AUDITORA ADMINISTRATIVA

INFORME

Naturaleza
Auditoria Administrativa

Alcance
Toda la empresa

Antecedentes
No existen

Objetivos
1. Brindar a la organizacin los elementos necesarios para mejorar su
servicio.
2. Implementar un programa de trabajo que incluya guas de accin que
permitan a la organizacin mejorar su desempeo.
3. Fomentar la satisfaccin de las necesidades de los clientes.

PLANEACIN
Visin
Status: formalizada dentro de la empresa, es decir, est por escrito y bien
definida.
Recomendacin:
Misin

Status

Al igual que la visin, s se encuentra por escrito, y presente en los documentos

que as lo requieren. La misin se formul conforme a los servicios que ofrece
la empresa y los beneficios que stos brindan.

A pesar de que los empleados no tienen presente textualmente la misin, si se

identifican con ella.
Objetivos

Status

Los objetivos fueron formulados por el directorio general de la empresa;

principalmente, estn enfocados en el rea de marketing, por lo que es
necesario plantear otros enfocados al resto de las reas.

Recomendacin

Se deben formular nuevos objetivos enfocados al rendimiento de los recursos

humanos que cuenta la empresa. Por otro lado, se deben realizar nuevos
objetivos enfocados a la mejora de los procesos y calidad de los servicios.

Tambin deben revisarse los objetivos existentes, para saber si an son

aplicables a la situacin actual de la empresa.

Por ltimo, tanto la revisin como al formulacin de los objetivos, debe

realizarse por parte del directorio general de la empresa, as como un
representante de cada rea, con al finalidad de que stos aporten ideas de una
visin ms amplia para su formulacin.

Estrategias

Status

Estn establecidas de manera formal y fueron planteadas por la direccin

general.

Recomendacin

Dado a que las estrategias ya existen, slo sera til revisarlas y actualizarlas si
es que lo necesitan, con el objetivo de que sean las adecuadas a la situacin
actual de la empresa.

Polticas

Status

Las polticas de cada rea y procedimiento se encuentran ubicadas en el

manual de procedimientos, y en otros documentos que as lo requieren.

Recomendacin

Revisar la vigencia y grado de aplicacin de las polticas existentes;

asimismo se debe revisar el vocabulario que se utiliza en stas, para saber si
es el adecuado para que todo el personal de la empresa las entienda,
comprenda y las lleve a cabo.

ORGANIZACIN

Estructura organizacional

Status

S existen un organigrama formal dentro de la empresa, y las personas

comprenden el lugar que ocupan en l, as como qu rea est a cargo de ellos
y cul es la superior.

Recomendacin:

Divisin y distribucin de funciones

Status

Los empelados conocen sus tareas y responsabilidades, ya que las funciones

estn bien definidas en el manual de organizacin de la empresa.

Recomendacin

Se debe realizar una actualizacin de las funciones, ya que las contenidas en

el manual, no se han actualizado.

Recursos humanos

Status

La rotacin en los puestos es mnima, ya que el personal se siente satisfecho

con el trabajo que realizan, el ambiente en el mismo.

Recomendacin:

Cultura organizacional

Status

La cultura que prevalece en la empresa, es de respeto y cordialidad; asimismo,

est basada en el trabajo en equipo y servicios que se ofrecen.

Recomendacin
En trminos generales, prevalece una cultura organizacional adecuada, slo
sera necesario implementar una base ms, que es la mejora continua en los
procesos.

DIRECCIN

Liderazgo

Status

Los empleados de la empresa de seguridad y vigilancia reconocen y aceptan el

estilo directivo de manera ptima.

Recomendacin:

Comunicacin

Status

La comunicacin formal se realiza a travs de reportes, e-mail, memorandums,

y de manera personal.

Recomendacin:

Motivacin

Status

Se otorgan algunos incentivos econmicos y tambin verbales, como

reconocimiento a los mejores empleados.

Recomendacin:

Sera recomendable que se consideren ms incentivos en todos los niveles,

aunque no es un aspecto esencial para el funcionamiento de la organizacin.

Grupos y equipos de trabajo

Status
Existe una cultura de trabajo en equipo dentro de la empresa, ya que todos los
empleados se complementan entre s y se apoyan en la realizacin de sus
funciones.
Recomendacin:
El trabajo en equipo puede resultar muy til en el mejoramiento del servicio al
cliente, ya que al encontrase en contacto directo con ellos pueden contribuir a
resolver problemas que se presenten.

Tecnologa de la informacin
Status
Existe un uso adecuado de la tecnologa lo cual ayuda ofrecer un mejor
servicio a sus clientes.

Recomendacin:
Es esencial capacitar al personal con las nuevas tecnologas que se van
implementando para mejorar su desempeo a la hora de ofrecer sus servicios.

Toma de decisiones
Status
Las decisiones las toman cada jefe de rea, pero siempre avisando a su
superior.

Recomendacin:
La direccin puede delegar algunas decisiones a niveles medios, como el
administrado, para de este modo quitarle carga de trabajo y responsabilidad a
ste, pues en ocasiones no afectan de manera significativa dichas decisiones
por lo que pueden ser delegadas sin problemas.

CONTROL

Naturaleza
Status
Se utilizan principalmente para controlar los procesos de la empresa as como
fortalecer las finanzas de sta. Se basan en la misin y en metas, a su vez,
las metas se establecen de acuerdo al resultado de la revisin de los
controles.
Recomendacin:
Lo importante de la etapa de control es que se analicen el desempeo y me
mida las metas programadas de cada mes. Asimismo debe existir una
retroalimentacin, es decir, que los empleados al finalizar cada auditoria
tengan conocimiento de cuales fueron las fallas detectadas.

Herramientas
Status
Se basan nicamente en el buzn de quejas y sugerencias de los clientes.

Recomendacin:

SERVICIO AL CLIENTE

Capacidad de respuesta
Status
Es de vital importancia cumplir con las expectativas de los clientes para la
empresa, pues stos son la base del funcionamiento, por lo que se tiene una
buena capacidad de respuesta para lograr que se encuentren satisfechos con
los servicios recibidos.

Recomendacin:

Capacitacin
Status
Con respecto a la capacitacin del personal, la direccin lo considera como
fundamental para todos los empleados debido al tipo de servicios que se
manejan en la empresa.

Recomendacin:
Mejoras, quejas y seguimiento
Status
Existe un buzn de quejas y sugerencias de los cuales se realiza un
seguimiento minucioso de cada una, con la finalidad de mantener un servicio al
cliente ptimo.

Recomendacin:
Tomar como base la opinin de los clientes para realizar mejoras en el servicio
y de esta manera incrementar la cartera de stos y mantener los que ya se
encuentran satisfechos con los servicios brindados.