENTARIOS

En el desarrollo de la accin simultnea se procedi a revisar el fondo fijo de caja chica otorgado al
responsable nico del manejo y utilizacin del fondo fijo para caja chica, sea manejado de acuerdo a la
normatividad vigente y las normas y procedimientos para uso y rendicin de fondo fijo de caja chica de la
unidad ejecutora sede central.

VI. ASPECTOS RELEVANTES

Sobre la actividad de control Arqueo al Fondo de Pagos en Efectivo - Caja Chica se han desarrollado las
actividades siguientes:

Revisin de la Resolucin Directoral Administrativa, designando al responsable nico del manejo y utilizacin
del fondo fijo para caja chica, importe, fuente de financiamiento, partidas, monto mximo para cada pago en
efectivo y el plazo de rendicin de cuenta; el uso del fondo fijo para caja chica; ejecucin del gasto y rendicin
del gasto con cargo al fondo fijo para caja chica.
Durante la actividad de control Arqueo de Caja Chica el Director de Tesorera y el cajero pagador
responsable del fondo fijo para caja chica, dieron las facilidades al suscrito para el desarrollo del trabajo
realizado.

Durante la actividad de control realizada, se apreciaron situaciones o hechos que constituyen riesgos que
eventualmente podran afectar la transparencia, la probidad o el cumplimiento de la normativa
correspondiente, los mismos que se exponen a continuacin:
1.- AUTORIZAN MANEJO DE USO DE FONDOS DE CAJA CHICA EN CADENAS DE GASTO
DIFERENTE A LO ESTABLECIDO EN LA DIRECTIVA SOBRE USO Y RENDICIN DE FONDO FIJO
DE CAJA CHICA DE LA SEDE CENTRAL GOREMAD, OCASIONANDO UN USO INDEBIDO DEL
FONDO.

De la revisin a las Resoluciones Directorales Administrativas que autorizan el manejo de uso de fondos
de caja chica, Jos Julio Vinelli Vega Director Regional de Administracin con Resolucin Directoral
Administrativa n. 047-2017-GOREMAD/ORA de 6 de febrero de 2017 se apertura el fondo fijo para caja
chica de la Unidad Ejecutora Sede Central por el importe de S/ 51 000,00 y con Resolucin Directoral
Administrativa n. 216-2017-GOREMAD/ORA, de 23 de mayo de 2017 ampla el fondo fijo para caja
chica de la mencionada unidad ejecutora por el importe de S/ 45 000,00 autoriz el uso de los fondos de
la caja chica por S/ 61 280,00 en cadena de gasto diferente a lo establecido en la Directiva n. 001-2011-
GOREMAD/ORA Normas y procedimientos para, uso y rendicin de fondo fijo de caja chica de la unidad
ejecutora Sede Central GOREMAD, cuyo detalle es el siguiente:

Meta 017 Mejoramiento y Ampliacin de la Oferta de Servicios Educativos de la I.E. 2 000,00


Augusto Bouroncle Acua de Puerto Maldonado
26.22.21 Costo de Construccin por Administracin Directa Bienes 1 500,00
26.22.25 Costo de Construccin por Administracin Directa Servicios 500,00
Meta 023 Mejoramiento de la Oferta de Servicios Educativos de la I.E. Simn Bolvar 2 000,00
de la Localidad de Mazuco Distrito de Inambari, Provincia de Tambopata Regin
Madre de Dios

