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SIFAC MODULE DEPENSES

DATE PAR OBJET

01/01/2010 ML CHEVREL CREATION DU DOCUMENT

08/04/2011 ML CHEVREL MISE A JOUR

07/09/2011 ML CHEVREL MISE A JOUR SUITE A LA MISE EN PLACE DES SECTEURS


DE TVA ET DES NOUVELLES DIVISIONS

Plus de documents sur http://sifac.u-psud.fr/

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SIFAC MODULE DEPENSES

LA STRUCTURE 3

FICHE DIDENTITE 4

FLUX DEPENSES 5

CONNEXION 6

MANDANT / MOT DE PASSE 7

PAGE DACCUEIL SAP 8

PARAMETRAGE DES OPTIONS 12

FAVORIS 16

CONSULTER UN FOURNISSEUR 21

PRE-REQUIS : MISE EN FORME ME21N 27

LENGAGEMENT JURIDIQUE 28

LE SERVICE FAIT 101

LA FACTURATION 121

GLOSSAIRE 162

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2
SIFAC MODULE DEPENSES

UP11 NIVEAU 1

PERIMETRE FINANCIER : Cest une donne structurante du domaine budgtaire.


PERIMETRE ANALYTIQUE : Cest une donne structurante du domaine contrle de gestion (comptabilit
analytique).
ORGANISATION DACHAT : correspond lentit habilite juridiquement passer les commandes. Cette
organisation concerne les dpenses.

SOCIETES
9990 Budget Gnral 4510 Campus 4540 SAIC 4530 Fondation

CENTRE FINANCIER : Unit au sein de laquelle le budget est mis en place.

CENTRE DE PROFIT : Collecte directement les produits issus des factures de vente et indirectement les charges via
les centres de cots ou OTP.

CENTRE DE COUT : Cest un collecteur de cots. Il reprsente le niveau le plus fin danalyse des dpenses de la
structure.

DIVISIONS Sectorisation de la TVA.

NIVEAU 2
UB BUDGET ANNEXE
900, 901 454, 451

CENTRES FINANCIERS CENTRES DE COUTS CENTRES DE PROFIT

FORMATION RECHERCHE SUPPORT (logistique, administration) NIVEAU 3


01 02 03

CENTRES FINANCIERS CENTRES DE COUTS CENTRES DE PROFIT

LABORATOIRES et SERVICES NIVEAU 4

CENTRES FINANCIERS CENTRES DE COUTS CENTRES DE PROFIT

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SIFAC MODULE DEPENSES

SOCIETE 9990 4540 4510 4530


BUDGET GENERAL SAIC CAMPUS FONDATION

CENTRE
FINANCIER
CENTRE
DE COUT
CENTRE
DE PROFIT
DOMAINE
FONCTIONNEL

DIVISION D999 D454 D451 D453

Mon budget est install sur mon/mes centre(s) financier(s), je dpense sur mon/mes centre(s) de
cot, je recette sur mon/mes centre(s) de profit.

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SIFAC MODULE DEPENSES

CREATION ENGAGEMENT FINANCIER

CREATION ENGAGEMENT JURIDIQUE

VISA ENGAGEMENT JURIDIQUE


MODIFICATION
EDITION DE LA COMMANDE
ENGAGEMENT JURIDIQUE
SAISIE DU SERVICE FAIT

ANNULATION SAISIE DE LA FACTURATION


OU
MODIFICATION EDITION DE LA LISTE DES PIECES
SERVICE FAIT TRANSMISE AU COMPTABLE

ANNULATION FACTURE PRISE EN CHARGE PAR LAC


(Agence Comptable)

PAIEMENT FOURNISSEUR

BLOCAGE DE LA FACTURE (rejet)

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SIFAC MODULE DEPENSES

SIFAC PRODUCTION : base relle de travail de lUniversit.

SIFAC PRE-PRODUCTION : base de test reprenant les donnes de la base de production.

Cliquer sur

Si vous rencontrez des problmes de connexion, veuillez contacter la Direction


Informatique par :

- La hotline au 01 69 15 43 33
- Par ticket par http://sos.di.u-psud.fr (Sifac technique)

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SIFAC MODULE DEPENSES

1- Saisir le mandant : le mandant de la base de Production sera toujours 500 et pour la base test 310.

2- Saisir votre nom dutilisateur : en gnral, initiale du prnom suivi des 6 caractres du dbut du nom
(il y a des exceptions en cas dhomonymie).

3- Saisir votre mot de passe : votre mot de passe personnel.

Les ne peuvent pas tre supprimes. Saisir votre mot de passe sur les

Le mot de passe ne correspond pas au nombre d*.

ENTREE

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SIFAC MODULE DEPENSES

ZONE DE TRANSACTIONS

Indiquer votre code de transaction dans cette zone pour accder une fentre de travail.
Ex. : ME21N permet daccder la Cration dune commande dachats .

Cliquer sur pour afficher la liste des derniers codes de transaction utiliss.

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SIFAC MODULE DEPENSES

BARRE DE MENUS
On retrouve dans la barre de menus les principales icnes
accessibles sur la page daccueil.

Menu utilisateur

Menu SAP

Crer raccourci sur le bureau

Crer, supprimer, modifier un favoris

Copier les favoris dun PC utilisateur 1 un PC


utilisateur 2.

Options : afficher option Affichage


des noms techniques.

ARBORESCENCE

Larborescence donne accs lensemble


des transactions et des codes de
transaction.

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SIFAC MODULE DEPENSES

BARRE DOUTILS SIFAC 1/2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Revenir au niveau prcdent ou sortir du logiciel


2 Imprimer cran

3 Effectuer une recherche

4 Effectuer une recherche avance

5 Afficher la premire page

6 Afficher la page prcdente

7 Afficher la page suivante

8 Afficher la dernire page

9 Ouvrir un autre cran SIFAC

10 Crer un raccourci sur le bureau

11 Comprendre lutilisation dun champ

12 Personnaliser lcran SIFAC (Options)

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SIFAC MODULE DEPENSES

BARRE DOUTILS SIFAC 2/2

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Votre menu personnel avec vos rles

2 Menu type SAP

3 Messagerie interne SIFAC

6 Icnes ddies aux FAVORIS

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SIFAC MODULE DEPENSES

Ds votre 1re connexion SIFAC, il est ncessaire de paramtrer les options. Les options
faciliteront la navigation et le dialogue dans le systme.

Page 12 BOITES DE DIALOGUE


Page 13 AFFICHAGE DES NOMS TECHNIQUES
Page 14 BOITE DE DIALOGUE EXPERT
Page 15 DONNES TECHNIQUES

BOITES DE DIALOGUE

Se positionner sur la page daccueil et

cliquer sur

Cliquer sur Options .

Cliquer sur puis cliquer sur Options .

Slectionner

Valider par

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SIFAC MODULE DEPENSES

AFFICHAGE DES NOMS TECHNIQUES


(CODES DE TRANSACTION)

Au niveau de la page daccueil, cliquer


sur le menu Autres fonctions puis
slectionner Options .

Slectionner

Valider

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SIFAC MODULE DEPENSES

BOITE DE DIALOGUE EXPERT

Se positionner sur la page daccueil et

cliquer sur

Slectionner Options

Cliquer sur

Slectionner dans la liste Experts .

Slectionner

Valider

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SIFAC MODULE DEPENSES

DONNEES TECHNIQUES

Cliquer sur

Mandant
Nom de lutilisateur

Affichage des codes de transaction

Slectionner Transaction pour que le code de transaction apparaisse chaque bas de page.

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SIFAC MODULE DEPENSES

Ds votre connexion SIFAC, il est recommand de crer vos favoris. Les favoris
regrouperont lensemble des transactions que vous utiliserez durant votre travail.

Page 16 CRER UN DOSSIER DANS FAVORIS


Page 17 AJOUTER DANS UN DOSSIER UNE TRANSACTION A PARTIR DE LARBORESCENCE
Page 17 AJOUTER DANS UN DOSSIER UNE TRANSACTION CONNUE
Page 18 MODIFIER FAVORIS
Page 18 SUPPRIMER UN FAVORIS
Page 19 TELECHARGER UNE LISTE DE FAVORIS DE SIFAC SUR LUSB UTILISATEUR 1
Page 19 TELECHARGER UNE LISTE DE FAVORIS DE LUSB SUR SIFAC UTILISATEUR 2

CRER UN DOSSIER DANS FAVORIS

Au niveau de la page daccueil, cliquer sur

Slectionner Ajouter dossier .

Saisir un nom de dossier.

Valider

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SIFAC MODULE DEPENSES

AJOUTER DANS UN DOSSIER UNE TRANSACTION A PARTIR DE LARBORESCENCE

Rechercher dans larborescence la transaction souhaite.

Slectionner la transaction.

Maintenir le clic gauche de la souris.

Glisser la transaction jusquau dossier DEPENSES.

AJOUTER DANS UN DOSSIER UNE TRANSACTION CONNUE

Se positionner sur le dossier o doit apparatre la


transaction.

Cliquer sur le menu Favoris .

Slectionner Ajouter transaction .

Saisir le code de transaction.

Valider

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17
SIFAC MODULE DEPENSES

MODIFIER FAVORIS

Se positionner sur la transaction modifier.

Cliquer sur Favoris .

Slectionner Modifier .

Modifier le texte de la transaction.

Valider

La modification est effectue.

SUPPRIMER FAVORIS

Slectionner la transaction supprimer.

Cliquer sur

La transaction est supprime.

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SIFAC MODULE DEPENSES

TELECHARGER UNE LISTE FAVORIS DE SIFAC SUR LUSB UTILISATEUR 1

Cliquer sur Favoris .

Slectionner

Choisir le support denregistrement dans


Enregistrer dans .

Saisir nom du fichier : Favoris.txt

Cliquer sur Enregistrer .

La liste de favoris est enregistre.

TELECHARGER UNE LISTE DE FAVORIS DE LUSB SUR SIFAC UTILISATEUR 2

Cliquer sur Favoris .

Slectionner

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SIFAC MODULE DEPENSES

TELECHARGER UNE LISTE DE FAVORIS DE LUSB SUR SIFAC UTILISATEUR 2


(SUITE)

Cliquer sur le dossier Favoris .

Cliquer sur Ouvrir .

Le dossier Favoris est recopi chez lutilisateur 2.

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SIFAC MODULE DEPENSES

CODE TRANSACTION : XK03

La cration ou la modification des donnes dun fournisseur (RIB, adresse) est


effectue au niveau de lAgence Comptable.

Il faut envoyer (fax, courrier, mail) le document (disponible sur http://www.sifac.u-


psud.fr menue LES DEPENSES UNIVERSITE PARSI SUD ) prvu cet effet
:

-Mme STANCIC pour la cration des fournisseurs franais,


-Mme MEZZA pour les fournisseurs trangers.

Les fournisseurs commenant par 9 ne doivent pas tre utiliss. En effet les commandes
passes sur ces fournisseurs ne pourront pas tre liquides en MIRO.

Page 22 RECHERCHE PAR LE NOM DU FOURNISSEUR


Page 23 RECHERCHE PAR LE N DE SIRET
Page 24 CONSULTER LES DONNEES DU FOURNISSEUR

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SIFAC MODULE DEPENSES

Si vous ne connaissez pas le n du fournisseur, vous pouvez effectuer une recherche grce au :
Nom du fournisseur
SIRET

RECHERCHE PAR LENOM DU FOURNISSEUR

Pour accder aux onglets de recherche, cliquer sur

Dans longlet

Se positionner dans le champ Nom .

Saisir le nom du fournisseur recherch (ex.


: *lyr* pour Lyreco). Utiliser les * pour
largir la recherche.

Cliquer sur

Le rsultat de la recherche saffiche.

Double-cliquer sur le nom souhait.

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SIFAC MODULE DEPENSES

Le n du fournisseur est rapatri dans le champ


Fournisseur .
!?
Si le nom ne correspond pas, taper sur ENTREE

Le nom du fournisseur dsir saffiche.

Pour la suite de la consultation, voir Consulter les donnes du fournisseur .

RECHERCHE PAR LE N DE SIRET

Dans le champ Fournisseur , cliquer sur pour accder aux onglets de recherche.

Pour afficher lensemble des onglets disponibles, cliquer sur

Slectionner le menu Fournisseur


selon informations fiscales .

Dans le champ N SIRET saisir le


n siret du fournisseur.

ENTREE
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SIFAC MODULE DEPENSES

Le nom du fournisseur correspondant au n siret


saffiche.

Cliquer sur

Le n du fournisseur est alors rapatri.

Pour la suite de la consultation, voir Consulter les donnes du fournisseur .

CONSULTER LES DONNEES DU FOURNISSEUR

Saisir la Socit : 9990, 4540, 4510 ou


4530
Chaque fournisseur sera dupliqu avec le
mme n de fournisseur sur les trois autres
socits de lUniversit.

Saisir Organisation achats : UP11

Pour visualiser lensemble des informations disponibles dans une fiche fournisseur, cliquer

sur licne

Ce message est susceptible de


safficher. Il ne faut pas
slectionner le champ Dcl.
Hon. .

ENTREE
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SIFAC MODULE DEPENSES
Ecran 1 : ladresse du fournisseur.

Cliquer sur ou ENTREE pour passer


la page suivante.

Ecran 2 : SIRET du fournisseur et TVA Intracommunautaire.

Cliquer sur
Ecran 3 : RIB du fournisseur.

Cliquer sur

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SIFAC MODULE DEPENSES

Ecran 4 : le compte collectif. La plupart des


fournisseurs seront li au compte 4012.
Ecran 5 : les donnes de paiement.

Ecran 6 : les coordonnes de la


comptabilit du fournisseur.

Ecran 7 : la devise et le dlai global de


paiement (30V : paiement 30 jours par
virement).

Ecran 8 : les partenaires lis au fournisseur.


