1.

Introduccin
2. Generalidades
3. Procedimientos de Auditora
4. Valores, Otras Inversiones y su Rendimiento
5. Conclusiones
6. Bibliografa

1. Introduccin
El estudio que se har a continuacin tendr como finalidad
dar una visin ms amplia y clara sobre los programas de
auditora, en este caso ms especialmente sobre Efectivo,
valores y ttulos negociables. Iniciando por la auditora de
caja y Bancos, esto es, del examen de los cobros y
desembolsos (operaciones en efectivo) y del efectivo
disponible y en depsito (saldos de caja y bancos). Se
observar que se ocupa fundamentalmente de los
procedimientos de auditora para la verificacin de la
adecuacin y validez de las operaciones en efectivo y los
saldos de caja y Banco resultantes. Excepto cuando sea
necesario, no se estudiar el efecto de las operaciones en
Efectivo sobre otras cuentas. En forma general se estar
enfocando hacia una organizacin comercial cuyos ingresos
provienen de las ventas, pero tambin se puede aplicar con
carcter general a cualquier tipo de empresa, incluyendo
aquellas sin nimo de lucro.
Igualmente, en el desarrollo de este objetivo se encontrarn
la auditora de valores, otras inversiones y su rendimiento del
cual se podr notar que es el grupo ms importante de
inversiones, desde el punto de vista del auditor consiste en
acciones y bonos, porque se encuentran ms
frecuentemente, y generalmente son de valor monetario
ms grande que otras clases de inversiones. Los certificados
de depsito bancario, el papel comercial emitido por las
sociedades annimas y el valor de rescate de las plizas de
seguros son otros tipos de inversin que a menudo se
encuentra.
2. Generalidades
Es importante conocer y comprender las siguientes cuentas
de caja y bancos, ya que el enfoque de auditoria difiere de
una a otra:
1. Cuenta General de Efectivo: Es la cuenta bancaria en la
mayora de las organizaciones a travs depsitos y
desembolsos para todas las dems cuentas de bancos se
suelen efectuar a travs de la cuenta general.
2. Cuenta Bancaria de Fondo Fijo: En muchas empresas, se
mantiene una cuenta de nmina con un saldo fijo como, por
ejemplo, Bs. 500.000,00 en una cuenta bancaria separada.
Los nicos depsitos que se efectan en esta cuenta son el
importe lquido a percibir por los empleados, de forma
peridica, y los nicos desembolsos son los cheques de pago,
a los mismos. Una cuenta fija puede mejorar los controles
internos y reducir tambin el tiempo necesario para conciliar
las cuentas bancarias.
3. Fondo fijo de caja chica: Es un fondo disponible en efectivo
que se emplea para compras de poco valor que se pagan con
mayor eficacia y comodidad al contado que mediante
cheque. Normalmente el fondo de caja chica es fijo,
manteniendo una cantidad mnima, por ejemplo de
Bs.25.000, 00 que se reembolsa peridicamente.
Objetivos del Auditor.
Los objetivos del auditor variarn dependiendo de su papel y
de la finalidad del examen, el auditor ajustar el alcance de
las transacciones de las que l se ocupar personalmente.
Tambin se establecern los procedimientos especficos de
auditoria y la profundidad y oportunidad de su aplicacin.
El objetivo del auditor independiente que efecta una
auditoria de caja y bancos es determinar con un cierto grado
de seguridad que las operaciones al contado y los saldos de
bancos son adecuados y vlidos. Esto deber ser consistente
con el objetivo global del examen, esto es, la emisin de su
opinin sobre los estados financieros. El auditor debe
obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los
saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el balance de
situacin, reflejan debidamente todas las partidas de
efectivo y equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o
en depsito, con terceros, y que los saldos de caja y bancos
reflejan una divisin correcta entre cobros y desembolsos. El
efectivo debe aparecer debidamente clasificado en los
estados financieros y debe informarse suficientemente de los
fondos retenidos o comprometidos y del efectivo no
disponible para su reintegro (depsitos permanentes,
certificados de depsito a largo plazo, etc.).
Un factor clave en el desarrollo de un programa eficaz de
auditoria del efectivo consiste en establecer una
correspondencia entre los procedimientos de auditoria
propuestos y los objetivos que se espera obtener mediante
ellos.
El objetivo que persigue el auditor interno es determinar con
un cierto grado de seguridad la adecuacin y validez de
dichas operaciones, lo que es consistente con su papel como
pieza importante de los controles de direccin de una
organizacin.
El objetivo del auditor del gobierno ser determinar con un
cierto grado de seguridad la adecuacin y validez de las
operaciones y cuentas de caja y bancos, manteniendo una
coherencia con su papel, ya se trate de una agencia
independiente o de una rama de direccin de una agencia.
Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia
fundamentalmente la adecuacin y validez de las
operaciones y saldos. Puesto que la adecuacin y validez de
estos elementos describe la situacin que se produce cuando
no existen errores o irregularidades, puede decirse que la
auditoria de caja y bancos se ocupa fundamentalmente de
los posibles errores e irregularidades. Por lo tanto, resultara
til su posible clasificacin a la hora de considerar las
posibilidades de control interno y los procedimientos de
auditoria.
Los errores consideran que se producen sin intencin,
mientras que las irregularidades se producen
intencionadamente. Puesto que es ms difcil prevenir o
detectar las irregularidades que los errores, la consideracin
del control interno y de los procedimientos de auditoria para
determinar que posibles irregularidades pueden producirse
afecta tambin a los errores.
Las posibles irregularidades que afectan a las operaciones de
caja y bancos y a sus saldos pueden clasificarse, desde el
punto de vista de su ejecucin, de la siguiente forma:
Desfalcos:
Interceptacin: efectuar cobros antes de que stos se
registran (por ejemplo, ventas al contado o cobros de
cuentas a cobrar no registrados).
Sustracciones hacerse con una cantidad en efectivo despus
de haberla registrado (por ejemplo, apoderarse de una
cantidad de los cobros registrados pero no depositados, de
fondos fijos o cuentas bancarias).
 Desviaciones hace que un desembolso que en principio es
legtimo se desve de su destino correspondiente.
Distorsiones: modificacin de los estados financieros sin
obtener ningn activo.
Las irregularidades en las operaciones de caja y bancos y en
sus saldos pueden clasificarse tambin segn las
posibilidades de encubrimiento y la situacin resultante de
los registros correspondientes, de la siguiente forma:
Descubiertas o abiertas: Los recuentos o conciliaciones son
inferiores a las cifras registradas.
Encubiertas:
Temporales: los recuentos o conciliaciones han sido
sobrevalorados para hacer que coincidan con las cifras
registradas.
Permanentes: las cantidades no se han registrado o se han
reducido una vez registradas.
El encubrimiento "temporal " y "permanente", se refiere a la
frecuencia de la accin necesaria para intentar llevar a cabo
el encubrimiento. Para que se d un encubrimiento
permanente, es necesario una accin nica, mientras que
para que se d el encubrimiento temporal se ha de repetir
cada vez que se lleve a cabo la conciliacin de las cuentas
bancarias u otro tipo de conciliacin entre las cifras
registradas y los activos reales.
Las interceptaciones dan como resultado un encubrimiento
permanente en lo que a operaciones de caja y bancos y sus
saldos se refiere, ya que no se registran las cantidades
percibidas, Si los efectivos no registrados fueron recibidos
como un pago por algn otro activo por el cual la contabilidad
fue previamente bien registrada, la interceptacin resulta en
un dficit de la otra cuenta de activo, la que a su vez puede
volver a mostrar o a esconder la situacin anteriormente
mencionada. Un ejemplo comn de esta situacin es la
interceptacin y subsiguiente encubrimiento en cadena de
recaudacin sobre cuentas por cobrar. Si el efectivo no
registrado corresponde a ventas y otros ingresos para los
cuales no hubo registro de contabilidad, el encubrimiento
permanente conlleva a una infravaloracin de tales cuentas
de ingresos o beneficios.
Las sustracciones implican una disposicin indebida de una
cantidad que ha sido registrada. Esta disposicin puede
registrarse o no. Si no se hace, aparecer una deficiencia, que
podr mantenerse descubierta o encubierta temporalmente
mediante una sobrevaloracin en los recuentos de efectivo o
en las conciliaciones de las cuentas bancarias. Si se registra la
disposicin de la cantidad, sta ser reducida y existir un
encubrimiento permanente. El registro puede llevarse a cabo
directamente, mediante un asiento que aparente o d a
entender un desembolso correcto , o indirectamente,
reduciendo la cantidad registrada mediante la falsificacin de
los registros totales, anotaciones o saldos correspondientes.
Las desviaciones dan como resultado un encubrimiento
permanente en lo que al registro de las operaciones de caja
y bancos se refiere, ya que se registra el desembolso. Sin
embargo, dan como resultado una infravaloracin del pasivo
que puede ser abierta o temporalmente encubierta.
El estudio del control interno de los saldos de caja y bancos y
de sus operaciones se centrar en el tratamiento y custodia de
los fondos (incluyendo los reintegros o egresos de cuentas
bancarias), preparacin, sumas y subtotales y anotacin de
asientos y de los controles ejercidos sobre todas estas
funciones mediante una observacin, comprobacin o
verificacin independientes.
El estudio preliminar del control interno debe incluir una
examen meticuloso con los empleados responsables y una
referencia a los organigramas, manuales de procedimientos,
hojas de especificaciones de trabajo y fuentes similares de
informacin. El estudio podra incluir la inspeccin de
documentos, observacin de procedimientos y pasos
similares y de esta forma, en cierta medida, cualquier
resultado obtenido en las pruebas de auditoria llevadas a
cabo durante el estudio preliminar, sin embargo, no siempre
es ste el caso y pueden hacerse las pruebas de auditoria
totalmente aparte del estudio preliminar del control interno.
El estudio preliminar debera reflejar el mejor juicio hecho
por el auditor de la eficacia potencial de estos
procedimientos y, en consecuencia, este debera estudiar el
posible efecto de cualquier aparente falta de agudeza
mental, competencia, independencia o integridad de los
empleados y el posible efecto de cualquier cambio de los
procedimientos o funciones, incluyendo los cambios
temporales durante las horas de las comidas, vacaciones,
perodos de enfermedad y circunstancias similares.
Debe considerarse tambin la situacin financiera y otros
aspectos de la organizacin. En una organizacin prspera de
crecimiento rpido, puede que la direccin no estime
necesario o no tenga capacidad para ampliar la planilla con
el de satisfacer las exigencias cada vez ms fuertes a que se
somete a sus empleados. Una organizacin en una situacin
financiera menos slida podra ser tentada por falsos
mtodos de ahorro de costos eliminando o simplificando los
controles fundamentales.
Los controles internos sobre las operaciones de caja y bancos
y sus saldos deben evaluarse segn su potencial para
prevenir o detectar los posibles errores o irregularidades.
