MANUAL DE USUARIO

REGIMEN ESPECIAL
EMPRESAS PBLICAS,
MERCANTILES O SUS
SUBSIDIARIAS DIRIGIDO A
ENTIDADES
CONTRATANTES

AGOSTO 2014
 INDICE

1. Presentacin 3

2. Fundamento Jurdico 3

2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP. ................................................... 3

2.2 Artculos relacionados en el RGLOSNCP. ............................................... 4
ENTIDAD CONTRATANTE 6

3. Fase Precontractual 6

3.1 Creacin del Proceso 6

Paso 1: Informacin Bsica 8
Paso 2: Productos 12
Paso 3: Parmetros de Calificacin 15
Paso 5: Plazos y Fechas 17
Paso 6: Anexos 19
3.2 Consulta de Procesos 21
PROVEEDOR 23

3.3. Revisin del Proceso 23

ENTIDAD CONTRATANTE 27

3.4 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones ............................................... 27

PROVEEDOR 28

3.5 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones ............................................... 28

PROVEEDOR 30

3.6 Entrega de Propuestas 30

ENTIDAD CONTRATANTE 30

3.7 Solicitud de Convalidacin de Errores ................................................ 30

PROVEEDOR 31

3.8 Respuesta a la Convalidacin de Errores ............................................. 31

ENTIDAD CONTRATANTE 32

3.9 Revisar Convalidacin 32

ENTIDAD CONTRATANTE 32

1
3.10 Calificacin de Ofertas 32
3.11 Adjudicacin 33
4. Fase Contractual 36

4.1 Registro de Contratos 36

4.2 Finalizacin del Proceso 38

2
 EMPRESAS PBLICAS, MERCANTILES O SUS SUBSIDIARIAS

1. Presentacin

El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades
Contratantes la Normativa relacionada con el procedimiento de Rgimen Especial
para los contratos celebrados entre Empresas Pblicas, Mercantiles o sus Subsidiarias
cuyo capital pertenezca en el 50% o ms a entidades de derecho Pblico. El manual
contempla las directrices necesarias para la utilizacin de la Herramienta
Tecnolgica, la cual deber ser utilizada para la Publicacin del Procedimiento.

2. Fundamento Jurdico

2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP.

Art. 2.- Rgimen Especial.- Se sometern a la normativa especfica que para el

efecto dicte el Presidente de la Repblica en el Reglamento General a esta Ley, bajo
criterios de selectividad, los procedimientos precontractuales de las siguientes
contrataciones:

8. Los que celebren el Estado con entidades del sector pblico, stas entre s, o
aquellas con empresas pblicas o empresas cuyo capital suscrito pertenezca, por lo
menos en el cincuenta (50%) por ciento a entidades de derecho pblico o sus
subsidiarias; y las empresas entre s.

Tambin los contratos que celebren las entidades del sector pblico o empresas
pblicas o empresas cuyo capital suscrito pertenezca por lo menos en cincuenta
(50%) por ciento a entidades de derecho pblico, o sus subsidiarias, con empresas en
las que los Estados de la Comunidad Internacional participen en por lo menos el
cincuenta (50%) por ciento, o sus subsidiarias.

El rgimen especial previsto en este numeral para las empresas pblicas o empresas
cuyo capital suscrito pertenezca, por lo menos en cincuenta (50%) por ciento a

3
entidades de derecho pblico o sus subsidiarias se aplicar nicamente para el giro
especfico del negocio; en cuanto al giro comn se aplicar el rgimen comn
previsto en esta Ley.

La determinacin de giro especfico y comn le corresponder al Director Ejecutivo

del Instituto Nacional de Contratacin Pblica;

2.2 Artculos relacionados en el RGLOSNCP.

Art. 103.- Procedencia.- Se sujetarn a las disposiciones contenidas en el artculo

siguiente, las contrataciones relacionadas con el giro especfico de sus negocios, que
celebren:

1. Las empresas pblicas o las empresas cuyo capital suscrito pertenezca, por lo
menos en el cincuenta por ciento a entidades de derecho pblico, de conformidad
con el prrafo final del artculo 1 y el numeral 8 del artculo 2 de la Ley; y,

2. Las subsidiarias definidas como tales en el numeral 11 del artculo 6 de la Ley y

conforme lo dispuesto en el numeral 9 del artculo 2 de la Ley.

