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FORMATION SUR LA

GESTION DE PROJET
& MS PROJECT
Prsentation
se tat o rapide
ap de

Jamal Achiq

Consultant - Formateur sur le management de projet, MS Project, et EPM

Certifications:
Management de projet : PRINCE2, Praticien
MS Project: MCTS
MCTS - MS Project 2010, Managing Projects
Projects
MS Project Server: MCTS - MS Project Server 2007, Managing Projects

Formation: ENSAE de Paris, et MBA (CASS University, Londres)

Exprience: management de projet, formation et conseil, banque, assurance

Coordonnes:
jamal.achiq@promact.ma
0522 87 4000/ 0669 777 615

2
Contenu
Co te u de la formation
o at o ((1))

V densemble
Vue d bl sur lla gestion
i ded projet
j avec MS Project
P j 2007
2007:
Dfinitions relatives aux projets
Phases du management de projet
Domaines de connaissances du management de projet
Rle de MS Project en tant quoutil daide la gestion de projet
Cration et paramtrage dun projet
Planification de projet avec MS Project 2007
S i i ett hi
Saisie hirarchisation
hi ti d des t
tches
h
Ordonnancement des tches
Accs aux informations sur les p
parties Table et Ecran

3
Contenu
Co te u de la formation
o at o ((2))

E d
Entre des ressources
Affectation des ressources
Planification des cots
Dfinition de dates spcifiques pour le projet
Chemin critique du projet et marges des tches
Analyse de lutilisation des ressources
Dfinition de la planification initiale

4
Droulement
oule e t de la formation
o at o

Simulation de la gestion dun projet avec MS Project


Exercices pratiques
Approche interactive: questions / rponses
Documentation
Horaire:
9h30 11h15
11h30 13h15
14H15 -16h00

5
6

Vue densemble sur la gestion de


projet avec MS Project 2007
Vue densemble sur la gestion de projet
avec MS P
Project
j t 2007

Dfinitions relatives aux projets


Phases du management de projet
D
Domaines
i d
de connaissances
i d
du management
g tdde projet
j t
Rle de MS Project en tant quoutil daide la gestion de
p j
projet

7
Dfinition
t o dundu p
projet
ojet

Une dfinition:
Un projet est une squence dactivits uniques, et relies entre elles:
Dont le but est datteindre
d atteindre un objectif dtermin.
dtermin
raliser lintrieur dun cadre temporel (dlai),
Dans la limite dun budget
En respectant des spcifications prcises (primtre, qualit).

Dfi iti selon


Dfinition l lel PMI (Project
(P j t Management
M t Institute):
I tit t )
Un projet est une entreprise temporaire mise en uvre en vue de crer
un produit, un service, ou un rsultat unique.

8
Programme
og a e et Portefeuille
o te eu lle de p
projets
ojets

Programme (Dfinition du PMI):


Un programme est un groupe de projets connexes dont le management est
coordonn afin d'en tirer des bnfices et une matrise qui ne seraient pas
possibles en les traitant isolment.
isolment

Les projets dun mme programme ont un certain lien entre eux; par exemple:
Objectifs complmentaires
chance commune

Portefe ille (Dfinition du


Portefeuille d PMI):
Un portefeuille est un ensemble de projets ou de programmes (ainsi
que d'autres travaux) qui sont regroups pour faciliter leur
management dans la poursuite d
d'objectifs
objectifs stratgiques de ll'entreprise
entreprise.
Les projets ou programmes du portefeuille ne sont pas ncessairement
interdpendants ni en relation directe

9
Quest-ce que le management de projet?

Dfinition selon le PMI (Project Management Institute):


Le management de projet est lapplication de connaissances,
comptences, outils et techniques aux activits dun projet afin
den
d en respecter les exigences
Les processus de management de projet sont groups en :
initiation, planification, excution, surveillance et matrise, et
clture.