Registros y Funciones
Los "registros iniciales" son los primeros preparados por la
organizacin o sus agentes que se utilizan directamente o,
mediante registros intermedios, que constituyen la base de
un asiento en el Mayor General. Tales registros iniciales
copias de documentos (como duplicaciones de cheques),
cintas (como las cintas de caja registradora) u otras listas, Los
"registros finales" son los asientos de Diario u otras fuentes
que sirven de medios de anotacin en el Mayor General. Los
"registros intermedios" son todos los efectuados, en forma
detallada y resumida, entre los registros respectivos se
preparan manualmente o mediante ordenador.
Estas distinciones son significativas por dos razones: Primero,
los objetivos y requisitos de control interno difieren en cierto
modo entre los registros iniciales y los posteriores. En
segundo lugar, los procedimientos y la separacin de
responsabilidades pueden permitir un control satisfactorio
sobre algunos de los registros, pero no sobre otros y deberan
detectarse cualesquiera de estas diferencias al evaluar los
controles y relacionarlos con los procedimientos de auditoria
que se han de aplicar.
Al estudiar la asignacin de funciones a los empleados, es
necesario incluir a todas personas que pueden modificar,
insertar o suprimir datos en el proceso de realizacin de la
funcin estudiada. Las personas que preparan o anotan los
asientos deberan incluir no solamente a aquellos que
registran los asientos directamente , sino tambin aquellos
que lo hacen de forma indirecta preparando o manipulando
tales documentos u otro material a partir del cual se
obtengan los asientos. Entre las personas que preparan,
calculan los totales o registran los asientos deberan incluirse
a aquellas que
Programan u operan los ordenadores para estos fines. Entre
las personas que preparan, calculan totales, registran
asientos o tramitan cobros, cheques firmados o documentos
deberan incluirse solo a aquellas que lo hacen en el curso
normal de sus obligaciones y sus inmediatos superiores.
Cobros
Los cobros son susceptibles de errores no intencionados y de
interceptacin o sustraccin. Indudablemente, no todo el
que tramita cobros esta capacitado para cometer cualquier
tipo de irregularidad, Esta posibilidad puede reducirse de
forma diferente mediante los siguientes procedimientos;
Recomendacin a los clientes para que enven todas las
remesas, giros o letras de cambio directamente a un buzn
cerrado bajo control del banco depositado.
Envo de instrucciones a los bancos depositarios por escrito
para que no efecten el reintegro o egreso de ningn cheque
a pagar a la organizacin.
Endosado inmediato de todos los cheques recibidos. "Slo
para ingreso en cuentas" en los haberes de la organizacin.
Depsito de los cobros diarios de forma intacta antes de que
se pueda disponer de los del da siguiente.
Aparte de los procedimientos anteriores u otros diseados
para impedir irregularidades, las restantes posibilidades de
control interno del efectivo se centran necesariamente en la
limitacin de las posibilidades de encubrimiento. Esto a su
vez, pretende bsicamente crear y mantener los registros
contables y comparar la cantidad real de efectivo disponible
con la registrada a intervalos oportunos.
Dado que las interceptaciones se refieren a cobros no
registrados, el objetivo obvio del control interno sobre este
riesgo es asegurar un registro inmediato de todos los cobros.
El grado de viabilidad de este procedimiento depende de la
naturaleza de los mismos y de una variedad de
circunstancias; en consecuencia; en este captulo se explican
nicamente algunos conceptos generales y distinciones a
este respecto.
Donde la naturaleza de los cobros sea tal que su registro
puede efectuarse prcticamente como un paso integral de la
operacin, este procedimiento representa el medio de
control ms directo contra las interceptaciones. Entre los
ejemplos de este procedimiento se incluye el registro
automtico mediante dispositivos mecnicos cerrados con
llave (como mquinas registradoras, molinetes, contadores,
etc.) y la restriccin fsica de acceso a las copias de impresos
de cobro enviados directamente a los remitentes. El
elemento comn de control en estos ejemplos es que el
registro se efecta de forma simultnea al cobro y es
observado por los remitentes.
En el caso en que el remitente no pueda observar el registro,
existe una posibilidad de emplear un segundo medio contra
la interceptacin que consiste en una participacin mutua en
la apertura del correo o vaciado de los buzones de cobro, o
contenedores similares, que no producen un registro
automtico, as como del registro inicial de tales cobros.
La tercera clase de control posible para impedir las
interceptaciones depende de algn tipo de fuente
independiente para determinar o estimar la contabilizacin
de los cobros. Dentro de este tipo de control, existe una
cierta gama de variaciones respecto a la puntualidad y
eficacia.
Un ejemplo de esta posibilidad es la determinacin de los
cobros que son competencia de los agentes de ventas o
vendedores de billetes, mediante inventarios de productos
frecuentes o de billetes no vencidos. Otro ejemplo lo
constituye la preparacin independiente y el control de los
cheques o facturas de ventas minoristas, por parte del
personal de ventas, para predeterminar las cantidades que
ha de cobrar el cajero. En estos dos ejemplos, las
posibilidades son similares a las anteriormente expuestas
porque la contabilizacin de los cobros puede efectuarse
para das o perodos concretos.
Por el contrario, la contabilizacin de cobros de cuentas a
cobrar registrados puede establecerse a partir de las tales
registros, pero la contabilizacin diaria no es normalmente
posible. En consecuencia, la eficacia de las cuentas a cobrar
registradas como medio directo para establecer la
contabilizacin de los cobros correspondientes se centra
fundamentalmente en la posibilidad de encubrir las
interceptaciones mediante la "manipulacin de la cuenta de
clientes" o mediante el abono de la misma por asientos que
no constituyan partidas de efectivo.
En donde tenga lugar una "manipulacin de la cuenta de
clientes", se efectuar posteriormente un abono en las
cuentas de aquellos clientes cuyas remesas hayan sido
interceptados, mediante los cobros registrados a otros
clientes. Esto da como resultado una especie de
encubrimiento temporal, ya que la cantidad acumulada en
tales interceptaciones en un momento dado, est
representada por los errores en los saldos de las cuentas de
uno o ms clientes. El requisito ms obvio para impedir la
manipulacin de los abonos en concepto de cobros de
clientes es la separacin de las funciones de manipulacin del
cobro antes del registro inicial y de anotacin de los abonos
en las cuentas de cobrar.
Los abonos indebidos no efectivos en las cuentas de clientes
con el fin de lograr un encubrimiento permanente de las
interceptaciones pueden registrarse mediante asientos de
cobros en concepto de descuentos u otras deducciones
concebidas a los clientes, o mediante otros asientos como
previsiones o cancelaciones de saldos por parte de la
empresa. En cualquier caso, el requisito ms obvio de control
es exigir la aprobacin de los abonos por personas que no
manipulan los cobros antes de su registro inicial.
Entre las ilustraciones adicionales de fuentes independientes
que puedan justificar la contabilizacin en cobros se incluye
una gran variedad de ratios y coeficientes o ndices de
resultados como las proyecciones de disponibilidades,
volumen de ventas, ratio de beneficios brutos y la rotacin
de las cuentas a cobrar; contrates de alquiler, de explotacin
u otro tipo de contratos; los informes sobre equipos o
eliminacin de desperdicios; el inters fijado o los dividendos
de valores burstiles; los registros de afiliacin a clubs u
organizaciones similares; y los registros de asistencia o
inscripcin en las reuniones. Los requisitos de control interno
y eficacia respecto a stos y otras fuentes de informacin
vara ampliamente segn las circunstancias del caso concreto
y, por lo tanto, en este captulo no se incluye una exposicin
adicional.
Dado que las sustracciones de cobros se producen con
posterioridad al registro inicial, cualquier persona que
tramite los cobros posteriormente podr cometer este tipo
de irregularidad. Los procedimientos mencionados
anteriormente constituyen unos impedimentos para la
realizacin de sustracciones, as come de interceptaciones.
A no ser que se lleve a cabo un encubrimiento permanente
de las sustracciones mediante una reduccin de las
cantidades registradas, la deficiencia de efectivo ser
descubierta o bien encubierta temporalmente mediante la
falsificacin de los recuentos de efectivo o de las
conciliaciones de cuentas bancarias. Los procedimientos
para controlar estas dos ltimas posibilidades se exponen en
la seccin referente a los saldos de caja y bancos.
La reduccin de las cantidades registradas en concepto de
cobros puede llevarse a cabo falsificando la suma de los
registros iniciales de cobros o la preparacin, determinacin
de totales o anotacin de los registros intermedios o finales
de cobros o en el clculo de los saldos de cuentas de caja o
bancos del Mayor General. Deberan estudiarse otras
posibilidades de reduccin indebida de las cantidades
registradas mediante asientos de Diario u otros asientos en
tales cuentas pero las primeras quedan fuera del alcance de
este capitulo. Un mtodo para impedir la falsificacin en
cualquier etapa del proceso de resumen, que se ha descrito
anteriormente, es asignar esta funcin a personas que no
admitan cobros despus de su registro inicial. Otro mtodo
consiste en exigir que los registros iniciales que no sean
susceptibles de manipulacin sean comparados en su
totalidad con los depsitos diarios en las cuentas bancarias
por alguna persona que no manipule los cobros registrados.
Si se depositan de forma intacta los inicialmente registrados
de forma puntual, podr tenerse la seguridad de que no se
ha producido ninguna sustraccin.
Desembolsos
Las sustracciones mediante desembolsos las puede cometer
cualquier persona que pueda extender cheques o solicitar
efectivo. Puesto que generalmente se aplican las mismas
consideraciones de control interno a ambos tipos de
desembolsos y normalmente stos ltimos suelen
representar una cantidad menor, la exposicin en esta
seccin se centrar en los desembolsos mediante cheques.
Entre las personas que se consideran responsables para
extender cheques por si mismas debera incluirse a los
firmantes de cheques con una sola firma, los firmantes de
cheques con dos firmas si los documentos justificativos no
son examinados por ambas partes y a otras que sean
delegadas para extender cheques sin la aprobacin de
ninguna otra persona. Entre estos ltimos debera incluirse a
las personas que preparan cheques si los documentos
justificativos no son examinados por, al menos, un firmante
de los mismos, a las que se encargan de la custodia de los
sellos de firma necesarios y a las que manipulan los equipos
de firmado sin control independiente sobre el nmero y
detalles de los cheques firmados.
Se consideran procedimientos convenientes In restriccin
del acceso a cheques en blanco y la utilizacin de papel no
falsificable para impedir la realizacin de sustracciones,
aunque probablemente la eficacia de estos procedimientos
es limitada.
Los cheques irregulares pueden registrarse o no. Si tales
cheques estn registrados, se vera reflejado en la reduccin
necesaria de las cifras registradas y se producir un
encubrimiento
En consecuencia, para protegerse contra este tipo de
sustraccin es necesario: 1) que nadie pueda extender
cheques por s solo; o 2) que alguien, que no est capacitado
para extender cheques por s mismo, examine
posteriormente los documentos justificativos. El primero de
estos mtodos pretende impedir la realizacin de tales
sustracciones y el segundo su ocultacin o encubrimiento.
