Matthias Bauernberger Software

Microsoft® Outlook® Add-In für Alfresco®

Kurzanleitung

Ersteller Matthias Bauernberger MSc.

Datum 31.05.2018
Version 2.2

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Inhaltsverzeichnis
Kurzanleitung........................................................................................................................................... 4
Installationsvoraussetzungen .............................................................................................................. 4
Installation ........................................................................................................................................... 4
Alfrodin Initialisierung mittels AlfrodinCentralCfg.ini ......................................................................... 5
PDF-Konvertierung .............................................................................................................................. 5
Lizenzierung ......................................................................................................................................... 6
Mehrsprachigkeit ................................................................................................................................ 6
Der erste Start ..................................................................................................................................... 6
Nach der Initialkonfiguration – Arbeiten mit Alfrodin ........................................................................ 8
Alfrodin-Funktionsbereiche im Überblick ....................................................................................... 8
Alfrodin Funktionsbereiche ............................................................................................................. 9
Alfrodin -Karteireiter ................................................................................................................... 9
Browser ..................................................................................................................................... 11
Navigation ............................................................................................................................. 11
Alfresco Server ...................................................................................................................... 11
Ordern-Kontextmenü innerhalb der Navigation ................................................................... 12
Kontextmenü der Dokumenten-Listansicht .......................................................................... 13
Erweiterung des Outlook-Kontextmenüs für E-Mails ............................................................ 22
Erweiterung des Outlook-Kontextmenüs für Kalendereinträge ............................................ 25
Alfresco-Synchronisation von Outlook-Kalendereinträgen bei der Neuanlage .................... 25
Drag and Drop ....................................................................................................................... 28
Alfrodin Dokumentenvorlagen .............................................................................................. 30
Dokumentenfavoriten ............................................................................................................... 34
Ordnerfavoriten......................................................................................................................... 35
Suche ......................................................................................................................................... 36
Suchbeispiele ......................................................................................................................... 37
Papierkorb (verfügbar für Alfresco 5.2 oder neuer) .................................................................. 41
Freigaben (verfügbar für Alfresco 5.2 oder neuer) ................................................................... 42
Support u. Updates ............................................................................................................................... 43
AlfrodinCentralCfg.ini ............................................................................................................................ 44
Tabellenverzeichnis ............................................................................................................................... 45
Abbildungsverzeichnis ........................................................................................................................... 45

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Impressum: Matthias Bauernberger Software, Georg-Erber-Straße 10, A-4060 Leonding.

Im Interesse der besseren Lesbarkeit wurde großteils auf die Schreibweise der weiblichen Form verzichtet.
Es wird in diesem Kontext aber darauf hingewiesen, dass diese Dokumentation weiblichen und männlichen
Benutzern gleichermaßen gerecht wird. Es wird darauf verwiesen, dass alle Angaben dieser Dokumentation
trotz sorgfältigster Bearbeitung ohne Gewähr erfolgen und eine Haftung des Autors ausgeschlossen ist. Die
in dieser Dokumentation angeführten Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen etc.
können auch ohne expliziter Kennzeichnung Marken sein und als solche den gesetzlichen Bestimmungen
unterliegen.

© Copyright 2018, Matthias Bauernberger Software

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Kurzanleitung
Die vorliegende Kurzanleitung bietet einen Schnelleinstieg zur Installation, Konfiguration und
Anwendung von Alfrodin®, einem Microsoft® Outlook® Add-In für das Enterprise Content
Management System (ECM) Alfresco®.

Installationsvoraussetzungen
Für die Verwendung von Alfrodin sind die über die nachfolgende Tabelle angeführten
Installationsvoraussetzungen maßgeblich.

Microsoft Outlook • Alle Versionen ab Microsoft Office 2010 (zum Zeitpunkt

Getestete Alfresco Version
Unterstützte Alfresco
Versionen
Getestete Betriebssysteme
Unterstützte Betriebssysteme
Laufzeitumgebung1
Tabelle 1 Voraussetzungen für die Verwendung von Alfrodin.
der Erstellung der vorliegenden Dokumentation sind dies
Microsoft Office 2010, 2013 u. 2016; 32-Bit/64-Bit).
• Alfresco Community Edition 5.0.b
• Alfresco Community Edition v5.2.b-EA
• Alfresco Community Edition v5.2.d
• Alfresco Community Edition v5.2.e
• Alfresco Community Edition v5.2.f
• Alfrodin sollte für alle Alfresco Versionen ab Version 5.0.b
(Community u. Enterprise) eingesetzt werden können,
wobei einige Funktionen erst ab Alfresco 5.2 verfügbar
sind. Diese Funktionen sind entsprechend ausgewiesen.
• Microsoft Windows 7 (32-Bit/64-Bit)
• Microsoft Windows 10 (32-Bit/64-Bit)
Dieser Bereich listet jene Windows Betriebssysteme auf, auf
welchen die für die Ausführung von Alfrodin erforderliche
Laufzeitumgebung (Microsoft .NET Framework 4.5.2) installiert
werden kann. Diese Betriebssysteme wurden jedoch nicht explizit
getestet.
• Microsoft Windows 8.x (32-Bit/64-Bit)
• Microsoft Windows Vista (ab SP2; 32-Bit/64-Bit)
Microsoft .NET 4.5.2 (32-Bit/64-Bit) oder besser.
Microsoft Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime (32-Bit/64-
Bit)
Visual C++ Runtime Libraries (x86)

Installation
Die Installation von Alfrodin erfolgt über ein Windows-Installer-Package, welches die nachfolgenden
Dateien beinhaltet.

Mbasoft.Alfrodin.OutlookAddInSetup.msi Standard Windows-Installer, welches von der Datei

setup.exe nach Prüfung der oben angeführten
Voraussetzungen automatisch aufgerufen wird und
Alfrodin am jeweiligen Zielsystem installiert.
setup.exe Um den Installationsprozess von Alfrodin zu initiieren,
muss diese Datei mittels Doppelklick gestartet werden.

1
Das Alfrodin-Installationsprogramm (setup.exe) prüft vor der Installation, ob die erforderlichen
Laufzeitkomponenten am System vorhanden sind. Falls dies nicht der Fall sein sollte, werden diese Komponenten
über das Internet vom Hersteller (Microsoft) geladen und vor der Alfrodin-Installation installiert. Im Rahmen der
Installation der Laufzeitkomponenten kann ein Neustart der jeweiligen Maschine erforderlich sein.

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 Bevor die oben erwähnte Datei
Mbasoft.Alfrodin.OutlookAddInSetup.msi automatisch
aufgerufen wird, erfolgt die ebenfalls bereits erwähnte
Prüfung, ob die für die Alfrodin erforderlichen
Voraussetzungen gegeben sind und ggf. das Nachladen
über das Internet über Websites der Fa. Microsoft bzw.
Installation einer od. mehrerer der erforderlichen
Laufzeitkomponenten (siehe oben).
Tabelle 2 Dateien des Alfrodin Installer-Packages

Anmerkung: Alle Dateien des Alfrodin Installer-Packages sind mit einem speziellen der Fa. Matthias
Bauernberger Software zugewiesenen Zertifikat digital signiert, wodurch diese Dateien vom Windows
Betriebssystem als vertrauenswürdig eingestuft werden.

Die Dialoge des Installationsprozesses sind selbsterklärende, daher wird an dieser Stelle nicht weiter
auf diese eingegangen. Microsoft Outlook sollte während der Alfrodin-Installation geschlossen sein.

Alfrodin Initialisierung mittels AlfrodinCentralCfg.ini

Der Alfrodin-Installationsprozess unterstützt zusätzlich die Installation von Alfrodin auf Basis einer
Initialisierungsdatei, über die die unterschiedlichsten Alfrodin-Anwendungsbereiche vorab
konfiguriert werden können, sodass beispielsweise die initial erforderliche Konfiguration für den
künftigen Benutzer des Systems komplett entfallen kann. Dieser Mechanismus ist speziell bei
Masseninstallationen, welche in der Regel über entsprechende Software-Verteilungssysteme erfolgt,
von Vorteil. Im Anhang des vorliegenden Dokuments sind alle aktuell diesbezüglich verfügbaren
Konfigurationsmöglichkeiten, die über die Datei „AlfrodinCentralCfg.ini“ vorgenommen können,
angeführt. Die Verwendung der Initialisierungsdatei erfolgt im Zuge der Erstinstallation und der
parametrisierte Aufruf des Alfrodin-Installationsprogramms gestaltet sich wie nachfolgend angeführt:

setup.exe ccfgPath=<PATH>\AlfrodinCentralCfg.ini

Wie beim o. a. Aufruf zu sehen ist, wird das Alfrodin-Installationsprogramm setup.exe zusätzlich mit
dem Parameter „ccfgPath“, über welchen der Pfad zur o. a. Initialisierungsdatei fest definiert wird,
aufgerufen. Diese Installationsvariante bewirkt, dass Alfrodin beim ersten Start die Datei
„AlfrodinCentralCfg.ini“ entsprechend auswertet und die über diese Initialisierungsdatei definierten
Konfigurationen in die lokale Alfrodin-Konfiguration übernimmt. Zusätzlich wird jener Zeitpunkt
(Datum, Uhrzeit) gespeichert, zu welchem die Inhalte der Initialisierungsdatei übernommen wurden.
Bei jedem weiteren Start von Alfrodin wird dieser lokal gespeicherte Zeitpunkt mit dem
Änderungsdatum der Initialisierungsdatei verglichen. Sollte das Änderungsdatum der
Initialisierungsdatei jünger als der in der lokalen Alfrodin-Konfiguration abgespeicherte Zeitpunkt sein,
so wird der Inhalt der Initialisierungsdatei erneut eingelesen und die lokale Alfrodin-Konfiguration
entsprechend aktualisiert.

