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STRUCTURE DES ENSEIGNEMENTS

MODALITES DE COLLECTE

MAQUETTES DE :
IMPORT/EXPORT
PV
RELEVE NOTES
STRUCTURE DES ENSEIGNEMENTS

PARAMTRAGE DES LMENTS PDAGOGIQUES

Procdure
Aller dans le domaine STRUCTURE DES ENSEIGNEMENTS (par OPTION dans la
barre de menu).

Aller dans ELEMENT

Aller dans ELEMENT PEDAGOGIQUE

En mode recherche (fond blanc, on y accde par F7 si le champ nest pas en mode recherche)
saisir le code de llment pour vrifier si llment existe dj

Valider ou Faire F8 pour appeler llment


Si non :
Passer en mode cration : CTRL + Q

Saisir les lments pdagogiques en remplissant les champs en gris obligatoires

Cliquer sur la disquette pour enregistrer votre travail


.

renseigner si
lment suspendu
seulement

Saisir composante ou
faire F9

Renseigner le CIP

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PARAMTRAGE DES LISTES DELEMENTS
Procdure
Aller dans le domaine STRUCTURE DES ENSEIGNEMENTS (par OPTION dans
la barre de menu).

Aller dans ELEMENT

Aller dans LISTE DELEMENTS

En mode recherche (fond blanc, on y accde par F7 si le champ nest pas en mode
recherche) saisir le code de la liste pour vrifier si le code de liste existe ou pas

Valider ou Faire F8 pour appeler le code de la liste


Si non
Passer en mode cration : CTRL + Q

Saisir les listes d'lments

Cliquer sur la disquette pour enregistrer votre travail

Vous pouvez cliquer sur Structurer enseignements pour lier la liste lELP suprieur

ou suivre la procdure ci-dessous

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STRUCTURER LES ENSEIGNEMENTS
Procdure
Aller dans le domaine STRUCTURE DES ENSEIGNEMENTS (par OPTION dans
la barre de menu).

Aller dans ELEMENT

Aller dans STRUCTURER ENSEIGNEMENTS

.Rester en mode recherche :

Appeler lElment pdagogique suprieur correspondant

Lier les listes aux lments

Cliquer sur la disquette pour enregistrer votre travail

Les lments composant la liste apparaissent en dessous

En cas de changement de liste pour un mme lment : fermer lancienne liste et mettre la nouvelle

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LIER LISTES DELEMENTS A LETAPE
Procdure
Aller dans le domaine STRUCTURE DES ENSEIGNEMENTS (par OPTION dans
la barre de menu).

Aller dans ETAPE

Aller dans LIER LISTES DELEMENTS

.Lier les listes places directement dessous dans l'arborescence la version d'tape.

Cliquer sur la disquette pour enregistrer votre travail

Autour de la STRUCTURE DENSEIGNEMENT


Les charges denseignement :
Calcul du cot dune formation en nombre dheures denseignement.
Il sagit de saisir des informations ncessaires au calcul des charges denseignement.
Ex : Section CNU, nombre dheures denseignement, effectif attendu et nombre de groupes

LAnnexe Descriptive au Diplme :


ADD ou supplment au diplme. Ce document est un descriptif de la formation suivie par ltudiant
et des connaissances et/ou comptences acquises. Il permet une meilleure lisibilit des formations et
des diplmes lattention en particulier des employeurs et facilite la mobilit de ltudiant dun
tablissement lautre, tant au niveau national quinternational.
LADD nest dlivre que pour les diplmes terminaux (Licence et Master), non pour les diplmes
intermdiaires (DEUG et Matrise).

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MODALITES DE COLLECTE

Le domaine Modalits de Contrle des Connaissances est essentiel pour le traitement des notes et
rsultats. Il est un pr-requis indispensable au domaine Rsultats pour pouvoir : collecter des notes et
des rsultats, calculer des notes et des rsultats, prparer des dlibrations de jury, diffuser des
rsultats.

La modlisation des Modalits de Contrle des Connaissances (MCC) correspond principalement la


modlisation des :
Modalits de collecte (notes, rsultats, capitalisation, report, formule dexamen),
Rgles de calcul (de note et de rsultat pour les lments, ltape et le diplme),
Liens de correspondance pour tablir des correspondances de notes/rsultats entre des lments
pdagogiques.

