Estudiante: Vera Fernndez Vanessa Shirley

PRINCIPALES HALLAZGOS DE AUDITORIA

ABERRACIONES DE INDOLE ADMINISTRATIVA

En GAMMA LTDA se ha evidenciado la existencia de aberraciones administrativas que

han contribuido a generar una mayor cantidad de debilidades al interior de la
organizacin.

Entre dichas falencias se tiene:

En GAMMA LTDA no ha existido una adecuada separacin de funciones debido a

fallas estructurales de ndole administrativa lo que ha dado lugar a la existencia de una
mezcla de funciones y labores, creando las condiciones adecuadas para el cometido
de fraudes, como instalacin duplicada de acometidas, captacin duplicada y ficticia
de clientes.

Asignacin de Subcontratos para realizar labores administrativas que involucraba

procesos de cobranza a Subcontratistas accidentales (Ejecutivos de atencin a
Clientes, recuperacin de crditos, etc.) cuyo origen en sus labores administrativas ha
sido el prstamo de NIT con el objeto de facturar los servicios prestados a travs de un
tercero.

El caso sealado tiene relacin con la dependencia contractual de los Ejecutivos de

Clientes Seores: Gerardo Condorkanqui y Lisandro Torresillas del Contratista externo
de Instalaciones Sr. Johnny Uscapinas, y dependencia funcional de la Gerencia de
Comercializacin de GAMMA LTDA.

La situacin anterior se ha dado debido a la intensin de los Ejecutivos sealados para

evitar la emisin de facturas individuales a GAMMA LTDA por los servicios prestados,
desconocindose los acuerdos internos entre el Contratista externo y los Ejecutivos de
Clientes anotados por la facturacin acordada.

Inexistencia de un Departamento de Ventas (antes de octubre de 2009), situacin que

no se explica toda vez que el principal giro comercial del negocio es la venta de
suscripciones de televisin por Internet inalmbrico.

La situacin anterior ha dado lugar (inexistencia de una Unidad administrativa interna

de control) ha incidido para que no haya existido y verificado los datos de los Clientes
como ser: nombre domicilio actual, anterior, etc. a vecinos de la zona, en los casos de
captacin de nuevos Clientes, etc.
 En GAMMA LTDA se ha observado la carencia de Manuales de Funciones y de
Organizacin lo cual contribuye aun ms para que el personal no tenga claramente
identificadas sus funciones y responsabilidades funcionales.

CONDICIN: mala estructura organizacional de la empresa GAMMA LTDA en cuanto se

ha observado duplicidad de funciones, incumplimientos de acuerdos con el personal
externo, inexistencia de un departamento de ventas y unidad administrativa interna de
control tomando en cuenta el giro de la empresa

CRITERIO: La empresa GAMMA LTDA. debe tener una estructura organizacional

adecuada a travs de un manual de funciones , teniendo un departamento de ventas y
unidad administrativa interna de control, debe elaborarse todo acuerdo mediante contratos
escritos.

CAUSA:
Inexistencia de un manual de funciones en funcin a las funciones que realizan y nivel de
responsabilidad que asumen
Organigrama no adecuado a la entidad
Falta de recursos humanos
Falta de supervisin

EFECTO: esta situacin puede originar una inadecuada distribucin del trabajo , no
ejercer un adecuado control de la empresa , existencia de condiciones adecuadas para el
cometido de fraudes, como instalacin duplicada de acometidas, captacin duplicada y
ficticia de clientes, multas tributarias por falta de facturacin.

RECOMENDACIN: elaborar un adecuado organigrama y dotar un manual de funciones

definiendo claramente las responsabilidades, sus funciones y su nivel en cuanto al
organigrama se refieren, debe crearse de un departamento de ventas tomando el giro de
la empresa y unidad administrativa interna para el correcto funcionamiento de la empresa
y ejercer un mayor control.

