Municipalidad de San Borja

Gerencia de Tecnologas de la Informacin

Manual del Sistema

de Control Documentario Interno.
Versin: 1.0.0
 GERENCIA DE TECNOLOGAS DE LA
MANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL DOCUMENTARIO INTERNO.
INFORMACIN

INDICE

I. OBJETIVO.......3

II. SISTEMA DE CONTROL DOCUMENTARIO INTERNO........3

III. DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA.....3

IV. INGRESO AL SISTEMA.......3

V. MENU PRINCIPAL.................5

VI. OPCIONES DEL MENU PRINCIPAL.....5

1. PROCESAR..............6

1.1. DOCUMENTOS INTERNOS.........................6

2.CONSULTAR.......16

2.1. DOCUMENTOS EN PROCESO........16

3. CERRAR..........19

VII.GLOSARIO........19

MANUAL DEL SISTEMA PGINA 2

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MANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL DOCUMENTARIO INTERNO.
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I. OBJETIVO. Regresar ndice

El presente documento tiene como objetivo ser una gua de ayuda para el correcto acceso, uso
y manejo del nuevo Sistema de Control Documentario Interno de la Municipalidad de San
Borja.
Est dirigido a cualquier usuario que tenga acceso a la red interna de la Institucin, de no
contar con ella y de ser necesario, deber solicitarlo al rea de Soporte de la GTI o va solicitud a
la GTI directamente.

II. SISTEMA DE CONTROL DOCUMENTARIO INTERNO. Regresar ndice

Este sistema permite realizar el registro y seguimiento de los trmites realizados (en las
diferentes reas de la Municipalidad de San Borja) para los diversos procedimientos
establecidos por la institucin.

Este sistema permite ordenar y llevar el control de los trmites de forma que se pueda agilizar
su proceso, sirve para asegurar en forma razonable la ejecucin de sus operaciones en forma
eficiente y efectiva,

El control interno slo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total.
Est concebido para facilitar la consecucin de objetivos.

III. DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA. Regresar ndice

Este sistema permite controlar los documentos que necesitan trmite interno en el rea
correspondiente derivarlo al tcnico correspondiente, visualizar el seguimiento del
documento; luego derivarlo a otra persona si fuera necesario o darlo por finalizado. Tambin
permite realizar consultas las cuales estn cerradas y visualizar el respectivo seguimiento.

IV. INGRESO AL SISTEMA. Regresar ndice

Regresar a Documentos Interno 1
Regresar a Documentos Interno 2

Para ingresar al Sistema se usan navegadores Web. En el mercado existen muchos, los ms
populares son los siguientes: Internet Explorer, Firefox, Chrome y Safari.

La GTI recomienda el uso de Google Chrome y Firefox, debido a las siguientes razones:

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o Seguridad.
o Rapidez.
Mediante el Navegador Mozilla Firefox (ver Glosario), a travs del siguiente link:
http://192.168.11.154/info/ como se muestra.

Se puede apreciar el mdulo de Intranet (ver Glosario), ingresar el nombre de usuario y la

contrasea asignado por el administrador (en la parte superior derecha de la Fig. 1), luego
seleccionar Iniciar Sesin. Fig. 2

Fig.1

Fig. 2

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V. MENU PRINCIPAL. Regresar ndice

Muestra las opciones del Men Principal del Sistema. stas son: solo los menciono.Fig.3
Fig. 3

VI. OPCIONES DEL MENU PRINCIPAL. Regresar ndice

1. Procesar.- En sta opcin permite buscar en el rea correspondiente los

documentos que necesitan tener un trmite interno el cual lo realiza la secretaria
correspondiente quien deriva al tcnico encargado; el cual visualiza el seguimiento y
realiza la documentacin correspondiente y verifica si se deriva a otro tcnico o se lo
deriva a la secretaria del rea correspondiente para su finalizacin. Fig. 4

Fig. 4

2. Consultar.- Permite realizar consultas sobre el proceso de los documentos y

visualizar el seguimiento respectivo. Fig. 5

Fig. 5

3. Cerrar.- Con sta opcin permite salir del sistema de control documentario interno.
Fig. 6

MANUAL DEL SISTEMA PGINA 5

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Fig. 6

VII. DESCRIPCIN DEL MENU PRINCIPAL. Regresar ndice

1. PROCESAR. Regresar ndice

Contiene la opcin: Documentos Internos.

1.1. DOCUMENTOS INTERNOS. Regresar ndice

o Al entrar a sta opcin se visualizan todos los documentos correspondientes a un rea

determinada. Fig. 7
o La secretaria correspondiente del rea, en Buscar Por seleccionar el dato
correspondiente. Fig. 7
o Para buscar, en Por Documentos:
o En Documento seleccionar el dato correspondiente. Fig. 8
o En los campos restantes ingresar los datos correspondientes. Fig. 8
o Dar click en Consultar. Fig. 8 y Fig. 9
o Debajo de los campos Tipo Documento, Ao, Nmero, Cod. , Contribuyente, Tcnico
Actual, Estado dar click a los datos. Fig. 10
o Para derivar a un tcnico:
o Dar click en Tcnico: Fig. 10
o En Asignar a Tcnico: Fig. 11
o Seleccionar el nombre del tcnico correspondiente. Fig. 11
o En el campo Motivo Para la Derivacin ingresar el dato correspondiente. Fig. 11
o Dar click en Agregar. Fig. 11
o Debajo de los campos Tipo Documento, Ao, Nmero, Cod. Contribuyente, Tcnico
Actual, Estado; se visualiza en el campo Tcnico Actual con el dato correspondiente. Fig.
12
o El tcnico asignado entra al sistema con su usuario y contrasea (Fig. 13), ir a.
o En Documentos Internos se visualizan sus documentos correspondientes. Fig. 13
o Debajo de los campos Tipo Documento, Ao, Nmero, Cod. Contribuyente, Tcnico
Actual, Estado dar click a los datos correspondientes. Fig. 14