AC : fournisseur responsable de la commande.
FO : fournisseur initial.
AF : fournisseur responsable de la facturation. Cliquer sur OUI pour sortir de
la consultation.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 26


SIFAC MODULE DEPENSES

Pour une meilleure lecture de la ligne de poste, il convient deffectuer une mise en forme ( faire une
fois) spcifique.

Slectionner la colonne Article (colonne qui ne doit pas tre utilise) puis faire glisser la colonne
(rester en appui sur la clique gauche de la souris) pour la mettre ct de la colonne Info. Ach.
(colonne qui ne doit pas tre utilise) comme ci-dessous.

Effectuer la mme manipulation pour les colonnes


Contrat-cadre et Post contr. puis les faire glisser
ct de la colonne Div. comme ci-dessous.

Cliquer sur cette icne.

Dans ce champ indiquer le nom de variante


COMMANDE .

Cliquer sur Crer .

Cliquer sur Fermer .

La mise en forme saffichera automatiquement chaque connexion la transaction ME21N.


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SIFAC MODULE DEPENSES

ME21N ME22N ME23N


Les engagements juridiques (commande dachat) sont des commandes de fournitures ou de services
qui impactent le budget en crant une rserve de crdits sur le centre financier concern.

Il existe 3 types de commande :

- Commande simple,
- Commande sur march,
- Commande de prestations internes (voir annexe 2).

Les commandes dachat peuvent tre en quantit (PC) pour les commandes de fournitures ou en
valeur (VAL) pour les commandes de services.

Lengagement juridique est la base du flux dpenses et ce titre le service fait et la facture doivent
correspondre cet engagement juridique.

Page 29 PRESENTATION DE LECRAN DE SAISIE DUNE COMMANDE DACHAT


Page 46 COMMANDE SIMPLE EN QUANTITE
Page 50 COMMANDE SIMPLE EN VALEUR
Page 54 COMMANDE EN VALEUR OU EN QUANTITE SUR MARCHE
Page 64 COMMANDE SUR OTP
Page 68 COMMANDE ETRANGERE
Page 75 COMMANDE EN INVESTISSEMENT
Page 80 MODIFIER UNE COMMANDE
Page 81 SOLDER UNE COMMANDE
Page 86 AFFICHER UNE COMMANDE
Page 87 VISER UNE COMMANDE
Page 88 VISER UN ENSEMBLE DE COMMANDES
Page 90 EDITER UNE COMMANDE
Page 91 LES COMPLEMENTS

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SIFAC MODULE DEPENSES

PRESENTATION DE LECRAN DE SAISIE


DUNE COMMANDE DACHAT

1
2

1 BARRE DOUTILS SIFAC

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

1 Zone de transaction 9 Crer un raccourci bureau

2 Sauvegarder 10 Aide

3 Retourner lcran prcdent 11 Ajuster m. en. f. locale (options)

4 Terminer lopration lcran

5 Interrompre, sortir de lcran actuel

6 Imprimer cran

7 Rechercher une information

8 Ouvrir une nouvelle session SIFAC

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SIFAC MODULE DEPENSES

2 ICONES COMMANDE

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Suivre les commandes sauvegardes et maintenues

2 Crer une nouvelle page de saisie

3 Changer de commande

4 Maintenir une commande (pas de sauvegarde)

5 Contrler la commande

6 Messages

7 Aide

8 Paramtrer certains champs

3 LES DIFFERENTES PARTIES DE LA SAISIE


La saisie se fait de haut en bas et de gauche droite.

La saisie de votre commande se dcompose en 4 parties :

Part. 1 : Part. 3 :

Part. 2 : Part. 4 :

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SIFAC MODULE DEPENSES

Part. 1

BC/OS sur march : passer une commande sur march.

Bon de cde simple : passer une commande hors march.

PI inter et intra : passer une commande en prestation interne


(voir annexe 2).

Indiquer un n de fournisseur.

Cliquer sur pour rechercher un fournisseur (se reporter la transaction XK03 page 21).

Part. 2

Deux onglets remplir : et

Dans longlet

LOrganisation dachat :

UP11 (cest lentit habilit juridiquement passer les


commandes Niveau 1 dans la structure de lUniversit).

Groupe dacheteurs :
Z01 : saisie mais pas de visa autoris.
Z02 : saisie et visa jusqu 4000 .
Z03 : saisie avec visa automatique.

Contacter votre service financier pour connatre vos autorisations.

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SIFAC MODULE DEPENSES

Socits de lUP11 :

9990 : Budget gnral (reprsente les UB 910, 920, 930)


4540 : SAIC
4510 : Campus
4530 : Fondation

Dans longlet

Chaque laboratoire de recherche a un niveau de besoin qui lui est propre. Le niveau de besoin
est li au groupe de marchandises et met en uvre la notion de computation des seuils.

Indiquer le niveau de besoin li votre laboratoire de recherche.


001 pour les achats hors recherche ou le niveau de besoin correspondant votre
laboratoire ou service pour les achats recherche .

NE PAS UTILISER LE NIVEAU DE BESOIN 01

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SIFAC MODULE DEPENSES
Part. 3

Ce bloc permet de saisir une ou plusieurs lignes de commande.


N de poste : chaque ligne de commande est numrote. Ce numro est
incrment automatiquement en tapant sur ENTREE. Chaque ligne de poste est
numrote poste 10, poste 20

Type dimputation : nature du crdit utilis (fonctionnement, investissement).


I : fonctionnement sur convention
L : investissement sur convention
V : investissement hors convention
Y : prestation interne (voir Annexe 2 Les prestations internes)
Z : fonctionnement hors convention

NE PAS UTILISER

Rfrence et/ou dsignation de larticle.

Nombre darticles commander dans le cas dune commande en quantit ou montant


de la prestation dans le cas dune commande en valeur.

Unit de mesure : on utilise deux sortes dUA selon la nature de la commande :

A utiliser pour une commande en QUANTITE.

A utiliser pour une commande en VALEUR.

Date de livraison : possibilit dindiquer sur la commande une date de livraison


dsire (non contractuel).

Prix net : prix HT lunit dans le cas dune commande en quantit ou 1 dans le
cas dune commande en valeur.

Groupe de marchandises : .

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SIFAC MODULE DEPENSES

Division :
La division est une reprsentation du site physique o se font les rceptions fournisseurs. On peut
dire aussi que la division reprsente la socit o seffectue la dpense.

Il existe 4 divisions :

- D999 division budget gnral,


- D451 division CAMPUS,
- D453 division Fondation,
-D454 division SAIC.

La division D999 est rattache la socit 9990.


La division D451 est rattache la socit 4510.
La division D453 est rattache la socit 4530.
La division D454 est rattache la socit 4540.

N du march.
Pour avoir accs ce champ, il faut slectionner

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SIFAC MODULE DEPENSES
Part. 4

5 onglets remplir :

Dans longlet

Slection un secteur de TVA. Le secteur de TVA donne accs aux codes de TVA. Il existe 4 secteur de
TVA :

- Secteur de TVA EXONERE : les crdits engags seront imputs en TTC sur le budget.
- Secteur de TVA TAXE : les crdits engags seront imputs en HT sur le budget.
- Secteur de TVA MIXTE : HT + prorata selon taux actuel.
-Secteur de TVA HORS CHAMP : secteur utilis uniquement dans le cadre des prestations internes.

SECTEUR EXONERE SECTEUR TAXE SECTEUR MIXTE

NE JAMAIS UTILISER LES CODES DE TVA COMMENCANT PAR B

Les codes de TVA sont codifis comme suit :


D pour dduction totale (HT) li au secteur de TVA taxe.
N pour absence de dduction (TTC) li au secteur de TVA exonre.
P pour dduction partielle (dpenses mixtes) li au secteur de TVA mixte.
X pour absence de TVA ou exonration ou facture trangre hors CE
J pour TVA intra communautaire
HD li au secteur de TVA hors champ.

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SIFAC MODULE DEPENSES

Dans longlet

Saisir le centre de cots.

Saisir le domaine fonctionnel (Destination LOLF).

Le centre de cots drive automatiquement le centre financier, le fonds, le domaine dactivit.

A modifier (selon le contrat-cadre saisi).

Saisir le n de la convention (si vous avez slectionner les


types dimputation L ou I)

Ce champ permet dindiquer le n de lengagement financier.

Cette zone donne accs aux diffrents postes saisis.

Les permettent de passer dun poste un autre.

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SIFAC MODULE DEPENSES

Dans longlet se positionner sur

Ce cadre de texte permet de saisir une dsignation plus longue ou de prciser des lments
complmentaires au champ dsignation. Le texte apparat sur le bon de commande.

Dans longlet vous pouvez changer ladresse de livraison.

Lors de la saisie dune commande vous avez la possibilit de conserver une adresse de livraison et
de la rappeler lors dune nouvelle saisie. Pour cela, le systme attribue chaque adresse de livraison
un n spcifique. Suivre la procdure ci-dessous pour sauvegarder une adresse de livraison.

Bloc Poste , onglet Adresse de livraison

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 37


SIFAC MODULE DEPENSES

Cette icne permet de consulter les donnes de ladresse.

Cette icne permet de rinitialiser ladresse originale.

Cette icne permet de crer un n dadresse.

Ce bloc vous permet de saisir les donnes de ladresse.

Ce champ permet de rechercher et/ou dindiquer un n dadresse de livraison.

1 Conserver une adresse de livraison lors de la saisie dune commande dachat.

En rgle gnrale, ladresse de facturation


saffiche automatiquement lcran.

Saisir ladresse de livraison adquate.

Cliquer sur pour saisir un critre de recherche (trs utile pour la


suite).

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38
SIFAC MODULE DEPENSES

Cliquer sur pour saisir un critre de recherche (trs utile pour la


suite).

Lors de la cration dune commande, vous pouvez


tre amen rechercher une adresse de livraison
particulire. Pour optimiser cette recherche, vous
avez la possibilit dintgrer votre adresse de
livraison jusqu 2 critres de recherche.
Je vous conseille dindiquer des critres de
recherche, ils savreront trs utiles par la suite.

Cliquer sur pour conserver ladresse.

Ce message derreur peut safficher lcran. Pour


corriger cette erreur, cliquer sur

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39
SIFAC MODULE DEPENSES

Cest lindication Cedex dans le champ Code postal qui bloque la saisie de ladresse.
Supprimer Cedex .

Valider la modification.

Cliquer une nouvelle fois sur pour conserver ladresse saisie.

Valider

Si vous ne sauvegardez pas la commande, ladresse de livraison ne sera pas conserve.

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40
SIFAC MODULE DEPENSES

2- Saisie dune commande dachat rattache une adresse de livraison conserve.


Il existe deux possibilits pour rattacher une adresse de livraison une commande soit en la recherchant
dans la liste des adresses, soit en indiquant directement son n dans le champ Adresse .

2.1 Rechercher une adresse de livraison.

Cliquer sur le matchcode pour afficher lcran ci-dessous.

2.1.1 Rechercher une adresse de livraison avec un critre de recherche.

Se positionner sur longlet Dans le champ Groupe dadresses , saisir


ME02.
Prciser un critre de recherche pour affiner
la recherche.

Le systme affiche ladresse recherche.


ENTREE pour rapatrier ladresse de livraison.

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41
SIFAC MODULE DEPENSES

Le systme indique le
n li ladresse.

ENTREE pour afficher ladresse de livraison.

NOTER IMPERATIVEMENT LE N DE LADRESSE DE LIVRAISON.

A la prochaine commande vous pourrez saisir directement ce numro.

Finaliser la commande et sauvegarder la commande.

2.1.2 Rechercher une adresse de livraison sans critre de recherche.

Se positionner sur longlet et dans le champ Groupe dadresses saisir ME02.

Se positionner dans le champ Nbre occurr. Maxi , mettre en surbrillance 500 et supprimer.
Vous aurez ainsi toutes les adresses saisies et conserves.

Valider

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42
SIFAC MODULE DEPENSES

Rechercher ladresse souhaite.


Double-cliquer sur la ligne pour la rapatrier
sur la commande.

Le systme indique le
n li ladresse.

ENTREE pour afficher ladresse de livraison.

NOTER IMPERATIVEMENT LE N DE LADRESSE DE LIVRAISON.

A la prochaine commande vous pourrez saisir directement ce numro.

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43
SIFAC MODULE DEPENSES

2.2 Indiquer un n dadresse de livraison.

Se positionner dans

Saisir le n de ladresse de livraison.


ENTREE pour afficher ladresse de livraison lcran.

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44
SIFAC MODULE DEPENSES

Dans longlet
La Nature est drive automatiquement du groupe de marchandises.

Indiquer un ndunit fonctionnelle ou un


ndopration si le type de besoin est P.

Slectionner le type de besoin :

P (ponctuel) : il faut obligatoirement un ndunit fonctionnelle ou un ndopration.


R (rcurrent) : type de besoin le plus couramment utilis.

Un n dunit fonctionnelle est indispensable lors de la cration dune commande (en quantit ou en
valeur) ponctuelle. Codification des units fonctionnelles :
- UFF+ n : unit fonctionnelle en fourniture
- UFS+ n : unit fonctionnelle en services

Une unit fonctionnelle est toujours cre pour un centre financier particulier, pour un montant dfini
et pour une dure dtermine.
NE PAS UTILISER UNE UNITE FONCTIONNELLE NON RATTACHEE A VOTRE CENTRE
FINANCIER.

Un n dopration est toujours li une commande de nature TRAVAUX et de type de besoin


ponctuel .
Un n dopration est toujours cr pour un centre financier, particulier pour un montant dfini et pour
une dure dtermine.
NE PAS UTILISER UN NUMERO DOPERATION NON RATTACHE A VOTRE CENTRE
FINANCIER.

Le n dunit fonctionnelle et le n dopration sont demander la DABF Service Central des


Marchs.

NE PAS UTILISER LONGLET IMPORTATION .

