Aspectos Tcnico-Administrativos Organizacionales

Cada institucin educativa contar con un POF y una POFA de acuerdo a las prescripciones
normativas aprobadas por la DGCyE para cada nivel, modalidad, modelo organizacional. Las
mismas sern confeccionadas anualmente.

La normativa va a fijar los responsables, los tiempos y modos en que se confeccionar la POF
de cada institucin educativa asegurando el desarrollo del PI.

Las instituciones educativas tendrn una estructura organizativa gradual, divida en grados,
aos, grupos o secciones.

En los establecimientos donde exista ms de una seccin o grupo por ao se realizar la

conformacin del agrupamiento de alumnos segn los criterios de Nivel y/o Modalidad.

La formacin de secciones, nmero de alumnos por aula y/o el espacio propio de los diferentes
modelos organizacionales van a estar determinados por instancias normativas de cada Nivel o
Modalidad para asegurar las mejores condiciones de los procesos de enseanza y aprendizaje,
garantizar el cuidado y asegurar la adecuada relacin docente/alumno/aula.

Al inicio del Ciclo Lectivo los alumnos y los padres y/o responsables debern ser informados de
los siguientes aspectos del PI:

o Rgimen de entrada, salida y retiro anticipado de los alumnos,

o Horas de apertura y cierre del establecimiento,
o Hora de inicio y finalizacin de la actividad escolar,
o Criterios institucionales de organizacin de la entrada y la salida,
o Rgimen de asistencia y puntualidad,
o Acuerdos de convivencia,
o Criterios institucionales acerca de los accidentes o enfermedades, normas de higiene
escolar y suministro de medicamentos,
o Condiciones de uso de la biblioteca,
o Modalidad del Servicio Alimentario Escolar del establecimiento,
o Los datos ms importantes para los padres y responsables del Plan de prevencin del
riesgo.

La ceremonia de promocin de Nivel de los alumnos de los establecimientos de gestin estatal

se podr realizar fuera del horario escolar y de ser necesario- en otro edificio, enviando un
informe previo a la Supervisin Areal y al Consejo Escolar.

Estados Administrativos

Los estados administrativos escolares de los establecimientos de gestin estatal son los
instrumentos de registracin en donde se lleva el registro de la actividad de la Institucin
educativa con relacin a los siguientes aspectos:

o Los procesos de enseanza y de aprendizaje,

o La trayectoria de los alumnos y alumnas,
 o Los aspectos relacionados con el desempeo de docentes, administrativos y/o
auxiliares de la educacin,
o La relacin con los padres y/o responsables y la comunidad,
o La seguridad de las personas,
o Los aspectos relacionados con la infraestructura y el patrimonio.

Estos estados administrativos estarn bajo la responsabilidad de las autoridades competentes,

la custodia ser del Secretario y/o Prosecretario, de acuerdo a las pautas establecidas por la
autoridad jurisdiccional. El Director ser responsable cuando no existiere Secretario en la POF
de la Institucin.

Las siguientes prescripciones sern aplicables a los estados administrativos:

o Se numerarn en forma correlativa a partir del N 1, no se aceptarn enmiendas ni

raspaduras, y los posibles errores debern testarse.
o Cuando el error no pudiera ser salvado, el director del establecimiento deber anular
el folio e indicar a qu otro folio lo transfiere.

En los establecimientos de gestin estatal se aplicarn, en relacin con el archivo y la

destruccin de los estados administrativos, las prescripciones establecidas en el Reglamento
General de Archivo.

Actas

Es el documento que trae aparejado su conservacin en tanto sea respaldo y garanta de

hechos y derechos. Este debe ser archivado de manera de fcil acceso e identificacin.

Objeto de las Actas: dar cuenta de determinados hechos o circunstancias dados en un

determinado tiempo y espacio, relacionados a las cosas y/o las personas alcanzadas por la
actividad de la institucin educativa.

Requisitos de las Actas: el Acta deber contener: lugar y local, fecha y hora, autoridades y
personas presentes, motivo, desarrollo y conclusiones. Si hubiere, lugar y horario de
finalizacin y firma de los presentes. Si el acta se confeccionara en relacin a un expediente en
trmite deber consignarse la identificacin del mismo.

