GESTION DES PROJETS FSjEST POLYCOP FSJEST Résumer les Cours et Organiser les Polycopiés http://polycop-fsjest. blogspot.com Sciences Economiques et Gestion Licence fondamentale Semestre 5 Prise des notes sur la base de (Cours de Prof Mme Jaridi) GESTION DES PROJETS FSJEST Année universitaire 2015-2014GESTION DES PROJETS FS}EST 1. Introduction Définition : Un projet c'est un “processus unique qui consiste en un ensemble «activités coordonnées et maitrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme aux exigences spécifiques telles que les contraintes de délais, de coiits et de ressources.” Ensemble |——+- Utilisation des ressources des activités |-—>)- Budget coordonnées -——>}- Respecter les spécifications J (Coats, délai, performance) Processus But : Atteindre Date de début Vobjectif et de fin Satisfaction = Besoins Exigences Le projet implique = unobjectit = un début et une fin explicites = des actions & entreprendre... = avec des ressources données == Cadre temporel % Une sequence dactivités uniques, complexes et connectées, avec pour but d’atteindre un objectif. Ceci devant étre réalisé 4 l'intérieur d’un cadre temporel, d'un budget et en respect de spécifications. [Wisock, Beck, Cane; Effective Project Management, 2nd Eton, Wileyana Sors, New York, 2000) % Un projet est un en: fin, entreprises par un individu ou une entité pour atteindre des objectifs spécifiés en respectant des paramétres de coiits, délais, qualité et de performances. (DM) mble unique d’actions coordonnées avec des dates définies de début et de Spécifications Cahier des Techniques et Qualité | charges Ressources Planning Budget Specifications techniques : Qu’est-ce qu'on veut faite? (dentifir les implications techniques du projet) (lentifier le niveau de qualité exigé) ‘© Temps : En combien de temps ? Quel este delat accordé ?(Eablir un planning) © Coit: Combien va-tilcouter? (étblirle budget) (Quelle sot es repputees dont on tora besoin? Les eyont-noas? (ovens faancles, techniques et haraia) = (Quelle onpansation fat adopt) ?GESTION DES PROJETS FSJEST Projet Activités traditionnelles Fournir un produit nouveau Fournir ua produit connu Début et fin définis, Continw Equipe temporaire Organisation stable Unique et complexe Répétitif et bien compris Date de fin et coiits totaux difficiles 4 prévoir | ‘Temps et coiit basés sur l'expérience des années antérieures Les caractéristiques d’un projet : les projets ont des buts et objectifs clairement définis pour produire des © Les projets ont un objecti résultats clairement définis. Leur but est de résoudre un «probleme», ce qui implique une analyse préalable des besoins suggérant une ou plusieurs solutions. ‘* Les projets sont réalistes : leurs objectifs doivent étre réalisables, ce qui implique la prise en compte rion seulement des exigences, mais aussi des ressources financiéres, humaines et organisationnelles disponibles. ‘© Les projets sont limités dans le temps et dans Pespace : ils poss déroulent dans un licu et un contexte spécifiques. ‘* Les projets sont complexes : les projets peuvent faire appel, en méme temps, 4: ~ Diverses competences ~ Divers moyens (financiers et techniques) ~ Divers partenaires (fournisseurs, conseil, contrale, adm etc...) -dent un début et une fin et se — Divers ressources (internes /externes) ~ Divers natures de besoins Ete. ‘* Les projets sont souvent collectifs : les projets sont souvent le produit d'une entreprise collective. Is sont conduits par une équipe, impliquent divers partenaires ct répondent aux besoins d'un public cible. ‘© Les projets sont uniques : les projets naissent d'une idée nouvelle. Ils apportent une réponse spécifique 4 un besoin (probleme) dans un contexte spécifique. Ils sont innovants. ‘* Les projets sont une aventure en soi : chaque projet est différent et novateur sil implique forcément une certaine ducatitude et des risques ‘Les projets doivent étre évalués : les projets sont planifiés et onganisés et doivent étre évalués dans le temps et dans