Nota: Numeral 1 sustituido por Decreto Ejecutivo No. 841, publicado en Registro
Oficial No. 512 de 15 de Agosto del 2011.

Art. 104.- Giro especfico del negocio.- Las contrataciones a cargo de las empresas
referidas en el artculo anterior, relacionadas con el giro especfico de sus negocios,
que estn reguladas por las leyes especficas que rigen sus actividades o por
prcticas comerciales o modelos de negocios de aplicacin internacional, y los
contratos de orden societario, no estarn sujetas a las normas contenidas en la Ley
Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica y en este Reglamento
General.

Para el efecto, la mxima autoridad de las empresas o sus delegados, remitirn al

INCOP la solicitud para que este determine las contrataciones que correspondan al

4
giro especfico y al giro comn del respectivo negocio, cumpliendo con los requisitos
previstos por el Director Ejecutivo de la mencionada institucin. La definicin de
contrataciones sometidas a rgimen especial por giro especfico del negocio se
publicar en una ventana especial del Portal www.compraspublicas.gob.ec.

Esta disposicin no podr ser utilizada como mecanismo de elusin de los

procedimientos de contratacin previstos en el Ttulo III de la Ley. Si a juicio del
INCOP se presumiera que alguna de las empresas hubiese incurrido en la prctica
antes sealada, notificar a la Contralora General del Estado, de conformidad con
lo previsto en el artculo 15 de la Ley.

Nota: Inciso segundo sustituido por Decreto Ejecutivo No. 841, publicado en
Registro Oficial No. 512 de 15 de Agosto del 2011.

Art. 105.- Actividades diferentes al giro especfico del negocio.- Las

contrataciones de bienes, obras y servicios, incluidos los de consultora, a cargo de
las empresas antes referidas, diferentes a las sealadas en el artculo precedente,
se debern llevar a cabo siguiendo los procedimientos generales o especiales
contemplados en la Ley y en este Reglamento General.

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ENTIDAD CONTRATANTE

3. Fase Precontractual

3.1 Creacin del Proceso

Para ingreso al portal de Contratacin Pblica utilice el navegador Internet

Explorer versin 7, Google Chrome, Mozilla Firefox 3.0 o superior.

Ingrese al portal www.sercop.gob.ec. Imagen 3.1

Imagen 3.1

Para ingresar al Sistema Transaccional, haga clic en el cono SOCE Sistema Oficial
de Contratacin del Estado. Imagen 3.2

Imagen 3.2

6
Para acceder al Sistema Oficial de Contratacin del Estado, ingrese nmero de
RUC, nombre de Usuario y Contrasea, luego haga clic en el botn
Entrar. Imagen 3.3

Imagen 3.3

En la siguiente imagen podr observar la pantalla de inicio del sistema para una
Entidad Contratante. Imagen 3.4

Imagen 3.4

7
Para crear un proceso de Rgimen Especial ingrese al men Entidad Contratante,
submen Rgimen Especial, como se muestra en la imagen a continuacin. Imagen
3.5

Imagen 3.5

Registre los siguientes pasos para la creacin del proceso:

Paso 1: Informacin Bsica

En este paso la Entidad deber registrar los datos bsicos para la creacin del
proceso, a continuacin se detalla la informacin que deber registrar.

Entidad Contratante: Nombre de la Entidad, esta informacin ser

desplegada automticamente del Sistema.

Representante Legal: Nombre de la Mxima Autoridad de la Entidad

Contratante, esta informacin ser desplegada automticamente del Sistema.

Nmero de Resolucin: Nmero de Resolucin establecido por la Entidad

Contratante para acogerse al procedimiento de Rgimen Especial.

Justificacin: Breve descripcin de la justificacin legal para acogerse al

Rgimen Especial.