26.22.24 Costo de Construccin por Administracin Directa Bienes 1 200,00


26.22.25 Costo de Construccin por Administracin Directa Servicios 800,00
Meta 025 Ampliacin y Mejoramiento del Servicio Educativo de la I.E. B.R. N 52034 2 000,00
Ral Vargas Quiroz de la Localidad de Alegra Distrito de las Piedras, Tambopata Madre
de Dios
26.22.24 Costo de Construccin por Administracin Directa Bienes 1 200,00
26.22.25 Costo de Construccin por Administracin Directa Servicios 800,00
Meta 55 Mejoramiento de las Capacidades Regionales para la Fortalecer la Gestin 1 000,00
Territorial en la Regin Madre de Dios
26.81.42 Gastos por la compra de bienes 300,00
26.81.43 Gastos por la contratacin de servicios 700,00
Meta 084 Evaluacin de Estudios de Pre Inversin 1 000,00
26.81.42 Gasto por la compra de bienes 500,00
26.81.13 Gasto por la contratacin de servicio 500,00
Meta 087 Elaboracin de Estudios de pre Inversin 4 000,00
26.81.42 Gasto por la compra de bienes 1 000,00
26.81.43 Gastos por la contratacin de servicios 3 000,00
Meta -92 Promocin de la Actividad Acucola y Pesquera 200,00
23.22.21 Servicio de telefona mvil 200,00
Meta 106 Promocin y Comercializacin Artesanal 80,00
23.16.11 De vehculos 80,00
Meta 121 Mejoramiento vial del Jirn Lambayeque de la ciudad de Puerto Maldonado 2 000,00
26.23.25 Costo de construccin por administracin directa, bienes 800,00
26.23.26 Costo de construccin por administracin directa, servicios 1 200,00
Meta 123 Ampliacin y mejoramiento del servicio educativo de la I.E.B.R. N 52094 2 000,00
Almirante Miguel Grau Seminario CP El Triunfo Distrito de las Piedras, Provincia de
Tambopata Madre de Dios
26.22.24 Costo de construccin por administracin directa - bienes 1 000,00
26.22.25 Costo de construccin por administracin directa - servicios 1 000,00
Meta 018Ampliacin y mejoramiento del servicio educativo de la I.E.B.R. Horacio 3 000,00
Zevallos Games Huaypetuhe Provincia del Manu Regin Madre de Dios
26.2.2.2.4 Costo de construccin por administracin directa - Bienes 1 500,00
26.2.2.2.5 Costo de construccin por administracin directa - Servicios 1 500,00
Meta 19 Mejoramiento del servicio educativo de la I.E.B.R. N 52229 Daniel Alcides 3 000,00
Carrin CP. Bajo Punkiri Delta 1- Distrito de Madre de Dios Provincia del Manu
Regin Madre de Dios
26.2.2.2.4 Costo de construccin por administracin directa - Bienes 1 500,00
26.2.2.2.5 Costo de construccin por administracin directa Servicios 1 500,00

Meta -021 Mejoramiento de la oferta de servicios educativos de la I.E.B.R. N 53004 2 000,00


Miguel Grau Nivel primaria Distrito de Iberia Provincia de Tahuamanu Regin
Madre de Dios
26.2.2.2.4 Costo de construccin por administracin directa - Bienes 1 000,00
26.2.2.2.5 Costo de construccin por administracin directa - Servicios 1 000,00
Meta 022 Mejoramiento de los servicios educativos de la I.E.I. 2 000,00
N 383 Rompeolas Distrito y Provincia de Tambopata Madre de Dios
26.2.2.2.4 Costo de construccin por administracin directa - Bienes 1 000,00
26.2.2.2.5 Costo de construccin por administracin directa - Servicios 1 000,00
Meta 028 Mejoramiento del servicio educativo I.E.B.R. N 52041 Jos Carlos 3 000,00
Maritegui CP. Santa Rosa, Distrito de Inanbari Provincia de Tambopata Regin
Madre de Dios
26.2.2.2.4 Costo de Construccin por Administracin Directa Bienes 1 500,00