PDF-Konvertierung
Über den in Alfrodin integrierten PDF-Konverter, können die folgenden Dateiformate in das PDF-
Dateiformat konvertiert werden:

• *.msg: Microsoft Outlook E-Mail,

• *.docx: Microsoft Word,
• *.pptx: Microsoft PowerPoint,
• *.xlsx: Microsoft Excel.

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Die PDF-Konvertierungsfunktion kann aus unterschiedlichen Alfrodin-Bereichen, wie z.B. dem Alfrodin
Browser-Kontextmenü oder dem erweiterten Microsoft Outlook Kontextmenü, aufgerufen werden.

Lizenzierung
Alfrodin kann über vom Hersteller bereitgestellte Lizenzschlüssel für die dauerhafte Nutzung aktiviert
werden. In der Regel erhalten Sie den für die Aktivierung erforderlichen Lizenzschlüssel direkt beim
Kauf über den jeweiligen Alfrodin-Vertriebspartner. In Ausnahmefällen erhalten Sie Lizenzschlüssel
auch direkt vom Hersteller.

Ohne Lizenzschlüssel ist die Nutzung von Alfrodin für einen Zeitraum von 14 Tagen möglich. Nach
Ablauf dieses Zeitraums ist die Nutzung jedoch nicht mehr möglich. Die Aktivierung mittels
Lizenzschlüssel wird über den entsprechenden Einstellungsbereich (siehe weiter unten)
vorgenommen.

Mehrsprachigkeit
Zum Zeitpunkt der Erstellung des vorliegenden Dokuments steht Alfrodin in zwei Sprachen (Deutsch,
Englisch) zur Verfügung, welche in Abhängigkeit der diesbezüglichen Einstellung des Windows-
Betriebssystems automatisch zugewiesen werden bzw. durch den Benutzer über den
Einstellungsbereich (siehe Abbildung 2 ) festgelegt werden können.

Der erste Start

Nachdem der Installationsvorgang abgeschlossen wurde, kann Microsoft Outlook wieder gestartet
werden. Während des Starts wird das Alfrodin Add-In automatisch geladen. Da für die Verwendung
des Add-Ins eine entsprechende Konfiguration (Verbindung mit Alfresco etc.) vorab erforderlich ist,
wird im Zuge des ersten Starts der diesbezügliche Alfrodin-Einstellungsdialog angezeigt, über welchen
die erforderlichen Einstellungen vorgenommen werden können. Die nachfolgenden Abbildungen
geben einen Überblick über die diesbezüglichen Einstellungsmöglichkeiten.

Über diesen Dialog werden die für den Zugriff auf den
jeweiligen Alfresco-Server erforderlichen
Verbindungseinstellungen festgelegt. Alle von Alfrodin
durchgeführten Datenzugriffe erfolgen im Kontext des
an dieser Stelle konfigurierten Alfresco-Benutzers.

Abbildung 1 Alfresco Server

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Abbildung 2 Einstellungen für die Alfrodin-
Benutzerschnittstelle
Abbildung 3 Systemeinstellungen
Abbildung 4 Umgebungsvariablen
Abbildung 5 Vorlagenordner
Über diesen Bereich können einzelne Bereiche der
Alfrodin Benutzerschnittstelle individuell angepasst
werden.
Der Bereich Systemsteinstellungen bietet (aufgeteilt in
vier Teilbereiche) eine Reihe von
Konfigurationsmöglichkeiten, um Alfrodin im Kontext der
lokalen Erfordernisse anpassen zu können.
Alfresco: Über diesen Bereich können beispielsweise bei
Bedarf die englischsprachigen Alfresco-Ordnernamen auf
entsprechend lokalisierte Varianten eingestellt werden.
Alfrodin: Neben einem zentralen Konfigurationsordner
(Details folgen weiter unten) kann über diesen Bereich
auch ein Download-Verzeichnis konfiguriert werden, wo
alle heruntergeladenen Daten standardmäßig
gespeichert werden. Ist kein Download-Verzeichnis
konfiguriert, werden heruntergeladene Daten im
Benutzerprofil des angemeldeten Benutzers temporär
gespeichert (diese temporären Ordner werden bei jedem
Start von Alfrodin gelöscht).
Dieser Bereich bietet die Möglichkeit bereits definierte
Vorlagenordner zu bearbeiten bzw. neue
Vorlagenordner hinzuzufügen. Alle in Vorlagenordner
enthaltenen Dokumente, werden in weiterer Folge über
das Alfrodin Vorlagen-Center für die Erstellung neuer
Dokumente bereitgestellt.
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 Neben den Vorlagenordnern – wo alle darin enthaltenen
Dokumente als Dokumentenvorlagen angeboten werden
– können Dokumentenvorlagen auch direkt auf Basis von
im lokalen Dateisystem oder in Alfresco vorhandenen
Dokumenten konfiguriert werden. Weitere
Informationen zum Management bzw. zur Verwendung
von Dokumentenvorlagen folgen im entsprechenden
Abschnitt weiter unten.

Abbildung 6 Dokumentenvorlagen

Dieser Bereich bietet Informationen zur aktuellen

Alfrodin- bzw. Alfresco-Version sowie die
Funktionalitäten, Alfrodin mittels Lizenzschlüssel zu
aktivieren bzw. zu deaktivieren. Die
Deaktivierungsfunktion kann zur Übertragung einer
Alfrodin Lizenz von einer Maschine auf eine andere
Maschine verwendet werden.

Abbildung 7 Programminformationen u.
Lizenzierung

Der über die oben angeführten Abbildungen dargestellte Alfrodin-Konfigurationsdialog kann zu jedem
Zeitpunkt über die Funktionsschaltfläche „Einstellungen“ aufgerufen werden. Der Zugriff erfolgt über
den Karteireiter „Alfrodin“, der vom Alfrodin Add-In während des Programmstarts hinzugefügt wird.
Die nachfolgend angeführte Abbildung gibt hier einen entsprechenden Überblick.

Abbildung 8 Das um den Alfrodin-Bereich erweiterte Microsoft Outlook Ribbon-Menü

Mittels der Funktionsschaltfläche „Aufgabenbereich“ kann das Add-In als sogenannter Microsoft
Outlook Aufgabenbereich („Task-Pane“) ein- bzw. ausgeblendet werden. Über die
Funktionsschaltfläche „Fenster“ kann das Add-In über ein eigenständiges (externes) Fenster geladen
werden. Über die Funktionsschaltfläche „Einstellungen“ wird der Alfrodin-Einstellungsdialog aufrufen,
über den die oben angeführten Bereiche konfiguriert werden können. Ferner stehen weitere
Menüpunkte über den sogenannten „Split-Button“ zur Verfügung. Deren detaillierte Beschreibung
erfolgt weiter unten.

Nach der Initialkonfiguration – Arbeiten mit Alfrodin

Nach der initialen Konfiguration, kann Alfrodin im Kontext der für den angemeldeten Benutzer
berechtigten Alfresco-Sites bzw. seines privaten Alfresco-Datenverzeichnisses verwendet werden.

Alfrodin-Funktionsbereiche im Überblick
Die nachfolgende Abbildung zeigt die einzelnen Alfrodin-Funktionsbereiche, wie sich diese nach
durchgeführter Initialkonfiguration bzw. nach dem ersten Start dem Benutzer präsentieren.

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Abbildung 9 Das in Microsoft Outlook integrierte Alfrodin Add-In im Überblick

Das Alfrodin Add-In wird innerhalb von Microsoft Outlook über eine sogenannte „Task-Pane“ geladen.
Elemente dieses Typs können mittels Klick auf die Titelleiste und bei gedrückter linker Maustaste von
der aktuellen Position ausgedockt und an allen vier Seiten innerhalb von Microsoft Outlook beliebig
eingedockt werden. Es ist auch möglich, dass das Add-In aus Microsoft Outlook komplett ausgedockt
wird und als eigenständiges Fenster, z.B. für die Verwendung über einen weiteren Monitor, dargestellt
wird. Mittels Doppelklick auf die Titelleiste wird das Add-In automatisch an die zuletzt gedockte
Position innerhalb von Microsoft Outlook wieder eingedockt. Die Standardposition kann über den
Einstellungsbereich (siehe oben) konfiguriert werden.

Alfrodin Funktionsbereiche
Neben dem initial angezeigten Funktionsbereich „Browser“ stehen weiters die Funktionsbereiche
„Dokumentenfavoriten“, „Ordnerfavoriten“, „Suche“, „Papierkorb“ sowie der Funktionsbereich
„Freigaben“ zur Verfügung. Diese Bereiche bilden neben den direkt in Microsoft Outlook integrierten
Alfrodin-Funktionen (Menüerweiterungen etc.) den Funktionskern und werden über die folgenden
Seiten im Detail dokumentiert.

Alfrodin -Karteireiter
Wie über die oben angeführten Abbildungen zu sehen ist, wird das Microsoft Outlook Ribbon-Menü
um den Karteireiter Alfrodin erweitert, dessen einzelnen Funktionalitäten über die nachfolgende Liste
erläutert werden.