8
 Cdigo del Proceso: Codificacin que se utilizar para identificar el proceso
de Contratacin.

Siglas del cdigo: Siglas del Proceso de Contratacin (Siglas del Proceso de
Rgimen Especial- Siglas de la Entidad Contratante Nmero secuencial
establecido por la Entidad Ao).
Ejemplo: REENTG-001-2014.

Objeto del Proceso de Contratacin: Breve descripcin del Bien, Servicio,

Obra o Consultora a contratar.

Descripcin del Proceso de Contratacin: Breve descripcin administrativa

del Objeto de Contratacin.

Provincia: Del listado definir la provincia donde se realiza la contratacin.

Ciudad: Una vez seleccionado la provincia, se deber seleccionar la ciudad

correspondiente a la provincia elegida.

Palabras Claves: Palabras afines al objeto de Contratacin, se requieren para

la bsqueda del proceso.

Tipo de Contratacin: Seleccione Contratos Empresas Pblicas, Mercantiles

o sus Subsidiarias si ese es el tipo de contratacin que se requiere, busque la
opcin del mismo listado y seleccinela.

Tipo de Compra: Seleccione de entre las opciones: Bienes, Servicios,

Obras o Consultora, si es el caso de Contratacin entre Empresas
Pblicas, Mercantiles o sus subsidiarias.

Presupuesto Referencial Total: Valor del Presupuesto Referencial.

Partida Presupuestaria: Nmero de Partida Presupuestaria.

9
 Forma de Pago:

Anticipo: Porcentaje de anticipo.

Saldo a:
Otra, Revisar trminos de Referencia
Pago a 30 das
Pago a 45 das
Pago contra entrega de bienes, obras o servicios
Pago por otro concepto
Pago por planilla.

Funcionario Encargado del Proceso: Contacto a cargo del proceso.

Costo de Levantamiento de Textos, reproduccin y edicin de pliegos:

Seleccione de entre las opciones S o NO.

Slo si seleccion la opcin S, ingrese Costo y Detalle de pago, caso contrario

contine con la siguiente opcin.

Recuerde que esta opcin slo se deber seleccionar cuando la Entidad

Contratante haya incurrido en algn gasto econmico por levantamiento o
edicin de los pliegos.

Una vez que haya ingresado toda la informacin proceda a hacer clic en el botn
Continuar. Imagen 3.6

10
 Imagen 3.6

Para confirmar los datos ingresados, haga clic en el botn Aceptar, y continue al
siguiente paso. Imagen 3.7

11
 Imagen 3.7

Paso 2: Productos

En esta seccin deber agregar el cdigo CPC del bien que se requiere adquirir y por
el cual se realizar la invitacin, para ello haga clic en el botn Buscar Producto.
Imagen 3.8

Imagen 3.8

Busque el cdigo de lo que requiere contratar, la bsqueda la puede hacer con la

palabra clave (lo que se va a contratar) o con el cdigo del producto si es que ya lo
conoce. Imagen 3.9

12
 Imagen 3.9

A continuacin el sistema le presentar los resultados de la bsqueda, luego proceda

a seleccionar el cdigo que necesita haciendo clic en la casilla que se encuentre al
lado izquierdo del cdigo. Imagen 3.10

Imagen 3.10

Ingrese ahora la UNIDAD DE MEDIDA, CANTIDAD, VALOR UNITARIO, la CANTIDAD TOTAL

lo calcular automticamente el sistema, en el campo CARACTERSTICAS podr
agregar alguna descripcin especfica si lo requiere. Imagen 3.11

13
 Imagen 3.11

Si est seguro de que ha registrado todos los datos correctamente, proceda a agregar
el cdigo haciendo clic en el botn Aadir. Imagen 3.12

Imagen 3.12

Si ha concluido el registro de productos, haga clic en el botn Continuar. Imagen

3.13

14
 Imagen 3.13

Paso 3: Parmetros de Calificacin

Paso en el que deber agregar los parmetros de calificacin, haga clic en el botn
Agregar Parmetro. Imagen 3.14

Imagen 3.14

Seleccione del siguiente listado los parmetros de calificacin que requiere para

calificar las ofertas del proveedor, para ello haga clic en el siguiente cono , de
esta manera agregar el parmetro. Imagen 3.15