DEFICIENTES NIVELES DE GESTION ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL

Por el anlisis efectuado, se ha observado decientes niveles de gestin administrativa

en las unidades involucradas, originadas principalmente por la falta de un fuerte
liderazgo en los procesos administrativos y comerciales que son desarrollados en
GAMMA LTDA, que ha dado lugar para que en el pasado reciente (antes de octubre de
2009), no se hayan corregido los problemas estructurales de ndole administrativo y
comercial.

La situacin anterior (deficientes niveles de gestin administrativa y comercial) se

explica por la carencia de normativas e instructivos escritos en reas administrativas y
 comerciales que delimiten claramente las reglas de juego (deberes, obligaciones,
responsabilidades, sanciones, penalizaciones, etc.) con el personal interno y externo
de la Empresa.

Otra deficiencia imputable a una insuficiente gestin administrativa, ha tenido relacin

con:

La asignacin de responsabilidades en procesos delicados como ser cobranzas de

dinero, y otras a personal externo y sin ningn vnculo contractual directo con la
Empresa.

La inexistencia de boletas de garantas u otro tipo de resguardos solicitados al

personal que desarrolla labores de cobranzas, instalaciones nuevas, u otros trabajos
que por su naturaleza y caractersticas requeran el haberse tomado otro tipo de
previsiones.

El desarrollo de varias tareas y trabajos incompatibles en forma paralela, lo que denota

un desconocimiento pleno de las tareas y deberes asignados.

Cabe destacar que la problemtica sealada est tendido a revertirse ltimamente en

forma paulatina con las acciones desarrolladas por la Gerencia General de GAMMA
LTDA, como es la creacin de una Unidad de Contralora que se encarga actualmente
de verificar los domicilios de Clientes, la existencia de instalaciones antiguas, etc., la
creacin de un Departamento de Ventas, etc.

CONDICIN: deficientes niveles de gestin administrativa y comercial de la empresa

GAMMA LTDA, desarrollo de varias tareas y trabajos incompatibles en forma paralela,
inexistencia de boletas de garantas u otro tipo de resguardos solicitados al personal.

CRITERIO: La empresa GAMMA LTDA. debe tener una adecuados niveles de gestin
administrativa y comercial, a travs de un manual de funciones, tener boletas de garantas
u otro tipo de resguardos, tomando en cuenta el tipo de servicio que presta.

CAUSA:
Falta de liderazgo en los procesos administrativos y comerciales
Carencia de normativas e instructivos escritos en reas administrativas y comerciales
Inexistencia de un manual de funciones en funcin a las funciones que realizan y nivel de
responsabilidad que asumen
Falta de recursos humanos
Falta de capacitacin de personal
Falta de supervisin

EFECTO: esta situacin origino asignacin de responsabilidades en procesos delicados

como ser cobranzas de dinero, y otras a personal externo y sin ningn vnculo contractual
directo con la Empresa, desconocimiento pleno de las tareas y deberes asignados,
inadecuada distribucin del trabajo , no ejercer un adecuado control de la empresa,
demandas de nuestros clientes en cuanto a nuestro servicio.

RECOMENDACIN: Dotar normativas e instructivos escritos en reas administrativas y

comerciales que delimiten deberes, obligaciones, responsabilidades, sanciones,
penalizaciones, etc. con el personal interno y externo, dotar un manual de funciones para
el correcto funcionamiento de la empresa, dotar boletas de garantas u otro tipo de
resguardos y ejercer un mayor control.

ESCASOS NIVELES DE SUPERVISION Y CONTROL

Como otro problema relevante se ha observado que no existen instancias adecuadas

para desarrollar un control de calidad eficiente en las diferentes actividades
administrativas, tcnicas y comerciales que se desarrollan en GAMMA LTDA.

Se ha evidenciado que la supervisin tcnica no ha sido la ms adecuada en

instalaciones nuevas, debido a la magnitud de dichas instalaciones no ha permitido a
funcionarios tcnicos, como el caso del Sr. Mximo Potrocolo desarrollar una
verificacin a todos los domicilios que han sido objeto de instalaciones nuevas,
desarrollndose dicha labor solamente a determinados domicilios en forma
espordica. Esta situacin ha dado lugar para que no se haya detectado anteriormente
los problemas anteriormente descritos y que son objeto del presente informe.

