GUIA DO ESOCIAL:

SAIBA COMO SE
PREPARAR DE
FORMA SIMPLES E
DESCOMPLICADA
INTRODUO................................................................................................................................................................................................3

AFINAL, O QUE O ESOCIAL?..............................................................................................................................................................5

COMO ELE AFETA OS PROCESSOS EMPRESARIAIS?...............................................................................................................9

QUAIS MUDANAS SO INCORPORADAS?................................................................................................................................14

O QUE PRECISO PARA SE PREPARAR?.....................................................................................................................................17

CONCLUSO................................................................................................................................................................................................20

SOBRE A FORTES TECNOLOGIA.....................................................................................................................................................22

INTRODUO

Introduo
O projeto do eSocial surgiu para informatizar as
informaes dos trabalhadores e simplificar o envio por
parte das empresas. Com isso, o controle do Governo
Federal aumenta pela garantia dos dados atualizados.
De que forma isso impacta para voc? preciso adotar
algumas mudanas e rever processos. No final, isso vai
tornar seu trabalho mais fcil e otimizado.
por isso que criamos este e-book, que vai explicar o que
o eSocial, como ele afeta os processos empresariais, quais
mudanas so incorporadas e o que preciso fazer para
se preparar. Agora s ler para entender mais sobre esse
assunto. Vamos l?
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AFINAL, O QUE O ESOCIAL?

Afinal, o que
o eSocial?
um projeto do Governo Federal que faz parte
do chamado Sistema Pblico de Escriturao
Digital (SPED). Este uma ferramenta tecnolgica
que tem por objetivo principal transformar as
operaes rotineiras manuais em digitais.
O SPED permite que os arquivos digitais das escrituraes
fiscais e contbeis sejam oficializados nos sistemas que as
empresas utilizam dentro de um padro predeterminado.
Em outras palavras, o SPED pode ser entendido como
um software oferecido pela Receita Federal para que as
informaes previdencirias e de natureza contbil e fiscal
sejam enviadas a esse rgo.
Tambm podem ser encaminhados os livros contbeis,
comerciais e fiscais e as demonstraes contbeis.
Entendendo esse contexto, podemos explicar melhor o
eSocial. Esse projeto foi institudo oficialmente em 2014
pelo Decreto 8.373/2014.
Sua finalidade tambm reduzir as divergncias nos
registros empregatcios e nmeros de identificao fiscal
(CPF e NIS, que composto por NIT, PIS e PASEP).
Com o tempo ser possvel eliminar qualquer informao
incorreta a respeito das admisses e demisses, o que ainda
comum no Brasil.
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AFINAL, O QUE O ESOCIAL?

Por que isso ocorre? Como o eSocial das empresas

ainda no entrou em vigor, os dados so enviados para
diferentes sistemas e nem sempre as empresas cumprem
todas as etapas. O resultado? Empregados com mais de
um PIS ou que no tm a baixa de um emprego do qual
foram demitidos, por exemplo.

Com o eSocial isso no mais possvel, porque todos os

dados sero emitidos para um s lugar. Esse sistema
requer a reviso dos processos de trabalho e das
informaes e cadastros transmitidos.

Ele vai substituir outras obrigaes, como o envio do

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
(CAGED), da Relao Anual de Informaes Sociais
(RAIS), GFIP, DIRF, PPP, MANAD, Ficha de Registro, CAT
Eletrnica e PPP (Perfil Profissiogrfico Previdencirio).

De quebra as empresas no precisaro enviar

informaes repetitivas, porque todas as agncias
envolvidas tero acesso a um sistema nico que contar
com dados atualizados.

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AFINAL, O QUE O ESOCIAL?

Os objetivos do eSocial so:

garantir que os direitos trabalhistas e previdencirios sejam

assegurados a todos os trabalhadores;

simplificar o envio das obrigaes previdencirias e trabalhistas;

melhorar a qualidade das informaes sobre relaes fiscais,

trabalho e segurana social.

De modo geral, as atividades abrangidas pelo eSocial so:

inscrio do trabalhador;

eventos relativos ao trabalho (casos de contrataes, licenas,

demisses, frias, aviso prvio, alteraes de salrio, reclamaes
trabalhistas etc.);

Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);

informaes sobre o FGTS.

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COMO ELE AFETA OS PROCESSOS EMPRESARIAIS?

