Registro de Acciones

rea / Eje de trabajo: MEJORA CONTINUA Estado Cuenta Tipo

Vencida 520 520 520 Preventiva
Reuniones: Estandarizacin uso de la herramienta
Abierta 520 Correctiva
Completada 520
Participantes: Yumanz Andrade, Gabriela Crespo, Karen Mrida, Jaime Vega 520
Fecha 10/4/2017

# de Fecha de Levantada Fecha de Fecha de Tipo (Preventiva o

Reunin Problema Accin Resp. Estado
Ref Creacin Por Vencimiento Finalizacin Correctiva)

En el mail de solicitud del flujo de aprobacin,

validacin no se ve lo que el que gatilla el flujo pone
Estandarizacin uso de Se debe coordinar con Carlos hasta que las instrucciones que
1 9/29/2015 en la casilla instrucciones, por lo que el usuario no Jaime Vega Jaime Vega 09-Oct-15
la herramienta se ponen en la herramienta aparezcan en el mail
sabe al leer el mail si se trata del mismo documento o
no

En el flujo de revisin, los dueos de los documentos

Estandarizacin uso de
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la herramienta
Se debe gestionar con IT para que los facilitadores de cada rea
no tienen visio 2010 para cargar en la herramienta en Yumanz
tengan visio 2010 y tengan los permisos en la herramienta para Yumanz Andrade 06-Nov-15
formato vdw, y cuando revisan los dems usuarios Andrade
para cargar los documentos de su rea
solo lo descargan y no lo pueden ver en el sistema

La herramienta no contabiliza solo das hbiles, lo que

Estandarizacin uso de Se debe coordinar con Carlos hasta que en la herramienta no se
3 9/29/2015 hace que se venzan tareas en fines de semana y Karen Mrida Karen Mrida 09-Oct-15
la herramienta contabilicen los fines de semana.
feriados.
Se debe coordinar con Karina para que la gestin de aprobacin
Estandarizacin uso de La gestin de los flujos de aprobacin toman mucho Yumanz por la herramienta sea realizada por los pasantes en cada
4 9/29/2015 Gabriela Crespo 02-Oct-15
la herramienta tiempo a los miembros de mejora continua Andrade regional, estandarizando una tabla se seguimiento con los
reportes que se generan en el sistema
Estandarizacin uso de El formulario de plan de difusin an menciona el Se debe actualizar el formulario de plan de difusin, ya que aun
5 9/29/2015 Karen Mrida Karen Mrida 05-Oct-15
la herramienta sistema de conocimiento menciona el sistema de conocimiento
Se debe actualizar los grupos en los excel (quitar a la gente que
Estandarizacin uso de Los grupos de permisos de la herramienta no estan
6 9/29/2015 Jaime Vega no esta y poner nueva gente) y coordinar con IT para que lo Marcelo Cuenca 30-Oct-15
la herramienta totalmente actualizados
pongan en el sistema
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FINAL - insertar nuevas lneas anteriores aqu
Action Log
Sub Title

Area/Workstream: Status Count Type

Due 599 Preventative
Meetings:
Open 599 Corrective
Done 599
Attendees:
Date 10/4/2017

Creation Type (Preventative or

Ref # Issue Raised by Action Resp. Due Date Comp Date Status
Date Corrective)

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Registro de Acciones
Sub Titulo

rea / Eje de trabajo: Global Tools Meeting Estado Cuenta Tipo

Vencida 599 599 599 Preventiva
Reuniones: Planeacin parada anual de Mantenimiento
Abierta 599 Correctiva
Competada 599
Participantes: DQ, SP, D, SC, CDM 599
Fecha 10/4/2017

# de Fecha de Levantada Fecha de Fecha de Tipo (Preventiva o

Problema Accin Resp. Estado
Ref Creacin Por Vencimiento Finalizacin Correctiva)