Los Promotores de Ventas, como se afirm anteriormente, no han contado con una
supervisin eficiente en los trabajos que fueron desarrollados por los mismos, debido
fundamentalmente a la existencia de un Departamento de Ventas.

Otra hecho que hace presumir la conclusin precedente, tiene relacin con tareas
similares que desarrollan funcionarios que tienen asignadas actividades diferentes,
como es la introduccin en el Sistema Informtico de Contratos nuevos, etc. Dentro las
explicaciones recibidas en las declaraciones de los funcionarios involucrados en los
procesos observados, manifestaban que desarrollan otras tareas diferentes a sus
labores por un sentido de cooperacin personal con las tareas asignadas a otros
funcionarios, sin que un Supervisor u otro funcionario de mayor nivel jerrquico haya
observado las tareas anotadas.

CONDICIN: inexistencia de instancias adecuadas para desarrollar un control de calidad

en las diferentes actividades administrativas, tcnicas y comerciales que se desarrollan en
GAMMA LTDA, falta supervisin tcnica en instalaciones nuevas, tareas similares que
desarrollan funcionarios que tienen asignadas actividades diferentes.
CRITERIO: La empresa GAMMA LTDA debe tener instancias para desarrollar un control
de calidad en las diferentes actividades administrativas, tcnicas y comerciales, debe
contar con un departamento de ventas, debe tener un manual de funciones.

CAUSA:
Falta de ambientes adecuados para el desarrollo de control de calidad
Falta de recursos humanos
Inexistencia de un manual de funciones
Falta de supervisin del trabajo que realiza tanto el personal interno como externo

EFECTO: muchas instalaciones han presentado fallas en poco tiempo lo cual ocasiono
quejas en nuestros clientes y por ende trabajos de reparacin, funcionarios con tareas
similares que desarrollan funcionarios que tienen asignadas actividades diferentes.

RECOMENDACIN: Dotar de ambientes adecuados de control .un manual de funciones

que delimiten deberes, obligaciones, responsabilidades, sanciones, penalizaciones, etc.
para el correcto funcionamiento de la empresa y ejercer un mayor control.

SISTEMAS INFORMATICOS FLEXIBLES SIN RESGUARDOS DE CONTROL

Una de las principales causas que ha originado las deficiencias y debilidades en GAMMA
LTDA, ha sido el actual Sistema Informtico que presenta las siguientes limitaciones:

Excesiva flexibilidad del Sistema Informtico de Clientes en razn de que est abierto
a modificaciones en la base de datos de los Clientes, como ser el nombre, direccin,
telfono, etc.

Inexistencia de resguardos ante posibles modificaciones en datos de clientes

El Sistema Informtico de Clientes se encuentra abierto a la utilizacin de varios

funcionarios que desarrollan labores y actividades diferentes como son: Ejecutivos de
Atencin a Clientes, Jefatura de Sistemas, personal de Servicios Multidisciplinarios,
etc.

Emisin de reportes limitados

La emisin de reportes no ha estado orientada a la identificacin de casos anmalos,

lo que ha impedido detectar instalaciones nuevas en lugares ya existentes, adems
que presenta limitaciones en el control de las cobranzas.

Vulnerabilidad del Sistema que limita detectar anormalidades, debido a que la Base de
Datos del Sistema orientado al control por nombre de los Clientes en lugar de la
ubicacin de las instalaciones nuevas.
 Como una muestra de las falencias que presenta el Sistema se ha podido evidenciar la
introduccin y modificacin de datos de clientes, como nombres, direcciones,
telfonos, etc.,

El Sistema por su excesiva flexibilidad no ha podido detectar la duplicidad de nuevas

instalaciones

CONDICIN: Excesiva flexibilidad del Sistema Informtico de Clientes en GAMMA LTDA,

Inexistencia de resguardos ante posibles modificaciones en datos de clientes, Emisin de
reportes limitados, Vulnerabilidad del Sistema que limita detectar anormalidades

CRITERIO: La empresa GAMMA LTDA debe contar con un Sistema Informtico de

Clientes confiable, con todas las medidas necesarias para evitar modificaciones, y pueda
detectar anormalidades.