Autre dfinition (Wysocki)


L managementt d
Le de projet:
j t
Consiste planifier, organiser, suivre et matriser tous les aspects
d'un projet,
Pour atteindre les objectifs en respectant les cots, les dlais et
les spcifications prdfinies (paramtres du projet)

10
Phases du management
g de p
projet
j

Planification
Excution
initiale

Surveillance
Initiation Replanification
p f
& matrise
i

Clture

11
Charte du projet: Un modle
(Ph
(Phase dinitiation)
di iti ti )
N du projet
N Nom du projet Chef de projet
Contexte du projet: Description de lopportunit ou du problme / Justification du projet : Objectifs
dimpact
But: Rsultat final du projet (livrable final) : Objectif de ralisation

Exigences du produit (ou service, rsultat): normes, spcifications, caractristiques et fonctionnalits


du produit qui rsultera du projet
Estimations de cots : 1res estimations sommaires de cots

Estimations de dlais: 1res estimations sommaires de dlais

Organisation du projet:
Client: destinataire du rsultat du projet
Sponsor ou promoteur du projet: personne ayant un pouvoir de dcision
dcision, et la capacit de dbloquer des situations
qui dpassent le chef de projet
Chef de projet: responsable de la ralisation des objectifs du projet
quipe du projet: membres dj identifis
Autres parties prenantes: Parties ayant un intrt dans la ralisation du projet. Parties affectes par, ou ayant une
influence sur,
sur le projet

Hypothses, contraintes et risques :

Approche de management de projet: mthodes, outils, processus, canevas utiliser pour le


management
g du projet
p j

12
Importance dune bonne planification
(Impact sur les cots,
cots les dlais
dlais, et le volume de travail)

Une bonne planification permet:


permet
Danticiper et de traiter les problmes et les risques
Afin que le projet soit ralis dans le respect des contraintes

Difficults

Mauvaise
planification
Bonne
planification
l f

Dure du projet

13
tapes
tapes de la pla
planification
cat o ddun
u pprojet
ojet

Dfinition du contenu du projet


p j
(nonc du contenu)

Structure de dcoupage
p g du projet
p j (SDP)
( )

Estimations des Ordonnancement Estimation des


d
dures d tches
des t h ressources

Estimation des cots

Optimisation du planning

Validation du planning

Diff i du
Diffusion d planning
l i et enregistrement
i d
dune rfrence
f
14
Ordonnancement des tches:
Dfi iti
Dfinition

Ordonnancement (squencement, jalonnement):

Description des dpendances logiques entre les tches


Seules les dpendances
p obligatoires
g sont p
prises en compte
p
Les choix personnels ou les contraintes particulires (Ex: non
disponibilit des ressources) ne sont pas pris en considration

15
Ordonnancement des tches:
E
Exemple
l

Mthodes:
Mth d
La plus utilise: mthode des antcdents (activits sur nuds)

A D

Dbut C Fin

B E

Rsultat:
Diagramme en rseau du projet:
MPM / PERT (Program Evaluation and Review Technique)

16
Les
es 4 types de lliens
e seentre
t e les tc
tches
es

Fin
Dbut

Dbut
Dbut

Fin Fin

Dbut
Fin

Les liens peuvent comprendre des retards ou avances :


Absolus (Exemple: + ou 5 jours)
Relatifs ((Exemple:
p + ou 25%))

17
Ordonnancement des tches
Utili ti
Utilisations

P
Parmi
i les
l utilisations:
ili i

1
1. Vue gnrale sur les interdpendances des activits du projet
2. Calcul de la dure et de la date de fin du projet
3
3. Calcul des dates de dbut et de fin de chaque tche (utile pour
les affectations de ressources)
4. Calcul des marges des tches
5. Dtermination du chemin et des tches critiques