Como ele afeta
os processos
empresariais?
O eSocial, por suas caractersticas, traz alguns impactos
nos processos empresariais. Isso ocorre justamente
pelo fato de as informaes passarem a ser integradas.
De que forma isso ocorre? Os principais impactos so
relativos aos seguintes pontos:
MAIOR CONTROLE E
CRUZAMENTO DE DADOS
A unificao aumenta o controle e permite um cruzamento
maior dos dados, que podem ser previdencirios,
trabalhistas e fiscais. A facilidade de fiscalizao
ocorre porque o acesso s informaes feito por
meio de um sistema nico, o que garante a atualizao
constante e possibilita a aplicao de multas.
Na prtica, isso significa que os dados devem ser
preenchidos com ainda mais cuidado e que as informaes
devem estar em dia.
Essa preocupao explicada pelo fato das entidades
participantes ter uma chance maior de encontrar
irregularidades e acabar com a sonegao de tributos,
tais como: Caixa Econmica Federal (CAIXA), Instituto
Nacional do Seguro Social (INSS), Ministrio da Previdncia
Social (MPS), Ministrio do Trabalho e Emprego (MTE) e
Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).
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COMO ELE AFETA OS PROCESSOS EMPRESARIAIS?

MENOS BUROCRACIA

O eSocial diminui muito a burocracia dos processos Nas organizaes que possuem folhas de pagamento mais
empresariais. As obrigaes trabalhistas tm seu processo complexas e longas, a digitalizao e a unificao dos dados
de legalidade completa facilitado devido ao alcance da guia trazem benefcios por evitar falhas durante esse processo.
referente aos impostos. Assim, mais simples fazer os Quando os erros so acumulados a empresa pode ficar irregular
pagamentos e assegurar que a empresa esteja regular. e ter problemas com o fisco.

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COMO ELE AFETA OS PROCESSOS EMPRESARIAIS?
MODIFICAO DOS PRAZOS
DE ATUALIZAO
O eSocial faz com que as modificaes na folha de pagamento
tenham um tempo de incluso nos registros oficiais mais rpido.
Para se ter uma ideia, dependendo da organizao documental
da empresa, a admisso de um novo colaborador demorava at
40 dias para ser cadastrada.
J um acidente que ocasiona a necessidade de afastamento
podia levar at 30 dias nos procedimentos manuais.
J o sistema federal facilita a incluso dos dados, porque eles so
registrados no mesmo dia que acontecem ou at um dia antes do
fato (como no caso da admisso de um colaborador que vai ter
vnculo empregatcio).
Com isso, as empresas precisam ter uma ateno maior para os
dados e fazer um acompanhamento dirio, seguindo os prazos
estipulados pela legislao.
QUANTIDADE MAIOR DE
DADOS REQUERIDOS
Um dos principais impactos do eSocial a exigncia maior
relativa aos dados dos colaboradores. Por exemplo: o fato de
existirem dependentes, dados pessoais (nome, estado civil,
endereo etc.), se um estgio ou no etc.
Outras declaraes tambm so necessrias, como as relativas
s condies do ambiente de trabalho e sade do empregado.
ACOMPANHAMENTO CONSTANTE
DAS MUDANAS
O eSocial ainda est sendo implementado e passa por mudanas
durante esse perodo.
Isso requer que os gestores estejam atentos s mudanas, j
que o novo sistema implanta mais dinamicidade e se adapta s
necessidades fiscais e empresariais.
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UTILIZAO DE SOFTWARES
INTEGRADOS DE GESTO

A Receita Federal est digitalizando seus processos e isso exige que as

empresas tambm atualizem suas aes e adotem sistemas que vo ao
encontro dessas necessidades.

Os softwares integrados de gesto ganham espao nesse cenrio

por possibilitarem a contabilizao e transmisso automtica das
informaes sobre a movimentao do negcio.

INTEGRAO DOS PROCESSOS

Os processos realizados na empresa precisam ser reavaliados a

partir da adoo do eSocial. Recursos humanos, jurdico, financeiro e
contabilidade precisam trabalhar em conjunto e todos os profissionais
desses setores devem estar conscientes da importncia da insero
correta dos dados.

Em resumo, o eSocial no traz impactos relativos s questes trabalhistas.

Por outro lado, deve-se ter uma ateno e agilidade maiores com os
processos, que devem ser mais confiveis. Se isso no for seguido haver
uma cobrana governamental que pode prejudicar o negcio.

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QUAIS MUDANAS SO INCORPORADAS?
Quais mudanas so
incorporadas?
A exigncia de rever os processos e adotar as
novas prticas implantadas pelo eSocial faz com
que as empresas incorporem algumas mudanas
no seu dia a dia. A principal, claro, a utilizao da
tecnologia, mas h outros casos importantes.
Um deles que os dados transmitidos para esse novo
sistema so declaratrios. Depois da integrao com a
Declarao de Dbitos e Crditos Tributrios Federais
(DCTF-Web) so gerados tributos que nem sempre esto
condizentes com a realidade do negcio.
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QUAIS MUDANAS SO INCORPORADAS?