CAUSA:
Falta de resguardos ante posibles modificaciones en datos de clientes.
Abierto a modificaciones en la base de datos de los Clientes, como ser el nombre,
direccin, telfono, etc.
Base de Datos del Sistema orientado al control por nombre de los Clientes en lugar de la
ubicacin de las instalaciones nuevas.
Falta de personal capacitado
Falta de supervisin del trabajo que realiza el personal

EFECTO: emisin de reportes no ha estado orientada a la identificacin de casos

anmalos, lo que ha impedido detectar instalaciones nuevas en lugares ya existentes,
adems que presenta limitaciones en el control de las cobranzas, muestra de las falencias
que presenta el Sistema se ha podido evidenciar la introduccin y modificacin de datos
de clientes, como nombres, direcciones, telfonos, etc.,

RECOMENDACIN: Dotar de medidas de seguridad en cuanto al del Sistema Informtico

de Clientes en GAMMA LTDA, implantar polticas en cuanto capacitacin al personal en
desarrollo de talleres, etc tanto en la empresa o en su caso utilizar otros medios externos
para el correcto funcionamiento de la empresa y ejercer un mayor control.

INEXISTENCIA DE POLITICAS Y PLANIFICACION EN LAS VENTAS DE

SUSCRIPCIONES DE INTERNET INALAMBRICO

En GAMMA LTDA se ha observado que si bien ha existido la intencionalidad de

recuperar a clientes en la empresa, sin embargo no se proyect adecuadamente los
resultados de las tareas que se llevaron a efecto. El mayor reto fue recuperar a
clientes antiguos o captar nuevos, pero a toda costa sin una debida planificacin y
marketing de ventas, por cuya razn los resultados no siempre fueron halageos,
como se puede observar en las observaciones siguientes.
 Se ha observado que en GAMMA LTDA se han impartido instrucciones precipitadas y
no planificadas a los Promotores de Ventas, como aquella que est relacionada con
captar clientes a cualquier precio, aduciendo que la recuperacin de cuentas
adeudadas por Clientes morosos estara a cargo en forma posterior por parte de
personal especializado.

Se evidencia, que si bien la instruccin responda a una necesidad imperiosa por parte
de GAMMA LTDA de captar nuevos Clientes, no fue complementada con normativas
que dejaran establecidas las condiciones de su reincorporacin, por ello, quedaron
cuentas morosas impagas, eludiendo habilidosamente los captadores de clientes en
concomitancia con los instaladores de red y el supervisor de que ello ocurriera,
mediante la suplantacin de nombres, direcciones, numeracin de domicilios, nmeros
telefnicos, etc.

CONDICIN: inadecuada planificacin y marketing de ventas, implementacin de

instrucciones precipitadas y no planificadas a los Promotores de Ventas, no contempla
normativas que dejaran establecidas las condiciones de su reincorporacin.

CRITERIO: La empresa GAMMA LTDA debe contar una adecuada planificacin y

marketing de ventas, contar con normativas y polticas en cuanto a reincorporacin,
captacin de clientes.

CAUSA:
Falta de tareas para la recuperacin de los clientes o en su caso captar nuevos
Inexistencia de normativas que dejaran establecidas las condiciones de su
reincorporacin
Falta de supervisin

EFECTO: captar clientes a cualquier precio, aduciendo que la recuperacin de cuentas

adeudadas por Clientes morosos estara a cargo en forma posterior por parte de personal
especializado, cuentas morosas impagas mediante la suplantacin de nombres,
direcciones, numeracin de domicilios, nmeros telefnicos, etc.

