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1. OBJETIVO: Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el cumplimiento de las funciones del
Ministerio del Trabajo, a travs de modalidad de Licitacin Pblica.

2. ALCANCE: El procedimiento inicia con la identificacin de la necesidad y termina con la comunicacin

de la designacin del supervisor
supervisor.

3. Definiciones:

Certificacin de Inexistencia o Insuficiencia de Personal:: Documento que se expide cuando no existe

personal de planta en el Ministerio, que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la
prestacin del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especializacin que
implica la contratacin del servicio o cuando aun existiendo
existiendo personal en la planta, ste no sea suficiente

CDP:: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Licitacin Pblica: Modalidad pblica de seleccin de contratistas, totalmente reglad

reglada que se desarrolla
en virtud de los principios de publicidad,
publicidad transparencia y seleccin objetiva. Es la regla general para
adelantar la contratacin en las entidades pblicas, salvo en los casos excepcionados.

Estudio de Sector: Es el comparativo de los precios del mercado, resultante de la solicitud de cotizaciones
cotizacione
a los diferentes oferentes en el mercado, lo que permite establecer el promedio del valor de lo que se va a
contratar, para as mismo determinar el presupuesto para la contratacin y solicitud del certificado de
disponibilidad presupuestal.

Estudios y Documentos
ocumentos Previos: Son los documentos que sirven de soporte para la elaboracin del
contrato, de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, as
como la asignacin de los riesgos que la entidad propone.

Plan Anual de Adquisiciones Es un instrumento de planeacin contractual que las Entidades Estatales
deben diligenciar, publicar y actualizar en los trminos del presente decreto.

Clasificador de Bienes y Servicios es el sistema de codificacin de las Naciones Unidas

Unida para
estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.

Portal nico de Contratacin: Herramienta virtual diseada por el Gobierno Nacional con el fin de dar
difusin a todas las etapas contractuales de todas las entidades del estado, es de obligatorio uso por parte
de las entidades pblicas, correspondiente a: www.contratos.gov.co.

GGC: Grupo de Gestin Contractual.

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DT: Direccin Territorial.

RP: Registro Presupuestal.

4. Generalidades del procedimiento:

Audiencia Pblica: Audiencia abierta al pblico en la que se discuten temas tales como, asignacin de
riesgos, aclaracin de pliegos definitivos (esta Audiencia es opcional) o se adjudica un proceso de
seleccin.

Adenda: Documento mediante el cual se modificam el pliego definitivo, como consecuencia de las
observaciones presentadas por los proponentes, a motu propio de la entidad,, y se modifica el cronograma
del proceso una vez se haya efectuado el cierre del mismo.
mismo

Acta de cierre:: Es el documento suscrito una vez se cierra el plazo de la licitacin,

licitacin en el cual se relacionan
la ofertas presentadas y los datos ms relevantes de las mismas.

Informe de evaluacin:: Documento en el cual el Comit Evaluador presenta la evaluacin y calificacin de

las ofertas presentadas.

Acto administrativo de adjudicacin

adjudicacin: Resolucin en la cual se plasma el acto de adjudicacin del
proceso de seleccin al proponente favorecido con la ms alta evaluacin y calificacin.

Contratista:: Persona natural o jurdica a quien se le adjudic el proceso de seleccin y con quien se
celebra el contrato.

Contrato:: Documento suscrito entre el MINISTERIO y el proponente favorecido con la adjudicacin del
de
proceso de seleccin, el cual plasma el acuerdo de voluntades de las partes, fijando los derechos y
obligaciones
aciones de las partes, los productos a entregar, los plazos para su liquidacin, etc.

Garantas:: Son mecanismos de cobertura establecidos en la ley de contratacin para amparar los riesgos
previsibles del contrato o de la seriedad de la oferta.

Este procedimiento se rige por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y dems decretos reglamentarios.