espace. ‘+ Les projets sont constitués de plusieurs phases : les projets se composent de phases distinctes et identifiables : (Le projet = étapel + érape2 + Plusieurs ‘stapes: Phases distinctes. Eval Objectif Résoudreun problime Organisation et verification Réalste : Implicationdes différentes Nouvelle idée Début et findansun Hieuspécifique, Tomplexe? ‘Compétences, moyens, ressources, nature de besoinGESTION DES PROJETS FS}EST 2. Le cycle de vie de projet Un cycle de vie est une organisation logique des activités qui jalonnent la vie d'une production, depuis Tidée qu'on en a eu ou l'identification du besoin jusqu'a son obsolescence ou son arrét d'utilisation. + Décomposer le projet en plusieurs phases ou en plusieurs étapes est 'approche adoptée et la plus cohérente pour réaliser un projet. = Le déroulement d'un projet se résume & un enchainement d'une succession de phases et de point clés intermédiaires appelés les 'jalons’. = Chaque changement de phase est validé par une revue. + Une revue permet d'autoriser aprés un examen critique, le changement de phase si ses objectifs attendus ont été atteints, + Les facteurs clés d'échec d'un projet : - Le manque de clarification des besoins et objectifs. - Le choix d'un manager de projet inadéquat ~ Association et implication trop tardive de l'ensemble des acteurs concemné: ~ Le manque de support et dimplication du top management - Liimprécision des tiches déterminées - Llabsence de recours une méthode de management de projet Le manque de volonté et d'envie de finaliser le projet * Les facteurs clés de succés d'un projet : - L'implication des membres de léquipe projet - La précision de estimation initiale des coats ~ Les compétences et connaissances de l'équipe projet - La disponibilité des ressources - L'efficacité de la planification et du suivi et du contrdle du projet ~ Llabsence ou le peu de difficulté dans la phase de lancement ~ Une focalisation de 'équipe projet sur lobjectif plutot que sur les problémes relationnels et humains ~ Llabsence dorganisation et de controle bureaucratique - La proximité et disponibilité du manager de projet - Une liste établic ct claire des critéres de suceés. + Etape, outils et méthode de gestl ¥ Formation de projet ct étude de faisabilité (tapes et outilles) > Planification (Méthodes et outils) > Exécution, Suivie et Evaluation (Techniques et maitrise)GESTION DES PROJETS FS}EST Etude de rentabilité du projet : Coit d'investissement (frais, cotits amortissables ...) Dépenses (Charges F et V ...) Recettes Valeur résiduelle Récupération du capital investie DRI Actualisé, DRA Valeur Actuelle Nette Indice de profitabilité ‘Taux interne de rentabilité Sy: grandes phases de projet Définition Exécution Cléture “Identification des ~ Préparation du plan Lancement da Verifications des besoins Exablir les viches projet. tiches = Déterminer les Elaborer un budget Suivie et Contrdle Evaluation et objectifs ~ Batol lev eeques des taches. validation de projet = Blaborer les Rapportage sur Archivage des Stratégie Vétae des travaus. résultats. Cahier des Résultats Evaluation du charges Plan de projet Livrables Plan d'action 3. Gestion des risques : © Définition Dicticiniatie: Danger éventuel plus ou moins prévisible Eventualité d'un événement ne dépendant pas exclusivement de la volonté des parties et pouvant causer la perte d’un objet ou tout autre dommage. Evénement contre lequel on peut s’assure. ISO (International Standards Organization : Conséquence potentielle d’une menace exploitant une vulnérabilité d’un bien ou d'un groupe de bien, Pour un projet, Possibilité qu'un projet ne te pas conformément aux prévisions : Date, Cotit, spécifications, techniques, ressources humaines, événements imprévisibles (gréves, crises) Ces écarts considérent comme inacceptables. + Les étapes de gestion des risques du projet : (> Identification et analyse des |» Evaluation hiérarchisé des risques Etude de faisabilité |___, Traitement des risques Conception de projet |__,. Suivi