En caso de expedirse copia del Acta se har constar la leyenda: se labran (tantos) ejemplares
de un mismo tenor, firmas y aclaracin de las mismas.

Libros

Es un cuerpo nico de registracin que debe contar con apertura, rbrica y cierre.

Apertura y rbrica de los Libros: cada libro deber ser abierto mediante acta de habilitacin en
la primera hoja, indicando el destino y la fecha de apertura.

La rbrica le corresponder siempre al Director. La misma consistir en el foliado, con sello de

juntura e identificacin de la primera pgina del destino del libro y del total de fojas.
Cierre de los Libros: una vez que los folios estn completados, la ltima foja se utilizar para el
cierre, poniendo fecha e identificacin del nuevo libro que se habilite, a los fines de asegurar la
correlacin numrica de los libros.

Libro de registro del nmero de actas institucionales: en l se registrarn numrica y

cronolgicamente las actas que se realicen en el establecimiento, consignando el objeto de la
misma. Ser de conservacin permanente.

Libro de informes de Inspeccin: en l se registrarn las visitas, los informes y asesoramientos

de supervisin realizados por las autoridades competentes. El inspector deber rubricarlo y
foliarlo. Ser de conservacin permanente.

Libro matriz: su objeto es registrar administrativamente la trayectoria escolar del alumno con
el fin de acreditar y certificar segn el diseo curricular respectivo y las prescripciones
especficas que se establezcan para cada Nivel y/o Modalidad. Los asientos consignarn los
ingresos, pases, egresos y/o reingresos, las equivalencias y su dictamen aprobatorio. Ser de
conservacin permanente.

Libro de temas: da cuenta tanto del cumplimiento de la carga horaria/cargo como su

correspondencia con la planificacin anual y certifica la real prestacin de las obligaciones a
cargo del docente segn las prescripciones establecidas para cada Nivel y/o Modalidad. Ser
llenado y firmado por el docente al inicio de las clases y en l se consignarn los temas y las
actividades de cada una de las clases. Se conservar hasta finalizar el respectivo Ciclo lectivo.

Libro de Actas de exmenes y/o equivalencias: segn las prescripciones establecidas de cada
Nivel y/o Modalidad corresponder uno para exmenes previos y uno por cada ao y divisin,
numerados en forma correlativa. Se habilitar uno para exmenes libres, segn el Plan de
estudios y otro de equivalencias acordadas en el marco del Rgimen de promocin, asistencia
y evaluacin. Ser de conservacin permanente.

Libro de Actos: es opcional y en caso de llevarlo la Institucin deber respetar las normas del
protocolo ajustadas al Calendario escolar vigente. Cada Acta deber contener: lugar, fecha,
hora, motivo, autoridades presentes y otras personalidades asistentes al acto, programa y
firmas.

Libros de cooperadoras: las Asociaciones Cooperadoras debern llevar los libros que la
normativa vigente establezca, los que debern foliarse y rubricarse ante el Consejo Escolar de
Distrito.

Registro

Es el archivo ordenado para preservar documentacin de diferente origen, en los distintos

soportes. Su contenido se clasificar numricamente y por tema.

Registro de la Institucin: es el estado administrativo que registrar lo siguiente:

o Copia del acto administrativo de creacin de escuela, de la imposicin de su nombre y

de la resolucin del traslado del edificio si lo hubiere, cierre y/o uso compartido y uso
de instalaciones ajenas.
 o Toda documentacin referida a la ampliacin, refaccin o construccin del edificio,
con especificacin de trmites.
o La documentacin que da cuenta del Patrimonio material e inmaterial del
Establecimiento, con las respectivas altas y bajas de bienes llevadas con arreglo a la
normativa prescripta para los Bienes del Estado y registradas bajo orden numrico,
con su respectivo cdigo, descripcin del bien, procedencia y valuacin.
o El estado administrativo que da cuenta del tipo de POF con que cuenta el
establecimiento y las circunstancias de su efectiva cobertura (POFA) con arreglo a la
normativa vigente.
o Las estadsticas provinciales y nacionales que, requeridas por la DGCyE, den cuenta de
los datos reunidos por la Institucin.
o La documentacin pertinente, si el establecimiento contara con transporte escolar y/o
vehculo propio, los que contrate la Cooperadora o aquellos que sean provistos por la
DGCyE o terceros.