5. Descripcin de las actividades:

Nro. Actividad Responsable Registro

/documento
1. Identifica la necesidad del bien o servicio a adquirir de Dependencia
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acuerdo con lo estipulado en el Plan Anual de solicitante

Adquisiciones.
See requiere hacer un estudio de del sector juicioso y
diligente,, para determinar el valor estimado del bien o el
servicio a contratar;; de conformidad con los manuales
establecidos por Colombia Compra Eficiente
2. Determina si el bien o servicio a adquirir se encuentra Dependencia
incluido en el PAA. solicitante

3. Definir de acuerdo con la necesidad y con la complejidad

Dependencia
la modalidad de licitacin pblica. solicitante
4. Elabora estudios previos para la realizacin de la Personal Estudios previos
solicitud. asignado para contratacin
dependencia convocatoria
Los estudios previos se elaboran diligenciando el solicitante pblica de
Formato Estudios Previos para la licitacin pblica procesos que
aplicable a esta modalidad de contratacin y de superan el 10%
conformidad con la normativa vigente. de la menor
cuanta
5. Solicita la expedicin del CDP (De acuerdo al estudio del Responsable Solicitud de
sector realizado previamente) dependencia Expedicin de
solicitante Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
6. Realiza la solicitud de contratacin al Grupo de Gestin Director / Jefe o Solicitud de
Contractual. Coordinador (a) contratacin.
del rea
solicitante.
7. Recibe la solicitud de contratacin con todos los Secretaria Grupo Lista de Chequeo.
documentos requeridos, e incluye lista de chequeo de Gestin
documentos. Contractual.
8. Asigna al abogado responsable para que revise los Coordinador de
documentos y determine el cumplimiento
cum de los Grupo Gestin
requisitos jurdicos y que los documentos estn Contractual
completos para iniciar el proceso.
9. Revisa la carpeta con la solicitud de contratacin a fin de Profesional Documento de
garantizar que se encuentren los documentos asignado del observaciones
requeridos: Se verifica contra la lista de chequeo. GGC. dirigido al rea
En caso de que la carpeta no incluya todos los solicitante.
documentos requeridos y se requieran ajustes a los
estudios y documentos previos se devuelve al rea
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solicitante, ir a actividad 4.
10. Como ell presupuesto oficial supera los 1000 SMMLV
SM es Dependencia Acta de Comit
necesario presentar el tema en el Comit Asesor de solicitante,
Contratacin para recibir la aprobacin de iniciar el Coordinador (a)
proceso de seleccin. del G.G.C y
Si el Comitmit tiene observaciones, devulvase a la Profesional
actividad 4. asignado del
Si el Comit no tiene observaciones, contine con la GGC.
actividad 11.
11. Si est completa la carpeta con todos los documentos y Profesional Proyecto de
los estudios previos no requieren ajustes, se procede a la asignado del Pliego de
elaboracin
acin del Proyecto de Pliego de Condiciones o G.G.C. Condiciones o
Convocatoria Pblica de acuerdo a la modalidad de Convocatoria
licitacin pblica, as como la Resolucin que conforma Pblica.
el Comit Evaluador Resolucin
Comit evaluador.
12. Revisado lo anterior se procede a la aprobacin por parte Coordinador Publicacin del
dell Coordinador del Grupo de Gestin Contractual.
Contractual Si se Grupo Gestin Proyecto de
deben realizar ajustes se devuelve al abogado Contractual. pliego de
responsable. Profesional condiciones o
asignado del Convocatoria
G.G.C. Pblica en el
SECOP.
13. Se reciben observaciones aal proyecto de pliego de Profesional Correo electrnico
condiciones por parte de los interesados en participar. asignado GGC / y Documento de
Traslado de las observaciones
vaciones y/o preguntas al comit Coordinador respuestas.
evaluador para su anlisis.
lisis. GGC.
Respuesta a las observaciones presentadas y decisin Dependencia
de la pertinencia de incluirlas o no el pliego de solicitante.
condiciones definitivo, si aaplica.
Publicacin en el SECOP del documento de respuestas
a las observaciones presentadas.
14. Modificacin al proyecto de pliego de condiciones pasa a Profesional Pliego de
ser pliego de condiciones definitivo, si hay lugar a ello, en asignado GGC y condiciones
razn a las observaciones recibidas por parte de los Responsable definitivo.
interesados en participar en el proceso.
proceso dependencia
solicitante.
15. Elaborar pliego de condiciones definitivo y acto Profesional Pliego de
administrativo de apertura.
a. asignado G.G.C. Condiciones y
Resolucin de
Apertura.
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16. Revisin
in del pliego de condiciones definitivo y acto Coordinador (a) Resolucin de
administrativo de aperturra, se procede a la aprobacin Grupo Gestin Apertura.
por parte dell (la) Coordinador (a) del Grupo de Gestin
Contractual,, y Subdirector Administrativo y Financiero, Contractual.
mediante vistos buenos y firma del Ordenador
Ordena del Gasto Profesional
de la Resolucin de Apertura.
Apertura Si se deben realizar asignado del
ajustes se devuelve al profesional asignado del G.G.C. G.G.C.
Subdirector
Administrativo,
Ordenador del
Gasto.
17. Publicacin de los documentos en el SECOP. Profesional
asignado GGC Publicacin.
18. Llevar a cabo la Audiencia
udiencia P
Pblica de asignacin de Profesional Acta de
riesgos, mediante la cual se debe presentar el anlisis asignado G.G..C. / asignacin de
de los riesgos efectuados y hacer la asignacin de
riesgos definitiva. Coordinador riesgos
G.G.C.
Dependencia
solicitante.
Comit Evaluador.

