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Contenido
Presentacin ................................................................................................................................. 3
3.4 Referencias........................................................................................................................ 31
Referencias relativas............................................................................................................ 31
Referencias absolutas.......................................................................................................... 32
Referencias mixtas............................................................................................................... 32
Aplicar Formato a los valores que estn por encima o por debajo del promedio: ............... 88
Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato: .................................... 89
Presentacin
El presente manual de Excel Avanzado ha sido diseado para usarse en cursos de
Microsoft Office Excel 2013 impartidos en el Programa de Administracin de Unidades
de Servicios de la Universidad Nacional de Ingeniera para usuarios con conocimientos
previos de Excel.
El texto empieza con una Introduccin a Excel y sus versiones anteriores, adems de
hacer una comparacin con sus antecesores y analizar las novedades principales de la
versin 2013. Los acpites siguientes se enfocan en el uso de ciertos comandos
considerados necesarios para el uso y la administracin de datos en un libro de clculo,
reduccin de errores, resaltar informacin en dependencia de los requerimientos del
usuario, complementos de trabajo para inteligencia de negocios, importacin de datos
desde diferentes medio y automatizacin bsica de procesos cotidianos a travs de
macros que contribuyan a la reduccin de tiempo en procesos montonos de trabajo.
Captulo 1:
Introduccin a Excel 2013
Microsoft Excel (Ms Excel) es un software diseado para el manejo de hojas de clculo,
desarrollado y distribuido por Microsoft, y utilizado normalmente en tareas financieras y
contables, aunque hoy por hoy las caractersticas que ofrece han superado estos
lmites y barreras.
Una hoja de clculo electrnica se define como un programa informtico compuesto por
columnas, filas y celdas, donde la interseccin de las columnas y las filas son las
celdas, en el interior de cada celda es el sitio donde podemos escribir cualquier tipo de
informacin que posteriormente ser tratada, siendo cada celda nica en toda la hoja
de clculo.
La principal ventaja del uso de las hojas de clculo electrnicas reside en que es
posible interconectar unas celdas con otras mediante el uso de funciones o reglas, de
tal forma que si cambia el valor de una celda, automticamente la hoja de clculo
electrnica recalcular y actualizar los valores de las otras celdas. Esta ventaja fue el
origen y la base para impulsar el desarrollo de las hojas de clculo electrnicas, debido
a que antiguamente al no disponer de dicha herramienta informtica, el trabajo de
recalcular las diferentes hiptesis de un modelo matemtico, fsico o financiero
representaba un tiempo y esfuerzo enorme, adems del riesgo de caer en algn error
durante el clculo. Este problema fue solucionado mediante el desarrollo y uso de las
hojas de clculo electrnicas las cuales al cambiar cualquier dato del modelo en menos
de 1 segundo y sin error recalcula todo el modelo aportando un resultado totalmente
fiable.
La lista de versiones de Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft
Windows es:
Excel fue la primera hoja de clculo que permite al usuario definir la apariencia (las
fuentes, atributos de carcter y celdas). Tambin introdujo computacin inteligente de
datos, donde existen celdas dependientes de otras celdas se actualizan al instante
(programas de hoja de clculo anterior recalculaban la totalidad de los datos cada cierto
tiempo o esperaban para un comando especfico del usuario). Excel tiene una amplia
capacidad grfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones,
listados usados en combinacin de correspondencia con Microsoft Word.
Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de
programacin basado en Visual Basic, que aade la capacidad para automatizar tareas
en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas
de trabajo. VBA es una poderosa anexin a la aplicacin que, en versiones posteriores,
incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE). La grabacin de macros
puede producir cdigo (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la
automatizacin de simples tareas. (VBA) permite la creacin de formularios y controles
en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero
no la creacin) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores aadieron soporte
para los mdulos de clase permitiendo el uso de tcnicas de programacin bsicas
orientadas a objetos.
mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus.
Microsoft tom medidas tardamente para prevenir el uso indebido de Excel mediante la
adicin de la capacidad para deshabilitar la ejecucin automtica de las macros al abrir
un archivo.
El 22 de septiembre del 2007 se inform que la hoja de clculo Excel 2007 mostraba
resultados errneos bajo ciertas condiciones. Particularmente para algunas parejas de
nmeros, para los que el producto sea 65535 (tales como 850 y 77.1), Excel muestra
como resultado de la operacin 100000. Esto ocurre con alrededor del 14.5% de tales
pares. Adems, si se suma uno a este resultado Excel lo calcula como 100001. No
obstante, si se resta uno al resultado original, entonces muestra el valor correcto 65534
(tambin si se multiplica o divide por 2, muestra los valores correctos 131070 y 32767.5,
respectivamente).
Dada la importancia que posee el estudio de las finanzas en mbito acadmico, toma
especial inters el manejo de dichos conceptos de forma gil, para conseguir rapidez y
precisin en el anlisis. La forma ms rpida de conseguir dicho objetivo es a travs de
la aplicacin de finanzas en una hoja de clculo, para el caso, Excel. Las hojas de
clculo proporcionan una solucin rpida y sencilla a las nuevas exigencias que se
presentan en el mundo actual. Excel a travs de un ambiente grfico permite realizar
operaciones matemticas bsicas y complejas y desarrollar diferentes funciones
(financieras, lgicas, estadsticas, matemticas, etc.).
Lo primero que ver cuando abra Excel es un aspecto totalmente nuevo. Es ms limpio
pero tambin est diseado para ayudarle a lograr resultados profesionales con
rapidez. Encontrar muchas caractersticas nuevas que le permiten olvidarse de
barreras de nmeros y dibujar imgenes ms persuasivas de sus datos, guindole
hacia decisiones mejores y ms fundamentadas.
Inicio Rpido
Las plantillas realizan la mayora del trabajo de diseo y configuracin por usted, por lo
que se puede centrar en sus datos. Al abrir Excel 2013, ver plantillas para
presupuestos, calendarios, formularios, informes. etc.
Captulo 2:
Segmentacin de Datos y Filtros
La flecha de filtrado del encabezado de tabla cambia a este icono para indicar que
hay un filtro aplicado. Haga clic en el filtro para cambiarlo o borrarlo.
Por ejemplo, para mostrar nmeros por encima de una cantidad determinada, elija
Mayor o igual que y, a continuacin, introduzca el nmero que est pensando en el
cuadro adyacente.
Para filtrar por dos condiciones, introduzca las condiciones de filtrado en ambos
conjuntos de cuadros y elija Y para que ambos sean verdadero y O para que cualquiera
de las condiciones sea verdadera.
Microsoft Excel 2010 incorpor segmentaciones de datos como una nueva manera de
filtrar datos de tabla dinmica. En Excel 2013, tambin se puede crear segmentaciones
de datos para filtrar sus datos de tabla. Una segmentacin de datos es realmente til,
porque indica claramente qu datos se muestran en la tabla tras filtrar los datos.
Esta es la manera en que puede crear una para filtrar sus datos:
5. En cada segmentacin de datos, haga clic en los elementos que desea mostrar
en su tabla.
2.2 Filtros
Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en una
tabla, seleccionar aquellos que correspondan con algn criterio determinado por el
usuario.