Servir de enlace con los conductores de CCN relativo a Sancho

1 24-Sep-13 Actualizacin lideranza de CCN Don Quijote 30-Sep-13 26-Sep-13 Completada P
actualizacin y prximos pasos Panza Revisar para hablar con T
Servir de enlace con Lisa para asegurarse de que no choque
2 26-Sep-13 Acordar prxima Jornada OLF Sancho Panza Don Quijote 30-Sep-13 01-Oct-13 Completada P
con otros eventos de capacitacin
Santa
3 26-Sep-13 Configurar PSR Dante Configure PSR, Finanzas para configurar simulado P & C 07-Oct-13 07-Oct-13 Completada C Esperando presupuesto
Cachuchita
Santa Conde de
4 01-Oct-13 Stand en ECM Asegurar un stand de comunicaciones en ECM 15-Oct-13 Vencida P Em proceso
Cachuchita Montecristo
Conde de
5 03-Oct-13 Front-end para People Power Front-end a ser finalizado para el ECM Don Quijote 05-Oct-13 06-Oct-13 Completada P
Montecristo
Obtener plantillas de People Poer y otras iniciativas, reunir Conde de Tomar de "Ir a", Tamsin,
6 06-Oct-13 Plantillas Sancho Panza 08-Oct-14 Vencida P
suggerencias de ejemplos de mejores prcticas Montecristo Estados Unidos)
Santa Actualizar comunidad OLF sobre lo que ha sucedido y lo que
7 10-Oct-13 Comunicacin Don Quijote 12-Oct-14 Vencida C
Cachuchita son los prximos pasos
8 11-Oct-13 Comunicacin Don Quijote Plan de Comunicacin desarrollado Dante 14-Oct-13 Vencida P La dependencia de las f
Conde de Sancho
9 15-Oct-13 Prueba Prueba 22-Oct-13 15-Oct-13 Completada C
Montecristo Panza
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Action Log
Sub Title

Area/Workstream: Global Tools Meeting Status Count Type

Due 599 Preventative
Meetings: Ops Leadership Forum
Open 599 Corrective
Done 599
Attendees: CK, PG, DS, SB
Date 10/4/2017

Creation Type (Preventative or

Ref # Issue Raised by Action Resp. Due Date Comp Date Status
Date Corrective)

1 9/24/13 CCN Lead update Alpha Liaise with CCN leads regarding update and next steps Alpha 9/30/13 9/26/13 Done P CK to speak to TJ and RV
2 9/26/13 Agree next OLF Day Brovo Liaise with Lisa to make sure no clash with other training events Brovo 9/30/13 10/1/13 Done P
3 9/26/13 Set up PSR Delta Set up PSR, Finance to set up dummy P&C Charlie 10/7/13 10/7/13 Done C Awaiting budget
4 10/1/13 Booth at ECM Charlie Secure a booth for comms at ECM Delta 10/15/13 Due P In progress
5 10/3/13 Front-end for People Power Brovo Front-end to be finalized for ECM Brovo 10/5/13 10/6/13 Done P
Obtain templates from people power and other initiatives, gather
6 10/6/13 Templates Alpha Alpha 10/8/13 10/8/13 Done P Take from 'Go to', Tamsin
suggested best practice examples
Update OLF Community on what has happened and what next
7 10/10/13 Communication Delta Delta 10/12/13 Due C
steps are
8 10/11/13 Communication Brovo Communication Plan developed Delta 10/14/13 Due P Dependency on dates, in
9 10/15/13 Test Charlie Test Charlie 10/22/13 10/15/13 Done C
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Registro de Decisiones

Ref Reunin Problema Fecha de Creacin Levantada por Decisin Resp. Comentarios

Flujo de revisin: Es enviado por el facilitador a los miembros de su misma

rea y a mejora continua paralelamente. (Se debe enviar en clip todos los
documentos)
Flujo de validacin: Es enviado por mejora continua a todos los involucrados
incluyendo los firmantes para tener un respaldo de que tuvieron tiempo
suficiente para revisar el documento y no demoren en la aprobacin.
(Se debe enviar en clip todos los documentos y luego un mail aparte
Un mismo documento se enva por tres flujos indicando que documentos debe revisar quin)
Estandarizacin uso de la (Revisin, validacin, aprobacin) lo que hace Cuando se presentan observaciones en el flujo de validacin, se las debe Equipo mejora
29-Sep Yumanz Andrade
herramienta que les lleguen varias solicitudes por un gestionar y enviar al flujo de aprobacin explicando los cambios. continua
mismo documento Tiempo = 5 das hbiles
Flujo de aprobacin: Cuando se rechaza se debe volver a enviar a todos los
aprobadores explicando porque se vuelve a enviar el documento.
Se debe enviar documento por documento todos los procedimientos y las
polticas. Los formularios y los anexos pueden ser aprobados unicamente por
el elaborador del documento despues que se hayan aprobado los
procedimientos y polticas.
Tiempo = 1 da hbil por aprobador

