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MECANIZAR LA GESTIN DE TESORERA

Ene 6, 2016 | Tesorera

Mecanizar la gestin de tesorera

Es una idea extendida que el software de tesorera es slo necesario en una gran empresa. En
realidad, las necesidades de gestin de la posicin neta, de comunicacin bancaria,
automatizacin de la contabilizacin y conciliacin, liquidacin de operaciones y planificacin de la
Tesorera, son las mismas.

Quizs la diferencia principal estriba en el volumen y la gestin del cash pooling internacional, el
riesgo de cambio y en general las operaciones de exterior; hoy son muchas las Pymes que utilizan
software de Tesorera, ya que el mercado cada vez ms ofrece opciones a la medida de estas
necesidades en condiciones asequibles.

Mecanizar la gestin de tesorera es una inversin rentable, reduce gastos financieros y


comisiones bancarias, mejora los ingresos financieros, la productividad del personal
administrativo, ayuda a planificar y pagar puntualmente; es muy conveniente darle importancia a
esto, ya que permite disponer de la credibilidad de los proveedores, bancos, empleados,
inversionistas, etc. Es tan importante la informacin de operaciones bancarias como la de clientes
y proveedores.

De igual modo que a nadie se le ocurre llevar la contabilidad en papel o en Excel, intentarlo con la
tesorera hoy es un grave error. Debemos separar tesorera y contabilidad, para el tesorero no es
lo mismo un ingreso antes de las 11 de la maana que despus, ya que tendr una fecha de
valoracin distinta; mientras que para un contable eficiente la fraccin de tiempo ser el mes, si
no es eficiente ser el ao, como para el Plan General Contable.

Nada es ms rentable que pagar puntualmente, no siempre es fcil, pero es muy rentable, las
devoluciones e impagados, son en muchos casos evitables, son muy caros y merman el prestigio
de la compaa y son menos probables si gestionamos asistidos por el software de tesorera. No
hay ninguna medida en la gestin de recursos humanos ms eficaz que pagar la nmina el 28 en
lugar del 1. Son pocas las inversiones tan rentables en estos momentos como pagar a los
proveedores al contado, ya que un descuento por pronto pago del 2,5% por pasar de 60 a 10 das
equivale a una TAE del 18%.

La mejora de la gestin de la tesorera ofrece muchos beneficios y debe contemplarse como un


proyecto en la imprescindible dinmica de mejora continua de la empresa.
La informtica ha pasado por tres grandes etapas, en la primera los mainframe o grandes
ordenadores permitieron informatizar centros de clculo y grandes corporaciones, en la segunda
se avanz en la compatibilidad y generalizacin del uso de la informtica en la empresa con el PC y
en la tercera, con la miniaturizacin e internet, las personas estamos permanentemente
informadas y conectadas.

Mecanizar la gestin de tesorera en este escenario, como es lgico, el software ha evolucionado


en paralelo, y el desarrollo a medida es cada vez menos necesario, hoy en el software estndar
encontramos casi cualquier funcionalidad que nos haga falta a precios muy asequibles. La
tesorera no poda ser algo distinto, hoy el software es capaz de hacer cosas sorprendentes y est
al alcance de cualquier empresa con funcionalidades modulares y frmulas de comercializacin
que permiten que cualquier PYME mecanice su gestin de tesorera con lo que ahorrar mucho
dinero, trabajo y ganar en control e informacin.

Las normas de comunicacin en el sector bancario son de una gran diversidad. Cada pas tiene sus
propios formatos especficos. Adems, los bancos a menudo tienen sus propias caractersticas e
introducen modificaciones a la norma. Todo esto conduce a ineficiencias en los procesos a nivel
empresarial y bancario y casi obligaban al uso de mensajera SWIFT. En el actual proceso de
globalizacin de la economa, un software que permita gestionar varios instrumentos, bancos,
divisas, es una necesidad cada vez ms frecuente para empresas pequeas y por supuesto
grandes. Un buen sistema se debe poder conectar facilidad a distintos sistemas para conseguir lo
que muestra el siguiente esquema.

Visin global.

Nos debe permitir ver la posicin de Tesorera globalmente en los distintos bancos de la empresa
o grupo de empresas, en una nica plataforma, incluso de forma individual o consolidada, por
fecha valor o movimiento.