Cette modlisation vise transcrire dans APOGEE les modalits de contrle des connaissances
labores par le CEVU et votes par le conseil d'administration de l'tablissement.

TABLEAU MODALITE DE COLLECTE

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MODALITES DE COLLECTE D'UN ELEMENT PEDAGOGIQUE

Procdure
Aller dans le domaine MODALITES DE CONTROLE (par OPTION dans la barre
de menu).
Aller dans MODALITE DE COLLECTE
Aller dans ELEMENT PEDAGOGIQUE)
En mode recherche (fond blanc, on y accde par F7 si le champ nest pas en mode
recherche) saisir le code de llment
VALIDER OU Faire F8 pour appeler llment
Renseigner les informations en fonction de la nature de llment

CF TABLEAU MODALITE DE COLLECTE.


Types de validation
Un lment pdagogique
peut attendre la fois
une note et un rsultat
(cest le cas pour les
lments UE, semestres,
ou uniquement une note
(matire).
Si llment nattend
quun rsultat, on ne peut
lui attribuer ni mention,
ni point de jury ; cet
lment n'est pas
concern par la
conservation.
Si llment attend une
note, il est obligatoire de
remplir le barme (20).

Admission/Admissibilit : Admission est coch par dfaut


Dlibration de jury : cocher pour les semestres
Modalit de contrle des connaissances : cocher
Report : Si la case est coche, la note ou le rsultat obtenu la premire session sera
systmatiquement utilis en deuxime session sous condition davoir obtenu la note minimale de
report dfinie sur llment (0 ou10/20).
Conservation/ Capitalisation : Conservation pendant 99 ans partir de 10/20 et capitalisation
cocher. Les matires ne se conservent pas et ne capitalisent pas.
Meilleure note : Afin de rechercher une meilleure note/rsultat sur les annes antrieures pour cet
lment. Non utilis Paris13.
Formules d'examen (FEX): Standard (S), Continu(C), Terminal (T)
La ligne de chaque formule dexamen est complte par un bouton flch qui donne accs une
nouvelle fentre qui permet de slectionner les preuves concernes par cette FEX.
CTN : les centres de traitement de notes habilits saisir et modifier des notes/rsultats et des
modalits de collecte sur cet enseignement

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REGLE DE CALCUL

REGLE DE CALCUL DE NOTE

Procdure
Aller dans le domaine MODALITES DE CONTROLE (par OPTION dans la barre de
menu).
Aller dans REGLE DE CALCUL

(La rgle de calcul la version de diplme est effectue au pralable lors de la cration du
code diplme)

Aller dans Version dETAPE ou


ELEMENT PEDAGOGIQUE puis NOTE

En mode recherche (fond blanc, on y accde par F7 si le champ nest pas en mode recherche)
saisir le code de lEtape

VALIDER OU Faire F8 pour appeler llment

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Saisir le n de rgle : Un lment peut avoir plusieurs rgles, numrotes de 1 N.
Une rgle de calcul est unique en fonction de la session et de la formule dexamen
Date de validit : Pour chaque n de rgle, il existe une date de validit. A chaque cration, la date
de validit sinitialise avec lanne en cours (2013 pour lanne universitaire 2013/2014). Si vous
recrez une rgle avec les mmes caractristiques au niveau session et formule dexamen, vous
devez fermer la rgle la date de lanne prcdente (2012 pour une nouvelle rgle valable partir
de 2013).
La session : Elle dfinit si la rgle cre sera applicable uniquement en session 1 ou 2, ou pour
toutes les sessions (X).
La formule d'examen : G pour rgime gnral, D pour les dispenss dassiduit ou X pour tous.
Contrle du chemin pdagogique : coch par dfaut : permet de vrifier que seuls les lments
choisis par ltudiant sont pris en compte dans les calculs et la diffusion des rsultats.
Dcocher sil y a des lments aller chercher ailleurs comme un rsultat au semestre pour une UE
si compensation
Renseigner les objets manipuls, les coefficients puis la formule de calcul.
Exemple :
- Sur un llment anne, les lments (ELP) seront les 2 semestres,
- Sur un semestre, les lments seront les UE constitutives,
- Sur une UE, les lments (ELP) seront les matires et/ou les preuves.
Paramtres : un paramtre est associ chaque rgle de calcul. Ils permettent de prciser ce
quAPOGEE doit prendre en compte en cas dabsences, dispenses, validations dacquis, notes
capitalisables/conservables (paramtre 8 par dfaut).