19. Recibir y analizar las obseservaciones y/o preguntas por Grupo Gestin Correo electrnico
los interesados en el trmrmino establecido en el pliego de Contractual/ y Documento de
condiciones. Responsable respuestas.
dependencia
vaciones y/o ppreguntas al comit
Trasladar las observaciones solicitante. Comit Adenda.
evaluador para su anlisis,
lisis, respuesta y decisin de la Evaluador.
pertinencia de modificar
ificar el pliego de condiciones
definitivo.
Elaborar formulario de respuestas con el comit
evaluador.
Proyectar adenda(s), si aplican.
a

20. Suscripcin de la Adenda si aplica por parte del Coordinador

ador de Adenda.
Ordenador del Gasto, previa revisin del Coordinador del Contratos/
Grupo Gestin Contractual,
Contractual Subdirector Administrativo y Subdirector
Financiero/ Ordenador del Gasto.
Gasto Administrativo y
Financiero/
Ordenador
rdenador del
Gasto /
21. Recibir ofertas. Elaborar acta de cierre del proceso. Grupo Gestin Acta de cierre.
Elaborar memorando remitiendo
r ofertas a Comit Contractual Memorando
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Evaluador. remisin
propuestas.
Publicacin en el
SECOP.
22 Realizar la verificacin
in y evaluacin
evalua de la (s) oferta (s) Comit Evaluador Correo
de requisitos habilitantes de carcter tcnico, jurdico y electrnico.
financiero y la calificacin de las propuestas y
determinar si es procedeente solicitar aclaraciones al o
los oferente(s).
23. Recibir documentos subsanables y dar traslado de los Grupo Gestin Informe y
mismos a los miembros del Comit Evaluador. Contractual/ Publicacin en el
Consolidar informe y publicar en el SECOP. (traslado
otorgado por ley a los proponentes). Responsable SECOP.
dependencia
solicitante.
24 Presentar en Comit Asesor de contratacin el informe Coordinador Acta del Comit
de evaluacin y la recomendacin proferida por el Grupo Gestin Asesor de
Comit Evaluador
Contractual/ Contratacin.
Abogado
asignado G.G..C. y
Responsable
dependencia
solicitante/Comit
Evaluador/
25. Celebrar Audiencia Pblica de Adjudicacin o de Coordinador Acta. / Resolucin
Declaratoria de Desierto del proceso.
proceso Grupo Gestin de Adjudicacin o
Contractual/ Declaratoria de
Abogado Desierto del
asignado G.G..C. y Proceso.
Responsable
dependencia
solicitante/Comit
Evaluador/
Subdirector
Administrativo/
Ordenador del
Gasto.
26. Realizar la minuta del contrato. Profesional
asignado del
G.G.C.
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27 Revisin de la minuta del contrato por parte del Coordinador

