EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

1.1 El arqueo de caja

Es el anlisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado, con el objeto de comprobar si se
ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se
encuentra fsicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales... Esta operacin es realizada diariamente
por el cajero. Los auditores suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el cajero.

Una vez realizado el arqueo, podemos encontrar:

a. Que el importe revisado sea igual al importe registrado en libros, por lo que no es necesario efectuar
ningn ajuste.
b. Que el importe del arqueo sea diferente al registrado en libros, por lo que se requiere de ajustes, en
cuyo caso las diferencias pueden ser de dos tipos:
El importe del arqueo es menor que el saldo en libros. Faltante
El importe del arqueo es mayor que el saldo en libros. Sobrante

Ejemplo 1: El arqueo es menor que el saldo en libros.

En la empresa Baby S. A., se realiz el arqueo de caja y se report:

Saldo segn libros $10,000

Saldo segn arqueo 9,000
Faltante en caja $1,000

Se hizo responsable al cajero del faltante, ya que no pudo comprobar dicho gasto. El ajuste correspondiente
es:

Deudores-Cuentas por cobrar a trabajadores $ 1.000

Efectivo y equivalentes de efectivo $ 1.000

Ejemplo 2: El arqueo es mayor que el saldo en libros.

En la empresa Baby, S. A., se realiz el arqueo de caja y se report:

Saldo segn arqueo $12,000

Saldo segn libros 9,000
Sobrante en caja $3,000

El sobrante se debe a la devolucin de un prstamo que se le otorg al empleado Jos Ros, que no fue
reportado por el cajero. El ajuste correspondiente es:

Efectivo y equivalentes de efectivo $ 3.000

Deudores-Cuentas por cobrar a trabajadores $ 3.000

Ejemplo 3: El arqueo es mayor que el saldo en libros.

En la empresa Baby, S. A., se realiz el arqueo de caja y se report:

Saldo segn arqueo $11,000

Saldo segn libros 9,000
Sobrante en caja $2,000

Efectivo y equivalentes de efectivo $ 2.000

Cuentas por pagar-Sobrante en caja $ 2.000

Luego de investigar no se pudo determinar a que corresponda el sobrante. El ajuste correspondiente es:

Cuentas por pagar-Sobrante en caja $ 2.000

Ingresos por sobrante en caja $ 2.000
1.2 Fondo Fijo de caja Menor

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeos desembolsos, y
se asigna a una persona como responsable de su manejo. Existen multitud de pagos pequeos,
que para manejarlos por bancos se hacen complejos y pueden entorpecer el desarrollo gil de
ciertas actividades, por lo que la solucin es la constitucin de un fondo de caja mejor que se
encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean
representativos, se manejan por este fondo.

El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas
$1.000.000 ser suficiente, en otras ser necesario disponer de un fondo de varios millones.

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementacin de ciertas polticas, como
por ejemplo, que por este se harn pagos que no superen determinado monto, o que determinados
pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.

En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos plata de bolsillo, por lo que
es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe nombrarse una
persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre.

Constitucin del fondo de caja menor

Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata del banco y se constituye el fondo, de modo que
la contabilizacin ser:

Efectivo y equivalente de Efectivo-

Caja Menor $100.000
Bancos $100.000

Incremento del fondo de caja menor

El 1/06/20xx se incrementa el fondo de caja menor en $ 50.000

Efectivo y equivalente de Efectivo-

Caja Menor $50.000
Bancos $50.000

Reembolso del fondo de caja menor

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar
el dinero utilizado. En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los
soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y as recuperar el fondo de
caja menor a su monto inicial.
La contabilizacin del reembolso ser:

Gastos $ 80.000
Bancos $80.000

Cancelacin del fondo de caja menor

El 5/02/20xx se cancela el fondo de caja menor.
Efectivo y equivalente de Efectivo-
Bancos $ 150.000
Caja Menor $ 150.000

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de
crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, NO cuando se hace algn reembolso, de ah que se
considera como un fondo fijo.
 E0jercicios

1. Se realizo arqueo en caja general, el cual arrojo los siguientes datos. Determine si hubo
faltante o sobrante y contabilice.