• Aufgabenbereich: Über diesen Menüpunkt kann das Alfrodin Add-In ein- bzw. ausgeblendet
werden.
• Fenster: Über diesen Menüpunkt kann das Alfrodin Add-In (zusätzlich) über ein eigenständiges
Fenster gestartet werden. Der Datenkontext zu Microsoft Outlook bleibt dabei erhalten,
sodass auch über das eigene Alfrodin Fenster der Datenaustausch mit Microsoft Outlook
möglich ist. Die externe Variante kann weiters parallel zur integrierten Variante verwendet
werden, sodass bei Bedarf mit zwei Alfrodin Add-Ins gearbeitet werden kann, die auch
untereinander Daten austauschen können.

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• Einstellungen: Über diesen Menüpunkt wird der Alfrodin Einstellungs-Dialog aufgerufen bzw.
stehen über die Menüpunkte des integrierten „Splitbuttons“ weitere Funktionen zur
Verfügung, die über die nachfolgende Liste beschrieben werden.
o Passwort ändern: Über diese Funktion kann der Benutzer sein aktuelles Alfresco-
Passwort ändern.
o Benutzerprofil: Über diese Funktion kann der Benutzer die Daten seines
Benutzerprofils pflegen.

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Browser
Über diesen Bereich werden sowohl die privaten Daten des angemeldeten Benutzers als auch die
Daten aller Alfresco Sites, bei denen der Benutzer Mitglied ist, bereitgestellt. Über eine Baumstruktur
erfolgt die Navigation zu den jeweiligen Inhalten. Die Inhalte werden immer „on demand“ vom Server
geladen. Die Baumstruktur und die dazugehörige Listansicht weisen jeweils separate Kontextmenüs
auf, über welche unterschiedliche Funktionen bereitgestellt werden (siehe hierzu die
Detailinformationen der nachfolgenden Abschnitte). Der Bereich „Browser“ unterteilt sich in die
Teilbereiche „Navigation“ (Standardbereich) sowie „Alfresco Server“, welche nachfolgend kurz
beschrieben werden.

Navigation
Über diesen Teilbereich werden die von Alfresco im Kontext des angemeldeten Benutzers geladenen
Strukturen über eine entsprechende Baum- und Listansicht bereitgestellt.

Alfresco Server
Dieser Bereich bietet einerseits Zugriff auf die Verbindungsinformationen des aktiven Alfresco-Servers
bzw. können über diesen Bereich zusätzliche Alfresco-Server angelegt bzw. für den Zugriff aktiviert
werden.

Die nebenstehende Ansicht zeigt den bei der Alfrodin-

Initialkonfiguration konfigurierten Alfresco-Server. Für
diesen Eintrag können die Verbindungsinformationen
über das hierfür bereitgestellte Kontextmenü bearbeitet
werden bzw. kann ein neuer Server hinzugefügt werden.
Die einzelnen Funktionen des Kontextmenüs werden
nachfolgend aufgelistet bzw. kurz beschrieben.

• Als Startserver festlegen: Über diese Funktion kann

beim Vorhandensein von mindestens zwei Alfresco-
Server-Einträgen festgelegt werden, welche Server beim
Alfrodin-Start aktiviert werden soll.
• Aktivieren: Über diese Funktion kann beim
Vorhandensein von mindestens zwei Alfresco-Server-
Einträgen der inaktive Server aktiviert werden, sodass im
Browser-Bereich die Daten des aktivierten Alfresco-
Servers geladen werden.
• Bearbeiten: Über diese Funktion können sowohl
aktive als auch inaktive Alfresco-Server-Einträge
bearbeitet werden.
Abbildung 10 Alfresco-Server Bereich

• Hinzufügen: Über diese Funktion können weitere Alfresco-Server hinzugefügt werden.

• Entfernen: Über diese Funktion können inaktive und nicht als Startserver konfigurierte
Alfresco-Server-Einträge entfernt werden.

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Ordern-Kontextmenü innerhalb der Navigation

Abbildung 11 Alfrodin Ordner-Kontextmenü

• Benutzerdefiniertes Icon konfigurieren: Über diese Funktion kann ein benutzerdefiniertes Icon
für die jeweilige Site konfiguriert werden. Damit diese Funktion aktiv wird, muss die jeweilige
Site zuvor ausgewählt worden sein.
• Neuer Ordner: Über diese Funktion können neue Ordner angelegt werden.
• Ordner löschen: Über diese Funktion können bestehende Ordner (inkl. etwaig enthaltener
Dokumente sowie Unterordnern) gelöscht werden. Das Löschen ist jedoch nur dann möglich,
sofern der Benutzer in Alfresco für das Löschen von Ordnern berechtig ist.
• Ordner umbenennen: Über diese Funktion wird der aktuelle Ordnername direkt im Baum
editiert und der Name kann entsprechend geändert werden.
• Eigenschaften: Über diese Funktion werden die Details zum jeweiligen Ordner über einen
eigenen Dialog angezeigt.
• Ordner automatisch öffnen: Wird diese Funktion auf einen Ordner angewendet, wird der
dieser Ordner beim Start von Alfrodin automatisch gewählt bzw. dessen Inhalte vom Server
geladen.
• Ordner zu Favoriten hinzufügen: Über diese Funktion wird für den jeweiligen Ordner ein
Favoriten-Eintrag erzeugt, über welchen der Ordner direkt ausgewählt werden kann (Siehe
auch folgender Abschnitt)
• URL in die Zwischenablage kopieren: Über diese Funktion kann die Alfresco-URL des jeweiligen
Ordners in die Zwischenablage kopiert werden, sodass diese komfortabel für die weitere
Verwendung (Versand per E-Mail, einfügen in die Adresszeile im Browser etc.) zur Verfügung
steht.
• Aktualisieren: Über diese Funktion wird der Inhalt des jeweiligen Ordners aktualisiert.
• Ausschneiden (STRG+X): Über diese Funktion wird ein gewählter Ordner – inkl. aller
untergeordneten Elemente – in die Zwischenablage eingefügt, sodass dieser für das Einfügen
an der gewünschten Zielposition über die Zwischenablage (Funktion: Einfügen) zur Verfügung
steht. Der gewählte Ordner wird dadurch verschoben und an der ursprünglichen Stelle
entfernt.

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 • Kopieren (STRG+C): Über diese Funktion wird im Unterschied zur Funktion Ausschneiden eine
Kopie des gewählten Ordners – inkl. aller untergeordneten Elemente - an der jeweiligen
Zielposition eingefügt.
• Einfügen (STRG+V): Über diese Funktion werden über die Funktionen Ausschneiden bzw.
Kopieren in die Zwischenablage eingefügte Ordner an der jeweiligen Zielposition eingefügt.
• Suchen: Über diese Funktion wird die Alfrodin Suche im Kontext des gewählten Ordners
aufgerufen.

Kontextmenü der Dokumenten-Listansicht

Abbildung 12 Alfrodin Dokumenten Kontextmenü

• Alfresco

Abbildung 13 Alfrodin Dokumenten Kontextmenü / Alfresco

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o Zu Favoriten hinzufügen: Über diese Funktion werden die gewählten Dokumente als
Favoriten markiert, sodass diese in weiterer Folge zusätzlich über den Funktionsbereich
„Dokumenten Favoriten“ bereitgestellt werden.
o Tags: Über diese Funktion wird das Tag-Management im Kontext des jeweiligen
Dokuments geladen. Es ist an dieser Stelle auch eine Mehrfachauswahl möglich, sodass
eine Massenzuordnung von Tags ermöglich wird.

Abbildung 14 Alfrodin Tag-Zuordnung

Über das Tag-Management können bestehende Tags zugeordnet bzw. entfernt werden.
Weiteres können über diesen Bereich auch neue Tags im Kontext des gewählten
Dokuments angelegt werden, welche in weiterer Folge auch anderen Dokumenten
zugeordnet werden können.

o Link
▪ Link in die Zwischenablage kopieren: Über diese Funktion werden von
ausgewählten Objekten (Dokumente oder Ordner) sogenannte Links in die
Zwischenablage eingefügt, um diese an einer anderen Position als einzufügen.
Es wird sowohl die Mehrfachselektion als auch die Selektion unterschiedlicher
Objekte (Dokumente u. Ordner) zur Link-Erstellung unterstützt.
▪ Link aus der Zwischenablage einfügen: Die in die Zwischenablage eingefügten
Link-Objekte werden in den gewählten Ordner eingefügt.
o URL
▪ URL in die Zwischenablage kopieren: Über diese Funktion kann die Alfresco-
URL des jeweiligen Dokuments in die Zwischenablage kopiert werden, sodass
diese komfortabel für die weitere Verwendung (Versand per E-Mail, einfügen
in die Adresszeile im Browser etc.) zur Verfügung steht. Es wird sowohl die
Mehrfachselektion als auch die Selektion unterschiedlicher Objekte
(Dokumente u. Ordner) zur URL-Erstellung unterstützt.
▪ URL aus der Zwischenablage aufrufen: Über diese Funktion kann eine
Alfresco-Ordner- oder Alfresco-Dokumenten-URL aus der Zwischenablage
abgerufen werden, wobei der jeweils referenzierte Ordner bzw. das
referenzierte Dokument in Alfrodin selektiert wird.

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o Sperren: Diese Funktion bietet die Möglichkeit, dass die Bearbeitung eines Dokuments
mittels Sperre unterbunden werden kann (Voraussetzung: Der aktuelle Benutzer ist der
Besitzer des Dokuments). Der nachfolgende Dialog zeigt die in diesem Kontext
bereitgestellten Optionen, über welche die Sperre eines Dokuments konfiguriert werden
kann.