Las personas que manipulan cheques firmados estn en
situacin de desviar un cheque legtimo de su debido destino
y hacer uso propio del mismo. Esta irregularidad hara
necesaria generalmente una alteracin del librado, una
falsificacin del endosado del librado seguido de un
endosado del falsificador, pero la experiencia indica que el
conocimiento de estos hechos no impide la perpetracin de
los mismos.
Dado que las desviaciones implican pagos destinados a
proveedores legtimos, el resultado inmediato es una forma
de encubrimiento temporal, ya que las cuentas a pagar
superarn a las cifras correspondientes registradas y cabe
esperar quejas por parte de los proveedores. En
consecuencia, un encubrimiento permanente de las
desviaciones requiere que el ejecutor o falsificador est
capacitado para efectuar los verdaderos pagos que se han de
hacer al proveedor. De forma coincidente o dentro de un
perodo razonable. Los pagos a los proveedores podran
hacerse mediante cheques duplicados, o posiblemente de
fondos obtenidos por el ejecutor o falsificador mediante la
obtencin de la cantidad del cheque sobre valorado y el
retenimiento del exceso. En este ltimo caso, el exceso
constituye una sustraccin. Los cheques duplicados podran
estar justificados por copias de los documentos empleados
para justificar los cheques desviados o mediante
documentos no cancelados empleados para justificar otros
cheques. El procedimiento ms directo de control para
impedir la perpetracin de desviacin es limitar la
manipulacin de cheques firmados a personas que nos
participen en la preparacin de recibos u otros documentos.
Justificativos de los desembolsos. Entre los posibles controles
para impedir el encubrimiento se incluye un examen de los
cheques pagados para detectar evidencia de alteraciones o
endosados irregulares y un examen de los documentos
justificativos por parte de las personas que tengan funciones
incompatibles.
Saldos de caja y bancos
Los objetivos del control interno sobre los saldos de caja y
bancos son asegurarse de que la cantidad de efectivo real
disponible: 1) coincide con la cifra registrada
correspondiente a las operaciones efectuadas, y 2) es
suficiente pero no excesivo para las necesidades de la
organizacin. Este ltimo objetivo es un aspecto de control
administrativo que se expone ms adelante en este mismo
captulo.
La cantidad disponible coincidir, por supuesto, con la
registrada si no se han producido errores o irregularidades
en el registro de las operaciones. Indudablemente, el primer
requisito para determinar si existe tal coincidencia es la
realizacin de recuentos de efectivo y conciliaciones de
cuentas bancarias con carcter peridico. Este
procedimiento, por si solo, debera ser suficiente para
desvelar los errores existentes, pero no para descubrir la
irregularidades. Pare detectarlas es necesario que los
recuentos y conciliaciones sean efectuados:
1) por personas que no estn capacitadas para perpetrar
sustracciones o desvos, como se ha expuesto
anteriormente.
2) de tal forma que permitan detectar cualquier
encubrimiento temporal.
El encubrimiento temporal de deficiencias en los saldos de
caja o bancos puede lograrse mediante:
1) la falsificacin de los recuentos de efectivos o
conciliaciones bancarias;
2) la inclusin de partidas no vlidas en los recuentos de
efectivo o depsitos bancarios;
3) la sustitucin de partidas validas de otros fondos de la
organizacin.
"La falsificacin de recuentos de efectivo o conciliaciones
bancarias", tal y como se utiliza en este captulo, se refiere a
un listado errneo de las partidas recontadas, de los saldos
que aparecen en los libros o extractos bancarios, cheques
pendientes de pago u otras partidas de conciliacin o un
cmputo errneo de la suma de los recuentos o
conciliaciones. La preparacin de los mismos por personas
independiente, como se ha mencionado anteriormente, es el
mtodo ms directo de control de este tipo encubrimiento.
Las dos posibilidades restantes corresponderan a acciones
llevadas a cabo por los encargados de custodiar los fondos
cuyo recuento o conciliacin se est llevando a cabo, y por lo
tanto, deberan tenerle en cuenta las personas que realizan
estas funciones.
"Las partidas no vlidas" se refieren a cheques,
comprobantes u otros documentos incorrectos o
indebidamente incluidos en los recuentos de efectivo con el
pretexto de mantenerlos para un depsito, cobro o
reembolso posteriores, y a aquellos cheques indebidos que
se han depositado, pero que cabe esperar que el banco los
rechace. Los procedimientos para descubrir la inclusin de
partidas no vlidas en los recuentos de efectivo y
conciliaciones bancarias incluyen el examen de los cheques,
comprobantes o documentos similares incluidos en ellos,
obteniendo una aprobacin independiente de partidas
cuestionables, depositando cheques bajo el control de la
persona que efecta el recuento e investigando los cheques
depositados pero rechazados por los bancos, durante el
perodo razonable con posterioridad al recuento de efectivo.
"La sustitucin de las partidas vlidas" se refiere a la
utilizacin de depsitos bancarios o cheques obtenidos de
otros fondos de la organizacin para ocultar una deficiencia
en el fondo cucho recuento o conciliacin se est llevando a
cabo. Entre las fuentes a partir de las que puede efectuarse
tal sustitucin se encuentran los cobros no depositados,
fondos de explotacin y cuentas bancarias. Un ejemplo
corriente de sustituciones consiste en la utilizacin de los
cobros de un da o das posteriores para efectuar un depsito
bancario exigido por los cobros registrados de un da
anterior. Otro ejemplo consiste en el depsito de un cheque
en una cuenta bancaria o el cobro del mismo a otra, lo que
corrientemente se denomina "recambio". El principal
procedimiento de control para evitar la sustitucin de los
recuentos de efectivo constituye el recuento simultneo de
todos los fondos a partir de los cuales sera factible efectuar
la sustitucin, considerando la custodia y ubicacin de los
fondos respectivos. En lo que respecta a los cobros no
depositados, requiere que se registren todas las cifras
correspondientes a los cobros no depositados, requiere que
se registren todas las cifras correspondientes a los cobros
hasta el momento del recuento. La conciliacin simultnea
de todas las cuentas bancarias consiste tambin en un
mtodo de proteccin contra "recambio". Sin embargo, dado
que este recambio tambin requiere un depsito no
registrado en la cuenta bancaria a partir de la que se gir el
chequeo sustituido, podra emplearse un procedimiento
alternativo para evitar la sustitucin que consiste en una
comparacin de los depsitos reales con los cobros
registrados desde la fecha de la ltima conciliacin de los
dems cuentas bancarias.
Adems de los errores e irregularidades anteriormente
expuestos, los saldos de caja y bancos son tambin
susceptibles de una forma de distorsin denominada
"retoque de cuentas". Como se ha indicado anteriormente,
esta prctica no implica la existencia de desfalcos, pero
pretende mejorar la posicin financiera aparente, el ratio del
capital circulante o la relacin entre los saldos de caja y otras,
como las de cuentas a cobrar o a pagar. Puede lograrse
"manteniendo abiertos los libros de contabilidad" de forma
que se puede disponer del tiempo necesario para registrar
los asientos debidos o mediante asientos incorrectos. El
establecimiento de fechas puntuales de cierre de libros y los
controles previamente mencionados para los recuentos de
efectivo y las conciliaciones bancarias deben permitir
detectar este tipo de distorsin; sin embargo, no es probable
que se produzca si la direccin no da instrucciones evidentes
para olvidar los procedimientos de control interno
establecidos. En consecuencia, los auditores constituyen el
factor disuasivo ms eficaz de esta prctica.
3. Procedimientos de Auditora
Cobros
Deberan verificarse los descuentos por pronto pago, rebajas
y otras deducciones efectuadas cliente registradas en los
asientos de cobros, examinando si los documentos
justificativos han sido aprobados o presentan otros signos
claros de validez.
Deberan verificarse las ventas al contado, efectuando una
seleccin de las mismas a de los independientes disponibles
(como los registros de ventas, entregas, envos o registros
puntuales de inventario) y compararlos posteriormente con
los registros de cobros. Deberan verificarse los dems
cobros verificarse los dems cobros (otros que no sean los
cobros correspondientes a cuentas a cobrar y a ventas al
contado) efectuando una seleccin a partir de cualquier
fuente de informacin independiente disponible y
comparndolos con los registros de cobros o con las cuentas
relacionadas.
Debera verificarse la preparacin de registros finales de
cobros efectuando un seguimiento de las cantidades de los
registros iniciales hasta los finales.
Deberan verificarse tambin las sumas y anotaciones de los
asientos correspondientes a los cobros.
Desembolsos
Se deben verificar los asientos en los registros iniciales de
desembolsos comparando las cantidades y otros detalles
pertinentes con los cheques pagados y comprobando si tales
cheques presentan rasgos inusuales, como librados
mltiples, alteraciones, firmas no autorizadas o endosados
cuestionables (especialmente aquellos que no hayan sido
endosados directamente para su depsito en un banco).
Deben verificarse tambin los asientos en los registros
iniciales de desembolsos mediante un examen de los
documentos justificativos, a no ser que ya hayan sido
examinados como parte de la auditoria de compras y cuentas
a pagar. El examen de documentos justificativos debera
comprobar la existencia de las pertinentes aprobaciones y de
la propiedad de los pagos y distribuciones de cuentas.
Debe verificarse la preparacin de los rasgos intermedio y
final de desembolsos, efectuando un seguimiento de las
cantidades desde los registros finales hasta los iniciales.
Deben verificarse los totales y las anotaciones de los registros
de desembolsos.
Saldos de caja y bancos
La consideracin de los procedimientos de; auditora sobre
saldos de caja y bancos incluye cuestiones como que tipo de
fondos se han de auditar y cuando, as como de qu forma se
ha de hacer.
Los saldos de caja y bancos suelen incluir un nmero de
fondos de explotacin, y a veces cuentas en bancos con
saldos registrados relativamente pequeos. Tanto los
auditores independientes como los otros deben considerar
la importancia de tales saldos en relacin con su respectivo
papel y los objetivos de auditora para determinar si
requieren auditarse y con qu frecuencia se ha de efectuar.
Para el auditor independiente es preferible auditar los saldos
importantes registrados, disponibles o en depsito, en una
fecha tan cercana a la del balance de situacin como sea
posible, segn las circunstancias, aunque en la mayora de los
casos coincide realmente con la fecha del balance de
situacin. Para los auditores internos y otros auditores la
fecha de auditar los saldos de caja y bancos puede tener una
importancia menor. En cualquier caso, debera efectuarse un
examen simultneo o procedimientos equivalentes, como ya
se ha explicado, a las cuentas en las que podra darse un
encubrimiento de una deficiencia importante mediante
sustitucin. De forma similar, debera efectuarse un examen
simultneo o aplicarse un procedimiento similar en la
auditora de valores burstiles, cuentas a cobrar u otras
cuentes de las que pudieran obtenerse fondos para la
sustitucin en los saldos de caja y bancos.
