DEPARTAMENTO DE LENGUAJES Y SISTEMAS INFORMTICOS

ESCUELA SUPERIOR DE TECNOLOGA Y CIENCIAS EXPERIMENTALES

A.D.E.M.
Segundo Curso

A25. Informtica aplicada a la gestin

Curso 2002/2003

Excel-97

Tema 9. Grficos.
Excel 97 Universitat Jaume I

TABLA DE CONTENIDOS.

9.1 Objetivos de esta prctica.................................................................................................. 3

9.2 Introduccin....................................................................................................................... 3
9.3 Estructura de un grfico..................................................................................................... 3
9.4 Creacin de grficos .......................................................................................................... 4
9.4.1 Grficos con varias series. Leyendas ............................................................................. 9
9.4.2 Porcentajes. Grficos circulares ................................................................................... 10
9.5 Edicin del grfico. Formatos ......................................................................................... 11
9.5.1 Formato de ttulos y Leyenda....................................................................................... 12
9.5.2 Formato del rea del grfico y del trazado................................................................... 13
9.5.3 Formato de los ejes....................................................................................................... 13
9.5.4 Formato de las series de datos...................................................................................... 14
9.6 Operaciones con grficos ................................................................................................ 15
9.6.1 Mover y cambiar de tamao......................................................................................... 15
9.6.2 Rotar un grfico en 3D ................................................................................................. 15
9.7 Ejercicios. ........................................................................................................................ 16

Tema 9. Grficos Pgina 2

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Tema 9. Grficos.

9.1 Objetivos de esta prctica.

Ser capaz de crear, editar y modificar un grfico y cada uno de sus componentes

9.2 Introduccin
Un grfico es una representacin grfica de un conjunto de datos de la hoja de clculo. Los
grficos son habituales en nuestro entorno, ya que ayudan a comprender mejor los resultados
que las tablas numricas. Habitualmente encontramos grficos de lneas (en bolsa y
aplicaciones financieras), de barras (en atlas y aplicaciones demogrficas) o de pastel
(habituales a la hora de mostrar porcentajes). La hoja de clculo y los grficos creados a partir
de ella estn vinculados dinmicamente, es decir, las modificaciones efectuadas en la
informacin contenida en la hoja se representan automtica e inmediatamente en los grficos
correspondientes.

9.3 Estructura de un grfico

Eje de ordenadas (Y) Ttulo del grfico Lneas de divisin

LLUVIAS EN 1998

80
70
60
50
l/m2

40
30
20
10 Eje de
0 abscisas (X)
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
Meses

Ttulo de ordenadas Ttulo de abscisas Serie de datos

Figura 9.1. Estructura de los grficos

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Antes de analizar en profundidad esta estructura, comenzaremos definiendo algunos trminos

habituales en la creacin y manejo de grficos:
Grfico: Toda el rea dentro de la ventana del grfico, incluyendo todos los elementos del
grfico, tales como rtulos, ejes y marcadores de grficos.
Marcador de datos: Una barra, rea, punto u otro smbolo que marca un solo punto de datos
o valor. Los marcadores de datos relacionados en un grfico construyen una serie de datos del
grfico.
Serie de datos: Un grupo de datos relacionados entre s. Un grfico puede contener una o ms
series de datos.
Ejes: Lneas de referencia sobre las que se trazan los grficos. En los grficos
bidimensionales hay dos: de abscisas (X), conteniendo las categoras de datos, y de
ordenadas (Y), conteniendo los valores de los datos.
Marcas de divisin: Segmento que cruza el eje y marca la escala.
Area de trazado: Area delimitada por los ejes y en la que se representa el grfico.
Lneas de divisin: Son las lneas que parten de las marcas de divisin y se extienden a
travs del grfico produciendo una retcula. Son opcionales.
Ttulos del grfico, de ordenadas y de abscisas: Texto de encabezamiento de los grficos y
de los ejes de ese grfico.
Leyenda: Clave que identifica a los marcadores de una serie de datos.
Nombre de la serie de datos: Texto que forma parte de la leyenda de un grfico.