Abbildung 15 Auswahl des gewünschten Dokumenten-Sperrtyps

o Sperre aufheben: Mit dieser Funktion wird der für ein Dokument definierte Schreibschutz
wieder entfernt.
o Offline bearbeiten: Über diese Funktion werden gewählte Dokumente für die weitere
lokale Bearbeitung aus Alfresco heruntergeladen und dabei mit dem „check out“ Status
versehen, wodurch diese Dokumente für die weitere Online-Bearbeitung gesperrt sind.
o Offline-Version hochladen: Über diese Funktion können lokale bearbeitete
Dokumentenversionen wieder hochgeladen werden („check in“). In diesem Kontext wird
die durch die Funktion „Offline bearbeiten“ gesetzte Sperre wieder aufgehoben.
o Bearbeitung abbrechen: Über diese Funktion wird eine durch die Funktion „Offline
bearbeiten“ gesetzte Sperre wieder aufgehoben. Das Aufheben ist jedoch nur für
entsprechend berechtigte Benutzer möglich.
o Freigabe: Mittels dieser Funktion können für Dokumente öffentliche Links erzeugt werden,
die entweder per E-Mail, Facebook, Google+ oder Twitter verteilt werden können.
Freigegebene Dokumente können ohne weitere Authentifizierung von jeder Person, die im
Besitz des erstellten öffentlichen Links ist, aufgerufen werden. Weiters ist es auch möglich,
dass Freigaben nur für einen bestimmen Zeitraum definiert werden. Wird das
entsprechende Freigabedatum erreiche, wird die Freigabe automatisch vom System
gelöscht. Freigaben können bei Bedarf aber auch manuell gelöscht werden. Der
nachfolgende Dialog dokumentiert die in diesem Kontext vorhandenen Optionen.

Abbildung 16 Dialog zur Konfiguration/Erstellung von öffentlichen Links

Um den Überblick über freigegebene Dokumente nicht zu verlieren, stellt Alfrodin einen
eigenen Bereich zur Verfügung, wo alle freigegebenen Dokumente im Überblick angezeigt
werden. Weiter Details hierzu folgen weiter unten.

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 • Outlook

Abbildung 17 Alfrodin Dokumenten Kontextmenü / Outlook

o Einer neuen E-Mail anfügen: Über diese Funktion können alle gewählten Dokumente
einer neue E-Mail hinzugefügt werden, welche unmittelbar in Microsoft Outlook
geöffnet wird.

Abbildung 18 Dokument downloaden und einer neuen E-Mail hinzufügen

o Als PDF exportieren und einer neuen E-Mail anfügen: Dokumente der eingangs
erwähnten Dateiformate können über diese Funktion in das PDF-Format umgewandelt
und einer neuen E-Mail hinzugefügt werden.
o Komprimieren und einer neuen E-Mail anfügen: Über diese Funktion werden alle
gewählten Dokumente über ein ZIP-Archiv bereitgestellt, welches einer unmittelbar in
Microsoft Outlook geöffneten E-Mail als Attachment hinzugefügt wird.

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 Abbildung 19 Dokumente downloaden, komprimieren und einer neuen E-Mail hinzufügen

o Einem neuen Termin anfügen: Über diese Funktion können alle gewählten Dokumente
einem neuen Termin hinzugefügt werden, welcher unmittelbar in Microsoft Outlook
geöffnet wird.
o Als PDF exportieren und einem neuen Termin anfügen: Dokumente der eingangs
erwähnten Dateiformate können über diese Funktion in das PDF-Format umgewandelt
und einem neuen Termin als Attachment hinzugefügt werden.
o Komprimieren und einem neuen Termin anfügen: Über diese Funktion werden alle
gewählten Dokumente über ein ZIP-Archiv bereitgestellt, welches einem unmittelbar
in Microsoft Outlook geöffneten Termin als Attachment hinzugefügt wird.
• Neu
o Ordner: Über diese Funktion wird ein neuer Ordner innerhalb des aktuell
ausgewählten Ordners erstellt.
o Microsoft Excel-Arbeitsblatt: Über diese Funktion wird ein neues Microsoft Excel-
Arbeitsblatt innerhalb des aktuell ausgewählten Ordners erstellt.
o Microsoft PowerPoint-Präsentation: Über diese Funktion wird eine neue Microsoft
PowerPoint-Präsentation innerhalb des aktuell ausgewählten Ordners erstellt.
o Microsoft Word-Dokument: Über diese Funktion wird ein neues Microsoft Word-
Dokument innerhalb des aktuell ausgewählten Ordners erstellt.
o Textdokument: Über diese Funktion wird ein neues Textdokument innerhalb des
aktuell ausgewählten Ordners erstellt
o Von Vorlage: Über diese Funktion wird das Alfrodin Vorlagen-Center gestartet, wo auf
Basis vorab definierter Dokumentenvorlagen neue Dokumenten innerhalb des aktuell
ausgewählten Ordners erstellt werden können. Weitere Details zu den Alfrodin
Dokumentenvorlagen folgen weiter unten.
• Hochladen
o Neue Version hochladen: Über diese Funktion kann die bereits in Alfresco
gespeicherte Datei mit einer lokal vorhandenen Datei versioniert werden. Hierfür wird
der nachfolgend dargestellte Dialog aufgerufen über welchen eine entsprechende
Datei aus dem Dateisystem ausgewählt bzw. der Versionstyp definiert werden kann.

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 Die Vorschläge für die automatisch generierten Versionsnummern werden auf Basis
der aktuellen Version der zu aktualisierenden Datei erzeugt.
o Datei(en): Über diese Funktion können Sie eine oder mehrere lokale Dateien
auswählen, um diese auf den Server hochzuladen.
o Ordner: Über diese Funktion können Sie einen oder mehrere lokale Ordner auswählen,
um diese auf den Server hochzuladen.
• Herunterladen: Über diese Funktion können alle gewählten Dokumente vom Server auf die
lokale Maschine geladen werden.
• Herunterladen und komprimieren: Über diese Funktion werden alle gewählten Dokumente
über ein ZIP-Archiv bereitgestellt.
•

Abbildung 20 Dialog zur Aktualisierung/Versionierung von in Alfresco gespeicherten Dateien

o Im Fenstertitelt wird die zu aktualisierende Datei angezeigt.

o Datei zum Hochladen auswählen: Über diese Funktion wird der Windows-
Standarddialog zur Dateiauswahl aufgerufen.
o Diese Version hat: kleinere Änderungen (es erfolgt eine automatische
Inkrementierung der Ziffer hinter dem Komma).
o Diese Version hat: bedeutende Änderungen (es erfolgt eine automatische
Inkrementierung der Ziffer vor dem Komma bzw. wird die Ziffer hinter dem Komma
auf 0 gesetzt.
• Bearbeiten: Microsoft Office-Dokumente (Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft
PowerPoint) können online auf Basis des von Alfresco implementierten Microsoft SharePoint
Protokolls bearbeitet werden. Für textbasierte Dokumente (MIME Type: text/*) steht der
interne Alfrodin-Texteditor für die Online-Bearbeitung zur Verfügung.
• Anzeigen: Die gewählten Dokumente werden direkt mittels der am Client mit dem jeweiligen
Dokumentenformat verknüpften Programmen geöffnet.
• Als PDF exportieren: Über diese Funktion können die eingangs erwähnten Dateiformate in das
PDF-Format exportiert werden.
• Löschen: Die gewählten Dokumente werden nach Bestätigung einer entsprechenden
Sicherheitsabfrage gelöscht. Auch hier gilt, dass das Löschen nur dann möglich ist, sofern der
jeweilige Benutzer auch über das Alfresco-Berechtigungssystem für die Löschfunktion
berechtigt ist.
• Umbenennen: Über diese Funktion können Dokumente analog der entsprechenden Funktion
des Microsoft Windows Explorers umbenannt werden.

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• Eigenschaften: Über diese Funktion werden Detailinformationen zum gewählten Ordner bzw.
Dokument über einen entsprechenden Dialog angezeigt.
• Zwischenablage löschen: Über diese Funktion werden die Inhalte der Zwischenablage
gelöscht, wobei es so ist, dass immer der jüngste Eintrag der Zwischenablage verwendet wird.
Weiters wird ein Eintrag der Zwischenablage nur dann verwendet, sofern es sich um eine URL
handelt, welche mit dem konfigurierten Alfresco-Server beginnt.
• Die ausgewählten Objekte zu den Benutzervorlagen hinzufügen: Über diese Funktion können
sowohl Ordner als auch einzelne Dokumente als Vorlagenordner bzw. Dokumentenvorlagen
dem benutzerdefinierten Vorlagenbereich (siehe entsprechende Teilbereiche aus den Alfrodin
Systemeinstellungen).
• Suchtextfeld: Das im Kontextmenü integrierte Suchfeld ermöglich eine rasche Suche innerhalb
der Dokumentenliste ohne das Menü für die Suche schließen zu müssen.
• Eigenschaften u. Vorschau anzeigen: Über diese Funktion kann ein zusätzlicher Bereich
eingeblendet werden, über welchen Detailinformationen, eine Bewertungsmöglichkeit,
Vorschaufunktionen (Thumbnail + Image-/PDF-Viewer) sowie ein Kommentarbereich zur
Verfügung steht. Die nachfolgenden Abbildungen geben hier einen entsprechenden Überblick.