15
 Imagen 3.15

El parmetro ha sido agregado. Imagen 3.16

Imagen 3.16

Una vez que haya agregado todos los parmetros haga clic en el botn Continuar.
Imagen 3.17

16
 Imagen 3.17

Paso 5: Plazos y Fechas

A continuacin proceda a ingresar los plazos requeridos para Vigencia de Oferta y

Plazo de Entrega, recuerde ingresar el tiempo en das. Imagen 3.18

Imagen 3.18

El siguiente paso es el registro de las Fechas en las que se realizar todo el proceso
precontractual, para ello haga clic en el calendario, registre mes, da, hora y minuto,
como se muestra a continuacin. Imagen 3.19

Imagen 3.19

17
Las fechas que deber ir ingresando para el procedimiento son las siguientes:

Fecha de Publicacin: Fecha y hora en la que se publicar el proceso el

proceso.

Fecha lmite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones: Fecha y hora lmite

para que el proveedor pueda hacer preguntas sobre inquietudes que tenga del
pliego y para que la Entidad Contratante las responda.

El tiempo para realizar las preguntas y realizar aclaraciones se cuenta desde la

Fecha y Hora de Publicacin hasta antes de la Fecha y Hora lmite de Audiencia
de Preguntas y Aclaraciones.

Fecha lmite de Propuestas: Fecha lmite para entregar las ofertas.

El tiempo para entregar las ofertas se cuenta desde la Fecha y Hora lmite de
Audiencia de Preguntas y Aclaraciones hasta antes de la Fecha lmite de
Propuestas.

Fecha de Apertura de Ofertas: Fecha en la que se abrirn las ofertas.

Fecha Estimada de Adjudicacin: Fecha en la que se estima se realizar la

Adjudicacin del proceso.

Ingrese las fechas y una vez que haya concluido con el registro, haga clic en el botn
Continuar. Imagen 3.20

18
 Imagen 3.20

Los tiempos del cronograma sern establecidos en base a la Normativa.

Paso 6: Anexos

El registro del proceso concluir adjuntando en esta seccin los pliegos y la

Resolucin de Rgimen Especial. Imagen 3.21

Imagen 3.21

19
Ahora proceda a adjuntar los documentos en las secciones indicadas, para ello haga
clic en el botn Seleccionar archivo, ubique el archivo que se requiere adjuntar,
luego haga clic en el botn Abrir, posterior a esto ingrese el nombre del
Documento en el campo Descripcin y finalmente haga clic en el botn Subir.
Imagen 3.22

Imagen 3.22

Los documentos que deber adjuntar en el sistema es la Resolucin Administrativa

que justifica la necesidad de acogerse al Rgimen Especial, los Pliegos y los
documentos relevantes de conformidad a la Resolucin INCOP No. 053-2011, de fecha
14 de octubre de 2011.

Para concluir con la Creacin del Proceso, haga clic en el botn Finalizar. Imagen
3.23

20
 Imagen 3.23

3.2 Consulta de Procesos

Una vez que haya finalizado el proceso, bsquelo en la opcin Consultar,

submen Rgimen Especial. Imagen 3.24

Imagen 3.24

Podr realizar la bsqueda del proceso con cualquiera de las opciones siguientes:
palabra clave, Tipo de Contratacin, Estado del Proceso, Cdigo del Proceso o por
Fechas de Publicacin. Imagen 3.25

21
 Imagen 3.25

Una vez que haya seleccionado alguna de las opciones proceda a dar clic en el botn
Buscar. Imagen 3.26

Imagen 3.26

A continuacin, haga clic en el cdigo del proceso, como se muestra a continuacin.