et contrdle des risques (capitalisation et documentationGESTION DES PROJETS FSJEST * ‘Types des risques ; ‘Type des risques 1, Identifier >> 2. Evaluer >> a 4. Suivre : = Prévenir : Réduite 00 | ng d - Analyser les - Prévoir les liminer la menace Sareea menaces et menaces “Se protger; Réduire | Memen cngsees Pimpact. ~ Poids Impacts. | aportée de Timpacte | ee en ~ Transférer. al Détecter Estimer Intervenit| Pilotage * Identification des risques : O Les objectifs fondamentaux doivent commencer une démarche de maitrise des risques. O Valider mettre 4 jour le cabier des charges fonctionnel. O Fa disponibitité des ressources. étre formalisé t négociés. Sans objectifs clair, impossible de > Méthodes : "PBS, IBS O Identifier les risques associés 4 chaque tiche. * Chronologe du proet O Recherches des risques associés aux différentes phases du projet (conception, définitions des objectifs, négociation des contrats, etc. "Types de risques (prafil de risgu O Par fonctionnalités ou technologies (méthodes de développement, base de données, tests, etc. O Spécifiques au domaine du projet. > Techniques d’identification : O Interviews et remue-méninges ; O Diagramme d’ISHIKAWA 5 O Analyse multicritére O La méthode ABC ; O Analyse systémique ; O Analyse fonctionnelle et processus (AMEDEC) 6GESTION DES PROJETS FSJEST > Identification de risque (Exemples) Planification trop optimiste ; Performance trop ambitieuses ; Budget sous-évalué ; Eléments contractuels imprécis ; Nouvelle technologies non maitrisées 5 Nouvelles procédures non maitrisées ; Manque de pilotage ; Exigences mal spécifiées ; Evaluation des exigences (demandes de changements) ; ° Evaluation des risques: oooooocooo Probabilité élevé Probabilié faible Gravité = Probabilité de la menace X Poids de impact Impact (Gravité) QO Objectif, coat, délais Classification des risques OD Numérique ou qualitatit > Evaluer impact de risque sur le projet : O Limpact d'un risque se veut étre les conséquences du risque sur le projet O La probabilité d'un risque est le degré possible ¢’apparition ou non du risque > Analyse qualitative et quantitative de risque: O Soit en affectant une note (baréme a définir : 1, 2, 3, ...) O Soir en affectant un eritére (trés léger, léger, modéré, grave) Soit cn affectant un poids financier Probabilité (fréquence) : O numérique ou qualitatit > La hiérarchisation des risques et la couverture prévisionnelle : O Suite & ta mesure de impact et de la probabilité d’apparition du risque, il est possible d’en déduire la criticieé du risque. Q Cette notion de criticité va permettre de hiérarchiser les différents risques du projet. LA CRITICITE = Impacte x probabilités La eriticité se veut étre le produit de impact avec la probabilité d’apparition du risque. Les différents cas de qualifications possibles pour un risque, & savoir * Risque faible * Risque moyen * Risque élevé * Risque inacceptableGESTION DES PROJETS FS}EST > Méthode prospective : «5M» @ISHIKAWA Appelée aussi « Aréte de poisson » Il permet de rechercher les risques possibles parmi 5 © Lamatiére © Lamain @euvre © Le matériel * Lemilieu * Les méthodes Sa Probabilité Tres faible Faible ‘Moyenne Risque faible Impact Risque faible * Prévenir : Réduire voire éliminer apparition de la menace * Protéger : Minimiser voire supprimer le poids de Pimpact * Transférer : Déporter pour tout partie du risque sur un * Accepter : Assumer le risque en toute connaissance de cause. * Sulvi et contréle du risque : = Un risque jugé «a suivze » devra faire Pobjet d’un suivi attentif, avec la mise en place d’actions préventives et d'une couverture. = Un risque jugé « A réduire » doit étre analysé et des actions correctives doivent étre effectuées pour réduire Pimpact ou la probabilité d’apparition du risque. ~ Un risque jugé « inacceptable » peut remettre en cause la faisabilité du projet. G |<4— Zone de risque inacceptable risque acceptableGESTION DES PROJETS FSJEST ‘* Gestion des risques : Résumé - ANALYSE TGENTIFICATION LIT TSD