Abbildung 21 Eingeblendeter Detailbereich zu einem gewählten Dokument

Über den Detailbereich werden grundlegende Informationen zum gewählten Dokument (inkl.
Thumbnail-Preview) bereitgestellt, welche über die o. a. Abbildung im Detail dokumentiert
sind. Weiters besteht die Möglichkeit das gewählte Dokument zu „liken“ bzw. über eine
sogenannte „5-Sterne Bewertung“ zu bewerten (eigene Dokumente können nicht bewertet
werden). Das gewählte Dokument kann an dieser Stelle auch durch einen Klick auf die
Thumbnail-Vorschau bzw. auf den zentral dargestellten Namen des Dokuments angezeigt (=
das Dokument wird dem mit der jeweiligen Dateiendung verknüpften externen Programms
geöffnet) werden.

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o Integrierter PDF-Viewer

Abbildung 22 Viewer für PDF-Dokumente

PDF-Viewer Funktionen:
• Anzeige von PDF-Dokumenten (inkl. Inhaltsverzeichnis, sofern vorhanden)
• Zoom: Benutzen Sie STRG + Mausrad bzw. die Zoom-Buttons in der Toolbar des
Viewers, um das Dokument zu vergrößern bzw. zu verkleinern
• Drucken: Über diese Funktion können Sie das selektierte Dokument aus dem Viewer
heraus drucken
• Speichern: Über diese Funktion können Sie das selektierte Dokument aus dem Viewer
heraus speichern
• Kontextmenü: Über die rechte Maustaste stehen weitere Funktionen zur Verfügung,
über welche das im Viewer anzeigte PDF-Dokument über ein externes Programm
angezeigt bzw. der gesamte Text des Dokuments in die Zwischenablage kopiert
werden kann.
o PDF mit einem externen Programm anzeigen
o PDF-Text in die Zwischenablage kopieren

Achtung: Falls Microsoft Outlook 64-Bit verwendet wird, muss die 64-Bit-Version der PDF-
Viewer-Komponente aktiviert werden. Diese Version wird standardmäßig ausgeliefert und
befindet sich im Unterverzeichnis „x64“ des Alfrodin-Installationsverzeichnisses. Mit der in
diesem Unterverzeichnis enthaltenen Komponente (pdfium.dll) muss die entsprechende
Komponente im Alfrodin-Programmverzeichnis überschrieben werden.

o Integrierter Image-Viewer

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Abbildung 23 Viewer Bild-Dokumente

Image-Viewer Funktionen:

•Anzeige aller gängigen Bildformate

•Zoom: Benutzen Sie das Mausrad bzw. die Zoom-Buttons in der Toolbar des Viewers,
um das Dokument zu vergrößern bzw. zu verkleinern
• Drucken: Über diese Funktion können Sie das selektierte Dokument aus dem Viewer
heraus drucken
• Speichern: Über diese Funktion können Sie das selektierte Dokument aus dem Viewer
heraus speichern
• Kontextmenü: Über die rechte Maustaste stehen weitere Funktionen zur Verfügung,
über welche das im Viewer anzeigte Bild über ein externes Programm werden kann.
o Bild mit einem externen Programm anzeigen
o Kommentare

Seite 21 von 46
 Abbildung 24 Kommentarbereich für Dokumente

Über den Kommentarbereich können beliebig viele Kommentare zum selektierten Dokument
bzw. zu den mittels Mehrfachselektion selektierten Dokumenten erfasst werden. Kommentare
können über diesen Bereich ebenso aktualisiert bzw. gelöscht (Kontextmenü) werden, sofern
der jeweilige Benutzer entsprechend berechtigt ist (oben ist zu sehen, dass der aktuelle
Benutzer dieses Recht nicht hat, wodurch der Menüpunkt ausgegraut ist).
o Versionen (verfügbar für Alfresco 5.2 oder neuer)

Abbildung 25 Versionsbereich für Dokumente

Über den Versionsbereich kann die Versionshistorie des gewählten Dokuments eingesehen
werden. Über das Kontextmenü können Versionen angezeigt, gelöscht bzw. zurückgesetzt
werden (sofern die hierfür erforderlichen Berechtigungen vorhanden sind).

Achtung: Diese Funktionalität erfordert Alfresco 5.2 oder höher.

• Aktualisieren: Über diese Funktion wird der Inhalt des aktuell gewählten Ordners neu vom
Alfresco-Server geladen.
• Ausschneiden (STRG+X): Funktionalität analog der entsprechenden Funktion in der
Baumstruktur. Zusätzlich können an dieser Stelle auch Dokumente ausgeschnitten werden.
• Kopieren (STRG+C): Funktionalität analog der entsprechenden Funktion in der Baumstruktur.
Zusätzlich können an dieser Stelle auch Dokumente kopiert werden.
• Einfügen (STRG+V): Funktionalität analog der entsprechenden Funktion in der Baumstruktur.
Zusätzlich können an dieser Stelle auch Dokumente eingefügt werden.

Erweiterung des Outlook-Kontextmenüs für E-Mails

Das Outlook-Kontextmenü für E-Mails wurde erweitert, sodass E-Mails bzw. deren Attachments über
Einzel- od. Mehrfachauswahl nach Alfresco hochgeladen werden können. Durch diese Funktion wird
der Massentransfer von E-Mails bzw. deren Attachment stark vereinfacht. Über die nachfolgende
Abbildung wird diese Funktion im Überblick dargestellt.

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Abbildung 26 Erweiterung des Outlook-Kontextmenüs für E-Mails

• Alfrodin
o E-Mail hochladen: Über diese Funktion werden alle in der E-Mail-Liste ausgewählten
E-Mails inkl. etwaiger Anlage nach hochgeladen.
o E-Mail Anlage(n) hochladen: Über diese Funktion werden alle Anlagen der selektierten
E-Mails hochgeladen.
o E-Mail konvertieren u. hochladen…: Über diese Funktion wird ein
Konfigurationsdialog aufgerufen, über welchen die Konvertierung der ausgewählten
E-Mails vor dem Hochladen konfiguriert werden kann. Die nachfolgende Abbildung
zeigt diesen Sachverhalt im Detail.

Abbildung 27 Konfigurationsoptionen für die PDF-Konvertierung von gewählten E-Mail Dokumenten

• E-Mail nach PDF konvertieren und hochladen: Bei Auswahl dieser Option, werden
die gewählten E-Mail Dokumente in das PDF-Format konvertiert und in den
gewählten Alfrodin-Ordner hochgeladen.
• E-Mail nach PDF konvertieren und etwaige Anlagen hochladen: Bei Auswahl dieser
Option, werden etwaige Anlage der gewählten E-Mails ebenfalls übertragen. Die
Anlagen der zu konvertierenden E-Mails werden automatisch in einem von
Alfrodin automatisch generierten Ordner abgelegt. Der Name des automatisch
angelegten Ordners setzt sich aus der Sender E-Mail-Adresse, dem Sendedatum
und dem Betreff zusammen. In diesem Kontext ist die über die nachfolgende
Abbildung dargestellte Systemeinstellung relevant. Konkret geht es hier darum,

Seite 23 von 46
 nach welchem Schema der Dateiname von hochgeladenen E-Mails erstellt wird.
Die Standardeinstellung folgt dem bereits für den Anlagen-Ordner beschriebenen
Schema. Zwei weitere Optionen stehen in diesem Zusammenhang zur Verfügung,
wobei die Darstellung der Datumsinformation („Gesendet am“) bei Bedarf an
flexibel an lokale Gegebenheiten angepasst werden kann.

Abbildung 28 Systemeinstellung für die Auswahl nach welchem Schema Dateinamen für E-Mails
erstellt werden

• E-Mail nach PDF konvertieren und etwaige Anlagen in das PDF-Dokument

einbetten: Bei Auswahl dieser Option, werden etwaige Anlage der gewählten E-
Mails direkt in das konvertierte PDF-Dokument als PDF-Anlagen eingebettet.

Seite 24 von 46
Erweiterung des Outlook-Kontextmenüs für Kalendereinträge
Alfrodin erweitert das Kontextmenü für Kalendereinträge. Über den neuen Menüpunkt „Termin in
Alfresco eintragen“ können Outlook Kalendereinträge mit Alfresco synchronisiert werden.

Abbildung 29 Erweiterung des Kontextmenüs für Outlook Kalendereinträge

Alfresco-Synchronisation von Outlook-Kalendereinträgen bei der Neuanlage

Ist die entsprechende Konfigurationsoption aktiviert, wird im Zuge der Neuanlage von Outlook-
Kalendereinträgen eine Messagebox angezeigt, über welche der Benutzer des Systems gefragt wird,
ob er den Termin auch in einem oder mehreren Alfresco-Kalendern übernehmen möchte. Siehe hierzu
die nachfolgenden Abbildungen.

Abbildung 30 Neuanlage eines Outlook-Kalendereintrags mit der Nachfrage, ob der Termin in Alfresco angelegt werden soll

Seite 25 von 46
Wird die Frage mit Ja beantwortet, erfolgt die Anzeige eines Dialogs, wo alle Alfresco-Sites des
Benutzers zur Auswahl (Ein- oder Mehrfachauswahl) angeboten werden. Siehe hierzu die
nachfolgende Abbildung.

Abbildung 31 Auswahldialog der für den Benutzer verfügbaren Alfresco-Sites

Über die Funktion Speichern erfolgt die Übernahme des neuen Outlook-Kalendereintrags in die
entsprechenden Kalender der gewählten Alfresco-Sites. Siehe hierzu die nachfolgenden Abbildungen.