Los restantes prrafos de esta seccin describen de forma
general los procedimientos de auditoria que se han de aplicar
a los saldos seleccionados, suponiendo que se efecte un
examen simultneo si este es necesario, segn las
circunstancias.
Debe efectuarse un recuento y listado de los depsitos,
cheques, comprobantes, etc., que afecten a los fondos fijos
o a otros fondos de explotacin o a cobros no depositados,
segn sea necesario para una investigacin posterior.
Debe efectuarse un seguimiento de los cheques que se hayan
especificado como cobros no depositados hasta los asientos
de los registros iniciales de cobros, tal y como se encuentren
en la fecha y momento del recuento.
Debera comprobarse la propiedad de los cheques cobrados
y, si es necesario, deberan depositarse en el banco o ser
aprobados por una persona responsable que no sea el
encargado de custodiar los fondos.
Debera efectuarse un seguimiento de los cheques cargados
a otras cuentas bancarias de la organizacin, relacionndolos
con los registros de desembolsos correspondientes o, en el
caso de un examen simultneo, con la lista asociada de
cheques pendientes.
Deberan examinarse los comprobantes de anticipos o gastos
y cualquier otro documento incluido en el recuento de
efectivo para comprobar si cuentan con la aprobacin que se
haya considerado necesaria en las circunstancias presentes.
Si tales partidas representan una cantidad significativa,
podra ser necesario registrarlas como desembolsos
correspondientes al perodo de auditora.
El auditor debe verificar independientemente las
conciliaciones bancarias y obtener directamente
confirmaciones de los saldos por parte de los bancos. Estas
confirmaciones, aunque no constituyen una parte integral sin
la auditoria de los saldos de Bancos, cubren normalmente
asuntos adicionales, como las obligaciones directas y de
contingencia, el colateral retenido, la fianza y otras
relaciones con los bancos.
Se debe hacer una comparacin de los depsitos reflejados
en los estados bancarios con los cobros registrados durante
un perodo suficiente, previo a la conciliacin, para permitir
que los cheques y transferencias no registradas en otras
cuentas bancarias lleguen a ellos para efectuar su pago,
previo a la fecha de la conciliacin.
Deben cuadrarse los depsitos en trnsito mostrados en las
conciliaciones con los cobros registrados antes de la fecha de
conciliacin y deben referenciarse a los abonos en los bancos
en un plazo posterior prudente.
El auditor debe obtener directamente de los bancos los
extractos bancarios y cheques pagados durante un perodo
razonable despus de la fecha de la conciliacin. Deben
examinarse los nmeros y fechas de cheques y las fechas de
endosado de los bancos en los cheques devueltos para
determinar cules fueron examinados antes de la fecha de la
conciliacin y entonces comprobarlos. con la lista de cheques
pendientes de la conciliacin.
Cualquier otra partida en conciliacin debe considerarse
como inusual y, por lo tanto, se debe investigar
ntegramente.
Desgloses
La clasificacin de caja y bancos en el balance de situacin
incluye normalmente depsitos bancarios y cheques no
depositados, libretas de ahorro, certificados de depsito y
depsitos a la vista. Las partidas de libretas de ahorro y
certificados de depsito deberan presentarse por separado,
a no ser que las cantidades sean insignificativas, y los
descubiertos bancarios deben incluirse como una partida de
pasivo en lugar de deducir al activo. Adems, debe hacerse
distincin entre el efectivo disponible. Para operaciones
generales y el destinado a fines especiales.
Donde exista un acuerdo entre el banco y el cliente para
mantener un saldo mnimo determinado, debera separarse
este saldo restringido y describirse en una nota a los estados
financieros.
A esto se le denomina saldo de compensacin y la
informacin referente al mismo debera tenerse mediante
confirmaciones por parte del banco, lectura de las actas y
examen del acuerdo sobre prstamos entre el banco y el
cliente.
Controles administrativos
Los controles administrativos, tal y come se definen en las
Declaraciones de Normas de Auditora, Seccin AU 320.27,
incluyen, aunque no estn limitados, al organigrama y a los
procedimientos y registros relacionados con los procesos de
decisin que llevan a la autorizacin de las operaciones por
parte de la direccin. Tal autorizacin constituye una funcin
de direccin asociada directamente con la responsabilidad
de consecucin de los objetivos de la organizacin y
constituye el punto de partida para establecer el control
contable de las operaciones.
El auditor interno no se ocupa fundamentalmente de los
controles administrativos, ya que estn relacionados de
forma indirecta con los registros financieros y no es necesaria
su evaluacin. Sin embargo, si el auditor independiente cree
que ciertos controles administrativos "pudiera tener una
influencia importante sobre la fiabilidad de los registros
financieros", debera plantearse la evaluacin de los mismos.
reas de control administrativo
En relacin con la funcin de dar fe, el auditor independiente
se ocupar ms de los aspectos financieros de la empresa.
Sin embargo, cuando lleve a cabo servicios para la direccin
se ocupar generalmente de los aspectos operacionales, de
forma similar al auditor interno.
A continuacin se presentan ilustraciones de los controles
administrativos sobre cada y bancos:
Proyecciones de necesidades en efectivo. Uno de los
controles administrativos ms importante sobre caja y
bancos es la proyeccin de necesidades de efectivo
correspondiente a cobros y desembolsos. Muchas empresas
han podido mantener constantes las necesidades de
efectivo, frecuentemente con aumentos del volumen de
ventas, gracias a una planificacin meticulosa del mismo. El
auditor puede revisar los datos fundamentales y las
estimaciones de deficiencias o excesos. Debe sugerir un
cambio en la oportunidad de los cobras y desembolsos para
reducir las necesidades de efectivo.
Evaluacin de los riesgos. Aunque en general es conveniente
mantener unos controles estrictos, a veces el control es
demasiado costoso debido al riesgo. En lugar de mantener el
control continuo, podra ser ms razonable ampliar el trabajo
de auditoria. En una oficina pequea puede resultar difcil
lograr una separacin de responsabilidades ptima y podra
ser necesario realizar trabajos de auditoria adicionales. Sin
embargo, normalmente se pueden separar ciertas funciones
importantes, como el firmado cheques y la conciliacin de
cuentas bancarias
Eficacia de procedimiento. El auditor, al efectuar la revisin
de caja y bancos, debe estudiar la eficacia de los
procedimientos. Con frecuencia pueden modernizarse los
procedimientos y se puede reducir el costo, siendo efectivos
todava para los posibles riesgos. Por ejemplo, un aumento
de la eficacia en el proceso de las remesas contribuir a
acelerar los depsitos bancarios. El auditor puede investigar
si es necesario llevar a cabo una verificacin de las facturas
cuyo importe sea pequeo. El costo suele superar al posible
ahorro. Para mantener un control estricto, las empresas que
cuenten con numerosas instalaciones y filiales podran
efectuar todos los pagos en la oficina principal, incluso
cuando se trate de facturas de poca monta. El procesamiento
y preparativos comerciales extraordinarios pueden resultar
costosos. El auditor puede revisar la operacin y sugerir un
costo mnimo para las facturas que se enven a la oficina
principal. Se ha mostrado que con tal mnimo de nmero de
pagos puede quedar reducido en un 33 % y la oficina principal
todava controla el 98 % del importe de los pagos.
Confeccin de diagramas de flujo. Una tcnica analtica que
emplean los auditores frecuentemente es la confeccin de
diagramas de flujo. Resulta especialmente intil en la
revisin de los controles internos existentes sobre los cobros
y desembolsos. Resulta til para representar las relaciones
dentro de la empresa en forma de organigrama. Se trata
tambin de una tcnica bsica de auditora por ordenador.
Utilizacin de los fondos. El auditor debera conocer qu
fondos no se utilizan. Por ejemplo, en una empresa con una
cierta cantidad de instalaciones y filiales podra existir una
cantidad sustanciosa en exceso en varias de las filiales. El
auditor puede efectuar un cmputo de los desembolsos
medios y determinar el nmero de semanas para las que se
habra de disponer de efectivo en la filial concreta, donde
pueda comprobarse que el fondo disponible es excesivo.
Podra compararse el costo de mantener un saldo
equivalente a la cantidad neta de nmina en la bancaria de
nmina con el que supone el enviar telegrficamente los
fondos el mismo da en que tiene lugar el pago. Algunos
fondos especiales restrictivos, como los fondos entregados
en derecho a terceros quiz no produzcan intereses. El
auditor debera revisar los documentos pertinentes para
asegurarse de que la cantidad ntegra retenida es
actualmente necesaria. Quiz se hayan producido cambios
que justifiquen una reduccin de los fondos.
Aceleracin del flujo de entrada de efectivo. La aceleracin
del flujo de entrada de efectivo o ingresos en metlico
equivale a un aumento de la cantidad total de ste. Por lo
tanto, el auditor debera conocer el mtodo mediante el cual
puede acelerarse dicho flujo. Por ejemplo, si se emplea un
buzn con llave para las remesas, puede reducirse
notablemente la cantidad "pendiente de pago",
especialmente si la oficina central est situada en una ciudad
y se dispone de un buzn con llave en otra. Otra forma para
acelerar el flujo de efectivo es exigir a los clientes una
facturacin inmediata. Como parte de este procedimiento, el
auditor puede determinar que todas las facturaciones se
efectan el da siguiente despus de su envo. Los mtodos
de reduccin de los niveles de inventario y niveles de cuentas
a cobrar permiten acelerar tambin el flujo de entrada de
efectivo.
Desaceleracin del flujo de salida de efectivo. La cantidad de
efectivo disponible puede maximizarse desacelerando el
flujo de salida del mismo. los pagos a los vendedores pueden
efectuarse el ltimo da del periodo de descuento. El auditor
puede determinar el periodo de mximo nmero cobros y
sugerir a los vendedores que establezcan las fechas de pago
coincidiendo con l.
Distribucin de fondos. El auditor puede presentar un
cambio en la distribucin de las cuentas bancarias despus
de revisar los diversos gastos de servicio. Por ejemplo, si se
mantiene una cuenta de nmina en un banco y el fondo
rotativo en otra, puede efectuarse un cargo de servicio a la
cuenta nmina sin que produzca un inters en el saldo del
fondo rotativo. Si ambas cuentas se mantienen en el mismo
banco, puede existir una compensacin y no efectuarse
ningn cargo de servicio bancario.
Objetivos de los auditores en el examen de la caja.
En el examen de la caja, los objetivos principales de la
auditoria son:
Estudiar y evaluar los controles internos sobre las
transacciones en efectivo.
 Determinar que la caja se presente razonablemente en los
estados financieros del cliente.
Las pruebas de acatamiento de las transacciones por caja
indica el grado en que los controles usados a tal propsito
realmente funcionan en la prctica. Los resultados de estas
pruebas proporcionan a los auditores las bases para evaluar
la validez de las transacciones registradas por caja, la validez
de los mtodos usados en el manejo y registro del efectivo y
la credibilidad general de los registros contables.
