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A Gesto Documental tem por objetivo administrar documentos durante as seguintes fases:

corrente (primeira) e intermediria (segunda idade). Tambm conhecida como Gesto de


Documentos, uma soluo encontrada para consultar e organizar documentos em formato
eletrnico, nos quais residem informaes documentais que so trocadas entre os que utilizam a
aplicao. Dentro de uma organizao, a importncia da Gesto Documental permitir a partilha
de documentos. Desta forma, gera benefcios e simplifica os processos de negcio da companhia.

Alm de ocasionar a partilha de informaes entre os usurios e facilitar processos, a Gesto


Documental pode se integrar a outras solues como e-mails, fax e digitalizao. Assim, permite
a gesto de todos a informao no estruturada que relevante para a organizao ou empresa.

Gesto Documental aplicada nas organizaes


Dentro deste processo existem diversas fases de funcionamento dentro de uma companhia.
Primeiro um documento recebido e passa pela fase da desmaterializao, na qual ser digitado
e passar do formato de papel para o formato eletrnico. Depois disso, todos os documentos, j
desmaterializados e em formato eletrnico, passam por um processo de classificao. Na terceira
fase so definidos os diversos estgio do ciclo de vida dos documentos (publicao, aprovao,
encaminhamento, reencaminhamento e destruio. Por fim, o usurio tem a possibilidade de
localizar o arquivo por meio de um sistema de busca, isto serve para eventuais edies,
atualizaes ou pesquisas.

Benefcios da Gesto Documental (Gesto de Documentos)


Com o contnuo avano da tecnologia, que aumenta o fluxo de dados na internet e em sistemas
internos, as empresas investem cada dia mais na Gesto de Documentos. A maioria consegue um
retorno elevado pois conseguem a reduo de documentos em papel, padronizam processos e
ganham em rapidez e produtividade, facilitam a implantao de normas de qualidade e ganham
espao fsico dentro da instituio.

Segundo matria do portal administradores.com.br, administrar e gerenciar documentos, a


partir de conceitos da Gesto Documental, proporciona s empresas privadas e entidades
pblicas maior controle sobre as informaes que produzem e recebem.

Alm destes benefcios, as organizaes aprimoram o processo de pesquisa da informao


contida nos documentos, o que facilita as tomadas de deciso. No quesito segurana, podem
contar com um backup de recuperao da informao caso ocorra algum acidente no espao
fsico da companhia. O sistema de Gesto Documental tambm possui mecanismo de segurana
que criam graus hierrquicos dentro do sistema, restringindo possibilidade de acesso a dados
importantes ou confidenciais.

Fontes:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/GESTAO_DOCUMENTAL_APLICADA_Ieda.pdf
http://laplace.dcc.ufmg.br/npdi/uploads/c0a80a68-13b3-fe78.pdf
http://www.administradores.com.br/infor