Abbildung 32 Information, dass der neue Kalendereintrag erfolgreich im Kalender der gewählten Alfresco Site(s) erstellt wurde

Wichtig: Alle über das Alfrodin Add-In mit Alfresco synchronisierte Outlook-Kalendereinträge können
nur über Outlook gewartet werden. Eine Änderung dieser Kalendereinträge über die Alfresco

Seite 26 von 46
Webanwendung ist nicht möglich, wodurch die Datenhoheit bei Outlook bzw. dem Alfrodin Add-In
verbleibt. Siehe hierzu die nachfolgende Abbildung.

Abbildung 33 Ein über Alfrodin erstellter Alfresco Kalendereintrag (angezeigt über die Alfresco)

Seite 27 von 46
Drag and Drop
Mittels der von Windows bzw. von Windows-Programmen bekannten Drag and Drop Funktionalität
können Daten innerhalb von Alfrodin aus der Listansicht in den jeweiligen Ordner der Baumstruktur
bzw. innerhalb der Baumstruktur verschoben bzw. kopiert werden. Weiters wird Drag and Drop aber
auch beim Kopieren von Microsoft Outlook Objekten (E-Mails, Notizen, Termine, Aufgaben) bzw. für
Daten aus dem Windows-Explorer (Dateien, Ordner) unterstützt. Die nachfolgenden Abbildungen
bieten hier einen entsprechenden Überblick.

Abbildung 34 Alfrodin Drag and Drop

Weiters ist es aber ebenso möglich, dass Dateianlagen gezielt mittels Drag and Drop nach Alfresco
hochgeladen werden. Die nachfolgende Abbildung zeigt diesen Sachverhalt anhand eines Beispiels, wo
ein PDF-Dokument aus einer geöffneten E-Mail mittels Drag and Drop transferiert wurde. Eine
mehrfache Auswahl von E-Mail Anlage wird ebenso unterstützt.

Drop
Drag

Abbildung 35 E-Mail Anlagen via Drag and Drop hochladen

Seite 28 von 46
Diese Funktionalität steht auch in der umgekehrten Richtung zur Verfügung, wo Dokumente via Drag
and Drop in eine bereits geöffnete E-Mail bzw. in einen beliebigen Ordner geladen werden können.
Hierzu ist das bzw. sind die Dokumente einfach in Alfrodin auszuwählen und bei gedrückter linker
Maustaste in das jeweilige Fenster zu verschieben. Die nachfolgende Abbildung zeigt diesen
Sachverhalt im Überblick.

Drag

Drop

Drop

Abbildung 36 Dokumente via Drag and Drop downloaden bzw. einer bereits geöffneten E-Mail anfügen

Die angeführte Drag and Drop Funktionalität steht auch für die Einträge der Bereiche „Dokumenten
Favoriten“ sowie den Einträgen des Suchergebnisses zur Verfügung.

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Alfrodin Dokumentenvorlagen
Dokumentenvorlagen werden über das Alfrodin Vorlagen-Center bereitgestellt. Diese Bereitstellung
kann über die nachfolgend angeführten Optionen durchgeführt werden.

• Über den Alfrodin-Browser

Über die bereits weiter oben angeführte Funktion „Die ausgewählten Objekte zu den Benutzervorlagen
hinzufügen“ können sowohl Alfresco-Ordner als auch einzelne in Alfresco abgelegte Dokumente für
die Bereitstellung über das Alfrodin Vorlagen-Center konfiguriert werden. Siehe hierzu die
nachfolgenden Abbildungen, die diesen Sachverhalt im Detail erläutern.

Abbildung 37 Konfiguration eines Ordners sowie mehrerer Dokumente für die Bereitstellung über das Alfrodin Vorlagen-Center

Die den Benutzervorlagen hinzugefügten Vorlagenobjekte (Ordner u. Dokumente) können über die
entsprechenden Teilbereiche der Alfrodin-Systemeinstellungen verwaltet werden. Siehe hierzu die
nachfolgenden Abbildungen.

Abbildung 38 Alfrodin Einstellungsbereich Abbildung 39 Alfrodin Einstellungsbereich

„Vorlagenordner“ „Dokumentenvorlagen“

Seite 30 von 46
• Über Export bzw. Import von Alfrodin Vorlagendateien

Über die oben angeführten Abbildungen der Alfrodin-Einstellungsbereiche für Vorlagenordner bzw.
Dokumentenvorlagen ist jeweils ein Funktionsmenü eingeblendet, über welches Funktionen für das
Anzeigen bzw. zum Löschen von referenzierten Vorlagenordner bzw. Dokumentenvorlagen
bereitgestellt werden. Neben diesen beiden Funktionen gibt es weiters jeweils eine Export- bzw.
Importfunktion, über welche ausgewählte Vorlagenordner sowie Dokumentenvorlagen in eine
Textdatei exportiert bzw. auf einer anderen Maschine wieder importiert werden können. Über diese
Möglichkeit können benutzerdefinierte Vorlagenordner und Dokumentenvorlagen zwischen Alfrodin-
Benutzern einfach geteilt werden. Im Zuge des Importvorgangs wird eine Duplikatsprüfung
durchgeführt, sodass nur jene Vorlagenordner bzw. Dokumentenvorlagen importiert werden, welche
noch nicht vorhanden sind.

Abbildung 40 Import von Vorlagenordner über die Datei Abbildung 41 Import von Dokumentenvorlagen über die
„AlfrodinTemplateFolders.af“ Datei „AlfrodinTemplateDocuments.af“

• Über die Aktivierung der Funktion „Zentrale Konfiguration“

Um eine zentrale Konfiguration von Alfrodin zu ermöglichen, wurde mit der Version 1.11 die
Möglichkeit geschaffen, über die Alfrodin-Einstellungen einen zentralen Konfigurationsordner
konfigurieren zu können. Wird dieser Ordner konfiguriert, werden spezielle Alfrodin-Bereiche über in
diesem Ordner zentral gemanagte Alfrodin-Files (*.af) automatisch konfiguriert.

Der erste diesbezügliche Bereich betrifft zentral verwaltete Vorlagenordner bzw.

Dokumentenvorlagen, die den Alfrodin-Anwendern zusätzlich zu den benutzerdefinierten Vorlagen,
die sich jeder Benutzer über die bereits vorgestellten Möglichkeiten selber konfigurieren kann, über
das Alfrodin Vorlagen-Center zur Verfügung gestellt werden.

Über den Alfrodin-Einstellungsbereich „Systemeinstellungen/Umgebungsvariablen“ wird über den

Teilbereich „Alfrodin“ bzw. durch die Konfiguration eines zentralen Konfigurationsordners diese
Funktionalität „Zentrale Konfiguration“ aktiviert. Siehe hierzu die nachfolgend angeführte Abbildung,
wo das Verzeichnis „C:\temp\CentralConfiguration“ für die Ablage zentraler Konfigurationsdateien
festgelegt wurde.

Seite 31 von 46
Abbildung 42 Konfiguration eines zentralen Konfigurationsordners

Nach der Konfiguration des zentralen Konfigurationsordners werden im Zuge des Startvorgangs des
Alfrodin Vorlagen-Centers etwaig vorhandene Vorlagenkonfigurationsdateien für Vorlagenordner
(AlfrodinTemplateFolders.af) respektive Dokumentenvorlagen (AlfrodinTemplateDocuments.af)
entsprechend ausgewertet und enthaltene Dokumentenvorlagen über einen eigenen Bereich des
Alfrodin Vorlagen-Centers zur Auswahl bereitgestellt. Die nachfolgenden Abbildungen geben hier
einen entsprechenden Überblick.

Um im aktuellen Verzeichnis ein neues

vorlagenbasiertes Dokument zu erstellen, wird
das Alfrodin Vorlagen-Center mittels der
Funktion „Neu/Von Vorlage“ gestartet.

Abbildung 43 Aufruf des Alfrodin Vorlagen-Centers über die

Funktion „Neu/Von Vorlage“

Seite 32 von 46
 Das Alfrodin Vorlagen-Center teilt sich aktuell in
die zwei Hauptbereiche „Benutzerdefinierte
Dokumentenvorlagen“ und „Zentrale
Dokumentenvorlagen“ auf. Innerhalb dieser
Bereiche werden die einzelnen Vorlagen
entsprechend gruppiert bereitgestellt.

Abbildung 44 Alfrodin Vorlagen-Center -Benutzerdefinierte

Dokumentenvorlagen

Die nebenstehende Abbildung zeigt über den

zentralen Konfigurationsordner geladene
Dokumentenvorlagen. Weiters ist zu sehen, dass
sowohl Alfresco-Ordner als auch Ordner aus
dem Dateisystems (z.B. über ein Serverlaufwerk)
als Vorlagenordner konfiguriert werden können,
sodass Dokumentenvorlagen bei Bedarf aus
beiden Bereichen zentral über das Alfrodin
Vorlagen-Center bereitgestellt werden können.

Abbildung 45 Alfrodin Vorlagen-Center -Zentrale

Dokumentenvorlagen

Über die Funktion „Neues Dokument auf Basis

der gewählten Vorlage erstellen“ bzw. mittels
Doppelklick wird ein neues Dokument auf Basis
der gewählten Dokumentenvorlage im aktuell
ausgewählten Ordner erstellt.

Abbildung 46 Auswahl einer Dokumentenvorlage und

Erstellung eines neuen Dokuments

Das vorlagenbasierte Dokumente wurde im

gewählten Ordner angelegt und steht für die
weitere Bearbeitung bereit.