Cliquer sur pour contrler la commande.

Cliquer sur pour sauvegarder la commande.

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SIFAC MODULE DEPENSES
COMMANDE SIMPLE EN QUANTITE
Saisie dune commande en fonctionnement hors march et hors
convention
CODE TRANSACTION : ME21N

Choisir : 02 - bon de cde simple

Cliquer sur pour rechercher le fournisseur (recherche par le SIRET recommande).

Dans

Dans longlet

OrgAchats : UP11.
Grpe acheteurs : saisir le code de votre groupe dacheteurs (Z01,
Z02, Z03).
Socit : saisir le code de votre socit (9990, 4540, 4510,4530).

Dans longlet

Niveau de besoin : indiquer 001 pour les achats hors recherche ou le niveau de
besoin correspondant votre laboratoire ou service pour les achats recherche .

NE PAS UTILISER LE NIVEAU DE BESOIN 01


DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011
46
SIFAC MODULE DEPENSES

Dans

Ne rien indiquer dans cette colonne. Un n de poste sincrmentera en tapant


ENTREE la fin de la saisie de votre ligne de commande.

Saisir Z (commande en fonctionnement hors convention)

Ne rien indiquer dans cette colonne.

Saisir la rfrence et la dsignation de larticle command.

Indiquer la quantit commander

Saisir PC

Saisir la date de livraison souhaite (si vous ne saisissez aucune date, le systme
indiquera automatiquement la date du jour).

Prix H.T. dune pice

Cliquer sur pour trouver le n du groupe de marchandises.

Saisir la division D999, D454, D451, D453.

ENTREE

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 47


SIFAC MODULE DEPENSES

Dans

Cliquer sur le matchcode.

Cliquer sur ce bouton pour slectionner le secteur de TVA.

Slectionner soit :
- Exonr
- Tax
- Mixte 1
RAPPEL : hors champ nest utilis que
dans le cadre des prestations internes.

Choisir le taux de la TVA appliquer sur la commande.

ENTREE

Saisir :

Le centre de cots
Le domaine dactivit
Le domaine fonctionnel

ENTREE

Le centre financier est driv du centre de cots.


DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 48
SIFAC MODULE DEPENSES

Dans longlet

Indiquer lunit fonctionnelle ou le n dopration si besoin.


Slectionner un type de besoin (voir ci-aprs).

PONCTUEL : commande spcifique. Cet type de besoin demande soit un n dopration soit
un n dunit fonctionnelle.
RECURRENT : commande rgulire.
UNITE FONCTIONNELLE : n dunit indispensable pour une commande en Fourniture
ou Services passe en besoin Ponctuel ( P dans type de besoin).
OPERATION : n dopration obligatoire pour une commande en Travaux ( P dans type
de besoin)
Faire la demande dun n dunit et dun n dopration la DABF Service des Marchs.

Cliquer sur pour contrler la commande.

Cliquer sur pour sauvegarder la commande.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


49
SIFAC MODULE DEPENSES

COMMANDE SIMPLE EN VALEUR


Saisie dune commande en fonctionnement hors march et hors
convention
CODE TRANSACTION : ME21N

Choisir : 02 - bon de cde simple

Cliquer sur pour rechercher le fournisseur ou saisir directement le n du fournisseur.

Dans

Dans longlet

OrgAchats : UP11.
Grpe acheteurs : saisir le code de votre groupe dacheteurs (Z01,
Z02, Z03).
Socit : saisir le code de votre socit (9990, 4540, 4510, 4530).

Dans longlet

Niveau de besoin : indiquer 001 pour les achats hors recherche ou le niveau de
besoin correspondant votre laboratoire ou service pour les achats recherche .

NE PAS UTILISER LE NIVEAU DE BESOIN 01


DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011
50
SIFAC MODULE DEPENSES

Dans

Ne rien indiquer dans cette colonne. Un n de poste sincrmentera en tapant


ENTREE la fin de la saisie de votre ligne de commande.

Z (commande en fonctionnement hors convention).

Ne rien indiquer dans cette colonne.

Saisir la rfrence et la dsignation du service command.

Saisir le montant HT du service.

Saisir VAL.

Saisir la date de livraison souhaite (si vous ne saisissez aucune date, le


systme indiquera automatiquement la date du jour).

Saisir 1.

Saisir le n de groupe de marchandises ou cliquer sur pour trouver le


n du groupe de marchandises.

Saisir la division D999, D454, D451, D453.

ENTREE

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 51


SIFAC MODULE DEPENSES

Dans

Cliquer sur le matchcode.

Cliquer sur ce bouton pour slectionner le secteur de TVA.

Slectionner soit :
- Exonr
- Tax
- Mixte 1
RAPPEL : hors champ nest utilis que
dans le cadre des prestations internes.

Choisir le taux de la TVA appliquer sur la commande.

ENTREE

Saisir :

Le centre de cot
Le domaine dactivit
Le domaine fonctionnel
ENTREE

Le centre financier est driv du centre de cot.


DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011
52
SIFAC MODULE DEPENSES

Dans longlet

Indiquer lunit fonctionnelle ou le n dopration si besoin.


Slectionner un type de besoin.

PONCTUEL : commande spcifique. Ce type de besoin demande soit un n dopration soit un


n dunit fonctionnelle.
RECURRENT : commande rgulire.

UNITE FONCTIONNELLE : n dunit indispensable pour une commande en Fourniture ou


Services passe en besoin Ponctuel ( P dans type de besoin ).
OPERATION : n dopration obligatoire pour une commande en Travaux ( P dans type de
besoin )
Faire la demande dun n dunit et dun n dopration la DABF Service des Marchs.

Cliquer sur pour contrler la commande.

Cliquer sur pour sauvegarder la commande.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


53
SIFAC MODULE DEPENSES

COMMANDE EN VALEUR OU EN QUANTITE SUR MARCHE

CODE TRANSACTION : ME21N

Vous pouvez consulter les marchs via https://intranet.u-psud.fr/fr/espace_achats.html.

Veuillez contacter le Service Central des Marchs (DABF Bt. 209D) pour les problmes inhrents
lutilisation dun march.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


54
SIFAC MODULE DEPENSES

Slectionner
NE PAS INDIQUER DE FOURNISSEUR
Le fournisseur sera driv du n contrat-cadre

ENTREE

Ce message derreur est susceptible de safficher. Il faut alors indiquer un niveau de


besoin.

Niveau de besoin : indiquer 001 pour les achats hors recherche ou le niveau de
besoin correspondant votre laboratoire ou service pour les achats recherche .

NE PAS UTILISER LE NIVEAU DE BESOIN 01

ENTREE

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


55
SIFAC MODULE DEPENSES

Dans

Se positionner sur . Indiquer le n du contrat-cadre ou cliquer sur le matchcode.

Dans longlet SIFAC : Contrat par n de march

Double-cliquer sur

Dans le champ Nom , indiquer le


nom du fournisseur sous le format
*nom* ou ne rien indiquer pour avoir la
totalit des marchs existants.

Supprimer 500 .

ENTREE

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


56
SIFAC MODULE DEPENSES

Slectionner le contrat-cadre 460 dsir.

ENTREE

Le n du contrat-cadre saffiche sur le ligne de poste.

ENTREE

Cest un type dimputation neutre qui


ne fige pas le march sur une imputation
spcifique (Z, I).
Cliquer sur

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


57
SIFAC MODULE DEPENSES

Ce message derreur peut safficher

Cliquer sur OK.

Se positionner sur la colonne

Double-cliquer sur

Les postes lis au contrat-cadre saffichent lcran.

Les postes o figurent une ne doivent pas tre utiliss.

Pour lexemple, vous pouvez utiliser :


le poste 20 concernant la consommation tlphonie mobile et li au groupe de marchandises B0.32
le poste 40 concernant le service tlphonie mobile et li au groupe de marchandises B0.21
le poste 50 concernant les fournitures tlphonie mobile et li au groupe de marchandises B0.01

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 58


SIFAC MODULE DEPENSES

Retenir le n de poste souhait puis cliquer sur pour revenir la saisie de votre commande.

Saisir le n de poste dans la colonne

ENTREE

La ligne de poste lie au contrat-cadre saffiche. Le Groupe de marchandises est driv


automatiquement du contrat-cadre.
La colonne UA nest pas modifiable. Le statut VAL ou PC est dfini lors de la
cration du march.

Exemple de saisie en VAL

Exemple de saisie en PC

Changer le type dimputation H (colonne I ). Slectionner :

- Z pour une commande en fonctionnement hors convention.


- I pour une commande en fonctionnement sur convention.
- L pour une commande en investissement sur convention.
- V pour une commande en investissement hors convention.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


59
SIFAC MODULE DEPENSES

Modifier la dsignation.

Indiquer la valeur de la prestation dans Qt commande (commande en valeur) ou la quantit


commander (commande en quantit).

Saisir 1 dans Prix net pour une commande en valeur VAL ou le prix HT/pice pour une
commande en quantit PC .

Indiquer la division.
ENTREE

Cliquer sur le matchcode.

Cliquer sur ce bouton pour slectionner le secteur de TVA.

Slectionner soit :
- Exonr
- Tax
- Mixte 1
RAPPEL : hors champ nest utilis que
dans le cadre des prestations internes.

Choisir le taux de la TVA appliquer sur la commande.

ENTREE

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 60


SIFAC MODULE DEPENSES

Saisir le domaine dactivit, le centre de cots et le domaine fonctionnel. Dans le cas dune commande
sur convention indiquer le n de la convention dans le champ Elment dOTP (si le type
dimputation est I ou L).

ENTREE

Si ce message derreur saffiche, cest que vous avez saisi une commande sur un march enveloppes. Il
faut modifier dans longlet Imputation le champ Ordre et indiquer le n denveloppe rattach
votre commande.

Pour modifier le n denveloppe, se positionner sur le champ Ordre puis cliquer sur le matchcode.

Se positionner sur le champ Numro de march . Saisir le n du march avec un * avant et aprs
le n.

Vous trouverez le n du march dans longlet Donnes client du bloc En-tte .

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


61
SIFAC MODULE DEPENSES

Cliquer sur

N denveloppe N du march N de lUB ou de la socit lie lenveloppe

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 62


SIFAC MODULE DEPENSES

Slectionner le n denveloppe de lordre interne du plus bas niveau selon lUB ou


la socit sur laquelle vous saisissez la commande.

Faire attention au titulaire du march.

ENTREE

Le n de lenveloppe est rapatri dans le champ Ordre .

ENTREE

Le message Les types dimputations dans le


contrat et dans la DA (demande dachat) sont
incompatibles est logique car on a modifi le H
en Z ou

Cliquer sur

Vrifier la socit.

Ne pas oublier de vrifier ladresse de livraison (onglet Adresse de livraison dans bloc
Imputation ).

CONTROLER

SAUVEGARDER

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


63
SIFAC MODULE DEPENSES

COMMANDE SUR OTP (= convention)

CODE TRANSACTION : ME21N

Que vous saisissiez une commande en valeur ou en quantit, sur march ou hors march, le
systme affichera le champ Elment dOTP (champ o sera saisi le n de la convention) si vous
slectionnez les types dimputation :

- I commande sur convention en fonctionnement,


- L commande sur convention en investissement.

Les conventions SAIC (socit 4540) sont gres le Service Financier du SAIC.
Les conventions du Budget Gnral (socit 9990) sont grs par le Service Financier des Services
Centraux.

La transaction ZREC025 vous permettra de vrifier la date de dbut et la date de fin de validit de
la convention ainsi que le statut de la convention (commande autorise ou non).

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


64
SIFAC MODULE DEPENSES

Slectionner dans le type de commande souhait :

- Bon de cde simple ou


- BC/OS sur march.

Indiquer le n du fournisseur dans le cas dun bon de commande simple ou le n de contrat-cadre dans le
cas dune commande sur march.

Dans

Saisir les Donnes organisationnelles

-Organisation dachats
-Groupe acheteurs (selon vos autorisations)
-Socit
Saisir les Donnes client .

Niveau de besoin : indiquer 001 pour les achats hors


recherche ou le niveau de besoin correspondant votre
laboratoire ou service pour les achats recherche .

NE PAS UTILISER LE NIVEAU DE BESOIN 01

Dans

Cest ce niveau de saisie quil convient dindiquer si la commande sera impute sur une convention.
Pour cela , il faut slectionner dans la colonne Type dimputation :

Soit I pour une commande sur convention en fonctionnement (classe 6).


Soit L pour une commande sur convention en investissement (classe 2).

Ce nest quen slectionnant ces deux types dimputation que le systme proposera le champ Elment
dOTP dans longlet Imputation .

ENTREE

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


65
SIFAC MODULE DEPENSES

Dans

Cliquer sur le matchcode.

Cliquer sur ce bouton pour slectionner le secteur de TVA.

Slectionner soit :
- Exonr
- Tax
- Mixte 1
RAPPEL : hors champ nest utilis que
dans le cadre des prestations internes.

Choisir le taux de la TVA appliquer sur la commande.

ENTREE

Le champ Elment dOTP apparat dans longlet Imputation .

Saisir le n dOTP.

ENTREE
DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011
66
SIFAC MODULE DEPENSES

Les donnes suivantes sont alors drives automatiquement :

Domaine dactivit
Centre de cots
Fonds
Domaine fonctionnel (il se peut quil ne soit pas driv automatiquement de lOTP, ne pas oublier de
lindiquer dans ce cas)
Centre financier

Si le systme affiche un message derreur du type : statut Z002 cela signifie que la
convention est en statut commande interdite .
Vous devez contacter le Service Financier des Services Centraux pour les conventions lies la
socit 9990 ou contacter le SAIC pour les conventions lies la socit 4540.

Dans longlet

Indiquer lunit fonctionnelle ou le n dopration si besoin.


Slectionner un type de besoin.