9.4 Creacin de grficos

Vamos a analizar las distintas componentes del grfico de lneas anterior y la forma de
crearlo. Para ello comenzaremos introduciendo en una hoja de clculo nueva las
precipitaciones en litros por metro cuadrado (l/m2) recogidas en Castelln durante los
distintos meses de 1998. A partir de la celda A1 crearemos la siguiente tabla de datos:

Es conveniente seleccionar primero el rango de los datos de inters en la hoja de clculo,

teniendo en cuenta lo siguiente:
La primera columna y la primera fila del rango de datos seleccionados, contendrn los
textos que servirn de rtulos para el eje de abscisas (categoras) y para las series de
datos. Como regla general, si la seleccin tiene ms filas que columnas las series de datos
sern las columnas de la misma, en caso contrario (igual nmero o menor) lo sern las
filas. Cualquier otro dato del rango ser numrico.

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El rango seleccionado podr ser continuo o no. Recuerda que con la tecla CTRL pulsada
En esta tabla observaremos que el rango de celdas B2:B13 constituir la serie de datos del
grfico. Estos valores son los que se representarn de forma numrica en el eje de ordenadas,
mientras que los textos asociados a los meses del ao se utilizarn como categoras de datos
en el eje de las abscisas.
Una vez creada la tabla de datos que se representar en el grfico, podemos pasar a definir el
tipo de grfico y configurar su aspecto. Para ello utilizaremos el Asistente para grficos de
Microsoft Excel. Existen dos formas distintas de arrancar este asistente: haciendo clic en su
icono asociado en la barra de herramientas (tal y como se muestra en la figura siguiente), o
mediante la opcin Grfico del men Insertar.

Figura 9.2. Icono de acceso al Asistente para grficos

Comenzaremos seleccionando las celdas que definen las categoras y las series de datos, es
decir, el rango A2:B13 (no seleccionaremos las celdas en la fila 1, ya que contienen los
ttulos y no datos vlidos). Una vez seleccionadas las celdas necesarias haremos clic en el
icono de acceso al Asistente para grficos, y obtendremos la figura 10.3 que representa el
paso 1 del asistente para grficos.

Figura 9.3. Ventana Asistente para grficos

Ahora deberemos seleccionar el tipo de grfico que deseamos generar. Vamos a crear un
grfico de lneas para este ejemplo, por lo que haremos clic en la tercera de las opciones de
Tipo de grfico, Lneas Ahora se nos pide que seleccionemos un subtipo de grficos dentro
de los elegidos. Selecciona la opcin 4 (grfico de lneas con marcadores para los puntos de
datos).

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Cuando se ha seleccionado un subtipo de grficos, se puede pulsar el botn Presionar para

ver muestra, e ir viendo cmo quedara nuestro grfico resultante. Una vez probada esta
opcin, haz clic en el botn Siguiente> para pasar al segundo paso de definicin del grfico:

Figura 9.4. Ejemplo de subtipos de grficos.

En este segundo paso, Datos de origen, se presenta una ventana con dos carpetas. En la
primera, Rango de Datos, aparece un grfico de muestra, y se solicita informacin acerca de
la estructura de los datos en el rango de celdas seleccionado. Estar informado con el rango
seleccionado antes de llamar al asistente, o en blanco si no se haba seleccionado ninguno. En
nuestro caso, la serie de datos ocupa la columna B, por lo que activaremos la opcin "Series
de datos en Columnas".

Figura 9.5. Rango de datos para grficos

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En cuanto a la carpeta Serie, nos pide informacin sobre los datos que aparecen en nuestro
grfico. En la casilla Nombre, debera sealarse la celda que contiene qu representan los
datos, en el caso de que fuera necesario una leyenda. En Valores, tenemos seleccionado por
defecto las celdas de nuestra hoja que contienen los datos para mostrar en el grfico, y en
Rtulos del eje de categoras (X), se muestran tambin por defecto las celdas de nuestra hoja
de clculo que contienen los nombres que aparecern en este eje. En el caso de que
quisiramos cambiar, o bien las celdas de los datos, o bien las celdas de los rtulos del eje X,
simplemente nos situaramos en estos apartados, y tras eliminar lo que aparece escrito,
seleccionaramos con el ratn las celdas que nosotros consideramos que son las adecuadas
para nuestro grfico.

Figura 9.6. Serie de datos para el grfico.