26.2.2.2.5 Costo de Construccin por Administracin Directa Servicios 1 500,00


Meta 038 Mejoramiento de los servicios educativos de la I.E.B.R. N 52174 Pedro 3 000,00
Paulet del CP San Juan Grande, Distrito de Madre de Dios, Manu, Regin Madre de
Dios
26.2.2.2.4 Costo de Construccin por Administracin Directa Bienes 1 500,00
26.2.2.2.5 Costo de Construccin por Administracin Directa Servicios 1 500,00
Meta - 047 Mejoramiento del Jirn Javier Heraud y Jirn Jorge Chvez de la Ciudad de 3 000,00
Puerto Maldonado, Distrito y Provincia de Tambopata Regin Madre de Dios
26.2.3.2.5 Costo de Construccin por Administracin Directa Bienes 1 500,00
26.2.3.2.6 Costo de Construccin por Administracin Directa Servicios 1 500,00
Meta 048 Mejoramiento de la prestacin de servicios tecnolgicos del Centro de 2 000,00
Desarrollo Ganadero del GOREMAD, para incrementar la productividad y produccin
del ganado vacuno en la regin Madre de Dios
26.8.1.4.2 Gasto por la compra de bienes 1 000,00
26.8.1.4.3 Gasto por la contratacin de servicios 1 000,00
Meta 52 Mejoramiento y rehabilitacin del Camino Vecinal DV KM 08 Madama San 3 000,00
Isidro Tormenta (Margen derecha, Carretera Puerto Maldonado IBERIA) Distrito las
Piedras, Provincia de Tambopata Regin Madre de Dios
26.2.3.2.5 Costo de Construccin por Administracin Directa Bienes 1 500,00
26.2.3.2.6 Costo de Construccin por Administracin Directa Servicios 1 500,00
Meta 124 Mejoramiento de la oferta de los servicios educativos en la I.E.B.R. Faustino 3 000,00
Maldonado de la ciudad de Puerto Maldonado Regin Madre de Dios
26.2.2.2.4 Costo de Construccin por Administracin Directa Bienes 1 500,00
26.2.2.2.5 Costo de Construccin por Administracin Directa Servicios 1 500,00
Meta 126 Mejoramiento de los servicios educativos de la I.E.B.R. N 52200 Puente 3 000,00
Inambari, Distrito de Inanbari, Provincia Tambopata Regin Madre de Dios
26.2.2.2.4 Costo de Construccin por Administracin Directa Bienes 1 500,00
26.2.2.2.5 Costo de Construccin por Administracin Directa Servicios 1 500,00
Meta 185 Mejoramiento vial de la avenida la Alameda de la Cultura de la ciudad de 3 000,00
Puerto Maldonado, Distrito y Provincia de Tambopata, Regin Madre de Dios
26.2.3.2.5 Costo de Construccin por Administracin Directa Bienes 1 500,00
26.2.3.2.6 Costo de Construccin por Administracin Directa Servicios 1 500,00
Meta - 186 Mejoramiento del servicio de agua e instalacin del servicio de saneamiento 3 000,00
en la Urbanizacin Municipal Villa Toledo Laberinto, Provincia de Tambopata, Madre
de Dios
26.2.3.5.4 Costo de construccin por administracin directa - bienes 1 500,00
26.2.3.2.6 Costo de construccin por administracin directa - servicios 1 500,00
Meta 202 Mejoramiento y creacin del camino vecinal ruta R-03, PE-30C (Monterrey) 3 000,00
Bajo Monterrey, Distrito de las Piedras, Provincia de Tambopata, Regin Madre de
Dios
26.2.3.2.5 Costo de Construccin por Administracin Directa Bienes 1 500,00
26.2.3.2.6 Costo de Construccin por Administracin Directa Servicios 1 500,00
Meta 127 Mejoramiento vial y drenaje fluvial del jirn Jaime Troncoso de la ciudad de 3 000,00
Puerto Maldonado, Provincia de Tambopata, Regin Madre de Dios
26.2.3.2.5 Costo de Construccin por Administracin Directa Bienes 1 500,00
26.2.3.2.6 Costo de Construccin por Administracin Directa Servicios 1 500,00
TOTAL 61 280,00

Al respecto el numeral 8 de las Disposiciones Generales, de la Directiva n. 001-2011-GOREMAD/ORA Normas


y procedimientos para, uso y rendicin de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora Sede Central
GOREMAD, indica que () los fondos sern aplicables en la siguiente cadena de gasto.

DENOMINACIN CLASIFICADOR
Alimentos y bebidas para personas 23.11.1
Combustibles y carburantes 23.13.11
Lubricantes, grasas y afines 23.13.13
Repuestos y accesorios 23.15.11
Papelera en general 23.15.12
Material de limpieza, aseo y tocador 23.15.31
Materiales de cocina, comedor y cafetera 23.15.32
Electricidad, iluminacin y electrnica 23.15.41
Otros accesorios y repuestos 23.16.199
Libros, diarios y revistas 23.199.13
Material de condicionamiento 23.1.99.13
Otros bienes 23.1.99.1.99
Otros gastos 23.21.1.99
Movilidad local 23.21.2.99
Gastos notariales 23.26.12
Servicios de florera 23.27.11.3
Mantenimiento de vehculos 23.24.13
Otros servicios similares 23.27.11.99

La situacin descrita puede ocasionar el uso indebido del fondo de caja chica, y la consiguiente nulidez
de las operaciones autorizadas con este fondo.
2.- FALTA DE CONTROL INTERNO EN VALES DE CAJA AUTORIZADOS A FUNCIONARIOS Y
SERVIDORES PODRIA OCASIONAR UN MAL USO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA.

De la revisin a los vales de caja, se ha evidenciado que el responsable del manejo y utilizacin del
fondo fijo para caja chica, sede central, cajero de la Entidad, no cuenta con la cantidad en letras, firma
del jefe inmediato superior, firma del funcionario y servidor que recibi el vale de caja, nombre y apellido
y DNI, firma la misma persona como solicitante y como jefe inmediato superior teniendo un jefe inmediato
superior, as mismo algunos vales de caja indican como concepto del gasto gastos varios, diversos e
imprevistos.