Un da despues de vencido el plazo de revisin/validacin, el responsable de

Estandarizacin uso de la Repetitivos mails de aprobaciones vencidas a mejora continua debe cancelar el flujo iniciado para que no se tenga Equipo mejora
29-Sep Jaime Vega
herramienta los usuarios documentos en dos etapas a la vez, y no aparezcan mails recordatorios que continua
llenen la bandeja del usuario.

Para actualizar anexos y formularios se debe coordinar solo con el dueo del
Estandarizacin uso de la No se tiene claro como se debe proceder con Equipo mejora
29-Sep Jaime Vega documento, luego publicar y comunicar a los involucrados que se muestran
herramienta actualizacin de ANEXOS y formularios continua
en el plan de difusin con el que se publico el documento original.

Estandarizacin uso de la Se tienen problemas con los grupos de Mientras se solucione el problema cuando se deba comunicar usando grupos, Equipo mejora
29-Sep Jaime Vega
herramienta notificacin en la herramienta se lo har por el correo Notificaciones de Mejora Continua de forma manual. continua

Estandarizacin uso de la No se tiene actualizados los grupos de Equipo mejora

29-Sep Jaime Vega Se debe coordinar una actualizacin cada 3 meses
herramienta permisos en la herramienta continua
Estandarizacin uso de la
herramienta
Estandarizacin uso de la
herramienta
Estandarizacin uso de la
herramienta

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Registro de Acciones

rea / Eje de trabajo: PARQUEADERO Estado Cuenta Tipo

Vencida 521 521 521 Preventiva
Reuniones: VARIOS
Abierta 521 Correctiva
Completada 521
Participantes: AV, ST, VP, MD, JS 521
Fecha 10/4/2017

# de Fecha de Levantada Fecha de Fecha de Tipo (Preventiva o

Reunin Problema Accin Resp. Estado
Ref Creacin Por Vencimiento Finalizacin Correctiva)

Comienzan con un verbo

Describen lo que se necesita Indicar el motivo por el c
1 Reunin 1 26-May-15 Participante 1 Son especficas Participante 2 01-Jul-15 Vencida P
Son especficas una nueva fecha de fina
Son manejables
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Nombre de Reunion Nombres de Participantes
Instrucciones
Objetivo:
Para realizar un seguimiento de las acciones derivadas de una reunin para asegurar acciones estn siendo completadas segn lo prometido
Para asegurarse de que, en general, los participantes estn haciendo un buen progreso en completar acciones

Beneficios:
Visibilidad de los avances en las acciones que completan
Mejora de la terminacin de accines en tiempo y en su totalidad
Ms eficiente y enfocado que las actas de reuniones

Pblico objetivo: Todas las reuniones

Donde utilizar: En cada reunin, que es parte del MCRS de Proyecto o MCRS de negocio. Pero se puede utilizar en cualquier reunin en la que se toman acciones. Es
para su uso en todas las reuniones que se repiten.