Abbildung 47 Das vorlagenbasierte Dokument wurde neu

hinzugefügt

Seite 33 von 46
Dokumentenfavoriten
Über diesen Bereich werden die über die entsprechende Funktion als Favorit konfigurierten
Dokumente angezeigt, wodurch diese Dokumente rasch u. komfortabel zugänglich gemacht werden.
Es kann eine beliebige Anzahl von Dokumenten als Favorit konfiguriert werden. Die Mehrfachselektion
von Dokumenten wird auch bei dieser Funktion unterstützt. Umgesetzt ist diese Funktion über einen
entsprechenden Menüeintrag im Kontextmenü der Dokumentenliste. Die nachfolgenden Abbildungen
zeigen diese Funktionalität im Überblick.

Abbildung 48 Alfrodin Dokument als Favorit markieren bzw. zu den Dokumentenfavoriten hinzufügen

Abbildung 49 Die als Favorit markierten Dokumente werden über die Dokumentenfavoriten bereitgestellt

Für alle über den „Dokumenten Favoriten“ Funktionsbereich bereitgestellten Dokumente stehen im
Wesentlichen dieselben Funktionen über das Kontextmenü zur Verfügung, wie dies auch bei den
Listansichten der Funktionsbereiche „Browser“ und „Suche“ der Fall ist. Die Funktion „Löschen“ löscht

Seite 34 von 46
jedoch nicht das Dokument in Alfresco, sondern entfernt das oder die betroffene(n) Dokument(e)
lediglich aus den Favoriten.

Ordnerfavoriten
Über diesen Bereich werden als Favoriten konfigurierte Ordner bereitgestellt, welche eine rasche
Navigation zu dem jeweiligen Ordner ermöglichen. Es können beliebig viele Ordner-Verknüpfungen
erstellt werden. Umgesetzt ist die Funktion über einen entsprechenden Menüeintrag im Kontextmenü.
Siehe hierzu die nachfolgenden Abbildungen.

Abbildung 50 Alfrodin Ordner zu Favoriten hinzufügen

Abbildung 51 Alfrodin Ordnerfavoriten

Seite 35 von 46
Suche
Nachfolgend werden die wichtigsten Funktionen der in Alfrodin implementierten Suche im Überblick
dokumentiert.

Abbildung 52 Funktionsbereich Alfrodin Suche

Hinweis: Über den Einstellungsbereich kann die maximale Trefferanzahl konfiguriert werden. Der
Standardwert beschränkt das Suchergebnis auf max. 100 Treffer.

Abbildung 53 Alfrodin Einstellungen – Maximale Trefferanzahl einschränken

Die Suche wurde dahingehend implementiert, dass der Suchvorgang automatisch unter Verwendung
von Wildcards durchgeführt wird. Konkret bedeutet dies, dass vom Benutzer im Normalfall keines der

Seite 36 von 46
bekannten Wildcard-Zeichen (* oder %) eingegeben werden muss bzw. der Suchbegriff bereits als
Teilmenge zu Treffern im Suchergebnis führt. Neben dem Suchbegriff kann vom Benutzer der
Suchbereich (Alle Sites, innerhalb einer speziellen Site, innerhalb eines gewählten Ordners) bzw. der
Suchtyp (Suche nach Dateinamen, Volltextsuche, Suche nach Dateinamen und Volltextsuche sowie
Suche nach Tag) konfiguriert werden.

Suchbeispiele
Sucheinstellung:

• Suchbegriff: Alle Dokumente, die die Zeichenfolge „T-Mobile“ im Datei- oder

Ordnernamen aufweisen.
• Suchbereich: Site („mbasoft“)
• Suchtyp: Suche nach Dateinamen.

Suchergebnis:

Abbildung 54 Alfrodin Suche nach Dateinamen

Dieses Suchergebnis verdeutlicht die oben angeführte Wildcard-Suche, indem sowohl Dokumente
gefunden wurden, die mit der Zeichenfolge „T-Mobile“ beginnen bzw. diese Zeichenfolge im
Dateinamen aufweisen.

Seite 37 von 46
Sucheinstellung:

• Suchbegriff: Die Zeichenfolge „Firma“ soll innerhalb von Dokumenten gefunden

werden.
• Suchbereich: Alle Sites
• Suchtyp: Volltextsuche

Suchergebnis:

Abbildung 55 Suchergebnis der Volltextsuche

Seite 38 von 46
Sucheinstellung:

• Suchbegriff: Die Zeichenfolge „Rechnung“ soll im Dateinamen bzw. innerhalb von

Dokumenten gefunden werden.
• Suchbereich: Alle Sites
• Suchtyp: Suche nach Dateinamen und Volltextsuche

Suchergebnis:

Abbildung 56 Alfrodin Suche nach Dateinamen und Volltextsuche

Seite 39 von 46
Sucheinstellung:

• Suchbegriff: „Alfrodin“
• Suchbereich: Site („mbasoft“)
• Suchtyp: Suche nach Tag

Suchergebnis:

Abbildung 57 Alfrodin Suche nach Tag

Über den Tag-Manager, der ebenfalls über das Kontextmenü der Suchergebnisliste aufgerufen werden
kann, ist zu sehen, dass das gesuchte Tag dem gefundenen Dokument zugewiesen wurde.

Abbildung 58 Alfrodin Tag-Suchergebnis

Seite 40 von 46
Papierkorb (verfügbar für Alfresco 5.2 oder neuer)
Über diesen Bereich wird der Alfresco Papierkorb bereitgestellt, welcher alle Dokumente und Ordner
beinhaltet, die vom Benutzer mittels der Funktion „Löschen“ gelöscht wurden. Die nachfolgende
Abbildung zeigt diesen Funktionsbereich im Überblick.

Abbildung 59 Funktionsbereich Papierkorb

Die Listansicht dieses Funktionsbereichs stellt ein spezielles Kontextmenü bereit, über welches
unterschiedliche Funktionalitäten, für die in der Liste enthaltenen Einträge zur Verfügung stehen und
nachfolgend im Detail beschrieben werden.

• Löschen: Über diese Funktion werden die in der Listansicht gewählten Einträge
(Mehrfachselektion wird unterstützt) tatsächlich in Alfresco gelöscht.
• Wiederherstellen: Über diese Funktion werden die in der Listansicht gewählten Einträge
(Mehrfachselektion wird unterstützt) in der ursprünglichen Ordner-Struktur wiederhergestellt.
• Aktualisieren: Über diese Funktion wird der Inhalt des Papierkorbs neu vom Alfresco-Server
geladen.

Achtung: Diese Funktionalität ist ab Alfresco 5.2 verfügbar.

Seite 41 von 46
Freigaben (verfügbar für Alfresco 5.2 oder neuer)
Wie weiter oben bereits angeführt, können Dokumente mittels öffentlicher Links freigegeben werden.
Um die Übersicht über freigegebene Dokumente nicht zu verlieren, bietet Alfrodin in diesem Kontext
einen eigenen Bereich, über welchen alle freigegeben Dokumente über eine entsprechende Übersicht
aufgelistet werden. Die nachfolgende Abbildung gibt hier einen entsprechenden Überblick über
Integration und Funktionalität dieses Bereichs.

Abbildung 60 Übersicht über alle freigegebenen Dokumente

Die Funktionen des oben angeführten Bereichs sind selbsterklärend, daher wird an dieser Stelle auf
eine detaillierte Erläuterung verzichtet. Beim Klick auf den erzeugten Link wird das freigegebene
Dokument mittels dem am System vorhandenen Webbrowser aufgerufen.

Seite 42 von 46
Support u. Updates
Für Alfrodin wird eine separate Support-Subskription angeboten, im Rahmen derer Unterstützung im
Bereich der Alfrodin-Anwendung bzw. zur Klärung von etwaig auftretenden Problemen geboten wird.
Weiters berechtigt diese Subskription zum Bezug von Alfrodin Produkt-Updates.