Formule de calcul : seuls les oprateurs +, -, *, /, min, max et les lettres n (pour note) et c (pour
coefficient) affectes du n de lobjet sont utiliss.
- Une formule de calcul dune moyenne de 2 objets avec divers coefficients scrit de la faon
suivante :
(n1*c1+n2*c2)/(c1+c2)
- Une formule de calcul avec une seule note scrit de la faon suivante : n1

EXEMPLE REGLE DE CALCUL DE NOTE A LETAPE

Vous pouvez mettre


des notes dans la
partie TEST et ensuite
cliquer sur Test
formule afin de vrifier
votre formule

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NOUVEAUTE !! : Pour la formule de calcul tous les niveaux : VDI, VET, ELP

Dornavant, vous pouvez cliquer sur et la formule est automatiquement effectue


en fonction des lments saisis cela vous vite la saisie et source derreur !!!

EXEMPLE REGLE DE CALCUL DE NOTE AU SEMESTRE

Si on clique dessus,
Apoge vous
affiche
automatiquement la
rgle de calcul de
note la plus simple :
il utilise le nombre
dlments de
lobjet
correspondant
llment calcul,
multipli par leur
coefficient le tout
divis par laddition
des coefficients.

EXEMPLE REGLE DE CALCUL DE NOTE A LELEMENT PEDAGOGIQUE

Pour cet exemple,


comme les
coefficients son
identiques, on peut
mettre la liste (LSE)
correspondant ces
lments et mettre
n1 au niveau de la
formule de calcul

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REGLE DE CALCUL DE RESULTAT

Procdure
Aller dans le domaine MODALITES DE CONTROLE (par OPTION dans la barre de
menu).
Aller dans REGLE DE CALCUL

(La rgle de calcul la version de diplme est effectue au pralable lors de la cration du
code diplme)

Aller dans Version dETAPE ou


ELEMENT PEDAGOGIQUE puis RESULTAT

En mode recherche (fond blanc, on y accde par F7 si le champ nest pas en mode recherche)
saisir le code de lEtape

VALIDER OU Faire F8 pour appeler llment

Rsultat dduit : Si
on clique dessus,
Apoge vous affiche
automatiquement la
rgle de calcul de
rsultat la plus
simple : il utilise la
note de lobjet
correspondant
llment calcul,
dont le coefficient est
fix 1, le seuil de la
note est de 10 et le
paramtre est celui
par dfaut.

La formule scrit alors de la faon suivante : ADM si N1>=S1 Sinon AJ


Et se lit ainsi : si la note de lobjet 1 est suprieur ou gale au seuil de lobjet 1 (fix 10) alors le
rsultat sera admis sinon il sera ajourn.

Vous pouvez modifier cette rgle.


N ou R : vous devez prciser si la rgle de calcul de rsultat manipule une note (N) ou un rsultat
(R)

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MAQUETTE IMPORT/ EXPORT

Aller dans le domaine


BASCULER VERS
RESULTATS (par OPTION
dans la barre de menu).

Si vous navez pas licne Excel


IMP/EXP sur votre bureau vous
devez le tlcharger au pralable
parti de l

Cration dune maquette

Mettez-vous en mode
recherche [F7]) et taper la
version de diplme

saisir le numro
dexport ; sil en existe
dj un, utiliser la flche
descendante pour crer
une nouvelle maquette et
lui donner un numro

choisir la session
concerne (session 1 ou 2
ou Toutes)

donner un nom au
fichier (je vous conseille
dutiliser comme nom le code de la matire) avec une extension en .txt : c:\TEMP\ .txt,

saisir les numros, types, codes des preuves, des lments...

aller [Filtre de population] (en bas de lcran) et saisir le code de lenseignement contenant les
tudiants sur lesquels on va vouloir saisir les notes.

enregistrer.
Cliquer sur EXPORT

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Export du fichier

Ensuite on arrive sur la


page EXPORT :

cliquer sur [Afficher],


puis sur [Export fichier]
pour valider lexport

Saisie sous EXCEL

Aller dans la macro Excel


import/export

Rpondre
Oui la
question
Voulez-vous
effectuer une
nouvelle
saisie ?