Cundo utilizar: A lo largo del ciclo de vida del proyecto y como una herramienta permanente en la empresa del cliente

Instrucciones y definiciones del Registro de Acciones de Reuniones

Utilice el Registro de Accines para registrar las actividades especficas que se acordaron durante la reunin, para ser completado por individuos particulares en una fecha
determinada. Para obtener consejos y orientaciones ver la tabla de abajo.
Field Name Definition Guidance Notes
El nombre del proyecto o rea de negocio de la cual la
rea / Eje de trabajo:
reunin es una parte
Por ejemplo, podra ser una serie de reuniones diarias, semanales y mensuales en el mismo
registro
NOTA: Este valor se rellena a partir de una lista de seleccin en la parte inferior del
Reuniones: Las reuniones cubiertas por este registro de acciones
registro de acciones. Se recomienda que una vez que se introducen nuevos nombres de
reuniones que la lista sea restaurada para presentar los nombres de reuniones en un
orden alfabtico
Participantes: Los participantes en las reunbiones Debe incluir cualquier persona que tenga el potencial ser dueo de una accin
El estado de la accin "Vencida", "Abierta",
Estado: Evite la idea de acciones "en curso". Las acciones no son proyectos
"Completada"
El nmero de acciones en esa misma situacin: -
El nmero total "Vencida" - El
Cuenta: nmero total de "Abierto" - El Proporciona una vista rpida del nmero de acciones Completada vs. Abiertas o Vencidas
nmero de "Completada" de que se debieron en los
ltimos 7 das de la fecha de la reunin
Use la formula '= HOY ()' o introducir manualmente. Esta da seguimiento cuando el registro de
Fecha: La fecha de la ultima reunin la accin se ha actualizado, y tambin asegura el recuento verde funciona correctamente
(vase ms arriba)
Ayuda cuando la gente quiere hacer referencia a acciones concretas, por ejemplo, en los
# de Ref Referencia de Accin, por lo general um numero
correos electrnicos
Fecha de Creacin: La fecha en que la accin se cre
Alienta a los participantes / presidente para considerar por qu se estn asignando las
El problema o rea que caus la accin para ser creada
Problema: acciones, quien es la mejor persona para asignarlo y la la intencin de lo que se tiene que
y la accin que est dirigida a ser abordada
abordar

Se utiliza como la persona para dirigirse a buscar cualquier aclaracin adicional o preguntas
con respecto a la accin o el objetivo de las acciones en una fecha posterior
Levantada Por: La persona que solicit y defini la accin NOTA: Este valor se rellena a partir de un men desplegable de seleccin vinculados a la
pestaa Tablas de Apoyo. Se recomienda que una vez que se introducen nuevos
nombres, que la lista sea actualizada para presentar nombres en un orden alfabtico

Una breve descripcin de exactamente lo que hay que Asegrese de que la accin es lo suficientemente especfica para que todos sepan lo que hay
Accin
hacer para resolver el problema que hacer. Esto reduce la confusin cuando se ha completado la accin.

Alguien dentro de la reunin unicamente, asegrese de que la ortografa es consistente. Utilice

Quin es responsable; el titular de la accin que se
completar. Puede no ser la persona que realmente
Resp.
hace el trabajo, pero puede ser asignado para informar
a la persona (s) que va a hacer el trabajo.
forma coherente (por ejemplo, las iniciales o la lista desplegable); Slo se puede asignar a una
persona
NOTA: Este valor se rellena a partir de un men desplegable de seleccin vinculados a la
pestaa Tablas de Apoyo. Se recomienda que una vez que se introducen nuevos
nombres, que la lista sea actualizada para presentar nombres en un orden alfabtico

Considere el tiempo necesario para hacer el trabajo, su relacin con otras fechas de
Fecha de
La fecha lmite para completar la accin vencimiento y el acuerdo de las personas para completar la accin. NO actualizar la fecha de
Vencimineto:
vencimiento cuando se pierde.
Documentar la fecha actual que se complet la tarea como el valor utilizado para controlar el
Fecha de Finalizacin La fecha actual se complet la accin
desempeo de los propietarios individuales de la accin

'Completada" = terminada
'Aberta' = en proceso pero aun no vencida
'Vencida' = atrazada
Estado: 'Completada', 'Abierta', or 'Vencida' CONSEJO: Utilice el filtro para seleccionar slo las acciones "abierto]as" y "vencidas", ppara
que slo vea las acciones pertinentes en la pantalla. No ingrese manualmente el estado.
NOTA: Este es un campo auto poblado basado en los valores de la fecha de vencimiento
y la fecha de finalizacin