En el siguiente paso, Opciones de Grfico, es donde se aborda el aspecto del grfico
accediendo a las mltiples carpetas que aparecen en esta ventana. Las iremos analizando de
forma separada.
Ttulos: en este apartado tenemos la posibilidad de darle ttulo al grfico, as como a los
ejes de coordenadas. Introduce como ttulo del grfico el texto "LLUVIAS EN 1998",
como ttulo de abscisas el texto "Meses" y como ttulo de ordenadas el texto "l/m2.
Eje: en este apartado tenemos la opcin de hacer que los ejes que nosotros determinemos
no se muestren en el grfico. Simplemente deberamos quitarle la opcin que existe por
defecto de que sean visibles.

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Lneas de divisin: por defecto en el tipo de grfico que hemos elegido, se muestran las
lneas de divisin principales para el eje Y. Podramos mostrar tambin las del eje X, as
como las lneas de divisin secundarias de ambos ejes.
Leyenda: aqu decidiramos si la leyenda debe ser visible o no, y tambin su ubicacin.
Las leyendas se utilizan en grficos de lneas con ms de una serie de datos (tal y como se
ver en el prximo apartado), por lo que desactivaremos la opcin Mostrar leyenda.
Rtulos de datos: en este apartado podemos mostrar en cada uno de los datos
representados en el grfico, o bien su valor en eje X o bien su valor en el Y.
Tabla de datos: podemos mostrar adems del grfico, una tabla con los datos
explcitamente.

Figura 9.7. Opciones de grfico.

El ltimo de los pasos para crear el grfico, es decidir su ubicacin. En una hoja nueva, o bien
como un objeto dentro de la hoja en la que estamos trabajando.

Figura 9.8. Ubicacin del grfico.

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9.4.1 Grficos con varias series. Leyendas

En algunas ocasiones, resulta interesante poder comparar distintas series de datos en una
misma grfica. Supongamos que deseamos crear un grfico en el que puedan compararse las
precipitaciones en la provincia de Castelln en los aos 1998 y 1999. Comenzaremos
aadiendo una columna de datos a la tabla, tal y como se muestra en la figura siguiente:
Mes 1998 1999
Ene 30 35
Feb 30 30
Mar 45 40
Abr 50 30
May 50 30
Jun 40 25
Jul 20 20
Ago 50 40
Sep 60 70
Oct 70 80
Nov 40 30
Dic 20 20

Vamos a crear un grfico de columnas (puedes crear como ejercicio un grfico de lneas, si lo
deseas) en el que se muestren las dos series de datos: la correspondiente a 1998 y la
correspondiente a 1999. Para ello ejecutaremos los siguientes pasos:
Selecciona el rango de celdas A2:C13.
Haz clic en el icono de acceso al Asistente para grficos, o selecciona la opcin de men
Insertar/Grfico.
Selecciona la opcin Columnas en el paso 1 de 4, y dentro de esta el subtipo 1
En el paso 2 de 4, Datos de origen, pasa a la carpeta Serie. Aqu debemos dar nombre a
cada una de las series. Teniendo seleccionado Serie 1, sitate en la casilla Nombre, y
pulsa en la casilla B1. Selecciona despus Serie 2, y situndote de nuevo en la casilla
Nombre, pulsa en B2. Pasa al siguiente paso del Asistente.
En el paso 3 de 4, introduce los textos "LLUVIAS AOS 1998-1999", "Meses" y "l/m2"
como ttulos del grfico, del eje de abscisas y del de ordenadas respectivamente.
Acepta el paso 4 de 4, y haz clic en el botn Terminar para cerrar el asistente y mostrar
el grfico.
El aspecto final del grfico ser similar al de la figura 10.9.
Observa como la leyenda es necesaria en los grficos con ms de una serie de datos para
identificar a travs de los colores que serie de datos representa cada una de las colecciones de
barras.

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LLUVIAS AOS 1998 - 1999

90
80
70
60
50 1998
L/M2

40 1999
30
20
10
0
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
MESES

Figura 9.9. Aspecto del grfico con varias series y leyenda.