Imagen 3.27

Imagen 3.27

22
Al ingresar podr verificar toda la informacin del proceso que cre, ingresando
mediante las pestaas que se muestran en dicho proceso como son: Descripcin,
Fechas, Productos, Parmetros de Calificacin y Archivos. Imagen 3.28

Imagen 3.28

Recuerde que para este tipo de procesos no se realiza invitacin al proveedor a

travs del SOCE (Sistema Oficial de Contratacin del Estado), como se muestra a
continuacin. Imagen 3.29

Imagen 3.29

PROVEEDOR

3.3. Revisin del Proceso

Para este tipo de proceso, no existe invitacin a travs del SOCE (Sistema Oficial
de Contratacin del Estado), sin embargo el proveedor puede consultar el proceso,
bsquelo en la opcin Consultar, submen Rgimen Especial. Imagen 3.30

23
 Imagen 3.30

Podr realizar la bsqueda del proceso con cualquiera de las opciones siguientes:
palabra clave, Tipo de Contratacin, Estado del Proceso, Cdigo del Proceso o por
Fechas de Publicacin. Imagen 3.31

Imagen 3.31

Una vez que haya seleccionado alguna de las opciones proceda a dar clic en el botn
Buscar. Imagen 3.32

24
 Imagen 3.32

A continuacin, haga clic en el cdigo del proceso, como se muestra a continuacin.

Imagen 3.33

Imagen 3.33

Revise cada una de las pestaas de informacin del proceso, como son Descripcin,
Fechas, Productos, Parmetros de Calificacin y Archivos. Imagen 3.34

25
 Imagen 3.34

Recuerde adems que en la pestaa Archivos podr descargar el pliego del

proceso y la Resolucin que emiti la Entidad Contratante para acogerse al Rgimen
Especial, para descargar el documento haga clic en el cono que se muestra a
continuacin. Imagen 3.35

Imagen 3.35

26
ENTIDAD CONTRATANTE

3.4 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones

Para este caso la Entidad debe recordar que debe existir una audiencia de
preguntas y aclaraciones, esto se lo realiza presencialmente con el proveedor
antes de la Fecha lmite de la Audiencia de preguntas y aclaraciones, de dicha
audiencia la Entidad deber levantar un acta en la que consten las preguntas y
respuestas, y luego esto debe ser publicado, para ello revise que el proceso se
encuentre en el Estado Audiencia de Preguntas y Aclaraciones, luego ingrese
al enlace Audiencia de Aclaraciones donde subir el acta. Imagen 3.36

Imagen 3.36

En la siguiente pantalla proceda a ingresar una breve descripcin de lo acontecido en

la Audiencia de Preguntas y Aclaraciones y en la seccin posterior adjunte el acta,
luego proceda a ingresar los datos de la Descripcin y a adjuntar el documento como
se indic en pasos anteriores en este manual. Imagen 3.37

27
 Imagen 3.37

Una vez que haya aadido el acta haga clic en el botn Registrar Acta. Imagen
3.38

Imagen 3.38

PROVEEDOR

3.5 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones

Si el proveedor requiere hacer algn tipo de pregunta referente a los pliegos, lo

deber hacer en el estado Audiencia de preguntas y aclaraciones, dicha

28
audiencia se la realizar directamente entre el proveedor y la Entidad Contratante,
desde la Fecha de Publicacin hasta antes de la Fecha de Audiencia de Preguntas y
Aclaraciones. Es importante que revise los pliegos, ah especificar la Entidad
Contratante el lugar donde se realizar la Audiencia._ Recuerde que las preguntas no
se las hace a travs del sistema, sino directamente a la Entidad.

Una vez que se haya realizado la Audiencia de Preguntas y Aclaraciones, el proveedor

podr ingresar al sistema, en el enlace Audiencia de Aclaraciones, como se
muestra a continuacin. Imagen 3.39

Imagen 3.39

En la siguiente pantalla podr descargar el Acta de la Audiencia de preguntas y

aclaraciones que se realiz con el proveedor. Imagen 3.40

Imagen 3.40

29
PROVEEDOR

3.6 Entrega de Propuestas

En esta etapa correspondiente al proveedor, al no existir invitacin al mismo a travs

del SOCE (Sistema Oficial de Contratacin del Estado), se lo realiza de forma fsica,
entre la Entidad y el proveedor seleccionado, sin embargo se debe tomar en cuenta
las fechas del control del proceso. Imagen 3.41

Imagen 3.41

ENTIDAD CONTRATANTE

3.7 Solicitud de Convalidacin de Errores

En la Convalidacin de Errores, al no existir invitacin al proveedor a travs del

SOCE (Sistema Oficial de Contratacin del Estado), la Entidad lo realizar de
forma fsica con el proveedor seleccionado, observado lo dispuesto en la
normativa para este procedimiento, el cual puede hacerlo cuando el proceso se
encuentre en estado Por adjudicar. Imagen 3.42

30
 Imagen 3.42

Recuerde que si realiza la convalidacin de errores, la Entidad es responsable de

mantener el expediente del proceso conforme el art. 36 de la LOSNCP.