Los filtros avanzados son tiles, en especial, cuando estamos trabajando con bases de
datos en Excel; si bien conviene recordar que Excel es una Hoja de clculo y no un
gestor de Bases de datos, como lo es Ms Access. Podemos suponer que tenemos una
Base de datos en una hoja de clculo, y que pretendemos aplicar filtros avanzados,
para encontrar algunos registros; ello en aquellas ocasiones en que los Autofiltros se
quedan cortos en funcin de lo que se pretende obtener; los Filtros Avanzados
desaparecen las restricciones o limitaciones que pudiese tener el Autofiltro.
Para poder aplicar esta herramienta avanzada debemos saber que adems de nuestra
base de datos, necesitamos un rango de celdas a parte en donde indicar cules son los
criterios de filtro, es decir, dos rangos:
1. Rango de la lista, y
2. Rango de criterios.
Los criterios por los cuales se realizar el filtrado deben especificarse dentro de celdas
de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de
Finanzas.
Para este ejemplo se colocaron los criterios por arriba de la tabla de datos aunque
realmente su ubicacin no es de suma importancia.
Observa cmo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los
mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca tambin las celdas que
contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicar el filtro
avanzado adecuadamente.
De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora
solamente se ha especificado una sola condicin por columna, pero igual se puede
agregar a los resultados del filtro la informacin del departamento de Informtica. Para
ello solamente se agregar una fila adicional al rango de criterios de la siguiente
manera.
Al aceptar los cambios Excel filtrar la informacin de los empleados de Finanzas con
apellido Hernndez y adems mostrar la informacin de los empleados del
departamento de Informtica sin importar el apellido que tengan.
Filtrar el rango de la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, para
ello haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
Filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de
clculo, haga clic en Copiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por
ltimo, en la esquina superior izquierda del rea donde desea pegar las filas.
Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre maysculas y minsculas. Sin
embargo, puede usar una frmula para realizar una bsqueda que distinga entre
maysculas y minsculas.
Captulo 3:
Estructura de Datos en Ms Excel y Funciones
En esta leccin, aprender cmo tiene que trabajar con las hojas y con los libros de
trabajo; a trabajar de forma ms eficaz si utiliza las prestaciones de AutoCompletar y
AutoCorreccin que le ayudarn a realizar parte de su trabajo y a introducir frmulas
complejas y formulas y funciones anidadas.
Las frmulas son ecuaciones que pueden realizar clculos, devolver informacin,
manipular el contenido de otras celdas, comprobar condiciones, etc. Una frmula
siempre comienza con el signo igual (=).
A continuacin, se ofrece una muestra de los tipos de frmulas que se pueden escribir
en una hoja de clculo.
=RAIZ (A1) Usa la funcin RAIZ para devolver la raz cuadrada del valor
contenido en A1.
=HOY () Devuelve la fecha actual.
=MAYUSC ("hola") Convierte el texto "hola" en "HOLA" mediante la funcin de
hoja de clculo MAYUSC.
=A1>0 Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0.
Por ejemplo, un rango pueden ser las celdas que se encuentran en la columna A desde
la fila 1 hasta la fila 20. El rango sera A1:A20. O las celdas que estn desde la columna
A hasta la columna C y desde la fila 2 hasta a fila 80. El rango sera A2:C80.
Pero tal rango tambin lo podramos identificar con un nombre alusivo al tipo de datos
que contiene.
Tipos de nombres
Existen los nombres definidos para celdas o rangos de celdas y que pueden contener
tanto constantes como frmulas. Es decir, una celda que contiene una constante puede
tener asignado un nombre as como una celda que contenga una frmula puede
tambin tener asignado un nombre.
El otro tipo de nombres que existen en Excel son los nombres de tablas. Cuando
creamos una tabla Excel le asigna un nombre predeterminado como Tabla1, Tabla2,
etc., pero podremos editarlo desde el administrador de nombres para que sea ms
descriptivo.
Para ello en MS Excel 2013 seleccionamos el rango de datos y nos vamos a la opcin
de Frmulas -> Nombres Definidos -> Asignar nombre y tenemos el siguiente
cuadro:
Administrar nombres
Una vez que se han creado los nombres, ya sea de celdas o de tablas, podremos
administrarlos con el Administrador de nombres que se encuentra dentro del grupo
Nombres definidos de la ficha Frmulas.
Una vez creado el nombre del rango, en lugar de escribir la referencia de celdas en las
frmulas se escribe el nombre del rango. Por ejemplo:
En lugar de escribir
=BUSCARV(D1;Hoja1!A2:A10;1;0) se escribe
=BUSCARV(D1;Empleados;3;0)
En este sentido, si el usuario utiliza nombres, sus frmulas sern mucho ms fciles de
entender y mantener. Puede definir un nombre para un rango de celdas, una funcin,
una constante o una tabla. Una vez que haya adoptado la prctica de utilizar nombres
en su libro, podr actualizar, auditar y administrar esos nombres con facilidad.
Auditar nombres
Si llegas a tener una gran cantidad de nombres en tu libro de Excel y prefieres tener
una lista de todos ellos ser muy fcil generarla. En primer lugar debes posicionarte en
la celda donde se insertar el listado y utilizar el comando Pegar nombres que se
encuentra dentro del men desplegable Utilizar en la frmula que a su vez pertenece al
grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas:
Al mostrarse el cuadro de dilogo Pegar nombre se deber pulsar el botn Pegar lista
y Excel insertar en la hoja los nombres de los rangos as como su definicin:
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores
especficos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las
funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.
Cuando cree una frmula que contenga una funcin, puede usar el cuadro de dilogo
Insertar funcin como ayuda para especificar las funciones de la hoja de clculo. A
medida que se escriba una funcin en la frmula, el cuadro de dilogo Insertar funcin
ir mostrando el nombre de la funcin, cada uno de sus argumentos, una descripcin
de la funcin y de cada argumento, el resultado actual de la funcin y el resultado actual
de toda la frmula.
En algunos casos, puede que deba utilizar una funcin como uno de los argumentos
(argumento: valores que utiliza una funcin para llevar a cabo operaciones o clculos.
El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. Los
argumentos ms comunes que se utilizan en las funciones son nmeros, texto,
referencias de celda y nombres de otra funcin.
3.4 Referencias
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica
a Excel dnde debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula.
Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una
frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse
referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros libros. Las referencias
a celdas de otros libros se denominan vnculos o referencias externas (referencia
externa: referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una
referencia a un nombre definido en otro libro.)
Referencias relativas
Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de la
celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la
Referencias absolutas
Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia
a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene
la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o
columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas
frmulas utilizan referencias relativas, de modo que puede resultar necesario
cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la
celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.
Referencias mixtas
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y
una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1,
etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin
de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia
absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la frmula en filas o columnas, la
referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por
ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de
=A$1 a =B$1.
Referencias Externas
Una referencia externa (tambin denominada vnculo) es una referencia a una celda o a un
rango de celdas de una hoja de clculo de otro libro de Excel, o una referencia a un nombre
definido en otro libro. Puede hacer referencia a rangos de celdas especficas, a un nombre
especfico de los rangos de celdas, o bien definir un nombre para la referencia externa.