Brinstrming ¥ ‘ MAITRISE Checicist Risques ’ Probable ESTIMATION Risques: + Impact {crmere Je RISQUES| RESIDUELS. srTrat. Taos | [Leven | (ice) Impact eottiesiai ¥ PLAN DACTIONS,GESTION DES PROJETS FS}EST 4. La planification de projet Découpage Consolider Realisation calcul le projet en Féquipe de d'un actualisé de Dégager les moyens financiers, RH, taches projet calendrier rentabilité : matériels * Définition de la planification ; + La planification consiste & déterminer des objectifs précis et & mettre en ceuvre les moyens propres & les atteindre dans les délais prévus. “Le petit Robert." “ Crest activité qui consiste 4 déterminer et 4 ordonnancer les tiches du projet, 4 estimer leurs charges et A déterminer les profils nécessaires & leur réalisation. + Activité qui consiste & déterminer et & ordonnancer les téches du projet, 3 estimer leurs charges et & déterminer les profils nécessaires 4 leur réalisation : ~ Définir les tiches et leurs dépendances. = Mesures le projet en termes de durée = Optimiser Vorganisation des taches dans le temps + Affecter les ressources. Projet Avant-Projet_ | | Concept détaillé) | Planification Déroulement Cloture Pourquoi? ‘Comment? Quand ? Réaliser le plan] F Bilan Quoi? Avec quels Archivage # Il Sagit au cours de Pétude (ensemble dorganiser le projet, Cest-A-dire + Décomposer le projet (produits, tiches) en éléments simples (W ~ Affecter produits et tiches aux responsables. + Planifier le développement. + Mettre en place les dispositifs permettant le pilotage. +, OBS, RBS). = Les liens entre ces activités ~ Les conteaintes extérieures COMMENT ? + Bvaluer la durée de chaque activité + Calculer les dates prévisionnelles de réalisation de ces activités : dégager le chemin critique. = Identifier clairement les responsabilités sur chaque activité. + Mettre & jour en continu COMBIENT ? Le coiit de projet. Qui ? Compétence intervenant dans exécution des projets * Construction d'un scénarlo de référence décrivant : ~ Les objectifs ; - Lecontenu (les activités . + Les moyens (ressources humains, financiéres ...) ; ~ Lrorganisation (circulation de l'information, compétences) 10GESTION DES PROJETS sist Pourquoi planifier ? + Maitre les cont + Minimiser les cotits du projet ~ Respecter la qualité + Optimiser Putilisation des ressources (matiéres et humaines) Lunité idéate dépend de chaque projet : + Minutes, jour, semaine, mois ? Test important de définir des tAches « jalons » - Bvénements ou condition marquant le début ou Pachévement d’un ensemble de tiches. + Validation de Pavancement du projet. > Durée, Planifier Cest une décision qui consiste a déterminer 4 Pavance des moyens pour produire les livrables : © La planification sert a définir le contenu (scope) du projet ‘* Le plan du projet permet de présenter et Pexpliquer au client, 4 Ventreprise, a Péquipe et aux fournisseurs ce qui va se passe, comment (Je contenu du projet) et quand : = La planification sert & maitriser les délais. - La planification sert & réduire les coats. - La planification sert @ respecter la qualité, Caren or * Les outille de planification : O Poser les bases de qui est demandé => Cahier des changes fonctionnel OF Cahier des charges + opérations nécessaires la réalisation => Diagramme des travaux OF Diagramme des travaux + qui fait/ coordonne quoi => Matrice RACI / diagramme des responsabilités) OD Diagramme des responsabiltés + durée et ordre des tiches => PERT O PERT + Ressources disponibles => GANTT (Calendrier du projet) 1, Llorganisation des tiches (WBS) 2. Le réseau logique (PERT) 3. Le chemin critique 4. La planification des ressources 5. Le diagramme de GANTT * Les étapes de la planification de projet : La méthodologie 4 suivre pour la planification cons — Découpage le projet en tiches — Consolider l'équipe projet Réaliser un calendeier du projet en optimisant ensemble des tiches — Actualiser le calcul de rentabilité du projet Dégager les moyens financiers, les ressources humaines et matérielles. tea 1GESTION DES