Este Registro ser de conservacin permanente.

Registro del PI: es el estado administrativo que registrar todo lo que le concierne al PI en las
siguientes materias:

La referencia de los documentos que dan cuenta de todos los aspectos que conforman
el mismo, de acuerdo con lo prescripto por el artculo 95 y concordantes de este
Reglamento y su respectivo lugar de archivo.
La referencia de la documentacin que d cuenta de las actividades escolares
desarrolladas en el marco del PI y su respectivo lugar de archivo.
Los estatutos u otra documentacin que den cuenta del modo de participacin de la
comunidad educativa y su respectivo lugar de archivo.

Este Registro ser de conservacin permanente.

Registros referidos a los alumnos:

- Registro de Matrcula: registra el cumplimiento de los datos filiatorios y dems

documentacin requerida a esos efectos al alumnado del establecimiento.
- Registro de Asistencia: registra la asistencia aplicable segn el Nivel y/o la Modalidad.
- Registro de Certificados de Nivel y/o Estudio: registra las certificaciones parciales o
finales de la cursada de los alumnos segn Nivel y/o Modalidad.
- Registro Anual de Calificaciones: registra anualmente el resultado obtenido por cada
alumno con relacin a los Regmenes de asistencia, evaluacin y promocin aplicable
segn Nivel y/o Modalidad.
- Registro de Egresados: da cuenta de la terminalidad de los alumnos del
establecimiento, segn Nivel y/o Modalidad.
- Registro de Equivalencias Acordadas: da cuenta de la terminalidad de las equivalencias
otorgadas a los alumnos por sus cursadas en otros planes de estudio, conforme las
prescripciones aplicables segn Nivel y/o Modalidad.
Todos los registros previamente mencionados son de conservacin permanente a excepcin
del Registro de Asistencia, el cual ser conservado por cinco aos.

Registros referidos a los docentes:

- Registro de Altas y Bajas: da cuenta de los ingresos, egresos y reingresos de los

docentes del establecimiento.
- Registro de Calificaciones: da cuenta de las calificaciones anuales de cada uno de los
docentes de la Institucin.
- Registro de Prestacin de servicios y cumplimiento de horario: da cuenta del
cumplimiento de la asistencia al cargo y carga horaria diaria y/o anual que le
corresponde cumplir a cada docente y de las ausencias, justificadas o no, en las que
incurra.

Todos los registros previamente mencionados son de conservacin permanente.

Otros registros:

- Registro de Actuaciones Judiciales: da cuenta de las comunicaciones judiciales

recibidas por la escuela.
- Registro de Notificacin y/o Comunicacin: acredita el cumplimiento de las
notificaciones y/o comunicaciones ordenadas por la DGCyE, sea cual sea el objeto de
las mismas.
- Registro de Retiro anticipado de alumnos: registra el retiro de los alumnos antes de la
finalizacin del horario de clases, por razones debidamente fundadas.
- Registro de Accidentes y/o enfermedades de los alumnos: da cuenta de los accidentes
y/o enfermedades manifestadas mientras el alumno se encuentra bajo cuidado de
autoridad educativa.
- Registro de Contralor: da cuenta de las constancias de Contralor remitidas por la
Institucin a los efectos de la liquidacin de haberes y confeccionadas de acuerdo a las
prescripciones de la DGCyE.
- Registro de Museo escolar/Archivo histrico: el mismo ser llevado sin perjuicio del
registro de inventario patrimonial.

Todos los registros mencionados con anterioridad sern de conservacin permanente a

excepcin del registro de Retiro anticipado de alumnos y el de Accidentes y/o enfermedades
de los alumnos, los cuales se conservarn por tres aos.