El segundo objetivo el de determinar lo razonablemente que
se presenta la caja como parte de la posicin financiera
global del cliente es relativamente simple, porque la caja, a
diferencia de otros activos, virtualmente no presenta
problemas de valuacin, Para justificar la cantidad de caja
que se menciona en el balance general, los auditores llevarn
a cabo las pruebas sustancias necesarias, tales como la de
confirmacin de las cantidades en depsito, comunicndose
directamente con los bancos y contando la existencia en
efectivo en la caja.
Cunto tiempo dedicar a la auditoria de caja?
Los auditores ciertamente dedican una proporcin bastante
ms grande de horas de auditoria a la caja de lo que se
justifica por el importe relativo del efectivo que se presenta
en el balance general.
Se invierte un tiempo considerable de auditoria en
problemas de valorizacin en el trabajo sobre inventarios y
cuentas por cobrar.
Otra razn que contribuye a una extensa auditoria de la caja
es que el efectivo es el activo ms lquido y ofrece la
tentacin ms grande para el robo, el desfalco, y la
malversacin. El riesgo relativo es alto para los activos
lquidos y los auditores tratan de hacer frente a las
situaciones de alto riesgo con una investigacin ms
detallada. En algunos trabajos de auditoria, el cliente puede
tener razones especficas para sospechar de la existencia de
fraudes de los empleados, y puede pedir a los auditores que
pongan inters en el examen de las transacciones por caja.
Control interno de las transacciones por caja.
El departamento financiero, bajo la direccin de un tesorero,
es generalmente responsable de la mayora de las funciones
que se relacionan con el manejo de la caja, Estas funciones
incluyen; aprobacin de crdito, manejo y depsito de
ingresos a caja; firma de cheques, inversin del dinero
ocioso: y custodia del efectivo, los valores cotizados y otros
activos negociables. Adems, el departamento financiero
participa activamente en el proceso de pronosticar los
requerimientos de efectivo, y hace arreglos de
financiamiento a corto y largo plazo.
Los auditores independientes pueden sugerir cambios en los
procedimientos operativos que reforzarn los controles
sobre los ingresos a caja y los desembolsos de efectivo, sin
incurrir en costos adicionales de operacin.
Estas reglas universales para lograr el control interno sobre
el efectivo pueden resumir como sigue:
1. No permita que un mismo empleado maneje una
transaccin desde el principio hasta el fin.
2. Separe el manejo de la caja del registro contable.
3. Centralice el recibo de dinero tanto como sea posible.
4. Registre inmediatamente los ingresos a caja.
5. Aliente a los clientes a que pidan recibos, y vigile los totales
de registro de caja.
6. Deposite intactos todos los das los ingresos a caja.
7. Haga todos los pagos con cheques, con excepcin de los
gastos por caja chica.
8. Haga que las conciliaciones de las cuentas de bancos las
realicen empleados que no sean responsables de la
expedicin de cheques o la custodia de efectivo.
Si la poltica de la compaa permite el pago de los gastos
utilizando los ingresos en efectivo, se ocultan ms fcilmente
los desembolsos ficticios y la exageracin de los pagos reales
que cuando las obligaciones se pagan con cheques despus
de una comprobacin adecuada. Cualquier retraso en el
depsito de cheques aumenta el riesgo de que stos resulten
incobrables. Ms an, los ingresos no depositados
representan fondos ociosos, los que no son un activo que
produzca rendimientos.
Control interno sobre ventas en efectivo
El control sobre las ventas en efectivo es ms fuerte cuando
dos o ms empleados (generalmente un empleado de ventas
y un cajero) participan en cada transaccin con un cliente.
Generalmente los teatros tienen un cajero que vende boletos
pres numerados que recoge un portero cuando se admite a
los clientes. Si los boletos o las fichas de venta estn
numerados en serie y se responde por todos los nmeros,
esta separacin de responsabilidad en la transaccin es un
medio efectivo para evitar el fraude.
Control interno sobre los cobros al cliente:
En muchos negocios fabriles de ventas al mayoreo, los
ingresos por caja consisten principalmente en cheques que
se reciben por correo. Esta situacin ofrece poca
oportunidad para el desfalco, menos que al empleado se le
permita recibir y depositar estos cheques y adems registrar
los crditos a las cuentas de los clientes. En supuesto, los
controles que realmente se usan variarn de un cliente a
otro.
Control interno sobre los desembolsos en efectivo.
Para presentar el problema en trminos positivos, todos los
pagos debern hacerse por medio de cheques, excepto los
pagos por partidas menores que se hacen con fondos de caja
chica. Aun cuando la emisin de cheques es en cierto modo
ms costosa que el pago en efectivo, la ventaja que se tiene
por el uso de cheques generalmente justifica el gasto
implicado. La ventaja principal es obtener un recibo del
beneficiario en la forma de un endoso en el cheque. Otras
ventajas incluyen:
La centralizacin de la facultad de pagar en manos de pocos
funcionarios designados, nicamente las personas
autorizadas para firmar cheques.
Un registro permanente de desembolso.
Una reduccin en la cantidad de dinero en efectivo en caja.
Aspectos de control de los fondos de caja chica.
Un sistema de fondo fijo de caja chica requiere que los
cheques que se expidan peridicamente para reponer el
fondo estn de acuerdo con la cantidad de desembolsos del
fondo. En consecuencia, el fondo fijo de caja chica
permanece con un saldo fijo.
Control Interno sobre las Sucursales.
Las compaas que operan sucursales en las que los gerentes
de sucursal no estn sujetos a una supervisin directa deben
cuidar especialmente el mantenimiento de un fuerte control
interno. Un dispositivo de proteccin es la apertura de una
cuenta de banco "en un solo sentido" en la cual se depositan
intactos los ingresos diarios por el gerente de la sucursal. Sin
embargo, el gerente de la sucursal no est autorizado para
escribir cheques con cargo a esta cuenta; solamente la
oficina matriz puede hacer retiros, y al banco se le dan
instrucciones de que enve los estados de cuenta y los
cheques pagados directamente a la oficina matriz. La oficina
matriz hace traspasos frecuentes de esta cuenta de banco a
su cuenta general, a fin de que el saldo de la cuenta de la
sucursal se conserve muy bajo.
Se logra un control an mejor sobre los ingresos de la
sucursal, por el sistema de caja con cerradura, en la que los
clientes de la sucursal envan sus remesas a una caja de
oficina postal controlada por el banco. El banco registra y
procesa las remesas, e informa peridicamente de los cobros
a la oficina matriz.
Puede llevarse una cuenta bancaria por separado operada
por el sistema de fondo fijo por la sucursal, para sus
desembolsos. A medida que esta cuenta se agota el gerente
de la sucursal enva una lista de los desembolsos a la oficina
matriz, con una solicitud para su reabastecimiento. La casa
matriz y no el gerente de la sucursal, es la que est autorizada
para hacer depsitos en esta cuenta. Los estados de la cuenta
del banco y los cheques pagados se envan a la casa matriz
para conciliacin. Una variacin de este procedimiento para
el control de los desembolsos requiere que el gerente de la
sucursal prepare cada cheque por duplicado, para enviar
inmediatamente la copia al carbn a la oficina matriz. Los
cheques estn numeradas en serie, y la oficina matriz toma
en cuenta todos los nmeros de la serie.
El control interno y la computadora
El procedimiento de las transacciones en efectivo por
computadora puede contribuir substancialmente a un fuerte
control interno sobre la caja. Como se coment
anteriormente, el control sobre las ventas en efectivo puede
reforzarse por el uso de terminales de registro en lnea. Los
aviso de remesa, o los listados en el cuarto de correo con los
pagos de los clientes pueden perforarse para procesarse por
computadora.
Papeles de trabajo para la auditora de la caja
Los papeles de trabajo que comprueben las pruebas de
acatamiento de las transacciones por caja, y una evaluacin
del control interno para la caja. Otros papeles de trabajo para
la caja incluyen una hoja de agrupamiento, arqueos de caja,
confirmaciones bancarias, confirmaciones de saldos de
compensacin, conciliaciones bancarias, listas de cheques en
circulacin, listas de cheques investigados, las conclusiones
escritas de los auditores respecto a la fuerza del control
interno, recomendaciones al cliente para mejorar el control
interno.
Programa de Auditoria para la Caja
Estudio y evaluacin del control interno para la caja.
Pruebas sustantivas de las transacciones y saldos de caja.
4. Valores, Otras Inversiones y su Rendimiento
Las empresas comerciales hacen inversiones en valores por
muy variadas razones. Y el efectivo que se requiere en los
perodos activos de las operaciones estara ocioso e
improductivo si no estuviera invertido durante la estacin
floja. La inversin temporal de dinero ocioso en tipos
selectos de valores cotizados es un elemento de buena
administracin financiera. Tales posesiones se ven como una
reserva secundaria de caja, susceptibles se ven como una
reserva secundaria de caja, susceptible de convertirse
rpidamente en efectivo en cualquier momento, a la vez que
produce una tasa de rendimiento modesta pero constante.
Objetivos de los auditores al examinar los valores
En el examen de las inversiones en valores los auditores
tratan de determinar si existe un control interno adecuado
sobre los valores y sobre el rendimiento de dichas
inversiones. Otros objetivos incluyen el determinar que los
valores realmente existen y que son propiedad del cliente,
que estn valorizados razonablemente de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados, y que
estn adecuadamente clasificados en el balance general.
El control interno sobre los valores
En virtud de que la mayora de los valores son fcilmente
negociables el problema de la proteccin fsica tiene una
importancia similiar a la salvaguarda de la caja y de las
cuentas por cobrar. La revisin del control interno por parte
de los auditores indicar el grado y la direccin del trabajo de
auditora que se requiera en un trabajo en particular.
1. Separacin de obligaciones entre el ejecutivo que autoriza
la compra y la venta de valores, el encargado de la custodia
de los valores, y la persona que lleve el registro de las
inversiones.
2. Registros complejos y detallados de todos los valores que
se poseen, y el rendimiento respectivo en intereses y
dividendos.
3. Autorizacin de todas las transacciones de compra y venta
por funcionario responsables.
4. Registro de los valores a nombre de la compaa.
5. Inspeccin fsica peridica de valores por un auditor
interno o un funcionario que no tenga responsabilidad en
cuanto a la autorizacin, custodia o registro contable de las
inversiones.
Papeles de trabajo de la auditoria para valores
Es raro que se requieran hojas de agrupamiento para los
valores porque una sola cuenta de mayor, apoyada por
registros auxiliares, es generalmente suficiente para cada
clasificacin de valores en el balance general.
Programa de auditoria para valores
Los procedimientos ms apropiados para una auditoria en
particular dependen de los estudios de los auditores y de la
evaluacin del control interno sobre los valores, as como
sobre otros aspectos del trabajo. Por ejemplo, si el
compromiso incluye la preparacin de la declaracin del
impuesto del cliente, se tendrn que reunir ciertos informes
relativos a las transacciones con valores que para los
propsitos de la auditoria pueden no ser esenciales.
Otras Inversiones.