O processo bastante simples: o empregador faz o envio dos dados pelo sistema utilizado, que conectar
com o eSocial, far a validao das informaes e emitir um nmero de protocolo.

Destacamos alguns prazos de envio das informaes.

Veja os casos que esto previstos:

admisses e demisses: os dados devem ser alteraes de horrios e jornada de trabalho:

informados no momento em que ocorrem.
Isso significa que o trabalhador no pode ser
demitido ou admitido sem que a informao
esteja salva na base de dados da Receita
Federal;
folha de pagamento: o envio deve ser realizado
at o dia 7 do ms seguinte;
a informao deve ocorrer conforme os
horrios forem sendo alterados. Isso tambm
vale para os trabalhadores que no precisam
cumprir a marcao de ponto;
alteraes salariais: as informaes devem ser
encaminhadas logo no dia posterior alterao.

Ainda h os casos das obrigaes acessrias, que so aquelas que toda empresa deve cumprir,
independente do segmento em que atua. O eSocial no trouxe modificaes em relao a isso, j que a
legislao permanece sendo a mesma. A diferena relativa fiscalizao e ao controle desses processos.

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O QUE PRECISO PARA SE PREPARAR?
O que preciso para
se preparar?
O eSocial exige que as empresas atuem de forma
mais estratgica, alinhando a cultura, avaliando os
processos e educando os colaboradores. assim Alm disso, preciso delimitar outras aes para preparar a
que os dados sero encaminhados ao governo da empresa para a implantao do eSocial. Quer ver quais so
forma correta e dentro do prazo estipulado. elas? Confira a seguir:

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QUAIS MUDANAS SO INCORPORADAS?
DELIMITE QUEM SER O
RESPONSVEL PELO PROJETO
A adoo do eSocial exige que algum esteja
frente desse projeto. Esse profissional deve
estudar o assunto, conhec-lo com profundidade
e ter mais autonomia na empresa. Ele ainda
deve delegar tarefas e se reportar direo
e aos gestores para mostrar o que est sendo
feito, quais so os acertos e quais pontos
apresentaram evoluo.
ALINHE O PROCESSO COM
EMPRESAS TERCEIRIZADAS
A sua empresa deve estar adaptada ao eSocial,
mas isso tambm necessrio s companhias
com as quais se possui uma parceria. Elas podem
prestar informaes relevantes a respeito dessa
relao e, por isso, o processo de ambos os
lados deve estar ajustado.
FAA UM MAPEAMENTO
DOS SISTEMAS
EMPRESARIAIS
Os sistemas j utilizados pela sua
organizao devem ser mapeados a fim
de se pensar numa forma de integr-los.
Os softwares devem atender s novas
demandas e garantir a entrega de
informaes com qualidade.
ATUALIZE OS REGISTROS
DOS COLABORADORES
Esse um dos focos principais do eSocial.
Por isso, antes de comear a utilizar
o sistema, atualize os cadastros dos
colaboradores e certifique-se de que os
dados esto corretos. Isso evita problemas e
imprevistos posteriores.
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CONCLUSO
Concluso
Preparar-se para as mudanas do eSocial requer
empenho e dedicao para atualizar os dados e
modificar os processos internos. Por outro lado
a empresa conseguir trabalhar de maneira mais
eficiente depois de se adequar s novas exigncias.
O mais importante usar ferramentas tecnolgicas
que possam facilitar esse processo e ainda reduzir a
possibilidade de erros. assim que sua empresa ser
beneficiada com as mudanas. E voc, j est preparado?
Aproveite as dicas que repassamos neste e-book e comece a
aplic-las agora mesmo!
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GOSTOU DESSE
CONTEDO E QUER
IR MAIS ALM?
ENTO CONFIRA NOSSO E-BOOK
INTRODUO AO eSOCIAL!
A Fortes Tecnologia em Sistemas, empresa do Grupo Fortes
de Servios, atua h mais de 25 anos na rea de Tecnologia da
Informao. Desenvolve solues para gesto empresarial e
abrange as seguintes reas: gesto contbil, gesto financeira,
gesto de pessoas e gesto de transporte e logstica.

A empresa conta com uma carteira de milhares de clientes em

todo o Brasil e uma rede de atendimento que inclui franquias
e representaes em vrios estados das regies Norte,
Nordeste, Centro-Oeste e Sudeste.

O objetivo oferecer um servio dinmico, moderno, de alto

padro e simples, sempre contando com a experincia de
profissionais que entendem as necessidades dos negcios.

Quer saber mais como a Fortes Tecnologia pode ajudar?

Entre em contato conosco e conhea as solues!