RECOMENDACIN: Dotar de medidas de seguridad en cuanto al del Sistema Informtico

de Clientes en GAMMA LTDA, implantar polticas y normativas que dejaran establecidas
las condiciones de su reincorporacin, para el correcto funcionamiento de la empresa y
ejercer un mayor control.
CARENCIA DE INSTRUCTIVOS Y NORMAS QUE REGLAMENTEN Y DELIMITEN
LAS RESPONSABILIDADES FUNCIONALES DE LOS TRABAJADORES REGULARES
Y CONTRATISTAS

Como otro hecho relevante que ha originado los problemas y debilidades al interior de
GAMMA LTDA, ha estado originado por la carencia de instructivos y normativas claras
que regulen los trabajos desarrollados por los contratistas externos. Esta situacin ha
incidido para que los Promotores de Ventas y Contratistas externos de Instalaciones
hayan incurrido en hechos deshonestos, por no haberse marcado claramente las
reglas de juego.

La debilidad anterior tambin se evidencia en los Contratos suscritos con los mismos,
en la que no han quedado plasmadas fuertes penalizaciones por incumplimientos de
Contratos, trabajos mal ejecutados, hechos deshonestos, etc., que habra coadyuvado
a los mismos Contratistas ejercitar un mayor control en todos sus dependientes,
adems de contribuir a dotar a la Empresa de un mayor resguardo en todas sus
actividades y operaciones con personal externo en caso de detectarse anomalas u
otros hechos deshonestos.

Un ejemplo claro de lo afirmado anteriormente tiene relacin con la asignacin de

trabajos de internet inalmbrico, estuvo asignado a criterio subjetivo del supervisor,
quien asignaba a conveniencia y orientando a la empresa que le convena.

CONDICIN: carencia de instructivos y normativas claras que regulen los trabajos

desarrollados por los contratistas externos adems de contratos donde delimiten deberes,
obligaciones, responsabilidades, sanciones, penalizaciones, etc. Dando lugar a hechos
deshonestos.

CRITERIO: La empresa GAMMA LTDA contar con instructivos, normativas que regulen el
trabajo de personal externo.

CAUSA:
Inexistencia de instructivos y normativas por trabajos desarrollados por contratistas
externos.
Inexistencia de Contratos suscritos con contratistas externos
Falta de supervisin

EFECTO: hechos deshonestos, por no haberse marcado claramente las reglas de juego,
descuido de trabajos asignados al personal dependiente teniendo que los contratistas
ejercitar un mayor control en todos sus dependientes, adems de contribuir a dotar a la
Empresa de un mayor resguardo en todas sus actividades y operaciones con personal
externo en caso de detectarse anomalas u otros hechos deshonestos.
 RECOMENDACIN: Dotar de instructivos y normativas por trabajos desarrollados por
contratistas externos, realizar contratos suscritos con los contratistas externos quedado
plasmadas fuertes penalizaciones por incumplimientos de Contratos, trabajos mal
ejecutados, hechos deshonestos, etc , para el correcto funcionamiento de la empresa y
ejercer un mayor control y supervisin.

HECHOS DELICTIVOS AISLADOS

Por todos los indicios obtenidos en las entrevistas desarrolladas a los Contratistas y
los documentos revisados, se ha podido evidenciar que los hechos delictivos se
circunscriben a las siguientes acciones:

Apropiacin indebida de fondos por parte de la Sra. Griselda Mazatic en el mes de

noviembre de 2008 y noviembre de 2009 que seala el Gerente General de GAMMA
LTDA en su nota dirigida a la Gerencia General, quien desarrollaba labores de
Promotora de Ventas y tena a su cargo el uso del sello de cobranza N 5, quien dejo
de prestar sus servicios sin haber rendido cuentas de sus ltimas suscripciones
colocadas con Clientes.

Esta seora con posterioridad pudo ser ubicada, recuperndose los fondos retenidos,
dejando pendiente la existencia de la Cobranza de dos facturas en el mes de febrero
de 2009 correspondientes a la Clnica Iriarte cuyo importe producto de la cobranza no
fue ingresado ni depositado en cuentas de GAMMA LTDA por $us. 84, 00 (dos cuotas
de $us. 42 cada una).

La particularidad de la cobranza anterior radica en que al margen de que los fondos

no fueron ingresados que se constituye en una apropiacin indebida de fondos (hecho
delictivo) el sello utilizado para procesar la cobranza corresponde al sello N 5 que no
fue devuelto por la expromotora de Ventas.