Un Certificado de depsito de un banco es un recibo que da
un banco por un depsito de fondos durante un tiempo
especfico, Generalmente los certificados de depsito son
negociables, y ganan una tasa de inters mayor que las
cuentas de ahorro bancarias comn.
Si el cliente tiene un certificado en exceso de la cantidad
asegurada, emitido por un banco que tiene problemas
financieros, los auditores deben considerar la posible
necesidad de una reserva por prdida en el certificado.
El trmino papel comercial describe los pagars no
asegurados emitidos por sociedades por perodo
generalmente menores de un ao. Los auditores debern
inspeccionar los papeles comerciales del cliente y
confirmarlos con los emisores. Si los auditores debern
inspeccionar los papeles comerciales del cliente y
confirmarlos con los emisores. Si los auditores tienen alguna
duda respecto a la recuperabilidad del papel comercial,
debern investigar situacin financiera del emisor.
Presentacin de otras inversiones en el balance general
Como se dijo en el Captulo 11, certificados de depsito que
tienen importancia en cuanto a su cantidad se presentan por
separado en la seccin del activo circulante del balance
general. El papel comercial tambin puede presentarse como
una cuenta de activo por separado, o puede combinarse con
la de valores cotizados que se incluyen como activo
circulante.
Certificado de Depsito: Un recibo emitido por un banco por
un depsito de fondos durante un tiempo especfico.
Papel Comercial: Pagars a corto plazo no garantizado
emitidos por muchas de las grandes por perodo de un ao o
menos.
Solicitud de Confirmacin: Valores Una carta preparada por
un cliente, dirigida a un corredor, banco u otro tenedor de
valores propiedad del cliente, solicitando al tenedor que
responda directamente a los auditores independientes
dndoles una informacin completa de los valores y el
propsito para el que los guarda.
5. Conclusiones
Luego del anterior estudio se logr conocer entre los
aspectos ms resaltantes que las distorsiones que se suelen
presentar pueden estar relacionadas con el momento del
registro de asientos legtimos o con el de los incorrectos. Del
anlisis previos se desprende que los procedimientos de
control interno y de auditora relacionados con las
operaciones de caja y bancos se ocupan de la posibilidad de
mantener unos registros de caja y bancos, mientras que el
control interno sobre los saldos se ocupa de determinar que
la cantidad real del efectivo disponible en caja y bancos se
ajusta a la registrada. Igualmente se expusieron las
posibilidades de perpetrar y encubrir las irregularidades que
afectan a los cobros, desembolsos, saldos de caja y bancos y
a los procedimientos de control interno asociados.
El anlisis precedente de las posibilidades de errores e
irregularidades ha pretendido poner de manifiesto los
propsitos de los procedimientos de auditora que se
cometieron y el anlisis correspondiente de los requisitos de
control interno pretenda servir de gua para conocer el
grado de su aplicacin.
En cuanto a la Auditora de valores y ttulos negociables se
observ que la administracin tambin puede decidir
conservar algunas inversiones en valores cotizados sobre una
base semipermanente. El tiempo que se retienen estas
inversiones puede quedar determinado por la tendencia de
los mercados de valores y por la situacin del impuesto sobre
la renta de la compaa, as como por las necesidades del
Efectivo. Las inversiones en valores pueden efectuarse
tambin con el propsito de conservar el control o la
influencia sobre compaas afiliadas.
Aun cuando la inversin en acciones comunes es el medio
bsico para conservar el control sobre las subsidiarias, los
auditores encuentran a encuentran a menudo que se
conceden crditos entre las compaas afiliadas por medio
de la adquisicin de bonos o pagars.

TEMA 2

1. El Control Interno en el marco de la empresa

2. Los elementos de un buen control interno sobre los
inventarios
3. Otras informaciones obtenidas de otras fuentes
bibliogrficas
4. Recomendaciones
5. Control de inventario
6. Inventario fsico
7. Conclusin
El motivo y base fundamental de toda empresa comercial es
la compra venta de bienes o servicios. Para las que manejan
inventarios de mercancas, el control, registro y valuacin de
los mismos es uno de los ms difciles retos al que deber
enfrentarse y resolver el contador. En este tipo de empresas,
las cuentas relacionadas con los inventarios pasan a ser las
ms importantes y de los resultados que proporcionen las
operaciones realizadas con los bienes que representan
depender el xito o fracaso del objetivo de toda empresa
comercial: obtener beneficios. En las grandes empresas
donde los inventarios son voluminosos y representan cifras
millonarias, suele recurrirse a un especialista en anlisis y
diseo de sistemas y procedimientos para que planifique los
sistemas de controles y registros de inventarios, pero en las
pequeas y medianas empresas esa tarea se acostumbra
encomendrsela al contador, adems de responsabilizarle
sobre la valuacin de los inventarios. El control interno sobre
los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las
compaas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus
inventarios.
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que
los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de
comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran
cuidado de proteger sus inventarios. El control interno es
aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de
verificacin automtica que se producen por la coincidencia
de los datos reportados por diversos departamentos o
centros operativos. El control interno es de importancia para
la estructura administrativa contable de una empresa. Esto
asegura que tanto son confiables sus estados contables,
frente a los fraudes, eficiencia y eficacia operativa.
El sistema de control interno comprende el plan de la
organizacin y todos los mtodos coordinados y medidas
adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar
sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.
El objeto del Control Interno, es el de ayudar a la
Administracin a alcanzar las metas y objetivos previstos
dentro de un enfoque de excelencia en la prestacin de sus
servicios.
Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que
toma la organizacin con el fin de:
Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o
el uso ineficiente.
Asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de
la contabilidad y de las operaciones financieras.
Asegurar el cumplimiento de las polticas normativas
econmicas de la entidad.
Evaluar el desempeo de todas las divisiones
administrativas y funcionales de la entidad.
El control del inventario es uno de los aspectos de la
administracin que en la micro y pequea empresa es muy
pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un
responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil
pero tediosa tarea. El objetivo principal del presente trabajo
es proporcionar informacin sobre el control de inventarios,
a modo de hacer de esta funcin rutinaria pero sencilla, que
permita llevar a cabo la planeacin y la maximizacin de
utilidades.
El Control Interno en el marco de la empresa
Contra mayor y compleja sea una empresa, mayor ser la
importancia de un adecuado sistema de control interno,
entonces una empresa unipersonal no necesita de un
sistema de control complejo.
Pero cuando tenemos empresas que tienen ms de un
dueo, muchos empleados, y muchas tareas delegadas. Por
lo tanto los dueos pierden control y es necesario un
mecanismo de control interno. Este sistema deber ser
sofisticado y complejo segn se requiera en funcin de la
complejidad de la organizacin.
Con la organizacin de tipo multinacional, los directivos
imparten rdenes hacia sus filiales en distintos pases, pero
el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con
su participacin frecuente. Pero si as fuese su presencia no
asegura que se eviten los fraudes.
Entonces cuanto mas se alejan los propietarios de las
operaciones mas es necesario se hace la existencia de un
sistema de control interno estructurado.
Los elementos de un buen control interno sobre los
inventarios incluyen:
1. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez
al ao, no importando cual sistema se utilice.
2. Hacer conteos peridicos o permanentes para
verificar las prdidas de material.
3. Procure que el control de inventarios se realice por
medio de sistemas computarizados, especialmente si se
mueven una gran variedad de artculos. El sistema debe
proveer control permanente de inventarios, de manera
de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad
como en precios. Esto no es difcil de obtener, pues hoy
en da, el costo de una computadora personal ya est al
alcance de cualquier pequea empresa.

4. Deben efectuarse conteos fsicos, peridicos y

sistemticos del 10% de los productos almacenados y
cotejar los resultados.
 5. Establezca un control claro y preciso de las entradas
de mercancas al almacn, informes de recepcin para
las mercancas compradas e informes de produccin
para las fabricadas por la empresa. Las mercancas
saldrn del almacn nicamente si estn respaldadas
por notas de despacho o requisiciones las cuales han de
estar debidamente autorizadas para garantizar que
tendrn el destino deseado.
6. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones
que los protejan de deterioros fsicos o de robos y
procurar que solo tengan acceso a las mismas el
personal de almacn debidamente autorizado.
7. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacn de
informar sobre la existencia de mercancas
deterioradas. Tambin deber responsabilizarle de no
mezclar los inventarios de nuestra propiedad con las
mercancas recibidas en consignacin o en depsito.
8. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y
procedimientos de embarque.
9. Almacenamiento del inventario para protegerlo
contra el robo, dao descomposicin.
10. Permitir el acceso al inventario solamente al
personal que no tiene acceso a los registros contables.
11. Mantener registros de inventarios perpetuos para
las mercancas de alto costo unitario.
 12. Comprar el inventario en cantidades econmicas.
13. Mantener suficiente inventario disponible para
prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a
prdidas en ventas.
14. No mantener un inventario almacenado demasiado
tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero
restringido en artculos innecesarios.
15. Involucrar al personal en el control de los
materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre
el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los
resultados de los inventarios, en lo que a perdidas se
refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante
de la organizacin.
16. Conformar los inventarios fsicos con los registros
contables.
17. Proteger los inventarios en un almacn techado y
con puertas de manera que se eviten los robos.
18. Realizar entrega de mercancas nicamente con
requisiciones autorizadas.
19. Proteger los inventarios con una pliza de seguro.
20. Hacer verificaciones al azar para comparar con los
libros contables.
21. Cuando el sistema de registro y control de los
inventarios, no este integrado computacionalmente con
 el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en
valores, entre los datos de los movimientos reportados
por el almacn y los registrados por contabilidad.
22. Los custodios de las existencias almacenadas deben
firmar actas de responsabilidad material, que
garanticen su control y recuperacin antes faltante o
deterioros por negligencia.
23. El almacn debe contar con la relacin de cargos y
nombres de las personas autorizadas a entrar en el
mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios
autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y
despachos a terceros.
24. Todo documento elaborado por movimientos de
existencias, debe estar firmado por la persona que
entrega y por la que recibe.
25. Los registros de inventario no pueden operarse por
personal del almacn, ni estos, tener acceso a los
mismos.
26. Cantidad Mnima: Es importante determinar la
cantidad mnima de existencia de u artculo para poder
servir con regularidad los pedidos que realicen los
clientes.
27. Cantidad Mxima: La cantidad mxima, ser la que,
sin interferir en el espacio del almacn, sin perjudicar
con su inversin la composicin del capital de trabajo,
 pueda soportar la buena marcha de la empresa. No
obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para
que, en un poca determinada, se aumente la cantidad
mxima.
28. Solicitud de Compras: La persona encargada de
llevar los registros que controlan los inventarios, al
observar que algn artculo esta llegando al lmite
mnimo de existencias, cubrir una solicitud de compras
y se le enviara al Jefe de Almacn. Este le devolver una
copia debidamente firmada para su correspondiente
archivo y comprobara la cantidad fsica de existencia
real, la cual anotara en la solicitud de compras. De esta
forma chequearemos si los registros contables cuadran
con la existencia real.