9.4.2 Porcentajes. Grficos circulares

Los grficos circulares o de pastel, se utilizan habitualmente para mostrar informacin
relativa a porcentajes (por ejemplo, los porcentajes de votos obtenidos por cada partido en
unas elecciones). Existen otros muchos tipos de grficos en Excel (de dispersin, XY,
versiones 3D de los grficos de barras y lneas, etc.). El estudio de estos tipos se deja como
ejercicio al alumno.
Vamos a crear un grfico en el que se muestren los porcentajes de lluvias por trimestre en
Castelln durante 1999. Comenzaremos creando una tabla resumen de las precipitaciones por
trimestre como la siguiente (utiliza la funcin Suma para calcular los datos):
Trimestre 1999
1 Trimestre 105
2 Trimestre 140
3 Trimestre 130
4 Trimestre 130

Una vez creada esta tabla procederemos a crear el grfico circular. Para ello realizaremos los
siguientes pasos:
Selecciona el rango de celdas que contiene los textos "1 Trimestre", etc. y los valores (no
selecciones la fila de ttulos).
Haz clic en el icono de acceso al Asistente para grficos, o selecciona la opcin de men
Insertar/Grfico.
Selecciona la opcin Circular , y el primero de los subtipos existentes.
Acepta el paso 2 de 4, y en el 3 de 4, Opciones de grfico, introduce el texto "%
TRIMESTRAL. 1999" como ttulo del grfico, y en la carpeta de Rtulo de datos,
selecciona la opcin Mostrar porcentaje.
Haz clic en el botn Terminar del paso 4 de 4 para cerrar el asistente y mostrar el
grfico. El aspecto final del grfico ser similar al siguiente:

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%TRIMESTRAL
% TRIMESTRAL. 1999
1996

21%
26%
1 Trimestre
2 Trimestre
3 Trimestre

27% 4 Trimestre
26%

Figura 9.10. Aspecto de un grfico circular.

9.5 Edicin del grfico. Formatos

Una vez creado el grfico, podemos modificar cualquiera de sus elementos caractersticos en
un proceso de edicin y formateado posterior. La operacin ms simple de edicin consiste
en cambiar el grfico de posicin o de tamao. Haz clic sobre uno de los grficos en la hoja.
Aparecern unos cuadrados negros en sus laterales y sus esquinas que permiten cambiar su
tamao. Si colocamos el cursor encima, observaremos como la forma del mismo cambia
mostrando cuatro flechas, indicando que podemos arrastrar el grfico hasta una nueva
posicin. Prueba estas operaciones.
Cualquiera de los elementos de un grfico es editable, es decir, podemos modificar:
Los colores, bordes y caractersticas de las series de datos.
Las caractersticas de las lneas de divisin.
La fuente y caractersticas de los ejes (abscisas y ordenadas)
Los bordes y sombreado del rea de trazado
La fuente de los ttulos.
La fuente y caractersticas de la leyenda.
Para modificar cualquiera de los elementos de un grfico, comenzaremos haciendo doble clic
sobre l. Esta operacin sita el grfico en modo edicin. Una vez tengamos el grfico en
modo edicin, podemos seleccionar las distintas partes del grfico y hacer doble clic sobre
ellas. Por ejemplo, al hacer doble clic sobre una de las series de datos en un grfico de lneas
se despliega la siguiente ventana de dilogo:

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Figura 9.11. Ventana de serie de datos.

En esta ventana disponemos de distintas fichas para personalizar el color, grosor y estilo de
las lneas de la serie, el color y tipo de marcador, etc.
Prueba a hacer doble clic sobre cada una de las partes de un grfico mencionadas
anteriormente y analiza las ventanas de formato desplegadas para cada una de ellas. Utiliza
estas ventanas para dar formato a uno de los grficos creados en la prctica.

9.5.1 Formato de Ttulos y Leyenda

El cuadro de dilogo para formatear los ttulos de grficos se compone de las fichas Tramas,
Fuente y Alineacin, semejantes a las utilizadas en las hojas de clculo con el mismo
propsito, que permiten definir para los textos diferentes bordes (color, trazo), fondos de
distintos colores, fuentes, estilos, tamaos, colores, efectos, orientacin y alineacin
Para la leyenda en lugar de la ficha Alineacin se encuentra la ficha Posicin que permite
determinar la ubicacin de la leyenda en el grfico: Inferior, esquina, superior, derecha o
izquierda.
El cuadro que aparece ser similar al siguiente:

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9.5.2 Formato del Area del grfico y del trazado

A las reas del grfico y del trazado del grfico se le pueden aadir bordes de diferente estilo,
color, grosor y una variedad de colores de fondo, por medio de su ficha Diseo.
Para el Area del grfico, adems de la ficha Diseo, se dispone de la ficha Fuentes con todas
sus opciones conocidas.
El rea de trazado es el rea en el que est ubicado el grfico, sin incluir los ttulos ni la
leyenda. El rea del grfico incluye el rea de trazado, los ttulos y la leyenda.