PONCTUEL : commande spcifique. Ce type de besoin demande soit un n dopration soit un n


dunit fonctionnelle.
RECURRENT : commande rgulire.
UNITE FONCTIONNELLE : n dunit indispensable pour une commande en Fourniture ou
Services passe en besoin Ponctuel ( P dans Type de besoin ).
OPERATION : n dopration obligatoire pour une commande en Travaux ( P dans Type de
besoin ).
Faire la demande dun n dunit et dun n dopration la DABF Service Central des Marchs.

Cliquer sur pour contrler la commande.

Cliquer sur pour sauvegarder la commande.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


67
SIFAC MODULE DEPENSES
COMMANDE ETRANGERE

CODE TRANSACTION : ME21N

La commande hors union europenne doit tre saisie en devise trangre. SIFAC, qui est li MINEFI,
effectuera la conversion automatiquement et votre budget sera dbit en .

Pour les commandes au sein de lunion europenne, la TVA est calcule automatiquement ds que le
code de TVA en J est slectionn.

Page 69 COMMANDE HORS UNION EUROPEENNE


Page 72 COMMANDE AU SEIN DE LUNION EUROPEENNE

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


68
SIFAC MODULE DEPENSES
COMMANDE HORS UNION EUROPEENNE

Slectionner dans le type de commande souhait :

- Bon de cde simple ou


- BC/OS sur march.

Indiquer le n du fournisseur dans le cas dun bon de commande simple ou le n de contrat-cadre


dans le cas dune commande sur march.

ENTREE

Lors de la cration dun fournisseur hors CEE, sa devise locale est indique systmatiquement
dans sa fiche. Quand on saisit le n de fournisseur, la devise saffiche alors automatiquement.

Dans

Saisir les donnes organisationnelles :


-Organisation dachats
-Groupe acheteurs (selon vos autorisations)
-Socit

Dans donnes client saisir le niveau de besoin.

Niveau de besoin : indiquer 001 pour les achats hors recherche ou le niveau de besoin correspondant
votre laboratoire ou service pour les achats recherche .

NE PAS UTILISER LE NIVEAU DE BESOIN 01

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 69


SIFAC MODULE DEPENSES

Saisir la ligne de poste (se rfrer aux cas prcdents pour cette saisie).

Il faut saisir le montant en devise trangre et non pas en .


La conversion se fera automatiquement.

ENTREE

Dans

Cliquer sur le matchcode.

Cliquer sur ce bouton pour slectionner le secteur de TVA.

Slectionner soit :
- Exonr
- Tax
- Mixte 1
RAPPEL : hors champ nest utilis que
dans le cadre des prestations internes.

Slectionner le code de TVA :

X0 : Pas de TVA .

ENTREE

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


70
SIFAC MODULE DEPENSES

Indiquer :

Centre de cots
Domaine fonctionnel
Domaine dactivit

Ou llment dOTP dans le cas dune commande sur convention.

Vrifier le champ Ordre dans le cas dune commande sur march.

Dans longlet

Indiquer lunit fonctionnelle ou le n dopration si besoin.


Slectionner un type de besoin.

PONCTUEL : commande spcifique. Ce type de besoin demande soit un n dopration soit un n


dunit fonctionnelle.
RECURRENT : commande rgulire.

UNITE FONCTIONNELLE : n dunit indispensable pour une commande en Fourniture ou


Services passe en besoin Ponctuel ( P dans Type de besoin ).
OPERATION : n dopration obligatoire pour une commande en Travaux ( P dans Type de
besoin ).
Faire la demande dun n dunit et dun n dopration la DABF Service Central des Marchs.

Cliquer sur pour contrler la commande.

Cliquer sur pour sauvegarder la commande.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


71
SIFAC MODULE DEPENSES
COMMANDE AU SEIN DE LUNION EUROPENNE

Slectionner dans le type de commande souhait :

- Bon de cde simple ou


- BC/OS sur march.

Indiquer le n du fournisseur dans le cas dun bon de commande simple ou le n de contrat-cadre


dans le cas dune commande sur march.

ENTREE

Lors de la cration dun fournisseur europen, la devise EURO est indique systmatiquement dans
sa fiche. Quand on saisit le n de fournisseur, la devise saffiche alors automatiquement.

Dans

Saisir les donnes organisationnelles :


-Organisation dachats
-Groupe acheteurs (selon autorisations)
-Socit

Dans donnes client saisir le niveau de besoin.

Niveau de besoin : indiquer 001 pour les achats hors recherche ou le niveau de besoin correspondant
votre laboratoire ou service pour les achats recherche .

NE PAS UTILISER LE NIVEAU DE BESOIN 01

72
DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011
SIFAC MODULE DEPENSES

Saisir la ligne de poste (se rfrer aux cas prcdents pour cette saisie).

ENTREE

Choisir le secteur de TVA puis slectionner le code de TVA.


Les TVA sont autoliquides cest--dire comptabilises automatiquement.

Les codes de TVA utiliser pour les commandes trangres au sein de lunion
europenne commencent toujours par J .

ENTREE

Indiquer :

Centre de cot
Domaine fonctionnel
Domaine dactivit

Ou llment dOTP dans le cas dune commande sur convention.

Vrifier le champ Ordre dans le cas dune commande sur march.


DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011
73
SIFAC MODULE DEPENSES

Dans longlet

Indiquer lunit fonctionnelle ou le n dopration si besoin.


Slectionner un type de besoin.

PONCTUEL : commande spcifique. Ce type de besoin demande soit un n dopration soit un n


dunit fonctionnelle.
RECURRENT : commande rgulire.

UNITE FONCTIONNELLE : n dunit indispensable pour une commande en Fourniture ou


Services passe en besoin Ponctuel ( P dans Type de besoin ).
OPERATION : n dopration obligatoire pour une commande en Travaux ( P dans Type de
besoin ).
Faire la demande dun n dunit et dun n dopration la DABF Service Central des Marchs.

Cliquer sur pour contrler la commande.

Cliquer sur pour sauvegarder la commande.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


74
SIFAC MODULE DEPENSES

COMMANDE EN INVESTISSEMENT

CODE TRANSACTION : ME21N

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


75
SIFAC MODULE DEPENSES

Slectionner le type de commande et indiquer le n du fournisseur ou le n de contrat-cadre dans le cas


dune commande sur march.

Dans
Saisir les donnes organisationnelles :
-Organisation dachats
-Groupe acheteurs (selon autorisations)
-Socit

Dans donnes client saisir le niveau de besoin.

Niveau de besoin : indiquer 001 pour les achats hors recherche ou le niveau de besoin correspondant
votre laboratoire ou service pour les achats recherche .

NE PAS UTILISER LE NIVEAU DE BESOIN 01

Dans

Dans la colonne I type dimputation, il y a deux possibilits de slection :

-Investissement sans immo codifi V : investissement hors convention.


-Investissement sans immo Op/Cv codifi L : investissement sur convention.

Le terme ss immo prcise que la fiche dimmobilisation nest pas saisie au moment de la
commande. La fiche dimmobilisation sera tablie aprs prise en charge de la facture par lAgence
Comptable.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


76
SIFAC MODULE DEPENSES

Saisir la ligne poste de la commande (se rfrer aux cas prcdents pour cette saisie.

Ligne de poste dans le cas dune commande hors convention.

Ligne de poste dans le cas dune commande sur convention.

ENTREE

Dans

Cliquer sur le matchcode.

Cliquer sur ce bouton pour slectionner le secteur de TVA.

Slectionner soit :
- Exonr
- Tax
- Mixte 1
RAPPEL : hors champ nest utilis que
dans le cadre des prestations internes.

Slectionner le code de TVA contenant le terme Immos .

ENTREE
DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011
77
SIFAC MODULE DEPENSES

Dans le cas dun achat en investissement, la colonne compte gnral indique un compte gnral
de classe 2 technique finissant par 1 : cest normal. Le compte gnral dfinitif sera dtermin
lors de la saisie de la fiche dimmobilisation.

Cas dune commande en investissement hors convention.

Saisir :

Centre de cots
Domaine dactivit
Fonds
Domaine fonctionnel

Cas dune commande en investissement sur convention.

Saisir le n d OTP. Indiquer le domaine fonctionnel si il nest pas indiqu.

Vrifier le champ Ordre dans le cas dune commande sur march.

ENTREE

Cliquer sur pour modifier la fentre de saisie.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 78


SIFAC MODULE DEPENSES

Dans longlet

Indiquer lunit fonctionnelle ou le n dopration si besoin.


Slectionner un type de besoin.

PONCTUEL : commande spcifique. Ce type de besoin demande soit un n dopration soit un n


dunit fonctionnelle.
RECURRENT : commande rgulire.

UNITE FONCTIONNELLE : n dunit indispensable pour une commande en Fourniture ou


Services passe en besoin Ponctuel ( P dans Type de besoin ).
OPERATION : n dopration obligatoire pour une commande en Travaux ( P dans Type de
besoin ).
Faire la demande dun n dunit et dun n dopration la DABF Service Central des Marchs.

Cliquer sur pour contrler la commande.

Cliquer sur pour sauvegarder la commande.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


79
SIFAC MODULE DEPENSES
MODIFIER UNE COMMANDE

CODE TRANSACTION : ME22N


La modification dune commande est possible tant que le service fait na pas t saisi.

Ce message davertissement est susceptible de


safficher. En effet, une commande rattache un
service fait ne peut tre modifie.

Cliquer sur pour fermer ce message davertissement.

Cliquer sur pour slectionner la commande modifier.

Dans le champ Cde achat , saisir le n de la


commande modifier.

ENTREE

Procder aux modifications.


Les champs griss ne peuvent pas tre modifis.

Le type de commande, le n de fournisseur, la colonne UA et le groupe de marchandises ne sont pas


modifiables mme aprs lannulation du service fait. Il faut dans cas solder la commande et saisir une
nouvelle commande.

SAUVEGARDER
DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011
80
SIFAC MODULE DEPENSES
SOLDER UNE COMMANDE
CODE TRANSACTION : ME22N

Solder une commande cest indiquer au systme que la commande a t entirement livre et
paye. Pour cela, il faut cocher pour chaque ligne de poste existant deux champs appels Facture
finale et Livraison finale .

En cochant FACTURE FINALE vous indiquez que la facture finale du fournisseur a t reue
et quaucune autre facture nest attendue.

En cochant LIVRAISON FINALE vous indiquez que la commande a t compltement livre


et quaucune autre livraison nest attendue. Facture finale peut tre coche lors de la
liquidation via la transaction MIRO. Livraison finale est coche automatiquement si lors de
la saisie en MIGO la quantit ou la valeur est gale la quantit ou la valeur saisie lors de la
commande.

Pour effectuer le solde dune commande, il faut utiliser la transaction ME22N puis ouvrir les
onglets et dans le bloc

On peut aussi utiliser la pour solder une ligne de poste.

Page 81 SOLDE DUNE COMMANDE SANS SERVICE FAIT NI LIQUIDATION


Page 82 SOLDE DUNE COMMANDE AVEC SERVICE FAIT ET LIQUIDATION
Page 83 SOLDE DUNE COMMANDE AVEC SERVICE FAIT SANS LIQUIDATION

CE QUIL NE FAUT PAS FAIRE !!

Modifier le montant engag ne solde pas la commande. Au contraire, cette saisie engendre des
incohrences au niveau du budget.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 81


SIFAC MODULE DEPENSES

CE QUIL FAUT FAIRE !

Si aucun service fait et aucune liquidation nont t effectus sur la commande il faut procder comme ci-
dessous pour solder la commande.

Slectionner la ligne de poste concerne puis cliquer sur

Cliquer sur OUI

Cette procdure doit tre effectue pour chaque ligne de poste de la commande.

SAUVEGARDER

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


82
SIFAC MODULE DEPENSES

Si un service fait et/ou une liquidation a t effectus sur la commande il faut procder comme ci-dessous
pour solder la commande.

Dans

Dans longlet

Cocher Livraison finale .

A ce niveau, les crdits sont toujours engags mais le poste est sold. Livraison finale est
coche automatiquement si lors de la saisie en MIGO la quantit ou la valeur est gale la
quantit ou la valeur saisie lors de la commande.

Dans longlet

Cocher Facture finale .

A ce niveau, les crdits ont t dgags et le poste sold. A cocher si Facture finale na pas t
coche lors de la liquidation (MIRO).

Cette procdure doit tre effectue pour chaque ligne de poste de la commande.

SAUVEGARDER

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


83
SIFAC MODULE DEPENSES

Si un service fait a t saisi mais na donn lieu a aucune facturation, il faut suivre la procdure ci-dessous.

Par la transaction MIGO, il faut annuler les services faits (en quantit ou en valeur) qui ne feront pas ou
nont pas fait lobjet dune facturation (en MIRO).

Par la transaction ME22N, il faut cocher livraison finale (onglet Livraison ) et facture finale
(onglet Facture ) pour chaque ligne de poste cre afin de solder totalement un engagement juridique.

Si un service fait ne faisant pas lobjet dune facture nest pas annul, le systme neffectuera aucune
rgularisation des critures comptables et la mise jour des crdits ne sera pas faite. Et bien sr des crdits
bloqus sont des crdits quon ne peut utiliser

Par la transaction MIGO, il faut annuler le service fait.

Slectionner le code 102 (annulation).


Indiquer le n de la commande.
Saisir la quantit ou la valeur annuler puis cocher sur
OK .
Sauvegarder.

NE PAS ANNULER UN SERVICE FAIT QUI A FAIT LOBJET DUNE FACTURE.

Par la transaction ME22N, il faut solder la commande.

Dans lhistorique de la commande, on peut voir que le service fait est annul et le montant imput
est 0 .

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 84


SIFAC MODULE DEPENSES

Dans longlet Facture , cocher Facture finale .

Dans longlet Livraison , cocher Livraison finale .