PROJETS FSjEST » Découpage chronologique du projet; est le découpage intial, il sagit de décomposer de facon structurée et précise le projet en sous ensemble. Ce découpage se fait jusqu’a un niveau de détail optimum qui permet de garder une vue d'ensemble du projet. A partir du découpage initial, découpage en taches élémentaires est élaboré. Les tiches élémentaires correspondent aux (actions & entreprendre pour arriver au résultat. Elles commencent par un verbe d'action qui oblige & bien définir la tiche :(Elaborer,stimulé, router ..) - Un niveau de découpage élevé permet d'identifier des taches de plus en plus simples. Ceci facilite le travail REGARDS SUR UN PROJET eo + PREPARATION > F--= sae Sues a OE - Identifier des sous-ensembles quasi autonomes, présentant des caractéristiques suivantes 1. chaque sous-ensemble du projet donne lieu 4 un résultat bien identifié, 2. La charge propre 4 chacun peut étre évaluée. . Les contmaintes denchainement entre sous-ensembles sont repérable (liés/paralléles) 4, Le découpage est fait a des mailles différentes, un sous-ensemble étant a son tour souvent, décomposé. Y Les techniques de découpage En découpant le projet en fonction des produits 4 livrer (PBS) OQ En découpant la fourniture selon des critéres fonctionnels (WBS) Q En découpant la fourniture selon la structure de ressources (RBS) O En découpant le projet selon les responsabilités (OBS) WBS : Work Breakdown Structure : en francais : Structure de découpage du projet SDP 0 jeurs niveau avant de les hiérarchiser en plusieurs niveaux * OBS : Organisation Breakdown Structure : L’organisation humaine du projet ou bien le choix des collaborateurs. = RBS dépendant de nombreuses maniéres S’agit d'une opération de découpage minutieuse du projet en sous-ensembles et 3 pl istimation de la charge : Estimation du volume travail et les cadres du projet peuvent étre O Le coiit par maniére a’ O Le coiit par livrable O Le coiit par étape principale, ou coiit par catégorie (travail interne, travail externe, formation, fourniture...) O Incluez également un bref planning montrant la date de début du projet, les principales étapes et la date de fin Y Planification des ressources : nition : ~ Définir les ressources nécessaires en qualité (compétence) = Définir les ressources nécessaires en quantité (combien) - Définir 4 quel moment ces ressources seront nécessaire - Définis le r6le de chaque collaborateur. © Ce fait en lien directe avec l’ordonnancement des taches. wipe 12GESTION DES PROJETS FSJEST O Document de taal Une feuille de réservation des collaborateurs impliqués = Un tableau des compétences et des disponibilités ~ Une matrice des responsabilités = Unhistogeamme des charges d’activités = Une liste des collaborateurs du projet + autres parties prenantes. > Ordonnancement des taches 1, 2,3... La réalisation de Fobjectif suppose l'exécution préalable de multiples tiches soumises a de multiples contraintes. Lordonnancement : I sagit de trouver un ordre et un calendrier d’aetivation de ces tiches que ces contraintes soient satisfaites. - Pour procéder a Pordonnancement des téches, il faut, pour chaque tiche élémentaite, lister les taches antérieures, au vu des informations collectées sur le terrain. Le planning doit permettre identification de Fordonnancement des tiches du projet. Dans le cas d’un projet comportant un nombre important de tiches successives. Les méthodes dordonnancement permettent leur séalisation dans un ordre logique et dans des délai Les étapes de l'ordonnancement : Q Lancement démarrage des opérations selon le calendrier. O Suivi : supervision de Pexécution et vérification de Padéquation avec la planification. O Retance : ajustement en fonction des imprévus. > ¢ sce ing (PERT et GANTT): v Procédure : O Etablir la liste des tiches Découpage) Q Déterminer les conditions dintériorité (L’ordonnancement) Q Tracer le réseau de PERT Q Tracer le diagramme de GANTT O Calculer les dates des tiches O Calculer les marges totales de chaque tiche