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o Dar click en Recepcionar. Fig. 14

o En el campo Fecha Recepcin se visualiza la fecha que se recepcion. Fig. 15
o Si la tcnica ve que falta algn documento notifica al administrado digita un documento
en Word, luego para registrar esto:
o Debajo de los campos Tipo Documento, Ao, Nmero, Cod. Contribuyente, Tcnico
Actual, Estado; dar click a los datos correspondientes. Fig. 16
o Dar click en File: Fig. 16
o En el campo Observacin ingresar los datos correspondientes. Fig. 17
o Dar click en Actualizar. Fig. 17
o Luego ver seguimiento, dar click en Seguimiento. Fig. 16
o En Ruta del Documento del rea dar click en el signo ms para visualizar el
seguimiento. Fig. 18 y Fig. 19
o Para salir, dar click en X. Fig. 19
o Cuando termine el Documento en Word se entrega a la secretaria correspondiente.
o Luego ir a.

Fig. 7

MANUAL DEL SISTEMA PGINA 7

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Fig. 8

Fig. 9

MANUAL DEL SISTEMA PGINA 8

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Fig. 10

Fig. 11

Fig. 12

MANUAL DEL SISTEMA PGINA 9

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Fig. 13

Fig. 14

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Fig. 15

Regresar a Documentos Internos 3

o Dar click en tcnico, hay dos casos para derivar: Fig. 16

o 1er caso.- Regresar
o Si ya no hay que derivar a otro tcnico en Asignar a Tcnico se selecciona el
nombre de la secretaria. Fig. 20
o En el campo Motivo Para la Derivacin ingresar los datos correspondientes. Fig. 20
o Dar click en Agregar. Fig. 20
o En Documentos Internos desaparece el registro. Fig. 21
o 2do caso.-
o Si hay que derivar a otro tcnico en Asignar a Tcnico se selecciona el dato
correspondiente. Fig. 20
o En el campo Motivo Para la Derivacin ingresar los datos correspondientes. Fig. 20
o En Documentos Internos desaparece el registro. Fig. 21
o Ahora ingresa al sistema la secretaria del rea correspondiente con el usuario y
contrasea correspondiente, ir a. Fig. 22
o La secretaria del rea correspondiente:
o En Por Documentos busca el documento correspondiente. Fig. 22
o Debajo de los campos Tipo Documento, Ao, Nmero, Cod. Contribuyente,
Tcnico Actual, Estado; dar click a los datos correspondientes. Fig. 22
o Para visualizar el seguimiento del documento, dar click a Seguimiento. Fig. 22, Fig.
23.
o Dar click en el signo ms para visualizar el seguimiento completo. Fig. 24

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o Si es el 1er caso en la cual slo falta que finalmente revise el jefe, entonces el
registro termina.
o Dar click en Cerrar Seguimiento en el campo Observaciones ingresar los datos
correspondientes, dar click en Actualizar. Fig. 22 y Fig. 25
o Debajo de los campos Tipo Documento, Ao, Nmero, Cod. Contribuyente, Tcnico
Actual, Estado al dar click a los datos se visualiza en el campo Estado cerrado
luego los botones Tcnico y File se visualizan desactivados. Fig. 26

Fig. 16

Fig. 17

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Fig. 18

Fig. 19 Dar click en el signo mas y se abren mas registros

Fig. 19

Fig. 20

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Fig. 21

Fig. 22

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Fig. 23

Fig. 24

Fig. 25

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Fig. 26

2. CONSULTAR .- Regresar ndice

Contiene la opcin: Documentos en Proceso.

2.1. DOCUMENTOS EN PROCESO. Regresar ndice

o Al entrar a sta opcin se visualizan todos los documentos correspondientes de un rea

determinada los cuales estn en proceso o estn cerrados. Fig. 27
o Si se desea buscar un documento especfico, en Por Documentos:
o En Documento seleccionar el dato correspondiente. Fig. 28
o En los campos restantes ingresar los datos correspondientes. Fig. 28
o Dar click en Consultar. Fig. 28
o Debajo de los campos Tipo Documento, Ao, Nmero, Cod. , Contribuyente, Tcnico
Actual, Fecha Recepcin, Estado; se visualizan los datos buscados dar click a los datos
buscados. Fig. 29
o Dar click en Seguimiento. Fig. 29
o En Ruta del documento en el rea dar click al signo ms, se visualiza las actividades
realizadas con el Expediente correspondiente. Fig. 30 y Fig. 31
o Si se desea actualizar los datos, dar click en Act. Lista. Fig. 29

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Fig. 27

Fig. 28

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Fig. 29

Fig. 30

Fig. 31

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3. CERRAR. Regresar ndice

Para salir del sistema de Control Documentario Interno, dar click en Cerrar. Fig. 32

Fig. 32

VII. GLOSARIO. Regresar ndice

Icono del navegador Mozilla Firefox.

Men: Coleccin de opciones que aparece en la pantalla de un ordenador.

Intranet.- Una intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnologa Internet
para compartir de forma segura cualquier informacin o programa del sistema operativo
para evitar que cualquier usuario de Internet pueda ingresar.

Campo.- Los datos que tienen varias piezas se pueden dividir en campos. Por ejemplo,
una computadora puede representar la fecha de hoy como tres campos distintos: el da,
el mes y el ao.

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