Aller au disque C de votre ordinateur et dans le dossier TEMP


Ouvrir le bon fichier .txt Cette opration permettra de transformer le fichier .txt en fichier .xls.
Enregistrer et envoyer au correspondant pour la saisie des notes

Aprs la Saisie des notes par le correspondant et le fichier rceptionn en retour, prparer le
fichier pour le basculer dans APOGEE

Du fichier EXCEL vers APOGEE


Ouvrir le bon fichier .xls / Insrer le
barme / Cliquer sur le bouton [exporter
vers APOGEE] / Contrler

Rebasculer vers APOGEE


Import/export : Import
rechercher la bonne version de
diplme, se positionner sur le numro
dexport dfini dans la maquette
cliquer sur [Afficher] pour visualiser,
puis sur [Import base] pour rcuprer les
donnes sous Excel
rpondre OK mise jour de
lexistant et ensuite OK pour visualiser
le compte rendu si lapplication a dtect des erreurs

Ce qui a t saisi sous Excel est dsormais dans Apoge.


Il sera indiqu I pour import ct des notes.

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MAQUETTES DE : PROCES VERBAL / RELEVE NOTES

Le PV peut stablir la
VET (pour un diplme
comportant plusieurs
VET) et la VDI (pour un
diplme comportant une
seule anne dtude).

Cliquer sur ajouter


lment , une fentre de
recherche apparait : comme
ci-dessous

Saisir le dbut de la
formation comme l5mti% et
valider avec f8 pour faire
apparaitre les lments de
la maquette

Les slectionner et ensuite


accepter

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Une fois que vous avez tabli la maquette du PV, cliquez sur le bouton [RN dduit] et acceptez : le
RN est dj fait, reste le modifier pour le rendre plus prcis, satisfaisant (avec une meilleure mise
en page) et complet (en modifiant les libells).

Sinon faire une maquette partir de la maquette de relev de notes selon ci-dessous :

Tout comme pour


la maquette de PV

Cliquer sur
ajouter
lment , une
fentre de
recherche
apparait :
Taper le dbut du
code de la
formation comme
l5mti% et valider
avec f8 pour faire
apparaitre les
lments de la
maquette

Les slectionner et ensuite accepter

Tout comme pour le PV, le RN peut stablir la VET ou/et la VDI ou/et llment pdagogique
comme le semestre.

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Signataire : Le PV est sign par le Prsident du jury ; vous pouvez modifier le signataire
en positionnant votre curseur dans la cellule signataire , taper [F9] et choisissez le nouveau
signataire.
Objets manipuls : tous les objets sont prsents comme ayant la mme valeur : dcals
[Dc] O ils seront tous aligns gauche de votre RN et tous en gras . Rservez ce
positionnement pour les UE (ou le bloc d admissibilit et d admission ), dcalez par
contre toutes les matires 1 ou 2 ou 3 pour les preuves: larborescence de votre
diplme sera davantage mise en valeur sur le RN.
Libell relev : Pensez que ce RN sera ventuellement prsent par ltudiant ses futurs
employeurs qui ne connatront pas forcement les abrviations et les codes de notre universit,
do la ncessit de rendre plus explicites les libells des matires. Pour cela positionner votre
curseur sur la cellule des libells et modifiez-les. Nhsitez pas contrler le rsultat de votre
travail en cliquant sur le bouton [test].
Complments relev : En cliquant sur ce bouton vous pourrez moduler les informations figurant
sur le RN (Note sur 20, Rsultat, Mention, Points de jury sur barme de la note global, Rang de
classement).
Descriptif et cellule Fin de validit : Si certaines matires de votre diplme voluent
dans le temps en changeant de libell, vous pouvez, sans toucher la structure de votre diplme,
avoir des RN jour en remplissant ces deux cellules.