Q Déterminer le chemin critique O Construire le planning du projet ¥ Outils O Excel OMS project O Autres plus spécifiques (Gantt project). ¥ Techniques de planification : Deux techniques ‘Tache, durée => PERT] => Durée minimale, Lattitude entre deus tiches Ressources, Conditions => {GANTT| => Calendrier de travail, Utilisation des ressources Y Démarche pour élaborer le réseau PERT 1. Définir la date de début ou de fin du projet Elaboration de réseau logique Affectation des ressources et élaboration du plan de charge Lissage et/ou nivellement Planning de référence — Plan de charge de référence EE}GESTION DES PROJETS FSJEST 5. Le digramme de PERT alla fin des anni cinquante, larmée américaine, traumatisé par lavance des russes (programme Spoutnik) congoit une nouvelle technique d’ordonnancement qui devait conduire 4 des gains de temps importants dans la réalisation de ses missiles & ogive nucléaire Polaris : c'est la technique PERT. © Signification: Programm Evaluation and Review Technique ‘Technique d'ordonnancement et de controle des programmes Ladjective anglaise «PERT » signifiant «malicieux» Cette méthode s'est ensuite étendue 4 l'industrie américaine puis a Vindustrie occidentale. ° Définition PERT est une méthode consistant & mettre en ordre sous forme de réseau plusieurs tiches qui grice & leur dépendance er & leur chronologie concourent routes & Pobtention un produit fini A instar du diagramme GANTT, la méthode PERT s’attache & mettre en évidence les liaisons qui existent entre les différents tiches d’un projet et & définir le chemin dit *critiquet. Le réseau PERT : Q Permet de faire apparaitre les possibilités de parallélisme Donne les dates de fin de projet possibles ‘+ Démarche PERT: 1 Une tiches est définie par des contraintes ; O De durée : délais a respecter pour sa réalisation Q Dyantériorité : certaines tiches doivent étre terminées avant dautres, De simultanéité : certaines tiches peuvent étre réalisées en mémes temps, O De production : temps d’occupation du matériel ou des hommes qui Putlisent. ——— Le réseau PERT est composé c’étapes et de tiches Les taches : on représente les tiches par des fléches. La longueur des fléches n’a pas de signification ‘© Etape : On appelle étape, le début ou la fin d’unc tiche. Habitucllement on numérote On indique aussi leur temps de réalisation au plus tot et au plus tard. Etape 0: début A Erape 1: fin A Etape 1 : début tache succédant aA a: a Ww ld 14GESTION DES PROJETS Es}EST Le chemin critique ; Le réseau PERT permet de déterminer le chemin critique (critical path) Chemin critique ; Ensemble des tiches eritiques OO Tiches critiques: viches qui retard la fin du projer si el est elle-méme en retard. Les tiches du chemin critique ont une marge (totale et libre) sulle Sill n'y a que des liens fin-début, le chemin critique est le chemin le plus long Exemple: Tache | Durée | Antécédent A 2 = B 3 A c 1 - D 2 c E 4 BD Calcul de début vers la fin: Date au plus tard (DTA) : On ajoute La durée de la tache suivante : les durées des taches dans cette case Duréede A + duréede B=2+3=5 P a. 6~¢ Calcul de fin vers le début : Date au plus tat (DTO) DTO = DTA- la tache précédente 9-425 Marge totale de étape X = DTO (Etape X) - DTA (Etape X) Marge libre de I’étape X = DTA (Etape X) - DTA (Etape X-1) ~ Durée de la tache entre X et X-1 Etape DTA DTo MT ML ° 0 0 0 ° 1 2 2 0 2 5 5 0 3 1 3 2 4 9 gi Marge totale de l’étape 1 = DTO (Etape 1) ~ DTA (Etape 1) MT (1) Marge libre de I’étape 3 = DTA (Etape 3) - DTA (Etape 5) - Durée de la tache D ML (3) =(5-3)-2=0 Le calcul part de I'étape finale et remonte vers le début du projet ‘Tache E vient aprés B et D. Dans le calcul au plutét et dans le cas de la convergence de deux taches, on prend la date maximum (Max) Le chemin critique est identifié par la similitude des dates FIN/DEBUT au niveau des étapes. Le chemin critique est donc constitué des taches dont les dates de fin et de début sont de laméme valeur. Dans notre cas : E-B-A Bon commage a Loulte)o