"Preventiva" = Accin diseada para evitar problemas - Seleccione "P" en el men desplegable
Tipo: "Preventiva" o "Correctiva" "Correctiva" = Accin diseada para corregir un problema existente - Seleccione "C" en el men
desplegable
 Ponga cualquier fecha o promesas revisadas aqu en vez de cambiar la fecha de vencimiento.
Cualquier detalle adicional, aclaraciones o cambios
Comentarios: Pero evite usar los comentarios como excusas para no completar la accin, y no pierdas el
frente a la accin
tiempo escribiendo en el cumplimiento extensos comentarios
Puede agregar columnas adicionales si el formato de proyecto / tamao lo requiere o si el
Columnas
registro de acciones debe ser compartida]o (por ejemplo, departamento, sitio, ...) NOTA: Los
adicionales:
clculos se cargan en columnas P, Q, R, S, T y U, NO ALTERAR ESTAS

Columnas P, Q, R, S, Estas columnas se utilizan para los clculos en el registro de la accin y reportes. NOTA: Los
Coleccin de Datos
T, U clculos se cargan en columnas P, Q, R, S, T y U, NO ALTERAR ESTAS

Registro y Definiciones del Registro de Decisiones de la reunin

Utilice el Registro de Deciciones para las reuniones donde las decisiones tomadas necesitan ser registradas y conservadas. Esto puede relacionarse con las reuniones de
seguridad, las decisiones de poltica u otras gobernabilidades donde se han usado / se usan minutas
Field Name Definition Guidance Notes
# de Ref Referencia de Accin, por lo general um numero
El problema o rea que caus la accin para ser creada
Problema:
y la accin que est dirigida a ser abordada
Fecha de Creacin: La fecha en que la accin se cre

Se utiliza como la persona para dirigirse a buscar cualquier aclaracin adicional o preguntas
con respecto a la accin o el objetivo de las acciones en una fecha posterior
Levantada Por: La persona que solicit y defini la accin NOTA: Este valor se rellena a partir de un men desplegable de seleccin vinculados a la
pestaa Tablas de Apoyo. Se recomienda que una vez que se introducen nuevos
nombres, que la lista sea actualizada para presentar nombres en un orden alfabtico

Asegrese de que la decisin es suficientemente especfica para que todos sepan lo que se
Decisin Una descripcin exacta de la decisin que se hizo
decidi
Alguien dentro de la reunin unicamente, asegrese de que la ortografa es consistente. Utilice
Quin es responsable; el titular de la accin que se forma coherente (por ejemplo, las iniciales o la lista desplegable); Slo se puede asignar a una
completar. Puede no ser la persona que realmente persona
Resp.
hace el trabajo, pero puede ser asignado para informar NOTA: Este valor se rellena a partir de un men desplegable de seleccin vinculados a la
a la persona (s) que va a hacer el trabajo. pestaa Tablas de Apoyo. Se recomienda que una vez que se introducen nuevos
nombres, que la lista sea actualizada para presentar nombres en un orden alfabtico
Cualquier detalle adicional, aclaraciones o cambios
Comentarios:
frente a la accin
Instructions
Objective:
To track actions arising from a meeting to ensure actions are being completed as promised
To ensure that, overall, the participants are making good progress in completing actions

Benefits:
Visibility of progress in completing actions
Improved action completion on time in full
More efficient and focused than meeting minutes

Target Audience: All meetings

Where to Use: At every meeting which is part of the Project MCRS or Business MCRS. But can be used at any meeting where actions are taken. It is for use in all recurring
meetings.

When to Use: Throughout the life-cycle of the project and as an ongoing tool within the clients business

Meeting Action Log instructions and definitions

Use the Action Log to record the specific activities that were agreed during the meeting to be completed by particular individuals by a certain date. For tips and guidance see the
table below.
Field Name Definition Guidance Notes
The project name or business area that the meeting is a
Area/Project:
part of

e.g. could be a daily, weekly and monthly meetings in the same log
NOTE: This value is populated from a pick list at the bottom of the action log.
Meetings: The meetings covered by this action log
Recommend that once new meeting names are entered that the list be resorted to present
meeting names in a alphabetical order