EDITION DES RELEVES DE NOTES


(La maquette du relev de notes doit avoir t pralablement cre)

Procdure
Aller dans le domaine RESULTATS (par OPTION dans la barre de menu).
Vrifier lanne
Aller dans DOCUMENTATION
Aller dans EDITION DE RELEVES DE NOTES ET PV INDIVIDUEL
ETUDIANTS INSCRITS RELEVES DE NOTES CREDITS sont cochs par dfaut

Slectionner la session 1 ou 2 ou session unique, selon les modalits lies au diplme (choix
propos par la flche droite du pav SESSION .
Renseigner les pavs Relev de Note :
Type : VET /code de ltape (B5NSP)/version de lEtape (215)
n relev (1, 2, 3 selon ce qui est cr)

Si lon veut diter quelques relevs de notes, dans le pav Etudiants, cocher QUELQUES ,
la liste des tudiants ayant des rsultats (positifs ou non) apparat (cest aussi un moyen de
contrler quil nen manque pas). Cocher les tudiants concerns.

Si lon ne coche pas QUELQUES , les relevs de notes de TOUS les tudiants avec
rsultats (positifs ou non) seront dits

Dans Prvisions dexcution, cocher IMMEDIAT , Activer le bouton ACCEPTER


en bas de lcran
Lancement automatique de laperu avant impression

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DITION DUN RELEVE DES NOTES ET PV INDIVIDUEL

Une fois la maquette termine, cliquez sur le bouton [dition] et paramtrer la nouvelle fentre.

Anne universitaire :
Toujours vrifier !
Session : Choisissez la
session
Etudiants inscrits / RN
et crdits : sont par
dfaut : Changez selon
besoins
Adresse : Si vous dcidez
denvoyer le RN, vous
pouvez mettre ladresse
de ltudiant
Si vous voulez diter le
RN de tous vos
tudiants : cliquez sur
[Tous].

Pour diter le RN dun ou dune partie dtudiants : cliquez sur [Quelques] et cochez dans la zone
tudiants le(s) tudiant(s) voulu(s).

Ensuite cocher Immdiat et Accepter


Laperu souvre en PDF et vous pouvez imprimer

EXEMPLE DE RN

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EDITION DU PROCES VERBAL DADMISSION
(La maquette de PV doit tre cre auparavant en VDI, VET, ou ELP selon vos besoins)

Procdure
Dans le domaine RESULTAT :
Aller dans DELIBERATION
Aller dans EDITION PROCES VERBAL

Renseigner la session 1
PV PROVISOIRE et COMPLET sont cochs par dfaut : faire son choix si autre

Dans le pav Choix des Procs-verbaux, cliquer dans QUELQUES

Cocher le PV correspondant au diplme trait (selon la maquette : ELP, VET, VDI)

Dans le pav Prvisions dexcution cocher IMMEDIAT et choisir limprimante pour


diter / Lancement automatique de laperu avant impression.

*Cest partir de la maquette du procs-verbal que lon effectue le RNPV via le fichier EXCEL*

RNPV VIA EXCEL

Aprs avoir effectu la maquette du procs-verbal vous pouvez gnrer un fichier EXCEL afin de sortir un PV
plus pratique et plus clair et utilisant moins de papier.

Pour ce faire vous devez avoir sur votre ordinateur le canevas du RNPV sur Excel sinon aller le
tlcharger partir de votre disque (X) gestion / APOGEE/RNPV
Procdure
Aller dans le domaine BASULER VERS RESULTATS (par OPTION dans la barre
de menu).
Aller dans DELIBERATION Aller dans EDITION DE PROCES VERBAUX

Vrifier lanne concerne

Slectionner la session

Cocher FICHIER
et dcocher EDITION

Slectionner sa maquette
dans une liste propose
ou faire F7 et saisir le type
et le code de sa maquette

IMMEDIAT /ACCEPETER

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Nommer le fichier avec
une extension en .txt :
c:\TEMP\ .txt,

Cliquer OK

Deux autres fentres de


dialogue saffichent ,
attendre et bien les
confirmer avant de
basculer vers votre fichier
EXCEL

Tout dabord, faire la maquette du PV dans le fichier Excel en suivant le canevas dans le ModelePV :
remplacer les codes par les votres en respectant les formules : #devant le code de llment...

Toute mise en page,modification doit tre effectue dans ModlePV

Longlet Aide fournit les explications ncessaires

Ensuite aller dans Menu pour aller chercher votre fichier source enregistr sous c:\TEMP

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Cliquer sur importer depuis APOGEE

Lorsque la maquette est prete et que vous avez import depuis Apoge, aller dans longlet Modle PV
puis cliquer sur crr le procs verbal

Une feuille Temp apparait avec le nom, prnom et numro des tudiants ; les lments avec les notes

La renommer et enregistrer

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