Legajos

Son los estados administrativos que dan cuenta de todos los antecedentes correspondientes al
personal y a los alumnos de la Institucin.

Personal docente

1. Seccin del personal

1.1 Ficha del personal.

1.2 Ficha de situacin de revista en contratapa de Legajo.

1.3 Ttulos.

1.4 Certificados de Capacitacin cursados y dictados.

1.5 Designacin y/o asignacin de funciones.

1.6 Puntaje segn situacin de revista.

1.7 Certificado de aptitud psicofsica.

1.8 Declaracin Jurada.

2. Seccin administrativa

2.1 Planilla resumen de asistencia anual.

2.2 Licencias

2.3 Constancias de asistencia a actos escolares u otro tipo de constancias.

3. Seccin conceptual

3.1 Concepto anual.

3.2 Actas de observacin de clases.

3.3 Toda otra nota referida al desempeo del docente.

Todas las hojas foliadas y con su ndice correspondiente.

Personal administrativo y/o auxiliar de la educacin

1. Seccin del personal

1.1 Ficha del personal.

1.2 Ficha de situacin de revista en contratapa de Legajo.

1.3 Ttulos.

1.4 Certificados de cursos realizados.

1.5 Designacin.

1.6 Certificado mdico.

1.7 Declaracin Jurada.

2. Seccin administrativa

2.1 Planilla de asistencia anual.

2.2 Licencias.

2.3 Constancias de Asistencias a actos escolares u otro tipo de constancias.

3. Seccin conceptual

3.1 Concepto anual y todo otro dato considerable a los efectos de los ascensos, conforme
legislacin vigente.

3.2 Actas de observacin de su desempeo.

3.3 Actas de observacin de su desempeo.

Alumnos

1. Solicitud de inscripcin correspondiente, segn nivel y/o modalidad.

2. Fotocopia autenticada del Documento Nacional de Identidad.

3. Fotocopia autenticada de la Partida de nacimiento.

4. Fotocopia autenticada del Nivel inmediato anterior o curso.

5. Certificado analtico parcial: para los casos de pases del Nivel Secundario.

6. Certificado de salud.

7. Certificado de vacunas: copia autenticada de la libreta sanitaria.

8. Certificados buco-dental.

9. Solicitud de reincorporacin.

10. Ficha del alumno (fotocopia autenticada de los boletines de calificaciones y de inasistencias
por ao cursado, cuando correspondiere al Nivel y/o Modalidad).

11. Fotografa del alumno, tamao 4x4.

12. Todo antecedente relacionado con su situacin institucional.

13. Las autorizaciones de padres y/o responsables para el ingreso y egreso del alumno al
establecimiento.

14. Las actas relacionadas con el alumno.

15. Las decisiones, debidamente documentadas, de las autoridades competentes referidas a la

familia y sus distintas constituciones posibles.

Todas las fojas debern estar foliadas. En la parte interior del legajo, del lado de la solapa, se
colocar el ndice correspondiente.

Todos los legajos anteriormente mencionados sern de conservacin permanente, a excepcin

del legajo de alumnos, el cual se conservar por tres aos desde el egreso.
Los instrumentos de comunicacin entre la escuela y los padres:

1. Cuaderno de comunicados: debe comunicar novedades relacionadas con la implementacin

del diseo curricular y sus posibles variaciones diarias y otro tipo de comunicaciones de la
institucin.

2. Boletines de calificaciones e inasistencias: dan cuenta de la evolucin acadmica del alumno

y del cumplimiento del rgimen de asistencias, segn Nivel y/o Modalidad.

3. Otros: la institucin podr utilizar otros medios complementarios de comunicacin para la

mejor relacin con los padres y/o responsables.

Archivo institucional

Lo dispuesto respecto de los libros, registros, legajos y otros instrumentos sern de aplicacin
en cada Institucin segn el Nivel o Modalidad al que pertenezcan. Cada institucin podr
habilitar otros instrumentos para registro de la actividad institucional.

Las Instituciones de gestin privada llevarn los estados administrativos establecidos por la
normativa vigente a los efectos de permitir su supervisin por la autoridad correspondiente.