De acuerdo a indagaciones que fueron realizadas se determin que el funcionario que

habra desarrollado tal cobranza sera el seor Gonzalo Perico que se encontraba
desempeando las labores de ejecutivo de clientes en ese entonces.

El Contratista que cobro la comisin por la cobranza efectuada ha sido el Sr. Macario
Resiscoski de quien depende el Sr. Prudencio Hipocondrio (Ejecutivo de Clientes) en
calidad de Subcontratista.

Se presume la existencia de las irregularidades anotadas como un hecho aislado por

lo siguiente:

No se han presentado reclamos posteriores de Clientes que manifiesten haber

pagado sus deudas por suscripcin y no se les haya repuesto el servicio.
 Este tipo de hurtos son detectables por los mismos reclamos de los Clientes que
hasta el presente no se han presentado.

Sin embargo tambin se han evidenciado la existencia de indicios y elementos

negativos que aun deben ser esclarecidos en otras instancias (Polica Tcnica
Judicial) referente a este suceso como son los siguientes:

El ltimo funcionario que hizo uso del sello manifiesta no recordar quien le hizo
entrega y en qu momento.

Por indagaciones realizadas existen dos personas diferentes a las que se les
habra entregado el sello.

La Sra. Griselda Mazatic ha sido ubicada en su domicilio, aunque no se ha

apersonado a prestar declaraciones ante la Comisin.

El funcionario que hizo el cobro de la factura es Subcontratista de un Contratista

externo de instalaciones exteriores, desconocindose si ha existido una
concomitancia con el hecho fraudulento acontecido.

CONDICIN: Existencia de posibles hechos delictivos por la carencia de normativas

claras que regulen los trabajos desarrollados por los contratistas dando lugar a hechos
deshonestos.

CRITERIO: La empresa GAMMA LTDA contar con instructivos, normativas que regulen el
trabajo de los contratistas, el mismo deben estar definidos en cuanto sus funciones
horarios, mediante contratos, responsabilidades, sanciones, etc

CAUSA:
Inexistencia de normativas por trabajos desarrollados por contratistas.
Inexistencia de Contratos suscritos con contratistas.
Falta de supervisin

EFECTO: Hechos deshonestos, por no haberse marcado claramente las reglas de juego,
descuido de trabajos asignados al personal.

RECOMENDACIN: Dotar de instructivos y normativas por trabajos desarrollados por

contratistas externos, realizar contratos suscritos con los contratistas quedado plasmadas
fuertes penalizaciones por incumplimientos de Contratos, trabajos mal ejecutados, hechos
deshonestos, etc , para el correcto funcionamiento de la empresa y ejercer un mayor
control y supervisin.
DEFICIENCIAS DE CAPACITACION Y APRENDIZAJE

Como otra deficiencia evidenciada en GAMMA LTDA, por las entrevistas realizadas se
ha observado que el personal que interacta con Clientes externos no ha recibido una
capacitacin adecuada en las labores que realizan, ya que en muchos casos su
relacin funcional con la Empresa es indirecta por depender de otros Contratistas.

No han sido seleccionados a travs de rigurosas pruebas de seleccin y aprendizaje

como es el caso de los Promotores de Ventas.

Se observa incluso la existencia de Promotores de Ventas que antes desarrollaban

trabajo para la competencia, y que actualmente se encuentran prestando servicios en
calidad de Promotores de Ventas, habiendo sido cuestionadas sus actividades y
labores (con contratos observados).

Por otra parte como otra falencia los Promotores argumentaban en sus declaraciones
que no han tenido cursos u otros cursillos de capacitacin que les haya posibilitado
desarrollar de una manera ms efectiva y eficiente sus tareas y labores.

CONDICIN: personal que interacta con Clientes externos no habiendo recibido una
capacitacin adecuada en las labores que realizan por su relacin indirecta con la
empresa GAMMA LTDA, no se realizan pruebas de seleccin y aprendizaje

CRITERIO: La empresa GAMMA LTDA debe contar con personal capacitado que
interacta con Clientes externos.