PROVEEDOR

3.8 Respuesta a la Convalidacin de Errores

En el Estado Por Adjudicar, el proveedor lo realizar de forma directa y en fsico

con la Entidad.

Recuerde que la Respuesta a la Convalidacin lo deber hacer desde la fecha y hora

lmite de solicitud de Convalidacin hasta antes de la fecha y hora lmite de
Respuesta a la Convalidacin, que la Entidad lo determino. Imagen 3.43

31
 Imagen 3.43

ENTIDAD CONTRATANTE

3.9 Revisar Convalidacin

Proceda a revisar la Convalidacin que realiz el proveedor de forma fsica,

cumpliendo lo determinado en la normativa vigente, y si cumpli con lo solicitado
por la Entidad, se proceder a continuar con el procedimiento para el proceso.

ENTIDAD CONTRATANTE

3.10 Calificacin de Ofertas

Al igual que la etapa de entrega de propuesta al no existir invitacin al proveedor a

travs del SOCE (Sistema Oficial de Contratacin del Estado), la Entidad Contratante
proceder a realizar la calificacin de la oferta de forma fsica.

Recuerde que para el efecto debe cumplir con lo determinado en los pliegos del
proceso y cumplir las fechas del control del proceso.

32
3.11 Adjudicacin

Para la Adjudicacin proceda a ingresar al enlace Adjudicar como se muestra

en la siguiente pantalla. Imagen 3.44

Imagen 3.44

Una vez que haya ingresado, deber ingresar los datos para la adjudicacin. Imagen
3.45

Imagen 3.45

Si se va a adjudicar al proveedor, seleccione el nombre e ingrese una breve

descripcin de la Adjudicacin en la seccin motivo de la adjudicacin. Imagen 3.46

33
 Imagen 3.46

Una vez que haya ingresado la informacin suba la respectiva Resolucin

Administrativa de Adjudicacin. Imagen 3.47

Imagen 3.47

Para concluir con la Adjudicacin el sistema le indicar que adjunte la Resolucin de

Adjudicacin y haga clic en el botn Adjudicar. Imagen 3.48

34
 Imagen 3.48

En pantalla podr observar que el estado del proceso Adjudicada. Imagen 3.49

Imagen 3.49

35
4. Fase Contractual

4.1 Registro de Contratos

Una vez que el proceso ha sido Adjudicado la Entidad deber proceder con la
Firma del Contrato y con el Registro del mismo a travs del Sistema.

Para ello haga clic en el enlace Registro de Contratos. Imagen 4.1

Imagen 4.1

A continuacin podr observar la pantalla donde deber Registrar el Contrato. Imagen

4.2

36
 Imagen 4.2

A continuacin dirjase al final de la pantalla, registre las Fechas de Inicio del Objeto
de Contratacin, Fecha de Trmino del Objeto del proceso de Contratacin y adjunte
el archivo del Contrato. Imagen 4.3

Imagen 4.3

Una vez que haya ingresado la informacin, haga clic en el botn Guardar. Imagen
4.4

37
 Imagen 4.4

4.2 Finalizacin del Proceso

Para Finalizar con el proceso proceda a subir los documentos que hayan
asumido las partes como son: actas de entrega recepcin y facturas. Imagen 4.5

Imagen 4.5

Una vez que haya subido los documentos haga clic en el botn Finalizar Proceso.
Imagen 4.6

38
 Imagen 4.6

Una vez ingresada la informacin el proceso pasar ha estado Finalizada. Imagen

4.7

Imagen 4.7

39