Llegar a la oficina y disponer de todos los movimientos, de todas las entidades, tanto nacionales
como extranjeras, poder ver los cobros, pagos, operaciones financieras y liquidaciones de
intereses, nos permitir asegurar que las cuentas corrientes y de crdito se liquidan de acuerdo
con lo pactado con las entidades financieras, que nuestras necesidades estn cubiertas, y que no
tenemos liquidez ociosa. Nos proporcionar la tranquilidad que supone saber que no se
producirn descubiertos y que pagaremos las comisiones e intereses justos.

Comunicacin desatendida.

Las empresas espaolas suelen trabajar con muchas entidades financieras, por lo que la
automatizacin de las comunicaciones es un asunto importante, que consume mucho tiempo. El
sistema debe poder conectarse de forma desatendida y recoger los extractos de nuestras cuentas
de todos los bancos, esto nos permite armonizar, integrar y almacenar los extractos bancarios
recibidos mediante la norma 43, SWIFT u otras. Debe controlar los saldos, las fechas y la estructura
para asegurar la coherencia de los datos.
Mecanizar la gestin de tesorera nos ofrece una nica plataforma para enviar y recibir los
archivos a todas las entidades financieras de la empresa, bajo un nico sistema que trabaje con
todas las entidades financieras y normas, nos facilitar generar los movimientos contables tanto
financieros como analticos de modo automtico, con la consiguiente mejora de productividad,
seguridad y eficiencia.

Automatizacin de la conciliacin.

La mecanizacin nos debe permitir conciliar de modo automtico los movimientos contables con
los bancarios, de forma inteligente, ya que la empresa no contabiliza igual que el banco, por lo que
utilizando mltiples criterios de conciliacin, un movimiento de la empresa con varios del banco,
varios de la empresa con uno del banco y por ejemplo, en el cambio de divisas es importante el
redondeo, nos reducir el tedioso trabajo de conciliacin, que no aporta valor, automatizndolo
en un altsimo porcentaje.

Un histrico de documentos, para solicitar la conciliacin a cualquier fecha y generar movimientos


contables de los intereses, comisiones, etc. nos facilitar la labor, por ejemplo con los auditores.

No es correcto contabilizar slo lo incluido en el extracto del banco, ya que no muestra el


disponible real; aunque muchas empresas lo hacen as. Lo correcto es contabilizar cundo se emite
el cheque, no cundo se cobra, ya que ese importe no forma parte del disponible de la empresa.
La conciliacin bancaria debe explicar las diferencias entre el saldo del banco y el de la empresa.
Lo habitual es contabilizar los errores u omisiones y explicar las diferencias reales.

Esta tarea es perfectamente automatizable con un buen software de Tesorera en un altsimo


porcentaje, dependiendo de la organizacin de la empresa y la inteligencia del sistema, nos
propondr las siguientes operaciones:

Automtica: El sistema har conciliaciones automticamente cuando los datos del banco y la
empresa coincidan.

Propuesta: Considerar otras partidas como propuestas, ya que algunos datos coinciden.

Multiapunte: Varios a uno o uno a varios, en el caso de que el banco cargue una comisin o gasto
por separado y la empresa lo contabilice en un nico apunte, el sistema encontrar estos
movimientos.

Conciliacin de tesorera, comparar lo sucedido con lo previsto.

La conciliacin de tesorera es algo distinto, consiste en la comparacin de las previsiones con la


realidad de lo que ha sucedido. Es posible que un cliente no atienda un giro o no realice una
transferencia que tenamos prevista, tambin puede suceder que un proveedor no gire una
factura pendiente, lo que generar diferencias negativas y positivas en nuestra posicin neta de
tesorera prevista; el conocer las causas de la desviaciones nos permitir decidir cmo afrontar la
nueva situacin generada por estas variaciones y reaccionar.
Si comparamos lo previsto con lo realizado comprobaremos dnde cometemos errores u
olvidamos alguna operacin o concepto. Como es imposible acertar al 100% en una previsin
debemos diferenciar claramente errores u omisiones de desviaciones, si un cliente no nos paga,
esta desviacin debe estar cubierta por el disponible de seguridad u holgura de tesorera, es decir,
un lmite autorizado en las plizas de crdito suficiente para absorber las desviaciones, una
omisin debe ser incluida en nuestra prximas previsiones, esto es algo normal, es frecuente decir
que es imposible acertar y es cierto, lo que debemos buscar es una aproximacin que, con la
holgura, sea suficiente y til.