9.5.3 Formato de los ejes

El formato de ambos ejes (categoras y valores) se realiza a travs de las fichas del cuadro de
dilogo que aparece al ejecutar la opcin Formato del eje del men Formato. Este men se
activa al seleccionar cada eje. En ellas se definirn los distintos aspectos que pueden presentar
los ejes: estilo, color, grosor, escala, fuentes de sus rtulos, tipo de nmeros y alineacin.

Tema 9. Grficos Pgina 13

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Cabe destacar que mediante la ficha Escala se puede modificar el rango de los ejes,
estableciendo valores mnimos y mximos adecuados para permitir visualizar con mejor nivel
de detalle las diferencias entre ordenadas.

9.5.4 Formato de las series de datos

Es interesante notar que Excel permite realizar una serie de operaciones sobre la forma en que
se representan los datos. Entre estas opciones destacan: seleccionar un subtipo de grfico,
cambiar el orden de las series, remarcar los aspectos referentes a la ubicacin relativa entre el
grupo de marcas de datos y utilizar un eje secundario en los grficos. El cuadro de dilogo
contiene las fichas y las opciones correspondientes al tipo de grfico que se est utilizando.
Para acceder a este cuadro se tiene que seleccionar la serie de datos y escoger la opcin Serie
de datos seleccionada... del men Formato.
Cabe destacar que para los tipos de grficos de utilizacin ms frecuente, como son los de
Barras y de Columnas, este comando tiene asociado un cuadro de dilogo con varias fichas y
entre estas, la ficha opciones (que refleja la ubicacin relativa entre sus marcas) se presenta
con dos estructuras diferentes:
Para grficos 2D: Permite establecer el grado de superposicin o solapamiento entre las
marcas de datos (entre valores -100 y +100) y el ancho del intervalo entre categoras (entre
valores 0 y 500).

Tema 9. Grficos Pgina 14

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Para grficos 3D: Permite establecer la profundidad del intervalo de categoras (entre
valores 0 y 5OO), la profundidad del grfico (entre valores 20 y 2000) y el ancho del
intervalo de categoras (entre valores 0 y 500).

9.6 Operaciones con grficos

Las operaciones que se pueden realizar con los grficos en Excel, son: moverlos, cambiarles
de tamao y rotarlos (cuando se trate de una grfico en 3D). Las dos primeras operaciones
difieren segn se trate de un grfico incrustado o no y la ltima. Es comn a ambos
9.6.1 Mover y cambiar de tamao
Es posible mover un grfico incrustado y ubicarlo en cualquier parte de la hoja, simplemente
utilizando el ratn. Asimismo, para cambiar su tamao, hay que pulsar y arrastrar sobre uno
de sus cuadros de seleccin. Su rea de trazado, circunscripta en el rea del grfico, podr a
su vez moverse y cambiar de tamao dentro de esta ltima con el mismo procedimiento.
Un grfico en su propia hoja tiene su rea de grfico fija en tamao/posicin y no
modificables en la hoja, pero su rea de trazado, mantiene las posibilidades del caso anterior
(se puede mover y cambiar de tamao dentro de aquella).
9.6.2 Rotar un grfico en 3D.
Para rotar un grfico en 3D ya sea este incrustado o no, se tiene que seleccionar el rea del
grfico o el de trazado y escoger la opcin Vista en 3D del men Grfico, o la misma opcin
del men contextual.
Aparecer el siguiente cuadro de dialogo:

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9.7 Ejercicios
Ejercicio 9.1.1
Crea un grfico combinado con barras y lneas que compare los precios de compra de los
artculos con los precios de venta de los mismos. (Es interesante que pruebes a hacerlo con
los datos y formato de la hoja de clculo que se ha ido desarrollando a travs de las distintas
prcticas)

Ejercicio 9.1.2.

Hallar la grfica de la funcin SENO(X).Aplcaselo a los valores que aparecen a

continuacin. Considera si es necesaria la leyenda o no.
10
20
30
40
50
55
60
70
80
90
100
180
360

Ejercicio 9.1.3.
Dales formato a los distintos grficos creados en esta prctica. Utiliza formatos de fuente,
diseos para las lneas de divisin y los ejes, sombreados y colores para las series de datos,
etc.

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