18
Exemple:
3 Marges
3- M
D Tt F Tt

Marge Totale= F Tard F Tt


ID (MARGE) Dure
Marge libre = Min(D Tt des successeurs) F Tt (tche) 1

D Tard F Tard

2 4 5 9
B 0 3 D 0 5
2 4 5 9
1 1 10 12
A 0 1 F 0 3
1 1 10 12
2 3 4 5
C 1 2 E 4 2
3 4 8 9
19
Marges
Ma ges des tc
tches
es

M
Marge dune
d tche
t h ((ou marge ttotale):
t l )
Retard maximum quon peut tolrer sur sa date de fin au plus tt sans
retarder la fin du projet
Marge= fin au plus tard fin au plus tt
volue avec les mises jour du projet

Marge libre dune tche:


Retard maximum quon
qu on peut tolrer sur sa date de fin au plus tt sans
retarder la date de dbut au plus tt de lun de ses successeurs
Marge libre = dbut au plus tt (successeurs) fin au plus tt (tche)

volue avec les mises jour du projet

20
Chemin
C e ccritique
t que du p
projet
ojet

Ch i critique
Chemin ii (C
(Critical
i i l Path):
P h)
Chemin le plus long du projet
Srie d
dactivits
activits qui dtermine la dure du projet
Srie dactivits dont la marge est nulle
Srie d
dactivits
activits dont le dbut au plus tt et le dbut au
plus tard sont les mmes

Tches critiques:
Tches du chemin critique
Exigent une attention particulire, car tout retard sur lune
delles repousse la date de fin de projet

21
Relation
elat o : Dure
u e / Travail
ava l

R l i ffondamentale:
Relation d l
Travail = Dure * Nombre dunits de ressources

Units de mesure:
Dure: J (Jour ouvr)
Travail: JH ou HJ (Jour Homme)

22
Dmarche de surveillance & matrise
L processus d
Le de r-estimation
ti ti
Planning de rfrence
Tche
T01
T02
T03
T04
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

ralisations
T05
T06
T07
T08
T09
T10
T11
T12
T13
T14

estimations reste faire


T15
T16
T17
T18
T19
T20

Mesure des carts

Nouvelles prvisions
Tche 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

T01
T02
T03
T04
T05
T06

Plan
T07
T08
T09
T10
T11
T12
T13

dactions
T14
T15
T16
T17
T18
T19

Planning mis jour


T20

23
Informations suivre dans les rapports

Variables cls suivre:


% dachvement des activits et du projet
Dlais dexcutions (dures)
D t
Dates
Travail des ressources humaines
Utilisation des ressources matrielles
C
Cots

Types dinformations inclure dans les rapports:


Planifi
Ralis
Restant
Rvis; ou MAJ
cart

24
Types de rapports

Types selon la priode couverte:


Rapport de la priode en cours
Concerne la priode la plus rcente
Fournit des informations sur lexcution du projet pendant cette priode
Rapport cumulatif
Contient des informations sur lexcution de projet depuis le dbut
Permet dinformer sur lvolution du projet depuis son dmarrage

Types selon le niveau de dtail des informations


Rapports dtaills: destins essentiellement lquipe du projet
Rapports synthtiques
Rsum sur lensemble des variables cls
Utiliss comme tableau de bord pour la Direction

Forme du rapport
Tableau
graphique

25
Exemple de rapport synthtique
(St ti ti
(Statistiques sur lle projet)
j t)

Planifi Ralis Restant Rvis cart


(planifi rvis)
% dachvement (Ralis)

Date dbut -
Date fin -
Dures

Cots

Travail des ressources

26
Exemple de rapport des dlais

Livrables Date de fin Date de cart rel Date de cart anticip


Planifie fin relle (planifi rel) fin rvise (planifi rvis)

27
Exemple de rapport des cots

Activit Budget (Cot Ralis Restant Cot total cart Prix de Marge (prix
de revient (cot prvu (ralis (budget - vente de vente
planifi) engag) + restant) cot total) cot total)