Optimizacin de los saldos y el endeudamiento.

A la hora de optimizar los saldos, puedo automatizar mis barridos y ordenar mis traspasos entre
las cuentas de la empresa o grupo, mediante SEPA, Target II o OMF a travs del BDE, teniendo en
consideracin la cuenta donde sern mejor remunerados los fondos o en el caso de plizas,
disponer de la ms econmica con disponible o minorar el saldo dispuesto de la pliza ms cara
con los fondos recaudados. El sistema debera sugerirme la opcin ms econmica.

Propondr la fuente de financiacin ms econmica, por ejemplo, no descontar hasta agotar el


disponible de las plizas que son ms econmicas, y si una es ms barata que otra, esta ser de la
que nos proponga disponer primero.

No tiene sentido tener saldos en cuenta corriente, mientras simultneamente tenemos dispuesta
una pliza de crdito o descontamos papel, para que el banco tenga en su poder ese dinero por el
que nos cobra intereses.

Cuando se produce un excedente de tesorera debemos analizar las posibilidades de invertir y


rentabilizarlo. Una opcin es cancelar el pasivo que le financia, por ejemplo minorar el saldo
dispuesto de una pliza de crdito, lo que nos propondr el sistema. Otra opcin es invertir
internamente, por ejemplo, reduciendo el perodo de pago a proveedores. Si se trata de una
punta, no de algo estructural, debemos considerar que nuestro saldo en cuenta corriente siempre
tiene un coste por el lado del pasivo que le financia, si no invertimos estos fondos, lo har el banco
y rentabilizar nuestro dinero a su favor. A la hora de invertir puntas de tesorera, debemos tener
en cuenta varios aspectos: La liquidez, el riesgo, la rentabilidad, la flexibilidad y la fiscalidad de la
opcin.

Reduccin de costes financieros.

Ya que el pasivo bancario cuesta ms que lo que nos pagarn por nuestros fondos en cuentas
corrientes, la caja y el saldo en cuenta corriente son algo que debemos evitar; la mejor inversin
posible de los fondos ser minorar el pasivo bancario. En cualquier empresa que tiene parte de su
activo financiado con pasivo bancario, la frmula ideal para pagar en todo momento, tan solo por
los fondos indispensables, es que el pasivo a corto pueda ajustar su saldo dispuesto con una pliza
de crdito y no utilizar cuentas corrientes.
El sistema nos permite ver la evolucin de los saldos prevista y de ese modo disponer de la fuente
ms econmica, en el momento justo, para no tener sobrefinanciacin, ni excedentes ociosos.

Contabilizacin automtica.

Automatizar la contabilizacin de movimientos bancarios nos genera un incremento de la


productividad innegable, por ejemplo, contabilizar los pagos recibidos con tarjeta de crdito o
dbito, adems de las comisiones, operaciones financieras, los cobros ordenados por la empresa
cuando le giramos a un cliente, y los pagos cuando le transferimos a un proveedor.

Dependiendo de la inteligencia del sistema si su funcionalidad lo incluye, se puede automatizar la


contabilizacin de las operaciones de cobro o pago no ordenadas por la empresa, buscando el CIF
o la razn social del deudor o acreedor, el nmero de factura, etc. Esto incrementar la
productividad y evitar errores.

Tambin nos debe permitir aislar los flujos de fondos de un proyecto concreto. Estas reglas de
contabilidad analtica las define la empresa de acuerdo con su codificacin y obtiene una visin
muy til para determinar la generacin y consumo de fondos por proyecto, segmento o centro de
coste.

Control de las liquidaciones bancarias.

El sistema de tesorera debe hacer lo mismo que el banco pero al revs, lo que para la empresa es
un cargo ser un abono para el banco y viceversa, debe permitirnos liquidar las cuentas corrientes
o plizas de crdito calculando los nmeros, es decir los intereses con el mtodo hamburgus,
esto, por lo voluminoso, normalmente lo da por bueno la empresa, y en casi todos los casos
incluye errores y operaciones que no coinciden con lo pactado con el banco.