Ou cliquer sur

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 85


SIFAC MODULE DEPENSES
AFFICHER UNE COMMANDE
CODE TRANSACTION : ME23N
Si le systme naffiche pas la commande dsire, cliquer sur

Dans le champ Cde achat , saisir le n de


commande.

ENTREE

Le systme affiche la commande souhaite. Vous pouvez consulter les donnes de la commande.

Le systme permet la modification de la commande (si elle nest pas solde) partir de cette
transaction.

Cliquer sur pour modifier la commande.

Ds quun service fait est effectu sur une commande, un Historique de commande est
disponible. Cet historique permet un suivi complet de la commande : service fait, annulation dun
service fait, facturation, rejet, facture davoir

WE : service fait (Entre de marchandises) en MIGO


RE-L : facture en MIRO.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 86


SIFAC MODULE DEPENSES
VISER UNE COMMANDE
CODE TRANSACTION : ME29N

Cliquer sur pour slectionner la commande valider.

ENTREE

Dans longlet

cliquer sur pour valider la commande.

Licne devient

SAUVEGARDER

Si la commande est suprieure 4000 , il faut apposer 2 visas (proposs par le systme).
Code Z2 : visa jusqu 4000 .
Code Z3 : visa suprieur 4000

Si saffiche ainsi, cliquer sur pour avoir

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 87


SIFAC MODULE DEPENSES
VISER UN ENSEMBLE DE COMMANDES
CODE TRANSACTION : ME28

Dans le champ Cl de lancement , choisir le groupe dacheteurs dont les commandes sont viser.

Si un utilisateur est autoris en groupe dacheteurs Z03, cet utilisateur


peut valider les commandes du groupe Z1 et du groupe Z2.

Si un utilisateur est autoris en groupe dacheteurs Z02, cet utilisateur


peut valider les commandes du groupe Z1.

Il est possible aussi de faire une slection par n de document dachat ou date de document (date de
saisie de la commande).

Cliquer sur

Les commandes lies au groupe dacheteurs slectionn saffichent.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 88


SIFAC MODULE DEPENSES

Cliquer sur un n de commande pour slectionner la commande.

Cliquer sur pour consulter la commande avant validation.

Cliquer sur pour valider la commande.

La commande passe du statut Lancement possible Lancement activ .

La commande est valide.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


89
SIFAC MODULE DEPENSES

EDITER UNE COMMANDE


CODE DE TRANSACTION : SP01

Indiquer votre nom dutilisateur ou le nom


de lutilisateur qui a vis la commande.

Indiquer Date de cration .


Vous pouvez saisir la date de cration de la
commande pour affiner votre recherche.

Cliquer sur

Cocher la commande originale


imprimer.

Cocher la commande en
duplicata (2 copies) imprimer
si besoin.

Cliquer sur de la barre doutils pour imprimer votre slection.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


90
SIFAC MODULE DEPENSES

Page 92 COMMENT PARAMETRER DES DONNEES ORGANISATIONNELLES ?

Page 93 COMMENT UTILISER LA SYNTHESE DES DOCUMENTS ?

Page 96 COMMENT COPIER UN DOCUMENT DACHAT ?

Page 97 COMMENT INTEGRER UNE PIECE JOINTE A UN DOCUMENT DACHAT ?

Page 99 COMMENT EDITER UNE COMMANDE EN DEHORS DE LA


TRANSACTION SP01 ?

Page 99 COMMENT CREER OU ANNULER UNE LISTE PERSONNELLE ?

Page 100 COMMENT CONVERTIR UN NOM (groupe de marchandises et/ou division) EN


CODIFICATION ?

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


91
SIFAC MODULE DEPENSES

COMMENT PARAMETRER DES DONNEES


ORGANISATIONNELLES ?

Cliquer sur

Dans longlet

Choisir les valeurs souhaites.

A chaque cration de commande, les valeurs slectionnes safficheront automatiquement.


Vous pouvez tout de mme changer vos donnes car ce paramtrage nest pas bloquant.

Cliquer sur pour sauvegarder vos choix.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 92


SIFAC MODULE DEPENSES

COMMENT UTILISER LA SYNTHESE DES DOCUMENTS ?

Cliquer sur pour activer votre synthse.

Vous retrouvez dans cette synthse les documents dachat saisis


durant lanne.

Barre dicnes rattache la synthse.

* Cliquer sur pour avoir accs aux menus

Slectionner Mes commandes pour afficher


lensemble de vos commandes passes sur
lanne.

* Slectionner une commande sauvegarde puis cliquer sur pour reprendre ce document
dachat. Il saffiche alors l cran.

* Cliquer sur pour rafrachir lcran synthse des documents.

* Cliquer sur pour rechercher un n de document dachat.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


93
SIFAC MODULE DEPENSES

* Cliquer sur pour effectuer une mise en forme personnalise de votre synthse des
documents.

Slectionner Modifier mise en forme pour crer votre


mise en forme.

Dans la colonne de droite, choisir les


informations que vous dsirez afficher dans
votre mise en forme.

Passer dune colonne lautre grce aux

Valider votre slection.

Slectionner Sauvegarder mise en forme pour sauvegarder


votre mise en forme.

Nommer votre mise en forme.


Saisir une dsignation.
Sauvegarder.

Si vous slectionnez Propre lutilisateur , vous serez le seul utilisateur


avoir accs cette mise en forme.
Si vous ne slectionnez pas Propre lutilisateur , les utilisateurs de
votre centre financier auront accs votre mise en forme.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


94
SIFAC MODULE DEPENSES

Cliquer sur Slectionner mise en forme pour afficher votre


mise en forme.
La mise en forme ne saffiche pas automatiquement chaque
connexion la transaction ME21N.

Choisir votre mise en forme et valider

* Cliquer sur pour effectuer un tri croissant ou dcroissant.

Tri par n de
document dachat :
ordre croissant.

Tri par n de
document dachat :
ordre dcroissant.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


95
SIFAC MODULE DEPENSES
COMMENT COPIER UN DOCUMENT DACHAT ?

Il existe deux faons de copier une commande dachat.

Se positionner dans la Synthse des


documents :

Clique gauche de la souris pour slectionner la


commande copier.
Garder appuy le clic gauche.
Glisser le n de la commande jusquau

La copie de la commande saffiche. Procder aux modifications si besoin et sauvegarder votre saisie.

OU

Saisir le n de la commande copier dans la colonne Document achat .

ENTREE

La copie de la commande saffiche. Procder aux modifications si besoin et sauvegarder votre saisie.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


96
SIFAC MODULE DEPENSES

COMMENT INTEGRER UNE PIECE JOINTE A UN DOCUMENT DACHAT ? 1/2

INTEGRER UNE PIECE JOINTE

Dans un 1er temps, il faut crer une commande dachat et la sauvegarder.


Puis rappeler cette commande dachat.

Cliquer sur

Cliquer sur

Slectionner Crer pice jointe .

Choisir la pice jointe rattacher la commande.

La pice jointe ne sintgre pas dans la commande.


Il faut diter la pice jointe pour la joindre la commande.
La pice jointe permet aux services financiers qui visent vos commandes, de vrifier la nature de
ce que vous commandez.
DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011
97
SIFAC MODULE DEPENSES

COMMENT INTEGRER UNE PIECE JOINTE A UN DOCUMENT DACHAT ? 2/2

AFFICHER UNE PIECE JOINTE

Cliquer sur

Slectionner Liste des pices jointes .

Slectionner la pice jointe.

Cliquer sur

La pice jointe saffiche lcran.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


98
SIFAC MODULE DEPENSES

COMMENT EDITER UNE COMMANDE EN DEHORS DE LA TRANSACTION SP01 ?


A partir de la transaction ME23N ou partir de la page daccueil SIFAC.

Dans la barre de menus

Cliquer sur

Slectionner Ordre spool utilisateur

Slectionner la commande diter et cliquer sur

COMMENT CRER OU ANNULER UNE LISTE PERSONNELLE ?

Exemple : type dimputation

Dans la colonne I , slectionner le type


dimputation intgrer dans la liste personnelle
et cliquer sur

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


99
SIFAC MODULE DEPENSES

A la prochaine saisie dune commande dachat, votre slection saffichera.

* Pour revenir la liste initiale. * Pour annuler une valeur slectionne.

Cliquer sur Slectionner la valeur annuler.

Cliquer sur licne

COMMENT CONVERTIR UN NOM (groupe de marchandises et/ou division) EN


CODIFICATION

Cliquer sur

Cliquer sur Afficher cl

Passer du nom du groupe de marchandises sa


codification.
Passer du nom de la division sa codification.

Ce qui donne :

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


100
SIFAC MODULE DEPENSES

CODE TRANSACTION : MIGO


LE SERVICE FAIT VALORISE

* Il constate la ralit dune dette. Il est mis en oeuvre partir du document attestant la livraison dune
marchandise ou la ralisation dune prestation.
* Il impacte les trois comptabilits :budgtaire, comptable et analytique.
* Il dclenche une opration comptable, transparente pour le gestionnaire, de charges payer au fil de
leau .
A ce moment, les crdits en classe 6 ou 2 sont dbits par un compte comptable (le 408 : factures non
parvenues). Tel est le fonctionnement courant qui sapplique toute lanne.
Ce compte 408 permet donc de recenser toutes les dpenses qui nont pu tre mandates avant la clture de
lexercice.
Donc, lorsque vous saisissez un service fait, vous crez une charge payer qui sera rgularise par la saisie
dune facture dachat par la transaction MIRO.
Cette notion de charge payer est transparente en cours danne mais elle devient trs importante en fin
danne.
* Il permet de mieux respecter les rgles de rattachement des charges lexercice

La rglementation de rfrence: dcret n62-1587 du 29 dcembre 1962 et notamment les articles:

Art 12
Les comptables sont tenus dexercer en matire de dpenses, le contrle :
* De la qualit de lordonnateur ou de son dlgu,
* De la disponibilit des crdits,
* De lexacte imputation des dpenses aux chapitres quelles concernent selon leur nature ou leur objet,
* De la validit de la crance dans les conditions prvues larticle 13,
* Du caractre libratoire du rglement.
Art 13
En ce qui concerne la validit de la crance, le contrle porte sur la justification du service fait et
lexactitude des calculs de liquidation.

SIFAC ne modifie pas cette rglementation.

Un paiement ne peut intervenir quaprs service fait (art 33 du dcret du 29 dcembre 1962)
Une dette ne peut tre paye que si elle prsente un caractre certain.

Page 102 PRESENTATION DE LECRAN DE SAISIE


Page 105 SAISIE DUN SERVICE FAIT
Page 115 ANNULATION OU MODIFICATION DUN SERVICE FAIT

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


101
SIFAC MODULE DEPENSES

PRESENTATION DE LECRAN DE SAISIE


Un service fait ou entre de marchandises (EM) se dcompose en 4 parties.

Part. 1

Ne pas modifier. Cette slection est requise pour saisir un


service fait.

Indiquer le n de commande dans

Dans 2 codes mouvements seront utiliss :

Pour une entre de marchandises sur commande. Une


livraison a bien t effectue pour une commande.
Pour annuler une entre de marchandises.

ENTREE

Part.2

Date pice : indiquer la date laquelle a t effectue la livraison ou la prestation.


Date comptable : date laquelle le document est saisi en comptabilit.
Bon de livraison : possibilit dindiquer le n du bon de livraison du fournisseur.

La ligne de poste saisie la commande saffiche.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 102


SIFAC MODULE DEPENSES

Part. 3

Cet onglet affiche :


-La dsignation de larticle command.
-Le groupe de marchandises.

Saisir dans Qt en unit saisie le nombre dunit livre.

Cet onglet permet de saisir :


- le nom du destinataire de la livraison dans le champ Rceptionnaire .
- lendroit o a t dcharge la livraison dans le champ Point de dchargement .

Rappel du n de commande. Si vous double-cliquez sur le n de la commande, vous accderez


aux donnes de la commande.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


103
SIFAC MODULE DEPENSES

Rappel du nom du fournisseur.

Rappel des informations imputation .

Part. 4

Cocher pour indiquer que vous allez enregistrer une entre de marchandises pour ce
poste.

Sauvegarder votre service fait.

Le numro dentre de marchandises (codifie WE) commence par :

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 104


SIFAC MODULE DEPENSES
SAISIR UN SERVICE FAIT
CODE TRANSACTION : MIGO

Vous devez obligatoirement saisir les services faits par la transaction MIGO partir du
moment o la livraison ou la prestation a t effectue jusqu une date incluant le 31/12/N.

Le service fait permet de constater une quantit livre ou une prestation effectue. Vous ne
pouvez pas modifier le montant engag. Le systme va valoriser la quantit rceptionne selon
le montant unitaire HT saisi lors de la commande.

Si vous souhaitez modifier le montant unitaire HT de la commande, il faut le faire via la transaction
ME22N et avant la saisie du service fait.

Page 106 SERVICE FAIT SUR COMMANDE EN QUANTITE : LIVRAISON COMPLETE

Page 108 SERVICE FAIT SUR COMMANDE EN QUANTITE : LIVRAISON PARTIELLE

Page 110 SERVICE FAIT SUR COMMANDE EN QUANTITE : LIVRAISON COMPLETE POUR
PLUSIEURS POSTES

Page 111 SERVICE FAIT SUR COMMANDE EN QUANTITE : LIVRAISON COMPLETE POUR
LE POSTE 10 ET LIVRAISON PARTIELLE POUR LE POSTE 20

Page 113 SERVICE FAIT SUR COMMANDE EN VALEUR

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 105


SIFAC MODULE DEPENSES

SERVICE FAIT SUR COMMANDE EN QUANTITE : LIVRAISON COMPLETE

Le service fait correspond une Entre de marchandises lie une Commande dachat .
Indiquer le n de la commande. Slectionner 101 dans

ENTREE

La ligne de poste de la commande saffiche ainsi que la Qt en unit saisie .