28
Exemple de rapport de cots
(MS Project)

29
Outil graphique de suivi:
Di
Diagramme de
d Gantt
G tt CComparatif
tif

N Nom de la tche
Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Septembre
1 CONSTRUCTION 27%
2 Db t d
Dbut des ttravaux 03/04
3 Terrassement 100%
4 Assainissement 100%
5 Gros uvres 27%
6 Fondations 100%
7 El i
Elvations 17%
8 Dalles & poutres 0%
9 Murs & cloisons 0%
10 Enduit 0%
11 GO achevs 24/08
12 El
Electricit
i i 0%
13 Menuiserie 0%
14 Plomberie 0%
15 Peinture 0%
16 Peinture externe 0%
1
17 P i
Peinture iinterne 0%
18 Rception 14/09

30
Domaines de connaissance du management de
projet
j t (selon
( l PMI)

Intgration (approche intgre


intgre, management gnral
gnral, coordination)

Base Accompagnement

Contenu (primtre) Qualit

Cots Ressources humaines

Dlais Risques
q

Communications

Approvisionnements

31
Importance dune approche intgre
( t i
(systmique)
)

Lignorance des effets et feed-backs long terme, peut conduire des consquences
i tt d
inattendues

32
Acteurs
cteu s d
dun
u pprojet
ojet

Comit de Pilotage (yc Client ou Sponsor)

Bureau de projet Direction de Projet


(Project Office)

Chef de Projet

Participants externes
Participants internes (Sous-traitant, partenaire)

quipe de projet

33
Exigences
ge ces du management
a age e t de p
projet
ojet

Dirigeants/ Priorisation du portefeuille de projets


Managers Suivi de lavancement et de la performance

Satisfaction des exigences de qualit, de cots, et de dlais


Chefs de projets Coordination entre les diffrents acteurs du projet
Amlioration du management et de la performance des projets

Ralisation et suivi des tches affectes


Participants Collaboration avec les autres acteurs du projet

La complexit croissante des projets, et les exigences de leur


gestion ncessitent lutilisation doutils daide appropris
34
Rle de MS Project en tant quoutil
d id lla gestion
daide ti d de projet
j t

Outil de gestion
Aide la gestion des dlais

Aide la gestion des cots

Aide la gestion des ressources

Aide la gestion des achats

Outil danalyse et daide la prise de dcision


Aide lanalyse de la performance

Aide lanalyse de scnarios

Outil de communication
O
Aide la gestion de la communication

35
Gestion des dlais
laide
l id dde MS P
Project
j t
Calculer automatiquement les dates de dbut et de fin des tches et du projet
Quelles sont les dates de fin du projet et de chacune de ses tches?

Quelle est la date limite de dmarrage du projet (pour respecter


l chance)?
lchance)?
Identifier rapidement le chemin critique
Quelles sont les tches critiques quil faut surveiller troitement?

Calculer les marges des tches


Quelles sont les tches qui peuvent tre retardes (et de combien) sans
repousser lchance du projet?
Vrifier si le projet se droule dans respect des dlais
Le projet est-t-il en avance ou en retard par rapport au planning?

Avertir en cas de risque de dpassement des chances


Quelles sont les tches ou les phases qui risquent de dpasser leur chance?

Mesurer et analyser les carts de dures: planification / ralisation


Quelle est le niveau de lavance ou du retard par rapport au planning, et
quelle en est la consquence sur la suite du projet?

36
Gestion des cots
l
laide
id dde MS P
Project
j t

Calculer
C l l lle cot
ddes tches
h et dde l
lensemble
bl ddu projet
j
Quel est le cot estim (budget) du projet?

Tracer automatiquement la courbe des cots cumuls (courbe en S)


Quelle est la rpartition, dans le temps, des cots du projet?

Vrifier si le projet se droule dans respect du budget


Quelles sont les tches dont le cot rel dpasse le budget?

Mesurer les cots de ralisation et les comparer ceux planifis


Quel est le pourcentage du budget dpens ce jour?