Clculo de operaciones financieras.

Las plizas, prstamos, leasing, factoring, etc. Se deben liquidar, y a veces se simulan en Excel,
pero necesitamos el importe exacto de la cuota y el cuadro de amortizacin cada mes y si el tipo
de inters de las operaciones de crdito est referenciado y es variable, cambiarn
constantemente. El sistema debe conectarse al BCE y tomar el ndice aplicable para cada
operacin, cada mes. En el caso de que alguna operacin no coincida con lo que debera ser,
genera automticamente una carta de reclamacin.

Tomar decisiones de inversin y financiacin de modo preciso y disponer del coste y la liquidacin
de las operaciones financieras en trminos comparables, es decir de TAE, para negociar y priorizar
correctamente. Tambin debe controlar el vencimiento de nuestros avales, leasings, prstamos,
etc.

Realizar y controlar las previsiones de tesorera.


A veces se entiende que planificar es una tarea que pretende adivinar el futuro y esto no es as, la
razn principal por la que debemos planificar, es porque debemos comprobar que nuestras
decisiones financieras cuadran en el tiempo y soportan su presentacin en nmeros, es decir que
estn bien tomadas a la luz de la informacin disponible. Cuando dispongamos de nueva
informacin volveremos a planificar y comprobaremos que siguen cuadrando los nmeros es un
proceso continuo y cuanto ms automtico, mejor.

Nos debe permitir comparar lo previsto con lo sucedido en el banco, de este modo podemos tener
una posicin actualizada de los saldos reales y previstos y nos dar la posibilidad de analizar las
causas de las desviaciones en cada momento.

Para hacer una previsin de tesorera correctamente, a los vencimientos registrados por el ERP o
la cartera, que normalmente incluyen cobros de clientes y pagos a proveedores, debemos aadir
todos los restantes cobros y pagos que se van a realizar, de modo que podamos prever la posicin
neta de tesorera en una fecha futura por cada banco.

La previzin de la posicin neta requiere conocer la fecha valor que se aplica a cada instrumento
de cobro y pago, y mucho ms informacin que la disponible en la cartera, ya que sta
normalmente no incluye:

Operaciones financieras, prstamos, leasing, etc.


Gastos financieros.
Suministros.
Arrendamientos.
Nminas, seguros sociales.
Impuestos.
Seguros.
Operaciones intragrupo.
Pagos al contado o muy corto plazo.
Subvenciones, etc.

Esta informacin est cambiando constantemente y es necesario actualizarla incluyendo el


instrumento de cobro o pago y el banco, siempre que sea posible, debera estar basada en
operaciones reales, en el mayor porcentaje posible.

La previsin de cobros correcta debe hacerse teniendo en cuenta el perodo de cobro real por
cliente, ya que el terico es probable que no se cumpla. Si un cliente como condiciones de pago
tiene un periodo de 60 das, pero nos paga a 85, ste es el dato que debemos usar.

Fcil conectividad con el ERP.

El software de Tesorera se suele decir que es parasitario debido a que se alimenta de los datos
introducidos por la empresa en la cartera de su ERP, de donde recibir los vencimientos de cobros
y pagos de las facturas de compra y venta, tambin se alimenta de los bancos que registran las
operaciones y reutilizarlos evita errores y trabajo. Por este motivo la interfaz de comunicacin con
el ERP es de vital importancia y se puede hacer con ficheros, servicios web o travs de la base de
datos.

Gestin de previsiones en fecha valor.

Un buen sistema nos muestra la disponibilidad real prevista de los fondos en fecha valor, al
convertir las operaciones introducidas a travs del instrumento de cobro o pago aplicando las
reglas de valoracin, lo que evitar cargos por descubierto en fecha valor.

Estadsticas del reparto del negocio bancario segn la codificacin de la empresa.

Nos dir el importe y nmero de las operaciones realizadas por cada banco y todas las operaciones
de un banco. Esto es indispensable para hacer una comparacin y negociacin bancaria eficiente y
facilitar la formulacin del Balance Banco-Empresa que tiene como objetivo facilitar la negociacin
bancaria y la comparacin de la rentabilidad bruta aproximada que obtiene cada una de las
entidades por sus fondos invertidos en la empresa de un modo homogneo.