La ligne de poste de la commande (1) saffiche ainsi que le nombre darticles


commands (2). Vous ne pouvez pas modifier le montant unitaire saisi lors de la
commande.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 106


SIFAC MODULE DEPENSES

La Qt en unit saisie indique automatiquement la quantit commande au fournisseur. Dans


le cas dune livraison complte, ne procder aucune modification dans ce champ.

Cocher Poste OK pour confirmer votre saisie. Si vous ne cochez pas Poste OK le systme
ne sauvegardera pas le service fait.

SAUVEGARDER

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


107
SIFAC MODULE DEPENSES

SERVICE FAIT SUR COMMANDE EN QUANTITE : LIVRAISON PARTIELLE

Le service fait correspond une Entre de marchandises lie une Commande


dachats .
Indiquer le n de la commande. Slectionner 101 dans

ENTREE

La ligne de poste de la commande (1) saffiche ainsi que le nombre darticles


commands (2). Vous ne pouvez pas modifier le montant unitaire saisi lors de la
commande.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 108


SIFAC MODULE DEPENSES

Dans le cas dune livraison partielle,


se positionner dans le champ Qt
en unit saisie puis saisir le
nombre dunit livre par le
fournisseur.

Ex. : dans ce cas, jai command 2


articles et je nai rceptionn
quun seul article.

Cocher Poste OK pour confirmer votre saisie. Si vous ne cochez pas Poste OK le
systme ne sauvegardera pas le service fait.

SAUVEGARDER

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


109
SIFAC MODULE DEPENSES

SERVICE FAIT SUR COMMANDE EN QUANTITE : LIVRAISON COMPLETE SUR


PLUSIEURS POSTES

Le service fait correspond une Entre de marchandises lie une Commande dachats .
Indiquer le n de la commande. Slectionner 101 dans

ENTREE

Les postes de la commande saffichent. Sous cette forme, la saisie des entres de marchandises
se fait poste par poste. Pour simplifier la saisie, procder de la faon suivante :

Pour avoir accs aux 2 lignes, cliquer sur de

devient

Le systme permet alors de procder la saisie des entres de marchandises pour chaque ligne.

Pour enregistrer vos rceptions, cocher les postes OK pour chaque poste livr. Si aucun

poste nest marqu OK le systme ne sauvegardera pas le service fait.

SAUVEGARDER

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 110


SIFAC MODULE DEPENSES

SERVICE FAIT SUR COMMANDE EN QUANTITE :


LIVRAISON COMPLETE POUR LE POSTE 10 ET LIVRAISON PARTIELLE POUR LE
POSTE 20

Le service fait correspond une Entre de marchandises lie une Commande dachats .
Indiquer le n de la commande. Slectionner 101 dans

ENTREE

Les postes de la commande saffichent. Sous cette forme, la saisie des entres de marchandises
se fait poste par poste. Pour simplifier la saisie, procder de la faon suivante :

Pour avoir accs aux 2 lignes, cliquer sur de

devient

Le systme permet alors de procder la saisie des entres de marchandises pour chaque ligne.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 111


SIFAC MODULE DEPENSES

Effectuer le changement sur le poste dont la livraison a t partielle.

Pour lexemple :
poste 10 command 1 article, livr 1 article.
Poste 20 command 3 articles, livr 2 articles.

Pour enregistrer vos rceptions, slectionner les postes OK pour chaque poste livr. Si aucun poste
nest marqu OK le systme ne sauvegardera pas le service fait.

SAUVEGARDER

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


112
SIFAC MODULE DEPENSES

SERVICE FAIT SUR UNE COMMANDE EN VALEUR

Le service fait correspond une Entre de marchandises lie une Commande


dachats .
Indiquer le n de la commande. Slectionner 101 dans

ENTREE

La ligne de poste de la commande saffiche.

Le systme indique la prestation (la commande a t saisie en VAL ) qui doit tre constate.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


113
SIFAC MODULE DEPENSES

Saisir la valeur de la prestation constater.

Cocher Poste OK pour confirmer votre saisie. Si vous ne cochez pas Poste OK le
systme ne sauvegardera le service fait.

SAUVEGARDER

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


114
SIFAC MODULE DEPENSES

ANNULATION OU MODIFICATION DUN SERVICE FAIT

CODE TRANSACTION : MIGO

La saisie dun service fait nest pas anodin. Il faut tre particulirement attentif aux carts entre le
montant du service fait (entre de marchandises) et le montant de la facture (entre de factures) car ces
carts bloquent des crdits inutilement. Et bien sr des crdits bloqus sont des crdits quon ne peut
utiliser

Si un service fait ne faisant pas lobjet dune facturation nest pas annul, le systme neffectuera
aucune rgularisation des critures comptables et la mise jour des crdits ne sera pas faite.

ATTENTION ! Il ne faut pas annuler une quantit ou une prestation qui a fait
lobjet dune facturation en MIRO

Page 116 ANNULATION DUN SERVICE FAIT LIE A UNE COMMANDE EN QUANTITE
Page 117 ANNULATION DUN SERVICE FAIT LIE A UNE COMMANDE EN VALEUR
Page 119 MODIFICATION DUN SERVICE FAIT LIE A UNE COMMANDE EN QUANTITE
Page 120 MODIFICATION DUN SERVICE FAIT LIE A UNE COMMANDE EN VALEUR

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


115
SIFAC MODULE DEPENSES
ANNULATION DUN SERVICE FAIT LIE A UNE COMMANDE EN QUANTITE

Slectionner Entre de marchandises , commande dachat et indiquer le n de la commande.

Se positionner sur et slectionner 102 Annulation : EM sur


commande magasin .

ENTREE

Le systme affiche lcran les lignes de poste qui ont fait lobjet dun service fait.

ATTENTION ! NE PAS ANNULER OU MODIFIER UN SERVICE FAIT QUI A FAIT LOJET


DUNE FACTURATION (MIRO).

Si vous voulez annuler la totalit du service fait sur cette commande, cocher les postes OK pour
lensemble des postes.

Si vous voulez annuler le service fait pour 1 poste, cocher le poste OK pour ce poste.
Par ex. : ici jannule le poste 1 concernant la fourniture A. Le service fait du poste 2 reste actif et peut
tre factur (ou a dj t factur).

SAUVEGARDER

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


116
SIFAC MODULE DEPENSES

ANNULATION DUN SERVICE FAIT LIE A UNE COMMANDE EN VALEUR

Slectionner Entre de marchandises et commande dachat .

Indiquer le n de la commande.

Slectionner 102 Annulation : EM sur commande magasin .

ENTREE

Le systme affiche lcran le service fait qui a dj t constat pour cette commande.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


117
SIFAC MODULE DEPENSES

La prestation saisie en Qt en unit saisie en attente dannulation correspond la


prestation en Quantit EM du service fait dj saisi.

Pour annuler la prestation constate, ne rien modifier dans

Cocher sur Poste OK pour confirmer votre saisie. Si vous ne cochez pas Poste OK le
systme ne sauvegardera pas le service fait.

SAUVEGARDER

En ME23N, dans longlet Historique de commande , on peut voir que le systme a bien
annul la prestation constate.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


118
SIFAC MODULE DEPENSES

MODIFICATION DUN SERVICE FAIT LIE A UNE COMMANDE EN QUANTITE

Slectionner Entre de marchandises et commande dachat .

Indiquer le n de la commande.

Se positionner sur et slectionner 102 Annulation : EM


sur commande magasin .

ENTREE

Le service fait saisi pour cette commande


saffiche lcran.

Dans longlet

Indiquer le nombre darticle qui viendra diminuer le


service fait dorigine.

Cocher Poste OK pour confirmer la saisie.

SAUVEGARDER

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


119
SIFAC MODULE DEPENSES

MODIFICATION DUN SERVICE FAIT LIE A UNE COMMANDE EN VALEUR

Slectionner Entre de marchandises et commande dachat .

Indiquer le n de la commande.

Slectionner 102 Annulation : EM sur commande magasin .

ENTREE

Le systme affiche lcran le service fait qui a dj t saisi sur cette commande.

Dans longlet
Indiquer le montant de la prestation qui viendra
diminu le service fait dorigine.

Cocher Poste OK pour confirmer votre saisie.

SAUVEGARDER

En ME23N, dans longlet Historique de commande , on peut voir que le systme a bien diminu le
montant du service fait de 100 sur les 252.12 initialement saisis.
DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011
120
SIFAC MODULE DEPENSES

Ce chapitre prsentera le processus de saisie de la facture ainsi que le processus de saisie de lavoir. La
saisie des factures et des avoirs seffectue via la transaction MIRO.

BON DE COMMANDE

SERVICE FAIT

FACTURE

ANNULATION AVOIR
DE LA
FACTURE

LISTE DES PIECES A TRANSMETTRE AU COMPTABLE

REJET PAIEMENT

Documents envoyer lAgence Comptable :

- Liste des pices transmettre au comptable date et signe par une personne ayant dlgation de
signature,
- Facture originale,
- Ou avoir originale + copie de la facture,
- Pices justificatives si besoin.

Page 122 LA FACTURE


Page 136 LAVOIR
Page 148 EDITER LA LISTE DES PIECES A TRANSMETTRE AU COMPTABLE
Page 150 LES COMPLEMENTS

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


121
SIFAC MODULE DEPENSES

LA FACTURE
CODE TRANSACTION : MIRO
La saisie dun service fait via la transaction MIGO est pralable la saisie dune facture.

La saisie dune facture est base sur le principe du rapprochement de la quantit et du montant
facturs avec la quantit du service fait saisi et la valeur de la fourniture ou de la prestation qui en
dcoule.

SIFAC contrle, dans tous les cas, que la quantit facture est infrieure ou gale au service fait restant
facturer.
SIFAC contrle les carts de prix entre la valeur constate par le service fait et les montants saisis la
facture. LUniversit a retenu un seuil de tolrance de 10 % dans la limite de 100 .

Le type de pice pour une facture est RE.

A NOTER

Ds la saisie du n de commande, il est possible dactiver la structure


de la commande.
Pour activer cette structure, cliquer sur Activer struct. Cde .
Vous aurez ainsi une vue sur les quantits et les montants saisis lors
de la cration de la commande et de la cration du service fait.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


122
SIFAC MODULE DEPENSES

Pour modifier la socit sur laquelle doit tre effectue la


saisie de la facture, cliquer sur le menu Traiter puis
slectionner Changer de socit .

Indiquer la socit souhaite puis

Dans slectionner lopration Facture .

Dans longlet

Saisir la date de la facture. La date comptable est dtermine automatiquement.

Saisir la rfrence de la facture.


Seuls les chiffres du n de la facture doivent tre saisis (par ex. : 1890 par contre les rfrences telles
que F-1890 ou facture 1890 ou fac. n 1890 ou toutes autres annotations ne doivent pas tre saisies
dans le champ Rfrence ).

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


123
SIFAC MODULE DEPENSES

Saisir le montant TTC de la facture.


Saisir le montant TVA de la facture.

Dans saisir une dsignation explicite. Cette


dsignation apparatra dans les consultations (FBL1N).

Dans longlet

Saisir dans le champ :

- Date de base : Date de dpart de lchance 30 jours do rsultera le calcul de lintrt


moratoire. ATTENTION ! Cette date doit correspondre la date du service fait.
Le champ Echu le indique la date dchance de la facture.

- Bque part. : banque(s) rattache(s) au fournisseur. Par dfaut, ce sont les coordonnes bancaires
principales qui sont dfinies comme devant tre utilises pour le paiement.
Si, dans ce champ, vous ne trouvez pas les coordonnes bancaires inscrites sur la facture, cest que le
RIB/RIP na pas t cr dans la fiche fournisseur. Envoyer une demande de cration lAgence
Comptable.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


124
SIFAC MODULE DEPENSES

Dans longlet

Saisir dans le champ :

- Cts. Ind. Acq. Npl : indiquer le montant des frais complmentaires (ex. : frais de
port, frais de gestion) non prvus la commande.

- Type de pice : Facture.

- Domaine dactivit : 0001 : concerne les UB 454 et 451 (ex. : contrats europens, ANR,
Conseil rgional)
0002 : concerne les UB 454 et 451 (ex. : CEA, priv, Hors CEE)
0003 : concerne les UB commenant par 9 (ex. : 910, 920)

Il est possible de consulter les donnes lies au fournisseur. Dans la partie Fournisseur .

Cliquer sur pour accder aux informations sur les donnes du fournisseur (voir XK03).

Cliquer sur pour suivre les factures non payes lies au fournisseur.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


125
SIFAC MODULE DEPENSES

Dans longlet

Saisir le n de la commande dachat.

ENTREE

La ligne de poste issue de la saisie du service fait saffiche.

Ci-aprs vous trouverez diffrents cas de saisie selon que la quantit et/ou le montant de la facture
divergent de la quantit et de la valeur saisies lors du service fait.

-Cas 1 facture simple sans cart de prix,


-Cas 2 montant facture suprieur la valeur constate lors du service fait,
-Cas 3 montant facture infrieur la valeur constate lors du service fait,
-Cas 4 facture partielle.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


126
SIFAC MODULE DEPENSES

CAS 1 FACTURE SANS ECART DE PRIX

COMMANDE EN QUANTITE = PC COMMANDE EN VALEUR = VAL

La quantit facture est gale la quantit La prestation facture est gale la prestation
rceptionne en MIGO . constate lors du service fait en MIGO.
Le montant engag est gal au montant Le montant engag est gal au montant factur.
factur.

Le systme affiche : Le systme affiche :

-La quantit rceptionne (saisie en MIGO) non -La quantit rceptionne (saisie en MIGO) non
encore facture, encore facture,
-Le montant HT saisi la commande et en -Le montant HT saisi la commande et en
attente de facturation. attente de facturation.

Les donnes de la facture correspondent au service fait et la commande.

Le solde est au vert et sans cart.

