CLASIFICACIN DOCUMENTAL EN ENTIDADES PBLICAS Y PRIVADAS

Presentado por:

MANUEL SANTOS RAMIREZ TORRES

SENA- VIRTUAL
ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
NUEVA GRANADA (MAGDALENA)
2017
CLASIFICACIN DOCUMENTAL EN ENTIDADES PBLICAS Y PRIVADAS

Presentado por:

MANUEL SANTOS RAMIREZ TORRES

TRABAJO DE ACTIVIDAD 1- ACTIVIDAD DE EVALUACION

Presentado a:

JOHN ALI CERVANTES FERRER

SENA- VIRTUAL
ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
NUEVA GRANADA (MAGDALENA)
2017
 INTRODUCCIN

La clasificacin documental es la labor intelectual mediante la cual se

Identifican y establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la
estructura orgnico-funcional de la entidad.
Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en
cuenta la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una institucin a
lo largo de su gestin.
En este trabajo se desarrolla de una manera conceptual a travs de mapas
mentales, la clasificacin documental en las entidades pblicas y privadas,
teniendo en cuenta las directrices que encontramos en las normas que rigen
esta labor tales como El Acuerdo 042 de 2013 , Norma NTC 4095 , y la norma
internacional de descripcin archivstica ISAD (G) 2000. A continuacin podr
encontrar los mapas mentales que corresponden a la clasificacin documental
en entidades pblicas y privadas

R/TA: La importancia del ciclo vital del documento esta dirigida especificamente para poder establecer
de acuerdo al ciclo de vida que coresponde a cada documento(produccion, tramitacion y conservacion o
disposicion final) estableciendo de manera directa las edades del documento de acuerdo con su uso y
frecuencia, y de acuerdo a esto se puede determinar que clase de archivo.

B. Si usted trabaja en una empresa donde el encargado del archivo por una calamidad personal no asiste
y su jefe le indica que usted es el delegado del archivo mientras su compaero regresa al cargo, Cmo
cree que debe desempearse en el cargo si la implementacin de las TRD al momento de la bsqueda de
documentos es la adecuada?

Rta: El desempeo debe ser optimo puesto que si las TRD estn en su adecuado orden, la
organizacin del archivo fsico, debe estar en total entendimiento para cualquier persona as
sea ajena al archivo, ya que la funcin de las TDR es dar organizacin exhaustiva a cada
documento naciente en una empresa.
https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios
http://www.archivogeneral.g
 CLASIFICACIN DOCUMENTAL EN LAS ENTIDADES PBLICAS

En la clasificacin documental ya sea de una entidad pblica o privada siempre

se deben establecer dos niveles de clasificacin. El primer nivel tiene que ver
directamente con la estructura orgnica-funcional de la entidad (fondo, seccin
y subseccin), y el segundo nivel se refiere a cada una de las unidades
documentales que resultan del ejercicio propio de las funciones que se
desempean en cada de las oficinas o departamentos que componen a una
empresa o entidad cualquiera que sea.

PRIMER SEGUNDO
NIVEL NIVEL
FONDO SERIES

SECCION SUBSERIES

TIPOS
SUBSECCION
DOCUMENTALES

FONDO MUNICIPIO

ALCALDIA Y
SECCION SECRETARIAS

DESPACHOS
SUBSECION Y OFICINAS

CORDINADORES
 CLASIFICACIN DOCUMENTAL EN LAS ENTIDADES PRIVADAS

FONDO EMPRESA
PRIVADA

GRENCIAS Y
SECCION DISION
ADMNINSTRATIVA

SUBSECION DEPARTAMENTOS

SECRETARIOS Y
FUNCIONARIOS

PRIMER SEGUNDO
NIVEL ALCALDIA NIVEL
MUNICIPAL DE
ACTAS
NUEVA
GRANADA

SECRETARIA DE ACTAS DE
GOBIERNO CONCILIACION

SOLICITUD,
COMISARIA DE REGISTRO CIVIL,
FAMILIA CITACIONES,
NOTIFICACION.
 CONCLUSIONES

1. LA CLASIFICACIN DOCUMENTAL ES FUNDAMENTAL ALA HORA

DE PODER ESTABLECER UN ORDEN EN LA PRODUCCION,
TRAMITE Y CONSERVACION DE LOS DICUMENTO QUE PUEDAN
GENARSE EN CUALQUIER ENTIDAD.

2. CON LA CLASIFICACION SE PUEDE CONSTRUIR EINCLUSO,

RECONSTRUIR LA ESTRUCTURA Y FUNCIONALIDAD DE UNA
ENTIDAD.

3. EN UN CUADRO DE CLASIFICAION SE PUEDE EVIDENCIAR DE

FORMA CLARA LAS JERARQUIAS TANTO ADMINISTRATIVAS
COMO FUNCIONALES DE CADA DEPENDENCIA O DIVISIONES
ADMINISTRATIVAS, Y ESTO NOS PERMITE ESTABLECER CON
CLARIDAD LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN UNA
ENTIDAD.