Facilita la concentracin de saldos y el cashpooling con los barridos y las reglas de


automatizacin.

El sistema reduce las necesidades de financiacin al compensar posiciones deudoras y acreedoras,


evita saldos ociosos y la sobrefinanciacin; tambin absorbe excedentes de liquidez, optimiza el
resultado financiero, tanto positivo como negativo y permite invertir excedentes de forma
centralizada o negociar financiacin globalmente.

La necesidad de centralizar la tesorera es evidente desde el momento en que entendemos que no


se deben tener posiciones mixtas, es decir, deudoras y acreedoras simultneamente. Los fondos
en cuenta corriente no nos producen retribucin alguna, mientras la pliza de crdito, o cualquier
otro pasivo que le financie, est generando un coste, por lo que la mejor inversin que la empresa
puede realizar con esos fondos ser la de reducir el saldo dispuesto de esa pliza.

La adopcin del euro en Europa ha facilitado la centralizacin de la tesorera de manera muy


efectiva al eliminar el coste y riesgos de la gestin de divisas dentro de la Unin. Si bien es cierto
que la libertad de movimiento de capitales es terica, ya que an no tenemos un marco jurdico y
sobretodo fiscal armnico, tambin lo es que caminamos hacia la Unin Bancaria y un Mercado
nico de Servicios Financieros. En este sentido el rea nica de Pagos en Euros (SEPA) ha
supuesto un avance notable en la operativa bancaria de pagos, al unificar los formatos de
trasferencias, adeudos y tarjetas de crdito y dbito.

En la eleccin y diseo del sistema de cash pooling se debe tener en cuenta que la normativa fiscal
y legal aplicable en el pas de origen y destino, en cada momento y caso, de forma bilateral, por lo
que nos es conveniente generalizar.
Una vez implantado y estabilizado el ERP, el siguiente paso para el departamento financiero
debera ser la implantacin de un software de Tesorera que comparta todo el Grupo, y sea capaz
de gestionar las cuentas perifricas mediante extractos de acuerdo con la norma SWIFT MT940 o
la norma intrada MT 942.

En algunos casos es conveniente comenzar por un cash pooling regional entre pases sin graves
restricciones. Si se trata de delegaciones intentaremos utilizar directamente la misma cuenta que
la central, lo que evitar posiciones mixtas y optimizar el disponible. Cada diseo del cash pooling
debe atender a las caractersticas y necesidades de la empresa y debe de tener en cuenta los
siguientes aspectos:

El nivel de centralizacin del grupo o autonoma de las filiales.


Los poderes de las personas que mueven las cuentas y sus limitaciones.
Dnde negociaremos la financiacin o colocaremos las puntas de Tesorera.
El nmero de bancos, cuantos menos mejor.
Si podemos unificar cobros y pagos
El nmero de cuentas, cuantas menos mejor.
Los usos, procedimientos y las comunicaciones bancarias.
Las divisas utilizadas.
El control de cambios, las restricciones de compra y venta de divisas.
Las limitaciones y obligaciones para trasferir fondos al extranjero de cada pas.
La sociedad o grupo y las participaciones de los accionistas en las sociedades incluidas en
el permetro de concentracin de fondos.
El marco jurdico y fiscal y el tratado bilateral de doble imposicin de Espaa con cada uno
de los pases de las cuentas perifricas.

Los barridos y la concentracin de saldos son muy efectivos en trminos de coste y tiempo, con lo
que conseguimos una posicin neta con una clara visibilidad, ms all de las fronteras e incluso
utilizando distintas divisas. En el diseo del cash pooling se puede optar por diversas estructuras:
desde la cuenta centralizadora nica en un banco que acta como tesorero de una cuenta de
centralizacin de cada pas banco partcipe, que a su vez agregar los saldos de las distintas
cuentas locales, o directamente de la cuenta de cada pas, a la centralizadora global.