Ecritures comptables :

Le compte 408 (gre les factures non parvenues, compte li au service fait) est sold.
Le compte 4012 (fournisseur) est imput du montant TTC payer au fournisseur.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 127


SIFAC MODULE DEPENSES

CAS 2 FACTURE AVEC ECART DE PRIX 1/2


MONTANT DE LA FACTURE SUPERIEUR A LA VALEUR CONSTATEE LORS DU
SERVICE FAIT

COMMANDE EN QUANTITE = PC COMMANDE EN VALEUR = VAL

La quantit facture est gale la quantit La prestation facture est gale au service fait en
rceptionne en MIGO . MIGO .
Le montant de la facture est > au montant engag . Le montant de la facture est > au montant engag .

Le systme affiche : Le systme affiche :

-La quantit rceptionne (saisie en MIGO) non -La quantit rceptionne (saisie en MIGO) non
encore facture, encore facture,
-Le montant HT saisi la commande et en attente -Le montant HT saisi la commande et en
de facturation. attente de facturation.

ENTREE

Le solde est au rouge et prsente un cart positif.

LE MONTANT HT DE LA FACTURE NE CORRESPOND PAS AU MONTANT ENGAGE.

LE MONTANT DOIT ETRE AJUSTE.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


128
SIFAC MODULE DEPENSES

CAS 2 FACTURE AVEC ECART DE PRIX 2/2


MONTANT DE LA FACTURE SUPERIEUR A LA VALEUR CONSTATEE LORS DU
SERVICE FAIT

COMMANDE EN QUANTITE = PC COMMANDE EN VALEUR = VAL

Se positionner sur la colonne Montant puis Se positionner sur la colonne Montant puis
saisir le montant rel facturer. saisir le montant rel facturer.

NE PAS MODIFIIER LA COLONNE QUANTITE .


La quantit saisie lors du service fait ne doit dans aucun cas tre modifie. En effet, des carts dans le
compte gnral 408 (compte ddi au suivi des services faits) provoquent des incohrences lors des
rapprochements comptables.
Il faut rester cohrent dans la saisie de la commande, du service fait et de la facture (je commande 10,
je rceptionne 10 et je facture 10 et non 11 par exemple).

ENTREE

Le solde est au vert et ne prsente plus dcart.

Ecritures comptables :

Dbit du compte 408 pour le service fait constat.


Dbit du compte 6 ou 2 : ajustement comptable, analytique et budgtaire correspondant lcart de
prix.
Crdit du compte 4012 : le compte du fournisseur est crdit du montant TTC.

Si le montant de la facture dpasse le seuil de tolrance admis par lUniversit, le systme affiche le message
suivant

Dans ce cas, il faut annuler le service fait puis modifier le montant de la commande (ME22N).

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


129
SIFAC MODULE DEPENSES

Cas 3 FACTURE AVEC ECART DE PRIX 1/2


MONTANT FACTURE INFERIEUR A LA VALEUR CONSTATEE LORS DU SERVICE FAIT

COMMANDE EN QUANTITE = PC COMMANDE EN VALEUR = VAL

La quantit facture est gale la quantit La prestation facture est gale au service fait
rceptionne en MIGO . constat en MIGO .
Le montant de la facture est < au montant engag . Le montant de la facture est < au montant
engag .

Le systme affiche : Le systme affiche :

-La quantit rceptionne (saisie en MIGO) non -La quantit rceptionne (saisie en MIGO) non
encore facture, encore facture,
-Le montant HT saisi la commande et en attente -Le montant HT saisi la commande et en
de facturation. attente de facturation.

ENTREE

Le solde est en rouge avec un cart en ngatif.

LE MONTANT HT DE LA FACTURE NE CORRESPOND PAS AU MONTANT ENGAGE.

LE MONTANT DOIT ETRE AJUSTE.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


130
SIFAC MODULE DEPENSES

Cas 3 FACTURE AVEC ECART DE PRIX 2/2


MONTANT FACTURE INFERIEUR A LA VALEUR CONSTATEE LORS DU SERVICE FAIT

COMMANDE EN QUANTITE = PC COMMANDE EN VALEUR = VAL

Se positionner sur la colonne Montant puis Se positionner sur la colonne Montant puis
saisir le montant rel facturer. saisir le montant rel facturer.

NE PAS MODIFIIER LA COLONNE QUANTITE .


La quantit saisie lors du service fait ne doit dans aucun cas tre modifie. En effet, des carts dans le
compte gnral 408 (compte ddi au suivi des services faits) provoquent des incohrences lors des
rapprochements comptables.

ENTREE

Le solde est au vert sans cart.

Ecritures comptables :

Dbit du compte 408 pour le service fait constat.


Dbit du compte 6 ou 2 : ajustement comptable, analytique et budgtaire correspondant lcart de prix.
Crdit du compte 4012 : le compte du fournisseur est crdit du montant TTC.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


131
SIFAC MODULE DEPENSES

Cas 4 FACTURE PARTIELLE 1/2

COMMANDE EN QUANTITE = PC COMMANDE EN VALEUR = VAL

La quantit facture est < la quantit La prestation facture est < la prestation
rceptionne en MIGO . constate lors du service fait en MIGO.
Le montant de la facture est < au montant engag . Le montant de la facture est < au montant
engag .

Le systme affiche : Le systme affiche :

-La quantit rceptionne non encore facture, -La quantit rceptionne non encore facture,
-Le montant thorique HT saisi la commande et -Le montant thorique HT de la prestation saisi
en attente de facturation. la commande et en attente de facturation.

ENTREE

Le solde est au rouge avec un cart de prix.

La quantit/prestation facture est infrieure celle rceptionne et donc le montant HT est diffrent.

Il faut ajuster le montant et la quantit.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


132
SIFAC MODULE DEPENSES

Cas 4 FACTURE PARTIELLE 2/2

COMMANDE EN QUANTITE = PC COMMANDE EN VALEUR = VAL

Dans la colonne Quantit saisir la quantit Dans la colonne Quantit saisir la prestation
relle facture. relle facture.
Dans la colonne Montant saisir le montant Dans la colonne Montant saisir le montant rel
rel factur. factur.

Le montant unitaire HT est conforme au montant unitaire HT saisi lors de la commande

ENTREE

Le solde est au vert sans cart.

Ecritures comptables :

Dbit du compte 408 : ajustement partiel du service fait constat.


Crdit du compte 4012 : le compte du fournisseur est crdit du montant TTC.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


133
SIFAC MODULE DEPENSES

Aprs lajustement ou non du montant et/ou de la quantit facturer, il faut finaliser la saisie de la
facture.

Dans le champ Mise en forme slectionner la mise en forme


Z_MIR7_6310 Facture SIFAC Cette mise en forme simplifie la
lecture des colonnes.

Il est possible de modifier le code TVA si ncessaire.

Il faut pour cela se positionner sur la colonne Code TVA et slectionner le code de TVA souhait.
Le matchcode propose uniquement les codes de TVA lis la division saisie lors de la commande.

Si aucune autre facture ne doit tre reue pour cette commande, il faut cocher Facture finale (voir
chapitre sur le solde dune commande).

Se positionner sur la colonne Facture finale puis cocher la colonne.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


134
SIFAC MODULE DEPENSES

Cliquer sur pour visualiser la pice avant comptabilisation.

Pour procder la sauvegarde du document facture, le contrle du solde doit tre au vert et sans
aucun message bloquant.

SAUVEGARDER

NE PAS UTILISER

La numrotation dune facturation commence par

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


135
SIFAC MODULE DEPENSES

LAVOIR CODE TRANSACTION : MIRO

Vous pouvez saisir un avoir si le fournisseur a mis un avoir correspondant une


facture.

IL EST INTERDIT DUTILISER LA FONCTION AVOIR DE LA TRANSACTION MIRO


POUR ANNULER UNE FACTURE SAUVEGARDEE cause dune erreur de saisie par
exemple.
Pour annuler une facture, il faut suivre la procdure du rejet :
- diter la liste transmettre au comptable,
- Barrer sur la liste la ligne de la facture avec la mention A REJETER ,
- Joindre la facture originale.
LAgence Comptable rejettera et annulera la facture. Le dossier original vous sera ensuite
renvoy.

Un avoir fournisseur correspond lannulation totale ou partielle dune facture.


Un avoir est une pice comptable au mme titre que la facture.
Codification : RA et n de pice comptable commenant par 4000
Un avoir est saisi exclusivement par le biais de la transaction MIRO. Aucun service fait ne doit tre
saisi.
Un avoir doit tre rattach (lors de sa saisie en MIRO) une commande obligatoirement et
ventuellement un n de facture (n commenant par 510560) si la facture na pas fait lobjet dun
paiement (transaction FBL1N pour vrifier le paiement dune facture).
La saisie dun avoir annule automatiquement le service fait hauteur de la quantit ou de la valeur
inscrite sur cet avoir (consulter lhistorique de la commande en ME23N). Il faudra alors soit saisir un
nouveau service fait dans le cas dune facture complmentaire soit solder la commande si aucune
livraison complmentaire nest effectue.
En cas de refus darticles la livraison ou de retour darticles aprs livraison : si le fournisseur
facture la totalit de la livraison, il faut alors saisir un service fait pour la totalit de la livraison.
La facture sera saisie en consquence, et lavoir viendra alors en rduction de la facture et du service
fait.
Si vous recevez deux avoirs concernant une mme facture : il faut saisir chaque avoir en liant
chacun la ligne de poste facture concerne. Vous aurez au final deux pices comptables RA pour une
mme facture.

La quantit saisie lors de lavoir doit tre gale ou infrieure la quantit facture.
Le montant de lavoir ne doit pas tre suprieur au montant factur.

SIFAC
DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011
136
SIFAC MODULE DEPENSES

IL EXISTE DEUX PROCEDURES POUR LA SAISIE DUN AVOIR.

SI LAVOIR PORTE SUR LA QUANTITE, IL FAUT UTILISER DANS LE CHAMP


Opration :

LOPERATION AVOIR CORRESPOND A LANNULATION TOTALE OU


PARIELLE DE LA QUANTITE DUNE PRECEDENTE FACTURATION.

LENREGISTREMENT DE LAVOIR ENTRAINE AUTOMATIQUEMENT


LANNULATION DE LA PART DE SERVICE FAIT AFFERENTE. IL EST
DONC POSSIBLE DE SAISIR UNE NOUVELLE FACTURATION.

CODIFICATION DANS LHISTORIQUE DE LA COMMANDE : RE-L

SI LE FOURNISSEUR A EMIS UN AVOIR POUR REGULARISER UN PRIX (A LA


BAISSE), IL FAUT UTILISER DANS LE CHAMP Opration :

LE SERVICE FAIT RELATIF A CETTE OPERATION A T SOLDE PAR UNE


FACTURATION PRECEDENTE.

LES QUANTITES DJ FACTUREES SUR LE POSTE DE COMMANDE


SONT PROPOSEES POUR BASE DE LA CORRECTION, LE MONTANT EST A
SAISIR EN FONCTION DE LAVOIR A COMPTABILISER.

LA COMPTABILISATION DE LAVOIR REGULARISE UNIQUEMENT LA


FACTURATION PRECEDENTE : LE SERVICE FAIT RESTE EMARGE AU
SENS OU IL NEST PLUS DISPONIBLE POUR UNE NOUVELLE
FACTURATION.

CODIFICATION DANS LHISTORIQUE DE LA COMMANDE : NB-L

Page 138 Avoir portant sur la quantit


Page 144 Avoir pour rgularisation dun prix en baisse

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 137


SIFAC MODULE DEPENSES

AVOIR PORTANT SUR LA QUANTITE

Dans le champ Opration , slectionner Avoir .

Dans longlet

Saisir :

Date de pice : date du document davoir


Rfrence : rfrence du document davoir
Montant: montant TTC du document davoir
Montant TVA : montant TVA du document davoir
Texte : dsignation de lavoir

Indiquer le n de la commande laquelle est rattache la facture.

ENTREE

Quun avoir soit total ou partiel, la saisie est diffrente selon que la facture soit rattache
une commande en quantit ou une commande en valeur.

Ci-aprs vous trouverez diffrents cas de saisie :

-Cas 1 Avoir total,


-Cas 2 Avoir partiel.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 138


SIFAC MODULE DEPENSES

Cas 1 AVOIR TOTAL

COMMANDE EN QUANTITE = PC COMMANDE EN VALEUR = VAL

La quantit de lavoir est gale la quantit de la La quantit de lavoir est gale la quantit de
facture. la facture.
Le montant HT de lavoir est gal au montant HT de Le montant HT de lavoir est gal au montant
la facture. HT de la facture.

Le systme affiche la quantit et le montant saisis Le systme affiche la quantit et le montant saisis
lors de facturation. lors de facturation.

LAVOIR EST IDENTIQUE A LA FACTURE, IL NEST DONC PAS NECESSAIRE DE


MODIFIER LE MONTANT ET LA QUANTITE

Le solde est en vert sans cart.

La saisie de lavoir entrane automatiquement une annulation du service fait pour la quantit
rfrence.

Dans le cas o la facture comporte plusieurs lignes de poste, se positionner sur la 1re colonne et cliquer
sur pour dcocher la ligne de poste qui ne fait pas lobjet dun avoir.

Seule la ligne de poste (en surbrillance) concerne par lavoir sera slectionne.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 139


SIFAC MODULE DEPENSES

Cas 2 AVOIR PARTIEL 1/2

COMMANDE EN QUANTITE = PC COMMANDE EN VALEUR = VAL

Lavoir porte sur X quantit. Lavoir ne porte que sur une partie de la
Le montant unitaire HT de lavoir est gal au prestation prvue par la commande.
montant unitaire HT initial saisi lors de la Le montant HT est quivalent.
commande.

Le systme affiche la quantit et le montant saisis Le systme affiche la quantit et le montant saisis
lors de facturation. lors de facturation.