Efectivo y equivalentes

50 monedas de $ 200
100 monedas de $ 500
20 billetes de $ 20.000
15 billetes de $ 50.000
Cheques
1 Cheque del Banco de Bogot Cta Cte # 452398-7 por $ 630.000
1 cheque del Banco Davivienda Cta Ahorros # 136547-8 por $ 300.000
Vales por tarjeta debito que sumaban $ 630.000
Vales por tarjeta crdito que sumaban $ 180.000
Las facturas de ventas sumaron en total $ 2.500.000
Los abonos de clientes sumaron $ 465.000

Hacer el arqueo y realizar los registros correspondientes.

2. La empresa ABC Ltda, decide el da 20 de Marzo del ao 20xx crear e instrumentar un

procedimiento de Caja Menor, por un monto de $150.000, los cuales utilizar en Gastos Menores
de $ 5.000,oo, Para este proceso de administracin de Caja Menor, se design el seor Jos
Antonio Rojas, persona a nombre de la cual se emite el Cheque del Banco Comercial No.7046978
por $.150.000,

El da 03 de Abril del ao 20XX, el seor Rojas presenta una solicitud de reembolso de Caja Menor
con los siguientes datos:

Gastos de movilizacin 14.960

Combustibles y lubricantes 8.230
Artculos de Limpieza 14.500
Viticos a vendedores 5.000
Artculos de Oficina 27.950
Combustibles y lubricantes 13.650
Fletes y embalajes 10.415
Correos 17.690

Se pide realizar los registros de la Creacin y reembolso de la Caja Menor.

3. La compaa Pir, S. A. al 31 de Mayo de 20xx procedi a la realizacin del arqueo en presencia

de la Srta. Teresa Vzquez y se encontr lo siguiente:

En efectivo: 50 billetes de 10.000, 10 billetes de 50.000, 15 billetes de 2.000 y monedas de a $100,

$500, y $200, por un total de $200.000; en documentos, una factura por compra de papelera por $
10.000 y un vale de $15.000 firmado por el Sr. Luis Pasos, por concepto de prstamo. Estos
documentos estn debidamente autorizados por el gerente de compras.

Las facturas de ventas sumaron en total $ 1.000.000

Los abonos de clientes sumaron $ 300.000

Hacer el arqueo y realizar los registros correspondientes.

Ingresar al siguiente link para ver el video.Nota: esto te ayudara a reforzar tus
conocimientos.
https://www.youtube.com/watch?v=f2IPNdXyXwU

Arqueo Caja Menor

Fecha de Elaboracin: _______________________________
LOGO DE LA EMPRESA

NOMBRE DE LA EMPRESA:
NIT DE LA EMPRESA: TELFONO:
DIRECCIN DE LA EMPRESA:

ACTA DE ARQUEO CAJA

NOMBRE RESPONSABLE: XXXXXXX

FECHA Y HORA DE REALIZACIN: DIA/MES/AO
SALDO SEGN LIBRO DE CAJA: $0.000.000,00

EFECTIVO $
UNIDADES TOTAL

BILLETES DE $50.000 1 0,00

BILLETES DE $20.000 1 0,00
BILLETES DE $10.000 1 0,00
BILLETES DE $5.000 1 0,00
BILLETES DE $2.000 1 0,00
BILLETES DE $1.000 1 0,00
MONEDAS DE $1.000 1 0,00
MONEDAS DE $500 1 0,00
MONEDAS DE $200 1 0,00
MONEDAS DE $100 1 0,00
MONEDAS DE $500 1 0,00

OTROS FONDOS 0,00

VALES 0,00
FACTURAS 0,00
ANTICIPOS 0,00
OTROS FONDOS 0,00
TOTAL SALDO CAJA 0

CERTIFICO: Que el efectivo y justificantes de caja mencionados, fueron

verificados en mi presencia y devueltos. No existiendo otros fondos, valores o
documentos en poder que no hayan sido mostrados en el arqueo.

Observaciones:

FIRMA RESPONSABLE