Al respecto se ha determinado que de 46 vales de caja: 6 vales de caja no cuentan con la firma del jefe
inmediato superior, 4 vales de caja no cuentan con el importe de la cantidad en letras, 1 vale de caja no
cuenta con la firma del servidor que recibi el vale conforme, 4 vales de caja no indican en el rubro de
recib conforme el nombre y apellidos del funcionario y/o servidor que recibi el vale de caja, 1 vale de
caja en el rubro de recib conforme no indica su nmero de DNI, 7 vales de caja indican como concepto
de gasto: gastos varios, diversos e imprevistos, y 2 vales de caja firma la misma persona como
solicitante y como jefe inmediato superior teniendo un jefe inmediato.

a) Vales de caja que no cuentan con la firma del jefe inmediato superior

VALE MONTO
S/
N FECHA BENEFICIARIOS OBSERVACIONES

100 10/05/17 Juan de la Cruz Berrios Ramos 200,00 Sin firma de Jefe inmediato superior

129 15/06/17 Luis Enrique Osorio Flores 100,00 Sin firma de jefe inmediato superior

130 15/06/17 Jos Vinelli Vega 400,00 Sin firma de jefe inmediato superior

131 15/06/17 Jos Rolando Vega Molina 200,00 Sin firma de jefe inmediato superior

136 20/06/17 Pedro Miguel Galicia Pimentel 50,00 Sin firma de jefe inmediato superior

137 22/06/17 Ronald Rozas Loayza 100,00 Sin firma de jefe inmediato superior

b) Vales de caja que no cuentan con el importe de la cantidad en letras

VALE MONTO

N FECHA BENEFICIARIOS S/ OBSERVACIONES

129 15/06/17 Luis Enrique Osorio Flores 100,00 Sin importe en letras

130 15/06/17 Jos Vinelli Vega 400,00 Sin importe en letras


142 06/07/17 Gisela Huamani Ccorahua 200,00 Sin importe en letras

031 22/02/17 Jorge Lenidas Silva Capiona 100,00 Sin importe en letras

C) Vales de caja que indican como concepto de gasto: varios, diversos e imprevistos

VALE MONTO
S/.
N FECHA BENEFICIARIO OBSERVACION

125 07/06/17 Omar Dario Ramrez Garca 150,00 Gastos varios

127 13/06/17 Jess Chvez Ardiles 300,00 Gastos Varios

130 15/06/17 Jos Vinelli Vega 400,00 Gastos varios

098 03/05/17 Zaida E. Pinedo Torres 500,00 Gastos diversos

121 06/06/17 Rudecinda Guardapuclla Huillca 2000,00 Gastos diversos

117 31/05/17 Richard M. Chacacanta Estrada 2000,00 Gastos diversos

091 18/04/17 Ninibeth M. Guevara Ramrez 2000,00 Gastos imprevistos

d) Vales de caja firmados por la misma persona como solicitante y como jefe inmediato
superior

VALE MONTO

N FECHA BENEFICIARIO S/ OBSERVACIONES

134 20/06/17 Luis Huberth Puclla Loayza 300,00 Firma como solicitante y como
jefe inmediato superior

31 22/02/17 Jorge Lenidas Silva Capiona 100,00 Firma como solicitante y como
jefe inmediato superior

Cabe indicar que Luis Huberth Puclla Loayza jefe de la oficina de control patrimonial, su jefe inmediato
superior Jos Vinelli Vega Director Regional de Administracin, as mismo Jorge Lenidas Silva Capiona
jefe del Centro de Operaciones de Emergencia Regional, su jefe inmediato superior Luis Otsuka Salazar
Gobernador Regional de Madre de Dios.
e) Vales de caja sin nombre en el rubro de recib conforme

VALE MONTO

N FECHA BENEFICIARIO S/ OBSERVACIONES

129 15/06/17 Luis Enrique Osorio Flores 100,00 En rubro de recib conforme sin nombre

130 15/06/17 Jos Vinelli Vega 400,00 En rubro de recib conforme sin nombre

135 20/06/17 Julin Fernndez Ortiz 100,00 En rubro de recib conforme sin nombre

102 10/05/17 Edgar Echegaray Corvacho 2 000,00 En rubro de recib conforme sin nombre

f) Vales de caja sin nmero de DNI en el rubro de recib conforme

VALE MONTO

N FECHA BENEFICIARIO S/ OBSERVACIONES

130 15/06/17 Jos Vinelli Vega 400,00 Sin nmero de D.N.I en recib conforme

g) Vales de caja sin firma de recib conforme

VALE MONTO
S/
N FECHA BENEFICIARIO OBSERVACIONES

126 12/06/17 Andrs Cachique Chapiama 100,00 Sin firma de recib conforme.