Si utiliza una referencia de celda para crear una referencia externa, tambin puede aplicar
frmulas a la informacin. Al cambiar entre los distintos tipos de referencias de celda, puede
controlar adems las celdas con las que se establecen vnculos si mueve la referencia
externa. Por ejemplo, si utiliza una referencia relativa, al mover la referencia externa, la
celda o celdas con las que se establece el vnculo cambian para reflejar su nueva posicin
en la hoja de clculo.
Cuando se crea una referencia externa de un libro a otro, debe utilizar un nombre para
hacer referencia a las celdas con las que se establece el vnculo. Puede crear una
referencia externa utilizando un nombre que ya se haya definido, o puede definir el nombre
cuando cree la referencia externa. Este nombre permite recordar ms fcilmente el
contenido de las celdas con las que se establece el vnculo. Las referencias externas que
utilizan nombres definidos no cambian cuando se mueven, ya que un nombre hace
referencia a una celda o rango de celdas especfico. Si desea utilizar una referencia externa
con un nombre definido que cambie al moverse, puede cambiar el nombre que se utiliza en
la referencia externa o puede cambiar las celdas a las que hace referencia el nombre.
Las frmulas con referencias externas a otros libros se muestran de dos maneras, en
funcin de si el libro de origen, el que proporciona datos a la frmula, se encuentra abierto o
cerrado. Cuando el libro de origen est abierto, la referencia externa incluye el nombre del
libro entre corchetes ([ ]), seguido del nombre de la hoja de clculo, un signo de
exclamacin (!) y las celdas de las que depende la frmula. Por ejemplo, la siguiente
frmula suma las celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls.
=SUMA([Presupuesto.xlsx]Anual!C10:C25)
Si el libro de origen est cerrado, la referencia externa incluye toda la ruta de acceso.
=SUMA('C:\Informes\[Presupuesto.xlsx]Anual'!C10:C25)
Referencias en Macros
Tambin puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas
como las columnas de la hoja de clculo. El estilo de referencia F1C1 es til para
calcular las posiciones de fila y columna en macros (macro: accin o conjunto de
acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de
programacin de Visual Basic para Aplicaciones.). En el estilo F1C1, Excel indica la
ubicacin de una celda con una "F" seguida de un nmero de fila y una "C" seguida de
un nmero de columna.
Referencia Significado
F[-2]C Referencia relativa a la celda situada dos filas por encima, en
la misma columna.
F[2]C[2] Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y
dos columnas hacia la derecha.
F2C2 Referencia absoluta a la celda de la segunda fila y la segunda
columna.
F[-1] Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa
F Referencia absoluta a la fila actual
3.5 Funciones
Funciones financieras
Funciones de informacin
Funciones lgicas
Funciones de bsqueda y referencia
Funciones matemticas y trigonomtricas
Funciones estadsticas
Funciones de texto
Funciones Definidas por el usuario
Funciones Lgicas
Funcin Lgica Si
En donde;
Por ejemplo, la frmula siguiente devuelve "Ms de 10" si A1 es mayor que 10 y "10
o menos" si A1 es menor o igual que 10.
Cada funcin SI, deber contener al menos un operador lgico dentro de su prueba
lgica para poder retornar un valor verdadero o falso, segn corresponda la
A B
1 Forma de Pago Contado
2 Venta 15000
3 Precio unitario C$ 15
4 Descuento =SI (B1=Contado,15%*B2*B3,0)
Es posible utilizar el resultado de otra funcin como la prueba lgica que necesita la
funcin SI siempre y cuando esa otra funcin regrese como resultado
VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de funcin es la funcin
ESNUMERO la cual evala el contenido de una celda y devuelve el valor
VERDADERO en caso de que sea un valor numrico. En este ejemplo quiero
desplegar la leyenda SI en caso de que la celda de la columna A efectivamente
tenga un nmero, de lo contrario se mostrar la leyenda NO.
A B C
RESPUES
1 VALOR ES NMERO?
TA
=SI NO
2 Uno
(ESNUMERO(A2),SI,NO)
=SI SI
3 2
(ESNUMERO(A3),SI,NO)
=SI SI
4 3
(ESNUMERO(A4),SI,NO)
=SI NO
5 cuatro
(ESNUMERO(A5),SI,NO)
El anidamiento est referido al uso de una funcin dentro de una frmula, es decir
escribir una funcin dentro de otra. Las funciones si anidadas aumentan la cantidad
de resultados posibles, para lo que se debe reemplazar los argumentos
VERDADERO o FALSO, en dependencia de la evaluacin y las respuestas
deseadas. A continuacin se muestran la sintaxis para poder obtener ms de dos
respuestas diferentes con esta funcin.
Carlos C$ =SI(B2>=20000,5%,SI(B2>=10000,3%,1
Crcamo 15000 %)) 3%
Casilda C$ =SI(B4>=20000,5%,SI(B4>=10000,3%,1
Castro 21000 %)) 5%
Celina C$ =SI(B6>=20000,5%,SI(B6>=10000,3%,1
Conde 18000 %)) 3%
SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
=SUMAR.SI (rango,criterio,rango_suma)
En donde;
Por ejemplo, de una lista de Ventas es deseable sumar nicamente aquellas que
corresponden a la Sucursal Sur Oriente.
C$
NORTE 15000
C$
NOR ESTE 19000
SUR C$
ORIENTE 14000
SUR C$
OCCIDENTE 25000
SUR C$
ORIENTE 8000
=SUMAR.SI.CONJUNTO
(rango_suma,rango_criterios1,criterios1,rango_criterios2,criterios2,...)
En donde;
Cantidad
Producto Vendedor
vendida
5 Manzanas ABEL
4 Manzanas ALBERTO
15 Alcachofas ABEL
3 Alcachofas ALBERTO
22 Bananas CARMEN
=SUMAR.SI.CONJUNTO(A2,A9;B2:B9,"Manzanas",C2:C9,"ABEL")
=PROMEDIO.SI (rango,criterio,rango_suma)
En donde;
NESTOR 85 100%
NUEZ
=PROMEDIO.SI
ODILIA 15 40%
(C2:C6;">60%";B2:B6)
OBANDO
PEDRO 50 80%
PEREZ
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_promedio,rango_criterio1,criterio1,rango_criteri
o2,criterio2,..)
En donde;
MARIO A 20 20%
MIRANDA
NESTOR A 85 100%
NUEZ
ODILIA B 15 40%
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(C
OBANDO
2:C6, B2:B6,"A", D2:D6,">60%")
PEDRO A 50 80%
PEREZ
ROSA B 90 90%
RAUDEZ
=CONTAR.SI(rango,criterios)
En donde;
GRANADA A GRANADA
RIVAS B RIVAS
GRANADA E GRANADA
=CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterio1,criterio1,rango_criterio2,criterio2,...)
En donde;
NOEL SI SI SI
NAVARRO
=CONTAR.SI.CONJUNTO (B2:D2,"SI, B3:C3,SI)
SI.ERROR: Devuelve un valor que se especifica si una frmula se evala como un error; de
lo contrario, devuelve el resultado de la frmula. Utilice la funcin SIERROR para
interceptar y controlar errores en una frmula.