Seite 43 von 46
AlfrodinCentralCfg.ini
Die über die Alfrodin-Initialisierungsdatei „AlfrodinCentralCfg.ini“ definierten Konfigurationsschlüssel
ermöglichen eine Vorabkonfiguration unterschiedlicher Alfrodin-Bereiche. Nachfolgend ist der Inhalt
dieser Initialisierungsdatei mit den jeweiligen Standardwerten angeführt.
[Lock]
AlfrodinSettings.btnSave.Enabled=true
AlfrodinSettings.AlfrescoServer.txtAlfrescoServerURL.ReadOnly=false
AlfrodinSettings.AlfrescoServer.txtAlfrescoRespositoryId.ReadOnly=false
AlfrodinSettings.AlfrescoServer.txtAlfrescoCmisURL.ReadOnly=false
AlfrodinSettings.AlfrescoServer.txtAlfrescoUserName.ReadOnly=false
AlfrodinSettings.AlfrescoServer.txtAlfrescoPassword.ReadOnly=false
AlfrodinSettings.AlfrescoServer.txtProxyAuthenticationProxyUser.ReadOnly=false
AlfrodinSettings.AlfrescoServer.txtProxyAuthenticationProxyPassword.ReadOnly=false
AlfrodinSettings.UserInterface.grpAlfrescoSiteRepresentation.Enabled=true
AlfrodinSettings.UserInterface.gprLanguageSetting.Enabled=true
AlfrodinSettings.UserInterface.grpFontSettings.Enabled=true
AlfrodinSettings.UserInterface.grpListViewSettings.Enabled=true
AlfrodinSettings.UserInterface.grpProgressBarSettings.Enabled=true
AlfrodinSettings.System.SystemCommon.grpAlfrodinSystemConfiguration.Enabled=true
AlfrodinSettings.System.SystemCommon.grpNameSchemaEmailUploadSettings.Enabled=true
AlfrodinSettings.System.EnvironmentVarialbes.grpAlfrescoVariables.Enabled=true
AlfrodinSettings.System.EnvironmentVarialbes.grpAlfrodinVariables.Enabled=true
AlfrodinSettings.System.TemplateFolders.lvwTemplateFolders.Enabled=true
AlfrodinSettings.System.TemplateDocuments.lvwTemplateDocuments.Enabled=true
AlfrodinSettings.About.btnActivateLicenseKey.Enabled=true
AlfrodinSettings.About.btnDeactivateLicenseKey.Enabled=true
Browser.tbcAddAreasBrowserTree.trvAlfrescoServer.Enabled=true
[AlfrescoServer]
AlfrescoServerURL=https://<My-Alfresco-Server.com>
AlfrescoRespositoryId=-default-
AlfrescoUserName=<My-Alfresco-Username>
AlfrescoPassword=<My-Alfresco-Password>
AlfrescoCmisBindingUrl=/alfresco/api/{0}/public/cmis/versions/1.1/browser
ProxyUser=
ProxyPassword=
EnforcePasswordChange=false
[UserInterface]
AlfrodinSettings.UserInterface.chkActivatePaging.Checked=true
[SystemCommon]
AcceptOnlyTrustedServerCertificates=true
;Begin-Block: Just one can be true
rdoUseComposedEmailFileName.Checked=true
rdoUseEmailSubjectAsFilename.Checked=false
rdoUseComposedDateSenderSubjectEmailFileName.Checked=false
;End-Block
;Begin-Block: DateFormatStrings Samples
;yyyy-MM-dd
;yyyy-MM-dd HH:mm:ss
;yyyy-MM-dd hh:mm:ss
;yyyyMMdd
;yyyyMMddHHmmss
;yyyyMMddhhmmss
;yyyy MMMM dd
;yy-MMM-dd ddd
;yyyy-M-d dddd
;yyyy MMMM dd hh:mm:ss t z
;yy-MMM-dd ddd hh:mm:ss t z
;yyyy-M-d dddd hh:mm:ss t z
cmbDateFormatStrings.Text=
;End-Block
[SystemEnvironmentVariables]
SysEnvAlfrescoSitesRootFolderName=sites
SysEnvAlfrescoUserHomesRootFolderName=user homes
SysEnvAlfrescoCalendarFolderName=calendar
CentralConfigurationFolder=
[SystemTemplateFolders]
UserDefinedAlfrodinTemplateFolders=
[SystemTemplateDocuments]
UserDefinedAlfrodinTemplateDocuments=
[About]
LicenseKey=
AL=true

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Tabellenverzeichnis
Tabelle 1 Voraussetzungen für die Verwendung von Alfrodin................................................................ 4
Tabelle 2 Dateien des Alfrodin Installer-Packages .................................................................................. 5

Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1 Alfresco Server .................................................................................................................... 6
Abbildung 2 Einstellungen für die Alfrodin-Benutzerschnittstelle .......................................................... 7
Abbildung 3 Systemeinstellungen ........................................................................................................... 7
Abbildung 4 Umgebungsvariablen .......................................................................................................... 7
Abbildung 5 Vorlagenordner ................................................................................................................... 7
Abbildung 6 Dokumentenvorlagen ......................................................................................................... 8
Abbildung 7 Programminformationen u. Lizenzierung ........................................................................... 8
Abbildung 8 Das um den Alfrodin-Bereich erweiterte Microsoft Outlook Ribbon-Menü ...................... 8
Abbildung 9 Das in Microsoft Outlook integrierte Alfrodin Add-In im Überblick ................................... 9
Abbildung 10 Alfresco-Server Bereich ................................................................................................... 11
Abbildung 11 Alfrodin Ordner-Kontextmenü ........................................................................................ 12
Abbildung 12 Alfrodin Dokumenten Kontextmenü ............................................................................... 13
Abbildung 13 Alfrodin Dokumenten Kontextmenü / Alfresco .............................................................. 13
Abbildung 14 Alfrodin Tag-Zuordnung .................................................................................................. 14
Abbildung 15 Auswahl des gewünschten Dokumenten-Sperrtyps ....................................................... 15
Abbildung 16 Dialog zur Konfiguration/Erstellung von öffentlichen Links ........................................... 15
Abbildung 17 Alfrodin Dokumenten Kontextmenü / Outlook .............................................................. 16
Abbildung 18 Dokument downloaden und einer neuen E-Mail hinzufügen ......................................... 16
Abbildung 19 Dokumente downloaden, komprimieren und einer neuen E-Mail hinzufügen .............. 17
Abbildung 20 Dialog zur Aktualisierung/Versionierung von in Alfresco gespeicherten Dateien .......... 18
Abbildung 21 Eingeblendeter Detailbereich zu einem gewählten Dokument ...................................... 19
Abbildung 22 Viewer für PDF-Dokumente ............................................................................................ 20
Abbildung 23 Viewer Bild-Dokumente .................................................................................................. 21
Abbildung 24 Kommentarbereich für Dokumente ................................................................................ 22
Abbildung 25 Versionsbereich für Dokumente ..................................................................................... 22
Abbildung 26 Erweiterung des Outlook-Kontextmenüs für E-Mails ..................................................... 23
Abbildung 27 Konfigurationsoptionen für die PDF-Konvertierung von gewählten E-Mail Dokumenten
............................................................................................................................................................... 23
Abbildung 28 Systemeinstellung für die Auswahl nach welchem Schema Dateinamen für E-Mails erstellt
werden .................................................................................................................................................. 24
Abbildung 29 Erweiterung des Kontextmenüs für Outlook Kalendereinträge ...................................... 25
Abbildung 30 Neuanlage eines Outlook-Kalendereintrags mit der Nachfrage, ob der Termin in Alfresco
angelegt werden soll ............................................................................................................................. 25
Abbildung 31 Auswahldialog der für den Benutzer verfügbaren Alfresco-Sites .................................... 26
Abbildung 32 Information, dass der neue Kalendereintrag erfolgreich im Kalender der gewählten
Alfresco Site(s) erstellt wurde ................................................................................................................ 26
Abbildung 33 Ein über Alfrodin erstellter Alfresco Kalendereintrag (angezeigt über die Alfresco)....... 27
Abbildung 34 Alfrodin Drag and Drop ................................................................................................... 28
Abbildung 35 E-Mail Anlagen via Drag and Drop hochladen ................................................................ 28
Abbildung 36 Dokumente via Drag and Drop downloaden bzw. einer bereits geöffneten E-Mail anfügen
............................................................................................................................................................... 29

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Abbildung 37 Konfiguration eines Ordners sowie mehrerer Dokumente für die Bereitstellung über das
Alfrodin Vorlagen-Center ...................................................................................................................... 30
Abbildung 38 Alfrodin Einstellungsbereich „Vorlagenordner“ ............................................................. 30
Abbildung 39 Alfrodin Einstellungsbereich „Dokumentenvorlagen“.................................................... 30
Abbildung 40 Import von Vorlagenordner über die Datei „AlfrodinTemplateFolders.af“ ................... 31
Abbildung 41 Import von Dokumentenvorlagen über die Datei „AlfrodinTemplateDocuments.af“ ... 31
Abbildung 42 Konfiguration eines zentralen Konfigurationsordners .................................................... 32
Abbildung 43 Aufruf des Alfrodin Vorlagen-Centers über die Funktion „Neu/Von Vorlage“ ............... 32
Abbildung 44 Alfrodin Vorlagen-Center -Benutzerdefinierte Dokumentenvorlagen ........................... 33
Abbildung 45 Alfrodin Vorlagen-Center -Zentrale Dokumentenvorlagen ............................................ 33
Abbildung 46 Auswahl einer Dokumentenvorlage und Erstellung eines neuen Dokuments ............... 33
Abbildung 47 Das vorlagenbasierte Dokument wurde neu hinzugefügt .............................................. 33
Abbildung 48 Alfrodin Dokument als Favorit markieren bzw. zu den Dokumentenfavoriten hinzufügen
............................................................................................................................................................... 34
Abbildung 49 Die als Favorit markierten Dokumente werden über die Dokumentenfavoriten
bereitgestellt ......................................................................................................................................... 34
Abbildung 50 Alfrodin Ordner zu Favoriten hinzufügen ....................................................................... 35
Abbildung 51 Alfrodin Ordnerfavoriten ................................................................................................ 35
Abbildung 52 Funktionsbereich Alfrodin Suche .................................................................................... 36
Abbildung 53 Alfrodin Einstellungen – Maximale Trefferanzahl einschränken .................................... 36
Abbildung 54 Alfrodin Suche nach Dateinamen ................................................................................... 37
Abbildung 55 Suchergebnis der Volltextsuche ...................................................................................... 38
Abbildung 56 Alfrodin Suche nach Dateinamen und Volltextsuche ..................................................... 39
Abbildung 57 Alfrodin Suche nach Tag.................................................................................................. 40
Abbildung 58 Alfrodin Tag-Suchergebnis .............................................................................................. 40
Abbildung 59 Funktionsbereich Papierkorb .......................................................................................... 41
Abbildung 60 Übersicht über alle freigegebenen Dokumente ............................................................. 42

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