CAUSA:
Falta de pruebas de seleccin y aprendizaje por su relacin indirecta con la empresa
Inexistencia cursos de capacitacin
Inexistencia de Contratos suscritos con contratistas.
Falta de recursos humanos
Falta de supervisin

EFECTO: Desarrollo del trabajo de los Promotores de Ventas de forma inadecuada.

RECOMENDACIN: Desarrollo de contratos suscritos con contratistas en cuanto la

dotacin de personal, etc para el correcto funcionamiento de la empresa y ejercer un
mayor control y supervisin.
VULNERACIONES A PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO

Tambin se ha observado deficiencias relevantes relacionadas con vulneraciones a

normas y Principios de Control Interno que han contribuido y originado gran parte de
las deficiencias detalladas anteriormente:

Se ha podido determinar que no se observaron normas de Control Interno en la

asignacin de tareas y procesos que aconsejan que determinadas funciones se deben
disgregar para su ejecucin por personas diferentes, por ser incompatibles. Se
asignaron tareas incompatibles a las mismas personas, por ejemplo la persona
encargada de la captacin de clientes, supervisa los procesos de facturacin y
cobranza y asigna al contratista para la instalacin a clientes.

En el proceso de cobranza a cargo de empresas contratistas se observa el

incumplimiento a normas de Control Interno, como las siguientes:

Los contratistas no contaban ni cuentan con pliza de fidelidad.

La situacin laboral de los empleados de la empresa contratista no est definida ya

que no cuentan con contratos con los contratistas o contratos con GAMMA LTDA.

En el antiguo proceso de cobranza, las facturas emitidas no tenan la proteccin

adecuada.

Los sellos de cobranza eran entregados al personal de cobranza con una numeracin
asignada a cada uno de ellos, sin hacerse seguimiento de su tenencia o devolucin
una vez que dicho personal dejaba de trabajar en la empresa. El sello nmero 5
asignado a la Sra. Griselda Mazatic fue entregado a otro funcionario sin acta u otro
documento equivalente.

La asignacin de trabajos para instalacin de internet inalmbrico se realizaba a

criterio subjetivo del supervisor, de acuerdo a su conveniencia y orientando a la
empresa que le convena.

Un ejemplo que ilustra la situacin anterior tiene relacin con la asignacin de tareas
sin realizadas sin disgregarlas de forma que se mezclaron procesos a cargo de las
mismas personas, por ejemplo se considera inadecuado administrativamente que una
sola persona est a cargo de supervisar captacin de clientes, supervisar los
procesos de facturacin y cobranza, asignar instalacin de acometidas a Clientes, sin
existir una debida segregacin o disgregacin de funciones, con grave deterioro de
normas de Control Interno que recomiendan que las funciones incompatibles deben
estar disgregadas y separadas, adems que deben ser realizadas por personas
diferentes.
 Debido a deficiencias de Control Interno y supervisin interna, se procedi en GAMMA
LTDA con la instalacin de internet inalmbrico como si se tratara de una instalacin
nueva. Este proceso no fue observado en ninguna de las etapas del proceso.

Varias de las deficiencias se deben a que extrabajadores de planta de GAMMA LTDA

que pasaron a ser contratistas o parte de Microempresas, trabajaban como si fueran
empleados de GAMMA LTDA, recibiendo instrucciones de personal jerrquico de
GAMMA LTDA.

Se observa el proceso de cobranza en los domicilios ya que se extiende un simple

recibo, que luego es cambiado por la factura fiscal en oficinas de la empresa,
procedimiento anmalo que puede ser observado por Impuestos Internos. El referido
personal de empresas contratistas procede a descargar los importes cobrados a su
contratante quien a su vez entrega el dinero en GAMMA LTDA. Estos procedimientos
deben ser corregidos para evitar que los cobradores, que responden a sus respectivas
empresas, usen el dinero desde el momento del cobro hasta que sea depositado
efectivamente en GAMMA LTDA.