=SI.ERROR(valor, valor_si_error)
En donde;
SECTORES
POR
= SI.ERROR(A2/B2;"ERROR DE CALCULO")
CANASTAS CIUDAD
55 0 = SI.ERROR(A4/B4;"ERROR DE CALCULO")
0 23
=HOY()
Funciones de Texto
=LARGO(Texto)
Este tipo de funciones permiten al usuario encontrar valores dentro de nuestra hoja de
acuerdo a los criterios establecidos en la bsqueda. Tambin facilitan obtener
informacin de referencia de las celdas.
Y es que es importante tener presente que un libro de Excel puede llegar a ser
inmenso. Slo una hoja tiene en Excel-2007/10 ms de 17 mil millones de celdas
(1.048.576 filas x 16.384 columnas) y en Excel 2003 ms de 16 millones de celdas
(65.536 filas x 256 columnas) que tampoco son pocas sin olvidar, adems, que un libro
de Excel no est limitado en el nmero de hojas que puede contener, salvo el impuesto
por la memoria del ordenador que estemos utilizando.
La cantidad de datos (nmeros, texto, fechas,) que podemos llegar a tener en una
sola hoja es tan grande que es necesario manejar con soltura algunas funciones de
bsqueda y referencia, esto nos facilitar enormemente el trabajo, ya que buscar en
una tabla es una de las tareas ms habituales cuando gestionamos muchos datos para
obtener informacin.
BUSCAR
COINCIDIR
INDICE
ELEGIR
DESREF
BUSCAR
La funcin BUSCAR devuelve un valor de un rango de una fila o una columna o de una
matriz. La funcin BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: la forma vectorial y la
matricial.
Sintaxis
Vector_resultado (Obligatorio). Rango que slo incluye una fila o una columna.
El argumento vector_resultado debe tener el mismo tamao que
vector_de_comparacin.
Sintaxis
= BUSCAR(valor_buscado; matriz)
Si la matriz cubre un rea que es ms ancha que alta (ms columnas que
Nota: Los valores de la matriz se deben colocar en orden ascendente: ..., -2, -1, 0,
1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un
valor incorrecto. El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.
BUSCARV
La funcin BUSCARV permite una bsqueda vertical en una tabla. Existe otra
funcin denominada BUSCARH que permite una bsqueda horizontal en una tabla.
La tabla que constituye la base de datos requiere que la primera columna sea
sobre la que luego se buscar, y todas las dems columnas deben estar a su
derecha.
Sintaxis
=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenad
o)
Nota
COINCIDIR
Use COINCIDIR en lugar de una de las funciones BUSCAR cuando necesite conocer la
posicin de un elemento en un rango en lugar del elemento en s. Por ejemplo, puede
usar la funcin COINCIDIR para proporcionar un valor para el argumento fila de la
funcin INDICE.
Sintaxis
=COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada; [tipo_de_coincidencia])
TIPO_DE_COINCIDENCIA COMPORTAMIENTO
Para ello combinaremos la funcin COINCIDIR con la funcin MAX (que busca el mayor
valor de un rango). Se trata de averiguar en qu posicin o puesto de la base de datos
se encuentra el mayor valor de la misma.
Supongamos una base de datos con los empleados y sus respectivos sueldos, y
necesitamos saber en qu puesto o posicin de la base de datos est el empleado con
el sueldo ms alto.
F/C A B
1 Alberto 750,000
2 Alfonso 650,000
3 Timoteo 1,200,000
4 Humberto 900,000
5 Ernesto 900,000
6 Carlos 600,000
7 Clara 1,700,000
8 Erika 550,000
9 Tomas 1,000,000
10 Marta 600,000
=COINCIDIR(MAX(B2:B11);B2:B11;0)
Esta frmula nos arrojar la posicin 7, donde se encuentra el sueldo ms alto que es
1.700.00 correspondiente a Clara.
Le hemos dicho a Excel que identifique el mayor valor que hay en el rango B2:B11 y
luego, con la funcin COINCIDIR, indique la posicin en que se encuentra dentro del
rango B2:B11.
Luego iremos complicando ms los ejemplos para dimensionar el potencial que tiene
Ms Excel.
INDICE
La funcin ndice en Excel es muy poco conocida pero de mucha ayuda en algunos
casos, aunque por s sola no luzca muy til, combinada con otras frmulas permite
automatizar un importante nmero de tareas en Excel.
Forma de matriz
Sintaxis
Forma de referencia
Sintaxis
Notas
Ejemplos:
Escriba los datos siguientes en una hoja de clculo de Excel en blanco. Utilizar estos
datos para la frmula de ejemplo en este artculo.
A B C
1 Nombre Depart. Edad
2 Henry 501 28
3 Stan 201 19
4 Mara 101 22
5 Larry 301 29
6
7 Harry 401 21
8 Joe 101 23
9 Lynn 301 30
=INDICE(A2:C5,A7:C9),2,3,2)
(A2:C5, a7: C9) son los intervalos donde se encontrar el valor que desee.
3 es el nmero de columna de los rangos donde el valor es. Como hay tres
columnas (comenzando por la columna A), la tercera columna es la columna C.
2 es el rea, A2:C5 o a7: C9, donde el valor es. Porque hay dos reas
especificadas para el intervalo, el segundo rango es a7: C9.
2. Presione ENTRAR.
=INDICE(A2:C5,2,3)
2. Presione CTRL + MAYS + ENTRAR para escribir la frmula como una frmula
de matriz.
F/C D E
1 Nombre Sueldo
2 Alfonso
1,500,000
3 Timoteo
1,200,000
4 Humberto
900,000
5 Ernesto
900,000
6 Carlos
600,000
7 Clara
700,000
8 Erika
550,000
9 Tomas
1,000,000
10 Marta
600,000
Otro ejemplo:
=INDICE(D2:E10;7;2)
El resultado debe ser 550.000 que corresponde a Erika, puesto que ese valor se
encuentra en la interseccin de la fila 7 de la base de datos con la columna 2 de la base
de datos.
encuentra en la fila 8 de Excel, est realmente en la fila 7 de la base de datos como tal.
Y aunque est en la columna E, dentro de la base de datos est en la columna 2.
La primera parte de la frmula indica el rango donde est la base de datos. El primer
criterio corresponde al nmero de la fila y el segundo criterio corresponde al nmero de
la columna.
ELEGIR
La funcin elegir utiliza el argumento nm_ndice para devolver un valor de una lista de
argumentos de valores. El usuario podr utilizar ELEGIR cuando requiera seleccionar
uno de los 254 valores posibles a partir del rango del argumento ndice.
Por ejemplo, si valor 1 a valor 7 son los das de la semana, ELEGIR devuelve uno de
los das cuando se utiliza un nmero entre 1 y 7 como argumento nm_ndice.
Sintaxis
=ELEGIR(nm_ndice;valor1;valor2;...)
En dnde;
Notas
Observaciones
=SUMA(ELEGIR(2;A1:A10;B1:B10;C1:C10))
Evala:
=SUMA(B1:B10)
Ejemplo
Como resultado de esta frmula obtendremos el valor uno porque el primer argumento
de la funcin indica que necesitamos la posicin nmero 1. Ahora observa lo que
sucede cuando hacemos que el primer argumento de la funcin ELEGIR sea una
referencia a una celda:
Cada vez que cambie el valor de la celda B1 por alguno de los nmeros vlidos: 1, 2, o
3, la funcin ELEGIR mostrar el elemento correspondiente en la celda B2.