LA QUANTITE SUR LAQUELLE PORTE LAVOIR EST DIFFERENTE DE LA QUANTITE FACTUREE


AINSI QUE LE MONTANT HT.

LE MONTANT ET LA QUANTITE DOIVENT ETRE AJUSTES.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


140
SIFAC MODULE DEPENSES

Cas 2 AVOIR PARTIEL 2/2

COMMANDE EN QUANTITE = PC COMMANDE EN VALEUR = VAL

Modifier la quantit dans la colonne Quantit . Modifier la prestation rceptionne.


Modifier le montant dans la colonne Montant . Modifier le montant.
Le montant unitaire HT de lavoir est gal au Le montant HT est quivalent.
montant unitaire HT initial saisi lors de la
commande.

Le solde est en vert sans cart.

La saisie de lavoir entrane automatiquement une annulation du service fait pour la quantit
rfrence.
Soit vous soldez la commande soit vous saisissez un nouveau service fait.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


141
SIFAC MODULE DEPENSES

Aprs lajustement ou non du montant et/ou de la quantit, il faut finaliser la saisie de lavoir.

Dans longlet

1 Saisir dans le champ N facture le n de la facture.


2 Rappel : le n de facture est le n donn par le systme lors de
la sauvegarde de la facture (n en 510560).

La Date base est rapatrie lors de la saisie du n de facture.


2 Ne pas indiquer de date.
1 Attention ! dans le cas o lavoir nest pas rattach un n de
facture mais seulement un n de commande, il faut indiquer
la date du jour dans le champ Date base .

ENTREE

Ce message apparat Il indique simplement que le systme a rattach la facturation


lavoir en cours de saisie.

ENTREE une nouvelle fois

Dans longlet

Dans Type pice , slectionner Avoir .

Indiquer dans le champ Cts.ind acq.npl les cots indirects


dacquisition (montant en ) qui sont rembourss.

Indiquer le Dom. Activit . En thorie


cest le mme que celui de la facture.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


142
SIFAC MODULE DEPENSES

Cliquer sur pour visualiser la pice avant comptabilisation.

Pour procder la sauvegarde du document facture, le contrle du solde doit tre au vert et sans
aucun message bloquant.

SAUVEGARDER

NE PAS UTILISER

La numrotation dune facturation commence par

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


143
SIFAC MODULE DEPENSES

AVOIR PORTANT SUR LE PRIX

Dans le champ Opration , slectionner


Dchargement ultrieur .

Saisir :

Date de pice : date du document davoir


Rfrence : rfrence du document davoir
Montant: montant TTC du document davoir
Montant TVA : montant TVA du document davoir
Texte : dsignation de lavoir

Indiquer le n de la commande sur laquelle a t saisie la facture.

ENTREE

Le solde est au rouge avec un cart de prix.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


144
SIFAC MODULE DEPENSES

COMMANDE EN QUANTITE = PC COMMANDE EN VALEUR = VAL

Lavoir porte sur la mme quantit facture. Lavoir porte sur la mme prestation constate
Le montant unitaire HT de lavoir est diffrent du au service fait.
montant unitaire HT initial saisi lors de la La valeur est diffrente.
commande.

Le systme affiche la quantit facture et la Le systme affiche la quantit facture et la


colonne Montant est vide. colonne Montant est vide.

LA QUANTITE EST CELLE SAISIE LORS DE LA FACTURATION, IL FAUT RENSEIGNER LE


MONTANT HT DE LAVOIR.

Se positionner sur la colonne Montant puis saisir le montant HT de lavoir.

NE PAS MODIFIER LA QUANTITE

Le solde est au vert sans cart.

AUCUN IMPACT SUR LE SERVICE FAIT

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


145
SIFAC MODULE DEPENSES

Aprs lajustement ou non du montant et/ou de la quantit, il faut finaliser la saisie de lavoir.

Dans longlet
Saisir dans le champ N facture le n de la facture.
1 Rappel : le n de facture est le n donn par le systme lors de
2 la sauvegarde de la facture (n en 510560).

La Date base est rapatrie lors de la saisie du n de facture.


2 Ne pas indiquer de date.
Attention ! dans le cas o lavoir nest pas rattach un n de
1 facture mais seulement un n de commande, il faut indiquer
la date du jour dans le champ Date base .

ENTREE

Ce message apparat Il indique simplement que le systme a rattach la


facturation lavoir en cours de saisie.

ENTREE une nouvelle fois


Dans longlet

Dans Type pice , slectionner Avoir .

Indiquer le Dom. Activit . En thorie


cest le mme que celui de la facture.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


146
SIFAC MODULE DEPENSES

Cliquer sur pour visualiser la pice avant comptabilisation.

Pour procder la sauvegarde du document facture, le contrle du solde doit tre au vert et sans
aucun message bloquant.

SAUVEGARDER

NE PAS UTILISER

La numrotation dune facturation commence par

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


147
SIFAC MODULE DEPENSES

EDITER LA LISTE DES PIECES A TRANSMETTRE AU


COMPTABLE
CODE TRANSACTION : ZSIFACFITR_LIST_DEP

La liste doit tre date et signe par la personne ayant dlgation de signature.

Il faut diter une liste spcifique pour les factures franaises et une liste spcifique pour les factures
trangres.

Dans le champ :

- Socit : indiquer la socit sur laquelle a t saisie la facture (9990, 4510, 4540, 4530),
- Blocage paiement : en rgle gnral ce champ doit indiquer V . Le systme peut
afficher le message Aucune donne pour cette slection . Dans ce cas il faut vrifier via la
transaction MIR4 dans longlet Paiement champ Bloc paie. la codification utilise.
Indiquer cette codification.
- N pice : pour affiner laffichage possibilit dindiquer le n de la facture (n
510560),
- Type de pice : indiquer RE et/ou RA,
- Date comptable : indiquer la date de saisie de la facture,
- Nom de lutilisateur : indiquer lidentifiant de lutilisateur qui a saisi la facture.

Cliquer sur

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


148
SIFAC MODULE DEPENSES

Pour effectuer une slection multiple, indiquer votre 1er type de pice.

Cliquer sur

Saisir les types de pice que vous dsirez voir


apparatre dans votre slection.

Cliquer sur pour valider votre slection.

Slectionner la ou les facture(s) intgrer sur le bordereau en cliquant sur

Cliquer sur pour imprimer la liste.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


149
SIFAC MODULE DEPENSES

Page 151 FACTURER SUR UN CO-TRAITANT OU UN SOUS-TRAITANT


Page 154 SELECTIONNER UNE SUBROGATION DE CREANCE
Page 156 BLOCAGE RETENUE DE GARANTIE
Page 157 COMMENT INDIQUER DEUX TAUX DE TVA DIFFERENTS
SUR LA FACTURATION ?

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


150
SIFAC MODULE DEPENSES

FACTURER SUR UN CO-TRAITANT OU UN SOUS -TRAITANT


La commande est engage sur le mandataire. Cest au niveau de la facturation (MIRO) que lutilisateur
va indiquer le co-traitant ou du sous-traitant qui doit tre pay.
Pour exemple : march CANON pour la maintenance avec en co-traitant GE CAPITAL pour la location
des photocopieurs.

1 Saisie de la commande
Transaction : ME21N

Saisir les donnes de la commande (par ex. : ici commande sur le march CANON).
Dans le cas dune facturation un co-traitant ou un sous-traitant, il faut slectionner dans la
colonne le poste relatif la part du march lui incombant. (pour lexemple :

facturation GE CAPITAL, il faut slectionner le poste 10 (location))

2 Saisie du service fait


Transaction : MIGO

Le service fait seffectue comme dhabitude. Aucun changement lors de cette saisie.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


151
SIFAC MODULE DEPENSES
LA FACTURE
CODE TRANSACTION : MIRO

Le fournisseur est toujours CANON.

Saisir les donnes de la facture.


On doit maintenant indiquer le co-traitant ou le sous-traitant payer (ici co-traitant GE CAPITAL).

Dans longlet Dtail se positionner sur le


champ Auteur fact. .
Cliquer sur le matchcode.

Effectuer la recherche soit par le nom du fournisseur dans le


champ Nom soit par le n du fournisseur (ici n 2961 pour
GE CAPITAL)
Valider

Le rsultat de la recherche saffiche lcran.


Double-cliquer sur la ligne pour rapatrier le n de fournisseur sur la facturation.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


152
SIFAC MODULE DEPENSES

Le n du fournisseur est rapatri


sur la facturation.

ENTREE

Valider ce message dinformation.

Les donnes (adresse et RIB) du co-traitant ont bien t prises en compte.

Vue de la liste des pices transmettre lAgence Comptable (ZSIFACFITR_LIST_DEP).

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


153
SIFAC MODULE DEPENSES

SELECTIONNER UNE SUBROGATION DE CREANCE


Pour payer un fournisseur sur une subrogation de crance il convient de slectionner le destinataire du
paiement appropri au moment de la facturation (MIRO).

(2)

(3)

(1)

Saisir les donnes de la facture.


En indiquant le n de la commande (1), le systme rapatrie automatiquement les donnes rattaches au
fournisseur (2).
Lorsque le fournisseur a plusieurs comptes bancaires, le systme nindique pas automatiquement la
subrogation de paiement dans les donnes du fournisseur (3).
Dans ce cas il faut, dans longlet Paiement , se positionner dans le champ
et cliquer sur le matchcode.

Le (ou les destinataires) destinataire du paiement saffiche lcran, slectionner le destinataire


souhait.

ENTREE

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


154
SIFAC MODULE DEPENSES

La codification du compte de subrogation est rapatrie sur la facturation en cours de saisie (il sagit
dun tiers particulier qui ne doit pas tre utilis directement).
ENTREE

Attention !
En tapant ENTREE le compte ne se modifie pas lcran, mais le systme a bien pris en compte la
subrogation de crance.

Sur la liste des pices transmettre lAgence comptable, on peut vrifier que le paiement
seffectuera bien sur la subrogation de crance (ZSIFACFITR_LIST_DEP).

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


155
SIFAC MODULE DEPENSES
BLOCAGE RETENUE DE GARANTIE
Un march peut faire tat dune retenue de garantie. Lors de ldition de la liste des pices
transmettre lAgence Comptable vous devez slectionner une donne spcifique pour retrouver votre
facturation.
Pour exemple : GOM PROPRETE

1 Saisie de la facturation
Transaction : MIRO

Dans le champ Bloc. Paie. (onglet Paiement )


slectionner (retenue de garantie lie au march
utilis).

Le systme affichera un message davertissement de type facture bloque mais la facturation peut
tre sauvegarde.

2 Edition de la liste des pices transmettre lAgence Comptable

Transaction : ZSIFACFITR_LIST_DEP

Dans le champ Blocage paiement cliquer


sur le matchcode.
Slectionner G Blocage retenue gar. .
Cliquer sur pour excuter la demande

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 156


SIFAC MODULE DEPENSES

COMMENT INDIQUER 2 TAUX DE TVA DIFFERENTS SUR LA


FACTURATION ?

NE PAS SAISIR LE MONTANT


TTC ET LE MONTANT TVA.

Indiquer la date du service fait.

Indiquer le n de la commande.

ENTREE

Cliquer sur longlet pour effectuer votre modification.

Cette fentre apparat. Cliquer sur OUI .

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 157


SIFAC MODULE DEPENSES

Mettre en surbrillance la ligne en cliquant sur ce bouton.

Cliquer sur pour dupliquer la ligne.

Pour 2 taux de TVA, il faut crer 2 lignes dupliques.

Dans la colonne D/C , slectionner Dbit pour chaque ligne duplique.

Saisir la rpartition des montants HT.


Pour ex. : 60 HT et 40 HT.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


158
SIFAC MODULE DEPENSES

Indiquer le taux de TVA pour chaque


montant HT en cliquant sur le matchcode
de la colonne C .
Pour ex. : 19.60 % pour 60 et 5.50 %
pour 40

ENTREE

Saisir le montant TTC de la facture.

Saisir le montant TVA de la facture.

Dans longlet Taxes , vrifier les montants


TVA.

SAUVEGARDER
DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011 159
SIFAC MODULE DEPENSES

MANDANT : reprsente la structure physique la plus leve du systme dinformation.


Il correspond lenvironnement technique et cest le premier lment renseigner lors de la connexion
SIFAC (mandant 500 en base de production).

ORGANISATION DACHATS : reprsente lentit habilite juridiquement passer les commandes


(UP11).

SOCIETE : cest une entit distincte pour laquelle des tats financiers sont requis. Elles sont au nombre
de trois lUP11 : 9990 budget gnral, 4540 SAIC, 4510 CAMPUS, 4530 FONDATION.

CENTRE FINANCIER : cest lunit au sein de laquelle est mis en place le budget.

CENTRE DE COUTS : reprsente le niveau le plus fin danalyse des dpenses de la structure. Cest un
collecteur de cots (dpenses de fonctionnement, salaires).

CENTRE DE PROFIT : reprsente le niveau le plus fin danalyse des dpenses de la structure. Cest
un centre danalyse collectant directement les recettes et indirectement les cots.

DIVISION : cest la notion de sectorisation de la TVA.

GROUPE DACHETEURS : cest le niveau dautorisation de visa (Z01, Z02, Z03).

TYPE DIMPUTATION : reprsente la nature des crdits (fonctionnement, investissement, OTP).

DOMAINE DACTIVITE : reprsente le domaine de la fiscalit (lucratif, non lucratif, exonr).

DOMAINE FONCTIONNEL : reprsente les destinations LOLF (103,105,108).

FOND : dfinit lorigine des crdits.

EOTP : correspond une convention.

TRANSACTION CODE DE TRANSACTION : permet daccder une fentre de travail.

MATCHCODE : cest une liste de choix.

POSTE : cest une ligne de commande.

DABF/POLE ASSISTANCE/MLC EXERCICE 2011


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