No existi un adecuado Control Interno en las funciones asignadas a las diferentes

personas, esto se pudo observar en las cobranzas que realizaban personeros de
empresas contratadas.

Se ha observado tambin como otra falencia de Control Interno que un Contratista

asignado a trabajos de Instalacin de acometidas, desempeaba labores adicionales
que son incompatibles entre s como son las siguientes: Promotor de Ventas,
Contratista de Instalaciones y Cobrador, sin que ninguna instancia administrativa y/o
comercial impida le impida desarrollar tal labor.

Las facturas antes de que entre en funcionamiento el Sistema de Facturacin en Lnea

se encontraban apiladas en cajones de madera que no contaban con la proteccin
adecuada.

Otra falencia relacionada con el Control Interno al interior de GAMMA LTDA tiene
relacin con deficiencias de Circulares e Instructivos al interior de la Empresa que
normen la exigencia a empleados o contratistas retirados la devolucin de bienes o
pertenencias de la empresa, razn por la cual el sello N 5 de cobranza no devuelta
oportunamente por la Sra. Griselda Mazatic corri una suerte de recorrido al interior
de la Empresa que permiti la cobranza de dineros pero no su depsito e ingreso en la
Caja y Contabilidad de la empresa.

Otra deficiencia relevante que vulnera Normas y Principios de Control Interno, tiene
relacin con los procesos de cobranza, en razn de que el proceso sealado en
domicilios de Clientes se ha venido realizando con la extensin de un recibo, que
luego deba ser cambiado por la factura oficial en oficinas de la empresa, el descargo
 de los importes cobrados los realizaba el mismo personal en el Sistema de Clientes de
la empresa, otras veces dicha labor era realizada por el Encargado de la custodia de la
factura, o finalmente el Supervisor de Cobranzas, situacin que permite usar el dinero
por parte de los cobradores por el tiempo en que la factura se venca o se proceda al
corte, oportunidad en que el cobrador poda recin depositar el importe cobrado, que
se denomina comnmente como bicicleteo o jineteo.

CONDICIN: vulneraciones a normas y Principios de Control Interno, asignacin de

tareas incompatibles a las mismas personas, proceso de cobranza a cargo de empresas
contratistas, sellos de cobranza entregados al personal de cobranza sin seguimiento,
asignacin de trabajos para instalacin de internet inalmbrico a criterio subjetivo,
contratistas no contaban ni cuentan con pliza de fidelidad, situacin laboral de los
empleados de la empresa contratista no est definida

CRITERIO: La empresa GAMMA LTDA debe contar con un diseo adecuado de control
interno el mismo debe ser cumplido, debe realizarse todo en cuanto a personal mediante
contratos, toda prestacin de servicios debe ser debidamente aprobado por las
autoridades competentes, todo el proceso de cobranza debe estar a cargo de la empresa
y no asi por contratistas

CAUSA:
Incumplimiento de normas de Control Interno en la asignacin de tareas y procesos que
aconsejan que determinadas funciones se deban disgregar para su ejecucin por
personas diferentes, por ser incompatibles
Inexistencia de Contratos suscritos con contratistas.
Inexistencia de manual de funcioenes
Falta de recursos humanos
Falta de supervisin

EFECTO: asignacin de instalacin de acometidas a Clientes, sin existir una debida

segregacin o disgregacin de funciones, cobros tardos, observaciones en cuanto la
facturacin, situaciones para dar lugar Hechos deshonestos, por no haberse marcado
claramente las reglas de juego, descuido de trabajos asignados al personal.

RECOMENDACIN: contar con un diseo adecuado de control interno el mismo de

revisar su cumplimiento, desarrollo de contratos suscritos con contratistas en cuanto la
dotacin de personal, etc., dotar de un manual de funciones, dotar normativas e
instructivos escritos en reas administrativas y comerciales que delimiten deberes,
obligaciones, responsabilidades, sanciones, penalizaciones, etc. con el personal interno y
externo para el correcto funcionamiento de la empresa y ejercer un mayor control y
supervisin.