DESREF
Sintaxis
=DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
En donde;
Filas: es el nmero de filas, hacia arriba o hacia abajo, al que se desea que haga
referencia la celda superior izquierda. Si el argumento filas es 5, la celda superior
izquierda de la referencia pasa a estar cinco filas ms abajo que la referencia.
Filas puede ser positivo (lo que significa que est por debajo de la referencia de
inicio) o negativo (por encima).
Alto: es el alto, en nmero de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta.
El alto debe ser un nmero positivo.
Observaciones
A modo de ejemplo, introduzca los datos siguientes en una hoja de clculo de Excel en
blanco. Utilizar estos datos para todas las frmulas de ejemplo de este artculo.
=DESREF(C2,2,-1,1,1)
1 (penltimo valor): (opcional) Indica cuntas filas de datos hay que devolver.
Cuando utiliza esta frmula, la funcin DESREF devuelve el valor de la celda situada
dos filas hacia abajo (2) y 1 fila a la izquierda (-1) de la celda C2 (que es la celda B4). El
valor de la celda B4 es "101". Por tanto, la frmula devuelve "101".
La funcin DESREF en Excel, como tantas otras, luce bastante abstracta, difcil de
comprender, pero de gran utilidad para gestionar base de datos e informacin de todo
tipo.
Otro ejemplo:
A la anterior frmula no le agregamos los dos ltimos criterios (alto y ancho), ya que
estos argumentos se utilizan generalmente cuando la funcin DESREF se utiliza en
combinacin con otras frmulas.
Le hemos dicho a Excel que se ubique en la celda A1, desde all avance 2 fila abajo y
una columna a la derecha, posicionndose as en la celda B2, marcada en rojo en la
imagen; luego, en alto y ancho (4;1), le decimos Excel que sume los valores que estn
dese B3 hasta 3 filas fila ms abajo, avanzando 1 columna a la derecha desde A1, que
no es otra cosa que indicarle a Excel que sume el rango B3:B6. Si le diramos a la
funcin un ancho de 2, nos sumara el rango B3:C6.
La diferencia entre esta frmula y la del ejemplo anterior son los rangos de bsqueda.
La funcin COINCIDIR hace la bsqueda sobre la columna Apellido y devuelve la
posicin correcta para que la funcin INDICE devuelva la misma posicin pero bajo la
columna Nombre. Este tipo de bsqueda no es posible de realizar con la funcin
BUSCARV porque ya hemos visto que dicha funcin siempre hace la bsqueda sobre la
primera columna del rango.
La flexibilidad que nos ofrece la funcin INDICE nos permite utilizarla en otros
escenarios para buscar un valor y regresar mltiples resultados. As pues, la funcin
COINCIDIR combinada con la funcin BUSCARV es una excelente alternativa cuando
deseamos hacer una bsqueda sobre una tabla y elegir la columna que necesitamos
como resultado a partir de una lista desplegable.
Nota: Ahora ya conoces dos alternativas para crear una frmula para buscar
datos en Excel, ya sea utilizando la funcin BUSCARV o la combinacin de las
funciones INDICE y COINCIDIR. Experimenta con ambas opciones y elige la que
mejor se adapte a tus necesidades de acuerdo a los beneficios que ofrece cada
una de ellas.
La funcin BUSCARV es de gran utilidad para buscar valores dentro de una tabla, a
continuacin se muestra cmo se puede mejorar la bsqueda utilizando la funcin
COINCIDIR misma que permite asociar una lista de validacin de datos a la funcin
BUSCARV.
Primeramente se define una tabla de datos que tendr en la columna A, la lista de libros
de Excel que estn a la venta y los montos para cada mes en las columnas
subsecuentes.
Para conocer las ventas del libro Excel en 24 Horas para el mes de Marzo se puede
utilizar la siguiente frmula:
Para evitar la edicin de la funcin BUSCARV cada vez que necesitamos un dato
diferente se puede crear una lista de validacin con las posibles opciones para los
meses.
Para este ejemplo se ha colocado la lista de validacin en la celda B1. Para poder
utilizar esta lista dentro de la funcin BUSCARV se debe utilizar la funcin
COINCIDIR la cual buscar el valor seleccionado en la lista y lo comparar con la matriz
A4:F4.
Adicional a lo antes expuesto, se puede hacer una pequea mejora y es agregar otra
lista de validacin con los nombres de los libros y utilizar dicho valor en el primer
argumento de la funcin BUSCARV.
Funciones Matriciales
Una formula matricial en Excel es una frmula que trabaja con matrices de datos.
Las frmulas matriciales no trabajan con un solo valor sino con una serie de datos.
Una frmula de matriz puede ejecutar varias operaciones y devolver un nico resultado
o varios resultados, estas actan en dos o ms conjuntos de valores denominados
argumentos matriciales en donde cada argumento matricial debe tener el mismo
nmero de filas y de columnas. Estas frmulas se crean del mismo modo que las
dems frmulas, excepto que se debe presionar la combinacin de teclas
CTRL+SHIFT+ENTER. Algunas de las funciones integradas son frmulas de matriz y
se deben escribir como matrices para obtener los resultados correctos.
El primer tipo son aquellas frmulas que trabajan con una serie de datos, realizan una
operacin sobre ellos y como resultado se regresa un solo valor. Generalmente este
tipo de frmulas hace una suma, un promedio o una cuenta de los elementos de las
serie de datos y arroja un nico resultado en una sola celda.
El segundo tipo de frmulas matriciales de igual manera trabaja con series de datos
pero el resultado es colocado en dos o ms celdas.
La regla principal para crear una frmula de matriz merece repetirse: presione
CTRL+SHIFT+ENTER siempre que sea necesario para especificar o modificar una
frmula de matriz. Esa regla se aplica tanto a las frmulas de una celda como de varias.
Siempre que trabaje con frmulas de varias celdas, tambin tendr que seguir estas
reglas:
Las frmulas de matriz pueden parecer mgicas, pero tambin tienen algunas
desventajas:
Producto A Producto B
Ventas 500 300
Precios 10 15
Valor Total {=suma(B2:C2*B3:C3)}
En general, las frmulas de matriz usan sintaxis de frmula estndar. Todas comienzan
con un signo igual (=) y se pueden usar todas las funciones integradas de Excel en las
frmulas de matriz. La principal diferencia es que al utilizar una frmula de matriz es
necesario presionar CTRL+MAYS+ENTRAR para especificarla. Al hacer esto, Excel
incluye la frmula de matriz entre llaves; si escribe las llaves manualmente, la frmula
se convertir en una cadena de texto y no funcionar.
Lo siguiente que tiene que entender es que las funciones de matriz son una forma de
mtodo abreviado. La frmula de una celda de la celda B4 condensa todas las
operaciones de multiplicacin, ms la aritmtica necesaria para agregar esos
subtotales.