Coordinador del Grupo de Gestin Contractual/ Grupo Gestin
Subdirector Administrativo y Financiero y Ordenador del Contractual/
Gasto. Subdirector
Administrativo/
Ordenador del
Gasto.
28. Firma del contrato por parte del contratista. Proveedor, Contrato
Contratista o
Representante
Legal del
Proveedor o
Contratista
29. Realiza la numeracin y/o asignacin de fecha al Secretaria Grupo Contrato con
contrato. de Gestin nmero y fecha.
Contractual
Los contratos se enumeran de manera secuencial
ascendente independiente de su modalidad y por
perodos anuales, lo incluye en la base de datos vigente.

30. Solicita el Registro Presupuestal. Secretaria Grupo Registro

de Gestin Presupuestal.
Contractual
31. Solicita al contratista las garantas respectivas. Profesional
asignado del
El tipo y cubrimiento de las garantas depende de la G.G.C.
naturaleza del proceso y su complejidad.

32. Recibe, revisa y aprueba la (s) garanta(s

garanta(s) solicitadas. Profesional Acta de
asignado del aprobacin de
Revisa la garanta recibida a fin de verificar que la G.G.C. / Garanta.
informacin all contenida se ajuste a lo solicitado en el Coordinador
contrato,, en caso contrario, se debe requerir al G.G.C.
Contratista para que de manera inmediata adelante el
trmite de modificacin de la garanta ante la respectiva
Aseguradora.

Si se cumplen los requisitos, se aprueba la pliza

suscribiendo el acta de aprobacin de ggarantas.
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33. Comunica al contratista la aprobacin de la garanta.

Profesional Comunicacin
asignado del
G.G.C. /
Coordinador
G.G.C.
34. Comunica al supervisor la designacin para ejercer Profesional Memorando.
supervisin o interventora al contrato. asignado del
G.G.C. /
Coordinador
G.G.C.
Fin

6. Requerimientos Tcnicos del Procedimiento (puntos de control)

Actividad 7. Se revisa que la solicitud de contratacin contenga los documentos establecidos en la lista
de chequeo que para el efecto ha definido el Grupo Gestin Contractual.

Actividad 9. Se revisa
evisa la carpeta con la solicitud de contratacin a fin de garantizar que se encuentren
los documentos requeridos segn la lista de chequeo.

Actividad 12. Se revisa documento del

del proyecto de pliego de condiciones del proceso licitatorio con
base en los estudios y documentos previos y en la normativa que regula la Contratacin de la
Administracin Pblica.

Actividad 16. Se revisa el documento de pliego de condiciones definitivo del proceso licitatorio,
teniendo en cuenta si se presentaron observaciones al proyecto de pliego de condiciones y si stas
dieron lugar a ser incluidas en el mismo,
mismo e igualmente se debe revisar la resolucin de apertura del
proceso, verificando la informacin contenida en los estudios y documentos previos y el pliego definitivo
del proceso.

Actividad 20. Se revisa el documento de adenda que dar lugar a la modificacin del pliego de
condiciones definitivo del proceso licitatorio;
licitatorio para lo cual se tendr en cuenta el formulario de
respuestas elaborado por los miembros del Comit Evaluador del proceso, a las observaciones
presentadas por los posibles proponentes durante el perodo
perodo de observaciones a los pliegos definitivos
del proceso.

Actividad 32. Se revisa que la garanta nica del contrato,, se encuentre suscrita en los trminos del
mismo,, en particular se revisa:

Informacin de la aseguradora que expide la garanta

Datos del contratista
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Datos del contratante

Datos del contrato
Fechas de cobertura
Porcentajes de la cobertura.
Firmas

7. Anexos. N/A.