h) Vales de Caja rendidos definitivamente se encuentran pendiente de rendicin en los archivos


del cajero pagador

De la revisin selectiva a siete vales de caja pendientes de rendicin, los integrantes de la accin
simultanea evidenciaron que dos vales de caja a nombre del seor Vctor Manuel Pastor Vela y
Fiodor Victorio Lima S/2 000,00 cada uno, fueron rendidos definitivamente y rebajados en el sistema;
sin embargo, Santos Tamayo Cortez, Cajero pagador del Gobierno Regional Madre de Dios,
mantiene estos como pendiente de rendicin.

VALE BENEFICIARIO MONTO OBSERVACIONES


N FECHA S/.
035 23/02/17 Vctor Manuel Pastor Vela 2 000,00 Rendido con Informe n. 0226-2017-7-
GOREMAD/GRDS-DRVCS/ADM
073 27/03/17 Fiodor Victorio Lima 2 000,00 Rendido con Informe n. 56-2017-
GOREMAD/ORA-OT-USE-STC
i) Vales de Caja rendidos parcialmente no fueron rebajados en los archivos del cajero pagador

De la revisin selectiva a siete vales de caja pendientes de rendicin, los integrantes de la accin
simultanea evidenciaron que tres vales de caja a nombre de Roy Ronald Usca Mandujano, Edgar
Echegaray Corvacho y Xuxa Daz Vsquez presentaron su rendicin parcial y solicitaron su
reembolso respectivo; sin embargo, Santos Tamayo Cortez, Cajero pagador del Gobierno Regional
Madre de Dios sede central no hizo la rebaja respectiva en el vale de caja.

VALE BENEFICIARIO MONTO OBSERVACIONES


N FECHA S/.
082 06/04/2017 Roy Ronald Usca 2 000,00 Informe n. 177-2017-
Mandujano GOREMAD/GRDE/DIRCETUR-DR
S/ 2 009,60 para su reembolso
102 10/05/2017 Edgar Echegaray 2 000,00 Informe n. 107-2017-
Corvacho GOREMAD/ORA-OT-UC-STC
S/ 2 000,00 para su reembolso
010 08/06/2017 Xuxa Daz Vsquez 2 000,00 Rendido parcialmente con Informe n.
013 19/06/2017 Xuxa Daz Vsquez 1 000,00 095-2017-GOREMAD/ORA-OT-UC-
STC S/ 2 744,00 para su reembolso

j) Vales de caja pendientes de rendicin a la fecha del arqueo de caja no fueron rendidos

De la revisin selectiva a siete vales de caja pendientes de rendicin, los integrantes de la accin
simultanea evidenciaron que dos vales de caja a nombre de Janzen Miguel Chvez Melgarge Jefe
de Administracin de la Direccin Regional de Trabajo y Promocin del Empleo por S/ 1 000,00 y
S/ 2 000,00 respectivamente no fueron rendidos a la fecha del arqueo de caja, los integrantes de la
accin simultanea levantaron dos actas n 1 y 2 respectivamente evidencindose que la
documentacin pendiente de rendicin existen dos vales provisionales a nombre de Flor Milagritos
Retegui Vlez Directora Regional de Trabajo y Promocin del Empleo por S/ 820,60 por el concepto
de gastos varios que a la fecha del presente arqueo no fueron rendidos.

ARQUEO DE CAJA
Billetes Monedas Total
Valor 200 100 50 20 10 Sub 5 2 1 0,50 0,20 0,10 Sub S/.
Cantidad - - - 1 - Total - 1 - - - - Total
Importe - - - 20 - 20 - 2 - - - - 2 22,00

INGRESOS S/3 000,00


Vale de Caja N 113 1 000,00
Vale de Caja N 114 2 000,00
Total Ingresos 3 000,00

EGRESOS S/3 000,00


Efectivo 22,00
Documentos pendientes de rendicin 2 157,40
Recibos provisionales 820,60
Total Egresos 3 000,00

DIFERENCIA S/0,00
VALES PROVICIONALES PENDIENTES DE RENDICIN
VALE MONTO
PROVICIONAL BENEFICIARIO S/. OBSERVACIONES
N FECHA
S/N 21/02/2017 Flor Milagritos Retegui Vlez 750,00 Pendiente de rendicin
S/N 02/06/2017 Flor Milagritos Retegui Vlez 100,00 Pendiente de rendicin S/29,40

k) Vales de caja utilizados para conceptos personales o diferentes a los autorizados.