29. Entrada de mercancas: El Jefe de almacn deber
saber la fecha aproximada en que llegaran los pedidos
con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su
almacenamiento. Al llegar las mercancas las pasara,
contar o medir, segn los casos, y pasara al
departamento de compras el informe de recepcin de
mercancas. Este departamento comprobara si los datos
suministrados en el informe estn de acuerdo con la
factura enviada por el proveedor; si hay conformidad
entre ambos dar su aprobacin a la factura y la pasara
al departamento de contabilidad el cual aadir al
importe de la factura, todos los gastos de compras
 cargables a la misma y hallara el costo unitario por
artculo.
30. Cantidades reservadas: En algunas oportunidades,
se realizan ciertas clases de ventas que, por razones de
contratos, temporadas, etc., no son servidas de
inmediato o bien quedan a disposicin del cliente el cual
indicara la fecha en que debemos envirselas. En estos
casos, aunque la mercanca no haya salido del almacn,
se dar de baja en nuestras disponibilidades. Es decir
estarn en existencias pero no disponibles. El
Departamento de ventas pasara informacin al
encargado del registro de control de inventarios para
que la operacin sea anotada en la columna de
cantidades reservadas y se modifique el saldo
disponible. Al enviar las mercancas al cliente se
registraran en la columna de salidas, pero aunque salen
mercancas, no se modificara el saldo disponible, pues
este ya fue regularizado al registrarse las cantidades
reservadas.
31. Salida de mercancas del almacn: El control de
salida de inventarios del almacn debe ser sumamente
estricto. Las mercancas podrn salir del almacn
nicamente si estn respaldadas por las
correspondientes notas de despacho o requisiciones, las
cuales han de estar debidamente autorizadas para
garantizar que tendrn el destino deseado. El problema
 de la salida de mercancas del almacn no radica
solamente en el control de las mismas sino en como
determinar su valor. El lgico suponer que si un artculo
fue dado entrada al almacn a un costo de Bs. 10 por
unidad, deberemos valorar su salida a ese mismo precio
de costo de Bs. 10, pero en la prctica es normal que un
mismo artculo haya sido dado entrada a diferentes
precios de costo pues al adquirirlos en distintas fechas
o a diversos proveedores, los costos de un artculo
pueden ser variables.
Otras informaciones obtenidas de otras fuentes
bibliogrficas:
NORMAS DEL CONTROL INTERNO
Llevar un control de inventario por clase y por rengln,
en tarjetas estiba o electrnicamente.
Extremar medidas de precaucin contra los robos y
daos, responsabilizando al Jefe de Almacn.
Recepcin de mercancas por almacn, donde se
verifican los pesos, medidas, cantidades y
especificaciones.
Ingreso de mercanca al sistema por personal distinto al
almacn e inmovilizacin de mercanca sin su respectiva
documentacin de salida, despacho o requisicin
emitido por personal autorizado.
 Realizar conteos peridicos de la mercanca e investigar
los faltantes y fallas encontradas.
El descarte de mercanca por daos sufridos debe tener
la aprobacin de un superior.
Todos los desperdicios aprovechables o reutilizables por
la empresa, deben ser controlados con igual rigor que la
mercanca corriente.
Debe realizarse una correcta planificacin de los
inventarios a realizar y a su vez llevarlos a cabo con
personal no vinculados al rea a auditar y previamente
instruido.
Crear formatos a utilizar con antelacin e inmovilizar
todas las actividades que impliquen el contacto y
traslado de mercanca.
Existen negocios en los que se han implementado el uso de
cmaras, vigilantes, costosos sistemas de cmputo, etc. El
mejor control sin lugar a duda es aquel que le llamaremos
"democrtico": el costo del material faltante se reparte entre
las personas que tengan acceso al rea de almacn,
resultando ser prcticamente todo el personal. Pero esto no
puede llevarse a cabo si no tenemos conocimiento de si en
realidad nos falta o no material, es decir, sin registros de
control, por lo que el acceso al almacn debe ser restringido
a una o dos personas como mximo y solo debe entrar ms
personal cuando sea necesario llevar a cabo inventarios
fsicos.
Un simple candado puede ser la diferencia entre utilidades o
prdidas. Debe destinarse un rea especfica para guardar las
mercancas.
Recomendaciones:
La persona del almacn debe contar, medir y pesar
todos los productos recibidos, sin tener acceso al
documento del suministrador (Recepcin a ciega).
Las Tarjetas de Estiba tienen que estar actualizadas y
colocadas junto a los productos almacenados o en lugar
prximo a los que se encuentren a la intemperie o
destilen sustancias que deterioren las mismas.
Los almacenes tienen que ofrecer seguridad y
encontrarse limpios y ordenados.
Los Submayores de inventario del rea contable deben
estar al da.
El almacn tiene que informar las existencias de cada
producto en todos los modelos e entradas y salidas,
despus de anotados estos movimientos y dichas
existencias tienen que cotejarse diariamente con as de
los Submayores de Inventario, localizndose
inmediatamente las diferencias detectadas.
 Cuando el programa automatizado contable y el del
Control de inventarios no estn integrados, se ejecutar
Cuadre Diario en Valores por el rea de Contabilidad.
El almacn debe contar con listados de los cargos y
nombres del personal con acceso al mismo y de los
nombres, cargos y firmas del personal autorizado a
solicitar u ordenar la entrega de productos.
Es obligatorio elaborar un Plan anual y efectuar conteos
peridicos del 10% de los productos almacenados,
sistemtica y mensualmente y cuando estos chequeos
arrojen diferencias sistemticas, realizarse un
inventario general anual.
El personal de los almacenes tiene que tener firmadas
Actas de Responsabilidad del material por la custodia de
los bienes materiales y en caso de faltantes o prdidas,
aplicrseles dicha responsabilidad.
Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes
materiales se elaborarn los expedientes
correspondientes y se contabilizarn inmediatamente,
tramitndose y aprobndose dentro de los trminos
establecidos.
Las producciones terminadas y las producidas para
insumo remitidas a los almacenes tienen que estar
amparadas por el documento justificativo de la entrega
de stas.
 Es preciso controlar a travs de las Tarjetas de Estiba y
de los Submayores de Inventario, los materiales y los
equipos por instalar destinados al proceso inversionista,
as como los productos recibidos o remitidos en
consignacin y en depsito.
En el caso de detectarse diferencias fsicas entre lo
facturado por ventas de productos y lo recibido como
pagos por los clientes, deben elaborarse los expedientes
de faltantes correspondientes.
Debe existir un control eficaz de los tiles y
herramientas en uso y stos verificarse
sistemticamente; elaborndose en caso de detectarse
faltantes o sobrantes de estos bienes los expedientes
correspondientes, contabilizndose correctamente y
aplicndose la responsabilidad material.
El personal del almacn no puede tener acceso a los
registros contables, ni a los Submayores de Control de
Inventarios.
El rea Contable tiene que revisar los precios y clculos
de los productos recibidos.
Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben
controlarse separadamente y activarse ls gestiones para
su eliminacin,.
El contar las cantidades, pesar o medir y controles fsicos de
los inventarios, es una tarea que debera considerarse fuera
de las funciones del contador, como efectivamente se
considera en las grandes empresas. No obstante dada la
importante relacin que suelen tener los inventarios sobre
los resultados de los estados financieros, es necesario que el
contador tenga alguna ingerencia o por lo menos dicte
normas para que en sus propios controles posteriores no
haya omisiones o repeticiones.
Los inventarios fsicos se acostumbraban realizar al final del
periodo econmico contable. Algunas empresas lo siguen
haciendo, por ser en esa fecha cuando usualmente son
menores, pero supona y sigue suponiendo la
semiparalizacin de la empresa por varios das, lo cual
siempre perjudica alguna de sus operaciones. El hacer un
inventario fsico anual, no priva para que durante ese lapso
se realicen chequeos selectivos espordicos o peridicos
especialmente en los artculos considerados crticos por su
valor o por su influencia en las ventas o produccin.
El rengln de inventarios es generalmente el de mayor
significacin dentro del activo corriente, no solo en su
cuanta, sino porque de su manejo proceden las utilidades de
la empresa; de ah la importancia que tiene la implantacin
de un adecuado sistema de control interno para este
rengln, el cual tiene las siguientes ventajas:
a) Mantener el mnimo de capital invertido.
b) Reduce altos costos financieros ocasionados por
mantener cantidades excesivas.
 c) Reduce el riesgo de fraudes, robos o daos fsicos.
d) Evita que dejen de realizarse ventas por falta de
mercancas.
e) Evita o reduce perdidas resultantes de baja de
precios.
f) Reduce el costo de la toma del inventario fsico anual.
Debido a que aun en los mejores sistemas existen
discrepancias entre lo que existe fsicamente y lo que el
krdex o el sistema computarizado indican que es necesario
efectuar inventarios fsicos a fin de comparar ambas
cantidades.
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los
inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de
stos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a
medida que los mismos se mueven a travs de los distintos
procesos de inventarios.
Una amplia y veraz informacin contable es de suma
importancia para la buena marcha de la empresa. Algunas
empresas han experimentado serias dificultades por una
deficiente informacin de sus inventarios. En algunos casos,
han invertido en mercancas cantidades irrazonables de su
capital de trabajo, al vencer los giros, que avalaban las
compras innecesarias se han visto obligadas a declararse en
atraso de pagos e inclusive, en algunos casos, han sufrido de
los efectos desastrosos de la accin de embargo por falta de
pago de sus obligaciones. Por otra parte, contrariamente
algunas empresas por falta de informacin, se ha permitido
que los inventarios estn por debajo de las cantidades
mnimas requeridas para el normal funcionamiento de las
empresas, en consecuencia, no ha sido posible servir a
tiempo los pedidos de los clientes y se ha perdido la venta y
el cliente.
El registro, control y valorizacin de los inventarios suelen
causar al contador problemas difciles de resolver,
especialmente en las pequeas y medianas empresas donde
predomina la filosofa de que el costo del control debe ser
menor al valor de lo controlado.
En ocasiones la visin total de un bosque, nos impiden ver la
importancia de los principales rboles que lo forman. En
muchas empresas se encontrara que sus inventarios estarn
formados por un gran nmero de artculos, pero no ms del
15% del total pueden representar al 70% de los artculos
crticos y el 80% del valor total de esos inventarios. Por otra
parte debo recordarle que, salvo raras excepciones, las
pequeas y medianas empresas, suelen disponer de muy
poco personal de administracin, consideran que el contador
puede hacerle solo. nicamente a manera de orientacin, se
recomienda:
CONTROL DE INVENTARIO
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los
inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de
stos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a
medida que los mismos se mueven a travs de los distintos
procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan,
desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y
pronsticos de ventas y produccin hasta la operacin de un
sistema de costo pro el departamento de contabilidad para
la determinacin de costos de los inventarios, constituye el
sistema del control interno de los inventarios, las funciones
generales son: Planeamiento, compra u obtencin,
recepcin, almacenaje, produccin, embarques y
contabilidad.