Tambin se suele definir el saldo mnimo o mximo de cada cuenta perifrica, as como el envo de
fondos de las cuentas perifricas a la centralizadora y de la centralizadora a las perifricas, fijando
un saldo lmite que forma automtica genera un traspaso.
Se pueden obtener buenos resultados moviendo los fondos, es decir, agrupndolos en un pas y
luego en la cuenta de la central, o recibir los fondos necesarios para cubrir las necesidades de
Tesorera desde la central a la filial. Si se utiliza una nica entidad para todos los pases estas
operaciones sern ms rpidas y econmicas.

Si hacemos traspasos reales, con los saldos positivos cubriremos los negativos hasta dejar
nicamente con saldo la centralizadora, siendo el saldo el resultado de la suma de todos los saldos
de las distintas cuentas incluidas en el permetro del barrido. De este modo, todas las cuentas
salvo la centralizadora terminaran con saldo cero. Puede ser un inconveniente, o no, pero
debemos tener en cuenta que el endeudamiento se acumula en la central y deja libre de
endeudamiento a las sociedades filiales. Adems existe una cierta dificultad a la hora de
establecer los lmites ptimos de endeudamiento de las cuentas perifricas respecto a la central,
dado que sus saldos son cero; por lo que deben poder realizar pagos hasta un lmite autorizado.

El barrido se puede hacer diariamente por movimiento, apunte a apunte, traspasando de la


perifrica hacia la centralizadora. De este modo, los apuntes estarn duplicados, ya que un mismo
movimiento tendr su reflejo en la cuenta perifrica, donde originariamente tuvo su anotacin, y
en la cuenta centralizadora, debido al barrido realizado con destino a esta cuenta.

Por fecha valor, el conjunto de los movimientos del da se resume en un nico cargo y abono por
el saldo resultante de todos los apuntes con la misma fecha valor. Es decir, agrupados por
valoracin, se realiza un nico cargo o abono por el total de los saldos.

El sistema Nocional u Overnight funciona como prstamos diarios, liquidando las operaciones
entre la central y las periferias cada da. Recibe el nombre de Cenicienta porque se realiza unos
minutos antes de las 12 de la noche y se deshace en unos minutos despus. El banco calcula los
intereses y los carga a la central, y a lo largo del da los saldos aparecen en todas las cuentas como
si no se hubiese hecho nada. El inconveniente es que requiere un gran nmero de apuntes
contables, lo que no ser un problema si la aplicacin de gestin de Tesorera genera los apuntes
contables.

En el cash pooling conceptual, no existen los barridos de cuenta, sino que se calcula la posicin
neta. La entidad financiera ajusta los tipos de inters de las distintas cuentas en funcin de los
saldos. Puede hacerse por tramos, en cuyo caso se liquidan los intereses a los tipos pactados para
cada tramo de los saldos acreedores y deudores. Otra posibilidad es realizarlo por saldo,
aplicando el mismo tipo de inters a todos los posibles saldos en la cuenta, sin diferenciar tramos.
En ambos casos, se liquida sin necesidad de traspasos la posicin neta global en la entidad.

Otro tipo de cash pooling es el cash pool condicional, en el cual se compensan los saldos de las
cuentas perifricas con el menor nmero de traspasos posibles. Los movimientos se realizan
teniendo en cuenta la fecha valor y las plizas de crdito contratadas en las filiales, en cuyo caso el
sistema deber tenerlo en cuenta y disponer de las ms econmicas primero. En este caso, no es
necesario que los fondos pasen por la cuenta centralizadora, ya que se realizan prstamos directos
entre las distintas cuentas. Todas las cuentas participan de los traspasos y no slo con la
centralizadora.

En resumen: implantar un sistema de cash pooling es un proyecto complejo en el que puede ser
necesaria la ayuda del fabricante del software. Adems de establecer el diseo, har falta negociar
con los tesoreros de las filiales y las entidades financieras, ya que es muy probable que haya que
realizar importantes cambios para sacarle el mximo partido al sistema.

Nos permite gestiona los crditos entre empresas del grupo.

Posicin tesorera intragrupo. Permite la liquidacin de intereses por las posiciones deudoras y
acreedoras. Debera gestionar los prstamos inter-compaa y elaborar los cuadros de
amortizacin para aquellos contratos de prstamo entre empresas, con independencia de que las
empresas estn dentro de un grupo de consolidacin contable o fiscal.

Miguel Baldwin
Autor de Tesorera Efectiva

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