En una frmula normal se puede escribir una referencia a una celda que contenga un
valor o el valor propiamente dicho, tambin denominado constante. Igualmente, en una
frmula de matriz se puede escribir una referencia a una matriz o la propia matriz de
valores contenidos en las celdas, lo que tambin se denomina constante matricial. Las
frmulas de matriz aceptan constantes del mismo modo que las frmulas que no son de
matriz, pero las constantes matriciales se deben especificar con un formato
determinado.
Las constantes matriciales pueden contener nmeros, texto, valores lgicos como
VERDADERO o FALSO o valores de error como #N/A. En la misma constante matricial
Separar los valores situados en columnas diferentes mediante punto y coma (;). Por
ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40, escriba {10;20;30;40}. Esta
constante matricial se denomina matriz de 1 por 4, y equivale a una referencia a 1 fila
por 4 columnas.
Separar los valores situados en filas diferentes mediante barras inversas (\). Por
ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40 de una fila y los valores 50, 60, 70
y 80 de la inmediatamente inferior, se escribira una constante matricial de 2 por 4:
{10;20;30;40\50;60;70;80}.
Dos de las funciones mas conocidas en Excel son aquellas que sirven para calcular el
valor mas alto de una lista de nmeros o para calcular el valor menor de un conjunto de
valores, estas son las ya conocidas MAX y MIN. Sin embargo, estas funciones estn
limitadas a regresar un solo valor.
=K.ESIMO.MAYOR (matriz, k)
=K.ESIMO.MENOR (matriz, k)
En dnde;
Tambin puede usar funciones adicionales con est frmula, por ejemplo SUMA o
PROMEDIO. Por ejemplo:
=SUMA(K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{1;2;3}))
=PROMEDIO(K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{1;2;3}))
Cuadro de dialogo
Valor en la celda
Smbolo parte superior izquierda de la celda Este signo aparece cuando Excel
identifica un posible error como una frmula incoherente, un valor en formato de texto
cuando la celda contigua es un valor numrico, etc. Cuando hacemos clic al smbolo
rojo automticamente aparecer un desplegable donde nos indica el posible error
cometido as como el modo a proceder para corregir dicho error.
#NOMBRE? #REF!
#VALOR! #NULO!
#NUM! #N/A
#DIV/0! #####
#VALOR! Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se est
realizando clculos con tipos de datos distintos entre s, como datos numricos,
texto o fecha y hora.
#NUM! Este error se produce cuando Excel detecta cuando una frmula o
funcin requiere un dato numrico y se ha introducido un dato no numrico como
una letra o una fecha.
Tambin puede ser que el resultado del clculo resulta tan grande o pequeo que
Excel no pueda mostrarlo.
Ejemplo El clculo de una celda que contenga la siguiente frmula "=5/0" dar
como resultado el error #DIV/0!
#REF! Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una funcin o de un
clculo con referencias de celdas no vlidas.
#N/A Este error se genera en las hojas de clculo de Excel cuando se utilizan
funciones de bsqueda o coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango
de bsqueda especificado.
Captulo 4:
Siempre tienes la opcin de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas
que cumplen con una condicin, pero eso se puede convertir en un proceso largo y
repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia
frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer ms fcil la tarea
de cambiar automticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.
gradacin de dos colores. El tono del color representa los valores superiores o
inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, se puede especificar que
las celdas de valor superior tengan un color ms verde y las celdas de valor inferior
tengan un color ms rojo.
Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una
gradacin de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios o
inferiores.
Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La
longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande
representa un valor ms alto y una barra ms corta representa un valor ms bajo. Las
barras de datos son tiles para encontrar nmeros ms altos y ms bajos
especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas
de juguetes en un informe de ventas.
Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar los datos en tres y hasta cinco
categoras separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de
valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba
representa los valores ms altos, la flecha amarilla hacia los costados representa
valores medios y la flecha roja hacia abajo representa los valores ms bajos.
Aplicar Formato a los valores que estn por encima o por debajo del promedio:
Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o desviacin estndar en
un rango de celdas. Por ejemplo, puede buscar los ejecutores medios anteriores en una
evaluacin del rendimiento anual o puede buscar materiales fabricados que se
encuentran por debajo de dos desviaciones estndar de una calificacin de calidad.
Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato:
Si el formato condicional tiene que ser ms complejo, puede usar una frmula lgica
(debe contener operadores lgicos que garanticen una respuesta de Verdadero o
Falso) para especificar los criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee
comparar valores con un resultado devuelto por una funcin o evaluar datos de celdas
que se encuentran fuera del rango seleccionado, que pueden estar en otra hoja de
clculo del mismo libro.
Cules son las tendencias en una encuesta de opinin de marketing durante los
dos ltimos aos?
Cules son los estudiantes con mejores resultados y cules los de peores
resultados en la clase de 4 de secundaria?
Seguramente utilizas las hojas de Excel para almacenar grandes cantidades de datos,
como el catlogo de clientes de la empresa, el registro de las ventas de productos, etc.
Con esa gran cantidad de informacin es indispensable encontrar los datos precisos en
todo momento.
En esta ocasin te mostrar cmo utilizar el formato condicional para buscar dentro de
una hoja de Excel y resaltar las celdas coincidentes. Observa la siguiente imagen:
Para este ejemplo utilizar los datos de la columna B y utilizar la celda B2 como el
cuadro de bsqueda, es decir, la celda donde colocar el trmino/texto que deseo encontrar
en los datos. Ahora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se
deben seleccionar las celdas con los datos e ir al comando Formato condicional y seleccionar
la opcin Nueva regla:
Selecciona la opcin Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato.
En la caja de texto coloca la siguiente frmula, que explicar en un instante:
=Y($B$2<>"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4)))
Tambin haz clic en el botn Formato para seleccionar el formato que se aplicar a
las celdas que cumplan la regla.
La frmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de bsqueda ($B$2) con
las celdas que contienen los datos. La comparacin se hace a travs de la funcin
ENCONTRAR que compara ambos valores. Puedes observar tambin que para ambos
valores utilic la funcin MINUSC que los convierte en minsculas antes de hacer la
comparacin de manera que la bsqueda no sea sensible a maysculas y minsculas.
Finalmente, la intencin de la funcin Y es evitar que el formato se aplique a todas las
celdas cuando la celda $B$2 est vaca.
Ahora haz clic en el botn Aceptar y podrs comenzar a encontrar los valores que
introduzcas en la celda de bsqueda:
Por ejemplo, en un libro de estadsticas, puede configurar una celda para permitir
nicamente nmeros de cuenta de tres caracteres, o para seleccionar entre Hombre y
Mujer.
Configuracin.
Mensaje de Entrada.
Mensaje de Error.
d. Lista: El criterio Lista guarda un conjunto de tems, que son visibles a travs
del uso de una Lista Desplegable posicionada sobre la celda seleccionada.
Usted deber escribir cada uno de los elementos de la Lista separados por
coma.
e. Fecha: Con este criterio asegurara que las personas nicamente ingresen
Fechas especficas ubicadas en un determinado rango.
Detener Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda.
Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o
Cancelar
Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son
vlidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un
mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en
S para aceptar la entrada no vlida, en No para editarla o en
Cancelar para quitarla
Informacin Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son
vlidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de
error es el ms flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta
Informacin, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para
aceptar el valor no vlido o en Cancelar para rechazarlo
La validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con otros
miembros de la organizacin y desea que los datos que se escriban en l sean exactos
y coherentes. Puede usar la validacin de datos para lo siguiente, entre otras
aplicaciones:
Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista. Por ejemplo, puede
limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigacin y desarrollo
y TI.
Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico. Por
ejemplo, puede especificar un salario mnimo para el clculo de deducciones de
un empleado de su empresa.
Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo
especfico. Por ejemplo, puede especificar un perodo de tiempo entre la fecha
actual y los 3 das siguientes.
Restringir las horas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico.
Por ejemplo, puede especificar un perodo de tiempo para servir el desayuno
entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas despus.
Limitar la cantidad de caracteres de texto. Por ejemplo, puede limitar el texto
permitido en una celda a 10 caracteres o menos.
Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas. Por ejemplo, puede usar
la validacin de datos para establecer un lmite mximo para comisiones y
bonificaciones de 3.600 dlares, segn el valor de nmina proyectado general. Si
los usuarios escriben un valor de ms de 3.600 dlares en la celda, aparecer un
mensaje de validacin.
y evitar entradas no vlidas slo cuando los usuarios escriben los datos directamente
en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes.
Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la
operacin de arrastrar y colocar, desactive la casilla de verificacin Permitir
arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas, en la categora
Avanzadas del cuadro de dilogo Opciones de Excel (pestaa Archivo, comando
Opciones) y, a continuacin, proteja la hoja de clculo.
Captulo 5:
Tablas Dinmicas
FILTRO Cules?
VALORES
Qu?
1. Seleccione las celdas que desea Resumir con Tabla Dinmica; estas celdas
deben contener informacin y todos sus encabezados.
2. En el men Insertar seleccione la opcin Tabla Dinmica.
3. En la ventana que aparece, servir para:
a. Confirmar que las celdas seleccionadas son las que
desea convertir en Tabla o utilizar una fuente de datos diferente a la hoja
de clculo actual.
b. Indicar a Excel donde deber aparecer el resumen de la Tabla Dinmica,
en una Hoja de clculo nueva o en un lugar especifica que usted
seleccionara con la ayuda del botn. Clic en Aceptar.
Una vez que la Tabla Dinmica ha sido creada, usted podr fcilmente ver un resumen
de los datos de inters intercambiando la forma de esta, de manera rpida y sencilla.
Ubicndose en cualquiera de las celdas de una Tabla Dinmica, observara el
despliegue de 2 nuevas pestaas en el men: Opciones y Diseo.
A travs del men de Opciones, la Tabla Dinmica podr cambiar los valores
presentados en funcin de operaciones matemticas mostradas, calcular campos que
no existen en la tabla original, insertar Grficos, etc.
Configuracin de Campo
Adems de esto, existe la posibilidad de Mostrar los Valores como Porcentaje, tomando
de Referencia uno de los valores existentes en su Tabla de Datos Original o en relacin
a un valor especifico de Filas o Columnas de la Tabla Pivote.
Campos Calculados
Los Campos Calculados permiten crear campos adicionales a los existentes a la Tabla
de Datos original, a partir de operaciones matemticas o funciones creadas a partir de
los valores existentes en el origen de la informacin.
Captulo 6:
Importacin de Datos
Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importacin y
despus comprobar si todo ha salido correctamente.
Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto con Microsoft Excel: puede
abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como un rango de datos externos.
Son dos los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente:
1. Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carcter de tabulacin (el cdigo
de carcter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.
2. Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carcter
de coma (,) separa normalmente cada campo de texto.
Puede cambiar el carcter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto
delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la
operacin de importacin o de exportacin se realizar de la manera deseada
Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir como un libro de Excel
con el comando Abrir. Al abrir un archivo de texto en Excel, no cambia su formato:
puede verlo en la barra de ttulo de Excel, donde el nombre del archivo conserva la
extensin del nombre del archivo de texto (por ejemplo, .txt o .csv).
Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de clculo existente como un
rango de datos externos.
D. Elija el tipo de archivo que describa los datos con mayor precisin:
De ancho fijo
Delimitado
G. Clic en Finalizar.
En el amplio mundo del internet existen una serie de pginas o sitios web que han sido
diseadas para poder visualizar informacin desde cualquier lugar bajo un esquema de
diseado que se ha basado en Tablas; es decir que todo el contenido de un sitio web
est hecho con Tablas.
Microsoft Excel cuenta con una herramienta especial para poder traer datos
directamente desde internet, a travs de un navegador especial que forma parte de las
herramientas del mismo; este navegador web tiene la particularidad de visualizar todas
las tablas existentes en un sitio web a partir de check boxes que determinan el inicio
de una tabla en el sitio web.
Puede importar datos desde internet en una hoja de clculo siguiendo los pasos que a
continuacin se detallan:
NOTA La importacin desde web nicamente trabaja con pginas web, usted no
podr extraer informacin con archivos .pdf, aunque estos estn alojados en un
sitio web.
D. Una vez que el sitio ha sido cargado completamente (el sitio se ha cargado
completamente cuando logra observar flechas como esta ) debe seleccionar
la informacin que es de su inters a travs de la seleccin de las tablas
correspondientes (la informacin estar seleccionada correctamente cuando
observe que la flecha ha cambiado por un smbolo similar a este )
NOTA Una Base de Datos esta compuesta por varias tablas. Con la importacin
de datos desde Access usted podr extraer nicamente los datos de una tabla y
forzosamente tendr que visualizar todos los registros de la misma.
C. Busque la base de datos que desea que desee importar y haga doble clic en l.
E. En la ventana que aparece seleccione Cmo desea ver los datos? Y el lugar
donde los desea ubicar. Posteriormente clic en
Aceptar.
6.4
recuperar los datos de esa base de datos, sin tener que volver a escribir toda la
informacin de conexin. Query utiliza el origen de datos para conectarse con la base
de datos externa y mostrar los datos que estn disponibles. Despus de crear la
consulta y devolver los datos a Excel, Query recupera los datos y proporciona al libro de
Excel la informacin de la consulta y de los datos de modo que pueda volverse a
conectar con la base de datos cuando desee actualizar los datos.
La Base de Datos
Para poder importar datos a Microsoft Excel desde una Base de Datos, es necesario
primeramente tener una Base de datos desde donde se puedan extraer los datos. Estas
pueden encontrarse en diferentes formatos y en diferentes softwares administradores
de BD:
Microsoft Access.
Sql Server.
MySql.
Oracle.
Microsoft Excel (En Excel tambin pueden almacenarse datos).
Archivos de texto plano (CSV o diseados en bloc de notas que han sido
delimitados).
Otros.
informacin desde una Base de Datos, ya que estas se componen de una o ms Tablas
que contienen informacin relacionada entre s.
Tabla de Nombres
Tabla de Departamentos
Cod. Departamento
Departamento
1 Managua
2 Estel
3 Madriz
4 Nueva Segovia
Tabla Combinada
El origen de datos externos (en este caso la Base de Datos) se conecta al libro a travs
de una conexin de datos, que es un conjunto de informacin que describe cmo
localizar, iniciar una sesin, crear una consulta y tener acceso al origen de datos
externo.