Hoy en da, a que los registros y controles de los inventarios
se suelen llevar aplicando sistemas computarizados, que son
ms fiables, pocas empresas paralizan sus operaciones una
vez al ao para la toma de inventarios, pues es ms confiable
y se detecta mejor cualquier anomala si estos se realizan en
forma continua durante todo el ao. Permtame sugerirle:
ordene que se tome inventario fsico:
a) Cuando se realice la solicitud de compras para
cualquier tipo de artculo, pues en ese momento suelen
estar en su cantidad mnima y le ser ms fcil y rpido
el conteo.
b) Divida el almacn en diferentes secciones y ordene
que se tomen inventarios fsicos rotativos y espordicos
debidamente planeados.
 c) Para los artculos crticos por su valor, por su
influencia en la produccin o ventas y dependiendo del
ndice de rotacin de los mismos ordene la toma de
inventarios con mayor frecuencia que el resto de los
artculos.
Un ltimo consejo: este tipo de trabajo lo har un personal
subalterno, pero usted deber supervisarlo de vez en
cuando.
La direccin de la empresa debe asegurarse del control de los
inventarios que existen dentro de la empresa y para ello debe
poder contestar una serie de preguntas, encaminadas a
proporcionar informacin suficiente sobre si los inventarios
estn siendo administrados en forma eficiente. A
continuacin una lista de puntos relativos al manejo de los
inventarios que dan respuesta de si stos estn siendo
administrados satisfactoriamente:
1. Se manejan inventarios perpetuos
computarizados?. En unidades, costos unitarios e
importe?
2. Los productos de la empresa se clasifican y registran
en forma sistemtica y consistente?
3. Para la autorizacin del nivel de la inversin en
inventarios se dispone de la informacin requerida y el
anlisis para determinar capas de inventarios?
 4. Si no se usa el sistema de inventarios perpetuo,
ejerce control el gerente o algn funcionario interesado
por medio de comparaciones peridicas de los
porcentajes de utilidad bruta?
5. Todas las materias primas, mercancas o productos
terminados en existencias estn controlados en la
contabilidad y estn correctamente clasificados?
6. Los inventarios se encuentran almacenados en
formas sistemticas y ordenadas para facilitar su
manejo, localizacin y control?
7. Las partidas mayores de los inventarios son
fsicamente contadas cuando menos una vez al ao?
8. Durante el ao se hacen Reconteos rotativos o
selectivo?
9. Los Reconteos fsicos estn sujeto a:
a. Una supervisin adecuada?
b. Un doble Reconteo por alguien que no trabaje en el
almacn?
c. Tarjetas de inventarios numeradas o algn otro
sistema en el cual la posibilidad de errores por artculos
no contados o duplicados sea mnima?
d. Verificacin especial cuando sea necesario?
10. Al hacer los Reconteos fsicos, la compaa
considera los artculos que deben ser dados de baja?
 11. Se ajustan los libros por las diferencias
determinadas al hacer los Reconteos?
12. Se hace una investigacin de las diferencias
importantes entre la existencia fsica y la contable?
13. Esos ajustes son aprobados por algn funcionario
autorizado que no pertenezca al personal del almacn?
14. Los detalles de los reconteos fsicos son guardados
por alguien que no tenga bajo su cuidado dichos
artculos?
15. Los movimientos en la cuenta de almacn tiene
solamente por origen lo siguiente:
Entradas:
Reportes o formas prenumeradas de entradas de
almacn por compras?
Devoluciones de clientes documentadas en formas
perfoliadas y autorizadas?
Reportes numerados consecutivamente de produccin
terminada?
Salidas:
Requisiciones numeradas de materiales para
produccin o transferencias a otras bodegas o
localizaciones?
Devoluciones a proveedores en formas perfoliadas?
 Facturas, remisiones u rdenes de embarque a clientes
prenumeradas?
Ajustes sobre reconteos fsico debidamente aprobados
por algn funcionario autorizado?
16. Los movimientos de los almacenes son verificados
por el almacenista y estn debidamente autorizados?
17. Los movimientos de los almacenes se controlan
con formas prenumeradas y se registran
oportunamente?
18. Las personas que autorizan los movimientos del
almacn son las idneas y no se pueden autorizar a s
mismas?
19. Los traspasos internos con otras plantas, bodegas
o sucursales se hacen sistemticamente tanto la salida
como la entrada de productos y en formas
prenumeradas que permitan seguir fecha y secuencia?
20. Las entradas y salidas de mercancas y productos
producen informacin fehaciente para su registro y
control apropiado a travs de formas o informes
prenumerados y fechados?
21. Las funciones de compras estn debidamente
separadas en cuanto a autorizacin y registro?
 22. El registro de las mercancas recibidas ocasiona
oportunamente la creacin del pasivo correspondiente
a la recepcin?
23. El registro de las mercancas o productos vendidos
se efecta en el periodo correspondiente, ejerciendo
control con un corte apropiado de las formas
prenumeradas? Se registra paralelamente su costo de
ventas?
24. Las responsabilidades en el manejo de varias clases
de artculos se han deslindado asignado determinadas
clases a cada almacenista?
25. La administracin de los principales artculos,
productos o mercancas que forman la mayor parte del
valor del inventario estn asignados a personal
calificado?
26. Los artculos estn convenientemente protegidos
contra prdidas, conservndolos en edificios, cuartos o
bodegas en las cuales slo se permite la entrada a
personal autorizado?
27. Los artculos estn debidamente protegidos contra
el deterioro fsico?
28. Los empleados del almacn estn obligados a
rendir informes sobre los artculos obsoletos, que
tengan poco movimiento, o cuya existencia sea
excesiva?
 29. Existe algn mtodo o sistema para detectar y
controlar artculos o materiales obsoletos?
30. Se tiene el control adecuado sobre:
a. Artculos dados a consignacin, material que entrar
en proceso, que deba almacenarse, etc.?
b. Artculos recibidos en consignacin, en prstamo, etc.
31. Para disponer del material obsoleto sin uso o
deteriorado, se requiere la aprobacin de algn
funcionario autorizado?
32. Se tiene un sistema de costos controlado
debidamente por el sistema general de contabilidad?
33. El sistema de costos arroja variaciones
debidamente por el sistema general de contabilidad?
34. El sistema de costos aparece libre de serios
defectos de principio o de aplicacin?
35. Es razonable la forma de asignar los gastos de
fabricacin a los productos que fabrica la empresa?
36. Existe el sistema de comprar basado en el "lote
econmico" para los principales materiales o artculos
de los inventarios?
37. Para la adquisicin de inventarios se piden
cotizaciones a varios proveedores y basado en ellas se
selecciona al proveedor?
 38. En la elaboracin de los pedidos queda evidencia
de la seleccin del proveedor basados en cotizaciones y
condiciones de venta?
39. Existen mximos y mnimos fijados en los artculos
que maneja la compaa para tomarlos en cuenta en los
pedidos?
40. Se aprovechan los descuentos por pronto pago o
por volumen?
41. Se tiene un control apropiado para los desperdicios
en cuanto a: su contabilizacin?, su control fsico?, su
venta?
42. Existe una poltica aprobada para asegurar los
inventarios en cuanto a: su cobertura?, su valor?, su
atencin inmediata cuando ocurren cambios
importantes en sus condiciones?, al asesoramiento por
profesionales?
43. Se tiene afianzado al personal responsable de los
almacenes por su manejo y custodia?
El asegurarse de que las respuestas sean positivas dar a la
administracin una seguridad para obtener buenos
resultados de control y que existan condiciones operativas
satisfactorias en general. Lo anterior conlleva a establecer
medidas de control en la operacin de la empresa para
salvaguardar su activo, la verificacin y exactitud de los datos
y operaciones realizadas, as como el desarrollo y fomento de
le eficiencia y reglas que deben seguir en el manejo del
negocio.
El sistema debe considerar como aspecto fundamental los
objetivos de la empresa en cuanto al servicio eficiente a su
clientela presente y futura, para mejorar su posicin en el
mercado en que participa y debe incluir:
Procedimiento de fondo que deban seguirse en relacin
con los deberes y obligaciones de cada uno de los
departamentos que integran la organizacin, las
cualidades y conocimientos que debern reunir el
personal de acuerdo con sus atribuciones.
Un plan de organizacin que muestre una separacin
apropiada de funciones y responsabilidades.
Un sistema de autorizacin y procedimiento de registro
adecuados que provea un control contable exacto sobre
el activo, pasivo, ingresos y gastos.
INVENTARIO FSICO
Se da el nombre de inventario de mercanca a la verificacin
o confirmacin de la existencia de los materiales o bienes
patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una
estadstica fsica o conteo de los materiales existentes, para
confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de
existencias o en el banco de datos sobre materiales.
El inventario fsico es importante por las siguientes razones:
 1. Permite verificar las diferencias entre los registros de
existencias del sistema y la existencias fsicas (cantidad
real en existencia).
2. Permite verificar las diferencias entre las existencias
fsicas contables, en valores monetarios.
3. Proporciona la aproximacin del valor total de las
existencias (contables), para efectos de balances,
cuando el inventario se realiza prximo al cierre del
ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos
razones:
1. El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales,
pues deben ser trascrito en el libro de inventario,
conforme a la legislacin.
2. El inventario significa la suma de aquellos artculos
tangibles de propiedad personal los cuales estn
disponibles para la venta en una operacin ordinaria
comercial y estn en un proceso de produccin para
tales ventas. As como estarn disponibles para el
consumo corriente en la produccin de bienes y
servicios disponibles para la venta.
CONCLUSIN
El sistema de control interno en las organizaciones, se ha
incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo prctico
que resulta al medir la eficiencia y la productividad al
momento de implantarlos; en especial si se centra en las
actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello dependen
para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la
empresa que aplique controles internos en sus operaciones,
conducir a conocer la situacin real de las mismas, es por
eso, la importancia de tener una planificacin que sea capaz
de verificar que los controles se cumplan para darle una
mejor visin sobre su gestin.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de
organizacin en todos los procedimientos coordinados de
manera coherente a las necesidades del negocio, para
proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y
confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar
la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones
para estimular la adhesin a las exigencias ordenadas por la
gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los
departamentos que conforman una empresa son
importantes, pero, existen dependencias que siempre van a
estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su
funcionabilidad dentro de la organizacin.
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que
los mismos son el aparato circulatorio de una empresa de
comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran
cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un
buien control interno sobre los inventarios incluyen:
 1. Conteo fsico de los inventarios, por lo menos, una vez
al ao, no importando cual sistema utilice.
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y
procedimientos de embarque.
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo
contra el robo, dao o descomposicin.
4. Permitir el acceso al inventario, solamente al
personal que no tiene acceso a los registros contables.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las
mercancas de alto costo unitario.
6. Comprar el inventario en cantidades econmicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para
prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a
prdidas en ventas.
8. No mantener un inventario almacenado demasiado
tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero
restringido en artculos innecesarios.

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inventarios/control-interno-
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