Quel est le niveau de dpassement ou dconomie par rapport au cot


planifi?

37
Gestion des ressources
l
laide
id dde MS P
Project
j t

C l l le
Calculer l niveau
i de
d disponibilit
di ibilit ett d
dutilisation
tili ti d des ressources
Quelle est la disponibilit des ressources au cours des 6 ou 12 prochains mois, en tenant
compte de leurs engagements dans lensemble des projets de lentreprise?
Quel est le taux dutilisation des ressources?
Q
Vrifier si les ressources disponibles sont suffisantes pour raliser le projet
Les ressources disponibles peuvent-elles raliser le projet dans le respect des contraintes?
Quel ressource (ou
Q ( type
yp de ressource)) est indisponible,
p , et q
quand lest-elle?
Identifier les sur-utilisations des ressources
Les ressources affectes au projet sont-elles sur-utilises; quand le sont-elles, et quel
degr?
Re-planifier automatiquement le projet pour rsoudre les sur-utilsations

Suivre le travail des ressources par tches et par priode de temps (feuille de
temps))
Quel est le volume de travail, par jour (semaine, mois), pass par chaque ressource sur
chacune des tches?

38
Gestion de la communication
l
laide
id dde MS P
Project
j t

Imprimer et utiliser des graphiques pour communiquer des vues


densemble du projet

Imprimer et communiquer des rapports et des tableaux sur le projet

Concevoir des affichages personnaliss pour rpondre des besoins


spcifiques de communications

Diffuser efficacement linformation aux acteurs du projet (en


particulier, laide de la solution EPM: Project Server et Web Access)

39
Gestion des achats
l
laide
id dde MS P
Project
j t


tablir des prvisions dacquisition de biens et services

Quand aura
aura-t-on
t on besoin dacqurir
d acqurir des biens ou services
services, en quelles
quantits, et quel en sera le cot?

Quand aura-t-on besoin de la location de matriel


ou outillage, et
combien cela cotera-t-il?

40
Simulation et analyse de scnarios
llaide
aide de MS Project

Comparer plusieurs
C l i scnarios
i d de ralisation
li ti d du projet
j t pour en choisir
h i i
le plus appropri:

Quels sont les cots et les dlais correspondant aux diffrents


scnarios envisags?
Quel est le scnario qui minimise la dure du projet? (Choix si le
dlai de livraison est prioritaire)
p )
Quel est le scnario qui minimise le cot du projet? (Choix si le
cot de ralisation est prioritaire)
Quelles actions effectuer pour viter le risque de retard? (Ex.
ajouter
j t d des ressources, rengocier
i lles dl
dlais)
i )
Quelles actions effectuer pour viter un dpassement du budget?
(Ex. remplacer des ressources chres par dautres moins
coteuses)

41
Analyse de la performance du projet
llaide
aide de MS Project

Calculer des indicateurs de performance du projet:


Le projet est-t-il en avance ou en retard par rapport au planning, et
de combien lest-il?
Le projet est
est-t-il
t il en dpassement par rapport au cot budgt, et de
combien lest-il?

Effectuer des pprojections


j de cot (
( lachvement du pprojet)
j ) en tenant
compte de la performance constate
Si la suite du projet se droule selon la performance passe, quelle
serait le cot lachvement du projet?

Reprsenter graphiquement les carts de cots et de dlais au cours de


la ralisation du projet
En
E quelles
ll priodes
i d lle projet
j t tait-il
t it il le
l plus
l en cart
t par rapportt au
planning?

42
Famille
a lle Project
oject

Outil de pilotage de projet autonome (monoposte):


Microsoft Office Project Standard
((Ou Microsoft Office Project
j Professionnel))

Solution EPM: Entreprise Project Management


Mi
Microsoft
f Office
Offi Project
P j Professionnel
P f i l
Microsoft Office Project Server
Microsoft Office PWA

43