Para lograr la Importacin de Datos con Microsoft Query es necesario contar con un
archivo de conexin de datos lo cual realizara con los pasos siguientes:
2. En la ficha Datos, en el
grupo Obtener datos
externos, haga clic en
De otras fuentes. De la
Lista de opciones que
se ha desplegado,
seleccione la opcin denominada Desde Microsoft Query.
5. En dependencia del tipo de Base de Datos con la que se desea conectar usted
deber seleccionar el controlador o extensin de la Base de Datos.
7. Clic en Aceptar.
Podr Observar que su nuevo archivo de conexin de datos ha sido creado, puesto que
ser visible en la ventana de Eleccin del Origen de Datos.
Microsoft Query
Para poder entrar a Microsoft Query debe cerciorarse en deshabilitar la opcin de Usar
el Asistente para consultas para crear o modificar consultas, de la ventana de Eleccin
del Origen de Datos. Una vez deshabilitada seleccione el origen de Datos y clic en
Aceptar.
Una vez en Microsoft Query usted deber cumplir con 4 pasos fundamentales para
poder extraer los datos de manera exitosa:
Una vez seleccionado el origen de datos, aparecer una ventana que contendr las
diferentes Tablas existentes en la Base de Datos. Seleccione las Tablas a partir de las
cuales desea incorporar los datos presionando doble clic sobre cada una de ellas o
posicionando el cursor sobre la Tabla de Inters y
presionando el botn Agregar.
Una vez que agrego todas las Tablas de inters seleccione el botn cerrar. Podr
observar como cada una de las Tablas se han agregado al entorno de Microsoft Query
una a una.
Agregar Tablas.
Esto es posible cuando la Microsoft Query identifica que amabas tablas tienen campos
que se llaman de la misma manera y que contienen el mismo tipo de informacin.
NOTA: El que dos tablas posean campos con el mismo nombre, no implica que
sean campos en comn. Por Ejemplo:
Tabla de Empleados
Tabla de Ventas
Las Tablas anteriores forman parte de una Base de Datos corporativa, la primera es
utilizada por el departamento de Recursos Humanos y en la cual se registran todos los
empleados de la corporacin. La segunda es usada por el rea de Ventas y en donde
se registra cada venta realizada. Note que en la segunda tabla existe un campo llamado
Vendedor que registra el cdigo del vendedor que realiza la venta, en esta tabla no es
necesario escribir el nombre del empleado puesto que este ya existe en la Tabla de
Empleados.
Para lograr unir dos tablas basta con arrastrar los campos en comn de una tabla a la
otra o bien auxiliarse con el men Tablas --- Uniones, en donde podr observar 3
diferentes tipos de uniones:
i. Incluir solo los registros de las tablas en donde los campos en comn sean
iguales.
ii. Incluir todos los registros de la primera Tabla y solo los registros de la segunda
tabla en donde los campos en comn sean iguales.
iii. Incluir todos los registros de la segunda Tabla y solo los registros de la primera
tabla en donde los campos en comn sean iguales.
antecedido por el nombre de una Tabla, indica que se agregaran todas las columnas de
dicha Tabla.
El campo Titulo de la columna, hace referencia a un alias o apodo que podr colocar al
encabezado de la tabla, en caso que el nombre inicia de la columna contenido en la
tabla no refleje el contenido de la informacin bajo la misma (por ejemplo si el campo es
llamado Grupo.NombreGrupo, un buen Titulo de columna seria Categora).
A travs los criterios es posible establecer restricciones a los registros que deseamos
enviar a Excel, los cuales estn basados en la informacin de las tablas que han sido
incorporadas en la creacin de su nueva tabla. Por ejemplo usted desea ver
nicamente las facturas de un mes o un ao determinado.
Para devolver los datos a Excel seleccione la opcin Devolver datos a Microsoft Excel
del men Archivo. En el libro de Excel aparece el cuadro de dialogo de importacin de
datos en donde seleccionara la forma y el lugar en donde se colocaran los datos
extrados desde Microsoft Query.
Captulo 7:
Macros
Imagnese un robot inteligente que sabe todo acerca de Excel. Este robot puede leer las
instrucciones, y tambin puede operar Excel muy rpido y con precisin. Si desea que
el robot haga algo en Excel, usted escribe un conjunto de instrucciones de robots
mediante cdigos especiales.
Insercin de texto
Si tiene que realizar la misma accin en, por ejemplo, 12 diferentes libros de Excel,
puede grabar una macro mientras realiza la tarea en el primer libro y luego dejar que la
macro repite su accin en los otros libros.
comandos en un solo comando personalizado, que se puede ejecutar con una sola
tecla o clic de botn. Probablemente no va a ahorrar mucho tiempo, pero es probable
que sea ms precisa.
Igualmente puede utilizar VBA para crear aplicaciones a gran escala con una ficha de la
cinta de menu, cuadros de dilogo, ayuda en pantalla, y muchos otros pertrechos.
Usted puede automatizar casi cualquier cosa que hagas en Excel. Para ello, escriba las
instrucciones que Excel realizara. La automatizacin de una tarea utilizando VBA ofrece
varias ventajas:
Usted tiene que saber cmo escribir programas en VBA, sin embargo no es tan
difcil como se podra esperar.
A veces, las cosas van mal. En otras palabras, no se puede asumir ciegamente
que su programa VBA siempre funciona correctamente en todas las
circunstancias.
VBA es un blanco mvil. Como ustedes saben, Microsoft est continuamente
actualizando Excel. A pesar de que Microsoft pone gran esfuerzo en la
compatibilidad entre versiones, es posible que descubra que el cdigo VBA que
has escrito no funciona correctamente con versiones anteriores o con una futura
versin de Excel.
La grabadora de macros almacena cada accin que se realiza en Excel, similar a una
grabadora de videos, por eso es conveniente planear con antelacin los pasos a seguir
de manera que no se realicen acciones innecesarias mientras se realiza la grabacin.
La ficha Programador no est visible en las opciones por defecto de Excel, por lo cual
deber habilitarse; esta accin se realiza una sola vez:
Haga clic en cualquier parte del men de la cinta de opciones y seleccione Personalizar
la cinta.
Haga clic en Aceptar, y ya est de nuevo a Excel con un nuevo tab: Programador.
13. Seleccione la celda de la frmula y pulse Ctrl + C para copiar esa celda al
Portapapeles.
14. Seleccione Inicio Pegar Valores. Este comando convierte la frmula en su
valor.
15. Con la celda seleccionado, pulse Shift + flecha hacia arriba para seleccionar la
celda actual y la de arriba (la que incluye su nombre).
16. Cambie el formato de las celdas.
17. Detenga la macro.
Aunque esto es una gran ventaja sobre cualquier otro programa diseador de
aplicaciones, solo se puede grabar las cosas que se pueden hacer directamente en
Excel, algunas tareas como el mostrar un cuadro de mensaje o disear un formulario
son cosas meramente de VBA, y no podrn realizarse en Excel (entindase sin la
ayuda de cdigo VBA).
Barra de Herramientas
Ventana de Cdigo
Ventana de Propiedades