De la revisin a los vales de caja se ha observado que se han autorizado vales de caja con fines
establecidos en la Directiva n. 001-2011-GOREMAD/ORA Normas y procedimientos para uso y
rendicin de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora Sede Central GOREMAD, sin embargo
son utilizados para conceptos personales o diferentes a los autorizados.

Sobre el particular Santos Tamayo Cortez, Cajero pagador del Gobierno Regional Madre de Dios
sede central, con informes n. 72 y 88-2017-GOREMAD/ORA-OT-UC-STC de 31 de mayo 2017 y
23 de junio 2017 informa a Jorge Mercado Torre Director de la Oficina de Tesorera la relacin de 24
vales de caja pendientes de rendicin por un valor de S/5 666,00 para su descuento respectivo ()

Al respecto Jorge Luis Mercado Torre Director de la Oficina de Tesorera con oficio n. 234-2017-
GOREMAD/ORA-OT de 27 de junio 2017 informa a Alfonso Bocangel Hancco Director de la Oficina
de Personal la relacin de 19 vales de caja para su descuento respectivo de sus remuneraciones,
lo que evidencia que los mencionados vales fueron utilizados para fines personales o distintos a los
que fueron autorizados.

Cabe precisar que prcticas sanas de control interno recomiendan que ningn vale provisional debe
ser autorizado si no cuentan primero con la firma del solicitante y el visto bueno del jefe inmediato
superior.

l) Vales de caja que no fueron informados por el cajero pagador para su descuento respectivo

De la revisin a los vales de caja pendientes de rendicin, se ha verificado que Santos Tamayo
Cortez, Cajero pagador del Gobierno Regional Madre de Dios sede central no ha informado a Jorge
Luis Mercado Torre Director de la Oficina de Tesorera que Jos Vinelli Vega Director Regional de
Administracin y Luis Hubert Puclla Loayza Jefe de la oficina de Control Patrimonial tienen cada uno
vales de caja de fecha 15 y 20 de junio de 2017 pendiente de rendicin a la fecha del arqueo de caja
de S/400,00 y S/300,00

Al respecto Jos Vinelli Vega Director Regional de Administracin a la fecha de cierre del presente
informe posterior a la fecha de arqueo de caja, present al cajero su rendicin sin informe alguno
entregando 03 comprobantes de pago de fecha 25 de julio de 2017 por un importe total S/ 712,50

VALE RENDICIN
N FECHA IMPORTE B/V N FECHA DETALLE IMPORTE
130 15/06/17 400,00 01-3672 6 Unidades de Inca Kola 3 litros 60,00
01-11182 25/07/17 45 empanadas 202,50
02-17088 45 mens 450,00

Sobre el particular el numeral 3 de la Ejecucin, de la Directiva n. 001-2011-GOREMAD/ORA Normas y


procedimientos para, uso y rendicin de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora Sede Central
GOREMAD, indica que la atencin de los pagos se efectuarn a travs del otorgamiento de vales
provisionales formato n. 03 especificando claramente el monto solicitado, el motivo del gasto y el nombre del
servidor rindente a quien se le entregar el efectivo debidamente autorizado por el Director de la oficina
solicitante y el Director Regional de Administracin, por el Director de la oficina de contabilidad y por el Director
de la oficina de tesorera.

As mismo el numeral 7 de la Ejecucin, de la Directiva n. 001-2011-GOREMAD/ORA Normas y


procedimientos para, uso y rendicin de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora Sede Central
GOREMAD, indica que toda accin administrativa comprometiendo recursos pblicos que no cautele los
principios y procedimientos establecidos en la presente Directiva, no ser reconocida ni tramitada para su pago,
siendo de exclusiva responsabilidad del jefe de la dependencia de los gastos incurridos.

La situacin descrita puede ocasionar un mal uso de los fondos de caja chica.

3. DEFICIENCIAS EN EL REGISTRO DE OPERACIONES EN EL REGISTRO AUXILIAR CONTABLE


OCASIONAN QUE NO SE PUEDA CONOCER EL SALDO REAL A UNA FECHA DETERMINADA

De la revisin y anlisis al registro de operaciones en el registro auxiliar contable, se ha evidenciado que


el responsable del manejo de fondos para caja chica cuenta con un libro caja debidamente legalizado y
autorizado por un notario pblico, sin embargo se ha observado que en el mencionado registro auxiliar
contable no se han registrado debidamente todas y cada una de las operaciones de ingresos y egresos,
siendo el ltimo registro el 23 de junio de 2017 no pudiendo determinar el saldo contable en libros.