Participants: The participants in the meetings Should include anyone who has the potential to own an action
Status The action status options: 'Due', 'Open', 'Done' Avoid the idea of "ongoing" actions. Actions are not projects
The number of actions at that status:
- the total number 'due'
Count - the total number 'open' Provides a quick view of number of actions completed vs. open or due
- the number 'done' that were due within the last 7 days
of the meeting date
Use the '=TODAY()' formula or enter manually. This tracks when the action log was updated, and
Date The date of the latest meeting
also ensures the green count (see above) works correctly
Ref # Action reference, usually a number Helps when people want to refer to particular actions, e.g. in emails
Creation Date The date the action was created
The issue or area that caused the action to be created Encourages the participants/chair to consider why they are assigning the action, who the best
Issue
and the action is aimed at addressing person is to assign it to and what is it intended to address?

Used as the person to go to seek any additional clarification or questions regarding the action or
aim of the action at a later date
Raised by The person who requested and defined the action NOTE: This value is populated from a drop down selection linked to the Selection Tables
Tab. Recommend that once new names are entered that the list be resorted to present
names in a alphabetical order

A brief description of exactly what needs to done to Make sure the action is specific enough so everyone knows what needs to be done. This
Action
resolve the issue reduces confusion when the action is completed.

Someone within the meeting only, make sure spelling is consistent. Use consistent form (e.g.
Who is Responsible; the owner for the action to be
Initials or drop down list); Can only be assigned to one person
completed. May not be the person actually doing the
Resp. NOTE: This value is populated from a drop down selection linked to the Support Tables
work but may be assigned to inform the person(s) who
Tab. Recommend that once new names are entered that the list be resorted to present
will do the work.
names in a alphabetical order

Consider the time required to do the work, its relation to other due dates and the individuals
Due Date The due date for action completion
agreement to complete the action. DO NOT update the due date when it is missed.
Document the actual date the task was completed as the value is utilized to track performance
Comp Date The actual date the action was completed
of the individual action owners

'Done' = complete
'Open' = in progress but not yet overdue
'Due' = late
Status 'Done', 'Open', or 'Due'
TIP: Use the filter to select only "open" and "due" actions, so that you only see the relevant
actions on the screen. Do not manually enter the status.
NOTE: This is a auto populated field based on the values of due date and completion date

"Preventative" = Action designed to prevent issues - Select "P" from the drop down
Type "Preventative" or "Corrective"
"Corrective" = Action designed to correct an existing issue - Select "C" from the drop down

Put any revised dates or promises here rather than change the due date. But avoid using the
Any further detail, clarification or updates against the
Comment comments as excuses for not completing the action, and do not waste meeting time typing in
action
extensive comments
Can add extra columns if project format/size requires it or if action log needs to be shared (e.g.
Extra columns
Department, site,)NOTE: Calculations are loaded in columns P, Q, R, S, T and U
Columns P, Q, R, S, T,
Data Collection These columns are utilized for calculations within the action log and reports
U

Meeting Decision Log instructions and definitions

Use A Decision Log for meetings where the decisions made need to be recorded and kept. This may relate to security meetings, policy decisions or other governance where
minutes are/were used
Field Name Definition Guidance Notes
Ref # Decision reference, usually a number
Issue The issue or area the decision related to
Creation Date The date the decision was made

Used as the person to go to seek any additional
Raised by clarification or questions regarding the action or aim of
the action at a later date
Used as the person to go to seek any additional clarification or questions regarding the action or
aim of the action at a later date
NOTE: This value is populated from a drop down selection linked to the Support Table
tab. Recommend that once new names are entered that the list be resorted to present
names in a alphabetical order

Decision A description of the exact decision that was made Make sure the decision is specific enough so that everyone knows what was decided
Make sure spelling is consistent. Use consistent form (e.g. Initials or drop down list); Can only
be assigned to one person.
Who is Responsible; the owner who provided the details
Resp. NOTE: This value is populated from a drop down selection linked to the Support Table
or final actions for the decision.
Tab. Recommend that once new names are entered that the list be resorted to present
names in a alphabetical order
Any further detail, clarification or updates against the
Comment
decision