Al respecto el numeral 5 de la Ejecucin, de la Directiva n. 001-2011-GOREMAD/ORA Normas y procedimientos


para, uso y rendicin de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora Sede Central GOREMAD, indica que el
encargado de la custodia del fondo fijo para caja chica, obligatoriamente llevara un registro auxiliar contable
debidamente autorizado, donde anotar todos los gastos reconocidos y aprobados y los reembolsos efectuados
consignando nmero de comprobante de pago, fecha, concepto, importe y cdigo de la partida especfica. Este
libro ser exhibido en los arqueos sorpresivos o cuando lo solicite el usuario debiendo conciliar el saldo con el
efectivo del fondo fijo.

La situacin descrita ocasiona que a una fecha determinada no se pueda saber el saldo real del fondo
fijo para caja chica.

4. DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO EN LOS COMPROBANTES DE PAGO PENDIENTES DE


RENDICIN PODRIA OCASIONAR UN MAL USO DE LOS RECURSOS

De la revisin a los comprobantes de pago pendientes de rendicin del fondo de pagos en efectivo
caja chica se la evidenciado que de 106 comprobantes de pago pendientes de rendicin, 30
comprobantes de pago no cuentan con la fecha impresa de cancelacin del mismo y varios
comprobantes de pago no cuentan con la firma del jefe o Director del rgano solicitante en seal de
conformidad.

Al respecto el numeral 6 de la Ejecucin, de la Directiva n. 001-2011-GOREMAD/ORA Normas y procedimientos


para, uso y rendicin de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora Sede Central GOREMAD, indica que
cada uno de los comprobantes de pago que sustentan los gastos llevaran impresos el sello consignado la frase
pagado con Caja Chica y la fecha de cancelacin del mismo al momento de realizar el desembolso, y tambin
ser firmadas por el solicitante, el recepcionante de bien o servicio y el jefe o Director del rgano solicitante en seal
de conformidad.

El hecho expuesto origina un mal uso de los recursos para los cuales fue destinado.
5. ESCASES DE CONTROL INTERNO EN LA RENDICIN DE VALES DE CAJA PODRA ORIGINAR
LA SUSPENSIN DE DESEMBOLSOS DEBIDO A QUE NO SE ESTARIA CUMPLIENDO CON EL
OBJETIVO DEL FONDO CAJA CHICA.

De la revisin a los vales provisionales se ha verificado a la fecha del arqueo de caja, de un total de 44
vales de caja por S/ 69 100,00 solo 43 vales de caja por S/ 63 100,00 excedieron el plazo de rendicin
que debi ser dentro de las 72 horas de recibido el efectivo, las misma s que se detallan a continuacin:

VALES PROVISIONALES NO RENDIDOS DENTRO DE LAS 72 HORAS DE RECIBIDO

VALE IMPORTE
N N FECHA BENEFICIARIO DETALLE S/.
01 118 30/05/2017 Nstor Silva Prez tiles de escritorio 200,00
02 100 10/05/2017 Juan de la Cruz Berrios Ramos Compra de medicina 100,00
03 125 07/05/2017 Omar Daro Portugus Crdova Varios 150,00
04 126 12/06/2017 Andrs Cachique Chapiama Materiales de oficina almacn de ex Ecasa 100,00
05 127 13/06/2017 Jess Leoncio Chvez Ardiles Gastos varios reunin de Concejo Regional 300,00
06 129 15/06/2017 Luis Enrique Osorio Flores Adquisicin de materiales 100,00
07 130 15/06/2017 Jos Vineli Vega Gastos varios 400,00
08 131 15/06/2017 Jos Rolando Vela Molina Comisin de servicio Delta 1- Boca Colorado 200,00
09 134 20/06/2017 Luis Hubert Puclla Loayza Adquisicin de SOAT para motocicletas 300,00
10 135 20/06/2017 Julin Fernndez Ortiz Accesorios para servicios higinicos 100,00
11 136 20/06/2017 Pedro Miguel Galicia Pimentel Registros pblicos 50,00
12 137 22/06/2017 Ronald Rosas Loayza Toner 100,00
13 142 06/07/2017 Gisela Huamani Ccorahua Materiales de escritorio 200,00
14 141 04/07/2017 Manuel Irala Bustios Desarrollo de instr.estratgicos Meta 002 1 000,00
15 031 22/02/2017 Jorge L. Silva Capiona Repuestos y emergencias Meta 008 164,00
16 121 06/06/2017 Rudecinda Guardapucclla Huillca Imprevistos de la obra Meta 025 2 000,00
17 139 22/06/2017 Exaltacin Capara Torres Bienes y servicios Meta 55 1 000,00
18 098 03/05/2017 Zaida E. Pinedo Torres Gastos diversos Meta 073 500,00
19 144 11/07/2017 Yan Carlos Garca Rodrguez Alimentos para consumo humano, Meta 092 2 000,00
20 108 18/05/2017 Yan Carlos Garca Rodrguez Diversos servicios COAR Meta 008 836,00
21 117 31/05/2017 Richard M. Chacacanta Estrada Direc.Reg. Forest y Fauna Silvest meta 051 2 000,00
22 091 18/04/2017 Ninibeth M. Guevara Pacherres Gastos inprevistos Meta 0017 2 000,00
23 056 13/03/2017 Mercy S. Ibarra Tananta Promover el desarrollo minero, meta 110 1 000,00
24 112 22/05/2017 John Yuver Surco Cruz Obra Amp.serv.educ IEBR 52094 meta 123 2 000,00
25 116 26/05/2017 Yenifer Zavala Areque Bienes y servicios meta 84 1 000,00
26 102 10/05/2017 Edgar Echegaray Corvacho Mej.IEBR Simn Bolvar Mazuco meta 023 2 000,00
27 035 23/02/2017 Vctor Manuel Pastor Vela Acceso servicios bsicos meta 104 2 000,00
28 114 24/05/2017 Janzen Chvez Melgarge Desarrollo de activ. programadas meta 39 2 000,00
29 113 24/05/2017 Janzen Chvez Melgarge Desarrollo de activ. programadas meta 45 1 000,00
30 011 09/06/2017 Rodolfo Tisoc Crdova Imprevistos meta 217 3 000,00
31 015 05/07/2017 Edgar Echegaray Corvacho Mej.Vial Av. Alameda 3 000,00
32 01 31/05/2017 Claudio Chalco Choquehuanca Imprevistos meta 0126 3 000,00
33 07 02/06/2017 Otto Y. Palomino Quispe Bienes y servicios meta 052 3 000,00
34 012 12/06/2017 Crisolo Yez Paucar Imprevistos meta 038 3 000,00
35 03 31/05/2017 Martn Paucar Kcana Ejecucin de la obra meta 28 3 000,00
36 05 31/05/2017 Dionicio Vilcas Cahuana Bienes y servicios urgentes meta 048 2 000,00
37 09 05/06/2017 Walter U. Mamani Huayna Gastos en obra meta 047 3 000,00
38 02 31/05/2017 Jos Roberto Baca Esteves Imprevistos en obra meta 021 2 000,00
39 14 03/07/2017 Juan Felipe Rodrguez Pasco Comisin servicio Huepetuhe meta 018 2 300,00
40 06 02/06/2017 Severiano O. Ramrez Paredes Bienes y servicios meta 19 3 000,00
41 08 05/06/2017 Hugo M.Zanabria Daz Adquisicin de bienes y servicios meta 125 3 000,00
42 04 31/05/2017 Fredy E. Villagaray Vigil Adquisiciones para la obra meta 022 2 000,00
43 013 19/06/2017 Xuxa Daz Vsquez Gastos imprevistos en obra meta 0124 1 000,00
TOTAL S/. 63 100,00
Al respecto el numeral 1 del captulo VIII de la Rendicin, de la Directiva n. 001-2011-GOREMAD/ORA Normas
y procedimientos para, uso y rendicin de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora Sede Central
GOREMAD, indica que los vales provisionales debern rendirse en un plazo mximo de 72 horas de recibido el
efectivo, de acuerdo a la descripcin del pedido consignado.

En tal sentido, lo narrado podra dar lugar a la suspensin de desembolsos debido a que no se est
cumpliendo con lo establecido en la normatividad vigente.

VII. CONCLUSIONES

Durante la ejecucin de la accin simultnea se han advertido seis hechos que ponen en riesgo el logro
de los objetivos del proceso de control Arqueo al Fondo de Pagos en Efectivo Caja Chica en la sede
central del Gobierno Regional de Madre de Dios, los cuales han sido detallados en el numeral VI del
presente informe.

VIII. RECOMENDACIONES

Hacer de conocimiento al Titular de la Entidad los riesgos identificados como resultado de la accin
simultnea efectuada, con la finalidad de que implemente las medidas preventivas pertinentes, que
mitiguen o superen los riesgos comentados en el numeral VI.

Tambopata, 31 de julio de 2017

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CPC. Manuel Vitery Casapino Ing. Gualberto Zegarra Molina
Jefe de equipo Integrante

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Ing. Marko Ortega Pineda
Jefe de OCI